Základní práce s tabulkami. Reg. č. CZ.1.07/1.3.44/

Transkript

1 Základní práce s tabulkami Reg. č. CZ.1.07/1.3.44/

2 EXCEL Vytvořte svůj první sešit

3 Obsah semináře Přehled: Tvorba pracovního sešitu 1.lekce : Co je to sešit 2.lekce : Vložení dat 3.lekce: Editace dat a revize sešitu

4 Přehled: Vytvoření sešitu Byli jste požádáni o zpracování sešitu v Excelu, ale neznáte tento program a zajímá vás jak vlastně funguje. Díky dnešnímu semináři se to dozvíte.

5 Cíle semináře Vytvoření nového sešitu. Zadávání textu a čísel. Editace textu a čísel. Vložení a smazání řádků/sloupců v sešitu.

6 1.lekce Co je to sešit?

7 Co je to sešit? Excel po startu? Po spuštění Excelu uvidíte velikou prázdnou mřížku. Tato mřížka je označena na horní straně písmeny a levé číslicemi. Dále pak ve spodní části záložky nazvané List1, List2, List3. Nyní se seznámíme s některými základními možnostmi, které nám Excel nabízí.

8 Sešity a listy Prázdný list v novém sešitu. Když spustíte Excel, zároveň tím otevřete soubor, který se jmenuje Sešit. Každý nově otevřený sešit obsahuje 3 listy podobně jako papírový sešit. Data tedy zapisujeme do jednotlivých listů v sešitech. Jméno pracovního listu najdeme na záložce ve spodní části okna: List1, List2, List3. Mezi jednotlivými listy můžeme přepínat kliknutím na příslušnou záložku.

9 Sešity a listy 1. První sešit, který otevřete se automaticky pojmenuje jako Sešit1. Toto pojmenování zůstane do té doby, než jej přejmenujeme. 2. Záložky jednotlivých listů najdeme ve spodní části sešitu. Prázdný list v novém sešitu. Přejmenováním jednotlivých listů sešitu nám pomůže při orientaci v dokumentu.

10 Sešity a listy Sešit samozřejmě nemusí obsahovat jen 3 listy. Jednotlivé listy můžeme přidávat, ale také odebírat dle naší potřeby. Prázdný list v novém sešitu. Pro pohyb mezi jednotlivými listy nám mohou dobře posloužit i klávesové zkratky

11 Sešity a listy Může nastat situace, kdy potřebujete otevřít nový čistý sešit. To provedete s pomocí hlavní nabídky Soubor, kliknutím na položku Nový a následně na Prázdný sešit. Otevření nového sešitu

12 Sloupce, řádky a buňky Sloupce, řádky a buňky jsou to, co dělá z tabulkového procesoru tabulkový procesor. Jsou podstatou a stavebním kamenem Excelu. Sloupce a řádky Každá buňka je součástí jednoho sloupce a jedné řádky.

13 Sloupce, řádky a buňky Sloupce a řádky mají tzv. hlavičku: 1. Sloupce jsou značeny alfabeticky na horní řádce 2. Řádky jsou značeny numericky na levé straně listu. Sloupce a řádky

14 Sloupce, řádky a buňky Prvních 26 sloupců je označeno písmeny od A do Z. Každý nový list obsahuje 256 sloupců. Po sloupci Z následují označení v párech AA až AZ jak vidíme na obrázku. Hlavičky řádků a sloupců Hlavičky řádků jsou značeny od 1 do

15 Sloupce, řádky a buňky Abecední označení sloupců a číselné označení řádků nám říká, kde se zrovna v pracovním listu pohybujeme. Hlavičky řádků a sloupců Hlavičky jsou kombinovány do do adres jednotlivých buněk. Na pracovním listu je buněk, byli bychom tedy ztraceni, pokud bychom neměli jejich unikátní označení.

16 Data putují do buněk Buňky jsou místa v dokumentu, kde začneme se zadáváním dat.. Aktivní buňka je ohraničena černě.

17 Data putují do buněk Otevřete si nový sešit. Všimněte si, že buňka v levém horním je ohraničena černě. Ohraničení nám značí, kde naše data najdou své místo. Aktivní buňka je ohraničena černě. Data můžeme zadávat do libovolné buňky jestliže na ni klikneme. Ovšem pro úspěšný začátek je vhodné použít levý horní roh dokumentu.

18 Data putují do buněk Jakmile zvolíme kteroukoliv buňku, ta se označí a Excel nám ukáže její souřadnice. Aktivní buňka je ohraničena černě.

19 Data putují do buněk Například, když zvolíme buňku ve sloupci C řádku 5: Buňka C5 je zvolena a je aktivní. 1. Označí se sloupec C. 2. Označí se řada Aktivní buňka je pojmenována v levém horním rohu aplikace.

