Transkript

1 32 Poznámky: Metodika roèní úèetní uzávìrky v programu UCR roku 2002 Copyright GORDIC spol. s r.o., prosinec

2 2 Obsah 1. ÚVOD 3 2. ZPRACOVÁNÍ ROÈNÍ UZÁVÌRKY - STRUÈNÝ POSTUP První etapa roèní uzávìrky (ruènì poøizovaná) Zvláštní úètování v pøípadì plátcù DPH Druhá etapa roèní uzávìrky (automatizovaná) Tøetí etapa roèní uzávìrky (automatizovaná) 7 3. BLIŽŠÍ SPECIFIKACE ROÈNÍ UZÁVÌRKY Význam 13. období Vyhledání chyb Opravy chyb Použití funkce EXPANDER k doplnìní analytik nìkterých syntetických úètù vygenerovaných ve všech krocích roèní uzávìrky 8 4. ZPRACOVÁNÍ UZÁVÌRKOVÝCH FUNKCÍ V SORU (SESKUPENÍ ORGANIZACÍ) 8 5. ZPRACOVÁNÍ ROÈNÍCH ÚÈETNÍCH UZÁVÌRKOVÝCH FUNKCÍ V MENU ÚÈETNICTVÍ Závìreèné zápisy (generovaná data jsou druh dokladu 4 ) Uzavírání úèetních knih (generovaná data jsou druh dokladu 5 ) Otevøení nového roèního úèetního období Použití funkce EXPANDER k doplnìní rozpoètové skladby a ke zmìnám v úètové osnovì od Otevøení úèetních knih (generovaná data jsou druh dokladu 1 ) MOŽNOSTI TISKU SESTAV A VYSTUPOVÁNÍ VÝKAZEM V PRÙBÌHU ZPRACOVÁNÍ ROÈNÍ UZÁVÌRKY NÁVRH HARMONOGRAMU PRÁCE PØI ÚÈETNÍ UZÁVÌRCE ROKU období období POPIS MOŽNOSTI SLOUÈIT IÈO A PSEUDO IÈO JEDNÉ ORGANIZACE ZPRACOVÁNÍ ROÈNÍ UZÁVÌRKY V MENU ROZPOÈET PØEHLED NEJÈASTÌJŠÍCH PROBLÉMÙ A CHYB PØI ROÈNÍCH UZÁV Neznalost metodiky úèetnictví pro uzávìrkové operace Nedostateèná kapacita HDD pøi otevírání nového roku zpracování Uživatel si otevøel nový rok døíve, než zahájil uzávìrku Nesprávný øídící soubor pro uzávìrku vzhledem k typu organizace Poškozený soubor (uložení zakódovaného souboru po editování lib. editorem) Neexistuje soubor UCRT*.KU Soubor UCRT*.KU2 je starší verze Opakované spouštìní uzávìrky Snaha napravovat chyby v úèetnictví až zásahem do závìreèných zápisù nebo uzavøení úèetních knih Uživatel nespustí KCH pøed spuštìním první fáze uzávìrky (závìreèných zápisù) Uživatel nedodržuje ustanovení této metodiky a nespustí KCH po každém ukonèeném generování zápisù jednotlivých fází roèní uzávìrky 23 Pøíloha A. Pøehled o analytických úètech použitých pøi závìreèných zápisech a uzavírání a otevírání úèetních knih z oblasti OSS a ÚSC 24 Pøíloha B. Pøehled o analytických úètech použitých pøi závìreèných zápisech a uzavírání a otevírání úèetních knih u pøíspìvkových organizací 26 Poznámky: 31

3 30 Poznámky: 1. Úvod Uživatelùm programu UCR z oblasti ÚSC a OSS a PO pøedkládáme pokyn pro zpracování roèní uzávìrky úèetnictví za rok 2002 v programu UCR. Celý proces roèní úèetní uzávìrky by mìl probíhat pøedevším ve 13. období, a to ve tøech krocích. Pokud zaniká organizace, sluèuje se nebo v jiných pøípadech specifikovaných právními pøedpisy mùže samozøejmì podle vybraných èástí této metodiky probìhnout roèní úèetní uzávìrka i uprostøed roku. UPOZORNÌNÍ Doporuèujeme Vám tuto pøíruèku celou peèlivì proèíst. Operace, které v ní popisujeme, mohou mít v pøípadì chyby nebo opomenutí v postupu uzávìrky vážné dùsledky pro správnost úèetnictví. Velmi dùležitou pojistkou, která umožòuje vrátit se kdykoliv nazpìt, je dùslednì provádìná archivace dat. Analytiky nákladových a výnosových úètù urèených metodikou firmy pro závìreèné zápisy nesmí být používány pro bìžné úèetní zápisy (druh dokladu 0). Následkem porušení tohoto principu jsou chybnì uzavøené úèty a chybnì generované výkazy zisku a ztrát. Firma dodává prostøednictvím distributorù pro uzávìrku roku 2002: dva øídící soubory pro rozpoètovou sféru (OSS, ÚSC): - soubor UCR_ROZP.KU2 s vnitøním názvem Uzavirani ucetnictvi USC a OSS (pokracuji POL IM, nemaji POL IM) - verze pro uzavírání úèetnictví OSS a ÚSC, které již úètovaly o pohybech majetku ve slovì POL - pro uzavírání úèetnictví OSS a ÚSC, které neúètují o pohybech majetku ve slovì POL - soubor UCR_ROZM.KU2 s vnitøním názvem Uzavirani ucetnictvi USC a OSS (zacinajici s POL IM) - verze pro uzavírání úèetnictví tìch OSS a ÚSC, které chtìjí od zahájit úètování o pohybech dlouhodobého majetku ve slovì POL dva øídící soubory pro pøíspìvkové organizace - soubor UCRPOIMP.KU2 s vnitøním názvem Uzavirani ucetnictvi prispevkovych organizaci (pokracujici-im) - verze pro uzavírání úèetnictví pøíspìvkových organizací zøizovaných OSS a ÚSC, které již úètovaly o pohybech majetku ve slovì POL - pro uzavírání úèetnictví pøíspìvkových organizací zøizovaných OSS a ÚSC, které neúètují o pohybech majetku ve slovì POL - soubor UCR_POIM.KU2 s vnitøním názvem Uzavirani ucetnictvi prispevkovych organizaci (zacinajici-im) - verze pro uzavírání úèetnictví pøíspìvkových organizací zøizovaných OSS i ÚSC, které chtìjí od zahájit úètování o pohybech dlouhodobého majetku ve slovì POL POZOR!!! Soubory jsou odlišeny pouze podle toho, zda úèetní jednotka chce pøejít na metodiku úètování o pohybech majetku nebo zda již o pohybech úètují (i pro ty které neúètují). 3

4 Uživatele žádáme, aby si od dealera vyžádali pøíslušný správný soubor pro svoji uzávìrku, pøípadnì vìnovali zvýšenou pozornost pøi výbìru øídícího souboru pøi instalaci z dodané diskety. Zámìna typu øídícího souboru vede k chybnému algoritmu pøi závìrce úèetnictví. Identifikací je název øídícího souboru (shodný s tuènì vytištìným názvem - viz výše), který se objeví v pøípadì spuštìní uzávìrkových operací v prvním øádku sestavy (pøedkontace) pøed vlastními úèetními zápisy. 2. Zpracování roèní uzávìrky - struèný postup Pro zpracování závìrek jsou v submenu k menu ÚÈETNICTVÍ - UZÁVÌRKA R obsaženy následující (tuènì zvýraznìné) volby: Archiv Závìreèné zápisy Uzavøení úèetních knih Otevøení úèetních knih Rušení Obnovení Pøeindexace Celý postup závìru roku a uzavírání úèetnictví je zabezpeèen ve tøech etapách. 2.1 První etapa roèní uzávìrky (ruènì poøizovaná) Tato etapa obsahovì splývá s poøizováním bìžných úèetních zápisù a probíhá celá ruèním napoøizováním pøedevším do 12. období bìžného roku. Výjimeènì mùže být èást zápisù provedena i do 13. období (zejména opravy). Nejpozdìji však pøed spuštìním automatizovaných závìreèných zápisù. Pøi variantì A úètování zásob se musí zúètovat všechny spotøeby, týkající se úèetního období a zúètovat pøípadné inventarizaèní rozdíly. Pøi variantì B úètování zásob se provede zaúètování výsledku inventury podle skladové evidence. Jak je právními normami stanoveno, provádí se na závìr roku v rozpoètové oblasti zúètování záloh na drobná vydání i ostatních provozních záloh (vnitøním organizaèním složkám). Provede se vypoøádání pùjèek, pøídìlù a dotací a zaúètování pøídìlù do FKSP. Dále existují nìkteré pøedepsané úèetní operace, které je tøeba zaúètovat ještì pøed spuštìním závìreèných zápisù v programu UCR: - úèetní jednotka musí doúètovat zdroje k nakoupenému investiènímu hmotnému a nehmotnému majetku (na vrub 201 nebo 211, ve prospìch 901); - v oblasti materiálových zásob musí být do úèetnictví zaúètovány faktury za materiál, který nebyl pøevzat nebo dodán do konce roku; - úèetní jednotky v oblasti rozpoètù územní úrovnì musí vrátit nespotøebované prostøedky na výdaje ze svých vkladových výdajových úètù na základní bìžný úèet, zároveò musí na základní bìžný úèet pøevést všechny pøíjmy došlé na pøíjmové úèty. Další specifické úèetní pøípady jsou popisovány podrobnìji v úètové osnovì a v opatøeních Ministerstva financí ÈR k roèní úèetní závìrce OSS (èj. 283/73 385/2001 z ) nebo ÚSC (èj. 283/77 226/2001 z ) Obì opatøení byla uveøejnìna ve Finanèním zpravodaji è.9-10 z Produkty a služby GORDIC Hlavní okruhy služeb zpracování studií, analýz a projektù návrh informaèního systému vývoj aplikací na zakázku øízení projektù komplexní podpora provozu komplexní metodická podpora revize a zajištìní auditu Komplexní podpora provozu zakázkové programování odborné studie, operogramy tvorba metodiky metodická podpora aplikace tvorba dokumentace legislativní údržba odborné konzultace k produktùm a právním normám systémové a hardwarové služby instalace aplikací reinstalace aplikací konfigurace zpracování dat asistence u dùležitých fází hot-line antivirová podpora školení aplikací odborná školení školení u uživatelù 4 29

