ODVÁŽNĚ. do džungle. your key to KVADOS. Bravely into the jungle. Miroslav Hampel. Inovace slaví úspěch Innovation celebrates success

Transkript

1 Miroslav Hampel On a wave of innovation strana / page 3 Na vlně inovací your key to KVADOS Magazín pro klienty společnosti KVADOS Magazine for KVADOS company clients 28 Vášeň / Passion Ladislav Cheben: Radikální změna procesů přinesla pozitivní proměnu 21 Milník / Milestone Inovace slaví úspěch Innovation celebrates success 18 Know-how Barvy, informace a zážitky Colours, information and experiences ODVÁŽNĚ do džungle Bravely into the jungle A radical change in processes has brought a positive transformation Jaro & léto / Spring & summer 2015 JARNÍ & LETNÍ KLÍČ SPRING & SUMMER KEY 10

2 Obsah / Summary 10 Klíč / Key ODVÁŽNĚ do džungle Bravely into the jungle Chtěli byste se vydat za dobrodružstvím třeba do Amazonie, ale nemáte na to čas kvůli džungli dokumentů ve vaší firmě? Máme řešení, které u vás zavede pořádek. Nalistujte na stranu 10, v rubrice Klíč se dozvíte víc. Would you like to set off on an adventure somewhere, perhaps to the Amazon, but you don't have time because of the paper jungle at your company? We've got the solution to put your affairs in order. Turn to page 10 and the Key section to find out more. Ryzí sporťák z Modeny A pure sports car from Modena Dvakrát v zemi draka Twice in the Land of the Dragon Leporelo / Pop-up Vize / Vision Na vlně inovací On a wave of innovation Report Autogram / Autograph Zásobování bez trampot Hassle-free supply Flashback: 1949 Šest miliard pípnutí Six billion beeps Klíč / Key Odvážně do džungle Bravely into the jungle Know-how Barvy, informace a zážitky Colours, information and experiences Milník / Milestone Inovace slaví úspěch Innovation celebrates success Leporelo / Pop-up Dvakrát v zemi draka Twice in the Land of the Dragon In Nářadí mobilních profesionálů e tool of mobile professionals Vášeň / Passion Ladislav Cheben: Radikální změna procesů přinesla pozitivní proměnu A radical change in processes has brought a positive transformation Apetýt / Appetite Cognac Maison Dudognon Vieille Réserve Esence / Essence Ryzí sporťák z Modeny A pure sports car from Modena Focus Oskaři na hradě Oscars at the castle

3 Vize / Vision Na vlně inovací On a wave of innovation Vážení zákazníci, přesně před rokem jsem na těchto stránkách zmiňoval některé z povinností, které mají lídři. KVADOS se o pozici lídra svého oboru usilovně snaží. Nyní mohu tvrdit a jsem tomu samozřejmě rád že také příchodem řešení myavis NG těmto povinnostem dostál. Uvedli jsme na trh novou generaci mobilního systému pro řízení vztahů se zákazníky a obchodních procesů v terénu, kterou lze bez nadsázky označit za revoluční. Tím se však naše vlna inovací rozhodně nezastavila. Dear customers, exactly one year ago, I wrote about some of the responsibilities of leaders on these pages. KVADOS makes a concerted effort to be the leader in its field. It is with great pleasure that I can now confirm that we have met these responsibilities with the arrival of the myavis NG solution. We have introduced a new generation mobile system for the management of customer relations and business processes in the field. Without exaggeration, this system can be described as revolutionary. But that has certainly not put an end to our wave of innovation. yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

4 Vize / Vision Naše společnost patří k předním inovátorům v regionu. Že je v tom úspěšná, potvrdilo i druhé místo v nezávislé soutěži Inovační firma Moravskoslezského kraje Stejně inovativně přistupujeme i k naší komunikaci a aktivitám vůči vám. Na rozdíl od běžných firemních konferencí se už léta snažíme předávat vám jen skutečně užitečné a zajímavé informace, naše vize i nápady, které se vám budou v dalším roce ve vašem podnikání hodit. Vloni jste s námi byli například u toho, když mobilní revoluce začala. A dnes už první z vás myavis NG ve svém byznysu aktivně využívají. Moderní řešení samozřejmě chceme i moderně prezentovat. Již pět let je vaším klíčovým průvodcem náš magazín yourk. Informuje vás, inspiruje, ale také baví. O to více nás potěšilo, že letos získal yourk za zpracování obsahu ocenění České marketingové společnosti v soutěži Fénix content marketing. Nechceme však mít pěkný jen časopis, ale všechny materiály naší komunikace. Proto při příležitosti KVADOS DAY 2015 představujeme a spouštíme nový vizuální styl KVADOSu. Jsou pro něj charakteristické barvy, stručnost, přehlednost. K novému vizuálu nutně patří i nový slogan. Při jeho výběru jsme se podívali na podstatu naší práce, na účel našich řešení. Každodenně se zabýváme produkty, které vám pomáhají řídit a akcelerovat váš byznys. A to vystihuje i náš nový slogan: Driving your business. Věřím, že i nadále platí, že KVADOS zůstává společností otevřenou ke všem nápadům a postřehům. Našim zaměstnancům často opakuji, jaký význam má jejich práce a jak důležité je vyrábět a dodávat řešení, která stojí za úspěšným byznysem našich klientů. Stejně tak jim ale kladu na srdce, jak stěžejní je naslouchat potřebám, námětům a myšlenkám vás zákazníků. Neváhejte se na nás s nimi s důvěrou obrátit kdykoliv nám řekněte, co se vám na našich produktech, službách nebo komunikaci s vámi líbí, co byste chtěli změnit. K novému vizuálu nutně patří i nový slogan. Při jeho výběru jsme se podívali na podstatu naší práce, na účel našich řešení. A new visual needs a new slogan. When selecting this slogan, we looked at the essence of our work, the purpose of our solutions. Budeme vám pečlivě naslouchat, jako se o to snažíme již od roku Jen společně s vámi zůstane naše inovační vlna nezastavitelná. Our company is one of the leading innovators in the region, which was confirmed by second-place in the 2014 Most Innovative Company of the Moravia-Silesian Region independent competition. We take the same innovative approach to our activities and communication with you, our customers. Unlike regular company conferences, for years we have tried to present only information that is truly useful and interesting, our vision and ideas to help your business in the coming year. Last year, for example, you were there with us when the mobile revolution began. And now, the first of you are actively using myavis NG in your businesses. Naturally, a modern solution needs a modern presentation. For five years now, yourk magazine has been your guide and inspiration, a source of information, and entertainment. That's why we are delighted that yourk won an award for content processing in the Czech Marketing Association's Fénix content marketing competition this year. But we want more than just a lovely magazine. We want to improve all our avenues of customer communication. That's why at KVADOS DAY 2015, we will be launching a new visual style for KVADOS, one with characteristic colours, brevity and clarity. The new visual will also be accompanied by a new slogan. When selecting this slogan, we looked at the essence of our work, the purpose of our solutions. Every day we work with products that help you manage and accelerate your business. That is expressed in our new slogan: Driving your business. 4 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015

