OPATŘENÍ DĚKANA č. 3/2014 k zadávání veřejných zakázek. Část I Základní ustanovení

Transkript

1 Univerzita Karlova v Praze Přírodovědecká fakulta Albertov PRAHA 2 OPATŘENÍ DĚKANA č. 3/2014 k zadávání veřejných zakázek Část I Základní ustanovení Čl. 1 Předmět úpravy a působnost 1) Opatření se vydává za účelem realizace zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen zákon o veřejných zakázkách ) v podmínkách Přírodovědecké fakulty Univerzity Karlovy v Praze (dále jen fakulta ). 2) Opatření je závazné pro všechny zaměstnance, kteří se podílí na zadávání veřejných zakázek. Čl. 2 Vysvětlení pojmů 1) Pro účely tohoto opatření jsou finanční údaje uváděny bez DPH a níže uvedené pojmy mají následující význam: a) veřejná zakázka úplatné pořízení dodávek, služeb nebo stavebních prací, b) veřejná zakázka velkého rozsahu 1 veřejná zakázka na dodávky a služby ve výši 2 mil. Kč a vyšší a na stavební práce ve výši 6 mil. Kč a vyšší, c) veřejná zakázka malého rozsahu veřejná zakázka, která nedosahuje limitů stanovených pro veřejnou zakázku velkého rozsahu, d) odpovědný zaměstnanec u zakázek do výše plnění Kč příslušný příkazce operací, u zakázek ve výši Kč a vyšší vedoucí příslušného pracoviště, e) dodavatel kdá fyzická nebo právnická osoba způsobilá k poskytnutí předmětu veřejné zakázky, f) základní zásady zásada transparentnosti, zásada rovného zacházení a zásada zákazu diskriminace, g) zásada transparentnosti zajištění co největší průhlednosti výběru dodavatele, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého procesu a k možnosti následné kontroly, h) zásada rovného zacházení povinnost již od okamžiku přípravy výběru dodavatele přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky. Pro naplnění této zásady je zadávací útvar povinen poskytovat všem dodavatelům stejné informace o předmětu veřejné zakázky a zadávacích podmínkách, určit jednotné požadavky na kvalifikaci dodavatelů, posoudit a vyhodnotit všechny obdržené nabídky podle shodných kritérií, i) zásada zákazu diskriminace povinnost postupovat vždy tak, aby nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů. Je zakázáno uplatňovat subjektivní požadavky, podmínky nebo kritéria, kterými by byla vyloučena účinná hospodářská soutěž; zároveň se musí podmínky stanovit tak, aby umožňovaly výběr nejvhodnější nabídky, j) pracoviště veřejných zakázek zaměstnanci přímo podřízení tajemníkovi fakulty určení k administraci veřejných zakázek. 1 Pojem veřejná zakázka velkého rozsahu zahrnuje tzv. podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky. 1

2 2) Pro účely tohoto opatření se veřejné zakázky rozdělují podle limitů plnění tak, jak je uvedeno v Tabulce 1, ve které jsou zároveň uvedena oprávnění jednat za fakultu. Tabulka 1 (čísla jsou uvedena v Kč) Finanční limity v Kč bez DPH Kategorie I VZ malého rozsahu Kategorie II Dodávky a služby do Stavební práce do Oprávněn k podpisu objednávky Oprávněn k podpisu smlouvy příkazce operace VZ velkého rozsahu Kategorie VZ podlimitní III není zjednodušené zadávací řízení jen do 10 mil. děkan děkan VZ nadlimitní a výše a výše Čl. 3 Základní povinnosti 1) Odpovědný zaměstnanec zodpovídá za specifikaci předmětu veřejné zakázky, stanovení předpokládané hodnoty, navržení okruhu oslovených dodavatelů, navržení členů hodnotící komise, správnost odpovědí na dotazy k zadávací dokumentaci, vymezení kvalifikačních předpokladů a hodnotících kritérií a za další činnosti, pokud je tak uvedeno dále. 2) Pracoviště veřejných zakázek (dále jen PVZ ) poskytuje metodickou pomoc v oblasti veřejných zakázek a odpovídá za sestavení zadávací dokumentace ve spolupráci s odpovědným zaměstnancem či jím určeným zaměstnancem, za administraci veřejných zakázek včetně dodržení uveřejňovacích povinností, za komunikaci s dodavateli v průběhu výběrových či zadávacích řízení, za soulad smlouvy se zadáním a vybranou nabídkou a dále plnění povinností plynoucích ze zákona o veřejných zakázkách veřejnému zadavateli, které nejsou uloženy tímto opatřením někomu jinému. PVZ rovněž připravuje návrhy jednotlivých rozhodnutí a dokumentů ve spolupráci s hodnotící komisí a odpovědným zaměstnancem. Na návrh odpovědného zaměstnance nebo tajemníka děkan stanoví, že pro danou veřejnou zakázku bude působnost PVZ vykonávat jiné pracoviště (např. v případě dotace z operačního programu). 3) U veřejných zakázek malého rozsahu: a) děkan rozhoduje o zrušení výběrového řízení, b) tajemník rozhoduje o námitkách dodavatelů, c) další úkony činí zaměstnanci fakulty, jak je stanoveno v článcích 6 8 tohoto opatření. 4) U veřejných zakázek velkého rozsahu: a) děkan podepisuje výzvu k podání nabídky, oznámení o zahájení zadávacího řízení, zdůvodnění účelnosti, rozhodnutí o zrušení výběrového řízení, rozhodnutí o vyloučení uchazeče, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky, ustanovení obálkové komise a hodnotící komise, rozhodnutí o námitkách, vyjádření zasílané 2

