VNITŘNÍ PŘEDPIS ORGANIZACE č. 17/2013

Transkript

1 VNITŘNÍ PŘEDPIS ORGANIZACE č. 17/2013 Směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu schválená usnesením č. 2798/R91/13 Rady města Uherský Brod dne (dále jen směrnice ) Článek 1. Předmět úpravy Tato směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen zakázka ) stanovuje závazný postup zadavatele při zadávání veřejných zakázek na dodávky, služby nebo stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby výše Kč bez daně z přidané hodnoty (dále jen DPH ) nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce výše Kč bez DPH dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, (dále jen zákon ). Článek 2. Účel směrnice Účelem této směrnice je zejména: a) zajistit provádění zadávacího řízení k veřejným zakázkám malého rozsahu v souladu se zásadami hospodárnosti, účelnosti a při zachování principů transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace, b) zajistit provádění zadávacího řízení k veřejným zakázkám v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména pak zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění, c) sjednocením postupů při zadávání veřejných zakázek přispět k usnadnění kontroly a dohledu nad zadávacími řízeními. Článek 3. Závaznost směrnice 1. Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance města Uherský Brod (dále jen město ) a to jako vnitřní předpis zaměstnavatele poté, co s ním byli v souladu s pracovněprávními předpisy seznámeni. Osoby plnící podle těchto předpisů úlohu statutárního orgánu zaměstnavatele ve vztahu k zaměstnancům města Uherský Brod zajistí seznámení zaměstnanců s touto směrnicí bez zbytečného odkladu po jejím přijetí, stejným způsobem pak zajistí též seznámení zaměstnanců s jakýmikoliv pozdějšími změnami této směrnice. 2. Vedle této směrnice a zákona jsou všichni zaměstnanci města povinni se při zadávání veřejných zakázek řídit též jinými obecně závaznými předpisy a vnitřními předpisy města, usneseními příslušných orgánů města, stejně jako obecnými pokyny zaměstnance provádějícího administraci veřejných zakázek zveřejněných v rámci vnitřní informační sítě. 3. Centrální evidence veřejných zakázek zadávaných městem je evidována a zveřejňována v elektronické podobě u administrátora veřejných zakázek a to na tzv. profilu zadavatele prostřednictvím elektronického nástroje egordion.

2 4. Při provádění jednotlivých úkonů v rámci zadávacího řízení a vyhotovování příslušných dokumentů jsou všichni zaměstnanci města povinni užívat formuláře a vzory vyhotovené administrátorem veřejných zakázek a zveřejněné v rámci vnitřní informační sítě, přičemž při jejich vyplňování se řídí přiloženými pokyny. Všechny požadované údaje na těchto formulářích musí být řádně vyplněny a doplněny všemi požadovanými podklady a přílohami. Článek 4. Základní pojmy 1. Zadavatelem je pro účely této směrnice město Uherský Brod prostřednictvím odboru nebo samostatného oddělení městského úřadu příslušného podle organizačního řádu (dále jen organizační jednotka úřadu nebo OJÚ ) nebo tajemník městského úřadu. Pro účely této směrnice má postavení OJÚ i Městská policie. Tato organizační jednotka úřadu plní úkoly plynoucí z potřeby zadat veřejnou zakázku nebo byla pro danou konkrétní veřejnou zakázku určena jako povinná. 2. Funkcionářem se rozumí starosta nebo místostarosta, kterému Zastupitelstvo města Uherský Brod schválilo zabezpečování konkrétních úkolů ve vymezené působnosti. 3. Zásadou transparentnosti se rozumí vymezení předmětu zakázky srozumitelně, jednoznačně a úplně, zajištění jednotného informování uchazečů v rozsahu nezbytném pro vypracování nabídky a hodnocení nabídek podle předem určených kritérií. 