Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

Transkript

1 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě (verze 1.1) Komise pro primární systém dohledu Sekce veřejné správy Českého institutu interního auditu veřejná správa

2 Český institut interních auditorů, 2014 S odkazem na zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), v platném znění, nesmí být tato metodická pomůcka používána jinými osobami k výdělečné činnosti ani být užívána způsobem, snižujícím její hodnotu. K získání povolení změn nebo reprodukcí jakékoli části metodické pomůcky kontaktujte: Český institut interních auditorů Karlovo náměstí 319/3, Praha 2 Tel: ciia@interniaudit.cz Kolektiv autorů: Ing. František Beckert, Ing. Ivana Göttingerová, Ing. Eva Janoušková, Ing. Petra Kubíková, Ing. Lucie Rádsetoulalová, Ing. Rodan Svoboda, Ing. Blanka Štefanková Vydavatel: Český institut interních auditorů Vydání 1. české: duben 2014 Sazba: Viktor Beránek Tisk: Reproservis, s. r. o. ISBN:

3 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě (verze 1.1) Komise pro primární systém dohledu Sekce veřejné správy Českého institutu interního auditu

4 předmluva 6 1. Kdy a proč zavádět program hodnocení kvality interního auditu v malém útvaru ve veřejné správě 7 2. Legislativní rámec 9 3. Upravující Standardy Program kvality pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Účel Programu kvality pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Zásady vyhotovení Programu Proces sestavování a implementace Programu Podávání zpráv Obsah Programu Interní hodnocení průběžné Dohled (supervize) nad auditní zakázkou Pravidelná dokumentace procesu interního auditu, kterou vypracovává během auditní zakázky příslušný zaměstnanec auditního týmu Check-listy, zabudované do procesu výkonu interního auditu, a dohled nad tím, zda jsou používány Zpětná vazba od auditovaných Výkonové ukazatele a systémy sledování času Interní hodnocení pravidelné Externí validace pravidelného sebehodnocení Proces nezávislé validace sebehodnocení Výběr externího hodnotitele pro provedení nezávislé validace Příprava a provedení nezávislé validace Závěry a zpráva z nezávislé validace sebehodnocení Externí hodnocení kvality Zaměření externího hodnocení Výběr externího hodnotitele Závěry a zpráva externího hodnotitele Zkušenosti z praxe 60 Shrnutí 62

5 OBSAH Příloha č. 1 Vzorový Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu 63 Příloha č. 2 Vzorový kontrolní list Periodické roční hodnocení kvality IA metodou sebehodnocení auditním týmem 69 PŘÍLOHY Příloha č. 3 Vzorový kontrolní list Periodické roční hodnocení kvality IA metodou sebehodnocení vedoucím útvaru interního auditu 74 Příloha č. 4 Vzorové Roční hodnocení kvality IA vedoucím orgánu veřejné správy 77 Příloha č. 5 Vzorový list Přehled auditních výkonů za rok 20xx 79 Příloha č. 6 Vzorový list Hodnocení auditu vedením auditovaného subjektu 80 Příloha č. 7 Vzorový list Hodnocení auditu vedoucím auditovaného útvaru 82 Příloha č. 8 Vzorový Check-list pro vydání předběžné a konečné verze zprávy 83 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 5

6 Předmluva Vážené čtenářky, vážení čtenáři publikace Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě, vznikla jako další počin Komise pro primární systém dohledu Sekce veřejné správy Českého institutu interních auditorů a dalších odborníků z oblasti interního auditu ve veřejné správě. Toto téma sice není předmětem činnosti této komise, je to téma spíše pro naši sesterskou Komisi pro sekundární systém dohledu, přesto jsme se jím zabývali. Důvod, proč jsme toto téma na jednání naší komise otevřeli, souvisel s tím, že se velká část členů komise angažovala při přípravě a realizaci workshopu na téma Kvalita interního auditu, který pod hlavičkou ČIIA probíhal v Jihlavě v březnu Účastníci workshopu jednoznačně vyjádřili přání, aby se praktické poznatky, které zde prezentovali zkušení interní auditoři, dostaly v přístupné formě i těm, kteří na workshop přijít nemohli. Tak se zrodil nápad nejprve vydat prostý sborník z workshopu, který by obsahoval pouze prezentace, po diskuzích na jednání komise jsme dospěli k závěru, že užitečnější bude vydat metodickou pomůcku pro oblast kvality interního auditu se zaměřením na malé útvary a s rozsáhlými vzorovými přílohami. Nemáme ambice předkládat vědecké, vysokoškolské či vyčerpávající texty, chtěli jsme vytvořit praktického průvodce a rádce pro všechny, kteří se chtějí podílet na rozvoji a zkvalitňování interního auditu a kterým chybí jednoduchý a jasný návod na to, jak se vypořádat s kvalitou interního auditu, a to především s ohledem na Mezinárodní standardy pro profesní praxi interního auditu vydanými IIA. Byli bychom rádi, kdyby se publikace stala užitečnou součástí knihovniček útvarů interního auditu, a přispěla tak k nalezení odpovědi na otázku jak dělat interní audit kvalitně a efektivně a tak, aby přinášel skutečnou přidanou hodnotu. Na závěr bych ráda poděkovala svým kolegyním a kolegům za jejich podíl na této příručce. Byli to František Beckert (MF), Iva Göttingerová (Magistrát města Brna), Petra Kubíková (Krajský úřad Zlínského kraje), Lucie Rádsetoulalová (Magistrát města Brna), Rodan Svoboda (Eurodan), Blanka Štefanková (Krajský úřad Moravskoslezského kraje). Dík patří i kanceláři ČIIA a jejímu řediteli Danielu Häuslerovi za organizační i morální podporu. Za realizační tým Eva Janoušková (Krajský úřad Kraje Vysočina) 6 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

7 1. Kdy a proč zavádět program hodnocení kvality interního auditu v malém útvaru ve veřejné správě Pro potřeby této metodické pomůcky jsme vymezili malý útvar jako organizační seskupení jednoho až pěti zaměstnanců. Může jít o jednoho zaměstnance, nebo o oddělení až s pěti zaměstnanci. Odpovědnost vedoucího takovéhoto malého útvaru je v souladu s legislativou stejná, jako u kteréhokoli jiného, většího útvaru. Vedoucí útvaru interního auditu odpovídá za zavedení a zajištění fungování procesů, které poskytují vedoucímu orgánu veřejné správy přiměřené ujištění, že interní audit provádí svou činnost v souladu se Statutem interního auditu a funguje efektivním a účinným způsobem. Základním nástrojem pro realizaci interního hodnocení kvality interního auditu je Program pro zabezpečování a zvyšování kvality, o kterém pojednává samostatná kapitola. O jeho zavedení by se mělo uvažovat v okamžiku, kdy je činnost útvaru interního auditu stabilizovaná. Pokud se vedoucí útvaru interního auditu rozhodne zavést Program pro zabezpečování a zvyšování kvality, je možné to vnímat jako důkaz proaktivního přístupu ke zlepšování činnosti interního auditu a zvyšování hodnoty, kterou poskytuje svým zákazníkům. Dále je tato aktivita důkazem ochoty přijímat zpětnou vazbu a naslouchat. Sami všichni víme, že přijímat zpětnou vazbu (a to i negativní), není úplně jednoduché a často se tomu musíme učit. Hodnocení kvality je také nástrojem hodnocení efektivnosti ujišťovacích a poradenských služeb interního auditu. Jde o vyčíslení a porovnání vstupů a výsledků, tj. výstupů a přínosů interního auditu. Toto tvrzení je určitě pravdou, nicméně opřít ho o konkrétní a věcnou náplň je velmi těžké, a to zvlášť ve veřejné správě. Je to z toho důvodu, že nemáme mnoho možností vyčíslit, kolik finančních prostředků vynakládáme na službu interního auditu (jen velmi málo malých útvarů interního auditu má vlastní rozpočet a jen velmi málo těchto útvarů je schopno přesně změřit cenu své služby). Ještě obtížnější situace je při měření výstupů, tedy přínosů interního auditu. Určité možnosti, jak ocenit přínos konkrétního interního auditu, se otevírají při auditech výkonnosti, které se zaměřují na měření efektivnosti, účinnosti a hospodárnosti, ale i ty jsou omezené. Přínos hodnocení Provádění interního hodnocení kvality je také nástrojem pro získání podkladů pro srovnání s podobnými útvary (tzv. benchmarking) a může vést ke zlepšení vlastní činnosti na základě těchto výsledků (tzv. benchlearning). Předpokladem toho je vytvoření určitých komunit, společná dohoda nad sledováním určitých měřitelných kritérií a výsledků. Pak musí následovat jejich sdílení, analýza a následné předávání zkušeností. Takové iniciativy se poměrně dobře daří realizovat v rámci různých pracovních skupin (např. vedoucí útvarů interního auditu měst na určitém území). Právě tento pohled na přínos interního hodnocení kvality interního auditu je bohužel velmi závislý na velikosti útvaru a schopnosti jeho vedoucího aktivně iniciovat podobné aktivity nebo být jejich účastníkem. Sdílení praxe Příklad: Útvary interního auditu v rámci pracovní skupiny obcí na území kraje XY si srovnávají např. tyto ukazatele o své činnosti: doba trvání jednotlivých auditních zakázek, počet vykonaných interních auditů, průměrná doba účasti zaměstnance na vzdělávacích aktivitách aj. O výsledcích jednotlivých ukazatelů diskutují a hledají příčiny rozdílů a učí se z dobrých zkušeností druhých. Jedná se o benchmarking a benchlearning. Příklad Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 7

8 Prezentace interního auditu Příklad Hodnocení kvality interního auditu identifikuje příležitosti ke zlepšení výkonu interního auditu a kvality služeb. Můžeme také říci, je určitým nástrojem marketingu interního auditu (dále v textu používaná zkratka IA). Toto tvrzení zapadá do představy, že interní audit je určitým typem nabízené služby. Pak je třeba přijmout myšlenku, že i interní audit jako služba potřebuje pomoci s prodejem, potřebuje se zviditelnit, více nabízet svoje služby. Můžeme se pak prezentovat tím, že průběžně hodnotíme svoji kvalitu pomocí konkrétních nástrojů, a tím si nastavujeme zrcadlo. Můžeme také prezentovat, že kvalita naší činnosti byla externě a nezávisle posouzena. Přispíváme tak k věrohodnosti interního auditu. Příklad: Při projednání zprávy z interního auditu konstatoval vedoucí auditovaného útvaru docela nelibě: To by mne zajímalo, kdo kontroluje Vás, že ty Vaše audity děláte dobře, když nám tady všem radíte. V tomto případě by bylo ideální, kdyby vedoucí útvaru interního auditu mohl odpovědět: Ano, právě jsme prošli externím nezávislým hodnocením kvality a obstáli jsme na výbornou, kromě toho můžete zhodnotit naši práci v dotazníku, který Vám zašleme a který je součástí našich vnitřních sebehodnoticích postupů. 8 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

9 2. Legislativní rámec V současně platné legislativě (zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole)), která k datu zpracování této Metodické pomůcky upravuje systém finanční kontroly v České republice, není problematika Programu zabezpečování zvyšování kvality interního auditu konkrétně zakotvena. Každopádně se lze odvolat na ustanovení odkazující na podpůrné využívání mezinárodně uznávaných standardů při zavádění a řízení finanční kontroly. Zákonná úprava Připravovaný zákon o řídicím a kontrolním systému ve veřejné správě (návrh Ministerstva financí z roku 2013) upravuje povinnost Ministerstva financí jako orgánu dohledu nad zajištěním Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu v souladu s požadavky mezinárodních auditních standardů ( 54) 1. Připravovaná změna 1 Odkazy na jednotlivá ustanovení připravovaného zákona o řídicím a kontrolním systému ve veřejné správě, uváděné dále v textu, vycházejí z jeho podoby, která byla orgány veřejné správy připomínkována v dubnu Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 9

10 3. Upravující Standardy Nutnost realizace Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality vychází zejména z Mezinárodních standardů pro profesní praxi interního auditu (v textu pro zjednodušení používáme pojem Standardy, byť v 5 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), není zakotvena přímo povinnost, ale spíše doporučení řídit se mezinárodně uznávanými Standardy. Změnu by měl opět přinést připravovaný zákon o řídicím a kontrolním systému ve veřejné správě (návrh Ministerstva financí z roku 2013), který zakotvuje povinnost nastavit řídicí a kontrolní systém a zajistit jeho fungování v souladu se Standardy ( 5 odst. 3), dále povinnost provádět v souladu se Standardy i další auditní, ujišťovací nebo poradenskou činnost ( 35 odst. 3) aj. Problematiku Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu upravují dle Mezinárodních standardů pro profesní praxi interního auditu základní Standardy a dále Doporučení pro praxi , , , , , , a Následující text je doslovnou citací Mezinárodních standardů pro profesní praxi interního auditu Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Vedoucí interního auditu musí vypracovat a pravidelně aktualizovat Program pro zabezpečení zvyšovaní kvality interního auditu, který zahrnuje všechna hlediska funkce interního auditu. Interpretace: Program pro zabezpečení a zvyšování kvality je navržen tak, aby umožnil hodnocení souladu činnosti interního auditu s Definicí interního auditu a se Standardy, a dále umožnil hodnocení, zda se interní auditoři řídí Etickým kodexem. Tento Program také hodnotí účinnost a efektivnost činnosti interního auditu a identifikuje příležitosti ke zlepšení. DOPORUČENÍ PRO PRAXI : Program pro zabezpečení a zvyšování kvality 1. Vedoucí interního auditu odpovídá za zřízení útvaru interního auditu, jehož rozsah působnosti zahrnuje činnosti uvedené ve Standardech a v Definici interního auditu. K zajištění uvedeného vyžaduje Standard 1300, aby vedoucí interního auditu vypracoval a pravidelně aktualizoval Program pro zabezpečení a zvyšování kvality (Quality Assurance and Improvement Program QAIP). 2. Vedoucí interního auditu zodpovídá za zavedení takových procesů, které různým zainteresovaným stranám poskytují přiměřené ujištění, že útvar interního auditu: Provádí svou činnost v souladu se statutem interního auditu, který je v souladu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a Standardy. Funguje efektivním a účinným způsobem. Je vnímán těmito zainteresovanými stranami jako subjekt, který přináší přidanou hodnotu a zdokonaluje fungování společnosti. Tyto procesy zahrnují vykonávání přiměřeného dohledu (supervize), pravidelných interních hodnocení a průběžného sledování zajištění kvality a vykonávání pravidelných externích hodnoceni. 10 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

11 3. Program QAIP musí být dostatečně rozsáhlý, aby zahrnoval všechny aspekty činnosti a řízení útvaru interního auditu, jak jsou obsaženy v Definici interního auditu, v Etickém kodexu, ve Standardech a v nejlepší profesní praxi. Proces QAIP je vykonáván vedoucím interního auditu nebo je pod jeho přímým dohledem (supervizí). S výjimkou malých útvarů interního auditu, vedoucí interního auditu obvykle deleguje většinu odpovědnosti souvisejících s QAIP na své podřízené. Ve velkých společnostech nebo ve složitém prostředí (např. velký počet podnikatelských jednotek a/nebo lokalit), vedoucí interního auditu zřizuje formální útvar QAIP, který je řízen vedoucím pracovníkem interního auditu a který je nezávislý na organizačních jednotkách interního auditu, jejž poskytují auditní a poradenské služby. Tento vedoucí pracovník (a omezený počet pracovníků) vykonává a sleduje činnosti nezbytné pro úspěšné splnění QAIP Požadavky kladené na Program pro zabezpečení a zvyšování kvality Program pro zabezpečení a zvyšování kvality musí zahrnovat jak interní, tak externí hodnocení. DOPORUČENÍ PRO PRAXI : Požadavky kladené na Program pro zabezpečení a zvyšování kvality 1. Program pro zabezpečení a zvyšování kvality (QAIP) znamená provádění průběžného a pravidelného hodnoceni celého spektra auditních a poradenských činností prováděných interním auditem. Tato průběžná a pravidelná hodnocení jsou tvořena pečlivě navrženými a ucelenými procesy, průběžným dohledem (supervizí) a testováním auditních a poradenských činností a pravidelnými ověřeními souladu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a Standardy. Tato hodnocení také zahrnují průběžná měření a analýzy výkonových ukazatelů (např. plnění plánu interních auditů, čas nezbytný pro dokončení zakázky, poměr přijatých doporučení a spokojenost zákazníka). Pokud výsledky těchto hodnocení vedou k identifikaci oblastí pro zlepšení v působnosti útvaru interního auditu, vedoucí interního auditu zavede tato zlepšení prostřednictvím Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu (QAIP) Hodnocení posuzují kvalitu činností interního auditu a činí ohledně ní závěry; hodnocení vedou k doporučením vhodných zlepšení. QAIP zahrnuje posouzení: Souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, včetně včasných opatření navržených pro nápravu všech významných výskytů nesouladu. Přiměřenosti statutu interního auditu, jeho záměrů, cílů, zásad a postupů. Přínosu k procesům řízení rizik, řízení a správy společnosti a řídicím a kontrolním procesům. Souladu s platnými zákony, regulatorními normami a vládními a odvětvovými standardy. Účinnosti průběžného zlepšování činnosti a používání nejlepší praxe. Rozsahu, v jakém činnost interního auditu přináší přidanou hodnotu a zdokonaluje procesy ve společnosti. 3. Provádění QAIP také zahrnuje následnou kontrolu doporučení, včetně vhodnosti a včasnosti modifikace zdrojů, technologií, procesů a postupů. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 11

12 4. Pro zajištění zodpovědnosti a transparentnosti musí vedoucí interního auditu sdělovat výsledky externích, a pokud je to vhodné, také interních hodnocení Programu kvality jednotlivým subjektům zainteresovaným na těchto činnostech (jako jsou vedení, orgány společnosti a externí auditoři). Nejméně jednou ročně předkládá vedoucí interního auditu vedení a orgánům společnosti zprávu o Programu kvality a jeho výsledcích Interní hodnocení Interní hodnocení musí zahrnovat: průběžné sledování výkonnosti funkce interního auditu, pravidelná sebehodnocení nebo hodnocení prováděná jinými osobami v rámci společnosti, které mají dostatečné znalosti postupů interního auditu. Interpretace: Průběžné sledování je nedílnou součástí každodenního dohledu (supervize), prověřování a měření činnosti interního auditu. Průběžné sledování je začleněno do běžných zásad a postupů používaných k řízení interního auditu; průběžné sledování používá procesy, nástroje a informace, které jsou považovány za nezbytné pro hodnocení souladu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a Standardy. Pravidelná hodnocení jsou definována jako analýzy hodnoticí soulad s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy. Dostatečná znalost postupů interního auditu vyžaduje alespoň porozumění všem prvkům Mezinárodního rámce pro profesní praxi interního auditu. DOPORUČENÍ PRO PRAXI : Interní hodnocení 1. Procesy a nástroje používané při průběžných interních hodnoceních zahrnují: Dohled (supervizi) nad zakázkou. Ověření, zda jsou kontrolní dotazníky a postupy (např. obsažené v manuálu auditních postupů) používány a dodržovány. Zpětnou vazbu od zákazníků auditu a ostatních zainteresovaných osob. Prověření vzorku pracovní dokumentace pracovníky neúčastnícími se daného auditu. Projektové rozpočty, systémy sledování času, plnění plánu auditů, úspory nákladů, a/nebo Analýzy dalších výkonových ukazatelů (např. doba potřebná pro provedení zakázky, podíl přijatých doporučení). 2. Jsou učiněny závěry hodnoticí kvalitu průběžného výkonu činností a jsou přijata následná opatření nezbytná pro dosažení vhodných zlepšení. 3. Jako základ pro pravidelná interní hodnocení slouží Manuál hodnocení kvality vydaný IIA (Quality Assessment Manual) nebo srovnatelný soubor postupů a nástrojů. 4. Pravidelná interní hodnocení mohou: Zahrnovat větší počet hloubkových pohovorů a průzkumů mezi zainteresovanými subjekty. Být prováděna pracovníky interního auditu (sebehodnocení). 12 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