5 28 Poznámka: U pøíspìvkových organizací se pøi uzavírání nákladových a výnosových úètù na úrovni slov UZ, ORJ, ORG používají hodnoty Specifikaci (tzv. BUPSRR) tvoøí šestimístné èíslo složené z jednièek a nul. Význam je následující: 1. místo - bìžné úètování MD - 1 povolené poøizování 0 zakázané poøizování 2. místo - bìžné úètování DAL - 1 povolené poøizování 0 zakázané poøizování 3. místo - poè.stavy MD - 1 povolené poøizování 0 zakázané poøizování 4. místo - poè.stavy DAL - 1 povolené poøizování 0 zakázané poøizování 5. místo - rozpoèet MD - 1 povolené poøizování 0 zakázané poøizování 6. místo - rozpoèet DAL - 1 povolené poøizování 0 zakázané poøizování POZOR!!! Pøed spuštìním závìreèných zápisù je nutné upozornit na nìkteré skuteènosti: I. V pøípadì, že úèetní jednotka v oblasti ÚSC nevynuluje v bance pøíjmový (235) nebo vkladový výdajový úèet (232), musí bezpodmíneènì provést umìlé vynulování tìchto bankovních úètù, a to zpùsobem jakým se úètuje o vrácení nespotøebovaných prostøedkù z úètu 232 nebo inkasovaných pøíjmù z úètu 235. Upozoròujeme, že pokud nebude tento postup proveden, dojde k chybám ve výkazech øady FIN k V následujícím roce pak zaúètuje stav tìchto úètù stejným zpùsobem na opaèných stranách úètù. II. Pokud nìkteré obce poskytovaly pøíspìvky organizacím pøímo ze ZBÚ, tak úètovaly podle naší metodiky proti zvláštním analytikám úètù 213 1x nebo 214 1x. V tomto pøípadì pøedpokládáme, že proúètovávaly po celý rok zápis regulace 218/211. Øídící soubor pro závìreèné zápisy proto nebude toto úètování provádìt!!! 2.2 Zvláštní úètování v pøípadì plátcù DPH Pro výpoèet vypoøádání nároku na odpoèet dle paragrafu 20 po skonèení kalendáøního roku, nebo v pøípadì zrušení registrace v prùbìhu kalendáøního roku, nebo v pøípadì ukonèení podnikání, je nutno použít následující ZP u 343: SU ZP vypoøádání nadmìrného odpoètu nebo daòové povinnosti za poslední období (mìsíc nebo ètvrtletí) minulého roku vypoøádání nadmìrného odpoètu nebo daòové povinnosti v bìžném roce V pøípadì, že vypoøádání nadmìrného odpoètu nebo daòové povinnosti za pøedposlední období pøed vypoøádáním (vìtšinou se bude jednat o listopad u mìsíèních plátcù) není pøed tiskem pøiznání k DPH (s vypoøádáním nároku na odpoèet dle paragrafu 20) dosud zaúètováno, pak je tøeba úètovat M D DAL 343 ZP 900 / 343 ZP 800 pro daòovou povinnost nebo 343 ZP 800 / 343 ZP 900 pro nadmìrný odpoèet. Vypoøádání nadmìrného odpoètu nebo daòové povinnosti za poslední období (vìtšinou prosinec nebo ètvrté ètvrtletí) se úètuje v následujícím roce M D DAL 343 ZP 800 / 241 pro daòovou povinnost nebo 241 / 343 ZP 800 pro nadmìrný odpoèet. 5

6 Vypoøádání nadmìrného odpoètu nebo daòové povinnosti se úètuje - kromì posledního období (vìtšinou prosinec nebo ètvrté ètvrtletí) a kromì pøípadu nevypoøádaného pøedposledního období (viz výše) - M D DAL 343 ZP 900 / 241 pro daòovou povinnost nebo 241 / 343 ZP 900 pro nadmìrný odpoèet. Poznámky ke spuštìní výkazu: Pokud nechceme poèítat vypoøádání dle paragrafu 20, pak na úvodní dotaz staèí odpovìdìt klávesou ENTER a dále se již zadává maska pro období, za které pøedkládáme pøiznání 1. øádek OD (zaèátek intervalu), 2. øádek DO (konec intervalu). Poznámka V masce vyplnit pouze mìsíc. Konkrétní dny nevyplòovat! Masku potvrdíme klávesou Insert. Pokud chceme poèítat vypoøádání dle paragrafu 20, pak na úvodní dotaz odpovíme zmáèknutím klávesy 1 a klávesou ENTER. V následující masce zadáváme období pro vypoøádání dle paragrafu 20, tedy vìtšinou 01 až 12. Masku potvrdíme klávesou INSERT. V další masce již zadáváme období, za které pøedkládáme pøiznání. Další postup je stejný jako v pøípadì, že vypoøádání nechceme poèítat. POZOR!!! V øídících souborech pro roèní uzávìrku se nulují jednotlivé záznamy u všech úètù, které pøedstavují základ danì: SU 012, 013, 014, 018, 019, 021, 022, 025, 026, 028, 029, 031, 032, 041, 042, 043, 112, 119, 121, 122, 123, 124, 132, 139, 263, 381, 383, 384, 385, 386, 387, 388, 389, 916, U úètu 343 se nulují veškeré záznamy kromì záznamu 800. Vynulování záznamù se provádí v uzavøení úèetních knih. Formáty pro výpoèet danì je nutné spustit ještì pøed zpracováním této èásti, pøípadnì za 12. období. Doporuèuje se dodržet tuto metodiku a v období 12. úètovat veškeré pøípady vztahující se k roku V období 13. pak pouze provádìt uzavírání úèetnictví pomocí automatických uzávìrek. SU/AU Text Specifikace (viz. str. 28) SU/AU Text Specifikace (viz. str. 28) Závìreèný zápis - HÈ aktivace služeb Závìreèný zápis - VÈ aktivace NIM Závìreèný zápis - HÈ aktivace NIM Závìreèný zápis - VÈ aktivace HIM Závìreèný zápis - HÈ aktivace HIM Závìreèný zápis - VÈ smluvní pokuty Závìreèný zápis - HÈ smluvní pokuty Závìreèný zápis - VÈ ostatní pokuty Závìreèný zápis - HÈ ostatní pokuty Závìreèný zápis - VÈ odepsané pohledávky Závìreèný zápis - HÈ odepsané pohledávky Závìreèný zápis - VÈ úroky Závìreèný zápis - HÈ úroky Závìreèný zápis - VÈ kurzové zisky Závìreèný zápis - HÈ kurzové zisky Závìreèný zápis - VÈ zúètování fondù Závìreèný zápis - HÈ zúètování fondù Závìreèný zápis - VÈ ostatní výnosy Závìreèný zápis - HÈ ostatní výnosy Závìreèný zápis - VÈ prodej NIM, HIM Závìreèný zápis - HÈ prodej NIM, HIM Závìreèný zápis - VÈ výnos finanèních investic Závìreèný zápis - HÈ výnos finanèních investic Závìreèný zápis - VÈ prodej cenných papírù Závìreèný zápis - HÈ prodej cenných papírù Závìreèný zápis - VÈ prodaný materiál Závìreèný zápis - HÈ prodaný materiál Závìreèný zápis - VÈ krátkodobý finanèní majetek Závìreèný zápis - HÈ krátkodobý finanèní majetek Závìreèný zápis - VÈ zákonné rezervy Závìreèný zápis - HÈ zákonné rezervy Závìreèný zápis - VÈ zúètování zákonných opr. položek Závìreèný zápis - HÈ zúètování zákonných opr. položek Závìreèný zápis - VÈ provozní dotace Závìreèný zápis - HÈ provozní dotace Závìreèný zápis - fondu odmìn Závìreèný zápis - fondu sociálního Závìreèný zápis - fondu rezervního Závìreèný zápis - FRIM HV ve schvalovacím øízení VÈ HV ve schvalovacím øízení HÈ Poèáteèní úèet rozvažný Koneèný úèet rozvažný Uèet HV pro vedlejší èinnost Uèet HV pro hlavni èinnost Vyrovnávací úèet VÈ = vedlejší (hospodáøská) èinnost Úèet pro uzavøení podrozvahových úètù

