UNICORN COLLEGE. Katedra informačních technologií BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Inventarizace koncových stanic ve střední firmě do 250PC

Transkript

1 UNICORN COLLEGE Katedra informačních technologií BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Inventarizace koncových stanic ve střední firmě do 250PC Autor BP: Antonín Strnad Vedoucí BP: Ing. Tomáš Kroček 2014 Praha

2 ZADÁNÍ ZÁVĚREČNÉ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Jméno a příjmení Antonín Strnad Název bakalářské práce v češtině Inventarizace koncových stanic ve střední firmě do 250PC Název bakalářské práce v angličtině Stock taking of workstations in SMB company upto 250 PCs Studijní program Systémové inženýrství a informatika Studijní obor Management ICT projektů Vedoucí bakalářské práce Ing. Tomáš Kroček Jméno vedoucího včetně titulů, který dohlíží na zpracováním bakalářské práce. Cíl závěrečné bakalářské práce Prozkoumat problematiku inventarizace koncových stanic ve středních firmách do 250 PC a její dopady na provoz ICT oddělení. Popsat a porovnat kritéria pro výběr možné aplikace pro inventarizaci koncových stanic. Shrnout požadavky na inventarizační systém a vybrat vhodnou aplikaci (systém). Analyzovat možnosti nasazení vybrané aplikace pro inventarizaci v ICT oddělení SMB firmy. Osnova 1. Cíle inventarizace IT vybavení 2. Rešerše nástrojů a aplikací pro podporu inventarizace 3. Návrh metodiky pro práci s vybranými nástroji 4. Finanční a uživatelská analýza inventarizačních nástrojů 5. Případová studie - inventarizace pro firmu s PC Základní literatura - It Inventory and Resource Management with Ocs Inventory NG 1.02,Paperback: 260 pages, Publisher: Packt Publishing (May 13, 2010),Language: English,ISBN-10: , ISBN-13: , - Inventarizace v praxi Vladimír Schiffer 292 stran ISBN , Vydání 1. vyd,místo vydání Praha, Nakladatel Grada Publishing, Rok vydání Freeware: jak zdarma vybavit počítač softwarem / Pavel Tůma vyd. - Praha :Grada Publishing, s.: obr., tab.; 25 cm + 1 CD-ROM. - (Průvodce) ISBN : Kč 269,00, - Microsoft Visual C# 2010: krok za krokem / John Sharp ; [z orig. angl. vyd. přel. Lukáš Krejčí]. - Brno: Computer Press, s.: obr.; 23 cm + 1 DVD. - Orig.: Microsoft Visual C# 2010 ISBN : Kč 690,00 - AuditPro Příručka administrátora dostupné online. Uveďte seznam - základní literatury a dalších zdrojů (ve formě standardní citace).

3 ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že svou bakalářskou práci na téma Inventarizace koncových stanic ve střední firmě do 250PC jsem vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce Ing. Tomáše Kročka za použití odborné literatury a dalších dostupných zdrojů, které jsou v práci citovány a jsou také uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů. Jako autor bakalářské práce prohlašuji, že v souvislosti s vytvořením této bakalářské práce jsem neporušil autorská práva třetích osob a zejména jsem nezasáhl nedovoleným způsobem do cizích autorských práv osobnostních a jsem si plně vědom následků porušení ustanovení 11 a následujícího autorského zákona č. 121/2000 Sb. V dne.... Antonín Strnad

4 PODĚKOVÁNÍ Děkuji vedoucímu bakalářské práce Ing. Tomáši Kročkovi za metodickou, pedagogickou a odbornou pomoc a vedení. Také děkuji za další užitečné rady v průběhu vypracovávání bakalářské práce.

5 Inventarizace koncových stanic ve střední firmě do 250PC Stock taking of workstations in SMB company upto 250 PCs - 5 -

6 ABSTRAKT Tato bakalářská práce si klade za cíl popsat a navrhnout vylepšení inventarizace koncových stanic (počítačů a serverů) ve firmě Incheba Praha spol. s r.o. První část bakalářské práce popisuje problematiku inventarizace dle zákona o účetnictví se zaměřením na ICT majetek. Popisuje rozdílnost účetního pohledu na inventarizaci s přístupem ICT pracovníků k evidenci a inventarizaci. V následující části práce jsou popsány požadavky na nástroje podporující inventarizaci a jsou otestovány a popsány tři nástroje. Každý nástroj představuje jiný licenční model. Z těchto tří aplikací bude vybrán nejvhodnější a navržen postup na vylepšení procesu inventarizace koncových stanic. Klíčová slova: inventarizace, účetnictví, pracovní stanice, AuditPro, OCS Inventory NG, Lansweeper - 6 -

7 ABSTRACT This bachelor paper proposes description and proposal for stock taking improvement of end stations (computers and servers) in company Incheba Praha Ltd.. The first part of bachelor paper describes the matter of stock taking according to Law of accounting with the focus on ICT inventory. It understates the differences from the stock taking point of view with the access of ICT employees towards evidence and stock taking. The in the next part of bachelor paper are described requirements for tools supporting stock taking. Three tools are tested and described. Each tool represents different license model. From these three applications will be selected the most suitable one and suggested method for improvement of stock taking process of end stations. Key words: stock taking, accounting, work station, AuditPro, OCS Inventory NG, Lansweeper - 7 -

8 OBSAH 1. ÚVOD Inventarizace Popis inventarizace dle zákona o účetnictví Způsob vykazování ICT majetku Způsob evidence majetku - účetní Způsob evidence majetku IT Komplexní evidence Cíle inventarizace IT vybavení Proč? Kdo? Kdy? Co? Jak probíhá inventarizace Inventarizace s jakými problémy se potýkáme? Rešerše nástrojů a aplikací pro podporu inventarizace Požadavky na nástroje Dostupné nástroje na trhu Popis aplikací/nástrojů AuditPro AuditPro popis AuditPro instalace a načtení dat AuditPro modul majetek a čárové kódy AuditPro průběh inventarizace AuditPro metodika pro použití při inventarizaci AuditPro shrnutí OCS Inventory NG OCS Inventory NG popis OCS instalace serveru v prostředí Windows OCS instalace serveru v prostředí Linux OCS načtení dat z koncových stanic OCS průběh inventarizace OCS metodika pro použití při inventarizaci OCS shrnutí Lansweeper network inventory

9 4.3.1 Lansweeper popis Lansweeper instalace Lansweeper načtení dat Lansweeper průběh inventarizace Lansweeper metodika pro použití při inventarizaci Lansweeper shrnutí Ostatní nástroje a možnosti Porovnání kandidátů a výběr vhodné aplikace Případová studie inventarizace ve společnosti Incheba Praha ZÁVĚR CONCLUSION ZDROJE SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK SEZNAM OBRÁZKŮ SEZNAM TABULEK

10 1. ÚVOD Cílem mojí bakalářské práce je popsat inventarizaci IT prostředků ve středních firmách do 250 PC (dále jen SMB - Small and Medium Business), porovnat vybrané SW nástroje podporující proces inventarizace a na konkrétním příkladu ve společnosti Incheba Praha spol. s r.o. a navrhnout zefektivnění implementací zvoleného nástroje. Inventarizaci jsou ze zákona povinny provádět téměř všechny účetní jednotky. Tato práce se zaměřuje na inventarizaci IT prostředků, konkrétně koncových stanic. Pro usnadnění názvosloví používám v práci pojem koncová stanice. Někteří autoři mohou chápat pojem koncová stanice odlišně, ale v této práci je tím myšlena pracovní stanice ve smyslu počítač, notebook, workstation, stanice, desktop a také server. V menších a středních firmách nejsou zpravidla prostředky pro investici do SW zajišťujícího správu koncových stanic. Tudíž se IT majetek zpravidla eviduje společně s ostatním majetkem v účetní evidenci, kde se o aktualizaci záznamů stará pracovník účetního oddělení. Zde dochází k problému s aktuálností a přesností evidence IT majetku. Účetní evidence se tedy dost často liší od skutečného stavu, nezahrnuje změny majetku např. přesuny mezi zaměstnanci. IT pracovníci mají odlišný přístup k evidenci IT majetku než účetní. Zatímco účetní evidují IT majetek společně s ostatním majetkem v aplikaci pro správu majetku. IT pracovníci evidují IT majetek ve své evidenci. Z toho plynou odlišnosti, které se objeví při inventarizaci. Obrázek 1 - Účetní a skutečný stav IT majetku Zdroj: vlastní zpracování

11 Tyto odlišnosti se při inventarizaci zpravidla vysvětlí a účetní a IT pracovník si svoji evidenci upraví a sjednotí nejasnosti. Bohužel se tato situace většinou každoročně opakuje. K odlišnostem v průběhu roku dochází kvůli různým změnám v IT majetku (nákupy, fyzické vyřazení, přesuny mezi zaměstnanci a odděleními atd.), které z důvodu neexistence přístupu do účetní evidence opomenou pracovníci IT nahlásit. Samotný průběh inventarizace, kdy dochází k fyzickému obcházení a manuální kontrole všech koncových stanic, není dle mého názoru úplně věrohodný. Dovedu si představit situaci, kdy by pracovník IT mohl podvádět. Například prezentovat jednu pracovní stanici vícekrát, případně by se mohla lišit HW konfigurace (méně paměti, menší pevné disky, jiné VGA, jiný typ procesoru atd.). Novým IT manažerům, administrátorům pomůže inventarizace pochopit aktuální stav IT vybavení/majetku ve firmě a díky tomu se také rychleji zorientují v IT prostředí firmy. Pomocí dále popsaných aplikací budou schopni, udělat si představu o koncových stanicích v celé firmě. Nemusí se tedy spoléhat jen na účetní evidenci a evidenci předchozího IT pracovníka, po kterém ICT přebírají. Případně pokud by neexistovala žádná evidence ani účetní ani IT, mohli by ji pomocí níže popsaných nástrojů vytvořit. Na trhu existuje několik nástrojů pro správu a inventarizaci koncových stanic. Proto provedu výběr možných aplikací a porovnám vhodnost jejich použití. Nástroje otestuji a zvolím nejvhodnější nástroj pro inventarizaci. K němu vypracuji metodiku, která usnadní IT pracovníkům nasazení inventarizační aplikace v jejich firmách

