Začínáme s Money S3 První kroky a příklady

Transkript

1 Začínáme s Money S3 První kroky a příklady

2 Kontakt v případě potíží Pokud budete mít jakýkoliv problém s instalací či provozem ekonomického sys té mu, kontaktujte naši technickou podporu: On-line zdroje informací Zákaznický portál: (aktualizace, technická podpora a další) Aktuální kontakty: Školení Money S3: Dokumentace a doplňky k programu: Informační a daňový servis: Bulletin Money News: Technická podpora po telefonu Telefonická horká linka je zabezpečována centrálně v celé ČR na jednom telefonním čísle: Služba telefonní pomoci je bezplatná a je určena všem uživatelům služby Aktualizace. Linka je v provozu v pracovní dny od 8:00 do 17:00 hod. Maximální délka hovoru je omezena na deset minut. Před použitím této linky si, prosím, připravte licenční číslo programu. Registrujte se ještě dnes! Více o registraci v příručce Instalujeme Money S3.

3 Horké klávesy 1 Seznam horkých kláves Obecně Opravit Filtr Tisk Akce Uzavření aktivního okna Rozšířené vyhledávání Agenda Změna agendy/roku Odhlášení uživatele Účetnictví Deník (účetní či peněžní) Pokladní doklady Bankovní doklady Příkazy k úhradě Závazky Pohledávky Interní doklady Předkontace Členění DPH Stav bank. účtů a pokladen Přehledové sestavy Fakturace Vystavené faktury Přijaté faktury Úprava ceny faktury (pouze na kartě faktury) Sklady Zásoby na skladě Prodejka Příjemka Výdejka Převodka Výroba Vystav. dodací list Přijatý dodací list Přehledové sestavy Objednávky Objednávky přijaté Nabídky vystavené Poptávky přijaté Objednávky vystavené Nabídky přijaté Poptávky vystavené Nástroje Skrýt panel Money Změna data Editor formulářů Střediska Zakázky Činnosti Bank. účty a pokladny Nápověda Nápověda k programu Adresář Seznam adres Doplnění data pod kurzorem do všech kolonek v dokladu. Doplnění aktuálního data - mezerník nebo na numerické klá ves ni ci. Doplnění celého účetního data (měsíc, rok) - napište den +. Zvýšení/snížení číselné hodnoty pole. Skok kurzoru na pole na kartě + podtržené písmeno editovaného pole. Otevření seznamu k vyplnění pole na kartě + podtržené písmeno edit. pole. Změna třídění seznamu.

4 2 Začínáme s Money S3 Obsah Seznam horkých kláves...1 Úvod...4 Ovládání programu...4 Aktivní pracovní plocha (APP)...5 Panel Money...6 Navigátor...6 Zástupci...7 Nástěnka...8 Odkazy...9 Hlavní plocha Pracovní plocha Informační kanál Datová schránka Money Dnes Technická podpora Víte, že...? Nástrojové lišty Umístění nástrojových lišt Práce s nástrojovými lištami Pop-up menu Průvodci Seznamy Třídění seznamu Práce se seznamem Připojené dokumenty Složené seznamy Příklad založení seznamu Karty Práce s kartou Vytvoření karty dokladu pomocí typu dokladu Filtry Používání fil trů Karta filtru Tisk Založení agendy...26 Nastavení agen dy Údaje o firmě Záložka Elektronický podpis Záložka Datová schránka Záložka Logo Záložka Přenos dat Záložka Sklad Nastavení prefixu PLU ve skla do vých skupinách Záložka Adresář... 31

5 Obsah 3 Záložka Mzdy Záložka Jízdy Nastavení Knihy jízd Nastavení mapového softwaru Záložka Zálohování Nastavení účet ní ho roku Záložka Obecné Záložky Účet nic tví, Fakturace, Sklad a Objednávky Záložky Daň z příjmů a Majetek Záložka Mzdy Záložka Za káz ky Záložka Archivace změn Záložka Cestovní příkazy Přístupová práva Uživatelská konfigurace Příklady...40 Přijetí do da va tel ské fak tu ry s vazbou na sklad Přijetí objednávky na zboží Vyřízení objednávky a prodej naskladněného zboží fakturou vydanou Provedení pří ka zu k úhradě dříve při ja té do da va tel ské fak tu ry Úhrada dříve vystavené odběratelské faktury zaúčtováním Příklady Založení agendy Ovládání programu