20 Data putují do buněk Zvolená buňa je označena černě a je známa pod odkazem C5. C5 značíme tedy odkaz na buňku. Odkaz na aktivní buňku můžeme vidět v poli s názvem. Buňka C5 je zvolena a je aktivní.

21 Data putují do buněk Předešlé informace jedou ta důležité, když se pohybujeme v horní části dokumentu. Ale jak se při práci pohybujeme v dokumentu níž a níž, tak mohou být informace o buňkách velmi užitečné. Buňka C5 je zvolena a je aktivní. Je také důležité znát označení buňky, když chceme někomu sdělit, kde se důležitá data na listu nacházejí.

22 1. Přejmenujte list v novém sešitu. Cvičení 2. Přepněte se na z jednoho listu na druhý pomocí záložek 3. Aplikujte barvu na záložku listu. 4. Přidejte, přesuňte a vymažte list(y). 5. Zkontrolujte odkaz na buňku a zkuste použít pole s odkazem na buňku. 6. Uložte sešit.

23 Test 1, otázka 1 Potřebujete nový Sešit. Jak jej vytvoříte? (Vyberte správnou odpověď) 1. V nabídce Vložit, klikneme na Sešit. 2. V nabídce Soubor, klineme na Nový sešit. 3. V nabídce Vložit, klikneme na Sešit

24 Test 1, Otázka 1: Odpověď 1. V nabídce Soubor, klineme na Nový sešit.

25 Test 1, otázka 2 Okénko odkaz na buňku nám ukazuje obsah aktivní buňky. (Vyberte správnou odpověď. 1. ANO 2. NE

26 Test 1, otázka 2: Odpověď NE Odkaz na buňku nám ukáže souřadnice aktivní buňky. Také můžeme tento odkaz přepsat a Excel nám označí buňku v udaných souřadnicích.

27 Test 1, otázka 3 V novém sešitu musíme začít pracovat v buňce A1. (Vyberte správnou odpověď) 1. ANO 2. NE

28 Test 1, otázka 3: odpověď NE Mámě volnou ruku při tvorbě nového sešitu. Mlžeme začít kdekoliv na pracovním listu. Doporučeno je začít co nejblíže levému hornímu rohu tabulky, kvůli přehlednosti.

29 2.lekce Zadávání dat

30 Zadávání dat Do buněk můžeme zadávat dva zadávat dva základní typy dat: čísla a text Excel můžeme použít pro zadávání různých typů dat. Excel můžeme použít např. pro tvorbu rozpočtu, práci s daněmi, tvorbu tabulek sportovních výsledků a mnoho dalšího. Osobní a profesionální použítí je takřka neomezené.

31 Začněme s popisem sloupců a řádek List s popiskami sloupců a řádek. Než začneme zadávat data, je dobré, popsat si jednotlivé sloupce tabulky, aby byla tabula srozumitelná pro každého čtenáře a hlavně abychom se v ní sami vyznali, až budeme v budoucnu dělat úpravy. Samozřejmostí je i popis řádků.

32 Začněme s popisem sloupců a řádek Na obrázku: 1. Popisky sloupců odpovídají měsícům v roce. 2. Jako popisky řádků jsou použity názvy firem. List s popiskami sloupců a řádek.

33 Začněme s popisem sloupců a řádek Tento list ukazuje, zda se zástupce z každé jednotlivé společnosti zúčastnil měsíční pracovní porady. List s popiskami sloupců a řádek.

34 Začátek zadávání Řekněme, že vytváříme seznam prodejců. Tento seznam bude obsahovat datum prodeje a množství pro každého jednotlivého obchodníka. Budeme tedy potřebovat tyto názvy sloupců : Jméno, Datum a množství. Stisknutím TAB nebo Enter se pohybujete z buňky do buňky

35 Začátek zadávání V tomto případě nepotřebujeme popisky řádek. Jimi budou samotné jména prodejců. Do buňky B1 zapíšeme Datum a stiskneme TAB. Dále pak zapíšeme Počet do buňky C1. Stisknutím TAB nebo Enter se pohybujete z buňky do buňky

36 Začátek zadávání Stisknutím TAB nebo Enter se pohybujete z buňky do buňky Poté co zapíšeme popis sloupců, klineme do buňky A2, abychom mohli začít zapisovat jména prodejců. Napíšeme jméno prvního a stiskneme ENTER, abychom se posunuli o jednu buňku dolů na pozici A3. Zapíšeme další jméno atd.

37 Zadání datumu a času Pro zadání data do sloupce B, použijeme klasický datumový zápis Oddělení dnů, měsíců a roků provedeme zápisem tečky. Excel o Text se zarovnává doleva a datum doprava

38 Zadání datumu a času Když potřebujeme zadat čas, použijeme též standardní evropsků zápis např. 16:00. Text se zarovnává doleva a datum doprava Tip: Pro zadání dnešního data stačí v aktivní buňce stisknout CTRL a středník ;. Pro čas CTRL a dvojtečku :.

