Příručka k docházkovému systému QDOCHÁZKA

Transkript

1 Příručka k docházkovému systému QDOCHÁZKA Přihlášení: Na číselníku (viz obr. ) zadejte heslo, které jste zvolili jako administrátorské, protože nejdříve je třeba systém nastavit. Po zadání hesla klepněte na tlačítko Přihlásit. Systém podle hesla pozná, jestli má zobrazit administrátorské menu, nebo menu pro uživatele Po přihlášení zde vidíte několik záložek, ze kterých je menu složeno. V jednotlivých záložkách jsou podsekce které si dále vysvětlíme podrobněji. Nastavení Firmy : Nastavení údajů o firmě se nachází na tlačítko v levém horním rohu Toto tlačítko umožňuje jednak editovat údaje o firmě, které jsme uvedli při registraci a také firmu ze systému zcela odstranit. Nastavují se zde globální vlastnosti docházky.

2 Editace údajů Změna údajů o firmě zadaných při registraci (název, admin. a standardní heslo, ová adresa pro zprávy a jejich povolování/zakazování). Dále jsou zde přístupná některá další globální nastavení, jako nastavení pracovní doby kde si určujete v závislosti na Vaší firmě, zda máte jednotný režim pro zaměstnance či má každý svůj režim. Dále je tu možnost odstranit ořezy docházky či možnost vkládání mimořádných směn ( pouze administrátor ) což znamená ze oprávněný uživatel může zasahovat, upravovat a vkládat data do docházky ( dovolené či zapomenutý příchod apod. ) Rušení dat Zde je možné z databáze odstranit všechny údaje. Jelikož se jedná o!! NEVRATNÝ!! krok dbejte opatrnosti. Tlačítko smazat knihu docházky Vám smaže veškeré záznamy vedené v této knize. Tlačítko smazat logy Vám smaže veškerá data která jsou uložena v terminálu ( příchody, odchody apod.. ) Změna Hesla Zde zadáte své původní heslo pro administraci ( defaultně nastaveno heslo : qpos2020 ), poté zadáte své nové heslo 2x do kolonek níže Poté stisknete tlačítko uložit. Od této chvíle se heslo na změnu základních údajů změní na Vaše nově nastavené.

3 ZÁLOŽKA NASTAVENÍ Vidíte zde několik tlačítek, ze kterých je menu složeno. Jedná se o tlačítka: Uživatelé Pomocí něho se spravují údaje o zaměstnancích a také se zde dá opravovat jejich docházka. Oddělení Zde se editují, přidávají a mažou organizační oddělení, do kterých se poté zaměstnanci přiřazují. Kategorie Tady se nastavují údaje, které řídí výpočet odpracované doby. Kategorií může být libovolné množství a zaměstnanci se do nich zařazují. Činnosti zde se nastavují základní pracovní činnosti typu docházky Svátky Pod tímto tlačítkem je možno editovat databázi svátků a volných dnů. Podrobný význam všech voleb bude popsán níže. Menu Oddělení Po založení firmy je nejdříve třeba zadat do systému organizační oddělení, do nichž budeme následně zařazovat zaměstnance. V systému musí být minimálně jedno oddělení a po registraci bylo automaticky jedno založeno. Klepneme tedy na tlačítko oddělení a otevře se nové okno, které vypadá následovně: Systémem založené oddělení s názvem ODD1 je vhodné přejmenovat na nějaké, které máte ve vaší firmě a to klepnutím myši na řádek s názvem oddělení a poté na tlačítko uložit změny. Tím se údaj přenese do spodního editačního dialogu. Pokud změníte jen jméno a číslo ponecháte stejné, je půdní oddělení přejmenováno. Pro vytvoření nového oddělení stisknete zelené tlačítko Nové oddělení, a vyplňte základní údaje o oddělení. V případě že chcete oddělení mít ihned zaškrtněte políčko aktivní, poté budete moc do oddělení přiřazovat uživatele. Dále zaškrtnete políčko započítávat přesčasy a započítat svátky pokud se májí časy či dny započítávat do docházky. Kdykoliv je možné toto nastavení změnit.. Postupně tedy založte do systému všechna oddělení. Pokud budete chtít nějaké úplně smazat, slouží k tomu příslušný tlačítko na pravé straně zrušit oddělení. Oddělení, do kterých jsou aktuálně zařazeni nějací zaměstnanci, smazat nelze. Je třeba nejprve zaměstnance zrušit, nebo přeřadit do jiného oddělení