3 Úřadu pro hospodářskou soutěž, zprávu o posouzení a hodnocení nabídek a písemnou zprávu zadavatele, b) jednání nevyhrazené děkanovi činí tajemník, jedná se zejména o odpovědi na dotazy k zadávací dokumentaci, uveřejňování informací do Věstníku veřejných zakázek, zdůvodnění nejasností nabídek nebo zdůvodnění mimořádně nízkých nabídkových cen a o oznamování o uzavření smlouvy, skutečně uhrazené ceny a seznamu subdodavatelů dodavatele. 5) Odpovědný zaměstnanec a PVZ podílející se na zadávání veřejných zakázek odpovídají za dodržení základních zásad a jsou povinni postupovat tak, aby veřejná zakázka byla zadána při dodržení veškerých ustanovení zákona o veřejných zakázkách a tohoto opatření. Část II Veřejné zakázky velkého rozsahu Čl. 4 Zadávání veřejných zakázek velkého rozsahu 1) Veřejné zakázky velkého rozsahu se zadávají v zadávacích řízeních stanovených zákonem o veřejných zakázkách. 2) Druh zadávacího řízení stanoví PVZ po dohodě s odpovědným zaměstnancem. 3) Přípravu uzavření rámcové smlouvy na dodávky a služby, u nichž je účelný společný nákup, zajišťuje tajemník po předchozím schválení děkanem. Část III Veřejné zakázky malého rozsahu Čl. 5 Kategorie veřejných zakázek malého rozsahu Veřejné zakázky malého rozsahu jsou zadávány postupem dále stanoveným podle těchto kategorií: a) I. kategorie veřejné zakázky na dodávky, služby a stavební práce do výše Kč včetně, b) II. kategorie veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce v cenovém rozmezí od Kč do Kč, c) III. kategorie veřejné zakázky na stavební práce v cenovém rozmezí od Kč do Kč. Čl. 6 Veřejné zakázky do výše Kč - I. kategorie 1) Odpovědný zaměstnanec zjistí cenu obvyklou v místě a čase plnění, přičemž je povinen vycházet z informací o trhu a z dosavadních zkušeností 2. 2) Výběr dodavatele provádí odpovědný zaměstnanec s ohledem na předmět veřejné zakázky a finanční hodnotu veřejné zakázky buď přímým zadáním, nebo na základě vyhodnocení více nabídek získaných na internetu, telefonickou poptávkou nebo na základě písemné výzvy k podání nabídky. 3) Odpovědný zaměstnanec odpovídá za stanovení způsobu výběru dodavatele, za sjednání 2 Např. nákup za hotové v obchodě. 3

