ZADÁVACÍ DOKUMENTACE. výběrového řízení - zakázky

Transkript

1 ZADÁVACÍ DOKUMENTACE výběrového řízení - zakázky Poskytování služeb správy a údržby panelového domu Famfulíkova , Praha 8 - Kobylisy Identifikace zadavatele: Společenství A10 Famfulíkova Famfulíkova Praha 8 - Kobylisy IČ: Bankovní spojení: Komerční banka a.s., č.účtu: /0100 Osoba zastupující zadavatele: Ing. Luděk Novotný předseda výboru Tel: SVFam@centrum.cz Charakteristika domu: 12-ti podlažní bytový dům 9 sekcí (vchodů) 279 bytů (31 bytů/sekce) 9 nebytových prostorů - provozoven konstrukční systém T08B pražská varianta Část A. Pokyny pro uchazeče Část B. Krycí list nabídky Část C. Osnova pro zpracování nabídky Příloha č. 1 Specifikace předmětu výběrového řízení

2 Část A. Pokyny pro uchazeče 1. Předmět výběrového řízení: Předmětem tohoto výběrového řízení je zajištění služeb správy a údržby panelového domu, Famfulíkova , Praha 8 - Kobylisy. 2. Místo plnění zakázky: 3. Doba plnění zakázky: Famfulíkova 1131, 1132, 1133, 1134, 1135, 1136, 1137, 1138 a 1139, Praha 8 - Kobylisy Na dobu neurčitou od 1. ledna Předložení nabídky: Uchazeč může podat pouze jednu nabídku. Jednu nabídku může podat i více uchazečů společně. Nabídky se podávají v listinné podobě, v řádně uzavřené obálce, označené Výběrové řízení - Poskytování služeb správy a údržby panelového domu, Famfulíkova , Praha 8 NEOTVÍRAT. Na obálce musí být uvedena obchodní firma/název a adresa uchazeče. 5. Obsah nabídky: V nabídce musí být uvedeny identifikační údaje uchazeče: obchodní firma nebo název, sídlo, právní forma, identifikační číslo, bylo-li přiděleno, pokud jde o právnickou osobu, a obchodní firma, nebo jméno a příjmení, místo podnikání, popřípadě trvalého pobytu, identifikační číslo, bylo-li přiděleno, pokud jde o fyzickou osobu. Dále uchazeč uvede: jméno/a a příjmení člena/ů statutárního orgánu, IČ, bankovní spojení, kontaktní osobu, telefonní číslo, číslo faxu, e- mailovou adresu. Tyto údaje a údaje o nabídkové ceně budou uvedeny na krycím listě nabídky (v části B. zadávací dokumentace), který bude podepsán osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Součástí nabídky musí být návrh smlouvy, rovněž podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Smlouva musí obsahovat podmínky uvedené v Příloze č.1 Specifikace předmětu výběrového řízení, dále podmínky uvedené v článku 8. části A. Zadávací dokumentace. Nabídka bude podána v českém jazyce. Zadávací lhůta začíná běžet dnem a končí Uchazeč předloží nabídku v písemné formě ve dvou vyhotoveních (1x originál a 1x kopie); nabídku je též nutné předložit v elektronické podobě ve formátu.rtf,.doc nebo.pdf na datovém nosiči CD nebo DVD, které bude součástí předložené nabídky. Na

