SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA Aplikace modelu CAF pro účely sebehodnocení a zlepšování organizace

Transkript

1 SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA Aplikace modelu CAF pro účely sebehodnocení a zlepšování organizace prosinec 2005 KRAJSKÝ ÚŘAD KRAJE VYSOČINA Tento projekt je spolufinancován Evropskou unií

2

3 Zavádění moderních nástrojů řízení kvality ve veřejné správě je nezbytnou součástí jejího neustálého zlepšování a efektivního plnění úkolů. Systémem řízení kvality je i Společný hodnotící rámec (Common Assesment Framework CAF). V roce 2005 proběhl na Krajském úřadě kraje Vysočina již druhý cyklus sebehodnocení pomocí této metody. Tato aktivita je součástí projektu Budování rozvojového partnerství za účelem posílení kapacity při plánování a realizaci programů v kraji Vysočina, podpořeného z opatření 3.3 Společného regionálního operačního programu. Tento projekt je spolufinancován Evropskou unií

4 A: Popis úřadu A. Základní informace Krajský úřad kraje Vysočina je jedním z orgánů kraje Vysočina. Činnosti krajského úřadu vymezuje zákon č. 129/2000 Sb., o krajích. Krajský úřad provádí svou činnost od roku Identifikační údaje Název: Krajský úřad kraje Vysočina Adresa: Žižkova 57, Jihlava Telefon: Fax: urad@kr-vysocina.cz Elektronická podatelna: epodatelna@kr-vysocina.cz Internetové stránky: Údaje o vedení krajského úřadu: Ředitelka: JUDr. Simeona Zikmundová Telefon: zikmundova.s@kr-vysocina.cz Odpovědné osoby za zavedení modelu CAF Ředitelka KrÚ: Vedoucí hodnotící skupiny: Členové hodnotící skupiny: JUDr. Simeona Zikmundová Ing. Miroslav Březina Bc. Ivana Hanáková, Ing. E. Janoušková, Ing. P. Holý, Mgr. M. Kalivoda, Ing. O. Kameníková, Ing. Eva Návrátilová, Ing. Z. Navrkal, Ing. P. Pavlinec, Ing. I. Šmídová, M. Vostálová 2 :

5 B Průběh aplikace modelu CAF Hodnotící tým, vedoucí týmu, konzultantská organizace Vedoucím hodnotitelského týmu II. kola sebehodnocení zůstal (stejně jako při prvním kole hodnocení) Ing. Miroslav Březina, zástupce ředitelky krajského úřadu. Skupina hodnotitelů doznala pouze minimálních změn (změna 2 členů), bylo tedy možno využít zkušeností hodnotitelů z prvního kola hodnocení v roce Hodnotící tým se skládal z 11 členů zaměstnanců úřadu, zastupujících různé úrovně řízení a činnosti úřadu. II. kolo sebehodnocení dle modelu CAF bylo realizováno v rámci projektu, ve kterém zvítězilo Vzdělávací centrum pro veřejnou správu ČR, o.p.s. (Benchmarking obcí s rozšířenou působností) společně s organizacemi MEPCO, s.r.o. (Realizace strategie kraje pomocí metody Balanced Scorecard) a CERT Kladno, s.r.o. (Návrh řešení a monitorování pomocí metody CAF v rámci projektu Budování rozvojového partnerství za účelem posílení kapacity při plánování a realizaci programů v kraji Vysočina. Vedení II. kola sebehodnocení dle modelu CAF zabezpečovala společnost CERT Kladno, s.r.o., resp. konzultanti Ing. Pavel Charvát, Ing. Miloslav Zdvihal a Ing. František Saifrt. V rámci tohoto projektu byla provedena analýza a školení hodnotícího týmu v rozsahu dvou dnů, příprava k hodnocení (říjen-listopad 2005) a samotné hodnocení ve dvou etapách 1 den hodnocení výsledků a 1 den hodnocení předpokladů. Dalším výstupem z projektu je Sebehodnotící zpráva, obsahující návrh pro Akční plán (k Akčnímu plánu bylo provedeno jednodenní školení s workshopem) a Metodika hodnocení CAF Krajského úřadu Vysočina. Analýza I. kola hodnocení a školení týmu První schůzka (analýza) se uskutečnila hlavně k seznámení se s výsledky I. kola sebehodnocení z roku 2004 a se zpracovanými výstupy a úkoly z I. kola. Byly také definovány cíle a úkoly pro II. kolo hodnocení s tím, že předmětem aplikace sebehodnocení je opět krajský úřad (nikoliv kraj). Při dalším setkání byl proškolen hodnotitelský tým a zpracován harmonogram přípravy k provedení hodnocení. Školení mělo za úkol oprášit model CAF, jeho metodiku a pojmy, panely hodnocení. Dále byly diskutovány praktické zkušenosti z předchozího hodnocení a část školení byla zaměřena na procesní model řízení úřadu a stanovení strategických cílů pro úřad. Příprava na hodnocení Před započtením II. kola hodnocení určil vedoucí týmu hodnotitele jednotlivých kritérií předpokladů a výsledků, zpravidla dvou až tříčlenné týmy. V průběhu přípravy k hodnocení měli tito hodnotitelé možnosti konzultací s externími konzultanty. Pro snazší pochopení a nalezení vztahů mezi kritérii výsledků a kritérii předpokladů byla zpracována a předána korelační tabulka vztahů předpokladů a výsledků rozpracovaná až na jednotlivé otázky. V rámci konzultací byly upraveny otázky modelu CAF tak, aby lépe vystihovaly smysl hodnocení v prostředí krajského úřadu a byl konzultován obsah těchto otázek s hodnotiteli. Do připravených checklistů doplňovali hodnotitelé komentář a relevantní podklady vztahující se k dané otázce, jejichž obsah konzultovali s externími konzultanty. 3 :