4 Menu Kategorie Odklepnutím tlačítka Kategorie se otevře nové okno, ve kterém se nastavuje způsob započítávání pracovní doby. Kategorií může být libovolné množství a každá může obsahovat jiné parametry. Zaměstnanci se poté do těchto kategorií zařazují. Na obrazovce tedy vidíme první kategorii, kterou založil systém sám při registraci firmy. V horní části je dvouřádkový formulář obsahující pole s názvem této kategorie a větší pole s jejím slovním popisem sloužícím pro lepší orientaci v případě, kdy budete mít více kategorií. Pak se zde také zobrazí tlačítka pro přepínání na se předchozí a následující kategorii, která zatím nevidíte, protože v systému je zatím jen jedna kategorie. Jednotlivé kategorie se přidávají, odstraňují na pravé straně. Vždy nezapomeňte stisknout tlačítko uložit změny Dále je barevná tabulka (viz obr níže ), s krátkým slovním popisem a v právo už je tabulka plná časů s názvem "Základní parametry". Zde se zadávají na jednotlivé dny v týdnu následující parametry: Začátek pohyblivé Čas udávající dobu, od které se přítomnost pracovníka započítává do odpracované doby. Pokud pracovník přijde do práce dřív, tak se mu časový rozdíl nezapočte. Začátek pevné Čas udávající začátek pevné pracovní doby. Pokud pracovník přijde do práce později, bude na kontrolním listě čas příchodu barevně odlišen - porušení pracovní doby. Konec pevné Čas udávající konec pevné pracovní doby. Pokud pracovník odejde z práce dříve, bude na kontrolním listě čas příchodu barevně odlišen - porušení pracovní doby. Konec pohyblivé Čas udávající dobu, do kdy je přítomnost pracovníka započítávaná do odpracované doby. Po této hodině se pracovní doba nepočítá. Fond Udává minimální délku pracovní doby, kterou by měl zaměstnanec denně odpracovat. Uvádí se bez přestávek v práci.

