Petržalský domov seniorov

Transkript

1 Petržalský domov seniorov Rusovská cesta 58, Bratislava Smernica č. 2/2016 REGISTRATÚRNY PORIADOK Mgr. Jana Artnerová, MHA riaditeľka PDS Názov poskytovateľa sociálnej služby Petržalský domov seniorov Sídlo poskytovateľa poskytovania sociálnej služby Rusovská cesta 58, Bratislava Poradové číslo vnútorného predpisu 2/2016 Schválila Mgr. Jana Artnerová, MHA, riaditeľka PDS Dátum schválenia vnútorného predpisu Účinnosť vnútorného predpisu od Ruší sa vnútorný predpis Smernica č. 02/2016 Prílohy 12 1

2 Smernica č. 02/2016 Petržalského domova seniorov z o registratúrnom poriadku Na zabezpečenie jednotného postupu pri správe registratúry podľa osobitného predpisu 1 v pôsobnosti Petržalského domova seniorov (ďalej len domov ) ustanovujem: PRVÁ ČASŤ ZÁKLADNÉ USTANOVENIA Čl. 1 Úvodné ustanovenia 1. Registratúrny poriadok ustanovuje postup organizačných útvarov (ďalej len útvar ) a zamestnancov domova pri správe registratúry, a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán domova, ktorý tvorí prílohu č. 1 tohto predpisu. 2. Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy (ďalej len špeciálne druhy registratúrnych záznamov ) - účtovné záznamy sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom Tento registratúrny poriadok je určený iba pre vnútornú potrebu domova. 4. Správu registratúry zabezpečuje podateľňa, ktorá plní aj funkciu výpravne (ďalej len podateľňa ), útvary a registratúrne stredisko. Činnosť podateľne zabezpečuje asistentka riaditeľky. Činnosť registratúrneho strediska a funkciu správcu registratúry domova zabezpečuje externý archivár. 5. Riaditeľka domova dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojím pracovným povinnostiam. 6. Za dodržiavanie ustanovení tohto registratúrneho poriadku v rámci útvaru zodpovedá príslušný nadriadený zamestnanec (ďalej len "nadriadený"). 7. Domov spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví správca registratúry domova zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje riaditeľka domova. 8. Zamestnanec pri skončení rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá nadriadenému útvaru spisy a evidenčné pomôcky ods. 3 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. 2 Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach, zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení zákona č. 84/2014 Z. z. 2

3 9. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov domova vykonáva Štátny archív v Bratislave, Križkova 7, Bratislava 1, (ďalej len štátny archív ) Domov vedie evidenciu záznamov v štátnom jazyku Slovenskej republiky. 4 Čl. 2 Základné pojmy Na účely tohto registratúrneho poriadku sa rozumie a. záznamom písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti domova alebo bola domovu doručená, b. spisom registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci, c. spisovým obalom neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorej sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami, d. interným záznamom registratúrny záznam vzniknutý v procese komunikácie dvoch alebo viacerých útvarov, e. registratúrou súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných domovom, f. registratúrnym strediskom miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy domova do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia, g. zásielkou záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi, h. spracovateľom zamestnanec domova, ktorému bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorý zodpovedá za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu, i. podateľňou pracovisko, ktoré zabezpečuje príjem a triedenie zásielok, ich prideľovanie útvarom a zamestnancom, ako aj odosielanie zásielok, j. správcom registratúry je externý archivár, ktorý vykonáva činnosti podľa čl. 16 ods. 3 tohto registratúrneho poriadku a metodicky usmerňuje zamestnancov domova na úseku správy registratúry, zodpovedá za metodické usmerňovanie a koordináciu všetkých odborných činností súvisiacich so správou registratúry domova vrátane činnosti registratúrneho strediska, DRUHÁ ČASŤ ZÁSIELKY Čl. 3 Prijímanie elektronických zásielok 1. Prijímanie elektronických zásielok upravuje osobitný predpis Domov prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej pošty. Elektronické zásielky prijíma podateľňa a útvary. 3. Domov prijíma elektronické zásielky v dátových formátoch doc, docx, html, pdf, odt, png, rtf, txt, xls, xlsx, xml, tiff, gif, jpg a jpeg. Ak je elektronická zásielka doručená v inom dátovom formáte, považuje sa za nedoručenú. Čl a 24a zákona č. 395/2002 Z. z. 4 3 ods. 3 písm. c) zákona č. 270/1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov. 5 1 až 3 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 3