6 Vyplněné checklisty byly umístěny na serveru úřadu, aby je mohli ostatní členové hodnotícího týmu připomínkovat, popř. doplňovat. Checklisty se pak staly podkladem hodnotitelů pro obodování otázky. V rámci přípravy na hodnocení byly zpracovány další důležité podklady pro II. kolo hodnocení: - strategické cíle krajského úřadu - procesní mapa orientace úřadu a definovány klíčové procesy - produkty úřadu ve vztahu k příjemcům služeb a zainteresovaným stranám úřadu rozpracované po odborech. Je nutné sdělit, že tyto dokumenty nebylo možné vzhledem k časové tísni dotáhnout až do schválené finální verze, přesto hodnotitelé druhého kola sebehodnocení vycházeli z faktu, že strategické cíle a procesy existují. Výsledky spokojenosti v rámci kritéria 6 byly analyzovány (vzhledem k časové náročnosti) na vytipovaných odborech, které stanovily v matici svých produktů ty nejdůležitější ve vztahu k příjemcům služeb a zainteresovaným stranám úřadu. Další velmi diskutovaným tématem v průběhu přípravy podkladů byl vztah hranice činností krajského úřadu vs. kraje. Metodicky - bylo ponecháno na citu hodnotitelů, kde si tuto hranici stanoví. Před dalším kolem hodnocení se jeví jako vhodné provést školení s vysvětlením podrobnějšího smyslu některých prvků metody CAF. Hodnocení Hodnocení jednotlivých kritérií po otázkách proběhlo ve dvou etapách. Nejdříve byla hodnocena kritéria výsledků a ve druhé etapě kritéria předpokladů. Obě hodnocení probíhala hladce vzhledem k důkladné přípravě členů hodnotitelského týmu (příprava podkladů a připravené bodování otázek). Přidělování bodů se provádělo dle panelů hodnocení pro oblasti kritérií výsledků a předpokladů z rozsahu 0-5 bodů, v případě rozporů v hodnocení, tj. odchylky o 2 body, nastala řízená diskuse - dohadovací řízení a provedlo se druhé kolo bodování otázky. Body byly zaznamenávány do připraveného excelovského programu a tím byly ihned k dispozici výstupy ve formě tabulek a grafů, porovnávající trendy prvního a druhého kola hodnocení. Každý hodnotitel přiděloval k otázce celé body, bodové hodnocení otázek bylo vypočteno jako aritmetický průměr bodů všech 11 členů týmu zaokrouhlený na jedno desetinné místo, stejně jako výsledek bodování subkritéria a kritéria (u kritéria je aritmetický průměr vypočten ze všech otázek, nikoliv subkritérií). Součástí výsledků u otázky, subkritéria a kritéria byl a je k dispozici i medián, minimální a maximální hodnota, rozpětí, směrodatná odchylka a variační koeficient. 4 :

7 C Výsledky sebehodnocení PŘEDPOKLADY (KRITÉRIA 1, 2, 3, 4, 5) Kritérium 1 - Vedení Subkritérium Vysočina 05 2,7 2,9 2,7 2,9 2,8 Vysočina 04 2,0 2,1 2,3 2,4 2,2 srovnání hodnocení CAF 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 hodnota bodování subkritérium Vysočina 05 Vysočina 04 5

