Transkript

1 M I N I S T E R S T V O sekce podpory O B R A N Y Vložka 6 k čj /2004/DP-3042 Výtisk č. Počet listů: 22+obal ODBORNÉ POKYNY Zvláštnosti hospodaření s majetkem majetkového uskupení 6.2 v rezortu MO P r a h a

2 M I N I S T E R S T V O sekce podpory O B R A N Y Schvaluji. Ředitel sekce podpory MO generálmajor Ing. Pavel JEVULA v.r. V Praze 30. dubna 2007 ODBORNÉ POKYNY Zvláštnosti hospodaření s majetkem majetkového uskupení 6.2 v rezortu MO P r a h a

3 Tyto odborné pokyny (vložka) obsahují doplňky:

4 ÚVOD Odborné pokyny (vložka 6) závazně upravují zvláštnosti a podrobnosti hospodaření s majetkem státu majetkového uskupení 6.2 (programové vybavení/software - NSC 0601, 0610, 0620, 0630, 0640, 0650, 0660, 0670, 0680, 0690, 7030, dále jen počítačové programy) v organizační složce státu - Ministerstvu obrany (dále jen rezort MO) v jednotlivých fázích životního cyklu, především ujednocují a upřesňují zásady pro nabývání, instalaci, užívání, vyřazování, vedení majetkové evidence a ukládání dokumentace počítačových programů a stanovují zásady a způsoby kontrol užívání počítačového programu v souladu s platnými právními předpisy 1) a příslušnými licenčními ujednáními, při respektování zákonných práv nositelů autorských a průmyslových práv. Cílem odborných pokynů je stanovit transparentní, komplexní a jednotný systém pravidel pro kontrolu užívání počítačových programů používaných v rámci jednotlivých uživatelů prostředků informatizace. Evidence počítačových programů z hlediska zajištění bezpečnosti informací se řídí platnou zákonnou úpravou 2) a rezortními interními normativními akty 3) (dále jen INA). Pravidla stanovená těmito pokyny jsou obecně platná pro hospodaření s nehmotným majetkem - počítačovým programem a vedení jeho evidence v rezortu MO. Odborné pokyny jsou závazné pro všechny organizační celky rezortu MO, které hospodaří s majetkem státu. Ustanovení pokynů jsou rovněž závazná pro Vojenské zpravodajství s příslušnými výjimkami, které stanovují právní předpisy. Neupravují postup a nakládání s počítačovými programy, které jsou součástí kryptografických prostředků. Nakládání s těmito počítačovými programy a jejich evidence se řídí odbornými pokyny bezpečnostního ředitele - ředitele odboru bezpečnosti MO (dále jen BŘ MO). 1) 2) 3) Zákon č 219/2000 Sb., o majetku ČR a jejím vystupováni v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změnách některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů; usnesení vlády ČR č. 624 o Pravidlech, zásadách a způsobu zabezpečování kontroly ze dne 20. června 2001; usneseni vlády ČR č. 683, o opatřeních ke koordinovanému vynakládání finančních prostředků na informační komunikační technologie ze dne 26. června 2002 Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informaci a bezpečnostní způsobilosti; vyhláška č. 523/2005 Sb., o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů a dalších elektronických zařízení nakládajících s utajovaným informacemi a certifikaci stinících komor, vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informaci RMO č. 9/2001 Věstníku MO - Zásady spisové služby a archivnictví v rezortu Ministerstva MO, ve znění pozdějších úprav; RMO 22/2006 Věstníku MO - Ochrana utajovaných informací v rezortu Ministerstva MO a navazujících interních normativních aktů 4

5 HLAVA 1 VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ A ZÁKLADNÍ POJMY 1. Všeobecná ustanovení 1. Majetek MU 6.2 je definován jako počítačové programy. Jedná se o veškeré programy sloužící ke zpracování dat pomocí prostředků informatizace (operační systémy samostatné nebo síťové, kancelářské aplikace, programy pro tvorbu a zpracování databází, grafické programy, antivirové programy, programovací jazyky, informační a expertní systémy, komunikační programy, programy pro správu sítí atd.). 2. Majetkem MU 2.4 (ve vztahu k počítačovému programu) jsou veškeré technické a technologické prostředky sloužící ke zpracování dat, jejich ukládání a přenosu, ke zpracování řídících, vědeckých, výcvikových a jiných informací (osobní počítače, notebooky, servery, tiskárny, modemy apod.), též označované jako hardware (dále jen HW). 3. Pod pojmem počítačový program (dále jen PP) rozumíme jakoukoliv finální verzi aplikace umožňující zpracování nebo archivaci dat v elektronické podobě pomocí technických prostředků. Počítačovým programem je také upgrade, vyhledávač a elektronická verze publikace opatřená obslužným programem. 4. Samostatně pořízený počítačový program je pro potřeby účetnictví v souladu s platnou zákonnou úpravou 4) zařazen mezi nehmotný majetek. a) dlouhodobý nehmotný majetek (dále jen DNM) je veškerý samostatně pořízený majetek MU 6.2, který (není součástí nabytého HW a jeho ocenění), který splňuje podmínky použitelnosti delší než jeden rok a ocenění jedné položky převyšuje částku ,- Kč (včetně DPH); b) dlouhodobý drobný nehmotný majetek (dále jen DDNM) jsou majetkové položky jejichž doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je vyšší než částka 500,- Kč a nepřevyšující částku ,- Kč (včetně DPH); 5. V případě, že je počítačový program pořízen jako nedílná součást hmotného majetku, nevede se samostatně v účetní evidenci, ale jen jako součást hmotného majetku 5) (např. OEM verze operačních systémů a kancelářských balíků, ovladače, apod.) nebo příslušenství hmotného majetku 6) (speciální jednoúčelový počítačový program - příslušenství měřících přístrojů, trenažérů, stendů telekomunikačních přenosových zařízení, speciální počítačový program operačně taktických systémů velení a řízení, systémů řízení palby apod.). 2. Základní pojmy 6. Licence je oprávnění k výkonu práva užívat počítačový program stanovené v licenční smlouvě. 7. Licenční smlouva je právní dokument, kterým autor (popř.distributor) poskytuje uživateli oprávnění k užívání počítačového programu stanoveným způsobem, v omezeném nebo neomezeném rozsahu. Podmínky a ujednání v licenční smlouvě jsou závazné. V licenční smlouvě může být např. omezen počet počítačových stanic, na kterých je počítačový program instalován nebo počet uživatelů, kteří s ním pracují současně, případně jiná omezení. 4) 5) 6) Zákon č. 586/1991 Sb., o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů a Český účetní standard č. 512 pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu 120.odst. 1 zákona č. 40/1964 Sb., Občanského zákoníku, ve znění pozdějších úprav, tj. součástí věci je vše co k ní dle povahy náleží a nemůže být od ní odděleno, aniž by se tím věc znehodnotila 121. odst. 1 zákona č 40/1964 Sb., Občanského zákoníku ve znění pozdějších úprav, tj. věci, které náležejí vlastníku věci hlavní a jsou určeny k tomu, aby byly s hlavní věci trvale užívány. Je věcí nebo souborem věcí movitých se samostatným technicko-ekonomickým určením. 5

6 8. Několikanásobná licence je oprávnění k užívání daného počítačového programu u více uživatelů dle licenční smlouvy i opakovaně dle licenčních ujednání včetně případných aktualizací. 9. Multilicence je oprávnění k užívání daného počítačového programu více uživateli dle licenční smlouvy, tj. možnost omezení počtem samostatných licencí nebo přístupových práv při vzdáleném přistupování k produktu. 10. Prostředek informatizace (dále jen PI) je technické zařízení (HW). Jeho základní systémový počítačový program se svou funkcí přímo podílí na informačních procesech. PI může být provozován samostatně nebo jako koncové zařízení v sítích elektronických komunikací. 11. Registrace počítačového programu je úplatné nebo bezúplatné přihlášení oprávněného uživatele do evidence uživatelů počítačového programu vedeného vlastníkem nebo správcem autorských práv (výrobcem PP). 12. Operační systém je základní obslužný program umožňující činnost PI. 13. Software verze OEM (Originál Equipment Manufacture) je počítačový program pořízený společně s nákupem HW (předinstalován, pevnou součástí HW). Může zahrnovat operační systémy, některé serverové produkty a aplikace a je dodáván včetně manuálu, záložní kopie (na disketách, CD-ROM nebo záložní balík na pevném disku), čísla licenčního ujednání, registrační karty a osvědčení o pravosti. 14. Software verze D-OEM je distribuční verze předinstalovaného počítačového programu určená na konkrétní PI a trvale pevně vázána k tomuto PI. 15. Komerční software je počítačový program, který je možné pořídit v běžné prodejní síti (např. operační systém, kancelářský počítačový program nebo balík kancelářského počítačový program, antivirové programy apod.). 16. Speciální software je počítačový program, který je pro potřeby rezortu MO speciálně vyvíjen nebo který je dodáván jako součást technických prostředků určených k zajištění činnosti rezortu MO (např. aplikace informačních systémů, aplikace a ovladače zbraňových systémů apod.). 17. Zaměstnanecký software je počítačový program, který je vytvořen zaměstnancem pro potřeby zaměstnavatele (autorem vytvořen ke splnění povinností vyplývajících z pracovněprávního či služebního vztahu - u organizačních celků rezortu MO např. technické projekty). 18. Antivirový program je program, který slouží k vyhledávání a odstraňování virů z PI. 19. Upgrade je novější (vylepšená) verze počítačového programu, soubor programů pro povýšení stávající verze počítačového programu na vyšší (zpravidla výkonnější a stabilnější). Při provádění upgrade se mění technické parametry počítačového programu. K provozování povýšené verze počítačového programu je nutné mít všechny potřebné doklady k původní (povyšované) verzi i k upgrade. 20. Update je aktualizace dat v rámci stávající verze počítačového programu. Při provádění update se nemění technické parametry počítačového programu. V případě, že součástí dodávky je zároveň vydání opravené verze počítačového programu, jedná se o upgrade. 21. Shareware je volně šiřitelný program, který lze nahrát a omezenou dobu používat zdarma s omezenou funkčností. Pro jeho dlouhodobé použití je nutno provést registraci na základě licenčních ujednání u výrobce nebo pověřeného distributora (bez souhlasu autora je nelze používat) nebo provést nákup tohoto počítačového programu. 22. Volný počítačový program (Public Domain) je program, který nepodléhá žádným licenčním poplatkům ani omezením. Lze jej volně kopírovat, šířit i měnit. 6

7 23. Ovladač (driver) je počítačový program určený k zabezpečení plné funkčnosti jednotlivých komponentů PI (zvuková, grafická a síťová karta apod.) a samostatných externích zařízení (tiskárna, scanner, dataprojektor apod.). 24. Centrální registrace počítačových programů je systém evidence pořízených počítačových programů, příslušných licencí, jim přidělených evidenčních čísel a vystavených evidenčních listů počítačových programů v rámci rezortu MO 7). Je realizována na úrovni majetkového manažera MU 6.2 ŘeLogZdrP/SMU (dále jen MM). 25. Instalace počítačového programu je proces při kterém je: - nahrán do paměti PI při spuštění programu z disku ( instalačního média); - instalován (kopírován) na pevný disk PI nebo výměnné disky přidělené k PI; - spuštěn na příslušném PI ze síťového serveru, na kterém je uložen nebo instalován. 26. Současné užívání počítačového programu je používání počítačového programu tehdy, pokud je jeho jedna instalace umístěna na síťovém serveru a je používána dvěma nebo více koncovými zařízeními v síti elektronických komunikací. V závislosti na konkrétních podmínkách licenční smlouvy omezující rozsah současného užívání je třeba odlišit, zda k počítačovému programu je přístup omezen počtem PI, ze kterých je k němu přístup, nebo počtem uživatelů, kteří s ním současně pracují. 27. Centrální úložiště dokumentace a instalačních médií (dále jen centrální úložiště) je samostatná místnost nebo pracoviště lokálního administrátora, které se zřizuje u každého organizačního celku rezortu MO. U provozovatelů informačních systémů a serverů může být zřízeno více úložišť, zpravidla pro každý informační systém zvlášť a odděleně pro počítačové programy využívané k plnění běžných úkolů. 3. Povinnosti při hospodaření a správě počítačového programu 28. Provozovatel systému (ŠIS, FIS, PIS, ISL apod.) je organizační celek rezortu MO, který zajišťuje provoz jednoho nebo více systémů. Je povinen: - stanovit oprávnění a přístupová práva k počítačovému programu na základě pravidel schválených v provozních směrnicích systému; - zabezpečit pro uživatele přístup k počítačovému programu v rámci systému podle schválených oprávnění; - zajistit, aby počet koncových zařízení, která mohou s instalovanou síťovou verzí počítačového programu současně pracovat, nepřekročil počet licencí, pro který byl produkt získán, případně byla dodržena jiná omezení stanovená v licenční smlouvě; - zabezpečit instalaci schváleného počítačového programu na PI v souladu se schválenou provozní a bezpečnostní dokumentací systému. 29. Správce licence je organizační celek rezortu MO (nákladové středisko), který vede příslušnou licenci nebo multilicenci počítačového programu ve své účetní evidenci. Je povinen: - přidělovat oprávnění k využívání licence, které je správcem, jednotlivým organizačním celkům rezortu MO v souladu s těmito pokyny a se schválenými pravidly; - zajistit efektivní a hospodárné využití licence jednotlivými organizačními celky rezortu MO a uživateli; - vést přehled o přístupech přidělených jednotlivým organizačním celkům rezortu MO k počítačovým programům pořízeným jako multilicence; - zabezpečit provádění upgrade licence s cílem efektivního a hospodárného využití majetku; - navrhovat vyřazení nepotřebného počítačového programu z používání v rezortu MO (cestou ISL v KPSW LaV); 7) Stať 5 usnesení vlády ČR č. 624 o Pravidlech, zásadách a způsobu zabezpečování kontroly ze dne 20. června

8 - zabezpečit výrobu, označení a evidenci nosičů vyrobených v souladu s licenční smlouvou pro potřeby instalace PP pořízeného jako multilicence u jednotlivých organizačních celků rezortu MO. 30. Vedoucí zaměstnanec organizačního celku rezortu MO, který má v užívání počítačové programy je povinen: - zabezpečit nejméně jednou za rok proškolení uživatelů PI ve své podřízenosti, kde je seznámí s ustanoveními zvláštních pravidel 8), povinnostmi a pravidly stanovenými těmito pokyny a se základními pravidly a postupy při práci s PI. Seznam proškolených uživatelů PI zveřejnit v rozkaze a proškolení nechat uživateli stvrdit na specifikačním listě PI. - nejméně dvakrát za rok 9) organizovat provádění kontrol legálnosti používaného počítačového programu na PI užívaných u organizačního celku a na ostatních technických zařízeních, na kterých je PP instalován; - důsledně řešit v souladu s platnou legislativní úpravou 10) škody způsobené ztrátou, zničením nebo poškozením počítačového programu (instalačního média) nebo jeho neoprávněným užitím; - zamezit provozování počítačového programu, který není veden v účetní evidenci organizačního celku nebo ke kterému není platné oprávnění k využívání podle ustanovení těchto pokynů; - organizovat provádění kontrol efektivnosti využívání počítačových programů, vydávat organizační pokyny k vrácení nadpočetných licencí počítačového programu cestou MM do zásobovací základny (dále jen ZZ) a nepotřebných oprávnění k využívání licence správci licence; - vytvořit podmínky pro zřízení a vedení centrálního úložiště v souladu s těmito pokyny u organizačního celku. 31. Lokální administrátor komunikačních a informačních systémů organizačního celku rezortu MO (dále jen LA) je pracovník určený vedoucím zaměstnancem organizačního celku MO, který je zodpovědný za zabezpečení průkaznosti vedení dokumentace a evidenci použití jednotlivých počítačových programů na jednotlivých PI, za instalaci (odinstalaci) a kontrolu oprávněnosti užívání počítačových programů. Na majetek, který obhospodařuje musí mít uzavřenou dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (dále jen dohoda o odpovědnosti) 11). 32. LA je ve vztahu k počítačovým programům povinen: - rozpracovávat obecná pravidla pro používání počítačových programů u organizačního celku rezortu MO formou provozních směrnic a ostatní dokumentace stanovené pro provoz PI; - poskytovat podporu uživatelům při provádění instalace počítačových programů, včetně antivirové ochrany; - zabezpečit instalaci, případně odinstalaci počítačových programů na základě rozhodnutí vedoucího zaměstnance organizačního celku rezortu MO, platných licencí k jednotlivým počítačovým programům a potřeby plnění úkolů jednotlivými uživateli; - vést přehled proškolených uživatelů PI a tento mít uložen u sebe; - vést přehled o přístupových právech jednotlivých uživatelů k počítačovým programům v informačním systému a o programovém vybavení, které jim bylo přiděleno k užívání; - zajistit u provozovatele systému provedení všech úkonů souvisejících se změnou oprávnění k používaným počítačových programů při personální změně uživatele; - provádět kontrolu počítačových programů instalovaných na PI podle pokynů vedoucího zaměstnance; 8) 9) 10) 11) Usnesení vlády ČR č. 624 o Pravidlech, zásadách a způsobu zabezpečování kontroly ze dne 20. června 2001 Čl. 8 předpisu Povinnosti funkcionářů útvarů a jednotek pozemního vojska ČSLA (Vševojsk-1-1) Zákon č. 221/1999 Sb.. o vojácích z povoláni; zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; předpis Řešení škod na majetku státu (Všeob-P-21) Předpis Všeob-P-21; zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce 8

9 - nejméně jednou za měsíc zabezpečovat antivirovou ochranu na všech PI uživatelů (u počítačů zapojených do sítí nastavení automatické aktualizace u ostatních povinnost toto zabezpečit jiným způsobem) - vést evidenci základní dokumentace PI užívaných u organizačního celku a zabezpečit její centrální uložení. 33. Uživatel počítačového programu je pracovník organizačního celku rezortu MO, který ke své činnosti využívá PI, který může být uživateli předán do dlouhodobého užívání nebo dočasně zapůjčen k plnění úkolů. Je povinen: - užívat počítačový program k výkonu činnosti a způsobem stanoveným těmito pokyny hospodárně, efektivně a účelně; - používat a provozovat počítačový program v souladu s uzavřenou licenční smlouvou, podle návodu k jeho obsluze a pokynů, které vydal provozovatel systému; - při práci používat výhradně počítačový program, který byl schválen k používání v rámci provozovaného systému; - umožnit LA provádění údržby počítačového programu a jeho aktualizaci podle pokynů provozovatele systému nebo správce licence; - chránit počítačový program (instalační média speciálních programů např. u zařízení bojové techniky) před ztrátou nebo zcizením a zabezpečit ho tak., aby ho jiná osoba nemohla neoprávněně používat nebo poškodit, pravidelně provádět antivirovou ochranu minimálně jednou za měsíc; - používat počítačový program pouze k PI, ke kterému byl vydán způsobem, který není v rozporu s licenčním ujednáním a těmito pokyny; - v případě, že počítačový program nebude nadále využívat, požádat LA o jeho odinstalováni a předání materiálnímu orgánu; - opravy (upgrade), instalace (reinstalace) počítačového programu a servisní zásahy vyžadovat cestou LA. Uživateli počítačového programu je zakázáno: - jakýmkoliv způsobem měnit a zasahovat do jeho kódů a klíčů; - používat jej k soukromým účelům; - používat či poskytnout jiným uživatelům jakékoliv neoprávněně získané klíče, dekodéry či jiné technické prostředky sloužící k zajištění informační bezpečnosti a ochraně počítačových programů; - odstraňovat jakékoliv informace, označení či zařízení identifikující nositele či vykonavatele autorských práv k počítačovým programům, autora či jinou oprávněnou osobu; - instalovat počítačový program na PI, ke kterým nebyl vydán; - rozmnožovat, šířit a vytvářet kopie počítačového programu s výjimkou případů uvedených v těchto pokynech; - instalovat na PI počítačový program, který není veden v účetní nebo doplňkové evidenci rezortu MO, a ke kterému není vydán evidenční list počítačového programu. 4. Odpovědnost za hospodaření s majetkem 34. Majetkový manažer je orgánem správce majetkového uskupení (dále jen SMU) a ve vztahu k počítačovým programům plní zejména tyto úkoly: - řídí hospodaření s majetkem v rámci rezortu MO; - vede centrální registraci počítačových programů v rámci rezortu MO dle zásad stanovených v příloze 3; - vystavuje Evidenční listy počítačového programu (dále jen ELPP) pro rezort MO; - vydává expediční příkazy (dále jen ExP) k přidělení počítačového programu; - vyjadřuje se k plánovaným nákupům v rámci akvizičního plánu centrálních dodávek (dále jen APCD) a jednotlivým uživatelským projektům; 9

10 - vydává vyjádření k plánovaným decentrálním nákupům jednotlivých počítačových programů (z hlediska možností poskytnutí programů ze skladových zásob) a upřesňuje katalogizaci tohoto majetku; - spolupracuje s organizačními celky rezortu MO na zavedení počítačových programů, pořízených v rámci řešení jednotlivých rozvojových a výzkumných úkolů v návaznosti na civilní dodavatele těchto počítačových programů; - doporučuje SMU začlenění nově zaváděného majetku a zpracovává podklady pro SMU k projednání s Úřadem obranné standardizace, katalogizace a státního ověřování jakosti (dále jen ÚřOSKSOJ); - řídí aktualizaci dat v Katalogu majetku ISL (dále jen KatMaj) ve své působnosti; - odborně usměrňuje činnost katalogizačního pracoviště ve své působnosti a příslušného správce položky. 35. Základna komunikačních a informačních systémů (dále jen 34.zKIS) zabezpečuje: - provozní zabezpečení centrálně nakoupených počítačových programů pro potřeby KIS, včetně vygenerování instalačních médií (CD) s požadovanými produkty pořízenými v souladu se smlouvou o poskytnutí multilicence; - přejímku centrálně nakoupeného majetku pro potřeby jednotlivých KIS (ŠIS, ISSP, FIS a ISL) a jeho distribuci k organizačním celkům rezortu MO; - rozmnožení instalačních médií pro potřeby uživatelů v případě multilicence. 36. Základna opravovaného materiálu (dále jen ZOM) zabezpečuje: - přejímku majetku centrálně nakoupeného majetku (mimo počítačových programů pro potřeby KIS, např. ŠIS, ISSP, PIS a ISL) a jeho distribuci k organizačním celkům rezortu MO na základě ExP vydaných MM; - přejímku majetku od organizačních celků rezortu MO z důvodu nadpočetnosti nebo nepotřebnosti (zastaralé verze PP), na základě vydaných ExP; - zpracování návrhů na vyřazení majetku (nepotřebného a zastaralého pro který není v rezortu MO již využití) prostřednictvím ISL v KPSW LaV. 37. Majetkový orgán organizačního celku rezortu MO: - zabezpečuje hospodaření s majetkem MU 6.2 v rámci své působnosti; - vede přehled o nainstalovaných počítačových programech ve své působnosti; - zodpovídá za legálnost provozovaných počítačových programů ve své působnosti, - zodpovídá za realizaci decentrálních nákupů majetku v souladu se zásadami stanovenými pro jeho pořizování. Před realizací nákupu je povinen vyžádat vyjádření MM. - zpracovává návrhy na odsun majetku (nepotřebného a zastaralého pro který není v rezortu MO již využití ), cestou ISL v KPSW LaV. 38. Majetkový orgán svazku a svazu a jemu na roveň postavení odpovídají za plnění úkolů nakládání s majetkem v rámci své působnosti a plní zejména tyto úkoly: - řídí hospodaření s majetkem v rámci své působnosti. Při plnění úkolů spolupracuje s orgány KIS (informatizace, LA). - vede operativní evidenci majetku za daný operační stupeň v ISL; - připravuje podklady pro nákup majetku, včetně plánování potřebných finančních prostředků ve spolupráci s MM; - hlásí počty nevyužitých licencí a jednotlivých počítačových programů MM k datu 1.3, 1.6, 1.9 a k zabezpečení možného přerozdělení těchto počítačových programů v rámci rezortu MO. - řídí, koordinuje a usměrňuje přidělování licencí počítačového programu podřízeným organizačním celkům rezortu MO; - kontroluje dodržování zásad používání počítačových programů a vedení jejich evidence v rámci své působnosti. 10

11 HLAVA 2 POŘIZOVÁNÍ A PŘEJÍMKA POČÍTAČOVÉHO PROGRAMU 1. Pořizování počítačového programu 39. PP se pro potřeby organizačního celku rezortu MO pořizuje centrálním nebo decentrálním způsobem v souladu s ustanoveními zvláštních INA 12). Oprávnění k decentrálnímu pořizování počítačového programu je stanoveno pokyny 13). Před realizací decentrálního nákupu je nezbytné ověřit možnost zajištění majetku ze skladových zásob zásobovací základny (dále jen ZZ) nebo od jiných organizačních celků rezortu MO u MM. 40. Organizační celek rezortu MO (pořizovatel) je povinen, nebrání-li tomu jiná právní úprava 14), pořizovat počítačový program, který je již v rezortu MO zaveden (používaný) a standardizován v nejnovější dostupné verzi. 41. Z důvodu zajištění jakosti, podmínek pro údržbu a podporu, nákup počítačového programu realizovat zásadně od autorizovaných dealerů či distributorů. 42. Datem pořízení majetku je den, kterým byl pořízený majetek převzat do účetní evidence rezortu MO. 43. Umožňuje-li to nabídka produktů na trhu a je-li to pro rezort MO ekonomicky výhodnější je akviziční pracoviště povinno pořizovat počítačové programy pro potřeby vojenských škol 15) z programů dodavatelů určených pro vzdělávání. Pokud nedojde k porušení limitu pro zakázku malého rozsahu stanovenou zákonem 16) je dovoleno pořizovat dotované počítačové programy pro potřeby vojenských škol decentrálním způsobem. Rovněž pro potřeby vojenského zdravotnictví je možné stejným způsobem pořizovat počítačové programy z programů dodavatelů určených pro potřeby zdravotnických zařízení (civilních). 44. Správci licencí odpovídají za to, že pořízený počítačový program bude využíván výhradně k účelům a způsobem stanoveným licenční smlouvou. 45. Pořízení DDNM z RPP zahrnuje nákup počítačového programu v pořizovací ceně do Kč včetně DPH v jednotlivém případě. 46. Upgrade PP distribuovaný v rezortu MO jako součást multilicence nebo vícenásobné licence může pořizovat pouze správce licence. Náklady spojené s takto realizovaným upgrade se hradí z RP pokud nesplňuje charakter technického zhodnocení. Upgrade tohoto počítačového programu se do účetní evidence rezortu MO nezavádí. Provedení upgrade LA zapisuje na 2. stranu originálu ELPP. Po provedení upgrade budou organizačnímu celku - správci licence vydány nové ELPP. Hodnota původního počítačového programu se nezvyšuje. 47. V případě, že upgrade splňuje charakter technického zhodnocení stávajícího počítačového programu hradí se jeho pořízení z RP Upgrade tohoto počítačového programu se do účetní evidence rezortu MO zavádí. Hodnota původního počítačového programu se zvyšuje o hodnotu pořízeného technického zhodnocení. Pořizovatel k zabezpečení změn v KatMaj je povinen toto oznámit MM zasláním formuláře Form 2a s přílohami v souladu se zvláštním INA 17) a původního ELPP. Majetkovým manažerem vystavit nový ELPP. 12) 13) 14) 15) 16) 17) RMO č. 2/2005 Věstníku MO - Úplatné nabývání majetku a pořizování stavebních prací a služeb v rezortu MO Pokyny pro nabýváni majetku a služeb v oblasti informačních a komunikačních technologii v rezortu MO č. j /2005-DP-1341 Např. zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Univerzita obrany, Ústav jazykové přípravy apod. 12. odst. 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Odborné nařízení pro vyžadování, přidělování a distribuci KČM v účetním celku MO čj /2006/DP-1419 II 11

12 48. Nákup ostatních služeb k zabezpečení provozu movitého majetku, tj. úpravy nehmotného majetku počítačových programů nebo souborů informací, nepředstavující technické zhodnocení (Update) se hradí z RP Hodnota původního počítačového programu se nezvyšuje. Provedení update LA zaznamenává do ELPP. 49. Komerční počítačový program D-OEM verze, popř. samostatně pořízený počítačový program OEM verze je možné pořizovat do rezortu MO výhradně jako jednotlivou licenci a pořízení hradit z RP S ohledem na to, že doba samostatné použitelnosti tohoto majetku nepřesahuje jeden rok, se do účetní evidence samostatně nezavádí. Po instalaci na technický prostředek se stává jeho součástí. Distribuční verzi předinstalovaného počítačového programu je povoleno pořizovat pouze pro přímou potřebu. Je zakázáno ho pořizovat do zásoby. 50. Při pořizování nových počítačových programů ve smlouvě stanovit počet dodaných instalačních médií k počtu licencí a právo provést případné další kopie těchto médií z důvodu obnovy počítačových programů nebo jejich rozdělení mezi více uživatelů. V případě, že k počítačovému programu je dodáván HW klíč, stanovit ve smlouvě povinnost dodavatele dodat k počítačovému programu licenční ujednání o dodávaném počítačovém programu nebo na vystavené faktuře uvést číslo HW klíče. 51. Požadavky na doplnění počítačového programu vyžadují jednotlivé organizační celky rezortu MO cestou nadřízeného stupně. Nadřízený majetkový (materiální) orgán je povinen prověřit možnost doplnění počítačového programu v rámci vyrovnání počtů ve své podřízenosti. Pokud není možné doplnit počítačový program ze zdrojů nadřízeného stupně, předkládá se požadavek MM, který je povinen prověřit možnost doplnění počítačového programu: - z dispozičních zásob u ZOM; - z nevyužitých oprávnění k využívání počítačového programu pořízeného jako multilicence u správců licencí. 2. Přejímka majetku 52. Přejímku centrálně nakoupeného majetku počítačového programu a jeho distribuci k organizačním celkům rezortu MO realizuje 34. zkis a ZOM v souladu se stanovenou působností dle čl. 35 a Přejímku decentrálně pořízeného počítačového programu zabezpečuje organizační celek rezortu MO, který realizuje jeho pořízení na základě příslušného oprávnění. 54. Převzetí počítačového programu u přejímajícího provádět komisí složenou z odborníků v dané oblasti (zpravidla pracovník přejímky majetku, materiální orgán nebo LA a pracovník zabezpečující účetní vypořádání pořízení majetku). Pokud pracovníkům nevyplývá přejímka majetku z popisu práce, určuje komisi vedoucí zaměstnanec organizačního celku rezortu MO. V případě potřeby je vedoucí zaměstnanec oprávněn vyžádat odbornou pomoc u MM. 55. Majetkový (materiální) orgán přejímajícího organizačního celku rezortu MO odpovídá za zavedení počítačového programu do účetní evidence rezortu MO v souladu se zvláštním INA 18) a těmito pokyny. Zároveň odpovídá za vyžádání zavedení počítačového programu do centrální evidence a vyžádání ELPP u MM. 56. Komerční počítačový program D-OEM verze se při pořízení přejímá od dodavatele podle pravidel stanovených v čl. 49 těchto pokynů. Při instalaci na PI se zapisuje jako součást PI do základní dokumentace. 57. Opravný program (service pack) jednotlivých produktů počítačového programu od dodavatele přejímá LA. Opravný program se do účetní evidence nezavádí a samostatně se neeviduje. Hodnota počítačového programu k němuž je instalován opravný program se nezvyšuje. 18) Předpis Účtování a evidence majetku v rozpočtovém úseku MO (Všeob-P-16) 12

13 58. Počítačový program, který byl rezortu MO předán orgány NATO přejímá a do účetní evidence zavádí určený organizační celek rezortu MO. Do účetní evidence se zavádí jako nevlastní majetek a jeho užívání se řídí postupy stanovenými NATO. To nezbavuje uživatele povinnosti vést tento majetek v účetní evidenci, nakládat s ním a vést k němu evidenci stanovenou těmito pokyny, pokud to není v rozporu s pravidly stanovenými orgány NATO. 59. Instalace počítačového programu na PI používaného v rámci jednotlivých informačních systémů se řídí pravidly stanovenými provozními a bezpečnostními směrnicemi konkrétního informačního systému. 3. Zásady katalogizace, přidělování evidenčních čísel a vystavování evidenčního listu počítačového programu 60. Počítačový program pořízený pro potřeby rezortu MO, který má charakter DNM nebo DDNM podléhá katalogizaci ve smyslu zvláštního INA 19), s výjimkou majetku uvedeného v čl Katalogizaci podléhají: - samostatně pořízený počítačový program, který má charakter DNM nebo DDNM; - jednotlivé multilicence počítačového programu, které mají charakter DNM nebo DDNM. - OEM a D-OEM verze počítačového programu (ELPP se nevystavují) 62. Katalogizaci nepodléhá: - samostatně pořízené počítačové programy, které nemají charakter DNM nebo DDNM a které se nevedou v účetní evidenci organizačního celku; - opravný program počítačového programu dodaný dodavatelem k opravě vad stávajícího počítačového programu, upgrade a update. 63. Při centrálním pořízení počítačového programu se požadavky na katalogizaci uplatňují v procesu zpracování Specifikací na pořízení majetku cestou MM. 64. Při decentrálním pořízení počítačového programu organizační celky rezortu MO uplatňují požadavky na katalogizaci u MM v souladu se zvláštním INA 20) s uvedením povinných údajů v rozsahu formuláře FORM 2a neprodleně po pořízení majetku. Upřesnění vyplňování formulářů je uvedeno v příloze Evidenční číslo k jednotlivým licencím a multilicencím počítačového programu jako podklad pro zavedení majetku do účetní a doplňkové evidence přiděluje MM na základě předložené kopie licenčního osvědčení. 66. Evidenční list počítačového programu je základním dokladem o oprávněném používaní daného počítačového programu v rezortu MO. Vydává se ke každé licenci a multilicenci vedené v účetní evidenci rezortu MO. Oprávněnost používání počítačového programu u organizačního celku rezortu MO (správce licence) se prokazuje originálem ELPP, u organizačního celku rezortu MO (uživatele), který není správcem licence, se prokazuje kopií ELPP vystavenou správcem licence.elpp, dokumenty o nabytí a oprávněném používání daného majetku MU 6.2 jsou ukládány u odpovědného orgánu logistiky organizačního celku (popř. pověřeného orgánu). 67. Pro vydání ELPP je organizační celek rezortu MO povinen předložit tyto podklady opravňující legální používání daného majetku: - doklad o nabytí majetku (kopii faktury); - doklad o oprávněném užívání majetku (kopii licenčního osvědčení). 68. K přidělení evidenčního čísla a vystavení ELPP je materiální orgán organizačního celku rezortu MO povinen zaslat MM žádost o přidělení evidenčního čísla a vystavení ELPP s příslušnými přílohami dle vzoru 1. 19) 20) RMO č. 25/2004 Věstníku MO - Katalogizace majetku v působnosti Ministerstva MO Odborné nařízení pro vyžadování. přidělování a distribuci katalogových čísel majetku v účetním celku MO ČR. čj /2006/dp-1419-ii z , příloha 4 13

14 69. Majetkový manažer je povinen zabezpečit přidělení evidenčního čísla a zavedení počítačového programu do centrálního registru počítačových programů (příloha 2). Údaje potřebné pro zavedení počítačového programu do účetní evidence a k provedení likvidace faktury (číslo licenčního ujednání, evidenční číslo, výrobní číslo, číslo série) sdělí (elektronickou cestou, faxem, písemně, případě telefonicky) majetkovému (materiálnímu) orgánu organizačního celku rezortu MO, který přidělení vyžádal. Dále je povinen zajistit vystavení ELPP dle vzoru 2 a zaslat ho (předat) materiálnímu orgánu příslušného organizačního celku rezortu MO. 70. Základním dokladem o legálním nabytí počítačového programu je proplacená faktura. V případě, že proplacenou fakturu není možné dohledat (majetek byl pořízen dříve a faktura byla např. odevzdána do archivu, pořízení počítačového programu bylo provedeno jiným organizačním celkem apod.) lze oprávněnost pořízení počítačového programu doložit těmito dokumenty (doplňující doklady): - výpisem sestavy pro MU 6.2 od finančního úřadu (dále jen FÚ) 21) ; - dodacím listem s jednoznačně definovaným počítačovým programem potvrzeným dodavatelem; - elektronickou kopií odeslaných a přijatých zpráv v případě pořízení počítačového programu dálkovým přístupem; - jiným právně doložitelným dokumentem o pořízení počítačového programu potvrzeným dodavatelem i příjemcem. 71. Základním dokumentem o oprávněnosti užívání počítačového programu je osvědčení o licenci. Oprávněnost užívání lze dále prokázat i těmito dokumenty (doplňující doklady): - licenčním ujednáním (smlouvou), ve kterém musí být jednoznačně definován počítačový program, pro který platí; - kopií obalu instalačního média s identifikačním číslem daného počítačového programu (v případě, že nejsou výše uvedené doklady; identifikační číslo může být i přímo na instalačním médiu); - dodacím listem s jednoznačně definovaným počítačovým programem (licenční číslo, aktivační číslo atd.) potvrzeným dodavatelem i příjemcem; - registrační kartou pro počítačový program řádně vyplněnou a potvrzenou výrobcem, distributorem nebo registračním místem; - číslem HW klíče; - kopií odeslaných a přijatých zpráv v případě pořízení počítačového programu dálkovým přístupem; - jiným právně doložitelným dokumentem o oprávněném užívání počítačového programu potvrzeným dodavatelem (výrobce, majitel autorských práv, apod.), kterým může být např. darovací smlouva, zápis o předání, předávací protokol apod.; V případě, že dodavatel (výrobce, majitel autorských práv, apod.) licenční osvědčení nevydává je možné vyžádat u něj písemné potvrzení o legálnosti používání počítačového programu (možno i elektronickou cestou). Potvrzení dodavatele (výrobce, majitele autorských práv, apod.) se přikládá k žádosti o vystavení ELPP popř. katalogizaci majetku. 72. Kopie dokladů o nabytí a o oprávněném užívání majetku musí být žadatelem o přidělení ELPP ověřeny razítkem útvaru a podpisem LA organizačního celku rezortu MO. Bez zaslání požadovaných dokladů není MM oprávněn zavést počítačový program do Centrálního registru počítačových programů, přidělit mu evidenční číslo a vystavit ELPP. 21) Pod pojmem FÚ se rozumí regionální finanční odbor (RFO), regionální finanční oddělení (RFOd) a Vojenský finanční úřad (VFÚ) 14

15 HLAVA 3 ÚČTOVÁNÍ, EVIDENCE A DOKUMENTACE MAJETKU 1. Zásady vedení účetní evidence počítačového programu 73. Samostatně pořízený počítačový program splňující charakter DNM a DDNM vede v účetní evidenci organizační celek rezortu MO na příslušném účtu v souladu s účtovou osnovou 22). Samostatně pořízené PP, který nemá charakter DNM nebo DDNM 23) se v účetní evidenci nevede a výdaje na jeho pořízení se účtují přímo do nákladů. Tento majetek se vede u organizačního celku rezortu MO pouze v pomocné evidenci LA pod obchodním názvem. Evidenční doklady, které zachycují pohyby tohoto majetku (převody, rušení apod.) se FÚ nezasílají a vedou se pouze v pomocné evidenci LA. 74. Počítačové programy se v účetní evidenci vedou v případě: - multilicence správce licence v rezortu MO; - licence k počítačovému programu provozovanému v rámci informačního systému provozovatel systému v rezortu MO; - licence serverových aplikací počítačového programu provozovatel, který má server v účetní evidenci; - jednotlivé licence pracovník pověřený vedoucím zaměstnancem organizačního celku rezortu MO (majetkový orgán nebo LA). 75. Provedení upgrade oznamuje majetkový (materiální) orgán organizačního celku rezortu MO, u něhož byl upgrade realizován, MM. K oznámení se přikládá faktura o úhradě provedeného upgrade a původní ELPP, na kterém byl upgrade proveden. MM zabezpečí provedení změn v Centrálním registru počítačových programů a vystaví nový ELPP. 76. Provedení update LA zaznamenává do ELPP, ale jeho provedení se MM neoznamuje. 77. Počítačový program, který je předmětem pronájmu se do účetní evidence rezortu MO zavádí v případě, že jeho celková použitelnost je delší než jeden rok 24). Počítačovému programu se přiřazuje syntetický účet nevlastního majetku. Pro takto pořízený počítačový program platí veškerá ustanovení těchto pokynů (povinnost katalogizace, vedení doplňkové evidence apod.) s výjimkou ustanovení o jeho vyřazení z používání. 78. Po ukončení pronájmu se počítačový program vrací pronajímateli a odepisuje se z účetní evidence rezortu MO. Organizační celek rezortu MO (správce licence) odpovídá za vyrozumění všech uživatelů o ukončení doby pronájmu a o povinnosti tento počítačový program odinstalovat z PI. Na základě tohoto oznámení je LA organizačního celku rezortu MO (uživatele) povinen zajistit odinstalování počítačového programu z PI používaného u organizačního celku. 79. Předávání počítačového programu mezi organizačními celky rezortu MO provádět na základě ExP vydaného v ISL oprávněným majetkovým (materiálním) orgánem. Pro převod majetku vystavuje organizační celek rezortu MO (výdejce) ÚD ve stanoveném počtu výtisků. Předmětem předání počítačového programu je fyzické předání ELPP, licenčních ujednání, instalačních protokolů a všech instalačních médií. 2. Vedení doplňkové evidence počítačového programu 80. U organizačního celku rezortu MO se vede evidence o veškerých počítačových programech tak, aby byl přesný přehled o jejich druzích, množství a jakosti za organizační celek 22) 23) 24) DNM na účtu 013, DDNM na účtu 018 PP do pořizovací ceny 500,- Kč, upgrade a update zavádí se do účetní evidence rezortu MO i přesto, že doba jeho používání v rezortu MO nepřekročí hranici jednoho roku, ale doba celkové použitelnosti počítačového programu překračuje tuto hranici 15

16 rezortu MO celkem a v rozdělení podle lokálních jednotek (skladů). Doplňkovou evidenci vést pomocí ISL a v souladu se zvláštním INA 25). 81. Evidenci počítačového programu v rámci organizačního celku rezortu MO je možné vést: a) vytvořením samostatné lokální jednotky, jejíž evidenci vede LA v samostatné databázi počítačových programů nebo na evidenčních listech, případně v evidenční knize materiálu vz. 1 celkem za jednotku (jedná se o počítačový program používaný v bojové a speciální technice). Evidenční listy se mohou používat u jednotky, která eviduje velké množství počítačových programů; b) u lokální jednotky (centrálního úložiště) na evidenčních listech (v podrobné sestavě ISL). 82. Způsob vedení evidence počítačového programu musí vycházet z potřeb vedení evidence počítačového programu a možnosti organizačního celku rezortu MO. O tom, zda se evidence počítačového programu povede centrálně nebo u jednotlivých jednotek a o tom, zda se povede v samostatné databázi, v evidenční knize materiálu nebo na evidenčních listech, rozhoduje vedoucí zaměstnanec organizačního celku na návrh materiálního orgánu. Není dovoleno vést evidenci počítačového programu kombinací různých způsobů. 83. Vedení evidence počítačového programu u jednotek nezbavuje organizační celek rezortu MO povinnosti vytvořit a zabezpečit činnost centrálního úložiště ve smyslu těchto pokynů. Sestavy instalačních protokolů a ELPP, popř. ostatní evidenční doklady (např. záznamníky a technické listy k PI, apod.) evidovat v rejstříku evidenčních dokladů (vzor 31) v souladu se zvláštním INA 26). 84. LA vede jako pomocnou dokumentaci přehled ELPP dle vzoru 3 v elektronické nebo písemné formě. Přehled ELPP vedený v písemné podobě se eviduje v rejstříku evidenčních dokladů (dále jen RED). 85. Ke každé licenci počítačového programu, pro kterou byl MM vystaven ELPP, musí organizační celek rezortu MO, který je prvním uživatelem počítačového programu, zavést instalační protokol počítačového programu (dále jen IPPP) dle vzoru 6, který: - jednoznačně identifikuje počítačový program, včetně jeho verze a modifikace, případných upgrade a update, data první instalace a počtu možných (přidělených) instalací; - identifikuje fyzickou osobu, která počítačový program instalovala; - identifikuje PI (včetně výměnných disků) na kterých je počítačový program instalován. 86. Instalační protokol počítačového programu vede LA v elektronické formě. Nejméně jednou za čtvrt roku, zpravidla při porovnání evidence majetku s EÚP (počtu zaúčtovaných počítačových programů) je povinen jej porovnat s ELPP a případné změny opravit. Porovnání se provádí porovnávací sestavou, kterou LA zaeviduje do RED (porovnávací sestava slouží zároveň jako přehled evidenčních čísel). IPPP tisknout pouze pro kontrolní orgány (na vyžádání) a pokud je nařízeno v rámci inventarizace. Pokud není možné vést IPPP v elektronické formě, může vedoucí zaměstnanec rozhodnout o vedení v písemné podobě. Všechny IPPP vedené v písemné podobě (vytištěné sestavy) se evidují v RED. Za vedení, uložení a evidenci IPPP odpovídá LA, který je jediný oprávněn provádět záznamy o instalaci resp. odinstalování jednotlivých počítačových programů. Zároveň uvádí údaje o instalovaném programovém vybavení ve specifikačním listu prostředku informatizace (dále jen SLPI) vedeném v souladu s těmito pokyny. 3. Používání a vedení evidence jednotlivých druhů počítačového programu 87. Počítačový program pořízený pro potřeby rezortu MO může být instalován a využíván výhradně na PI a ostatních technických zařízeních, které jsou majetkem státu, se kterým je příslušné hospodařit MO nebo je má pronajaty na základě platné smlouvy od dodavatele nebo zapůjčeny od 25) 26) Předpis Všeob-P-16 Čl předpisu Všeob-P-16 16

17 jiné organizační složky státu a která jsou vedena v účetní evidenci rezortu MO. Je zakázáno jej instalovat a využívat na soukromých zařízeních uživatelů i v případě, že by to bylo umožněno licenční smlouvou. 88. Při vracení pronajatého nebo zapůjčeného PI majiteli je povinen LA organizačního celku, který zařízení využíval, provést odinstalaci počítačového programu, se kterým je příslušný hospodařit rezort MO. 89. Předávat PP do užívání jiné organizační složce státu je dovoleno pouze za předpokladu, že je předání (zapůjčení) předmětem písemně uzavřené dohody. 90. Jednotlivé licence počítačového programu je možné instalovat u organizačních celků rezortu MO pouze na jeden kus PI pokud není stanoveno licenčním ujednáním jinak (možnost instalace na stolní i přenosný počítač). LA je oprávněn vytvářet záložní kopie počítačového programu pro účely jeho obnovy v případě poruchy, popř. je-li to potřebné pro jeho užívání. Zhotovení kopie za tímto účelem není považováno za šíření programu v souladu s právním předpisem 27). 91. Multilicenci a několikanásobnou licenci spravuje v rezortu MO organizační celek rezortu MO (správce licence). Materiální orgán tohoto organizačního celku přiděluje jednotlivá oprávnění (přístupová práva) k využívání počítačového programu organizačním celkům rezortu MO na základě rozhodnutí gestora informačního systému, do kterého je multilicence pořízena. 92. Dokladem oprávněnosti používání instalace na základě multilicence je kopie ELPP, kterou vystavuje správce licence. Správce licence předává současně s kopií ELPP i instalační média v počtech zabezpečujících provedení instalace nebo případné obnovy počítačového programu u uživatelů. Toto ustanovení neplatí u multilicencí pořízených pro celý rezort MO, kdy ELPP je uložen u MM nebo správce tohoto počítačového programu. 93. O převzetí oprávnění používání instalace na základě multilicence mezi organizačními celky rezortu MO se sepisuje zápis ve dvou výtiscích. V zápise se uvádí seznam všech oprávnění, včetně čísel kopií ELPP a čísel originálů nebo kopií instalačních médii, která jsou předmětem předání. Jeden výtisk zápisu se ukládá u LA přejímajícího, druhý u LA předávajícího. 94. Organizační celek rezortu MO (správce licence) vede v pomocné evidenci ke každé multilicenci IPPP, ve kterém vede celkový počet přidělených licencí a přesnou evidenci jejich přidělení jednotlivým organizačním celkům rezortu MO a uživatelům. 95. U organizačního celku (uživatele) počítačového programu se vede IPPP, ve kterém se uvádí počet přidělených licencí počítačového programu a přidělení uživatelům. 96. V případě, že je to licenční smlouvou povoleno, je oprávněn správce licence vytvářet kopie instalačních médii. Kopie instalačních médií k počítačovému programu pořízenému pro potřeby rezortu MO jako multilicence je oprávněn vytvářet výhradně správce licence v rezortu MO přímo nebo prostřednictvím akreditovaného pracoviště. Vytvořené kopie se označují inventárním číslem DNM, k němuž byly pořízeny. Vytvořené instalační médium se na POI neeviduje a je vedeno v mimoúčetní evidenci u LA (správce licence) jako součást ověřené kopie ELPP. 97. Přehled o předání jednotlivých kopií instalačních médii vede LA v mimoúčetní evidenci. Vedoucí zaměstnanec organizačního celku rezortu MO (správce licence ) je povinen písemně stanovit pravidla pro předávání pořízených kopií ELPP a instalačních médií s důrazem na splnění všech zákonných norem. 98. Správce licence, který vyhotovuje instalační médium, je povinen vyznačit na tomto médiu trvale a zřetelně druh počítačového programu, jeho evidenční číslo, inventární číslo a číslo kopie ELPP, jehož je toto médium součástí. 27) Zákon 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změnách některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů 17

18 99. Vydání záznamového média vyznačuje na 2. straně kopie ELPP (např. "Vydán CD" "Vydáno 5 ks disket 3,5" apod.) majetkový (materiální) orgán organizačního celku (správce licence), záznam ověřuje razítkem a podpisem Pracoviště provádějící distribuci počítačového programu pro rezort MO je povinno vést přehled počtu pořízených kopií, záznam o jejich předání a výkaz o spotřebě záznamových médií. Mezi organizačními celky rezortu MO se takto pořízená záznamová média účetně nepřevádějí, předávají se spolu s kopiemi ELPP, jichž jsou nedílnou součástí V případě realizace změny podmínek užívání multilicence popř. několikanásobné licence spočívajících v rozšíření počtu oprávněných uživatelů postupuje správce licence podle stejných pravidel, jako při realizaci upgrade počítačového programu. Rozšíření počtu oprávněných uživatelů multilicence zaznamená LA do IPPP Použití a vedení evidence serverových licenci se řídí ustanovením těchto pokynů platných pro jednotlivé licence Přístupová licence k serveru (CAL licence) není ve smyslu těchto pokynů počítačovým programem, v účetní evidenci rezortu MO se nevede. Dříve zaevidované CAL licence vyvést do mimoúčetní evidence. Vede se v pomocné evidenci provozovatele sítě elektronických komunikaci nebo správce systému v závislosti na tom, kde je vedena serverová licence, jejíž je nedílnou součástí. Provozovatel sítě elektronických komunikaci nebo správce systému je povinen vést v doplňkové evidenci celkový počet přidělených licencí a přesnou evidenci jejich přidělení jednotlivým organizačním celkům rezortu MO a uživatelům V případě dynamické přístupové licence k serveru je povinen provozovatel sítě elektronických komunikací nebo správce systému povinen učinit taková technická opatření, aby počet uživatelů, kteří PP současně užívají, nepřekročil počet oprávněných uživatelů stanovený licenční smlouvou Způsob přidělování přístupových licencí a opatření k nastavení omezeného přístupu dynamických přístupových licencí se stanovuje v provozních směrnicích sítě elektronických komunikací nebo v provozních směrnicích informačního systému Ovladač (driver) jako součást PI se zaznamenává do seznamu předmětů v soupravě nebo seznamu příslušenství zařízení, ke kterému patří. Po dobu, po kterou je zařízení užíváno nesmí být od něho oddělován, je pevnou součástí daného PI a jeho ocenění. Samostatně se do účetní evidence nezavádí, je veden v pomocné evidenci daného majetku MU 2.4 (v záznamníku PC) Pokud je ovladač součásti náhradního dílu, který je doplňován do PI nebo jiného technického zařízení z důvodu opravy nebo modernizace zapisuje je servisní pracoviště do seznamu předmětů v soupravě nebo seznamu příslušenství. Při demontáži dílu, jehož součásti je ovladač, z PI se tento ovladač vyřazuje z používání společně s tímto dílem a servisní pracoviště ho vyškrtne ze seznamu předmětů v soupravě nebo seznamu příslušenství. Záznamy v základní dokumentaci opatří vedoucí servisního pracoviště razítkem, podpisem a odkazem na číslo zakázky Volně poskytovaný počítačový program (freeware) je dovoleno používat v rezortu MO pouze dle seznamu ověřeného a odzkoušeného volně poskytovaného počítačového programu stanoveného ředitelem SKIS MO - NSV AČR v odborných pokynech 28). Používání volně poskytovaného počítačového programu na PI zařazených do informačních systémů rezortu MO se řídí bezpečnostními pravidly příslušného informačního systému. K použití jiných volně poskytovaných počítačových programů je nutné splnit podmínku schválení příslušným bezpečnostním důstojníkem organizačního celku a splněním licenčních podmínek daného počítačového programu. 28) Pokyny pro nabývání majetku a služeb v oblasti informačních a komunikačních technologií v rezortu MO čj /2005-DP