4. Zásadou rovného zacházení a zákazu diskriminace se rozumí stejné zacházení s každým z uchazečů. Ustanovení 101 zákona o zvýhodnění dodavatelů zaměstnávajících osoby se zdravotním postižením se v postupu podle této směrnice použije analogicky. 5. Výzva k podání nabídky je způsob zahájení zadávacího řízení zadavatelem u veřejných zakázek malého rozsahu. 6. Administrátor veřejných zakázek se rozumí zaměstnanec, který zpracovává podklady související se zadáváním veřejných zakázek a zajišťuje administraci všech veřejných zakázek dle organizačního řádu (dále jen administrátor ). 7. Elektronická aukce je proces hodnocení nabídek, v jehož rámci zadavatel používá elektronické nástroje umožňující předkládání nových snížených nabídkových cen, případně nových hodnot nabídek, a který současně umožňuje sestavit aktuální pořadí nabídek při použití automatických metod jejich hodnocení. 8. Profil zadavatele je elektronický nástroj, prostřednictvím kterého zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám způsobem, který umožňuje neomezený a přímý dálkový přístup. Město Uherský Brod využívá elektronický nástroj egordion. 9. Pro výklad dalších pojmů se užije zákona v platném znění. Článek 5. Finanční limity 1. Veřejné zakázky malého rozsahu se rozdělují do pěti finančních limitů, přičemž u každého z limitů podléhá veřejná zakázka příslušnému způsobu administrace stanovenému pro tento limit v následujících článcích. 2. Za samostatnou veřejnou zakázku malého rozsahu nejsou považovány dodatečné stavební práce, dodávky nebo služby, které nebyly obsaženy v zadávacích podmínkách, u nichž celkový rozsah nepřesáhne 20 % ceny původní zakázky a jejich potřeba vznikla v důsledku objektivních nepředvídaných skutečností. Strana 2 (celkem 10)

3 Článek Finanční limit zadání zakázky do Kč bez DPH 1. Zakázku do Kč bez DPH zadá zadavatel přímo podle svých zkušeností a situace na trhu. Nabídky vyhodnocuje sám zadavatel, přičemž posoudí, zda je cena obvyklá v dané době a místě plnění. Zakázku v 1. finančním limitu lze zadat i přímým oslovením jen 1 dodavatele, pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, nebo přímým nákupem. 2. Zadání zakázky schvaluje vedoucí OJÚ, který rovněž provádí ve stanovené lhůtě vyhodnocení nabídek. Smlouvu schvaluje Rada města, která pověří funkcionáře podpisem smlouvy. Objednávka se schvaluje a podepisuje podle podpisového řádu. Článek Finanční limit zadání zakázky od Kč do Kč bez DPH 1. Zakázku na dodávky, služby a stavební práce, jejíž předpokládaná hodnota je v rozsahu finančního limitu od Kč do Kč bez DPH, je zadavatel oprávněn zadat na základě výzvy minimálně 3 (třem) dodavatelům k předložení nabídky, pokud tyto cenové nabídky v místě a čase obvyklé nemá k dispozici (např. formou aktuálních ceníků, poptávkového řízení prostřednictvím aukčního systému). 2. Výzva k předložení nabídky musí obsahovat vymezení požadovaného předmětu plnění, případně další podmínky plnění, formu předložení nabídky, hodnotící kritéria pro výběr nejvhodnější nabídky (ekonomická výhodnost nabídek nebo nejnižší nabídková cena), lhůtu pro předložení nabídky, která musí být stanovena přiměřeně předmětu zakázky (minimálně 3 pracovní dny) a vyhrazené právo zrušit zakázku bez udání důvodu. 3. Zadání zakázky schvaluje vedoucí OJÚ, který rovněž provádí ve stanovené lhůtě vyhodnocení nabídek. Smlouvu schvaluje Rada města, která pověří funkcionáře podpisem smlouvy. Objednávka se schvaluje a podepisuje podle podpisového řádu. 4. Zakázky zadané ve 2. finančním limitu je zadavatel povinen evidovat vč. veškerých souvisejících dokumentů (např. seznam podaných nabídek, protokol z otevírání obálek, protokol o posouzení a hodnocení nabídek, smlouvy (objednávky) s vybraným uchazečem apod.) na profilu zadavatele. 