8 KRITÉRIUM / subkritérium: 1/1.1Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a strategických hodnot, cílů a programů Člen týmu: Ing. Miroslav Březina, Ing. Petr Holý podpis: datum: kritérium předpoklady otázky vlastní varianta Podklady body předpoklady Byla vypracována vize úřadu a formulováno jeho poslání? komentář vize 2,7 V březnu 2004 na společné pracovní poradě VO byl definován návrh vize. V květnu byla předložena k vyjádření radě kraje a k diskusi všem zaměstnancům úřadu. Konečná verze vize byla po zapracování připomínek přijata v listopadu S vizí byli seznámeni všichni zaměstnanci, RK i ZK. Byla zpracována komunikační strategie vize. Připravují se 2 aktivity z komunikační strategie Byl stanoven morální kodex pracovníka úřadu nebo rovnocenná pravidla určující etiku přístupu a chování pracovníků úřadu? Byly vize a poslání rozpracovány do strategických materiálů ( dlouho i střednědobých a provozních (krátkodobých) cílů a opatření programů s termíny a odpovědností)? Zákon 312/2002 Sb., pracovní řád, vnitřní předpisy Cíle KrÚ Koncepce, roční plány práce odborů 1,9 Za základní etický kodex pracovníka úřad považuje ustanovení o povinnosti úředníka dle zákona č. 312/2002 Sb., který doplňuje některými ustanoveními v pracovním řádu a vnitřními předpisy. S těmito povinnostmi jsou seznamováni noví zaměstnanci, v rámci vstupního vzdělávání je jeden ze sedmi modulů zaměřen na etiku úředníka. Jsou upraveny dílčí oblasti jednání, např. pracovní oděv na pozici asistent/asistentka. 2,8 Byl vytvořen a připomínkován první návrh strategických záměrů, cílů a měřitelných znaků k činnostem úřadu. Provozní cíle a opatření jsou zajišťovány formou úkolů na poradách VO, ročních plánů činností jednotlivých odborů, rozpočtem. Provádí se hodnocení úkolů formou kontroly plnění, hodnocení výsledků práce odborů se provádí jednou ročně. Za dlouhodobé úkoly 6

9 1.1.4 Spolupracovaly - při zpracování vize, poslání, zásad etického chování, při stanovení cílů příslušné zainteresované strany (zastupitelstvo, klienti, - příjemci služeb (PS) )? Dochází k opakovanému přezkoumávání stanovených strategických materiálů a jejich revizi a aktualizaci, aby byly postiženy a vloženy do revidovaných materiálů skutečnosti změn vnějšího prostředí úřadu? Připomínky k vizi, projekt Partnerství pro Vysočinu, koncepce Připomínky k cílům PRK považujeme koncepce. Plány odborů jsou střednědobé úkoly. Je připraven plán vzdělávání a akční plán přípravy na čerpání fondů EU. Úřad se významně podílí na zpracování Programu rozvoje kraje (dále již PRK). Ten je rozpracován v daném roce programovým doplňkem a souborem aktivit. Jednotlivé odbory připravují koncepce, jako jsou například: optimalizace sítě škol, plán odpadového hospodářství, plán dopravní obslužnosti nebo územní plán vyššího územního celku. 2,7 Do vytváření vize krajského úřadu jsou zapojeni VO, rada, připomínkování a projednávání se měli možnost účastnit všichni zaměstnanci úřadu. Na stanovování cílů se podíleli VO a VOD, externí poradce. Koncepce rozvoje kraje jsou zveřejněny, diskutovány v úřadě, zastupitelstvu, výborech, komisích, obcích, prostřednictvím uveřejnění na www je dána možnost připomínkování veřejností. Významnou aktivitou pro spolupráci s PS je projekt Partnerství pro Vysočinu. 2,9 Vize úřadu je aktuální, do budoucna se předpokládá diskuse k potřebě změn. Plánována diskuse nad cíli úřadu se záměrem dokompletování sady cílů. Úřad se podílí na pravidelné aktualizaci a revizi základního dokumentu kraje PRK. Proběhla aktualizace SWOT analýzy, projednává se aktualizace profilu Jak efektivně jsou strategické materiály sdělovány a vysvětlovány všem zaměstnancům úřadu a jiným zainteresovaným stranám? Projednání na každém odboru a účasti Ř Komunikační strategie 2,9 Vize byla projednána se všemi pracovníky úřadu, je zveřejněna v dokumentech na intranetu. Byla zpracována komunikační strategie vize, připravují se 7

