Začínáme s Money S4 a S5. První kroky a příklady

Transkript

1 Začínáme s Money S4 a S5 První kroky a příklady

2 Kontakt v případě potíží Veškerou technickou podporu, školení i aktualizaci poskytuje implementační partner na základě podmínek daných smluvní dohodou. Zákaznický portál je umístěný na adrese další podpora Money S4 vychází ze sjednané servisní smlouvy: Basic Silver Gold Top» zdarma součástí služby aktualizace» přístup na webovou konferenci s možností zadávat dotazy» telefonické konzultace a dotazy» přístup na webovou konferenci s možností zadávat dotazy» telefonické konzultace a dotazy» 2 hod/měs. servisních prací konzultanta (vzdáleně, nebo v sídle zákazníka)» přístup na webovou konferenci s možností zadávat dotazy» telefonické konzultace a dotazy» 3 hod/měs. servisních prací konzultanta (vzdáleně, nebo v sídle zákazníka)» přístup na webovou konferenci s možností zadávat dotazy Aktuální informace o systému najdete na internetu na adresách a technické podpory je s4.support@csw.cz. CÍGLER SOFTWARE, a.s. Drobného 49, Brno Telefon Fax info@money.cz Internetové stránky

3 Začínáme s Money 1 Horké klávesy...2 Úvodem...4 Ovládání programu...4 Aktivní pracovní plocha...4 Práce v síti...7 Seznam...7 Členění seznamů...8 Skupiny seznamu...9 Hierarchický seznam...9 Konfigurace seznamů...9 Šablony dokladů Karta Doklad Položky dokladu Přebírání dokladů Připojené dokumenty Tiskové výstupy Konfigurace tiskových sestav Tisk Náhled Export do PDF a jeho odesílání em...14 Datové schránky Money Dnes Nastavení agendy...16 Založení agendy Průvodce nastavením programu Obecné nastavení agendy Moduly Účetnictví Sklady Majetek Mzdy Zabezpečení systému Ruční navedení počátečních stavů...24 Příprava agendy Navedení počáteční rozvahy Bankovní účty a pokladny Neuhrazené doklady Ostatní rozvahové účty Dokončení Kontrola správného navedení Účetní závěrka Otevření nového období Příklady...28 Nastavení obchodních podmínek Katalog Sklad Ceník Firma Nákup a prodej zboží Objednávkové doklady Nabídka vydaná Převzetí nabídky vydané do objednávky přijaté Vytvoření objednávky vydané pomocí objednávky přijaté Realizační doklady a úhrady faktur Naskladnění zboží dodacím listem Přijetí faktury a vytvoření příkazu k úhradě Zaúčtování úhrady pomocí bankovního výpisu Zálohová faktura vydaná Úhrada pokladním dokladem pomocí zálohové faktury Vyúčtovací faktura vydaná s odpočtem zálohy Příklady Počáteční stavy Nastavení agendy Ovládání programu

4 2 Úvod Horké klávesy Obecně Pohyb mezi záložkami Zavřít aktuální záložku Zobrazit seznam skupin Zobrazit detaily Pohyb mezi položkami seznamu Přesun kurzoru mezi řádky Přesun kurzoru mezi sloupci O stránku nahoru O stránku dolů Na první řádek seznamu Na poslední řádek seznamu Na levou stranu obrazovky Na pravou stranu obrazovky Na začátek řádku Na konec řádku Práce s položkami seznamu Opravit/vybrat záznam Přidat záznam nebo Přidat výdajový záznam Přidat příjmový záznam nebo Přidat podle šablony Opravit nebo Smazat nebo Kopírovat Tisknout záznam Zobrazit náhled tisku Hledat nebo Filtrovat Čárové kódy Všechny příkazy se vztahují vždy k té části programu, kde je umístěný kurzor (karta, seznam, skupiny seznamu, detaily, navigátor atd.). Klávesa otevře okno nápovědy k aktuální části programu. Označování položek seznamu Označit všechny záznamy Zrušit označení Invertovat označení všech záznamů Invertovat postupně Zobrazit pouze označené Setřídit sloupec nebo nebo numerická klávesnice Hierarchické seznamy Také stromečkové seznamy. Příkazy se týkají vždy položky pod kurzorem. Rozbalit celý strom Sbalit celý strom nebo Rozbalit položky v první podřízené úrovni Rozbalit všechny podřízené položky Sbalit všechny podřízené položky nebo Přidat hlavní položku Přidat podřízenou položku

5 Začínáme s Money 3 Rychlé hledání v seznamu Funkce rychlého hledání se vztahuje jen k položkám sloupce, ve kterém je umístěný kurzor. Vyhledat položky podle prvních znaků Vyhledat položky obsahující znaky Spustit funkci pro další sloupec Vyhledat položky identické s položkou pod kurzorem Kopírovat obsah buňky do schránky Vyhledat položky identické s obsahem schránky POČÁTEČNÍ ZNAKY HLEDANÉ POLOŽKY + HLEDANÉ ZNAKY Tiskový dialog Otevře se v seznamu tlačítkem Tisk, nebo v průvodci tlačítkem Dokončit. Tisk Náhled PDF Rozšířené nebo nebo nebo nebo Karta obecně OK OK a další Použít Zpět Pohyb mezi poli Pomocný seznam Rychlý výběr Zatržení ano/ne Změna hodnoty čísla nebo nebo nebo nebo POČÁTEČNÍ ZNAKY MEZERNÍK Doklad Přidat položku Přidat položku dokladem Přidat položku výběrem Přidat čárovým kódem Záložka Položky Záložka Úhrady Záložka Odpočty záloh Přidat zálohu Doplnit stejná data Otevřít kalendář Cizí měny Ceny v cizí/domácí měně Předkontace Činnosti Firmy Členění DPH nebo Klávesa aktualizuje otevřený seznam: zavede do něj změny provedené uživatelem v jiných záložkách a v síťovém provozu navíc synchronizuje data s ostatními uživateli.

6 4 Ovládání programu Úvodem Vítejte ve světě informací, vítejte ve světě ERP systémů Money! Podnikové informační systémy Money patří mezi technologicky nejvyspělejší ERP řešení na českém i slovenském trhu jsou výsledkem našich dvacetiletých zkušeností s tvorbou ekonomických systémů pro společnosti všech velikostí. Microsoft SQL databáze zajišťuje robustnost a spolehlivost, potřebnou k bezpečné a rychlé práci s velkými objemy dat. Použitá nejmodernější.net technologie umožňuje velkou otevřenost a variabilitu systému. Z pohledu uživatele je systém Money S4 vybavený uživatelským rozhraním, díky kterému je možné i složité funkce ovládat snadno a intuitivně a rychle tak získat požadované informace. Výsledkem je řešení, které obsahuje celou řadu provázaných specializovaných modulů pro různé oblasti činností a které se podle potřeb poskládá jako stavebnice. U výkonnější verze Money S5 pak není žádný problém do systému implementovat jakoukoliv na míru připravenou funkčnost. Příručka Začínáme s Money slouží k získání základní orientace v systému a jeho ovládání a jako pomůcka při nastavení agendy. Money v závislosti na verzi, zakoupených modulech a implementovaných součástech může podle potřeb uživatele obsahovat celou řadu různých modulů a může tak disponovat zcela odlišnými funkcemi proto není cílem této publikace popsat všechny varianty systému. Detailní a obsáhlé informace získáte v kontextové nápovědě k programu (přístupné po stisku tlačítka F1), v podrobném a pravidelně aktualizovaném PDF manuálu, a také v dokumentech k jednotlivým modulům programu, které najdete na internetových stránkách u příslušného modulu (Money S4 a Money S5) v části Informační materiály. K dispozici je i příručka Instalujeme Money S4, kde se dozvíte vše o instalaci, registraci a aktualizaci systému. Váš tým Money Ovládání programu Ovládání programu je jednoduché a intuitivní, prostředí i funkčnost se podobají produktům v operačním systému Windows (například MS Office), které většina uživatelů důvěrně zná a umí s nimi zacházet. Na následujících stranách proto většinou popisujeme jen odlišné individuální vlastnosti, vycházející ze zaměření systému. Aktivní pracovní plocha Aktivní pracovní plocha (APP) je pracovní prostředí programu, které obsahuje hlavní ovládací prvky a ve kterém pracujete s jednotlivými seznamy a spouštíte potřebné funkce. Skládá se z následujících částí:

