VISK 5 Národní program retrospektivní konverze katalogů knihoven v ČR RETROKON

Transkript

1 VISK 5 Národní program retrospektivní konverze katalogů knihoven v ČR RETROKON Bohdana Stoklasová, Národní knihovna ČR Příspěvek přináší v úvodu základní informace o podprogramu VISK 5 (další informace o podprogramu jsou k dispozici na adrese knihovnach/konsorcia/visk/visk5.htm), analyzuje plnění dílčích úkolů a stanoveného harmonogramu a charakterizuje jednotlivé schválené i neschválené projekty. V závěru příspěvku naleznete zhodnocení zkušeností získaných během realizace podprogramu včetně upozornění na pozitivní i negativní momenty a pokus o prognózu vývoje v oblasti retrospektivní konverze katalogů českých knihoven v následujících letech. Základní informace o podprogramu VISK 5 Hlavním cílem podprogramu VISK 5 je zpřístupnění katalogů a tím i fondů největších českých knihoven prostřednictvím Internetu. Realizace podprogramu umožní široké otevření katalogů i fondů jednotlivých knihoven nejen pro místní, ale i pro vzdálené uživatele včetně online objednávání dokumentů z fondů vzdálených knihoven. Zkvalitnění meziknihovní výpůjční služby povede ke zrovnoprávnění uživatelů bez ohledu na jejich sídlo a k rovnoprávnému přístupu k informacím bez ohledu na místo jejich fyzické uložení. Cílem podprogramu je rovněž vytvoření velkého množství kvalitních bibliografických záznamů, které budou k dispozici ostatním knihovnám. Podprogram je zaměřen především na instituce s fondy velkého rozsahu (nad svazků) a zásadního významu pro meziknihovní výpůjční službu a/nebo uchování a zpřístupnění národního kulturního dědictví a s vysokou úrovní katalogizace v přítomnosti i minulosti, která zajistí kvalitní výsledek retrospektivní konverze odpovídající doporučením uvedeným v materiálu Záznam pro souborný katalog : UNIMARC. Konkrétně se jedná především o Národní knihovnu ČR, Moravskou zemskou knihovnu, všechny státní vědecké knihovny a ústřední odborné knihovny, Knihovnu Národního muzea, Knihovnu AV ČR, Parlamentní knihovnu a další knihovny s významnými knihovními fondy, přičemž největší prioritu má Národní knihovna ČR (dále NK). Základními podmínkami pro přidělení finančních prostředků jsou rozsah a význam fondů, vysoká úroveň katalogizace v současnosti i minulosti, respektování standardů, zkušenosti s automatizací, ochota poskytnout výsledné biblio- 288

2 grafické záznamy zdarma do CASLIN - souborného katalogu ČR, ochota zpřístupnit primární dokumenty v rámci meziknihovní výpůjční služby, využití existujících bibliografických záznamů a připojení vlastních jednotek k již existujícím záznamům v CASLIN - souborném katalogu ČR, nikoli multiplicitní tvorba záznamů týchž dokumentů, ochota spolupracovat na tvorbě a údržbě záznamů autorit, ochota zapojit se do informačního systému pro retrospektivní konverzi katalogů (koordinace, průběžné informace o postupu). Dílčí cíle podprogramu a plnění harmonogramu jejich naplňování Dílčí cíle podprogramu a harmonogram jejich naplňování byly při koncipování podprogramu vyjádřeny v přehledné tabulce. Č. Název Specifikace Termín 1 Zmapování katalogů velkých českých knihoven určených Rozeslání dotazníků (katalogy určené k retrospektivní konverzi, současná situace a plány) do knihoven s fondy nad svazků a Říjen 2000 k retrospektivní konverzi jejich vyhodnocení a zveřejnění výsledků na Internetu 2 Stanovení a zveřejnění prio-rit retrospektivní konverze 3 Zahájení provozu retrospektivní konverze katalogů podle stanovených priorit v rámci podprogramu VISK 5 4 Koordinace postupu retrospektivní konverze ve velkých českých knihovnách a průběžné zveřejňování výsledků Na podkladě vyhodnocení dotazníků stanovení priorit retrospektivní konverze v rámci národního programu a plán koordinovaného přidělování finančních prostředků VISK se zvláštním zřetelem na jejich racionální využití, především eliminaci multiplicitních činností. Nejvyšší prioritu budou