Modul REGISTRATÚRA v programe OMEGA

Transkript

1 Modul REGISTRATÚRA v programe OMEGA Registratúrny systém vo vašej firme má slúžiť predovšetkým vašim potrebám. Jeho zmyslom je zabezpečiť účelnú správu čoraz väčšieho množstva registratúrnych záznamov, ktoré "prejdú vašimi rukami", zabezpečiť, aby ste vedeli, kde je ktorá faktúra, zmluva, či iný doklad uložený. Registratúrny systém tiež nadväzuje na povinnosť archivovať záznamy, ktorá vám vyplýva zo zákona o účtovníctve. Súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov doručených do organizácie predstavuje registratúru. Skôr ako začnete v programe OMEGA používať modul Registratúra, je potrebné ho sprístupniť a zároveň nastaviť niektoré ďalšie parametre. POZOR! Záznamy, ktoré budete zaznamenávať do registratúrneho denníka, zväčšujú databázu programu OMEGA! Ak doklad, ktorý je už zaúčtovaný v evidencii účtovných dokladov, vystavený vo fakturácii alebo v pohyboch na sklade, zapíšete do registratúrneho denníka, zväčší sa oň databáza programu. Program ho chápe ako nový záznam! To znamená, že ak budete do denníka zaznamenávať všetky došlé a odoslané doklady, databáza sa môže zväčšiť až na dvojnásobok! Modul Registratúra sprístupníte nasledovne: V režime účtovania (Firma Nastavenie Režim účtovania) sa prepnite na kartu Registratúra. V tejto karte aktivujte voľbu Používať modul registratúry v systéme účtovníctva. V časti Číslo registratúrneho denníka vyberte v prvom rozbaľovacom zozname "REGIS", čo je kód pre evidenciu registratúrneho denníka a v druhom rozbaľovacom zozname vyberte "RGDEN", čo je kód pre číselný rad registratúrneho denníka. TIP: Kódy pre registratúrny denník (pre evidenciu aj číselný rad) si môžete zmeniť v číslovaní dokladov. Postup pre vytvorenie číslovania dokladov nájdete v užívateľskej príručke k programu OMEGA alebo v elektronickom HELPe k programu OMEGA. V prípade využitia elektronických spisov zadefinujte aj cestu, kde sa tieto budú ukladať. Po takomto nastavení sa vám sprístupnia nasledovné formuláre v module Evidencia: "Registratúrny denník" (Evidencia Registratúrny denník) "Registratúrne útvary" (Evidencia Registratúrne útvary) "Spisy registratúry" (Evidencia Spisy registratúry) Najskôr v skratke vysvetlíme tieto základné pojmy: Registratúrny denník je základnou evidenčnou pomôckou správy registratúry. V chronologickom (časovom) slede obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov, uložení a vyradení spisov. V denníku sa evidujú všetky záznamy doručené do organizácie (došlá pošta), záznamy odoslané z organizácie (odoslaná pošta) a doklady vytvorené vlastnou činnosťou firmy (napr. zmluvy). Registratúrne útvary sú útvary v organizačnej štruktúre vášho podniku, napr. jednotlivé divízie: odbyt, výroba, financie a pod. V týchto útvaroch zabezpečujete "čiastkovú" správu registratúry, evidujete v nich záznamy a spisy pochádzajúce z daného útvaru, triedite ich, manipulujete s nimi. Jeden z útvarov je registratúrne stredisko. Tento útvar v zákonom vymedzenej časovej lehote zabezpečuje preberanie spisov jednotlivých útvarov. Spis registratúry predstavuje súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli buď vybavovaním jednej veci, alebo sú to záznamy rovnakého charakteru (napr. spis došlých faktúr). 1

