Modul Účtovníctvo. Obsah:

Transkript

1 Modul Účtovníctvo str. 1 Modul Účtovníctvo Obsah: 1 Úvod 3 2 Modul Účtovníctvo Účtovný rozvrh Účtovný rozvrh Pridanie Výpis Číselník doplnkovej analytiky Pridanie Výpis Denník účtov Pridanie Oprava dokladu Vymazanie celého dokladu Výpis celého mesiaca Denný výpis obratov Výpis obratov určeného účtu Výpis účtovného dokladu Výpis bankového dokladu Zobrazenie stavu pokladne pri účtovaní Prezeranie archívu denníka Preberanie účtovania miezd z externého programu Mesačné spracovanie Hlavná kniha Výsledovka Konkrétne účty Výkaz ziskov a strát Obratová predvaha Súvaha Cash flow Príklady nastavenia výkazu CASH-FLOW Pridanie Výpis používaných účtov v riadkoch Zostava CASH-FLOW Nový mesiac Späť mesiac Výkazy Výpis zostavy Výpis používaných účtov v riadkoch Pravidlá pre tvorbu výkazu Základné údaje o riadku výkazu Variabilné položky riadku výkazu Príklady 43

2 Modul Účtovníctvo str. 2 Obsah: 2.7 Evidencia dane z pridanej hodnoty Pridanie Podklady pre výpis hlásenia Doklady na vstupe čakajúce na úhradu DPH Dodatočná kontrola zdaniteľných plnení (základov) DPH Kontrola prepojenia DPH na vstupe a úhrad DF Nastavenie koeficientu pre prepočet hlásenia DPH Práca s archívom Počiatočné stavy účtovníctvo Pridanie Výpis Nasadenie počiatočných stavov Ročná uzávirka Príprava zúčtovania na konci roka Výpis pripraveného dokladu o zúčtovaní Vykonanie pripraveného zúčtovania Prepojovacie účty 58 3 Poznámky 59

3 Modul Účtovníctvo str. 3 1 Úvod Toto je najdôležitejší modul z hľadiska vedenia účtovníctva. Sem sa automaticky prenášajú údaje z modulov Sklad a Faktúry. Ďalej sem musíme zapísať účtovné prípady, ktoré v týchto dvoch moduloch nie je možné zaúčtovať, napr. bankové doklady, pokladničné doklady, interné doklady zúčtovania miezd, odpisov, leasingov a iné. Základom evidencie účtovníctva je Denník účtov. Nachádzajú sa v ňom všetky účtovné operácie firmy súvisiace s už zaevidovanými dokladmi. V prípade, že zaúčtujeme v tomto module operáciu súvisiacu s inou evidenciou, potom program navrhne automaticky správny zápis aj v súvisiacej agende ( napr. úhrada odberateľskej faktúry sa hneď zapíše aj do knihy vyšlých faktúr). Z údajov v denníku účtov (ktoré sa sem automaticky zapisujú aj z iných agiend alebo priamym zadávaním účtovných operácií do denníka účtov) program vytvorí "účtovné zostavy", ktoré sú potrebné pre správne zdokumentovanie účtovania firmy. Tieto zostavy spľňajú požiadavky zákona o účtovníctve. Spravidla sa vypisujú na konci každého mesiaca po zaúčtovaní všetkých dokladov v ňom vystavených. Tieto zostavy poskytujú okrem iného prehľad o stavoch na jednotlivých účtoch, o účtovných operáciách na nich a dokladoch ktoré v danom období boli zúčtované. Ďalej sú tu vytvárané štandardné zostavy súvahy, výsledovky a cash-flow. Program umožňuje uzavrieť účtovanie po mesiacoch, spravidla po odkontrolovaní obratov a stavov účtov. V prípade, že neskôr nájdeme nezúčtovaný doklad z už uzavretého mesiaca, potom sa môžeme programom vrátiť späť a doúčtovať to. Túto možnosť vrátenia sa späť do už uzavretého mesiaca nechápte ako nedodržania všeobecne platných zásad účtovania, ale ako jednu z možností ochrany účtovníka. Táto možnosť je zvlášť vhodná pre sieťové verzie tohto programu. Ak sa vo veľkých firmách hlavná účtovníčka ubezpečí o správnom zúčtovaní za posledný mesiac a zistí len nezúčtovanie istého malého počtu dokladov, ktoré dostane k zúčtovaniu až o niekoľko dní ( napr. ich má riaditeľ firmy, ktorý je toho času na služobnej ceste ), potom radšej uzavrie dočasne posledný mesiac. To preto, aby jej podriadené účtovníčky nezúčtovali omylom niektoré doklady nasledujúceho mesiaca. V prípade omylu, program na to upozorní a kontrolnými programami je to signalizované dovtedy, kým sa chybné zúčtovanie neopraví. Takto sa medzi už odkontrolované doklady nedostanú chybné zúčtovania, čo pri veľkom množstve dokladov je veľkou výhodou. Po doručení chýbajúcich dokladov sa hlavná účtovníčka vráti späť do už uzavretého mesiaca (po predchádzajucej kontrole, či jej tam niektoré kolegyne nenaúčtovali nesprávne doklady), doúčtuje dodané doklady starého mesiaca a rýchlo ho uzavrie kvôli zablokovaniu možnosti nedovoleného zúčtovania do odkontrolovaného obdobia. Zostavy za uzavreté obdobie môžeme vytlačiť aj so spätnou platnosťou, nielen pred mesačnou uzávierkou. Preto v prípade straty zostáv si ich môžeme kedykoľvek vytlačiť. Všetky vypisované obraty v zostavách sú prehľadné, lebo hodnota obratu je za každým číselným radom oddelená čiarkou. Takto sa zostava stáva prehľadnejšou a pri prípadnom hľadaní chýb sa ľahšie orientujeme pri hodnotách obratu. Napríklad hodnota sa v zostave zobrazi v čitateľnejšom tvare 15,761, Pred ročnou uzávierkou program umožňuje po poslednom zúčtovaní odvodu dane automatické zúčtovanie účtov 701 a 702. Takto nám program pripraví jednoduchý prechod na nový rok. Preto program dokonca umožňuje súčasné vedenie nového roka spolu s ešte celkom neuzavretým starým rokom. Je to výhoda hlavne vtedy, ak už v januári a februári potrebujeme vedieť ako sa darí firme, prípadne pre vystavovanie podkladov banke, ktorá sleduje hospodárenie firmy. Okrem evidencie účtovníctva ku ktorej patrí Účtový rozvrh a Denník účtov sa tu nachádza evidencia Dane z pridanej hodnoty. Sú dve metódy vedenia účtovníctva programom. Prvá metóda, tzv. účtovanie v dávke, spočíva v tom, že zadávané (účtované) doklady sa najprv zapíšu do tzv. dávky, t.j. mimo účtovnú evidenciu.

4 Modul Účtovníctvo str. 4 Užívateľ má tak možnosť ešte pred ich zaevidovaním do účtovníctva prekontrolovať všetky doklady a až po ubezpečení sa o správnom zadaní ich zaradí príkazom Spracovanie dávky do príslušných evidencií. Program HERKULES túto metódu nepoužíva, ale využíva priame účtovanie. T.j. každá zadaná účtovná operácia je okamžite zapísaná do všetkých súvisiacich evidencií. Takto je okamžitý prehľad o účtovnom stave firmy. Pritom v prípade chyby a jej korektnej opravy v príslušnej evidencii program automaticky zabezpečí opravu vo všetkých súvisiacich agendách. Ak napríklad zistíme zlé zúčtovanie došlej faktúry a pôjdeme zúčtovanie opraviť do Knihy došlých faktúr, potom program automaticky ponúkne vykonanie zadanej opravy aj vo všetkých súvisiacich agendách : Sklad, Príjemky na sklad, Účtovníctvo, DPH.

5 Modul Účtovníctvo str. 5 2 Modul Účtovníctvo Po vstupe do modulu ÚČTOVNÍCTVO sa nám v pravom hornom rohu objaví okienko s oznamom, za ktorý mesiac sa práve účtuje. Je to mesiac, ktorý nasleduje po poslednej mesačnej uzavierke. To neznamená, že nemôžeme účtovať operácie aj z nasledujúcich mesiacov. Okienko s týmto oznamom má len informatívny charakter o tom, ktoré mesiace už máme účtovne uzavreté. Program HERKULES umožňuje účtovanie viacerých mesiacov naraz, a potom postupne uzatvárať jednotlivé mesiace. Hneď po inštalácii programu HERKULES je spracovávaný mesiac nastavený náhodne. Nastavíme si ho na nami požadovaný mesiac spôsobom popísaným v kapitole Počiatočné stavy - účtovníctvo. Po vybratí voľby ÚČTOVNÍCTVO si môžeme vybrať z týchto možností : 2.1 Účtový rozvrh Účtový rozvrh Je to číselník účtovníctva, ktorý obsahuje zoznam všetkých používaných účtov s niektorými doplnkovými informáciami. Účtový rozvrh je základom, z ktorého si program vyberá potrebné účty. Preto je potrebné, aby pred začatím práce s programom si každý úžívateľ vypracoval vlastný účtový rozvrh. Aby sme si po inštalácii mohli program HERKULES vyskúšať, je s jeho inštaláciou dodaný ukážkový účtovný rozvrh. TENTO ROZVRH NEZODPOVEDÁ POŽIADAVKAM ZÁKONA O ÚČTOVNÍCTVE A UŽÍVATEĽ SI MUSÍ ZADAŤ PRED POUŽÍVANÍM PROGRAMU SVOJ VLASTNÝ ÚČTOVNÝ ROZVRH. So zmenou účtovného rozvrhu musíme zmeniť aj Prepojovacie účty, kde sú zadefinované zúčtovania základných účtovných operácií používané programom pre automatické zúčtovanie v jednotlivých agendách. Bližší popis významu a používania prepojovacích účtov je v kapitole Nastavenie prepojovacích účtov. Ak máme už dopredu vypracovaný vlastný rozvrh, je asi účelnejšie vymazať celý inštalovaný rozvrh, postupom z kapitoly Práca s oknom - Inicializácia databanky, a napísať si celý vlastný rozvrh.

6 Modul Účtovníctvo str. 6 Položky databanky Účtová osnova : Označenie účtu - číslo účtu. Môže to byť číslo triedy, číslo skupiny, syntetický účet alebo účet s kompletnou analytikou na 6 číslic. Názov účtu - slovný popis účtu Účel účtu - ktoré označuje používanie, či význam účtu. Môžu tu byť len tieto 2 hodnoty: informačný - Tak označujeme účty, ktoré sú len informačné napr. názov triedy účtov apod. Na takto označené účty v programe nemôžeme účtovať. Sú to v podstate texty, ktoré sa používajú v účtovných zostavách určených hlavne pre vedúcich pracovníkov, ktorým čísla účtov nič nehovoria a potrebujú k nim vysvetľujúci text. Toto označenie budú mať syntetické účty, ktoré sa pri účtovaní nepoužívajú, ale ako vysvetľujúci text v účtovných zostavách pri medzisúčtoch za syntetický účet alebo triedu. POZOR!!! Často sa stáva, že zákazníci v tejto časti označia syntetickú časť účtu ako používanú, t.j. nedajú jej účel INFORMAČNÝ, a potom pri zostave Súvaha nemajú predpokladané hodnoty v jednotlivých riadkoch. Je to preto, že program považuje takto označený účet za aktívny, t,j, účet ktorý sa používa pre priame účtovanie v Denníku účtov. Preto ak sa uvedie v zostave Súvaha, neberie sa iba ako syntetická časť účtu, ale ako konkrétne používaný účet. Keďže sa pre priame účtovanie tento účet nepoužíva, len sme sa pomýlili v označení syntetickej časti účtu tým, že sme ho neoznačili účelom INFORMAČNÝ, budeme mať v zostave Súvaha v takto označenom riadku hodnotu nula. platný - Toto je najbežnejšie používané označenie účtu. Označujeme ním účty na ktoré sa účtuje. Ďalšími položkami je daný účet členení podľa DOPLNKOVEJ ANALYTIKY. Vyplnenie týchto položiek závisí od nastavenia doplnkovej analytiky. Toto je popísané v kapitole Číselník doplnkovej analytiky. O základnom triedení nám hovoria následovné položky: Sledovanie STREDISKA - Táto položka má povolené hodnoty ÁNO a NIE. Medzi nimi sa prepíname klávesou MEDZERNÍK. Ak chceme, aby bol účet členení podľa strediska, zadáme tu hodnotu ÁNO. Aut.hodnota STREDISKA - Ak sledujeme daný účet podľa strediska, budeme musieť pri účtovaní bezpodmienečne uvádzať aj číslo strediska, ktorému účtovný doklad patrí. Ak chceme pri danom účte, aby nám program stále ponúkal to isté číslo strediska, tak ho tu vyplníme, alebo ho môžeme vybrať zo zoznamu stredísk stlačením klávesy F6. Sledovanie ZAKÁZKY - Podobne ako pri sledovaní strediska. V tomto prípade však zadávame sledovanie zakázky. Aut.hodnota ZAKÁZKY - Podobne ako pri sledovaní strediska. V tomto prípade však zadávame sledovanie zakázky. Sled. KÓDU KLIENTA - Podobne ako pri sledovaní strediska. V tomto prípade však zadávame sledovanie kódu klienta. Aut.hodnota KÓDU KL. - Podobne ako pri sledovaní strediska. V tomto prípade však zadávame sledovanie kódu klienta.

7 Modul Účtovníctvo str. 7 Pre lepšie pochopenie zápisu účtov uvádzame ako príklad časť účtovej osnovy : Zobrazené údaje si môžme triediť klávesou F2 podľa : 1. Označenia účtu 2. Názvu účtu Menu "Práca s databankou" nám ponúka tieto možnosti : Pridanie Výpis Pridanie Pridanie nového účtu do účtového rozvrhu cez Panel editor. Vyplnia sa pritom položky, ktoré sú popísané v predchádzajúcom odseku Výpis Je to výpis Účtového rozvrhu na obrazovku, prípadne na tlačiareň. Výpis obsahuje tieto informácie : číslo účtu, názov účtu, kód otvorenia, kľúč 1 a 2, typ. Postup výpisu si môžeme pozrieť v kapitole Výpis databanky na tlačiareň.