6 4 Začínáme s Money S3 Úvod Děkujeme vám za důvěru, kterou jste naší firmě projevili tím, že jste se roz hod li pro ekonomický systém Money S3 z naší produkce. Věříme, že tento eko no mic ký systém bude pro vedení vaší společnosti přínosem a ušetří vám ne jen spous tu ne pří jem né ho papírování, ale současně i vytvoří potřebné logistické zázemí pro vaše podnikatelské záměry. Zpracování ekonomické agendy firmy na počítači přináší řadu výhod. Práce s celou agendou je o mnoho rychlejší a příjemnější a vyžaduje od obsluhy men ší množství znalostí než při klasickém vedení účetnictví. Rozhodující výhodou je však skutečnost, že jako uživatelé programu máte v kterémkoliv oka mži ku mož nost ana lý zy stavu své firmy, většinou pouhým stiskem jednoho tlačítka. V běž né praxi by vy ža do va la tato analýza časově značně náročné vý po čty, zvláš tě pak při vět ším množ ství vstupních dat účetních dokladů a dalších podkladů. Ekonomický systém Money S3 svým rozsahem pokrývá celou pro ble ma ti ku řízení firmy od vedení vlastního účetnictví, přes řízení skladu a evidenci ma jet ku, až po personalistiku. Snadná práce je podpořena hypertextovou ná po vě dou. Přesto se domníváme, že rychlému nasazení programu ve vaší společnosti na po mů že i školení vašich pracovníků, kteří budou s Money S3 pra co vat dozví se tak rychle celou řadu pracovních postupů a možností programu, na které by jinak zdlou ha vě přicházeli sami. Tato příručka slouží k první orientaci v programu. Najdete zde popis práce s Money S3 a řadu triků a dovedností, které při práci využijete. V první kapitole vám vysvětlíme systém ovládání jednotlivých částí programu od hlavní plochy, přes typy oken, až po obecně používané úkony, jako je filtrování či tisk. Ve druhé kapitole se dozvíte jak založit agendu a účetní rok. A nakonec ve třetí kapitole najdete sérii jednoduchých pří kla dů vystavování dokladů, příkazů k úhradě a zaúčtování úhrad. Podrobnější informace k ovládání programu naleznete v kontextové Nápovědě programu nebo v příručce Pracujeme s Money S3, která je s programem dodávána v elektronické podobě (pdf). Ovládání programu Tato část příručky vás seznámí s prostředím programu a naučí vás s programem pracovat. Není to nic složitého uživatelské rozhraní Money S3 je koncipované tak, aby se ovládání co nejvíce přiblížilo práci se souborem Microsoft Office, se kterým většina uživatelů běžně pracuje. Veškeré ovládání programu realizujete pomocí Aktivní pracovní plo chy (APP). Jedná se o prostředí, které obsahuje hlavní ovlá da cí prvky programu a ve kterém pracujete s jednotlivými seznamy. Z těchto seznamů dále jako samostatná okna otevíráte Karty, Filtry apod. Se složitějšími úkony, jako je např. vytváření tiskových sestav, vám pomohou Průvodci. V následujících kapitolách se dočtete, jak funguje ovládání APP a jednotlivých typů oken a jak se s nimi pra cuje. Postupy si můžete vyzkoušet v demonstračních agendách a k nim vztažených vzorových příkladech, které najdete v poslední kapitole.

7 Ovládání programu 5 Aktivní pracovní plocha (APP) Hlavní menu pro gra mu naleznete je v horní části APP a slouží k otevírání všech seznamů a funk cí Money S3. Pokud máte ně kte ré části nabídky zobrazeny šedě a ne mů že te se na ně do stat, je to proto, že tyto funkce nemáte po vo le ny v nabídce Nástroje / Nastavení / Pří stupo vá prá va, případně nemáte příslušné moduly zakoupeny. Panel Mo ney levá část APP ob sa hu je ně ko lik zá lo žek a slouží k urychlení a jednoduššímu ovládání programu. Podrobné vysvětlení funkcí v jednotlivých záložkách naleznete v dalším textu. Hlavní plocha má několik funkcí, které spouštíte pomocí přepínačů v dolní části. Pracovní plocha je prostor pro vlastní práci s programem formou záložek zde můžete mít současně otevřené jednotlivé seznamy a internetové stránky. "Nad" touto plochou si pak otevíráte karty s vlastními záznamy. Záložky Money Dnes, Technická podpora, Informační kanál a Víte, že?... vám poskytnou aktuální informace o programu. Aktivní informační řádek ve spodní části obrazovky na lez ne te in for ma ce o tom, který uživatel, v jaké agendě, datu a účetním roce pracuje. Pro s tým poklepáním na údaje je můžete změnit např. po kle pá ním na jméno uživatele se můžete přihlásit do programu pod Ovládání programu Panel Money se zobrazeným Navigátorem. Hlavní menu programu. Záložky s otevřenými seznamy. Nástrojové lišty s ovládacími tlačítky. Otevřená karta položky seznamu. Záložky pro přepínání obsahu Panelu Money. Přepínače obsahu Hlavní plochy. Aktivní informační řádek. Seznam otevřený na Pracovní ploše.