4 Prijímanie neelektronických zásielok a podaní 1. Prijímanie neelektronických zásielok upravuje osobitný predpis Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli domovu doručené prostredníctvom poštového podniku, kuriérnej služby alebo podania doručené do podateľne osobne ak sú adresované domovu. Podania môže v rámci úradného konania prijímať každý odborný zamestnanec domova. 3. Nedostatky pri doručení zásielok podateľňa reklamuje v poštovom podniku. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravujú poštové podmienky vydané poštovým podnikom. 4. Prevzatie zásielky, ktorú žiadateľ podal osobne môže preberajúci potvrdiť aj na prednom diele doručenky podľa predtlače. Prevzatie zásielky doručenej kuriérom sa vyznačí v doručovacej knihe alebo na súpiske, ktorou boli prijaté. Čl. 5 Triedenie a otváranie zásielok 1. Triedenie a otváranie zásielok upravuje osobitný predpis Podateľňa triedi zásielky na a. zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú, b. zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo organizačnému útvaru, ktorý vedie ich evidenciu (faktúry), c. zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené, d. noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu. 3. Podateľňa neotvára súkromné zásielky, zásielky, na ktorých je uvedené, že sa nesmú otvárať, zásielky adresované riaditeľke domova, zásielky, ktoré nie sú adresované domovu; takéto zásielky sa na obálke označia odtlačkom prezentačnej pečiatky. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami tohto registratúrneho poriadku. 4. Za súkromnú sa považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom domova. 5. Triedenie zásielok sa vykonáva podľa adresátov (útvarov). Ak nemožno z označenia zistiť, komu je zásielka určená, určí sa adresát podľa obsahu zásielky. Ak je obsah zásielky nejednoznačný, rozhodne o pridelení riaditeľka domova. 6. O pridelení neotvorených zásielok vedie podateľňa evidenciu. Otváranie takýchto zásielok, s výnimkou súkromných zásielok, vykonáva na útvare nadriadený. 7. Obálka sa uschováva do uzatvorenie spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak a. záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového podniku na obálke, b. adresa odosielateľa je uvedená len na obálke, c. má dátum podania zásielky právny účinok, d. je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky, e. ide o zásielku doručenú na návratku, 6 4 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 7 5 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 4

5 Čl. 6 Označovanie prijatých záznamov a ich zaradenie do obehu 1. Označovanie prijatých záznamov upravuje osobitný predpis Na prijaté neelektronické záznamy podateľňa odtlačí prezentačnú pečiatku. Prijatý elektronický záznam sa prevedie do listinnej podoby a podateľňa naň odtlačí prezentačnú pečiatku. Vzor prezentačnej pečiatky tvorí prílohu č. 2 tohto predpisu. V odtlačku prezentačnej pečiatky podateľňa vyznačí dátum doručenia, počet príloh a evidenčné číslo záznamu, ak ho zaevidovala do registratúrneho denníka. Ďalšie údaje sa do odtlačku prezentačnej pečiatky vpíšu na útvare. 3. Ak sa po otvorení zásielky zistí, že záznam je určený inému adresátovi, uvedie sa na obálku dátum jej otvorenia, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý ju otvoril. Pôvodná obálka sa vloží spolu s podaním do novej obálky a odošle sa správnemu adresátovi alebo sa vráti odosielateľovi. 4. Prijaté záznamy ako zmluvy, dohody, rozsudky, platobné rozkazy, predvolania na súdne pojednávanie sa označia prezentačnou pečiatkou na poslednej zadnej strane. 5. Neelektronické záznamy sa odovzdávajú príslušným útvarom. Poverený zamestnanec útvaru potvrdí ich prevzatie podpisom v registratúrnom denníku. Nesprávne pridelené záznamy vráti podateľni na opätovné pridelenie. 6. Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal. TRETIA ČASŤ EVIDOVANIE ZÁZNAMOV A SPISOV BEZ VYUŽITIA ELEKTRONICKÉHO SYSTÉMU SPRÁVY REGISTRATÚRY Čl. 7 Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry 1. Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry upravuje osobitný predpis Domov vedie evidenciu záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry centralizovaným spôsobom prostredníctvom registratúrneho denníka. 3. Pre každý kalendárny rok sa prvý pracovný deň otvára nový registratúrny denník. Registratúrny denník sa uzatvára posledný pracovný deň roka. Registratúrny denník sa uzatvára zápisom Uzatvorené číslom, pripojí sa dátum, odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky, meno, priezvisko a podpis zamestnanca vykonávajúceho činnosť podateľne. 4. Domov ďalej využíva na evidovanie záznamov a spisov ekonomickej agendy informačný systém Winibeu a samostatnú evidenciu faktúr v Knihe došlých faktúr. 8 6 a 10 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 9 9 vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 5

6 5. V registratúrnom denníku sa evidujú všetky záznamy, ktoré sú podnetom pre otvorenie spisu. 6. V registratúrnom denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybný zápis sa škrtne takým spôsobom, aby zostal čitateľný. 7. Registratúrne záznamy patriace do spisu eviduje spracovateľ na osobitnom tlačive s označením Obsah spisu, ktoré vzor tvorí prílohu č. 3 tohto registratúrneho poriadku a je neoddeliteľnou súčasťou spisu. 8. Prvý registratúrny záznam spisu zaevidovaný do registratúrneho denníka sa zároveň zapíše do obsahu spisu bez uvedenia poradového čísla. Do tlačiva Obsah spisu sa zaeviduje v poradí druhý registratúrny záznam v rámci spisu pod poradovým číslom 001. Obsah spisu sa uzatvára podčiarknutím posledného registratúrneho záznamu a zápisom Uzatvorené dňa..., počet listov..., spracoval.... Čl. 8 Tvorba spisu bez využitia elektronického systému správy registratúry 1. Tvorbu spisu upravuje osobitný predpis Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy a obsah spisu. 3. O zaradení registratúrneho záznam do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ. 4. Spracovateľ, ktorý vytvára nový spis, mu pridelí registratúrnu značku, lehotu uloženia a znak hodnoty podľa registratúrneho plánu domova, vyhotoví spisový obal a vloží doň tlačivo Obsah spisu. 5. Číslo spisu sa prideľuje registratúrnemu záznamu a. ktorého vybavenie patrí do pôsobnosti domova, b. obsahujúcemu informácie dôležité pre činnosť domova, c. vzniknutému z vlastného podnetu domova, d. adresovanému domovu, ale nepatriacemu do jeho pôsobnosti, e. dodatočne pozvánke, ak na ňu domov odpovedá. 6. Číslo spisu obsahuje poradové číslo z registratúrneho denníka a rok. 7. Spisový obal je neoddeliteľnou súčasťou spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy spolu s prílohami a obsah spisu. Spisový obal obsahuje názov domova, názov útvaru, číslo spisu, vec, registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, dátum uzatvorenia spisu, meno a priezvisko spracovateľa a označenie "Spisový obal".; jeho vzor tvorí prílohu č. 4 tohto registratúrneho poriadku. 8. Registratúrne záznamy súvisiace s vybavením jednej veci sa evidujú v jednom kalendárnom roku pod rovnakým číslom spisu. Registratúrny záznam nesmie zostať nezaradený do spisu. Obsah spisu sa vyhotovuje priebežne a to aj pri prechode spisu do nasledujúceho roku; uzatvára sa spolu s uzatvorením spisu. 9. Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový záznam v tej istej veci alebo nový záznam vznikne v domove, zaeviduje sa v registratúrnom denníku nového kalendárneho roka, jeho číslo sa stáva číslom spisu. Spis dostáva nový spisový obal alebo sa nové číslo spisu vyznačí na pôvodnom spisovom obale. Prepojenie spisov sa vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 6