5 Nastavení směn : Tato část dokumentace podrobněji popisuje 4 možnosti nastavení směnného provozu (střídání směn) 1. Využití neomezené kategorie Tato metoda využívá toho, že můžeme vytvořit takovou kategorii, která bude uznávat práci v celém rozsahu všech možných směn, které může pracovník mít. velkým přínosem je, že odpadá nutnost zadávání rozpisu směn. Systém bude pouze sledovat, zda pracovník odpracoval požadovanou dobu, ale neřeší jak si práci rozvrhl. Tedy situace, kdy nepotřebujeme přesně stanovit, který den má zaměstnanec ranní nebo odpolední či noční. Pouze sledujeme, zda pracovník odpracuje stanovený fond. To, jestli přijde na ranní nebo odpolední směnu, nebo přijde na půl pracovní doby ráno a zbytek odpracuje večer, to systém nechává na zaměstnanci Pokud tedy pracovníkovi v menu Zaměstnanci / Editace údajů přidělíte kategorii 2, bude systém sledovat pouze to, zda si odpracuje hodiny nastavené ve fondu. Systému bude jedno, jak si pracovník práci rozdělí. Tím, že je nastavena pohyblivá doba v intervalu 00:00 až 24:00 je možné, aby jeden den přišel například na ranní, druhý den na odpolední atd. Pohyblivá doba je nastavena i na víkend, aleje zde nulový fond. Pracovník tedy o víkendu pracovat nemusí, ale pokud přijde, je práce vyhodnocena jako přesčas. Případně pokud například v týdnu jednu směnu vynechal, nadpracuje si jí v sobotu a tím má na konci týdne celý týdenní fond v pořádku splněný. Je samozřejmě možné kategorii upravit nebo vytvořit novou a tak stanovit, že požadujeme aby pracovník dobu odpracoval v pracovní dny. Stačí nastavit na víkend začátek i konec pohyblivé na 0:00 a tím zaměstnanci znemožníme dohnat v sobotu pracovní dobu neodpracovanou přes týden. Dále pokud zaměstnanci chodí například na jinou délku směny, stačí upravit fond. Případně pokud chodí jen na ranní a odpolední, stačí upravit rozsah pohyblivé pracovní doby 2. Využití plovoucích kategorií Tato metoda se hodí pro provozy, kde jsou pracovníci rozděleni do kolektivů. Každý kolektiv má stálé zaměstnance a tito chodí na směnu vždy spolu. Mají tedy spolu shodné směny. Vyjímek je minimum. Nejprve v systému zadáme kategorie pro všechny typy směn. Uveďme příklad pro situaci, kdy mají pracovníci 3 možné směny ranní, odpolední, noční vždy v délce 7 a půl hodiny (plus přestávka) a musí přesně dodržet začátek a konec pracovní doby. 3. Osobní rozpis směn Slouží jako individuální kalendář směn obdoba plovoucích kategorií, ale každý pracovník má svůj kalendář. Můžete libovolně nastavovat kdo má který den jakou kategorii. Pracovník pak musí dodržet pracovní dobu podle kategorie, kterou má na konkrétní den přidělenou. Kalendář je velice podobný kalendáři směn uvedenému na str. 11 u pohyblivých kategorií. Jen s tím rozdílem, že zde má každý pracovník svůj vlastní kalendář a ten můžete editovat. Můžete tedy nastavovat směny (kategorie) na jednotlivé dny. Což je zásadní rozdíl proti pohyblivým kategoriím. Po každé změně je třeba kliknout na tlačítko Uložit změny, aby se úprava v kalendáři uložila do databáze. Program hlídá 12 hodinový odpočinek mezi dvěma směnami. Pokud není dodržen, zobrazí se u odpovídajícího dne červený vykřičník. OŘEZÁVÁNÍ Pod touto tabulkou je tabulka (viz obr níže ), ve které lze nastavit ořezávání (zaokrouhlování) časů příchodů a odchodů. Pokud nějaké ořezávání nastavíte, je to vždy v neprospěch zaměstnance. Například při nastaveném ořezávání odchodů na 15 minut se v případě, kdy zaměstnanec odchází v 14:58 nahraje odchod na 14:45. Analogicky k tomu fungují také příchody. Při příchodu v 6:33 se při třicetiminutovém ořezávání nahraje příchod až na 7:00.

6 Ořezávání odpracované doby naproti tomu zaokrouhluje až vypočtenou odpracovanou dobu. Posouvání příchodů či odchodů na rozdíl od ořezávání nezaokrouhluje na nejbližší násobek zadaného čísla, ale napevno minuty k čipnutým časům přičítá (případně odečítá). Položka Práci ve svátek počítat jako umožňuje nastavit chování programu v případě, kdy pracovník přijde do práce ve svátek. Standardně je přednastavena tak, že musí odpracovat celou směnu. Je možné jí přepnout tak, aby veškerá práce ve svátek byla počítána jako přesčas. Položka Minimální uznatelný přesčas zase zajistí, že jako přesčas bude uznávána doba napracovaná nad běžný denní fond až od určité délky. Takže nastavením minimální délky přesčasu třeba na 30 minut lze zamezit např. tomu, aby když pracovník bude každý den v práci o 20 minut déle, vznikne mu na konci měsíce přesčas umožňující vybrat si den náhradního volna. MENU UŽIVATELÉ Zde se vytváří a upravují zaměstnanci. Lze přiřazovat do jednotlivých kategorií. Důležité je tlačítko aktivní, pokud již máte zařazeno více zaměstnanců a někteří se např. vracejí po delší době, stačí odškrtnout toto tlačítko, tím ho vyřadíte z docházky ale zůstane Vám uložen v systému, po opětovném nástupu stačí jen toto tlačítko zaškrtnout a zaměstnance opět zařadíte do docházky. Další funkce vysvětlení níže.