8 6 Začínáme s Money S3 jiným jmé nem, či po kle pá ním na účetní rok nebo agendu se můžete přepnout do jiného roku a agendy. Dále zde vidíte označení verze programu a vaše Licenční číslo. POZNÁMKA: Velikost Aktivní pracovní plochy ovlivňuje rozlišení ob ra zov ky. Minimální rozlišení pro práci s Money S3 je rozlišení 1024x768 bodů, při kterém teprve můžete plně využít možnosti oken pro gra mu. Současně totiž můžete vidět všechny potřebné in for ma ce a nemusíte se neustále mezi okny přepínat. Podívejme se nyní podrobně na nejdůležitější části aktivní pra cov ní plochy. Panel Money Tato část APP slouží k zjednodušení vaší práce. Vzhledem k variabilitě a širokým možnostem programu existují na jedné straně uživatelé, kteří používají jen velmi malé množství funkcí (fakturantka, skladník) a na druhé straně i ti, kteří v programu často něco hledají či využívají celou nabídku (ekonom, manažer). Proto najdete v Panelu Money záložky s jinými variantami ovládání programu, než je vyhledávání v Hlavním menu. V záložce Navigátor jsou všechny seznamy z Hlavního menu seřazené ve stromečkové struktuře, jakou znáte např. z Outlooku. Do záložky Zástupci si můžete dát ikonky, kterými otevřete nejčastěji používané části programu. Nástěnka pak slouží k zapisování poznámek vztažených k určitým částem programu a k předávání vzkazů mezi jednotlivými uživateli sítě. Do Odkazů zadáváte odkazy na internetové stránky či externí programy. Pomocí funkce Konfigurace tlačítek (ikonka vpravo dole) můžete volbou Zobrazit méně tlačítek změnit tlačítka pro přepínání záložek na ikonky na dolním řádku, případně jejich zobrazení volbou Přidat či odebrat tlačítka úplně potlačit. Navigátor V Navigátoru naleznete ty položky z Hlavního menu, s nimiž se běžně pracuje (funkce, které potřebujete jen výjimečně jako je Založení nové agendy či Nastavení různých částí programu apod. jsou pouze v Hlavním menu). Navigátor je uspořádán do "rozbalitelné" stromečkové Ikony, kterými otevíráte stromeček Navigátora na požadovanou úroveň. Pomocí pop-up menu seznam otevřete v právě aktivní záložce (původní seznam je uzavřen). Na pracovní plochu přidáte novou záložku, která obsahuje zvolený seznam. Otevřený kořen sbalíte stiskem ikonky. Uzavřený kořen rozbalíte klepnutím na ikonu.

9 Ovládání programu 7 struktury (klepnutím na ikonky +/- zobrazíte/potlačíte podřízenou nabídku) a pamatuje si vždy poslední nastavení. Při hledání se také jistě osvědčí ovládací ikonky v záhlaví Navigátora, kterými můžete stromeček otevírat/zavírat na požadovanou úroveň. Oproti Hlavnímu menu má Navigátor navíc jednu důležitou funkci stiskem pravého tlačítka myši na kterékoliv položce je možné tuto položku Otevřít v nové záložce. Můžete tak na Pracovní plochu zařadit více seznamů současně a pak se mezi nimi přepínat pouhým poklepáním na záložku. Zástupci Do této záložky si můžete zařadit ikony nejčastěji pro vá dě ných čin nos tí s programem, a to i těch, které neobsahuje Navigátor, ale najdete je pouze v Hlavním menu. Poklepáním myší na ikoně Zástupce ihned spustíte požadovanou funkci a vyhnete se tak zdlouhavému hledání. Navíc je možné si mezi zástupce zařadit ikony i pro jiné účetní roky a agendy a tímto Ovládání programu Tlačítka pro úpravu zástupců ve schématu. Stiskem levého tlačítka myši na liště s názvem plochy zástupců vyberete jiné schéma. Stiskem pravého tlačítka myši na liště vyvoláte pop-up menu s nabídkou úpravy stávajícího či tvorby nového schématu. Klepnutím levého tlačítka myši na ikoně zástupce ihned spustíte požadovanou funkci. Pravé tlačítko myši otevře pop-up menu s nabídkou otevřít seznam v nové záložce. Kontextová nápověda k právě aktivní (modře podbarvené) ikoně. způsobem si (volbou pop-up menu Otevřít v nové záložce, viz kap. Nastavení agendy/roku) dát na Pracovní plochu záložky z různých účetních roků či agend. Tuto vlastnost jistě přivítáte v situacích, jako je přechod na nový účetní rok apod. Plocha Zástupců je plně přizpůsobitelná vašim specifickým potřebám. Každý uži va tel pro gramu ve firmě si ji může nastavit tak, aby na ní vždy viděl pouze ty funkce, kte ré nejčastěji využívá. POZNÁMKA: Je-li ikona zástupce na ploše šedá, znamená to, že nemáte zakoupen modul, který tento zástupce spouští. Je-li ikona červeně pře škrt nu tá, odkazuje se na ne e xis tu jí cí účetní rok nebo agendu. S pro gra mem je již do dá vá na řada připravených schémat pro manažera, účetní, prodejce a skladníka. Tato schémata umístíte na plochu po výběru z roletové nabídky v horní části