19 109. Volně poskytovaný počítačový program se do účetní evidence rezortu MO nezavádí. LA instalaci tohoto počítačového programu zapíše do specifikačního listu PI. K volně poskytovanému počítačovému programu LA vede IPPP v souladu s těmito pokyny Používání volně šiřitelného počítačového programu s omezenou dobu použití (shareware), který lze po instalaci do PI bezplatně omezenou dobu užívat se řídí stejnými pravidly jako použití volně poskytovaného počítačového programu. Po ukončeni stanovené doby používání je povinen LA zajistit odinstalováni počítačového programu z PI a toto odinstalováni zaznamenat ve SLPI. Pokud je počítačový program pořízen do trvalého užívání rezortu MO (např. je provedena registrace nebo uhrazena platba za jeho užívání, zavádí se do účetní a doplňkové evidence rezortu MO v souladu s těmito pokyny. Další užívání a evidence počítačového programu se řídí ustanoveními těchto pokynů platnými pro nakládání s jednotlivými licencemi nebo multilicencemi počítačového programu Používání volného počítačového programu (Public Domain), který lze po instalaci do PI bezplatně užívat po neomezenou dobu se řídí stejnými pravidly jako použití volně poskytovaného počítačového programu Distribuční verzi předinstalovaného počítačového programu (D-OEM verze) se evidenční číslo z Centrálního registru počítačových programů nepřiděluje. LA je povinen jej neprodleně (nejpozději do 1 měsíce) po převzetí od dodavatele instalovat na PI. Po instalování na konkrétní PI zůstává tato licence natrvalo pevně vázána k PI, stává se její nedílnou součástí a není povoleno ho instalovat na jiný prostředek. Zapisuje se do seznamu předmětů v soupravě (vzor 8) nebo seznamu příslušenství. Z užívání v rezortu MO se vyřazuje spolu s touto technikou včetně případného upgrade. 4. Vedení evidence počítačového programu instalovaných na jednotlivých prostředcích informatizace 113. Dokladem oprávněnosti instalace počítačového programu na konkrétním PI používaném u organizačního celku rezortu MO je SLPI vedený dle vzoru 4. Specifikační list prostředku informatizace se vede v písemné formě a stává se nedílnou součásti záznamníku PI. SLPI se uživatelům nevydává Specifikační list prostředku informatizace musí být LA řádně veden a průběžně doplňován při každé změně instalace počítačového programu používaného na konkrétním PI. Instalaci a odinstalaci počítačového programu podepisuje LA, který provedl změnu instalace a oprávněný uživatel příslušného PI, v případě, že se nejedná o vzdálený přístup přes administrátorský účet Ve SLPI se zaznamenává zejména: - instalace nového počítačového programu, včetně OEM verzi, freeware, shareware, apod.; - odinstalování určitého počítačového programu; - aktualizace stávajícího počítačového programu Pokud je počítačový program instalováno na externím nebo vyjímatelném disku vede se SLPI samostatně i pro tyto disky. Samostatně vedené SLPI se vedou v rejstříku specifikačních listů prostředků informatizace dle vzoru Pokud je na PI instalován řádně evidovaný PP a není možno zjistil osobu, která instalaci provedla, zapíše se do kolonky Instalaci provedl" nezjištěno a LA je povinen dodatečně provést novou instalaci používaného počítačového programu. Funkčnost a oprávněnost nové instalace potvrdí ve SLPI svým podpisem. 5. Zásady ukládání dokumentace a instalačních médií 118. Dokumentace PI, počítačových programů a instalační média se ukládají na centrálním úložišti zpravidla v tomto rozsahu: 19

20 - záznamníky PI, jejichž součástí jsou SLPI a seznam předmětů v soupravě (předávací protokol); - ELPP veškerého počítačového programu přiděleného organizačnímu celku rezortu MO do užívání, včetně instalačních médii; - IPPP (pokud jsou vedeny v písemné formě); - instalační média OEM verzí a D-OEM verzí počítačového programu Dále se na centrálním úložišti zpravidla ukládá: - evidenční kniha materiálu LA organizačního celku (pokud je vytvořena); - rejstřík evidenčních dokladů; - sestavy porovnání majetku MU 6.2 s materiálovou evidencí organizačního celku; - kniha prohlídek a kontrol materiálu; - operativní přehled veškerého počítačového programu užívaného u organizačního celku Na centrálním úložišti se neukládá dokumentace, IPPP a instalační média k PI a technickým zařízením instalovaným v bojové technice přidělené organizačnímu celku podle tabulek mírových počtů. Ukládají se u výkonného praporčíka jednotky, který vede techniku v evidenční knize materiálu jednotky vz Dokumentace, IPPP a instalační média se v centrálním úložišti ukládají tak, aby bylo zřejmé, ke kterému evidenčnímu číslu PI náleží a tím bylo umožněno provést snadnou kontrolu její úplnosti. HLAVA 4 VYŘAZOVÁNÍ A RUŠENÍ POČÍTAČOVÉHO PROGRAMU 1. Nakládání s nevyužitelným počítačovým programem Organizační celek rezortu MO je oprávněn používat počítačový program k PI v počtech zabezpečujících plnění úkolů. Provozovatel informačního systému je oprávněn používat počítačový program potřebný k provozování systému na základě schválených provozních směrnic systému Majetkový (materiální) orgán organizačního celku je na základě podkladů LA povinen zabezpečit odsun nadpočetného počítačového programu od organizačního celku. Odsun materiální orgán vyžaduje: - v případě jednotlivých licenci prostřednictvím ISL v KPSW LaV; - v případě počítačového programu přiděleného jako součást multilicence služebním lístkem LA organizačního celku u správce licence, u něhož je počítačový program veden v účetní evidenci a je mu na něho vydán ELPP; - v případě vlastníka multilicence (mající počítačový program v účetní evidenci) vyžaduje odsun prostřednictvím ISL v KPSW LaV U organizačního celku rezortu MO se zásoby počítačového programu neudržují. Nevyužité počítačové programy ukládat výhradně u ZOM a dále u provozovatelů jednotlivých informačních systémů (pro potřeby plánovaného rozšíření informačního systému) Nadpočetné počítačové programy je možné dále využít u jiných organizačních celků rezortu MO. O dalším využití rozhoduje: - v případě jednotlivých licencí materiální orgán nadřízeného stupně, který přiděluje počítačový program v rámci vyrovnání počtů v rámci své působnosti. - v případě počítačového programu přiděleného jako součást multilicence LA nebo oprávněný funkcionář určený vedoucím zaměstnancem organizačního celku (správce licence), který je oprávněn rozhodnout o přidělení oprávnění využívat počítačový program v rámci rezortu MO. Pokud není v obou případech pro počítačový program využití u žádného organizačního celku rezortu MO, vystaví MM ExP k odsunu počítačového programu k ZOM; 20