Spisový a skartační řád. Městského úřadu Brandýs nad Labem-Stará Boleslav

Transkript

1 Směrnice č. 5/2017 Spisový a skartační řád Městského úřadu Brandýs nad Labem-Stará Boleslav ve znění dodatku č. 1 ze dne , dodatku č. 2 ze dne Zpracovatel: Mgr. Radek Dünebier, tajemník úřadu Bc. Zbyněk Zeman, vedoucí Odboru vnitřní správy Rozsah působnosti: Zaměstnanci města zařazení do městského úřadu využívající v rámci své pracovní činnosti systém spisové služby Nabývá účinnosti: Počet stran: Počet příloh: včetně příloh 3 Tímto předpisem se ruší: Spisový a skartační řád MěÚ Brandýs nad Labem-Stará Boleslav účinný od Originál předpisu je uložen: Elektronická podoba předpisu je uložena: personální úsek kanceláře vedení úřadu Server MěÚ - síťový disk Směrnice Vydal: Tajemník MěÚ Obdrží / na vědomí: Všichni zaměstnanci města zařazení do městského úřadu využívající v rámci své pracovní činnosti systém spisové služby 1

2 Obsah Část I...3 Čl. 1 - Úvodní ustanovení...3 Část II - Spisový a skartační řád...4 Čl. 2 - Základní pojmy...4 Čl. 3 - Příjem dokumentů...6 Čl. 4 - Příjem dokumentů v digitální podobě...8 Čl. 5 - Příjem dokumentů v analogové podobě. Protokol o ústním sdělení...8 Čl. 6 - Označování dokumentů...9 Čl. 7 - Autorizovaná konverze dokumentů...11 Čl. 8 - Jiný převod dokumentů Čl. 9 - Evidence dokumentů...12 Čl Rozdělování a oběh dokumentů...14 Čl Vyřizování dokumentů...15 Čl Tvorba spisu a jeho označování Čl Přidělování spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty...16 Čl Podepisování dokumentů. Užívání razítek...16 Čl Vyhotovování dokumentů Čl Podoba vyhotovovaných dokumentů.19 Čl Odesílání dokumentů...20 Čl Interní korespondence...20 Čl Ukládání spisů do spisovny...21 Čl Výpůjčky dokumentů ze spisovny...22 Čl Vyřazování dokumentů. Skartační řízení...23 Čl Spisová rozluka...24 Čl Vedení spisové služby v mimořádných situacích Čl Řízení a kontrola. Metodická činnost...26 Čl Závěrečná ustanovení...26 Přílohy... Příloha č. 1 - Spisový a skartační plán...28 Příloha č. 2 - Přehled pracovišť a organizační struktura úřadu...53 Příloha č. 3 - Přehled písemností, které se neoznačují jednacím číslem

3 Část I Čl. 1 - Úvodní ustanovení (1) Spisový a skartační řád je závazný interní právní akt (akt interního řízení) úřadu, stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení resp. Vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení. Všichni zaměstnanci úřadu, kteří jsou pověřováni vyřizováním dokumentů, jsou povinni řídit se pokyny v něm uvedenými a za manipulaci s dokumenty, které vytvořili nebo převzali, jsou zodpovědní. Spisová služba je nedílnou součástí jejich pracovní činnosti. Tento spisový řád se vztahuje na dokumenty týkající se samostatné i přenesené působnosti města Brandýs nad Labem-Stará Boleslav. (2) Řád je vydáván podle ustanovení 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a zpracován podle ustanovení 66 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění (dále jen vyhláška ). (3) Spisovou službou se pro účely tohoto řádu rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, vznikem, evidencí, oběhem, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, označováním, ukládáním a vyřazováním (skartací) dokumentů. (4) Manipulaci s dokumenty u úřadu provádí centrální podatelna, jejíž součástí je i výpravna, a podatelny a výpravny na dislokovaných pracovištích 1/, spisovny 2/ a pověření zaměstnanci jednotlivých odborů, oddělení úřadu nebo jiných součástí (dále jen útvar ). (5) Dokumenty se pro účely tohoto spisového a skartačního řádu rozumějí písemné, obrazové, zvukové, elektronické nebo jiné záznamy, ať již v podobě analogové či digitální, které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti. (6) Úřad vede spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby IS VERA Radnice, umožňujícím elektronickou správu dokumentů v digitální i analogové podobě. Správu informačního systému zabezpečuje odbor informatiky. (7) Tento řád je závazný pro zaměstnance města a jiné osoby, které jsou organizačně začleněny do městského úřadu (dále jen zaměstnanci ). (8) Za vedení spisové služby úřadu je odpovědný tajemník úřadu a na jednotlivých odborech a odděleních vedoucí příslušného odboru nebo oddělení. 3