mít katalogy největších knihoven s univerzálními fondy, kde je riziko duplicit nejvyšší, paralelně může probíhat retrospektivní konverze katalogů knihoven se specializovanými fondy, kde multiplicity nehrozí. Zveřejnění plánu na Internetu K zahájení provozu retrospektivní konverze v několika velkých českých knihovnách již došlo, probíhá však natolik pomalu, že se jedná spíše o stagnaci, přesto se, přesněji řečeno, bude jednat o její urychlení v závislosti na objemu přidělených finančních prostředků Postup retrospektivní konverze českých knihoven bude koordinován a řízen prostřednictvím informačního systému pro retrospektivní konverzi, který má k dispozici NK. Správné rozfázování a koordinace retrospektivní konverze jsou nutné s ohledem na omezení multiplicitního převodu týchž záznamů. Výstupem z informačního systému bude pravidelná informace o postupu retrospektivní konverze v jednotlivých institucích. Leden 2001 Březen Březen

3 Nyní se zaměříme na analýzu plnění uvedených cílů a stanoveného harmonogramu. 1: Zmapování katalogů velkých českých knihoven určených k retrospektivní konverzi NK využila výsledků průzkumu OK a obeslala dotazníkem standard/retrokon/dotazrtr.doc dvacet českých knihoven s největšími fondy (nad svazků). Dotazník byl rozeslán na jaře roku 2000, návratnost byla v prvním kole velmi nízká (zhruba 30%), proto byla celá akce opakována na podzim roku 2000, čímž NK získala informace zhruba o polovině obeslaných knihoven. Další informace získala z projektů podaných v rámci podprogramu VISK5, kde bylo vyplnění dotazníku povinnou podmínkou. Malá návratnost dotazníků způsobila skluz v plnění stanoveného harmonogramu. Analýza dodaných dat mohla proběhnout až v první polovině roku 2001, nyní dochází k jejich korekcím a formalizaci s ohledem na optimální způsob jejich vyhledávání a prezentace. V posledním čtvrtletí 2001 budou získané údaje i seznam obeslaných knihoven zveřejněny na Internetu. Knihovny budou mít možnost své údaje aktualizovat a/nebo upravit a také bude zřejmé, které knihovny navzdory mnoha urgencím neodpověděly. 2: Stanovení a zveřejnění priorit retrospektivní konverze Jak již bylo uvedeno, údaje o řadě knihoven stále nejsou k dispozici. Závažná je absence údajů zejména u Knihovny Národního muzea, jejíž fondy patří k největším v Česku. Stanovení priorit pro celou skupinu největších českých knihoven a plánované grafické vyznačení priorit jednotlivých katalogů v rámci všech shromážděných údajů tedy stále není možné. Hodnotitelská komise podprogramu VISK5 vycházela při posuzování projektů a přidělování finančních prostředků z obecných priorit, které byly zveřejněny již při koncipování podprogramu. 3: Zahájení provozu retrospektivní konverze katalogů podle stanovených priorit v rámci podprogramu VISK 5 Přidělení finančních prostředků v roce 2000 ( Kč) umožnilo pokračování retrospektivní konverze generálního katalogu univerzálního knihovního fondu NK. V roce 2001 byla k dispozici částka Kč, která umožnila jak pokračování některých významných projektů zahájených v minulých letech, tak zahájení (a v několika případech i dokončení) projektů nových. Podrobnější informace o jednotlivých projektech budou uvedeny dále. 4: Koordinace postupu retrospektivní konverze ve velkých českých knihovnách a průběžné zveřejňování výsledků Koordinačním a metodickým centrem celého podprogramu je NK. Pracovníci NK poskytli řadu konzultací a materiálů jak knihovnám, které připravovaly 290