10 vize web k realizaci 2 aktivity z této strategie. Úřad klade velký důraz na přístup ke všem informacím na oficiálních webových stránkách, na intranetu mají zaměstnanci přístup ještě k dalším interním informacím. Nad zákonný rámec zveřejňujeme materiály pro jednání rady kraje. Materiály pro jednání zastupitelstva, PRK a koncepce jsou také zveřejňovány. Provozní cíle jsou vedeny v databázi úkolů odborů, provozní plány jsou projednávány po linii odborů a provozních porad. Strategické a provozní cíle jsou vedeny v databázi usnesení zastupitelstva a rady. Ve zpravodaji informuje kraj a krajský úřad PO a obce, jsou vydávány krajské noviny rozesílané všem domácnostem zdarma. KRITÉRIUM / subkritérium: 1/1.2 Vypracování a uplatňování systému pro řízení organizace Člen týmu: Ing. Miroslav Březina, Ing. Petr Holý podpis: datum: kritérium předpoklady otázky vlastní varianta Podklady body předpoklady Byly určeny hlavní i podpůrné procesy v úřadu, byly při tom identifikovány potřeby vnitřních (zaměstnanců) i vnějších PS - zákazníků? Cíle KrÚ, rámcová mapa procesů SDZA Tabulka ProduktyprocesyZS komentář 2,5 Úřad má identifikovány dvě základní činnosti přenesenou a samostatnou působnost. Byla zpracována první verze rámcové procesní mapy, vytvořena karta procesů. Je plánováno další dopracování procesní mapy a vytvoření procesních karet z ní vzešlých procesů. Jsou popsány a zmapovány dílčí procesy (např. objednávkový systém). Jsou vypracovány popisy jednotlivých pracovních pozic a k nim funkční náplně (SDZA). Organizační řád identifikuje jednotlivé činnosti na odborech. Byla zpracována tabulka PS k výstupům jednotlivých odborů. Většina kontaktů je prováděna 8

11 1.2.2 Byla určena organizační struktura, vazby a návaznosti procesů tak, aby prospívaly při zajišťování potřeb úřadu a očekávání zainteresovaných stran? Byla určená vhodná struktura řízení, funkcí, byly dostatečně určeny odpovědnosti a úrovně správní samostatnosti? přes pověřené pracovníky. Struktura www je zaměřena na některé zákazníky: občany, podnikatele, novináře, obce, organizace kraje. Na www existuje možnost vyjádření zákazníků, analyzují se stížnosti a petice, organizují se ankety vnitřní i vnější. Zlepšuje se povědomí o orientaci na zákazníka. Zapojili jsme se do Benchmarkigové aktivity KrÚ týkající se hledání nejlepší praxe v poskytovaných službách. Organizační řád 3,2 Úřad má definovanou a aktualizovanou strukturu viz aktualizace organizačního řádu, organizační struktura se přizpůsobuje požadavkům na poskytované služby i celospolečenské změny- jsou zohledňovány některé nové požadavky související se vstupem do EU. Organizační struktura je definována na základě vnitřních potřeb úřadu, především na základě potřeb VO. Se zainteresovanými stranami je diskutována, srovnávána je např. se strukturami jiných úřadů na poradách ředitelů. Organizační řád SDZA 3,0 Úrovně managementu jsou definovány v organizačním řádu, na intranetu je dostupný systém organizace (SDZA), který definuje jednotlivé pozice v propojení s pracovními náplněmi a plány vzdělávání. Organizační struktura úřadu je stanovena ze zákona (odbory, oddělení, případně útvar), flexibilitu pro spolupráci mezi odbory umožňuje formalizovaná týmová práce. Na podporu plnění meziodborových úkolů existuje směrnice pro týmovou spolupráci.v rámci plánu vzdělávání jsou vytvořeny podmínky pro osvojování si prvků týmové spolupráce, nové možnosti nabídl i program Partnerství pro Vysočinu a získaná akreditace ke školení v projektovém řízení. 9

12 1.2.4 Byly vypracovány a schváleny měřitelné dlouhodobé i krátkodobé cíle pro všechny úrovně v úřadu? Cíle KrÚ KEVIS Byly zavedeny prvky finanční kontroly a existuje systém delegování pravomocí a zastupitelnosti. 2,5 Byl vytvořen a připomínkován první návrh strategických záměrů, cílů a měřitelných znaků k činnostem úřadu. Cíle nebyly rozpracovány na úroveň odboru a konkrétního pracovníka. Provozní cíle a opatření jsou zajišťovány formou úkolů na poradách VO, ročních plánů činností jednotlivých odborů, rozpočtem. Provádí se hodnocení úkolů formou kontroly plnění, hodnocení výsledků práce odborů se provádí jednou ročně.existuje centrální databáze úkolů z porad VO, usnesení RK a ZK, sleduje se a vyhodnocuje Byly brány při stanovení potřebných produktů a výstupů k PS - klientům v úvahu jejich potřeby a očekávání? Byly pro hodnocení úrovně systému (způsobu zajištění) řízení zavedeny interní kontroly (interní systémové audity)? Cíle KrÚ GP fondu Vysočiny Plán kontrol, plán interního auditu Mezinárodní projekt 2,9 Máme definované PS směrem k výstupům jednotlivých odborů. Zpětná vazba je získávána v komisích, výborech, anketách, diskusích na www, tiskových konferencích, na setkávání s různými profesními seskupeními NNO, komory. Jsou příležitosti pro zlepšování v řízené komunikaci se zainteresovanými stranami. Vzniklé podněty jsou zpracovávány do podkladů pro jednání orgánů kraje. Krajská rada pro rozvoj lidských zdrojů umožňuje prezentaci názorů a jejich prosazování v orgánech kraje. Potřeby PS jsou zapracovávány do konkrétních výstupů. např. grantové programy. Mapují se potřeby PS pro zapracování do programových dokumentů pro plánovací období ,3 Odbor interního auditu byl posílen o 2 pracovníky. OIA zpracovává na základě analýzy rizik plány auditů pro příslušný rok i plán strategický. Je zapojen i do 10