7 vyznačí v registratúrnych denníkov obidvoch rokov (predchádzajúce číslo, nasledujúce číslo). 10. Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu. Jednotlivé registratúrne záznamy nesmú byť z uzatvoreného spisu vyňaté. ŠTVRTÁ ČASŤ VYBAVOVANIE SPISOV Čl. 9 Vybavovanie spisov 1. Vybavovanie spisu upravuje osobitný predpis Registratúrny záznam alebo spis sa vybavuje: a. registratúrnym záznamom, b. odstúpením, c. vzatím na vedomie, d. úradným záznamom, 3. Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisov. Spracovateľ vyhotovuje registratúrne záznamy podľa platných technických noriem Spracovateľ podľa pokynov nadriadeného volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená. 5. Spracovateľ sa nesmie podieľať na vybavovaní registratúrneho záznamu, obsahom ktorého je jeho vlastný záujem, záujem osôb jemu blízkych alebo osôb, s ktorými je v blízkom alebo príbuzenskom vzťahu. Ak mu bol takýto registratúrny záznam pridelený na vybavenie, upozorní na to nadriadeného, ktorý určí iného spracovateľa. 6. Ak sa po zaevidovaní záznamu zistí, že vybavenie nepatrí do pôsobnosti domova, odstúpi ho spracovateľ so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu alebo organizácii. Odosielateľa o tomto postupe informuje. 7. Nadriadený spracovateľa skontroluje vybavenie podania; zodpovedá za jeho posúdenie z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania všeobecne záväzných právnych predpisov a interných predpisov. 8. Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu spracovateľ vyznačí v obsahu spisu, na spisovom obale, ako aj v registratúrnom denníku alebo v inej evidencii; záznam musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená, kde je spis uložený a dátum uzatvorenia spisu. 9. Spracovateľ môže mať u seba iba neuzatvorené spisy. Čl. 10 Používanie pečiatok vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 12 STN Pravidlá písania a úpravy písomností STN Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy 7

8 1. Používanie pečiatok a ich evidenciu upravuje osobitný predpis Petržalský domov seniorov a všetky organizačné zložky ( ďalej len zariadenie ) používa v úradnom styku tieto pečiatky: prezentačná úradná pečiatka úradná podlhovastá pečiatka úradná okrúhla pečiatka pomocné pečiatky 3. Prezentačná úradná pečiatka sa používa v administratívnom styku s fyzickými a právnickými osobami a odtláča sa čiernou farbou. 4. Odtlačok úradnej podlhovastej pečiatky sa používa v bežnom administratívnom styku s fyzickými a právnickými osobami. Text odtlačku úradnej podlhovastej pečiatky je zhodný s textom v záhlaví úradného listu. Jednotlivé exempláre úradných podlhovastých pečiatok sú označené arabskými číslicami. Úradná podlhovastá pečiatka sa odtlačí modrou farbou. 5. Úradná okrúhla pečiatka sa odtláča modrou farbou. 6. Iné pomocné pečiatky v administratívnom styku: napr. pečiatka Základná finančná kontrola sa odtláča čiernou farbou, pečiatka s podpisovým vzorom (faksimile) sa odtláča modrou farbou, dátumovka sa odtláča čiernou farbou, pečiatka Súhlasím s preplatením nadčasov sa odtláča čiernou farbou, pečiatka Základná odborová organizácia sa odtláča čiernou farbou a pod. 7. Odtlačok pečiatky netvorí právne nevyhnutnú súčasť záznamu. Odtláča sa spravidla vtedy, ak tak ustanovuje všeobecne záväzný právny predpis alebo zaužívaná prax v obchodnom a úradnom styku. 8. Vyhotovenie úradných pečiatok zabezpečuje riaditeľka zariadenia podľa schváleného návrhu. 9. Evidenciu úradných pečiatok vedie kancelária riaditeľky zariadenia. (príloha č. 2- Evidencia a vzory pečiatok) 10. Evidencia úradných pečiatok obsahuje: odtlačok pečiatky s uvedením mena, priezviska, funkcie zamestnanca, ktorý ju používa dátum a podpis používateľa pri preberaní úradnej pečiatky dátum a podpis zamestnanca pri vrátení pečiatky 11. Zamestnanec, ktorý úradnú pečiatku prevzal do používania, je povinný pred skončením pracovnej doby ju odkladať na miesto, ktoré sa dá uzamknúť a tým ju zabezpečiť pred zneužitím. 12. Úradnú pečiatku, ktorá stratila platnosť, respektíve poškodenú alebo nečitateľnú úradnú pečiatku odovzdajú zamestnanci do kancelárie riaditeľky zariadenia a jej vrátenie potvrdia podpisom a dátumom v evidencii úradných pečiatok. 13. Neplatné, poškodené a nečitateľné úradné pečiatky sa komisionálne likvidujú vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 8