2 1 REGISTRATÚRNE ÚTVARY Výberom z hlavného menu programu Evidencia Registratúrne útvary sa zobrazí formulár, v ktorom zadefinujete všetky vaše registratúrne útvary. Po stlačení tlačidla Pridaj zadajte názov útvaru, adresu, prípadne miestnosť, regál a zodpovedného pracovníka. Jeden z týchto útvarov určite ako registratúrne stredisko, uskutočníte to v karte Funkcie stlačením tlačidla Nastav ako stredisko. Príslušný útvar bude mať modrý štvorček v stĺpci "ST": Registratúrne útvary, ktoré tu zadefinujete, budete potom využívať v registratúrnom denníku alebo v spisoch registratúry. 2 SPISY REGISTRATÚRY Výberom z hlavného menu programu Evidencia Spisy registratúry sa zobrazí formulár, v ktorom sú zadefinované spisy registratúry. Už sú tu výrobcom preddefinované niektoré spisy, tie si môžete upraviť podľa vlastných potrieb. POZOR! V tomto formulári môžete spisy len opravovať. Nie je možné ich vytvárať ani vymazávať! Spisy sa vytvárajú a vymazávajú v číslovaní dokladov (Firma Nastavenie Číslovanie dokladov). Viac informácií o vytváraní spisov nájdete v kapitole 3 Vytváranie spisov na strane 3 tohto dokumentu. So spismi môžete ďalej pracovať: môžete ich požičať, vrátiť, skartovať, presunúť, uzatvoriť. Všetky tieto funkcie vyvoláte po stlačení tlačidla Ostatné v dolnej časti formulára "Spisy registratúry". Vždy pracujete s tým spisom, na ktorom sa nachádzate. Prvou funkciou je Požičaj. V tomto prípade je potrebné zadať dátum požičania spisu a komu bol daný spis požičaný: či bol požičaný pracovníkovi firmy alebo úplne inej firme. Požičaný spis získa príznak písmena "P" na modrom podklade. Po vrátení spisu použijete funkciu Vráť, čím spis automaticky stratí príznak písmena "P". Funkciu Skartuj môžete použiť len na uzatvorené spisy. POZOR! Funkcia Skartuj je nenávratná operácia, preto si to dobre premyslite! Skartovaný spis získa príznak písmena "S" na červenom podklade. Použitím funkcie Presuň presuniete spis do iného registratúrneho útvaru, túto funkciu využijete predovšetkým pri presúvaní spisov z jednotlivých registratúrnych útvarov do registratúrneho strediska. Poslednou je funkcia Uzatvor. Pomocou nej uzatvoríte spis. Rovnako ho môžete uzatvoriť aj tak, že po stlačení Oprav (nachádzate sa na príslušnom spise) aktivujete vo formulári "Oprav spis registratúry" voľbu Spis je uzatvorený!. Uzatvorený spis získa príznak žltého zámku. Spätne otvoriť spis môžete už len cez Oprav a deaktivovaním voľby Spis je uzatvorený!. Uvedené funkcie môžete použiť aj hromadne na označené spisy. Vtedy postupujete cez kartu Funkcie po stlačení tlačidla Ostatné. Okrem funkcií "Označené požičaj", "Označené vráť", "Označené skartuj", "Označené presuň" a "Označené uzatvor" sa tu nachádzajú ďalšie užitočné funkcie, a to "Nastav prechod pre označené" a "Zruš prechod pre označené". Do ďalšieho roku prejdú len také spisy, ktoré majú nastavený prechod. Preto je potrebné najskôr označiť všetky neuzatvorené spisy (pomocou funkcie Označ Označ neuzatvorené) a potom použiť funkciu "Nastav prechod pre označené". Rovnako, ak chcete preniesť aj nejaký uzatvorený spis, je potrebné ho najskôr označiť a nastaviť preň prechod. Pri práci so spismi (oprava, požičanie, a pod.) sa vytvára história spisu. V histórii je zaznamenané, kedy a ako sa so spisom manipulovalo. Záznam v histórii spisu sa vytvára po každej funkcii Požičaj, Vráť, Skartuj, Presuň, Uzatvor, aj po každej opravej nejakého údaja v samotnom spise. Môžete si ju pozrieť buď po stlačení tlačidla Oprav na konkrétnom spise a prepnutí sa na kartu História spisu, alebo po aktivovaní infa História spisu v karte Info vo formulári "Spisy registratúry". Tieto údaje sú len informačné. V karte Info sa nachádza aj legenda k jednotlivým príznakom, aké môže spis nadobudnúť. Pomocou tlačidla Označ, ktoré sa nachádza v ľavom hornom rohu formulára "Spisy registratúry" môžete označiť alebo odznačiť spisy podľa rôznych kritérií: spisy požičané pracovníkom alebo firmám, prípadne všetky požičané spisy, spisy so znakom hodnoty "A", prípadne bez znaku hodnoty "A", uzatvorené, neuzatvorené alebo skartované spisy. Rovnaké operácie môžete vykonávať pri odznačovaní spisov. 2