10 8 Začínáme s Money S3 Zástupců (pod ovládacími ikonami). Do této nabídky se také zařadí jakákoliv nová plocha, kterou si sami vytvoříte. Po stup vytvoření nové plochy Zástupců je jednoduchý. V pop-up menu zvolíte Přidat skupinu zástupců (v tom případě otevřete zcela prázdnou skupinu) či Uložit jako novou skupinu zástupců (nová skupina má stejné složení, jako skupina, v níž jste se právě nacházeli). Zástupce do schématu přidáváte po kle pá ním na ikonu Při dat nebo pouhým přetažením myší z hlavního menu. Vlastnosti zástupce pak definujete na kar tě, kterou vyvoláte po stisku ikony. Karta obsahuje následující záložky: Obecné vlastnosti zástupce Výběr funk ce volí te funk ci, jehož zástupce chce te umís tit na plo chu. Titulek jméno zástupce. Im pli cit ně se zde do pl ňu je popis ze Se zna mu funkcí, kte rý však můžete změnit. Výhodné je změ nit po pis ze jmé na tehdy, když chce te pří mo z plochy vy vo lá vat funkce z růz ných účetních agend či účetních let. Klávesová zkratka zástupci lze přiřadit klávesovou zkratku pro rychlé volání funkce. Zkratka musí být ve tvaru Shift+Ctrl+Alt+libovolné písmeno (zadáváte současným stiskem příslušných kláves). Pokud je vámi zvolená zkratka již přiřazena jiné funkci, program vás na tuto skutečnost v řádku Aktuální přiřazení zkratky upozorní. Najdi volnou zkratku po stisku tlačítka přiřadí program zástupci klávesovou zkratku, která dosud nepatří žádné funkci. Aktuální přiřazení zkratky je-li vámi zvolená zkratka již přiřazená jiné funkci, zde program napíše, o jakou funkci se jedná. Ikona po do ba iko ny, kte rá bude na ploše sym bo lizo vat výše uve de nou funk ci. Pomocí šipek či jezdce můžete vybrat jakoukoliv jinou ikonu z nabídky. Nastavení agendy/roku V této záložce můžete zvolit, ve které agendě či účetním roce má zástupce požadovanou funkci otevřít. Implicitně je nastavená agenda a rok, v nichž se právě nacházíte. Nástěnka Tuto záložku ocení zejména uživatelé síťového účetnictví mají zde možnost psát poznámky vztažené ke konkrétním seznamům, a tak si v rámci firmy předávat k da ným účet ním či obchod ním pro blé mům aktuální informace, případně rozesílat ostatním uživatelům sítě různé připomínky. Každá poznámka může obsahovat až 255 znaků.

11 Ovládání programu 9 V horní části záložky najdete ikony pro tvorbu a opravu poznámek, pod nimi je přehled všech obecných poznámek a poznámek vázaných k právě aktuálnímu seznamu a v dolní části záložky je zobrazen text poznámky, která je právě pod kurzorem. Při zadávání nové poznámky (volbou Přidat v pop-up menu nebo pomocí ikony Přidat ) vyvoláte kartu Poznámka do nástěnky, kde je třeba zadat tyto vlastnosti: Popis krátká charakteristika poznámky, která bude poznámku prezentovat v seznamu. Text poznámky vlastní text poznámky. Poznámka je určena pro přihlášeného uživatele tuto poznámku uvidí jen její autor. Poznámka je určena pro všechny uživatele poznámku uvidí všichni uživatelé síťového Money S3. Bude zobrazena v právě aktivním seznamu poznámka se zobrazí jen ve chvíli, kdy uživatel, kterému je určena, otevře seznam, v němž se nacházel autor poznámky ve chvíli, kdy poznámku zadával. Bude zobrazena ve všech seznamech poznámku uvidí určení uživatelé bez ohledu na to, ve kterém seznamu právě pracují. Ovládání programu Odkazy V záložce naleznete několik odkazů na internetové stránky, které by se vám při práci s Money S3 mohly hodit. Jistě oceníte nabídku Daňový kalendář (zde naleznete přehledný seznam všech daňových povinností, které vás očekávají během roku) nebo Podpora a Aktualizace (různé možnosti spolupráce s naší firmou při řešení účetních i jiných problémů). Do záložky si podle vlastní potřeby můžete přidat řadu dalších odkazů. Volbou v pop-up menu Přidat nový odkaz otevřete okno Nastavení odkazu: Název odkazu jméno, pod kterým chcete mít odkaz zobrazen na ploše. Cesta (URL) do této kolonky napište internetovou adresu nebo adresu programu či dokumentu, který chcete odkazem otevírat. Parametry programu parametry odkazu buď můžete přímo napsat, nebo je zadáte pomocí editoru, který otevřete stiskem tlačítka Spustit v adresář, do kterého se systém přepne před spuštěním externího programu. Jde o obdobu funkce Vlastností zástupce ve Windows. Program pro zobrazení internetových stránek používá funkce pro hlí že če Micro soft Internet Explorer, který si můžete na in sta lo vat současně s instalací Money S3.

12 10 Začínáme s Money S3 Hlavní plocha Místo, kde pracujete ve vlastním ekonomickém systému, ale i získáváte potřebné informace z internetu, kontaktujete naši technickou podporu apod. Má několik funkcí, mezi kterými se přepínáte tlačítky v dolní části. Pracovní plocha Na této ploše vykonáváte vlastní práci s programem do řady záložek zde můžete otevřít seznamy Money S3 a internetové stránky. Při poklepání na položku v Menu, Navigátoru, či na ikonu v Zástupcích se právě aktivní seznam zavře a místo něho program otevře požadovaný seznam (pokud však spouštíte některou funkci tiskovou sestavu, průvodce apod. program tuto funkci otevře ve zvláštním okně "nad" pracovní plochou). Chcete-li pracovat ve více seznamech současně (např. střídáte tvorbu prodejek a vystavených faktur), je možné si otevřít na pracovní ploše více seznamů do samostatných záložek. Další záložku otevřete z Navigátora nebo Zástupců stiskem pravého Stiskem pravého tlačítka myši na položce Navigátora nebo Zástupců otevřete seznam v nové záložce. Záložka otevřená pro jiný rok nebo agendu je označená ikonou. Aktivní záložka (její obsah vidíte na pracovní ploše) je barevně zvýrazněná. Záložku, kterou již nepotřebujete, zavřete stiskem pravého tlačítka myši. tlačítka myši na položce otevřete tak pop-up menu, kde zadáte Otevřít v nové záložce. Tato vlastnost nabízí řadu možností lze např. otevřít jeden seznam vícekrát a v každé ze záložek nastavit jiný filtr. Také lze otevřít tentýž seznam v různých účetních rocích či dokonce agendách (viz funkce Zástupců a Navigátora).