4 Část II Spisový a skartační řád Čl. 2 - Základní pojmy (1) Autenticita vlastnost dokumentu, charakterizující jeho originální původnost a hodnověrnost. (2) Autorizovaná konverze dokumentu úplné převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky (autorizace); a naopak úplné převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě včetně pořízení ověřovací doložky. (3) Časové razítko digitální zabezpečení dokumentu proti jeho změnám v čase, stvrzuje tak jeho autenticitu. Jedná se o datovou zprávu, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb, a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. (4) Číslo jednací evidenční znak (označení) dokumentu je jedinečné pro každý dokument a je tvořeno zkratkou zpracujícího útvaru, spojovníkem, pořadovým číslem dokumentu z jednotné řady pro celý úřad, lomeno rokem pořízení a připojenou značkou zpracovatele. (5) Číslo spisu pořadové číslo spisu založeného v daném roce, tvořící jednotnou řadu pro celý úřad. (6) Datová schránka elektronické úložiště, které je určeno k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob, umožňuje-li to povaha dokumentu. (7) Datová zpráva elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou; dokumenty orgánů veřejné moci (ve smyslu 1 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů) doručované prostřednictvím datové schránky, úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky a dokumenty fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob dodávané prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy (datovou zprávu tvoří obálka s metadaty a obsah zprávy). Obdobnou formu datové zprávy mají dokumenty doručované em. (8) Dokument rozumí se každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě digitální nebo analogové, který byl úřadu doručen nebo vznikl z jeho vlastní činnosti. (9) Dokument v analogové podobě informace zaznamenaná na papírovém nebo jiném hmotném nosiči. (10) Dokument v digitální podobě dokument tvořený jedním nebo více záznamy a metadaty, uchovávaný v libovolném datovém formátu na médiu pro uchovávání dokumentů v digitální podobě. 4