4 projekty pro podání v rámci podprogramu VISK 5, tak členům hodnotitelské komise. Řada obecných informací o retrospektivní konverzi je k dispozici na stránce průběžné zveřejňování výsledků NK je možné nalézt na téže stránce, průběžné zveřejňování výsledků všech knihoven zapojených do programu se bude objevovat na stránce Všeobecná dostupnost informací se výrazně zlepší po zapojení národního informačního systému pro retrospektivní konverzi v závěru roku Analýza předložených projektů O finanční podporu v rámci VISK 5 se v roce 2001 ucházelo 22 projektů v celkové výši Kč požadovaných prostředků. 14 projektům byla přidělena částka pokrývající zcela nebo zčásti jejich požadavky. Přiděleno bylo celkem Kč. Relativně malý odpad (= vyřazené projekty) v rámci VISK 5 byl způsoben rozsáhlou osvětovou a konzultační činností NK. Knihovny, jejichž projekty nevyhovovaly podmínkám podprogramu a byly by s největší pravděpodobností vyřazeny, od jejich podání předem ustoupily. Přidělení/nepřidělení finančních prostředků jednotlivým institucím a projektům ilustruje přehledně následující tabulka: Výsledky programu VISK 5 v roce 2001 Č.proj. Investice Neinvestice Suma Žadatel : Projekt Státní vědecká knihovna v Plzni : Naskenování a zpřístupnění muzejního katalogu Národní knihovna ČR, Praha : Retrospektivní konverze generálních katalogů NK 3 0 Ústav pro informace ve vzdělávání, Praha : Zpřístupnění historického katalogu SPK Komenského Národní knihovna ČR, Praha : Retrospektivní konverze SK zahraničních periodik 5 0 Národní zemědělské muzeum, Praha : Retrospektivní konverze knižního fondu NZM 6 0 Národní muzeum Praha knihovna : Retrospektivní konverze katalogu kramářských tisků 7 0 Národní muzeum Praha knihovna : Souborný katalog zámeckých knihoven Muzeum východních Čech Hradec Králové : Retrokonverze záznamů regionálních seriálů Okresní muzeum a galerie Jičín : Retrokonverze záznamů regionálních seriálů Státní vědecká knihovna Olomouc : Zpřístupnění obrazových katalogů SVKOL Kancelář PS, Parlamentní knihovna Praha : Retrospektivní konverze Tobolkova jmenného katalogu 12 0 Státní památkový ústav středních Čech, Praha : 291

5 Celkem Souborný katalog zámeckých knihoven středních Čech Státní památkový ústav České Budějovice : Souborný katalog zámeckých knihoven jižních Čech Ústav zemědělských a potravinářských informací, Praha : Zpřístupnění jmenného katalogu Ústř. zem. knihovny na Internetu Státní památkový ústav Brno : Katalog zámeckých knihoven St. pam. Úst. V Brně Státní vědecká knihovna Hradec Králové : Retrokonverze záznamů regionálních seriálů Národní knihovna ČR, Praha : Národní informační systém pro retrospektivní konverzi Uměleckoprůmyslové muzeum Praha : Rekatalogizace přírůstků knih z let 1985 až 1994 Státní technická knihovna Praha : Retrokonverze generálního katalogu knih STK záznamy z let Městská knihovna Náchod : Retrokonverze záznamů regionálních seriálů Moravská zemská knihovna Brno : Zpřístupnění obrazových katalogů MZK v Brně Státní památkový ústav Plzeň : Katalog zámeckých knihoven v Plzeňském a Karlov. kraji Následující komentář nebude detailně analyzovat všechny schválené i neschválené projekty, ale zaměří se na skupiny projektů i vybrané jednotlivé projekty, které mají určité obecně zajímavé rysy a mohou být pro ostatní knihovny inspirací nebo naopak varováním či podnětem k zamyšlení. Schválené projekty Skupina koordinovaných projektů využívajících obrazových katalogů. Do této skupiny patří projekty 1, 2, 10, 11, 17, 21. Společným rysem je využití naskenovaných (obrazových) katalogů jako základu s tím, že jednotlivé instituce jsou si vědomy skutečnosti, že úplné zpřístupnění jejich katalogů ve formě strukturované databáze odpovídající mezinárodním standardům představuje s ohledem na limitované finanční zdroje běh na dlouhou trať. Snaží se proto maximálním způsobem využít obrazové katalogy včetně zajištění možnosti objednávání z těchto katalogů především pro účely výpůjček, ale i pro účely retrospektivní konverze jiných knihoven. Koordinace nemusí nutně znamenat naprosto stejný postup ve všech institucích. NK, Státní vědecká knihovna v Plzni a Parlamentní knihovna stejný postup zvolily a původně ho plánovaly i další dvě knihovny Moravská zemská knihovna v Brně a Státní vědecká knihovna v Olomouci. Nová verze systému ALEPH přinesla nové možnosti využití obrazových katalogů a znamenala modifikaci technologie v těchto institucích. Důležité je, že všechny uvedené instituce jsou v permanentním kontaktu, společně 292