9 14. Na likvidáciu neplatných, poškodených alebo nečitateľných pečiatok podá riaditeľka návrh likvidačnej komisii na jej likvidáciu. Likvidačná komisia zabezpečí nezvratné zničenie úradnej pečiatky, o čom vyhotoví úradný záznam. 15. Za nesprávnosť používania úradných pečiatok zodpovedajú vedúci jednotlivých úsekov. 16. Za úschovu, stratu, poškodenie a odovzdanie úradných pečiatok zodpovedajú používatelia pečiatok. Čl. 11 Podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov 1. Podpisovanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis Záznamy podpisuje riaditeľka alebo ňou poverený zamestnanec v rozsahu zverenej pôsobnosti útvaru. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpisovaného záznamu Meno a priezvisko, ako aj funkčné označenie podpisujúceho sa vytlačia. Ak záznam v neprítomnosti riaditeľky podpisuje ňou poverený zamestnanec, pripojí pred svoj podpis skratku v z. (v zastúpení). 4. Ak sa neelektronické registratúrne záznamy odovzdávajú na rozmnožovanie, uvedie sa na registratúrny záznam za vytlačeným menom a priezviskom podpisujúceho skratka "v. r." (vlastnou rukou). Riaditeľka podpíše iba originál registratúrneho záznamu. Čl. 12 Odosielanie zásielok 1. Odosielanie zásielok upravuje osobitný predpis Zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene, na návratku (doručenku), ďalej kuriérnymi službami alebo telekomunikačnými prostriedkami. 3. Doporučené zásielky a zásielky na návratku (doručenku) sa zapisujú do doručovacích hárkov, v ktorých pošta potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje. 4. Doporučene na návratku s označením do vlastných rúk za odosielajú záznamy, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia a záznamy s dokladmi. Vrátené podpísané návratky spracovateľ založí do spisu. 5. Spracovateľ vyznačí všetky nevyhnutné pokyny pre odoslanie zásielky a dátum odoslania vyznačí v evidencii spisov. 6. Súkromná korešpondencia je z prepravy s úradnými zásielkami vylúčená. 7. Doporučene na návratku s označením "do vlastných rúk" sa odosielajú najmä registratúrne záznamy s dokladmi, ktoré domov vracia, ako aj predvolania na rokovanie a iné záznamy, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 15 Smernica č. 3/2015 Organizačný poriadok vyhlášky č. 410/2015 Z. z zákona č. 71/1967 Zb. 9

10 8. Na vrátené podpísané návratky podateľňa zaznamená dátum doručenia a návratku odovzdá príslušnému útvaru domova na založenie do spisu. 9. Domov môže odovzdať zásielku fyzickej osobe po preukázaní jej osobnej totožnosti úradným dokladom.. Prevzatie sa potvrdzuje podpisom na kópii záznamu alebo na doručovacom lístku (pri balíkoch) s uvedením dátumu prevzatia. Údaj o osobnom prevzatí vyznačí podateľňa v denníku slovami Prevzaté osobne. PIATA ČASŤ UKLADANIE SPISOV Čl. 13 Registratúrny plán 1. Registratúrny plán usporadúva registratúru domova do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činnosti domova. Jednotlivým vecným skupinám spisov určuje registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia. 2. Registratúrna značka sa ustanovuje v registratúrnom pláne pre vecnú skupinu spisov. Registratúrna značka určuje ich miesto v registratúre domova. Skladá sa z alfanumerickej skratky, pričom prvé písmeno označuje typ agendy, druhé písmeno vecnú skupinu spisov v rámci danej agendy a číslica druh registratúrneho záznamu v rámci danej vecnej skupiny. 3. Registratúrny plán a jeho dodatky pripravuje a aktualizuje externý archivár v spolupráci s riaditeľkou a štátnym archívom. Čl. 14 Ukladanie registratúrneho záznamu a spisu 1. Ukladanie registratúrnych záznamov a spisov upravuje osobitný predpis Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných obaloch pre každú registratúrnu značku; v obale sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu. 3. Spracovateľ pred uzatvorením spisu skontroluje jeho úplnosť podľa obsahu spisu. Ak je spis neúplný, zodpovedá za jeho doplnenie. Pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné poznámky. Spis, ktorý nie je označený registratúrnou značkou, znakom hodnoty a lehotou uloženia dodatočne označí. 4. Ukladacie jednotky (spisové dosky, fascikle, zväzky, obaly) sa označujú štítkom s názvom domova, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, lehotou uloženia a rokom spisov (vzor č. 2). 5. Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príručnej registratúre premiestňujú do registratúrneho strediska. 6. Uzatvorený spis sa ukladá u spracovateľa v príručnej registratúre a následne registratúrnom stredisku 19, vyhlášky č. 410/2015 Z. z ods. 1 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. 10

11 Čl. 15 Príručná registratúra útvaru 1. Vedenie príručnej registratúry upravuje osobitný predpis Miesto uloženia registratúry útvaru (ďalej len "príručná registratúra") určí nadriadený útvaru. 3. Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek v samostatnej úložnej jednotke pre každú registratúrnu značku, kde sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu. 4. Úložná jednotka sa označuje štítkom s názvom domova, názvom útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, ak je v registratúrnom pláne ustanovený, lehotou uloženia a ročníkom spisov. Vzor štítku s identifikačnými údajmi je uvedený v prílohe č. 5 tohto registratúrneho poriadku. 5. Uzatvorené spisy sa po uplynutí jedného roka úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do registratúrneho strediska na základe zoznamu odovzdávaných spisov, ktoré vzor tvorí prílohu č. 6 tohto registratúrneho poriadku. Čl. 16 Registratúrne stredisko domova 1. Činnosť registratúrneho strediska upravuje osobitný predpis Domov zriaďuje registratúrne stredisko. Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry domova, ktorým je externý archivár. 3. Správca registratúry a. v určených termínoch preberá do registratúrneho strediska uzatvorené spisy a eviduje ich, b. ukladá prevzaté spisy a bezpečne ich uschováva a všestranne ochraňuje, c. zabezpečuje prístup k prevzatým spisom a jeho evidenciu, d. zabezpečuje vyraďovanie spisov vrátane vyraďovania špeciálnych druhov záznamov. e. usmerňuje pracovné postupy pri dodržiavaní ustanovení tohto registratúrneho poriadku, f. zabezpečuje školenia k tomuto predpisu, 4. Špeciálne druhy záznamov sa ukladajú oddelene v špecializovaných registratúrnych strediskách na útvaroch domova, z činnosti ktorých vznikli; to nevylučuje dohľad správcu registratúry aj nad touto časťou registratúry domova. ŠIESTA ČASŤ PRÍSTUP K REGISTRATÚRE Čl. 17 Prístup k registratúre 1. Prístup k registratúre upravuje osobitný predpis vyhlášky č. 410/2015 Z. z vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 11

12 2. Prístup k spisom uloženým v príručných registratúrach alebo v registratúrnom stredisku sa zamestnancom domova umožňuje v rozsahu potrebnom na plnenie svojich pracovných úloh podľa týchto zásad: a. zamestnanci útvaru domova môžu nazerať do spisov alebo vypožičiavať si spisy útvaru bez osobitného povolenia, b. zamestnanci domova môžu nazerať do spisov iných útvarov alebo vypožičiavať si ich so súhlasom nadriadeného príslušného útvaru alebo riaditeľky domova. 3. Zamestnancom sa spisy vypožičiavajú na 15 pracovných dní. Zamestnanec potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku. Výpožičný lístok, ktorého vzor tvorí prílohu č. 7 tohto registratúrneho poriadku, sa vloží na miesto vypožičaného spisu. 4. Domov umožní na základe písomného poverenia nazeranie do registratúry právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich pracovných úloh. Domov môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a ak preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky. 5. Vypožičanie spisu mimo domov môže povoliť len riaditeľka domova. V takom prípade sa vyhotoví reverz, ktorého vzor tvorí prílohu č. 8 tohto registratúrneho poriadku. Reverz sa vyhotoví v dvoch exemplároch a uvedie sa v ňom číslo spisu, vec a identifikačné údaje žiadateľa. 6. Spisy sa vypožičiavajú mimo domov v ním určených lehotách. Správca registratúry domova môže so súhlasom riaditeľky domova lehotu v odôvodnených prípadoch predĺžiť. 7. Poverený zamestnanec útvaru domova alebo správca registratúry vedie o prístupe k registratúre evidenciu. Kontroluje dodržiavanie lehoty vypožičania; po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis vrátil. 8. Domov vyhotovuje na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov a osvedčuje na nich ich zhodu s registratúrnym záznamom; domovom osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu. 23 SIEDMA ČASŤ VYRAĎOVANIE SPISOV Čl. 18 Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov 1. Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy / spisy, ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota vyhlášky č. 410/2015 Z. z., zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení Zákona č. 84/2014 Z. z ods. 2 písm. l) zákona č. 395/2002 Z. z. v znení zákona č. 266/2015 Z. z. 12

13 2. Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť domova 24 a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia. 3. Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že a. spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti štátneho archívu, b. spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený na zničenie. 4. Ustanovenia tohto registratúrneho poriadku sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov. 25 Čl. 19 Znak hodnoty a lehota uloženia. 1. Znak hodnoty,,a" sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie záznamu. Pri záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, a to duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť domova. 2. Lehotu uloženia spisov ustanovuje registratúrny plán. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne. 3. Návrhy na predĺženie, prípadne skrátenie lehôt uloženia sa predkladajú správcovi registratúry. 26 Čl. 20 Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov 1. Návrh na vyradenie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov, ktorým uplynuli lehoty uloženia (ďalej len "vyraďovanie spisov"), vzniknutých z jeho činnosti domov predkladá štátnemu archívu minimálne raz za päť rokov Riaditeľka domova dbá, aby domov zabezpečil pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami tohto registratúrneho poriadku. 3. Vyraďovanie spisov sa pripravuje v registratúrnom stredisku. Vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov sa pripravuje v útvaroch, kde sú tieto spisy uložené. Čl. 21 Návrh na vyradenie spisov 1. Správca registratúry domova pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov (ďalej len "návrh"), ktorého vzor tvorí prílohu č. 9 tohto registratúrneho poriadku. K návrhu na vyradenie priloží zoznam vecných skupín spisov so znakom hodnoty,,a", ktorého vzor tvorí prílohu č. 10 tohto registratúrneho poriadku a zoznam vecných ods. 1 zákona č. 395/2002 Z. z. 25 Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov, vyhláška č. 453/2007 z. z ods. 5 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky č. 242/2007 Z. z až 22 zákona č. 395/2002 Z. z. 13

14 skupín spisov bez znaku hodnoty,,a", ktorého vzor tvorí prílohu č. 11 tohto registratúrneho poriadku. 2. Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť predložené zamestnancom štátneho archívu. 3. Štátny archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Môže vykonať odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. 28 Domov môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty, ak mu rozhodnutie nebolo doručené do 60 dní od predloženia návrhu na vyradenie. 29 Čl. 22 Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty 1. Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska. 2. Domov zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich štátny archív neprevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú oddelene od ostatných spisov. 3. Štátny archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených úložných jednotkách protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol vyhotovený štátnym archívom. 30 ÔSMA ČASŤ SPOLOČNÉ USTANOVENIA Čl. 23 Spisová rozluka 1. Spisovú rozluku upravuje osobitný predpis Spisová rozluka sa vykoná pri organizačných zmenách domova väčšieho rozsahu alebo pri zmene jeho pôsobnosti. Čl. 24 Správa registratúry v mimoriadnej situácii 1. Správu registratúry v mimoriadnej situácii upravuje osobitný predpis Náhradnú evidenciu pri správe registratúry v mimoriadnej situácii domov vedie spravidla bez využitia elektronického systému správy registratúry, prostredníctvom registratúrneho denníka ods. 1 a 24 ods. 3 písm. d) 1. bod zákona č. 395/2002 Z. z. 12 vyhlášky č. 628/2002 Z. Z ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z ods. 3 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. 14 vyhlášky č. 628/2002 Z. z vyhlášky č. 410/2015 Z. z vyhlášky č. 410/2015 Z. z. 14

15 3. Náhradná evidencia sa vedie v súlade s metodikou Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorá bude domovu v prípade potreby poskytnutá. 4. Číslo spisu evidovaného v náhradnej evidencii sa dopĺňa o skratku MS oddeleného od roku pomlčkou. Ruší sa DEVIATA ČASŤ ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA Záverečné ustanovenia Čl. 25 Tento registratúrny poriadok nadobúda účinnosť Mgr. Jana Artnerová, MHA riaditeľka PDS 15

16 Petržalský domov seniorov Rusovská cesta 58, Bratislava Prílohy k smernici č. 2/2016 REGISTRATÚRNY PORIADOK Mgr. Jana Artnerová, MHA riaditeľka PDS Názov poskytovateľa sociálnej služby Petržalský domov seniorov Sídlo poskytovateľa poskytovania sociálnej služby Rusovská cesta 58, Bratislava Poradové číslo vnútorného predpisu 2/2016 Schválila Mgr. Jana Artnerová, MHA, riaditeľka PDS Dátum schválenia vnútorného predpisu Účinnosť vnútorného predpisu od Prílohy 11 1 Registratúrny plán 2 Evidencia a vzory pečiatok 3 Obsah spisu 4 Spisový obal 5 Štítok s identifikačnými údajmi 6 Zoznam spisov odovzdávaných z útvarov do registratúrneho strediska Petržalského domova seniorov 7 Výpožičný lístok 8 Reverz 9 Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov 10 Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty A navrhnutých na vyradenie 11 Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty A navrhnutých na vyradenie 12 Návrh na vyradenie a likvidáciu úradných pečiatok 16

17 Príloha č. 1 Smernice č. 2/2016 o registratúrnom poriadku REGISTRATÚRNY PLÁN Registratúrna značka Vecný obsah dokumentu Znak hodnoty Lehota uloženia /v rokoch/ A AGENDA SPRÁVY A RIADENIA AA1 Bežné pracovné pokyny, interné oznamy, informácie 5 AB1 Dokumenty o zriadení, zlúčení, reorganizácii, delimitácii, zrušení, A - 10 štatút AC1 Interné smernice, príkazy a rozhodnutia riaditeľa A 10 AD1 Kolektívna zmluva A 10 AE1 Majetkovoprávne dokumenty A - 10 AF1 Porada vedenia, zápisy materiály A - 10 AG1 Porada operatívna, organizačných útvarov 5 AH1 Právne záležitosti, súdne spory, sťažnosti 10 AI1 Rozhodnutia, usmernenia zriaďovateľa 10 AJ1 Správy z kontrol štátnych úradov, zriaďovateľa A - 10 AK1 Výročné správy, ročná správa o hospodárení A - 10 AL1 Zmluvy dodávateľské, odberateľské, nájomné, darovacie B AGENDA KLIENTOV BA1 Depozitné kontá klientov 10 BB1 Doklady o nákupoch a iných výdavkoch klientov 10 BC1 Evidencia a doklady obyvateľov, nástupov, odchodov, úrazov, úmrtí, 10 zoznam čakateľov BD1 Evidencia klientských prevzatých finančných prostriedkov v 10 hotovosti BE1 Hlásenia bežné denné, mesačné, štvrťročné, polročné 5 BF1 Hlásenia sestier denné, nočné 5 BG1 Osobný spis klienta 20 (po úmrtí, alebo skončení poskytovania starostlivosti) BH1 Ošetrovateľská a zdravotná dokumentácia klienta 20 po úmrtí, alebo skončení poskytovania starostlivosti) BI1 Rozpisy služieb sestier, ošetrovateľov 5 C PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA CA1 Dávky nemocenského poistenia 5 CB1 Dohody o pracovnej činnosti, vykonaní práce, brigádnickej práci 5 študentov CC1 Dohody o hmotnej zodpovednosti 5 CD1 Evidencia dochádzky, dovolenky 5 CE1 Evidenčné listy o dobe zamestnania a zárobku 50 CF1 Konkurzy, výberové konania 5 CG1 Mzdové listy 50 CH1 Osobné spisy zamestnancov 70 (od dátumu narodenia) CI1 Podklady ku mzdám, odmenám, náhrada príjmu, dovolenky, zrážky 10 zo mzdy CJ1 Prehlásenia k dani zo mzdy 10 CK1 Prehľad o odvedených preddavkov za daň, podklady k zúčtovaniu dane 10 17

18 CL1 Ročné hlásenie o vyúčtovaní dane a úhrne príjmov 10 CM1 Stravovanie zamestnancov 5 CN1 Výkazy do poisťovní, prihlášky, odhlášky 10 CO1 Výplatné listiny, mzdová rekapitulácia 10 CP1 Žiadosti o prijatie do zamestnania 1 (po strate účelu spracúvania osobných údajov) D EKONOMICKÁ A ÚČTOVNÁ AGENDA DA1 Autodoprava 10 DB1 Cestovné príkazy 10 DC1 Daňové priznania 10 DD1 Evidencia majetku 10 DE1 Inventarizácia majetku 10 DF1 Objednávky, žiadanky, dodacie, preberacie listy 5 DG1 Odpisy, vyraďovanie majetku 10 DH1 Pokladničné doklady, pokladničná kniha 10 DI1 Revízie technických zariadení, servisné zmluvy 10 DJ1 Rozbory, vyhodnotenia ročné A - 10 DJ2 Rozbory, vyhodnotenia mesačné, štvrťročné, polročné 5 DK1 Rozpočet, ročný plán činnosti, finančný plán A - 10 DL1 Skladová evidencia, príjemky, výdajky 5 DM1 Štatistické výkazy ročné A - 10 DM2 Štatistické výkazy mesačné, štvrťročné, polročné 5 DN1 Účtovná kniha, účtovné výkazy, odpisy majetku 10 DO1 Účtovná závierka A - 10 DP1 Účtovné doklady, faktúry, bankové výpisy, ich evidencie 10 DR1 Účtovné osnovy, rozvrhy, zoznamy číselných znakov 10 E AGENDA STRAVOVANIA EA1 Evidencia stravných lístkov 5 EB1 Jedálne lístky 5 EC1 Kalkulácie nákladov na stravovanie, predpis stravy 5 ED1 Prehľady stravníkov 5 EE1 Stravovacia komisia 5 EF1 Uzávierky stavu zásob, príjemky, výdajky 5 EG1 Výkazy spotreby potravín, zvyškov potravín 5 EH1 Záznamy meraní teplôt, vlhkosti, o vykonaní dezinfekcie a dezinsekcie 5 F VŠEOBECNÁ AGENDA FS1 Agenda BOZP, PO 10 FB1 Agenda autodopravy 5 FC1 Bežná korešpondencia 5 FD1 Evidencia návštev 5 FE1 Evidencia pečiatok 10 FF1 Pracovné úrazy 10 FG1 Projektová, rozpočtová dokumentácia vlastných budov 10 FH1 Registratúrny denník A - 10 FI1 Verejné obstarávanie 10 FJ1 Vyraďovacie konanie A

19 Príloha č. 2 Smernice č.2/216 o registratúrnom poriadku EVIDENCIA A VZORY PEČIATOK Odtlačok pečiatky Meno a priezvisko /funkcia zamestnanca Dátum prevzatia / podpis Dátum odovzdania / podpis 19

20 Príloha č.3 Smernice č.2/216 o registratúrnom poriadku OBSAH SPISU Petržalský domov seniorov Rusovská cesta 332/ Bratislava Vec: Číslo spisu: Por. č. zázn. Dátum doručenia/ odoslania Odosielateľ/ adresát Vec Počet príloh Dátum vybavenia Spôsob vybavenia N Vyhotovil: Dňa: 20

21 Príloha č. 4 Smernice č.2/2016 o registratúrnom poriadku SPISOVÝ OBAL Petržalský domov seniorov Rusovská cesta 332/ Bratislava Číslo spisu: Registratúrna značka: Lehota uloženia: Znak hodnoty: S P I S O V Ý O B A L Vec Dátum evidencie: Vybavuje: Dátum uzatvorenia spisu: 21

22 Príloha č. 5 Smernice č.2/216 o registratúrnom poriadku ŠTÍTOK S IDENTIFIKAČNÝMI ÚDAJMI Petržalský domov seniorov Vec Registratúrna značka Znak hodnoty a Lehota uloženia Ročník spisov 22