8 Modul Účtovníctvo str Číselník doplnkovej analytiky Je to číselník doplnkovej analytiky. Táto sa používa pri účtovaní a evidovaní účtovných dokladov, takým systémom, aký je pre nás najvhodnejší. Je na nás, pri akej činnosti v programe budeme toto sledovanie podľa doplnkovej analytiky používať. Základné použitie doplnkovej analytiky je pre Účtovníctve, Došlých a Vyšlých faktúrach. Doplnkovú analytiku musíme zadať tak, aby bola v prvom rade zrozumiteľná a jasná pre nás. Ak máme zadanú doplnkovú analytiku, program sa nás pýta na príslušných miestach na jej zadanie, a táto analytika sa potom pri danej položke uchováva. V ďalšom texte uvádzame len príklady možného nastavenia analytík. Pre analytiky platí následovné: - základnou analytikou je 1. Doplnková analytika - ďalšie analytiky sú podúrovňou predchádzajúcej analytiky. T.j. 2. Doplnková analytika je podúrovňou 1. Doplnkovej analytiky atď. - podľa tejto postupnosti vieme potom aj triediť údaje pri výpise príslušných zostáv napr. v Došlých faktúrach. - Ak chceme pre 1. Doplnkovú analytiku vytvoriť 2 doplnkové analytiky, vytvoríme dva záznamy, kde 1. Doplnková analytika bude rovnaká a 2. Doplnková analytika bude zadaná podľa nášho kritéria. - To isté platí aj pre nižšie úrovne analytík t.j. 2, 3, 4 a 5. Príklad nastavenia položky databanky Doplnková analytika: Menu "Práca s databankou" nám ponúka tieto možnosti : Pridanie Výpis

9 Modul Účtovníctvo str Pridanie Pridanie novej analytiky cez Panel editor. Vyplnia sa pritom položky, ktoré sú popísané v predchádzajúcom odseku Výpis Je to výpis Analytík na obrazovku, prípadne na tlačiareň. 2.2 Denník účtov Sú tu evidované všetky účtovné operácie. V tomto denníku si môžeme prezerať zaevidované účtovné operácie vykonané automaticky programom pri zaevidovaní dokladov v module Sklad alebo pri zápisoch do knihy faktúr v module Faktúry a ďalšie doklady, ktoré sme zapisovali priamo do Denníka účtov. Program poskytuje v tejto časti výpisy, ktoré by mali účtovníčke pomôcť pri hľadaní chybných zúčtovaní, prípadne zdokumentovať vykonané zúčtovanie. Sú to prehľady o operáciách vykonaných na určitej skupine účtov, alebo na jednotlivých účtovných dokladoch. Z údajov, ktoré sú v Denníku účtov sa vykonáva Mesačné spracovanie, t.j. vytlačenie účtovných zostáv na konci účtovného obdobia. Položky databanky Denník účtov : Spôsob - spôsob zápisu. Môže tu byť "P" pre podvojný spôsob, alebo "B" pre bežný spôsob zápisu. Bežný spôsob je zápis len na jednu stranu účtu, vynechá sa zápis na protiúčet. Bežný spôsob je v podstate jednoduchý zápis na jeden účet Tento spôsob sa používa napríklad na zúčtovanie evidencie colného skladu na podsúvahových účtoch. Dátum - dátum zápisu - zúčtovania operácie Číslo dokladu - Ak robíme zápis "ručne", tak sem zadáme nami určené označenie a číslo dokladu. Ak zápis urobil program automaticky, tak na koniec pripojí hviezdičku (*) a samotné označenie môže byť : DF93001 * - došlá faktúra číslo OF * - vyšlá (odberateľská) faktúra číslo pre pohyby v sklade : 1/23 * - príjemka číslo 23 2/4 * - prevodka číslo 4 3/2302 * - predaj za hotovosť evidovaný pod číslom / * - predaj na faktúru číslo

10 Modul Účtovníctvo str. 10 7/12 * - iný výdaj 9/23 * - iný príjem Text operácie - krátky popis o akú operáciu ide. Neskôr sa tento popis môže hodiť pri nejakom hľadaní vo výpise obratov účtu. Účet - číslo účtu operácie. Môžeme si ho vybrať z Účtovneho rozvrhu cez F6. Strana účtu - môže tu byť MD, D, MD- a D- Obrat - suma v Sk Obrat v mene - suma v mene Kurz - kurz meny, v ktorom bol doklad zúčtovaný Protiúčet - číslo protiúčtu operácie. Môžeme si ho vybrať z Účtovného rozvrhu cez F6. Strana protiúčtu - môže tu byť MD, D, MD- a D- Stredisko - číslo strediska, ak sledujeme záznamy podľa stredísk. Zákazka - číslo zákazky, ak vedieme zákazky. Kód klienta - kód klienta, pre ktorého je daná operácia zadaná. Analytika - doplnková analytika k operácii. Súvis.doklad - súvisiaci doklad. Súvis.klient - súvisiaci kód klienta. Zobrazené údaje si môžme triediť klávesou F2 podľa: 1. Označenia účtu 2. Čísla dokladu 3. Dátum + číslo dokladu Menu "Práca s databankou" nám ponúka tieto možnosti :

11 Modul Účtovníctvo str Pridanie Zápis nových účtovných operácií do denníka účtov uskutočňujeme po voľbe pridanie, kedy sa na obrazovke objaví "stránka" denníka účtov z posledného zápisu. Predtým ako program ponúkne túto "stránku" z denníka účtov, pripraví knihu došlých a vyšlých faktúr tak, aby v prípade ich úhrad bol náležite pripravený. Preto mu prechod medzi voľbou Pridanie a zobrazením "stránky" trvá krátku chvíľu. Pridaním vypĺňame položky, ktoré sú popísané v predchádzajúcom odseku a preto k nim uvedieme len poznámky : Spôsob (zápisu) - vpíšeme "P". Dátum - Dátum účtovnej operácie. Číslo dokladu - Alfanumerické číslo dokladu. Text operácie - stručný popis operácie. Pre uľahčenie práce, program po stlačení ALT F1 ponúka nápovedné texty, ktoré sa po vybratí zapíšu do tejto kolónky. Účet - číslo účtu Strana účtu - môže tu byť MD, D, MD- a D-. Obrat v mene - suma môže byť kladná i záporná v závislosti na kolónke Strana účtu. Mena - zadáme menu, v ktorej bol doklad vystavený. Môžeme ju tiež vybrať zo zoznamy stlačením klávesy F6. Program sa nás pýta: - kurzový lístok stred, v tomto prípade vyberie hodnotu zadanú v kurzovom lístku k danému dátumu. - bez zaevidovania v kurzovom lístku, v tomto prípade zadáme hodnotu kurzu sami a táto sa do kurzového lístka nezapíše. Obrat v Sk - túto položku vyplní program na základe zadanej hodnoty v mene a zadaného kurzu. My nemáme možnosť ju opraviť. Strana protiúčtu - môže tu byť MD, D, MD- a D-. Program kontroluje, či kombinácia strán účtu a protiúčtu je správna. Inak nedovolí zapísať napríklad takú istú stranu protiúčtu ako je strana účtu.

12 Modul Účtovníctvo str. 12 Protiúčet - číslo protiúčtukľúč - ak je účet členený, tak program nepôjde ďalej, kým nezadáme číslo evidovaného strediska. Inak program tento údaj nežiada a preskakuje ho. Analytika - tu zadáme analytiku z doplnkovej analytiky. Stredisko - konkrétne číslo strediska. Máme možnosť výberu zo zoznamu stlačením klávesy F6. Zákazka - tu zadáme číslo zakázky. Máme možnosť výberu zo zoznamu stlačením klávesy F6. (Zadávanie posledných troch položiek závisí od toho, aké hodnoty má účet nastavené v Účtovnej osnove.) Po vyplnení poslednej položky môžeme od programu dostať niekoľko otázok, smerujúcich ku kompletnému zúčtovaniu a zaevidovaniu práve zadávaného dokladu. Ak nezadávame v práve účtovanej operácií účet DPH, potom nám program dá prvú otázku : Ak odpovieme "ÁNO", potom dostaneme otázku : Musíme posúdiť o aký doklad ide a podľa toho odpovedať. Po odpovedi na túto otázku bude na základe zadaného obratu určená a zúčtovaná DPH, ktorú upresníme v ďalšom okne ktorý poskytne program :

13 Modul Účtovníctvo str. 13 Vyberieme si skupinu a pôvod DPH uvedenú na zadávanom doklade. Program ponúkne očakávanú hodnotu DPH a my ju môžeme potvrdiť, alebo opraviť podľa vlastného uváženia a podľa informácií na doklade. Program tiež pýta dodatočnú informáciu o tom, kto vystavil práve evidovaný daňový doklad. Táto informácia nie je povinná a programom ani nekontrolovaná a používa sa iba pri zostave, ktorá je podkladom pre vyplnenie hlásenia DPH. Program ďalej vyhodnotí práve zadanú účtovnú operáciu a podľa toho môže položiť ďalšiu otázku súvisiacu so zaevidovaním zadaných skutočností (napr. úhrada došlej faktúry) aj v ostatných súvisiacich pomocných evidenciách (napr. kniha došlých faktúr). Preto po zadaní môžete odpovedať aj na niektoré z nasledujúcich otázok : Chcete stornovať nevyfakturovanú dodávku? Chcete zapísať kurzovú stratu na došlú faktúru? Chcete zapísať storno kurzovej straty na došlú faktúru? Chcete zapísať kurzový zisk na došlú faktúru? Chcete zapísať storno kurzovej straty na vyšlú faktúru? Chcete vykonať vzájomný zápočet? Chcete uhrádzať vyšlú faktúru? Chcete uhrádzať došlú faktúru? Zapíšete faktúru do knihy faktúr? Zapíšete dobropis faktúry do knihy faktúr? Stornujete úhradu došlej faktúry? a iné. Po odpovedi na niektorú z nich program s našou pomocou zaeviduje zadanú operáciu aj do súvisiacej pomocnej evidencie. Na záver sa program opýta vo forme výpisu v pravom hornom rohu obrazovky, či má zapísať práve zadaný doklad. Ak sme sa v priebehu zadávania pomýlili, stlačíme Esc a nič sa nezapíše. Inak sa doklad riadne zaeviduje do účtovníctva spolu so zápismi v príslušných súvisiacich pomocných evidenciách Oprava dokladu Ak chceme opraviť zápis v Denníku účtov môžeme to urobiť len cez túto voľbu. Najprv sa na obrazovke objaví vysvetľujúci text : Po tomto výpise si v okne vyberáme konkrétny zápis, ktorý chceme opraviť. Vyberieme si ho a stlačíme klávesu Enter. Pred nami sa objaví "stránka" z Denníka účtov s vybraným zápisom. Opravované kolónky prepíšeme a ostatné potvrdíme stlačením klávesy Enter. Po potvrdení poslednej kolónky sa nás program ešte opýta, či má prepísať tento zápis. Ak sme sa pomýlili, stlačíme Esc a zmeny sa nezaznamenajú.

14 Modul Účtovníctvo str. 14 Stlačením inej klávesy ako ESC sa zmeny zapíšu, a my sme znovu v okne, kde si môžeme vybrať ďalší doklad na opravu. Ak už nechceme opravovať, tak stlačíme klávesu Esc. Vymazanie zápisu prebieha tiež ako oprava, len do kolónky "Obrat v Sk" zapíšeme 0 (nulový obrat). Po potvrdení poslednej položky sa nás program opýta, či chceme vymazať tento doklad. Pri sieťovej verzii je potrebný výhradný prístup na vymazanie operácie. Ak výhradný prístup nemáme, účtovná operácia zostáva v denníku účtov s nulovým obratom. Ak odpovieme "ÁNO", tak zápis sa fyzicky vymaže z Denníka účtov. Ak odpovieme "NIE", tak v Denníku účtov ostane zápis s nulovou hodnotou obratu. Pozor!!! Pri vykonávaní opráv je potrebné si dôkladne premyslieť, aký bude mať táto oprava dôsledok. Ak je táto operácia zachytená aj v iných evidenciách (napr. kniha faktúr, evidencia DPH atď.), je potrebné vykonať opravy aj tam. Program pri oprave nezabezpečuje automatické opravy aj v súvisiacich pomocných agendách. Napríklad ak vykonáme opravu hodnoty na bankovom doklade, ktorým sme zúčtovali úhradu faktúry, musíme okrem tejto opravy v Denníku účtov vykonať aj opravu na príslušnej faktúre v Knihe faktúr. Ak by sme na to zabudli, potom nás na to upozornia kontrolné programy Vymazanie celého dokladu Slúži pre vymazanie všetkých účtovných operácií na jednom účtovnom doklade. Po určení čísla účtovného dokladu ho program vyhľadá a urobí jeho výpis na obrazovku. Po ukončení prezerania účtovných operácií na doklade sa nás program ešte raz spýta, či chceme vymazať práve zobrazený účtovný doklad. Po kladnej odpovedi program celý doklad vymaže Výpis celého mesiaca Je to výpis, ktorý by sme mali archivovať ako súčasť mesačnej uzávierky. Obsahuje všetky položky z Denníka účtov, teda prakticky všetky účtovné operácie, ktoré firma vykonala v určenom období. Nemusí to teda byť iba výpis za určený mesiac. Názov tejto voľby nás má iba navádzať na to, aby sme spravidla na konci každého mesiaca zdokumentovali vykonané účtovné operácie. Po vybratí tejto voľby musíme určiť obdobie výpisu. a nasleduje určenie usporiadania zostavy : Podľa účtu - zostava je zotriedená vzostupne podľa čísel účtov a zápisy na každý účet sú združené a výrazne oddelené. Tento výpis je vhodný hlavne ako doklad k Hlavnej knihe za určené obdobie. Za zoznamom všetkých účtovných operácií na danom účte za zadané obdobie je ich celkový obrat na strane MÁ DAŤ a DAL. Tieto obraty musia byť rovnaké ako údaje uvedené v Hlavnej knihe pri danom účte v kolónke Mesačné obraty účtu. Ďalšou informáciou pri účte v zostave Výpis celého mesiaca je jeho počiatočný stav na začiatku roka, kumulované obraty od začiatku roka a jeho stav na konci vypisovaného obdobia. Tieto informácie musia súhlasiť s výpisom Hlavnej knihy.

15 Modul Účtovníctvo str. 15 Na záver ešte určíme, či chceme každý účet na samostatnej strane alebo nie pri nasledujúcej otázke : Podľa dokladu - zostava je zotriedená podľa čísel dokladov, pričom zápisy s rovnakým číslom dokladu sú združené a výrazne oddelené. Podľa dátumu - zostava je zotriedená podľa dátumu zaúčtovania dokladu, pričom zápisy s rovnakým dátumom sú združené a výrazne oddelené. Tento výpis môžeme vykonať aj z uzavretého mesiaca Denný výpis obratov Je to výpis operácií za dané obdobie a slúži pre kontrolu naúčtovaných operácií za deň. Výpis nemôže byť realizovaný už z uzavretého obdobia. Vo výpise sú uvedené všetky hlavné údaje zápisov a osobitne sú z týchto zápisov vybraté údaje o uhrádzaní faktúr. Po zvolení tejto voľby najprv zadáme operácie, ktoré chceme zobraziť: Je možné zadať len niekoľko číslic a do výpisu budú zahrnuté všetky účty začínajúce takouto postupnosťou. Ak nezadáme protiúčet, potom vypíše všetky operácie zadaného účtu. Po zadaní sa nás program opýta následovnú otázku:

16 Modul Účtovníctvo str. 16 Dátum vkladania do evidencie je dátum, kedy sa operácie účtovali do počítača, t.j. kedy boli operácie zúčtované. Dátum zúčtovania je dátum, ktorým sú zúčtované operácie a ktorý sa používa pre ostatné eviedencie, napr. hlavnú knihu. V obidvoch prípadoch sa nás program opýta na zotriedenie zostavy: Výpis obratov určeného účtu Pri uzávierke sa často stáva, že potrebujeme prekontrolovať účtovné operácie na istom účte, prípadne ich zdokumentovať za určené obdobie. Máme dve možnosti tvorby výpisu: KLASICKÁ ZOSTAVA: Začína zadaním nasledujúcich údajov : Je možné zadať len niekoľko číslic a do výpisu budú zahrnuté všetky účty začínajúce takouto postupnosťou. Ak nezadáme protiúčet, potom vypíše všetky operácie zadaného účtu.