6 zvažují pro i proti jednotlivých zvolených řešení, společně využívají i drahou techniku (skenery) a snaží se postupovat tak, aby optimálně využily získané finanční prostředky, minimalizovaly duplicitní činnosti a výsledky své činnosti daly k dispozici čtenářům i kolegům z dalších knihoven. Naskenování silně využívaných katalogů všude tam, kde nelze předpokládat rychlý postup úplné retrospektivní konverze a jejich zpřístupnění na Internetu včetně možnosti objednávání představuje rychlou a levnou cestu pro otevření fondů popsaných v těchto katalozích. Knihovna, která zveřejní své naskenované katalogy včetně možnosti objednávání pak může v klidu a racionálně naplánovat další postup. Může si dovolit počkat a převzít záznamy z externích databází, až budou k dispozici a/nebo propojit zkrácené záznamy s úplnými záznamy ve vlastním, případně i externím obrazovém katalogu, atd. Skupina koordinovaných projektů Retrokonverze záznamů regionálních seriálů Jde o kooperativní projekt knihoven, muzeí a galerií Královéhradeckého kraje, který zahrnuje projekty 8,9,16 a 20. Cílem je retrospektivní konverze záznamů seriálů vydávaných na území dnešního Královéhradeckého kraje. Koordinátorem projektu je Státní vědecká knihovna v Hradci Králové (dále jen SVKHK). Z projektu je patrná jasná koncepce, SVKHK v roli koordinátora je garantem respektování standardů a poskytnutí výstupu ve tvaru snadno využitelném v celonárodním i nadnárodním projektu. SKVHK v roli koordinátora se opírá nejen o znalost regionálních fondů, ale i o zkušenosti získané během automatizace knihovnických procesů ve vlastní instituci i během účasti v jiných kooperativních projektech v oblasti retrospektivní konverze. Projekt je důkazem, že zapojení muzeí a galerií do spolupráce, které je u nás i v zahraničí často označováno jako problém, nemusí být v případě jasné koncepce a dobrého, zkušeného koordinátora problémem neřešitelným. Státní technická knihovna Praha : Retrokonverze generálního katalogu knih STK záznamy z let Projekt Státní technické knihovny (dále jen STK) není projektem kooperativním, má však řadu zajímavých a pro ostatní české knihovny inspirativních rysů, proto mu zde bude (na rozdíl od ostatních individuálních projektů) věnována pozornost. Cílem projektu je zpřístupnění záznamů monografií z fondu STK vydaných v letech Katalog STK obsahuje i záznamy monografií vydaných před rokem 1913 a po roce 1978 a záznamy seriálů a dalších dokumentů. Retrospektivní konverze záznamů monografií vydaných před rokem 1913 a po roce 1978 a retrospektivní konverze seriálů z fondů STK proběhla a/nebo probíhá v rámci jiných grantových programů nebo z prostředků základního rozpočtu STK. STK si tak v provozním měřítku odzkoušela různé technologie od komplexní rekatalogizace historického fondu až po technologii RETROKON pro seriály, což jí umožnilo provést kvalifikovanou analýzu i rozhodnutí o metodě zvolené pro převod záznamů monografií vydaných v letech Zvolená 293

7 metoda kombinuje ruční přepis záznamů obsažených ve svazkových přírůstkových seznamech s využitím externích zdrojů. Proto mohou být výsledky projektu (zejména analýza externích zdrojů a zkušenost s jejich využitím a otestování programů umožňující přiřazení dat z externích zdrojů k záznamům vzniklým v STK) zajímavé i pro ostatní české knihovny, zejména pro ty, jejichž katalogizační záznamy mají nízkou kvalitu a pro které využití externích zdrojů znamená možnost podstatného zkvalitnění přístupového aparátu k vlastním fondům. Projekt STK je zajímavý také proto, že se jedná o knihovnu s oborově vymezeným, nikoli univerzálním fondem. Malé zapojení ústředních odborných knihoven do podprogramu VISK 5 bylo totiž nepříjemným překvapením. Neschválené projekty Skupina koordinovaných projektů Katalog zámeckých knihoven Jde o kooperativní