Účetní jednotka: Stavební bytové družstvo Letohrad, Požárníků 791, Letohrad Směrnice č. 2. Oběh účetních dokladů

Transkript

1 Účetní jednotka: Stavební bytové družstvo Letohrad, Požárníků 791, Letohrad Směrnice č. 2 Oběh účetních dokladů

2 1. Úvodní ustanovení Skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví musí být doloženy účetními doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) obsahu účetního případu a označení jeho účastníky, c) peněžní částku, nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů. Podpisový záznam podle f) může být společný pro více účetních dokladů. Účetní doklady musí být vyhotoveny bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi dokládají. Oběh účetních dokladů v účetní jednotce je nutné organizovat tak, aby ke schvalování účetních případů a zpracování účetních dokladů docházelo v co nejkratších lhůtách. 2. Oběh účetních dokladů Oběh účetních dokladů zahrnuje tyto činnosti: a) třídění b) zaevidování c) potvrzení právoplatnosti d) číslování e) přezkoušení správnosti f) určení účtovacího předpisu (předkontace) g) zaúčtování h) úschovu (založení dokladů) i) skartace Tříděním účetních dokladů se rozumí jejich rozdělení do skupin, např. přijaté faktury, vydané faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy atd. Číslováním dokladů se rozumí jejich očíslování podle vzestupných číselných řad. 3. Druhy účetních dokladů: a) přijaté faktury b) vydané faktury c) výdajové pokladní doklady d) příjmové pokladní doklady e) cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest f) bankovní výpisy g) vnitřní účetní doklady h) opravné účetní doklady i) inventární karty dlouhodobého majetku j) inventární evidence dlouhodobého drobného majetku k) skladové karty zásob l) evidence pracovních pomůcek a předmětů poskytnutých zaměstnancům k výkonu jejich práce m) evidence ochranných pracovních prostředků 2

3 4. Číslování dokladů a) přijaté faktury.. č. dokladu od: 001 b) vydané faktury.. č. dokladu od: 001 c) výdajové pokladní doklady.. č. dokladu od: 001 d) příjmové pokladní doklady.. č. dokladu od: 001 e) cestovní příkazy a vyúčt. pracov. cest.. č. dokladu od:. f) bankovní výpisy.. č. dokladu od: 001 g) vnitřní účetní doklady.. č. dokladu od: 001 h) opravné účetní doklady.. č. dokladu od: 001 i) inventární karty dlouhodob. majetku.. č. dokladu od:. j) inventární evidence dlouhodob. drobného majetku.. č. dokladu od:. k) skladové karty zásob.. č. dokladu od:. l) evidence pracovních pomůcek a předmětů poskytnutých zaměstnancům k výkonu jejich práce.. č. dokladu od:. m) evidence ochranných pracovních prostředků.. č. dokladu od:. Konkrétní číslování dokladů, v příslušném účetním období, je přílohou této směrnice a nedílnou součástí účetních písemností týkajících se příslušného účetního období. 5. Přezkoušení správnosti účetních dokladů a) Správnost účetních dokladů se přezkušuje z hlediska věcného a formálního. Po věcné stránce přezkušují účetní doklady odpovědné osoby uvedené v podpisových vzorech a oprávněných osobách. Tyto odpovědné osoby odsouhlasí na základě smluv, dodacích listů, popř. objednávek nebo jiných písemností, vyúčtovanou operaci a následně předají doklad k zaúčtování. b) Po formální stránce, tj. po stránce oprávněnosti odpovědných osob, které schválili účetní případ a úplnost náležitostí předepsaných pro účetní doklad, přezkušují účetní doklad k tomu určeni zaměstnanci nebo členové představenstva bytového družstva nebo členové kontrolní komise bytového družstva. c) Provádění a schvalování drobných nákupů, nákupů služeb, režijního materiálu a majetku se řídí dle limitů stanovených v bodě 7 této směrnice. Účetní doklad musí být přezkoušen po věcné i formální stránce zásadně před jeho zaúčtováním. Přezkoušený účetní doklad se opatří účtovacím předpisem, který určuje účty, na které má být účetní případ zaúčtován (tzv. předkontace). Účtovací předpis se zapíše do předtisku na účetní doklad nebo na průvodku (tzv. likvidační list, likvidační nálepka), která je nedílnou součástí účetního dokladu. U pokladních dokladů je předtisk pro účtovací předpis přímo součástí tiskopisu pokladního dokladu. 3

4 6. Popis oběhu jednotlivých druhů dokladů a) přijaté faktury Dodavatel Předseda představenstva TH pracovník Účetní 1. Přezkoušet po stránce věcné správnosti. Předat účetní. TH pracovník Do tří dnů od obdržení faktury 2. Kontrola formální správnosti a zajištění podpisu podle podpisového vzoru Účetní Běžně a do data splatnosti 3. Zaúčtování faktury a její proplacení Účetní Běžně 4. Uložení faktury v příručním archivu po dobu Účetní Běžně běžného účetního období 5. Předání do archivu a archivace dle platných předpisů Účetní Do následujícího roku b) vydané faktury Účetní Předseda představenstva TH pracovník Účetní 1. Vyhotovit podklady pro fakturaci, přezkoušet je po stránce věcné správnosti. Uschovat podklady a po vystavení faktury je přiložit k faktuře. TH pracovník, účetní Do 7 dnů od uskutečnění plnění 2. Provést kontrolu náležitostí podkladů, vyhotovit fakturu ve 2 vyhotoveních (1x odběratel, 1x účetní k zaúčtování), kontrola formální správnosti a zajištění podpisu podle podpisového vzoru. Účetní Do 10 dnů od uskutečnění plnění 3. Zaúčtování faktury Účetní Běžně 4. Uložení faktury v příručním archivu po dobu běžného Účetní Běžně účetního období 5. Předání do archivu a archivace dle platných předpisů Účetní Do následujícího roku c) výdajové pokladní doklady Věcná správnost Formální správnost TH prac. Předseda představenstva TH pracovník Účetní 1. Zjistit oprávněnost výdaje, přezkoušet po stránce věcné správnosti a zajistit schválení kompetentní osobou. TH pracovník Ihned před proplacením Vystavit výdajový pokladní doklad a proplacení. 2. Kontrola formální správnosti a zajištění podpisu podle TH Běžně podpisového vzoru. pracovník 3. Zaúčtování výdajového pokladního dokladu. Účetní Běžně 4. Uložení výdajového pokladního dokladu v příručním archivu po Účetní Běžně dobu běžného účetního období 5. Předání do archivu a archivace dle platných předpisů. Účetní Do následujícího roku 4

5 d) příjmové pokladní doklady Věcná správnost Formální správnost TH prac. Předseda představenstva TH pracovník Účetní 1. Zjistit druh příjmu, přezkoušet po stránce věcné správnosti. Vystavit příjmový pokladní doklad, včetně kopie pro plátce. TH pracovník Ihned při příjmu 2. Kontrola formální správnosti a zajištění podpisu podle podpisového vzoru, kontrola zabezpečení přijaté hotovosti. Převod z příruční pokladny do trezoru, nebo na bankovní účet. TH pracovník prostředků Běžně 3. Zaúčtování příjmového pokladního dokladu. Účetní Běžně 4. Uložení příjmového pokladního dokladu v příručním archivu po Účetní Běžně dobu běžného účetního období 5. Předání do archivu a archivace dle platných předpisů. Účetní Do následujícího roku e) cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest : Zaměstnanec, Předseda představenstva TH pracovník Účetní člen představ. 1. Vystavení cestovního příkazu. Zaměstnanec, člen představenstva Před započetím služební cesty 2. Záloha TH pracovník Běžně 3. Kontrola Účetní Běžně 4. Vyúčtování a proplacení TH pracovník Běžně 5. Uložení cestovního příkazu a vyúčtování pracovní cesty jako součásti pokladního dokladu v příručním archívu po dobu běžného Účetní Běžně účetního období. 6. Předání do archívu a archivace dle platných předpisů Účetní Do následujícího roku f) bankovní výpisy Banka Účetní TH pracovník Účetní 1. Zjistit druh příjmu, nebo výdaje, přezkoušet po stránce věcné správnosti. Účetní Ihned po obdržení výpisu 2. Kontrola formální správnosti. Účetní Běžně 3. Zaúčtování bankovního výpisu. Účetní Běžně 4. Uložení bankovního výpisu v příručním archivu po Účetní Běžně dobu běžného účetního období 5. Předání do archivu a archivace dle platných předpisů. Účetní Do následujícího roku 5

