POKYNY PRO ŽADATELE PŘÍLOHA 9

Transkript

1 Moravskoslezský kraj POKYNY PRO ŽADATELE PŘÍLOHA 9 METODICKÝ POKYN K VYPLNĚNÍ ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY K AKCI Strana 1 z 13

2 závěrečnou zprávu (dále jen ZZ) vyplňuje a odevzdává žadatel po ukončení akce v termínu, ke kterému se zavázal ve Smlouvě o financování akce (dále jen Smlouva), šedá pole nevyplňujte, každou jednotlivou přílohu k ZZ doložte zkompletovanou s titulní stranou a uvedením čísla a názvu přílohy dle seznamu příloh k etapové a závěrečné zprávě, pevně spojenou, ke všem uvedeným přílohám donese konečný uživatel originál, podle kterého si pracovník Krajského úřadu ověří shodnost kopie s originálem, podkladem pro správné vyplnění je Smlouva, Žádost Elza, změnové protokoly a všechny předchozí monitorovací zprávy (průběžné, etapové apod.), obdobný postup / požadavky platí i pro vyplňování formuláře etapové zprávy (EZ). PŘÍKLAD: ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA PRO JEDNOETAPOVOU AKCI ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Číslo akce registrační číslo CZ.04 Termín pro předložení Závěrečné zprávy Datum předložení Závěrečné zprávy Grantové schéma název GS, např. Jednotný komunikační styl 2004 Název akce dle Smlouvy Konečný uživatel přesný název žadatele dle Smlouvy Adresa: Tel: VYPLNIT úřední adresa žadatele Mobil: Kontaktní osoba Tel: VYPLNIT hlavní kontaktní osoba pro danou akci (může se Mobil: shodovat se zpracovatelem této zprávy) Celková výše přidělené Rozpočet Stav podpory dle smlouvy dle Smlouvy ke dni podání závěrečné Celkové výdaje na akci v Kč Celkové uznatelné výdaje na akci v Kč Celková výše přidělené podpory v % Celková výše přidělené podpory v Kč o financování akce uznatelné + neuznatelné výdaje dle Smlouvy uznatelné výdaje dle Smlouvy výše dotace v % dle Smlouvy výše dotace v Kč dle Smlouvy zprávy uznatelné + neuznatelné výdaje dle skutečnosti uznatelné výdaje dle skutečnosti v souladu s údajem v soupisce faktur a rozpočtu (maximálně ve schválené výši) požadovaná výše dotace v % požadovaná výše dotace v Kč dle harmonogramu realizace akce (Smlouva) den předložení na OŘGS (dd.mm.rrrr) Fax: Fax: Skutečnost VYPLNIT VYPLNIT Strana 2 z 13

3 1. etapa uzn.náklady tento údaj se rovná řádku Celkové uznatelné výdaje na akci v Kč v tomto sloupci - podpora tento údaj se rovná řádku Celková výše přidělené podpory v Kč v tomto sloupci 2. etapa uzn.náklady - podpora 3. etapa uzn.náklady - podpora Časová realizace akce (plán / skutečnost) Doba trvání akce v měsících Začátek realizace akce Doba trvání 1.etapy v měsících Začátek realizace etapy zahájení etapy viz např / datum skutečného zahájení etapy např zahájení etapy viz např / datum skutečného zahájení etapy např tento údaj se rovná řádku Celkové uznatelné výdaje na akci v Kč v tomto sloupci tento údaj se rovná řádku Celková výše přidělené podpory v Kč v tomto sloupci počet měsíců dle Smlouvy /skutečný počet měsíců Konec realizace akce ukončení etapy viz např / datum skutečného ukončení etapy např počet měsíců dle Smlouvy /skutečný počet měsíců Konec realizace etapy ukončení etapy viz např / datum skutečného ukončení etapy např Doba trvání 2.etapy měsících / Začátek realizace etapy / Konec realizace etapy / Doba trvání 3.etapy měsících / Začátek realizace etapy / Konec realizace