39 Zadáváme čísla Množství prodejů ve sloupci C zapíšeme se symbolem Kč. Excel tak automaticky detekuje, že v buňce má použít číslo ve formátu měny. Excel zarovná čísla na pravou stranu buněk

40 Zadáváme čísla Ostatní čísla jak je zadávat? Excel zarovná čísla na pravou stranu buněk Pokud chceme do buněk zadávat zlomky, použijeme následující syntaxi 1 1/8 (jedna a jedna osmina) Pokud pro samostatný zlomek použijeme zápis ¼ bez úvodní nuly, Excel jej nahradí nesprávně číslem 1,4. Aby byl zápis pochopen správně, musíme předřadit zlomku 0.

41 Zadáváme čísla Ostatní čísla jak je zadávat? Záporná čísla uzavíráme do závorek. Jakmile zadáme (100), Excel zobrazí Excel zarovná čísla na pravou stranu buněk

42 Cesta k rychlému zadání dat Here are two timesavers you can use to enter data in Excel: AutoFill. Enter the months of the year, the days of the week, multiples of 2 or 3, or other data in a series. As the animation shows, you type one or more entries, and then extend the series. Animation: Right-click, and click Play. A quick way to enter data

43 Cesta k rychlému zadání dat Máme dvě možnosti jak ušetřit čas při zadávání hodnot v Excelu: Automatické vyplnění. Zadávání roků, dnů v týdnu, násobky 2 nebo 3, nebo další řady čísel. Stačí zadat 1 nebo 2 čísla v řadě a zbytek neacháme doplnit Excelem. Cesta k rychlému zadání dat

44 Cesta k rychlému zadání dat Druhá možnost je: Automatické dokončení. Když zadáváme data, která jsme již do dané tabulky jednou zapsali, Excel nám nabídne automatické doplnění hodnoty. Stačí jen vybrat ze seznamu a stisknout enter. Cesta k rychlému zadání dat

45 Návrh na testování 1. Zadávání dat do buněk s pomocí Enteru a TAB. 2. Oprava chyb při psaní. 3. Zadávání datumu a čísel. 4. Použití Automatického vyplnění. 5. Použití automatického doplnění hodnoty. 6. Oprava textu, který je pro buňku příliš dlouhý

46 Test 2, Otázka 1 Stisknutím klávesy ENTER se aktivuje buňka napravo od aktuální. (Vyberte správnou odpověď) 1. ANO 2. NE

47 Test 2, otázka 1: odpověď NE ENTER aktivuje buňku níže od aktuální. TAB aktivuje buňku napravo od aktuální.

48 Test 2, Otázka 2 Pro zapsání zlomku ¼ do buňky musíme první napsat. (Vyberte z možností) 1. Jedna. 2. Nula. 3. Znaménko mínus.

49 Test 2, Otázka 2: Odpověď Nula. 0 ¼ je správný zápis. Jinak Excel vyhodnotí obsah buňky nesprávně.

50 Test 2, otázka 3 Abychom zapsali řadu měsíců v roce aniž bychom museli vypisovat celou řadu názvů měsíců, použijeme jakou z následujících funkcí? 1. Automatické doplnění. 2. Automatické vyplnění. 3. CTRL+ENTER.

51 Test 2, otázka 3: odpovvěď AutoFill. Use AutoFill to complete lists that you ve begun, such as days, weeks, or times tables.

52 3. lekce Editace dat a kontrola listů

53 Editace dat a kontrola listů Everyone makes mistakes sometimes, and sometimes data that you entered correctly needs to be changed later on. Sometimes the whole worksheet needs a change. Edit data, insert columns, and insert rows. In this lesson we'll learn how to edit data and how to add and delete worksheet columns and rows.

54 Editace dat Řekněme, že se spleteme při zadávání jmen. V buňce A2 naší tabulky má být jiné jméno. Nyní jme odhalili chybu a musíme ji opravit. Dvě možnosti jak zvolit buňku

55 Editace dat Potřebujeme označit buňku. Jsou dvě možnosti, jak to udělat: 1. Dvojitým kliknutím na buňku 2. Kliknutím na buňku a zápisem do příkazové řádky. Dvě možnosti jak zvolit buňku

56 Editace dat Kterou metodu použít? To zaleží na vašem pohodlí. Vyberte si tu, která vám vyhovuje. Výsledek bude stejný. Two ways to select a cell Jakmile editujeme data ve více buňkách, můžeme nechat kurzor na příkazové řádce a v tabulce se pohybovat pomocí šipek na klávesnici. Dosáhneme tím vyšší efektivity a tím i kratšího času při opravě stávajících a zadávání nových buněk.