17 Modul Účtovníctvo str. 17 Po zadaní žiadaných údajov nás program ešte požiada o určenie zotriedenia výpisu pri nasledujúcej otázke : V prípade že sa rozhodneme pre prvú ponuku, potom na záver zostavy je ešte pre každý použitý účet jeho sumárna hodnota na strane DAL a MA DAŤ. PODĽA VLASTNÉHO URČENIA: V tejto voľbe si môžeme vytvoriť výpis s evidencie podľa vlastných predstáv. Táto zostava je variabilná a záleží na nás, ktoré položky chceme mať na výpise. Po spustení tejto voľby sa zobrazí následovná obrazovka: Pre vypĺňanie jednotlivých položiek platia následovné pravidlá: - Položky označené bielou farbou, sú položky ktoré chceme na výpise mať - Položky označené červenou farbou, sú položky ktoré nechceme na výpise mať - V prípade, že na položke zadáme nejaké znaky, budú sa vypisovať len položky, ktorých označenie začína danou skupinou znakov. Napr.: Máme faktúry číslované následovne 99P1, 99P2, 99P3, 99O1, 99O2, 98P1. Ak do označenia dáme znaky 99 program bude brať do úvahy položky 99P1, 99P2, 99P3, 99O1, 99O2. Ak do označenia dáme znaky 99P program bude brať do úvahy položky 99P1, 99P2, 99P3. - Ak chceme vypísať dve alebo viac konkrétnych položiek, oddeľujeme tieto čiarkou. Napr.: Máme chceme vypísať účty a , tak do položky účty zadáme: ,321020

18 Modul Účtovníctvo str. 18 V ďaľšom kroku určujeme usporiadanie zostavy. Zobrazia sa nám všetky možnosti, podľa ktorých môžeme dať našu zostavu zotriediť: Pre zadávanie triedenia platia následovné pravidlá: - Na položke, podľa ktorej chceme triediť, stlčíme ENTER. - Program sa nás opýta, či chceme aj medzisúčty. - Program nás informuje o tom, aké triedenie je zapnuté vľavo od druhu triedenia, kde sa zobrazuje poradové číslo triedenia. - Ak chceme niektoré triedenie vymazať, stlačíme na ňom klávesu ENTER. Program vymaže uvedené triedenie a ostatné posunie. T.j. ak sme vumazali druhé triedenie a mali sme tri, tak z tretieho triedenia program urobí druhé. - Na položke ANALYTIKA, určujeme ešte poradie analytík, ktoré chceme triediť. V tomto prípade môžeme mať aj druh medzisúčtov do kaskády. - Ak máme viac ako tri triedenia, stáva sa zostava veľmi neprehľadnou. - zadávanie ukončíme voľbou X ukončenie výberu zotriedenia. V poslednom kroku odpovieme na otázku: podrobný výpis - vypíše všetky údaje na zostave sumárny výpis - vypíše len medzisúčty Výpis účtovného dokladu Ak potrebujeme vypísať účtovný doklad z evidencie Denníka účtov, môžeme si ho dať v tejto voľbe vypísať. Robíme to najmä pri operáciách, pri ktorých neexistuje doklad od inej organizácie ani oficiálny doklad od vlastnej firmy, napr. Interný doklad, zúčtovanie leasingu. Tento doklad okrem rozpisov účtovných operácií obsahuje aj priestor pre podpisy zodpovedných osôb. Výpis môžeme riadne archivovať ako podklad o účtovaní.

19 Modul Účtovníctvo str. 19 Po zvolení tejto voľby zadáme číslo dokladu: Postupne odpovedáme na otázky: t.j. či chceme, alebo nechceme rekapituláciu podľa jednotlivých účtov a či chceme k dokladu pripojiť aj zápisy z iných evidencií, napr. z Knihy došlých faktúr, ak je tam doklad tiež evidovaný. Kvalitný výpis je vhodnejší pre tlačiarne typu LASER Výpis bankového dokladu Touto voľbou dostaneme výpis všetkých obratov na účte banky v zadaný deň. Okrem obratov sú tam sumárne hodnoty prijatých a vydaných peňazí za deň (položky DEBET a CREDIT na originálnom bankovom doklade) a konečné stavy v jednotlivých bankových ústavoch. Takto máme možnosť skontrolovať zúčtovanie toku peňazí v príslušnej banke s jej originálnym dokladom na tento deň. Tento výpis môže slúžiť na pripnutie originálneho dokladu z banky a založenie do evidencie banky. Pri spätnej kontrole tak budeme mať okrem originálneho výpisu z banky aj jeho rozúčtovanie. Túto časť programu môžeme ďalej využiť pri hľadaní chyby - rozdielu medzi stavom uvedeným na originálnom bankovom výpise a stavom účtu 221 v účtovnej osnove patriaceho príslušnemu bankovému ústavu. Napríklad na konci mesiaca pred uzatváraním jeho účtovania zistíme, že konečný stav účtu banky (účtu 221) v účtovníctve nesúhlasí so stavom na originálnom výpise z banky. Potom si dáme tento výpis k 15. dňu tohto mesiaca. Ak stav účtu banky (221) bude súhlasiť so stavom na originálnom výpise banky z tohto dňa, potom bude chyba v účtovaní v druhej polovici mesiaca. Preto si dáme opäť tento výpis k 22. dňu tohto mesiaca. Ak nám nebude súhlasiť zostatok na účte banky s originálnym bankovým dokladom, potom máme chybu v účtovaní medzi 15. a 22. dňom mesiaca. Dáme si preto tento výpis k 18. dňu mesiaca... atď. Takto sa dostaneme až k chybnému zúčtovaniu originálneho bankového dokladu.

20 Modul Účtovníctvo str Zobrazovanie stavu pokladne pri účtovaní Pri účtovaní pokladne je niekedy dôležité vedieť, aký je jej stav. Nesmieme sa "prepadnúť" do záporného zostatku v pokladni. Preto si môžeme nastaviť program tak, aby sa pri účtovných operáciách s účtom pokladne zobrazoval hneď aj jej aktuálny stav. Dôsledkom tejto voľby je potom spomalenie reakcie programu na zadávanie údajov pokladne, pretože pri každej účtovnej operácií pokladne program ešte preráta jej účtovný zostatok a zobrazí ho v ľavom hornom rohu obrazovky. Nastavenie tejto voľby sa vykonáva pri nasledujúcom výpise na obrazovke : Pri tomto výpise môžeme stlačiť klávesu "A" - ako ÁNO, "N" - ako NIE, prípadne klávesou Enter prepíname hodnotu v kolónke "Voľba" Prezeranie archívu denníka Túto voľbu používame, ak chceme prezerať údaje z uzavretého mesiaca. Po spustení voľby vyberieme obdobie: Program pripraví doklady z uvedeného obdobia a my môžeme s nimi robiť všetky horepopísané operácie.!!! POZOR: V databanke sú v takomto prípade aktívne vybrané údaje. Ak chceme dostať späť aktuálne údaje, musíme ísť až do hlavného menu systému a znovu zvoliť voľbu Účtovníctvo. Až potom sa v databanke zobrazia aktuálne údaje. Do toho času stále pracujeme s vybranými údajmi!!!

21 Modul Účtovníctvo str Preberanie účtovania miezd z externého programu Táto voľba slúži na prebratie miezd z externého programu a na ich automatické zúčtovanie do Denníka účtov. Po aktivovaní voľby zadáme následovné údaje: Program automaticky zúčtuje pripravené mzdy na nami vybraný účtovný doklad, ktorý si potom môžeme vypísať pomocou voľby Výpis účtovného dokladu. 2.3 Mesačné spracovanie V tejto časti sa vytvárajú zostavy a účtovné knihy, ktoré sú potrebné k mesačnej, prípadne ročnej uzávierke. Po vstupe do tejto časti sa nás program opýta, ku ktorému mesiacu chceme spracovanie - výpisy zostáv. Je to pri tomto výpise na obrazovke : Pri tejto otázke je potrebné si uvedomiť, že program HERKULES umožňuje spracovať viac mesiacov naraz a to aj so spätnou platnosťou. Teda nie je obmedzované časové obdobie ani dĺžka obdobia v ramci jedného roka. Ďalej sa nás program opýta otázku: Pre voľbu Iba obraty určeného obdobia, bude program počítať len obraty za určené obdobie, nebude počítať kumulované obraty.

22 Modul Účtovníctvo str. 22 Po určení mesiaca spracovania máme možnosť vybrať si z týchto zostáv : 1. Hlavná kniha 2. Výsledovka 3. Obratová predvaha 4. Súvaha 5. Cash-flow Hlavná kniha Vytvorí sa zostava, v ktorej sú rozpísané počiatočné stavy, obraty a zostatky na jednotlivých analytických účtoch a sumárne medzisúčty za syntetické účty. Na konci zostavy je rekapitulácia, kde sú sumárne údaje o obratoch pre jednotlivé triedy účtov a takisto obraty za celú firmu spolu. Príklad:

23 Modul Účtovníctvo str. 23 Predtým ako sa dostaneme k takejto zostave nás program ešte požiada : V prípade KLASICKÉHO VÝPISU zadáme následovné možnosti: Pri voľbe ANALYTICKÉ ÚČTY sú v zostave uvedené obraty všetkých používaných účtov spolu s medzisúčtami za syntetický účet a triedu. Druhá voľba SYNTETICKÉ ÚČTY poskytuje kratšiu zostavu, kde nie sú uvedené všetky účty, ale len obraty za syntetické účty a jednotlivé triedy. Záleží na tom, či zostava slúži pre účely účtarne, alebo napríklad pre vedúcich pracovníkov firmy. Vedúci pracovníci zväčša nemajú tak dokonalý prehľad o jednotlivých účtoch účtového rozvrhu, a preto potrebujú ku každému účtu vysvetľujúci text. Tento text program vyberá z účtového rozvrhu, kde pri každom účte je uvedený vysvetľujúci text. Preto je veľmi dôležité, ako si dáme záležať na popise jednotlivých účtov pri napĺňaní evidencie Účtového rozvrhu. To sa neskôr prejaví pri výpisoch účtovných zostáv pre riadiacich pracovníkov.

24 Modul Účtovníctvo str. 24 V prípade VLASTNÉHO NÁVRHU program vypisuje hlavnú knihu podľa doplnkovej analytiky popísanej v kapitole Účtovný rozvrh. Zadáme, od ktorej analytiky budeme členiť hlavnú knihu a koľko analytík v členení chceme mať. Na toto zadanie nám slúži následovný formulár: Výsledovka Po tejto voľbe musíme odpovedať na otázku : Konkrétne účty Pri prvej voľbe je to zostava poskytujúca údaje o hospodárskom výsledku osobitne pre každé stredisko, ak má firma viac stredísk, a sumárne za celú firmu. Pre každé stredisko je v tejto zostave osobitne vytvorený zoznam účtov s ich obratmi, ktoré sa podieľali v určenom období na jeho nákladoch a zoznam účtov s obratmi, ktoré sa podieľali na zúčtovaní jeho výnosov. Sú tu zároveň uvedené aj ich kumulované obraty od začiatku roka. Pomocou tejto zostavy získame prehľad o štruktúre nákladov a výnosov za jednotlivé strediská a samozrejme aj za celú firmu. V závere zostavy je sumárna informácia o nákladoch, výnosoch a konečnom zisku podľa stredísk a sumár za celú firmu. Tieto informácie sú rozdelené na dve časti. V prvej časti je vyčíslenie hospodárenia za určené obdobie a v druhej časti od začiatku roka. Môžeme si zvoliť dva typy tohoto výpisu : V prípade KLASICKÉHO VÝPISU zadáme následovné možnosti:

25 Modul Účtovníctvo str. 25 Tým určíme, či chceme Výsledovku členiť podľa stredísk, alebo podľa zakázok, alebo použijeme obidve členenia. Ďalej určíme, či chceme zostavu Bez názvov účtov, alebo Aj názvy účtov a či chceme Iba celkový rozpis alebo Aj rozpis stredísk resp. zakázok. V prípade VLASTNÉHO NÁVRHU program vypisuje hlavnú knihu podľa doplnkovej analytiky popísanej v kapitole Účtovný rozvrh. Zadáme, od ktorej analytiky budeme členiť hlavnú knihu a koľko analytík v členení chceme mať. Na toto zadanie nám slúži následovný formulár: Výkaz ziskov a strát Druhá voľba je Výkaz ziskov a strát určený ministerstvom financií. Tento výkaz je rozdelený do riadkov, do ktorých sa zapisujú obraty priamo určeného účtu, alebo len istej analytiky určeného účtu. Preto aj základná evidencia Výkazu ziskov a strát dodaná pri inštalácii programu HERKULES nemá v niektorých riadkoch určený konkrétny účet, lebo tento je závislý od Účtového rozvrhu tej-ktorej firmy. Ide napríklad o riadok 33 s textom "Výnosy z cenných papierov a vkladov v podnikoch v skupine(665a)" a riadok 34 s textom "Výnosy z ostatných investičných cenných papierov a vkladov(665a)". Musíme preto pred vypísaním tejto zostavy - výkazu nastaviť hodnoty účtov prislúchajúcich textom vo výkaze. Pri inštalácií programu HERKULES je v riadku 33 a 34 v kolónke Účet uvedený text "665xxx". Keďže takýto účet sa v účtovnom rozvrhu nenachádza, potom hodnota tohto riadku bude pri výpise nula. My však máme účet ktorého obraty patria do príslušného riadku, a chceme aby sa jeho obrat zobrazoval vo výpise - výkaze. Preto sa musíme nastaviť na príslušný riadok 34 a opraviť text účtu "665xxx" na číslo konkrétneho analytického účtu patriaceho k problematike uvedenej na tomto riadku. Takto postupujeme pri všetkých riadkoch Výkazu ziskov a strát, v ktorých nie je jasný účet priamo z výkazu, ale ktoré si musí zadať každý účtovník sám na základe vlastného Účtovného rozvrhu a metodiky účtovania. Po voľbe Výkazu ziskov s strát sa nám objaví jeho evidencia, ktorá pozostáva z riadkov výkazu. Tento zoznam riadkov si môžeme prezerať, opravovať účty (v prípadoch popísaných hore), prípadne dopĺňať ďalšie riadky ak dôjde k zmenám legislatívy. Môžeme teda s týmto zoznamom riadkov pracovať rovnako ako s akoukoľvek inou evidenciou v tomto programe HERKULES. Okrem toho nám program ponúka pri tejto evidencii štandardné služby ako: pridanie nového riadku, výpis jednotlivých riadkov spolu s určenými účtami a výpis samotného Výkazu ziskov a strát.

26 Modul Účtovníctvo str Obratová predvaha Je to výpis, kde sú uvedené obraty každého analytického účtu voči ostatným účtom. Vyjadruje štruktúru účtovania na jednotlivých účtoch. Sú tam tiež medzisúčty za syntetické účty. Tento výpis by mal pomáhať napríklad pri vypĺňaní rôznych výkazov pre štatistický úrad, alebo iné ústavy. Rozdiel oproti iným účtovným zostavám následovný: Hlavná kniha - obsahuje len celkové obraty na používaných účtoch Výpis celého mesiaca Obratová predvaha - obsahuje všetky účtovné operácie - je niečo medzi Hlavnou knihou a Výpisom celého mesiaca. Podrobnejšie zachycuje štruktúru obratov Hlavnej knihy, nie však v takom rozsahu ako Výpis celého mesiaca.