7 26 Pøíloha B. Pøehled o analytických úètech použitých pøi závìreèných zápisech a uzavírání a otevírání úèetních knih u pøíspìvkových organizací SU/AU Text Specifikace (viz. str. 28) Závìreèný zápis - VÈ materiál Závìreèný zápis - HÈ materiál Závìreèný zápis - VÈ energie Závìreèný zápis - HÈ energie Závìreèný zápis - VÈ neskladovatelné položky Závìreèný zápis - HÈ neskladovatelné položky Závìreèný zápis - VÈ zboží Závìreèný zápis - HÈ zboží SU/AU Text Specifikace (viz. str. 28) Závìreèný zápis - VÈ kursovní ztráty Závìreèný zápis - HÈ kursovní ztráty Závìreèný zápis - VÈ dary Závìreèný zápis - HÈ dary Závìreèný zápis - VÈ manka a škody Závìreèný zápis - HÈ manka a škody Závìreèný zápis - VÈ ostatní náklady Závìreèný zápis - HÈ ostatní náklady Závìreèný zápis - VÈ opravy a údržba Závìreèný zápis - HÈ opravy a údržba Závìreèný zápis - VÈ cestovné Závìreèný zápis - HÈ cestovné Závìreèný zápis - VÈ reprezentace Závìreèný zápis - HÈ reprezentace Závìreèný zápis - VÈ ostatní služby Závìreèný zápis - HÈ ostatní služby Závìreèný zápis - VÈ mzdové náklady Závìreèný zápis - HÈ mzdové náklady Závìreèný zápis - VÈ zákonné sociální pojištìní Závìreèný zápis - HÈ zákonné sociální pojištìní Závìreèný zápis - VÈ ostatní sociální pojištìní Závìreèný zápis - HÈ ostatní sociální pojištìní Závìreèný zápis - VÈ zákonné sociální náklady Závìreèný zápis - HÈ zákonné sociální náklady Závìreèný zápis - VÈ ostatní sociální náklady Závìreèný zápis - HÈ ostatní sociální náklady Závìreèný zápis - VÈ silnièní daò Závìreèný zápis - HÈ silnièní daò Závìreèný zápis - VÈ daò z nemovitostí Závìreèný zápis - HÈ daò z nemovitostí Závìreèný zápis - VÈ ostatní nepøímé danì Závìreèný zápis - HÈ ostatní nepøímé danì Závìreèný zápis - VÈ smluvní pokuty Závìreèný zápis - HÈ smluvní pokuty Závìreèný zápis - VÈ ostatní pokuty Závìreèný zápis - HÈ ostatní pokuty Závìreèný zápis - VÈ odpis nedobytných pohledávek Závìreèný zápis - HÈ odpis nedobytných pohledávek Závìreèný zápis - VÈ úroky Závìreèný zápis - HÈ úroky Závìreèný zápis - VÈ odpis NIM, HIM Závìreèný zápis - HÈ odpis NIM, HIM Závìreèný zápis - VÈ prodej NIM, HIM Závìreèný zápis - HÈ prodej NIM, HIM Závìreèný zápis - VÈ cenné papíry Závìreèný zápis - HÈ cenné papíry Závìreèný zápis - VÈ prodaný materiál Závìreèný zápis - HÈ prodaný materiál Závìreèný zápis - VÈ zákonná rezerva Závìreèný zápis - HÈ zákonné rezervy Závìreèný zápis - VÈ tvorba zákon. oprav. položek Závìreèný zápis - HÈ tvorba zákon. oprav. položek Závìreèný zápis - VÈ daò z pøíjmu Závìreèný zápis - HÈ daò z pøíjmu Závìreèný zápis - VÈ dodateèný odvod danì Závìreèný zápis - HÈ dodateèný odvod danì Závìreèný zápis - VÈ vlastní výrobky Závìreèný zápis - HÈ vlastní výrobky Závìreèný zápis - VÈ prodej služeb Závìreèný zápis - HÈ prodej služeb Závìreèný zápis - VÈ prodej zboží Závìreèný zápis - HÈ prodej zboží Závìreèný zápis - VÈ zmìna stavu zásob ned. výroby Závìreèný zápis - HÈ zmìna stavu zásob ned. výroby Závìreèný zápis - VÈ zmìna stavu zásob polotovarù Závìreèný zápis - HÈ zmìna stavu zásob polotovarù Závìreèný zápis - VÈ zmìna stavu zásob výrobkù Závìreèný zápis - HÈ zmìna stavu zásob výrobkù Závìreèný zápis - VÈ zmìna stavu zásob zvíøat Závìreèný zápis - HÈ zmìna stavu zásob zvíøat Závìreèný zápis - VÈ aktivace materiálu a zásob Závìreèný zápis - HÈ aktivace materiálu a zásob Závìreèný zápis - VÈ aktivace služeb Druhá etapa roèní uzávìrky (automatizovaná) Druhou - automatizovanou èást roèní uzávìrky zásadnì doporuèujeme spouštìt ve 13. období roku. Volby pro spuštìní se nachází v menu UZÁVÌRKA R v submenu ZÁVÌREÈNÉ ZÁPISY a v submenu UZAVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH. POZOR! Pøed spouštìním druhé etapy uzávìrky je vhodné uzavøít 12. období mìsíèní závìrkou. To umožní oddìlit úèetní zápisy bìžných úèetních období od zápisù generovaných programem pøi roèní uzávìrce. Druhá etapa se skládá ze dvou krokù: závìreèné zápisy; uzavøení úèetních knih. Období po provedení závìreèných zápisù a pøed uzavøením úèetních knih je urèeno ke zpracování výkazu ROZVAHA a všech dalších výkazù. Zpracování VÝKAZU ZISKU A ZTRÁT za pøíspìvkovou organizaci a hospodáøskou èinnost OSS a ÚSC doporuèujeme provést ještì pøed spuštìním závìreèných zápisù. V ostatních pøípadech je možné zpracovat výkazy i po závìreèných zápisech, protože algoritmus a metodika uzavírání výsledkových úètù je pro výkaz postavena tak, že mùže být výkaz zpracován i po závìreèných zápisech. 2.4 Tøetí etapa roèní uzávìrky (automatizovaná) Tato etapa je provádìna rovnìž ve 13. období automaticky programem v menu UZÁVÌRKA R v submenu OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH a mùže být spuštìna až po provedení první a druhé etapy. 3. Bližší specifikace roèní uzávìrky 3.1 Význam 13. období 13. období je v programu UCR v oblasti OSS, ÚSC i pøíspìvkových organizacích urèeno zejména k: provedení závìreèných zápisù, uzavøení úèetních knih a otevøení úèetních knih; k zablokování možnosti dále cokoliv poøizovat do úèetnictví a rozpoètu minulého (uzavøeného) roku, pokud provedeme mìsíèní závìrku 13. období; 3.2 Vyhledání chyb Uživatel, který má k dispozici interaktivní systém pro zpracování úèetnictví, provádí vlastnì proces hledání chyb a odstraòování nepøesností soustavnì. Zejména s využitím funkcí programu jako jsou: KONTROLNÍ CHODY; TISK - DENÍKY, HLAVNÍ KNIHY, KNIHY ANALYTICKÉ EVIDENCE, GENERÁTOR; PROHLÍŽENÍ A SOUÈTOVÁNÍ. 7

8 Kombinováním výše uvedených funkcí s neustálým testováním správnosti úèetnictví je zabezpeèena možnost prùbìžnì udržovat témìø bezchybný stav datové základny každé organizace. 3.3 Opravy chyb Pro odstraòování chyb v úèetnictví je v programu doporuèeno použít 12. období, jen výjimeènì i 13. období (pøed spuštìním závìreèných zápisù). 3.4 Použití funkce EXPANDER k doplnìní analytik nìkterých syntetických úètù vygenerovaných ve všech krocích roèní uzávìrky V celém systému zpracování závìreèných zápisù, uzavírání a otevírání úèetních knih budou použity nìkteré analytiky, jejichž potøeba vyplývá z konstrukce algoritmù pro øídící soubory pro roèní úèetní uzávìrku. Nìkteré analytiky jsou pouze pomocné, byly použity z dùvodu vnitøní transformace dat a nemají zásadní vliv na správnost generovaných dat. Pøedpokládáme, že všichni uživatelé si v uplynulých letech naexpandovali do úètového rozvrhu všechny doplòky týkající se roèní uzávìrky. V pøípadì problémù se obra te na svého dealera. DÙLEŽITÉ UPOZORNÌNÍ Pøipomínáme, že v každém kroku roèní úèetní uzávìrky zvláš platí, že vždy po: naúètování oprav; vygenerování pøedkontace roèní úèetní uzávìrky; opravì existujícího úèetního dokladu; zrušení úèetního dokladu je tøeba opìt spustit KONTROLNÍ CHOD, který zabezpeèí pøepoèítání stavového souboru na aktuální stav. Jinak vzniká nebezpeèí, že program v následujícím kroku uzávìrky pracuje s nesprávnými stavovými soubory a z nich pak vychází pro další výpoèet. 4. Zpracování uzávìrkových funkcí v SORu (seskupení organizací) V menu SOR - ÚÈETNICTVÍ - FUNKCE - UZÁVÌRKA R mohou být spouštìny všechny tøi kroky roèní úèetní uzávìrky hromadnì pro všechny organizace nadefinované v SORu. Této možnosti využívají pøedevším okresní úøady a magistráty. Pokud zvolíme pøíslušné menu pro jeden z krokù uzávìrky a potvrdíme klávesou ENTER následuje dotaz zda opravdu chceme, spustit hromadnou uzávìrku A/N? Dále následují dva dotazy: zda chceme zpracovat pøedkontaci do textových souborù v konvenci UCRT*.TU0; zda chceme, aby došlo k fyzickému zápisu vygenerovaných úèetních zápisù do aktuálního mìsíèního souboru (skuteènému provedení pøíslušných uzávìrkových zápisù). 8SU/AU Text Specifikace (viz. str. 28) Závìreèný zápis - VÈ dary Závìreèný zápis - HÈ-0SS dary Závìreèný zápis - VÈ manka a škody Závìreèný zápis - HÈ-0SS manka a škody Závìreèný zápis - VÈ ostatní náklady Závìreèný zápis - HÈ-0SS ostatní náklady Závìreèný zápis - VÈ odpis NIM, HIM Závìreèný zápis - HÈ-0SS odpis NIM, HIM Závìreèný zápis - VÈ prodej NIM, HIM Závìreèný zápis - HÈ-0SS prodej NIM, HIM Závìreèný zápis - VÈ cenné papíry Závìreèný zápis - HÈ-0SS cenné papíry Závìreèný zápis - VÈ prodaný materiál Závìreèný zápis - HÈ-0SS prodaný materiál Závìreèný zápis - VÈ zákonná rezerva Závìreèný zápis - HÈ-0SS zákonné rezervy Závìreèný zápis - VÈ tvorba zákon. oprav. položek Závìreèný zápis - HÈ-0SS tvorba zákon. oprav. položek Závìreèný zápis - VÈ daò z pøíjmu Závìreèný zápis - HÈ-0SS daò z pøíjmu Závìreèný zápis - VÈ dodateèný odvod danì Závìreèný zápis - HÈ-0SS dodateèný odvod danì Závìreèný zápis - VÈ vlastní výrobky Závìreèný zápis - HÈ-0SS vlastní výrobky Závìreèný zápis - VÈ prodej služeb Závìreèný zápis - HÈ-0SS prodej služeb Závìreèný zápis - VÈ prodej zboží Závìreèný zápis - HÈ-0SS prodej zboží Závìreèný zápis - VÈ zmìna stavu zásob ned. výroby Závìreèný zápis - HÈ-0SS zmìna stavu zásob ned. výroby Závìreèný zápis - VÈ zmìna stavu zásob polotovarù Závìreèný zápis - HÈ-0SS zmìna stavu zásob polotovarù Závìreèný zápis - VÈ zmìna stavu zásob výrobkù Závìreèný zápis - HÈ-0SS zmìna stavu zásob výrobkù Závìreèný zápis - VÈ zmìna stavu zásob zvíøat Závìreèný zápis - HÈ-0SS zmìna stavu zásob zvíøat Závìreèný zápis - VÈ aktivace materiálu a zásob Závìreèný zápis - HÈ-0SS aktivace materiálu a zásob Závìreèný zápis - VÈ aktivace služeb Závìreèný zápis - HÈ-0SS aktivace služeb Závìreèný zápis - VÈ aktivace NIM Závìreèný zápis - HÈ-0SS aktivace NIM Závìreèný zápis - VÈ aktivace HIM Závìreèný zápis - HÈ-0SS aktivace HIM Závìreèný zápis - VÈ smluvní pokuty Závìreèný zápis - HÈ-0SS smluvní pokuty Závìreèný zápis - VÈ ostatní pokuty SU/AU Text Specifikace (viz. str. 28) Závìreèný zápis - HÈ-0SS ostatní pokuty Závìreèný zápis - VÈ odepsané pohledávky Závìreèný zápis - HÈ-0SS odepsané pohledávky Závìreèný zápis - VÈ úroky Závìreèný zápis - HÈ-0SS úroky Závìreèný zápis - VÈ kurzové zisky Závìreèný zápis - HÈ-0SS kurzové zisky Závìreèný zápis - VÈ zúètování fondù Závìreèný zápis - HÈ-0SS zúètování fondù Závìreèný zápis - VÈ ostatní výnosy Závìreèný zápis - HÈ-0SS ostatní výnosy Závìreèný zápis - VÈ prodej NIM, HIM Závìreèný zápis - HÈ-0SS prodej NIM, HIM Závìreèný zápis - VÈ výnos finanèních investic Závìreèný zápis - HÈ-0SS výnos finanèních investic Závìreèný zápis - VÈ prodej cenných papírù Závìreèný zápis - HÈ-0SS prodej cenných papírù Závìreèný zápis - VÈ prodaný materiál Závìreèný zápis - HÈ-0SS prodaný materiál Závìreèný zápis - VÈ krátkodobý finanèní majetek Závìreèný zápis - HÈ-0SS krátkodobý finanèní majetek Závìreèný zápis - VÈ zákonné rezervy Závìreèný zápis - HÈ-0SS zákonné rezervy Závìreèný zápis - VÈ zúètování zákonných opr. položek Závìreèný zápis - HÈ-0SS zúètování zákon. opr. položek Závìreèný zápis - VÈ provozní dotace Závìreèný zápis - HÈ-0SS provozní dotace Hospodáøský výsledek ve schvalovacím øízení xx Pøevod zúètování pøíjmù a výdajù z minulých let xx - poslední dvojèíslí roku, z kterého pochází stav 9512x odpa 9998, pol uzávìrka úvìrù 9512x odpa 9999, pol uzávìrka úvìrù x odpa 9998, pol uzávìrka úvìrù 9514x odpa 9999, pol uzávìrka úvìrù Úvìry - pomocný úèet Úvìry - pomocný úèet Poèáteèní úèet rozvažný Koneèný úèet rozvažný Úèet hospodáøského výsledku Saldo výdajù a nákladù Saldo pøíjmù a výnosù Úèet pro uzavøení podrozvahových úètù Vyrovnávací úèet VÈ = vedlejší (hospodáøská) èinnost 8 25