13 Být prováděna držiteli osvědčení Certifikovaný interní auditor (CIA) nebo jinými způsobilými odborníky z oblasti auditu, kteří v daném okamžiku pracují na jiném pracovním místě v dané společnosti. Zahrnovat kombinaci provedení sebehodnocení a přípravy dokumentů, které jsou následně posouzeny držiteli osvědčení CIA nebo jinými kompetentními odborníky z oblasti auditu. Zahrnovat benchmarking postupů útvaru interního auditu a výkonových ukazatelů ve srovnání s odpovídající nejlepší praxí profese interního auditu. 5. Pravidelné interní hodnocení provedené krátce před externím hodnocením může usnadnit externí hodnocení a snížit jeho náklady. Pokud je pravidelné interní hodnocení provedeno kvalifikovaným a nezávislým externím hodnotitelem nebo hodnoticím týmem, neměly by výsledky hodnocení obsahovat žádná ujištění tykající se výsledku následného externího hodnocení kvality. Zpráva může obsahovat návrhy a doporučení ke zdokonalení postupů útvaru interního auditu. Pokud má externí hodnocení kvality formu sebehodnocení s nezávislým potvrzením (validací), může být pravidelné interní hodnocení použito v tomto hodnoticím procesu jako jeho sebehodnoticí část. 6. Musí být učiněny závěry týkající se kvality výkonu, a pokud je to nutné, musí být iniciována přiměřená opatření směřující k dosažení zlepšení a souladu se Standardy. 7. Vedoucí interního auditu vytváří takový systém pro předávání výsledků interních hodnocení kvality, který je trvale spolehlivý a objektivní. Obecně platí, že jednotlivci odpovědní za provádění průběžných a pravidelných hodnocení podávají při provádění těchto hodnocení zprávy vedoucímu interního auditu, kterému též přímo předávají výsledky hodnocení. 8. Nejméně jednou ročně předává vedoucí interního auditu výsledky interních hodnocení, plánů nezbytných opatření a výsledky jejich úspěšné realizace vedení a orgánům společnosti Externí hodnocení Externí hodnocení musí byt provedeno minimálně jednou za pět let odborně způsobilým a nezávislým externím hodnotitelem nebo externím hodnoticím týmem. Vedoucí interního auditu musí s orgány společnosti projednat: formu a četnost externích hodnocení, odbornou způsobilost a nezávislost externího hodnotitele nebo hodnoticího týmu, včetně jakéhokoli možného konfliktu zájmů. Interpretace: Externí hodnocení mohou být provedena formou plně externího hodnocení nebo ve formě sebehodnocení s nezávislým externím potvrzením (validací). Odborně způsobilý hodnotitel nebo hodnoticí tým prokazuje způsobilost ve dvou oblastech: v profesní praxi interního auditu a v procesu externího hodnocení. Způsobilost může být prokázána kombinací zkušeností a teoretických znalostí. Zkušenosti získané ve společnostech obdobných velikostí a složitostí, v obdobném sektoru nebo odvětví, a zkušenosti v oblasti technických aspektů jsou hodnotnější než zkušenosti (z tohoto pohledu) méně relevantní. Jedná-li se o hodnoticí tým, nemusí mít všichni členové týmu způsobilost ve všech oblastech, ale kvalifikovaný musí být tým jako celek. K vyhodnocení, zda hodnotitel nebo hodnoticí tým prokazu Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 13

14 jí dostatečnou způsobilost z hlediska kvalifikace, používá vedoucí interního auditu svůj profesní úsudek. Nezávislost hodnotitele nebo hodnoticího týmu znamená, že nejsou ve skutečném ani zdánlivém konfliktu zájmů a že nejsou součástí nebo nejsou ve sféře vlivu společnosti, k níž náleží funkce interního auditu DOPORUČENÍ PRO PRAXI : Externí hodnocení 1. Externí hodnocení zahrnují celé spektrum auditních poradenských prací prováděných útvarem interního auditu a neměla by být omezena jen na hodnocení Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu (QAIP). Aby bylo dosaženo optimálních přínosů plynoucích z externího hodnocení, měl by rozsah práce zahrnovat benchmarking, identifikaci a sdělení informací tykajících se postupů nejlepší praxe, které mohou internímu auditu napomoci zvýšit svou účinnost a/nebo efektivnost. Tohoto cíle může byt dosaženo prostřednictvím buď úplného externího hodnocení provedeného kvalifikovaným, nezávislým externím hodnotitelem nebo hodnoticím týmem, nebo prostřednictvím zevrubného interního sebehodnocení kombinovaného s nezávislou validací provedenou kvalifikovaným, nezávislým externím hodnotitelem nebo hodnoticím týmem. Vedoucí interního auditu musí nicméně zajistit, aby rozsah hodnocení vždy obsahoval jasné stanovení očekávaných výstupů z externího hodnocení. 2. Součástí externích hodnocení činnosti interního auditu je vyjádření názoru na ucelené spektrum ujišťovacích a poradenských činností prováděných interním auditem (nebo těch činností, které měly být provedeny v souladu se statutem interního auditu), včetně jejich souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy. Pokud je to vhodné, externí hodnocení zahrnují doporučení vedoucí ke zlepšení. S výjimkou hodnocení souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, rozsah hodnocení lze modifikovat dle požadavků vedoucího interního auditu, vedení nebo orgánů společnosti. Tato hodnocení mohou mít pro vedoucího interního auditu a ostatní pracovníky interního auditu velkou hodnotu, zejména pokud jsou výsledky benchmarkingu a postupy nejlepší praxe vzájemně sdíleny. 3. Po dokončení hodnocení musí být výsledky předány vedení a orgánům společnosti v podobě formální zprávy. 4. Existují dva přístupy k provádění externích hodnocení. První přístup zahrnuje ucelené externí hodnocení provedené kvalifikovaným nezávislým hodnotitelem nebo hodnoticím týmem. Tento přístup využívá externího týmu kompetentních odborníků pracujících pod vedením zkušeného a profesně zdatného projektového vedoucího. Druhý přístup zahrnuje využití kvalifikovaného nezávislého externího hodnotitele nebo hodnoticího týmu, který provádí nezávislé potvrzení (validaci) interního sebehodnocení a zprávy připravené útvarem interního auditu. Nezávislí externí hodnotitelé by měli být zkušení v oblasti nejlepší praxe interního auditu. 5. Jednotlivci provádějící externí hodnocení nemají vůči společnosti, jejíž interní audit je předmětem externího hodnocení, žádné závazky ani nejsou v ní jinak zainteresováni. Rovněž nemají žádné závazky vůči pracovníkům této společnosti ani nejsou vůči nim jinak zainteresováni. Při výběru kvalifikovaného a nezávislého hodnotitele nebo hodnoticího týmu musí vedoucí interní- 14 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

15 ho auditu, po konzultaci s orgány společnosti, vzít v úvahu následující konkrétní záležitosti související s jeho nezávislostí: Jakýkoliv skutečný nebo zdánlivý konflikt zajmu společnosti, které poskytují: Externí audit finančních výkazů. Významné poradenské služby v oblasti správy a řízení společnosti, řízení rizik, finančního výkaznictví, vnitřního řídicího a kontrolního systému a v ostatních souvisejících oblastech. Podporu útvaru interního auditu. Při zvažování této otázky musí být vzat v úvahu význam a rozsah prací prováděných poskytovatelem odborných služeb. Jakýkoliv skutečný nebo zdánlivý konflikt zájmu bývalých zaměstnanců společnosti, kteří by prováděli toto hodnocení. Zvážena by měla být délka období, po kterou jsou bývalí zaměstnanci na organizaci již nezávislí. Jednotlivci, provádějící hodnocení jsou nezávislí na společnosti, jejíž interní audit je předmětem hodnocení, a nemají jakýkoliv skutečný nebo zdánlivý konflikt zájmu. Nezávislost na společnosti znamená nebýt součástí nebo pod kontrolou společnosti, ve které je útvar interního auditu zařazen. Při výběru kvalifikovaného, nezávislého externího hodnotitele nebo hodnoticího týmu je nutné vzít v úvahu jakýkoliv skutečný nebo zdánlivý konflikt zájmu, který by mohl hodnotitel mít s ohledem na současný nebo minulý vztah ke společnosti nebo jejímu internímu auditu, včetně účasti hodnotitele na interním hodnocení kvality interního auditu. Jednotlivci pracující v jiném oddělení předmětné společnosti nebo ve spřízněné společnosti, ačkoli jsou organizačně odděleni od interního auditu, nejsou pro účely provádění externího hodnocení považovány za nezávislé. Spřízněnou společností může být mateřská společnost, přidružená společnost v rámci jedné skupiny subjektů nebo společnost vykonávající pravidelný dohled, supervizi nebo mající odpovědnost za hodnocení kvality ve vztahu k předmětné společnosti. Skutečný nebo zdánlivý konflikt zajmu v rámci dohod o provádění ověření tzv. peer review. Dohody o provádění ověření uzavřené mezi třemi nebo více společnostmi (např. v rámci odvětví nebo jiné spřízněné skupiny, regionálního uskupení nebo jiné skupiny společnosti vyjma spřízněné společnosti definované v předcházejícím bodu) mohou byt strukturovány tak, aby byly minimalizovány obavy z možné závislosti, nicméně je třeba věnovat péči tomu, aby se problém nezávislosti vůbec neobjevil. Ověření navzájem prováděné mezi dvěma společnostmi nesplňují podmínku nezávislosti. Aby byly vyloučeny obavy plynoucí ze zdánlivého nebo skutečného narušení nezávislosti v případech uvedených v této části, externí hodnoticí tým může mít ve svém středu jednoho nebo více nezávislých jednotlivců, jejichž úkolem je provedení nezávislého ověření (validace) práce externího hodnoticího týmu. 6. Integrita vyžaduje, aby hodnotitelé jednali čestně a nestranně v rámci dodržení důvěrnosti. Služba a důvěra veřejnosti by neměly být podřízeny osobnímu prospěchu a výhodám. Objektivita je stav mysli a kvalita, která službám hodnotitelů přidává hodnotu. Princip objektivity ukládá povinnost byt nestranný, intelektuálně čestný a nemít konflikt zájmu. 7. Provádění externího hodnocení a předávání jeho výsledků vyžaduje používání profesního úsudku. Z toho vyplývá, že externí hodnotitel by měl: Být kvalifikovaný, certifikovaný odborník z oblasti interního auditu, který disponuje aktuální a podrobnou znalostí Standardů. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 15

16 Být zkušený v nejlepší praxi dané profese. Mít alespoň tři roky předchozí praxe v interním auditu nebo v podobných poradenských službách, a to na manažerské úrovni. Vedoucí nezávislých hodnoticích týmů a externí hodnotitelé, kteří provádějí nezávislé ověření (validaci) sebehodnocení, by navíc měli mít kompetence a zkušenosti, které získali jako členové týmu při předchozí účasti na externím hodnocení, v rámci úspěšného dokončení školicího kurzu hodnocení kvality organizovaném IIA nebo v rámci obdobného kurzu. Zároveň by vedoucí týmu měli mít zkušenosti z pozice vedoucího interního auditu nebo jiné srovnatelné seniorské řídicí funkce v oblasti interního auditu. 8. Hodnotitelé by měli mít odpovídající technické znalosti a zkušenosti v příslušném odvětví. Odborníci se znalostmi v dalších specializovaných oblastech mohou týmu pomáhat. Např. specialisté z oblasti systémů řízeni rizik, auditu informačních technologií, výběru statistických vzorků, systému provozního monitorování nebo z oblasti sebehodnocení řídicích a kontrolních mechanizmů se mohou účastnit určitých častí hodnocení. 9. Vedoucí interního auditu zapojí do procesu výběru způsobu provedení externího hodnocení a do samotného výběru externího hodnotitele vyšší management a orgány společnosti. 10. Externí hodnocení zahrnuje širokou oblast pokrývající následující prvky činnosti interního auditu: Soulad s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, se statutem interního auditu, s plány, zásadami, postupy, a příslušnými legislativními a regulatorními požadavky. Očekávání orgánů společnosti, jejího vedení a provozních manažerů ohledně činnosti interního auditu. Začlenění interního auditu do procesu řízení a správy společnosti, včetně vztahů mezi jednotlivými klíčovými skupinami zúčastněnými v tomto procesu. Nástroje a postupy používané útvarem interního auditu. Soubor znalostí, zkušeností a kázně pracovníků interního auditu, včetně jejich zaměření na zdokonalování procesů. Zhodnocení, zda interní audit přidává hodnotu a zdokonaluje procesy ve společnosti či nikoliv. 11. Předběžné výsledky hodnocení jsou projednány s vedoucím interního auditu v průběhu procesu hodnocení a v jeho závěru. Konečné výsledky jsou předány vedoucímu interního auditu nebo jinému vedoucímu pracovníkovi, který schválil v dané společnosti provedení hodnocení. Kopie hodnocení by měly byt zaslány přímo odpovídajícím členům vedení a orgánům společnosti. 12. Zpráva zahrnuje následující: Názor na soulad činnosti interního auditu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy založený na strukturovaném procesu hodnocení. Termín soulad znamená, že postupy interního auditu jako celek splňují požadavky Definice interního auditu, Etického kodexu a Standardů. Obdobně nesoulad znamená, že důsledky a závažnost nedostatků nalezených v postupech interního auditu jsou natolik významné, že 16 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

17 narušují schopnost interního auditu plnit své odpovědnosti. Označení částečný soulad s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a s jednotlivými Standardy, pokud je to relevantní vzhledem k celkovému názoru, by též mělo byt využito ve zprávě z nezávislého hodnocení. Vyjádření názoru na výsledky externího hodnocení je založeno na aplikaci zralého podnikatelského úsudku, integrity a náležité profesní péče. Posouzení a hodnocení používání nejlepší praxe, které byly pozorovány během hodnocení, tak i dalších, které se mohou činnosti interního auditu potenciálně týkat. Doporučení ke zlepšení v oblastech, kde je to potřebné. Vyjádření vedoucího interního auditu, které obsahuje plán opatření a termíny jejich zavedení. 13. Z hlediska zajištění zodpovědnosti a transparentnosti předává vedoucí interního auditu výsledky externích hodnocení kvality, včetně podrobností tykajících se plánovaných nápravných opatření v oblastech významných problémů a následné informace o plnění těchto plánovaných opatření, osobám zainteresovaným na činnosti interního auditu, kterými jsou např. vedení, orgány společnosti a externí auditoři. DOPORUČENÍ PRO PRAXI : Externí hodnocení: Sebehodnocení s nezávislým potvrzením/validací 1. Provedení externího hodnocení s využitím kvalifikovaného, nezávislého hodnotitele nebo hodnoticího týmu může být obtížné pro menší útvary interního auditu. V jiných společnostech mohou případně nastat okolnosti, za kterých není ucelené externí hodnocení nezávislým týmem považováno za potřebné a nezbytné. Např. interní audit (a) se může nacházet v odvětví, na které je aplikován rozsáhlý dohled a supervize, (b) může být i jinak předmětem rozsáhlého externího dohledu a dozoru v oblasti řízení a správy společnosti a vnitřního řídicího a kontrolního systému, (c) mohl být v nedávné době podroben externímu hodnocení a/nebo mu byly poskytnuty poradenské služby, jejichž součástí byl rozsáhlý benchmarking a porovnání s nejlepší praxí nebo (d) vedoucí interního auditu může usoudit, že přínosy sebehodnocení z hlediska rozvoje pracovníků interního auditu a důležitost interního QAIP v současné době převyšují přínosy hodnocení kvality provedeného externím týmem Sebehodnocení s nezávislým [externím] potvrzením (validací) zahrnuje: Ucelený a plně zdokumentovaný proces sebehodnocení, který je podobný procesu externího hodnocení, alespoň s ohledem na hodnocení souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy. Nezávislé ověření provedené na místě kvalifikovaným hodnotitelem. Hospodárnost vynaložení času a zdrojů např. hlavním cílem je soulad se Standardy. Omezenou pozornost věnovanou ostatním oblastem jako je například benchmarking, posouzení a poradenství související s uplatněním nejlepší praxe a pohovory s vedením společnosti a provozními vedoucími. Pozornost věnována těmto oblastem může byt snížena, nicméně informace získané v těchto částech zakázky jsou jedním z přínosů externího hodnocení. 3. Stejné požadavky a kritéria uvedená v Doporučení pro praxi budou také platit pro oblast: Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 17

18 Obecných posouzení/úvah. Kvalifikace externího hodnotitele nebo hodnoticího týmu. Nezávislosti, integrity a objektivity, způsobilosti, souhlasu vedení a orgánů společnosti a rozsah (s výjimkou oblasti, jako je využívání nástrojů, postupů, dalšího uplatnění nejlepší praxe, profesního rozvoje a činnosti přinášejících přidanou hodnotu). Sdělovaní výsledků (včetně nápravných opatření a jejich plnění). 4. Tým pod vedením vedoucího interního auditu provede a plně zdokumentuje proces sebehodnocení. Je připraven návrh zprávy, podobný zprávě z externího hodnocení a tato zpráva zahrnuje výrok vedoucího interního auditu ohledně souladu se Standardy. 5. Kvalifikovaný a nezávislý hodnotitel nebo hodnoticí tým provede dostatečné testování tohoto sebehodnocení, a to takovým způsobem, aby ověřil jeho výsledky a vyjádřil rozsah, v jakém je činnost interního auditu v souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy. Toto nezávislé ověření je prováděno dle procesu uvedeného v Manuálu hodnocení kvality vydaném IIA (Quality Assessment Manual) nebo dle podobného uceleného procesu. 6. Jako součást nezávislého ověření, nezávislý externí hodnotitel po ukončení nezávislého ověření, které obsahuje důkladné posouzení hodnocení provedeného sebehodnoticím týmem v oblasti souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy: Posoudí návrh zprávy a postup při řešení nedořešených záležitostí (pokud se takové vyskytly). Pokud souhlasí s výrokem ohledně souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, doplní (dle potřeby) do zprávy text vyjadřující souhlas s procesem sebehodnocení a s celkovým výrokem a v přiměřeném rozsahu doplní i souhlas se zjištěními, závěry a doporučeními uvedenými v této zprávě. Pokud nesouhlasí s tímto hodnocením, doplní do zprávy text vyjadřující nesouhlasné stanovisko specifikující body, se kterými nesouhlasí, a v přiměřeném rozsahu doplní i nesouhlas s významnými zjištěními, závěry, doporučeními a s výroky uvedenými v této zprávě. Alternativně může po ukončení ověřování připravit samostatnou nezávislou zprávu, ve které vyjadřuje souhlas nebo nesouhlas způsobem uvedeným výše a která je přiložena ke zprávě ze sebehodnocení. 7. Závěrečná (é) zpráva (y) ze sebehodnocení s nezávislým ověřením je (jsou) podepsána (y) týmem, který provedl sebehodnocení a nezávislým (i) externím (i) hodnotitelem (li) a vedoucí interního auditu ji (je) předá vedení a orgánům společnosti. 8. Z hlediska zajištění zodpovědnosti a transparentnosti vedoucí interního auditu předává výsledky externích hodnocení kvality, včetně podrobností, týkajících se plánovaných nápravných opatření v oblastech významných problémů a následné informace o plnění těchto plánovaných opatření, osobám zainteresovaným na činnosti interního auditu, kterými jsou např. vedení, orgány společnosti a externí auditoři. 18 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