5 (11) Elektronická podatelna součást elektronického systému spisové služby, umožňující příjem, vyhledávání, předávání a odesílání dokumentů v digitální podobě. (12) Elektronický podpis údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k dokumentu v digitální podobě, nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k dokumentu v digitální podobě. (13) Elektronický systém spisové služby (essl) informační systém pro správu dokumentů. (14) Identifikátor datové schránky (ID DS) označení (adresa) datové schránky, slouží k jednoznačné identifikaci datové schránky; není zaměnitelný s jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci. (15) Jednoznačný identifikátor označení dokumentu, zajišťující jeho jedinečnost a nezaměnitelnost, ve formě alfanumerického (popřípadě čárového) kódu. (16) Metadata strukturovaná data o dokumentu, popisující souvislosti, obsah a strukturu a jejich správu v průběhu času. (17) Podací deník evidenční pomůcka elektronického informačního systému, který podává ucelenou informaci o všech evidovaných písemnostech. (18) Podatelna pracoviště zřízené v sídle úřadu, sloužící pro příjem, označování (evidenci) a distribuci dokumentů uvnitř úřadu. Výpravna je součást podatelny sloužící k vypravování dokumentů a zásilek. (19) Převod dokumentu převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a změna datového formátu dokumentu v digitální podobě. Provádí se způsobem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu. (20) Rozhodná událost je událostí, od níž se začíná počítat skartační lhůta. Touto událostí může být např. nabytí právní moci, nabytí vykonatelnosti nebo úmrtí osoby, ke které je spis vázán apod. (21) Skartační lhůta doba, která začíná plynout spisu, pokud nastane rozhodná událost pro začátek skartační doby. Spis tedy nemusí být hned po uzavření předán na spisovnu, může zůstat uložen u zpracovatele do doby, než nastane rozhodná událost. Každý typ spisu má stanovenou skartační lhůtu. (22) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým bude posuzován ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Skartační znak A (archiv) označuje typ dokumentu trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení navržen k trvalému uložení v příslušném archivu jako archiválie. Skartační znak S (stoupa) označuje typ dokumentu bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení navržen ke zničení. Skartační znak V (výběr) označuje typ dokumentu, jehož hodnotu nelze v okamžiku vzniku stanovit; ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení bude takto označený dokument navržen buďto k trvalému uložení v příslušném archivu jako archiválie (budeli mít trvalou hodnotu), nebo ke zničení (trvalou hodnotu nebude mít). (23) Spis soubor dokumentů, vzniklých při jednání o jedné věci nebo vztahujících se k jedné věci, navzájem spolu věcně souvisejících a vyřazovaných pod stejným spisovým znakem. 5

6 (24) Spisová služba rozumí se jednotné zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí, pohybem, vyhotovováním, vyřizováním, odesíláním, ukládáním, posuzováním a vyřazováním (skartací) dokumentů. (25) Spisová značka evidenční znak spisu, je tvořena zkratkou zpracujícího útvaru, spojovníkem, pořadovým číslem dokumentu z jednotné řady pro celý úřad, lomeno rokem pořízení, spojovníkem, připojenou značkou zpracovatele. U jednotlivých dokumentů zařazených do spisu, je spisová značka ještě na konci lomena pořadovým číslem dokumentu v daném spisu. (26) Spisovna zařízení úřadu, určené pro ukládání všech vyřízených dokumentů/spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Úřad zřizuje centrální spisovnu, sloužící všem útvarům úřadu k ukládání dokumentů a spisů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřeby zaměstnanců úřadu a k provádění skartačního řízení. (Příloha 2) (27) Spisový a skartační plán hierarchické uspořádání pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů podle spisových znaků, doplněné o skartační znaky a skartační lhůty. (28) Spisový znak číselné označení dokumentů podle jejich obsahu, zařazující je do věcných skupin spisového a skartačního plánu, sloužící k jejich ukládání, vyhledávání a vyřazování. (29) Škodlivý kód chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení nebo informacích úřadu, popřípadě způsobilý poškodit úřad zneužitím informací. (30) Útvar odbor, oddělení úřadu nebo jeho jiná součást. (31) Výstup z autorizované konverze dokumentů ( konvertovaný dokument ) listinný dokument převedený do elektronické podoby a naopak prostřednictvím autorizované konverze dokumentů. Čl. 3 - Příjem dokumentů (1) Pro příjem doručených dokumentů, a to bez ohledu na způsob jejich doručení, je zřízena centrální podatelna úřadu (příloha 2). Na jednotlivých pracovištích úřadu jsou dále zřízeny útvarové podatelny (příloha 2), které přijímají dokumenty doručené přímo pro útvary na pracovištích mimo centrální podatelnu úřadu. Dokumenty se přijímají v podatelnách úřadu s výjimkou ustanovení písmene e) tohoto odstavce. Převzetí doporučených zásilek potvrdí podatelna poště otiskem podacího razítka a podpisem na úhrnném podacím lístku. Převzetí dokumentů přímo od občanů nebo organizací potvrdí na vyžádání stejným způsobem na předloženou kopii dokumentu. Kopii dokumentu nevytváří. Podatelna u zásilek zkontroluje adresy a jejich obal, poškozené zásilky protokolárně zastaví a závady reklamuje u pošty. Zároveň poště vrátí i zásilky doručené omylem. a) Dokument v digitální podobě se doručuje: i. na ovou adresu epodatelna@brandysko.cz sloužící pro příjem zpráv podepsaných elektronickým podpisem nebo bez elektronického podpisu 6