12 2. Inventarizace V této kapitole bude popsána inventarizace dle zákona o účetnictví. Hlouběji se podíváme na rozdílné způsoby evidence účetních a IT pracovníků. V závěru si shrneme cíle inventarizace a možné návrhy na zlepšení. 2.1 Popis inventarizace dle zákona o účetnictví Při popisu inventarizace dle zákona čerpám ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví vyhlášky MF č. 500/2002 Sb., z Českých účetních standardů pro podnikatele oznámení MF publikováno ve Finančním zpravodaji č. 12/2/2005 pod č. 65 a z úplného znění zákona o účetnictví. (1). Inventarizací rozumíme zjištění a ověření, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle 25 odst. 3, tj. o dočasném nebo trvalém snížení hodnoty. Na dočasné snížení hodnoty se tvoří opravné položky, trvalé snížení hodnoty se účtuje jako škoda, viz 29 odst. 1. Účetní jednotky zjišťují při inventarizaci skutečné stavy majetku a závazků a zaznamenávají je v inventurních soupisech. Inventarizace je definovaná zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který v platném znění ukládá účetním jednotkám v 6 odstavci 3 povinnost inventarizovat majetek a závazky podle 29 a 30. V 8 odstavci 4 téhož zákona je definována průkaznost účetnictví. Účetnictví je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné ( 33a) a účetní jednotka provedla inventarizaci. (2) Inventurou se rozumí samotná kontrola skutečného (fyzického) stavu majetku a závazků. Zatímco inventarizace je celý proces ověřování stavu majetku. Inventura je dílčí krok, kdy dochází k samotnému počítání, ověřování a kontrolování skutečného stavu majetku, případně závazků vůči účetnímu stavu. Skutečné stavy se zaznamenávají v inventurních soupisech ( 30 odst.1a a odst. 7). Inventurní soupisy obsahují dle 30, odst. 7 tyto části: a) skutečnosti zjištěné fyzickou a dokladovou inventurou b) podpisový záznam osoby odpovědné za zjištěné skutečnosti podle písmene a) a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury c) způsob zjišťování skutečných stavů d) ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila

13 e) ocenění majetku a závazků při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila f) okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka g) rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila h) okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury Obrázek 2 - Inventarizace Zdroj: vlastní zpracování Inventarizace je podmínkou průkaznosti účetnictví. Pokud by účetní jednotka neprovedla inventarizaci, účetnictví by navíc nemohlo být považováno za správné a účetní jednotka by se dopustila správního deliktu, za což jí hrozí pokuta do výše 3 % hodnoty aktiv celkem (brutto). Aktiva celkem jsou definována v 20, odst.1a, aktivy celkem se pro účely zákona o dani z příjmu rozumí úhrn zjištěný z rozvahy v ocenění neupraveném o položky podle 26, odst. 3, tj. o opravné položky a oprávky. (3) Z výše uvedeného zákona č. 563/91 Sb. vyplývá pro firmu, že hlavním úkolem a smyslem inventarizace je ověření, zda stav majetku v účetní evidenci odpovídá skutečnosti. Zde je pár bodů z výše uvedeného zákona, které jsou společné pro inventarizaci IT majetku (4): Účetní jednotka je povinna prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. Inventarizaci účetní jednotky provádějí k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku

14 Za inventuru se nepovažuje opsání stavu skladových karet nebo inventárních karet. Nelze tedy provádět inventuru jen kontrolou evidence. Vždy by mělo dojít k fyzickému porovnání skutečného stavu se stavem účetní evidence. Účetní jednotka zjišťuje při inventarizaci skutečné stavy majetku a závazků a zaznamenávají je v inventurních soupisech. Tyto stavy zjišťují fyzickou inventurou u majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho existenci, nebo dokladovou inventurou u majetku, u kterého nejde vizuálně zjistit jeho existenci. To jsou z IT například různé CAL (Client Access License klientská přístupová licence) licence na využití přístupu k serverům od společnosti Microsoft. Z toho plyne, že pro některé oblasti inventarizace IT jsou podkladem doklady o nákupu. Účetní jednotka při inventarizaci postupuje tak, že provádí jednu nebo více inventur a ověřuje, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví. Z tohoto plyne, že můžeme rozdělit inventarizaci IT prostředků dle potřeby na více částí. Například provedeme oddělenou inventarizaci monitorů, tiskáren, skenerů, síťových prvků, projektorů. Poté můžeme rozdělit inventarizaci IT na další podskupiny, pro snadnější provádění dílčích kroků celé inventarizace IT. Účetní jednotky jsou povinny sestavovat účetní závěrku podle 18 jako řádnou, popřípadě mimořádnou. Řádnou účetní závěrku sestavují účetní jednotky k rozvahovému dni, kterým je den, kdy uzavírají účetní knihy. Řádnou účetní závěrku sestavují účetní jednotky k poslednímu dni účetního období a v ostatních případech sestavují mimořádnou účetní závěrku. Účetní jednotky při periodické inventarizaci mohou zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem (den, ke kterému je sestavovaná řádná nebo mimořádná účetní závěrka) a ukončí inventuru nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni. Což znamená, že v nejtypičtějším případě s uzávěrkou k 31. prosinci můžeme začít s inventurou již 1. září a dokončit ji do konce února následujícího roku. Účetní jednotky mohou při fyzické inventuře zjišťovat skutečný stav majetku počítáním, měřením, vážením a dalšími obdobnými způsoby, případně mohou využívat účetní záznamy, které prokazují jeho existenci

15 2.2 Způsob vykazování ICT majetku Účetní jednotka účtuje na základě vyhlášky ministerstva financí č. 500/2002 Sb. Nejdříve je nutné si vysvětlit rozdělení majetku podle účetnictví. Dlouhodobým majetkem jsou samostatné movité věci (případně jejich soubory) se samostatným technickoekonomickým určením a dobou použitelnosti delší než jeden rok. (5). Tento majetek vykazuje účetní jednotka: V položce rozvahy B. II.3 Samostatné movité věci a soubory věcí, pokud jejich ocenění převýší hranici, kterou si účetní jednotka pro tento účel zvolí (maximálně Kč). Jako zásoby v případě ocenění nižšího. Hranici ocenění si může zvolit účetní jednotka vnitřním předpisem. Pokud pořizovací cena majetku překročí hranici určenou účetní jednotkou, účtuje o něm účetní jednotka jako o dlouhodobém hmotném majetku. Tento majetek se účetně odepisuje po dobou stanovenou účetní jednotkou v souladu se zákonem o účetnictví. U majetku s nižší pořizovací cenou se jedná o drobný hmotný majetek. Tento majetek se eviduje jako zásoby včetně souvisejícího účtování. Při zařazení tohoto drobného hmotného majetku do používání vzniká účetní jednotce daňově uznatelný náklad. Účtuje drobný hmotný majetek jako spotřebu materiálu na vrub účtu 501 Spotřeba materiálu. Vnitřním předpisem může účetní jednotka stanovit například následující rozdělení movitých předmětů dlouhodobé spotřeby: Předměty, které budou zahrnovány do spotřeby (na vrub účtu 501) a nebudou vedeny v podrozvahové (operativní) evidenci (např. drobné kancelářské potřeby jako psací potřeby, sešívačky, kapesní kalkulačky, bezdrátové sety klávesnice a myš). Předměty, které budou po nákupu vedeny jako zásoby a při zařazení do užívání z evidence o zásobách budou rovněž zahrnovány do spotřeby (na vrub účtu 501 jako zásoby), ale budou vedeny v podrozvahové (operativní) evidenci (např. malé skartovače, kopírky, skenery, tiskárny). Předměty, které budou při nákupu a užívání vedeny jako dlouhodobý hmotný majetek (např. stolní počítače, notebooky, servery do výše ocenění určené účetní jednotkou atd.). Kritériem pro zařazení movité věci do dlouhodobého hmotného majetku může být jak její, doba použitelnosti, tak i vstupní cena (např. vstupní cena od 20 tisíc Kč). Zajištění evidence

16 významnějších předmětů je v zájmu účetní jednotky. Je tak doloženo vlastnictví předmětu v případě vynaložených nákladů na opravu a údržbu a také v případě pojistné události. Připomeňme, že inventarizaci podléhá veškerý evidovaný majetek. S účinností od bylo do zákona o účetnictví v části inventarizace doplněno: Ustanovení týkající se inventarizace majetku a závazků se použijí i pro inventarizaci jiných aktiv a pasiv, včetně skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů. Nejčastější chybou bývá, že účetní jednotka ve snaze si co nejvíce zjednodušit evidenci a vykazování daní, zvolí pro rozlišení drobného hmotného majetku hranici rovnou té daňové ( Kč) a nehledí na účetní souvislosti. V některých případech tak může dojít k porušení účetních zásad, resp. k ovlivnění údajů vykazovaných v účetní závěrce. Často se zapomíná i na nutnost aplikace časového rozlišení při zařazování většího rozsahu drobného majetku do používání (prostřednictvím nákladů příštích období). Chybou je rovněž, když účetní jednotka nevymezí, které položky drobného hmotného majetku bude podobu jejich používání evidovat a inventarizovat, a které takto sledovat nebude

17 2.3 Způsob evidence majetku - účetní Ve středních firmách jsou různé aplikace pro evidenci a správu majetku. Dá se říci, že co firma to jiná aplikace a jiný styl práce s evidencí majetku. Některé firmy používají pro správu majetku přímo část svého informačního systému. Povětšinou některý modul ERP zaměřený na správu majetku. Zde nastává dle mého názoru problém se specializací modulu při zaměření na správu a inventarizaci koncových stanic. Není moc pravděpodobné, že by střední firma investovala nemalou částku do úpravy všeobecně zaměřené aplikace, na aplikaci speciálně zaměřenou primárně pro správu koncových stanic. Teoreticky by si to firma mohla řešit svépomocí, pokud by měla mezi svými zaměstnanci zaměstnance s potřebnými znalostmi. Otázkou zůstává, zdali je toto účelné a efektivní. Čas a prostředky vynaložené na úpravu ERP modulu pro správu majetku na modul speciálně pro správu ICT by jistě nebyl malé. Při inventarizaci a správě ICT majetku konkrétně koncových stanic dochází u většiny aplikací k problému s detailem zaměření této aplikace. Sebelepší aplikace určená pro obecnou správu majetku nemůže vyhovovat požadavku na detailnější evidenci. Typická inventární karta hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku je hodně obecně zaměřená. Typicky obsahuje inventární karta ve všeobecně zaměřeném modulu pro správu majetku tyto položky: Název Inventární číslo Popis Datum zařazení Datum pohybu Datum vyřazení Typ Výrobní číslo Středisko/oddělení to podle typu organizační struktury společnosti Druh majetku hmotný nebo nehmotný, Popis Pořizovací cena

18 A také řada dalších údajů typu: Odpisová skupina Účet majetku Oprávky k majetku Účet odpisů Způsob odepisování daňové nebo účetní Počet odpisů ročně, účetní odpisy jsou měsíční, takže by jich mělo být 12. Firmy evidují ICT majetek primárně dle potřeb účetního oddělení. Tato evidence je důležitá a průkazná pro účetní oddělení. Bohužel zde při pořízení záznamů dochází často k nepřesnostem a obecnějšímu pojmenování typu PC Dell, PC HP dx2300, Server IBM, notebook Acer. I za předpokladu, že účetní při založení karty majetku pro stolní počítač uvede typové označení například HP Pro3500 MicroTower může se z hlediska IT jednat o více možných druhů s různou konfigurací a různou cenou. Což je z hlediska ceny i z hlediska parametrů hardwaru a softwaru velmi odlišné. Případně může dojít i k vlastní úpravě konfigurace, například přidání operační paměti, dalšího pevného disku, jiné grafické karty atd. Obrázek 3 - Alza vyhledání HP 3500 MicroTower Zdroj: screenshot z (6)