57 Editace dat Jak je ukázáno na obrázku, jakmile zvoláte buňku: 3. Stavový řádek nám napíše že je v režimu Edit. Jestliže nevidíme stavový řádek, můžeme si jej zapnout v nabídce zobrazení. Stavový řádek ukazuje Editační mód.

58 Editace dat Když je sešit v editačním módu, nelze použít některé příkazy, proto jsou v nabídkách zašedlé. Co můžeme v Edit módu dělat? Psát písmena a číslice Mazat v aktivní buňce Stavový řádek ukazuje Editační mód.

59 Editace dat Je možné též přepisovat v textu aktivní buňky podobně jako při psaní v aplikaci Word. Stavový řádek ukazuje Editační mód.

60 Editace dat Jakmile budeme mít opravu buňky hotovou, nesmíme zapomenout stisknout ENTER, aby změny zůstaly v platnosti. Stavový řádek ukazuje Editační mód.

61 Odstranění formátování dat Nemilé překvapení! Někdo jiný upravil náš sešit a doplnil některá data. Také se mu podařilo změnit formátování buněk a text v nich je teď silným písmem a červeně, což se nám nelíbí. Formátování v buňce zůstává i při přepsání hodnoty Důvod změny byl takový, že prodejce vytvořil nadprůměrný zisk, ale změnou objednávky se zisk výrazně snížil a my nechceme, aby byl zvýrazněný.

62 Odstranění formátování dat Opravme tuto chybu. 1. Originální číslo je červené a silné 2. Smažeme hodnotu buňky (DEL). 3. Zadáme nové číslo. Ale..červené a silné. Proč? Formátování v buňce zůstává i při přepsání hodnoty Co s tím?

63 Odstranění formátování dat Stalo se to, že jakmile se změní formátování buňky, tak jej nesmažeme spolu s obsahem. Je tedy potřeba smazat i formátování buňky, abychom se zbavili červeného silného písma. Formátování v buňce zůstává i při přepsání hodnoty Dokud to neuděláme, tak formátování buňky nám bude komplikovat práci.

64 Odstranění formátování dat Odstranění formátu buněk Abychom se zbavili formátování, použijeme nabídku Smazat formát. Můžeme též použít příkaz Smazat vše. Vyčistí buňku i s obsahem.

65 Vložení řádků a sloupců Přidání řádků a sloupců je jednoduché Po zadání dat do tabulky se může stát, že nám bude chybět sloupec, který má obsahovat důležitou informaci. Případně zapomeneme na řádek, který je důležitý. Není potřeba začínat od začátku.

66 Vložení řádků a sloupců Přidání jednoho sloupce provedeme v nabídce Vložit. Klikneme na buňku vpravo od místa vložení a přidáme nový sloupec. Přidání řádků a sloupců je jednoduché Chceme-li přidat sloupec mezi B a C, klineme na libovolnou buňku ve sloupci C a přidáme potřebné sloupce.

67 Vložení řádků a sloupců Pro přidání řádku, je postup podobný. Akorát musíme zvolit buňku ne vpravo, ale na řádku pod vložením. Například vložení řádky mezi 4 a 5, klineme na řádek 5 a přidáme potřebné řádky. Přidání řádků a sloupců je jednoduché

68 Vložení řádků a sloupců Jak je vidět na animaci, Excel přidá řádku nebo sloupec a posune označení a příslušný počet přidaných řad a sloupců. Animation: Right-click, and click Play. Přidání řádků a sloupců je jednoduché

69 Vložení řádků a sloupců Označení sloupců v abecedním pořádku zůstane zachováno a číselná řada řádků také. Přidání řádků a sloupců je jednoduché

70 Návrh na testování 1. Editace dat. 2. Smazání formátování buněk. 3. Práce v editačním módu. 4. Přidání řádků a sloupců.

71 Test 3, otázka 1 Bychom smazali formátováno buňky, musíme: (Vyberte správnou odpověď) 1. Smazat obsah buňky. 2. Použít nabídku Formát. 3. Použít nabídku Editace.

72 Test 3, otázka 1: Odpověď Použít nabídku Editace. Kliknout na Smazat.Formát.

73 Test 3, otázka 2 Pro přidání sloupce, klikneme na buňku napravo od místa přidání. 1. ANO 2. NE

74 Test 3, Otázka 2: Odpověď ANO Pak na nabídku Vložit a Sloupec.

75 Test 3, otázka 3 Pro přidání nového řádku klineme označíme buňku nad řádkem přidání. 1. ANO 2. NE

76 Test 3, otázka 3: Odpověď NE Musíme označit buňku pod místem přidání.

77 Eduard Gratzl Děkuji za pozornost