13 Ovládání programu 11 UPOZORNĚNÍ: Pokud změníte Účetní rok, změní se obsah všech záložek na seznamy požadovaného účetního roku, s výjimkou záložek otevřených pro konkrétní Agendu či Účetní rok. Při změně Agendy jsou však všechny záložky uzavřeny a nová agenda se otevře v tom stavu, v jakém jste ji naposled opustili. Pokud již záložku nepotřebujete, klepněte na ni pravým tlačítkem myši a zadejte Zavřít stránku. Informační kanál Technologie RSS umožňuje uživatelům připojeným on-line k internetu, aby si mohli přečíst důležité informace o novinkách a změnách v systému Money S3, změnách v legislativě apod. Tlačítkem Aktualizovat načtete nejnovější informace z internetu přímo na plochu Money S3. Pokud budete chtít informace vždy aktualizovat, zatrhněte volbu Aktualizovat novinky při startu v pravé horní části okna. Ovládání programu Datová schránka Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. Po aktivaci služby se datová schránka zobrazí na panelu Hlavní plochy v záložce Datová schránka. Tato ikona se zobrazuje pokud máte aktivovánu Datovou schránku (Agenda nebo Přístupová práva). Informace o počtu nových zpráv. Ikona pro dotaz na nové zprávy v datové schránce. Nástrojová lišta pro Datovou schránku.

14 12 Začínáme s Money S3 Money Dnes Money Dnes se instaluje současně s programem Money S3. Money Dnes zobrazuje údaje o agendě, svátky a jmeniny, datum poslední zálohy, Daňový kalendář, Cash flow a Neuhrazené doklady. Cash flow dává okamžitý a grafický přehled o toku finančních prostředků s krátkou historií a budoucí prognózou. Tímto tlačítkem Obnovit aktualizujete údaje všech panelů. Tlačítkem Nastavení zobrazíte kartu pro konfiguraci kritérií pro Money Dnes. Daňový kalendář zobrazuje čtyři aktuální daňové povinnosti. Tlačítkem Více zobrazíte kompletní seznam na celý rok. Další panely zobrazují Neuhrazené pohledávky, Závazky a Objednávky přijaté, včetně dokladů po datu splatnosti dle definice v Nastavení. Panel Cash flow zobrazuje graficky informace o stavu financí, včetně historie a prognózy do budoucna. Money Dnes si můžete kdykoliv otevřít přepínačem obsahu Hlavní plochy a nemusíte tak přerušit práci v agendě. Tlačítky Faktury, Pohledávky, Závazky, Dobropisy, Objednávky přijaté se přepnete do příslušného seznamu. Ve spodní části se zobrazuje Statistika příznaků. Technická podpora Zde naleznete veškeré kontakty na naši technickou podporu. V případě, že jste připojeni k internetu, jistě uvítáte i množství odkazů včetně přímého linku na vaši konferenční stránku technické podpory.

15 Ovládání programu 13 Pokud jste on-line připojeni k internetu a máte zakoupenou službu Aktualizace, stiskem tlačítka se dostanete přímo do konference na svou stránku technické podpory. Uživatelé, kteří nemají Aktualizaci zakoupenou, mají nárok na jeden internetový dotaz na naši technickou podporu. Ovládání programu Na stránce Technické podpory naleznete veškeré kontakty na naši firmu, včetně řady přímých linků na internetové stránky - např. stažení nových verzí, termíny školení, tipy a triky apod. Víte, že...? Stránka s tipy a novinkami, která je aktualizovaná s každou novou verzí programu. Informace vám pomohou zjed no du šit a usnad nit práci s programem. Nástrojové lišty Stejně jako slouží APP k maximálnímu zjednodušení při pohybu v pro gra mu, byly i Ná stro jo vé lišty (tzv. ToolBary) vyvinuty proto, abyste si mohli při způ so bit ovlá dá ní jednotlivých částí pro gra mu svým potřebám. Nástrojové lišty naleznete ve všech seznamech, kartách apod., prostě všude, kde potřebujete vykonávat nějaké akce lišty obsahují tlačítka pro vyvolání funkcí. Jsou dodávány s programem nastavené, vy však si můžete přidávat nové lišty, mazat stávající, nebo v nich přidávat či odebírat tlačítka. Navíc lze změnit polohu a tvar jednotlivých lišt a program si toto nastavení u každého uživatele zapamatuje. Umístění nástrojových lišt Standardně jsou nástrojové lišty umístěny vodorovně v horní části každého okna. Jednotlivé lišty identifi ku je te podle svis lé čáry (tzv. úchytky), která je v této chvíli vle vo od tla čí tek. Chcete-li změnit umís tě ní lišty, stačí najet kurzorem myši na úchytku a se stisk nu tým le vým tlačítkem myši táhnout lištu na požadované místo. Lišta se tak dá pře su nout na jiný řádek v horní nebo dolní části okna, pří pad ně umístit na kte ré ko liv jiné místo, a to i mimo aktivní okno. V této podobě se lišta stává běž ným oknem se stan dard ním ovlá dá ním, tzn. že se pře sou vá ucho pe ním myší za titulkovou lištu. Program si vždy umístění lišt v daném okně pamatuje.