etapy / Smlouva Datum platnosti Smlouvy Dodatky ke Smlouvě schválené Datum předložení žádosti o dodatek na MSK 1 datum doručení na KÚ MSK (viz dodejka nebo potvrzení o převzetí) Od datum nabytí účinnosti Smlouvy (převzetí oboustranně podepsané Smlouvy žadatelem) Tato ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA zahrnuje následující části a přílohy: ČÁST I: Technická část do doby 5 let od nabytí účinnosti Smlouvy (datum převzetí oboustranně podepsané Smlouvy žadatelem) ano ne, v případě, že ano, pak uveďte počet dodatků Datum podpisu dodatku MSK datum, kdy dodatek podepsal hejtman kraje 1. Popis realizace akce (stručný popis jednotlivých aktivit, jejich časový rozvrh, účastníci, umístění, použité prostředky, podmínky, za kterých se aktivity uskutečnily, výsledky, odchylky od plánovaného průběhu, návaznost na další etapy). Pro přehlednost uveďte tyto údaje v tabulce Aktivita Kdy Kdo Kde Použité prostředky Podmínky a výsledky 2. Naplnění stanovených cílů akce (porovnání očekávaných a dosažených cílů / výsledků, porovnání předpokládaných a skutečně použitých prostředků k jejich dosažení). Ke každému cíli uvedenému v žádosti Elza se vyjádřete z hlediska jeho skutečného naplnění. Vyjádřete 1 Přidejte řádky podle počtu žádostí o dodatek ke Smlouvě Strana 3 z 13

4 se k dosaženým výsledkům včetně závazných ukazatelů uvedených ve Smlouvě. 3. Způsob propagace EU jako zdroje financování (např. vydané propagační materiály apod.). Zde popisujete to, co je obsahem grafické přílohy závěrečné zprávy (druh propagace, umístění, datum instalace, cena atd.). 4. Hodnocení dopadu akce (srovnání s údaji uvedenými v žádosti). Zkuste zhodnotit vliv, resp. dopad splněných ukazatelů na region, z hlediska horizontálních priorit (rovné příležitosti, životní prostředí, sociální integrace a informační společnost), z hlediska vazby na strategické dokumenty SROP apod. 5. Specifické problémy při realizaci a důvody jejich vzniku. Podniknutá nápravná opatření. Uveďte vzniklé problémy v oblasti realizační, časové, personální atd. a způsob, jakým jste těmto problémům čelili. 6. Poznámky / Doporučení ČÁST II.: Finanční část 1. Popis financování akce (způsob provádění plateb, předpokládané a skutečné náklady atd.) a. Uveďte rozdíly skutečného financování oproti původnímu plánu v žádosti (Smlouvě), důvody a dopady těchto rozdílů, zdroje financování akce (vlastními prostředky, úvěrem), časové vymezení vzniku nákladů. b. Uveďte přehled všech dodavatelů, označte ty, kteří vzešli z toho či onoho konkrétního výběrového řízení (dle Elzy), eventuelně jsou osloveni mimo výběrového řízení. Upozornění: Dodavatelé nesmějí být subjekty figurujícími v žádosti Elza a v příloze o partnerství jako partneři. Dodavatel nesmí být partner ani tehdy, když se výdaj netýká aktivity uvedené ve smlouvě o partnerství. c. Přiložené faktury musí být rozděleny do podsložek dle jednotlivých položek v rozpočtu (příloha Smlouvy) 2. Závěrečný přehled všech uznatelných nákladů akce. Doložte rozpočet na předepsaném formuláři, který jste přikládali ke Smlouvě, a to ve formě položkového rozpočtu s rozdělením na druhy nákladů (musí odpovídat faktury viz Část II. bod 1c). V případě, že došlo ke změně oproti rozpočtu, který je přílohou Smlouvy, doložte tento skutečný (upravený) rozpočet a popište, u kterých položek došlo ke změně a z jakého důvodu. 