9 24 Pøíloha A. Pøehled o analytických úètech použitých pøi závìreèných zápisech a uzavírání a otevírání úèetních knih u úèetních jednotek z oblasti OSS a ÚSC 8SU/AU Text Specifikace (viz. str. 28) Financování výdajù rozpoètové org. - závìreèný zápis Dotace rozpoètových org. - závìreèný zápis Dotace pøíspìvkových org.- závìreèný zápis Dotace podnikatelským subjektùm - závìreèný zápis Vyúètování pøíjmu - závìreèný zápis Vyúètování pøíjmu - závìreèný zápis Financování výdajù rozpoètové. org.- závìreèný zápis Dotace rozpoètovým org.- závìreèný zápis Dotace pøíspìvkovým org.- závìreèný zápis Dotace podnikatelským subjektùm - závìreèný zápis Vyúètování pøíjmù - závìreèný zápis Vyúètování pøíjmù - závìreèný zápis Pøíjmy - pomocný uzavírací úèet Pøíjmy - pomocný uzavírací úèet Výdaje - pomocný uzavírací úèet Výdaje - pomocný uzavírací úèet SU/AU Text Specifikace (viz. str. 28) Závìreèný zápis - VÈ materiál Závìreèný zápis - HÈ-0SS materiál Závìreèný zápis - VÈ energie Závìreèný zápis - HÈ-0SS energie Závìreèný zápis - VÈ neskladovatelné položky Závìreèný zápis - HÈ-0SS-0SS neskladovatelné položky Závìreèný zápis - VÈ zboží Závìreèný zápis - HÈ-0SS zboží Závìreèný zápis - VÈ opravy a údržba Závìreèný zápis - HÈ-0SS opravy a údržba Závìreèný zápis - VÈ cestovné Závìreèný zápis - HÈ-0SS cestovné Závìreèný zápis - VÈ reprezentace Závìreèný zápis - HÈ-0SS reprezentace Závìreèný zápis - VÈ ostatní služby Závìreèný zápis - HÈ-0SS ostatní služby Limity výdajù - závìreèný zápis odpa 9999, pol závìreèný zápis k SU x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2252x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2252x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2253x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2253x x odpa 9998, pol závìreèný zápis k úètu 2311x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2311x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2314x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2314x x odpa 9998, pol závìreèný zápis k úètu 2315x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2315x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2318x x odpa 9999, pol závìreèný zápis k úètu 2318x odpa 9999, pol závìreèný zápis k SU odpa 9999, pol závìreèný zápis k SU x odpa 9998, pol uzávìrka úvìrù x odpa 9999, pol uzávìrka úvìrù x odpa 9998, pol uzávìrka úvìrù x odpa 9999, pol uzávìrka úvìrù závìreèný zápis k SU závìreèný zápis k SU závìreèný zápis k SU závìreèný zápis k SU závìreèný zápis k SU závìreèný zápis k SU Závìreèný zápis - VÈ mzdové náklady Závìreèný zápis - HÈ-0SS mzdové náklady Závìreèný zápis - VÈ zákonné sociální pojištìní Závìreèný zápis - HÈ-0SS zákonné sociální pojištìní Závìreèný zápis - VÈ ostatní sociální pojištìní Závìreèný zápis - HÈ-0SS ostatní sociální pojištìní Závìreèný zápis - VÈ zákonné sociální náklady Závìreèný zápis - HÈ-0SS zákonné sociální náklady Závìreèný zápis - VÈ ostatní sociální náklady Závìreèný zápis - HÈ-0SS ostatní sociální náklady Závìreèný zápis - VÈ silnièní daò Závìreèný zápis - HÈ-0SS silnièní daò Závìreèný zápis - VÈ daò z nemovitostí Závìreèný zápis - HÈ-0SS daò z nemovitostí Závìreèný zápis - VÈ ostatní nepøímé danì Závìreèný zápis - HÈ-0SS ostatní nepøímé danì Závìreèný zápis - VÈ smluvní pokuty Závìreèný zápis - HÈ-0SS smluvní pokuty Závìreèný zápis - VÈ ostatní pokuty Závìreèný zápis - HÈ-0SS ostatní pokuty Závìreèný zápis - VÈ odpis nedobytných pohledávek Závìreèný zápis - HÈ-0SS odpis nedobytných pohledávek Závìreèný zápis - VÈ úroky Závìreèný zápis - HÈ-0SS úroky Závìreèný zápis - VÈ kursovní ztráty Závìreèný zápis - HÈ-0SS kursovní ztráty Pro pøehled uvádíme tabulku odpovìdí a výsledek zpracování pøi jejich vzájemném zkombinování. 1.dotaz 2.dotaz výsledek zpracování N N návrat do menu A N zpracuje jen pøedkontaci do souboru v konvenci UCRTxxxx.TU0 (xxxx=orgnum ze souboru UCR.ORG) N A bez zpracování pøedkontace rovnou generuje úèetní zápisy do mìsíèního souboru A A vygeneruje úèetní zápisy do mìs. souboru a zároveò zpracuje pøedkontaci do souboru v konvenci UCRTxxxx.TU0 Obsahovì se pak k hromadnému zpracování mùže použít podrobný popis uvedený v následující kapitole. 5. Zpracování roèních úèetních uzávìrkových funkcí v menu ÚÈETNICTVÍ 5.1 Závìreèné zápisy (generovaná data jsou druh dokladu 4 ) Závìreèné (úèetní) zápisy se spouští ve 13 období v menu ÚÈETNICTVÍ - UZÁVÌRKA R volbou funkce ZÁVÌREÈNÉ ZÁPISY. Pokud uživatel výjimeènì provádìl opravná úètování ve 13. období, nesmí zapomenout zpracovat si hlavní knihy a deníky ještì pøed spuštìním závìreèných zápisù. V sekci závìreèných zápisù (ZZ) se u pøíspìvkových organizací: - uzavírají nákladové a výnosové úèty podle úètové osnovy a postupù úètování na vrub a ve prospìch SU 963 V sekci závìreèných zápisù se pro ÚSC a OSS - uzavírají nákladové a výnosové úèty podle úètové osnovy a postupù úètování na vrub a ve prospìch SU nulují (uzavírají) úèty rozpoètového hospodaøení OSS a ÚSC SU 201,202, ,205,206 SU 211,212,213,214,215,216 SU 221,223,232,235 SU 410,420,430,440,450,460 a pøeúètovávají se podle svého charakteru na úèty 964 nebo 965 (viz metodika MF ÈR) 9