3 3 VYTVÁRANIE SPISOV Ako už bolo spomenuté, spis predstavuje súbor registratúrnych záznamov. V programe OMEGA sú výrobcom zadefinované niektoré spisy, môžete ich zmeniť podľa svojich potrieb, prípadne si vytvoriť ďalšie. Tie, ktoré nebudete používať, môžete vymazať, inak sa budú stále zobrazovať vo formulári "Spisy registratúry". Spisy sa vytvárajú prípadne vymazávajú v číslovaní dokladov (Firma Nastavenie Číslovanie dokladov). V neúčtovných evidenciách sa nachádza položka Registratúra: Po jej rozkliknutí sa zobrazí zoznam všetkých výrobcom nadefinovaných spisov. Prvým a najdôležitejším spisom je registratúrny denník. Aj pre denník musí byť vytvorený spis, denník má samostatné číslovanie a archivuje sa podľa archívnej lehoty "A" (to znamená, že má trvalú archívnu hodnotu a nemôže byť nikdy skartovaný). Ďalej sú tu vytvorené spisy pre okruhy dokladov účtovných evidencií, ktoré nájdete v číslovaní dokladov aj pod vetvou Účtovné evidencie: faktúry (odoslané aj došlé), preddavkové faktúry (odoslané aj došlé), dobropisy (odoslané aj došlé), pokladničné doklady, bankové výpisy, interné doklady a colnú deklaráciu. Tiež sa tu nachádzajú spisy pre všetky druhy dokladov z modulu Fakturácia. A sú tu vytvorené aj niektoré ďalšie spisy: vnútropodnikové smernice, obchodné zmluvy, spisy partnerov. Modul registratúry môžete využiť aj v prípade, ak chcete evidovať len došlú a odoslanú poštu a všetky ostatné doklady a záznamy budete evidovať a archivovať podľa zákona o účtovníctve. Na to slúžia spisy Došlá pošta a Odoslaná pošta (prípadne aj Ostatná došlá pošta a Ostatná odoslaná pošta). Jednotlivé parametre pri vytváraní spisov si ukážeme na spise pre došlé faktúry. Nastavte sa na evidenciu "[RGDF] Došlé faktúry". Stlačte tlačidlo Pridaj. Do poľa Kód uveďte kód číselného radu. V textových poliach Číslo spisu uveďte text, z ktorého je vytvorené číslo spisu. Keď si zjednodušene predstavíme, že jeden spis je jeden šanón dokladov, tak číslo spisu je číslo šanóna pre došlé faktúry. Toto číslo môže obsahovať: text, ktorý definuje, kde uvedený šanón treba hľadať (napr. označenie útvaru, divízie a pod.), ďalej text, ktorý vyjadruje, aký druh dokladov sa v šanóne nachádza (napr. došlé faktúry), číslo šanónu, rok, lehotu uloženia a prípadne ďalší údaj. D1 divízia 1 divízia financií DFZA došlé faktúry Žilina 01 šanón č.1 05 rok 2005 (skrátený tvar) 10 lehota uloženia je 10 rokov V karte Formát číselného radu určíte, ako sa budú číslovať jednotlivé záznamy v rámci spisu (postup nastavenia číslovania nájdete v užívateľskej príručke k programu OMEGA alebo v elektronickom HELPe k programu OMEGA). 3

4 TIP: Ak budete využívať funkciu automatického zápisu záznamov z evidencie účtovných dokladov, z modulu Fakturácia a zo skladových pohybov do registratúrneho denníka (kapitola 4.2 Automatické pridávanie záznamov na strane 6 tohto dokumentu), odporúčame vám pre uľahčenie práce a lepšiu orientáciu, aby ste si číslovanie záznamov v rámci príslušného spisu (napr. v rámci spisu došlých faktúr) zvolili rovnaké, ako je číslovanie týchto dokladov (kapitola 4.2 Automatické pridávanie záznamov na strane 6). V uvedenom prípade je číslovanie došlých faktúr 30RR000000, kde "30" predstavuje kód pre došlé faktúry, "RR" je počítadlo roka a "000000" je počítadlo došlých faktúr. V karte Registratúra zadefinujte lehotu uloženia spisu v rokoch (napr. 10 rokov pre došlé faktúry), umiestnenie spisu (môžete vybrať registratúrny útvar), určite, či má spis trvalú dokumentárnu hodnotu znak hodnoty "A". Takto vytvorený spis pribudne aj v evidencii spisov (Evidencia Spisy registratúry). V tejto evidencii už môžete so spisom pracovať, môžete ho opraviť, zamknúť, odomknúť a pomocou tlačidla Ostatné uskutočniť ďalšie funkcie (kapitola 2 Spisy registratúry na strane 2 tohto dokumentu). Rovnako keď budete chcieť spis vymazať, musíte ho vymazať v číslovaní dokladov a potom sa vymaže aj z formulára "Spisy registratúry". POZOR! Spis môžete vymazať len v prípade, ak v ňom nie je zaradený žiaden záznam! 