5 I believe that KVADOS continues to be a company open to all ideas and suggestions. I often remind our employees of the significance of their work and how important it is to produce and deliver solutions that drive the business success of our clients. At the same time, I tell them how crucial it is to listen to the needs, suggestions and ideas of you, our customers. Don't hesitate to contact us at any time with feedback tell us what you like about our products, services or communication, or what you would like to change. We will listen carefully, as we have since Only by working together will our wave of innovation remain unstoppable. Miroslav Hampel generální ředitel General Director yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

6 Report Novou generaci myavis si oblíbili i stávající zákazníci The new generation of myavis also popular with current customers Společnost Karlovarské minerální vody není třeba dlouze představovat. Některý z jejích nápojů značek Mattoni, Magnesia nebo Aquila ochutnal snad opravdu každý. Největší výrobce pramenitých a minerálních vod v České republice několik let využíval pro řízení obchodních procesů v terénu myavis SFA. Od dubna přešel na novou androidní verzi myavis NG, která běží na tabletech Lenovo Yoga Tablet 2. Také firma British American Tobacco (Czech Republic), prodejce a distributor tabákových výrobků, patří k zákazníkům KVADOSu již hezkou řádku let. V roce 2002 se jednalo o vůbec první implementaci systému myavis. A rovněž tento klient právě přechází na myavis NG. Karlovarské minerální vody needs little introduction. Just about everyone has tried one of their beverages under the Mattoni, Magnesia or Aquila brands. For several years now, the largest producer of spring and mineral waters in the Czech Republic has been using myavis SFA to manage its business processes in the field. In April, it switched over to the new Android version of myavis NG, which runs on the Lenovo Yoga Tablet 2. Another long-time KVADOS customer, British American Tobacco (Czech Republic), a retailer and distributor of tobacco products, is also about to make the switch. In 2002, the company was the very first to implement the myavis system. Now, this client is getting ready to move to myavis NG. i kmv.cz bat.com V ELKOVu nasadí VENTUS a mystock ELKOV deploys VENTUS and mystock ELKOV elektro se přidává ke klientům KVADOSu. Velkoobchod s elektromateriálem a svítidly nasadí od ledna 2016 podnikový ERP systém VENTUS a WMS mystock. Implementace se týká také dceřiných firem. ELKOV elektro patří ve svém odvětví k největším u nás. Má 16 prodejních skladů, 300 pracovníků a dosahuje obratu 1,6 miliardy korun ročně. Společnost si kvadosácká řešení zvolila na konci roku 2014 ve výběrovém řízení, v němž soutěžilo osm dodavatelů. VENTUS bude pokrývat procesy odbytu i ekonomiky, navíc bude provázán s naším řešením inteligentního skladování mystock. Uvažuje se zároveň o nasazení dalších produktů KVADOSu. ELKOV elektro has joined the ranks of KVADOS clients. This wholesaler of lighting and electrical supplies will deploy the VENTUS ERP system and mystock WMS system in January The systems will also be implemented at the company's subsidiaries. ELKOV elektro is one of the largest companies in its field in the Czech Republic. It has 16 retail warehouses, 300 employees and sales of 1.6 billion crowns annually. The company chose the KVADOS solution in a tender at the end of 2014, in which eight suppliers submitted bids. VENTUS will cover sales and financial processes, and it will also be integrated with our mystock intelligent warehousing solution. The company is also considering deploying additional KVADOS products. i elkov.cz KVADOS patří mezi nejstabilnější firmy KVADOS among the most stable companies KVADOS v hodnocení CZECH Stability Award 2015 obdržel známku AA vynikající. To naši společnost řadí mezi 5 % velmi stabilních firem v České republice. Projekt v rámci žebříčku CZECH TOP 100 pravidelně hodnotí tuzemské firmy skóringovým modelem Bisnode, evropského lídra v poskytování ekonomických informací o společnostech a podnikatelích. Výstupem je nezávislý pohled na finanční i nefinanční bonitu firmy, který vyjadřuje její stav a finanční situaci, a to včetně predikce rizika úpadku. According to the 2015 CZECH Stability Awards, KVADOS received an AA rating excellent. That places our company among the 5% most stable companies in the Czech Republic. As part of the CZECH TOP 100 rankings, the project regularly evaluates domestic companies by using the scoring model developed by Bisnode, a European leader in the provision of economic information on companies and entrepreneurs. The result is an independent assessment of the financial and non-financial standing of a company, expressing its condition and financial situation, including a prediction of its risk of bankruptcy. i bisnode.cz 6 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015