10 10 23 Stav SU 225 se podle jednotlivých analytických skupin 2x a 3x pøeúètuje na vrub téhož analytického úètu s rozpoètovou skladbou ODPA=9999 a POL=9999 a ve prospìch téhož analytického úètu s rozpoètovou skladbou ODPA=9998 a POL= SU 231 se uzavírá podle metodických skupin 10.7 Soubor UCRT*.KU2 je starší verze Tìžko na první pohled rozeznatelné, jen když dojde k zásadní zmìnì v metodice závìrek. Verzi souboru lze vyèíst z prvního øádku pod hlavièkou sestavy, která vytváøí opis vygenerovaných zápisù roèní uzávìrky x,4x,5x a 8x se pøeúètuje na vrub téhož analytického úètu s rozpoètovou skladbou ODPA=9999, POL=9999 a ve prospìch téhož analytického úètu s rozpoètovou skladbou ODPA=9998,POL= Opakované spouštìní uzávìrky Hrubá chyba uživatele (nepamatuje si, že již zavíral nebo nesleduje HELP-line programu) dojde vìtšinou k chybì napø. zdvojení poèáteèních stavù. Stav úètù 231 2x(6x) a 3x(7x) se podle jednotlivých analytických skupin pøeúètuje na vrub úètu 231 1x(5x) s rozpoètovou skladbou ODPA=9999,POL=9999 a ve prospìch AÚ 1x(5x) s rozpoètovou skladbou ODPA=9998,POL= dále se zjiš uje úèetní výsledek ÚSC Stav úètù 217 xx se pøeúètuje ve prospìch úètu se souvztažným zápisem na vrub Stav úètù 218 xx se pøeúètuje na vrub úètu se souvztažným zápisem ve prospìch V dalším kroku se stav úètu pøeúètuje ve prospìch úètu 933 a stav úètu se pøeúètuje na vrub úètu 933 (z tohoto úètování se zjistí úèetní výsledek úèetního období) 10.9 Snaha napravovat chyby v úèetnictví až zásahem do závìreèných zápisù nebo uzavøení úèetních knih Velmi hrubá chyba je zasahování a opravy ve vygenerovaných datech. Zejména v druhém pøípadì pak dojde k úplnému poškození záznamù pro druh dokladu 5 a dojde k chybám pøi otevøení úèetních knih. Jedinì správné je jen postupovat podle této metodiky tedy vrátit obnovením z archivu vše zpìt, opravit chyby a pak znovu uzavírat Uživatel nespustí KCH pøed spuštìním první fáze uzávìrky (závìreèných zápisù) Hrubá chyba, protože se uzávìrka spouští ze stavových souborù úèetnictví. Pokud tedy není proveden pøepoèet stavù, pak je to pøíèinou nekorektního zpracování celé roèní uzávìrky (pokud si toho uživatel nevšimne hned pøi vygenerování závìreèných zápisù). Všechny ostatní úèetní operace v závìru roku musí uživatel provést ruèním zaúètováním ve 12. období, a to pøed spuštìním všech závìreèných roèních úèetních operací (viz èást 3.1.). POZOR!!! V pøípadì, že nebudou vynulovány zùstatky rozpoètových úètù 232 a 235, program závìreèných zápisù provádí nulování tìchto úètù rozpoètového hospodaøení se souvztažným zápisem na úèty 964 a 965 bez ohledu na faktický stav zùstatkù bankovních úètù Uživatel nedodržuje ustanovení této metodiky a nespustí KCH po každém ukonèeném generování zápisù jednotlivých fází roèní uzávìrky Rovnìž hrubá chyba, která zpùsobuje chyby v celé roèní uzávìrce. POZOR!!! Pøed spuštìním závìreèných zápisù je uživatel povinen provést: zpracování hlavních knih a deníkù za 12. období; závìrku 12. období úèetnictví; kontrolní chod v menu UZÁVÌRKA M a pøed jeho spuštìním mít v menu ORGANIZACE nastaven aktuální mìsíc Tento kontrolní chod zabezpeèí kontrolu konzistence dat a zejména zabezpeèí pøepoèet stavového souboru na poslední aktuální stav. Z tohoto stavu pak vychází výpoèet závìreèných zápisù; archivaci v menu UZÁVÌRKA R, která zabezpeèí uchování dat tìsnì pøed spuštìním závìreèných zápisù a umožní jejich pøípadné obnovení. Podle metodiky pøedávání dat do celostátního zpracování se data vìtami 45, 46 a 47 pøedávají pod oznaèením 12. období v hlavièkové vìtì 45. To není v rozporu s našim doporuèením, že uzávìrky se mají spouštìt v otevøeném 13. období. V našich výstupech na disketu je možno v dialogu pøi spuštìní konkrétního výstupu zadat období, které požadujete do hlavièky dávky. Tímto je ošetøeno, že výstup z našeho 13. období vystoupí vìtami 45, 46 a 47 s hlavièkou 12. období.

11 Nedostateèná kapacita HDD pøi otevírání nového roku zpracování Pøed otevøením nového roku (úèetního období) je tøeba zkontrolovat zda je na disku dostatek místa pro vykonání funkcí spojených s otevøením roku. Obecnì lze øíci, že je dobré mít na HDD alespoò 30 MB + velikost dat v adresáøi DAT aktuálního roku. Pokud si nejste jisti a problému nerozumíte, obra te se na dealera Uživatel si otevøel nový rok døíve, než zahájil uzávìrku Zejména se jedná o pøípady, kdy uživatelé poøizovali návrh rozpoètu pro rok 2003 již v roce 2002 a uprostøed roku si provedli otevøení nového roku. V tom pøípadì je tøeba vìnovat zvýšenou pozornost pøi instalaci øídícího souboru UCRT*.KU2 a expanderu pro doplnìní úètového rozvrhu pro uzávìrku roku Pøi instalaci z diskety je tøeba správnì zvolit nabídku v instalaèním programu a nainstalovat øídící soubor UCRT*.KU2 a pøípadný expanderový soubor do správného podadresáøe (v distribuci bude dvojí volba pro instalaci!!!!) Problém spoèívá rovnìž v tom, že se do roku 2003 kromì jiného pøenesl úètový rozvrh aktuální v dobì otevøení nového roku. Na konci roku je stav úètového rozvrhu jiný a je tedy tøeba ruènì pøenést aktuální úètový rozvrh do roku Pøenesení úètového rozvrhu provedeme nejdøíve až po doplnìní úètového rozvrhu úèty pro uzávìrku roku Technicky postupujeme tak, že si v roce minulém v menu ROZVRH SERVIS ARCHIV provedeme archivaci úètového rozvrhu. Pak pøejdeme pøes menu ORGANIZACE do roku následujícího a tam spustíme v menu ROZVRH SERVIS OBNOVENÍ. Pozor!!! V souboru UCRT*.CFG musí být parametr ARR=0, aby program dovolil obnovit data z roku pøedcházejícího do roku následujícího (v tomto pøípadì úètový rozvrh). Po obnovení je dobré vrátit parametr na pùvodní hodnotu ARR= Nesprávný øídící soubor pro uzávìrku vzhledem k typu organizace Uvnitø každého souboru je slovní identifikace, která se tiskne pod hlavièku výstupu ze zpracování úèetních zápisù. Pokud dojde k zámìnì souborù mezi jednotlivými typy organizací, je to patrné již pøi spuštìní závìreèných zápisù objevují se na první pohled hrubé chyby v úèetních zápisech Poškozený soubor (uložení zakódovaného souboru po editování libovolným editorem) Uživatel si omylem nebo ze zvìdavosti otevøel soubor UCRT*.KU2 jakýmkoliv editorem. Zapsal do nìj cokoliv a pak dal soubor uložit. Tím mùže dojít k porušení celého souboru a ten je pak nefunkèní Neexistuje soubor UCRT*.KU2 Programem je signalizováno hláškou v HELP line. Zvolíme menu UZÁVÌRKA R a submenu ZÁVÌREÈNÉ ZÁPISY. Po potvrzení klávesou ENTER se systém dotáže na spuštìní závìreèných zápisù. Po kladné odpovìdi zpracuje program pøedkontaèní doklad o závìreèných zápisech a ten zobrazí na monitoru. Úèetní doklady jsou oèíslovány od vzestupnì. Uživatel musí tento doklad pøezkoumat z hlediska správnosti obsahu, vytisknout a po stisku klávesy ESC rozhoduje odpovìdí A nebo N na dotaz: odpoví A, pokud chce vytvoøené zápisy skuteènì pøenést do souboru bìžného mìsíce (skuteènì provést závìreèné zápisy); odpoví N, pokud chce zobrazenou pøedkontaci anulovat (zrušit). Záporná odpovìï umožòuje uživateli provést závìreèné zápisy jen na zkoušku a kdykoliv spuštìní zopakovat. Po odpovìdi A (po skuteèném provedení zápisù) je tøeba spustit KONTROLNÍ CHOD v menu UZÁVÌRKA M. Kontrolní chod se mùže zastavit z dùvodu, že nìkteré analytiky úètù vygenerované programem nejsou obsaženy v úètovém rozvrhu. Uživatel buï neprovedl expanzi úètového rozvrhu popisovanou v bodì 3.4. nebo skuteènì vznikly nové kombinace úètù, které pak musí doplnit do úètového rozvrhu. V pøípadì chyby v úèetnictví mùže uživatel odpovìdìt N (tedy zápornì) a pak provést opravné úètování. Znovu zopakuje kontrolní chod a pak opìt spustí závìreèné zápisy. Pokud uživatel spustil zaúètování závìreèných zápisù (odpovìdìl kladnì) a pak dodateènì zjistil chybu, má možnost vybrat si z celkem tøí možností øešení: z ARCHIVU provedeného tìsnì pøed spuštìním závìreèných zápisù si provede obnovení mìsíèního souboru v menu UZÁVÌRKA M - OBNOVENÍ; pak opraví chybu v úèetnictví, spustí kontrolní chod a celý proces závìreèných zápisù zopakuje. v menu OPRAVY mùže provést ruèní opravu automaticky vytvoøené pøedkontace (pozor na pøesnost opravy!); v menu OPRAVY mùže zrušit úèetní doklad(y) týkající se závìreèných zápisù, opravit zjištìné chyby, zopakovat kontrolní chod a pak opìt spustit závìreèné zápisy; Za nejvhodnìjší považujeme hned první variantu. 5.2 Uzavírání úèetních knih (generovaná data jsou druh dokladu 5 ) V sekci uzavøení úèetních knih (UUK) se u pøíspìvkových organizací: - pøed vlastním UUK provádí uzavøení hodnoty ZP pro úèetní jednotky úètující o DPH (viz kapitola o DPH této metodiky) - pøed vlastním UUK provádí uzavøení hodnoty POL pro úèetní jednotky úètující o pohybech majetku na úètech úètových skupin 01,02 a 03 - pøed vlastním UUK provádí uzavøení syntetických úètù, které nesmí mít koncem roku zùstatek a uživatel by je mìl sám pøeúètovat ještì pøed spuštìním automatických uzávìrek 11