19 Tudíž je zřejmé, že tato účetní evidence není pro IT oddělení z důvodu všeobecného zaměření příliš vhodná. IT oddělení potřebuje mít v evidenci detailnější parametry. Pro potřeby inventarizace je tedy vhodné určit průnik parametrů inventarizovaných koncových stanic a podle něj inventarizovat jednotlivé pracovní stanice. Rozhodně je velmi obtížné inventarizovat dle stručné sestavy z účetní evidence, kde máme k dispozici jen inventární číslo, název, stručný popis, oddělení a zaměstnance, kterému je stanice přiřazena. V případě, že došlo v posledním období k nějaké výměně stanic mezi zaměstnanci, například z důvodu různých přesunů stanic mezi pracovníky například odchod pracovníka, nákup nového PC a přesun starého PC jinému zaměstnanci, nebo různé přesuny typu kulový blesk, kdy dochází k řetězové výměně koncových stanic mezi pracovníky, se může stát, že účetní evidence nezaznamená přesun mezi oddělením respektive zaměstnancem, kterému je PC přiděleno a dochází při inventarizaci k nesouladu mezi účetním stavem a skutečností. Pro ilustraci uvádím obrázek karty majetku z programu Money S5, jak byla zadaná pracovníkem účetního oddělení. Takovýto pracovník vůbec nerozlišuje typ serveru, jeho softwarové příslušenství, jeho hardwarovou konfiguraci. Pro účetní účely je to prostě server zakoupený pro informační systém SPIN v roce Pokud bychom ve společnosti měli více takových serverů, brzy se můžeme dočkat nepříjemného zmatku a chaosu. Také pro případný softwarový audit je tento způsob zápisu naprosto nevhodný. Obrázek 4 - Karta majetku zadaná pracovníkem účetního oddělení Zdroj: Vlastní (screenshot z Money S3)

20 2.4 Způsob evidence majetku IT IT pracovníci zodpovědní za ICT firmy (IT administrátoři, IT manažeři, atd. dle organizační struktury a názvosloví ve firmě dále jen IT pracovník) mají k evidenci svěřeného ICT majetku poněkud odlišný přístup. IT pracovníci používají svoji evidenci, případně při menším množství koncových stanic nepoužívají žádnou evidenci a spoléhají na účetní evidenci. Každoročně pak při inventarizaci aktualizují inventární seznam a vzpomínají přitom, co se od minulé inventarizace změnilo, který počítač se přesunul, vyřadil, nakoupil atd. Při větším počtu je vhodné využívat nástroj pro správu koncových stanic. Ať již IT pracovníci používají jakýkoliv nástroj pro správu koncových stanic, nelze tyto nástroje použít jako podklad pro inventarizaci. V dalších kapitolách se pokusím přizpůsobit vybrané nástroje, tak aby byli použitelné pro inventarizování. Pro IT jsou důležitější technické parametry typu počet a velikost pevných disků, počet modulů pamětí a jejich velikost, typ procesoru, základní deska, operační systém, software, typ záruky atd. Údaje o číslu faktury, datu nákupu, rozúčtování na střediska jsou pro IT pracovníky nepodstatné. Níže uvádím obrázek z možné detailní ICT evidence koncových stanic. Konkrétně z programu OCS Inventory NG. Jelikož se jedná o informace z webového prohlížeče, je možné si zobrazit detailní konfiguraci jednotlivých stanic. Zde například NetBIOS jméno, operační systém, počet operační paměti RAM, procesor a jeho maximální frekvenci, typ procesoru, sériové číslo, výrobce, typ, popis, IP adresu, MAC adresu a další. Obrázek 5 - OCS zobrazeni detailních informací o serveru Zdroj: Vlastní (screenshot z webového rozhraní OCS Inventory)

21 Při použití operativní evidence mimo ERP, nebo specializovanou aplikaci se u některých účetních jednotek můžeme setkat s evidencí v tabulkovém procesoru například Microsoft Excel nebo Libre Office Calc. Zde příklad možné evidence v MS Excelu. Tabulka 1 Operativní evidence koncových stanic Typ Název Inv.č Popis Zařazeno Cena Odděl. Doklad Pracovní stanice PC STRNAD HP Elite 7500MT IT Faktura 2244/12 Zdroj: Vlastní (z operativní evidence Incheba Praha spol. s r.o.) Zatím co u nábytku nám postačí položky název a popis, u PC je to již trochu složitější. Účetní postačí název PC a stručný popis omezující se na typ, který pro detailnější evidenci potažmo inventarizaci prováděnou IT odborníkem není vůbec dostačující

22 2.5 Komplexní evidence Pro potřeby inventarizace je vhodné sloučit evidenci účetní a IT. Prvním krokem by mělo být sjednotit a vybrat parametry, podle kterých budeme inventarizovat. Primárním identifikátorem předmětu by mělo být inventární číslo reprezentované numerickou hodnotou n čísel s číselnou posloupností. Dále název a pro potřeby rychlého ověření i sériové číslo. Tímto bychom si pro inventarizaci sjednotili evidence a podle inventárního čísla a názvu mohli provést inventarizaci. Bohužel se nám situace může zkomplikovat v případě, že pracovní stanice nejsou viditelně označeny inventárním číslem. Zde může nastat několik komplikaci, ať již problémy s výběrem vhodného označení inventárním číslem nebo způsobem označení. Samolepky jsou například levné a rychlé řešení, ale jejich trvanlivost a případná nezničitelnost je omezená. Štítkovače jsou oproti tomu trvanlivějším, ale dražším řešením. Optimálním řešením by bylo online načtení informací o koncových stanicích a jejich automatické, nebo poloautomatické, případně manuální odsouhlasení s inventarizačním soupisem. Z dávných dob můžeme zmínit ruční psaní inventárních čísel barvou. Účetní parametry evidence: název, cena, oddělení, zaměstnanec, popis, sériové číslo, účetní skupina, odpisová skupina. IT parametry evidence: název, NetBIOS jméno, sériové číslo, operační systém, paměť, pevné disky, procesor, grafická karta, optická mechanika, čtečka karet atd. Obrázek 6 - Průnik parametrů účetní a IT Zdroj: Vlastní zpracování

23 Společné parametry pro inventarizaci: Inventární číslo Název Umístění Zaměstnanec Sériové číslo

24 2.6 Cíle inventarizace IT vybavení V následujících kapitolách si odpovíme na otázky, které nás jistě napadnou v souvislosti s inventarizací Proč? Kdo? Kdy? Co? Položme si otázku, proč a kdy můžeme provádět inventarizaci a kdo ji může provádět. Proč inventarizujeme? Protože musíme, pravidelnou inventarizaci nám ukládá zákon o účetnictví. Inventarizovat tedy musíme. Díky inventarizaci si můžeme udělat obrázek v jakém stavu je naše ICT vybavení, naplánovat obnovu koncových stanic, optimalizovat využití software, investice do IT atd. Kdo může vykonávat inventarizaci? Podle SCHIFFERA (7) může provádět či zabezpečit inventarizaci i jen jedna jediná osoba, bez ohledu na její vztah k inventarizovanému majetku. Může to tedy být i osoba mimo zaměstnanecký poměr, pokud účetní jednotka (ve smyslu 5 zákona o účetnictví) pověří vedením svého účetnictví a současně i provedením inventury jinou právnickou nebo fyzickou osobu. Z tohoto ustanovení je též zřejmé, že nejsou kladeny žádné požadavky na kvalifikaci osoby, odpovědné za inventarizaci, tudíž by mohl inventarizaci koncových stanic provádět například zámečník nebo účetní úplně sama, i když to není úplně vhodné řešení. Přesto si dovedu představit situaci, kde by osoba, která není úplným specialistou v IT, dokázala provést inventarizaci s pomocí jednoduchého manuálu pomocí aplikací, které popíši v dalších kapitolách. Kdy provádíme inventarizaci? Dle SCHIFFERA (7) můžeme zahájit fyzickou inventuru v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období. Při mimořádné inventarizaci si termín určuje účetní jednotka. Mimořádnou inventarizaci můžeme vykonat například při výměně IT ředitele, příchodu a odchodu nového pracovníka zodpovědného za ICT (IT administrátor, pracovník podpory atd. dle organizační struktury firmy), rušení IT techniky, likvidaci či prodeji firmy a v případě dalších mimořádných okolností. Co inventarizujeme? ICT majetek dle operativní evidence = pracovní stanice a jiný ICT majetek, který není součástí zaměření této BP. Majetek určený jako DHM dlouhodobý hmotný majetek, případně DHNM dlouhodobý nehmotný majetek (software, licence). V ICT = pracovní stanice, notebooky, telefony, tiskárny, servery, software, síťové prvky

25 2.6.2 Jak probíhá inventarizace Účetní jednotka si zvolí, zdali provede jednu nebo více částečných inventur. Odpovědný pracovník vyhlásí inventuru, kde určí: O jakou inventuru se jedná (pravidelnou, mimořádnou) Čeho se týká (jakého majetku, dokladů, oddělení) K jakému datu se provede (od, do) Členy inventarizační komise Pro potřeby inventarizace je vygenerován soupis majetku, který je předán inventarizační komisi, která provede inventarizaci koncových stanic. Po provedení inventarizace se zhodnotí výsledek a v případě rozdílu mezi skutečným stavem a účetním stavem se zaúčtují rozdíly. Inventarizace je ukončena inventarizačním zápisem. Inventarizační zápis obsahuje: Jméno předsedy inventarizační komise Seznam členů inventarizační komise Zjištěné rozdíly a jejich případné řešení Zápis o výsledku Celková hodnota inventarizovaného majetku Datum a podpisy všech členů Obrázek 7 - Inventarizace - procesní diagram Zdroj: Vlastní zpracování Bizagi Process Modeler

26 Dokumenty použité při inventarizaci: 1. Vyhlášení inventarizace Obrázek 8 - Vyhlášení inventarizace Zdroj: Vlastní zpracování 2. Inventarizační soupis srovnání skutečného a účetního stavu účetní evidence inv.číslo účetní evidence název Tabulka 2 - Inventarizační soupis OCS inv.č.ano= č.řádku OCS sloupec D počítač 2 STRNAD-W počítač 30 BENESOVA-W7 Zdroj: Vlastní zpracování účetní evidence Podrobný popis HP Elite 7500 MT HP Elite 7500 MT Osoba (uživatel) Strnad Benešová