16 14 Začínáme s Money S3 Stiskem pravého tlačítka myši na kterékoliv Nástrojové liště otevřete pop-up menu se seznamem lišt definovaných pro dané místo programu a s nabídkou Vlastní. Tato volba otevře okno Nastavení příkazů, kde můžete upravovat obsah stávajících lišt a vytvářet vlastní lišty. Nástrojové lišty můžete "uchopit" levým tlačítkem myši za úchytku na levé straně (případně za titulkovou lištu) a libovolně přemístit. Tlačítko na lištu přidáte jednoduše: v některé z Kategorií (záložka Příkazy) vyberete tlačítko a myší jej přetáhnete přímo na vybranou lištu v kartě či seznamu. Obdobným způsobem tlačítko i odeberete: z lišty jej přetáhnete zpět do záložky Příkazy. Práce s nástrojovými lištami Výhodu nástrojových lišt oceníte ve chvíli, kdy zjistíte, že některá ovládací tlačítka v daném okně nepoužíváte vůbec, jiná jen při práci v určité části okna. Vytvoříte si tedy vlastní lišty, které umístíte tak, abyste k nim měli co nej snad něj ší přístup. Menu pro práci s lištami otevřete stiskem pravého tlačítka myši na kterémkoliv místě lišty. Najdete zde seznam všech ná stro jo vých lišt a volbu Vlastní, pomocí které otevřete kartu Nasta ve ní příkazů. Zde můžete v záložce Panely nástrojů vytvářet (a rušit) vlastní lišty a v záložce Příkazy vybíráte pro tyto lišty tlačítka. Postup je jednoduchý: v některé z Kategorií najdete požadované tlačítko a prostým pře ta že ním pomocí levého tlačítka myši je umístíte přímo na libovolnou lištu editovaného seznamu či karty. Obdobně tlačítko z nástrojové lišty i odeberete myší je přetáhnete zpět na kartu Nastavení příkazů. Pokud se chcete vrátit k původnímu nastavení lišt v podobě, v jaké jste je měli při prvním spuštění programu, stačí v záložce Panely nástrojů stisknout tlačítko Původní. Veškeré změny provedené v nástrojových lištách platí pouze pro aktivní okno a uživatele. Pop-up menu Pop-up menu je další funkcí, která slouží k urychlení vaší práce. Tuto nabídku vyvoláte stiskem pravého tlačítka myši na tzv. aktivních plochách tedy těch částech pro gra mu, kde je možnost provádět nějaké akce. Zob ra zí se seznam akcí, které můžete právě na tomto místě usku teč nit. Tytéž funkce většinou naleznete v Nástrojových lištách, v Pop-up menu však vidíte pouze ty, kte ré mají význam pro místo, odkud Pop-up menu voláte na jedné kartě nebo se-

17 Ovládání programu 15 znamu se tak pop-up menu liší podle toho, ve které kolonce jste jej vyvolali. V některých částech programu však Pop-up menu nabízí i nabídku dalších funk cí, které jinak vyvolat nejdou pří kla dem je otevírání seznamů v nových záložkách, práce s Připojenými dokumenty nebo funkce Export do Excelu. Průvodci S prvním průvodcem jste se setkali už při instalaci pro gra mu. S dalšími budete pracovat např. při tisku účetních sestav, při dá vá ní nové agendy nebo účetního roku atp. V průvodcích se po hy bu je te pomocí tlačítek v dolní části okna: Zpět stiskem tla čít ka se vracíte na před cho zí stránku průvodce. Další tlačítko vás přesune na násle dující stranu průvodce. Dokončit na po sled ní straně průvodce se toto tlačítko zobrazí na místě tlačítka Další. Po jeho stisku už ne mů že te zadané úda je měnit a činnost prů vod ce je dokončena. Zavřít zde máte možnost práci průvodce kdykoliv ukončit, aniž by se na psa ná data uložila. V horní části každé strany Průvodce naleznete název a funkci průvodce, číslo ak tu ál ní strany a celkový počet stran. Mezi stránkami průvodce se můžete libovolně pohybovat a zpětně opravovat ve psa né úda je až do okamžiku, kdy stisknete tlačítko Dokončit. Ovládání programu Seznamy Seznamy v programu Money S3 mají dvě funkce. Většina seznamů slouží k ukládání vlastních dat vaší firmy (např. Faktury či Adresář). V programu se však vyskytují i tzv. pomocné seznamy, které jsou určeny k snadnějšímu vy pl ňo vá ní opakujících se hodnot (např. Konstantní symboly, Seznam PSČ). Většinu seznamů máte možnost otevřít z menu či navigátora na Pracovní ploše (pomocné seznamy jsou zařazeny v části Nástroje / Seznamy), ale s prohlížeči se zna mů se potkáváte v celém programu pokud do Karty či Průvodce dosazujete položky z některého seznamu, potřebný seznam vyvoláte pomocí tlačítka tři tečky. Občas se tak setkáte se seznamem, který spojuje údaje z ně ko li ka da ta bá zí, případně je specifický pouze pro určité místo programu (není zařazen do menu, ale lze jej vyvolat pouze z karty, pro jejíž vyplnění je určen). Třídění seznamu Každý seznam má nahoře vodorovnou lištu s názvy položek databáze (sloupců) a vlevo svislou lištu, pomocí které můžete označovat řádky v seznamu. V seznamu se po hy bu je te buď myší, nebo klávesami pro ovládání pohybu kurzoru. Podívejme se nyní na některé standardní funkce seznamů: Změna šířky sloupce když nastavíte kurzor myši na mezeru mezi ná zvy sloup ců, kurzor zde změní svůj tvar. V této chvíli je potřeba stisknout a podržet levé tlačítko a prostým tažením myši tak upravujete šířku sloupce.