7 Začínáme s Money 5 Hlavní nástrojová lišta Filtry nebo Legenda Navigační panel Informační řádek Pracovní plocha a Money Dnes Detaily Ovládání programu Hlavní nástrojová lišta v horní části obrazovky je Menu, kompletní nabídka všech funkcí a seznamů v programu. Pod menu je umístěná nástrojová lišta s Tlačítky určenými k ovládání zobrazeného seznamu. Navigační panel volitelně zobrazitelný panel v levé části APP má několik funkcí: Navigátor jedná se o obdobu hlavního Menu, tato nabídka funkcí a seznamů je však členěná do stromečkové struktury. Navíc zde můžete uskutečnit řadu operací: pomocí místní nabídky (pravým tlačítkem myši) nastavíte konfiguraci seznamu nebo otevřete seznam v nové záložce, prostřednictvím Vyhledávacího okna či záložek Oblíbené a Poslední použité najdete konkrétní položku navigátoru. Skupiny seznamu položky většiny seznamů se dají členit do skupin uspořádaných do stromečkové struktury, můžete si je tak logicky rozdělit. Volbou místní nabídky zadáte pro skupinu individuální konfiguraci, kterou přeberou všechny nově vytvořené položky seznamu (karty). Pracovní plocha tento panel zabírá hlavní část obrazovky, vykonáváte zde většinu práce s programem. Formou záložek si můžete otevřít libovolný počet seznamů. Při práci lze na tomto panelu volitelně zobrazit i další pomocná okna: Filtry okno se otevírá v pravé části obrazovky. Vytváříte a aplikujete zde filtry určené k omezení seznamu na skupinu položek s vybranými vlastnostmi. Na stejném místě zobrazíte i Legendu k seznamu na obrazovce. Detaily pod seznamem vidíte rychlé informace o záznamu, který je pod kurzorem historii akcí, připojené dokumenty, u dokladů položky, zaúčtování či úhrady, v adresáři kontaktní osoby, adresní klíče nebo pobočky partnerských firem, u zásob statistiku, pohyby, ceny atd. Záložky detailů si přizpůsobíte pravým tlačítkem myši. Money Dnes přepnete-li se v Navigátoru na kořen stromečku (první položku nazvanou Money S4 nebo Money S5), zobrazí se na pracovní ploše přehled aktuálních informací o stavu celé agendy (neuhrazené pohledávky a závazky, stav objednávek, cash flow) doplněný Daňovým kalendářem. Pravým tlačítkem myši můžete vzhled okna upravit.

8 6 Ovládání programu Informační řádek ve spodní části obrazovky je umístěný řádek s informacemi o verzi programu, přihlášeném uživateli, pracovním datu, počtu označených záznamů apod. Poklepáním myší změníte v aplikaci datum, uživatele či agendu. Celý systém je rozdělený do funkčně provázaných Modulů (účetnictví, fakturace, adresář, sklady, mzdy atd.). Podle těchto modulů je také členěná nabídka všech funkcí a seznamů na Hlavní nástrojové liště a v Navigátoru. TIP: Detailní popis Aktivní pracovní plochy, ale i dalších částí programu, o kterých se zmiňujeme v této části příručky, najdete v PDF manuálu nebo v kontextové nápovědě k programu v části Vítejte v Money / Ovládání programu. Hlavní nástrojová lišta se skládá z Hlavního menu s nabídkou seznamů a funkcí a z Nástrojové lišty s tlačítky pro ovládání zobrazeného seznamu. Sloupec pro hromadné označení záznamů. Aktivní buňka záznamu pod kurzorem. Záložky s otevřenými seznamy. Místní nabídka v záhlaví sloupců umožní přizpůsobit seznam individuálním potřebám: nabízí Výběr sloupců, jejich Zamykání i Uživatelské sloupce. Tlačítko s aktivovanou funkcí je barevně zvýrazněné. Navigátor je obdobou Hlavního menu. Jeho první položka zobrazí Money Dnes. Vyhledávací okno program omezí položky Navigátoru na ty, které obsahují znaky zapsané v tomto okně. Záložky Navigačního panelu slouží pro vyhledání často používaných funkcí či seznamů. Hierarchicky členěný seznam Skupin na pracovní ploše jsou vidět pouze položky ze skupiny pod kurzorem. Nástrojová lišta pro ovládání seznamu skupin. Detaily k položce seznamu, která je pod kurzorem, jsou členěné do řady záložek. Filtry (jednoduché či pokročilé) se skládají do stromu s logickým vztahem a/nebo. Zatržením se uplatní filtrování libovolné kombinace filtrů.

