jednání Rady města Ústí nad Labem

Transkript

1 jednání Rady města Ústí nad Labem dne: bod programu: 44 věc: Změna organizačního řádu MmÚ dopad na rozpočet: ano zpracoval: Mgr. Romana Habrová, vedoucí kanceláře tajemníka Mgr. Miloš Studenovský, vedoucí právního odboru Ing. Marcela Kittlerová, vedoucí personálního odd. KT předkládá: Mgr. Jiří Javorčák, tajemník MmÚ projednáno: vedení města dotčení vedoucí odborů na vědomí: přizváni k jednání:

2 Usnesení: Rada města po projednání A) s ch valuje 1. změnu Organizačního řádu MmÚ s účinností k takto: a) zrušení odboru kontroly b) vytvoření nového oddělení kontroly v kanceláři tajemníka c) převedení 7 zaměstnanců a agendy zrušeného odboru kontroly do kanceláře tajemníka d) zvýšení počtu zaměstnanců města zařazených do Odboru investic a územního plánování o 1 tabulkové místo e) zvýšení počtu zaměstnanců města zařazených do Správního odboru o 1 tabulkové místo f) zvýšení počtu zaměstnanců města zařazených do Odboru přestupkových agend o 1 tabulkové místo g) zvýšení počtu zaměstnanců města zařazených do Odboru městských organizací a školství o 3 tabulková místa h) změnu názvu oddělení ekonomicko školského v odboru městských organizací a školství na oddělení ekonomiky příspěvkových organizací i) zrušení všech stávajících příloh k organizačnímu řádu j) vytvoření nových příloh č. 1 a č. 2 k organizačnímu řádu dle příloh č. 1 a č. 2 důvodové zprávy B) k o n s t a t u j e, že k celkový počet zaměstnanců MmÚ je 414 C) uklád á 1. Mgr. Romaně Habrové, vedoucí kanceláře tajemníka a) zajistit vydání příslušného dodatku ke Směrnici Rady města č. 2/2014 ve smyslu bodu A) T:

3 Důvodová zpráva: Na základě zákona č. 225/2017 Sb. novely Stavebního zákona, která nabyde účinnosti k vzniknou nové kompetence Úřadu územního plánování, jako dotčeného orgánu k vydávání závazných stanovisek v rámci správních řízení určení souladu s Politikou územního rozvoje, územně plánovací dokumentací (územní plán a Zásady územního rozvoje ÚK) a s cíli a úkoly územního plánování. Dle Závěrečné zprávy z hodnocení dopadů regulace podle obecných zásad (RIA), která byla přílohou při procesu schvalování novely Stavebního zákona, budou závazná stanoviska vyžadovat navýšení o 1,75 úvazku. Výkonem nových kompetencí v rámci přenesené působnosti se předpokládá pověření dvou nových pracovníků pod dohledem 3 stávajících pracovníků. Následně po získání jejich odborné způsobilosti by tato kompetence přešla plně na tyto dva nové pracovníky. Vzhledem k tomu, že novela stavebního zákona byla očekávána, má odbor již jedno tabulkové místo vytvořeno v rámci organizační změny schvalované v březnu t.r. Nárůst činností však vyžaduje vytvoření ještě dalšího tabulkového místa. Nové tabulkové místo je navrhováno i na správním odboru. Z České kanceláře pojistitelů obdržel MmÚ seznam záznamů, které je nutné brát jako podnět k zahájení řízení o přestupku, neboť vlastníci vozidel nesplnili zákonnou povinnost uhradit povinné pojištění. Po zaslání zmíněného seznamu probíhala ještě jednání na ministerstvu dopravy, kde se řešilo, zda je vůbec možné takový objem zpracovat a zda toto skutečně má řešit obec. Výsledkem je skutečně povinnost zpracovat oznámené podněty, kdy tuto povinnost ukládá ust. 15 odst. 6 zákona č. 168/1999 Sb., zákon o pojištění odpovědnosti za újmu způsobenou provozem vozidla a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Postup při vyřizování přestupků na základě výpisu z Registru silničních vozidel sestava - rozdílový soubor ČKP (Česká kancelář pojistitelů) zahrnuje tyto úkony: 1. Ze seznamu se vytiskne nepojištěné vozidlo 2. Následně se vytiskne detail pojistné smlouvy vozidla 3. Oznámení o zahájení správního řízení (z moci úřední) a předložení povinného ručení (porušení ust. 12 odst. 1 písm. b), odst. 2, 6, 7 písm. a), odst. 8 zákona č. 56/2001 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích) 4. V případě předložení platné zelené karty se řízení zastaví 5. V případě nepředložení platné zelené karty bude vydáno rozhodnutí, kdy budou občan nebo firma vyzváni k tomu, aby na oddělení registru vozidel odevzdali velký, malý technický průkaz a registrační značky, kdy se do technického průkazu poznačí: vyřazení silničního vozidla z provozu (dočasné vyřazení depozit) 6. Pokud se občan nebo firma na registr silničních vozidel nedostaví, poznačí se do karty vozidla: dočasné vyřazení nebyly odevzdány velký, malý technický průkaz a registrační značky (informace pro Policii ČR při kontrole vozidla) 7. Poté se přestupek předá přestupkáři, kde se vystaví příkaz k pokutě 8. V případě, že se občan nebo firma v době, kdy došlo k dočasnému vyřazení vozidla, dostaví a předloží zelenou kartu k vozidlu, oddělení registru vozidel rozhodnutím o ukončení vyřazení silničního vozidla z provozu vrátí vlastníkovi doklady k vozidlu a registrační značky. Níže uvedený objem dosavadních přestupků zpracovává na správním odboru pouze jeden referent:

4 Rok 2016 Vyřízeno 440 Rozpracováno 89 Rok 2017 Převod 89 Vyřízeno 214 Rozpracováno 75 Nevyřízeno 130 Po přičtení přestupků ze zaslaného seznamu ČKP, které samozřejmě nejsou konečné, protože jistě bude následovat další objem dat za další roky (2016, 2017 ) je zřejmé, že takový objem nemůže zvládnout jeden zaměstnanec. Od roku 2016 se s ohledem na kvantitu práce vyčlenily přestupky v dopravě jako samostatný odbor. Na tomto odboru vznikla kumulovaná funkce sekretářka metodik ekonom. V březnu letošního roku přešlo do tohoto odboru i oddělení přestupků z odboru kontroly (přestupky proti pořádku ve státní správě, přestupky na úseku podnikání, sociálních věcí, ochrany před alkoholismem a jinými toxikomaniemi, školství a výchovy mládeže, kultury, ochrany životního prostředí, dále přestupky podle zákona na ochranu zvířat proti týrání, podle zákona o zbraních, podle zákona o pohřebnictví a další.). Veškeré účtování příchozích plateb (pokut) je prováděno přímo na tomto odboru, což je vyhovující zejména s ohledem na možnost okamžitého účtování (nepředává se na jiný odbor a nevzniká tak časová prodleva), díky čemuž je možné agendu vyřizovat promptně a efektivně. Se zmíněným přesunem odd. přestupků z odboru kontroly ale přibyl kvantitativní nárůst činností spadajících do kompetence shora uvedené kumulované funkce: ekonomická část - sestavování rozpočtu odboru (zejména příjmová část), účtování došlých i odchozích plateb vč. řešení tzv. neidentifikovatelných, měsíční kontrola zaúčtovaných plateb jak na výpisu z bankovního účtu, tak na pokladních dokladech, dohledávání údajů pro vymáhání pohledávek na právním odboru, evidence znaleckých posudků dopravních nehod a úhrada faktur, nákup (vč. analýzy potřeb), evidence, přidělování a kontrola příkazových bloků a zpracovávání jejich kvartálního a ročního vyúčtování, kontrola výběrních míst (momentálně 20), zajišťování statistických podkladů pro finanční odbor, metodická část řešení správných přestupkových postupů v aplikaci Agendio, oprav chyb uživatelů, duplicit, školení uživatelů k problémovým činnostem ve zmíněné aplikaci, spolupráce se společnostmi Metropolnet a Marbes ohledně programových úprav v SW Agendio vedoucích zejména k efektivní práci uživatelů a minimalizaci chybovosti. Metodik aplikace Agendio byl primárně zřízen pouze pro odbor přestupkových agend. S ohledem na rozsáhlost znalostí SW Agendio řeší zaměstnankyně, která pracuje na uvedené kumulované funkci, problémy v uvedeném SW na ostatních odborech Magistrátu města Ústí nad Labem i na úřadech městských obvodů. Vzhledem k časové náročnosti v metodické části i k nárůstu kvantity práce v ekonomické části zmíněné kumulované funkce je již neúnosné vykonávat všechny svěřené činnosti v plném rozsahu a odpovídající kvalitě. S ohledem na výše uvedené navrhujeme navýšení tabulkových míst na tomto odboru o jedno. Toto místo bude zařazeno přímo pod vedoucí odboru, jako ekonom, který bude vykonávat i potřebnou agendu sekretariátu odboru.