19 DOPORUČENÍ PRO PRAXI : Nezávislost externího hodnoticího týmu v soukromém sektoru (doporučení neuvádíme, neboť tato metodická pomůcka se týká útvarů interního auditu ve veřejné správě) DOPORUČENÍ PRO PRAXI : Nezávislost externího hodnoticího týmu ve veřejném sektoru 1. Pojem veřejný sektor zahrnuje všechny stupně státní správy, včetně podniků nebo orgánů státní správou kontrolovaných nebo vlastněných. Ve veřejném sektoru, útvary interního auditu na různých stupních státní správy mohou být pro účely externích hodnocení považovány za nezávislé Polo-vládní uskupení, například Organizace spojených národů, Evropská komise, představují organizace, orgány, společnosti, které jsou vlastněny nebo kontrolovány několika vládami. Vzhledem ke své mnohostranné povaze by se takové mezinárodní organizace měly řídit pokyny určenými pro soukromý sektor. 3. Všichni členové hodnoticího týmu provádějící externí hodnocení mají být nezávislí na dané organizaci a na pracovnících útvaru interního auditu v této organizaci. Členové hodnoticího týmu nesmí být zejména v žádném skutečném nebo domnělém konfliktu zájmů ve vztahu k této organizaci a/nebo jejím pracovníkům. Oblasti, které by měly být zváženy při hodnocení nezávislosti hodnoticího týmu, jsou uvedeny níže: Nezávislý na organizaci znamená nebýt ve sféře vlivu organizace, jejíž interní audit je hodnocen. Proces výběru externího hodnotitele by měl brát v potaz skutečné, možné a domnělé konflikty zájmu. Konflikty zájmu mohou vzniknout z minulých, současných nebo potenciálních budoucích vztahů s danou organizací, jejími pracovníky nebo jejím útvarem interního auditu. Mezi druhy vztahů, které by měly být vzaty v potaz, patří vztahy osobní nebo obchodní povahy, popřípadě obě kategorie současně. Ve veřejném sektoru mohou být jednotlivci pracující v různých útvarech interního auditu různých entit ležících na stejné úrovni státní správy (národní, státní, krajské nebo městské) považováni, pro účely provedení externího hodnocení, za nezávislé osoby. V případech, kdy jeden nebo více útvarů interního auditu v rámci stejné úrovně státní správy je/jsou podřízeny jednomu vedoucímu interního auditu, nelze na jednotlivce pro účely provedení externího hodnocení pohlížet jako na nezávislé, i když pracují v oddělených entitách. Externí hodnocení mohou být prováděna pouze hodnotiteli, kteří jsou nezávislí na každé z těchto entit Podávání zpráv o Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Vedoucí interního auditu musí informovat vedení a orgány společnosti o výsledcích Programu pro zabezpečení a zvyšováni kvality Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 19

20 Interpretace: Forma, obsah a frekvence předáváni výsledků tykajících se Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality jsou stanoveny po dohodě s vedením a orgány společnosti a berou v úvahu odpovědnosti interního auditu a jeho výkonného vedení tak, jak jsou stanoveny ve statutu interního auditu. Za účelem prokázání souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, jsou výsledky externích hodnocení a výsledky pravidelných interních hodnocení předávány po ukončení příslušného hodnocení. Výsledky průběžného sledování jsou sdělovány nejméně jednou ročně. Tyto výsledky obsahují hodnocení hodnotitele nebo hodnoticího týmu ohledně stupně souladu Užívání výrazu Je v souladu s Mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu Vedoucí interního auditu může deklarovat, že činnost interního auditu je v souladu s Mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu, pouze pokud výsledky Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality tuto deklaraci podporují. Interpretace: Činnost interního auditu je v souladu se Standardy, pokud dosahuje výsledků uvedených v Definici interního auditu, Etickém kodexu a ve Standardech. Výsledky Programu pro zabezpečování a zvyšování kvality obsahují jak výsledky interního, tak externího hodnocení kvality. Všechny útvary interního auditu budou mít k dispozici výsledky interního hodnocení. Útvary interního auditu, který existuje alespoň pět let, budou též disponovat výsledky externího hodnocení kvality DOPORUČENÍ PRO PRAXI : Užívání výrazu Je v souladu s Mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu 1. Průběžné sledování a externí i interní hodnocení činnosti interního auditu se provádí za účelem zhodnocení a vyjádření názoru na soulad činnosti interního auditu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, a pokud je to vhodné, měla by součástí těchto aktivit být i doporučení ke zlepšení. 2. Externí hodnocení musí být prováděna jednou za pět let. 3. Může být použito slovní vyjádření: v souladu se Standardy nebo ve shodě se Standardy. Podmínkou použití jednoho z těchto vyjádření je provedení externího hodnocení alespoň jednou za pět let a provádění průběžného sledování a pravidelného interního hodnocení. Další podmínkou použití uvedeného vyjádření je, aby závěrem všech těchto aktivit bylo, že činnost interního auditu je v souladu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a se Standardy. Výraz týkající se souladu nelze použít, dokud externí posouzení neprokázalo, že interní audit je v souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy. 20 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

21 4. Vedoucí interního auditu sdělí vedení a orgánům společnosti skutečnost ohledně případu nesouladu, který má vliv na celkový rozsah působnosti nebo na činnost interního auditu, včetně nemožnosti v průběhu pětiletého období provést externí hodnocení. 5. Předtím, než interní audit použije výraz o souladu, každý případ nesouladu, který byl nalezen v rámci hodnocení kvality (interního nebo externího) a který narušuje schopnost interního auditu plnit své odpovědnosti: Musí být odpovídajícím způsobem napraven. Nápravná opatření jsou zdokumentována a oznámena příslušnému hodnotiteli, aby byl získán souhlas, že tento nesoulad byl odpovídajícím způsobem odstraněn. Nápravná opatření spolu se souhlasným stanoviskem příslušného hodnotitele jsou sdělena vedení a orgánům společnosti Informování týkající se nesouladu Pokud má nesoulad s Definicí interního auditu, Etickým kodexem nebo Standardy dopad na celkový rozsah působnosti a postupy interního auditu, musí vedoucí interního auditu informovat vedení a orgány společnosti o tomto nesouladu a jeho dopadech Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 21

22 4. Program kvality pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Zvyšování kvality práce interních auditorů 4.1 účel Programu kvality pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Účelem Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu (dále jen Program) je nastavit systém pro zabezpečení zvyšování kvality práce interních auditorů (dále jen auditor ) v orgánu veřejné správy a popsat postupy a metody k usměrnění a sjednocení činností auditorů v oblasti průběžného a pravidelného interního hodnocení. Zároveň řeší postup při zabezpečení externího hodnocení kvality auditu. Program má sloužit ke zdokonalování procesů v útvaru interního auditu. Hodnocení kvality podle tohoto Programu poskytuje vedoucímu útvaru interního auditu a vedoucímu orgánu veřejné správy ujištění, že se útvar interního auditu při své činnosti řídí Standardy, Definicí a Etickým kodexem interního auditora. Posouzení Průběžná měření a analýzy výkonnosti Základna pro hodnocení výkonu interního auditu Strukturovaně zahrnuje Program posouzení: souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, včetně včasných opatření navržených pro nápravu všech významných výskytů nesouladu, přiměřenosti Statutu interního auditu, jeho záměrů, cílů, zásad a postupů, přínosu k procesům řízení rizik, řízení a správy společnosti a řídicím a kontrolním procesům, souladu s platnými zákony, regulatorními normami a vládními a odvětvovými standardy, účinnosti průběžného zlepšování činností a používání nejlepší praxe, rozsahu, v jakém činnost interního auditu přináší přidanou hodnotu a zdokonaluje procesy ve společnosti. Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu (anglicky označovaný QAIP ) znamená provádění průběžného a pravidelného hodnocení celého spektra auditních a poradenských činností prováděných interním auditem. Tato průběžná a pravidelná hodnocení jsou tvořena pečlivě navrženými a ucelenými procesy, průběžným dohledem (supervizí) a testováním auditních a poradenských činností a pravidelnými ověřeními souladu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a Standardy. Tato hodnocení také zahrnují průběžná měření a analýzy výkonových ukazatelů (např. plnění plánu interních auditů, čas nezbytný pro dokončení zakázky, poměr přijatých doporučení a spokojenost zákazníka). Pokud výsledky těchto hodnocení vedou k identifikaci oblastí pro zlepšení činnosti útvaru interního auditu, vedoucí útvaru interního auditu reaguje a zavede tato zlepšení prostřednictvím Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu. Z tohoto pohledu je nutné si připomenout základní podstatu a cíle Standardů, mezi kterými je kromě vymezení základních principů praxe interního auditu, poskytnutí rámce pro provádění a podporu širokého spektra služeb interního auditu, přinášejících přidanou hodnotu, podporování zdokonalování procesů a postupů, také vytvoření základny pro hodnocení výkonu interního auditu. 22 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

23 Schéma č. 1 Přístup k hodnocení výkonu interního auditu Schéma přístupu k hodnocení výkonu interního auditu * FTE = Full-time equivalent (ekvivalent zaměstnance na plný pracovní úvazek) 4.2 zásady vyhotovení Programu Program musí být dostatečně rozsáhlý, aby zahrnoval všechny aspekty činnosti a řízení útvaru interního auditu, jak jsou obsaženy v Definici interního auditu, v Etickém kodexu, ve Standardech a v nejlepší profesní praxi. Proces Programu je vykonáván vedoucím interního auditu, nebo je pod jeho přímým dohledem (supervizí). S výjimkou malých útvarů interního auditu, vedoucí útvaru interního auditu obvykle deleguje většinu odpovědnosti souvisejících s Programem na své podřízené. Klíčové zásady při definování a implementaci Programu jsou následující: 1. Program je součástí každodenní práce interních auditorů. Pro plnění Programu je vyžadována také spolupráce auditovaných stran a externích organizací. 2. Program vychází i z přístupu a postupů uplatňujících se nejen v oblastech poskytování auditů a služeb, ale zároveň i z obecných postupů uplatňovaných v rámci daného orgánu. 3. Výsledky Programu jsou využity kromě vlastních postupů při provádění interního auditu, také pro plánování činnosti, rozvoj lidských zdrojů a odměňování auditorů. 4. Odpovědnost za Program nese vedoucí útvaru interního auditu. Personální zajištění Programu Klíčové zásady při tvorbě Programu Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 23

24 Procesy vedoucí k ujištění Integrovaný pohled na činnost interního auditu Vedoucí interního auditu zodpovídá za zavedení takových procesů, které různým zainteresovaným stranám poskytují přiměřené ujištění, že útvar interního auditu: provádí svou činnost v souladu se statutem interního auditu, který je v souladu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a Standardy, funguje efektivním a účinným způsobem, je vnímán těmito zainteresovanými stranami jako subjekt, který přináší přidanou hodnotu a zdokonaluje fungovaní společnosti. Na základě výše uvedeného Program není jen jednorázovou aktivitou, ale musí ji jak vedoucí útvaru interního auditu, tak i jednotliví interní auditoři integrovat do každé činnosti, jimi prováděné. Schéma č. 2 Integrovaný pohled na činnost interního auditu Propojení všech činností interního auditu Kontrolní seznamy pro ověření souladu Vedoucí útvaru interního auditu, resp. samostatný interní auditor, musí zabezpečit všechny činnosti, spojené s Programem. Takže je nezbytné při plánování činnosti interního auditu ve střednědobém, tak i krátkodobém (ročním) horizontu činnosti spojené s Programem naplánovat a propojit (integrovat) s dalšími činnostmi průběžně nebo periodicky vykonávanými (revize metodiky auditních postupů, vzorů a šablon), včetně podávání zpráv o činnosti interního auditu. S ohledem na omezenou personální kapacitu malých útvarů interního auditu ve veřejné správě lze doporučit při definování Programu kvality využívání kontrolních seznamů (tzv. check-listů) pro interní ověření souladu, tak i získávání externích pohledů a názorů na vlastní činnosti interního auditu, které budou sloužit jako podklad pro hodnocení interního auditu a zdokumentování přínosu a přidané hodnoty interního auditu. 24 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

25 4.3 proces sestavování a implementace Programu Vedoucí útvaru interního auditu si při sestavování a implementaci Programu musí uvědomit, že se nejedná o jednorázovou činnost, ale o neustálý a kontinuální přístup k řízení interního auditu. Procesy Programu musí obsahovat etapu plánovací, prováděcí, kontrolní a konečnou implementační. Jedná se o celkový přístup na základě principu plánuj, udělej, zkontroluj, jednej jsou základní kroky pro dosažení neustálého zdokonalování PDCA (z anglického Plan-Do- Check-Act). Konkrétně procesy Programu zahrnují, jak již bylo v úvodu uvedeno, vykonávaní přiměřeného dohledu (supervize), pravidelných interních hodnocení a průběžného sledovaní zajištění kvality a vykonávaní pravidelných externích hodnocení. Kontinuální proces Etapy procesu Vedoucí útvaru interního auditu ve veřejné správě by měl Program rozložit do následujících kroků: 1. Sestavení Programu interního auditu 2. Schválení Programu interního auditu 3. Průběžné hodnocení kvality interního auditu a) průběžné supervize interního auditu b) aktualizace metodiky interního auditu c) zpětná vazba od auditovaných 4. Periodické hodnocení kvality interního auditu a) vyhodnocení plnění plánu interního auditu b) rámcové naplňování Mezinárodních Standardů, Definice interního auditu a Etického kodexu c) zpětná vazba od vedení orgánu k činnosti interního auditu 5. Reporting o naplňování Programu kvality interního auditu 6. Realizace Sebehodnocení a) Detailní naplňování Mezinárodních Standardů, Definice interního auditu a Etického kodexu b) Pokrytí interního auditu c) Přínos interního auditu 7. Realizace externího hodnocení interního auditu Rozložení procesu Níže uvedená schémata zahrnují činnosti jak nezbytné (nutné), vhodné, tak doporučené (volitelné), a to dle praxe v útvarech interního auditu ve veřejné správě při respektování Standardů. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 25

26 Schéma č. 3 Sestavení Programu kvality IA a interní hodnocení kvality (fáze I) 26 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

27 Schéma č. 4 Sebehodnocení a externí hodnocení Programu kvality IA (fáze II) Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 27

28 Ve všech těchto procesech je nutné si klást otázku, zda je potřeba přijmout opatření ke zlepšení kvality interního auditu a zda je potřeba aktualizovat Program kvality interního auditu. Sdělování výstupů z hodnocení interního auditu Předkládání Programu s Roční zprávou Použití termínu Provedení v souladu 4.4 podávání zpráv Pro zajištění odpovědnosti a transparentnosti musí vedoucí interního auditu sdělovat výsledky externích, a pokud je to vhodné, také interních hodnocení Programu kvality jednotlivým subjektům zainteresovaným na těchto činnostech (jako jsou vedení organizace, příp. externí auditoři nebo kontroloři). Nejméně jednou ročně předkládá vedoucí interního auditu vedení zprávu o Programu kvality a jeho výsledcích. Předávání zprávy o Programu kvality je vhodné spojit s Roční zprávou z vykonaných auditů, která je zpracovávána a předávána v souladu se Zákonem č. 320/2001 Sb. vedoucímu orgánu veřejné zprávy, a to formou např. samostatné kapitoly v této zprávě. Zvláštní formou hodnocení kvality interního auditu, v souladu s tímto Programem, je uvádění termínu Provedeno v souladu s Mezinárodními Standardy pro profesní praxi interního auditu v rámci zprávy o interním auditu. V této souvislosti je nutné připomenout, že auditor tento termín používá následně po provedení externího hodnocení a po následné kontrole k odstranění případných nesouladů (nedostatků) odhalených v rámci interního a externího hodnocení. 4.5 obsah Programu Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu je řídicí dokument vedoucího útvaru interního auditu. Musí být navržen tak, aby umožnil hodnocení souladu činnosti interního auditu s Definicí interního auditu a se Standardy, a dále umožnil hodnocení, zda se interní auditoři řídí Etickým kodexem. Tento Program také hodnotí účinnost a efektivnost činností interního auditu a identifikuje příležitosti ke zlepšení. Vedoucí interního auditu musí Program vypracovat a pravidelně aktualizovat. Obsahové členění Programu Obsahové členění pokynu: Preambule 1. Úvodní ustanovení 2. Podmínky a principy zabezpečení kvality 3. Řízení útvaru interního auditu a kontroly výkonu auditu 4. Plány interního auditu 5. Interní hodnocení kvality interního auditu 6. Podávání zpráv o Programu kvality 7. Dokumentace Programu Manuál pro interní audit 8. Externí hodnocení kvality 9. Užívání výrazu Provedeno v souladu Výbor pro audit 11. Účinnost V preambuli vnitřních norem a pokynů se zpravidla uvádí právní předpis, pokud se vnitřní norma vydává na jeho základě nebo k jeho provedení. Pokyn vedoucího útvaru vychází především z Mezinárodních standardů pro profesní praxi interního auditu (1300). 28 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

29 Ad 1. Úvodní ustanovení V úvodním ustanovení (dle nastavení systému tvorby vnitřních norem organizace) vymezíme působnost věcnou a osobní. Ad 2. Podmínky a principy zabezpečení kvality Podmínkami pro zabezpečení kvality interního auditu jsou: kvalifikovaní zaměstnanci útvaru interního auditu, zpracované vnitřní auditní manuály a zajištění kvality interního auditu, které zahrnuje: dohled vedoucího útvaru interního auditu, průběžné interní prověřování kvality výkonu interního auditu, periodické (pravidelné) interní a externí hodnocení kvality interního auditu. Úvodní ustanovení Podmínky a principy zabezpečení kvality Interní podmínky malého útvaru interního auditu v organizaci doporučující možnosti nastavení: Kvalifikace zaměstnanců je zajišťována již výběrem nových auditorů, kdy se kromě odborného vysokoškolského vzdělání požaduje minimálně 5 let odborné praxe v oboru nebo příbuzném oboru, auditor je povinen složit zkoušku odborné způsobilosti v oboru finančního hospodaření územně samosprávných celků a absolvovat vzdělávací Program v oboru interního auditu, v rámci zpracovaných plánů vzdělávání pro jednotlivé zaměstnance auditoři absolvují průběžné kurzy či školení na odborná témata interního auditu či příbuzných oborů vyplývající z potřeb IA ve smyslu zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků. Vnitřní auditní manuály: Manuál pro interní audit (vnitřní norma s uvedením vymezení interního auditu, postupů a vzorů dokumentace auditu možné zpracovat jako přílohu Programu, vazba na legislativní rámec, zejména Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášku č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a Standardy), Statut útvaru interního auditu formou vnitřní normy (pro zpracování lze využít vzor č. 9 pokynu CHJ-2), Etický kodex interního auditora (pro zpracování lze využít vzor dle pokynu CHJ-2). Zajištění kvality interního auditu: Principy zabezpečení kvality musí zajistit, aby práce na každém auditu byla řízena na všech úrovních v zájmu dodržování Standardů. Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje přiměřený a účinný Program kontrol pro zabezpečování kvality výkonu interního auditu tak, aby výkon auditu probíhal v souladu se Standardy a byly dosahovány stanovené cíle pro vykonávaný audit. Dále vedoucí útvaru interního auditu stanoví postupy pro sledování a hodnocení celkové účinnosti Programu a určí výkonnostní měřítka a ukazatele auditu. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 29