3. Úplný seznam příjmů a výdajů včetně specifikace přijatých plateb. Výdaje uveďte dle soupisky nebo s odkazem na soupisku. Vyjádřete se, zda byly či nebyly realizovány příjmy během realizace akce, pokud ano, pak v jaké výši a o jaký druh příjmu se jednalo (o co jde). 4. Specifické problémy při financování a důvody jejich vzniku. Podniknutá nápravná opatření. Uveďte vzniklé problémy v oblasti financování a způsob. jakým jste těmto problémům čelili. 5. Poznámky / Doporučení Přílohy : 1. Žádost o proplacení výdajů akce (generuje se z Elzy). Jedna část se generuje z Elzy (záložka žádost o platbu) a dokládá se jak v písemné, tak v elektronické podobě (na CD), druhá část se vyplní na předepsaný formulář z Pokynů pro žadatele. 2. Osvědčení o provedené práci viz formulář z Pokynů pro žadatele. Vyplňujete tyto body: 1 9, 13 18, Výkaz výdajů vynaložených konečnými uživateli (soupiska faktur viz přiložený formulář). Údaje v soupisce seřaďte dle zaúčtování v účetnictví.). Soupisku faktur dodejte v písemné i elektronické podobě (na CD). Soupiska obsahuje jen uznatelné náklady a proto uveďte v soupisce pod tabulkou poznámku, kterou fakturu si nárokujete jen částečně, pokud tak činíte Strana 4 z 13

5 4. Čestné prohlášení, že konečný uživatel není dlužníkem vůči státním fondům a institucím. 5. Čestné prohlášení, že akce v rámci GS je podporována pouze z veřejných zdrojů uvedených ve smlouvě o financování. Lze obě čestná prohlášení spojit do jednoho, přičemž lze použít formát čestného prohlášení generovaného Elzou v žádosti, 6. Kopie uzavřených smluv s dodavateli. Sepište seznam dodavatelů a doložte všechny uzavřené smlouvy 7. Kopie účetních dokladů k soupiskám (za sledované časové období). Faktury seřaďte v souladu s Část II. bod 1c). Každý doklad musí být označen registračním číslem žádosti ve formátu CZ.04. Ke každému účetnímu dokladu přiložte objednávku (eventuelně prohlášení, že objednání proběhlo telefonicky) a dodací list, případně soupis provedených prací. Kompletujte vždy příslušnou fakturu s objednávkou a dodacím listem (podrobněji viz Pozn. na závěr). 8. Kopie výpisů z běžného účtu určeného pro akci (za sledované časové období). K dané položce na výpisu z účtu dopište příslušné číslo faktury (pro možnost kontroly). 9. Kopie pojistné smlouvy na předmět akce (většinou se týká investičních akcí, originál donést k nahlédnutí). Pojištění musí být sjednáno pro všechen pojistitelný majetek pořizovaný z dotace, a to proti jeho poškození, zničení a ztrátě. Pro plátce DPH se pojištění sjedná na cenu bez DPH, pro neplátce na cenu s DPH. 10. Kopie dokladu o první splátce pojistného. Pokud dokládáte výpisem z účtu, doložte kopii výpisu z účtu s označením příslušné položky. 11. Kopie kolaudačního rozhodnutí (u investičních akcí GS 1.1 Regionální podpora podnikům v Moravskoslezském kraji 2006, Podpora místní infrastruktury pro cestovní ruch 2006). 12. Výstupy z realizace akcí v rámci GS Jednotný komunikační styl 2006 (propagační materiály, ročenky, sborníky apod.) a pokud je pro danou akci relevantní, také v rámci GS 3.2 Síť sociální integrace 2006 (metodiky, brožury, letáky, pracovní nebo finální verze Komunitního plánu apod.). 