7 yourk získal další trofej yourk wins another trophy Oblíbený kvadosácký magazín yourk opět zabodoval u odborné veřejnosti. Po loňském ocenění za výjimečnou inovaci jsme v druhém ročníku soutěže Fénix content marketing dostali cenu České marketingové společnosti (ČMS). Plaketu s delfínem, který symbolizuje moudrost, nám předala 31. března během slavnostního večera v pražské galerii DOX přímo prezidentka ČMS Jitka Vysekalová. Potěšilo nás i její hodnocení. Podle ní má yourk kvalitně zpracovaný obsah, včetně vysoké formální úrovně. Časopisem se dobře listuje, je čtivý a odpovídá marketingové strategii KVADOSu. Soutěž hodnotí přihlášené publikace především podle kvality obsahu výběru témat, jejich zpracování a dalších kritérií. e popular KVADOS magazine, yourk, has scored in the professional community again. After last year's award for exceptional innovation, we received the Czech Marketing Association prize in the second year of the Fénix content marketing competition. A plaque bearing a dolphin, which symbolises wisdom, was presented to us on 31 March during the awards ceremony at the DOX Gallery in Prague by the President of the Czech Marketing Association, Jitka Vysekalová. We were also pleased to hear her assessment that yourk has quality content and an outstanding formal presentation. e magazine is easy to ip through, very readable and meshes with the KVADOS marketing strategy. e competition rates submitted publications based on quality of content, selection of topics, their treatment and other criteria. i soutezfenix.cz myfaber pomáhá s technickou správou budov myfaber helps with facility management Společnost ATALIAN CZ je novým zákazníkem informačního systému myfaber. Využívá jej v divizi pro technickou správu budov. Ve zkušebním provozu od listopadu 2014 si firma ověřila přínosy řešení, a proto se rozhodla navýšit počet uživatelů na 50 mobilních pracovníků a šest dispečerů v centrále. ATALIAN CZ poskytuje komplexní služby související se správou a údržbou objektů, takzvaný facility management. myfaber přináší významnou optimalizaci každodenních procesů, úsporu času a snížení chybovosti. Řešení je implementováno v rozsahu modulu Workforce management pro potřeby centrálního dispečinku a mobilní aplikace myfaber pro pracovníky v terénu. Serverová část je hostována v kvadosáckém datovém centru mydatacenter. ATALIAN CZ is a new customer using the myfaber information system. It uses myfaber in its facility management division. In trial operations since November 2014, the company has verified the benefits of the system and has therefore decided to increase the number of users to 50 mobile employees and six central dispatchers. ATALIAN CZ provides comprehensive services relating to building management and maintenance, or facility management. myfaber substantially optimises daily processes, saves time and reduces errors. The solution is implemented through the Workforce Management module for the needs of central dispatching and the myfaber mobile application for workers in the field. The server is hosted at the KVADOS data centre, mydatacenter. i atalian.cz yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

8 Autogram / Autograph Zásobování bez trampot Hassle-free supply Nemalé trampoty a starosti tvoří společnostem zásoby a jejich skladování. Je zboží dostatek, nepochybí nebo naopak, není ho příliš? Podnikový systém VENTUS s novou agendou Řízení stavu zásob z vás tyto obavy sejme. Uspokojíte poptávku svých zákazníků a zároveň zmenšíte objem vázaných finančních prostředků i výdajů za skladování. Snížíte tím také riziko exspirace doby trvanlivosti. Tak akorát Just right Už při vytváření objednávky VENTUS podle všech dostupných informací navrhuje optimální množství zboží, které by do skladu mělo přijít. Zkrátka abyste ho měli tak akorát. Obsluha systému vidí globální přehled o prodejích, vývoji prodejní ceny, proběhlých akcích, skladových zůstatcích, vystavených objednávkách a fyzických příjmech sortimentu. Podle těchto údajů lze zvolit například periodu zásobování, analyzovat vlivy prodejních akcí či správně určit pojistnou zásobu. Nebude už docházet k výpadkům kvůli prázdným regálům a paletám, ani opačné situaci, kdy vám zboží ve skladech leží ladem. Všechny klíčové informace jsou seskupeny do jednoho multifunkčního okna. Jeho součástí je i gra cké podání vývoje stavu zásob, prodejů a cen včetně rozlišení akcí, kompletů i věrnostního zákaznického systému. e supply and storage of goods is often the source of great hassle and concern for many companies. Is there enough stock, is something missing, or is there too much? e VENTUS business system with its new Inventory Management function will take care of all these problems. You will keep up with customer demand, while at the same time decreasing storage costs and resources tied up in inventory. You will also reduce your risk of goods with an expired shelf life. When creating orders, VENTUS recommends the optimal amount of goods you should take into storage based on all available information, so that your stock levels are just right. e system operator sees a global overview of sales, trends in sales price, sales events, remaining inventory, orders issued and the physical receipt of goods. Based on this information, it is possible to select the frequency of supply, analyse the e ect of sales events or determine the appropriate amount of reserve stock. ere won't be any more stoppages due to empty shelves and pallets, or the opposite situation, where the warehouse is full of dead inventory. All key information is grouped into a single multi-functional window. is includes a graphic depiction of the development of stock levels, sales and prices, including a di erentiation of sales events, sets of goods and the customer loyalty system. 8 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015