4 podmínek smluvního vztahu a za výběr formy smluvního vztahu (objednávka, smlouva), přičemž uzavření smlouvy formou objednávky je přípustné, pokud objednávka pro konkrétní případ dostatečně vymezuje práva a povinnosti obou smluvních stran. Čl. 7 Veřejné zakázky v cenovém rozmezí od Kč do Kč - II. kategorie 1) Odpovědný zaměstnanec předloží PVZ přesné vymezení předmětu veřejné zakázky včetně technických parametrů a včetně uvedení výše předpokládané hodnoty a současně navrhne kvalifikační a hodnotící kritéria. PVZ následně bez zbytečného odkladu připraví písemnou výzvu k podání nabídek, odpovědný zaměstnanec poskytne PVZ nezbytnou operativní součinnost k vytvoření výzvy a text výzvy před jejím odesláním dodavatelům svým podpisem schválí. 2) Výzvu rozesílá PVZ nejméně 3 dodavatelům, které navrhne odpovědný zaměstnanec. Odpovědný zaměstnanec zajistí, aby nebyl opakovaně oslovován stejný okruh dodavatelů. Lhůta pro podání nabídek bude nejméně 5 pracovních dnů od odeslání výzvy. 3) Doručené nabídky se otevírají po uplynutí lhůty pro podávání nabídek. Hodnocení doručených nabídek provádí nejméně tříčlenná komise. Členy komise jmenuje na návrh odpovědného zaměstnance tajemník. Členem komise je vždy nejméně jeden pracovník PVZ. Komisi svolává k jednání PVZ. 4) Komise vyhodnotí obdržené nabídky s uvedením, v jakém pořadí se umístily. O hodnocení vyhotoví komise písemný záznam, v němž bude uveden seznam přijatých nabídek, popis nabídek, popis hodnocení kdé z nich podle jednotlivých kritérií a další rozhodné skutečnosti. 5) O výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne děkan na základě vyhodnocení provedeného komisí. 6) PVZ informuje písemně dodavatele, kteří podali nabídku, o výsledku výběrového řízení. 7) Odpovědný zaměstnanec zajistí podpis smlouvy podle zadávacích podmínek a výsledku výběrového řízení. Čl. 8 Veřejné zakázky na stavební práce v cenovém rozmezí od Kč do Kč - III. kategorie Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu této kategorie se postupuje podle čl. 7 s následujícími odlišnostmi: 1) seznam dodavatelů, kteří budou vyzváni k podání nabídky, schvaluje tajemník, 2) výzva se rozesílá nejméně 5 dodavatelům a PVZ ji zveřejňuje na úřední desce, 3) odpovědný pracovník specifikuje veřejnou zakázku na stavební činnosti prostřednictvím projektové dokumentace nejméně v rozsahu dokumentace pro stavební povolení a výkazu výměr (i v elektronické podobě), 4) lhůta pro podání nabídek bude nejméně 10 pracovních dnů od rozeslání výzvy. 4

5 Čl. 9 Výjimky O použití výjimky z čl. 6 8 tohoto opatření rozhodne tajemník na základě písemné žádosti odpovědného zaměstnance obsahující zdůvodnění a vyjádření PVZ. Část IV Společná a závěrečná ustanovení Čl. 10 Uzavírání smluv Veřejná zakázka je zadána uzavřením smlouvy. Tvorba, uzavření a archivace smluv na veřejné zakázky se řídí Opatřením děkana č. 4/2012, s výjimkou, že průvodku ke smlouvě u veřejných zakázek s finančním závazkem Kč a vyšším schvaluje zaměstnanec PVZ odpovědný za zadávání veřejných zakázek, který svým podpisem stvrzuje dodržení tohoto opatření a soulad smlouvy s nejvhodnější nabídkou. Čl. 11 Archivace Archivaci dokumentace o veřejné zakázce s finančním závazkem do Kč zajišťuje odpovědný zaměstnanec, archivaci ostatních veřejných zakázek zajišťuje PVZ. Čl. 12 Další ustanovení 1) V příloze tohoto opatření je schematické zobrazení povinností jednotlivých zaměstnanců podílejících se na zadávání veřejných zakázek. 2) Opatření děkana č. 8/2008 a s ním související dodatek č. 1/2012 se ruší. 3) Osobou odpovědnou za kontrolu tohoto opatření stanovuji tajemníka fakulty. 4) Toto opatření nabývá platnosti a účinnosti dnem vydání. V Praze dne prof. RNDr. Bohuslav Gaš, CSc. děkan fakulty 5