9 Začínáme s Money 7 Práce v síti Money umožňuje souběžnou práci více uživatelů v jedné agendě. Aby se předešlo duplicitám a konfliktům, disponuje systém několika kontrolními mechanismy: Aktualizace údajů data se při práci v síti aktualizují při každém otevření seznamu, filtrování nebo uložení položky, nikoliv však při přepínání mezi záložkami. Pokud tedy pracujete se seznamy trvale otevřenými v záložkách, je zobrazená data potřeba občas aktualizovat ručně. K tomuto účelu slouží tlačítko Obnovit (F5), které doplní do seznamu, v němž právě pracujete, údaje zadané jinými uživateli. Dodržení posloupnosti v číselné řadě v seznamech, které používají k označení karet číselnou řadu (zejména se jedná o doklady), se do nově založené karty doplní pouze pravděpodobné číslo, kterým karta disponuje až do uložení. Stejné číslo karty tak můžou mít všichni uživatelé, kteří ve stejné chvíli v seznamu pracují. První uložená karta číslo získá definitivně, ostatním se číslo při uložení změní tak, aby v číselné řadě nevznikla ani duplicita, ani mezera. Otevření stejné karty více uživateli pokud uživatel otevře záznam, na kterém již ve stejnou chvíli pracuje jiný uživatel, je na tuto skutečnost upozorněn a má na výběr záznam i přesto editovat, nebo jej otevřít pouze ke čtení. Vybere-li si první možnost a kartu tak editují dva uživatelé současně, platí údaje, které se uloží jako první. Druhou variantu program nedovolí uložit. Rozpracované záznamy v menu Administrace najdete seznam všech právě otevřených karet. V něm můžete dohledat právě editované záznamy a uživatele, kteří na nich pracují. Ovládání programu Seznam Jádrem každé agendy jsou data uspořádaná do seznamů. Základní seznamy sdružující data, která jsou předmětem agendy (adresy, doklady, skladové zásoby, majetek, mzdy atd.), jsou zařazené v jednotlivých modulech, a dále systém používá řadu pomocných seznamů sloužících pro lepší zpracování základních seznamů (číselné řady, předkontace, PSČ, cizí měny, sazby DPH, množstevní slevy), které většinou najdete v modulu Seznamy. Data do seznamů nejen zadáváte, ale především s nimi dále pracujete a zpětně je dohledáváte. K vyhledávání údajů slouží řada nástrojů: Třídění seznamu kliknutím na záhlaví (nadpis) vybraného sloupce se seznam abecedně setřídí podle položek ve sloupci; přidržíte-li klávesu SHIFT můžete třídění rozšířit i na další sloupce. Výběr sloupců místní nabídka (otevřená pravým tlačítkem myši) v záhlaví sloupců obsahuje řadu možností pro úpravu seznamu do podoby, která vám při práci nejlépe vyhovuje: pomocí Výběru sloupců můžete zobrazit jen ty sloupce, které skutečně využíváte, dále lze v levé části seznamu Zamknout sloupce, které pak vždy uvidíte i při pohybu pomocí horizontálního posuvníku, a v neposlední řadě zde máte možnost přidat vlastní Uživatelské sloupce s libovolnou hodnotou proměnných. Rychlé hledání při hledání konkrétních položek seznamu využijete schopnosti označit nejen řádek v seznamu, ale i jeho konkrétní položku (buňku). Umístěte kurzor na libovolnou buňku ve sloupci, jehož položky chcete vyhledat, a na klávesnici napište počáteční znaky hledané položky. Program automaticky otevře řádek pro rychlé hledání a současně

10 8 Ovládání programu Seznam je omezený na položky, které v označeném sloupci obsahují text zapsaný v řádku pro Rychlé hledání. Sloupec, podle kterého je seznam abecedně Setříděný, je označený šipkou. Zamčené sloupce při pohybu horizontálního posuvníku zůstávají na místě, ostatní se posouvají. Horizontální posuvník se aktivuje v menu Agenda / Průvodce nastavením programu / Vzhled aplikace. seznam omezí na řádky, jejichž položky vyhovují zadanému textu. Po umístění kurzoru na buňku v jiném sloupci se pomocí klávesové zkratky CTRL+G dá hledání rozšířit na další sloupec. Pokud potřebujete vyhledat položku, která znaky obsahuje na libovolné pozici, napište před ně do vyhledávacího okna znak %. Klávesovou zkratkou CTRL+H vyhledáte ve sloupci položky se stejným textem, jaký je zapsaný v označené buňce. Fulltextové hledání každý seznam také obsahuje tlačítko Hledat, které otevře vyhledávací řádek, v němž se dají zadat podrobné parametry hledání pozice hledaných znaků, oblast, negace. K jeho otevření můžete použít i klávesovou zkratku CTRL+F. Filtry seznamy disponují také tlačítkem Filtrovat (ALT+F), které v pravé části obrazovky otevře okno určené pro tvorbu a aplikaci podrobných filtrů. Filtrovací podmínky nabízí plné spektrum operátorů (je rovno, větší, od-do, nezadáno apod.) i hodnot (přesný zápis, výběr ze seznamu, konkrétní datum, dnes, minulý měsíc atd.). Tyto filtry se v okně ukládají jako Lokální (přístupné jen uživateli, který je zadal), myší je lze přemístit do části Globální (vidí je všichni uživatelé v síti) a uspořádat do stromečkové struktury. Aplikovat se pak dá současně libovolné množství filtrů vč. možnosti nastavit logický vztah mezi nimi podrobný popis najdete v kontextové nápovědě. Třídění, výběr sloupců a rychlé hledání využijete i na podřízených seznamech na kartách (např. seznam položek na dokladu), v seznamu skupin, v detailech atd. Uživatelské sloupce Pravým tlačítkem myši lze v záhlaví sloupců volbou Uživatelské sloupce zadat položkám seznamu libovolné uživatelské proměnné (číslo, částku, datum, text, logickou hodnotu), které se na kartě editují ve zvláštní záložce. Volbou Výběr sloupců se dají zobrazit také v seznamu. Členění seznamů Z hlediska rozdělení položek se v Money dá většina seznamů členit do skupin s vlastní konfigurací, některé umožňují i přímé hierarchické členění položek.

11 Začínáme s Money 9 Skupiny seznamu Pro lepší orientaci v seznamu a také vzhledem ke snadnějšímu zadávání položek je dobré si jednotlivé seznamy vhodně rozdělit do skupin a nastavit v nich konfiguraci a přebírání vlastností tak, aby se co nejvíce omezilo zadávání opakovaných údajů na vytvářených položkách. Nástrojová lišta většiny seznamů obsahuje tlačítko Skupiny, kterým se zobrazuje/vypíná seznam skupin v dolní části navigačního panelu. Pokud nejsou skupiny zobrazené, v seznamu vidíte všechny položky bez ohledu na to, do které skupiny patří, pokud jsou zobrazené, v seznamu vidíte jen položky patřící skupině pod kurzorem. Seznam skupin má vlastní nástrojovou lištu s ovládacími tlačítky. Pomocí tlačítka Přidat podřízenou nebo přetažením myší se dají hierarchicky řadit do stromečkové struktury. Na kartě každé skupiny můžete zadat její konfiguraci údaje, které chcete doplňovat do všech položek seznamu vytvořených v této skupině, nebo vlastnosti, kterými položky mají disponovat. Používání skupin je volitelné. Při založení agendy obsahuje každý seznam jedinou skupinu Nezařazeno, která je současně i kořenem stromečku. Jestliže seznam na skupiny členit nechcete, je možné všechny jeho položky ukládat do této skupiny a na její kartě pro ně zadat společnou konfiguraci. Položky seznamu se dají dodatečně zařadit do jiné skupiny volbou místní nabídky Přesunout do skupiny, jejich obsah přitom zůstane beze změny. Ovládání programu Hierarchický seznam Rozdělení na skupiny v některých seznamech není postačující kontrolingové seznamy, produkty katalogu, umístění majetku apod. vyžadují přímou hierarchickou závislost jednotlivých položek. V těchto seznamech se pak do stromečkové struktury řadí také jednotlivé položky, které se podobně jako skupiny seznamu přidávají volbou Přidat nebo Přidat podřízenou a můžou se v rámci hierarchie přesouvat myší. Konfigurace seznamů Jak jsme již zmínili, vhodnou konfigurací si můžete ušetřit velkou část nudné práce a omezit výskyt chyb při tvorbě položek. Konfigurace je dvojího typu: Nastavení seznamu v Navigátoru si pravým tlačítkem myši na názvu seznamu zobrazíte místní nabídku a volbou Nastavení otevřete kartu konfigurace obecných vlastností seznamu pro XML, tisk a historii akcí. U seznamů jako jsou doklady, adresář, sklady, majetek atd. zde navíc nastavujete předkontace, kurz, odpočty záloh, kontrolu duplicity a řadu dalších vlastností. Nastavení skupiny na kartě skupiny zadáváte podrobnou konfiguraci platnou pro skupinu. Většinou se jedná o údaje, které se automaticky doplní do nově založené karty ve skupině: číselná řada, měna, zaokrouhlení, rozúčtování, doprovodné texty, údaje pro Intrastat atd., možnosti jsou velmi bohaté a nastavení se dá snadno přenášet do podřízených skupin nebo přebírat z nadřízených. Konfigurace všech seznamů a skupin se dá editovat i v menu Agenda / Nastavení skupin a seznamů.