9 Flashback Šest miliard pípnutí Six billion beeps ROK YEAR 1949 Čárový kód e bar code Revoluce v obchodě A retail revolution Nejrozšířenější datový nosič ve světě maloobchodu čárový kód se zrodil v roce 1949 na oridské pláži v Miami. Norman Joseph Woodland se zabýval myšlenkou, jak urychlit odbavování zákazníků u pokladen. Na mysli mu vytanula Morseova abeceda, a tak začal do písku psát zprávu z teček a čárek. V jednu chvíli bezděky přitáhl ruku k sobě a z teček se staly dlouhé tenké linky. Se svým kolegou z Drexelova technologického institutu Bernardem Silverem začal Woodland myšlenku rozvíjet. Vymysleli také čtečku a spolu s kódem si svůj revoluční objev nechali 7. října 1952 patentovat. Každý čárový kód je tvořen sekvencí čar a mezer s de novanou šířkou. Nositelem informace je nejenom tištěná čára, ale i mezera mezi dílčími čarami. Krajní skupiny čar mají speci cký význam slouží jako synchronizace pro čtecí zařízení, které podle nich generuje signál start/stop. Z hlediska maloobchodu slibovaly tyto kódy rychlejší odbavení zákazníků i snížení počtu zaměstnanců. Přes zjevné výhody obchodníci se zaváděním novinky dlouho váhali. Začátkem sedmdesátých let minulého století však ručně odbavovat desítky položek na pokladnách už nešlo. Obchodní řetězce v USA začaly intenzivně hledat řešení. Premiéru měl čárový kód 26. června 1974 v městečku Troy v americkém Ohiu. Prvním prodaným zbožím se stala sada deseti balíčků žvýkaček za 67 centů. V současnosti se odhaduje, že denně doprovází nákupy až šest miliard typických pípnutí skeneru! Úspory, které tato obyčejná operace přináší, dosahují jen na jednotlivých evropských trzích desítky miliard eur ročně. A uplatnění čárových kódu je mnohem širší. Podporují je samozřejmě také kvadosácká řešení například myavis, mycash, VENTUS a mystock. e most widely used data carrier in the world of retail the bar code was born in 1949 on the beach in Miami, Florida. Norman Joseph Woodland was trying to think of a way to speed up the checkout process. Morse code sprang to mind, so he began writing a message in dots and dashes in the sand. en, he inadvertently drew his arm closer and the dots became long thin lines. Woodland began to further develop the idea with his friend, Bernard Silver, at the Drexel Technology Institute. ey also created a reader for their code and had their revolutionary idea patented on 7 October Every bar code consists of a sequence of bars and spaces of a de ned width. e information is carried not only by the printed bars, but also the spaces between individual bars. e bars on the edges have a speci c function; they serve to synchronise the reader, which uses them to generate a start/stop signal. In terms of retail, these codes promised faster customer checkout and a reduction in the number of employees. Despite the clear advantages, merchants hesitated a long time before introducing the innovation. By the 1970s however, manual checkout of dozens of items at cash registers no longer seemed feasible. Retail chains in the US began to intensively seek a solution. e bar code made its debut on 26 June 1974 in the town of Troy, Ohio. e rst item rung up using a bar code was a package of ten packs of chewing gum for 67 cents. Today, it is estimated that bar code scanners beep up to six billion times a day to register purchases! e savings brought by this common operation in individual European markets alone easily amount to billions of euros a year. And the bar code has many other applications. Naturally, KVADOS solutions such as myavis, mycash, VENTUS and mystock also support bar codes. yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

10 JARNÍ & LETNÍ KLÍČ SPRING & SUMMER KEY ODVÁŽNĚ do džungle Bravely into the jungle 10 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015

11 Máte stůl zavalený všemožnými dokumenty od faktur přes žádanky po klíčové obchodní smlouvy? Zápasíte s papíry úporně, že byste se raději postavili čelem tygrovi? Nebo snad bojovali s anakondou? Papírová džungle je zrádná a chyby málokdy odpouští. Ale můžete na ni vyzrát, když si s sebou vezmete dobrého průvodce. Dostat se do exotických destinací dnes není nejmenším problémem. Třeba jihoamerické končiny dobrodruhy lákají i přes tropická vedra, extrémní vlhkost vzduchu, hady, jedovaté pavouky, hmyz, parazity, cizokrajné nemoci a různá další nebezpečí. Do takové džungle se vydávají ti, kdo mají pro strach uděláno, kdo touží po adrenalinu a pokořit limity vlastní osobnosti i těla. Středoevropan se v takových podmínkách bez průvodce neobejde. Průvodcem je zpravidla domorodec. A ne ledajaký. Dostat se k tomuhle povolání je náročné a předchází tomu i zkouška přežití učňů. Takže když už se s průvodcem do nitra džungle vstříc jejím nástrahám vydáte, máte aspoň nějakou jistotu, že se taky vrátíte. Is your desk piled high with all kinds of documents a mountain of invoices, requisitions slips and important contracts? Do you struggle with paperwork so vehemently that you would rather stand face to face with a tiger? Or perhaps wrestle an anaconda? The paper jungle is treacherous and rarely forgiving of mistakes. But you can get the better of it, if you bring along a good guide. Getting to exotic destinations today is no problem at all. The far reaches of South America, for example, draw adventurers despite the tropical heat, extreme humidity, snakes, poisonous spiders, insects, parasites, exotic diseases and various other dangers. These jungles attract those who have no fear and who live for adrenaline and the chance to push their bodies and minds to the limit. In such an environment, a Central European wouldn't survive without a guide. Guides are generally natives, but not just any native. Only the best are given the job, and they must first prove their survival skills among their peers. So when you and your guide head into the jungle to meet its many challenges, at least you have some degree of certainty that you'll return. yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