5 Rovněž na odboru MOŠ dochází k legislativním změnám a nárůstu kvantity v činnostech níže uvedených. Oddělení provozně technické navrhována nová 2 místa, pozice referent a ekonom Od vešla v účinnost novela zákona č. 256/2001 Sb., o pohřebnictví, kdy touto novelou přechází zabezpečování pohřbů ze samostatné působnosti do přenesené působnosti obce. Zároveň byla vydána nová vyhláška č. 277/2017 Sb., o postupu obcí při zajištění slušného pohřbení, které konkretizuje postupy a povinnosti obce v této oblasti. Novelou zákona a novou vyhláškou došlo k podstatnému navýšení povinných administrativních úkonů pro obec. Zároveň bude tato činnost vykonávaná v rámci přenesené působnosti podléhat kontrole orgánů státní správy. Nový zaměstnanec bude zajišťovat v plném rozsahu výše uvedenou agendu a dále bude zajišťovat: agendu pohřebnictví v samostatné působnosti obce tj. v přímé spolupráci s p.o. Městské služby Ústí nad Labem navýšení agendy v souvislosti s plánovanou ochrannou osobních údajů administrativu spojenou s projekty poskytovanými v rámci dotačních řízení z Evropských fondů (měkké, tvrdé projekty) agendu spojenou s přijímáním darů do vlastnictví příspěvkových organizací a děkovných dopisů poskytovatelům Na pracovní pozici ekonom by byly zajišťovány tyto činnosti pro provozně technické oddělení a státní správu ve školství spadajících přímo pod vedoucí odboru MOŠ: kompletace ucelených částí dílčího rozpočtu včetně kontrolní činnosti, provádí fakturaci a likvidaci faktur včetně kontroly položek a fakturovaných částek, vede jejich evidenci úhrada faktur, tvorba objednávek souvisejících s chodem odboru MOŠ kontrola plnění rozpočtu ve svěřené oblasti financování investic prováděných provozně technickým oddělení pořizování data do ekonomického systému NAVISION příprava podkladů pro jednání Rady města a Zastupitelstva města vyřizování stížností, podnětů, připomínek a žádostí občanů zajištění vypracování smluv na zabezpečení lékařské pohotovostní služby a kontrola jejich plnění vyúčtování dotace na zabezpečení lékařské pohotovostní služby, dotací na úhradu čistého nájemného a na infrastrukturu obce případně další dotace zajištění ekonomické agendy státní správy ve školství (tj. plavání vč. dopravy, program MUZO, právní služby v oblasti školství, úhrady spojené se zápisem dětí do školských zařízení) Oblast školství navrhováno nové 1 místo, pozice referent školství zápis do ZŠ a MŠ zavedením spádových obvodů zpracování a kontrola podkladů z matriky pro děti s nástupem do povinné školní docházky, u MŠ jsme letos zajišťovali nejen pro povinnou předškolní docházku, ale také pro 4 leté děti. V následujících letech s ohledem na novelu ŠZ budeme zpracovávat také pro 3 a 2 leté děti. po zápise ZŠ a MŠ zpracování podkladů pro odbor přestupků jde o zákonnou povinnost nahlášení nezahájení povinné školní a předškolní povinné a neúčasti u zápisu k docházce toto se týká také zajištění pro okolní obce tedy 73 školských zařízení v rámci správního obvodu ÚL

6 kontrola OZV nutnost revidovat každý rok nastavení spádových obvodů ZŠ a MŠ kontrola názvů ulic a čísel popisných s RUIAN, úprava dle podkladů z matriky a vůči kapacitě ZŠ a MŠ každoročně je nutná administrativní oprava dokumentů v systému elektronického zápisu odraz případných zákonných změn probíhá revize v rámci správního řádu v době vydávání přihlášek do ZŠ a MŠ ze systému je odbor kontaktním místem pro občany zajištění informací, vyplnění přihlášky atd. s ohledem na novelu školského zákona přibyly výkazy: S51, S53 hlášení dětí k zápisu ZŠ a MŠ u 73 školských zařízení v rámci správního obvodu ÚL; R44 podpůrná opatření hlášení se provádí každý měsíc následuje předávání rozpočtů a dohadovací řízení rovněž u 73 školských zařízení v rámci správního obvodu ÚL nové výkazy v rámci přípravy na přechod z normativů v rámci nové formy financování školství V návaznosti na uvedené změny předkládáme i změnu názvu oddělení ekonomicko školského na oddělení ekonomiky příspěvkových organizací, který bude více vypovídající o činnosti tohoto oddělení, když bude ekonomika ekonomické agendy státní správy ve školství. S vedením města byla projednána situace na odboru kontroly, kdy se více jak 8 měsíců nedaří obsadit pozici vedoucího odboru, a to ani po 3 opakovaných výběrových řízení. Z tohoto důvodu je navrhováno zrušení odboru a převedení zaměstnanců do něj zařazených vč. agendy do kanceláře tajemníka. Přílohy: č.1 organizační schéma Magistrátu města Ústí nad Labem platné od č.2 - rámcové náplně činností jednotlivých organizačních jednotek Magistrátu města Ústí nad Labem platné od pouze v elektronické podobě (29 stran)