Návrh optimalizace procesů Městského Úřadu

Transkript

1 Příjemce dotace: Město Moravská Třebová Název projektu: Zvýšení kvality řízení a poskytovaných služeb MÚ Moravská Třebová Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/ Návrh optimalizace procesů Městského Úřadu k aktivitě č. 3 - implementace procesního řízení do praxe úřadu Zpracovatel: ATTN Consulting s.r.o. Verze: 1 Datum: CZ.1.04/4.1.01/ TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A ROZPOČTEM MĚSTA MORAVSKÉ TŘEBOVÉ

2 V průběhu tvorby procesního modelu MěÚ byly identifikovány procesy, které budou zahrnuty do plánu optimalizace. Tento seznam návrhů zlepšení bude vedením MěÚ pravidelně revidován a doplňován dle návrhů jednotlivých vlastníků procesů. U vybraných položek bude stanoven termín zahájení a termín optimalizace. Tím bude dáno pořadí, ve kterém budou návrhy realizovány. Optimalizace procesů bude prováděna v souladu s metodikou zefektivňování procesů na Městském Úřadu. Seznam návrhů na optimalizaci je uveden na dalších stranách dokumentu. Stránka 2 z 7

3 Vlastník procesu, Proces Návrh opatření Zdůvodnění Průřezový proces Oznámení o shromáždění občanů (OVV_P_), Kultura - Ohlašování veřejných produkcí (_P_), Výběr poplatků za užívání veřejného prostranství (_P_050) Zajištění výběru poplatku za provoz systému shromažďování, sběru, přepravy, třídění, využívání a odstraňování komunálních odpadů (_P_051) Zásady správy nemovitého majetku města 5/2009 (_P_059) Systém nakládání s komunálním odpadem, odpadové hospodářství (_P_101) Údržba zeleně (_P_26, _P_139, _P_138) Obnova kulturních památek (_P_025) Sloučit poskytování podobných služeb na jedno místo Zpracovat procesní model na OVV a a navrhnout optimalizaci Optimalizovat procesy a zajistit, aby zákazník vyřídil proces na jednom místě Optimalizace procesu Zařadit do akčního plánu - to nedělá a nemá to v organizačním řádu a OZP by to chtělo dělat, ale nemá to v náplni práce, nevyjasněné matice, chybí jakýkoliv popis zajišťovaných činností, má vazbu např. na _P_139, _P_138, OVV,,, OD, OVV,,,, OZP,, TS, Stránka 3 z 7

4 Přestupky a správní delikty v agendách odboru stavebního (_A_009) Činnost komise památkové péče rady města (_P_022) Koordinovat proces s OKST Popsat procesní model práce komise památkové péče a zapojení památkáře do procesu Metodická podpora v řízení procesu Památkáře začlenít do práce komise, OKST, TAJ Pořizování a změny územního plánu (_A_005) Regulační plán (_A_004) Agenda projektového řízení (_A_) Zpracovat proces "Projektové řízení" a zahrnout do něj proces Sběru podnětů k rozvoji města - doplnit vstupy od ostatních odborů a organizací, doplnit matice odpovědnosti, zabezpečuje zastupování města jako účastníka v územních řízeních Projektové řízení popsán,,, OVV, Přidat roli "porada vedení města" do projektového řízení (_A_) Agenda projektového řízení (_A_) - Logický rámec Zpracovat proces "Projektové řízení" a zahrnout do něj roli PVM Zapracovat do procesu Projektového řízení proces Logického rámce Dotace a granty (_A_) Proces kontroly dotačních titulů v projektovém řízení Zabezpečuje funkci manažera Městské průmyslové zóny () Zabezpečení tvorby městského interiéru () Návrh na zrušení procesu Projektové řízení popsán Logického rámce popsán Projektové řízení popsán nevykonává, OVV,, OVV,, OVV, Stránka 4 z 7

5 Zabezpečuje agendu garanta veškerých rozvojových aktivit města () Zabezpečuje koordinaci propagace a rozvoj cestovního ruchu () Zabezpečuje výběrová řízení - elektronické zadávání veřejných zakázek () Návrh na zrušení procesu Návrh na zrušení procesu Výběr dodavatele na systém nevykonává nevykonává Obnovit elektronické zadávání VZ. OVV, OKST, OKST OKST Evidence a vyřizování stížností (OKST_P_047) Zabezpečení výkonu funkce interního auditora (OKST_P_) Založit nový řidící proces, vlastník OKST Vykonává Gregor, Šafařík, Němec, Kelčová OKST, OVV, TAJ TAJ Registr práv a povinností (TAJ) Agenda zastupitelstva a agendy rady města (OKST_P_005) Příprava materiálů do RM a ZM - zpracovat procesní model a určit matice - vazba procesů v RPP na ATTIS Sestavení rozpočtu města (_P) SW pro sestavování rozpočtu města a workflow pro odbory, možnost sledování uhrazených faktur Výběr správních poplatků - řešení systému přidělování variabilních symbolů (_P) proces přidělování VS bude popsán a bude se hledat řešení Chybí systematické přidělování variabilních symbolů Vazba Cityware Odpady na CCA - integrace aplikací Geovap a CCA Požadavek na provazbu SW, Stránka 5 z 7

6 ,, OSVZ Vymáhanání pohledávek (_P_055, OSVZ_P, _P) Bylo by možné vymáhat na jednom odboru? Vymáhá pohledávky města mimo pohledávek, vymáhaných OKST,, OD a OSVZ, podává návrhy na exekuční řízení, předkládá orgánům města ve spolupráci s odborem kancelář starosty a tajemníka návrhy ve věcech pohledávek města Garant je, jinak vykonává OKST, OD,, OSVZ ad. Založen proces vymáhání pohledávek v samostané a přenesené působnosti,, OD, OKST Elektronický oběh a schvalování faktur (_P), jako podklad pro dodávku SW Chybí SW pro elektronický oběh a schvalování faktur, OVV,, OKST Pojištění majetku města - hlášení škod a likvidace pojistných událostí (_P) OSVZ Sociální pohřeb (OKST) OVV Zabezpečení telefonního provozu úřadu (OVV_P_134) - analyzovat postupy ve vztahu k ICT oddělení, chybí VP Dnes komplet řeší nákup a nastavení ústředny a telefonů ICT OSVZ,, OKST,, OVV OVV, OKST, ICT OVV Zabezpečení provozu bezdrátového rozhlasu (OVV_P_135) Zajištění odchytu toulavých a opuštěných zvířat (_P_012) Provádí regulaci polpulace toulavých a opuštěných zvířat (_P) Rozdělení procesu na správu ústředny a správu hlásičů Zapojení do správy hlásičů TS OVV, TS Stránka 6 z 7

7 Roční výkaz ČSÚ o produkci a nakládání s odpady (_P_112) Výkazy pro EKO-KOM (_P_111) Vydání OZV pravidla pro pohyb psů (_P_014) Vydání OZV stanovující trvalé označování všech psů (_P_013) Roční hlášení Mor. Třebové, předávané na vykazují vysokou chybovost, nevyjasněné matice odpovědnosti procesních Roční hlášení Mor. Třebové, předávané na vykazují vysokou chybovost, nevyjasněné matice odpovědnosti procesních, chybí VP, chybí VP OZP, TS OZP, TS Stránka 7 z 7