12 12 21 SU 111 AÚ xx se pøeúètuje na SU 112 AÚ 99 SU 131 AÚ xx se pøeúètuje na SU 132 AÚ 99 Nakonec mùžeme smazat v pseudoièu všechna data v menu ÚÈETNICTVÍ - UZÁVÌRKA R - RUŠENÍ, v menu ROZPOÈET - UZÁVÌRKA R - RUŠENÍ a v menu ROZVRH - RUŠENÍ S. - pøed vlastním UUK se provádí uzavøení analytických úètù vybraných SU tak, aby mohly do nového roku být pøeneseny pouze analytické úèty vyjadøující poèáteèní stav SU 346 AÚ xx se pøeúètuje na SU 346 AÚ 99 SU 348 AÚ xx se pøeúètuje na SU 348 AÚ 99 SU 911 AÚ xx se pøeúètuje na SU 911 AÚ 99 SU 912 AÚ xx se pøeúètuje na SU 912 AÚ 99 SU 914 AÚ xx se pøeúètuje na SU 914 AÚ 99 Pro PO nepoužívající rozpoètovou skladbu na úètu 916 SU 916 AÚ xx se pøeúètuje na SU 916 AÚ 99 pro PO používající rozpoètovou skladbu na úètu 916 SU 916 AÚ xx s ODPA,POL=xxxx se pøeúètuje na SU 916 AÚ 99 s ODPA,POL=0000 Poznámka Uzavøení úètu 916 souvisí s metodikou, která umožòuje pøíspìvkovým organizacím èlenit použití fondu 916 podle pseudorozpoètové skladby na ODPA a POL. U všech výše uvedených úètù se jedná o transformaci a pøípravu na generování poèáteèních stavù do dalšího roku. - Vlastní UUK spoèívá ve vynulování všech aktivních a pasivních rozvahových úètù a jejich zúètování na vrub nebo ve prospìch úètu 962 (viz metodika MF ÈR) V sekci uzavøení úèetních knih (UUK) se pro ÚSC a OSS 9. Zpracování roèní uzávìrky v menu ROZPOÈET V menu ROZPOÈET je uživateli k dispozici submenu UZÁVÌRKA R s následujícími volbami: Archiv Pøevody SR Pøevody UR Pøevody NR Rušení Obnovení Pøeindexace Funkce PØEVODY SR umožòuje v pøípadì potøeby uživatele pøevést schválený rozpoèet minulého roku jako schválený rozpoèet nového roku a v takto pøevedených datech pak provést pøípadné dílèí úpravy. Tato funkce by mohla za urèitých okolností ušetøit práci se zadáváním vìtšiny rozpoètù u menších úèetních jednotek. Funkce PØEVODY UR umožòuje v pøípadì potøeby uživateli pøevést aktuální upravený rozpoèet minulého roku jako schválený rozpoèet nového roku. Tato funkce nebude zøejmì tolik využívána, i když ani tuto možnost nelze nikdy pøedem vylouèit. Funkce PØEVODY NR umožòuje v pøípadì potøeby uživateli pøevést návrh rozpoètu (DD9) v roce 2003 na schválený rozpoèet (DD2) a v datech pak provést pøípadné dílèí úpravy. - pøed vlastním UUK se provádí uzavøení hodnoty ZP pro úèetní jednotky úètující o DPH (viz kapitola o DPH této metodiky) - pøed vlastním UUK se provádí uzavøení hodnoty POL pro úèetní jednotky úètující o pohybech majetku na úètech úètových skupin 01,02 a 03 - pøed vlastním UUK se provádí uzavøení všech analytických úètù k vybraných SU tak, aby mohly do nového roku být pøeneseny pouze analytické úèty urèené pro poèáteèní stavy - všechny skupiny analytik k SU 903 (0x,1x,2x,3x,4x,5x,6x,7x,8x,9x) se pøeúètují na SU 903 s AÚ pro poèáteèní stavy (00,10,20,30,40.50,60,70,80,90) - u vybraných SU se pøeúètují všechny použité analytiky na AÚ pro poèáteèní stav SU 911 AÚ xx se pøeúètují na SU 911 AÚ Pøehled nejèastìjších problémù a chyb pøi roèních uzávìrkách 10.1 Neznalost metodiky úèetnictví pro uzávìrkové operace Uživatele upozoròujeme, že hlavní algoritmy øídícího souboru jsou definovány pøesnì v souladu s Opatøením Ministerstva financí, kterým se stanoví úètová osnova, postupy úètování, uspoøádání položek úèetní závìrky a obsahové vymezení tìchto položek pro organizaèní složky státu, územní samosprávné celky a pøíspìvkové organizace èj. 283/76 104/ 2000 ze dne vèetnì všech doplòkù. Mezi hlavními algoritmy jsou nìkteré pomocné algoritmy, které slouží k zprostøedkování nìkterých funkcí zajiš ujících zachování hlavních algoritmù.

13 20 a výkazu zisku a ztráty pøíspìvkové organizace; zkušební spuštìní závìreèných zápisù a jejich odkontrolování; úèetní opravy zjištìných chyb; kontrola správnosti úètování v sestavách; tisk hlavní knihy (pøípadnì i deníku); tisk definitivních ètvrtletních výkazù OSS a ÚSC (øady FIN a rozpoètových opatøení); spuštìní ostrých závìreèných úèetních zápisù; tisk definitivní verze výkazu zisku a ztráty za VHÈ OSS (ÚSC) a pøíspìvkové organizace a rozvah za oba typy organizací; uzavøení úèetních knih; otevøení nového roèního úèetního období (mùže být provedeno i døíve - viz bod 6.3); spuštìní funkce EXPANDER v roce doplnìní úètového rozvrhu a transformace rozvrhu pro práci v roce 2003 z firmou dodaného doplòku - platí jen v pøípadì zmìn; otevøení úèetních knih. POZOR! Jednou ze složek zabezpeèení dat proti zmìnám a neoprávnìným zásahùm je uzavøení 13. období mìsíèní závìrkou (není povinné). Zablokuje možnost poøizovat do minulého roku. 8. Popis možnosti slouèit IÈO a pseudo IÈO jedné organizace Pokud je od potøeba slouèit dvì IÈO (OrgNum), v programu UCR do jedné organizace, je vhodné postupovat takto: obì organizace zpracují roèní uzávìrku pøedepsaným zpùsobem vèetnì otevøení úèetních knih; v novém roce vstoupíme do pseudoièa a spustíme kontrolní chod. Pak provedeme v menu ÚÈETNICTVÍ - UZÁVÌRKA D - VÝSTUP - 5,6,XG výstup poèáteèních stavù v textové dávce vìt. Po vykopírování dávky se v záhlaví dávky vhodným editorem pøepíše pseudoièo na IÈO hlavní organizace. Takto zabezpeèíme výstup dávky z pseudoièa pod IÈO hlavní organizace; pak v menu SOUHRN - VSTUP - 5,6,XG z diskety pøipojíme textovou dávku, a tak dojde ke slouèení dat. Pøed spuštìním generování dávky je nutné nastavit parametr VYI=1. POZOR! V konfiguraèním souboru *.cfg musí být zapnut parametr tak, aby data vstupovala i vystupovala formou vìty 5,6,9G. Pøi spuštìní kontrolního chodu se objeví hlášení, že nìkteré úèty nejsou v úètovém rozvrhu hlavní organizace. Chybìjící úèty doplníme napoøizováním nebo provedeme pøipojení rozvrhu pseudoièa (viz pøíruèka SUPERVIZOR) SU 912 AÚ xx se pøeúètují na SU 912 AÚ 11 SU 914 AÚ xx se pøeúètují na SU 914 AÚ 11 - všechny skupiny analytik k SU 917 (0x,1x,2x,3x,4x,5x,6x,7x,8x,9x) se pøeúètují na SU 917 s AÚ pro poèáteèní stavy (00,10,20,30,40.50,60,70,80,90) - všechny skupiny analytik k SU 918 (0x,1x,2x,3x,4x,5x,6x,7x,8x,9x) se pøeúètují na SU 918 s AÚ pro poèáteèní stavy (00,10,20,30,40.50,60,70,80,90) - všechny skupiny analytik k SU 921 (0x,1x,2x,3x,4x,5x,6x,7x,8x,9x) se pøeúètují na SU 921 s AÚ pro poèáteèní stavy (00,10,20,30,40.50,60,70,80,90) - všechny skupiny analytik k SU 922 (0x,1x,2x,3x,4x,5x,6x,7x,8x,9x) se pøeúètují na SU 922 s AÚ pro poèáteèní stavy (00,10,20,30,40.50,60,70,80,90) - vlastní UUK spoèívá ve vynulování všech aktivních a pasivních rozvahových úètù a jejich zúètování na vrub nebo ve prospìch úètu 962 (viz metodika MF ÈR) Poznámka U všech výše uvedených úètù se jedná o transformaci a pøípravu na generování poèáteèních stavù do dalšího roku. Uzavírání úèetních knih se spouští v menu UZÁVÌRKA R - UZAVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH (viz Viz Opatøení Ministerstva financí, kterým se stanoví úètová osnova, postupy úètování, uspoøádání položek úèetní závìrky a obsahové vymezení tìchto položek pro organizaèní složky státu, územní samosprávné celky a pøíspìvkové organizace èj. 283/76 104/2000 ze dne vèetnì všech doplòkù. DÙLEŽITÉ UPOZORNÌNÍ Pøi uzavírání úèetních knih je provádìno i uzavøení podrozvahových úètù. K podrozvahovým úètùm je protiúètem úèet 999, pøièemž podle metodiky je v analytice uvedeno druhé a tøetí èíslo zprava z èísla syntetického úètu. Pøíklad: Podrozvahový úèet Protiúèet 971 xx xx Pro uzavøení je použit úèet Pøi uzavírání úèetních knih je provádìno i uzavøení mimorozvahového syntetického úètu 841 Stavy a obraty na bankovních úètech OSS vedených mimo ÈNB. Koneèné stavy tohoto úètu podle jednotlivých analytik budou pøevedeny do roku