7 ii. do datové schránky města IDDS: c5hb7xy iii. osobně na médiu pro přenášení dokumentů (CD, DVD, USB apod.) po prověření média na bezpečnostní rizika ve spolupráci s odborem IT b) Dokument v analogové podobě se doručuje na hlavní, případně útvarové podatelny: iv. prostřednictvím držitele poštovní licence v. kurýrem vi. osobně vii. ústně do protokolu. c) Dokumenty zaslané úřadu faxem přijímají zaměstnanci, obsluhující účastnickou stanici. Po přijetí je předají zaměstnanci příslušné podatelny. Ten zabezpečí jejich označení, případně evidenci. Na dokument se uvede poznámka FAX. d) Pokud dokument přijme útvar úřadu, zajistí předání dokumentu k zaevidování do příslušné podatelny. Záznam o podání učiněná jinak než písemně musí být bezodkladně zaevidována v podatelně spolu s jejich převedením na médium s delší životností. Ustanovení zvláštních právních předpisů zůstávají nedotčena. e) Pokud je dokument doručen podávajícím osobně zpracovateli s oprávněním přijímat osobní podání, zabezpečí přijetí dokumentu stejnou formou jako by dokument přijala podatelna. Osoby oprávněné přijímat osobní podání určují vedoucí odborů nebo tajemník úřadu. (2) Dokumenty, na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem úřadu, se předávají neotevřené zaměstnanci. Zaměstnanec převzetí potvrdí podpisem na kopii soupisky došlé pošty. Pokud po otevření dopisu zaměstnanec zjistí, že dokument má úřední charakter, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování v podatelně. (3) Neotevřené se předávají též zásilky určené starostovi, místostarostovi, tajemníkovi, členům zastupitelstva, zásilky určené do vlastních rukou, příp. i zásilky, kde na kterémkoli místě je uvedeno jméno či funkce starosty města, místostarostů města a tajemníka MěÚ, zásilky tvořící předmět státního, hospodářského či služebního tajemství, výběrová řízení, soutěže, veřejné zakázky, dokumenty důvěrného charakteru (např. označené jako důvěrné ). (4) Evidenci podléhají veškeré dokumenty doručené do úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti mimo dokumenty uvedené v příloze číslo 3. (5) Spisovou evidenci úřadu vedou podatelny a spisovny. 7