5. Zakázky zadané ve 2. finančním limitu a hodnocené prostřednictvím elektronické aukce je povinen zadavatel evidovat vč. souvisejících dokumentů (posouzení v mezikole, protokoly vygenerované aukčním systémem, závěrečný souhrnný protokol, smlouva s vybraným uchazečem ap.) na profilu zadavatele. Článek Finanční limit zadání zakázky na dodávky a služby od Kč do Kč bez DPH a stavební práce od Kč do Kč bez DPH 1. Zakázky na dodávky a služby v rozmezí od Kč do Kč bez DPH, v případě zakázky na stavební práce od Kč do Kč bez DPH, je zadavatel oprávněn zadat na základě výzvy minimálně 3 (třem) dodavatelům k předložení nabídky. 2. Výzva k předložení nabídky musí obsahovat vymezení požadovaného předmětu plnění, případně další podmínky plnění, formu předložení nabídky, hodnotící kritéria pro výběr nejvhodnější nabídky (ekonomická výhodnost nabídek nebo nejnižší nabídková cena), lhůtu pro předložení nabídky, která musí být stanovena přiměřeně předmětu zakázky (minimálně 5 pracovních dnů) a vyhrazené právo zrušit zakázku bez udání důvodu. 3. Zadání zakázky schvaluje příslušný funkcionář nebo tajemník městského úřadu. Podané nabídky ve stanovené lhůtě posuzuje a hodnotí komise složená z funkcionáře nebo tajemníka městského úřadu a 2 zaměstnanců zadavatele, které určí vedoucí OJÚ. Smlouvu schvaluje Rada města, která pověří funkcionáře podpisem smlouvy. Objednávka se schvaluje a podepisuje podle podpisového řádu. Strana 3 (celkem 10)

4 4. Z každého jednání komise musí být sepsán písemný zápis protokoly (seznam podaných nabídek, protokol o otevírání nabídek, protokol o posouzení a hodnocení nabídek, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky apod.), jehož přílohou je i kompletní dokumentace (kopie výzvy a všechny podané nabídky). Zadavatel zašle písemné rozhodnutí o výběru vybranému uchazeči, jehož nabídka byla vybrána jako nejvhodnější a zároveň zašle oznámení o výsledku ostatním uchazečům, jejichž nabídky vybrány nebyly. 5. Zakázky zadané ve 3. finančním limitu je zadavatel povinen administrovat a veškeré související dokumenty (seznam podaných nabídek, protokol z otevírání obálek, protokol o posouzení a hodnocení nabídek, smlouvy s vybraným uchazečem ap.) zveřejnit na profilu zadavatele. 6. Zakázky zadané ve 3. finančním limitu a hodnocené prostřednictvím elektronické aukce je povinen zadavatel administrovat a související dokumenty (posouzení v mezikole, protokoly vygenerované aukčním systémem, závěrečný souhrnný protokol, smlouva s vybraným uchazečem ap.) zveřejnit na profilu zadavatele. Článek Finanční limit zadání zakázky na dodávky a služby od Kč do Kč bez DPH 1. Zakázky na dodávky a služby v rozmezí od Kč do Kč bez DPH je zadavatel oprávněn zadat na základě výzvy minimálně 3 (třem) dodavatelům k předložení nabídky. 2. Výzva k předložení nabídky musí obsahovat vymezení požadovaného předmětu plnění, případně další podmínky plnění, formu předložení nabídky, hodnotící kritéria pro výběr nejvhodnější nabídky (ekonomická výhodnost nabídek nebo nejnižší nabídková cena), lhůtu pro předložení nabídky, která musí být stanovena přiměřeně předmětu zakázky (minimálně 7 pracovních dnů) a vyhrazené právo zrušit zakázku bez udání důvodu. Součástí výzvy musí být alespoň minimální požadavky zadavatele na prokázání splnění kvalifikačních předpokladů (analogicky dle 53 až 56 zákona). 3. Zadání zakázky schvaluje Rada města. Podané nabídky ve stanovené lhůtě posuzuje a hodnotí komise složená z funkcionáře a 2 zaměstnanců zadavatele, které určí vedoucí OJÚ. O výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje Rada města, která rovněž schvaluje smlouvu a pověřuje funkcionáře jejím podpisem. 