23 Príloha č. 6 Smernice č. 2/216 o registratúrnom poriadku ZOZNAM SPISOV ODOVZDÁVANÝCH Z ÚTVAROV DO REGISTRATÚRNEHO STREDISKA PETRŽALSKLÉHO DOMOVA SENIOROV Odovzdávajúci: Dátum odovzdania: Odovzdaný ročník: RZ Číslo spisu ZH - LU Poznámka Registratúrne stredisko podpis Odovzdávajúci podpis RZ - registratúrna značka ZH - znak hodnoty LU - lehota uloženia Poznámka: napr. do poznámky sa zapisuje znak 0, t.j. neodovzdaný spis. 23

24 Príloha č. 7 Smernice č- 2/2016 o registratúrnom poriadku VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK Petržalský domov seniorov VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK Registratúrna značka / názov spisu: Žiadateľ: (kto, kedy) Vybral: (kto, kedy) Založil: (kto, kedy) 24

25 Príloha č. 8 Smernice č. 2/2016 o registratúrnom poriadku REVERZ Petržalský domov seniorov Vaše číslo: Naše číslo: Výpožičná lehota: Dátum: REVERZ Potvrdzujeme, že sme prevzali spis (záznam) ako výpožičku od Petržalského domova seniorov. Zaväzujeme sa, že spis (záznam) bude bezpečne uložený a použitý len v úradných miestnostiach a za tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný. Ďalej sa zaväzujeme, že spis (záznam) vrátime v pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a rozsahu, stanovenej lehote a dohodnutým spôsobom, a to do:... Požičaný bol tento spis (záznam) Vrátené dňa:... Meno a priezvisko zamestnanca Petržalského domova seniorov Vypožičané dňa... Meno a priezvisko zástupcu žiadateľa o výpožičku podpis podpis pečiatka 25

26 Príloha č. 9 Smernice č. 2/2016 o registratúrnom poriadku NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV Petržalský domov seniorov, Rusovská cesta 332/58, Bratislava Štátny archív v Bratislave Križkova Bratislava 1 Váš list číslo/zo dňa Naše číslo Vybavuje/linka Miesto odoslania /dátum Vec Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov - predloženie Podľa 19 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov navrhujeme na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti Petržalského domova seniorov, ktoré uvádzame v pripojených zoznamoch. Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s Registratúrnym poriadkom Petržalského domova seniorov č.... z roku 2016 navrhujeme vyradiť takto: 1. záznamy so znakom hodnoty A v počte... položiek z rokov...odovzdať do Štátneho archívu v Bratislave, 2. záznamy bez znaku hodnoty A v počte... položiek z rokov... odovzdať na zničenie. Registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v registratúrnom stredisku Petržalského domova seniorov, Rusovská cesta 332/58, Bratislava. Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia. Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme pre svoju činnosť. Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty A a bez znaku hodnoty A, ktoré sú uvedené v pripojených zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie. prílohy Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty A navrhnutých na vyradenie Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty A navrhnutých na vyradenie podpis titul, meno, priezvisko funkcia 26

27 Príloha č. 10 Smernice č. 2/2016 o registratúrnom poriadku ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV SO ZNAKOM HODNOTY..A" NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE Petržalský domov seniorov, Rusovská cesta 332/58, Bratislava Príloha k návrhu na vyradenie Číslo spisu: Dátum Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty "A" navrhnutých na vyradenie Por. RZ Názov vecnej ZH Rozpätie Množstvo Poznámka č. skupiny LU rokov Vysvetlivky: Por. č. RZ Vecná skupina ZH LU Množstvo Poznámka - poradové číslo (číslo položky) - registratúrna značka - názov podľa registratúrneho plánu -znak hodnoty -lehota uloženia -počet fasciklov, balíkov a podobne -napríklad obmedzenie prístupu, fyzický stav a podobne 27

28 Príloha č. 11 Smernice č. 2/2016 o registratúrnom poriadku ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV BEZ ZNAKU HODNOTY A NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE Petržalský domov seniorov, Rusovská cesta 332/58, Bratislava Príloha k návrhu na vyradenie Číslo spisu: Dátum Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty " A" navrhnutých na vyradenie Por. RZ Názov vecnej LU Rozpätie Množstvo Poznámka č. skupiny rokov Vysvetlivky: Por. č. RZ Vecná skupina LU Množstvo Poznámka - poradové číslo - registratúrna značka - názov podľa registratúrneho plánu -lehota uloženia -počet fasciklov, balíkov, šanónov a podobne -napríklad obmedzenie prístupu, fyzický stav a podobne 28

29 Príloha č. 12 Smernice č. 2/2016 o registratúrnom poriadku Petržalský domov seniorov, Rusovská cesta 332/58, Bratislava PRÍKAZ RIADITEĽKY Návrh na vyradenie a likvidáciu úradných pečiatok V zmysle Zásad vyhotovovania, evidovania, používania a likvidovania úradných pečiatok v Zariadení pre seniorov Petržalský domov seniorov, Rusovská cesta 58, Bratislava predkladám likvidačnej komisii návrh na vyradenie a likvidáciu neplatných a poškodených pečiatok uvedených v prílohe č. 1 tohto návrhu. Príloha : zoznam úradných pečiatok na likvidáciu Mgr. Jana Artnerová, MHA riaditeľka PDS 29

30 Zoznam úradných pečiatok na likvidáciu 30