13 1.2.7 Jaké podmínky a podpora byly vybudovány pro týmovou práci a projektové řízení? Jsou dlouhodobě a systematicky, široce využívány principy systémového řízení, například ISO, EFQM, CAF, TQM (nebo dalších)? mezinárodních projektů, které mají posílit postavení interního auditu v ČR, řídí se mezinárodními standardy pro interní audit, byly přezkoumány jeho postupy a srovnávány s ostatními KrÚ. Pravidla jsou ošetřena statutem interního auditu a ve směrnici o kontrolní činnosti. Je zaveden systém vnitřních a veřejnosprávních kontrol. Výstupy z veřejnosprávních kontrol jsou předkládány ve výroční zprávě radě, protokoly a zprávy z interního auditu jsou s vyhrazeným přístupem dostupné na intranetu. Vnitřní předpisy 3,0 Existuje směrnice k pravidlům, kterými se řídí činnost pracovních týmů pro řešení úkolů přesahující působnost jednoho odboru nebo útvaru. Proběhlo školení vybraných osob pro týmovou práci, před přijetím směrnice probíhala spolupráce prostřednictvím jmenovaných pracovních skupin. Odbor RR v rámci přípravy kraje na fondy EU zajistil proškolení zpracovatelů projektů. Jedním s cílů Fondu Vysočiny je připravit žadatele na čerpání evropských fondů. V rámci projektu Partnerství pro Vysočinu získána akreditace k vzdělávacímu modulu Projektové řízení, možnost vzdělávání PS. Příklady dalších aktivit: One Stop Shop a EUTEAM vytvoření podmínek pro týmovou spolupráci. CAF, projekt Partnerství pro Vysočinu 2,9 Úřad aplikuje 2. rokem model CAF, zapojili jsme se do benchmarkingové aktivity KrÚ, získali jsme podporu pro aplikaci modelu BALANCED SCORECARD, který bude realizován v roce Přihlásili jsme se k pracovní skupině pro procesní řízení v krajských úřadech, v rámci které jsou srovnávány přístupy a hledána nejlepší praxe Je v úřadu zavedeno měření výkonnosti na Cíle KrÚ 2,7 Byl vytvořen a připomínkován první návrh 11

14 vhodných indikátorech výkonnosti úřadu (např. BSC, sledování úrovně znaků produktů a procesů, )? strategických záměrů, cílů a měřitelných znaků k činnostem úřadu. Při stanovení indikátorů byl zohledňován přístup dle modelu BSC, indikátory zatím nebyly stanoveny na úrovni odborů a konkrétních zaměstnanců. Zapojili jsme se do benchmarkingového projektu, jehož jedním z cílů je srovnávání v přístupech v rámci kritérií modelu CAF. Výkonnost vyhodnocujeme v rámci ročního hodnocení, u příspěvkových organizací se vyhodnocují dosažené roční výsledky dle schválených finančních plánů. Dalším nástrojem je plánování a vyhodnocování plnění rozpočtu kraje. KRITÉRIUM / subkritérium: 1/1.3 Motivování a podporování pracovníků v organizaci a vystupování jako vzor určité funkce Člen týmu: Ing. Miroslav Březina, Ing. Petr Holý podpis: datum: kritérium předpoklady otázky vlastní varianta Podklady body předpoklady Je podporováno a uplatňováno vedení a řízení pracovníků podle osobního příkladu vedoucích? Hodnotící archy, sociologický průzkum komentář 2,8 Je kladen důraz na dodržování vnitřních předpisů a pravidel, včetně chování a jednání zaměstnanců, upozorňování na nedodržování zažité praxe viz zápisy porad VO. V rámci sociologického průzkumu zjišťována úroveň vedení a řízení vedoucích zaměstnanců Existuje osobní ochota k profesnímu růstu a změnám chování? Je podporována a zavedena možnost uplatňování "zpětné vazby" a formulování podnětů pro takový osobní růst a změnu? Hodnocení, sociologický průzkum 3,0 Zpětná vazba se dostává hodnoceným při pravidelném ročním hodnocení od vedoucích oddělení a odborů, ředitelky, rady. Výstupem z hodnocení jsou oblasti a doporučení pro osobní růst a zvyšování kvalifikace. Další informace, náměty a zpětná vazba jsou získávány ze sociologického průzkumu 12