30 Ad 3. Řízení útvaru interního auditu a kontroly výkonu auditu Činnost útvaru interního auditu řídí vedoucí útvaru interního auditu, který: vykonává průběžný dohled nad výkonem auditů, kontroluje obsah a postup prací v souladu s plánem, konzultuje dílčí problematiku s auditním týmem, poskytuje rady a pokyny, schvaluje postupy a závěry, provádí hodnocení kvality práce jednotlivých auditorů, identifikuje oblasti ke zlepšení práce, projednává potřeby školení, provádí dohled po celou dobu výkonu jednotlivého auditu, kontroluje koncept podrobné zprávy, odpovídá za konečné znění zprávy auditu. Kontrola musí zaručit, aby byly splněny stanovené cíle, zajištěna kvalita a dostatečné kompetence zaměstnanců interního auditu. Plány interního auditu Ad 4. Plány interního auditu V plánování interního auditu uplatňujeme rizikově orientovaný přístup. Plán je tedy založený na vyhodnocení rizik, avšak vždy bereme zřetel na návrhy a očekávání vedení orgánu veřejné správy. Při tvorbě plánu je nutné také přihlédnout k výsledkům kontrol a ke zjištěním v oblasti vnitřního kontrolního systému. Útvar interního auditu zpracovává: Střednědobý plán (strategie na 3 roky) Roční plán (v pokynu si nastavíme termín každoročního zpracování např. do ) vychází ze střednědobého plánu, který je v ročním plánu upřesněn, upřesňuje rozsah, věcné zaměření a typ auditu; cíle auditů, časové a personální zajištění, obsahuje odbornou přípravu interních auditorů ve vazbě na plánované audity, plánuje úkoly v metodické a konzultační činnosti, reaguje na hodnocení rizik zpracované vedoucími zaměstnanci, plnění je vyhodnocováno (nastavíme termín každoročního vyhodnocení plánu např. do následujícího roku). Plány podléhají posouzení a schválení vedení a orgánů společnosti. Plánujeme činnosti, výkon interního auditu a zdroje, včetně vzdělávacích potřeb a zvyšování kvalifikačních předpokladů auditorů v návaznosti na plánovaná témata jednotlivých auditů. Každoročně plánujeme následný audit: Audit přijetí a účinnosti nápravných opatření z provedených auditů u všech dotčených auditovaných subjektů. 30 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

31 Ad 5. Interní hodnocení kvality IA Průběžné prověřování výkonu auditu: pro dokumentaci průběžného prověřování výkonu auditu se využívá vzorové dokumentace (Manuál pro interní audit), jednotlivé protokoly a záznamy podepisuje zpracovávající auditor, v rámci ukončení jednotlivého auditu vypracuje auditní tým záznam sebehodnocení příslušného auditu dle vzorové dokumentace. Po ukončení auditu: hodnocení auditu auditovaným subjektem (formou dotazníku), hodnocení auditu vedením společnosti (vedoucím orgánu veřejné správy, ředitelem), vedeme statistiku hodnocení auditu. Prověřování po ukončení auditu Tip: Vedoucí útvaru interního auditu provádí každodenní dohled (supervizi) a prověřování činnosti interního auditu. Tip Pravidelné (periodické) roční prověřování kvality: s využitím zásad sebehodnocení auditním týmem vedoucím útvaru IA Pravidelné roční hodnocení Jedenkrát ročně (nastavíme termín, např. nejpozději do následujícího roku ) provádí vedoucí útvaru interního auditu s týmem auditorů periodické roční hodnocení kvality IA formou sebehodnocení. Hodnotí se: kvalita práce auditních týmů za hodnocené období, kvalita dohledu ze strany vedoucího útvaru IA, soulad se Standardy, dodržování vzorové dokumentace, plnění výkonnostních standardů a ukazatelů. Za provedení periodického hodnocení odpovídá vedoucí útvaru interního auditu. roční hodnocení vedením společnosti (vedoucím orgánu veřejné správy) Prováděno každoročně, nastavíme termín, např. zpravidla do 31. března následujícího roku. Měřítko ukazatele kvality Činnost interního auditu je zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. Jedním z měřítek úspěšnosti auditu je poměr mezi počtem doporučení navržených interním auditem a doporučení akceptovaných vedením a poté realizovaných. Tento poměr vyjadřuje, jak vedení vnímá hodnotu navržených opatření pro zlepšování výsledků organizace a odráží postavení interního auditu v organizaci. Je proto jedním ze základních ukazatelů kvality interního auditu. Měřítko ukazatele kvality Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 31

32 Tip Podávání zpráv Tip: Užívání vzorové dokumentace přispívá k celkovému zvýšení kvality výkonu IA. Ad 6. Podávání zpráv A. Povinnosti vyplývající ze Standardů: 1110 Vedoucí interního auditu musí nejméně jednou ročně potvrdit orgánům společnost organizační nezávislost funkce interního auditu 1320 Vedoucí interního auditu musí informovat vedení a orgány společnosti o výsledcích Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality 2060 Vedoucí interního auditu musí vedení a orgánům společnosti pravidelně předávat zprávy, týkající se účelu, pravomoci, odpovědností interního auditu a jeho výkonnosti v porovnání s plánem interního auditu. Tyto zprávy musí obsahovat zjištění týkající se významných rizik, řídicího a kontrolního systému, včetně rizik podvodu, a dále zjištění ohledně řízení a správy společnosti a dalších záležitostí dle potřeb a požadavků vedení a orgánů společnosti. B. Povinnosti vyplývající ze zákona o finanční kontrole (zákon č. 320/2001 Sb., 31, odst. 3): Výsledky interního auditu jsou souhrnně uváděny v roční zprávě předkládané vedoucímu orgánu veřejné správy, která zejména: hodnotí obecnou kvalitu vnitřního kontrolního systému, analyzuje výskyt závažných nedostatků, které nepříznivě ovlivnily činnost orgánu veřejné správy, včetně nedostatků ve fungování vnitřního kontrolního systému, a které byly důvodem snížení finanční výkonnosti v činnosti orgánu veřejné správy, předkládá doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti orgánu veřejné správy a jeho vnitřního kontrolního systému. Tip Zprávy o Programu kvality Zprávy o činnosti interního auditu Tip: Podávání zpráv a s tím související činnosti si vymezíme v Programu kvality interního auditu a v Manuálu pro interní audit tak, abychom naplnili povinnosti vyplývající z legislativního rámce a Standardů. Nastavíme si vzory zpráv pro každoroční jednotnou strukturu a snadnost zpracování, s časovou perspektivou. Zpráva o Programu kvality způsob podávání a vzor nastavíme v Programu: Zprávu o periodickém hodnocení kvality interního auditu formou sebehodnocení v rámci Programu kvality zpracuje vedoucí útvaru interního auditu a předloží vedení společnosti. V případě zjištění nedostatků v rámci hodnocení musí být součástí zprávy návrh akčního plánu pro jejich odstranění. Návrh akčního plánu projedná vedoucí útvaru interního auditu s vedením, které rozhodne o jeho realizaci a termínech pro splnění jednotlivých doporučení. Vyplynou-li nedostatky v činnosti interního auditu z ročního hodnocení kvality interního auditu vedením společnosti, postupuje se při vypracování akčního plánu obdobně. Vedoucí útvaru interního auditu sleduje plnění akčního plánu až do úplného splnění doporučení, o čemž podává vedení společnosti zprávu nejpozději v rámci příštího periodického hodnocení kvality. Zprávy o činnosti interního auditu za rok jeho součástí je také zpráva o Programu kvality, postupy a vzor vymezíme v Manuálu pro interní audit 32 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

33 Zprávu zpracováváme v souladu s vnitřními normami (Manuálem ) a jedná se o pravidelné informování vedení společnosti o činnosti interního auditu. Ve zprávě poskytujeme informace: o zpracovaných koncepčních dokumentech, z nichž činnost interního auditu v daném roce vychází, např.: Střednědobý plán činnosti interního auditu na období 2 let, Roční plán interního auditu na rok, Plán kontrol a metodické činnosti na rok, Vyhodnocení plánu kontrol a metodické činnosti za rok, Katalog rizik na rok, Roční zpráva o řízení rizik za rok. o vyhodnocení ročního plánu o realizovaných auditech (auditované subjekty, závěry auditů, přijatá doporučení, výskyt porušení rozpočtové kázně, zjištění skutečností, které mohou mít vliv na úplnost a průkaznost účetnictví) V roční zprávě o výsledcích interního auditu vedoucí útvaru interního auditu: vyhodnotí obecnou úroveň vnitřního kontrolního systému, analyzuje výskyt závažných nedostatků, předloží doporučení ke zkvalitnění provozní a finanční činnosti a jeho vnitřního kontrolního systému, na jejichž základě přijímá vedení společnosti odpovídající opatření. Roční zprávu o výsledcích interního auditu můžeme využít jako podklad pro vypracování zprávy o výsledcích finančních kontrol, která se předkládá ministerstvu financí. Souhrnné výsledky činnosti interního auditu můžou být součástí informací zveřejňovaných ve Výroční zprávě společnosti. Zde uvádíme např.: počet plánovaných a vykonaných auditů (operativně zařazených), počet zjištění za uplynulý rok, počet vydaných doporučení interního auditu k nápravě zjištěného stavu a z toho počet nepřijatých doporučení, počty realizací auditních šetření, poradenských zakázek, informace o dalších činnostech interního auditu (semináře, poradenství, metodika...). Ad 7. Dokumentace Programu Manuál pro interní audit Manuál pro interní audit je možné zpracovat jako vnitřní normu s uvedením vymezení interního auditu, postupů a vzorů dokumentace auditu. Manuál může být zpracován samostatně, je však možné zpracovat jako přílohu či součást Programu. V Manuálu musí být popsány postupy tak, aby bylo zajištěno naplnění legislativního rámce (zejména zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a vyhlášku č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole) a zásad a požadavků pro výkon interního auditu stanovených Standardy. Výroční zprávy společnosti Dokumenty Programu V Manuálu si nastavíme: závazná pravidla, postupy a činnosti, které upravíme dle specifických podmínek společnosti (orgánu veřejné správy), vzorovou dokumentaci průběžného prověřování výkonu auditu, vzorovou dokumentaci pro výkon auditu a dokumentaci dohledu nad výkonem auditů, Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 33

34 Nastavení manuálu strukturu hodnocení pro pravidelné roční prověřování kvality IA s využitím zásad sebehodnocení, dotazníky pro průběžné hodnocení výkonu auditu vedením auditovaných subjektů a dotazník pro průběžné hodnocení výkonu auditu vedením společnosti, strukturu hodnocení pro pravidelné roční prověřování kvality IA vedením společnosti. Manuál pro interní audit obsahuje postupy činností interního auditu a vzorovou dokumentaci, která je tvořena zejména těmito dokumenty: Pověření Program auditu Zadání auditu Podrobný Program Záznam interního auditora Program auditních testů Protokol o auditním testu Posouzení vyzrálosti procesů Obecná analýza rizik Dotazník celkové rizikovosti Dotazník vnitřního řízení a kontroly Záznam z projednání zprávy o zjištěních z vykonaného auditu Protokol o přezkoumání auditu Ověření jakosti auditorské zprávy Sebehodnocení (silné/slabé stránky) Sebehodnocení (kontrolní otázky) Roční hodnocení kvality interního auditu vedením společnosti Periodické roční hodnocení kvality interního auditu vedoucím útvaru Přehled auditních výkonů za rok Hodnocení auditu vedením auditovaného subjektu Hodnocení auditu vedením společnosti Statistika hodnocení auditu Podrobná zpráva auditu Souhrnná zpráva auditu Roční zpráva o... Vzory postupů jednotlivých typů auditů 34 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

35 V Manuálu si určíme možnosti nastavení způsobu: vedení dokumentace k výkonu auditu (auditorský spis), a to jak fyzické, tak i elektronické archivace systém spisové služby, sdílených disků (podléhají zpravidla centrálnímu zálohování) Ad 8. Externí hodnocení kvality V Programu si stanovíme základní pravidla pro průběh a zajištění externího hodnocení kvality: Hodnocení by mělo probíhat každých pět let. Výstupem hodnocení je zpravidla názor na soulad činnosti interního auditu se Standardy a posouzení a hodnocení používání nejlepších postupů. Výsledky hodnocení jsou projednány s vedoucím útvaru interního auditu, který dále informuje vedení společnosti. Při zjištěných nedostatcích vedoucí útvaru interního auditu vypracuje akční plán, který projedná s vedením. Vedení rozhodne o jeho realizaci a termínech pro splnění jednotlivých doporučení. Vedoucí útvaru interního auditu sleduje plnění akčního plánu až do úplného splnění, o čemž podává vedení zprávu nejpozději v rámci příštího periodického hodnocení kvality. Ad 9. Užívání výrazu Provedeno v souladu se Standardy Vyplyne-li z hodnocení Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu, že útvar interního auditu pracuje v souladu se Standardy, dosahuje výsledků uvedených v Definici interního auditu, Etickém kodexu a ve Standardech, je oprávněn uvádět ve zprávách interního auditu jako garanci kvality doložku Provedeno v souladu s Mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu. Výsledky interního i externího hodnocení kvality musí být v útvaru interního auditu k dispozici. Pokud nebylo možno v rámci konkrétního auditu plně pracovat v souladu se Standardy a etickým kodexem interního auditora a tento nesoulad ovlivnil celkový rozsah nebo postupy interního auditu, musí být o této skutečnosti informováno vedení a orgány společnosti. Závěr Vedoucí interního auditu musí nastavit systém pro zabezpečení a zvyšování kvality práce interních auditorů, poskytnout rámec a vymezit základní zásady pro hodnocení interního auditu, stanovit požadavky na zajištění kvality funkcí interního auditu; metodicky upravit proces průběžného a pravidelného interního hodnocení činnosti interního auditu v souladu se Standardy a vytvořit základ pro validaci / externí hodnocení kvality činnosti interního auditu. Externí hodnocení kvality Používání výrazu Provedeno v souladu Závěr Tip: Program kvality interního auditu slouží jako nástroj řízení a kontroly kvalitního výkonu auditu. Přijetí opatření k zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu vede ke zdokonalování procesů v útvaru interního auditu. Hodnocení podle Programu poskytuje vedoucímu interního auditu a vedoucímu společnosti /orgánu veřejné správy ujištění, že interní audit postupuje v souladu s Definicí interního auditu, řídi se Etickým kodexem a Standardy pro interní audit, pracovními postupy (Manuálem) a dalšími předpisy. Hodnocení poskytuje zpětnou vazbu vedení, že auditoři postupují s náležitou profesní péčí, nezávisle a objektivně. V Příloze č. 1 je uveden vzorový Program pro zabezpečování a zvyšování kvality interního auditu. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 35 Tip

36 5. Interní hodnocení průběžné Očekávané požadavky kvality nebo stanovení požadavků normou Nástroje hodnocení kvality Splnění cíle auditu Vnitřní procesní předpis Tip Kompetence členů týmu Zásada 4 očí a 2 podpisů Nejprve se podívejme na interní průběžné hodnocení kvality optikou jeho cílů. Interní průběžné hodnocení kvality interního auditu je prováděno s obecným cílem zjistit, jak interní audit (a to jak jeho auditní, tak konzultační činnost) přispívá ke zdokonalování vnitřního kontrolního a řídicího systému. Je to postup hodnocení v procesu plánování, přípravy, provádění a podávání zpráv auditní činnosti při provádění jednotlivých auditů. Hodnocení kvality interního auditu je také hodnocením souladu vlastního výkonu interního auditu se Standardy, s Etickým kodexem interního auditora, s legislativou, definicí interního auditu a jeho cíli. V tomto okamžiku tedy máme ujištění, že definice nebo pojetí kvality, které používá např. norma ISO 9001, odpovídá naší definici interního hodnocení kvality. Ta definuje kvalitu jako Stupeň splnění požadavků souborem obsažených znaků. Přičemž požadavky definují buď očekávané požadavky (v našem případě definované očekáváními a požadavky zákazníků), nebo požadavky definuje nějaká závazná norma (v našem případě Standardy, Etický kodex a legislativa). Procesy a nástroje, které se používají při interním průběžném hodnocení kvality, jsou následující: 1. Dohled (supervize) nad auditní zakázkou. 2. Ověření, zda jsou kontrolní dotazníky a postupy (např. obsažené v manuálu auditních postupů) používány a dodržovány. 3. Zpětnou vazbu od zákazníků auditu a ostatních zainteresovaných osob. 4. Výkonové ukazatele, systémy sledování času, plnění plánu auditů, úspory nákladů a příslušné analýzy (např. doba potřebná pro provedení zakázky, podíl přijatých doporučení). 5.1 Dohled (supervize) nad auditní zakázkou Jde o postupy a nástroje, které zajistí, že činnosti vykonávané během jednotlivých fází procesu plnění auditní zakázky (počínaje plánováním přes vlastní realizaci) budou pod kontrolou a prováděné takovým způsobem, aby bylo zaručeno, že bude splněn cíl auditu. Tento nástroj interního sebehodnocení kvality je přímo zabudovaný do procesu provádění interního audiu. Pokud má útvar interního auditu zpracovaný vnitřní procesní předpis pro provádění interního auditu (Manuál), ve kterém jsou upraveny přesné pracovní postupy, jak interní audit vykonávat, včetně šablon a návodů, pak jeho používání zaručuje to, že audit bude proveden v odpovídající kvalitě a v souladu s procesními postupy pro provádění interního auditu. Tip: To, jak vypadá konkrétní Manuál interního auditu, si můžeme ověřit díky internetu a vyhledávacím nástrojů. Po zadání klíčového pojmu Manuál interního auditu nám např. prohlížeč Google nabídl skoro 30 tis. odkazů, z nichž některé umožňovaly přímo zobrazit konkrétní dokumenty z konkrétních útvarů. Dohled nad auditní zakázkou také poskytuje ujištění, že znalosti, dovednosti a vzdělání interních auditorů jsou dostatečné pro splnění cíle auditní zakázky v požadované kvalitě. V malých útvarech asi není možné specializovat jednotlivé interní auditory na určité oblasti. Nicméně lze využívat specifické kompetence jednotlivých členů týmu a podle potřeby je zařazovat na určité typy auditů. Vždy je ale třeba myslet na to, že by tým interních auditorů měl mít minimálně dva členy. Jde o dobře známou zásadu čtyř očí a dvou podpisů. 36 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

37 Supervizi (dohled) nad auditní zakázkou vykonává nejčastěji vedoucí útvaru interního auditu (u menších útvarů), u větších útvarů je možné pověřit dohledem vedoucího příslušného auditního týmu. Musí být ale zajištěna zásada rozdělení a oddělení činností vykonávaných supervizorem od činností interních auditů, které jsou předmětem obou procesů interního hodnocení. Supervize Auditní stopa, tedy důkaz o tom, že byl dohled průběžně prováděn, může být zajištěna formou podpisů vedoucího týmu nebo vedoucího útvaru (toho, kdo supervizi provádí). Podpis na různých typech dokumentů, tj. např. na Oznamovacím dopise, na Programu auditu, na různých verzích zprávy z auditu nebo na záznamovém listě auditorského spisu může být zároveň vyjádřením formální autority vedoucího směrem k okolí útvaru interního auditu. Jinými slovy očekáváme, že oficiální dokumenty útvaru interního auditu podepisuje jeho vedoucí. Jeden podpis tak bude plnit dvě funkce: bude vyjadřovat oficiálnost dokumentu a bude představovat schvalovací a ověřovací postupy v rámci supervize. 5.2 pravidelná dokumentace procesu interního auditu, kterou vypracovává během auditní zakázky příslušný zaměstnanec auditního týmu Dokumentace je jednoznačně důkazem o rozsahu, způsobu a kvalitě prováděného interního auditu. Na tomto místě je ale třeba připomenout, že by i při vedení dokumentace mělo platit zlaté pravidlo o vyváženosti mezi formou i obsahem. Neznamená to, že budeme podceňovat formální stránku dokumentace, ostatně ve veřejné správě jsme obecně zvyklí na to, že se na ni klade velký důraz. Neméně důležitý je ale také obsah. To, jakou má dokument jazykovou a obsahovou úroveň, vypovídá o kvalitě provedeného auditu velmi mnoho. Při vyhotovování dokumentů je třeba také myslet na to, že jsme všichni zahlceni informacemi. Schopnost napsat krátký, přehledný a výstižný dokument, je jednou z velmi důležitých schopností dobrého interního auditora a předpokladem kvality interního auditu. Tip: Pokud to není zdokumentováno, neexistuje to. Pokud je informace jen v něčí hlavě, může se snadno ztratit. Toto je citát Louise Frieda z roku 1992, teoretika v oblasti projektového managementu. Přesně vyjadřuje nutnost pečlivě a úplně zdokumentovat průběh interního auditu. Auditní stopa Dokumentace interního a auditu Tip Minimální požadavky na formální stránku dokumentace jsou zejména: označení titulní strany, jméno zpracovatele, jméno schvalovatele, datum vydání, číslování stran a označení verze dokumentu, včetně počtu verzí. Požadavky na formální stránku dokumentů Dodržování zásad pro řízenou dokumentaci (tj. splnění minimálních požadavků na formální stránku dokumentace, včetně jejího ukládání, sdílení a archivace) umožňuje používat v rámci prováděného interního audit tzv. křížové odkazy. Křížové odkazy, tj. např. odkaz na dokument určitého auditního testu, který identifikoval problém ve fungování řídicích a kontrolních mechanizmů v určitém procesu, je možné využít při psaní auditní zprávy a při auditních rozhovorech. Jednoznačně to zvyšuje objektivitu, transparentnost a profesionalitu interního auditu. Tzn. že všechna zjištění jsou řádně podložena a doložena, a usnadňují tak komunikaci s auditovaným i s ostatními zákazníky auditu. Používání křížových odkazů Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 37