12 Klíč / Key Může vás také uklidnit, že kurz přežití v džungli patří i k výcviku letušek brazilských aerolinek. Pokud s vámi letadlo do džungle spadne a budete mít to štěstí, že přežijete, je palubní personál trénovaný, aby z trosek letounu postavil provizorní WC a umývárnu. Průvodci expedicí toho vědí a umějí mnohem více. Stejně jako místní indiáni si uvědomují, co, kde a jak lze využít. Džungle pro ně není změtí zeleně propletené liánami a protkané říčkami a jezírky, ani skrumáží jedovaté havěti. Příroda tuto rozmanitost vytvořila a každý druh rostliny i živočicha má svůj účel. You may also be reassured to know that jungle survival courses are part of standard training for Brazilian airline stewardesses. If you happen to be on a plane that crashes in the jungle and you're lucky enough to survive, the crew is trained to build a makeshift toilet and washroom out of the wreckage. Expedition guides know how to do this and much more. Like the indigenous peoples, they know how to use the environment. For them, the jungle is not a dense tangle of greenery covered in vines and interlaced with streams and lakes or some playground for poisonous vermin. Nature created this diversity and every plant and animal species has its purpose. Papírování je horší než džungle Ač se to tak nemusí jevit, džungle dokumentů je té amazonské velmi podobná. Ony totiž ani ty různé žádanky, faktury, smlouvy a jiné doklady nevznikají samoúčelně. A abyste se v nich neztratili, nebo neztratili hlavu, potřebujete průvodce. Zkušeného a domorodého. My jej v KVADOSu máme, říkáme mu myteam. Jednou z jeho předností je procesní řízení při práci s dokumenty. To znamená, že od vstupu do firmy je celý životní cyklus dokumentu veden procesem s konkrétními aktivitami, z nichž vycházejí úkoly. To vše pomocí snadno nastavitelných práv pro každého zaměstnance, který by s dokumentem měl pracovat. AMAZONIA NEJDŽUNGLOVATĚJŠÍ DŽUNGLE THE AMAZON THE JUNGLIEST JUNGLE Amazonský tropický deštný prales se rozkládá na území Brazílie, Kolumbie, Peru, Venezuely, Ekvádoru, Bolívie, Guyany, Surinamu a Francouzské Guyany. Jeho stáří se odhaduje na 55 milionů let a pokrývá 2 přibližně 7 milionů km. Ještě do roku 1960 byl moderní civilizací téměř nedotčený a dodnes svou velikostí představuje více než polovinu zbývajících tropických deštných lesů světa. Je to místo s největší biodiverzitou na světě, ve volné přírodě tady stále žije mnoho ohrožených živočišných druhů například jaguáři. Najdete tu taky na 180 skupin původních domorodců. The Amazon tropical rainforest stretches across Brazil, Colombia, Peru, Venezuela, Ecuador, Bolivia, Guyana, Surinam and French Guyana. It is estimated to be 55 million years old and covers approximately 2 7 million km. As recently as 1960, it was virtually untouched by modern civilization and to this day still represents more than half the remaining tropical rainforest on the planet. It can boast the greatest biodiversity in the world, and many endangered species, such as the jaguar, still live in the wild here. There are also 180 groups of indigenous people here. 12 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015

13 Od vstupu do firmy je celý životní cyklus dokumentu veden procesem s konkrétními aktivitami From the moment a document is first received at a company, its entire life cycle is managed by a process of specific activities Řízený proces jako takový je přitom velmi důležitý. Je jakousi dopravní tepnou dokumentu skrz organizaci. Stejnou úlohu mají v amazonské džungli řeky. Voda si totiž vždy najde cestu, prorazí si ji. Stejně tak se řízený proces postará, že dokument na své cestě firmou nikde neuvázne. A to má i další výhodu a zároveň účel. Průvodci džunglí při každé cestě tu a tam useknou mačetou větev nebo liánu. Proto jejich cestička nezaroste. Podobně udržuje myteam průchodnost pomocí řízených procesů. Uživatelé totiž vykonávají pro danou činnost pořád tytéž akce, nemohou se tak splést a zabloudit. Paperwork is worse than the jungle Although it may not seem so, the paper jungle is very similar to the Amazon. All those different invoices, orders, contracts and other documents didn't appear out of thin air. And to keep from getting lost in them or losing your head, you need a guide, an experienced native guide. We have the guide you need at KVADOS, and the guide's name is myteam. One of the advantages of myteam when working with documents is process management. This means that from the moment a document is first received at a company, its entire life cycle is managed by a process of specific activities, which generate tasks. This is facilitated by easily defined user rights for each employee who needs to work with the document. JAK PŘEŽÍT V DŽUNGLI HOW TO SURVIVE IN THE JUNGLE Kurzů přežití ve Francouzské Guyaně se pod patronací cizinecké legie pravidelně zúčastňují i studenti brněnské Univerzity obrany. Najít poučky, jak přežít v džungli, lze samozřejmě i na internetu. Dočtete se například, že u sebe musíte mít ostrý nůž. A pokud na vás zaútočí anakonda, je potřeba v klidu vydržet, než vám pohltí nohy zhruba po pás. Pak jí teprve můžete uříznout hlavu. Survival courses in French Guyana, under the auspices of the Foreign Legion, are regularly attended by students of the Brno University of Defence. Of course, you can find jungle survival manuals on the Internet too. You may learn, for example, that you should always carry a sharp knife. And if you are attacked by an anaconda, you have to stay calm until it swallows your legs up to about the waist. Only then should you cut off the head. is kind of process management is very important. It is like an artery that transports documents through an organisation. Rivers in the Amazon play a similar role. Water always nds a way to get through. Likewise, managed processes make sure that a document never gets stuck on its journey through the company. yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