13. Kopie pracovních smluv, pracovních náplní, timesheetů a mzdových listů nových zaměstnanců za sledované časové období (slouží jako podklad ke kontrole naplňování monitorovacích ukazatelů, dokládá se pouze v případě, kdy budou vytvořena nová pracovní místa v souvislosti s akcí). Pokud žadatel nemá vyhotoveny pracovní náplně, pak musí být z pracovní smlouvy jasné, že pracovní místo se přímo váže k akci. Pokud toto jasné není, musí žadatel vytvořit pracovní náplně, které toto specifikují. 14. Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace, prezenční listiny, tiskové zprávy apod.). Pořízený majetek v rámci akce i místo realizace akce musí být označeno dle Smlouvy o financování akce. 15. Přepočtený stav zaměstnanců. Doložte přepočtený stav zaměstnanců za poslední uzavřené pololetí před ukončením akce, tzn. za leden červen nebo červenec prosinec. Vypočítá se jako podíl celkového počtu hodin odpracovaných všemi zaměstnanci žadatele o podporu, zvýšený o neodpracované hodiny v důsledku čerpání dovolené na zotavenou, překážek v práci a pracovní neschopnosti, za níž jsou poskytovány dávky nemocenského pojištění, a poloviny ročního fondu pracovní doby připadající na jednoho zaměstnance pracujícího na stanovenou týdenní pracovní dobu. 16. Doložení vedení samostatné účetní evidence pro akci (v tištěné podobě) např. analytické účty u podvojného účetnictví, střediska nebo výkon u daňové evidence. 17. Podklady k zadávacímu řízení na veřejnou zakázku. Dokumentace k výběrovému řízení musí obsahovat všechny náležitosti dle Přílohy č. 7 Pokynů pro žadatele. 18. Karty majetku pořízeného z dotace. Zpracoval (Jméno, podpis) ten, kdo tuto žádost zpracoval a bude schopen podat bližší informace a zodpovědět doplňující otázky Vyplňuje MSK Tel: Mobil: nezbytné Byly požadovány nějaké doplňující informace, jaké? Strana 5 z 13

6 Byly doplňující informace dodány do 10-ti kalendářních dní od vyžádání? Datum a podpis pracovníka MSK PŘÍKLAD: ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA PRO VÍCEETAPOVOU AKCI ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Číslo akce registrační číslo CZ... Termín pro předložení Závěrečné zprávy Datum předložení Závěrečné zprávy Grantové schéma název GS, např. Jednotný komunikační styl 2006 Název akce dle Smlouvy Konečný uživatel přesný název žadatele dle Smlouvy Adresa: Tel: VYPLNIT úřední adresa žadatele Mobil: Kontaktní osoba Tel: VYPLNIT hlavní kontaktní osoba pro danou akci (může se Mobil: shodovat se zpracovatelem této zprávy) Celková výše přidělené Rozpočet Stav podpory dle smlouvy dle Smlouvy ke dni podání závěrečné Celkové výdaje na akci v Kč Celkové uznatelné výdaje na akci v Kč Celková výše přidělené podpory v % Celková výše přidělené podpory v Kč 1. etapa uzn.náklady - podpora o financování akce uznatelné + neuznatelné výdaje dle Smlouvy uznatelné výdaje dle Smlouvy výše dotace v % dle Smlouvy výše dotace v Kč dle Smlouvy uznatelné výdaje pro 1. etapu dle Smlouvy výše dotace v Kč pro 1. etapu dle Smlouvy zprávy uznatelné + neuznatelné výdaje dle skutečnosti uznatelné výdaje dle skutečnosti v souladu s údajem v soupisce faktur a rozpočtu (maximálně ve schválené výši) požadovaná výše dotace v % požadovaná výše dotace v Kč uznatelné výdaje pro 1. etapu dle skutečnosti výše dotace v Kč pro 1. etapu dle skutečnosti dle harmonogramu realizace akce (Smlouva) den předložení na OŘGS (dd.mm.rrrr) Fax: Fax: Skutečnost VYPLNIT VYPLNIT 2. etapa uzn.náklady - podpora uznatelné výdaje pro 2. etapu dle Smlouvy výše dotace v Kč pro 2. etapu dle Smlouvy uznatelné výdaje pro 2. etapu dle skutečnosti výše dotace v Kč pro 2. etapu dle skutečnosti Strana 6 z 13