4 REGISTRATÚRNY DENNÍK Registratúrny denník je základným nástrojom registratúry. Do registratúrneho denníka zaznamenávate všetky záznamy, ktoré sú predmetom registratúry a máte ich stanovené v registratúrnom poriadku. Registratúrny denník vyvoláte výberom z hlavného menu programu Evidencia Registratúrny denník. Záznamy do registratúrneho denníka môžete pridávať ručne (pomocou tlačidiel Pridaj došlú a Pridaj odoslanú) alebo automaticky. Najskôr popíšeme vytváranie registratúrnych záznamov, potom jednotlivé príznaky, s ktorými sa stretnete v registratúrnom denníku a funkcie, ktorými môžete vykonávať jednotlivé operácie so záznamami registratúrneho denníka. 4.1 RUČNÉ PRIDÁVANIE ZÁZNAMOV Ručne budete pridávať také záznamy, ktoré zároveň iným spôsobom NEZAZNAMENÁVATE v programe OMEGA (v evidencii účtovných dokladov, v module Fakturácia alebo v skladových pohyboch): došlá pošta, odoslaná pošta, obchodné zmluvy, vnútropodnikové smernice a podobne. Všetko, čo bude odchádzať z firmy alebo bude vznikať vo firme, budeme považovať za odoslanú poštu. To, čo príde do firmy, budeme označovať ako došlú poštu. V oboch prípadoch ide o rovnaký formulár. Vysvetlíme ho na príklade došlej pošty. 4

5 Po stlačení tlačidla Pridaj došlú sa zobrazí formulár "Pridaj záznam registratúrneho denníka (Došlá pošta)". V hornej časti formulára sa nachádzajú dve čísla: číslo záznamu v denníku a číslo záznamu v rámci spisu. Číslo záznamu v denníku sa prideľuje podľa nastavenia číslovania denníka (Firma Nastavenie Číslovanie dokladov), je to jedinečné číslo pre každý záznam, chronologicky postupuje od 1. Program ho pri každom novom zázname prideľuje automaticky. Číslo záznamu v rámci spisu sa prideľuje podľa nastavenia číslovania konkrétneho spisu. Pokiaľ žiadny spis nezvolíte, bude sa tento záznam považovať za nezaradený. Môžete ho zaradiť aj neskôr, dodatočným zvolením spisu. Ďalšie údaje o zázname zadávate v karte Základné údaje: VEC / Obsah: Dátum prijatia: Stručne popíšte obsah došlej pošty. Nastaví sa podľa systémového dátumu počítača. Reg. značka, L. uloženia a Záznam má trvalú dokumentárnu hodnotu "A": Forma pošty: Pripojené k: Pre informáciu môžete uviesť, akou formou bola zásielka doručená. Tieto údaje program preberá z nastavenia spisu, ak záznam nezaradíte, sú nevyplnené. V tomto textovom poli môžete pomocou tlačidla so symbolom lupy vybrať iný záznam v registratúrnom denníku, ku ktorému ho môžete pripojiť (ak spolu súvisia, nadväzujú na seba, jeden je odpoveďou druhého a pod.). POZOR! Záznam môžete pripojiť len k záznamu v rámci registratúrneho denníka! Nemôžete pripojiť záznam k záznamu, ktorý sa nenachádza v registratúrnom denníku príslušného roka. Potrebné vybaviť: Adresa partnera: Údaje o dokumente: Tento záznam (ku ktorému ste pripájali iný záznam) bude vo formulári "Registratúrny denník" vysvietený ružovou farbou. Ak si záznam vyžaduje vybavenie, v tejto časti určite termín pridelenia, termín vybavenia, komu bol záznam pridelený, akým spôsobom má byť vybavený. Ak bude záznam vybavený, vrátite sa cez Oprav a vyplníte aj pole Vybavené dňa. Porovnaním dátumov Termín (vybaviť do), Vybavené dňa a systémového