4. Z každého jednání komise musí být sepsán písemný zápis protokoly (seznam podaných nabídek, protokol o otevírání nabídek, protokol o posouzení a hodnocení nabídek, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky apod.), jehož přílohou je i kompletní dokumentace (kopie výzvy a všechny podané nabídky). Zadavatel zašle písemné rozhodnutí o výběru vybranému uchazeči, jehož nabídka byla vybrána jako nejvhodnější a zároveň zašle oznámení o výsledku ostatním uchazečům, jejichž nabídky vybrány nebyly. 5. V rámci obdobných zakázek nesmí být v průběhu kalendářního roku vyzýván opakovaně stejný okruh uchazečů. 6. Zakázky zadané ve 4. finančním limitu je zadavatel povinen administrovat a veškeré související dokumenty (seznam podaných nabídek, protokol z otevírání obálek, protokol o posouzení a hodnocení nabídek, smlouvy s vybraným uchazečem ap.) zveřejnit na profilu zadavatele. 7. Zakázky zadané ve 4. finančním limitu a hodnocené prostřednictvím elektronické aukce je povinen zadavatel administrovat a související dokumenty (posouzení v mezikole, protokoly vygenerované aukčním systémem, závěrečný souhrnný protokol, smlouva s vybraným uchazečem ap.) zveřejnit na profilu zadavatele. Článek Finanční limit zadání zakázky na stavební práce od Kč do Kč bez DPH 1. Zakázky na stavební práce v rozmezí od Kč do Kč bez DPH je zadavatel oprávněn zadat na základě výzvy minimálně 3 (třem) dodavatelům k předložení nabídky. Strana 4 (celkem 10)

5 2. Součástí výzvy musí být také zadávací dokumentace (musí obsahovat vymezení požadovaného předmětu plnění vč. výkazu výměr, projektové dokumentace, případně další podmínky plnění, formu předložení nabídky, hodnotící kritéria pro výběr nejvhodnější nabídky (ekonomická výhodnost nabídek nebo nejnižší nabídková cena), lhůtu pro předložení nabídky, která musí být stanovena přiměřeně předmětu zakázky (minimálně 10 pracovních dnů) a vyhrazené právo zrušit zakázku bez udání důvodu) a požadavky zadavatele na prokázání splnění kvalifikačních předpokladů (analogicky dle 53 až 56 zákona) odpovídají druhu, rozsahu a složitosti zakázky. Musí být požadováno doložení obdobných referenčních zakázek srovnatelného významu. 3. Zadání zakázky schvaluje Rada města. Podané nabídky ve stanovené lhůtě posuzuje a hodnotí komise složená z funkcionáře, dalšího člena Rady města a 1 zaměstnance zadavatele, kterého určí vedoucí OJÚ. O výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje Rada města, která rovněž schvaluje smlouvu a pověřuje funkcionáře jejím podpisem. 4. Z každého jednání komise musí být sepsán písemný zápis protokoly (seznam podaných nabídek, protokol o otevírání nabídek, protokol o posouzení a hodnocení nabídek, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky apod.), jehož přílohou je i kompletní dokumentace (kopie výzvy a všechny podané nabídky). Zadavatel zašle písemné rozhodnutí o výběru vybranému uchazeči, jehož nabídka byla vybrána jako nejvhodnější a zároveň zašle oznámení o výsledku ostatním uchazečům, jejichž nabídky vybrány nebyly. 5. V rámci obdobných zakázek nesmí být v průběhu kalendářního roku vyzýván opakovaně stejný okruh uchazečů. 6. Zakázky zadané v 5. finančním limitu je zadavatel povinen administrovat a veškeré související dokumenty (seznam podaných nabídek, protokol z otevírání obálek, protokol o posouzení a hodnocení nabídek, smlouvy s vybraným uchazečem ap.) zveřejnit na profilu zadavatele. 