27 3. Inventarizační zápis Obrázek 9 - Inventarizační zápis Zdroj: Vlastní zpracování

28 2.6.3 Inventarizace s jakými problémy se potýkáme? Přehlednost omezená možnost zobrazení dle skupin např. oddělení, zodpovědných pracovníků. Pracnost při fyzickém obcházení stanic. Zabezpečení ICT majetku aktuální přehled kdykoliv. Rozdílnost mezi účetní a IT evidencí. Jak již bylo zmíněno, největším problémem je rozdílnost účetní evidence oproti evidenci, kterou vedou IT pracovníci. Rychlost - dalším pravděpodobně největším problémem je časová náročnost provádění inventury. Obejít všechny počítače může zabrat dle velikosti firmy a rozsahu prostor kde má pracovní stanice (n * 1až10 min). Samozřejmě při podrobné a důkladné inventarizaci by mělo být kontrolována i konfigurace pracovní stanice, alespoň počet a velikost pevných disků, operační systém a nainstalovaný software. Zde si již důkladnou inventarizace nedovedu představit bez nějakého nástroje pro automatizaci. Např. Microsoft Systém Center, nebo nějaké řešení přizpůsobené dle požadavků zákazníka, ovšem toto je běžné spíše u větších firem a většinou je to primárně zaměřené na SAM (software asset management) správu software. Tudíž bez vhodného nástroje, který by nám načetl informace o PC, bychom mohli strávit kontrolou jednoho PC i několik desítek minut. Použitím vhodného nástroje bychom měli být schopni načíst informace o inventarizovaných stanicích velmi rychle a snížit tím čas celé inventarizace. Tabulka 3 - Čas nutný na kontrolu Typ inventarizace Čas kontroly 1 PC v min. Čas kontroly 100 PC v min. Ruční papír a tužka = jen přečtení inventárního čísla Ruční načtení inventárního čísla z čárového kódu, nebo QR kódu Ruční podrobná kontrola konfigurace manuální čtení z vlastností PC Ruční podrobná kontrola konfigurace načtení pomocí lokální aplikace Automatické načtení ověření běhu PC Zdroj: Vlastní zpracování

29 3. Rešerše nástrojů a aplikací pro podporu inventarizace V této kapitole si zdůvodníme požadavky na nástroje pro podporu inventarizace. 3.1 Požadavky na nástroje Hlavním požadavkem na aplikaci pro správu a inventarizaci koncových stanic by měla být jednoduchost obsluhy. I za předpokladu, že se o aplikaci bude starat IT manažer, bychom rádi umožnili obsluhu i někomu mimo IT oddělení. Quis custodiet ipsos custodes? - Kdo bude hlídat samotné hlídače? (8). Jak nám říká latinské přísloví převedené do ICT Kdo bude hlídat IT pracovníky, zodpovědné za správu ICT majetku. I za předpokladu, že firma má ke svým IT pracovníkům důvěru, mohou nastat situace, kdy je potřeba nezávislá kontrola ICT prostředků bez účasti vlastních IT pracovníku. Samozřejmě bychom rádi takovou kontrolu zvládli pokud možno v přiměřeném čase. Za předpokladu, že bychom k tomu najali externí pomoc i za přiměřenou cenu. Jak by taková inventarizace, dalo by se říci i audit, ICT koncových stanic probíhala? Ano můžeme při inventarizaci fyzicky obcházet pracovní stanice a kontrolovat jejich fyzickou přítomnost, ale co vše nezjistíme jen při odškrtnutí v seznamu: Nezměnil někdo konfiguraci HW? Neodnesl si domů nebo do bazaru část komponent například operační paměť, grafickou kartu, pevný disk atd.? Nejsou předkládány některé stanice vícekrát, pokaždé jako jiné inventární číslo? Nezamlčují nám informace o funkčnosti? Nefalšuje někdo záznamy v evidenci majetku? Pro SMB firmy bude jedním z nejdůležitějších požadavků cena. Ačkoliv je cena pro rozhodování o pořízení aplikace velmi důležitá, nemůžeme opomenout i další vlastnosti, které bychom po aplikaci na správu ICT majetků chtěli. V prvé řadě jednoduchost respektive složitost a náročnost instalace a správy celé aplikace. Pokud bychom pořídili levnou nebo free aplikaci a neuměli ji správně nainstalovat, nebo nakonfigurovat, případně by nám to zabralo neúměrně velké množství času a úsilí, tak bychom při porovnání vynaloženého času a úsilí vůči aplikaci co bychom zakoupili, nebyli příliš efektivní. Dále bychom určitě požadovali rychlý sběr dat ze stanic. Pro potřeby inventarizace potřebujeme mít data aktuální s možností rychlého načtení ze stanic. Dalším požadavkem, který bude určitě zajímat IT pracovníky, jsou

30 hardwarové a softwarové požadavky aplikace. I levná aplikace se může prodražit zjištěním, že pro její provoz potřebujeme výkonný server, placenou databázi, velký diskový prostor atd. Pro potřeby jednorázové, rychlé inventarizace bez součinnosti IT pracovníků, budeme požadovat rychlou a snadnou implementaci. Shrnutí požadavků: cena náročnost instalace a obsluhy nároky na HW a SW rychlost nasazení rychlost stažení dat možnost reportů možnosti rozšíření

31 3.2 Dostupné nástroje na trhu Existuje celá řada nástrojů zaměřených na správu ICT majetku ve SMB firmách. Problematiku aplikací pro inventarizaci ICT můžeme rozdělit na open source a komerční řešení. Nejznámějším open source projektem je OCS Inventory. Dále existuje možnost využít free verze komerčních aplikací jako je Lansweeper, kdy pro jednu doménu nebo pracovní skupinu můžeme použít bezplatnou free verzi. Mezi nejznámější komerční aplikace pro správu IT majetku v České republice patří AuditPro. Primárně je sice AuditPro zaměřeno na správu softwarových licencí a softwarový audit, ale lze jej velmi dobře využít i pro správu ICT majetku. Zde máme tedy tři aplikace různých licenčních modelů open source, freeware, komerční produkt

32 4. Popis aplikací/nástrojů V této kapitole budou popsány tří nástroje pro podporu inventarizace. Každý nástroj zastupuje jinou licenční variantu. AuditPro je komerční aplikace s možností otestování a případného použití na pěti koncových stanicích. Tato verze pro pět koncových stanic není omezena rozsahem dostupných funkcí. Tudíž pro otestování funkčnosti a nasazení je plně vyhovující. LanSweeper Network Inventory ve freeware verzi lze použít v rámci jedné domény, nebo pracovní skupiny bez omezení počtu stanic. S omezením některých funkcí oproti placeným verzím typu Standard, Premium nebo Enterprise. OCS Inventory je open source aplikace pro správu koncových stanic šířená pod licencí GNU GPL

33 4.1 AuditPro Komerční aplikace zastupuje AuditPro české firmy truconnexion. Pro otestování lze využívat bezplatně plnou verzi AuditPro pro pět počítačů. Tudíž veškeré testování bude prováděno na této bezplatné verzi se všemi funkcemi a moduly. Obrázek 10 - AuditPro logo Zdroj: AuditPro popis Informace o produktu AuditPro jsou čerpány ze stránek výrobce české firmy truconnexion a.s. (9) a z manuálu AuditPro příručka administrátora systému (10). Jedná se o specializovaný nástroj pro IT manažery a správce sítí. Umožňuje snadnou, rychlou a efektivní kontrolu nad veškerým ICT majetkem. Primárně je AuditPro zaměřen na licenční správu a vytváření podkladů pro softwarový audit. Zároveň umožňuje sledovat a monitorovat využití výpočetní techniky. AuditPro je vytvořeno pro platformu Microsoft, ale dokáže skenovat a sbírat data pomocí odlehčené verze klienta i ze systémů UNIX, LINUX a MAC. V nové verzi 7.2 nabízí AuditPro mobilního klienta pro platformu Android, který umožňuje sběr dat a monitoring aktivit na mobilních zařízeních se systémem Android. Zároveň je dispozici aplikace pro Android zařízení AuditPro Asset Management umožňující načítaní čárových kódů a provádění inventur dle sestav z AuditPro. AuditPro splňuje požadavky vládního usnesení 624/ o Pravidlech, zásadách a způsobu zabezpečování kontroly užívání počítačových programů obsahuje hlavní, závaznou část usnesení a přílohu A (která je ale pouze informativní), obsahující doporučené požadavky na softwarový nástroj pro automatizaci kontrol prováděných podle těchto pravidel na osobních počítačích a jejich sítích včetně jeho přílohy zcela bez výhrad

34 Systém AuditPro je navržen jako třívrstvá komponentní architektura. Rozdělení systému je typické pro třívrstvou architekturu na datovou, aplikační a prezentační vrstvu. Obrázek 11 - AuditPro třívrstvá architektura Zdroj: (10) Z důvodů škálovatelnosti výkonu či vyšší bezpečnosti lze jednotlivé části AuditPro rozmístit na více počítačů. Při nižším počtu auditovaných počítačů lze umístit AuditPro konzoli, AuditPro Server a databázi na jediný počítač. Při vyšším počtu je vhodnější rozmístit AuditPro na více počítačů/serverů. Obrázek 12 - AuditPro Možnost rozmístění na více serverů Zdroj: vlastní zpracování

35 Datovou vrstvu tvoří databáze, kde máme na výběr mezi Microsoft SQL Server 2000/2005/2008, případně MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Engine) 2000/2005/2005 nebo Oracle 8.1 a vyšší s možností využít free verze Oracle Express edition. Obrázek 13 - AuditPro datová vrstva MS SQL Server Zdroj: vlastní screenshot z MS SQL ServerManagement Studio Aplikační vrstvu tvoří soubor komponent AuditPro Server (Auditsrv.exe), který zajišťuje především vkládání nasbíraných dat do databáze a jejich následné vyhodnocování. Nabízí se dvě možnosti běhu AuditPro Serveru, buď jako aplikaci na pozadí, nebo jako systémovou službu. Pro nepřetržitý běh je vhodnější zavést AuditPro Server jako službu, pak je možné provádět některé automatické procesy jako odhalování počítačů v síti, automatické ové notifikace, automatický sběr dat. Klientskou část aplikace představuje sběrná aplikace (Scan.exe), kterou distribuujeme na auditované počítače. Z jejich funkcí je pro nás důležitá detekce hardwaru (typ a frekvence procesoru, velikost operační paměti, parametry pevných disků, grafických karet)