38 Neměli bychom zapomenout na to, že dokumentace je pracovním nástrojem auditorů. Proto je potřeba počítat s tím, že dokumenty mohou vznikat v různých verzích a že jsou významným nástrojem pro další postup v procesu interního auditu. Mnohem lépe lze diskutovat nad konkrétním dokumentem, je možné ho připomínkovat v rámci týmu, využít ho jako nástroj pro komunikaci s auditovanými apod. Pracovní porady jako klasický nástroj řízení Jednotné úložiště dokumentů V ideálním případě se dokumentace k internímu auditu stává také pomůckou nebo podkladem pro porady auditního týmu. Diskuze nad nějakým dokumentem, ujištění o průběhu určitých fází auditu, předávání informací všem členům týmu, případně celému útvaru to jsou jen některé důvody, pro které stojí za to využívat i takový klasický nástroj řízení, kterým jsou právě pracovní porady. V případě dokumentace bychom měli vzít v úvahu i to, jak ji ovlivňuje současný stav informačních a komunikačních technologií. Měli bychom zajistit jednotné úložiště elektronické dokumentace. K tomu dobře slouží sdílené disky, na kterých je možné mapovat přístupy pro určitou skupinu osob. Dále je třeba zajistit dostatečnou a účinnou archivaci dokumentů v elektronické podobě. Je nezbytně nutné, aby v příslušných vnitřních předpisech útvaru interního auditu byl popsán způsob vedení dokumentace a archivace. Samozřejmě nesmí být v rozporu s vnitřními předpisy úřadu (zejména s předpisy o spisové službě nebo řízené dokumentaci). A je potřeba také myslet na to, že dokumenty je možné do určitého okamžiku měnit, takže je vhodné využívat takové formáty, které to znemožňují (např. pdf). V neposlední řadě je třeba nastavit postupy u ové komunikace, tzn. pamatovat na archivaci ů, případě využívat potvrzení o přečtení zprávy. Je také dobré naučit se co nejefektivněji využívat prostředky, které nabízejí jednotlivé Programy. Tady můžeme doporučit např. možnost sdíleného připomínkování souborů, vytvářených v Excelu (xls) nebo využití informací o vzniku, délce zpracování, autorech dokumentu a době vzniku a době prováděných změn a charakteru souboru (viz nabídka v Programu Word Soubor/Informace/Zobrazit vlastnosti dokumentu). Minimální rozsah dokumentů Konkrétní dokumentace odpovídá procesům, nastaveným v příslušném útvaru interního auditu. V rámci prováděných auditních zakázek by útvar interního auditu měl vést minimálně tyto typy dokumentů: oznamovací dopisy, pověření, Program auditu, popisy systému (textové nebo formou flow chartů) se zachycením rizik, protokoly k auditním testům, podklad pro definici zjištění a doporučení, koncepty a originály auditních zpráv, záznamy z auditních rozhovorů. Pokud má útvar zavedený Program kvality, pak do dokumentace budou patřit i check-listy a dokumenty k hodnocení průběhu a výsledků interního auditu. Je třeba myslet i na to, že i konzultační činnost interního auditu by měla být zdokumentována. Zpráva z konzultační zakázky nebo alespoň záznam činnosti auditora mohou tak sloužit jako auditní stopa o činnosti útvaru. 38 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

39 5.3 check-listy, zabudované do procesu výkonu interního auditu, a dohled nad tím, zda jsou používány Check-listy, česky seznamy kontrolních otázek mohou sloužit jako podpora dvou výše uvedených nástrojů, a mohou se tak stát jakýmsi průřezovým nástrojem k hodnocení a řízení kvality interního auditu. Nevýhoda Check-listů Check-listy mají jednu velkou nevýhodu. V rámci check-listů se nejčastěji používají uzavřené otázky a k nim se vybírá z několika možných variant odpovědí. Často je možné vybrat jen odpověď ano nebo ne. V případě, že bychom chtěli check-listy využívat pro analytické hodnocení odpovědí, je třeba k nim doplnit i možnost dodatečného vyjádření k jednoznačné odpovědi. Některé check-listy vyžadují konkrétní odpovědi, např. vyplnění data zahájení a ukončení auditu, vyplnění počtu stran auditní zprávy, vyplnění číselných údajů apod. Check-listy je možné používat v kterékoli fázi prováděného interního auditu. Jsou manažerským nástrojem v rámci pravidla kdo řídí kontroluje, a může je tedy využít jak vedoucí útvaru interního auditu, tak vedoucí auditního týmu. Součást auditního spisu Check-listy by měly být součástí auditního spisu, jejich používání by mělo být zapracováno v manuálu pro interní audit. Pro naplnění jejich účelu je naprosto nezbytné, aby se s nimi pracovalo i po jejich vyplnění a shromáždění. Jde tedy o důležitý krok v procesu každé kontroly (v našem případě kontroly kvality), a to je přijetí opatření ke zlepšení, hledání cest k nápravě. Je-li používání check-listů upraveno ve vnitřních postupech útvaru interního auditu (a zapracováno v manuálu), je třeba pravidelně dohlížet na jejich používání. To je jednoznačně pravomoc vedoucího útvaru interního auditu. Je velmi výhodné, pokud můžeme při používání check-listů navázat na předchozí nástroj hodnocení kvality interního auditu, tedy na řádně vedenou dokumentaci. Pokud je správně označená a uložená, můžeme se v check-listech na příslušné konkrétní dokumenty odvolávat a používat tak již výše zmíněné křížové odkazy. Check-list můžeme efektivně využít např. při plánování auditu. Proces plánování auditu je důležitý pro zajištění naplnění cíle auditu a také pro sledování časových zdrojů na výkon konkrétního interního auditu. Obecně lze pro tyto účely používat dokument Program interního auditu. Jeho základním obsahem je stanovení cíle a předmětu interního auditu (včetně auditovaného období), identifikace auditovaného subjektu (útvaru), jmenování auditního týmu, datum zahájení auditu a předpokládaná doba trvání auditu. Nicméně pro vlastní plánování průběhu interního auditu ve smyslu CO, KDO, KDY provede, je dobré sestavit jednoduchý dokument, který popisuje krok za krokem, co bude třeba vykonat, aby auditní tým mohl splnit cíle auditu. Pro kontrolu plnění plánu pak může sloužit samotný dokument, anebo check-list. Jeho vzor je uveden v příloze. Využití při plánování auditů Vzor dokumentu Program auditu je k dispozici na webových stránkách MF ( odkaz Veřejný sektor / Kontrola / Finanční kontrola veřejného sektoru / Metodické pokyny a doporučené postupy). Je zde k dispozici i pokyn Centrální harmonizační jednotky CHJ č. 2 k provádění interního auditu. Vzor Programu Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 39

40 Check-list pro auditní zprávu Cíl dotazníku ke zpětné vazbě Obava poskytnout zpětnou vazbu Postavení interního auditu Korektní vztahy interního auditu a auditovaného útvaru Velmi efektivní je také využívání check-listů pro vlastní proces interního auditu anebo pro ověřování kvality výstupů. Protože jednoznačným důkazem o kvalitě provedeného interního auditu je auditní zpráva, je určitě vhodné využít pro kontrolu její kvality check-list, jehož vzor je také k dispozici v příloze. V příloze se můžete seznámit také se vzorem check-listu Hlavní údaje o vykonaném interním auditu, který slouží k závěrečnému posouzení dokončeného procesu. 5.4 Zpětná vazba od auditovaných Mezi velmi účinné a zároveň jednoduché nástroje získávání informací o tom, jak vnímají auditovaní interní audit a jeho kvalitu, patří dotazníky. Základním cílem dotazníku je získat zpětnou vazbu a zanalyzovat ji. To znamená shromáždit negativní i pozitivní názory a postoje auditovaných. Na základě těchto informací je pak třeba přiznat nedostatky a chyby pokud jsou objektivně pojmenovány a vyvodit z nich důsledky. Ostatně jeden z důvodů, proč sledujeme kvalitu obecně, je neustále zlepšování se. V naší kultuře nejsme příliš zvyklí očekávat nebo vyžadovat zpětnou vazbu, dost často právě z toho důvodu, že se dozvíme něco negativního. Neumíme s takovým názorem pracovat, bereme si ho osobně, zlobíme se na toho, kdo něco takového řekl Je tedy vhodné využít tuto zpětnou vazbu i k osobnímu růstu a naučit se s ní účinně pracovat, byť je negativní. Na druhou stranu je třeba připustit i to, že nejsme ani příliš zvyklí zpětnou vazbu poskytovat. Obáváme se označit něco nebo někoho objektivně negativním, abychom si nikoho nerozházeli. V takovém případě bohužel nebude dotazník oním účinným nástrojem pro hodnocení kvality interního auditu Předpoklady pro úspěšné využití dotazníku Pojďme si teď předchozí text shrnout a podívat na předpoklady úspěšného využití dotazníkového šetření: a) Postavení útvaru interního auditu obecně. Útvar interního auditu by měl mít organizační a funkční nezávislost. Znamená to jednak takové umístění v organizační struktuře, které zajišťuje jednoznačné vymezení odpovědnosti útvaru za provádění interního auditu nikoli za jiné další činnosti a podřízení útvaru interního auditu přímo pozici nejvyššího managementu. V organizačním schématu je takový útvar umístěn na pozici liniově-štábního útvaru. Znamená to také, že vedoucí útvaru interního auditu má přímý a neomezený přístup ke všem informacím a systémům a přímý (myšleno i fyzický) přístup k nejvýše postavenému manažerovi v organizaci. Mezi oběma by pak měla fungovat důvěra a vzájemné naslouchání. b) Vztahy auditorů s auditovanými, přístup k auditovaným a obecně firemní kultura (vnitřní prostředí). Tam, kde budou výše uvedené vztahy korektní, tam, kde je interní audit zaveden, vykonáván a také chápán v souladu se svou funkcí, tj. jako poradce, a nikoli inspektor nebo kontrolor, tam se vytvářejí dobré předpoklady pro využití výše zmíněného nástroje hodnocení kvality. Útvar interního auditu v roli tazatele se také v organizaci nebude obávat zpětné vazby. Auditovaný útvar v roli respondenta bude v takovém prostředí odpovídat objektivně, otevřeně a bez obavy z následků svých tvrzení. V takovém prostřední pak ani není potřeba hledat způsoby, jak dotazník anonymizovat. 40 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

41 c) Přístup k zavedení Programu kvality. Velmi důležitým faktorem úspěšnosti bude přístup vedoucího útvaru interního auditu k Programu kvality jako takovému. Bez opravdové snahy získat informace nebo ujištění o kvalitě interního auditu nebude fungovat ani výše zmíněný nástroj. Dotazníkové šetření se tak může stát jen byrokratickým nástrojem pro naplnění povinností. d) Zavádění zpětné vazby a dotazníkového šetření má smysl jen v útvarech, které budou mít dostatečné personální, časové, případně technologické zdroje. Nicméně i malý útvar může stát o to, aby vykonával svoji činnost v souladu se Standardy, pak může samozřejmě dotazníky využívat Zásady pro tvorbu dotazníku a) Je třeba, aby vedoucí auditního týmu nebo vedoucí útvaru interního auditu vysvětlil, k čemu dotazník slouží, jak útvar pracuje s jeho výsledky a jaké to může mít přínosy pro respondenty. b) Dotazník by měl být stručný a přehledný. c) Dotazník by se měl zaměřit pouze na klíčové oblasti. d) Každá otázka by měla hodnotit jen jednu oblast nebo položku. e) Každá oblast nebo položka by měla být pokryta pouze jednou otázkou. f) Otázky by měly být neutrální, neměly by předjímat odpověď. g) Vhodnější je, pokud má škála pro hodnocení sudý počet. Např. při hodnocení od jedné do pěti respondenti dávají přednost hodnocení uprostřed, tedy označují trojku. Dále je vhodné, aby hodnocení odpovídalo tomu, na co jsme zvyklí. Někdy autoři dotazníků používají škálu od pěti k jedné, kdy jednička je nejhorší hodnocení. Respondenti tak mohou být zmateni, protože jsou ovlivněni zažitým hodnocením ze školního prostředí, kdy nejhorší je hodnota pět. h) Velmi účinné je, aby dotazník obsahoval prostor pro další vyjádření. Tam se často dozvíme nejcennější informace Oblasti zaměření v dotazníku Dotazník je nejčastěji zaměřen na tyto oblasti výkonu interního auditu: Organizační zabezpečení auditu Aktuálnost prováděného auditu Objektivita při provádění auditu Flexibilita Úroveň vzájemné komunikace Srozumitelnost a přehlednost prezentovaných výsledků a doporučení Splnění stanoveného cíle auditu Přínos pro auditovaný útvar Konkrétní ukázka dotazníku je uvedena v příloze. Přístup k získání zpětně vazby Zásady tvorby dotazníku Oblasti zaměření v dotazníku Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 41

42 Vyhodnocení dotazníku Kvantitativní ukazatele Kvalitativní ukazatele Systémy sledování času Vyhodnocení dotazníku Jak už jsme uvedli, jednou z nejdůležitějších fází práce s dotazníkem je jeho vyhodnocení. Musíme k němu přístupovat bez emocí, s nadhledem a rozmyslem, a snažit se v číselném hodnocení i ve formulacích najít objektivní fakta. Při vyhodnocení dotazníku je dobré pracovat i s dotazníky z minulých auditů, aby se případně dal identifikovat problém, který se opakuje. Velmi vhodné je také reagovat na některá hodnocení bezprostředně a osvětlit důvody nebo uvést názor auditorů. I to je však třeba konat s velkým rozmyslem. Cílem dotazníku a jeho vyplnění auditovanými není rozhodně nastartování hašteření, hledání absolutní pravdy nebo používání jiných nekorektních praktik. Je vhodné poděkovat za vyplnění dotazníku a přitom třeba dovysvětlit některá konkrétní fakta. 5.5 výkonové ukazatele a systémy sledování času Výkonové ukazatele Výkonové ukazatele jsou obecně určené k měření výkonnosti, úspěšnosti určité činnosti nebo pravidelného dosahování určitých cílů. Nejčastěji se používají kvantitativní ukazatele, které určitým číslem vyjadřují plnění určité charakteristiky výkonu. Kromě toho se používají také kvalitativní ukazatele, kterou jsou dost často vyjádřeny slovně a vyjadřují úroveň kvality, spokojenosti a další měkké charakteristiky. V oblasti interního auditu budou tedy měřit základní charakteristiky vlastní činnosti interního auditu, přičemž se může jednat o: Ukazatele z oblasti plnění auditní strategie a ročních plánů IA. Můžeme sem zahrnout i ukazatele o plnění plánu auditní zakázky. Ukazatele z oblasti délky trvání auditních nebo konzultačních zakázek. Půjde o čas nezbytný pro dokončení auditu nebo konzultačního zadání. Může se také jednat o ukazatele času pro jednotlivé části procesu auditu a jejich následné analýzy. Ukazatele, které poměřují úspěšnost plnění auditních doporučení. Nejčastěji jde o poměr přijatých doporučení k celkovému počtu doporučení. Ukazatele z oblasti spokojenosti zadavatele auditu nebo konzultace. Nejčastěji půjde o ukazatele kvalitativní, které hodnotí plnění cílů auditu a naplnění očekávání. Finanční ukazatele. Tyto ukazatele poměřují náklady na audit s přínosy. Je to komplikovaný, ale zároveň nejúčinnější důkaz o úspěšnosti auditu. Využití takových ukazatelů je možné tam, kdy dokážeme obě části ukazatele vyčíslit. S větší pravděpodobností to bude možné v podnikatelském prostředí, v případě, že je interní audit nakupován externě a také v případě auditů výkonnosti, které mohou doporučovat taková opatření, jejichž přínos lze vyčíslit Systémy sledování času Systémy sledování času slouží jednak k doložení činností, které interní auditoři provádějí, jednak jsou nástrojem pro hodnocení kvality interního auditu. Umožňují totiž analyzovat, kolik času věnovali auditoři jednotlivým zakázkám, kolik z toho jednotlivým částem procesu interního auditu a kolik času věnovali rozvojovým aktivitám, práci v projektech apod., ale také neproduktivním činnostem. 42 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

43 Systémy sledování času mohou být vedeny nejjednoduššími prostředky. Máme na mysli např. excelovou tabulku, kam si každý auditor bude každý den zapisovat, co dělal. Je však efektivnější, pokud mají data všech auditorů jednotnou strukturu (existuje např. číselník činností) a jsou zaznamenávána tak, aby bylo nad nimi možné provádět analýzy. K tomu může sloužit již zmíněný program Excel, mohou to být specializované procesní programy pro provádění auditu, případně zpracování dat v datových skladech. Způsob sledování Systémy sledování času jsou účinným nástrojem pro realizaci vybraných ustanovení Standardů, umožňují totiž rozvržení zdrojů v rámci auditní zakázky a následné vyhodnocení plánu auditu, jsou předpokladem pro zpracování roční zprávy o interním auditu, ve které by se mělo objevit porovnání plánované a skutečně provedené práce. Jsou také nástrojem pro hodnocení kvality interního auditu na základě dokumentace, protože tyto systémy umožňují sledovat průběh činnosti interního auditu od začátku do konce. Rozvržení zdrojů Příklad: výstup ze systému sledování času, uvedený v roční zprávě o interním auditu Příklad: Systém sledování času na základě analýzy auditních i neauditních činností. Na základě vytvoření číselníku těchto činností a pravidelného zaznamenávání činností v rámci pracovního dne každého zaměstnance útvaru lze analyzovat časovou náročnost auditů i činnost oddělení podle různých hledisek. Je tedy vhodné vytvořit i číselník provedených auditů. Příklad Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 43

44 44 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

45 6. Interní hodnocení pravidelné A. Povinnosti vyplývající ze Standardů: 1311 Interní hodnocení musí zahrnovat Průběžné sledování výkonnosti funkce interního auditu, Pravidelná sebehodnocení nebo hodnocení prováděná jinými osobami v rámci společnosti, které mají dostatečné znalosti postupů interního auditu, Pravidelná hodnocení jsou definována jako analýzy hodnoticí soulad s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy. B. Doporučené postupy pro interní hodnocení vydané Ministerstvem financí na základě 7 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v MANUÁLU k jednotnému postupu při hodnocení kvality auditní činnosti zajišťované útvary interního auditu v orgánech veřejné správy: Pravidelné hodnocení (neboli prověrkou) se rozumí analýza s náležitostmi běžného auditu, vykonávaná pověřenými pracovníky útvaru interního auditu, kteří splňují požadavky na kompetenci k provádění interního hodnocení formou sebehodnocení, s cílem ověřit a zhodnotit úroveň souladu auditní činnosti útvaru interního auditu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem, Standardy a s uplatňováním dobré praxe. Pravidelné hodnocení organizuje vedoucí interního auditu, jako ověření zajištění kvality činnosti interního auditu. Při pravidelném hodnocení se uplatní standardní postupy a náležitosti pro provedení auditu se zaměřením na ověřování a hodnocení činností zajišťovaných jak vedoucím interního auditu a jednotlivými interními auditory, tak i činností zajišťovaných útvarem interního auditu jako celkem. Pravidelné ověření zajištění kvality Součástí pravidelného hodnocení bude vždy posouzení účinnosti interního auditu se zvláštním zřetelem na: a) přínosy, tj. především na přispění konkrétních doporučení k plnění cílů orgánů veřejné správy, b) připravenost útvaru interního auditu jako celku k externímu hodnocení, resp. splnění předpokladů prověrky pro provedení následné nezávislé validace této formy sebehodnocení. Posouzení účinnosti interního auditu Za odborně způsobilou osobu pro plnění funkce hodnotitele nebo člena hodnoticího týmu je považován vedoucí interního auditu nebo interní auditor, a) který je zkušeným auditorem, a to jak z hlediska realizace a výkonu auditních úkolů, tak i z hlediska vedení auditorského týmu, disponuje podrobnou znalostí Standardů IIA a je podrobně seznámen s postupy hodnocení interního auditu, a současně má nejméně tříletou praxi; anebo b) který je držitelem osvědčení udělovaného ČIIA na úrovni Interní auditor ve veřejné správě expert/konzultant. Hodnotitel Pokud útvar interního auditu orgánu veřejné správy nedisponuje odborně způsobilou osobou pro provedení prověrky, zajistí vedoucí interního auditu její provedení prostřednictvím hodnotitele, který požadavky odborné způsobilosti splňuje (outsourcingu). Za účelem získání vyšší míry ujištění, při prověrce může být použita kombinace postupů, a to nejprve provedení sebehodnocení a příprava dokumentů hodnotitelem vlastního útvaru interního auditu, které jsou následně posouzeny prostřednictvím outsourcingu. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 45