7. Zakázky zadané v 5. finančním limitu a hodnocené prostřednictvím elektronické aukce je povinen zadavatel administrovat a související dokumenty (posouzení v mezikole, protokoly vygenerované aukčním systémem, závěrečný souhrnný protokol, smlouva s vybraným uchazečem ap.) zveřejnit na profilu zadavatele. Článek 11. Odpovědné osoby a kontrola 1. Za dodržování pravidel stanovených touto směrnicí je v rámci Městského úřadu odpovědný vedoucí OJÚ, u kterého je veřejná zakázka z hlediska předmětu plnění administrována, a dále administrátor veřejných zakázek, a to v tom rozsahu, v jakém se na administraci podílí. 2. Požádá-li o to Rada města, funkcionář, popřípadě tajemník městského úřadu, je odpovědný vedoucí OJÚ, u kterého je zakázka z hlediska předmětu plnění administrována, poskytnout zdůvodnění, příp. podklady související s věcnou stránkou veřejné zakázky, výběrem hodnotících kritérií a hodnotící komise. 3. Požádá-li o to Rada města, funkcionář, popřípadě tajemník městského úřadu, je administrátor veřejných zakázek povinen předložit veškeré dokumenty vztahující se k veřejné zakázce. Tato osoba je rovněž povinna poskytnout i další požadovaná vysvětlení a doplnění a je-li o to požádána písemné odůvodnění jednotlivých procesů uskutečněných při administraci veřejné zakázky. Článek 12. Postup OJÚ při administraci zakázky 1. OJÚ je v rámci administrace zakázky povinna zejména: a) zpracovat návrh zakázky včetně všech souvisejících dokumentů, příloh a odůvodnění zakázky, b) zabezpečit přípravu zakázky včetně určení předmětu zakázky a její předpokládané hodnoty bez DPH, c) zabezpečit schvalovací proces, tzn. zajistit schválení návrhu zakázky a způsobu jejího zadání funkcionářem, tajemníkem městského úřadu, vedoucím OJÚ nebo Radou města, d) zpracovat návrh smlouvy vč. zaevidování smlouvy do centrální evidence smluv (CES), e) zajistit ověření smlouvy z hlediska její formální správnosti a úplnosti příslušnou OJÚ, Strana 5 (celkem 10)

6 f) zabezpečit podpis smlouvy a její předání v jednom vyhotovení administrátorovi k archivaci. 2. OJÚ je v rámci součinnosti s administrátorem povinna zabezpečit: a) jednoznačné vymezení předmětu veřejné zakázky, b) poskytnutí (vypracování) věcných podkladů k zadání zakázky, c) návrh hodnotících kritérií a odborných volitelných kvalifikačních předpokladů, d) návrh dodavatelů, kterým má být zaslána výzva k podání nabídky, e) návrh členů hodnotící komise, případně komise pro otevírání obálek, f) informaci, zda veřejná zakázka bude hodnocena prostřednictvím elektronické aukce, g) zpracování předběžných či následných statistik. Článek 13. Postup administrátora při administraci zakázky 1. Administrátor je povinen zejména: a) na základě podkladů od OJÚ zajistit organizaci celého řízení dle zvoleného způsobu zadání, b) zajistit vyhlášení zakázky, přípravu a odeslání výzvy dodavatelům, zveřejnění zadání na profilu zadavatele, c) převzít nabídky uchazečů, zajistit organizaci otevírání, posouzení a hodnocení přijatých nabídek včetně sezvání komise a pořízení záznamů, d) zajistit oznámení uchazečům o výběru vítězné nabídky, e) veškerá právní jednání související se zakázkami evidovat či administrovat za všechny OJÚ Městského úřadu na profilu zadavatele, f) zajistit archivaci dokumentace k dané zakázce. 2. Rada města, funkcionář, popř. tajemník městského úřadu bude ve vhodných případech navrhovat využití elektronických nástrojů a elektronických aukcí dle 96 a násl. zákona. V případě využití elektronické aukce dle 96 a násl. zákona zajistí administrátor organizaci celého řízení, tzn. vyhlášení zakázky, zveřejnění zadání na profilu zadavatele, odeslání pozvánky s přihláškou vybraných uchazečům, organizování mezikola a soutěžního kola, oznámení vítěze, zajištění dokumentace vygenerované aukčním systémem, archivaci. 