8 Čl. 4 - Příjem dokumentů v digitální podobě (1) Dokumenty se zaručeným elektronickým podpisem jsou přijímány v digitální podobě v datových formátech dle vyhlášky (2) Dokument v digitální podobě je také možné doručit na přenosných nosičích dat. Je-li nosič dat přílohou dokumentu doručeného v analogové podobě, je nezbytné, aby byl označen jako jeho nedílná příloha, a tak s ním bylo i nakládáno. Je-li doručen pouze nosič dat, je předán ke kontrole dle bodu (5). Elektronická podatelna poté uloží doručený dokument v digitální podobě a zavede ho do elektronického systému spisové služby. S dokumentem v digitální podobě se dále manipuluje shodně jako s dokumentem v digitální podobě doručeným elektronické podatelně. Úřad vrací nosiče dat pouze na vyžádání. (3) Zaměstnanec centrální podatelny úřadu s přístupovými údaji do datové schránky města kontroluje její obsah minimálně dvakrát denně. (4) y s úředním obsahem došlé na adresu epodatelna@brandysko.cz,, nebo osobní adresu zaměstnance úřadu, pokud je opatřen důvěryhodným elektronickým podpisem, je příslušný zaměstnanec povinen přeposlat ji jako přílohu u na adresu epodatelna@brandysko.cz Za datum doručení se pokládá datum přijetí u. (5) Je-li úřadu osobně doručen na centrální podatelnu dokument v digitální podobě na přenosném médiu, pak zaměstnanec centrální podatelny zabezpečí antivirovou kontrolu dodaného média na útvaru IT na izolovaném počítači. Po souhlasném stanovisku tohoto odboru následně převede dokument z přenosného média, a zavede dokument do elektronického systému spisové služby. Pokud je to vyžádáno, pak přenosné médium vrátí a vystaví potvrzení o doručení dokumentu. Tento postup včetně antivirové prověrky datového nosiče je nutno zajistit i v případě osobního podání mimo centrální podatelnu. Čl. 5 - Příjem dokumentů v analogové podobě. Protokol o ústním sdělení. (1) Dokumenty doručované úřadu prostřednictvím držitele poštovní licence Určený zaměstnanec úřadu zkontroluje, zda jsou všechny přebírané zásilky správně adresovány a zda doporučené zásilky souhlasí s evidencí na předávací soupisce zásilek, kterou poté svým podpisem a otiskem razítka potvrdí. Omylem předané zásilky vrátí neotevřené zpět, závady zjištěné na zásilkách ihned reklamuje. V případě porušení obalu na zásilce sepíše s doručovatelem úřední záznam (zásilka je při tom komisionálně otevřena, aby bylo možné zkontrolovat, zda je úplná). (2) Dokumenty doručené úřadu osobně přijímá centrální podatelna nebo určený zaměstnanec, jehož útvaru byl dokument tímto způsobem doručen. Požádá-li doručitel dokumentu o potvrzení příjmu doručeného dokumentu, podatelna ho potvrdí na 8

9 předloženou kopii a označí ji otiskem podacího razítka úřadu s uvedením data převzetí dokumentu, jeho rozsahu včetně příloh a podpisem. (3) Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý zaměstnancem úřadu mimo budovu úřadu při plnění výkonu pracovních povinností (např. při osobním jednání, na služební cestě atd.). Zaměstnanec, který dokument převzal, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání centrální podatelně nebo útvarové podatelně k jeho označení, případně evidenci v systému elektronické spisové služby. Časem doručení dokumentu je okamžik, kdy dokument je dostupný centrální podatelně nebo útvarové podatelně a je zaveden do systému elektronické spisové služby. (4) Osobu požadující sdělit věc ústně přijímá vždy věcně příslušný zaměstnanec úřadu, který o ní pořídí písemný záznam. Zaměstnanec, který pořídil záznam, je povinen zabezpečit jeho neprodlené předání centrální podatelně nebo útvarové podatelně k jeho označení, případně evidenci v systému elektronické spisové služby. Časem doručení dokumentu je okamžik, kdy dokument je dostupný centrální podatelně nebo útvarové podatelně a je zaveden do systému elektronické spisové služby. Jestliže osoba sdělující věc ústně požaduje potvrzení, vydá mu je útvarová podatelna. (5) Balíky doručené na adresu úřadu se na centrální podatelně otevírají; o dalším způsobu nakládání s nimi se rozhoduje podle jejich obsahu. Balíky doručené na jméno a příjmení zaměstnance úřadu se předávají neotevřené adresátovi proti podpisu na kopii dodací soupisky doručovatele. Čl. 6 - Označování dokumentů (1) Centrální podatelna úřadu roztřídí dokumenty v analogové podobě doručené prostřednictvím držitele poštovní licence nebo jiným způsobem na dokumenty podléhající označení a evidenci nebo evidenci nepodléhající. Evidenci nepodléhají dokumenty uvedené v příloze č. 3, tohoto předpisu. Dokumenty následně vloží do přihrádek příslušných útvarů. Dále oddělí dokumenty, které se neotevírají. Jsou to: a) Dokumenty označené na obálce heslem, z něhož je patrné, že se jedná o výběrové řízení nebo veřejnou zakázku. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem úřadu s vyznačením data a času a zaeviduje do elektronického systému spisové služby. b) Dokumenty, na jejichž obálce je v adrese uvedeno jméno, případně jména, a příjmení fyzické osoby na prvním místě před označením úřadu nebo je v adrese uvedeno k rukám, do vlastních rukou. Dokument se nezapisuje, adresátovi se předává neotevřený. Zjistí-li adresát po otevření obálky, že dokument má úřední charakter, neprodleně zabezpečí jeho zaevidování do elektronického systému spisové služby. 9