36 Prezentační vrstvu tvoří administrátorská konzole (Auditpro.exe) umožňující reportování, správu systému, distribuci a ovládání AuditPro klientů, evidenci nejrůznějších druhů softwaru, správu majetku a další podpůrné procesy softwarového a hardwarového auditu. Obrázek 14 - AuditPro administrátorská konzole prezentační vrstvy Zdroj: vlastní screenshot AuditPro konzole AuditPro nabízí rozšíření funkcí pomocí placených přídavných modulů: Helpdesk nástroj pro správu požadavků a podporu uživatelů. Čárové kódy rozšíření inventární části s využitím čárových kódu pro efektivnější provádění inventur. Správa majetku rozšíření inventární části o snadnou a plně uživatelsky definovatelnou evidenci jakýchkoliv objektů. Tento modul je pro inventarizaci koncových stanic hlavním modulem. Pokud je zakoupen modul majetek, je možné přidávat k automaticky detekovaným pracovním stanicím libovolné položky určené k evidenci majetku například cenu, inventární číslo, zodpovědnou osobu, organizační jednotku, fyzické umístění v budově/pobočce atd. Modulu majetek se budu věnovat v další kapitole. Správa licencí primární část aplikace, spravující všechny licence ve firmě a sledující reálné využití software. Centrálně eviduje všechny softwarové licence. Monitor využití IT možnost sledovat pracovní stanice a jejich využití v reálném čase. Microsoft SMS/SCCM Connector integrace AuditPro do Microsoft Systems Management Server/ System Center Configuration Manager

37 Při používání aplikace AuditPro rozlišujeme tři typy účastníků: Správce (administrátor) provádí softwarový audit, spravuje skupiny uživatelů, počítačů, nastavení systému, evidenci nabývacích dokladů. Manažer zastupuje firmu jako právní subjekt. Používá reporty, statistiky a další výstupy. Uživatel aplikace umožňuje v průběhu auditu požádat uživatele o doplnění informací pomocí elektronického dotazníku

38 4.1.2 AuditPro instalace a načtení dat Instalace je velmi rychlá a pohodlná. Po stažení instalačního souboru auditpro msi velikosti 16MB a potvrzení licenčního ujednání následuje zvolení složky pro instalaci aplikační části AuditPro, možnost typu instalace standardní nebo s nástrojem pro správu (konzole). Další možnosti už instalace nenabízí. Po spuštění AuditPro serveru se spustí automaticky průvodce připojením do databáze obr. 15, kde si můžeme zvolit novou databázi nebo se připojit k existující. Databáze může být na serveru, kam instalujeme AuditPro aplikační server, nebo může být na samostatném databázovém serveru. Samotná instalace je velmi rychlá. Včetně připojení do databáze trvala přibližně jednu hodinu. Obrázek 15 - AuditPro průvodce připojením do databáze Zdroj: vlastní screenshot AuditPro Po úspěšné instalaci a připojení do databáze potřebujeme načíst informace o koncových stanicích. Veškerá automaticky nasbíraná data (.SCN soubory) se nacházejí ve složce ProgramData\AuditPro\SCN\. Tato složka musí být sdílená pro zápis pro všechny skenované stanice. Data jednotlivých počítačů jsou uložena pod názvem souboru [názevpc.001, názevpc.002, názevpc.003 atd.] s příponou podle pořadí, ve kterém byla do databáze vkládána

39 Pro načtení koncových stanic máme dle manuálu několik možnosti: Jednorázové načtení z Active Directory IP discovery načtení z rozsahu IP adres Logon script spuštěný při přihlášení uživatele DCOM (Distributed Component Object Model) proprietární řešení firmy Microsoft pro komunikaci softwarových komponent po síti. Dálkové ovládání příkazy po TCP/IP portu Zatím co instalace AuditPro serveru a připojení databáze bylo velmi snadné a rychlé, tak nastavení sběru dat a jeho konfigurace je velmi komplikovaná a nepřehledná. Manuál nabízí podrobný přehled způsobů předávání dat, popisuje jeho rychlost, velikost přenášeného SCN souboru s informacemi o stanici, zatížení procesoru na Pentiu 100 Mhz a na Pentiu 500 Mhz, směru komunikace server -> klient a klient -> server, ale jednoduchý a stručný návod krok za krokem by byl dle mého názoru užitečnější. Toto může spoustu potenciálních zákazníků odradit. Otestování sběru dat by mělo být velmi jednoduché a rychlé. Je jistě nutné mít více možností načtení z důvodu existence různých platforem klientských počítačů a mít možnost jednotlivé způsoby kombinovat. Jenže pro účely inventarizace nás zajímá hlavně jednoduchá, rychlá, bezproblémová instalace a načtení dat. Bohužel musím zmínit, že u AuditPro se to týká jen instalace. Z důvodu primárního zaměření na softwarový audit a sledování uživatelů nenabízí aplikace jednoduchý a přehledný model načtení koncových stanic a jejich zařazení do majetku. Toto je velká nevýhoda AuditPro. Co je ovšem, nesrovnatelné s ostatními produkty je uživatelská podpora. Ač je manuál spíše popisem, jak AuditPro uvnitř funguje namísto popisu co a jak dělat, tak podpora ve formě okamžité reakce na a nabídky osobní konzultace na místě u zákazníka je velmi příjemná a rychle vyřeší případné problémy. Při komplikaci u načtení dat z koncových stanic byla na ový dotaz na podporu nabídnuta osobní schůzka a vyřešení problému na místě u zákazníka. To je velké plus, které vyvažuje nepřehledný, archaický a funkce popisující manuál

40 Pro načtení dat budeme předpokládat síť s pracovními stanicemi s operačním systémem Microsoft Windows XP a vyšší a Active Directory. Pro použití Active Directory potřebujeme znát heslo doménového administrátora. Následně v záložce Struktura sítě 2 zvolíme přidat počítače a zvolíme Active Directory. Zde si můžeme zvolit případně filtr, zaškrtnout včetně smazaných, případně zrušených počítačů a potvrdíme tlačítkem načíst. Samotné načtení seznamu z domény je velmi rychlé, toto načtení bychom si mohli pro kontrolu provést sami jednoduchým powershell skriptem 3. Obrázek 16 - AuditPro načtení koncových stanic z Active Directory Zdroj: vlastní screenshot AuditPro konzole Zde bych vytknul AuditPro malou nejasnost v názvosloví, kdy pro přidání počítačů do evidence nabízí záložky Doména, Počítač, Active Directory, IP Discovery, MS síť a SNMP. Osobně mám docela problém s kolizí nazvu doména a Active Directory, kdy název doména většině doménových administrátorů evokuje Active Directory, ovšem v tomto případě je doména jakýmsi vnitřním označením pro skupinu evidovaných PC. Tudíž pro přidaní koncových stanic do evidence potřebujeme po načtení z Active Directory zaškrtnou tlačítko přidat do domény a vybrat zvolenou doménu, která ovšem není doménom typu Active Directory, ale naším vnitřním názvem kontejneru. Při diskuzi s produktovým specialistou 2 Typografická konvence - kurzívu používám u názvů převzatých z aplikací, jsou to zejména názvy záložek, nabídek z menu, možnosti a další prvky. 3 Get-ADComputer -Filter * - příklad powershell skriptu pro načtení seznamu počítačů v Active Directory

41 panem Petrem Bauerem z firmy truconnexion byla tato nejasnost známá a v dalších verzích se chystá změna názvu. Zde je to mírně matoucí. Doporučený mnou odzkoušený postup je následující: Záložka Struktura sítě Počítače Přidat počítače Podzáložka Přidat založit si Doménu například Inventarizace k Uložit a znovu spustit Přidat počítače Načíst v záložce Active Directory(případně jde i použít jíné možnosti načtení) Vybrat ze samorozbalovacího seznamu název domény(v našem případě Inventarizace k a potvrdit OK. Zde další zmatení, ač jsme zvolili přidat do domény s vlastním názvem Inventarizace k , první načtení načetlo strukturu objektů z active directory a až opakované přidání do domény vedlo k zařazení koncových stanic do požadované domény tzn. Inventarizace k Dalším krokem je naskenování informací z koncových stanic. Jelikož je testovací verze AuditPro omezená na 5 koncových stanic, otestuji sběr dat a zařazení do majetku jen na 5 stanicích. V záložce struktura sítě vyberu počítače, zvolím si doménu v našem případě Inventura k , poté ručně vyberu 5 stanic a pravým tlačítkem zvolím instalovat klienta viz obr. 17. Při instalaci klienta se na cílové stanici zaregistruje služba AuditPro Scan a na systémové disku se vytvoří adresář AuditPro, kam se při instalaci nakopíruje soubor scan.exe a jeho nastavení scan.ini. Obrázek 17 - AuditPro instalace klienta na pracovní stanici Zdroj: vlastní screenshot AuditPro konzole

42 Po úspěšné instalaci klienta na cílovou stanici můžeme zahájit sběr dat. Pravým tlačítkem na zvolených stanicích a výběrem zahájit sběr dat. Trvání sběru dat se pohybuje v řádech minut v závislosti na počtu auditovaných souborů, můžeme například zvolit v nastavení jen hardware a programy, pokud nepotřebujeme skenovat soubory na disku a tím rychlost načtení dat výrazně urychlit. Obrázek 18 - AuditPro nastavení konfigurace sběru dat Zdroj: vlastní screenshot AuditPro Po zpracování sběru dat a uložení informací ze sběru do databáze se nám název stanice zbarví tučně. V tuto chvíli již máme stanice naskenované a můžeme s nimi pracovat. Pro zařazení do modulu Majetek máme několik možnosti: Drag and drop - přetažením ze struktury sítě do modulu majetek a zařazením do používaní Automaticky - v záložce Správa - Nastavení - Majetek - Automatické přidávaní nového počítače také do majetku

43 Zároveň můžeme před přidáním nových stanic do majetku vytvořit detailní specifikační list, ve kterém specifikujeme software a hardware a vytvoříme předávací protokol, který nám zodpovědná osoba, v našem případě uživatel podepíše. Ve specifikačním protokolu můžeme specifikovat ve čtyřech základních krocích tyto vlastnosti použitelné pro inventarizaci: Základní údaje popis, datum zařazení Vlastníka, administrátora zodpovědného za stanici Software Hardware včetně detailu procesoru, paměti, pevného disku, monitoru, grafické adaptéry, lokální tiskárny atd. Následně si můžeme specifikační list otevřít v textovém editoru, vytisknout a předat vlastníkovi k podpisu. Tudíž máme i doklad do evidence o převzetí. Přiřazení pracovní stanice uživateli je velmi jednoduché. Stačí v modulu Majetek přiřadit uživateli. Specifikační list nám poskytuje detailní informace o pracovní stanici. Pro účely správy majetku a inventarizace by nám měla postačit souhrnná karta majetku, viz obr. 19. Obrázek 19 - AuditPro karta majetku Zdroj: vlastní screenshot karty majetku AuditPro