7 x. etapa uzn.náklady uznatelné výdaje pro x. etapu dle Smlouvy uznatelné výdaje pro x. etapu dle skutečnosti - podpora výše dotace v Kč pro x. etapu dle Smlouvy výše dotace v Kč pro x. etapu dle skutečnosti Časová realizace akce (plán / skutečnost) Doba trvání akce v měsících počet měsíců dle Smlouvy / skutečný počet měsíců Začátek realizace akce datum plánovaného zahájení etapy viz Smlouva + Elza + E2, např / datum skutečného zahájení etapy např Konec realizace akce ukončení etapy viz např / datum skutečného ukončení etapy např Doba trvání 1.etapy v měsících Začátek realizace etapy Doba trvání 2.etapy měsících Začátek realizace etapy Doba trvání 3.etapy měsících Začátek realizace etapy Smlouva Datum platnosti Smlouvy Dodatky ke Smlouvě schválené Datum předložení žádosti o dodatek na MSK 2 datum plánovaného zahájení etapy viz Smlouva + Elza + E2, např / datum skutečného zahájení etapy např datum plánovaného zahájení etapy viz Smlouva + Elza + E2/ datum skutečného zahájení etapy datum plánovaného zahájení etapy viz Smlouva + Elza + E2 / datum skutečného zahájení etapy datum doručení na KÚ MSK (viz dodejka nebo potvrzení o převzetí) počet měsíců dle Smlouvy / skutečný počet měsíců Konec realizace etapy ukončení etapy viz např / datum skutečného ukončení etapy např počet měsíců dle Smlouvy / skutečný počet měsíců Konec realizace etapy ukončení etapy viz / datum skutečného ukončení etapy počet měsíců dle Smlouvy / skutečný počet měsíců Konec realizace etapy Od datum nabytí účinnosti Smlouvy (převzetí oboustranně podepsané Smlouvy žadatelem) Tato ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA zahrnuje následující části a přílohy: ČÁST I: Technická část ukončení etapy viz / datum skutečného ukončení etapy do doby 5 let od nabytí účinnosti Smlouvy (datum převzetí oboustranně podepsané Smlouvy žadatelem) ano ne, v případě, že ano, pak uveďte počet dodatků Datum podpisu dodatku MSK datum, kdy dodatek podepsal hejtman kraje 2 Přidejte řádky podle počtu žádostí o dodatek ke Smlouvě Strana 7 z 13

8 1. Popis realizace akce (stručný popis jednotlivých aktivit, jejich časový rozvrh, účastníci, umístění, použité prostředky, podmínky, za kterých se aktivity uskutečnily, výsledky, odchylky od plánovaného průběhu, návaznost na další etapy). Pro přehlednost uveďte tyto údaje v tabulce Aktivita Kdy Kdo Kde Použité prostředky Podmínky a výsledky. 2. Naplnění stanovených cílů akce (porovnání očekávaných a dosažených cílů / výsledků, porovnání předpokládaných a skutečně použitých prostředků k jejich dosažení). Ke každému cíli uvedenému v žádosti Elza se vyjádřete z hlediska jeho skutečného naplnění. Vyjádřete se k dosaženým výsledkům včetně závazných ukazatelů uvedených ve Smlouvě. 3. Způsob propagace EU jako zdroje financování (např. vydané propagační materiály apod.). Zde popisujete to, co je obsahem grafické přílohy závěrečné zprávy (druh propagace, umístění, datum instalace, cena atd.). 