46 Nástroje pravidelného hodnocení Nástroje pravidelného hodnocení (možné využití vzorů některých dokumentů): a. Dotazník pro vedoucího interního auditu názor vedoucího IA na stav formování kontrolního prostředí, přiměřenost statutu interního auditu, postupy plánování, hodnocení auditních rizik, vztahy útvaru interního auditu s auditovanými subjekty, vedením orgánu veřejné správy a dalšími zainteresovanými stranami. b. Dotazníkový průzkum u interních auditorů a u vedení orgánu veřejné správy, který se vztahuje k procesu a rozsahu interního auditu, včasnosti a přesnosti podávání zpráv, přínosům interního auditu, očekávání vedení orgánu veřejné správy, vztahům s vedoucími zaměstnanci, nezávislosti interního auditu, znalostem, dovednostem a dalším schopnostem interních auditorů potřebným k plnění jejich úkolů, míře spokojenosti interních auditorů, zpětné vazbě od auditovaných subjektů, vedení orgánu veřejné správy případně od jiných zainteresovaných osob. c. Komentáře vedoucích a ostatních zaměstnanců orgánu veřejné správy k čemukoliv. d. Pohovory. e. Ověřování. f. Hodnocení souladu s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a Standardy. g. Předkládání zpráva a další sledování. Manuál dále nastavuje doporučující činnosti a postupy: Plánování a příprava. Rozhovory se zainteresovanými osobami a interními auditory. Průběh prověrky. Závěry, doporučení a akční plány. Tip Využití v malém útvaru Tip: Výsledky prověrky, její závěry a doporučení, které poskytují ujištění na základě interního hodnocení, nelze považovat za výsledky, závěry a doporučení způsobilé k poskytnutí ujištění na základě externího hodnocení, ale pouze jen jako podklad pro následnou nezávislou validaci. Interní podmínky malého útvaru interního auditu v organizaci: Pravidelné (periodické) prověřování kvality (minimálně 1x za 1 2 roky formu a četnost sebehodnocení činnosti interního auditu musíme nastavit v Programu): s využitím zásad sebehodnocení auditním týmem vedoucím útvaru interního auditu Provádí vedoucí útvaru interního auditu s týmem auditorů formou sebehodnocení. Hodnotí se: kvalita práce auditních týmů za hodnocené období, kvalita dohledu ze strany vedoucího útvaru interního auditu, soulad se Standardy, dodržování vzorové dokumentace, plnění výkonnostních standardů a ukazatelů. Za provedení periodického hodnocení odpovídá vedoucí útvaru interního auditu. hodnocení vedením společnosti (vedoucím orgánu veřejné správy) 46 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

47 Měřítko ukazatele kvality Činnost interního auditu je zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. Jedním z měřítek úspěšnosti auditu je poměr mezi počtem doporučení navržených interním auditem a doporučení akceptovaných vedením a poté realizovaných. Tento poměr vyjadřuje, jak vedení vnímá hodnotu navržených opatření pro zlepšování výsledků organizace a odráží postavení interního auditu v organizaci. Je proto jedním ze základních ukazatelů kvality interního auditu. Měřítko ukazatele kvality K záznamu ročního hodnocení využijeme zejména vzorových formulářů nastavených v Programu (případně s využitím vzorů Manuálu MF ČR2 NÁSTROJ 1-3, Protokol k sebehodnocení a následné validaci). Tip: Výsledkem interního sebehodnocení musí být standardizované a dokumentované zjištění stupně souladu se Standardy a Etickým kodexem a míry dodržování Statutu interního auditu, pracovních postupů interního auditu a dalších předpisů, které se týkají provádění auditní činnosti (právní předpisy, vnitřní předpisy organizace...), včetně přijetí doporučení ke zlepšení. Tip V přílohách jsou uvedeny: Vzorový kontrolní list Periodické roční hodnocení kvality interního auditu metodou sebehodnocení auditním týmem. Vzorový kontrolní list Periodické roční hodnocení kvality interního auditu metodou sebehodnocení vedoucím útvaru interního auditu. Vzorové Roční hodnocení kvality interního auditu vedoucím orgánu veřejné správy. Vzorový list Přehled auditních výkonů za rok 20xx. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 47

48 7. Externí validace pravidelného sebehodnocení Doposud popsané kroky v rámci Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality spočívající v interním hodnocení průběžném a pravidelném má v zásadě vedoucí interního auditu ve svých rukou. Stručně řečeno, svou odpovědnost za zajištění kvality funkce interního auditu pokryje příslušnými zpětnovazebními aktivitami, jejichž výsledek zdokumentuje, v případě potřeby přijme nápravná opatření a vše předepsaným způsobem reportuje. Otázky dostatečnosti interního hodnocení Požadavek Standardů To však nestačí. Vyvstávají další otázky. Proběhlo interní hodnocení důvěryhodným způsobem? Dá se jeho výstupům věřit? Zaměřuje se interní audit na cíle, které mu ukládá zákon o finanční kontrole a definice interního auditu? Respektují auditoři při své práci uznávané standardy? Postupují auditoři účinně, efektivně a hospodárně? Přináší jejich činnost přidanou hodnotu? Možná vedení na odpovědi ani nečeká, změna však nastává tehdy, když jdou výsledky interního auditu dál, zpravidla dohledovým, kontrolním a auditním orgánům působícím mimo organizaci. Potřebují jednoznačně vědět, zda se mohou na hodnocení vnitřního kontrolního systému v procesech a aktivitách spolehnout, zda interní auditoři používají uznávanou metodologii a vykonávají svou práci odborně s náležitou profesní péčí. V této chvíli logicky vyvstává požadavek na externí ověření systému interního auditu v organizaci a jeho praktické naplňování v souladu s nastaveným Programem pro zabezpečení a zvyšování kvality. Standard 1312 k tomu účelu stanoví následující požadavky: provádět 1x za 5 let externí hodnocení, provádět externí hodnocení odborně způsobilým a nezávislým externím hodnotitelem nebo externím hodnoticím týmem, projednat s vedením formu a četnost externích hodnocení, projednat s orgány společnosti odbornou způsobilost a nezávislost externího hodnotitele, včetně možného konfliktu zájmů. Přístupy externího hodnocení Forma externího hodnocení v sobě zahrnuje dva přístupy: 1. První metodou je provedení komplexního externího hodnocení kvalifikovaným a nezávislým hodnotitelem nebo týmem kompetentních odborníků; 2. Druhý přístup prosazuje využití kvalifikovaného a nezávislého externího hodnotitele nebo týmu, jehož úkolem je nezávisle potvrdit (validovat) předložené výsledky sebehodnocení. Každý z těchto přístupů má své výhody i nevýhody. Je třeba ten vhodnější přístup zvolit až po zvážení podmínek na straně organizace a po projednání s vedením. Srovnání 48 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

49 Tip: Vedoucí interního auditu musí v souladu s přijatým Programem kvality IA minimálně jedenkrát za pět let projednat s vedením ověření systému a výkonu interního auditu externím hodnotitelem. Pokud provádí pravidelné interní sebehodnocení dostatečně odborně a v souladu s požadavky Standardů, má možnost se přiklonit k nezávislé validaci s menším požadavkem na finanční zdroje. V opačném případě je vhodnější se nechat komplexně vyhodnotit externím hodnotitelem s možností posouzení efektivity práce auditorů a zvážení, na kolik postupuje útvar IA shodně s dobrou praxí interního auditu ve veřejné správě. Tento způsob hodnocení poskytuje více příležitostí ke konzultacím ze strany externích hodnotitelů využívajících benchmarkingu získaných zkušeností odjinud. 7.1 proces nezávislé validace sebehodnocení Je třeba si uvědomit, že externí hodnocení formou nezávislé validace prováděné externím hodnotitelem je proces skládající se ze dvou částí. V té první proběhne sebehodnocení prováděné v rámci Programu kvality, které je zaměřené na hodnocení souladu struktury, odpovědností, cílů a postupů auditních činností s Definicí interního auditu, Etickým kodexem a Standardy pro profesní praxi IA, stejně jako v procesu sebehodnocení popsaném v předchozí kapitole. Ve druhé části pak proběhne ověření provedeného sebehodnocení neboli validace, prováděná nezávislým externím hodnotitelem nebo hodnoticím týmem, čili validátorem. Kroky jsou následující: 1. Ve fázi plánování útvar interního auditu zahrne do ročního plánu interního auditu provedení sebehodnocení s externí validací, vyčlení na to své vlastní kapacity a zajistí si předpokládané zdroje na externího hodnotitele. Tip Dvě části externího hodnocení Kroky 2. Ve fázi realizace interní hodnoticí tým složený z kompetentních auditorů zpravidla pod vedením vedoucího interního auditu provede sebehodnocení souladu interního auditu se Standardy IA. Využije metodiku popsanou ve vlastním Programu kvality, případně doporučovanou v Manuálu CHJ, resp. Manuálu IIA pro hodnocení kvality interního auditu. Průběh sebehodnocení řádně zdokumentuje. 3. Ve fázi reportingu interní hodnoticí tým učiní závěry z provedeného sebehodnocení ve formě výroku o celkovém souladu se Standardy. Současně popíše případy jen částečného souladu a nesouladu. Rovněž zpracuje doporučení na zlepšení a akční plán pro jejich implementaci. Poté navrhne závěrečnou zprávu ze sebehodnocení. 4. Současně s přípravou či průběhem sebehodnocení vedoucí interního auditu provede výběr externího hodnotitele, dohodne s ním rozsah nezávislé validace a předaných podkladů. 5. Kvalifikovaný nezávislý hodnotitel uskuteční vybrané rozhovory a provede vymezené testy výsledků sebehodnocení a návrhu zprávy pro validaci těchto výsledků. Během toho porovná závěry ze sebehodnocení se skutečným systémem řízení interního auditu, s výkonem a výstupy z interního auditu. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 49

50 6. Nezávislý hodnotitel vyjádří stanovisko k adekvátnosti procesu sebehodnocení a popsané úrovni souladu činnosti interního auditu se Standardy, své připomínky zapracuje do zprávy pro vedení. 7. V případě souhlasu se zpracovaným sebehodnocením, včetně identifikovaných odchylek, u kterých validátor zvažuje jejich dopad na dosahování výsledků a kvalitu výstupů interního auditu, vydá externí hodnotitel svůj výrok a potvrdí či doplní závěry popsané v závěrečné zprávě ze sebehodnocení s nezávislou externí validací. Vhodnost validátora Hodnotitel z vlastní organizace Vyloučení konfliktu zájmu Předmět plnění veřejné zakázky Účel plnění Požadavky na odbornou způsobilost 7.2 výběr externího hodnotitele pro provedení nezávislé validace Vedoucí interního auditu musí udělat všechno pro to, aby nemohl nikdo v budoucnu zpochybnit provedené externí hodnocení formou validace sebehodnocení z titulu nevhodného validátora. Jeho nezávislost nejlépe zjistí tak, že hodnotitele nebo tým hodnotitelů vybere v souladu s požadavky nastaveného systému zadávání veřejných zakázek, kde si detailně nastaví podmínky, které musí externí hodnotitel splňovat. Je třeba mít na zřeteli, že hodnotitelé z vlastní organizace nejsou pro účely provádění externí validace považováni za nezávislé. Stejně tak za nezávislé nejsou považováni ani hodnotitelé zřizovatele, z organizací pod stejným zřizovatelem, ze subjektů vykonávajících pravidelný dohled, supervizi nebo kontrolu organizace (tzv. spřízněná organizace). Pečlivě je třeba nezávislost posuzovat u hodnotitelů z organizací v rámci rezortu nebo regionálního uskupení. Pojistkou proti možnému zpochybňování je navíc rovněž požadavek Standardů IA, aby vedoucí interního auditu předem projednal ve vedení jak povahu, rozsah a termín externí validace, tak výběr validátora, jeho odbornou způsobilost a nezávislost, resp. vyloučení jakéhokoliv konfliktu zájmu. Předmět plnění této veřejné zakázky lze obvykle vymezit následovně: Provedení externího hodnocení formou validace interního sebehodnocení dle požadavků Manuálu k jednotnému postupu při hodnocení kvality auditní činnosti zajišťované útvary interního auditu v orgánech veřejné správy (případně dle požadavků Standardů pro profesní praxi IA a Manuálu pro hodnocení kvality IA vydaného IIA). Poskytnutí: ujištění o kvalitě řízení, výkonu a zpracování výstupů z interního auditu v souladu se Standardy pro profesní praxi interního auditu, ujištění o přidané hodnotě interního auditu pro organizaci, doporučení pro zlepšení fungování interního auditu v rámci vnitřního kontrolního systému zadavatele. Požadavky na odbornou způsobilost hodnotitele by měly stanovovat především: hodnotitel má odpovídající kvalifikaci (jde zpravidla o certifikovaného odborníka z oblasti IA), aktuální a podrobnou znalost Standardů a dobré praxe IA, alespoň 3 roky předchozí praxe v interním auditu, nebo podobných poradenských službách, a to na manažerské úrovni, 50 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

51 má znalosti a zkušenosti z obdobného oboru činnosti veřejné správy, ve kterém působí organizace, kde probíhá hodnocení IA, případně znalosti v dalších specializovaných oblastech (řízení rizik, audit informačních technologií, výběr statistických vzorků, systém provozního monitorování, sebehodnocení řídicích a kontrolních mechanizmů); má znalost procesu externího hodnocení kvality interního auditu, prokázaného referencemi z předchozího externího hodnocení. Oblíbenou metodou externí validace sebehodnocení je provádění vzájemného externího hodnocení mezi útvary interního auditu. Platí zde však základní pravidlo, že si dvě organizace nemohou ověřovat sebehodnocení navzájem. V případě, že by tuto dohodu učinili tři a více vedoucích IA, je nutno pečlivě zvažovat další omezení či požadavky, aby hodnocení probíhala na základě uzavřené dohody o provádění ověření mezi těmito organizacemi, která je strukturována tak, aby byly minimalizovány obavy z možné závislosti. Obavy plynoucí ze zdánlivého nebo skutečného narušení nezávislosti lze vyloučit i tak, že do externího hodnoticího týmu bude zahrnut jeden nebo víc nezávislých jednotlivců se zkušenostmi v oblasti nejlepší praxe interního auditu. Vzájemná externí validace U externího hodnotitele by měly být vyloučeny i jakékoliv závazky či jiná zainteresovanost jednotlivců vůči organizaci, jejíž interní audit je předmětem externího hodnocení, a vůči pracovníkům této organizace (např. nepodílel se na auditorských či souvisejících službách pro organizaci, nebo nebyl v působnosti či jako součást uskupení organizací veřejné správy). Je třeba vzít v úvahu konflikt zájmů spočívající v provádění externího auditu finančních výkazů, významné poradenské služby pro management, podporu útvaru interního auditu vzhledem k jejich významu a rozsahu prací, dále konflikt zájmu bývalých zaměstnanců společnosti, kteří by prováděli toto hodnocení vzhledem k délce období nezávislosti na organizaci, a konflikt zájmu s ohledem na současný nebo minulý vztah k organizaci nebo jejímu internímu auditu, včetně účasti hodnotitele na interním hodnocení kvality interního auditu. Vyloučení konfliktu zájmu Tip: Vedoucí interního auditu vybere hodnotitele, který bude splňovat výše uvedené podmínky, které jednak prokáže v případech, kde to je možné, jednak prohlásí formou čestného prohlášení v případech, kde by prokazování bylo náročné. Vybraného hodnotitele projedná ve vedení, aby byl vyloučen konflikt zájmů, že si svého hodnotitele vybral vedoucí interního auditu sám. S hodnotitelem bude uzavřen smluvní vztah, do kterého se vybrané požadavky na hodnotitele zahrnou a obě strany je svými podpisy stvrdí. 7.3 příprava a provedení nezávislé validace Ve fázi plánování a přípravy nezávislé validace vedoucí IA seznámí validátora s povahou a rozsahem sebehodnocení, s odpovědnostmi všech účastníků procesu následné nezávislé validace výsledků provedeného sebehodnocení kvality činnosti útvaru IA a rovněž s případným omezením jejího rozsahu. Projedná s validátorem průběh nezávislé validace, zejména potřebnou dobu pro testování výsledků sebehodnocení na místě, úkony prováděné validátorem mimo organizaci a formu a obsah závěrečné zprávy ze sebehodnocení s následnou externí validací. Tip Projednání průběhu validace Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 51

52 Použití dotazníku Někteří validátoři používají pro úvodní předání informací o útvaru interního auditu standardizovaný dotazník z Manuálu pro hodnocení kvality IIA zaměřený na popis situace v organizaci, a zejména v útvaru IA, zpravidla následujícího zaměření: 1. Pozice IA má útvar interního auditu v organizaci takové postavení, aby mohl přispět k plnění cílů organizace v souladu se strategií IA? 2. Auditoři podílejí se na činnosti interního auditu správní lidé, kteří zajistí splnění schválených cílů IA? 3. Procesy IA umožňují procesy dosažení cílů a splnění plánů interního auditu i při měnících se potřebách organizace? Předání dokumentů Program validace 4. Informační systémy pro IA prověřuje útvar interního auditu také řízení rizik IT? Vedoucí IA předá validátorovi dokumentaci týkající se provedeného sebehodnocení, kterou lze prověřit a na jejím základě připravit další úkony následné nezávislé validace v organizaci. Jde především o protokol z provedeného sebehodnocení, záznamy z uskutečněných rozhovorů, případně další vyžádané informace týkající se výkonnosti útvaru IA. Dále jsou zpravidla předávány vnitřní předpisy útvaru IA (Statut, Manuál, Program kvality, metodiky apod.), výpis z organizačního řádu o odpovědnostech IA a popisy pracovních pozic jednotlivých auditorů. Validátor bude postupovat podle následujícího Programu: a) zhodnotí poskytnuté podklady z provedeného sebehodnocení s vytipováním údajů pro ověření v organizaci na místě, b) ověří úplnost dokumentace z provedeného sebehodnocení se zvláštní pozorností k závěrům učiněným na základě výsledků, navrženým doporučením ke zlepšení a dalším souvisejícím výstupům, c) provede testy pomocí odkazu na zdrojové dokumenty, ověří způsob provedení sebehodnocení a zhodnotí všechny souvisejících údaje a informace, d) posoudí samotné sebehodnocení z hlediska jeho provedení v souladu se Standardy a projedná podklady s interními hodnotiteli vedoucími IA, e) porovná zprávu ze sebehodnocení s výsledky všech významných aspektů sebehodnocení, které si ověřil svými testy, f) v proveditelném rozsahu uskuteční stručné rozhovory s vedením a případně s jedním nebo několika zástupci zainteresovaných osob za účelem získání nezávislých údajů z nejvyšší úrovně řízení a dohledu organizace, g) analyzuje výsledky těchto rozhovorů, které mu poskytnou nezávislé informace pro účely porovnání těchto výsledků s výsledky průzkumu uskutečněného v rámci sebehodnocení a navrženou zprávou, h) na základě předchozích bodů připraví svůj výrok a doplnění závěrečné zprávy ze sebehodnocení o výsledek nezávislé validace. 52 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

53 7.4 závěry a zpráva z nezávislé validace sebehodnocení Validátor na základě řádně zdokumentovaných výsledků/zjištění, které byly prokázány hodnotitelem při sebehodnocení a ke kterým dospěl v průběhu ověřování poskytnutých podkladů, resp. při dalších úkonech v dosavadním průběhu následné nezávislé validace sebehodnocení, vypracuje své závěry týkající se kvality činnosti útvaru IA. Ve svém výroku validátor uvede, nakolik jsou činnosti IA v souladu s Definicí IA, Etickým kodexem a Standardy. Obsah písemné zprávy validátora, která je většinou uvedena v samostatné příloze závěrečné zprávy ze sebehodnocení, tvoří shrnutí výsledků/zjištění, která validátor potvrdil, resp. doplnil na základě hodnocení a testování předchozího sebehodnocení. Současně potvrdí všechny příležitosti ke zlepšení a doporučení k řešení popsaných odchylek pro sestavení akčního plánu opatření ze strany vedoucího útvaru interního auditu. Závěry a výrok Shrnutí výsledků Zpráva ze sebehodnocení s připojenými závěry z následné nezávislé validace je pak předána vedení organizace veřejné správy. Dojde-li k situaci, že externí hodnotitel se vyjádří negativně k provedenému sebehodnocení kvality IA, případně, že identifikuje větší rozsah nesouladů oproti sebehodnocení, má možnost zpracovat vlastní závěrečnou zprávu z externí validace, kterou předkládá vedoucímu interního auditu a samostatně do vedení organizace. Předání zprávy vedení organizace Tip: Vedoucí interního auditu využije připomínek nezávislého validátora ke zlepšení procesu sebehodnocení v rámci Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality IA. Současně doplní dokumentaci o nesouladech s Definicí IA, Etickým kodexem a Standardy v rozsahu zjištění validátora do společné závěrečné zprávy. Vůči vedení tak komunikuje schopnost vypořádat i nepříjemná zjištění vůči procesům, za které nese odpovědnost. Tip Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 53

54 8. Externí hodnocení kvality Proč provádět externí hodnocení Smysl provedení externího hodnocení Kdy provádět externí hodnocení Tip Základním přístupem, jak si má vedoucí interního auditu nechat ověřit kvalitu zajišťování funkce interního auditu v organizaci, je provedení komplexního externího hodnocení kvalifikovaným a nezávislým hodnotitelem nebo hodnoticím týmem. Přestože se může validované sebehodnocení souladu interního auditu s požadavky legislativy a Standardů opřít o řadu formalizovaných nástrojů, zůstane vždy poznamenáno subjektivním pohledem na hodnocení ze strany interního auditu, a mnohdy je tak i od příjemců výsledků hodnocení bráno. Koneckonců i hodnocení vnitřního kontrolního systému má větší váhu, když ho provedou interní auditoři, než když ho provádějí sami manažeři odpovědní za řízení rizik v procesech a aktivitách, byť pod dohledem interního auditu. Má však vedoucí malého útvaru interního auditu vůbec šanci uvažovat o provedení externího hodnocení bez sebehodnocení? Otázku takto nejde položit. Nelze počítat s tím, že si organizace přizve externího hodnotitele v situaci, když nemá nastaven systém interního auditu v souladu s legislativními požadavky, nemá vydány zásady a metodické postupy, nemá přijatý Program kvality, nemá obsazena tabulková místa interních auditorů, a pokud ano, nelze ani s jistotou tvrdit, že vůbec auditují, případně že tak konají s náležitou profesní péčí. Pokud si vedoucí interního auditu za těchto podmínek externí hodnocení objedná, nemůže se divit, že hodnotitelé stráví v neexistujícím systému mnoho času, budou pracně identifikovat nepopsané postupy a popisovat množství chyb při realizaci auditních zakázek. A za vynaložený čas si pochopitelně nechají zaplatit. Takže kdy se nechat externě vyhodnotit? Odpověď je nasnadě. Tehdy, když má útvar interního auditu všechno v pořádku. Má popsány a do praxe zavedeny systémy plánování, přípravy, realizace, reportingu a monitoringu auditních a konzultačních zakázek. Má proškolené auditory s odstupňovanou praxí podle pozic v útvaru, přičemž nastavená zpětná vazba potvrzuje jejich znalosti a schopnosti v auditingu, správě a řízení organizace, řídicích a kontrolních procesech, řízení rizik, auditovaných procesech veřejné správy a soft dovednostech. V neposlední řadě pak útvar interního auditu musí disponovat funkčním Programem pro zabezpečení a zvyšování kvality. Takže nazpět k odpovědi na položenou otázku. Vedoucí interního auditu může uvažovat o komplexním externím hodnocení teprve tehdy, když provedené interní sebehodnocení prokáže, že systém interního auditu a jeho naplňování dosahuje souladu s požadavky legislativy a Standardů. Tip: Vedoucí interního auditu se přikloní ke komplexnímu externímu hodnocení tehdy, kdy mu Program kvality signalizuje, že postavení, cíle, postupy, nástroje a dokumentace interního auditu jsou v souladu s legislativními požadavky a uznávanými zásadami dobré praxe popsané ve Standardech. Poté lze na jednu stranu soustředit poskytnutou službu externího hodnotitele především na příležitosti ke zlepšování efektivnosti auditu a přidávání hodnoty pro organizaci a na druhou stranu významně snížit výdaje spojené s externím hodnocením. 54 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

55 8.1 zaměření externího hodnocení Jednoduše se dá konstatovat, že jak sebehodnocení s nezávislou externí validací, tak komplexní externí hodnocení kvality interního auditu směřuje ke stejnému výsledku. V souladu s požadavky Standardu 1310 nezávisle posoudit kvalitu činností interního auditu, učinit ohledně ní závěry a doporučit vhodná zlepšení v případě identifikovaných nedostatků. Zaměřují se při tom na soulad s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, na přiměřenost statutu interního auditu, jeho záměrů, cílů, zásad a postupů, na přínos auditu k procesům řízení rizik, řízení a správy společnosti a řídicím a kontrolním procesům, na soulad s platnými zákony, regulatorními normami a standardy, na účinnost průběžného zlepšování činností a používání nejlepší praxe a na rozsah, v jakém činnost interního auditu přináší přidanou hodnotu a zdokonaluje procesy v organizaci. Platí, že se nehodnotí jen dodržování Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu, ale externí hodnotitelé vyjadřují názor na ucelené spektrum ujišťovacích a poradenských činností prováděných interním auditem (tj. těch činností, které měly být provedeny v souladu se statutem interního auditu). Vždy je vyjádřen názor na soulad s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy. Nezávislé posouzení Soulad Přínos Přidaná hodnota Názor na ucelené spektrum Tip: Vedoucí interního auditu musí vždy jasně stanovit očekávané výstupy z externího hodnocení. Měl by modifikovat rozsah hodnocení nad rámec hodnocení souladu s Definicí interního auditu, s Etickým kodexem a se Standardy, především zahrnutím benchmarkingu, tj. identifikaci a sdělení informací týkajících se postupů nejlepší praxe, které mohou internímu auditu napomoci zvýšit jeho účinnost a efektivnost. V tomto ohledu by zpráva externího hodnotitele měla zahrnovat i doporučení ke zlepšení IA. Tip Zásadní rozdíl mezi rozsahem nezávislé validace sebehodnocení a komplexního externího hodnocení spočívá v zaměření obou hodnocení. Hodnocení prováděné plně externími hodnotiteli zahrnuje zpravidla posouzení účelnosti a efektivnosti interního auditu a vyhodnocení přínosů IA pro příjemce výsledků realizovaných zakázek, což validace nezaručí vůbec či provede jen částečně. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 55

56 Metodologie Hodnocení Vyzrálosti auditních procesů K posouzení efektivity výkonu činnosti interního auditu při provádění ujišťovacích a konzultačních služeb pro vedoucího orgánu veřejné správy a ostatní vedoucí zaměstnance využívají externí hodnotitelé většinou vlastní vypracované metodologie. Vycházejí jednak z využití formalizovaných benchmarků (na porovnání aktuální úrovně vykonávaných činností ve vztahu k nejlepší praxi ), jednak z metody hodnocení vyzrálosti úrovně zajišťovaných procesů (CMM - capability maturity model). Druhý přístup je postaven na šestiúrovňové škále, která popisuje způsob vykonávání procesních postupů. Stupnice zahrnuje různé úrovně počínaje stavem, kdy daný proces není vykonáván vůbec, až po úroveň, kdy daný proces je vykonáván srovnatelně ke světové špičce a sám tvoří dlouhodobý strategický cíl pro ostatní organizace. Každý proces je dále charakterizován šesti aspekty řízení. Jedná se o porozumění a povědomí, školení a komunikaci, proces a postupy, techniky a automatizace, soulad a odborné poznatky. Cílem hodnocení vyzrálosti auditních procesů je poskytnout ujištění, že jednotlivé části procesu auditu jsou prováděny optimálním způsobem ve vztahu k disponibilním zdrojům a dosahovaným výsledkům. Hodnocení je postaveno na modelu, kdy dostatečnou standardizací auditních postupů a souvisejících řídicích a kontrolních mechanizmů se dosahuje stabilních výstupů, které jsou průběžně zlepšovány díky aktivní zpětné vazbě. Vyšší míra vyzrálosti znamená kvalitnější řízení rizik a vyšší efektivitu v prováděných procesech. Hodnocení 5 základních procesů Vlastní průběh hodnocení efektivity vychází z pokrytí 5 základních procesů, popsaných ve Standardech, které charakterizují celý průběh auditních prací od sestavení dlouhodobého plánu až po monitorování plnění opatření a následný audit. Detailně se jedná o následující procesy: střednědobé a roční plánování, plánování jednotlivých auditů, průběh auditu, předávání výsledků, monitoring. Řízení a kontrola Ke každému procesu se váže jedno obecné konstatování ohledně řízení a kontroly, a dále několik podrobně rozpracovaných cílů řízení a kontroly. Vlastník procesu by měl být schopen určit míru dodržování těchto nastavených cílů řízení a kontroly buď rychlým sebehodnocením, nebo pomocí nezávislého přezkoumání. Dojde tak současně k porovnání skutečnosti s požadovaným stavem vyzrálosti procesu v úrovni 3 integrovaný/definovaný. Výsledná hodnota vyzrálosti za celý interní audit je pak stanovena jako průměr z hodnocení jednotlivých aspektů řízení pro každý z procesů a je doplněna komentáři a doporučeními. Management se může zároveň rozhodnout, že některé z těchto hodnocení zasadí do kontextu porovnání s daným oborem činnosti a prostředím, v němž se organizace pohybuje, nebo porovnáním s trendem mezinárodních standardů a předpisů, což představuje návrhy na zvýšení efektivnosti interního auditu. 56 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

57 8.2 výběr externího hodnotitele Externí hodnocení provádí nejméně jednou za pět let kvalifikovaná a na organizaci nezávislá externí osoba nebo hodnoticí tým. Co se výběru hodnotitele týká, lze konstatovat, že oba možné přístupy k externímu hodnocení popsané v této a předchozí části publikace provádí v zásadě stejná skupina externích hodnotitelů. Proto i požadavky na dodavatele komplexního externího hodnocení a jeho výběr budou shodné s tím, co již bylo popsáno u výběru validátora. Na rozdíl od validace, kde bylo zvažováno i hodnocení ze strany zkušených manažerů interního auditu z jiných organizací, to však bude u komplexního externího hodnocení záležitostí převážně specializovaných konzultantů zaměřených na tuto oblast podpory interního auditu. Tip: Vzhledem k tomu, že externí hodnocení provádí častěji tým hodnotitelů, měl by si vedoucí interního auditu vyžádat reference o vedoucím i členech hodnoticího týmu. Úspěšné provedení hodnocení se odvíjí od jejich odbornosti a zkušeností, a to jak těch ze specializovaných školení, tak těch, které získali jako členové týmu při předchozí účasti na externím hodnocení. 8.3 závěry a zpráva externího hodnotitele Externí hodnotitel při posuzování kvality systému interního auditu vychází zejména z předpisové základny dané organizace (Organizační řád, Pracovní řád, Podpisový řád, Statut IA), vnitřních předpisů útvaru interního auditu, plánu činnosti, plánu vzdělávání, ročních zpráv interního auditu apod., dále z kontrolních listů (check-listů), řízených rozhovorů s auditory a vybranými vedoucími zaměstnanci dané organizace, vymezených testů výsledků realizovaných zakázek a z vyhodnoceného Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu. Při hodnocení souladu externí hodnotitel využívá při své práci metodiku postavenou na porovnávání nastaveného systému řízení a kontroly, výkonu a výstupů interního auditu vůči kritériím, které tvoří Standardy. Vychází při tom z komplexního pohledu na postavení interního auditu v rámci organizační struktury, na jeho vnitřní řídicí předpisy, na obsazení jednotlivých funkčních pozic v útvaru kompetentními osobami s možností průběžného vzdělávání pro dosažení dostatečné profesionality, na soulad jednotlivých procesů a činností s nastavenou metodikou. V případech identifikovaných odchylek oproti Standardům zkoumá dopad na dosahování výsledků a kvalitu výstupů z interního auditu. Specializovaný konzultant Tip Předpisová základna Řízené rozhovory Metodika Pro srovnání zjištěného stavu systému řízení a kontroly, vymezených odpovědností, dokumentace a reportingu se Standardy a legislativními požadavky externí hodnotitel zpravidla používá formulář (tzv. Compliance Grid ), vycházející z manuálu pro hodnocení kvality IIA a obsahující požadavky Mezinárodního rámce profesní praxe interního auditu. Na základě jeho vyplnění a doložení odpovídající auditní stopou je možno vydat výrok o míře souladu. Srovnání se Standardy Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 57

58 Stupnice hodnocení Pro hodnocení souladu se Standardy a Etickým kodexem se doporučuje využít třístupňovou stupnici: SOULAD, ČÁSTEČNÝ SOULAD, NESOULAD. Soulad Výrok, že byl dosažen SOULAD s požadavky Standardů, představuje rozhodnutí o tom, že příslušné cíle, organizace, procesy, výsledky činností a výstupy celkově vyhovují požadavkům jednotlivých Standardů ve všech zásadních aspektech. Pro ucelené části to znamená, že existuje obecný soulad s většinou jednotlivých Standardů s možností částečného souladu u menší části jednotlivých Standardů v rámci hodnocené části. Z hodnocení mohou vyplynout příležitosti ke zlepšení, ale jejich neuplatnění by nemělo vyvolat situace, že by interní audit neuplatnil požadavky Standardů, neuplatnil je dostatečně efektivně nebo nedosáhl cílů, které jsou v nich uvedeny. Částečný Soulad Výrok, že se jedná o ČÁSTEČNÝ SOULAD, představuje rozhodnutí o tom, že příslušné cíle, organizace, procesy, výsledky činností a výstupy v dílčích aspektech nenaplňují požadavky jednotlivých Standardů. Pro ucelené části to však znamená, že přes toto ohrožení není snížena schopnost interního auditu plnit své povinnosti. Z hodnocení vyplývají příležitosti k systémovému zlepšení formou efektivního uplatnění Standardů, a to jak na úrovni interního auditu, tak na úrovni vedení organizace. Nesoulad Výrok NESOULAD představuje rozhodnutí o tom, že není dosahováno příslušných cílů, organizace, procesů, výsledků činností a výstupů vyžadovaných jednotlivými Standardy. Pro ucelené části to znamená, že tyto nedostatky mají výrazný negativní dopad na schopnost interního auditu plnit své povinnosti. Z hodnocení vyplývají významné příležitosti k systémovému zlepšení formou zásadního uplatnění Standardů, a to jak na úrovni interního auditu, tak na úrovni vedení organizace. 58 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

59 Je málo pravděpodobné, že by útvar interního auditu dosáhl plného souladu ve všech požadavcích vyplývajících z Definice IA, ze Standardů a z Etického kodexu. Za úspěch lze považovat stav, kdy je činnost IA z 80 % plně v souladu se Standardy a ve 20 % je konstatován částečný soulad, tj. v těchto případech jsou identifikovány možnosti ke zlepšení činnosti interního auditu. Mezi pozitiva lze řadit stav, kdy je bez výhrad hodnocena zejména: transparentnost, nezávislost a objektivita při provádění interního auditu, komplexnost předpisové základny interního auditu, odbornost a profesionalita interních auditorů, nastavení průběžného a pravidelného interního hodnocení kvality interního auditu, snaha o zvýšení povědomí o interním auditu a činnosti IA. Pozitivní stav Na závěr provedeného hodnocení vydá externí hodnotitel své stanovisko týkající se souladu s Definicí IA, Etickým kodexem a Standardy, výrok o efektivnosti IA a o přidané hodnotě poskytované IA. Současně se vyjadřuje k příležitostem pro další zlepšování činnosti interního auditu a navrhuje svá doporučení. Stanovisko Doporučení Za odstranění zjištěných nedostatků odpovídá vedoucí interního auditu, který zároveň informuje o výsledcích externího hodnocení vedení organizace. Podle výsledků externího hodnocení je revidován Statut interního auditu, manuál pro výkon interního auditu, případně další činnosti interního auditu. Odpovědnost za odstranění Tip: Jako možný výrok externího hodnotitele si lze představit např.: Interní audit je v organizaci vnímán celkově jako potřebný. Útvar interního auditu odborně prověřuje nedostatky řídicího a kontrolního systému a poskytuje řediteli organizace ujištění o jeho stavu vzhledem k legislativním požadavkům a možným projevům rizik. Útvar interního auditu tím poskytuje jiný úhel pohledu na nastavené procesy a činnosti oproti reportingu v rámci řídicí kontroly. V rámci své činnosti útvar interního auditu postupuje v souladu s Mezinárodními Standardy pro profesní praxi interního auditu, které se mu až na dílčí požadavky daří naplňovat. Ve srovnání s jinými orgány veřejné správy dosahuje interní audit v organizaci velmi dobré úrovně, z pohledu funkčnosti interního auditu jako složky vnitřního kontrolního systému veřejné správy je jeho činnost srovnatelná a v mnohých aspektech efektivnosti a přidané hodnoty převyšující obvyklou úroveň. Tip Kromě zprávy z externího hodnocení využívá vedoucí útvaru interního auditu ještě další možnost reportingu o výsledcích Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu, a tou je Roční zpráva o činnosti interního auditu. Tato roční zpráva, jejíž forma, obsah a frekvence je upravena ve vnitřních předpisech útvaru interního auditu, slouží především pro podávání zpráv o průběžných interních hodnoceních, které se jinak do vedení nereportují, pak pro oznamování souhrnných výsledků z pravidelných interních i externích hodnocení, o přijatých opatřeních a jejich realizaci. Vedoucí útvaru interního auditu musí nejméně jednou ročně potvrdit rovněž organizační nezávislost funkce IA, podat zprávu o efektivnosti, účinnosti a nákladech na externí audity a obvykle jednou ročně ve zprávě také vyhodnotit řídicí a kontrolní procesy organizace, včetně povahy a rozsahu prací provedených interním auditem při formulování názoru na ujištění o jejich přiměřenosti a efektivnosti. Roční zpráva Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 59