12 10 Ovládání programu Šablony dokladů V seznamech dokladů se pomocí tlačítka Šablony přepnete do režimu, ve kterém se dá zadat libovolný počet vzorových dokladů s vyplněnými údaji. Nové doklady pak můžete Přidat podle šablony, údaje na nich samozřejmě lze libovolně přepsat. Šablonu je možné zadat také v konfiguraci skupiny. Karta Bez doplnění polí nadepsaných tučným písmem kartu nelze uložit. Obsáhlejší karty jsou členěné do Záložek. Hyperlinkové odkazy slouží k vyplnění polí pomocí internetu. Tlačítko otevře seznam určený k doplnění položky. Také je možné přímo do pole zapsat počáteční znaky, program pak nabídne 10 položek vyhovujících zadanému textu. Tlačítko zruší výběr položky a tím i vazbu mezi oběma kartami. Karta může obsahovat Podřízené seznamy ovládané vlastní nástrojovou lištou. Datum se dá zapsat přímo, doplnit výběrem z kalendáře či pomocí klávesových zkratek. Žlutá pole se doplňují výhradně výběrem ze seznamu. Bílá pole se dají doplnit libovolně. Šedá pole není možné editovat. Tlačítka opatřená šipkou slouží k výběru hodnoty ze seznamu možností (roletová nabídka). Tlačítkem můžete otevřít kartu položky, která je do pole dosazená.

13 Začínáme s Money 11 Jak již bylo řečeno, karty slouží pro zadávání dat a jsou tak základem celého systému. V agendě najdete karty úplně jednoduché, které obsahují pouze kód a název a jsou určené pouze pro další členění jiných karet (např. kontroling), ale i velmi obsáhlé karty s řadou záložek a podřízených seznamů. K jejich naplnění můžete využívat položky jiných seznamů a tyto karty jsou tak provázané do dalších částí agendy. Navíc je možné údaje přebírat a na základě karty z jednoho seznamu vytvořit kartu v jiném tak, že se mezi nimi vytvoří zpětná vazba příkladem je vytvoření skladové karty nebo ceníkové ceny z položky katalogu a následné přebírání zboží vč. ceny a slev vázaných na zákazníka do dokladu. Doklad Doklady jsou zvláštním případem karty. Jejich seznamy najdete téměř ve všech modulech (Účetnictví, Fakturace, Objednávky a Sklady) a z řady dalších modulů se automaticky generují při zaúčtování výstupů (Majetek, Mzdy, Kniha jízd). Pro takto automaticky vytvořené doklady doporučujeme vždy založit zvláštní skupinu s vhodnými předkontacemi, zaokrouhlením apod. Z hlediska úspěšného vedení skladů a obchodu byste měli dobře zvládnout přebírání položek i celých dokladů, které vám může značně urychlit obchodní postupy. V následujících kapitolách si stručně vysvětlíme, jak vytvořit doklad se skladovými položkami a jakým způsobem se údaje z tohoto dokladu přeberou do jiného navazujícího dokladu. Ovládání programu TIP: Velmi podrobný popis karty dokladu, položek, přebírání i různých vazeb a výpočtů najdete v kontextové nápovědě k programu v kapitole Doklad. Položky dokladu Karta každého dokladu může obsahovat kompletní účetní, skladové a cenové údaje. Kromě toho se na ní dá sestavit seznam jednotlivých položek, které mohou mít vlastní nastavení, rozdílné od dokladu. Pokud nastavení na položce chybí, program je přebere z dokladu. Položky na doklad přidáte pomocí tlačítek na nástrojové liště umístěné nad seznamem položek, na výběr máte několik různých způsobů: Přidat dokladem tlačítkem otevřete seznam všech dokladů, ze kterých je možné vytvořit navazující doklad. Podrobnosti najdete v následující kapitole. Přidat výběrem slouží pro výběr zboží, které evidujete v modulu Sklady. Zboží lze vybrat z Ceníku, Skladu, Katalogu či Kategorií katalogu. Program přednostně nabízí ceník a sklad určený v nastavení agendy jako Výchozí, můžete si však zvolit jakýkoliv jiný. Na položku dokladu se dosadí všechny údaje z katalogu a vybraného skladu a ceníku, dají se libovolně upravit. Přidat do dokladu můžete vložit i položku bez vazby na sklad. Zaúčtování, cenu a další potřebné údaje nastavíte přímo na kartě položky. Čárové kódy máte-li zakoupený modul Čárové kódy, položky do dokladu lze vkládat i pouhým přečtením kódu další funkčnost je pak stejná jako při volbě Přidat výběrem.

14 12 Ovládání programu Šipkou u tlačítka OK otevřete variantu OK a další. V horních záložkách najdete další údaje, jako jsou Texty, Zisk atd. U Čísla dokladu program kontroluje duplicitu. Po uložení číslo již nejde změnit. Tlačítky zadáte Cizí měnu, Zaokrouhlení, Připojený dokument... V záložkách vidíte další adresy partnera. Doplněním partnera z Adresáře zavedete do dokladu jeho obchodní podmínky a ceny. Dolní záložky, např. Poplatky, Zaúčtování, Úhrady (podle druhu dokladu). Seznam položek lze upravil volbami Místní nabídky. Sleva pro celý doklad se promítne i do položek (a naopak). Ceny na dokladu můžete volitelně vidět v domácí i Cizí měně. Pořadí položek na tištěném dokladu se nastaví na kartě položky. Ceny na dokladu se přepočítávají po každé změně na položkách. Cenu položky můžete dále upravit slevou za položku či celý doklad, případně individuálními obchodními podmínkami partnera dosazeného do dokladu (podle nastavení na kartě Firmy v záložce Obchod). Položky s vazbou na sklad můžou být tzv. složené jedná se o sady, komplety a výrobky nebo položky s příslušenstvím (obaly, poplatky apod.). Výběrem takové položky se do dokladu dosadí i řada dalších podřízených položek, které jsou v seznamu pro orientaci poskládané do stromové struktury. U podřízených položek lze navíc určit, jakým způsobem ovlivní celkovou cenu dokladu. Celkovou cenu za doklad tvoří součet cen jeho položek a na kartě dokladu ji není možné upravovat změníte ji jen úpravou na kartě položky či celkovou slevou. Přebírání dokladů Pro usnadnění práce slouží systém přebírání dokladů, kdy se veškeré údaje vč. položek, ceny, partnera, zaúčtování i slev přenášejí mezi jednotlivými druhy dokladů: podle nabídky můžete