dátumu počítača, program prideľuje záznamu príznak výkričníka v stĺpci "VB" formulára "Registratúrny denník" (nevybavená pošta s prekročenou lehotou vybavenia). Ak je v zázname aktivovaná voľba Potrebné vybaviť, vo formulári "Registratúrny denník" tento záznam nadobudne príznak krížika v stĺpci "VYB". V tejto karte uveďte partnera, ktorého sa záznam týka (komu bude odoslaný, alebo od koho je prijatý). V tejto karte uveďte "Značku/číslo" záznamu (napr. pri došlých faktúrach je to číslo faktúry), počet príloh a dátum vyhotovenia záznamu (odoslania, resp. prijatia pošty). 5

6 V tomto formulári môžete pripojiť k záznamu aj jeho elektronickú formu. Ak ho máte uložený niekde v počítači, napr. vo formáte.doc (prišiel vám poštou), pomocou tlačidla so symbolom lupy ho vyhľadajte a zaraďte do tzv. "elektronického spisu". TIP: Tento elektronický spis sa vytvorí na disku v X:\OMEGA\DATA\YYY\Regist, kde X je názov disku, kde máte uložený program OMEGA (najčastejšie to býva C) a YYY je názov firmy. Spis je skomprimovaný (zozipovaný). Po zaradení do elektronického spisu ho môžete vymazať z počítača (odkiaľ ste ho zaradili), nebude vám zaberať ďalšie miesto na disku. Tento dokument v elektronickom spise nie je možné otvoriť. Ak ho budete chcieť neskôr otvoriť a prečítať, musíte ho opäť uložiť na disk. To vykonáte pomocou tlačidla so symbolom diskety (zakrúžkovaná časť). V karte História záznamu je zaznamenané, kedy a ako sa so záznamom manipulovalo. V karte Stav záznamu nájdete informáciu napr. o tom, či je záznam požičaný (kedy a komu), prípadne či je skartovaný. V dolnej časti formulára je voľba Obsahuje utajované skutočnosti. Táto voľba je len informatívna. 4.2 AUTOMATICKÉ PRIDÁVANIE ZÁZNAMOV Druhým spôsobom pridávania záznamov do registratúrneho denníka je automatický zápis dokladov z evidencie účtovných dokladov, z modulu Fakturácia, príp. zo skladových pohybov (príjemok a výdajok). Využijete to vtedy, keď sa rozhodnete do registratúrneho denníka zapisovať nielen "klasickú" došlú a odoslanú poštu, ale aj došlé faktúry, odoslané faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy, skladové výdajky a príjemky a pod. Tento spôsob je veľmi účelný v prípade, ak účtovníčka je zároveň tou osobou, ktorá zapisuje záznamy aj do registratúrneho denníka. Predpokladom automatického zápisu vyššie spomenutých dokladov je nastavenie tejto funkcie v číslovaní príslušných dokladov. Z hlavného menu programu vyberte Firma Nastavenie Číslovanie dokladov. V časti Účtovné evidencie sa nastavte napr. na číselný rad došlých faktúr a stlačte Oprav. V karte Registratúra aktivujte voľbu Automaticky vytvárať záznam v reg. denníku a z rozbaľovacieho zoznamu vyberte kód evidencie a číselného radu spisu, do ktorého budete uvedené doklady zaraďovať (spis musí byť vyhotovený v neúčtovných evidenciách registratúra). Rovnakým spôsobom nastavte túto funkciu aj pre ostatné účtovné doklady, napr. odoslané faktúry, odoslané a došlé dobropisy, bankové výpisy, pokladničné doklady aj pre skladové príjemky a výdajky (v časti Sklady). Spôsob automatického zápisu vysvetlíme na došlej faktúre. Najskôr zaúčtujete došlú faktúru do evidencie účtovných dokladov: 6