44 Obrázek 20 - AuditPro specifikační list počítače Specifikační list počítače Počítač: Název: CIGLIANOVA-W7 Evidenční číslo: Model: Hewlett-Packard HP Pro Výrobní číslo: 3120 Microtower PC Doména: Inventura k IP adresa: Datum sběru :36:22 Poznámka: dat Pole 1 Pole 2 CZC0461TMS Číslo: 8 Vlastnost Hodnota Název CIGLIANOVA-W7 Model Hewlett-Packard HP Pro 3120 Microtower PC Výrobní číslo CZC0461TMS Cena Datum nákupu Inventární číslo 48 Výrobce Záruka Datum Proces Vlastnosti :59:59 Zařazení do používání :21:35 Přidělení uživateli ciglianova [ ] Uživatel: Jméno a příjmení: ciglianova Osobní číslo: Uživatelské jméno: ciglianova Skupina: INCHEBA Oddělení: Telefon: Poznámka: Pole 1 Pole 2 Pokyny pro uživatele: Naplnění těchto pokynů garantuje odpovědný uživatel. Odpovědný uživatel přejímá odpovědnost za fyzickou úplnost předávaného zařízení, které přejímá do užívání dle tohoto specifikačního listu a za další eventuelní vybavení, které je spolu s tímto zařízením předáváno. Uživatel nesmí zařízení přemístit jinam, než bylo instalováno

45 Zařízení bude vybaveno po celou dobu své existence pouze a výhradně softwarem, uvedeným v tomto specifikačním listu a za podmínek stanovených licenčním ujednáním (EULA). Do softwarové a hardwarové konfigurace mohou zasahovat pouze oprávněné osoby, tj. viz. Instaloval, nebo jimi písemně pověření pracovníci. Dokladem zásahu, změn, spotřeby a předání materiálu je tento specifikační list. Změny a opravy je oprávněn provádět pouze viz. Instaloval. Hardware: Zařízení Popis Sériové číslo Pevný IDE ST AS ATA Device MB 9VMRATG0 disk Paměť 2014 MB Tiskárna HP LaserJet Procesor GenuineIntel Intel(R) Core(TM)2 Duo CPU 2.93GHz 2936 CPU0 MHz Monitor (Standardní typy monitorů) Obecný monitor PnP ETL Operační systém: Název Sériové číslo Windows 7 Professional x OEM Software: Výrobce Produkt Sériové číslo Corel Corporation Corel Draw X4 Microsoft Corporation Office 2010 Home and Business Microsoft Corporation Windows 7 Professional x64 Poznámka: Datum: Podepsán dne: Vytišten dne: Instaloval: Schválil: Zdroj: vlastní export z AuditPro Specifikační list nám poskytuje detailní informace o pracovní stanici

46 4.1.3 AuditPro modul majetek a čárové kódy Dle stránek výrobce je modul evidence majetku velmi silným nástrojem na zavedení a udržení pořádku v libovolné oblasti evidence majetku firmy. Modul majetku je postaven na principu objektově orientovaného programování. Máme objekty (počítač, auto, telefon, budova, stůl, židle atd.) tyto objekty mají vlastnosti (počítač má procesor, paměť, pevný disk, software atd.) a s těmito objekty můžeme manipulovat pomocí procesů (Přidělení/odebrání uživateli, vyřazení, zařazení do používání, uskladnění atd.). Mezi hlavní výhody modulu majetek patří: Všechny objekty, vlastnosti a procesy si můžeme definovat a přizpůsobovat dle potřeby. Pomocí procesů můžeme rychle měnit stav a přiřazení majetku. Historie všech uživatelů, oprav. K dispozici jsou analytické funkce a reporty. Zde bych znovu zkritizoval manuál, kde jsou opět naprosto nepodstatné informace včetně obrázků a postupů ze starší verze aplikace. Zároveň jsem neobjevil možnost přiřazovat majetek dle místností, respektive existuje vlastnost umístění, ale neodkazuje na žádný číselník. Možná se mýlím, ale nikde jsem nenašel možnost definovat si číselník umístění a ručně vpisovat ke každému majetku detailní umístění se mi nezdá moc šťastné. Zároveň bych ocenil možnost přehledného číselníku majetku dle oddělení. Modul čárové kódy podporuje identifikaci majetku pomocí čtečky. V Google play je k dispozici zdarma ke stažení aplikace AuditPro Asset Management, pomocí které lze načítat čárové kódy z majetku a následně provést inventarizaci. Manuál se opět věnuje spíše popisu jak tisknout a vytvářet čárové kódy k majetku, namísto popisu jak na to. Respektive popisuje proces provádění inventury ve starší verzi aplikace pomocí PDA v kombinaci s externí čtečkou čárového kódu. Také popis možnosti inventury pomocí POCKET PC působí dosti archaicky

47 4.1.4 AuditPro průběh inventarizace Postup inventarizace popisuji bez podpory čtečky čárových kódů. Předpokládám, že při placené implementaci by tento modul byl vysvětlen a naimplementován a plnil by svoji funkci automatizace a zrychlení manuální kontroly. S ohledem na cíl automaticky načítat a aktualizovat pracovní stanice, nebude v hodnocení zahrnuta práce s čtečkou čárových kódů. Postup inventarizace: V záložce Majetek na vybraných objektech (v našem případě 5 koncových stanic) zvolím možnost Proces a vyberu Inventura V podzáložce Inventura mám nyní datum Enter nebo dvojklik rozbalí inventarizované objekty Pravým tlačítkem na jednotlivém objektu si mohu zvolit z možností: OK, N/A, Nový, Přemístěno. Použití pro inventarizaci lze tedy shrnout několika body. Načteme si ze sítě pracovní stanice Oskenujeme je Zařadíme do majetku Vyhlásíme inventuru Provedeme kontrolu Ukončíme inventuru První inventura by měla být určitě s manuální kontrolou. V příštích inventurách by již mohla stačit jen kontrola, že manuálně načtené objekty se nezměnily, případně se změnily a je to zaznamenané v procesech a procesy souhlasí s pohyby v účetní evidenci. Pro jednorázový audit nebo inventuru, lze zakoupit licenci omezenou časem, většinou na jeden až tři měsíce za 25% ceny

48 4.1.5 AuditPro metodika pro použití při inventarizaci Pro úplné použití AuditPro předpokládám zakoupení aplikace, ale postup je stejný i pro použití zkušební verze pro 5 stanic. Dle počtu koncových stanic budeme potřebovat server s minimálně Windows XP SP3. Postup pro implementaci AuditPro: 1. Stažení z 2. Instalace, výběr instalovat databázi nebo zvolit existující k připojení viz obr Zvolit zdali zavést jako systémovou službu (vhodnější), nebo spouštět AuditPro server jako aplikaci. 4. Sdílet složku SCN pro data C:\ProgramData\Auditpro\SCN u systému Windows Vista/7/8 a Windows Server 2008, u Windows XP a Windows server 2003 C:\Program Files\AuditPro\SCN 5. Instalace AuditPro konzole pro správce a operátory 6. Sběr dat 7. V modulu Majetek spuštění inventury 8. Provedení inventury

49 4.1.6 AuditPro shrnutí AuditPro je primárně zaměřeno na softwarový audit a monitorování využití výpočetní techniky. Pro účely inventarizace lze využít modul majetek a čárové kódy. Velkou nevýhodou je cena. Pro 100 počítačů je cena včetně modulů evidence majetku a čárových kódů téměř Kč. Ovšem pro firmy, které potřebují vyřešit softwarový audit a s tím spojené zavedení systému pro správu licencí, je AuditPro ideálním řešením. Bohužel je trochu složitější na prvotní implementaci, kdy i pro zkušeného IT pracovníka není prvotní načtení a nastavení moc uživatelsky přívětivé. AuditPro bych doporučil SMB firmám, které nemají problém investovat do IT, potřebují zároveň vyřešit správu ICT majetku, jeho inventarizaci a správu softwarových licencí. Firma získá komplexní nástroj pro správu licencí, s možností monitorování a reportování využívání jednotlivých aplikací, s možností rozšíření o helpdesk a evidenci majetku a podporu inventarizace pomocí čárových kódů. Pokud bude firma investovat několik desítek tisíc korun (dle počtu licencí a modulů) do zakoupení, lze předpokládat, že investuje i do placené implementace. Zároveň by měli tyto firmy zvážit proškolení personálu. Jsou k dispozici jednodenní školení AuditPro - systémový implementátor a AuditPro použití v praxi. Obě školení nabízí renomovaná počítačová škola GOPAS na svých stránkách za cenu a Kč. AuditPro bych doporučil firmám, které mají prostředky na investici několika desítek až set tisíc korun a mají dostatek IT pracovníků, kteří by se věnovali prvotní implementaci. Pro menší firmu potřebující jen aplikaci pro správu majetku a podporu inventarizace, není tato aplikace z důvodu ceny a složitosti a množství možností moc vhodná. Tabulka 4 - AuditPro shrnutí AuditPro Kompletně v češtině Klady Cena Zápory Podpora Softwarový audit Složitá implementace Majetek jen jako doplňkový modul Modul čárové kódy Reporty Zdroj: vlastní zpracování

50 4.2 OCS Inventory NG Open source aplikace zastupuje Open Computer and Software Inventory Next Generation, která umožňuje IT pracovníkům monitorovat konfiguraci a software na koncových stanicích. Obrázek 21 - OCS Inventory NG logo Zdroj: OCS Inventory NG popis Informace o produktu Open Computer and Software Inventory Next Generation dále jen OCS jsou čerpány z webových stránek (11) a také z knihy IT Inventory and Resource Management with OCS Inventory NG 1.02 (12). OCS je open source produkt volně dostupný pod licencí GNU GPL 4. Je vyvíjen francouzskými vývojáři sdruženými v OCS Inventory CORE Teamu. Aplikace OCS podporuje monitorování koncových stanic včetně jejich konfigurace a instalovaného softwaru v podnikové síti. Je nenáročná na provoz i nasazení, serverovou část lze nainstalovat na platformu Linux nebo Microsoft Windows. Je multiplatformní s podporou většiny operačních systémů na straně klienta včetně Microsoft Windows od verze 95, Linux, BSD, Sun Solaris, IBM AIX, HP-UX, MacOs X. Poskytuje detailní informace o hardware a software na koncových stanicích a to jak na fyzických tak i na virtuálních stanicích. OCS je postaven na třívrstvé architektuře a platformě LAMP (12). LAMP, je zkratka, která označuje sadu svobodného softwaru používaného jako platformu pro implementaci dynamických webových stránek. Zahrnuje tyto technologie: Linux operační systém Apache webový server MySql, nebo MariaDB databázový systém PHP, Perl, nebo Python skriptovací programovací jazyky 4 GNU General Public Licence, version 2.0, GNU GPLv2. OCS Inventory is released under the GNU General Public License, version 2.0 (GNU GPLv2). The GNU GPL provides for a person or persons to distribute OCS Inventory for a fee, but not actually charging for the software itself, because OCS Inventory is free