15 Začínáme s Money 13 několika jednoduchými úkony vystavit objednávku, z ní fakturu vč. dodacího listu a nakonec i úhradu pomocí pokladního dokladu nebo příkazu k úhradě a bankovního výpisu. Do nově vytvořených dokladů je možné přebrat jen část položek a na nich upravit množství, cenu i většinu dalších údajů. Program přitom eviduje ve skladu rezervované zboží (u objednávkových dokladů), automaticky provádí skladové pohyby i zaúčtování (u realizačních dokladů), upozorňuje na pokles zboží pod dostupné množství, výdej do minusu atd. Zachová též vazbu mezi doklady a při dodatečných změnách přebraného dokladu (např. stornování) zpětně aktualizuje i zdrojový doklad. V závěrečné části této příručky si můžete prohlédnout názorné příklady tvorby a přebírání dokladů. Připojené dokumenty Každý seznam a většina karet obsahuje tlačítko Připojené dokumenty, pomocí kterého se ke kartě dá připojit text či obrázek uložený v souboru, databázi nebo na internetu (formou odkazu na stránky). Program také umožňuje dokument přímo z karty nebo seznamu vytvořit v podobě textového souboru, tabulky nebo skenovaného obrázku. Pro tvorbu nových dokumentů si můžete vytvořit šablony (např. dopis s hlavičkou). Každá položka seznamu s připojeným dokumentem je ve sloupci pro hromadné označování (sloupec umístěný na levé straně seznamu) označená ikonou kancelářské sponky. V menu Seznamy/Ostatní najdete kompletní seznam všech připojených dokumentů i šablon. Ovládání programu Tiskové výstupy Veškeré výstupy seznamů i jednotlivých karet získáte prostřednictvím tlačítek na nástrojové liště každého seznamu. Speciální tiskové sestavy (rozvaha, stav účtů, Intrastat, přehled prodeje atd.) jsou jako samostatné volby umístěné v nabídce příslušných modulů. Tyto sestavy se konfigurují pomocí průvodce a vytisknou se po stisku tlačítka Dokončit. Konfigurace tiskových sestav Konfiguraci tisku pro všechny výstupy zadáváte v menu Agenda na kartě Nastavení tiskových sestav. Zde najdete přehled sestav vytvořených ke každé volbě menu a na jejich kartách si můžete zvolit či upravit formulář, vybrat datovou konfiguraci, tiskárnu atd. Pro průběh tisku jsou důležité volby: Zobrazit tiskový dialog pokud pole zatrhnete, program před tiskem nabídne kartu Tisk sestavy, kde můžete změnit tiskárnu, vybrat počet kopií, formulář (barevný, cizojazyčný) atd. V opačném případě tisk proběhne bez dalších dotazů.

16 14 Ovládání programu Sestava je aktivní určuje, zda má program sestavu k tisku nabízet. Umístění tiskového formuláře zvolíte formulář, na který se má sestava přednostně tisknout. TIP: Kartu pro nastavení tiskové sestavy také otevřete z okna tiskového dialogu pomocí tlačítka Rozšířené. Tisk Každý seznam disponuje tlačítkem Tisk, které nabízí všechny sestavy aktivované v konfiguraci, a to jak pro tisk seznamu, tak i jednotlivých karet (např. dokladů, ale i složenek, paragonů atd.). Tisk karty i seznamu se uskuteční vždy pro všechny označené položky, není-li žádná označená, pak se vytiskne karta pod kurzorem nebo plná podoba zobrazeného seznamu (tedy např. s uplatněným filtrem). Zvláštním případem je sestava Zobrazený seznam, která vytiskne seznam v podobě, v jaké jej právě vidíte na obrazovce, a to včetně rozvržení sloupců apod. Náhled Pokud si sestavu pouze chcete prohlédnout, můžete v seznamech využít tlačítko Náhled. Zobrazíte si tak tiskovou podobu sestavy a můžete s ní i dále pracovat: přidat vodoznak, změnit barvu pozadí atd. Z náhledu pak lze sestavu vytisknout v upravené podobě, nebo ji můžete exportovat do řady různých formátů a uložit ji či odeslat em. Export do PDF a jeho odesílání em Stejnou nabídku sestav jako Tisk a Náhled poskytují v seznamech i tlačítka PDF a Mail. První z nich vyexportuje sestavu do PDF formátu a uloží ji na vybrané místo v síti. Druhé otevře novou zprávu elektronické pošty s PDF výstupem sestavy v příloze, kterou můžete ihned poslat na zadanou adresu. TIP: Tlačítka Náhled, PDF a Mail obsahuje i karta Tisk sestavy (viz obr. na str. 13). Místo tisku si tak můžete sestavu zobrazit, exportovat

17 Začínáme s Money 15 či poslat. Tuto možnost využijete zejména u speciálních tiskových sestav, které otevíráte samostatnou volbou v menu a tisknete pomocí Průvodce tiskem. Z tohoto důvodu doporučujeme v jejich konfiguraci aktivovat volbu Zobrazit tiskový dialog. Datové schránky Tiskové výstupy umožňuje odesílat i modul Datové schránky. Propojení Money se serverem ISDS zadáte v Průvodci nastavením programu. Aktivuje se tak prohlížeč a funkce pro hlídání příchozích zpráv a seznamy jsou pak opatřené tlačítkem pro odesílání tiskových sestav do datových schránek. Money Dnes Ovládání programu Poklepete-li v Navigátoru na kořen stromečku nazvaný Money S4 nebo Money S5, otevře se na pracovní ploše Money Dnes, kde vidíte graficky znázorněné Cash Flow, přehled neuhrazených objednávek a závazků, stav přijatých objednávek a daňový kalendář. Pomocí pravého tlačítka myši můžete upravit vzhled a vlastnosti stránky. TIP: Majitelům iphonu nabízíme aplikaci Money Dnes, která je volně dostupná na App Store. Kromě propojení s nejdůležitějšími účetními daty v Money vám nabídne také aktuální měnové kurzy, připojení na databáze ARES a VIES, daňový kalendář a infoservis.