3. Administrátor zpracuje podklady k zakázce, které jsou předmětem jeho administrace, v systému DZR. Článek 14. Výjimky v postupech 1. V případě časové tísně nebo jiných naléhavých podmínek je funkcionář oprávněn rozhodnout o přímém zadání zakázky, přičemž je povinen vycházet z informací o trhu a svých zkušeností. Nabízená cena plnění musí být v místě a čase obvyklá. Časovou tísní se rozumí situace, kdy může postup výběru ze stanoveného počtu dodavatelů určených touto směrnicí ohrozit plynulý chod města nebo způsobit městu značnou finanční ztrátu. Jinými naléhavými podmínkami jsou např. havárie, kalamity, krizové situace apod. O přímém zadání zakázky v případě časové tísně nebo jiných naléhavých podmínek musí být zadavatelem sepsán písemný zápis, jehož součástí bude popis časové tísně nebo jiných naléhavých podmínek. Smlouvu s vybraným uchazečem uzavírá funkcionář. Funkcionář je povinen vést statistiku a spis z takto zadaných zakázek a ty pak kvartálně předkládat Radě města k nahlédnutí. V rámci obdobných zakázek nesmí být vyzýván opakovaně stejný uchazeč. 2. Oslovení minimálního počtu dodavatelů dle článku směrnice se neuplatní v případě, kdy to charakter zakázky znemožňuje (např. počet dodavatelů požadovaného plnění působících na trhu nedosahuje minimálního počtu v rámci stanovených finančních limitů nebo se jedná o specifickou zakázku znemožňující oslovení požadovaného počtu dodavatelů nebo v případě technické či ekonomické či časové neoddělitelnosti od původní zakázky apod.). O zadání této zakázky na základě této výjimky rozhoduje funkcionář. Využití tohoto způsobu zadání zakázky je možné v případě, kdy zadavatel písemně odůvodní skutečnost, že požadované plnění je jediným možným způsobem realizace a doloží nemožnost oslovení dodatečného počtu potenciálních dodavatelů, resp. že jiný způsob realizace by byl spojen s mimořádnými obtížemi. Smlouvu s vybraným uchazečem uzavírá funkcionář. Strana 6 (celkem 10)

7 3. V případě, že zadavatel osloví předepsaný počet potenciálních dodavatelů a řádně uveřejní dokumentaci k zakázce, ale nabídku obdrží pouze od jednoho uchazeče, uzavře smlouvu s tímto uchazečem, který nabídku předložil (pokud tato splňuje požadavky vycházející ze zadávacího řízení), nebo stávající zadávací řízení zruší. 4. Lhůtu pro předložení nabídky dle článků směrnice je možno adekvátně zkrátit v případech, které souvisí s naléhavostí, mimořádností či časovou tísní zadání zakázky. Zkrácení lhůty pro předložení nabídky je možné tehdy, pokud zadavatel písemně odůvodní skutečnost, která jej k dané změně vedla. Článek 15. Společná ustanovení 1. Zadavatel poskytuje pro zpracování nabídky výzvu nebo zadávací dokumentaci v rozsahu přiměřeném charakteru a rozsahu zakázky tak, aby byly zajištěny jednotné podmínky zpracování nabídek pro všechny uchazeče o zakázku. 2. Základním hodnotícím kritériem pro zadání zakázky je ekonomická výhodnost nabídky nebo nejnižší nabídková cena. Zadavatel zvolí základní kritérium pro zadání zakázky podle jejího druhu, charakteru a složitosti v návaznosti na rozsah požadavků vymezujících předmět zakázky. Rozhodne-li se zadavatel pro zadání zakázky podle ekonomické výhodnosti nabídky, posuzuje nabídku podle dílčích kritérií (zejména kvalita, technická úroveň nabízeného plnění, jeho vliv na životní prostředí, estetické a funkční vlastnosti, provozní náklady, návratnost nákladů, záruční a pozáruční servis, zabezpečení dodávek, dodací lhůta nebo lhůta pro dokončení), jimž musí stanovit váhu, kterou vyjádří v procentech ve výši dle důležitosti pro samotnou realizaci zakázky. Jedním z dílčích hodnotících kritérií s minimální váhou 60 % je však vždy výše nabídkové ceny. Toto pravidlo se nevztahuje na zadávání zpracování architektonických studií. 