EU Good pharmacovigilance prac4ce

Transkript

1 EU Good pharmacovigilance prac4ce Module II INTRODUCTION PSMF Pharmacovigilance system master file: A detailed escripfon of the pharmacovigilance system used byx the markefng authorisafn holder with respoect to one or more authorised medicinal products DirecFve a RegulaFon neobsahují obsah, detaily a management s PSMF DraT ImplemenFng measures ( RegulaFon DraT) GVP guidance MUDr. Natália Kocánková, MBA European Pharminvent Services s.r.o. kocankova@pharminvent.com Natalia Kocankova, PharmInvent 2 LEGAL BASIS DIRECTIVE 2012/84/EU REGULATION (EU) NO 1235/2012 LOCATION EU, kde probíhají hlavní farmakovigilanční akfvity MAH EU, kde sídlí s pracuje EU QPPV Měla by to být fyzická adresa MAH nebo kontraktované QPPV nebo organizace vrámci EU. Pokud není jiné místo, tak místo bydliště EU QPPV Informace o lokalizaci PVMF, jakákoliv změna místa Ihned nahlásit Agentuře ( aby měli aktualizované informace pro WebPortal) Ihned nahlásit Národní Regulační Autoritě podáním příslušné změny Commission Regula.on (EC) No 1234/2008 and the associated Guideline Obsah a management PVMF je závazný pro všechny MAH bez ohledu na organizační strukturu, včetně delegování akfvit a jejich umístění. Vztahuje se k MAH ne k licenci! Přehled PV systemu, který je vyhodnocován NRA v průběhu registrace nebo po registraci. Při tvorbě a aktualizaci PSMF MAH by měl být schopen: ZajisFt, že PV system je implementovaný podle poždavků Potvrdit compliance v souvislosf se zavedeným PV systemem Mít informace o nedostatcích systému, nebo nesplněných požadavcích Získat informace o rizicích a selhání systému v průběhu specifických PV procesů Natalia Kocankova, PharmInvent 3 Natalia Kocankova, PharmInvent 4 1

2 INTRODUCTION PV system summary Článek 8 Direktvy vyžaduje, aby součást MarkeFng ApplicaFon byly: Jakákoliv změna v údajích ( QPPV a lokalita PSMF) podléhá podání Změny v registraci a cross reference k článku 57 database Důkaz, že žadatel o registraci má k dispozici QPPV 2. Členský stát, kde sídlí a pracuje QPPV 3. Kontaktní údaje QPPV 4. Prohlášení...a statement signed by the applicant to the effect that the applicant has the necesssary means to fulfill the tasks and responsibilifes in Title IX.. 5. Místo, kde je k dispozici PSMF DDPS již není potřebný jako součást registrační dokumentace REGISTRACE PSMF Všechny PSMF budou registrovány v EV MPD a bude jim přiděleno idenffikační číslo unique number Při žádosf o registraci, žadatel vyplní do žádosf idenffikační číslo Po schválení registrace PSMF číslo a místo uložení se spojí s MAH a EV MPD kódy produktů. Jakákoliv změna v PSMF, nová aktualizovaná verze, změna podle článku 57 database a její údaje. Pokud nastane změna lokality PSMF jindy, než při žádosf o registraci nebo při prodloužení registrace je nutno podat Změnu??? Pro více přípravků, může být podání najednu Tradiční rostlinné přípravky žadatel nemusí podávat Summary of PV system ale podle článku 104 stále plat, že musí mít k dispozici a aktualizovat PSMF Natalia Kocankova, PharmInvent 5 Natalia Kocankova, PharmInvent 6 PŘEVOD ZODPOVĚDNOSTI ZA PSMF PSMF se může časem měnit Převod zodpovědnost musí být dokumentován ( QPPV má zodpovědnost za PSMF, proto musí o všech změnách být informována, zejména:» Změna umístění PSMF, která byla oznámena autoritám» Další CAPA, po auditu/inspekci a odchylky od systemu, který byl definovám v PSMF» Změny v obsahu, které splňují kritéria pro Appropriate oversigh o PV systemu ( v souvislosf z kapacitou, fungováním a kompliance)» Změny v PV systému vzhledem k Regulačním autoritám QPPV by měla explicitně acceptovat tyto změny:» zahrnut nového připravku do PV systému, za které je QPPV zodpovědná» Převod zodpovědnost za PV system na QPPV PSMF definice článek 1 (28e) Direc4vy 2001/83/EC By měl popisovat PV system pro jeden nebo více léčivých přípravků držitele rozhodnut o registraci. Pro různé typy přípravků, MAH může používat jednotlivé PV systémy. Každý takový systém by měl být popsán v PSMF. Všechny PSMF kumulafvně by měli pokrýt všechny přípravky MAH, které získal podle DirekFvy 2001/83/EC nebo RegulaFon ( EC) No 726/2004. Je přípustné, že MAH může mít více PV systémů Product Specific ( vakciny, consumer healthcare) nebo může zahrnovat produkt jiného MAH. Jednoduchý a specifický PSMF by měl být vytvořen pro každý systém. QPPV je zodpovědná za vyhotovení a udržování PV systému, popsaného v PSMF Pokud je víc MAH na jeden systém, každý MAH musí zajisft, že PSMF je aplikovatelný na jejich přípravky. Any delegafon of responsibility to other MAH must be documented and cross referred Natalia Kocankova, PharmInvent 7 Natalia Kocankova, PharmInvent 8 2

3 PSMF prezentace Při delegování různých akfvit PV systému MAH zůstává zodpovědný za celkový systém, podání informací o jeho umístění,... Detailní psaná smlouva by měla popisovat zodpovědnosf a role vrámci obsahu PSMF, podání a managementu. Pokud je PSMF sdílený, partneři by měli mít dohodu, jak vzájemně upravovat relevatní sekce s jejich vlastmi PSMF. DŮLEŽITÉ JE ZOHLEDNIT DOSTUPNOST PSMF RŮZNÝM MAH MAH BY MĚL ZAJISTIT, ŽE PV SYSTEM PRO JEHO PŘÍPRAVKY JE SPRÁVNY A V SOULADU S LEGISLATIVOU. OBSAH, INFORMACE 1. QPPV 2. Organizační struktura 3. Zdroje bezpečnostních dat 4. It systemy a database 5. Procesy 6. PV system 7. Quality system 8. Přílohy Natalia Kocankova, PharmInvent 9 Natalia Kocankova, PharmInvent 10 OBSAH, INFORMACE OBSAH, INFORMACE 1. QPPV Popis zodpovědnost dokládající, že QPPV má dostatečnou autority nad PV systemem ve smyslu jeho zavedení, udržování a zlepšování. CV s klíčovými informacemi o roli QPPV (kvalifikace, zkušenosf) zahrnující důkaz o registraci do Eudravigilanční databaze Kontaktní údaje (jméno, adresu, telefon, fax, , adresu, kde QPPV sídlí a pracuje (může být jiná než MAH) Detaily back up procesu v nepřítomnosf QPPV Informace o kontaktní osobě, pokud taková byla nominována, v souladu s článkem 104 (4) Direktvy 2001/83/EC, včetně jejích kontaktních údajů V příloze seznam delegovaných úkolu, s popisy akfvit a osob 2. Organizační struktura Popis s ohledem na PV oddělení, vztahy mezi hlavní oragnizací a regionálními pobočkami, kontraktory Organizační struktura MAH a pozice EU QPPV Místo,kde probíhají jednotlivé akfvity ICSR sběr, vyhodnocování, data entry, PSUR, detekce signálu, RMP, pre a postauthorizační studie, management safety variafons Delegované akfvity/ servis popis místa a povahy smluv Seznam, tabulka Role, produkty, teriofra, akfvity (medical informafon, auditor, pafent suport programm, etc.) Commercial arrangement (distributors, licensign partners, co markefng, etc) IT providers (hosfng of computers systems) Natalia Kocankova, PharmInvent 11 Natalia Kocankova, PharmInvent 12 3

4 OBSAH INFORMACE 3. Zdroje bezpečnostních dat Popis hlavní ho oddělení pro sběr ICSR musí zahrnovat všechny zůčastněné strany na globální i lokální úrovni por spontánní i vyžádané hlášení pro přípravky registrovné v EU Oddělení medicínských informací, filiálky popis jejich akfvit a produktů Popis třet strany pokud se účastní procesu. Zdroje Seznam studií, registrů surveillance nebo support programů sponzorovaných MAH Seznamy se týkají všech produktů registrovnaých v EU bez ohledu na indikaci, formu, nebo způsob podání. Seznam: ( studie za poslední 2 roky) Globální základ, Stav studie, programu Zúčastněné země Produkt, hlavní cíl Rozdíl mezi intervenčními a neintervenčními studiem musí být jasný Flow diagram hlavní kroky, čas a zúčastněné strany v procesu sběru a reportování OBSAH INFORMACE 4. IT system DATABASE Umístění, funkcionalita, operační zodpovědnost Popis IT systemu se zaměřením na funkčnost databáse ValidaFon status základních funkcionalit by měl být popsán: Změny, Testování Back up procedure Electronic data repository Dokumentace k dispozici Natalia Kocankova, PharmInvent 13 Natalia Kocankova, PharmInvent 14 SEKCE A PROCESY Popis PV procesů minimum KonFnuální monitorování benefit/risk profilů produktu výsledky vyhodnocování, proces vyhodnocování, zahrnuje generování signálu, detekce a vyhodnocení. SOP týkající se výsledků z databáze, interakce mezi klinickými odděleními Risk management system and monitorování výsledků risk minimizačních akfvit; zahrnuje několik oddělení, interakce, popsat proces nebo smlouvu ICSR sběr, shromažďování, follow up, vyhodnocení a hlášení. Proces by měl definovat globální a lokální akfvity PSUR plánování, tvorbu a podání Komunikatce bezpečnostních informací pacientům, lékařům a CA Implementace safety variafon k SmPC a PIL, proces by měl zahrnovat interní a externí komunikaci Quality Management System Not limited to QPPV, odpověď na dotazy CA, monitoring literatury, změna v safety databáze, Safety Data Exchange Agreeements, Archiving, PV audifng, Quality Control. Trainng Seznam procesů overview SEKCE o funkčnos4 PV SYSTEMU Evidence o monitoringu fukčnosf PV systému, včetně compliance Popis monitorovacích metod pro: Vysvětlení, jak je vyhodnocen správný ICSRs, graf flow chart včetně Fmelines 15 denní, 90 dni za poslední rok. Popis měření jak monitorovat kvalitu a podání dokumentů na autoritu ICSR, PSUR a jiné... Přehled termínů podání PSUR in EU Přehled termínů podání Safety VariaFon v porovnání s deadlines, a také data a popis vyžadované změny, která byla idenffikována ale ještě nepodána. Součinnost se závěry risk management planu, nebo např. podmínek k registraci relevantch k PV Cíl funkčnosf PV systému by měl být popsán a definován Seznam indikátorů by měl být součást příloh Natalia Kocankova, PharmInvent 15 Natalia Kocankova, PharmInvent 16 4