27 Modul Účtovníctvo str Súvaha Vypracovanie tejto zostavy sa líši od predchádzajúcich. Je to kvôli tomu, aby si každý užívateľ mohol zapísať do súvahy vlastné analytické účty. Preto sú všetky riadky súvahy usporiadané do databanky v "okne". V tomto okne sa používajú rovnaké klávesy ako v oknách ostatných databánk ( pozri kapitolu Práca s oknom). Pri inštalácii programu sa vytvorí základná databanka súvahy, v ktorej nie sú rozpísané analytické účty. Preto si musí každý užívateľ pred prvým spustením výpisu zostavy opraviť čísla analytických účtov. Opravuje sa v tých riadkoch, kde sú namiesto analytickej časti znaky "xxx". V takomto riadku prepíšeme znaky "xxx" analytikou príslušneho účtu. Ak máme viac analytických účtov, tak pre každý pridáme novú položku pre ten istý riadok súvahy. Základná databanka súvahy (vytvorená pri inštalácii) je vytvorená presne podľa tlačiva pre súvahu distribuovaného v obchodnej sieti. Preto neodporúčame z nej vymazávať riadky, meniť označenia a podobne. Ak len opravíme celú súvahu podľa vlastnej účtovnej osnovy, tak výsledná zostava súvahy bude mať presne taký tvar ako predpísané tlačivo. Položky databanky súvaha : Označ. - označenie riadku podľa tlačiva súvahy Účet - číslo účtu pre príslušný riadok. Tu môže byť uvedená len syntetika účtu, konkrétny účet so syntetickou aj analytickou časťou, prípadne len naznačený účet. Takzvaný naznačený účet sa nachádza v tých riadkoch súvahy, kde nie je priamo určený účet, ale ten si musí doplniť každý účtovník sám podľa vlastného Účtového rozvrhu. V takom prípade je v danom riadku konkretizovaná len syntetická časť účtu. Analytická časť je vyplnená textom "xxx". Ak túto analytickú časť neprepíšeme príslušným číslom, potom (vzhľadom na to, že neexistujú účty v Účtovnom rozvrhu s analytikou "xxx") bude v takýchto riadkoch nulový obrat. Táto problematika sa týka napríklad riadku 41 s textom "Iné pohľadávky (335A,375A,378A) -391A" a riadku 50 s tým istým textom. Rozdiel je len v tom, že kým riadok 41 patrí medzi krátkodobé pohľadávky, riadok 50 medzi dlhodobé. Každá firma môže mať inú analytiku pre príslušný účet, čo napokon vyjadruje aj text v samotnom riadku. Ten hovorí, že sem patrí príslušná analytika účtov 335, 375, 378 a 391. Preto musí každý účtovník určiť, ktorý konkrétny účet do podobného riadku patrí. Nedá sa očakávať, že program to automaticky vyrieši za užívateľa. Každý účtovník to musí určiť sám. Ak sa účtovanie na príslušných účtoch vo firme nevedie, potom necháme tieto účty nezmenené, t.j. s analytikou "xxx". POZOR!!! V niektorých riadkoch majú byť obraty za celý syntetický účet. V takom prípade si musíme dať pozor, aby syntetický účet nebol označený v Účtovom rozvrhu označený ako používaný, t.j. musí byť označený číslom 9, alebo nesmie byť v ňom vôbec uvedený. Ak je syntetický účet označený inak, ako kódom 9, potom je spravidla v tomto riadku súvahy hodnota nula. To preto, že program tento účet považuje za aktívny a iba obraty na tomto konkrétnom účte zarátava do obratov riadku. Priame účtovanie však na ňom nie je, a tak aj obrat v danom riadku je potom nulový. Druh - označuje či ide o účet tvoriaci sumu "Brutto" alebo účet, ktorý tvorí k tomuto účtu "Korekciu". Povolené hodnoty sú B,K a medzera. Ak zapíšeme "B", tak obraty tohto účtu sa budú pripočítavať do stĺpca Brutto. Ak zapíšeme "K", tak obraty sa budú pripočítavať do stĺpca Korekcia. Pre zapisovanie účtov pasív nechávame miesto prázdne, prípadne tam vpíšeme medzeru. Riadok číslo riadku podľa tlačiva súvahy Text - text riadku podľa tlačiva súvahy

28 Modul Účtovníctvo str. 28 Zobrazené údaje si môžme triediť klávesou F2 podľa : 1. Čísla riadku 2. Čísla účtu Menu "Práca s databankou" nám ponúka tieto možnosti : Pridanie - pridáva sa nová položka pre už existujúci riadok. Výpis používaných účtov v riadkoch - vypíše z účtovej osnovy tie účty, ktoré sú použité v súvahe. Zostava súvahy - stlačením tejto voľby dostaneme zostavu súvahy s takými analytickými účtami, ako sme zadali. ZÁKLADNÁ KONTROLA SPRÁVNEHO NASTAVENIA SÚVAHY: 1. Skontrolujeme riadok 72 súvahy hospodársky výsledok, či sa rovná hospodárskemu výsledku vo výsledovke, alebo hospodárskemu výsledku, vypočítanému podľa údajov hlavnej knihy (rozdiel účtovnej skupiny 6 mínus 5). 2. Skontrolujeme, či všetky účty vypísané v hlavnej knihe sú obsiahnuté aj v databanke súvahy. Ak niektorý účet chýba, doplníme ho na príslušný riadok súvahy. Najčastejšou chybou je, že v nastavení súvahy nie je nastavený syntetický účet, ale analitycké účty. V priebehu účtovania pridáme nový analitycký účet, tento však v súvahe uvedený nie je, preto súvaha nesedí. 3. Skontrolujeme, či všetky syntetické účty v účtovnej osnove majú kód otvorenia Cash - flow Výkaz CASH FLOW je riešený podobne ako predchádzajúce výkazy VÝKAZ ZISKOV A STRÁT a SÚVAHA. Teda v jednotlivých riadkoch výkazu sú prednastavené účty, prípadne výkazy vyplývajúce z metodických pokynov uvedených v dostupnej literatúre. Ešte pred prvým spustením programu pre tvorbu výkazu CASH FLOW si musíme nastaviť v jednotlivých riadkoch výkazu údaje zodpovedajúce našej účtovnej osnove a metodike účtovania. Každý riadok výkazu môže byť uvedený viackrát, lebo sa doň zapisujú údaje z viacerých účtov alebo riadkov výkazu. Pri každom riadku zadávame tieto údaje :

29 Modul Účtovníctvo str. 29 Poradie riadku Určuje poradie riadku v rámci výkazu CASH FLOW Označenie Je to text uvedený v prvom z troch stĺpcov výkazu, ktorý označuje osobitne sledovanú skupinu. Text v riadku Popisuje, aké údaje sa zapisujú do aktuálneho riadku výkazu Čerpanie údajov Touto položkou určíme, aká informácia bude v aktuálnom riadku uložená. Sú povolené iba určité hodnoty, ktoré nám program ponúka stláčaním klávesy Medzerník : 1. HLAVNÁ KNIHA ÚČET: údaje pre túto položku vyberáme z HLAVNEJ KNIHY. V ďalšom priebehu zadáme položku Účet, v ktorej určíme účet sledovaný v Hlavnej knihe. Neskôr pri položke Druh obratu určíme, aké informácie o účte budeme vyberať z Hlavnej knihy. 1. HLAVNÁ KNIHA OPERÁCIE: údaje pre túto položku vyberáme z HLAVNEJ KNIHY. Vyberajú sa z nej len účtovné operácie obsahujúce účty, ktoré následne určíme v položke Účet a Protiúčet. 2. SÚVAHA: údaje pre túto položku vyberáme z výkazu SÚVAHA. V ďalšom priebehu zadáme položku Účet, v ktorej uvedieme číslo riadku, z ktorého budeme čerpať údaje. Pri položke Druh obratu budeme určovať obdobie z ktorého budeme čerpať údaje, prípadne zmenu stavu určeného riadku. 3. VÝSLEDOVKA: údaje pre túto položku vyberáme z VÝKAZU ZISKOV A STRÁT. V ďalšom priebehu zadávame položku Účet, v ktorej uvedieme číslo riadku, z ktorého budeme čerpať údaje. 4. CASH FLOW: údaje pre túto položku vyberáme z výkazu CASH FLOW. V ďalšom priebehu zadáme položku Účet, v ktorej uvedieme číslo riadku, z ktorého budeme čerpať údaje Príslušný riadok výkazu CASH FLOW potom bude obsahovať zoznam riadkov, ktoré budú sčítavané. Účet Pri údajoch ťahaných z VÝKAZU ZISKOV A STRÁT, SÚVAHY a CASH FLOW je tu uvedené číslo riadku, odkiaľ sa čerpajú údaje z príslušného výkazu. Inak je tu hodnota účtu ťahaného z HLAVNEJ KNIHY. Ak vo výkaze CASH FLOW nie je jednoznačne určený účet, ale je potrebné ho nastaviť podľa používanej metodiky a účtovnej osnovy, potom je v tomto riadku uvedená iba SYNTETICKÁ ČASŤ ÚČTU. V ANALYTICKEJ ČASTI je uvedený text xxx, ktorý si musí každý užívateľ nastaviť sám. V prípade že uvedený účet nenastavíme, potom program účet s analytickou časťou xxx v HLAVNEJ KNIHE nenájde. Preto hodnota v takomto riadku bude stále nulová až do správneho nastavenia účtu. Protiúčet Používa sa iba v prípade nastavenia položky Čerpanie údajov na hodnotu HLAVNÁ KNIHA-Operácie. Je tu uvedený PROTIÚČET k účtu uvedenému v položke Účet. Program potom vyhľadá v HLAVNEJ KNIHE všetky obraty operácii s kombináciou určených účtov. Druh obratu Určuje, aký druh obratov, či stavu účtu sa bude z určenej evidencie vyberať ( napr. Zmena stavu aktívneho účtu, Obrat účtu na strane MA DAŤ a podobne. ) Znamienko Určuje znamienko, ktorým sa údaje určené v predchádzajúcich položkách zaznamenajú vo výkaze CASH FLOW.

30 Modul Účtovníctvo str Príklady nastavenia výkazu CASH FLOW 1. Príklad: Výber účtovania z HLAVNEJ KNIHY pre riadok číslo 10, kde sa uvádza zisk/strata z predaja vlastných aktív. Zisk sa uvádza vo výkaze CASH FLOW záporným znamienkom a strata kladným. Jedným z účtov v tomto riadku je aj celý syntetický účet 641. Z uvedeného vyplýva, že do riadku 10 potrebujeme zakomponovať obraty všetkých účtov so syntetickou časťou 641. Vyhľadáme príslušný riadok priamo v OKNE s údajmi riadkov CASH FLOW. Ak napríklad chýba, potom ho doplníme po stlačení klávesy F5 nasledujúcim postupom : Do položky Riadok zadáme číslo 10. Potom zadáme text A.1.6., do položky Označenie. V Text-e riadku zadáme : Zisk (strata) z predaja stálych aktív (zisk -, strata +). Pri položke Čerpanie údajov stláčame klávesu Medzerník. Pred nami sa zobrazujú uvedené možnosti. V tomto prípade stláčame klávesu Medzerník dovtedy, kým nie je v položke uvedený text: HLAVNÁ KNIHA - Účet Ten určuje programu vyberať údaje z HLAVNEJ KNIHY. Po stlačení klávesy Enter prejdeme na ďalšiu položku Účet. Tou určujeme, ktorý konkrétny účet budeme vyberať z HLAVNEJ KNIHY. Zadáme tu účet 641 s prázdnym ANALYTICKÝM ÚČTOM (na analytickej časti účtu stačí stlačiť klávesu Enter). Ak tento syntetický účet nie je evidovaný v účtovnom rozvrhu, potom nás na to program upozorní. V takom prípade potvrdíme správnosť nášho zadania. Zadaním položky Účet nám program ponúkne nasledujúce menu : V našom prípade potrebujeme obraty výnosového účtu, preto sa nastavíme na ponuku Obrat účtu na strane DAL a stlačíme klávesu Enter. Určený text sa okamžite zapíše do položky Druh obratu a prejdeme na zadávanie položky Znamienko. Keďže obrat tohto účtu sa podieľa zápornou hodnotou na celkovom obrate riadku číslo 10 vo výkaze CASH FLOW, zadáme tu text -. Určením znamienka sme ukončili zadávanie jedného obratu patriaceho do riadku číslo 10. Aj v prípade ďalších riadkov, kde potrebujeme údaje z HLAVNEJ KNIHY o jednom účte (nie v kombinácii s iným účtom), použijeme tento spôsob nastavenia.

31 Modul Účtovníctvo str Príklad: Výber z HLAVNEJ KNIHY, kedy potrebujeme zistiť obraty medzi určenými účtami. Vezmime si napríklad riadok číslo 19 B.1.1. V tomto riadku máme odrátať obraty účtovných operácii s účtami 042 oproti účtom 06. Nastavíme sa na riadok číslo 19 a po zadaní prvých troch položiek sa dostaneme na položku Čerpanie údajov. Tu stláčame klávesu Medzerník dovtedy, kým sa pred nami neobjaví text HLAVNÁ KNIHA-Operácie. Vtedy stlačíme klávesu Enter. Určený text sa uloží do položky Čerpanie údajov a prejdeme na zadávanie položky Účet. Tu zadáme účet 042. V položke Protiúčet zadáme hodnotu 06 a program preskočí položku Druh obratu. V položke Znamienko zadáme +, lebo obraty účtovných operácií s účtami 042 oproti účtom 06 sa odrátavajú od ostatných položiek uvedených v tomto riadku. Tieto sa však zarátavajú do tohto riadku znamienkom mínus. Takže ak chceme odrátať určené obraty, potom musíme naozaj zadať znamienko plus. 3. Príklad: Výber údajov z výkazu SÚVAHA. Napríklad do riadku číslo 15 A.2.3. ide zmena stavu zásob. Pri náraste zásob so znamienkom mínus, pri úbytku zásob so znamienkom plus. Údaje máme čerpať zo SÚVAHY z riadku číslo 29, ktorý je v časti aktív pod označením C.I. Nastavíme sa na 15. riadok výkazu CASH FLOW a po zadaní prvých troch položiek sa dostaneme na položku Čerpanie údajov. Tu stláčame klávesu Medzerník dovtedy, kým sa pred nami nezobrazí text Súvaha. Vtedy stlačíme klávesu Enter. Určený text sa uloží do položky Čerpanie údajov a prejdeme na zadávanie položky Účet, ktorá má teraz názov Riadok SUVAHY. Tu zadáme číslo riadku zo SÚVAHY, teda číslo 29. V našom prípade potrebujeme zmenu stavu účtu, preto hneď na prvej ponuke stlačíme klávesu Enter. Určený text sa okamžite zapíše do položky Druh obratu a prejdeme na zadávanie položky Znamienko. Keďže kladná zmena stavu zásob na sklade vstupuje so zápornou hodnotou do obratu riadku číslo 15 vo výkaze CASH FLOW, potom tu zadáme text -.

32 Modul Účtovníctvo str Príklad: Súčet riadkov vo výkaze CASH FLOW. Napríklad v riadku číslo 18 - B.1. je súčet troch riadkov: - riadok 19 B riadok 20 B riadok 21 B.1.3. Preto riadok číslo 18 bude uvedený v zozname riadkov CASH FLOW trikrát. V každom bude v položke Čerpanie údajov uvedený text CASH FLOW. V položke Účet (ktorá má teraz názov Riadok CASHFLOW) postupne zadávame číslo od 19 po 21. Keďže údaje z jednotlivých riadkov sa zrátavajú, potom v položke Znamienko je vždy text +. Menu Práca s databankou má nasledujúce možnosti: Pridanie Táto voľba slúži na pridávanie ďalších položiek do evidencie riadkov CASH FLOW Výpis používaných účtov v riadkoch Voľba slúži na prekontrolovanie aktuálneho nastavenia výpočtu CASH FLOW. Program ponúka dve možnosti. Prvá je len zoznamom nastavenia. Druhá možnosť je, že okrem nastavenia sa vypisujú aj hodnoty, ktoré sa podieľali na hodnotách posledne vyrátaného výkazu CASH FLOW. Druhý výpis je vhodný pri nesprávnych výsledkoch v CASH FLOW na to, aby sme videli všetky údaje podieľajúce sa na konečných hodnotách uvedených vo výkaze Zostava CASH-FLOW Voľba spustí program pre výpočet a výpis výkazu CASH FLOW podľa aktuálneho nastavenia riadkov.

33 Modul Účtovníctvo str Nový mesiac V programe HERKULES je najmenším účtovným obdobím jeden mesiac. Nie je podmienkou, že účtovať sa môže iba jeden mesiac a až po jeho uzavretí, t.j. zúčtovaní všetkých dokladov za dané obdobie, môžeme začať účtovanie nového obdobia. Prechodom z aktuálneho obdobia - mesiaca na nasledujúci sa údaje za práve uzatváraný mesiac VYBERÚ Z Denníka účtov A ULOŽIA DO ARCHÍVNEHO SÚBORU. Ide len o údaje Denníka účtov, t.j. zoznam účtovných operácií v aktuálnom mesiaci. Ostatné evidencie zostanú nezmenené, pretože v takej knihe faktúr potrebujeme ešte sledovať aj naďalej saldo konto faktúr aj niekoľko mesiacov dozadu. Výhodou tohoto odloženia údajov je v tom, že raz odkontrolované údaje tohoto mesiaca sa dajú do archívu a každé neskoršie účtovanie doň je indikované kontrolným programom ako chybné. Takto sa neskôr vyvarujeme opätovnému prezeraniu účtovných operácií už raz kontrolovaného mesiaca. Ak by sme odkontrolovaný mesiac takto nearchivovali, museli by sme neskôr po zistení nezrovnalostí v účtovaní daného mesiaca opäť ho celý prekontrolovať a nájsť chybné zúčtovanie. Takto sa vyhneme zbytočnej a namáhavej práci. Túto voľbu odporúčame použiť aj vtedy, ak napríklad nám chýba iba niekoľko nepodstatných dokladov z aktuálneho mesiaca, ktoré má vedúci pracovník pri sebe. Ten je však na služobnej ceste a vráti sa o niekoľko dní. Preto po odkontrolovaní správnosti účtovných operácií, uzavrieme aktuálny mesiac. Týmto vybratím a zarchivovaním údajov zabránime, aby sme nevedomky nenaúčtovali ďalšie operácie do už odkontrolovaného mesiaca. Po návrate vedúceho pracovníka zo služobnej cesty a jeho odovzdaní príslušných dokladov sa vrátime späť do predchádzajúceho - už uzavretého - mesiaca (viď nasledujúcu kapitolu). Vrátením o jeden mesiac späť vrátime aj archivované účtovné operácie späť do Denníka účtov. Doúčtujeme chýbajúce doklady a opäť uzavrieme mesiac. Týmto zarchívujeme doplnený mesiac s predtým chýbajúcími dokladmi. Takto zabránime zbytočnej a namáhavej práci, ktorá súvisí z hľadaním chybného zúčtovania. Táto metóda je vhodná hlavne pre vedúce účtovníčky vo veľkých firmách pri sieťovej verzii programu HERKULES, kedy sa na účtovaní podieľa väčší počet účtovníčok a tak je možnosť chýb väčšia. Táto voľba spôsobí odpamätanie aktuálneho mesiaca, hodnota ktorého je indikovaná hneď pri vstupe do modulu Účtovníctvo. Pred vykonaní prechodu na nový mesiac si nemusíme dávať výpisy účtovných zostáv za aktuálny mesiac. Program umožňuje ich spätný výpis aj po uzavretí mesiaca. Predtým ako program vykoná prechod na nový mesiac spojený s vymazaním účtovných operácií z Denníka účtov a ich archivovaním, sa program ubezpečí o našej voľbe týmto výpisom na obrazovke :

34 Modul Účtovníctvo str. 34 Vykonaním prechodu na nový mesiac program automaticky zmení hodnotu aktuálneho mesiaca účtovania na nasledujúci. 2.5 Späť mesiac Táto časť programu umožňuje vrátiť sa z aktuálneho mesiaca účtovania do predchádzajúceho uzavretého mesiaca. Takto sa údaje v Denníku účtov rozšíria o údaje predchádzajúceho mesiaca (uložené v archíve), ktorý sa stane zároveň aktuálnym mesiacom účtovania v module Účtovníctvo. Týmto krokom dostaneme možnosť ešte niečo do starého mesiaca doúčtovať. Po doúčtovaní chýbajúcich dokladov ho opäť uzavrieme spôsobom popísaným v predchádzajúcej kapitole. Po vybratí voľby sa na obrazovke objaví tento výpis : Po kladnej odpovedi program zistí do ktorého mesiaca sa chceme vrátiť a opäť sa nás opýta, či to chceme nasledujúcou otázkou : V prípade kladnej odpovede sa program ešte raz ubezpečí, že sme sa nemýlili. To viacnásobné ubezpečovanie sa je adekvátne dôležitosti vykonávanej činnosti. Preto pred samotným vykonaním vrátenia údajov z predchádzajúceho mesiaca dá program ešte jednu ubezpečovaciu otázku : Po potvrdení tejto otázky program chvíľu pracuje a potom sa musí objaviť v pravom hornom rohu takýto oznam : Vrátenie sa k 98/00 stavu denníka bolo úspešné!

35 Modul Účtovníctvo str. 35 Ak dostaneme od programu iný oznam, okamžite sa treba kontaktovať s firmou INVER, pretože to indikuje s najväčšou pravdepodobnosťou poruchu počítačovej techniky. Môže sa jednať o porušenie údajov a ďalšie účtovanie s programom môže dávať chybné výsledky. Problémy môžu nastať v tých prípadoch, ak niekto vymazal alebo pozmenil archívne súbory, prípadne (a to nie je žiadna chyba) sme medzitým dostali "upgrade" - vyššiu verziu programu HERKULES (Čo odstránime spustením programu pre upgrade údajov. Popis jeho obsluhy a činnosti je v module Podporné programy). V každom prípade je dobré pred spustením tejto voľby vykonať zálohu údajov na disketu (pozri modul Práca so zálohami).! Pozor! Ak máte akékoľvek pochybnosti o správnosti archívnych súborov, a napriek tomu sa potrebujete vrátiť pred mesačnú uzávierku, kontaktujte firmu INVER. 2.6 Výkazy Tu sa nachádza zoznam všetkých výkazov, ktoré sme vytvorili: Každý výkaz obsahuje tieto položky: Názov: Názov výkazu Druh: Druh výkazu, môžeme zvoliť druh výkazu z Číselníka druhov výkazov stlačením klávesy F6. Spôsob obd.: Spôsob zadávania sledovaného obdobia. Môžeme zvoliť spôsob zadávania sledovaného obdobia výkazu z Číselníka spôsobov zadávania sledovaného obdobia stlačením klávesy F6. 2. Dátum: Pre druhy výkazov, v ktorých sa sledujú dve obdobia alebo dva stavy, sa aktivuje aj táto položka. Môžeme zvoliť spôsob zadávania sledovaného obdobia druhého dátumu výkazu z Číselníka spôsobov zadávania sledovaného obdobia stlačením klávesy F6. Popis: Popis výkazu. Tento sa potom používa aj pri tlačení výkazu ako text výkazu.

36 Modul Účtovníctvo str. 36 Nový výkaz pridáme klávesou F5. Ak na niektorom z výkazov stlačíme klávesu ENTER dostaneme sa do vybraného výkazu. Objaví sa nám okno s nastavením jednotlivých riadkov výkazu a s následovným menu: Tvorbu výkazu si popíšeme v kapitole Pravidlá pre tvorbu výkazu Výpis zostavy Touto voľbou si môžeme dať výkaz vytlačiť. Ďaľší postup pri zadávaní potrebných údajov pre vytlačenie výkazu je závislý od toho, aký druh výkazu to je a aké sú spôsoby zadávania sledovaného obdobia. Po vytlačení výkazu sa v nastaveniach výkazu všade nastavia aktuálne hodnoty príslušnej položky, aby sme vedeli skontrolovať či údaje v danom riadku výkazu sú správne alebo nie Výpis používaných účtov v riadkoch Touto voľbou vytlačíme zostavu, na ktorej je zoznam všetkých riadkov výkazu s ich nastavením a ak sú aktívne aj hodnoty jednotlivých riadkov, tak sa pri príslušnom riadku vypíše aj jeho hodnota. Hodnoty sú vždy tie, ktoré boli naposledy vypočítané pri výpise zostavy výkazu.

37 Modul Účtovníctvo str Pravidlá pre tvorbu výkazu Každý výkaz je riešený podobne ako Výkaz ziskov a strát, Súvaha alebo CASH-FLOW. Obsahuje jednotlivé riadky v ktorých je popísané, aký údaj v danom riadku chceme. V okne môžeme robiť s každým riadkom následovné činnosti: F3 - Oprava údajov riadku F5 - Pridanie nového riadku do výkazu F8 - Vymazanie riadku výkazu. Ak mažeme nejaký riadok, musíme si uvedomiť, či nie je súčasťou nejakého iného riadku, súčtového alebo iného, lebo v takomto prípade porušíme nejaký súčtový vzorec, ktorý nebude potom dávať správnu informáciu. Ak je v riadku chyba, pri výpise Výkazu, program do uvedeného riadku dá hodnotu v tvare 99,999,999,999.99, aby nás týmto spôsobom upozornil, že v riadku je chyba Základné údaje o riadku výkazu Každý riadok výkazu má následovné informácie: Jednotlivé položky riadku sú: Poradie riadku: Číslo riadku. Toto číslo plní dve funkcie: - podľa tochto čísla sú na zostave riadky zotriedené - toto číslo sa používa, ak chceme niektoré riadky sčítavať. Preto je vhodné riadky číslovať napríklad po desať (10,20,30...). Takto zabezpečíme prípad, keď chceme medzi dva riadky doplniť tretí. Keby sme takto nečíslovali jednotlivé riadky, tak by sme museli celý výkaz prečíslovať, keby sme chceli niekde pridať riadok. Označenie: Označenie riadku. Toto sa používa pri výpise zostavy výkazu. Text v riadku: Text, ktorý chceme mať v uvedenom riadku pri výpise zostavy výkazu. Čerpanie údajov, Účet, Počet dní..., Druh obratu tieto hodnoty sú variabilné a rozoberieme ich v ďaľšej kapitole.

38 Modul Účtovníctvo str. 38 Znamienko: Nová strana: Akým znamienkom pôjde do výkazu uvedená hodnota. Treba si však uvedomiť, že sú možné variáce, závisle podľa Čerpania údajov, preto pred zvolením správneho znamienka, si musíme poriadne uvedomiť, čo chceme urobiť. Pri tvorbe výkazu je možné dostať sa k istej hodnote viacerými spôsobmi, pri ktorých bude hodnota rovnaká, len znamienko bude iné. Tieto variácie tiež popíšeme v ďaľšej kapitole. Ak chceme, aby nasledujúci riadok bol vytlačený na ďaľšej strane tak tu zadáme hodnotu ANO, inak zadáme NIE. Ak napríklad tvoríme súčtový vzorec, alebo chceme do jedného riadku uviesť dve rozdielne hodnoty, zadáme viac položiek, z ktorých každá bude mať rovnaké Poradie riadku, Označenie a Text v riadku Variabilné položky riadku výkazu Teraz si rozoberieme variabilné položky riadku výkazu: Čerpanie údajov Touto položkou určíme, aká informácia bude v aktuálnom riadku uložená. Sú povolené iba určité hodnoty, ktoré nám program ponúka stláčaním klávesy Medzerník: - HLAVNÁ KNIHA ÚČET: údaje pre túto položku vyberáme z HLAVNEJ KNIHY. V ďalšom priebehu zadáme položky: Účet v ktorej určíme účet sledovaný v Hlavnej knihe. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Druh obratu určíme, aké informácie o účte budeme vyberať z Hlavnej knihy. Túto informáciu si vyberieme s ponúkaného zoznamu Prípustné hodnoty sú: - Stav účtu na ZAČIATKU ROKA iba ak je zostatok MÁ DAŤ Ak je zostatok na strane MÁ DAŤ, tak sa vypíše hodnota, inak nula - Stav účtu na ZAČIATKU ROKA iba ak je zostatok DAL Ak je zostatok na strane DAL, tak sa vypíše hodnota, inak nula - Stav účtu na KONCI OBDOBIA iba ak je zostatok DAL Ak je zostatok na strane DAL, tak sa vypíše hodnota, inak nula - Stav účtu na KONCI OBDOBIA iba ak je zostatok MÁ DAŤ Ak je zostatok na strane MÁ DAŤ, tak sa vypíše hodnota, inak nula - Stav účtu na ZAČIATKU ROKA vzhľadom na stranu MÁ DAŤ Ak je zostatok na strane MÁ DAŤ, tak sa vypíše hodnota plusom, inak sa vypíše mínusom - Stav účtu na ZAČIATKU ROKA vzhľadom na stranu DAL Ak je zostatok na strane DAL, tak sa vypíše hodnota plusom, inak sa vypíše mínusom - Stav účtu na KONCI OBDOBIA vzhľadom na stranu DAL Ak je zostatok na strane DAL, tak sa vypíše hodnota plusom, inak sa vypíše mínusom - Stav účtu na KONCI OBDOBIA vzhľadom na stranu MÁ DAŤ Ak je zostatok na strane MÁ DAŤ, tak sa vypíše hodnota plusom, inak sa vypíše mínusom - Obrat účtu na strane DAL Vypíše sa obrat účtu na strane DAL - Obrat účtu na strane MÁ DAŤ

39 Modul Účtovníctvo str. 39 Vypíše sa obrat účtu na strane MÁ DAŤ - Zmena stavu AKTÍVNEHO ÚČTU Ak je zostatok AKTÍVNEHO ÚČTU kladný, vypíše sa zmenu stavu účtu a hodnota je plusom, v opačnom prípade mínusom - Zmena stavu PASÍVNEHO ÚČTU Ak je zostatok PASÍVNEHO ÚČTU kladný, vypíše sa zmenu stavu účtu a hodnota je plusom, v opačnom prípade mínusom - HLAVNÁ KNIHA OPERÁCIE: údaje pre túto položku vyberáme z HLAVNEJ KNIHY. Vyberajú sa z nej len účtovné operácie obsahujúce účty uvedené účty. V ďalšom priebehu zadáme položky: Účet Protiúčet v ktorej určíme účet sledovaný v Hlavnej knihe. Môžeme zadať aj časť účtu. v ktorej určíme protiúčet sledovaný v Hlavnej knihe. Môžeme zadať aj časť pritúčtu. - VÝSLEDOVKA: údaje pre túto položku vyberáme z VÝKAZU ZISKOV A STRÁT. V ďalšom priebehu zadávame položku: Riadok v ktorej uvedieme číslo riadku, z ktorého budeme čerpať údaje. - SÚVAHA: údaje pre túto položku vyberáme z výkazu SÚVAHA. V ďalšom priebehu zadáme položky: Riadok v ktorej uvedieme číslo riadku, z ktorého budeme čerpať údaje zo Súvahy. Druh obratu budeme určovať obdobie z ktorého budeme čerpať údaje, prípadne zmenu stavu určeného riadku. Prípustné hodnoty sú: - Zmena stavu URČENÉHO RIADKU T.j. bežné obdobie mínus minulé obdobie - Stav URČENÉHO RIADKU v minulom období - Stav URČENÉHO RIADKU v bežnom období

40 Modul Účtovníctvo str SALDO KONTO DOŠLÝCH FA: údaje pre túto položku vyberáme z EVIDENCIE DOŠLÝCH FAKTÚR. Pre saldokonto došlých faktúr sú prípustné hodnoty: - VŠETKY neuhradené DF splatné po určenom počte dní Pre daný druh obratu vyberieme: Účet došlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Počet dní (podm) určíme počet dní po koľkých sú faktúry neuhradené - VŠETKY neuhradené DF v rozmedzí určených dní berú sa všetky faktúry, ktorých rozsah po splatnosti je v rozmedzí určených dní. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet došlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Sledovane obd určíme prvý a druhý počet dní, v ktorm rozmedzí chceme robiť výpis. - Neuhradené DF URČENÉHO KLIENTA berú sa faktúry len za určitého klienta. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet došlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Klient vyberieme klienta z Adresára dodávateľov. Môžeme vybrať z číselníka pomocou klávesy F6. - Neuhradené DF splatné po určenom počte dní KLIENTA podobne ako prvý prípad, ale údaje sú len za jedného klienta. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet došlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Počet dní (podm) určíme počet dní po koľkých sú faktúry neuhradené Klient vyberieme klienta z Adresára dodávateľov. Môžeme vybrať z číselníka pomocou klávesy F6. - Neuhradené DF v rozmedzí určených dní KLIENTA podobne ako druhý prípad, ale údaje sú len za jedného klienta. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet došlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Sledovane obd určíme prvý a druhý počet dní, v ktorm rozmedzí chceme robiť výpis. Klient vyberieme klienta z Adresára dodávateľov. Môžeme vybrať z číselníka pomocou klávesy F6. - VŠETKY neuhradené DF fakturované v určenej mene berú sa faktúry len v určenej mene. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet došlej Fa Mena fakturácie v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. určíme menu fakturácie.

41 Modul Účtovníctvo str SALDO KONTO VYŠLÝCH FA: údaje pre túto položku vyberáme z EVIDENCIE VYŠLÝCH FAKTÚR. Pre saldokonto vyšlých faktúr sú prípustné hodnoty: - VŠETKY neuhradené OF splatné po určenom počte dní Pre daný druh obratu vyberieme: Účet vyšlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Počet dní (podm) určíme počet dní po koľkých sú faktúry neuhradené - VŠETKY neuhradené OF v rozmedzí určených dní berú sa všetky faktúry, ktorých rozsah po splatnosti je v rozmedzí určených dní. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet vyšlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Sledovane obd určíme prvý a druhý počet dní, v ktorm rozmedzí chceme robiť výpis. - Neuhradené OF URČENÉHO KLIENTA berú sa faktúry len za určitého klienta. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet vyšlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Klient vyberieme klienta z Adresára odberateľov. Môžeme vybrať z číselníka pomocou klávesy F6. - Neuhradené OF splatné po určenom počte dní KLIENTA podobne ako prvý prípad, ale údaje sú len za jedného klienta. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet vyšlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Počet dní (podm) určíme počet dní po koľkých sú faktúry neuhradené Klient vyberieme klienta z Adresára dodávateľov. Môžeme vybrať z číselníka pomocou klávesy F6. - Neuhradené OF v rozmedzí určených dní KLIENTA podobne ako druhý prípad, ale údaje sú len za jedného klienta. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet vyšlej Fa v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. Sledovane obd určíme prvý a druhý počet dní, v ktorm rozmedzí chceme robiť výpis. Klient vyberieme klienta z Adresára dodávateľov. Môžeme vybrať z číselníka pomocou klávesy F6. - VŠETKY neuhradené OF fakturované v určenej mene berú sa faktúry len v určenej mene. Pre daný druh obratu vyberieme: Účet vyšlej Fa Mena fakturácie v ktorej určíme účet sledovanej faktúry. Môžeme zadať aj časť účtu, potom sa berú všetky účty začínajúce na uvedený reťazec znakov. určíme menu fakturácie.

42 Modul Účtovníctvo str STAV ZÁSOB NA SKLADE: údaje pre túto položku vyberáme z EVIDENCIE SKLADU. Pre stav zásob sú prípustné hodnoty: - TOVAR NA SKLADE nakúpený PRED URČENÝM POČTOM DNÍ Pre daný druh obratu vyberieme: Číslo skladu z ktorého chceme robiť výpis. Počet dní (podm) určíme počet dní. - TOVAR NA SKLADE nakúpený PO URČENÝM POČTOM DNÍ Pre daný druh obratu vyberieme: Číslo skladu z ktorého chceme robiť výpis. Počet dní (podm) určíme počet dní. - INÝ EVIDOVANÝ VÝKAZ: údaje pre túto položku vyberáme z EVIDENCIE VÝKAZOV. V ďalšom priebehu zadáme položky: Riadok inej ZOST Názov výkazu určíme číslo riadku z iného evidovaného výkazu. určíme názov výkazu. Môžeme ho vybrať z evidencie stlačením klávesy F6. - RIADOK TEJTO ZOSTAVY: tento druh sa používa pre zadávanie súčtových vzorcov. Ak zadávame zložitejší vzorec, vytvoríme viac riadkov s týmto druhom a s rovnakým číslom, tak ako to bolo povedané vyššie. V ďalšom priebehu zadáme položky: Riadok zostavy určíme číslo riadku z tejto zostavy, ktorý chceme priradiť do súčtového vzorca. Znamienko v tomto prípade môžeme dať +, keď chceme uvedený riadok pripočítať, alebo -, keď chceme riadok odpočítať. - RIADKY TEJTO ZOSTAVY: tento druh sa používa pre zadávanie násobenia alebo delenia riadkov. Ak zadávame zložitejší vzorec, vytvoríme viac riadkov s týmto druhom a s rovnakým číslom, tak ako to bolo povedané vyššie. Prípadne môžeme kombinovať tento druh s predchádzajúcim druhom. V ďalšom priebehu zadáme položky: 1. riadok zostavy určíme číslo prvého riadku z tejto zostavy, ktorý chceme násobiť alebo deliť. 2. riadok zostavy určíme číslo druhého riadku z tejto zostavy, ktorý chceme násobiť alebo deliť. Znamienko v tomto prípade môžeme dať *, keď chceme riadky násobiť, alebo /, keď chceme riadky deliť. - EVIDENCIA DPH: údaje pre túto položku vyberáme z EVIDENCIE DPH. Sú prípustné hodnoty: - MESAČNÉ hlásenie DPH k určenému dátumu - KVARTÁLNE hlásenie DPH k určenému dátumu - MESAČNÉ hlásenie DPH za predchádzajúci mesiac - KVARTÁLNE hlásenie DPH za predchádzajúci kvartál - Doklady čakajúce na úhradu

43 Modul Účtovníctvo str Príklady 1. Príklad: Výber účtovania z HLAVNEJ KNIHY pre riadok číslo 10, kde sa uvádza zisk/strata z predaja vlastných aktív. Zisk sa uvádza vo výkaze záporným znamienkom a strata kladným. Jedným z účtov v tomto riadku je aj celý syntetický účet 641. Z uvedeného vyplýva, že do riadku 10 potrebujeme zakomponovať obraty všetkých účtov so syntetickou časťou 641. Doplníme po stlačení klávesy F5 riadok nasledujúcim postupom : Do položky Riadok zadáme číslo 10. Potom zadáme napr. text A.1.6., do položky Označenie. V Text-e riadku zadáme : Zisk (strata) z predaja stálych aktív (zisk -, strata +). Pri položke Čerpanie údajov vyberieme možný druh: HLAVNÁ KNIHA - Účet Ten určuje programu vyberať údaje z HLAVNEJ KNIHY. Po stlačení klávesy Enter prejdeme na ďalšiu položku Účet. Tou určujeme, ktorý konkrétny účet budeme vyberať z HLAVNEJ KNIHY. Zadáme tu účet 641 s prázdnym ANALYTICKÝM ÚČTOM (na analytickej časti účtu stačí stlačiť klávesu Enter). Ak tento syntetický účet nie je evidovaný v účtovnom rozvrhu, potom nás na to program upozorní. V takom prípade potvrdíme správnosť nášho zadania. Zadaním položky Účet nám program ponúkne nasledujúce menu : V našom prípade potrebujeme obraty výnosového účtu, preto sa nastavíme na ponuku Obrat účtu na strane DAL a stlačíme klávesu Enter. Určený text sa okamžite zapíše do položky Druh obratu a prejdeme na zadávanie položky Znamienko. Keďže obrat tohto účtu sa podieľa zápornou hodnotou na celkovom obrate riadku číslo 10 vo výkaze, zadáme tu text -. Určením znamienka sme ukončili zadávanie jedného obratu patriaceho do riadku číslo 10. Aj v prípade ďalších riadkov, kde potrebujeme údaje z HLAVNEJ KNIHY o jednom účte (nie v kombinácii s iným účtom), použijeme tento spôsob nastavenia.

44 Modul Účtovníctvo str Príklad: Výber z HLAVNEJ KNIHY, kedy potrebujeme zistiť obraty medzi určenými účtami. Vezmime si napríklad riadok číslo 19 B.1.1. V tomto riadku máme odrátať obraty účtovných operácii s účtami 042 oproti účtom 06. Nastavíme sa na riadok číslo 19 a po zadaní prvých troch položiek sa dostaneme na položku Čerpanie údajov. Tu vyberieme: HLAVNÁ KNIHA-Operácie Určený text sa uloží do položky Čerpanie údajov a prejdeme na zadávanie položky Účet. Tu zadáme účet 042. V položke Protiúčet zadáme hodnotu 06 a program preskočí položku Druh obratu. V položke Znamienko zadáme +, lebo obraty účtovných operácií s účtami 042 oproti účtom 06 sa odrátavajú od ostatných položiek uvedených v tomto riadku. Tieto sa však zarátavajú do tohto riadku znamienkom mínus. Takže ak chceme odrátať určené obraty, potom musíme naozaj zadať znamienko plus. 3. Príklad: Výber údajov z výkazu SÚVAHA. Napríklad do riadku číslo 15 A.2.3. ide zmena stavu zásob. Pri náraste zásob so znamienkom mínus, pri úbytku zásob so znamienkom plus. Údaje máme čerpať zo SÚVAHY z riadku číslo 29, ktorý je v časti aktív pod označením C.I. Pridáme 15. riadok výkazu a po zadaní prvých troch položiek sa dostaneme na položku Čerpanie údajov. Tu vyberieme: Súvaha Určený text sa uloží do položky Čerpanie údajov a prejdeme na zadávanie položky Riadok SUVAHY. Tu zadáme číslo riadku zo SÚVAHY, teda číslo 29. V našom prípade potrebujeme zmenu stavu účtu, preto hneď na prvej ponuke stlačíme klávesu Enter. Určený text sa okamžite zapíše do položky Druh obratu a prejdeme na zadávanie položky Znamienko. Keďže kladná zmena stavu zásob na sklade vstupuje so zápornou hodnotou do obratu riadku číslo 15 vo výkaze, potom tu zadáme text Príklad: Súčet riadkov vo výkaze. Napríklad v riadku číslo 18 - B.1. je súčet troch riadkov: - riadok 19 B riadok 20 B riadok 21 B.1.3. Preto riadok číslo 18 bude uvedený v zozname riadkov trikrát. V každom bude v položke Čerpanie údajov uvedený text Riadok tejto zostavy. V položke Riadok tejtozost postupne zadávame číslo od 19 po 21. Keďže údaje z jednotlivých riadkov sa zrátavajú, potom v položke Znamienko je vždy text +.

45 Modul Účtovníctvo str Evidencia dane z pridanej hodnoty Tento modul je prepojený s modulmi Sklad, Faktúry a Účtovníctvo. To znamená, že každé vkladanie údajov v skladoch, v knihách faktúr, a v účtovníctve, ktoré súvisí s účtom dane z pridanej hodnoty, sa automaticky prenáša do tejto evidencie. Všetky účtovné operácie súvisiace s daňou z pridanej hodnoty sú tu zaevidované, a my máme možnosť si dať kedykoľvek urobiť výpis týchto údajov. Hodnota dane z pridanej hodnoty je rozlíšená podľa vstupu a výstupu. V tejto časti programu si taktiež môžeme dať vytvoriť výpis, ktorý je spracovaný podľa hlásenia na daňový úrad, takže jednoduchým prepisom údajov na formulár vyplníme hlásenie o dani z pridanej hodnoty. Predpokladom samozrejme je, že máme v poriadku účtovníctvo a zápisy v databanke Daň z pridanej hodnoty. Ak chceme "ručne" niečo dopísať do databanky, môžeme to urobiť cez voľbu v menu Pridanie alebo v okne cez klávesu F5. Takéto pridanie, ale prináša niektoré problémy, ako číslo riadku alebo číslo účtu DPH (pozri Pridanie). Takisto tu fungujú aj ostatné klávesy oprava - F3, vymazanie - F8 atď. Musíme však upozorniť, že program nezabezpečí pri oprave alebo vymazaní v tejto evidencii automaticky opravu aj v ostatných súvisiacich evidenciách. Individuálne zásahy do tejto evidencie robíme iba vo výnimočných prípadoch, pretože táto evidencia je aktualizovaná automaticky pri prvotnom zúčtovaní daňového dokladu v prislúchajúcej evidencii. Položky databanky Daň z pridanej hodnoty : Doklad - označenie dokladu vrátane čísla pohybu v sklade. Napríklad je vyšlá (odberateľská) faktúra číslo Dátum - dátum uskutočnenia účt. operácie DPH [%] - skupina dane z pridanej hodnoty v % a smer kde je DPH smerovaná (tuzemsko, zahraničie) To charakterizuje aj riadok na daňovom hlásení, ku ktorému sa tento zápis vzťahuje. Základ - zaevidovaná suma základu DPH v Sk Hodnota - zaevidovaná hodnota DPH v Sk Z účtu - na aký protiúčet sa zapíše do Denníka účtov - určuje istým spôsobom pôvod dane z pridanej hodnoty a strana účtu DPH Klient - názov firmy dodávateľa/odberateľa DIČO - DIČO firmy dodávateľa/odberateľa Zúčtované - S akým dátumom bola uvedená položka DPH zúčtovaná v Denníku účtov. MA DAŤ/DAL výpis operácie položky DPH v Denníku účtov. Obrat - Obrat položky DPH zapísaný v Denníku účtov. Analytika - doplnková analytika k uvedenej položke DPH. Stredisko - stredisko, ktorého sa uvedená položka DPH týka. Zakázka - zakázka, ktorého sa uvedená položka DPH týka.

46 Modul Účtovníctvo str. 46 Účt.Dokl - doklad, pod ktorým bola položka DPH zúčtovaná do Denníka účtov. Zúčtované - S akým dátumom bola úhrada DPH zúčtovaná v Denníku účtov. MA DAŤ/DAL - výpis operácie úhrady DPH v Denníku účtov. Obrat - Obrat úhrady DPH zapísaný v Denníku účtov. Analytika - doplnková analytika k uvedenej úhrade DPH. Stredisko - stredisko, ktorého sa uvedená úhrada DPH týka. Zakázka - zakázka, ktorého sa uvedená úhrada DPH týka. Účt.Dokl - doklad, pod ktorým bola úhrada DPH zúčtovaná do Denníka účtov. Do hlásenia - má hodnotu "A" - ako ÁNO, alebo "N" ako NIE. Má informatívny charakter. Vzhľadom na sledovanie zaradzovania dokladov DPH na vstupe do hlásenia je v tejto položke informácia, či zadaný daňový doklad už je zaradený, alebo ešte len čaká na zaradenie do hlásenia DPH. Ak má hodnotu "A", potom aj nasledujúce položky Evidencie DPH musia bližšie špecifikovať doklad úhrady, ktorý spĺňa podmienku zaradenia príslušného dokladu DPH do hlásenia a dátum jeho zúčtovania. Tieto informácie sa potom automaticky vypíšu v zostave, ktorá slúži ako podklad pre vyplnenie hlásenia DPH. Úhrada - dátum, kedy bol daňový doklad na vstupe uhradený, ktorým sa splnila podmienka pre zaradenie daňového dokladu do hlásenia DPH. Doklad úhrady - doklad úhrady, ktorým sa splnila podmienka pre zaradenie daňového dokladu do hlásenia DPH. Zobrazené údaje si môžme triediť klávesou F2 podľa : 1. Čísla dokladu - zaradené do hlásenia 2. Doklad úhrady - zaradené do hlásenia 3. Čísla dokladu - všetky doklady Menu "Práca s databankou" nám ponúka tieto možnosti :

47 Modul Účtovníctvo str Pridanie Ak chceme "ručne" doúčtovať alebo len zaevidovať bez zúčtovania novú položku DPH, použijeme túto voľbu. Pridanie je v podstate vypĺňaním položiek uvedených v predchádzajúcom odseku v Panel editore. Vyplníme všetky položky, a ak je možnosť môžeme si údaj vybrať aj z číselníkov cez F6. Pri pridávaní si musíme dať pozor na tieto veci : 1.) V kolónke "Riadok", podľa toho čo tu napíšeme, program rozdeľuje DPH do skupín (vstup, výstup, tuzemsko, zahraničie atď). Preto ak napíšeme iné číslo riadku ako má byť, tak táto DPH bude zaradená do nesprávnej skupiny. 2.) Určenie strany účtu DPH a čísla protiúčtu nie je nijako kontrolované, a nemá vzťah ku kolónke "Riadok". Slúži len pre zapísanie do účtovníctva. Môže sa teda stať, že v účtovníctve bude položka DPH zúčtovaná ako na vstupe a vo výpise DPH bude uvedená ako na výstupe (ak číslo riadku je v rozpore so stranou účtu). PROGRAM NEUMOŽŇUJE NOVÝ ZÁPIS V EIDENCII DPH ZÚČTOVAŤ V DENNÍKU ÚČTOV, PRÍPADNE ZAPÍSAŤ DO OSTATNÝCH EVIDENCII. Musíme to urobiť "ručne".!pozor! Pretože ručné pridávanie prináša niektoré problémy, môže dôjsť pri nesprávnom zadaní k chybám aj v účtovníctve, aj vo výkazoch DPH! Preto odporúčame používať túto voľbu opatrne. Výhodnejšie a pohodlnejšie je pridať DPH cez Denník účtov, alebo cez iné agendy, z ktorých sa údaje do Evidncie DPH automaticky prenášajú Podklady pre výpis hlásenia DPH Táto voľba nám poskytuje výpis, ktorý slúži pre vyplnenie hlásenia DPH. Na konci zostavy je rekapitulácia, ktorá nám aj v priebehu sledovaného obdobia oznámi či je predpokladaný nadmerný odpočet, alebo úhrada DPH. Po výbere tejto voľby musíme zadať časové obdobie, za ktoré chceme výpis - deň, mesiac, rok od/do. Potom máme možnosť vybrať si z týchto druhov zostavy : Na vstupe Na výstupe Všetko Vytvorenú zostavu si môžeme vytlačiť štandardným spôsobom (CTRL+T) a archivovať. Odporúčame k tejto zostave urobiť : - Výpisy účtov, na ktorých sa sleduje účtovanie dokladov patriacich do hlásenia DPH. Obraty na týchto účtoch sa musia rovnať hodnotám uvedeným v jednotlivých riadkoch hlásenia. - Zostavu popísanú v nasledujúcej kapitole, ktorá hovorí o dokladoch ktoré ešte čakajú k danému obdobiu na úhradu splňujúcu podmienku zaradenia dokladu do hlásenia DPH. - Výpisy účtov, na ktorých sa sleduje prvotné zúčtovanie dokladov DPH na vstupe. Je to zúčtovanie dokladov, ktoré ešte musia čakať na úhradu, ktorá ich zaradí do hlásenia DPH. V tomto výpise nás bude zaujímať konečný zostatok na týchto účtoch v sledovanom období. Zostatky na týchto účtoch sa musia rovnať hodnotám uvedeným v jednotlivých riadkoch v zostave dokladov čakajúcich na úhradu. Tieto štyri zostavy nás ubezpečia o tom, že podávané hlásenie plne korešponduje s účtovnými operáciami zaznamenanými v Denníku účtov.

48 Modul Účtovníctvo str Doklady na vstupe čakajúce na úhradu DPH Táto zostava je doplnkovou zostavou k zostave popísanej v predchádzajúcej kapitole slúžiacej ako podklad k vyplneniu hlásenia DPH. Zostava obsahuje zoznam dokladov, ktoré nemohli byť zatiaľ zaradené do hlásenia DPH, pretože ešte neboli uhradené v hodnote, ktorá by ich oprávňovala k tomuto zaradeniu Dodatočná kontrola zdaniteľných plnení (základov) DPH Pri zadávaní daňových dokladov sme sa mohli pomýliť v stanovení zdaniteľného plnenia, kedy sme neuviedli hodnotu uvedenú na doklade. Zostava v tejto časti programu prezrie jednotlivé zápisy v Evidencii DPH a porovná zaevidovanú hodnotu zdaniteľného plnenia (základu) s hodnotou vypočítanou programom na základe hodnoty DPH a daňovej skupiny. V prípade rozdielu, program daný zápis v Evidencii DPH zaradí do zostavy. Pred vytvorením tejto zostavy nás program žiada o zadanie kontrolovaného obdobia a povolenej chyby výpočtu. V prípade rozdielu zapísanej a vypočítanej hodnoty zdaniteľného plnenia (základu) v rámci povolenej tolerancie, sa zápis do zostavy nezaradí Kontrola prepojenia DPH na vstupe a úhrad DF Tento kontrolný program skontroluje všetky došlé faktúry, ktoré boli účtované a uhrádzané v stanovenom období. V prípade zlého zúčtovania, napríklad keď bol použitý účet pre účely zaradenia dokladu do hlásenia DPH a pritom šlo len o zaevidovanie daňového dokladu, bude tento účet automaticky prepísaný programom na správny účet - účet účtovania daňového dokladu na vstupe. Táto automatická oprava programom je však vykonaná až po našom odsúhlasení pripravených úprav, ktoré program poskytne vo forme protokolu na záver svojho zistenia. V prípade, že budeme súhlasiť s jeho návrhom na opravu, dáme súhlas na vykonanie ponúknutých úprav. Tieto úpravy budú vykonané vo všetkých súvisiacich evidenciách. Program tiež kontroluje v zadanom období úhrady jednotlivých došlých faktúr a posudzuje, či spĺňajú podmienky pre zaradenie do hlásenia DPH, alebo nie. Podľa toho navrhuje program zaradenie (a zároveň preúčtovanie z účtu zúčtovania DPH na vstupe na účet zaradenia dokladu do hlásenia DPH) alebo vyradenie došlej faktúry z hlásenia DPH.

49 Modul Účtovníctvo str Nastavenie koeficientu pre prepočet hlásenia DPH Táto voľba slúži na nastavenie koeficientu, ktorý sa vypočítava pri hlásení DPH: Pri nastavovaní postupujeme tak, že napĺňame jednotlivé položky čitateľa a potom menovateľa koeficientu. Jednotlivé položky je vhodnejšie vyberať zo zoznamu položiek DPH pomoco klávesy F6. Ak zadáme prázdnu položku v čitateľi, program sa nás opýta, či chceme prejsť k zadávaniu, menuvateľa a podobne v menovateľi sa program opýta, či chceme ukončiť zadávanie.

50 Modul Účtovníctvo str Práca s archívom V tejto voľbe si môžeme vytvoriť výpis s evidencie podľa vlastných predstáv. Táto zostava je variabilná a záleží na nás, ktoré položky chceme mať na výpise. Po spustení tejto voľby sa zobrazí následovná obrazovka: Pre vypĺňanie jednotlivých položiek platia následovné pravidlá: - Položky označené bielou farbou, sú položky ktoré chceme na výpise mať - Položky označené červenou farbou, sú položky ktoré nechceme na výpise mať - V prípade, že na položke zadáme nejaké znaky, budú sa vypisovať len položky, ktorých označenie začína danou skupinou znakov. Napr.: Máme faktúry číslované následovne 99P1, 99P2, 99P3, 99O1, 99O2, 98P1. Ak do označenia dáme znaky 99 program bude brať do úvahy položky 99P1, 99P2, 99P3, 99O1, 99O2. Ak do označenia dáme znaky 99P program bude brať do úvahy položky 99P1, 99P2, 99P3. - Ak chceme vypísať dve alebo viac konkrétnych položiek, oddeľujeme tieto čiarkou. Napr.: Máme chceme vypísať účty a , tak do položky účty zadáme: ,321020

51 Modul Účtovníctvo str. 51 V ďaľšom kroku určujeme usporiadanie zostavy. Zobrazia sa nám všetky možnosti, podľa ktorých môžeme dať našu zostavu zotriediť: Pre zadávanie triedenia platia následovné pravidlá: - Na položke, podľa ktorej chceme triediť, stlčíme ENTER. - Program sa nás opýta, či chceme aj medzisúčty. - Program nás informuje o tom, aké triedenie je zapnuté vľavo od druhu triedenia, kde sa zobrazuje poradové číslo triedenia. - Ak chceme niektoré triedenie vymazať, stlačíme na ňom klávesu ENTER. Program vymaže uvedené triedenie a ostatné posunie. T.j. ak sme vumazali druhé triedenie a mali sme tri, tak z tretieho triedenia program urobí druhé. - Na položke ANALYTIKA, určujeme ešte poradie analytík, ktoré chceme triediť. V tomto prípade môžeme mať aj druh medzisúčtov do kaskády. - Ak máme viac ako tri triedenia, stáva sa zostava veľmi neprehľadnou. - zadávanie ukončíme voľbou X ukončenie výberu zotriedenia. V poslednom kroku odpovieme na otázku: podrobný výpis - vypíše všetky údaje na zostave sumárny výpis - vypíše len medzisúčty

52 Modul Účtovníctvo str Počiatočné stavy - účtovníctvo Toto je veľmi dôležitý modul a používa sa výhradne pri nábehu účtovania programom HERKULES. Preto sa pracuje s touto čaťou programu spravidla iba raz. Nepracuje sa napríklad s touto časťou programu po ročnej uzávierke, pretože počiatočné stavy v novom roku sú nasadzované do evidencie Účtovníctva cez účtovné operácie s účtami 701. Táto časť programu je zoznamom účtov s ich počiatočným stavom, prípadne obratmi k istému dátumu. Je tu určený : - účet, ktorému zadané údaje patria - zostatok na strane MÁ DAŤ, resp. DAL k určenému dátumu - dátum ku ktorému zadané údaje platia - kumulované obraty od začiatku roka na zadanom účte Po zakúpení programu HERKULES sa môžeme nachádzať v dvoch situáciách: 1. Začíname s účtovaním novej firmy, t.j. nemáme žiadne počiatočné stavy, alebo začíname účtovanie od začiatku roka. 2. Používa sa len v špeciálnom prípade, keď sme si program kúpili až počas účtovného roka, a nechceme ešte raz účtovať všetky operácie od začiatku roka. Pritom chceme mať v hlavnej knihe aj kumulatívne obraty za toto obdobie. V prvom prípade do tejto evidencie zapíšeme iba jeden účet (najčastejšie je to účet pokladne 211) s dátumom počiatku prvého účtovania a so všetkými nulovými obratmi na jednotlivých položkách. Potom dáme príkaz k nastaveniu počiatočných stavov. Takto dostaneme "nulovú" Hlavnú knihu a program nastaví ako aktuálny mesiac účtovania mesiac a rok uvedený v dátume jedinej položky tejto evidencie, ktorý vyjadruje dátum začatia účtovania vo firme. TO ISTÉ VYKONÁME AJ V TOM PRÍPADE, AK SME PROGRAM ZAKÚPILI UŽ V PRIEBEHU ROKA, ALE CELÚ EVIDENCIU ÚČTOVNÍCTVA BUDEME ZADÁVAŤ A SLEDOVAŤ OD ZAČIATKU ROKA V TOMTO PROGRAME. Aj v tejto situácií zadáme iba jednu nulovú položku jedného z evidovaných účtov s dátum 1. januára príslušného roka. Po spustení nastavenia počiatočných stavov (budú nulové) zadáme priamym účtovaním v Denníku účtov počiatočné stavy príslušného roka podľa záverečnej Súvahy predchádzajúceho roka cez účty 701. Nastavením "nulových" počiatočných stavov program nastaví aktuálny mesiac spracovania na JANUÁR určeného roka a už popísaným zadaním účtovných operácií počiatočného stavu zo záverečnej Súvahy predchádzajúceho roka cez účty 701 v Denníku účtov ako interný doklad. Takto si pripravíme program pre nastávajúce účtovanie operácií, ktoré vznikli pri činnosti firmy v priebehu dalšieho obdobia. Nikdy sa k tejto časti programu už nebudeme vracať. Kontrolou, či sme dobre vykonali počiatočné nastavenie programu, by malo byť to, že pri vstupe do modulu Účtovníctvo by sa malo v pravom hornom rohu objaviť mesiac a rok, ku ktorému sme chceli otvoriť Účtovníctvo. Ďalšou kontrolou by mal byť výpis Hlavnej knihy. Vo vytvorenej zostave by v jej hlavičke mal byť žiadaný mesiac a rok a celkové počiatočné stavy a obraty by mali byť nulové. V prípade že zistíme chyby v nastavení počiatočných stavov, môžeme sa sem vrátiť a nastaviť ich podľa požiadaviek dovtedy, kým nebudú spĺňať naše požiadavky. Nemusíme sa báť viacnásobného spúšťania tejto časti programu. Nemá vplyv na trebárs už naúčtované operácie v Denníku účtov. Je to len nastavenie istých súborov "na pozadí", ktoré sa používajú pre správne vytváranie účtovných zostáv. Túto časť programu však nesmieme používať už v priebehu roka, po vykonaní niekoľkých mesačných uzávierok. V druhom prípade prejdeme účet po účte a každý z nich zapíšeme samostane do tejto evidencie. Tu ku každému účtu okrem jeho označenia a dátumu platnosti uvádzame jeho počiatočný stav, kumulované účty od začiatku roka na strane MÁ DAŤ aj na strane DAL. Po zadaní všetkých účtov, na ktorých bol počiatočný stav, prípadne obraty v priebehu predchádzajúceho obdobia vyvoláme voľbu Nastavenie počiatočných stavov. Výsledkom by malo byť nastavenie aktuálneho mesiaca na mesiac a rok uvedený pri zadávaných počiatočných stavoch účtov. Ďalej výpis Hlavnej knihy by mal v stĺpcoch jednotlivých účtov obsahovať ich zadané počiatočné stavy,, v kolónke kumulovaných obratov kumulované obraty vykonané a evidované v inej doteraz používanej evidencii. Ak z výpisu Hlavnej

53 Modul Účtovníctvo str. 53 knihy zistíme, že sme sa pomýlili, môžeme túto evidenciu pomocou klávesy F3 opravovať, prípadne dopĺňať klávesou F5 tak, aby sme dostali rovnakú hlavnú knihu ako v predchádzajúcej evidencii. Položky databanky Počiatočné stavy : (môžeme ich vidieť v OKNE po stlačení F4) Dátum platnosti - dátum počiatku účtovania s programom HERKULES. Tento dátum musí byť pre všetky účty rovnaký. Mesiac, ktorý tu zadáme, bude po vykonaní voľby Nasadenie počiatočných stavov braný za aktuálny účtovný mesiac. Teda tu uvádzame dátum, od ktorého zadané hodnoty platia. Zákazka - môžeme zadať rôzne počiatočné stavy pre jeden účet a rôzne zákazky. Označenie účtu - Kľúč číslo účtu podľa účtovnej osnovy ak je účet členený, musíme zadať počiatočný stav osobitne pre tento účet za každý kľúč (napr. stredisko) zvlášť. Nasledujúce položky: Počiatočný stav MÁ DAŤ Je to počiatočný stav príslušného účtu, k danému dátumu na strane Má Dať. Kumulované obraty MÁ DAŤ - Ak chceme sledovať účtovanie programom HERKULES iba od istého dátumu v priebehu roka, tak sem zapíšeme sumu mesačných obratov od začiatku roka. Pri výpise Hlavnej knihy bude rozlíšený počiatočný stav na začiatku roka a suma mesačných obratov až do mesiaca spracovania. Pri účtovaní od začiatku roka, alebo pri úplne novej firme zadáme tejto položke nulovú hodnotu. Nasledujúce položky majú presne rovnakú funkciu pre zapísanie počiatočných stavov na strane DAL : Počiatočný stav DAL, Kumulované obraty DAL Zobrazené údaje nie je možné triediť klávesou F2. Menu "Práca s databankou" nám ponúka tieto možnosti :

54 Modul Účtovníctvo str Pridanie Pridanie je v podstate vypĺňaním položiek z predchádzajúceho odseku v Panel editore. Treba si uvedomiť, že pridávanie - zapisovanie počiatočných stavov neznamená ešte "prevzatie" týchto stavov pre účtovanie - účtovné zostavy. To prebehne až po voľbe Nasadenie počiatočných stavov. Predpokladá sa, že najprv zaevidujeme počiatočné stavy všetkých účtov. Potom ich môžeme podľa výpisu skontrolovať a až nakoniec prevedieme Nasadenie počiatočných stavov. K vypĺňaniu ešte dve poznámky : - všetky zapísané počiatočné stavy účtov musia mať rovnaký dátum platnosti - pre účty, ktoré nemajú zadaný počiatočný stav sa automaticky predpokladá nulový počiatočný stav Výpis Vybratím tejto voľby dostaneme výpis zapísaných počiatočných stavov. Zostava je tvorená stĺpcami : číslo účtu, počiatočný stav a kumulované obraty Nasadenie počiatočných stavov Toto je voľba, ktorou zapísané a skontrolované počiatočné stavy prevezme program do účtovníctva, teda ich "nasadí". Program zároveň nastaví aktuálny mesiac spracovania podľa dátumu uvedeného pri počiatočných stavoch účtov. Po vykonaní tejto voľby sa vrátime do hlavného menu. Potom opäť vojdeme do modulu Účtovníctvo. V pravom hornom rohu by mal program informovať o aktuálnom mesiaci účtovného spracovania, ktorým by mal byť mesiac uvedený pri počiatočných stavoch účtov. Ak tomu tak nie je, potom sme niekde urobili chybu (asi sme nespustili túto časť programu, len sme sem zadali stavy účtov) a musíme ju odstrániť. Ak program informuje správne o aktuálnom mesiaci, potom ešte dáme vypísať zostavu Hlavnej knihy. Tu zkontrolujeme, či obraty pri jednotlivých účtoch zodpovedajú obratom, ktoré sme chceli v tejto časti programu nastaviť. Ak je tomu tak, potom túto časť programu už viac využívať nebudeme. Inak zistené chyby opravíme, prípadne pridáme ďalšie položky do tejto evidencie tak, aby sme po opätovnom spustení voľby Nasadenie počiatočných stavov dostali požadované hodnoty na jednotlivých účtoch v zostave Hlavnej knihy. Ak niekde v programe budeme upozornení takýmto hlásením : Nesprávny súbor obratov obrat_old! Znamená to, že ešte neboli nasadené počiatočné stavy.

55 Modul Účtovníctvo str Ročná uzávierka Túto časť programu využívame iba na konci roka, pri ročných uzávierkach. Umožnuje nám pripraviť podklady pre automatické zúčtovanie záverečného účtovania na účtoch 702 a zároveň pripraví podklady pre zúčtovanie počiatočných stavov v novom roku. Podklady pripravujeme až po zúčtovaní odvodu dane z príjmov právnických osôb a to spustením voľby Príprava zúčtovania na konci roka. Táto voľba pripraví podklady pre záverečné zúčtovanie starého roka a zároveň nového roka. Podmienkou pre správnu prípravu podkladov je to, že sme uzavreli jedenásty mesiac a ostáva nám už len posledná uzávierka 12-teho mesiaca - ročná uzávierka. V opačnom prípade program vykoná prípravu pre ten mesiac, ktorý je práve aktuálny. Program zároveň skontroluje podvojnosť účtovania. V prípade porušenia podvojnosti, vypíše obraty na Má Dať a Dal strane. V prípade, že používame podsúvahové účty, potom rozdiel týchto dvoch hodnôt by mal dať zostatok na používaných podsúvahových účtoch. Program o pripravených podkladoch pre zúčtovanie informuje v podobe nasledujúcej zostavy : Vidíme, že v ľavej časti zostavy sú navrhnuté účtovné operácie pre účtovné uzavretie starého roka a v ľavej časti zostavy účtovné operácie pre účtovné otvorenie nového roka. Program používa pre automatické zúčtovanie prvé platné účty z evidencie Účtový rozvrh so syntetickou časťou 701, 702, 710 a 431. Pri tvorbe programu sa vychádzalo z toho, že užívateľ programu bude mať z týchto syntetických účtov len po jednom používanom účte, t.j. že napríklad nebude existovať účet aj účet Lebo v takom prípade sa automaticky použije prvý v poradí, t.j. účet Po tejto príprave a odkontrolovaní hodnôt obratov na jednotlivých účtoch môžeme pristúpiť k záverečnému zúčtovaniu. To pozostáva z dvoch samostatných zúčtovaní: záverečné zúčtovanie starého roka a zúčtovanie počiatočných stavov v novom roku. Tieto zúčtovania musia byť vykonané oddelene, lebo každé z nich sa viaže k inému dátumu. Záverečné zúčtovanie roka zaúčtujeme k 31. decembru starého roka pod posledným číslom interného dokladu starého roka. V prípade že si po tomto zúčtovaní dáme vypísať zostavu Hlavnej knihy, dostaneme otázku, ktorá sa v priebehu roka pri tejto zostave neobjavovala.

56 Modul Účtovníctvo str. 56 Ak si zvolíte BEZ ÚČTOV 702, potom to bude "klasická" zostava pre 12. mesiac - dvanásta uzávierka. Ak si zvolíte ZÁVEREČNÁ, potom pôjde o tzv. trinástu uzávierku, v ktorej konečné zostatky na všetkých účtoch budú nulové! Po vykonaní záverečného zúčtovania starého roka by sme mali hneď zúčtovať aj počiatočné stavy v novom roku. Tieto zúčtovania môžme neskôr po zistení nezúčtovania niektorých dokladov z Denníka účtov vymazať voľbou VYMAZANIE CELÉHO DOKLADU. Po vymazaní doúčtujeme chýbajúce doklady a opäť vypočítame odvod dane z príjmu právnických osôb. Po zúčtovaní odvodu dane môžeme opäť vykonať nové zúčtovanie starého a nového roka. PROGRAM TAKTO UMOŽŇUJE ZÁROVEŇ SLEDOVAŤ STARÝ AJ NOVÝ ROK AŽ DO ODOVZDANIA DAŇOVÉHO PRIZNANIA NA DAŇOVOM ÚRADE. POTOM UŽ MÔŽEME VYKONAŤ UZÁVIERKU 12. MESIACA, T.J. ROČNÚ UZÁVIERKU. TÁTO MOŽNOSŤ JE VÍTANÁ HLAVNE PRE FIRMY, KTORÉ POTREBUJÚ ÚČTOVNÉ ZOSTAVY PRE BANKOVÉ ÚRADY AJ HNEĎ Z PRVÝCH MESIACOV NOVÉHO ROKA. TEDA PROGRAM HERKULES UMOŽŇUJE NIELEN NEPRETRŽITÉ ÚČTOVANIE V NOVOM ROKU AJ PRI NEUZAVRETOM 12. MESIACI STARÉHO ROKA, ALE POSKYTUJE AJ VŠETKY ÚČTOVNÉ ZOSTAVY ZA STARÝ AJ NOVÝ ROK. NEUZATVÁRAJTE 12. MESIAC SKÔR, AKO ODOVZDÁTE DAŇOVÉ PRIZNANIE NA DAŇOVOM ÚRADE. PREDÍDETE TAK ZBYTOČNÝM PROBLÉMOM, LEBO PO UZAVRETÍ 12. MESIACA VÁM PROGRAM NEUMOŽNÍ NÁVRAT Z NOVÉHO ROKA SPÄŤ DO 12. MESIACA!!! Po vykonaní ročnej uzávierky môžete prejsť k uzavretiu 12. mesiaca. Pozor, program nevykonáva osobitne mesačnú a potom ročnú uzavierku. Pri ročnej uzávierke sa len zaúčtujú interné doklady do denníka účtov, ktoré uzatvoria hlavnú knihu v starom roka a otvoria hlavnú knihu v novom roku!!! Program sa Vás opýta, či chcete uzavrieť starý rok a prejsť k účtovaniu nového roka. Ak odpoviete ÁNO program uzavrie starý rok a spätný návrat do neho nie je možný. Je to možné len za predpokladu, že ste si pred mesačnou uzávierkou 12. mesiaca urobili zálohu údajov. Ak ste zistili, že ešte treba nejaké doklady doúčtovať do starého roka, musíte si najprv obnoviť zálohu. V programe budete mať taký stav ako pred vykonaním mesačnej uzávierky 12. mesiaca. Popis položiek tejto evidencie je zbytočný, lebo len slúži pre archiváciu pripraveného záverečného zúčtovania. Na záver si len zrekapitulujeme činnosť programu pri jednotlivých voľbách z položiek menu Príprava zúčtovania na konci roka Pre aktuálny mesiac účtovného spracovania pripraví záverečné účtovanie. O pripravenom zúčtovaní informuje program vo forme prehľadnej zostavy rozdelenej na dve časti. V ľavej časti je zúčtovanie pre uzavretie starého roka, v pravej pre zúčtovanie počiatočných stavov v novom roku. Toto pripravené zúčtovanie môžeme po odkontrolovaní realizovať vo voľbe Vykonanie pripraveného zúčtovania. V prípade, že pri príprave zúčtovania nedostaneme žiadne operácie, znamená to, že ročná uzávierka už bola zúčtovaná a v hlavnej knihe sú obraty na účte 702 a hlavná kniha je uzavretá - vynulovaná.

57 Modul Účtovníctvo str Výpis pripraveného dokladu o zúčtovaní V prípade že sa nám zostava pripraveného zúčtovania (popísaná v predchádzajúcej kapitole) stratila, potom si ju môžeme opätovne vytlačiť v tejto voľbe Vykonanie pripraveného zúčtovania Tu sa realizuje pripravené zúčtovanie v dvoch krokoch. Najprv realizujeme záverečné zúčtovanie starého roka po zadaní dátumu zúčtovania a čísla dokladu, pod ktorým ho budeme evidovať. Podobne postupujeme aj pri zúčtovaní počiatočného stavu nového roka. O tom ktoré zúčtovanie realizujeme rozhodneme pri nasledujúcom výpise: Po výbere zúčtovania určíme dátum a doklad zúčtovania pri nasledovnom výpise na obrazovke : ODPORÚČANIA: 1. NARAZ VYKONAŤ ZÚČTOVANIE PRE STARÝ AJ NOVÝ ROK. TÝM PREDCHÁDZAME MOŽNÝM PROBLÉMOM. 2. VYTLAČIŤ ZÁVEREČNÚ HLAVNÚ KNIHU ZA 12. MESIAC STARÉHO ROKU, KDE VŠETKY ZOSTATKY ÚČTOV MUSIA BYŤ NULOVÉ. 3. VYTLAČIŤ HLAVNÚ KNIHU ZA 1. MESIAC NOVÉHO ROKA A SKONTROLOVAŤ, ČI POČIATOČNÉ STAVY SÚHLASIA S KONEČNÝMI STAVMI STARÉHO ROKA. 4. UROBIŤ OSOBITNÚ ZÁLOHU ÚDAJOV. 5. AŽ V PRÍPADE, ŽE VŠETKY PREDCHÁDZAJÚCE KROKY SÚ KOREKTNÉ, VYKONAŤ MESAČNÚ UZÁVIERKU 12. MESIACA.