14 Klíč / Key Z Amazonie do Česka V mnoha firmách si lidé stále plně neuvědomují, že se s džunglí potýkají. Doufají, že když v lepším případě dokument uloží na centrální síťový disk ať už naskenovaný, když přišel klasickou poštou, nebo elektronický a pak si posílají y, mají vyhráno a nad divočinou vyzráli. To ovšem nemá s řízeným procesem nic společného. Dokonce stále zatím existují společnosti, kde vládne doslova papírový středověk. Klíčové dokumenty, například smlouvy, tam mají většinou evidovány v papírové podobě, založené v kartotéce. Něco v nich dohledat znamená projít jednotlivé šanony a šuplíky, někdy i celou firmu (na chráněný přístup z domu je nutné zapomenout), a strávit tím dlouhé hodiny. To je samozřejmě spousta neefektivního času. Nad tím, kdo se k dokumentu dostane, je jen omezená kontrola. DMS na startu Odrazovým můstkem k řešení je zavedení DMS (Document Management System). Jedná se o nástroj pro centralizovanou elektronickou správu dokumentů. Oproti síťovému souborovému úložišti se postará o verzování, archivaci, lepší správu přístupových práv a umožní i snadnější práci více uživatelů s jedním souborem ve shodném čase. Papírové dokumenty se obvykle naskenují a převedou do digitální podoby. And this brings us to another advantage and purpose. As they travel, jungle guides are constantly hacking away a branch or vine with their machete, which is why their trails don't become overgrown. In the same way, myteam keeps channels open by managing processes. Users always perform the same tasks for a given activity, so they can't make mistakes or go astray. From the Amazon to Bohemia At many companies, people still don't fully realise that they're dealing with the jungle. They hope that if they manage to save a document on the central network drive either electronically or after scanning it they've got it made and that they've mastered the wilds. But this has nothing in common with process management. There are even some companies that still run in the Paper Middle Ages. Key documents such as contracts are mostly kept in paper form, saved in filing cabinets. Searching for something means going through every little folder and drawer, sometimes even the entire company (forget about secure access from home). All of this takes time; a lot of unproductive time. And there is limited control over who ultimately gets their hands on the document. Start with DMS The way to fix this problem is by introducing a Document Management System (DMS). This is a tool for the centralised electronic administration of documents. Compared to network file storage, it saves document versions, archives, better administers access rights and makes it easier for multiple users to work with the same file at the same time. Paper documents are typically scanned and digitalised. 14 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015

15 Workflow: skutečný průvodce má jméno Kvadosácké řešení myteam zastává všechny funkce DMS a nad ně přidává řízené procesy workflow. To jsou právě ti domorodí průvodci, kteří jsou znalí džungle a za všech okolností vědí, co musí členové výpravy v daný okamžik udělat. Ohromnou výhodou myteam je, že díky workflow uživatelé procesy nemusejí podrobně znát, přesto je s přehledem zvládnou. Stejně jako průvodce v Amazonii ví, která liána je zásobárnou vody k přežití, myteam uživateli formou jasného úkolu řekne vše, co se od něj očekává, a nabídne možnosti, jak by měl úkol splnit. Zároveň pohlídá, že tak uživatel učiní, a to včas. To vše jednoduše, aby nebylo potřeba nikoho složitě školit nebo vysvětlovat důvody proč. Každý typ dokumentu má svůj definovaný životní cyklus a vždy se s ním pracuje podle předem daných pravidel. Tato pravidla se liší pro smlouvy, směrnice, ale také různé další dokumenty, které ani dokumenty při elektronickém zpracování být nemusejí jako žádanky o dovolenou, cestovní příkazy nebo nástupy a výstupy zaměstnanců. Už na začátku procesu se k dokumentu přidávají základní evidenční informace (takzvaná metadata). Podle nich se pak vyhodnocuje, jak se proces bude krok za krokem chovat tedy například, komu pošle fakturu ke schválení, když je částka pod nebo nad stanoveným limitem. Začátkem procesu je vždy vstup dokumentu do organizace, a to jakoukoliv cestou em, přes datovou schránku, ze skeneru, na datovém nosiči (třeba na USB disku). Dokumenty doručené fyzickou poštou jsou digitalizovány a pracuje se s nimi dále už jen v elektronické formě. Workflow: the real guide has a name The KVADOS myteam solution provides all DMS functions and adds process management, or workflow. This is just like those native guides who know the jungle and know what all members of the expedition must do at any given time under all circumstances. The great advantage of myteam is that thanks to workflow, users don't have to know all the details of a process to execute it with ease. Just like a guide in the Amazon knows which vine can provide water to survive, myteam gives users clear tasks, lets them know what is expected of them, and provides options for performing a task. At the same time, it monitors their execution and whether users perform their tasks on time. All of this takes place simply, without the need for complicated training or explanations of why. Every type of document has its defined life cycle and is always handled according to predefined rules. These rules differ for contracts, directives, as well as various other documents, which may not even need to be documents once electronically processed, such as vacation requests, travel orders or employee time sheets. At the very beginning of the process, the document is assigned a basic identifier (metadata). This is used to determine the step by step nature of the process for example, to whom an invoice will be sent for approval if the amount is above or below a set limit. The process always begins when a document is received by the organisation, by whatever means , via data box, from a scanner, on a disc or USB drive. Documents delivered by physical post are digitalised and then only handled in electronic form. Díky workflow uživatelé procesy nemusejí podrobně znát, přesto je s přehledem zvládnou Thanks to workflow, users don't have to know all the details of a process to execute it with ease yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