15 1.3.3 Je zavedeno, že se do osobního chování promítá takové jednání, které je v souladu se stanovenými krátkodobými cíli a úkoly a vede k jejich splnění? Jak je zajištěno neustálé informování pracovníků úřadu o významných úkolech, skutečnostech, úrovni fungování úřadu, plnění strategických cílů? Jak jsou podporováni zaměstnanci úřadu, aby plněním svých cílů přispěli k plnění celkových cílů úřadu? Systém vzdělávání pro vedoucí pracovníky je zaměřen na dovednosti v oblasti vedení a řízení, máme dobré zkušenosti se společnými výjezdními setkáváními VO, během nichž se vytváří prostor pro lepší získání zpětné vazby. hodnocení 3,0 Do hodnocení zaměstnanců se promítly klíčové hodnoty z přijaté vize úřadu. Většina úkolů a cílů se plní na základě přidělené odpovědnosti, sleduje a vyhodnocuje se přímým nadřízeným. Intranet, porady-zápisy 3,0 Úřad si uvědomuje potřebu vnitřní komunikace. Základní systém je založen na hierarchickém předávání informací. Příklady: pravidelné porady VO ved. oddělení (porada odboru, oddělení).velký důraz je kladen na intranet, je propracován redakční systém zveřejňování dokumentů, je možné využívat databáze, existuje celá řada aplikací např. docházka, objednávkový systém, autodoprava, Kevis, SDZA, epusa, datový sklad, GIS, z kterých je možné čerpat informace. Pro sdělování informací a komunikaci se využívá možností aplikace Microsoft Outlook (např.: individuálně, diskusní skupiny). Systém vzdělávání napomáhá k posílení vnitřní komunikace (vstupní a průběžné vzdělávání zaměstnanců). Osobní hodnocení hodnotící archy Plány vzdělávání Statistika tisk. zpráv 2,9 Do systému hodnocení zaměstnanců zapracovány prvky hodnotící přínos zaměstnance k naplňování vize úřadu. Na systém hodnocení práce zaměstnanců navazuje systém vzdělávání. Vedoucí poskytují v případě potřeby morální podporu, odbornou pomoc, technickou podporu a podmínky k práci. Pro dostupnost školení jsou zpracovávány plány vzdělávání, do kterých se promítají potřeby úřadu i osobní představy zaměstnanců. Je praktikován systém 13

16 1.3.6 Jak jsou pracovníci úřadu motivováni, povzbuzováni a podporováni přidělováním odpovědností za prováděné činnosti a za splnění přidělovaných úkolů a cílů? Jak jsou zaměstnanci vybízeni a podporováni pro předkládání zlepšujících návrhů a inovací a pro aktivní (vynalézavý, kreativní) přístup k provádění každodenní práce? Jak je podporováno a řízeno důvěryhodné, čestné vnitřní prostředí úřadu, které vede ke vzájemné důvěře a respektu k práci i osobnostem kolegů? Jak je zjišťováno a podporováno, aby se utvářela taková vnitřní kultura úřadu, která vede pracovníky Porady- zápisy Směrnice o týmové spolupráci hodnocení zaměstnanců a ve vazbě na výsledky se stanovují osobní příplatky. Mimořádné odměny jsou poskytovány při plnění mimořádných úkolů (nad rámec pracovních povinností). Jsou uplatňovány motivační prvky např. oceňování aktivity při poskytování TZ. 2,2 Standardní systém je nastaven hierarchicky, včetně pověření k zastupování. Projektové řízení je podporováno směrnicí o týmové spolupráci. Zmocnění se spíše praktikuje na úrovni odborů, oddělení. Existuje velká míra pravomocí a odpovědnosti VO, zkušenosti v delegování pravomocí mezi odbory a odděleními se liší. Porady- zápisy 2,4 Vedoucí nepřistupují formalizovaně k povzbuzování a podporování zaměstnanců v oblasti zlepšování, spíše se prakticky přistupuje k hledání inovací a zlepšování na odborech při řešení konkrétních problémů. Podobná zkušenost je i ve spolupráci mezi odbory. Konkrétní náměty vznášeny na poradách VO. Systematicky se povzbuzují některé aktivity např. předávání tiskových zpráv, nejlepší jsou odměňováni. K povzbuzování a aktivitě jistě přispívají i podněty na www. Je uplatňováno finanční ohodnocení aktivity. Porady- zápisy 2,6 Je snahou poukázat a ocenit na společných poradách VO dosažené úspěchy a přístupy. Je aplikován systém vzdělávání podporující nastavení dobrého pracovního prostředí a vztahů. K povzbuzování dochází i na společných akcích VO, odborů. Kolegiální prostředí pomáhá budovat týmová práce a účast zaměstnanců v meziodborových týmech, významnou úlohu může sehrát i projekt CAF. Sociologický průzkum 2,7 Uplatňovaný model CAF by měl přispět k uvedeným potřebám. Existuje systém hodnocení zaměstnanců 14