5 KVALITY SYSTEM Procedurální dokumenty Seznam procesů, interface k funkčí zodpovědnosf Číslo, Ftul, reference, effecfve day, popis, kde se dokument nachází Trainning Popis zdrojů mangementu pro provádění PV akfvit Organigram počet a funkce lidí v PV, zmínit i lokalitu a kvalifikaci Seznam míst, kde sídlí PV osoby Koncept tréninkovch akfvit, reference a umístění tréninkových files Instrukce na Cri4cal Process AudiFng Informace o PV auditech plány, reportovací mechanismy, obsah a stav plánovaných auditů včetně data, obsahu service providera, specifických PV Note související s Major a CriFcal findings ( podle EU klasifikace) z předešlých auditů a inspekcí, také CAPA s časovými termíny po implemetacci CAPA můžou být vyjmuty z PSMF ANNEXES Seznam registrovaných prípravků v EU jméno produktu, INN, akfvní substanci, Member state, kde je registrován, typ registrační rpocedury, Raspporteur, nebo RMS, přítomnost na trhu, jiné (non EU země) kde je produkr registrován nebo na trhu. Seznam organizován podle akfvní substace se zvýrazněním PV specific např, risk minimizačních akfvit, podmínka k registraci, nestandartní PSUR periodicita, referral podla článku 31,.. Pokud se na přípravek vztahuje specifický PV system, tak cross reference k danému PSMF a QPPV, jejich umístění Seznam partnerů Seznam úkolů delegovaných QPPV Seznam auditů za období 10 let a seznam plánovaných auditů Seznam jiných PSMF, které mají F samí MAH Seznam indikátorů compliance podle článku Logbook, podle Článku 6(5) o f the Commision... Natalia Kocankova, PharmInvent 17 Natalia Kocankova, PharmInvent 18 Kotroly změn, verze, archivace Změny důležité, o kterých je potřeba informovat autoritu Změna databáze, stav validace, infomace o transferu nebo migraci dat Významné změny v PV např. změna PV providera zodpovědného za reportování Organizační změny při slučování společnost, změny výkonu farmakovigilančích akfvit, delegace /transfer PSMF/ Verze Zdokumentovat, že QPPV ví o všech víše uvedených změnách. Všechny změny i v seznamu registrovaných připravků, musí být dokumentovány pomocí verzí a datumu PSMF nastavenení systému o informování o takových změnách Dokument management system nebo regulatory database. Document control management Archivace PSMF legibility and accessibility Popis archivace a dostupnosf v elektgronické i papírové podobě... Formát a styl Elektronická forma, která umožní jednoduchý Fsk, v případě že si to CA vyžádá Jakýkoliv formát, čitelný, kompletní, zajišťující, že všechna dokumentace je přístupná, umožňující změny Omezení přístupu k PSMF Anglič4na (pokud je MAH jenom v 1 členském státě, tak jazyk daného MS) Indexovaný podle záhlaví Commision on ImplemenFng RegulaFon on the Performance of Pharmacovigilanc e AcFviFes Provided for in Regulatoion (EC)No 726/2004 and DirecFve 2001/83/EC...umožňující jednoduchou navigaci v obsahu. Doporučeno text s možnost vyhledávání Dokumenty jako podepsané scanované kopie, by měly být zahrnuté jako přílohy a popsány v obsahu... Natalia Kocankova, PharmInvent 19 Natalia Kocankova, PharmInvent 20 5

6 Formát a styl Elektronická forma, která umožní jednoduchý Fsk, v případě že si to CA vyžádá Jakýkoliv formát, čitelný, kompletní, zajišťující, že všechna dokumentace je přístupná, umožňující změny Omezení přístupu k PSMF Anglič4na (pokud je MAH jenom v 1 členském státě, tak jazyk daného MS) Indexovaný podle záhlaví Commision on ImplemenFng RegulaFon on the Performance of Pharmacovigilanc e AcFviFes Provided for in Regulatoion (EC)No 726/2004 and DirecFve 2001/83/EC...umožňující jednoduchou navigaci v obsahu. Doporučeno text s možnost vyhledávání Dokumenty jako podepsané scanované kopie, by měly být zahrnuté jako přílohy a popsány v obsahu... IMPLEMENTACE MAH Změna ArFcle 8 of DirecFve.. system summary reguires QPPV kontaktní údaje PSMF lokalita (+ článek 57 database) Jakákoliv jiná změna v PSMF je pouze součást aktualizace PSMF podle článku 57 database. Natalia Kocankova, PharmInvent 21 Natalia Kocankova, PharmInvent 22 Dotazy? MODULE II PSMF Kdy implementovat? Nové podání po July 2012 S Prodloužením po July 2012 S podáním změn do July 2015 nejpozději Změny v souvislos4 se změnou EU QPPV? Změna potřebná když se změní QPPV? Informace o nové QPPV jsou v EV Duplicitní akce? Změny v přílohách PSMF Seznam přípravků Seznam kontraktů Seznam auditů Seznam lidí zahrnutých do PV systému... Natalia Kocankova, PharmInvent 23 Natalia Kocankova, PharmInvent 24 6