10 c) Dokumenty označené na obálce stupněm utajení podle zvláštního předpisu 1. Vnější obálka dokumentu se opatří podacím razítkem úřadu a předá Krizovému koordinátorovi úřadu, který je eviduje v samostatné evidenci dokumentů. d) Dokumenty označené na obálce textem Zvláštní skutečnost nebo zkratkou ZS. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem úřadu a předají Krizovému koordinátorovi úřadu, který je eviduje v samostatné evidenci dokumentů. e) Dokumenty adresované registračnímu místu podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů, označené textem Oznámení podle zákona č. 159/2006 Sb.. Obálka dokumentu se opatří podacím razítkem a předá se registračnímu místu tajemníkovi úřadu. (2) Anonymní stížnosti se vždy předávají po zaevidování v essl tajemníkovi úřadu. (3) Obálku ponechává centrální podatelna u dokumentu vždy. Zpracovatel ponechá obálku jako součást dokumentu v těchto případech: a) dokument je v souladu s jiným právním předpisem doručován do vlastních rukou, b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl doručen jiným způsobem, c) datum podání má význam z hlediska právního (např. pro dodržení lhůt k vyřízení), d) dokument má charakter stížnosti, petice nebo odvolání ve správním řízení, včetně podání mimořádných opravných prostředků, e) na dokumentu není uvedeno datum nebo se výrazně rozchází s datem poštovního razítka na obálce, f) na dokumentu chybí podpis (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele) g) u dokumentu není uveden žádný odesílatel (jedná se o anonym), h) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele (adresa je uvedena pouze na obálce). i) v jiných případech kdy ke konkrétním skutečnostem uzná za vhodné. V ostatních případech může zpracovatel obálku vyřadit bez skartačního řízení. (4) Centrální podatelna úřadu nebo útvarová podatelna opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, v den jeho doručení identifikační nálepkou s jednoznačným identifikátorem ve formě čarového kódu, popřípadě podacím razítkem. 1 Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, 10

11 Obdobně se postupuje u dokumentů předaných mimo budovu úřadu a v případě záznamů o věci učiněné ústně. V elektronickém systému spisové služby se o nich poznamená vždy datum doručení, adresa odesílatele, věc, rozsah a útvar, kterému je přidělen k vyřízení. (5) Centrální podatelna úřadu nebo útvarová podatelna současně zkontroluje, zda u dokumentů v analogové podobě souhlasí odesílatelem uváděný počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (je-li uveden) se skutečným stavem, a zapíše zjištěný počet listů a počet listů příloh dokumentu nebo počet svazků do elektronického systému spisové služby. Pokud se zjistí nesrovnalosti (např. dokument není úplný, nesouhlasí počet příloh), zaeviduje podatelna skutečný stav věci (6) Tvoří-li přílohu dokumentu v analogové podobě ceniny, tato skutečnost se poznamená na dokumentu a v elektronickém systému spisové služby se u údaje o druhu přílohy uvede nominální hodnota ceniny. (7) Převod listinné dokumentace do digitální podoby, s výjimkou dokumentů, jejichž technická povaha to neumožňuje, zabezpečuje zpracovatel dokumentu odesláním stanoveným zaměstnancům na útvaru, kteří provedou konverzi dokumentů podle čl. 7, nebo bude postupovat dle čl. 8. Čl. 7 - Autorizovaná konverze dokumentů (1) Autorizovanou konverzí dokumentů se rozumí převedení dokumentu v analogové podobě do podoby dokumentu v digitální podobě a naopak. Pro úřad provádí autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední pro výkon své působnosti pomocí vybraných zaměstnanců na jednotlivých útvarech nebo cestou Czech POINT. Autorizovanou konverzi na žádost pak výhradně v kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. Čl. 8 - Jiný převod dokumentů. (1) Jiný převod dokumentů se provede tehdy, požaduje-li útvar úřadu, aby převedený dokument měl obdobné právní náležitosti jako doručený dokument zejména za účelem vedení spisu. Výsledkem převodu je digitální nebo analogová kopie doručeného dokumentu bez právních účinků doručeného dokumentu, zaručující pouhou shodu s doručeným dokumentem, tedy věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu. 11