17 úřadu k vyhledávání, plánování a uplatňování zlepšování? Jaké principy přijal úřad k podporování a finančního zajištění výcviku a zlepšování? Jak je zajištěna informovanost pracovníků úřadu k úrovni indikátorů výkonnosti úřadu? Jaká je možnost zapojit se do diskuse o výkonnosti úřadu pro každého pracovníka? Jaké zásady jsou přijaty pro to, aby bylo podle zásluhy uznáno úsilí týmů a aby bylo odměněno? Jak je zajištěno, aby byly objektivně a přiměřeně k srovnatelným kategoriím naplňovány potřeby pracovníků úřadu a byla poskytována pomoc a opora pro řešení situací pracovníků, pokud je to třeba? v návaznosti na přijatou vizi úřadu, důležitý je plán vzdělávání. Prováděn pravidelný sociologický průzkum s možností sdělení námětů a připomínek. Plány vzdělávání 3,3 V osobních plánech vzdělávání je navržen výcvik zaměstnanců, získaná zpětná vazba při hodnocení ukazuje postup ve zlepšování. V rozpočtu kraje je zajištěno financování výcviku. SZDA umožňuje sdělování zkušeností a vytvoření databáze z absolvovaných vzdělávacích akcí. Byla navržena měřítka a metodika k porovnávání předpokladů k zajišťování výcviku. Směrnice o hodnocení 1,9 Návrh vize byl projednán za účasti všech pracovníků. Je plánováno projednání nových cílů úřadu, indikátorů(znaků) i metodik. Po jeho přijetí prezentace všem pracovníkům. Systém hodnocení je uplatňován jednou ročně (odbor, ředitelka, rada). Provádí se operativní kontrola úkolů, čtvrtletní hodnocení plánů. Spolupráce se zaměstnanci je intenzivnější při projednávání jejich výkonnosti v rámci odborů. Organizační řád Vnitřní předpisy 2,8 Systém odměňování vychází z předpisů o odměňování ve veřejné správě. Osobní příplatky jsou přiznány na základě hodnocení, jsou vypláceny odměny při mimořádných příležitostech, je uplatňován systém veřejných pochval a oceňování práce týmů. Při plnění jednotlivých projektů umožněno individuální ocenění dle směrnice o zajištění týmové spolupráce. 2,8 Dislokace pracovišť úřadu (3 místa + 4 odloučená pracoviště) komplikuje podmínky pro práci úřadu. Přizpůsobení se potřebám úřadu i pracovníkům umožňuje pohyblivá pracovní doba. Technickomateriální podmínky pro práci můžeme hodnotit jako 15

18 velice dobré. Snaha o vytvoření podmínek pro zaměstnance (sociální výhody viz kritérium 3) se promítá i do příspěvku na dopravu, stravování, v určitých pracovních pozicích i na ošacení. KRITÉRIUM / subkritérium: 1/1.4 Řízení vztahů s politiky, příjemci služeb a produktů (PS a jinými zainteresovanými stranami (ZS). Člen týmu: Ing. Miroslav Březina, Ing. Petr Holý podpis: datum: kritérium předpoklady otázky vlastní varianta Podklady body předpoklady Jak úřad zajišťuje aktivní a pravidelné (opakované) vztahy s politickými orgány v příslušné výkonné a legislativní oblasti? Do jaké míry a jak kvalitně je zajišťován a realizován princip partnerství s významnými zainteresovanými stranami (PS, klienty, vládními organizacemi, veřejnými orgány, občany, průmyslem, zájmovými skupinami)? Setkání se starosty, tajemníky, poslanci, senátory, Komise na centrální i mezikrajské úrovni Partnerství pro Vysočinu, Mikroregiony, rada pro lidské zdroje, Den otevřených dveří komentář 3,1 Úřad v samostatné působnosti plní úkoly politických orgánů zastupitelstva, rady, výborů komisí. V rámci přenesené působnosti jsou mu svěřeny povinnosti zákonem, setkává se s představiteli centrální výkonné moci, jednotlivých ministerstev. V rámci metodické činnosti úřad organizuje různá setkání představitelů obcí, měst a krajů. Představitelé kraje se pravidelně setkávají s poslanci a senátory zvolenými za kraj. Zaměstnanci úřadu jsou členy nejrůznějších připomínkových komisí a výborů na centrální úrovni, mezikrajské i krajské úrovni. 3,1 Dochází k pravidelnému setkávání s představiteli některých důležitých zainteresovaných stran v komisích, výborech,na akcích pořádaných těmito stranami (NNO,komory, sdružení). Jsou organizovány setkání s cílem sjednotit pohled, postup, výklad, řešení určitých činností i získat informace. Důležitou aktivitou je přijatý projekt Partnerství pro Vysočinu, v rámci kterého probíhá v jednotlivých částech kraje setkání s PS. Aktivně se účastníme řady projektů jako partneři. 16