18 16 Nastavení agendy Nastavení agendy V této části si popíšeme postup, který je vhodné dodržet při založení agendy, a zaměříme se na konfiguraci agendy a jednotlivých modulů. Před zahájením práce s programem si tuto kapitolu pozorně prostudujte a uvedená nastavení zkontrolujte vyhnete se tak případným problémům, které by při práci mohly vzniknout nesprávným zadáním vstupních údajů. TIP: Popis nastavení některých speciálních funkcí či modulů (Aktivní saldo, ARES, Datová schránka, EKO-KOM, Intrastat, Kniha jízd, Mzdy, Upomínky, Výrobní čísla) najdete v individuálních informačních materiálech na našich webových stránkách a samozřejmě i v kontextové nápovědě. Následující kapitoly sice popisují vhodný postup nastavení chronologicky, posloupnost však není nutné a v některých případech ani možné dodržet přesně záleží na tom, jaké moduly máte zakoupené a pro jakou práci agendu využíváte. Založení agendy Při instalaci programu (podrobně ji popisujeme v příručce Instalujeme Money S4) se automaticky založí první agenda. Další agendy pak můžete kdykoliv založit v menu Administrace / / Správa agend volbou Přidat. Postup je v obou případech obdobný: Prvním krokem je vytvoření databáze agendy, během kterého mj. zvolíte Typ legislativy (česká, slovenská) a Typ subjektu (podnikatelský subjekt, nezisková či příspěvková organizace). Tato volba je rozhodující pro import dalších připravených seznamů, proto ji zadejte přesně, později již nepůjde změnit! Po načtení všech potřebných dat se otevře Průvodce nastavením agendy. Na jeho první straně zadáte Základní identifikaci firmy, tedy adresní a bankovní údaje účtované firmy. Pro doplnění můžete využít databázi ARES, a to tak, že do příslušného pole zapíšete IČ a poklepete na hyperlinkový odkaz. Kolonky se pak naplní podle údajů zadaných v registru. Na této straně průvodce také určíte, zda je firma Plátce DPH zatrhnete-li pole, program agendu připraví pro plátcovství. Tyto údaje můžete později podle potřeby upravit. Na druhé straně průvodce zadáváte Doplňkové informace o firmě. Zde je velmi důležitým údajem Způsob vedení skladů (metoda A nebo B). Po dokončení průvodce je agenda založená a otevře se hlavní obrazovka Money. TIP: Pro seznámení s programem doporučujeme založit testovací agendu, ve které si můžete vyzkoušet různé postupy. Máte-li v Money již zavedenou ostrou agendu naplněnou daty, ideální je pomocí volby Administrace / Zálohování dat / Okamžitá záloha uložit kopii této agendy a novou agendu z ní pak vytvořit volbou Agenda / Obnova dat ze zálohy. Otevře se okno Obnova dat, kde vyhledáte zálohu a jako Způsob obnovy zvolíte možnost Vytvořit novou agendu a Přidat do systému. Nezapomeňte tuto agendu nazvat takovým jménem, aby bylo na první pohled zřejmé, že jde o testovací.

19 Začínáme s Money 17 Průvodce nastavením programu Jako první krok v nové agendě doporučujeme v menu Agenda otevřít Průvodce nastavením programu. Najdete zde nejen údaje zadané při založení agendy, ale i řadu dalších důležitých nastavení, a to jak individuálních, tak i platných pro všechny uživatele. Průvodce si pečlivě prohlédněte, doplňte v něm údaje a seznamte se s jeho jednotlivými stranami. Další nastavení sem budete doplňovat i později, až zadáte konfiguraci jednotlivých modulů, a také spolu s tím, jak se budou měnit vaše potřeby při práci. Hned po založení agendy je nutné v části Agenda nastavit údaje Domácí měna a Domácí stát a, budete-li v pracovat se zahraničními platbami, zadat také Druh kurzu, případně Banku pro načítání kurzu. Nastavení agendy TIP: Kurz i banku můžete také určit individuálně pro jednotlivé druhy dokladů v Nastavení seznamu. Na téže straně průvodce je vhodné také předem určit, zda budete ve skladovém hospodářství Evidovat Intrastat, Evidovat pro výkaz EKO-KOM nebo (v Money S5) Evidovat pro výkaz OEEZ. Ostatní konfiguraci můžete zatím odložit, rozhodně se ale k průvodci brzy vraťte jeho vyplněním si ušetříte spoustu zbytečné práce. TIP: O možnostech Průvodce nastavením programu se dozvíte více podrobností v kontextové nápovědě (otevřete ji tlačítkem F1) v části Agenda / Průvodce nastavením programu. Obecné nastavení agendy Chcete-li si v agendě udržet pořádek, měli byste se následujícímu nastavení věnovat se zvláštní pečlivostí, a to rozhodně ještě před zahájením práce pokud si chybně nastavíte např. číselné řady nebo kontroling, budou dodatečné opravy velmi pracné. Jako první krok je vhodné si rozmyslet, k jakému účelu chcete agendu využívat a jak by z hlediska kontrolingu měla vypadat struktura firmy a obchodu. Na základě toho si v menu

20 18 Nastavení agendy Seznamy / Kontrolingové vytvořte seznamy Středisek, Zakázek a Činností, které budete přidělovat jednotlivým dokladům, majetku, vozidlům apod., a v menu Adresář si můžete také sestavit Adresní klíče pro rozlišení partnerů. V menu Seznamy / Ostatní najdete Číselné řady vytvořené pro jednotlivé seznamy. Můžete si je přizpůsobit podle potřeby, doplnit či přejmenovat. Pro každý seznam se dá založit libovolné množství řad (v dokladech např. pro různá střediska, pro zahraniční platby atd., v adresáři pro dodavatele a odběratele apod.), které pak přidělíte jednotlivým skupinám. Číselné řady využijete zejména při tvorbě dokladů, kde zajistí návaznost při číslování, ale také v adresáři, majetku, skladech, cestovních příkazech atd. Dalším krokem by mělo být vhodné rozdělení seznamů do skupin (postup jsme si popsali v části Ovládání programu) a následné zadání jejich konfigurace v menu Agenda na kartě Nastavení skupin a seznamů. Doporučujeme si Nastavení skupin a seznamů dobře předem prostudovat, protože vhodnou konfigurací si v agendě můžete ušetřit spoustu zbytečné práce s vyplňováním karet. Skupinám již můžete přiřadit číselné řady. Následně si v menu Agenda zkontrolujte také Nastavení tiskových sestav vyberte si zde ty, které budete používat, přiřaďte jim tiskárnu, konkrétní formuláře atd. Podrobnější popis najdete v kapitole Konfigurace tiskových sestav a samozřejmě i v kontextové nápovědě. Poslední částí programu, kterou potřebujete pro práci ve všech modulech, je dobře nastavený Adresář firem a s ním provázaný seznam Osob. Na adresních kartách uchováváte kontaktní údaje, bankovní spojení apod., ale také obchodní podmínky partnerů a CRM. Kromě partnerů je zde uložená i tzv. Kmenová firma, která je předmětem agendy, se všemi údaji, jež se promítají do vystavovaných dokladů, dále karty zaměstnanců, úřadů atd. V agendách s větším množstvím adres je výhodné v Nastavení seznamu firem (viz kap. Konfigurace seznamů na str. 9) vytvořit systém kontroly duplicitních a prázdných údajů vhodným zadáním můžete významně omezit založení neúplných a zdvojených adres. Podrobnosti najdete v kontextové nápovědě k úvodu modulu Adresář. Moduly V následujících kapitolách se zabýváme nastavením jednotlivých modulů systému. Stačí samozřejmě, když prostudujete jen ty, které v agendě budete používat. Vždy však myslete na to, že systém je provázaný a nastavení jedné části se může promítnout do jiné příkladem je automatické zakládání karet v Adresáři při tvorbě karty Pracovníka, automatické generování dokladů v modulech Mzdy a Majetek atd. Proto před zahájením práce rozhodně doporučujeme nastavit všechny zakoupené moduly.