7 Potom sa prepnite na kartu Registratúra. Táto karta je prístupná len v prípade, ak používate modul Registratúra. Podľa typu dokladu je aktivovaná voľba Doklad zaregistravať ako: došlú poštu. Ďalej sa tu nachádzajú dve čísla: číslo záznamu v denníku a číslo záznamu v spise. Číslo záznamu v denníku sa prideľuje automaticky. V uvedenom príklade to znamená, že posledný záznam v registratúrnom denníku je č. 257 a teraz zaúčtovanej faktúre bolo pridelené následné číslo 258. Číslo záznamu v spise sa prideľuje podľa nastavenia číslovania konkrétneho spisu. V uvedenom prípade sme nastavili číslovanie záznamov v spise došlých faktúr (Firma Nastavenie Číslovanie dokladov Neúčtovné evidencie Spis došlých faktúr) rovnako ako je nastavené číslovanie došlých faktúr v účtovníctve (Firma Nastavenie Číslovanie dokladov Účtovné evidencie Došlé faktúry). Všimli ste si, že okrem klasického zaúčtovania faktúry, ktoré ste urobili ako doteraz, ste nemuseli urobiť nič, čo sa týka zápisu do registratúrneho denníka. Po uložení takto zaúčtovanej došlej faktúry sa vykoná automatický zápis do registratúrneho denníka (Evidencia Registratúrny denník) inverzne vysvietený záznam: Táto došlá faktúra je zaradená v spise (nemá príznak červeného písmena N), keď si ju zobrazíte napr. cez tlačidlo Ukáž, je v nej vyplnené: Číslo záznamu, Číslo v spise, VEC/Obsah (to je výrobcom preddefinovaný text podľa druhu dokladu), Reg. značka, L. uloženia, Dátum prijatia a Adresa partnera: 7

8 V karte Údaje o dokumente je uvedené číslo došlej faktúry (Značka/číslo) a Dátum. Zároveň je tu napísaný text: "Záznam je spárovaný s účtovným dokladom!", čo sa prejaví aj vo formulári "Registratúrny denník" príznakom čierneho krížika v stĺpci "SP". V tomto zázname v registratúrnom denníku môžete doplniť ďalšie informácie, ako údaje o forme pošty, o vybavení, o spôsobe vybavenia. Rovnakým spôsobom funguje automatický zápis dokladu vystavenom vo fakturácii aj skladovej príjemky alebo výdajky. Vo formulári "Pridaj faktúru" sa nachádza karta Registratúra, ktorá je rovnaká ako v evidencii účtovných dokladov. V poli Číslo záznamu je uvedené poradové číslo v registratúrnom denníku. V poli Číslo v spise je uvedené číslo príslušného dokladu, napr. faktúry, v spise (odporúčame rovnaký formát čísla v spise ako je formát čísla v evidencii). Po uložení dokladu vo fakturácii (a aj po prípadnom zápise do evidencie účtovných dokladov v prípade faktúr a dobropisov) sa vytvorí záznam v registratúrnom denníku. Vo formulári "Pridaj príjemku" ("Pridaj výdajku") sa nachádza karta Registratúra. V poli Číslo záznamu je uvedené poradové číslo v registratúrnom denníku. V poli Číslo v spise je uvedené číslo príslušnej príjemky (výdajky) v spise. Po uložení príjemky (výdajky) sa vytvorí záznam v registratúrnom denníku. Špecifickým prípadom je nasledovný kolobeh dokladov: Došlá faktúra príde na podateľňu, kde ju zapíšu do registratúrneho denníka ako došlú poštu, t.j. pridelia jej poradové číslo záznamu v denníku. Budú vyplnené údaje ako: VEC/Obsah, Dátum prijatia, časť Potrebné vybaviť, Spôsob vybavenia, Adresa partnera. Dôležité je, aby boli vyplnené údaje v karte Údaje o dokumente a to predovšetkým Značka/číslo, čo je číslo došlej faktúry variabilný symbol. Táto faktúra však nebude zaradená do spisu. Potom je došlá faktúra odovzdaná na oddelenie účtovníctva, kde je potrebné ju zaúčtovať do evidencie účtovných dokladov. V číslovaní dokladov je pre príslušný číselný rad došlých faktúr aktivovaná funkcia automatického vytvárania záznamu v registratúrnom denníku. Pri pridávaní faktúry v evidencii účtovných dokladov sa po zadaní Externého čísla došlej faktúry zobrazí oznam: "K číslu dokladu je k dispozícii v registratúrnom denníku záznam č. XY. Chcete k dokladu pripojiť uvedený registratúrny záznam?" Po potvrdení Áno program doplní do dokladu v evidencii účtovných dokladov partnera aj dátum z registratúrneho denníka. Následne sa vás program opýta, či chcete uvedený záznam zaradiť do spisu (ak je ešte nezaradený). Po potvrdení tlačidlom Áno program "spáruje" tento doklad z evidencie účtovných dokladov so záznamom