3 datovém nosiči bude rovněž návrh smlouvy ve formátu.rtf nebo.doc. Uchazeči nenáleží žádná úhrada nákladů, které vynaložil na účast v tomto výběrovém řízení. Jednotlivé listy nabídky budou řádně očíslovány vzestupnou číselnou řadou, seřazeny podle závazné osnovy (uvedené v části C. Zadávací dokumentace) a pevně svázané tak, aby nemohlo dojít k neoprávněné manipulaci. 6. Dodatečné informace a prohlídka místa plnění: Uchazeč je oprávněn požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávací dokumentaci. Zadavatel umožní prohlídku místa plnění v budově Famfulíkova zájemcům ze strany uchazečů dne od 10:00 hod. (Sraz uchazečů je v 9:50 hod. před vchodem Famfulíkova 1136, Praha 8) 7. Nabídková cena: Nabídková cena bude uvedena v Kč bez DPH a včetně DPH v tomto členění: a) Nabídková cena za dobu jednoho roku trvání zakázky. b) Nabídkovou cenu a její další členění vyplní uchazeč do Části B. Krycí list nabídky. c) Nabídková cena bude zpracována a členěna v souladu se zadávací dokumentací. 8. Platební a obchodní podmínky: S vybraným uchazečem bude uzavřena Mandátní smlouva na poskytování služeb správy a údržby panelového domu Famfulíkova , Praha 8 - Kobylisy na dobu neurčitou. 1) Předmětem plnění budou činnosti a služby definované v zadávací dokumentaci. V příloze smlouvy bude předmět plnění specifikován v podobě výčtu poskytovaných činností a služeb včetně podmínek jejich plnění. 2) Nedílnou součástí smlouvy bude cenová kalkulace, která byla uvedena v nabídce vybraného uchazeče. 3) Smluvní strany ve smlouvě jmenují odpovědné zástupce. 4) Průběh plnění bude řízen a koordinován týmem, ustaveným ze zástupců vybraného uchazeče a výboru Společenství. Složení týmu bude popsáno ve smlouvě. 5) O plnění smlouvy budou podávány pravidelné zprávy na jejichž základě budou vyhotovovány předávací protokoly za příslušné období podepsané odpovědnými zástupci vybraného uchazeče a výboru Společenství. 9. Místo a lhůta pro podání nabídky: Nabídka bude předána osobně v kanceláři zadavatele: Společenství A10 Famfulíkova Famfulíkova Praha 8 Kobylisy dne od 10:00 do 15:00 hodin. Kontaktní osoba:ing. Ivanka Šmejcká, tel: člen výboru

4 10. Otevírání obálek: Otevírání obálek s nabídkami se uskuteční dne v 18:00 hodin v kanceláři Společenství, Famfulíkova 1136, Praha Varianty nabídky: Zadavatel nepřipouští varianty nabídky. 12. Jistota: Zadavatel nepožaduje složení jistoty. 13. Kvalifikace Splněním kvalifikace se rozumí splnění základních kvalifikačních předpokladů, profesních kvalifikačních předpokladů, ekonomických a finančních předpokladů, technických kvalifikačních předpokladů. Uchazeč předkládá kopie dokladů prokazujících kvalifikaci. Originály nebo ověřené kopie dokladů prokazujících kvalifikaci uchazeče je povinen předložit až uchazeč, se kterým má být uzavřena smlouva. A.Základní a profesní kvalifikační předpoklady: Uchazeč prokáže splnění základních kvalifikačních předpokladů a dle 53 zákona 137/2006Sb. v platném znění a splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle 54 písm. a) až d) zákona 137/2006Sb. v platném znění. B. Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady Pokud podává nabídku více uchazečů společně, je každý z nich povinen prokázat splnění základních kvalifikačních předpokladů. Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku nesmějí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. Pokud podává nabídku více uchazečů společně, jsou povinni předložit smlouvu, ve které je obsažen závazek, že všichni tito uchazeči budou vůči zadavateli a třetím osobám z jakýchkoliv právních vztahů vzniklých v souvislosti s touto zakázkou zavázáni společně a nerozdílně, a to po celou dobu plnění této zakázky i po dobu trvání jiných závazků vyplývajících z této zakázky. K prokázání splnění ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů požaduje zadavatel předložení těchto dokladů: a) Uchazeč předloží údaj o celkovém obratu uchazeče v jednotlivých posledních třech účetních obdobích (2008, 2009, 2010) a to ve formě účetní závěrky za předcházející tři účetní období. Jestliže uchazeč vznikl později, postačí, předloží-li údaje o svém obratu za všechna účetní období od svého vzniku nebo od zahájení příslušné činnosti. Uchazeč splňuje tento kvalifikační předpoklad, pokud jeho celkový obrat zjištěný podle 1 odst. 2 písm. e) a 20 odst. 1 písm. a) bod 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, dosažený v jednotlivých posledních třech účetních obdobích činil minimálně 0,75 mil. Kč za 1 účetní období (kopie).