12 Čl. 9 - Evidence dokumentů (1) Základní evidenční pomůckou spisové služby je elektronický systém spisové služby. O každém dokumentu se v něm vedou tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován, b) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti úřadu, datum jeho vytvoření (tímto datem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů); u dokumentu v digitální podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy je dodán do datové schránky úřadu, c) adresa odesílatele, u dokumentů vzniklých z vlastní činnosti úřadu je v systému elektronické spisové služby označen písmenem V, d) číslo jednací odesílatele, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pokud jím je dokument označen, e) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, f) stručný a výstižný obsah dokumentu (předmět, věc), g) označení útvaru úřadu, h) jméno a příjmení osoby určené k vyřízení dokumentu, i) způsob vyřízení, u vlastních dokumentů a odpovědí dále: adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh, j) údaj o uložení dokumentu a o jeho zařazení do skartačního řízení (spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu), k) jednoznačný identifikátor dokumentu. (2) U samostatných elektronicky vedených evidencí dokumentů (VITA, LOTUS apod.), zajistí, že budou mít náležitosti stanovené v 7 odst. 4 vyhlášky. Jsou to: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v samostatné evidenci dokumentů, b) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti úřadu, datum jeho vytvoření (tímto datem se rozumí datum jeho zaevidování v samostatné evidenci dokumentů); u dokumentu v digitální podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně nebo kdy je dodán do datové schránky úřadu, 12

13 c) adresa odesílatele, u dokumentů vzniklých z vlastní činnosti úřadu je označen v elektronickém systému spisové služby písmenem V, d) stručný a výstižný obsah dokumentu (předmět, věc), e) údaj o uložení dokumentu a o jeho zařazení do skartačního řízení (spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu), f) jednoznačný identifikátor dokumentu. (3) Veškeré doručené dokumenty (s výjimkou dokumentů evidovaných v celostátních evidencích dokumentů nebo nepodléhajících evidenci podle čl. 6 odst. 3 tohoto spisového řádu, a dokumentů v digitální podobě obsahujících škodlivý kód) jsou v den, kdy byly doručeny, zaměstnanci centrální podatelny úřadu nebo zaměstnanci příslušného útvaru úřadu neprodleně zaevidovány v informačním systému spisové služby. (4) Dokumenty se zapisují do elektronické evidence dokumentů nebo do samostatných evidencí dokumentů vzestupně v číselném a časovém pořadí, v němž byly úřadu doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Výjimkou jsou dokumenty převzaté mimo stálé pracoviště, dokumenty doručené na jméno a příjmení fyzické osoby a dokumenty v digitální podobě doručené přímo do ové schránky na osobní adresu zaměstnance; tyto dokumenty se zaevidují jen tehdy, mají-li úřední charakter nebo nejsou uvedeny v příloze číslo 3. (5) Číselná řada v elektronickém systému spisové služby a v samostatných evidencích dokumentů začíná na začátku každého roku pořadovým číslem 1, je složena z celých čísel nepřetržitě po sobě jdoucích a končí dnem 31. prosince téhož roku. (6) Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatných evidencích dokumentů se označuje číslem jednacím. (7) Každý dokument má vlastní, jedinečné číslo jednací. (8) Dokumenty evidované v samostatných evidencích dokumentů jsou označovány čísly jednacími, jejichž tvar je shodný s číslem jednacím přidělovaným dokumentům evidovaným v elektronickém systému spisové služby; pro rozlišení se vždy doplňuje zkratkou označení úřadu a zkratkou označení agendy, pro kterou je vedena. (9) Elektronický systém spisové služby umožňuje automatické vyhledávání podle různých kritérií, takže rejstříky se k němu nezpracovávají. 13

