Úvod. Role a význam ERP. Milena Tvrdíková *, Petr Rozehnal, Vítězslav Novák

Transkript

1 Nároky na výuku integrovaných informačních systémů na VŠ, případová studie nasazení Demands for Teaching of Integrated Information Systems at Universities, Case Study of Deployment Úvod Milena Tvrdíková *, Petr Rozehnal, Vítězslav Novák Celospolečenské změny vyžadují znalosti, flexibilitu a rychlý přístup k informacím. Úkolem vzdělávacích institucí je proto připravit studenty v tomto duchu. Mimo jiné je potřebné zajistit přístup k prostředkům, které jsou v současné době nasazovány v podnicích a institucích. Přístup k těmto prostředkům umožní studentům vyzkoušet teoretické znalosti v reálném prostředí. Klíčovou roli v těchto změnách hrají informační a komunikační technologie (ICT), které poskytují moderní infrastrukturu, usnadňují dodržování požadavků kladených na jednotlivce a zvyšují účinnost a konkurenceschopnost prakticky ve všech oblastech lidské činnosti. Základem efektivního využití ICT je pochopení informační potřeby, procesů řízení, vzájemných vazeb jednotlivých funkčních oblastí, potřeba integrity dat a další. Proto považujeme nasazení systémů typu ERP do výuky za potřebný krok, který může podpořit kvalitu vzdělání u studentů také v ekonomických disciplínách. Role a význam ERP Výsledky různých výzkumů (Williams, Williams, 2007; Howson, 2008; Wixom, Watson, 2010; Olszak, Ziemba, 2012) nesporně dokazují, že úspěch na trhu stále více závisí na schopnosti využívat informační zdroje a ICT nástroje. Informační zdroje v současné době představují významná firemní aktiva, díky kterým mohou být organizace konkurenceschopné. ICT nástroje jsou pak důležitým pomocníkem při zdokonalování podnikatelských procesů, efektivnějším rozhodování nebo rychlejšímu přístupu k zákazníkům. Ne všechny ICT nástroje jsou ale při zdokonalování podnikatelských procesů, zavádění inovativních výrobků a služeb nebo zvyšování konkurenceschopnosti stejně nápomocné. ERP systémy za uplynulé čtvrtstoletí dosáhly v praxi podniků, institucí a organizací značné penetrace. Jak uvádí (Čejka, 2011), je průměrný nárůst efektivity podniků po instalaci * Doc. Ing. Milena Tvrdíková, CSc., milena.tvrdikova@vsb.cz, Katedra aplikované informatiky, Ekonomická fakulta, VŠB-TU Ostrava, Sokolská třída 33, Ostrava 1, ČR, tel Ing. Petr Rozehnal, Ph.D., petr.rozehnal@vsb.cz, Katedra aplikované informatiky, Ekonomická fakulta, VŠB-TU Ostrava, Sokolská třída 33, Ostrava 1, ČR, tel Ing. Vítězslav Novák, Ph.D., vitezslav.novak@vsb.cz, Katedra aplikované informatiky, Ekonomická fakulta, VŠB-TU Ostrava, Sokolská třída 33, Ostrava 1, ČR, tel

2 ERP větší než 37%. Podle (Basl, 2015) softwarovou aplikaci ERP pro sdílení informací mezi různými funkčními oblastmi podniku používalo v lednu 2014 v České republice téměř 28 % podniků (nárůst o 7 % proti roku 2010). Srovnáme-li nasazení ERP podle velikosti podniků, pak nejmenší podíl najdeme ve firmách s zaměstnanci 19,5 %, a největší u podniků s 250 a více zaměstnanci 81,1 %. CRM softwarovou aplikaci, která je určena pro správu a sdílení informací o zákaznících, v roce 2014 používalo 19 % podniků (proti roku 2010 nárůst o 4 %). Mezi malými podniky šlo o 14,7 %, mezi velkými firmami 41,9 %, viz také následující tabulka. Tab. 1. Přehled podniků využívajících aplikace ERP a CRM v České republice podle velikosti podniku. Zdroj: (Basl, 2015) Počet podniků celkem Podniky používající ERP CRM Podniky celkem (10+) ,7 19,1 Velikost podniku zaměstnanců ,5 14, zaměstnanců ,3 34,3 250 a více zaměstnanců ,1 41,9 Při posuzování ERP systémů je brána v potaz široká škála hledisek. Domníváme se, že většinu těchto hledisek lze studentům velmi dobře přiblížit na reálně provozovaném ERP systému: úroveň integrace - provázanost modulů, úroveň lokalizace - uzpůsobení systému národnímu prostředí, architektura ERP - softwarové prostředí, provozní prostředí - vymezující použitelné systémy řízení databází a operační systémy, síla a stabilita výrobce a dodavatele systému, kvalita a dostupnost dokumentace a podpory systému, podpora norem a nezávazných standardů (doporučení), rozsah a úroveň poskytovaných funkcí, reference na produkt a jeho cena. Důvody pro využití cloud computingu ve výuce na VŠ V případě VŠB-TU Ostrava bylo rozhodnuto o provozování privátní cloudové služby. Důsledky této formy cloudové služby s sebou nesou:

3 Efektivní využití infrastruktury univerzity, bez zvláštních nároků na pedagogický útvar (katedru). Poskytovatel služeb, samozřejmě ve vlastním zájmu, průběžně monitoruje využívání služby (platí se za skutečné užívání služby). Výborná dostupnost pro studenty. Průběžná aktualizace programového vybavení poskytovatelem služby, upgrade. Rychlost nasazení aplikace, velkou výhodou pro univerzity a VŠ je odstranění bariér zavádění. Po úspěšné implementaci systému je zprovoznění pro další zájemce snadné. Přesun správy a údržby na poskytovatele služby spolu s přesunem rizik s tímto spojených. Těžiště úkolů pro pedagogy spočívá v organizaci výuky a vlastní výuce. Průběh nasazení ERP systému Při implementaci ERP systému na Ekonomické fakultě VŠB-TU Ostrava jsme vycházeli ze následujících základních předpokladů: Zvolit takový ERP systém, který má šanci být dlouhodobě úspěšný na trhu. Snaha o zapojení více kateder s cílem užívání zvoleného softwaru v několika předmětech různých oborů. Optimalizovat poměr přínosů a nákladu na realizaci řešení. Zajistit geograficky neomezenou dostupnost SW. V ERP systému nabídnout takové prostředí, ve kterém je snadná orientace. Možnost jednoduchého návratu do historického stavu aplikace a jednoduchý přechod do defaultního nastavení. Uvedené požadavky vychází v podstatě z faktů uvedených v úvodní části tohoto příspěvku a ze situace, kterou lze vysledovat v reálném prostředí. Vzpomeňme snahu o optimalizaci nákladů, maximalizaci přínosů, pokrytí (pokud možno) všech procesů ve firmě, dostupnost pro uživatele apod. Volba softwarového řešení byla hned na počátku ovlivněna spoluprací a nabídkou společnosti Microsoft s.r.o. jako zástupce Microsoftu v ČR. Rozhodli jsme se tedy pro systém Microsoft Dynamics AX s ohledem na jeho historický vývoj, současné postavení na trhu a předpokládaný rozvoj, uživatelské rozhraní a napojení na ostatní produkty společnosti Microsoft a na podporu této firmy. Důraz byl kladen také na přítomnost kvalitního modulu BI v instalované verzi. Na univerzitě jsme měli k dispozici dostatečné technické zázemí, vyřešit se musela implementace, licencování (ERP a navazujících softwarů) a datová základna. Zvolený dodavatel implementoval úspěšně systém na univerzitní infrastruktuře, objevili se však problémy s datovou základnou, kde jsme nesouhlasili s myšlenkou provozovat systém

4 nad standartní demo firmou. Nedošlo k lokalizaci na české prostředí a nedostatky byly také v realizaci dohodnutých školení resp. předání systému do provozu. Z těchto důvodů jsme po dohodě se společností Microsoft s.r.o., která projekt aktivně podporovala (jak finančně, tak organizačně) oslovili další univerzity v České republice. Byla vytvořena platforma tří univerzit (VŠB-TU Ostrava, Mendelova univerzita v Brně a VŠE Praha) která společně pokračovala v hledání jiného dodavatele a stanovila požadavky na dodávanou službu. Byla dohodnuta instalace systémů na jednotlivých školách, použití jednotné datové části a společných školení. Takto bylo dosaženo finanční úspory pro realizaci. Za velmi významný posun považujeme vytvoření datové části. Bylo konstatováno, že pro výukové účely bude vytvořena fiktivní česká firma, přednastavena základní data pro fungování systému. Nutno podotknout, že při nasazení je potřeba počítat s laděním systému v reálném prostředí. Po provozu v průběhu prvního semestru tak očekáváme fázi, ve které dojde k odstranění nedostatků v datové základně. Konkrétně na VŠB-TU Ostrava je ERP systém provozován na serverové platformě odkud je pro stanice přístupný prostřednictvím RD protokolu. Studenti tak nejsou závislí na učebně, při využití VPN mohou se systémem pracovat odkudkoliv. Ze všech fakult VŠB-TU Ostrava službu zatím využívá pouze Ekonomická fakulta. V případě potřeby je univerzita připravena poskytnou práci s ERP jako službu také dalším zájemcům z VŠ. Technická stránka je zajištěna, individuálně by se musela dořešit stránka licencování. Je potřebné zmínit, že proběhla taky školení, která byla orientována na seznámení se s fiktivní firmou a připravenými daty. Zpětně lze konstatovat, že se nepodařilo v této části dosáhnout potřebné kvality. Zejména v zaměření školení a nedostatečně zpracovaných průvodních materiálech. Ukázalo se zcela, že pro pedagogické pracovníky musí být školení pojato naprosto odlišně v porovnání se standartním školením budoucích uživatelů. Obecně je problematické zajištění systémů vhodnou dokumentací. Pro pedagogické účely není dostatek vhodných materiálů (bez ohledu na jazyk). Závěr Můžeme konstatovat, že implementace ERP systémů na Ekonomické fakultě vykazovala podobné rysy jako reálné nasazení ve firmě či instituci. Ukázalo se, že volba dodavatele je klíčová. S ohledem na omezené zdroje (zde jsme jako instituce v horší situaci než firmy) je potřeba citlivě hledat přínosy pro všechny tři zúčastněné strany (dodavatel implementátor, odběratel univerzita a v našem případě donátor).

