ROČNÍ ZPRÁVA o hospodaření a činnosti v roce Státní oblastní archiv v Zámrsku Zámek Zámrsk

Transkript

1 ROČNÍ ZPRÁVA o hospodaření a činnosti v roce 2006 Státní oblastní archiv v Zámrsku Zámek Zámrsk

2 A) Název zpracovatele : ČR Státní oblastní archiv v Zámrsku Adresa sídla : Zámek 1, Zámrsk IČO : tel. : fax : soazam@raz-dva.cz Základní informace o provozu badatelny Státního oblastního archivu v Zámrsku : Úřední hodiny v badatelně : pondělí, středa úterý, čtvrtek pátek hod hod. zavřeno Kontakt: Telefon : , fax: soazam@raz-dva.cz Další kontakty a údaje o Státních okresních archivech, které jsou vnitřními organizačními jednotkami Státního oblastního archivu v Zámrsku jsou uvedeny na webových stránkách B) Způsob zřízení : Státní oblastní archiv v Zámrsku je správním úřadem na úseku archivnictví a výkonu spisové služby přímo řízeným Ministerstvem vnitra České republiky, které plní funkci jeho zřizovatele. Archiv je organizační složkou státu zřízenou zákonem č. 320/2002 Sb., v právních vztazích vystupuje jménem státu. Správní obvod archivu je vymezen územím krajů Královéhradeckého a Pardubického. Sídlem archivu je Zámrsk. Archiv v rámci své působnosti vykonává státní správu, provádí odbornou činnost a plní úkoly na úseku archivnictví a výkonu spisové služby.

3 C) Organizační struktura Státního oblastního archivu v Zámrsku ke dni a přehled hlavních činností : Ředitel archivu Poradní orgány ředitele Sekretariát Odd. pro archivy státní, finanční a soudní Odd. pro zemědělskolesnické a rodinné archivy Zástupce ředitele pro odbornou činnost Ředitel státního okresního archivu Hradec Králové Chrudim Jičín Náchod Pardubice Rychnov nad Kněžnou Svitavy Trutnov Ústí nad Orlicí Zástupce ředitele pro ekonomickou činnost Oddělení ekonomicko - správní Oddělení metodiky, předarchivního dohledu a správy podnikatelských archivních fondů Odd. pro badatelnu, knihovnu,dílny, evidenci V rámci výkonu působnosti archiv zejména: - kontroluje dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby a provádí výběr archiválií ve skartačním řízení a mimo skartační řízení u původců, - provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u dokumentů nabídnutých České republice darem nebo ke koupi a u dokumentů nalezených nebo u dokumentů vlastníků, kteří o to požádají, - provádí správní řízení včetně řízení o uložení sankce fyzickým a právnickým osobám za správní delikty, - vede příslušnou evidenci archiválií, - plní na úseku archivnictví úkoly vyplývající z mezinárodních smluv a dohod a podílí se na rozvoji archivnictví v rámci mezinárodní spolupráce, - umožňuje za stanovených podmínek nahlížet do uložených archiválií, Při výkonu činností na úseku archivní péče archiv zejména:

4 - zajišťuje péči o archiválie převzaté od původců, o archiválie vzniklé z činnosti dřívějších státních a samosprávných orgánů a organizací a dalších původců v minulosti, a o jiné archiválie u něj uložené, které vznikly z činnosti právnických a fyzických osob, - zajišťuje využívání a zpracovávání archiválií u něj uložených, přijímá za Českou republiku nabídky ke koupi, k darování a úschově archiválií a uzavírá za Českou republiku příslušné smlouvy, - plní funkci odborného archivního orgánu pro vlastníky nebo držitele archiválií; poskytuje jim bezplatné odborné informační a poradenské služby, - vyhledává v uložených archiváliích údaje pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, právnických a fyzických osob, pořizuje z nich výpisy, opisy a kopie a ověřuje je a vykonává agendu s tím spojenou, - plní úkoly oblastního a okresního vědeckovýzkumného pracoviště na úseku archivnictví, pomocných věd historických a regionální historie, - spolupracuje s ostatními archivy a rozvíjí odborné styky s vědeckými, kulturními, školskými a dalšími institucemi za účelem výměny zkušeností v odborných otázkách, ve vědeckém bádání a kulturně výchovném, hospodářském a vlastivědném využívání archiválií, - zřizuje a spravuje specializované knihovny pro obor archivnictví, spisové služby a regionální historie, - vykonává vydavatelskou a publikační činnost a prodej odborných publikací v oboru archivnictví a spisové služby, dějin správy, pomocných věd historických a historie, - provádí konzervaci a restaurování archiválií. D) Základní personální údaje 1. Členění Zaměstnanců podle věku a pohlaví Věk Muži Ženy Celkem % do 20 let , let , let , let , let ,82 61 a více let ,52 celkem ,00 % 47,37 52,63 100,00 2. Členění zaměstnanců podle vzdělání a pohlaví Vzdělání dosažené Muži Ženy Celkem % základní ,26 vyučen ,00 střední odborné ,02 úplné střední ,50 úplné střední odborné ,11 vyšší odborné ,00 vysokoškolské ,11 Celkem ,00 3. Celkový údaj o průměrných platech Průměrný plat v SOA Zámrsk činil v roce ,- Kč 4.Celkový údaj o vzniku a skončení pracovních a služebních poměrů zaměstnanců v roce 2006

5 počet nástupy 7 odchody 7 5.Trvání pracovního a služebního poměru zaměstnanců Doba trvání Počet % do 5 let 51 38,35 do 10 let 22 16,54 do 15 let 35 26,32 do 20 let 8 6,01 nad 20 let 17 12,78 Celkem ,00 6. jazykové znalosti zaměstnanců U zaměstnanců státních archivů nebyl pro rok 2006 stanoven požadavek standardizované jazykové zkoušky jako kvalifikační požadavek. E) Údaje o majetku, závazcích a pohledávkách ( v tis.kč) : Rozhodující část majetku Státního oblastního archivu v Zámrsku představují nemovitosti, především depozitáře a dále badatelny, studijní a administrativní prostory. Movitý majetek jako jsou automobily,výpočetní technika a další stoje, přístroje a zařízení slouží pro zajištění činnosti archivu SOA Zámrsk jako organizační složka státu neodepisuje majetek, struktura majetku, k němuž je příslušný hospodařit je k následující (údaje v tis.kč): Dlouhodobý nehmotný majetek : 5.065,- Dlouhodobý hmotný majetek : ,- Nedokončený nehmotný majetek : 0,- Nedokončený hmotný majetek : 0,- Materiál na skladě : 1.053,- SOA Zámrsk k registroval celkem 30 pohledávek v celkové výši 11, ,00 Kč. Z celkové sumy pohledávek Státního oblastního archivu v Zámrsku tvoří 10 pohledávek v celkové výši ,- Kč půjčky zaměstnanců, které jsou pravidelně spláceny. Dále jsou jako pohledávky v SOA Zámrsk vedeny 4 odběratelské faktury v celkové výši 3.832,- Kč.