5 b) Uchazeč předloží kopii vyjádření banky, u níž má uchazeč veden běžný účet, o solventnosti uchazeče (ne starší než 6 měsíců). Ve formulaci vyjádření banky bude uvedeno, že uchazeč nemá závazky po lhůtě splatnosti, účet nevykazuje debetní zůstatek, uchazeč plní své závazky ve stanovených termínech. C. Technické kvalifikační předpoklady: K prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů uchazeče požaduje zadavatel předložení: a) seznam 5 významných služeb v oblasti správy domů/nemovitostí uchazečem v posledních 3 letech. Významnou službou v oblasti správy domů/nemovitostí se rozumí služba, týkající se předmětu plnění tohoto zadávacího řízení nebo s ním související. Součet hodnot 3 z 5 významných služeb realizovaných uchazečem kumulovaně v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu musí být minimálně 5 mil. Kč bez DPH, přičemž hodnota každé významné služby musí být ve výši min. 0,5 mil. Kč bez DPH za každou službu. Přílohou tohoto seznamu musí být osvědčení (reference) vydané příjemcem těchto služeb. b) Osvědčení o odborné kvalifikaci uchazeče a odborné kvalifikaci osob odpovědných za poskytování příslušných služeb. 14. Jiné požadavky na plnění zakázky: Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit informace obsažené v nabídce uchazeče u třetích osob a uchazeč je povinen mu v tomto ohledu poskytnout veškerou potřebnou součinnost. Vybraný uchazeč, se kterým má být podepsána smlouva předloží před podpisem smlouvy doklad o platném pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou uchazečem třetí osobě s limitem pojistného plnění ve výši minimálně Kč , Hodnotící kritéria: A. Základním hodnotícím kritériem pro zadání výběrového řízení: Základním hodnotícím kritériem pro zadání tohoto výběrového řízení je ekonomická výhodnost nabídky. Dílčími hodnotícími kriterii jsou: Váhy v % 1) Nabídková cena za plnění předmětu zakázky 65% 2) Rozsah a kvalita nabízených služeb 35% 16. Komunikace Veškerá komunikace mezi zadavatelem a uchazečem bude probíhat v českém jazyce. 17. Zrušení zadávacího řízení: Zadavatel je oprávněn zrušit zadávací řízení.

6 Část B. Krycí list nabídky Poskytování služeb správy a údržby panelového domu Famfulíkova , Praha 8, Kobylisy zadavatelem: Společenství A10 Famfulíkova Uchazeč je: právnickou osobou x) fyzickou osobou x) Identifikační údaje (právnická osoba): Obchodní firma nebo název: Adresa a sídlo uchazeče: Jméno/a a příjmení člena/ů statutárního orgánu: Právní forma: IČ (bylo-li přiděleno): atd.. Identifikační údaje (pokud se jedná o fyzickou osobu): Obchodní firma nebo jméno a příjmení: Místo podnikání popř. místo trvalého pobytu: IČ (bylo-li přiděleno: Ostatní údaje: Jméno/a a příjmení člena/ů statutárního orgánu: Bankovní spojení: Kontaktní osoba: Telefonní spojení: Fax: ová adresa: atd.