60 Posuzování systémových kroků Kompetence interních auditorů Pozice interního auditu 8.4 zkušenosti z praxe Přístup externích hodnotitelů k popisu zjištění není vždy stejný, byť se každý z nich musí ve své zprávě dotknout hodnocení a návrhu na zlepšení všech tří oblastí souladu s požadavky, efektivnosti auditní činnosti a přidané hodnoty předávaných výsledků. Lze se setkat se závěry, které jsou strukturovány podle posuzování pozice interního auditu, auditorů podílejících se na práci útvaru IA a podle auditních procesů a činností. Předkládaná doporučení jsou směřována do systémových kroků, které mohou být uplatněny v rámci stávajících zdrojů poskytnutých internímu auditu, případně které budou vyžadovat dodatečné zdroje. Většina doporučení může být implementována v blízké budoucnosti, některá z nich se však mohou projevit až v průběhu dalšího plánovacího a vyhodnocovacího období Pozice interního auditu Příklady dílčích závěrů: Vnitřní předpisy pro interní audit neřeší případy zdánlivého či faktického narušení nezávislosti nebo objektivity, ani formalizované prohlášení o případném narušení objektivity a nezávislosti. Doporučení: Ve vnitřních předpisech pro interní audit ošetřit situaci případného narušení objektivity a nezávislosti interního auditora ve formě písemného prohlášení. V praxi dodržovat. Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu reagující na požadavky Standardů není dosud v plné šíři dopracován a v praxi uplatňován. Doporučení: Aktualizovat Program pro zabezpečení a zvyšování kvality IA. V Programu nastavit interní a externí hodnocení kvality, vymezit pro to zásady, popsat proces supervize, sebehodnocení a externího hodnocení, stanovit ukazatele pro měření efektivnosti interního auditu. Procesy interního auditu Průběžné hodnocení práce interních auditorů probíhá neformálně v rámci jednotlivých auditů, v praxi se dosud neuplatňují měřitelná kritéria, dotazníky pro auditované se používají jen namátkově ve vybraných auditech. Doporučení: V souladu s Programem pro zabezpečení a zvyšování kvality IA provádět supervizi, interní a externí hodnocení kvality práce interního auditu dokumentovaným způsobem. Přijímat opatření k zabezpečování a zvyšování kvality a zabezpečit jejich plnění. Měřit efektivitu a výkonnost funkce IA formalizovaným způsobem po skončení každého auditu a na roční bázi. Pravidelné interní sebehodnocení, resp. hodnocení s využitím jiných osob v rámci organizace se dosud neprovádělo. Doporučení: Jednou za dva roky provést interní sebehodnocení kvality IA. O výsledcích pravidelného interního hodnocení informovat vedení organizace. 60 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

61 8.4.2 Auditoři a jejich kompetence Příklady dílčích závěrů: Formalizovaně se neplánují a nevyhodnocují kapacity útvaru IA. Nejsou vyplňovány timesheety ( tabulky ) pro sledování vynakládání času jednotlivých auditorů, neprovádí se controlling vhodnosti, dostatečnosti a účinného rozmístění zdrojů. Doporučení: V rámci ročního plánování interního auditu specifikovat kapacitní požadavky na zabezpečení stanoveného zaměření činnosti. Sledování vynakládaného času na činnosti a zakázky zajišťované interním auditem využívat jako zpětnou vazbu pro kapacitní plánování a pro průběžné vyhodnocování účinnosti, efektivnosti a výkonnosti jednotlivých interních auditorů vzhledem k pokrývání potřeb a plánovaných úkolů interního auditu. Celkově nebylo identifikováno, že by útvar interního auditu nenaplňoval požadavky na odbornost a náležitou profesní péči při plnění zadaných auditních úkolů. Nejsou však nastavena kritéria a v rámci Programu kvality se toto hodnocení neprovádí. Doporučení: Doplnit oblast odbornosti a náležité profesní péče do manuálu IA, včetně formalizovaných kritérií pro odbornost a náležitou profesní péči interních auditorů. Hodnocení provádět průběžně minimálně jedenkrát ročně s promítnutím do individuálních vzdělávacích plánů. Nejsou vytvářeny individuální plány pro profesní rozvoj jednotlivých auditorů vyplývající z hodnocení jejich znalostí a dovedností. Doporučení: V rámci průběžného hodnocení auditorů identifikovat oblasti pro zlepšení znalostí a dovedností, ty zahrnout do individuálních plánů profesního rozvoje jednotlivých auditorů a řešit v rámci ročního plánu vzdělávání útvaru IA Procesy interního auditu Příklady dílčích závěrů: V manuálu pro činnost IA není popsána metodika tvorby plánu, mj. nejsou zcela zohledněny další činnosti IA, např. monitoring, mimořádné a následné audity. Nejsou dostatečně definovány kapacitní a kvalifikační požadavky na zdroje. Doporučení: V manuálu pro činnost IA upravit proces plánování o metodiku pro sestavení střednědobého a ročního plánu IA pokrývající věcné zaměření, kapacitní a kvalifikační požadavky na zdroje IA. Do přílohy manuálu pro činnost IA doplnit tabulku výpočtu kapacity a jejího využití. Manuál pro činnost IA neobsahuje dostatečně podrobné postupy pro realizaci auditů, zejména neupravuje výkon jednotlivých typů auditu. Doporučení: Do manuálu pro činnost IA doplnit popis postupu jednotlivých druhů auditu (systémový audit, audit operací, finanční audit aj.) například do přílohy s využitím doporučení CHJ MF. Manuál pravidelně aktualizovat. Při stanovování cílů plánovaných auditů se neprovádí formalizované rozpracování způsobu řízení rizik (cíle řízení a kontroly) a jeho hodnocení a testování. Program auditu neobsahuje formulaci kritérií platných pro auditovanou činnost. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 61

62 Doporučení: V rámci přípravy auditu analyzovat procesní rizika a jejich cíle řízení a kontroly za účelem stanovení cílů auditu. V zadání auditu formálně uvádět kritéria platná pro auditovanou činnost. Shrnutí Samotné sestavení Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu, resp. naplnění souvisejícího Standardu, je v praxi i malých útvarů interního auditu ve veřejné správě plně naplnitelné, až samotná realizace jednotlivých bodů je složitější a vše záleží na samotném přístupu vedoucího útvaru interního auditu (pověřeného interního auditora) a dále zejména podpoře vedení daného orgánu a vyčleněným finančním prostředkům pro zabezpečení činnosti interního auditu. Řízení interního auditu a vlastní naplňování Programu kvality interního auditu musí být integrováno do všech realizovaných činností a zároveň musí být zvažována jejich efektivita a přínos nejen pro vlastní činnost interního auditu, ale i pro daný orgán veřejné správy jako celek. S ohledem na omezenou personální kapacitu útvarů interního auditu ve veřejné správě lze doporučit při definování Programu kvality využívat kontrolních seznamů pro interní ověření souladu, tak i získávání externích pohledů a názorů na vlastní činnosti interního auditu, které budou složit jako podklad pro hodnocení interního auditu a zdokumentování přínosu a přidané hodnoty interního auditu. Dále v praxi, před úplným naplněním souvisejících standardů řady 1300, je možné definovat i alternativních termíny, např. na místo provedeno v souladu s Mezinárodními Standardy... termín zohledněny Mezinárodní Standardy.... I použití tohoto termínu musí být vedoucím útvaru interního auditu přesně v Programu kvality definováno s tím, že užití tohoto termínu by mělo být podmíněno min. výsledky periodického interního hodnocení potvrzující realizaci činnosti v souladu s Mezinárodními Standardy, Definici interního auditu a Etickým kodexem. 62 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

63 Přílohy Příloha č. 1 Vzorový Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 63

64 Pokyn vedoucího útvaru vychází z Mezinárodních standardů pro profesní praxi interního auditu, obsažených v Rámci profesní praxe interního auditu (dále jen Standardy ) Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu stanoví principy, složky a jejich náplně, postupy a termíny naplňování Programu. Program zahrnuje hodnocení kvality interního auditu, podávání zpráv o Programu kvality a užívání výrazu Provedeno v souladu s Mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu, případně poskytnutí informací o nedodržení Standardů. 2. Pokyn je závazný pro zaměstnance zařazené do útvaru interního auditu. Článek 2 Podmínky a principy zabezpečení kvality 1. Podmínkami pro zabezpečení kvality interního auditu jsou kvalifikovaní zaměstnanci útvaru interního auditu (dále jen IA ), zpracované vnitřní auditní manuály a zajištění kvality IA. Zabezpečení kvality zahrnuje dohled vedoucího Útvaru IA, průběžné interní prověřování kvality výkonu IA a periodické interní a externí hodnocení kvality IA. 2. Kvalifikace zaměstnanců je zajišťována již výběrem nových auditorů, kdy je požadováno odborné vysokoškolské vzdělání a minimálně 5 let odborné praxe v oboru nebo příbuzném oboru. Auditor je povinen složit zkoušku odborné způsobilosti v oboru finančního hospodaření územně samosprávných celků a absolvovat vzdělávací Programy v oboru interního auditu. V rámci zpracovaných plánů vzdělávání pro jednotlivé zaměstnance auditoři absolvují průběžné kurzy či školení na odborná témata interního auditu či příbuzných oborů vyplývající z potřeb IA ve smyslu zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků. 3. Útvar IA má zpracován Manuál pro interní audit (vymezení a postupy interního auditu, včetně příloh vzorové dokumentace), Statut Útvaru interního auditu formou vnitřní normy, Etický kodex interního auditora. 4. Principy zabezpečení kvality musí zajistit, aby činnosti vykonávané při každém auditu byly řízeny na všech úrovních v zájmu dodržování Standardů. Vedoucí útvaru IA vypracuje přiměřený a účinný Program kontrol pro zabezpečování kvality výkonu IA tak, aby výkon auditu probíhal v souladu se Standardy a byly dosahovány stanovené cíle pro vykonávaný audit. Dále vedoucí útvaru IA stanoví postupy pro sledování a hodnocení celkové účinnosti Programu a určí výkonnostní měřítka a ukazatele auditu. Článek 3 Řízení útvaru IA a kontroly výkonu auditu 1. Činnost útvaru IA řídí vedoucí útvaru IA, který vykonává průběžný dohled nad výkonem jednotlivých auditů. Kontroluje obsah a postup prací v souladu s plánem, konzultuje dílčí problematiku s auditním týmem, poskytuje rady a pokyny, odsouhlasuje postupy a závěry, což stvrzuje na příslušné dokumentaci. Kontrola musí zaručit, aby stanovené cíle byly splněny, zajištěna kvalita a dostatečné kompetence zaměstnanců IA. 64 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

65 2. Vedoucí útvaru IA provádí hodnocení kvality práce jednotlivých auditorů, projednává je s nimi a identifikuje oblasti ke zlepšení práce, případně potřeby školení. Dohled probíhá po celou dobu výkonu jednotlivého auditu, zvláštní důraz je kladen na testování a tvorbu závěrů z auditu. Koncept podrobné zprávy detailně kontroluje vedoucí Útvaru IA a odpovídá za její konečné znění. Vedoucí útvaru IA odpovídá za zpracování Souhrnné zprávy auditu. Míra dohledu nad auditory se odvíjí od úrovně a zkušeností výkonných auditorů. 3. Úkolem dohledu je: zajistit soulad se Standardy a Manuály, provést vstupní instruktáž před zahájením každého auditu, schválit cíle auditu v zadání auditu a podrobný Program auditu, zajistit provádění auditu podle plánu (obsah, termíny), ověřit používání vhodných technik, řádné doložení závěrů důkazy, zajistit včasné vyhotovení zprávy, která bude přesná, objektivní, jasná, stručná a výstižná. Článek 4 Plány interního auditu 1. V plánování IA se uplatňuje rizikově orientovaný přístup. 2. Útvar IA zpracovává střednědobý plán na 3 roky a každoročně roční plán do 31. ledna. Oba plány podléhají schválení vedení společnosti. Roční plán vychází ze střednědobého plánu, přičemž reaguje na hodnocení rizik zpracovaná vedoucími zaměstnanci. 3. Plnění ročního plánu IA je vyhodnocováno vždy do 31. ledna následujícího roku a předkládáno vedoucímu orgánu veřejné správy. 4. Závěrem každého příslušného roku probíhá následná kontrola realizace přijatých doporučení z vykonaných auditů příslušného období formou následného auditu. Je zpracována zpráva a předložena vedoucímu orgánu veřejné správy. Opatření jsou sledována až do úplného splnění. Článek 5 Interní hodnocení kvality IA 1. Interní hodnocení zahrnuje: průběžné sledování výkonu IA formou dohledu a kontroly vedoucím útvaru, pravidelné sebehodnocení po ukončení jednotlivých auditů, hodnocení auditu vedoucím orgánu veřejné správy a vedením auditovaných subjektů po ukončení auditu (formou dotazníků), pravidelné roční prověřování kvality, s využitím zásad sebehodnocení auditním týmem, vedoucím útvaru IA, roční hodnocení vedoucím orgánu veřejné správy. 2. Pro dokumentaci průběžného prověřování výkonu auditu se využívá vzorové dokumentace uvedené v přílohách Manuálu pro interní audit, jednotlivé protokoly a záznamy podepisuje zpracovávající auditor. V rámci ukončení jednotlivého auditu vypracuje auditní tým záznam sebehodnocení příslušného auditu dle vzorové dokumentace. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 65

66 3. Jedenkrát ročně nejpozději do následujícího roku provádí vedoucí útvaru IA s týmem auditorů periodické roční hodnocení kvality IA formou sebehodnocení. Hodnotí se: kvalita práce auditních týmů za hodnocené období, kvalita dohledu ze strany vedoucího útvaru IA, soulad se Standardy, dodržování vzorové dokumentace, plnění výkonnostních standardů a ukazatelů. Činnost IA je zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. Jedním z důležitých měřítek úspěšnosti auditu je poměr mezi počtem doporučení navržených IA a doporučení akceptovaných vedoucím orgánu veřejné správy a poté realizovaných. Tento poměr vyjadřuje, jak management vnímá hodnotu navržených opatření pro zlepšování výsledků společnosti a odráží postavení IA. Je proto jedním ze základních ukazatelů kvality IA. Záznam ročního hodnocení se provede do vzorových formulářů. Za provedení periodického hodnocení odpovídá vedoucí útvaru IA. 4. Každoročně, zpravidla do 31. března následujícího roku, provede vedoucí orgánu veřejné správy pravidelné roční hodnocení kvality interního auditu. 5. Souhrnné výsledky činnosti IA jsou pravidelně zveřejňovány ve Výroční zprávě společnosti. Uváděn počet závažnějších zjištění za uplynulý rok, počet vydaných doporučení IA k nápravě zjištěného stavu a z toho počet nepřijatých doporučení. Článek 6 Podávání zpráv o Programu kvality 1. Zprávu o periodickém hodnocení kvality IA formou sebehodnocení v rámci Programu kvality je povinen zpracovat vedoucí útvaru IA a předložit vedoucímu orgánu veřejné správy. V případě zjištění nedostatků v rámci hodnocení musí být součástí zprávy návrh akčního plánu pro jejich odstranění. 2. Návrh akčního plánu projedná vedoucí útvaru IA s vedoucím orgánu veřejné správy, který rozhodne o jeho realizaci a termínech pro splnění jednotlivých doporučení. 3. Vyplynou-li nedostatky v činnosti IA z ročního hodnocení kvality IA vedoucím orgánu veřejné správy, postupuje se při vypracování akčního plánu obdobně. 4. Vedoucí útvaru IA sleduje plnění akčního plánu až do úplného splnění doporučení, o čemž podává vedoucímu orgánu veřejné správy zprávu nejpozději v rámci příštího periodického hodnocení kvality. Článek 7 Dokumentace Programu Manuál pro interní audit 1. Pro výkon auditu a dokumentaci dohledu nad výkonem auditů se využívá vzorové dokumentace uvedené v Manuálu pro interní audit. 66 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

67 2. Pro pravidelné roční prověřování kvality IA s využitím zásad sebehodnocení se stanoví struktura hodnocení dle příloh xx normy. 3. Pro průběžné hodnocení výkonu auditu vedením auditovaných subjektů se využije dotazníku podle přílohy xx a pro průběžné hodnocení výkonu auditu vedoucím orgánu veřejné správy dotazníku podle přílohy xx normy. 4. Pro pravidelné roční prověřování kvality IA vedoucím orgánu veřejné správy se využije zejména struktura hodnocení dle přílohy č. xx normy. 5. Dokumentace externího hodnocení kvality IA je v kompetenci hodnotitele. Článek 8 Externí hodnocení kvality 1. Externí hodnocení interního auditu probíhá v rámci přezkumu hospodaření kraje nebo jako samostatná zakázka pro externí auditory či jiné příslušné nezávislé externí osoby. 2. Garantem externího hodnocení (posouzení) je vedoucí orgánu veřejné správy. Hodnocení by mělo probíhat každých pět let. 3. Externí hodnocení by mělo zahrnovat tyto části činností IA: Statut IA, nezávislost a objektivitu IA, účinnost a účelnost strategie IA a jeho plánů, kvalitu dohledu vedoucího útvaru IA, soulad se Standardy, dodržování Manuálu pro interní audit KÚ ZK, plnění výkonnostních standardů a ukazatelů. 4. Výstupem hodnocení je zpravidla názor na soulad činnosti IA se Standardy a posouzení a hodnocení používání nejlepších postupů. Výsledky hodnocení budou projednány s vedoucím útvaru IA, který dále informuje vedoucího orgánu veřejné správy. Při zjištěných nedostatcích vedoucí Útvaru IA vypracuje akční plán, který projedná s vedoucím orgánu veřejné správy. Vedoucí orgánu veřejné správy rozhodne o jeho realizaci a termínech pro splnění jednotlivých doporučení. 5. Vedoucí útvaru IA sleduje plnění akčního plánu až do úplného splnění, o čemž podává vedoucímu orgánu veřejné správy zprávu nejpozději v rámci příštího periodického hodnocení kvality. Článek 9 Užívání výrazu Provedeno v souladu se Standardy 1. Vyplyne-li z hodnocení Programu pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu, že útvar IA pracuje v souladu se Standardy, je oprávněn uvádět ve zprávách interního auditu jako garanci kvality doložku Provedeno v souladu s Mezinárodními standardy pro profesní praxi interního auditu. Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 67

68 2. Pokud nebylo možno v rámci konkrétního auditu plně pracovat v souladu se Standardy a etickým kodexem interního auditora a tento nesoulad ovlivnil celkový rozsah nebo postupy IA, musí být o této skutečnosti informován vedoucí orgánu veřejné správy. Článek 10 Výbor pro audit Funkci výboru pro audit plní finanční výbor zastupitelstva, jemuž je pravidelně předkládána výroční ujišťovací zpráva za uplynulé období, která je na zasedání diskutována za účasti vedoucího útvaru IA. Článek 11 Účinnost Tento pokyn vedoucího odboru (útvaru) nabývá účinnosti dnem následujícím po podpisu vedoucího Útvaru interního auditu. jméno a příjmení vedoucí Útvaru interního auditu 68 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

69 Příloha č. 2 Vzorový kontrolní list Periodické roční hodnocení kvality IA metodou sebehodnocení auditním týmem Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 69

70 70 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

71 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 71

72 72 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

73 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 73

74 Příloha č. 3 Vzorový kontrolní list Periodické roční hodnocení kvality IA metodou sebehodnocení vedoucím útvaru interního auditu 74 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

75 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 75

76 76 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

77 Příloha č. 4 Vzorové Roční hodnocení kvality IA vedoucím orgánu veřejné správy Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 77

78 78 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

79 Příloha č. 5 Vzorový list Přehled auditních výkonů za rok 20xx Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 79

80 Příloha č. 6. Vzorový dotazník k hodnocení interního auditu vedoucím auditovaného útvaru 80 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

81 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 81

82 Příloha č. 7. Vzorový dotazník k hodnocení interního auditu vedoucím auditovaného útvaru (další verze s použitím xls formátu) 82 Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě

83 Příloha č. 8. Vzorový Check-list pro vydání předběžné a konečné verze zprávy Metodická pomůcka k zabezpečení Programu kvality interního auditu v malých útvarech ve veřejné správě 83