18 16 Začínáme s Money S3 Stiskem pravého tlačítka myši na čtverečku pro Připojené dokumenty otevřete pop-up menu s nabídkou tvorby nových dokumentů a se seznamem již připojených dokumentů. Ikona označuje položky seznamu, ke kterým jsou nějaké dokumenty připojené. Pole pro Rozšířené vyhledávání zobrazíte Ctrl+Shift+F. Ikona pro ruční změnu třídění pomocí výběru. Skupiny seznamu. Pořadí sloupců v seznamu měníte pouhým "uchopením" myší za jejich název. V okně Výběr sloupců volíte, které sloupce chcete v seznamu zobrazovat. Pomocí šipek sloupec pod kurzorem přesunujete nahoru nebo dolů. Stiskem pravého tlačítka myši na názvu sloupce otevřete pop- -up menu s nabídkou Výběr sloupců. Aktivní řádek (označený kurzorem). Poklepáním levého tlačítka myši na názvu sloupce je seznam abecedně setříděn podle položek tohoto sloupce. V Uživatelské konfiguraci (menu Nástroje / Nastavení) si můžete zvolit, zda chcete setříděný sloupec přesouvat na první pozici, či zda má zůstat na svém místě. Podřízený seznam položek patřících k položce hlavního seznamu, kterou máte pod kurzorem. Hromadně označené řádky. Změna pořadí sloupců kurzorem myši najedete nad některý z názvů sloupců a stisknete levé tlačítko. Na levém okraji celého sloupce se objeví tlustá čára. Tažením myši doprava nebo doleva přesunete sloupe c na jiné místo. Výběr sloupců stiskem pravého tlačítka myši na názvu sloupce vyvoláte pop-up menu s nabídkou, která vám umožní zobrazovat v seznamu jen ty sloupce, které potřebujete. Volba Odstranit "vypne" zobrazení sloupce, na němž jste pop-up menu vyvolali. Volba Výchozí zruší vaše osobní nastavení a zobrazí výběr sloupců v podobě, v jaké jste jej dostali s programem. Volbou Výběr sloupců vyvoláte na obrazovku okno se seznamem všech sloupců, které je v seznamu možné zobrazit, a vy zde pouhým stiskem myši vypínáte/zapínáte jejich zobrazení. Pořadí zobrazení sloupců můžete měnit pomocí ikon šipek nebo myší metodou drag&drop přetáhnete sloupec na požadované místo. Volba Export do Excelu exportuje zobrazený seznam do formátu Excelu, resp. do formátu.slk, který slouží jako standard pro tabulková data. Exportují se všechny označené záznamy, případně celý seznam, pokud není žádný záznam označen. Exportují se pouze viditelné sloupce seznamu.

19 Ovládání programu 17 Rychlá změna třídění v každém seznamu můžete třídit podle všech sloup ců, které jsou označeny přehnutým rožkem. Jedná se o pro měn né, které jsou v databázi indexované, a proto je změna třídění zcela au to ma tic ká. Slou pec, na jehož název poklepáte myší, je označen zvý raz ně ným názvem a databáze je podle něj ihned setříděna. Podle volby Setříděný sloupec přesouvat na první pozici (Nástroje / Nastavení / Uživatelská konfigurace) je tento sloupec současně přesunut zcela doleva, v opačném případě zůstane na místě. Ruční třídění seznamu pomocí výběru poklepete-li myší na Iko nu pro změ nu třídění (v levém horním rohu seznamu), objeví se nad seznamem okno Setřídit podle, kde v roletové nabídce najdete přehled kategorií, podle kterých lze seznam třídit (jsou zde i ty sloupce, pro které není možné zadat rychlou změnu třídění). Volbu je možné vyvolat i klávesou F9. Rychlé vyhledávání ve sloupci, podle kterého je seznam právě setříděn, můžete rychle vyhledat požadovanou položku. Stačí, když začnete přímo psát kurzor v seznamu se au toma tic ky přesune na první řádek, jehož text vyhovuje dosud zadaným znakům. Rozšířené vyhledávání klávesovou zkratkou Ctrl+Shift+F zobrazíte řádek s editačním polem, kde zadáte kritéria pro vyhledání požadovaného textu. Vyhledávání můžete nastavit pro vybrané části textu sloupce (Začíná, Je rovno, atd.) a také pro vybrané sloupce v seznamu. Vyhledaný text se v seznamu zobrazí barevně a kurzor se nastaví na první vyhledaný záznam. Označování jednotlivých řádků klepnutím myší na kterémkoliv místě řádku je tento řádek označen šipkou ve čtverečku na jeho levém okraji a je tedy "aktivní". To znamená, že případné podrobnější informace seznamu (např. seznam nižší úrovně u složených seznamů) se vztahují k tomuto označenému řádku a že je možné vyvolat jeho kartu k opravě. Takto může být označen vždy jen jeden řádek, pomocí klávesových šipek se můžete pohybovat nahoru/dolů. Hromadné označování řádků provádíte myší tak, že klepnete na šedý čtvereček na le vém okraji řádku. Řádek se následně vypíše inverzní barvou, tažením myši po ikonách (případně klepnutím na jiném řádku/jiných řádcích) můžete takto označit i více řádků. Opa ko vaným klepnu tím myší na ikoně označení zrušíte. Další možností je použití klávesy plus na nu me ric ké části klávesnice po jejím stisku označíte všechny řádky ná sle du jí cí po řádku, na kterém máte kurzor. Ozna če ní zrušíte stiskem klávesy mínus na numerické části kláves ni ce. Maximálně tak lze označit 1000 řád ků. Ovládání programu Práce se seznamem Seznamy ovládáte pomocí základních tla čí tek: Přidat tlačítko vyvolá novou kartu seznamu, která bude po uložení zařazena do se zna mu. Do některých seznamů není možné přidat novou kartu bez vy pl ně ní určitých kolonek (např. Kon stant ní sym bol ve faktuře). Pro gram vás upozorní na to, který údaj chybí, a připraví kurzor na místo, které je potřeba doplnit. Opravit slouží k opravám karet již zařazených v seznamu. Stis kem to ho to tla čít ka vyvo lá te kartu se zna mu, na níž je právě nastavený kur zor. Stejnou funkci má i dvojité poklepání myší přímo na řádku v seznamu. Kopírovat pomocí tlačítka vytvoříte novou kartu se zna mu, ale vyplněnou daty z karty, na které je v seznamu nastaven kurzor. Veškeré údaje se dají samozřejmě změnit. Tuto funkci vy u ži je te při zadávání podobných údajů do různých karet.