7 Doplňující údaje: Jedná se o společnou nabídku ANO x) NE x) Je určitá část kvalifikace prokázána prostřednictvím subdodavatele ANO x) NE x) Bude zakázka plněna subdodavatelsky (v případě že ano, uveďte % plnění) x) Nehodící se škrtněte ANO x) %... NE x) Seznam subdodavatelů, kterým má uchazeč v úmyslu zadat části zakázky 1. Název: Sídlo/místo podnikání: Tel./fax: IČ, DIČ Specifikace části VZ, kterou hodlá uchazeč zadat subdodavateli % podíl na plnění VZ Nabídková cena Návaznost na bod 7. Zadáv. dokumentace Nabídková cena za plnění zakázky celkem Nabídková cena za Primární služby Nabídková cena za Ostatní služby Nabídka za Ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona Kč bez DPH Kč vč. DPH Celkový počet listů nabídky:... Podávám/e nabídku na výše uvedenou zakázku a prohlašuji/jeme, že akceptuji/jeme podmínky zadání tohoto výběrového řízení. V.dne Podpis/y osob oprávněné/ných jednat jménem či za uchazeče

8 Část C. Závazná osnova pro zpracování nabídky Pro jednotné zpracování nabídky zadavatel požaduje, aby nabídka uchazeče byla řazena v souladu s následujícím členěním: 1. Krycí list nabídky, obsahující též celkovou nabídkovou cenu zakázky v Kč bez DPH a v Kč vč. DPH a prohlášení uchazeče. 2. Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů. 3. Doklady prokazující splnění ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů. 4. Doklady prokazující splnění technických předpokladů. 5. Popis rozsahu a způsobu zajištění plnění předmětu zakázky (dle Přílohy č.1) 6. Návrh smlouvy. 7. Event. další dokumenty.

9 Příloha č.1 Specifikace předmětu výběrového řízení - zakázky Předmětem tohoto výběrového řízení je zajištění služeb správy a údržby panelového domu Famfulíkova , Praha 8 Kobylisy. S výjimkou Primárních služeb si zadavatel vyhrazuje právo nezahrnout všechny poptávané služby v oddílech Ostatní služby a Ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona do konečné mandátní smlouvy. Tabulka stanovení nabídkové ceny (1 měsíc) 1) Vedení účetnictví Primární služby Cena v Kč/měsíc bez DPH Cena v Kč/měsíc s DPH 2) 3) Kompletní vedení účetnictví včetně vypracovávání řádné roční závěrky (účetní výkazy), a to nejpozději do následujícího roku "Typování" plateb v bankovním styku (elektronické bankovnictví) Zúčtování účetních dokladů předaných zadavatelem do účetnictví zadavatele Ekonomika Vedení evidence měsíčních úhrad spojených s užíváním bytů dle předpisu stanoveného zadavatelem s tím, že čtvrtletně bude vypracován přehled dlužníků. Přehled dlužníků a upomínek bude zadavateli předáván do 15. dne druhého měsíce následujícího po konci čtvrtletí Vedení evidence úhrad spojených s užíváním nebytových jednotek dle předpisu stanoveného zadavatelem a předávání přehledu dlužníků a upomínek do 15. dne druhého měsíce následujícího po konci čtvrtletí Upomínání dlužníků o zaplacení dle zpracovaného a zadavatelem odsouhlaseného seznamu formou upomínek předaných zadavateli, popř. na základě pokynu zadavatele zasílaných doporučenou poštou Provádění měsíčních závěrek hospodaření zadavatele s tím, že jejich výstupy budou zadavateli předávány v dohodnutém rozsahu čtvrtletně, vždy do posledního dne měsíce následujícího po ukončení kalendářního čtvrtletí Provádění vypořádání přeplatků z vyúčtování roku uplynulého v termínech stanovených příslušnými právními předpisy (nejpozději do roku běžného). Provádění vyúčtování zálohových úhrad spojených s užíváním bytů, nebytových a společných prostorů za celý dům a za jednotlivé bytové a nebytové jednotky po skončení zúčtovacího období, a to do následujícího roku. Zpracování mzdové agendy pracovníků zadavatele na základě jeho zmocnění Daň nemovitosti z nebytových prostor Technická správa Zajištění sjednání smluv na dodávky služeb spojených s užíváním jednotek a společných částí domu mezi zadavatelem a poskytovateli těchto plnění, nejde-li o služby, jejichž dodávky si vlastníci jednotek zajišťují sami Zajišťování údržby, oprav, rekonstrukcí a modernizace společných částí domu, s tím spojených předepsaných kontrol, zkoušek a revizí technických zařízení Zajištění odstranění kontrolami, zkouškami a revizemi zjištěných závad na základě pokynů zadavatele Zajištění úkonů ve stavebním, vodohospodářském a jiném řízení (na základě udělené plné moci) Zajišťování administrativní a operativně technické činnosti spojené se správou domu a vedení příslušné technické a provozní dokumentace k domu dle dohody s zadavatelem