3. Zadavatel si vždy musí vyhradit právo nevybrat žádného z uchazečů nebo zakázku zrušit. 4. Zakázka musí být zadána vždy buď na základě výzvy, nebo na základě přímého oslovení konkrétního dodavatele a to v závislosti na charakteru a rozsahu zakázky a s ohledem na její hodnotu. Výzva může být dodavatelům zaslána jakoukoli prokazatelnou formou (např. em). S vybraným nebo přímo osloveným uchazečem je vždy uzavírána písemná smlouva nebo objednávka. Formu objednávky lze použít jen za předpokladu, že na zakázku není zapotřebí sjednat záruku za jakost, např. z důvodu, že se na ni vztahuje záruka ze zákona, záruční doba je uvedena na obalu nebo záruka byla poskytnuta prohlášením v záruční listině. Výzva nebo smlouva není vyžadována u drobných nákupů v hotovosti. 5. Každý člen komise dle článku směrnice učiní na počátku prvního jednání komise nebo na počátku jednání, na němž je poprvé v hodnotící komisi přítomen, písemné prohlášení o své nepodjatosti a mlčenlivosti. 6. Zadavatel je povinen vést spis dokládající, že zakázka byla zadána za dodržení zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Dokumentace k zakázce se musí uchovat po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její změny nebo zrušení výběru, nestanoví-li předpisy Evropských společenství nebo zvláštní právní předpis jinak Zadavatel je povinen sledovat pohyb hodnoty zakázky a při překročení stanovených limitů postupovat podle příslušných ustanovení této směrnice nebo zákona. 8. Tato směrnice nebrání užití postupů dle zákona v jednotlivých případech na základě rozhodnutí zadavatele. Zvolený postup musí být dodržen po celou dobu výběrového řízení. 9. Součástí směrnice je příloha č. 1 tabulka jednotlivých kompetencí podle článku a příloha č. 2 doporučený text písemného prohlášení o nepodjatosti a mlčenlivosti člena komise (článek 16. odst. 5.). 10. Za odeslání dodatečných informací k zakázce nebo písemného rozhodnutí o vyloučení uchazeče nebo písemného rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky jednotlivým uchazečům dle článku 8. 1 Např. zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Strana 7 (celkem 10)

8 10. se rozumí i oznámení prostřednictvím elektronického nástroje egordion. V takovém případě se dodatečné informace a písemné rozhodnutí považují za doručené okamžikem uveřejnění prostřednictvím elektronického nástroje egordion. 11. Při zadávání zakázek realizovaných z různých dotačních titulů, pro které jsou stanovena příjemci poskytovatele dotace závazná pravidla postupu jejich zadávání, použije zadavatel tuto směrnice pouze ve věcech, kde není postup upraven poskytovatelem dotace. Zadavatel je povinen vést statistiku a spis z takto zadaných zakázek a tuto statistiku pak kvartálně předkládat Radě města k nahlédnutí. 12. Všechny zakázky dle článku směrnice je povinen zadavatel zveřejnit tak, aby text výzvy k předložení nabídek obsahoval tento text: Smluvní strany výslovně souhlasí s tím, že smlouva může být bez jakéhokoliv omezení zveřejněna na oficiálních internetových stránkách města Uherský Brod ( nebo Souhlas se zveřejněním se týká i případných osobních údajů uvedených ve smlouvě, kdy je tento odstavec smluvními stranami považován za souhlas se zpracováním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a tedy město Uherský Brod má mimo jiné právo uchovávat a zveřejňovat osobní údaje v této smlouvě obsažené. 