21 Začínáme s Money 19 Účetnictví V Money se agendy nedělí na období ani účetní roky, toto nastavení zde tedy nehledejte. Jednotlivá období oddělíte účetními uzávěrkami. Seznamy, pro které je období důležité (doklady, účetní deník), jsou opatřené tlačítkem Aktuální období. Před zahájením vlastního vystavování dokladů a jejich zaúčtování je v modulu Účetnictví nutné nastavit a zkontrolovat následující seznamy: Základním seznamem menu Účetnictví je Účtový rozvrh. Obsahuje všechny předepsané syntetické účty, které si podle potřeby upravte a doplňte o analytické členění. Pro snadnější účtování slouží seznam Předkontací, který najdete v menu Seznamy/Účetní. Jedná se o modely účetních případů se zadaným rozpisem pohybů. Na položkách dokladů je volitelně možné zadávat přímo účty účtové osnovy, v hlavičce dokladu však účtujete výhradně pomocí předkontací. Plátci DPH by si měli v menu Seznamy/ /Účetní zkontrolovat Registraci k DPH a seznamy Sazby DPH a Členění DPH. Před prvním peněžním pohybem je také nutné zadat na Kmenové kartě v Adresáři všechny bankovní účty, které bude účtovaná jednotka používat. Následně si v menu Účetnictví/Banka otevřete seznam Bankovních účtů a tyto účty sem převeďte. Pro hotovostní platby v menu Účetnictví/Pokladna vytvořte i seznam používaných Pokladen. Projděte si Nastavení skupin a seznamů jednotlivých dokladů (bankovní, pokladní, interní, pohledávkové a závazkové v modulu Účetnictví, faktury v modulu Fakturace, objednávkové doklady v modulu Objednávky a skladové v modulu Sklady). V nastavení seznamů můžete omezit výběr předkontací vhodných pro daný druh dokladu, zadat předkontace pro kurzový zisk/ztrátu či odpočet zálohy. V nastavení skupin určíte sazby a členění DPH, zaokrouhlení, rozúčtování, primární účty atd. Nakonec můžete přistoupit k Navedení počátečních stavů. Pro přechod z Money S3 lze využít aplikaci Převodní můstek, pro převod z jiných systémů XLS import. Navedení se také dá uskutečnit ručně vložením neuhrazených dokladů (faktur, pohledávek a závazků) a počátečních stavů pokladen a bankovních účtů. Stav ostatních rozvahových účtů zavedete pomocí Interního dokladu v menu Účetnictví. Po navedení počátečních stavů je nutné v menu Účetnictví vytisknout kontrolní sestavy a porovnat je se stavem původního účetnictví. Nakonec doporučujeme v menu Účetnictví / Závěrkové operace uskutečnit Účetní závěrku a otevřít nové období. Nastavení agendy TIP: Vhodný postup při navedení počátečních stavů podrobně popisujeme v samostatné kapitole Ruční navedení počátečních stavů.

22 20 Nastavení agendy Sklady Nastavení skladů v Money S4 je sice na první pohled poměrně složité, při dodržení doporučeného postupu si však velmi výrazně usnadníte práci se zásobami, cenami, vystavováním dokladů i účtováním zásob a jejich pohybů. TIP: Podrobný popis této problematiky najdete v nápovědě k programu v kapitolách Účtování o skladech a Postup při tvorbě cen. Nejdříve je potřeba nastavit účtování zásob a pohybů zásob. K tomuto účelu slouží následující seznamy v menu Seznamy/Skladové: K členění zásob (na zboží, materiál, poplatky apod.) pro účely zaúčtování slouží seznam Druhů položek katalogu. Tyto údaje budete přiřazovat jednotlivým položkám katalogu. K rozčlenění pohybů zásob (pořízení, prodej, spotřeba atd.) je pak určený seznam Druhů pohybů zásob. Druh pohybu se uvádí na každé položce dokladu se skladovým pohybem. Primární účty zásob nastavíte v seznamu Konfigurace účtů zásob, jde o kombinaci Druhu položky katalogu a konkrétního Skladu. Pohybové skladové účty (pořízení zásob, nákladové a výnosové účty) definujete v seznamu Konfigurace účtů pohybů zásob, kde zadáte předkontace pro jednotlivé kombinace Druhu položky katalogu a Druhu pohybu zásoby. Při účtování skladů metodou A by tedy každá položka dokladu, která vznikne na základě konkrétní zásoby, měla mít uvedený Sklad, Druh položky i Druh pohybu. V Nastavení skupiny finančních dokladů (např. faktur) je možné zadat automatické generování skladových dokladů (příjemky a výdejky), v takovém případě se na faktuře musí zadat také Druh skladového pohybu. Zaúčtování pak proběhne automaticky podle nastavení konfigurací účtů i pohybů. TIP: Všechny uvedené rozlišovací kategorie můžete zadat v nastavení jednotlivých skupin: Druh položky katalogu na skupině skladových zásob, Druh pohybu a Druh skladového pohybu na skupině dokladů. V menu Seznamy/Skladové si můžete sestavit i hierarchický přehled Kategorií katalogu, který slouží k jinému pohledu na členění zboží a lze podle něj vybírat položky do dokladů. Každá položka katalogu může patřit do libovolného počtu kategorií. V části Seznamy/Ceníkové je možné také nastavit systém Cenových hladin a Množstevních slev. Nyní již můžete přistoupit ke konfiguraci seznamů přímo v menu Sklady: Základním seznamem modulu je Katalog. Doporučujeme si předem dobře rozmyslet jeho skladbu a vhodně jej rozdělit do skupin, neboť strukturu katalogu je možné přebírat do skladových zásob i ceníků. Jednotlivé skladové zásoby i ceníkové ceny se dají vytvořit výhradně generováním z položek katalogu na kterých se proto (s výjimkou stavu zásob a cen) archivují veškeré údaje o zboží: popis, obchodní podmínky, dodavatelé, Intrastat, rozměry, příslušenství, kategorie atd. Karta položky katalogu je tak jednou z nejobsáhlejších v systému, a z tohoto důvodu je členěná do řady záložek, mezi kterými se pohybujete pomocí stromečku na levé straně karty. Nakonec doporučujeme na kartě Nastavení katalogu (viz kap. Konfigurace seznamů na str. 9) vytvořit vhodný systém kontroly duplicitních a nevyplněných údajů na položkách katalogu.