6 Zbytek tvoří : 14 pohledávek - provozní zálohy na energie ve výši 2, ,- Kč, a částka ve výši 8, ,- Kč, což je postupné umořování nájemného za objekty SOkA Svitavy. Tato pohledávka vyplynula z delimitačního protokolu OÚ Svitavy v roce 2002, umořování nájemného skončí v roce F) Údaje o rozpočtu příjmů a výdajů Přehled rozepsaných závazných ukazatelů v roce 2006 v tis.kč Ukazatel Rozpočet schválený po změnách Skutečnost Příjmy celkem z toho : Nedaňové příjmy Kapitálové příjmy Přijaté dotace Výdaje celkem z toho : Ostatní provozní výdaje Platy zaměstnanců a OPPP Povinné pojistné Převod FKSP Výdaje na financování programů reprodukce majetku v tom : kapitálové výdaje neinvestiční výdaje G) Hodnocení a analýza závazných ukazatelů : 1. Rozpočtová opatření v roce 2006 : Správcem kapitoly bylo provedeno celkem 11 rozpočtových opatření, z toho 1 bylo na žádost SOA Zámrsk k převodu finančních prostředků mezi jednotlivými akcemi v rámci programového financování. V ostatních případech šlo o navýšení rozpočtu v oblasti mzdových výdajů a výdajů na povinné pojistné, a to na základě vývoje čerpání těchto prostředků v resortu MV. Mimo rozpočtových opatření provedených správcem kapitoly, provedl Státní oblastní archiv v Zámrsku celkem 56 vnitřních rozpočtových opatření v rámci své kompetence, vždy na zajištění disponibility jednotlivých rozpočtových položek a 20 rozpočtových opatření na použití mimorozpočtových zdrojů 2. Vyhodnocení příjmů Celkový objem příjmů SOA Zámrsk v roce 2005 činil 4.334,- tis.kč. Převážnou část z toho tvořily přeplatky z vyúčtování energií, příjmy z pronájmu služebních bytů a příjmy z vlastní činnosti, tj. příjmy za vyhotovené rešerše a pořizování kopií archiválií pro potřeby badatelů. Tyto příjmy jsou srovnatelné s předcházejícími lety a nepředpokládáme jejich radikální navýšení ani snížení v následujících letech. Celkovou výši příjmů SOA Zámrsk zkresluje převod prostředků z rezervního fondu roku 2004 a 5 - / 3.832,- tis.kč /

7 3. Mimorozpočtové zdroje V roce 2006 použil Státní oblastní archiv v Zámrsku mimorozpočtové zdroje v celkové výši 3, ,- Kč, z toho : - v oblasti ostatních provozních výdajů částku ve výši ,- Kč z rezervního fondu roku 2005 a částku ,- Kč jako přijatý sponzorský dar na základě uzavřených smluv. - v oblasti mzdových a souvisejících výdajů částku ,- Kč z rezervního fondu roku v oblasti kapitálových výdajů částku ve výši 2, ,- Kč z rezervního fondu roku 2004 a Mzdové prostředky Početní stavy občanských pracovníků Skutečný průměrný přepočtený stav zaměstnanců Státního oblastního archivu v Zámrsku za rok 2006 činí 130,18. Nenaplnění plánovaného evidenčního stavu 133 zaměstnanců je dáno skutečností, že se v některých okresních archivech nepodařilo v průběhu roku zajistit okamžitou náhradu za dlouhodobě chybějící / mateřská dovolená, dlouhodobá nemoc s následným odchodem do invalidního důchodu / odborné pracovníky. Většinou se tato situace řeší krátkodobými úvazky. Vzhledem k tomu, že SOA Zámrsk tvoří 10 místně odloučených okresních archivů ve dvou krajích, odpovídá průměrný přepočtený stav uvedené situaci. Platový průměr V důsledku nenaplnění plánovaného evidenčního stavu zaměstnanců a rozpuštění takto nečerpaných prostředků do odměn, došlo k překročení průměrného platu zaměstnanců SOA Zámrsk o 434,- Kč Prostředky na platy Upravený rozpočet byl překročen o použití mimorozpočtových zdrojů / rezervní fond z roku 2005/ celkem o ,- Kč. V jednotlivých složkách platu nedošlo v SOA Zámrsk proti roku 2005 k výrazným změnám.v důsledku schválené změny zařazení některých odborných pracovníků archivu došlo v průběhu roku 2006 k navýšení platových tarifů /mimo plošné úpravy provedené na základě vládního nařízení/ o cca ,- Kč.Toto navýšení bylo pokryto z rezervního fondu roku Nečerpané prostředky v důsledku nemocnosti, a dále rozdílem mezi evidenčním a přepočteným stavem pracovníků v průběhu roku byly použity na vyplacení odměn. Skutečně vyplacené odměny činily 5,02 % z celkového objemu prostředků na mzdy. Navýšení proti plánovanému objemu bylo umožněno díky rozhodnutí vedení resortu o zrušení limitu zdanitelných odměn v roce Ostatní osobní výdaje Proti rozpočtu R1 došlo ke změně v čerpání jednotlivých položek. Původně rozpočtované odstupné ve výši 157,-tis.Kč bylo přesunuto v celé výši do položky na odměny za práce dle dohod. Důvodem je skutečnost, že nedošlo k realizaci původně plánovanému krácení stavu pracovníků SOA Zámrsk.

8 Prostředky na autorské honoráře byly čerpány v minimální výši, protože se nepodařilo realizovat záměr na vydání všech původně plánovaných sborníků. Úspora ve výši cca 93,- tis. Kč byla převedena do RF Ke konci roku nebyly z důvodu klimatických podmínek realizovány všechny předpokládané dohody o provedení práce jako např.úklid sněhu, některé údržbové práce apod.. Z tohoto důvodu byly prostředky ve výši cca 44,-tis.Kč rovněž převedeny do RF Povinné pojistné, FKSP Povinné pojistné z prostředků určených na platy zaměstnanců bylo čerpáno v souladu s výší vyplacených mzdových prostředků a realizovaných dohod o provedení práce. Na základě chybného propočtu potřeb pojistného na dohody o pracovní činnosti ke konci roku 2006 chybělo ,- Kč, tato částka byla pokryta v lednu 2007 z rozpočtu běžného roku, SOA Zámrsk požádá o navýšení v průběhu roku Do RF 2006 byla převedena částka 48,-tis.Kč vázaná na nedočerpané prostředky na oložce práce podle dohod. Příděl prostředků do FKSP byl vyčerpán ve výši 2% z vyplacených mzdových prostředků určených na platy zaměstnanců SOA Zámrsk. 5. Výdaje na výzkum a vývoj V roce 2006 nebyly v SOA Zámrsk realizovány 6.Systémově určené výdaje na financování reprodukce movitého a nemovitého majetku Investiční podprogram Neinvestiční výdaje Název Schválený rozpočet (R1) Upravený rozpočet (R2) Čerpání v roce 2006 celkem Výpočetní technika Software WIN KDF Gordic Výpočetní technika Výpočetní technika-operativa Opravy a údržba IT Opravy a údržba KT Výkony spojů Spotřební materiály IT Opravy a údržba nemovitého majetku Opravy a údržba movitého majetku Opravy a údržba movitého majetku Celkem

9 Investiční program resp. podprogram Název Kapitálové výdaje Schválený rozpočet (R1) Upravený rozpočet (R2) Čerpání v roce 2006 celkem (vč. převodu do rezerv. fondu v roce 2006) (sl.5+6) Strukturovaná síť SOA Zámrsk Výpočetní technika Kamerový systém Ústí nad Orlicí Strukturovaná síť SOkA Jičínk Kamerový systém Pardubice Výpočetní technika Digitální knižní skener Digitální záznamové zařízení pro SOkA Chrudim Digitální záznamové zařízení pro SOkA Pardubice Rozšíření systému EPS SOA Zámrsk Rozšíření systému EPS SOkA Svitavy Havárie septiku SOkA Ústí nad Orlicí Termostatické ventily SOkA Svitavy Ekviterm HK Termostatické ventily SOkA Pardubice Termostatické ventily SOkA Trutnov Klimatizace trezorové místnosti Osobní automobil Digitální kopírovací stroj Realizace EA SOkA Hradec Králové Realizace EA SOA Zámrsk Celkem Proti schválenému Rozpočtu R1 došlo v průběhu roku 2006 k několika změnám : Podprogram Přehodnocením potřeb SOA Zámrsk byla rozpočtovým opatřením provedena změna ve struktuře kapitálových a neinvestičních výdajů u dodávky výpočetní techniky. A.Kapitálové výdaje Byly dokončeny následující akce zahájené v roce 2005 : - Strukturovaná síť SOA Zámrsk - Kamerový systém SOkA Ústí nad Orlicí - Výpočetní technika