51 Pro serverovou část lze použít i verzi instalovanou na operační systém Windows, kterou lze použít dle výrobce do 1500 koncových stanic. Což je v našem případě dostačující, tudíž otestujeme Linux i Windows verzi. Pro instalaci na Windows server je použita distribuce XAMPP (13) pro Windows, která je k dispozici zdarma a umožňuje nainstalovat velmi rychle Apache, PHP a MySQL. Pro každou platformu (Windows, Linux/Unix, MAC OX) je k dispozici agent. Pomocí těchto agentů nainstalovaných na klientských stanicích sbírá OCS informace o hardware a software. V blízké budoucnosti budou k dispozici agenti i na mobilní platformy Android, IOS a Windows Mobile. O zpracování dat se stará aplikační část serveru, která data ukládá do databáze. O distribuci klientů se stará deployment server, pomocí kterého instalujeme agenty na cílové stanice. Prezentační vrstvu zastupuje administrační konzole přístupná pomocí tenkého klienta ve webovém prohlížeči. Komunikace mezi agenty a aplikačním serverem používá HTTP/HTTPS protokol. Všechna data jsou ve formátu xml a komprimována pomocí zlib, aby se redukovalo zatížení síťového přenosu. OCS server se skládá ze čtyř komponent: Databázový server Komunikační server Deployment server Administrátorská konzole Obrázek 22 - OCS architektura Zdroj:

52 Další částí OCS je Agent, který se stará o sběr informací z pracovních stanic. Agenti na stanicích sbírají informace o: Hardware (procesor, operační paměť, pevné disky, grafické karty, BIOS, připojená zařízení tiskárny, monitory, sloty a porty na základní desce). Software (operační systém a další software včetně jeho verze a výrobce)

53 4.2.2 OCS instalace serveru v prostředí Windows Instalace v prostředí Windows je podrobně popsaná na stránce Pro instalaci na platformu Windows je k dispozici instalační soubor OCSNG-Windows-Server-Setup.exe, který v sobě již zahrnuje všechny potřebné komponenty včetně XAMPP verze (13). Instalace je velmi jednoduchá, nejprve se nainstalují potřebné webové komponenty = XAMPP Web Server (Apache2, MySQL, Php, Perl) do zvoleného adresáře přednastaveno na C:\Xampp. V průběhu instalace se zaregistrují služby webového serveru Apache2.2 a MySQL databáze. Po úspěšné instalaci zbývá dořešit nastavení zabezpečení komponent XAMP na Po nastavení hesla do MySQL databáze nastavíme heslo v konfiguračním souboru C:\xampp\htdocs\ocsreports\dbconfig.inc.php, kdy přepíšeme jméno a heslo define("compte_base","jméno"), define("pswd_base","heslo"). Po instalaci dojde k vytvoření databáze ocsweb s uživatelským jménem ocs a heslem ocs. Následně se spustí administrátorské rozhraní Pro přihlášení do rozhrání je potřeba použít přednastaveného uživatele admin s heslem admin. Po prvním přihlášení je vhodné si změnit přednastavené heslo. Dalším postupem je distribuce agentů na pracovní stanice. Ten je společný pro obě serverové platformy Linux a Windows a bude popsána v dalších kapitolách. Obrázek 23 - OCS instalace na Windows ověření XAMPP Zdroj: screenshot z instalace OCS Serveru v prostředí Windows

54 4.2.3 OCS instalace serveru v prostředí Linux Instalace do prostředí Linux je popsaná na stránce Pro běh OCS management serveru v prostředí Linuxu je potřeba: MySQL databáze naslouchající na defaultním portu 3306 s povolenou TCP/IP komunikací. Apache Web server pro komunikační a administrační část OCS serveru. PHP a Perl pro administrační část. Perl a mod_perl pro komunikační část. Podrobné požadavky na verze jsou popsány v dokumentaci a průběžně se mohou měnit dle vydané verze OCS serveru. Při instalaci OCS Inventory NG Serveru jsou zkontrolovány všechny požadované komponenty. Instalace se liší dle Linuxové distribuce a je podrobně popsána pro distribuce Fedora/RedHat, Debian, Gentoo krok za krokem v dokumentaci. V případě, že máme k dispozici hypervisory od společnosti VMware (VMware Server 2.x, VMware Player, VMware ESXi), můžeme použít předpřipravený image s kompletně předpřipraveným prostředím. Na výběr jsou tyto distribuce: OCS-NG-Server Debian /64bits OCS-NG-Server Ubuntu /64bits OCS-NG-Server CentOS /64bits. Následně stačí spustit virtuální server v prostředí VMware a nakonfigurovat IP adresu. Pro správný běh agentů je třeba zajistit DNS záznam pro adresu serveru ocsinventory-ng. Použití připraveného Linux serveru s OCS ve virtuálním hypervisoru VMware prostředí je snadné a rychlé: 1. Stažení a spuštění zvoleného image OCS-NG-Server Ubuntu bits.tar.gz 2. Změna IP adresy Změna přístupových hesel 4. Distribuce agentů a sběr dat

55 4.2.4 OCS načtení dat z koncových stanic Po instalaci a nastavení OCS serveru je třeba získat data z koncových stanic. Pro každou z podporovaných platforem existuje agent, který shromažďuje informace o pracovní stanici a dle nastavené konfigurace je zasílá na OCS server. Agenty na cílové stanice můžeme nainstalovat těmito způsoby: Manuální instalací pomocí OCS-NG-Windows-Agent-Setup.exe a GUI wizardu. Pomocí klasického scénáře Next, I Agree, Next, Next, Next, Next, Install, Finish. S přednastavenými parametry jako je adresa OCS serveru, typ inventarizace do lokálního souboru nebo přímo na OCS Server a parametry instalace. Toto bude popsáno dále v této kapitole. Pomocí logon skriptu s nastavenými parametry tiché instalace bez nutnosti uživatelské interakce. Instalace v prostředí Active Directory GPO Group Policy Object (dále jen GPO) Použitím OCS Inventory NG Agent Deployment Tool. Obrázek 24 - OCS manuální instalace volba typu Zdroj: screenshot z instalace OCS Agenta

56 Pokud bychom neměli některé stanice připojené k síti, můžeme použít při manuální instalaci volbu local inventory, kdy bude prováděn sběr dat lokálně do souboru a soubor následně ručně importovat do databáze. Obrázek 25 - OCS možnosti manuální instalace Zdroj: screenshot z instalace OCS Agenta Při defaultní možnosti instalace se zaregistruje na pracovní stanici služba OCS Inventory Service pod místní systémový účet a uloží se do složky C:\Program Files (x86)\ocs Inventory Agent\OcsService.exe. Pro hromadnou instalaci bez použití logon skriptu nebo GPO v Active Directory je k dispozici velmi povedený nástroj Agent Deployment Tool, s jehož pomocí můžeme velmi rychle a pohodlně nainstalovat agenty na vybrané stanice. Na výběr máme instalaci Windows Agenta nebo Unix Agenta 5. Obrázek 26 - OCS použití Deployment Tool Zdroj: screenshot z instalace Deployment Tool 5 V této verzi OS NG Agent Deployment Tool (7. dubna 2014) je funkce pro Unix Agent nedostupná. Mělo by být v příštích verzích opraveno

57 S pomocí Deployment Tool můžeme procházet síťový rozsah, případně vybrat stanice z okolních počítačů volba Browse Network, z Active Directory volba Browse AD, nebo importovat seznam z csv viz obr. 27. Obrázek 27 - OCS Agent Deployment Tool výběr cíle Zdroj: screenshot z instalace Deployment Tool V dalším kroku jsou nastaveny parametry, viz obr. 28. Na závěr se vyplní přihlašovací údaje. Obrázek 28 - OCS Agent Deployment Tool parametry instalace Zdroj: screenshot z instalace Deployment Tool

58 4.2.5 OCS průběh inventarizace Data z koncových stanic se do OCS Serveru načítají automaticky průběžně během dne. Při instalaci agenta můžeme zvolit volbu okamžité inventarizace zaškrtnutím volby Immediatly launch inventory (=/NOW). Po přihlášení do webového klienta můžeme začít s inventarizací. Na titulní straně máme statistické informace jako je počet stanic v databázi, jejich aktuálnost. Pro prohlížení a případné vyhledávání v databázi máme k dispozici pět levých modrých ikon. Pro konfiguraci slouží žluté ikony, pro nás důležitá ikona Administrative data pro přidávání parametrů jako je inventární číslo, umístění, odpovědná osoba atd. Pro účely inventarizace je pro nás důležitá volba All computers, Groups, Tag. Při volbě All computers máme k dispozici seznam všech koncových stanic v evidenci. Další možností je přiřadit si pracovní stanice do skupin například dle oddělení, umístění, odpovědné osoby atd. Defaultní informace, které se automaticky načítají, je možné zobrazit v náhledu vybraných stanic. Náhled si můžeme filtrovat dle potřeb a zároveň si můžeme přidávat sloupce s informacemi dle potřeby. Obrázek 29 - OCS zobrazení koncových stanic Zdroj: screenshot OCS tenký klient přehled

59 Pro inventarizaci potřebujeme k pracovním stanicím přidat inventární číslo. Pro SMB firmy si myslím, že stačí po prvotním načtení zadat inventární číslo ke každé pracovní stanici ručně. Přidání inventárního čísla k pracovní stanici je jednoduché přes možnost TAG (česky visačka). V konfiguraci zvolíme ikonu Administrative Data, kde můžeme přidávat další parametry ke stanicím. Na výběr máme z těchto typů pole, viz obr. 30 : Obrázek 30 - OCS webový klient možnosti typu pole u TAG Zdroj: screenshot OCS tenký klient V našem případě založíme inventární číslo a oddělení. Následně je nutné ke každé stanici ručně dopsat inventární číslo. Toto by nemělo být časově až tak náročné a je to nutné jen při první inventarizaci. Při další inventarizaci již tato inventární čísla zadávat nemusíme. Jen je nutné dodržet u nových stanic zařazení do evidence a ruční přiřazení inventárního čísla. Další inventarizace už mohou probíhat jen kontrolou načtených dat. Pro účely manuální kontroly případně kontroly s účetní evidencí, je možné si stáhnout data v csv formátu. Při větším množství majetku by bylo vhodné vytvořit skript, který by porovnal obě evidence