4. Hodnocení dopadu akce (srovnání s údaji uvedenými v žádosti). Zkuste zhodnotit vliv, resp. dopad splněných ukazatelů na region, z hlediska horizontálních priorit (rovné příležitosti, životní prostředí, sociální integrace a informační společnost), z hlediska vazby na strategické dokumenty SROP apod. 5. Specifické problémy při realizaci a důvody jejich vzniku. Podniknutá nápravná opatření. Uveďte vzniklé problémy v oblasti realizační, časové, personální atd. a způsob, jakým jste těmto problémům čelili. 6. Poznámky / Doporučení ČÁST II.: Finanční část 1. Popis financování akce (způsob provádění plateb, předpokládané a skutečné náklady atd.) a. Uveďte rozdíly skutečného financování oproti původnímu plánu v žádosti (Smlouvě), důvody a dopady těchto rozdílů, zdroje financování akce (vlastními prostředky, úvěrem), časové vymezení vzniku nákladů. b. Uveďte přehled všech dodavatelů, označte ty, kteří vzešli z toho či onoho konkrétního výběrového řízení (dle Elzy), eventuelně jsou osloveni mimo výběrového řízení. Upozornění: Dodavatelé nesmějí být subjekty figurujícími v žádosti Elza a v příloze o partnerství jako partneři. Dodavatel nesmí být partner ani tehdy, když se výdaj netýká aktivity uvedené ve smlouvě o partnerství. c. Přiložené faktury musí být rozděleny do podsložek dle jednotlivých položek v rozpočtu (příloha Smlouvy) 2. Závěrečný přehled všech uznatelných nákladů akce. Doložte rozpočet na předepsaném formuláři, který jste přikládali ke Smlouvě, a to ve formě položkového rozpočtu s rozdělením na druhy nákladů (musí odpovídat faktury viz Část II. bod 1c). V případě, že došlo ke změně oproti rozpočtu, který je přílohou Smlouvy, doložte tento skutečný (upravený) rozpočet a popište, u kterých položek došlo ke změně a z jakého důvodu. 3. Úplný seznam příjmů a výdajů včetně specifikace přijatých plateb. Výdaje uveďte dle soupisky nebo s odkazem na soupisku. Vyjádřete se, zda byly či nebyly realizovány příjmy během realizace akce, pokud ano, pak v jaké výši a o jaký druh příjmu se jednalo (o co jde). 4. Specifické problémy při financování a důvody jejich vzniku. Podniknutá nápravná opatření. Uveďte vzniklé problémy v oblasti financování a způsob. jakým jste těmto problémům čelili. 5. Poznámky / Doporučení Přílohy : 1. Žádost o proplacení výdajů akce (generuje se z Elzy). Jedna část se generuje z Elzy (záložka žádost o platbu) a dokládá se jak v písemné, tak v elektronické podobě (na CD), druhá část se vyplní na předepsaný formulář z Pokynů pro žadatele Strana 8 z 13

9 2. Osvědčení o provedené práci viz formulář z Pokynů pro žadatele. Vyplňujete tyto body: 1 9, 13 18, Výkaz výdajů vynaložených konečnými uživateli (soupiska faktur viz přiložený formulář). Údaje v soupisce seřaďte dle zaúčtování v účetnictví). Soupisku faktur dodejte v písemné i elektronické podobě (na CD). Soupiska obsahuje jen uznatelné náklady a proto uveďte v soupisce pod tabulkou poznámku, kterou fakturu si nárokujete jen částečně, pokud tak činíte. 4. Čestné prohlášení, že konečný uživatel není dlužníkem vůči státním fondům a institucím. 