10 4) odečet Měření spotřeby vody zajišťování oprav a výměn vodoměrů odečet Měření spotřeby teplo rozúčtování opravy a výměny indikátorů tepla Právní služby vypracovávání smluv podle pracovního, obchodního a občanského práva na základě požadavků společenství poskytování právních konzultací, evidenčních, administrativně právních a organizačních podkladů zajištění právního zastoupení společenství advokátem v soudním řízení na základě požadavku zadavatele dokončení rozpracovaných a započatých právních úkonů k vymáhání nedoplatků minulých období, resp. nedoplatků vzniklých před uzavřením této smlouvy vedení evidence vlastníků bytových jednotek na základě informací předaných zadavatelem a informací z katastru nemovitostí vedení agendy pronájmu nebytových jednotek a společných prostor včetně vypracování smluv o nájmu a jejich změn na základě pokynů zadavatele předávání podkladů pro podání žalob o zaplacení dlužných částek včetně příslušenství právnímu zástupci zadavatele v případě, že povinný z dohody nezaplatil byť i jedinou splátku a v důsledku toho se stává splatným celý dluh. Informace o předání podkladů k žalobám a o podaných žalobách bude správce předávat zadavateli prostřednictvím vnitřní pošty. 1) Pojišťovací služby Ostatní služby Cena v Kč/měsíc bez DPH Cena v Kč/měsíc s DPH 2) 3) 4) Zajištění pojištění domu a součinnost při likvidacích pojistných událostí, pokud pojištění domu zajišťuje správce Úklidové služby úklid objektu (viz tabulka "Úklid-pracovní náplň") Zimní úklid komunikací Drobná údržba drobné mechanické práce elektrikářské oprava a údržba osvětlení domovní zvonky a telefony údržba střechy drobná údržba fasády v přízemí Technik domu - ("Domovník") provádí pravidelné kontroly technického a stavebního stavu domu včetně kontroly funkčnosti technických zařízení domu, součinnost při odstraňování havárií a řešení nahodilých událostí týkajících se domu zajišťuje provozuschopnost a opravy technických zařízení v Domě, zabezpečuje opravy a bezprostřední zásah servisní firmy zajišťuje komunikaci s bydlícími v domě (vlastníky bytů, nájemci) - předávání informací, předmětů (např. výdej klíčů...), pokynů, které souvisí s provozem domu a bydlením, vede evidenci nutných drobných oprav, které byly zjištěny při kontrolních prohlídkách nebo na základě upozornění bydlících v domě zabezpečuje a vykonává návštěvní ("úřední") hodiny v prostorách domu k tomu určených k operativnímu vyřizování běžné agendy s bydlícími v domě. Návštěvní hodiny vykonává minimálně jednou týdně po dobu dvou hodin