v registratúrnom denníku. Zároveň je to vidieť aj v karte Registratúra v príslušnom doklade v evidencii účtovných dokladov. V registratúrnom denníku sa záznam stane zaradený v spise a v karte Údaje o dokumente sa zobrazí oznam "Záznam je spárovaný s účtovným dokladom!". Pri spárovaní dokladu z evidencie účtovných dokladov (aj z fakturácie a z pohybov na sklade) môžete tento doklad spárovať aj s ľubovoľným iným záznamom v registratúrnom denníku. Uskutočníte to tak, že v príslušnom doklade (v evidencii účtovných dokladov, vo fakturácii, v pohyboch na sklade) v karte Registratúra stlačte tlačidlo Výber z denníka je to tlačidlo so symbolom lupy: 8

9 Pomocou neho sa dostanete do formulára "Výber z registratúrneho denníka", kde si vyberiete ten záznam, s ktorým chcete doklad spárovať. 4.3 PRÍZNAKY ZÁZNAMOV V REGISTRATÚRNOM DENNÍKU Vo formulári "Registratúrny denník" sa v karte Info nachádza legenda k jednotlivým príznakom, aké môže záznam nadobudnúť: Ak záznam nie je zaradený do spisu, nadobúda príznak "N", ktorý sa zobrazí v stĺpci "ZA". Po zaradení do spisu tento príznak zmizne. Podľa toho, či je záznam odoslanou poštou alebo došlou poštou, nadobúda príznak bielej obálky alebo červenej obálky v stĺpci "PO". Názov "PO" znamená "Prijatá, Odoslaná". Požičaný záznam nadobúda príznak "P" v stĺpci "Stav". Skartovaný záznam nadobúda príznak "S" v stĺpci "Stav". Záznam, v ktorom je aktivovaná voľba Potrebné vybaviť, nadobúda príznak čierneho krížika v stĺpci "VYB". Záznam, ktorý má zadaný termín vybavenia a tento je skorší ako aktuálny dátum (podľa systémového dátumu počítača), nadobúda príznak výkričníka v stĺpci "VB". Záznam, ku ktorému je pripojený iný záznam, je v registratúrnom denníku vysvietený naružovo. 4.4 FUNKCIE V REGISTRATÚRNOM DENNÍKU S jednotlivými záznamami v registratúrnom denníku môžete pracovať, môžete ich požičať, vrátiť, skartovať. Tieto funkcie vyvoláte po stlačení tlačidla Ostatné v dolnej časti formulára "Registratúrny denník". Vždy pracujete s tým záznamom, na ktorom sa nachádzate. Tieto funkcie pracujú na rovnakom princípe ako rovnomenné funkcie v spisoch registratúry (kapitola 2 Spisy registratúry na strane 2 tohto dokumentu). Uvedené funkcie môžete použiť aj hromadne na označené záznamy. Vtedy postupujete cez kartu Funkcie po stlačení tlačidla Ostatné. Okrem funkcií "Označené požičaj", "Označené vráť" a "Označené skartuj", sa tu nachádzajú ďalšie užitočné funkcie, a to "Označené zaraď do spisu" a "Zruš spárovanie pre označené". Pri funkcii "Označené zaraď do spisu" sa zobrazí formulár "Výber zo spisov registratúry", kde si vyberiete konkrétny spis, do ktorého chcete zaradiť všetky označené záznamy. Pri použití funkcie "Zruš spárovanie pre označené" sa zruší prepojenie záznamov z registratúrneho denníka s dokladmi z evidencie účtovných dokladov, z fakturácie alebo z pohybov na sklade. 5 PRECHOD REGISTRATÚRY DO ĎALŠIEHO ROKA Pri prechode do ďalšieho roka platia v prípade registratúrnych záznamov a spisov registratúry určité pravidlá. Niektoré už boli spomenuté, zhrnieme ich v bodoch: Do ďalšieho roka možno preniesť len spisy, ktoré majú nastavený prechod (táto funkcia sa nachádza vo formulári "Spisy registratúry" v karte Funkcie po stlačení tlačidla Ostatné). V rámci prenesených spisov sa prenesú len tie záznamy, ktoré majú aktivovanú voľbu Potrebné vybaviť a ešte nie sú vybavené, t.j. nemajú vyplnený dátum Vybavené dňa (predpokladá sa, že budú vybavené v nasledujúcom roku). Po prenesení spisov do nasledujúceho roka sa prenesený spis založí ako nový spis s novým číslom spisu a všetky záznamy v ňom sa prenesú ako nové záznamy s novým číslom v registratúrnom denníku. Napr. prenesiete spis s reklamáciami, v ktorom je 5 reklamácií nevybavených. Číslo spisu v starom roku je REK/ (reklamácie, prvý šanón, rok 2005, lehota uloženia 3 roky), čísla nevybavených reklamácií sú: REK05/011 (číslo v denníku ) REK05/012 (číslo v denníku ) REK05/020 (číslo v denníku ) REK05/021 (číslo v denníku ) REK05/029 (číslo v denníku ) 9