10 - Strukturovaná síť SOkA Jičín - Kamerový systém SOkAPardubice Z nově zahajovaných akcí byl pořízen knihovnický software CLAVIUS a dále místo nerealizované dodávky digitálního knižního skeneru bylo doplněno digitální záznamové zařízení v SOkA Chrudim a Hradec Králové a rozšířen systém EPS v centrále SOA Zámrsk a SOkA Svitavy. B.Neinvestiční výdaje Byly dokončeny akce zahájené v roce 2005 : - Výpočetní technika - Software WIN KDF Gordic Dále z nově zahajovaných akcí v roce 2006 bylo realizováno 30 ks počítačů pro Státní okresní archivy, doplnění stavu tiskáren za vyřazené, doplnění chybějících modulů do dříve dodaných knihovnických programů Clavius a tiskárna čárového kodu. Podprogram A.Kapitálové výdaje Havárie septiku a sociálního zařízení jedná se o dokončení akce zahájené v roce 2005 Ostatní stavební akce realizované v roce 2006 byly pořízeny z prostředků ušetřených z ostatních akcí ISPROFIN. B. Neinvestiční výdaje - Proti schválenému rozpočtu došlo k navýšení prostředků na opravy a údržbu nemovitého majetku v důsledku zvýšené potřeby oprav depotů na zámku v Zámrsku. Prostředky byly přesunuty z jiných akcí. Podprogram A.Kapitálové výdaje Z akcí dle schváleného rozpočtu R1 byla realizována dodávka 1 ks osobního automobilu pro SOkA Trutnov. Realizace kopírovací techniky byla plně pokryta ze zdrojů rezervního fondu roku 2004 a Podprogram A. Kapitálové výdaje V rámci podprogramu byly dokončeny 2 akce : Realizace EA v SOA Zámrsk Realizace EA v SOkA Hradec Králové - obě akce byly zahájeny v prosinci 2005, dokončeny v 1.pololetí Na financování akcí byly použity prostředky převedené pro tento účel do RF 2005.

11 7. Dotace a návratné finanční výpomoci Nebyly v roce 2006 v SOA Zámrsk využity 8. Čerpání finančních prostředků na projekty spolufinancované EU SOA Zámrsk se v roce 2006 neúčastnil žádného z uvedených projektů 9. Spolupráce se zahraničím SOA Zámrsk nebyl v roce 2006 členem žádné mezinárodní organizace neplatil ani žádné příspěvky obdobné organizaci. 10. Mezinárodní konference a zahraniční služební cesty V roce 2005 byly v SOA Zámrsk uskutečněny 2 zahraniční služební cesty : Studijní cesta do st.archivů Wroclaw /Polsko/ - výměna zkušeností Účast na pietních akcích u příležitosti výročí ukončení II.sv. války,jednání s velvyslancem ČR ve Francii, zpřístupnění arch.fondu "Sdružení čsl.dobrovolníků ve Francii" Celkové výdaje na tyto služební cesty činily celkem ,- Kč. 11. Rezervní fond Z prostředků rezervního fondu roku 2004 bylo v roce 2006 použito ,- v oblasti výdajů na financování programů / realizace dodávky kopírovacího stroje/. Z prostředků rezervního fondu roku 2005 bylo v roce 2006 použito celkem 3, ,- Kč z toho : - výdaje na financování programů ve výši 3, ,- Kč / byly použity na dokončení realizace rozestavěných akcí z roku 2004 a zčásti na zvýšenou potřebu realizace některých stavebních oprav na nemovitém majetku SOA Zámrsk /. - běžné výdaje ve výši ,- Kč byly použity jednak na navýšení tarifních platů odborných pracovníků SOA Zámrsk a zčásti na dodávky archivních obalů pro potřeby okresních archivů. Do rezervního fondu roku 2006 byly převedeny prostředky v celkové výši ,- Kč 12. Hospodářská činnost Státní oblastní archiv v Zámrsku nevykonával v roce 2006 žádnou hospodářskou činnost ve smyslu 45, odst.3 zákona č.218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech. H) Údaje o hlavních skupinách příjemců služeb SOA Zámrsk Hlavními příjemci služeb jsou státní správa, samospráva, školy, muzea, památkové ústavy a justice. dalšími jsou soukromí badatelé, a to jak z tuzemska, tak i ze zahraničí.

12 I) Odkaz na informaci o SOA Zámrsk na vlastních internetových stránkách : Výše uvedené informace o činnosti SOA Zámrsk lze nalézt i na webových stránkách : archivzamrsk.cz V Pardubicích Vypracoval : Ing. Radim Voltr Petr Zimmermann, prom.hist. ředitel SOA Zámrsk