projekt zámeckých knihoven, muzeí a památkových ústavů pod vedením Knihovny Národního muzea, který zahrnuje projekty 5,7,12,13,15 a 22. Cílem je retrospektivní konverze záznamů obsažených v katalozích zámeckých knihoven v Čechách, na Moravě a ve Slezsku a vytvoření databáze evropské historické literatury od 9. do 20. století zachované v unikátních jednotlivých sbírkách. Projekt je jakýmsi smutným protipólem výše zmíněného kooperativního projektu knihoven, muzeí a galerií Královéhradeckého kraje. Koordinátorem projektu je Knihovna Národního muzea (dále jen KNM). Projekt je podáván opakovaně a opakovaně je i odmítán vždy ze stejných důvodů: nedostatečné respektování standardů a absence vazby na související projekty, technologie a externí zdroje. Navzdory opakovaným hodnocením a analýzám vznikajících záznamů, které potvrzují nedostatečné respektování standardů, nedochází ke změně postoje ke standardům na straně koordinátora, projekt jakoby znovu a znovu vznikal ve vakuu, bez ohledu na existující standardy, technologie a dostupné externí zdroje. KNM se opírá pouze o znalost fondů, ale nemůže se opřít o zkušenosti získané během automatizace knihovnických procesů ve vlastní instituci ani o zkušenosti získané během účasti v jiných kooperativních projektech v oblasti retrospektivní konverze. Projekt dokazuje, že koordinátor takto rozsáhlého projektu musí napřed získat zkušenosti v oblasti automatizace vlastní knihovny, která vede kromě zvládnutí a pochopení role standardů i k praktickému využívání a tím i znalosti externích zdrojů. Dále je žádoucí, aby získal praktické zkušenosti v projektu retrospektivní konverze katalogů jako řadový účastník. Zhodnocení zkušeností získaných během realizace podprogramu Podprogram VISK 5 znamená pro řadu českých knihoven možnost pokračovat v započatých projektech a zároveň naději na jejich dokončení. Pro jiné knihovny znamená šanci na zahájení projektů retrospektivní konverze. Pro uživatele českých knihoven otevírá jejich katalogy a fondy a díky využití Internetu 294

8 zrovnoprávňuje čtenáře místní i vzdálené, uživatele sídlící v centrech, kde existují velké knihovny a uživatele sídlící v menších obcích. Jasně a jednoznačně stanovené podmínky pro získání dotace vedou ke koordinaci činností s cílem omezit multiplicitní převody týchž záznamů, respektování standardů, které je předpokladem vícenásobného využití jednou vytvořených záznamů. Velmi pozitivním rysem je vysoká míra využití záznamů České národní bibliografie, jejíž retrospektiva pokrývá celé dvacáté století. Pokrytí české knižní produkce 20. století se do roku 2003 podstatně zlepší doplněním záznamů, které nebyly obsaženy v České národní bibliografii, ale jsou obsaženy v katalozích NK, Moravské zemské knihovny, Státní vědecké knihovny v Olomouci, dalších státních vědeckých knihoven a Parlamentní knihovny. V uvedeném výčtu chybí zapojení fondů Knihovny Národního muzea. Zde je ale nutné napřed zahájit automatizaci knihovnických procesů, neboť právě s ní musí být retrospektivní konverze katalogů svázána. Praxe českých knihoven ukazuje (a potvrzuje tak zkušenosti zahraniční), že prohledávání a vytěžování více než dvou až tří zdrojů v procesu retrospektivní konverze je neefektivní. Vzhledem k tomu, že prvním zdrojem je vlastní katalog dané instituce, mnoho možností již nezbývá. Proto se ukazuje jako velmi naléhavé zkvalitnění možností pro využití souborného katalogu CASLIN i pro potřeby retrospektivní konverze katalogů kromě lepších technických možností pro přejímání záznamů to znamená i import maximálního počtu dostupných záznamů do souborného katalogu. Je třeba urychleně rozhodnout o osudu záznamů vzniklých retrospektivní konverzí České národní bibliografie (více než záznamů). Je sice pravda, že tyto záznamy jsou dostupné na CD-ROM i online v rámci OPAC NK a dnes již i separátně, jedná se však o další zdroj, který je třeba prohledávat. S ohledem na výše