16 Klíč / Key Vyhledávání Searching Fulltextově lze vyhledávat v názvu dokumentu, v metadatech i v samotném obsahu. Systém automaticky vytváří značky pro rychlé vyhledávání. To je výrazně rychlejší než vyhledávání v souborech uložených na běžných discích. Full-text searches can be performed in document names, metadata or actual content. The system automatically creates markers for quick searches. This is significantly faster than searching through files stored on regular discs. Statistiky Statistics Máte možnost dokumenty sledovat statisticky kdo si je otevírá, kdy, jak často. You have the option of monitoring documents statistically see who opens them, when and how often. Dostupnost Availability Kromě toho, že se dá v dokumentech snadno vyhledávat, jsou dostupné všem oprávněným uživatelům. K dispozici máte verzování, takže se můžete vrátit k původní podobě souboru, pokud je to nutné. A nikdo už nemusí běhat po celé budově ani bádat v archivu. In addition to being able to search documents easily, documents are available to all authorised users. You can also use the version function to return to the original version of the file, if necessary. And nobody will have to run around the whole building or dig through the archives anymore. Elektronizace agend Electronic forms VÝHODY A VYUŽITÍ V PRAXI PRACTICAL USES AND ADVANTAGES U některých agend jste si spíše z nutnosti zvykli, že mají podobu dokumentů, která však není nezbytná. myteam je dokáže změnit na inteligentní elektronické formuláře. Věci spojené s dovolenými, nemocenskými, žádankami, objednávkami, cestovními příkazy a podobně je tak možné vyřešit jednodušeji. You are probably accustomed to certain forms and requests being documents, but this is not necessary. myteam can transform these into intelligent electronic forms. Matters associated with vacations, sick leave, requisitions, orders, travel requests, etc. can now be handled more simply. Připomínkování Commenting Směrnice Directives Když do firmy například nastoupí nový člověk, založí se mu v myteam karta zaměstnance. V ní se mu nastaví takzvané role a pozice, které v organizaci bude zastávat. A podle toho mu systém automaticky přidělí směrnice, s nimiž by se měl seznámit. Když se kterákoliv směrnice aktualizuje, pohlídá myteam seznámení uživatele s novou verzí všech předpisů, jejichž nová verze se pracovníka týká. When a new person joins the company, myteam creates an employee card. The employee card assigns the role and position held by the employee in the organisation. Based on this, the system will automatically assign the directives with which the employee should be familiar. Whenever directives are updated, myteam makes sure that all users are familiarised with the new version of all regulations that pertain to them. K mnoha dokumentům se musí vyjádřit řada různých lidí. Týká se to například směrnic. I na to má myteam stejný recept řízený proces. Všichni zúčastnění mohou na dokumentu pracovat třeba i současně nebo postupně, jak to daná situace vyžaduje. Many documents need comments from a number of different people. Take directives for example. myteam has the answer for this too process management. All those involved can work on a document in succession or at the same time, as required by the situation. 16 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015

17 Oběh faktur Invoices Dříve noční můra v řadě firem, s myteam pohoda. Faktura se na vstupu naskenuje, pak se jí podle kritérií automaticky určí její schvalovatel nebo schvalovatelé a jejich pořadí. Na základě těchto předem daných pravidel dochází od schválení až po automatické předání k zaúčtování. Vše je díky tomu rychlejší, přehlednější a nehrozí prodlevy s včasnou úhradou. Previously a nightmare for many companies, myteam makes invoices a breeze. Once an invoice is received, it is scanned, and then based on certain criteria, it is automatically sent to the proper person or persons for approval, in the proper order. Based on these predefined rules, it automatically goes from approval to accounting. This makes everything faster, more transparent, and eliminates payment delays. Smlouvy Contracts Z 99 procent se dnes se smlouvami pracuje v elektronické podobě. V některých firmách se již aspoň eviduje, kdo na dokumentu aktuálně pracuje. Ale už není možné zajistit, aby například měli jednu smlouvu k připomínkování dva lidé současně. A především, aby smlouvu editoval, kdo ji editovat smí, a pouze nahlížel ten, kdo editační práva nemá. S tím umí myteam také pomoci. 99 percent of work with contracts today is handled electronically. At some companies they are at least keeping records of who is currently working on a contract. But they can't, for example, have two people commenting on a single contract at the same time. And above all, they can't make sure that contracts are only edited by those authorised to do so and simply viewed by others without authorisation. myteam can help you do all this. Džungle mýtů zbavená Dokumentů jako smlouvy nebo faktury se nezbavíte. S myteam je ale můžete řešit mnohem lépe než dosud. Získáte spolehlivého průvodce, který ví, co dělá. A v jakémkoliv okamžiku poradí i vám, co byste dělat měli. Do určité míry za vás bude myteam vše hlídat, doručovat, učit se být vám užitečný a někdy doslova přemýšlet. Všechny úkoly vám přehledně zobrazí na jednom místě a odsud vás povede krok za krokem, abyste je splnili. Zbude vám pak dost času, abyste si mohli užít opravdové dobrodružství samozřejmě, budete-li chtít. The jungle demystified You will not get rid of documents such as contracts or invoices. But with myteam you will be able to handle them much better than before. You will get a reliable guide who knows what to do, and who can advise you on what you should do at any time. To a certain degree, myteam will watch over and deliver everything to you, it will learn how to be helpful and sometimes literally think. It will clearly display all tasks for you in a single place, and from here guide you, step by step, until tasks are complete. You will then have plenty of time to go on a real adventure provided of course, you want to. yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