11 předává požadavky na opravy a na odstranění závad k jejich realizaci vyhotovuje objednávky na drobné opravy a na odstranění závad a předkládá je ke schválení k tomu určené osobě, kontroluje provedení objednaných prací vede a aktualizuje seznam smluvních partnerů, kteří provádějí opravy, servisní činnosti a dodávku služeb v domě zajišťuje a umožňuje přístup pracovníkům firem dodávajících plnění spojená s užíváním domu k provedení oprav, odstranění různých závad a k provedení odečítání hodnot na měřících zařízeních v domě obstarává běžnou komunikaci se smluvním správcem domu, předává správci podklady k zajištění činností, ke kterým se správce zavázal v mandátní smlouvě a donášku písemností a sdělení smluvního správce do domu, resp. předává je adresátům, zajišťuje běžnou spisovou agendu provádí kontroly úklidu domu a před domem zajišťuje administrativní činnosti související s jeho pracovní činností, podává informace a podněty zaměstnavateli, resp. smluvnímu správci na zlepšení stavu domu je dostupný 24 hodin na mobilním telefonu, popř. obstará tuto dostupnost jinou osobou (viz Pohotovostní a havarijní služby-provoz "Service desku"), a to v nutných případech, o čemž předem informuje svého zaměstnavatele, resp. smluvního správce dle mandátní smlouvy při výkonu svých pracovních povinností se řídí pokyny správce, realizuje jeho rozhodnutí, plní pracovní úkoly, kterými byl pověřen v rámci výkonu činností technika domu. Pokyny a úkoly ukládá správce nebo jím pověřená osoba písemně, prostřednictvím elektronické pošty i ústně. Kontrolu plnění pracovních povinností provádí správce nebo jím pověřená osoba 5) 1 Pohotovostní a havarijní služby havárie vody, odpadů, střešních svodů, topení, elekroinstalace, zámečník vyprošťovací služba z výtahu provozování "Service Desku" 6) Servis výtahů 7) Protipožární služby Ostatní práce, které je nutné provádět ze zákona 1) Revize elektro rozvodů 2) Revize hromosvodu 3) Revize plynových rozvodů 4) Revize plynových spotřebičů 5) Revize hasících přístrojů 6) Revize požárních hydrantů 7) Revize požární bezpečnosti objektů 8) Revize suchovodu 9) Revize požárního odvětrání 10) Revize čidel CO 2 11) Revize nouzového osvětlení únikových cest Cena v Kč/měsíc bez DPH Cena v Kč/měsíc s DPH Požadavek na podrobné členění nabídkové ceny dle této kapitoly je dán věcným obsahem tohoto výběrového řízení. 1 U pohotovostních a havarijních služeb požadujeme uvést dobu reakce.

12 Pracovní náplň úklid Chodba 1. Zametání a mytí podlah (schodiště + podesty) 1 týdně 2. Umytí a naleštění zábradlí 1 měsíčně 3. Napastování podlah společných prostor, chodeb (jaro, podzim) 2 ročně 4. Umytí a naleštění výtahových dveří a dveří v průchodech 2 ročně Vestibul a výtah 1. Zametání a mytí dle potřeby (třeba každý den) 1 týdně 2. Umytí stěny výtahu, naleštění tabla, držadla a zrcadla 1 týdně 3. Očistění a naleštění všech dveří ve vstupním podlaží 4 ročně 4. Umytí a naleštění dveří rozvaděčových skříní a hydrantů na chodbách i ve vestibulu 4 ročně 5. Umytí všech vypínačů a přivolávačů ve všech společných prostorách 1xměsíčně 6. Umytí všech osvětlovacích těles ve všech společných prostorách 4 ročně 7. Mytí oken portálu vestibulu (v případě potřeby i častěji) 4 ročně 8. Ošetření schránek na dopisy utřít prach a eventuelně naleštit 1xměsíčně 9. Zalévání a ošetřování květin ve vestibulu průběžně Venkovní prostory 1. Zametání event. mytí chodníků a přístupové cesty k parkovišti 1xtýdně 2. Zametání a úklid u popelnic (v zimě úklid sněhu) dle rozpisu 3. Zametání prostor za mřížemi. 1xměsíčně 4. Úklid sněhu na chodníku a přístupové cestě do 7 hod., ve dny prac. klidu do 8 hod. dle potřeby Různé 1. Podávání zpráv o závadách ve vchodě správci objektu dle potřeby 2. Úklid prostor před komorami v 3. a 9. patře včetně 4 ročně 3. Omytí vnějších okenních parapetů v prostorách komor ve 3. a 9. patře 1 měsíčně 4. Úklid společných lodžií, včetně mytí oken 2 ročně 5. Úklid střech-čištění kanálků 4 ročně 6. Úklid kolektoru 2 ročně