10 Po prechode do nasledujúceho roka bude číslo spisu v novom roku REK/ (reklamácie, prvý šanón, rok 2006, lehota uloženia 3 roky), čísla prenesených reklamácií v novom roku budú: REK06/001 (číslo v denníku ) REK06/002 (číslo v denníku ) REK06/003 (číslo v denníku ) REK06/004 (číslo v denníku ) REK06/005 (číslo v denníku ) TIP: V histórii záznamu v starom roku bude po prechode do nového roka zaznamenané číslo, ktoré bolo pridelené tomuto záznamu v novom roku, v histórii záznamu v novom roku bude zaznamenané číslo, ktoré mal záznam v starom roku. Napr. v histórii záznamu REK05/011, číslo v denníku , bude zaznamenané: "Záznam bol prevedený do roku 2006, nové číslo záznamu: ". V histórii záznamu REK06/001, číslo v denníku , bude zaznamenané: "Prevod záznamu z roku 2005, pôvodné číslo záznamu: ". Pri prvom prechode do ďalšieho roka program prenáša registratúru automaticky (podľa nastavenia prechodu jednotlivých spisov). Pri opakovanom prechode je možnosť vo formulári "Prechod do ďalšieho roka" aktivovať voľbu Registratúra. Platia tu však určité obmedzenia: o o o Opakovaný prechod registratúry je možný len v prípade, ak v novom roku nie je uskutočnený žiaden nový záznam v registratúrnom denníku, ani nie je vykonaná oprava v niektorom z prenesených záznamov. Je to z dôvodu zachovania kontinuity číslovania v registratúrnom denníku nového roka. V prípade, že už bol v novom roku vytvorený nový záznam v registratúrnom denníku, ale zároveň nebola uskutočnená oprava v niektorom z prenesených záznamov, môžete tie novovytvorené záznamy vymazať (ak ich nemáte veľa) a vtedy je možné uskutočniť opakovaný prechod registratúry. Potom si tam tie nové záznamy musíte zase pridať ručne. V prípade, že v novom roku bola vykonaná oprava v niektorom z prenesených záznamov, v žiadnom prípade už opakovaný prechod registratúry nie je možný. TIP: Už bolo spomenuté, že pri prechode do nového roka program prenáša len spisy, ktoré sú označené na prechod. Žiadne iné neprenesie, ani nevytvorí prázdne ako je to pri vytvorení novej firmy, alebo pri prvom použití modulu Registratúra (spisy vytvorené výrobcom). Aby ste nemuseli znovu vytvárať spisy aj v novom roku, ktoré ste si vytvárali v starom roku a už ste v nich mali nastavené všetky parametre (číslo spisu, lehotu uloženia, formát číslovania záznamov v spise a pod.), odporúčame vám nasledovný postup: Nastavte si prechod aj pre všetky spisy, ktoré budete používať aj v nasledujúcom roku, pričom v týchto spisoch sú všetky záznamy uzavreté. Program prenesie prázdny spis (nenájde v ňom žiaden nevybavený záznam), ale nastaví číslovanie podľa nového roka, a aj všetky záznamy, ktoré budete do neho pridávať už budú mať nastavené číslovanie. Napríklad máte uzavreté všetky spisy došlých faktúr, t.j. nemáte dôvod označovať takýto spis pre prechod. Aby ste však nemuseli v novom roku znovu vytvárať spis došlých faktúr a nastavovať číslovanie a ostatné parametre, nastavte si pre prechod prvý z týchto uzavretých spisov (D1/DFZA/ , čo znamená divízia 1, došlé faktúry Žilina, šanón 1, rok 2005, lehota uloženia 10). Tento spis sa do nasledujúceho roka prenesie prázdny, ale jeho číslo sa už zmení na D1/DFZA/ a môžete do neho v novom roku zaraďovať záznamy, ktoré budú číslované podľa nastavenia tohto spisu. 10