20 18 Začínáme s Money S3 Vyjmout slouží ke zrušení položky, která se nachází pod kurzorem. Filtr některé seznamy mohou být velice obsáhlé. Filtr slouží ke zúžení mno ži ny zobrazených karet podle určitých kriterií. Další po drob nos ti na lez ne te v kapitole Fil try. Tisk pomocí tohoto tlačítka lze vytisknout jak seznam v podobě odpovídající nastavenému filtru, tak i kartu, na které je právě umístěn kurzor. Podrobnosti o tisku viz ka pi to la Tisk. Akce záznamu - tlačítkem zobrazíte historii veškerých zápisů a změn provedených na položce pod kurzorem. Zobrazí přehled časových údajů, druh změny i uživatele, který změnu provedl a stanici, na které tato změna nastala. Množství akcí můžete omezit Filtrem. Uzamčení - doklady můžete uzamykat/odemykat v případě, že máte v Přístupových právech zatržené políčko Uzamčení dokladů. Uzamčený doklad je označen ikonou a lze jej pouze prohlížet, dokud jej uživatel s příslušnými přístupovými právy opět neodemkne volbou Uzamčení / Zrušení zámků. V Uživatelské konfiguraci si můžete pro jednotlivé typy dokladů nastavit funkci Po vystavení dokladu automaticky uzamknout. Součet - rychlá informace o cenách všech nebo označených dokladů. Označte si doklady, které potřebujete sečíst - pokud nebude žádný doklad označený, program sečte všechny zobrazené doklady. Následně stiskněte tlačítko Součet. Program zobrazí informaci o součtech cen příjmových a výdajových dokladů. Zaúčtování - stiskem tohoto tlačítka zobrazíte zaúčtování aktuálního dokladu v Peněžním deníku nebo Účetním deníku. Můžete přímo opravit zaúčtování dokladu, rozúčtovat, součtovat atd. Vazby - po stisku tohoto tlačítka se ve spodní části seznamu zobrazí podokno s mapou dokladů. Pro aktuální doklad pod kurzorem se graficky zobrazuje aktuální doklad a jeho předchůdci (vlevo) a následovníci (vpravo). XML přenosy - jedná se o řešení elektronické výměny dat mezi Money S3 a jinými informačními systémy. Export do Excelu po stisku tlačítka je seznam převeden do excelovské tabulky, se kterou pak můžete pracovat standardním způsobem. POZNÁMKA: Export do Excelu je funkční u všech seznamů v programu, vzhledem k přehlednosti však tlačítko najdete jen u těch, ve kterých bývá nejvíce využíván. V seznamech, kde tlačítko nenaleznete, export můžete spustit z pop-up menu. Připojené dokumenty tlačítkem otevřete Seznam připojených dokumentů, které patří k položce seznamu, na níž máte umístěn kurzor. Duálně - tlačítko se zobrazí pouze v případě, že máte nastavenu volbu Používat duální zobrazovaní (Nástroje / Nastavení / Účetní rok) a v seznamu Duálních měn máte alespoň dvě měny. Tlačítkem se můžete přepínat mezi duálními měnami a zobrazovat tak ve sloupcích seznamu vybrané proměnné v duálních měnách. Odeslání dokladu em ve formátu PDF přímá volba pro odeslání dokladu jako připojeného PDF dokumentu prostřednictvím poštovního klienta. Program použije implicitní formulář a zprávu odešle na ovou adresu, kterou máte zadanou v Adresáři u partnera uvedeného v dokladu.