13. Veškeré zakázky zadávané dle této směrnice v předpokládané výši nad 1 milión Kč musí obsahovat vymezení práva zadavatele hradit zakázku s využitím zajišťovacího institutu pozastávky platby (tzv. zádržné) nebo bankovní záruky s těmito minimálními náležitostmi: Zádržné objednatel 2 hradí měsíční faktury vystavené zhotovitelem až do dosažení 90 % celkové ceny díla bez DPH a DPH v platné výši. Částka rovnající se 10 % z ceny díla sloužící jako zádržné bude uhrazena objednatelem zhotoviteli v samostatných platbách podle níže uvedených podmínek. Částka rovnající se 50 % z celkové hodnoty zádržného bude uhrazena objednatelem zhotoviteli bez zbytečného odkladu po úspěšném protokolárním předání a převzetí díla. Pokud objednatel převezme dílo, na němž se vyskytují vady či nedodělky, bude tato část zádržného uhrazena až po jejich odstranění. Částka rovnající se zbývajícím 50 % z celkové hodnoty zádržného, sloužící jako záruka za řádné plnění záručních podmínek, bude hrazena postupně v ročních splátkách. Objednatel bez zbytečného odkladu po uplynutí každého jednoho roku záruční lhůty uhradí zhotoviteli část zádržného, odpovídající podílu celkového zádržného na jeden rok sjednané záruční lhůty. Bankovní záruka originál záruční listiny vystavený písemně ve prospěch zadavatele v minimální výši 3 % z ceny zakázky bude krýt peněžité pohledávky objednatele za zhotovitelem, které vzniknou z důvodu porušení povinností zhotovitele v průběhu provádění díla (řádné provedení díla v předepsané kvalitě a smluvené době plnění) a po dobu záruční doby, bez odkladu, bez námitek a na první výzvu. Článek 16. Závěrečná ustanovení a účinnost 1. Zrušuje se vnitřní předpis organizace č. 10/2013, Směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. 2. Tato směrnice nabývá účinnosti dne Patrik Kunčar Ing. Jan Hrdý starosta místostarosta 2 označení smluvní strany bude upravováno dle konkrétního typu smlouvy (např. kupující prodávající) Strana 8 (celkem 10)

9 Příloha č. 1 směrnice č. 17/2013 Tabulka jednotlivých kompetencí podle článku směrnice: Předpokládaná hodnota zakázky (bez DPH) podle článku 6. do Kč Schválení zadání Hodnocení nabídek Podpis objednávky vedoucí OJÚ vedoucí OJÚ dle podpisového řádu Schválení vyhodnocení nabídek Schválení smlouvy Podpis smlouvy vedoucí OJÚ Rada města funkcionář podle článku 7. dodávky, služby, stavební práce Kč vedoucí OJÚ vedoucí OJÚ dle podpisového řádu vedoucí OJÚ Rada města funkcionář podle článku 8. dodávky a služby Kč, stavební práce Kč příslušný funkcionář nebo tajemník městského úřadu složení komise: funkcionář nebo tajemník městského úřadu a 2 zaměstnanci určení vedoucím OJÚ Dle podpisového řádu příslušný funkcionář nebo tajemník městského úřadu Rada města funkcionář podle článku 9. dodávky a služby Kč Rada města složení komise: funkcionář a 2 zaměstnanci OJÚ --- Rada města Rada města funkcionář podle článku 10. stavební práce Kč Rada města složení komise: funkcionář, další člen Rady města a 1 zaměstnanec OJÚ --- Rada města Rada města funkcionář Strana 9 (celkem 10)

10 Příloha č. 2 směrnice č.17/2013 Doporučený text písemného prohlášení o nepodjatosti člena komise: Já, níže podepsaný člen komise prohlašuji, že nejsem v souladu s 74 odst. 7 zákona ve vztahu k veřejné zakázce a k uchazečům podjatý/podjatá, zejména jsem se nepodílel/nepodílela na zpracování nabídky, se zřetelem k výsledku zadávacího řízení mi nevznikla osobní výhoda nebo újma, nemám osobní zájem na zadání veřejné zakázky a s uchazeči mě nespojuje osobní ani pracovní či jiný obdobný poměr. Datum: Podpis Doporučený text písemného prohlášení o mlčenlivosti člena komise: Já, níže podepsaný člen komise prohlašuji, že budu v souladu s 75 odst. 6 zákona zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž jsem se dozvěděl/a v souvislosti se svou účastí na jednání hodnotící komise k výše uvedené veřejné zakázce. Datum: Podpis Strana 10 (celkem 10)