18 Know-how Barvy, informace Colours, information a zážitky and experiences 18 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015

19 Základem existence je komunikace. Platí to pro lidi i pro firmy. Ani v KVADOSu tomu není jinak. Pro komunikaci využíváme všechny cesty. A i když je to oblast do značné míry abstraktní, práce je to jako každá a vytvářejí ji zcela skuteční lidé. Byznys je zábava podobná ruletě. Nikdo neví, kde se kulička štěstí zastaví. Na rozdíl od rulety má však každé podnikání svá pravidla, která vládnou i na tom nejsoutěživějším trhu. Uspět na něm nebývá jednoduché. Často závisí vše na náhodě, troše štěstí, správném načasování a informacích. Čím více jich člověk má, tím lépe se dokáže rozhodnout. Pokud tedy s nimi dobře pracuje. Být otevřenější Pracovat s informacemi, využívat je tradičním i neotřelým způsobem a předávat je vám, přesně to je úlohou marketingového týmu pod vedením Šimona Churého. Tvoří ho jak kovaní kvadosáci, tak stabilní externisté. Pečuje o všechny komunikační kanály od webových stránek přes newsletter myrelease po interní časopis. Spojit se díky němu můžete s KVADOSem i na sociálních sítích. Samozřejmě vytváří také magazín yourk a chystá konferenci KVADOS DAY i ostatní eventy, které spolu s námi prožíváte. V současnosti se už nedává království za koně, ale za informace. Proto v kvalitě informování chceme jít dál. yourk pro vás vydáváme již pět let a letos v březnu získal za svůj obsah cenu České marketingové společnosti v soutěži Fénix content marketing. Informace ze stránek magazínu totiž pochopí každý, i když není zkušeným ekonomem nebo informatikem. Podobně srozumitelně, stručně a zároveň i na pohled atraktivně vám chceme naše řešení představovat také v produktových listech a na webu. Zareagovali jsme tak na poznatky vás, našich klientů. Chceme být otevřenější a lidštější. Vzali jsme to ale z gruntu a kompletně změnili kvadosácký vizuální styl, neboli corporate image. Naší barvou zůstává modrá, ale více ji doplňují i jiné barvy. Svou vlastní má každý produktový list. Osm řešení, osm barev. Všechny společně tvoří motiv, který najdete třeba na vizitkách, obálkách nebo složkách. Naším cílem ovšem není být pompézní zvnějšku, ale zkvalitnit především samotnou péči o klienty. A to nejen o manažery, ale rovněž o ty, kdo s našimi produkty bezprostředně pracují. Aby znali, co všechno dokážou, a uměli využívat všechny jejich funkce. A i když už změnu vidíte, neoslepli jsme, neohluchli. Nadále nám pište, telefonujte, bavte se s námi. Veškeré náměty na další zlepšení vždy uvítáme. e foundation of existence is communication. is applies to both people and companies, and in this regard KVADOS is no di erent. We use all avenues of communication. And even though this is a fairly abstract area, it is work like any other, carried out by real people. Business is a game, similar to roulette. Nobody knows just where that little ball will land. But unlike roulette, every business has its rules, which govern even the yourk your key to success Jaro & léto / Spring & summer

20 Know-how Marketingový tým Marketing team Marketingový tým je nedílnou součástí KVADOSu mnoho let. Některé členy můžete osobně potkat například během výroční konference KVADOS DAY. Vedle podpory obchodníků, organizace akcí a přípravy veškerých prezentačních materiálů se starají také o vnitro remní komunikaci a řadu aktivit pro zaměstnance společnosti. e marketing team has been an integral part of KVADOS for many years. You can meet with some of the team members in person at our annual KVADOS DAY conference. In addition to assisting customers, organising events and preparing all our presentation materials, the marketing team is also in charge of internal company communication and numerous activities for company employees. most competitive of markets. Success does not tend to be easy. Everything often depends on chance, a little luck, the right timing and information. e more information a person has, the better he or she is able to make decisions... provided the information is handled well. Being more open In today's world, you wouldn't trade a kingdom for a horse, but for information. at's why we want to keep improving information quality. We have been publishing yourk for you for ve years now, and in March the magazine won an award for its content from the Czech Marketing Association in the Fénix content marketing competition. at's because the information in our magazine is clear to everyone, even those who aren't trained economists or IT specialists. We would like to be just as clear, concise and visually attractive when presenting our solutions in product sheets and on our website, in response to feedback from you, our clients. We want to be more open and down to earth. As a result, we decided to start again from the ground up and have completely changed the KVADOS visual style or corporate image. Our colour remains blue, but it is now complemented by other colours. Each product sheet has its own colour. Eight solutions, eight colours. Together, they form the motif you will nd on our business cards, envelopes and folders. However, our goal is not to appear ostentatious from the outside, but to improve the quality of our customer care. And not just customer care for managers, but for those people who use our solutions every day. We want them to know everything our products can do, so that they can use all their functions. And even though you see a change, keep writing, calling and talking to us. We always welcome new ideas for further improvement. 20 yourk your key to KVADOS Jaro & léto / Spring & summer 2015