60 Pro porovnání mezi Excel tabulkou s účetní evidenci majetku a výstupem z OCS serveru jsem použil tento postup: 1. Přídání sloupců inventární číslo a oddělení do náhledu v OCS klientu 2. Stažení Result v OCS záložce All computers a přeuložení z csv do xls formátu 3. Do Excel souboru s účetní evidencí přidání dvou sloupců s funkcemi 4. =POZVYHLEDAT(A59,[exportOCS xlsx]List1!$A:$A,0) 5. =NEPŘÍMÝ.ODKAZ("[exportOCS xlsx]List1!"& "D" & C58) účetní evidence inv.číslo účetní evidence název OCS Inv.č.Anoč.řádku OCS sloupec D účetní evidencepodrobny popis počítač 2 STRNAD-W7 HP Elite 7500 MT + MS Office BENESOVA- HP Elite 7500 MT + WIN 7P+8P + Office počítač 30 W Tudíž se nám pro kontrolu načte do tabulky s účetní evidencí z tabulky z OCS Serveru shodné inventární číslo a v tomto případě sloupec D = NetBIOS jméno. Pro rychlou kontrolu s účetní evidencí je toto dle mého názoru dostačující. Při dalších inventurách by již mohl nahradit účetní evidenci stanic OCS Server a jeho report. Časová náročnost inventarizace pomocí OCS je závislá na rychlosti instalace a konfigurace serveru a instalace agentu na pracovní stanice. Stručný postup v ideálním případě sestává z těchto kroků: Instalace a konfigurace serveru (Linux, Windows, hypervisoru a virtuálního obrazu) Instalace agentů na pracovní stanice Sběr dat Ruční synchronizace = zadání inventárních čísel ke každé pracovní stanici Provedení inventury. Stejně jako v případě AuditPro by bylo vhodné u první inventury ověřit i manuálně přítomnost. U dalších inventur by již mělo stačit ověřit datum posledního připojení do OCS serveru v sloupci Last inventory

61 4.2.5 OCS metodika pro použití při inventarizaci S ohledem na možné nasazení na Windows, Linux a VMware bude metodika popisovat instalaci a inventarizaci stanic souhrnně. Detailní popis instalace a distribuce agentů je v předchozích kapitolách. 1. Stáhnout OCS Server z 2. Nainstalovat server 3. Změnit přístupová hesla 4. Distribuce agentů (lokální nebo po síti) 5. Sběr dat 6. Přidání Tag inventární číslo 7. Doplnění inventárního čísla z účetní evidence ke všem koncovým stanicím v OCS serveru 8. Stažení seznamu stanic a porovnání s účetní evidencí

62 4.2.6 OCS shrnutí OCS Inventory NG je volně dostupný nástroj pro správu koncových stanic. Je k dispozici jako open source. Tudíž jediné náklady, které máme s pořízením, jsou náklady personální. Za předpokladu, že má SMB firma zaměstnaného IT pracovníka, jsou tyto náklady vyčíslitelné jen časem stráveným s instalací a konfigurací. Zároveň získají IT pracovníci velmi mocný nástroj pro správu IT prostředků, který je nenáročný na údržbu a provoz. Výhodou je také dostupnost pro téměř všechny operační systémy a chystaná podpora pro mobilní platformy. Prvotní nasazení a nastavení sice vyžaduje dost úsilí a času, ale bohatě se to vyplatí ušetřeným časem při správě stanic a při inventarizaci. U většího množství stanic by mohlo být trochu nepříjemné ruční zadávání parametru typu inventární číslo, ale toto by šlo vyřešit při hlubším proniknutí do tajů OCS pomocí skriptů, případně exportu a importu upravených dat. OCS Server si oblíbí IT pracovníci ve všech firmách, kde nemají příliš financí na investice do ICT. S nulovými náklady na pořízení a instalaci je šikovný IT pracovník schopný během krátké doby provést instalaci a konfiguraci OCS serveru, distribuci agentů a sběr dat z koncových stanic. Čas investovaný do OCS serveru se mu bohatě vrátí, ať již časem ušetřeným při inventarizaci, ale též i při správě stanic. Tabulka 5 - OCS shrnutí OCS Inventory NG Volně dostupné Klady Zápory Není podpora v českém jazyce Nenáročné na HW a SW Možnost použití virtuálního Linux serveru s OCS Bohatá dokumentace Trochu složitější pro prvotní pochopení Anglická literatura zatím jen pro verzi 1.02 Podpora v rámci komunity Zdroj: vlastní zpracování

63 4.3 Lansweeper network inventory Aplikace Lansweeper je kompromisem mezi komerčním a freeware řešením. I při použití freeware verze získáme plnohodnotný nástroj pro správu koncových stanic a podporu inventarizace. Obrázek 31 - Lansweeper logo Zdroj: Lansweeper popis Informace o aplikaci Lansweeper jsou čerpány z dokumentace a z informací ze stránky produktu (14). Lansweeper je aplikace umožňující snadnou inventarizaci hardware i software bez nutnosti instalace na klientskou část. To je oproti předcházejícím produktům podstatný rozdíl. Odpadá nám nutnost instalace klientské části odpovědné za sběr dat. Toto bohužel neplatí pro freeware verzi, kde funguje sběr dat ze stanic jen pomocí klienta tedy podobně jako předchozí aplikace. Pro testování je k dispozici Premium verze s omezením na dvacet dní. Aplikaci lze použít jako freeware s omezením na jednu doménu případně pracovní skupinu, dalším omezeními je nemožnost instalace serverové časti na více serverů, což pro SMB firmu není žádnou překážkou a omezení počtu reportu na

64 Vyšší verze lze zakoupit pomocí ročního předplatného viz obr. 32. Obrázek 32 - Ceny licenci Lansweeper Zdroj: Autory Lansweeperu jsou dva belgičtí vývojáři z Hemoco bvba Gert Moernaut a Wim Wauters. (15) Zatímco OCS Server je primárně zaměřen v serverové části na Linux. Lansweeper je zaměřen na Windows. Instalaci serveru lze provést jen na pracovní stanici s operačním systémem Windows XP SP3 a vyšší. K systémovým požadavkům na serverovou část patří též.net FRAMEWORK 4.0. Aplikace skenuje nejen hardware a software, ale podává také hlášení o chybových zprávách, licencích atd. Aplikace je schopna skenovat registry a podávat informace o vstupech zde obsažených. K dispozici je přehledné a snadno ovladatelné uživatelské rozhraní. Lansweeper skenuje stanice s Windows, Linux, MacOs a VMware servery a síťová zařízení. Pro uložení dat je použita Microsoft SQL Server Compact databáze. Pro prezentační vrstvu serveru slouží IIS webserver. V defaultním nastavení je použit IIS (Internet Information Services). Byznys vrstvu zastupuje Lansweeperservice.exe běžící jako systémová služba, která se stará o skenování a zasílaní dat do databáze

65 4.3.2 Lansweeper instalace Instalace je velmi jednoduchá a rychlá. V defaultním nastavení je použita SQL Compact Database, ve volbách pokročilé instalace si můžeme zvolit i jiný existující SQL Server viz obr. 33. Obrázek 33 - Lansweeper možnosti instalace Zdroj: screenshot z instalace Lansweeper Po instalaci je třeba nakonfigurovat webový server pro přihlašování, v defaultním nastavení je povoleno anonymní přihlašování. Pro přihlášení do serveru stačí použít webový prohlížeč a zadat adresu serveru včetně portu. Pokud jsme ponechali při instalaci defaultní port, tak je to port

66 Při prvním přihlášení nás průvodce provede nastavením, kde si můžeme nastavit přihlašovací údaje pro koncové stanice s Windows, Linux, Mac OS a VMware servery viz obr. 34. Obrázek 34 - Lansweeper první přihlášení Zdroj: screenshot z instalace Lansweeper V Premium verzi omezené na dvacet dní nám toto postačí a po tomto kroku již následuje automatické skenování koncových stanic. S ohledem na předpokládané využití Lansweeperu ve freeverzi otestuji i načítaní dat z koncových stanic pomocí klienta LsClient.exe

67 4.3.3 Lansweeper načtení dat V placené verzi načítá Lansweeper data několika způsoby. Jelikož máme k dispozici dvacetidenní zkušební trial prémiové verze, tak si tyto způsoby popíšeme. Zároveň popíši načtení dat v omezené freeware verzi, kde je nutné načítat data pomocí klienta na koncových stanicích. Načíst data můžeme tedy takto: Active Scanning - bez agentová skenovací metoda pro stanice s OS Windows připojené do Active Directory bez omezení počtu domén. Active scanning kontaktuje každých 15 minut Domain controller, od kterého získá seznam nově přihlášených počítačů. Samozřejmostí je možnost skenovat i jiné domény včetně domén bez vztahu důvěrnosti. Workgroup Scanning - počítače v pracovní skupině. Musí být viditelné v okolní síti. Každých 15 minuty si server načte seznam stanic z okolních počítačů. IP Range Scanning - jednou denně skenování rozsahu IP adres. Použitelné pro Linux, Unix, Mac a Windows stanice, VMware servery a ostatní síťová zařízení. Scheduled Scanning - bezagentová skenovací metoda společná pro stanice s Windows, které jsou členy domény nebo pracovní skupiny a byly již alespoň jednou načteny do serveru. Domain User Scanning - skenování uživatelů z Active Directory. LsPush.exe - klient, který z pracovní stanice inicializuje načtení dat. Můžeme ho distribuovat pomocí logon skriptu nebo GPO. Zároveň může být použit na stanicích, které nejsou dostupné pro automatický sběr. Lze velmi jednoduše zaslat em a em obdržet zpět soubor s výsledky, které administrátor jen naimportuje do serveru. LsClient.exe - jediná metoda dostupná ve free verzi programu. Oproti LsPush neprovádí skenování dat, jen kontaktuje server se zprávou, tady jsem, oskenuj mě. Metody distribuce jsou podobné jako u LsPush.exe logon skript a GPO. Lansweeper také umí načítat EventLog ze stanic s OS Windows a zasílat em upozornění. Umožňuje přiřadit uživatelům z domény zařízení, seskupovat a vytvářet skupiny, přidávat vlastní parametry, přiřazovat ke stanicím obrázky a dokumenty

68 4.3.4 Lansweeper průběh inventarizace Ve zkušební verzi s automatickým načítáním je načtení dat opravdu velmi rychlé. Stačí nám nainstalovat Lansweeper a počkat na načtení dat z koncových stanic. Dle počtu koncových stanic je potřebný čas otázkou minut až hodin. Automatické načtení ze 70 stanic trvalo necelé dvě hodiny. Načtení dat ve freeware verzi probíhá pomocí LsClienta, kterého stačí přidat do logon skriptu s parametrem adresy Lansweeper serveru. Pro účely inventarizace nastavíme pomocí tří kroků volitelné pole Custom01 na námi požadované inventární číslo viz obr. 35. Dále je postup podobně jako v případě inventarizace s OCS serverem, manuální zadání inventárních čísel, vyexportování seznamu stanic a jejich manuální kontrola alespoň při první inventarizaci. Obrázek 35 - Lansweeper přidání parametru inventární číslo Zdroj: screenshot z Lansweeper webový klient konfigurace