5. Čestné prohlášení, že akce v rámci GS je podporována pouze z veřejných zdrojů uvedených ve smlouvě o financování. Lze obě čestná prohlášení spojit do jednoho, přičemž lze použít formát čestného prohlášení generovaného Elzou v žádosti, 6. Kopie uzavřených smluv s dodavateli. Sepište seznam dodavatelů a doložte všechny uzavřené smlouvy 7. Kopie účetních dokladů k soupiskám (za sledované časové období). Faktury seřaďte v souladu s Část II. bod 1c). Každý doklad musí být označen registračním číslem žádosti ve formátu CZ.04. Ke každému účetnímu dokladu přiložte objednávku (eventuelně prohlášení, že objednání proběhlo telefonicky) a dodací list, případně soupis provedených prací. Kompletujte vždy příslušnou fakturu s objednávkou a dodacím listem (podrobněji viz Pozn. na závěr). 8. Kopie výpisů z běžného účtu určeného pro akci (za sledované časové období). K dané položce na výpisu z účtu dopište příslušné číslo faktury (pro možnost kontroly). 9. Kopie pojistné smlouvy na předmět akce (většinou se týká investičních akcí, originál donést k nahlédnutí). Pojištění musí být sjednáno pro všechen pojistitelný majetek pořizovaný z dotace, a to proti jeho poškození, zničení a ztrátě. Pro plátce DPH se pojištění sjedná na cenu bez DPH, pro neplátce na cenu s DPH. 10. Kopie dokladu o první splátce pojistného. Pokud dokládáte výpisem z účtu, doložte kopii výpisu z účtu s označením příslušné položky. 11. Kopie kolaudačního rozhodnutí (u investičních akcí GS 1.1 Regionální podpora podnikům v Moravskoslezském kraji 2006, Podpora místní infrastruktury pro cestovní ruch 2006). 12. Výstupy z realizace akcí v rámci GS Jednotný komunikační styl 2004 (propagační materiály, ročenky, sborníky apod.) a pokud je pro danou akci relevantní, také v rámci GS 3.2 Síť sociální integrace 2006 (metodiky, brožury, letáky, pracovní nebo finální verze Komunitního plánu apod.). 13. Kopie pracovních smluv, pracovních náplní, timesheetů a mzdových listů nových zaměstnanců za sledované časové období (slouží jako podklad ke kontrole naplňování monitorovacích ukazatelů, dokládá se pouze v případě, kdy budou vytvořena nová pracovní místa v souvislosti s akcí). Pokud žadatel nemá vyhotoveny pracovní náplně, pak musí být z pracovní smlouvy jasné, že pracovní místo se přímo váže k akci. Pokud toto jasné není, musí žadatel vytvořit pracovní náplně, které toto specifikují. 14. Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace, prezenční listiny, tiskové zprávy apod.). Pořízený majetek v rámci akce i místo realizace akce musí být označeno dle Smlouvy o financování akce. 15. Přepočtený stav zaměstnanců. Doložte přepočtený stav zaměstnanců za poslední uzavřené pololetí před ukončením akce, tzn. za leden červen nebo červenec prosinec. Vypočítá se jako podíl celkového počtu hodin odpracovaných všemi zaměstnanci žadatele o podporu, zvýšený o neodpracované hodiny v důsledku čerpání dovolené na zotavenou, překážek v práci a pracovní neschopnosti, za níž jsou poskytovány dávky nemocenského pojištění, a poloviny ročního fondu pracovní doby připadající na jednoho zaměstnance pracujícího na stanovenou týdenní pracovní dobu. 16. Doložení vedení samostatné účetní evidence pro akci (v tištěné podobě) např. analytické účty u podvojného účetnictví, střediska nebo výkon u daňové evidence. 17. Podklady k zadávacímu řízení na veřejnou zakázku. Dokumentace k výběrovému řízení musí obsahovat všechny náležitosti dle Přílohy č. 7 Pokynů pro žadatele. 18. Karty majetku pořízeného z dotace. Zpracoval (Jméno, podpis) ten, kdo tuto žádost zpracoval a bude schopen podat bližší informace a zodpovědět doplňující Tel: Mobil: nezbytné Strana 9 z 13