23 Začínáme s Money 21 Jako další krok si vytvořte Seznam skladů. Jednotlivé sklady založíte pomocí průvodce: určíte zde způsob oceňování, záporné výdeje, zásobu obratovou a pojistnou atd. Také je možné vybrat zdroj, ze kterého sklad přebere strukturu jednotlivé položky se do skladu můžou přenést z katalogu či jiného skladu. Pozor některé vlastnosti skladu již dodatečně nepůjdou změnit, proto si zadávané údaje dobře rozmyslete. Zásoby pak evidujete v seznamu Skladových zásob v jeho horní části můžete vybrat konkrétní sklad, jehož položky chcete vidět. Pokud jste při založení přebrali strukturu skladu, seznam je již naplněný zásobami, podle zdroje rozčleněnými do skupin, avšak s nulovými stavy. Stav zásob měníte výhradně skladovými pohyby vytvořenými pomocí dokladů. Výběrem z Katalogu můžete do seznamu přidávat další karty zásob, vždy však jen jednu ke každé položce katalogu (pokud jste tedy přebrali strukturu celého katalogu, program založil karty skladových zásob pro všechno zboží, které je v agendě k dispozici, a další zatím přidat nelze). Stejným způsobem jako seznam skladů založíte i Seznam ceníků. Strukturu můžete přebrat z katalogu, skladu či jiného ceníku. Do ceníku se dají zavést i výchozí ceny (nákupní, skladové či ceníkové), kterým lze určit procentuální, poměrovou či absolutní změnu tímto způsobem snadno vytvoříte ceníky s akční slevou, navýšenými cenami pro určité časové období apod. Vlastní ceny zboží se pak evidují v seznamu Ceníkových cen. Pokud jste přebrali strukturu, máte seznam naplněný a ze stejného či jiného zdroje může mít i vypočtené ceny. Ceny zboží můžete libovolně měnit, dají se jim přiřadit Cenové hladiny a Množstevní slevy. Další položky se do seznamu přidávají opět výběrem z Katalogu, ev. dodatečnou synchronizací. Nastavení agendy TIP: Nástrojová lišta seznamu skladů, ceníků i ceníkových cen obsahuje tlačítka určená k Synchronizaci. Slouží k aktualizaci podle změn uskutečněných ve zdrojovém seznamu, ze kterého se přebrala struktura nebo ceny. Následně doporučujeme znovu zkontrolovat Nastavení skupin dokladů (skladových i ostatních) a doplnit sem konfiguraci zaúčtování, údaje pro vedení Intrastatu apod. Z hlediska správné cenotvorby je velmi důležité nastavení Obchodních podmínek v záložce Obchod na kartách jednotlivých Firem (menu Adresář/Firmy). Partnerům zde přiřadíte ceníky a cenové hladiny, způsob výběru z těchto cen (nejnižší, nejvyšší nebo podle priority), slevu, kredit, a také řadu údajů určených pro doplnění do dokladu (splatnost, primární účty pro vyhodnocování obchodu atd.) viz obr. na další straně.

24 22 Nastavení agendy Dále v Průvodci nastavením programu v záložce Sklady zadejte Výchozí ceník a Výchozí sklad, který má program doplnit do dokladů v případě, že není individuálně určený. Těmito kroky si zajistíte, že se do dokladů ke zboží vždy dosadí cena, která zohlední případné individuální obchodní podmínky partnera, množství zboží i sezonní slevy, a že se pohyby zboží vždy promítnou do konkrétního skladu. Jako poslední krok před zahájením práce v modulu Sklady je potřeba provést Navedení počátečních stavů zboží v jednotlivých skladech. Tento krok uskutečníte jednoduše pomocí skladové Příjemky (menu Sklady / Skladové doklady / Příjemky a výdejky). Majetek V tomto modulu evidujete veškerý vlastní (drobný i dlouhodobý) a leasingový majetek firmy. Modul umožňuje pro vlastní majetek generovat různé odpisové plány, porovnat je a následně nejvýhodnější z nich realizovat včetně automatické tvorby pohybů a jejich zaúčtování. Předtím, než začnete modul používat, stačí konfigurovat pouze Odpisové skupiny, které slouží k sestavení odpisových plánů. Jejich seznam je naplněný nejčastěji používanými případy, které můžete doplnit podle vlastních potřeb. Zaúčtování pohybů vlastního majetku určujete na kartách odpisů individuálně, řadu údajů však můžete zadat v Nastavení skupiny. Nastavení seznamu pak nabízí možnost slučovat pohyby podle data, či zvolit skupinu interních dokladů pro tento účel doporučujeme vytvořit speciální skupinu s vhodně zadanou konfigurací zaúčtování. Mzdy Modul Mzdy je velmi důležité pečlivě konfigurovat ještě před tím, než do něj zavedete prvního zaměstnance. Podrobné informace najdete přímo v kontextové nápovědě (kapitoly Konfigurace, Přehled mezd a Mzdové závěrky), zde si uvedeme pouze stručný přehled kroků naprosto nezbytných pro úspěšné vystavení mezd: Nejprve si v menu Seznamy/Organizace vyhledejte v přehledech Finančních úřadů, Pojišťoven a Správ sociálního zabezpečení konkrétní úřady, kterým budete posílat formuláře, a na jejich kartách doplňte variabilní symboly, zaúčtování a bankovní spojení. V menu Účetnictví si v seznamu Interních dokladů, případně Závazkových a Pohledávkových dokladů (záleží na způsobu, jakým mzdy chcete účtovat) založte pro potřeby zaúčtování mezd zvláštní skupinu a v jejím nastavení zadejte vhodné Členění DPH.

25 Začínáme s Money 23 V modulu Mzdy upravte kartu Konfigurace mezd. Pozorně ji vyplňte a zejména zde vyberte způsob zaúčtování a doplňte úřady a skupiny dokladů, které jste právě pro tento účel nastavili. Dále si v menu Mzdy / Mzdové seznamy / Pracovní poměry otevřete seznam Typů pracovních poměrů a u těch, které se chystáte používat, doplňte Nákladové účty. V nápovědě si v kapitole Zaměstnanci prostudujte doporučený postup tvorby Karet zaměstnanců vhodným zadáním opakovaných údajů si můžete ušetřit zdlouhavou práci při tvorbě mezd. Při práci mějte vždy na paměti, že se jedná o kartu s časovým rozlišením a že se na ní u zaměstnance archivují údaje pro různá období volbou období na levé straně karty se údaje aktualizují pro vybraný časový úsek. U každého zaměstnance musíte doplnit: V záložce Mzda vyberte Typ pracovního poměru, podle kterého se do karty doplní nákladové účty. Tyto účty je třeba zadat i v dolní části karty v seznamu Penzijního a životního pojištění. V záložce Platby a zaúčtování pak zadejte Zdravotní pojišťovnu, Bankovní spojení a Účty pro zaúčtování. V dolní části na kartách jednotlivých Srážek doplňte Srážkové účty. Nastavení agendy Zabezpečení systému Na závěr si popíšeme velmi důležitá nastavení, na která před zahájením práce rozhodně nesmíte zapomenout. Jedná se o konfigurace, které najdete v menu Administrace a které by měl zadávat jen informovaný pracovník, ideálně na pozici administrátora. Jednou z naprosto nejdůležitějších konfigurací je nastavení Přístupových práv, které vymezí jednotlivým uživatelům přístup do různých částí agendy a ošetří tak nejen únik citlivých dat (např. mezd), ale i chyby způsobené neodbornou manipulací. Pro veškerá data a operace v systému se dá nastavit detailní přístup s možností zakázat/povolit čtení, mazání, opravy atd., a to až na úroveň jednotlivých údajů na kartách, nebo sloupců a detailů seznamu. Vzhledem k tomu, že je toto nastavení poměrně zdlouhavé, je v systému připravený seznam Uživatelských rolí s různou úrovní přístupu do jednotlivých modulů. Role si můžete libovolně upravit a doplnit pro vlastní potřeby. Následně si vytvoříte seznam Uživatelů, kterým jednotlivé role přidělíte. Každý pracovník může mít libovolný počet rolí jejich přístupová práva se sčítají (přístup stačí povolit jednou). Modul Administrace nabízí i širokou paletu možností Výměny dat (XML, Datev-Balance, TaxEdit, POS, Prodejna SQL), kterou je samozřejmě potřeba vhodně konfigurovat, aby se při přenosu předešlo kolizi či ztrátě dat. V části Výměna dat / Pokladní komponenty také nastavíte připojení Čtečky čárového kódu.