7 Vidíte, že v systému je již minimálně jeden zaměstnanec založen. Ten byl určen pro seznámení se s programem a testování jeho funkcí. Doporučuji jej teď smazat pomocí tlačítka na pravé straně Nyní začněte vkládat do systému Vaše zaměstnance, pokud je tam ještě nemáte zadané. Položka karta udává identifikační číslo daného zaměstnance a může se skládat pouze z číslic ( v případě terminálu který funguje na čipy se do této kolonky zadává dané číslo čipu ). Dva zaměstnanci nemohou mít stejný index. Pokud budete používat docházkové terminály napojené na řídící jednotku, musí být indexem číslo v rozsahu 1 až V poli heslo nastavujete pracovníkovi jeho osobní heslo, kterým se hlásí do systému v menu výběru pracovníků. Každý tedy potřebuje znát jak své osobní, tak standardní heslo (většinou prázdné), aby se do systému přihlásil. Položky popis t a Telefon mají víceméně informativní charakter. Způsob identifikace záleží na tipu terminálu, na čipy zaškrtnete pouze kartou v případě otisku zvolte otisk prstu. Generovat docházku toto tlačítko generuje docházku pro daného uživatele, stačí nejprve vybrat uživatele dole v seznamu a poté stisknout toto tlačítko. Vytvoření nového uživatele ( zaměstnance ) Klikněte na pravé straně na tlačítko přidat uživatele. Poté vyplňte dané pole pro daného uživatele. Kategorii a oddělení musíte též vyplnit. Do daného oddělení lze samozřejmě vkládat více uživatelů. Kategorie a oddělení jsou popsané výše v tomto manuálu. Po dokončení všech políček stisknete uložit záznam. Kdykoliv se můžete vrátit k danému uživateli v seznamu a dané parametry upravit. Menu Svátky Po zvolení tlačítka Svátky v administrátorském menu se otevře nové okno prohlížeče, ve kterém můžete editovat, přidávat a mazat dny vedené jako státní svátky. Tabulka svátků je automaticky naplněna standardními údaji při zakládání firmy. Svátky se dělí na pevné a pohyblivé. Pevné svátky jsou každý rok ve stejný den a měsíc, zatímco datum svátků pohyblivých může být každý rok jiné. Jediným pohyblivým svátkem u nás jsou zatím velikonoce a v systému jsou zadány do roku 2020 ZÁLOŽKA STATISTIKY Kniha docházky V této knize lze vyčíst docházka pro jednotlivé zaměstnance. Nejprve v kolonce oddělení vybereme příslušnou skupinu. Po výběru nalezneme dotyčného zaměstnance a zmáčkneme tlačítko obnovit. Zobrazí se nám rozpis po jednotlivých dnech. Výběrem příslušného dne a času a stiskem tlačítka editovat docházku lze upravovat danou docházku pro daného uživatele, vkládat dovolené či zapsat příchod zaměstnance pokud zapomněl pomocí čipu se na terminálu přihlásit.

8 Tlačítko ořez Vám ořeže docházku podle toho jak máte aktuálně nastaveno v sekci Kategorie a podsložce ořezy (viz výše Ořezy ) Tento výpis lze pomocí kopírování Ctrl+ c kopírovat textových editorů. Celkový výpis všech záznamů najdete v kolonce statistiky ( vysvětleno níže ) Náhled editace docházky :

9 V editaci jednoduše vyberete daný den a v kolonce rovnoměrně upravíte čas příchodu a odchodu. Kolonka Přítomní : Zde vidíte aktuální náhled na zaměstnance kteří jsou momentálně přítomni a časy příchodu + odchodu Kolonka události V této složce jsou vidět úpravy které provádí správce docházky, veškeré důležité změny jsou označování červeně (mazání, editace ). zeleně jsou označení lehké změny (úpravy jména apod. ) U záznamu je vždy vidět v jaký čas byla změna provedena, o jaký typ změny se jednalo a případně u jakého zaměstnance byla změna udělána.

10 Výsledovka Nejdůležitější část sekce statistiky. Zde je vidět kompletní souhrn všech zaměstnanců. kliknutím na příslušnou kolonku (fond, práce atd. ) lze seřadit vzestupně celý seznam. Výsledovku lze zobrazit dle datumu který si zvolíte hned nad seznamem. Celý seznam lze označit a funkci ctrl+c kopírovat kamkoliv do textového editoru ( Word, Excel apod. ) a danou výsledovku tisknout TECHNICKÁ PODPORA : Tel: