V týmové spolupráci jsou komentáře nezbytností. V komentářích se může např. kolega vyjadřovat k textu, který jsme napsali atd.

Transkript

1 Týmová spolupráce Word 2010 Kapitola užitečné nástroje popisuje užitečné dovednosti, bez kterých se v kancelářské práci neobejdeme. Naučíme se poznávat, kdo, kdy a jakou změnu provedl v dokumentu. Změny provedené cizím uživatelem přijmout nebo zamítnout. Naučíme se zabezpečit dokument před nežádoucími změnami a dokument popíšeme informacemi. Nakonec si řekneme, jak vytvořit a použít šablonu. Komentáře V týmové spolupráci jsou komentáře nezbytností. V komentářích se může např. kolega vyjadřovat k textu, který jsme napsali atd. Komentář do textu přidáme následujícím způsobem (před tím si označíme slovo nebo text, ke kterému chceme komentář přiidat): 1. Klikneme na kartu Revize. 2. Klikneme na ikonu Nový komentář.

2 Přidaný komentář vypadá takto:

3 S komentářem můžeme dál pracovat s pomocí těchto ikonek:

4 První ikona (se symbolem červeného x) smaže označený komentář. Druhé dvě ikony slouží k pohybu mezi komentáři. Nabídka odkazů věnujících se Wordu Sledování změn v dokumentu Word Nástroj sledování změn v dokumentu umožňuje najít v textu změnu, kterou do našeho textu vložil jiný uživatel. Často se to stává, když pošleme zákazníkovi návrh

5 smlouvy. Zakazník ve smlouvě upraví text podle svých požadavků a na nás je, zda je přijmeme. Proto je důležité v textu změny najít. Sledování změn spustíme následujícím způsobem: 1. Klikneme na kartu Revize. 2. Vyhledáme oddíl Sledování kde klikneme na ikonu Sledovat změny. Jakmile výše uvedeným způsobem aktivujeme sledování změn, bude od této chvíle každá úprava textu považováná za změnu. Změny v textu se zobrazí v následující podobě:

6

7 Kliknutím na černou šipku v pravém dolním rohu ikony Sledovat změny si otevřeme nabídku. V této nabídce jsou důležité dva příkazy. Prvním je Změnit jméno uživatele - je rozumné si uživatele pojmenovat tak abychom později poznali, který z nich udělal změnu v textovém dokumentu. Druhým důležitým příkazem jsou Změny možnosti sledování. Zde můžeme každé osobě přidat jinou barvu a tak lépe poznáme, kdo změnu v textu udělal: Jakmile nám někdo v textu provede změny, tak máme právo je přijmout nebo odmítnout. Nejrozumější je schvalovat změny při čtení dokumentu postupně:

8

9

10 Nabídka odkazů věnujících se Wordu Porovnání dokumentů ve Wordu Porovnání dokumentů je druhým nástrojem pro sledování změn v textu jednotlivými uživateli. Porovnání dokumentů funguje jednoduše. Napíšeme text, který si uložíme. Kopie textu předáme dalším uživatelům, kteří si ho upraví podle svých potřeb, a takto upravený text nám vrátí. Při porovnávání dokumentů si nejdříve otevřeme vlastní soubor a pak postupujeme podle následujícího příkladu: 1. Klikneme na kartu Revize. 2. Na kartě Revize si najdeme oddíl Porovnat. Jakmile klikneme na ikonu Porovnat, tak se nám rozevře nabídka ze dvou možností. Buď budeme dvě verze textu jenom porovnávat s tím, že budeme upozorněni na změny. To je příkaz Porovnat, nebo můžeme použít příkaz sloučit. Pomocí něho se dokumenty sloučí. Při zvolení příkazu Porovnat se zobrazí následující okno:

11 V tomto okně už jenom stačí zadat originální dokument (dokument, který se měnit nebude) a revidovaný dokument. Při sloučení se soubor sloučí tak, že se v našem původním souboru zobrazí stejné označení změn jako u Sledování změn v dokumentu. Dále už pracujeme běžným způsobem. Prohlížíme revize, přímáme je nebo je odmítáme. Postup práce je úplně stejný jako při Sledování změn v dokumentu. Nabídka odkazů věnujících se Wordu Ochrana dokumentu před změnami Jenom samotné revize nás neochrání před neoprávněnými zásahy do textu. Cizí uživatel může revize snadno vypnout a my změny na první pohled nepoznáme. Spolehlivou ochranou je zamknutí dokumentu: Klikneme na kartu Revize. V pravé časti pásu karet vyhledáme oddíl Zámek a klikneme na ikonu Omezit úpravy. Pak se v pravé části okna Microsoft Word zobrazí okno Omezit formátování a úpravy:

12 Omezení úprav se týká: 1. Omezení formátování - použijeme ho tehdy kdy není důležité uchovat originální text, ale originální vzhled dokumentu. 2. Omezení úprav - zde je nejvyšší ochranou nastavení Žádné změny (jen pro čtení). Toto omezení použijeme v případě, kdy budeme chtít chránit originální text v dokumentu. 3. Použití zámku - pokud klikneme na tlačítko použít zámek, tak budeme vyzváni k zadání hesla, kterým bude dokument ochráněn.

13 Od této chvíle je dokument uzamčený. Při jakém koliv pokusu o zapsání nebo smazáni textu budete informování, že dokument je k dispozici pouze pro čtení. Dokument můžete odemknout následujícím způsobem: 1. Klikneme na kartu Revize. 2. Klikneme na ikonu Omezit úpravy. 3. Klikneme na tlačítko Odemknout. 4. Zadáme heslo.

14