14 Program UCR provádí jako základní funkci (defaultnì) jen vygenerování zápisù uzavírajících úèetní knihy bez jejich promítnutí do stavového souboru. Pøi jakémkoliv spuštìní kontrolního chodu nebo prùbìžného výpoètu tyto vygenerované zápisy nejsou promítány do stavových souborù - nenulují stavy úètù. Pokud by nìkterý uživatel trval na fyzickém uzavøení úèetních knih, pak musí v souboru UCRT*.CFG nastavit parametr UUK=0. Po zapnutí tohoto parametru se po spuštìní kontrolního chodu nebo prùbìžného výpoètu zahrnou úèetní zápisy uzavøení úèetních knih do stavového souboru a u pøíslušných úètù jej vynulují. Zpìtným vypnutím uvedeného parametru a spuštìním kontrolního chodu nebo prùbìžného výpoètu je opìt stavový soubor pøepoèten na pùvodní hodnoty (tedy bez uzavírajících zápisù). Uzavírání úèetních knih provádí obecnì tyto operace: vyhotovuje uzavírací úèetní zápisy - a to po jednotlivých analytických úètech všechny rozvahové úèty aktivní, pasivní, úèty podrozvahové a úèet 841; z tìchto operací mají výjimku všechny úèty, které byly vynulovány v pøedchozím kroku (závìreèné zápisy); tyto úèty zùstávají vynulovány pouze syntetickými a vybranými analytickými úèty (výjimka se týká úètù nákladových a výnosových a úètù rozpoètového hospodaøení - pøíjmové a výdajové úèty). 6. Možnosti tisku sestav a vystupování výkazem v prùbìhu zpracování roèní uzávìrky Pokud si uživatel nezmìní konfiguraci pomocí pøepínaèe UUK (zapíná zapoèítání druhu dokladu 5 - pøedkontace uzavøení úèetních knih do stavového souboru), je tisk i výstup výkazù na disketu nezávislý na provádìní jednotlivých èástí roèní uzávìrky. Je to umožnìno tím, že všechny analytické úèty, kterými jsou uzavírány úèty ve funkci závìreèných zápisù, se nepromítají do tiskových a výstupních formátù sestav výkazù. POZOR! Výkaz rozvaha má na konci roku z hlediska metodického smysl tisknout a vystupovat na disketu nejdøíve až po závìreèných zápisech. Nelze ji však zpracovat po uzavøení úèetních knih (pokud parametr UUK=0). Výkaz zisku a ztráty je doporuèeno tisknout a provést výstup na disketu po provedení závìreèných zápisù. POZOR! Pøed spuštìním uzavøení úèetních knih je uživatel povinen provést: spustit závìreèné zápisy podle 5.1; zpracovat výkaz rozvaha; kontrolní chod v menu UZÁVÌRKA M a pøed jeho spuštìním mít v menu ORGANIZACE nastaven aktuální mìsíc (pøi roèní závìrce doporuèujeme 13). Tento kontrolní chod zabezpeèí kontrolu konzistence dat a zejména zabezpeèí pøepoèet stavového souboru na poslední aktuální stav. Z tohoto stavu pak vychází uzavøení úèetních knih. Výkazy øady FIN je možné zpracovávat buï pøed spuštìním závìreèných zápisù nebo i po jejich provedení. Jsou na závìreèných zápisech nezávislé. Komplikace u nìkterých uživatelù mohou vzniknout tím, že úètovali na analytické úèty, které máme vyhrazeny pro roèní uzávìrku. Chtìli jsme tím zajistit nezávislost tisku a výstupù výkazem na jednotlivých èástech roèní uzávìrky. Proto jsme èást analytických úètù tøídy 5 a 6 vyhradili pro uzavírací zápisy. Žádáme proto všechny naše uživatele, aby si prohlédli pøílohy této metodiky, kde najdou všechny analytiky, které jsme použili k závìreèným zápisùm. V pøípadì, že nìkterou z nich používají, prosíme je, aby si na nich naúètovaný stav odúètovali na jinou analytiku. archivaci v menu UZÁVÌRKA R, která zabezpeèí uchování dat tìsnì pøed spuštìním uzavøení úèetních knih a umožní jejich pøípadné obnovení. 7. Návrh harmonogramu práce pøi úèetní uzávìrce roku 2002 Zvolíme menu UZÁVÌRKA R a submenu UZAVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH. Po potvrzení klávesou ENTER se systém dotáže na spuštìní uzavøení úèetních knih. Pokud odpovíme kladnì, program má další dotaz - upozornìní, zda si uživatel vytiskl sestavy (míní se tím zejména výkaz ROZVAHA). Po další kladné odpovìdi zpracuje program pøedkontaèní doklady o uzavøení úèetních knih a ty zobrazí na monitoru. Úèetní doklady jsou èíslovány od vzestupnì. Uživatel musí tyto doklady pøezkoumat, vytisknout a po stisku klávesy ESC rozhoduje odpovìdí na dotaz: odpoví A - pokud chce vytvoøené zápisy skuteènì zaúètovat do souboru bìžného mìsíce (provést skuteèné uzavøení úèetních knih); odpoví N - pokud chce zobrazené zápisy anulovat (zrušit) období napoøizování dodatkových a opravných úèetních zápisù; zpracování pøedbìžných verzí ètvrtletních výkazù øady FIN a výstupù rozpoètových opatøení; vyhledání a opravy chyb; tisk sestav - hlavní knihy (deníky úètování) atp.; uzavøení 12. období mìsíèní uzávìrkou období spuštìní funkce EXPANDER v roce doplnìní úètového rozvrhu z firmou dodaného doplòku - platí pro všechny OSS, ÚSC a PO jen v pøípadì zmìn; tisk pøedbìžných ètvrtletních výkazù OSS, ÚSC a výkazu zisku a ztráty za VHÈ OSS, ÚSC 14 19