19 1.4.3 Jak jsou do určování záměrů a volby strategických cílů zapojovány politické a ostatní subjekty zainteresovaných stran? Do jaké míry jsou zapojovány do budování systému řízení úřadu? Jak úřad usiluje o veřejné uznání, široké povědomí o dobrých přístupech, výkonech a výsledcích? Jak je budován image moderního výkonného a přístupného úřadu v povědomí zainteresovaných stran - hlavně PS, klientů a občanů kraje? Jak jsou pro strategické záměry, produkty - služby úřadu využívány vně i uvnitř úřadu marketingové zásady a činnosti? Organizační struktura, Cíle KrÚ Výsledky soutěží, Den otevřených dveří, tiskové zprávy a konference sociologický průzkum, ankety, dotazníky 2,6 Je běžnou praxí, že do návrhů a připomínkování koncepcí a strategií jsou zapojeni politické i další zainteresované strany. Tyto návrhy se zveřejňují k připomínkování i na www kraje, organizují se semináře. Zlepšila se komunikace směrem k PS díky novým projektům, evidujeme a shromaždujeme záměry a představy PS. Volené orgány ovlivňují management organizace schvalováním počtu pracovníků a tím nepřímo ovlivňují organizační strukturu. 3,0 Úřad usiluje o vybudování dobré pověsti. Snaží se být maximálně otevřený, předávat co nejvíce informací, pořádá nejrůznější akce v rámci areálu úřadu (sponzorování akcí, dny otevřených dveří). Umožňujeme i třetím osobám využít prostor úřadu (kongresový sál). Úřad se zapojuje do nejrůznějších soutěží, snaží se vytvořit a vyhodnocovat marketingovou strategii, má zpracován jednotný vizuální styl. Vyhodnocuje ohlasy, zodpovídá otázky na www. Vydává noviny, zpravodaj, tiskové zprávy, pořádá tiskové konference, zpravuje rozsáhlé www stránky. Systémem grantových programů sleduje pokrytí potřeb PS v kraji Vysočina. Zapojuje se do nejrůznějších národních i mezinárodních projektů. Je aktivní v cíleném budování partnerství. 2,9 Probíhají ankety a dotazníková šetření s cílem zmapovat potřeby a ohlasy vnitřních i vnějších zákazníků, jsou přijímány některé strategie na aktivizaci určitých cílových skupin např. vyhledávání projektů pro čerpání fondů EU. 17

20 1.4.6 Jak a do jaké míry je zajištěno, že se úřad zúčastňuje činností profesních sdružení, zájmových skupin a dalších významných zainteresovaných stran? porady ředitelů, porady VO krajů, komise, výbory, grantová podpora Výrazné úsilí je věnováno zviditelnění kraje Vysočina podporou vytipovaných akcí v kraji. 2,9 Jsou navázány kontakty na profesní sdružení komory, NNO. Zástupci úřadu se účastní práce v nejrůznějších komisích a pracovních skupinách. Podporují se některé aktivity sdružení či zájmových skupin, např. sportovec roku, hudební slavnosti, festivaly. V rámci Fondu Vysočiny jsou vypisovány programy pro obce i zájmové skupiny, zástupci úřadu se angažují v odborných komisích asociace krajů, v odborných komisích veřejné zprávy, jsou organizována pravidelná setkání tajemníků.. Je navázána spolupráce s VŠE fakultou managementu. Podepsaná smlouva o spolupráci s Dolním Rakouskem zakládá účast v pracovních skupinách. Podporujeme svazky měst a obcí, regionální agenturu a spolupráci s HK. V rámci společného NUTS II Jihovýchod spolupracujeme s Jihomoravským krajem. 18