6 g) vnitřní účetní doklady : Účetní Účetní Účetní Účetní 1. Definování obsahu vnitřního dokladu, vystavení vnitřního dokladu Účetní Ihned při zjištění operace 2. Podpis podle podpisového vzoru Účetní Běžně 3. Zaúčtování vnitřního účetního dokladu Účetní Běžně 4. Uložení vnitřního účetního dokladu v příručním Účetní Běžně archivu po dobu běžného účetního období 5. Předání do archivu a archivace dle platných předpisů. Účetní Do následujícího roku h) opravné účetní doklady : Účetní Účetní Účetní Účetní 1. Ověřit účtování opravovaného dokladu nebo zápisu Účetní Ihned při zjištění operace 2. Vystavit opravný doklad Účetní Při zjištění nesprávného účtování 3. Kontrola formální správnosti a zajištění podpisu podle Účetní Běžně podpisového vzoru 4. Zaúčtování opravného účetního dokladu Účetní Běžně 5. Uložení vnitřního účetního dokladu v příručním Účetní Běžně archivu po dobu běžného účetního období 6. Předání do archivu a archivace dle platných předpisů. Účetní Do následujícího roku Kartu i) inventární karty dlouhodobého majetku Věcná správnost Účetní Účetní Účetní 1. Identifikace majetku Účetní Při pořízení majetku 2. Zápis o uvedení majetku do užívání Účetní Do 7 pracovních dnů 3. Vystavení karty Účetní Do 7 dnů po uvedení do užívání 4. Doplňování údajů o odpisech, technickém zhodnocení, případné vyřazení majetku nebo jeho části, a při jeho prodeji Účetní Běžně při pohybu na kartě 5. Uložení karty majetku do kartotéky Účetní Běžně 6. Inventarizace Člen představenstva Minimálně 1x ročně 6

7 Kartu j) skladové karty Věcná správnost Účetní Předseda představenstva TH pracovník 1. Identifikace zásob Účetní Při pořízení zásob 2. Vystavení karty Účetní Do 7 dnů po uvedení do užívání 3. Doplňování údajů o pohybu zásob Účetní Běžně při pohybu zásob 4. Uložení karty zásob do kartotéky Účetní Běžně 6. Inventarizace Člen představenstva Minimálně 1x ročně k) Evidence pracovních pomůcek a předmětů poskytnutých zaměstnancům k výkonu jejich práce Tato evidence se vede na osobních kartách podle jednotlivých zaměstnanců. Na kartách se evidují přírůstky a úbytky. Převzetí se stvrzuje podpisem. Evidenci vede pověřený TH pracovník. l) Evidence ochranných pracovních prostředků Tato evidence se vede na osobních kartách podle jednotlivých zaměstnanců. Na kartách se evidují přírůstky a úbytky. Převzetí se stvrzuje podpisem. Výměna ochranných prostředků se řídí samostatným předpisem. Evidenci vede pověřený pracovník. m) Evidence jízd služebních motorových vozidel Jízdy služebním motorovým vozidlem se zaznamenávají v knize jízd. Záznam musí minimálně obsahovat: i) datum jízdy ii) účel jízdy iii) cíl cesty iv) počet ujetých kilometrů v) podpis řidiče vi) počáteční a konečný stav tachometru 7. Limity pro pořizování drobných nákupů, nákupů služeb, režijního materiálu a majetku Předmět nákupu Provádí Drobné nákupy do 5OOKč Nákupy služeb, opravy a režijní materiál nad 5OOKč Majetek drobný do 2000Kč Majetek nad 2000Kč Učetní, THP Pracovník Učetní, THP Pracovník Učetní, THP Pracovník Učetní, THP Pracovník Člen představenstva družstva Představenstvo družstva Předseda družstva + 1 člen představenstva Představenstvo družstva 7

8 Tato směrnice byla schválena představenstvem a vstoupila v platnost dne Tato směrnice byla přijata shromážděním delegátů dne Roman Suchomel v.r..... předseda představenstva SBD Letohrad Petr Gregor v.r místopředseda představenstva SBD Letohrad 8