zmíněné pravidlo dvou až tří zdrojů se tak buď Česká národní bibliografie nebo CASLIN souborný katalog ČR mohou dostat mimo externí zdroje, které budou české knihovny využívat, což je škoda. Prozatím je mimo využívané zdroje souborný katalog. Většina oslovených knihoven uvádí, že při retrospektivní konverzi využívají Českou národní bibliografii. Do CASLIN - souborného katalogu svými záznamy přispívají, ale nevyužívají ho jako externí zdroj pro retrospektivní konverzi. Jak již bylo naznačeno, v souvislosti s CASLIN souborným katalogem ČR by měly být urychleně vyřešeny otázky technické a politické otázky importu rozsáhlých souborů dat. Je totiž třeba myslet také na otázky ekonomické zde mám na mysli především ekonomické ztráty plynoucí z nedotažení problémů zde jmenovaných. Pokus o prognózu vývoje v oblasti retrospektivní konverze katalogů českých knihoven v následujících letech V následujících letech by mělo dojít k podstatnému zlepšení v otevírání katalogů a fondů českých knihoven. Za vyspělými evropskými zeměmi zaostáváme v této oblasti o let, je třeba tento dluh srovnat. O rychlosti postupu 295

9 rozhodne do značné míry objem finančních prostředků přidělených v rámci VISK 5. U katalogů, kde nelze předpokládat dokončení úplné retrospektivní konverze během několika let, dojde k jejich naskenování a zpřístupnění na internetu včetně možnosti vyhledávání. Tato metoda je rychlá a levná, nástroje na uživatelsky vlídné zpřístupnění naskenovaných katalogů včetně možnosti vyhledávání, řízení postupu retrospektivní konverze a napojení na národní informační systém retrospektivní konverze jsou k dispozici, stačí je převzít. Národní informační systém poskytne kvalitní informace o postupu retrospektivní konverze katalogů českých knihoven i o jejich plánech v této oblasti. Půjde o významný nástroj pro sledování i plánování a koordinaci postupu retrospektivní konverze katalogů českých knihoven a zároveň o cennou pomůcku pro rozhodování o přihlášených projektech na půdě hodnotitelské komise VISK 5. Zdokonalení nástrojů pro přebírání záznamů z CASLIN souborného katalogu ČR, jeho obohacení o záznamy vzniklé v procesu retrospektivní konverze katalogů většiny českých knihoven a větší pozornost věnovaná souborům jmenných i věcných autorit povedou ke zvýšení využití domácích externích zdrojů v procesu retrospektivní konverze (s masivnějším využitím zahraničních externích zdrojů lze s ohledem na jejich složení a finanční náročnost těžko počítat). Koncentrace většiny dostupných záznamů na jednom místě, propojení bibliografických záznamů a souborů autorit a zvýšení uživatelského komfortu při využívání CASLIN souborného katalogu ČR povedou k tomu, že se knihovnám jeho využití v procesu retrospektivní konverze vyplatí. Po dosažení potřebných kvalitativních i kvantitativních parametrů bude využití CASLIN souborného katalogu v procesu retrospektivní konverze nezbytnou podmínkou (stejně, jako je dnes povinné využití české národní bibliografie), čímž dojde k omezení vzniku multiplicitních záznamů týchž dokumentů v různých českých knihovnách. Čím později dojde k dosažení potřebných paramentů na straně souborného katalogu, tím větší budou ekonomické ztráty vzniklé při tvorbě multiplicitních záznamů a následném odstraňování multiplicit v souborném katalogu. Díky projektům NK a dalších knihoven s univerzálními fondy bude v nejbližších letech dostupný solidní základ pro retrospektivní konverzi katalogů knihoven s univerzálními fondy. Složitější situace bude u oborově specializovaných knihoven. Význam retrospektivní konverze katalogů těchto knihoven v budoucnosti vzroste i v souvislosti s jejich úlohou při budování tematických informačních bran a jejich integraci v rámci jednotné informační brány (viz VISK 8). Žádoucí je kombinované meziresortní financování retrospektivní konverze katalogů těchto knihoven, tj. částečně z prostředků příslušného resortu a částečně z prostředků VISK