5 V pedagogické rovině je dostupnost podobného typu systému nepochybně velkým přínosem. Studenti doceňovali zejména: Možnost praktického odzkoušení tohoto typu systému, dostupnost jednotlivých modulů. Tato zkušenost je nesrovnatelná v porovnání s pouhou teoretickou výukou ERP systémů, příp. omezeně fungujícími systémy (demo na webu) resp. s méně komplexními systémy typu ERP, CRM apod. Schopnost pracovat s jednotlivými moduly jako s celkem. Jednotlivé dílčí disciplíny se zde prolínají a vzájemně na sebe navazují (účetnictví, logistika, finance, lidské zdroje, management). Studenti vidí podnik jako celek. Dostupnost i mimo fakultu. Relativní přehlednost a možnost orientovat se v systému. Pokud jsme výše uváděli hlediska pro posouzení volby systému tohoto typu, musíme při hodnocení uvést, že studenti, kteří vyzkoušeli práci v systému, byli lépe schopni diskutovat jednotlivé aspekty nasazení. Vědomí vzájemných vazeb, rozsahu a robustnosti systému, představa datové základny a další, formuje názor na aplikaci vjemově silněji, než pouhé teoretické sdělení s pomocí několika odrážek v učebnici. A to platí i v situaci, kdy systém nepracoval bez problémů do výuky byl nasazen poprvé a bude potřeba jej doladit. I tyto negativní faktory však studenti chápali (možná bylo naopak výhodné, že vše nefungovalo bez problémů!). Dosažení těchto pozitiv je vázáno na vhodnou technickou realizaci a správná data. Doporučujeme proto základní nastavení systému v českém prostředí a data pouze v nutném (potřebném) rozsahu (omezený počet dodavatelů, odběratelů, výrobků, účtů apod.). I přes to, že systém jako takový je relativně složitý, je možné díky vhodně pojatým datům udržet odpovídající úroveň orientace. Z negativních zkušeností je třeba upozornit na nedostatek dokumentace (nebo nepoužitelnou dokumentaci) a horší situaci v politice přístupových práv (tato jde na vrub typu systému). Platí proto, že nelze počítat s masovým nasazením (pokud ano, tak pouze ve značně unifikované podobě nebo pasivnější formě nasazení). Na druhé straně tyto aspekty souvisí také s celkovými náklady na provozování takového systému ve výuce. Je to jednoduše náročnější po všech stránkách. Domníváme se, že směr vývoje v ekonomice a ICT vede k růstu nároků na výuku na VŠ a zvyšuje tlak na zajištění kvalifikované výuky. Dostupnost aplikací a služeb pro získání praktických zkušeností a znalostí s provozem těchto technologií by měla být nedílnou součástí výukového procesu.

6 Literatura BASL, Josef. Lokální i globální trendy ERP pro rok In: System OnLine [online] [vid. 2016_1_10]. Dostupné z: htm. ČEJKA, Jiří. Velký přehled současných ERP systémů. In: COMPUTERWORLD. Deník pro IT profesionály [online] [vid. 2016_1_4]. Dostupné z: HOWSON, Cindy. Successful Business Intelligence. Secrets to making BI a Killer Application. New York: McGraw-Hill, c2008. (ISBN ) OLSZAK, C.M., ZIEMBA, E. Critical success factors for implementing business intelligence systems in small and medium enterprises on the example of upper Silesia. Journal of Information, Knowledge, and Management, 2012, no. 7, pp (ISSN ) WILLIAMS, S., WILLIAMS, N. The Profit Impact of Business Intelligence. San Francisco: Morgan Kaufmann, c2007. (ISBN ) WIXOM, B. H., WATSON, H. J. The BI-Based Organization. International Journal of Business Intelligence Research, 2010, no. 1, pp (ISSN )