15 18 Zvolíme menu ÚÈETNICTVÍ - UZÁVÌRKA R a submenu OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH. Po potvrzení klávesou ENTER se systém dotáže na spuštìní otevøení úèetních knih. Po kladné odpovìdi zpracuje program pøedkontaèní doklady o OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH, které zobrazí na monitoru. Úèetní doklady jsou èíslovány od vzestupnì. Uživatel musí tyto doklady pøezkoumat z hlediska správnosti obsahu, vytisknout a po stisku klávesy ESC rozhoduje odpovìdí na dotaz: odpoví A - pokud chce vytvoøené zápisy skuteènì zaúètovat do souboru bìžného mìsíce nového roku (provést skuteèné otevøení úèetních knih); odpoví N - pokud chce zobrazené zápisy anulovat (zrušit provedení otevøení úèetních knih). Po odpovìdi A (skuteèném provedení zápisù poèáteèních stavù) je pak v každém pøípadì tøeba pøejít do nového roku a tam spustit KONTROLNÍ CHOD v menu UZÁVÌRKA M. Tento kontrolní chod se mùže zastavit z dùvodu, že nìkteré analytické úèty vygenerované programem nejsou obsaženy v úètovém rozvrhu. Uživatel neprovedl expanzi úètového rozvrhu ze souboru dodaného firmou a popisovanou v bodì 3.4. nebo 5.4 nebo skuteènì vznikly nové kombinace, které uživatel doplní do svého úètového rozvrhu. Kontrolní chod se mùže zastavit i z dùvodu uživatelem vyžádané zmìny systémového nastavení. Øada analytik, zejména UZ, ORJ a ORG mùže chybìt, viz zvláštní metodika pro zmìny systémového nastavení. V pøípadì, že v poèáteèních stavech odhalí uživatel chyby, doporuèujeme opravovat vygenerovanou pøedkontaci buï v menu OPRAVY nebo vstoupit do poøizovaèe - poøizování poèáteèních stavù a pøeúètovat nebo doúètovat chybné úèty. V žádném pøípadì nesmí dojít k porušení jednoho ze základních principù podvojného úèetnictví - tzv. princip bilanèní kontinuity rozvahy, jinak øeèeno nemìl by vzniknout rozdíl mezi koneènými rozvahovými stavy úètù roku 2002 a poèáteèními rozvahovými stavy úètù roku DÙLEŽITÉ UPOZORNÌNÍ Výkaz ROZVAHA (v roce 2003) v oblasti výsledku hospodaøení hospodáøské èinnosti OSS (ÚSC) nebo èinnosti PO nebude v poèáteèních stavech vyrovnán a vznikne rozdíl aktiv a pasiv. Je to zpùsobeno tím, že výkaz neobsahuje ve sloupci aktuálního stavu stav úètu 931 (je uveden znak X ). Rozvaha je pololetním výkazem a pøedpokládá se, že do je úèet vynulován a rozhodnuto o použití hospodáøského výsledku. Pro tento pøípad je v distribuci zvláštní formát s identifikací UCRGUC60, který zobrazuje i zmínìný úèet. POZOR! Pokud se kterákoliv ze tøí uzávìrek spustí vícekrát s odpovìdí A (dojde ke skuteènému provedení uzávìrky), pak hrozí znásobení dat! Tím dojde k hrubému porušení zásad práce s programem a firma nemùže odpovídat za chyby tím zpùsobené. Po odpovìdi A (po skuteèném provedení zápisù) je tøeba spustit KONTROLNÍ CHOD v menu UZÁVÌRKA M. Tento kontrolní chod se mùže zastavit z dùvodu, že nìkteré analytiky úètù vygenerované programem nejsou obsaženy v úètovém rozvrhu. Uživatel neprovedl expanzi úètového rozvrhu ze souboru dodaného firmou a popisovanou v bodì 3.4. nebo skuteènì vznikly nové kombinace, které uživatel doplní do svého úètového rozvrhu. V pøípadì dodateèného zjištìní chyby v úèetnictví (což by již v tomto kroku mìlo být pouze teoreticky) má uživatel, a již spustil nebo nespustil skuteèné zaúètování uzavøení úèetních knih, tyto možnosti opravy: pokud zjistil chybu ještì v úètech souvisejících se ZÁVÌREÈNÝMI ZÁPISY (v nákladových, výnosových úètech nebo úètech rozpoètového hospodaøení), pak doporuèujeme postupovat takto: z ARCHIVU provedeného tìsnì pøed spuštìním ZÁVÌREÈNÝCH ZÁPISÙ si provede obnovení mìsíèního souboru v menu UZÁVÌRKA M - OBNOVENÍ; provede opravná úètování, spustí KONTROLNÍ CHOD a pak zopakuje ZÁVÌREÈNÉ ZÁPISY; dále zopakuje UZAVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH; pokud zjistil chybu v rozvahových úètech, které nesouvisejí se ZÁVÌREÈNÝMI ZÁPISY, pak doporuèujeme postupovat takto: z ARCHIVU provedeného tìsnì pøed spuštìním UZAVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH si provede obnovení mìsíèního souboru v menu UZÁVÌRKA M - OBNOVENÍ; provede opravná úètování, pak spustí KONTROLNÍ CHOD a nakonec zopakuje UZAVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH; Varování!!! Výše popsané manipulace s daty jsou nestandardním postupem. Uživatel musí peèlivì postupovat pøi opravách, jinak se vystavuje nebezpeèí, že si neodborným zásahem zpùsobí komplikace, které nejsou zavinìny funkèností programu UCR. DÙLEŽITÉ UPOZORNÌNÍ Program UCR umožòuje provést i mìsíèní závìrku 13. období. Toto uzavøení již neprovede pøesun dat z mìsíèního souboru do roèního souboru dat, ale pouze provede zablokování možnosti provádìt v poøizovaèi zásahy do dat uzavíraného roku. Data 13. období zùstávají v mìsíèním souboru. K tomuto kroku musí uživatel pøikroèit až po uvážení, zda opravdu nebude do bìžného (uzavíraného roku) zasahovat. 5.3 Otevøení nového roèního úèetního období Základní podmínkou pro spuštìní skuteèného OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH je otevøení možnosti úètovat do nového roku. Tento postup je tøeba vysvìtlit. V programu UCR je uživateli umožnìno úètovat i do dvou po sobì jdoucích rokù v jednom èasovém úseku. Tento postup se nijak nepøíèí žádným úèetním zásadám a naopak umožòuje úèetnímu zachytit pracovní nápor v poèátku roku. Tvùrci programu šlo o umožnìní práce úèetního na roèní úèetní uzávìrce (starém roce) a zároveò úèetnímu umožnit i úètování bìžných 15

16 16 17 úèetních pøípadù roku následujícího. Dùležité je si zapamatovat, že v programu UCR není tøeba, aby poèáteèní stavy (rozvahové) byly napoøizovány (vygenerovány) pøed zahájením poøizování bìžných úèetních pøípadù. V praxi organizací je èasto nutné a také reálnì možné, že úèetní uzávìrka pøedchozího roku je skonèena v mìsíci únoru až bøeznu roku následujícího, a tak pøesun poèáteèních stavù pomocí funkce OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH mùže probìhnout až do mìsíce února nebo dokonce do bøezna. V programu UCR vždy platí, že se pøevod poèáteèních stavù, tedy OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH, provádí spuštìním v menu minulého roku a úèetní zápisy poèáteèních stavù se pøenesou do (v poøadí prvního) aktuálního mìsíèního období roku následujícího. V tomto pøípadì vlastnì vùbec v programu nezáleží, které aktuální období v následujícím roce je otevøeno. O okamžiku pøenosu poèáteèních stavù rozhodne úèetní podle vlastního uvážení, pøípadnì se øídí metodikou zøizovatele. DÙLEŽITÉ UPOZORNÌNÍ 5.4 Použití funkce EXPANDER k doplnìní rozpoètové skladby a ke zmìnám v úètové osnovì od Po provedení otevøení nového roèního úèetního období je možno pøistoupit ke zmìnám v úètovém rozvrhu pro rok V roce 2003 bude dodán expander pro doplnìní nìkterých nových úètù, smazání rušených úètù a ke zmìnám v rozpoètové skladbì podle vyhl. 323/2002 Sb. Firma zároveò dodá prostøednictvím svých dealerù i expanderové formáty, které po spuštìní zabezpeèí transformaci úètového rozvrhu organizace pro použití v roce Expander se spouští již v datech roku 2003 v menu ROZVRH-SERVIS-EXPANDER. Po stisku klávesy ENTER se objeví nabídkové okno s nabídkou formátù pro expander. Distribuce zmìn bude provedena až v prùbìhu ledna 2003 a všechny varianty budou podrobnì popsány v metodice, která bude s distribucí rozeslána všem zákazníkùm. Spuštìní otevøení nového roèního úèetního období pro více organizací se provede z menu kterékoliv organizace v adresáøi. Celý proces otevøení pak probíhá pro všechny organizace v daném adresáøi poèítaèe. U více organizací mùže být èasovì nároènìjší. Zpùsob pøesunu dat do jiných adresáøù je možno ovlivnit parametrem v konfiguraèním souboru (informujte se u dealera). Pøed spuštìním této funkce je tøeba se pøesvìdèit o kapacitì disku (manažerem nebo v programu UCR pøes menu INFO). Minimálnì by mìlo být volných 30 MB + velikost dat v adresáøi DAT. Pøi otevírání dat je totiž provádìno pøekopírovávání souborù, takže v jednom okamžiku je tøeba dvojnásobná kapacita než je velikost dat a øídících souborù programu. V menu ORGANIZACE (menu úèetnictví) hned na prvním místì pøepíšeme hodnotu roku na rok následující. Proces otevøení nového roku je blokován tøemi dotazy. Pokud na všechny odpovíme kladnì, pak se spustí programový chod, který po jeho ukonèení umožní úètovat u všech organizací v adresáøi do nového roèního úèetního období. V prùbìhu otevírání dochází k pøeorganizování dat tak, že data starého roku jsou pøesunuta do podadresáøe UCRXXXX (xxxx - letopoèet starého roku) vèetnì všech podadresáøù a do pùvodního aktuálního adresáøe a podadresáøù jsou pøekopírovány programem všechny dùležité øídící soubory všech organizací a také jejich úètové rozvrhy. Ukonèení celého procesu se projeví jako vynulování pole pro IÈO organizace. Uživatel doplní kterékoliv z existujících IÈO, a tím definitivnì ukonèí celý proces otevøení nového roku. Na zvláštní pøání uživatelù se od umožòuje rozšíøit stávající slovo AU na ètyøi místa. Týká se pouze bankovních úètù tam, kde již nedostaèuje dosavadní rozsah èísla 100. Podrobnìjší informace budou uvedeny ve zvláštní metodice, která bude k dispozici u distributorù a zastoupení firmy. Naši distributoøi a zástupci mohou v pøípadì zájmu ze strany uživatele vysvìtlit pøípadnou zmìnu konfigurace programu a následnì ji i realizovat. 5.5 Otevøení úèetních knih (generovaná data jsou druh dokladu 1 ) Otevøení úèetních knih je vlastnì vytvoøení poèáteèních rozvahových stavù v novém roèním úèetním období. Celý proces je øešen jako úèetní zápisy, které vyúètovávají po jednotlivých analytikách všechny úèty z poèáteèního úètu rozvažného (961). Úèty AKTIV rozvahy se rozúètují ve prospìch poèáteèního úètu rozvažného (961) a na vrub pøíslušných úètù. Úèty PASIV rozvahy se rozúètují na vrub poèáteèního úètu rozvažného (961) a ve prospìch pøíslušných úètù. POZOR! OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH se spouští z roku 2002 a zápisy se provádí do roku Pøed vlastním spuštìním je uživatel povinen provést: provést úkony pod bodem 5.3; kontrolní chod v menu UZÁVÌRKA M a pøed jeho spuštìním mít v menu ORGANIZACE nastaven aktuální mìsíc Tento kontrolní chod zabezpeèí kontrolu konzistence dat a zejména zabezpeèí pøepoèet stavového souboru na poslední aktuální stav. Z tohoto stavu pak vychází OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH; archivaci v menu UZÁVÌRKA R starého roku, která zabezpeèí uchování dat tìsnì pøed spuštìním OTEVØENÍ ÚÈETNÍCH KNIH a umožní jejich pøípadné obnovení; v pøípadì, že již bylo poøizováno do roku 2003 provést archivaci v menu UZÁVÌRKA M v roce Ta zabezpeèí možnost obnovením anulovat chybnì provedené otevøení úèetních knih v novém roce.