10 otázky Vyplňuje MSK Byly požadovány nějaké doplňující informace, jaké? Byly doplňující informace dodány do 10-ti kalendářních dní od vyžádání? Datum a podpis pracovníka MSK Strana 10 z 13

11 POZN. NA ZÁVĚR: ÚČETNÍ DOKLADY PŘIKLÁDANÉ K ŽÁDOSTI O PROPLACENÍ Účetní doklady prokazující okamžik vzniku způsobilého výdaje a zohledňující skutečnost, zda výstavce dokladu je či není plátce DPH: a. účetní doklad vystavený neplátcem DPH, např. faktura či paragon, obsahující náležitosti dle zákona o účetnictví, b. daňový doklad, tj. specifický účetní doklad vystavený plátcem DPH, obsahuje náležitosti dle zákona o DPH, např. faktura, splátkový kalendář či paragon. Účetní doklady prokazující okamžik vzniku způsobilého výdaje bez ohledu na to, zda je, či není výstavce účetního dokladu registrován k DPH: a.zúčtovací a výplatní listina (je účetním dokladem pro zaúčtování osobních výdajů, osobní výdaje u zaměstnanců zapojených částí pracovního úvazku do projektu jsou dále povinně dokládány pracovním výkazem), b.inventární soupis (karta) majetku (spolu s fakturou slouží k doložení pořízení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, případně drobného hmotného majetku, a to bez ohledu na to, zda byl pořízen úplatným způsobem či byl do projektu vložen v podobě nepeněžitého vkladu, tzv. výdaj v naturálii). V případě, že se pořizovací cena uvedená na inventární kartě majetku (např. z důvodu zahrnutí nákladů souvisejících s pořízením) liší od fakturované ceny majetku, je nutné přiložit k inventární kartě zdůvodnění tohoto rozdílu (např. specifikace nákladů souvisejících s pořízením majetku, které byly zahrnuty do jeho pořizovací ceny), c. objednávka, dodací list, předávací protokol, soupis provedených prací, d. skladní karta (je dokladem pro zaúčtování zásob, tj. materiálu a ostatních zásob, případně drobného hmotného majetku), Strana 11 z 13

12 e.cestovní příkaz, vyúčtování pracovní cesty - kopie cestovního příkazu včetně kopií prvotních cestovních dokladů (doklad o ubytování, jízdenky, letenky, doklad o nákupu PHM, apod.), zpráva z pracovní cesty a vyúčtování pracovní cesty, v pracovní smlouvě/dohodě musí být uvedeno, že je možné pracovníka na služební cestu vysílat, kopie osvědčení o technickém průkazu vozidla použitého v rámci projektu, kopie knihy jízd prokazující počet ujetých km, účetní stvrzenka nebo faktura CCS za nákup pohon.hmot (+/- dva dny ode dne jízdy) f.kvalifikovaný odhad/kalkulace pro účely doložení režijního výdaje pro stanovení způsobilých režijních výdajů se využijí vhodné odčítací a rozvrhové metody (např. odčítací elektroměr, rozpočet tepla na základě poměru vytápěných ploch či prostor atd.), více viz Metodická příručka Způsobilé výdaje uveřejněná na internetových stránkách DOKLADY PROKAZUJÍCÍ SKUTEČNÉ ZAPLACENÍ ZPŮSOBILÉHO VÝDAJE a.pokladní doklad (prokazuje platby uskutečněné v hotovosti) b.výpis z bankovního účtu (slouží k prokázání platby realizované bezhotovostním převodem z bankovního účtu) c.zápočet vzájemných závazků a pohledávek (představuje pouze způsob zaplacení způsobilých výdajů ve formě zániku vzájemných závazků a pohledávek dlužníka a věřitele, rozlišujeme započtení smluvní, při němž si strany mohou dohodnout započtení jakékoliv pohledávky, nebo započtení zákonné, při němž musí jít o pohledávky stejného druhu, splatné a soudně vymahatelné) Strana 12 z 13