14 Čl Rozdělování a oběh dokumentů (1) Centrální podatelna úřadu předá označené dokumenty v digitální i analogové podobě po jejich rozdělení a označení útvaru příslušnému k jejich vyřízení. Dokumenty se předávají prostřednictvím elektronického systému spisové služby. Předávané dokumenty v analogové podobě se rozdělí přímo podle jednotlivých útvarů a připraví do přihrádek příslušných útvarů umístěných v místnosti centrální podatelny. Přebírá je v časech definovaných podatelnou určený zaměstnanec útvaru, který zkontroluje podle předávacího protokolu vytištěného z elektronické evidence přebírané dokumenty, počty jejich příloh a zda dokumenty přísluší odboru. Převzetí potvrdí podpisem a datem převzetí. Nepříslušné dokumenty a podepsaný předávací protokol vrátí neprodleně podatelně. Dokumenty adresované zvláštním orgánům (výborům a komisím) se předávají útvarům úřadu, které pro tyto orgány zabezpečují administrativu. Obdobně se mohou dokumenty předat útvarovým podatelnám, tyto pak pokračuji analogicky, jako centrální podatelna. (2) Rozdělování dokumentů se provádí podle věcné působnosti jednotlivých útvarů úřadu, vymezené organizačním řádem úřadu. (3) Určený zaměstnanec útvaru předá převzaté dokumenty vedoucímu útvaru k rozhodnutí o jejich přidělení k vyřízení popřípadě jím určenému zaměstnanci útvaru. Tento zaměstnanec určí v elektronickém systému spisové služby zpracovatele dokumentu a může stanovit lhůtu pro jeho vyřízení. V analogovém dokumentu vyznačí identifikaci útvaru zpracovatele do otisku podacího razítka. Takto zaevidované dokumenty předá zpracovateli. (4) Zjistí-li zpracovatel dokumentu, že mu byl přidělen dokument, který nenáleží žádnému útvaru úřadu, neprodleně vyrozumí vedoucího útvaru, který zabezpečí jeho odeslání správnému adresátovi, který je k jeho vyřízení příslušný, případně odesílateli. Ustanovení správního řádu 2 vztahující se k působnosti správních orgánů tímto nejsou dotčena. (5) Zjistí-li zpracovatel dokumentu, že mu byl přidělen dokument, jehož vyřízení je v kompetenci jiného útvaru úřadu, neprodleně zabezpečí jeho předání určenému zaměstnanci útvaru s informací, kam se má dokument odeslat. Určený zaměstnanec útvaru zabezpečí předání dokumentu buďto prostřednictvím podatelny úřadu, nebo přímo útvaru, jemuž náleží a tento útvar o tom prokazatelným způsobem vyrozumí. (6) Je-li na podatelnu doručen dokument týkající se činnosti různých odborů či samostatných oddělení úřadu (např. koordinované stanovisko), provede podatelna duplikaci tohoto dokumentu pro všechny uvedené útvary, kterých se týká a těmto ho 2 Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 14

15 předá. Duplikovaným dokumentům je před předáním přiděleno další (individuální) číslo jednací. Čl Vyřizování dokumentů (1) Dokument vyřizuje zaměstnanec útvaru určený vedoucím útvaru, který je za něj zodpovědný. (2) Dokument se vyřizuje zpracováním návrhu odpovědi a jejím odesláním. V elektronickém systému spisové služby nebo v další evidenci dokumentů se zaznamená způsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu, který je adresátem vyřízení dokumentu. (3) Je-li dokument vyřízen vzetím na vědomí, vyřízením ústně při osobním kontaktu nebo telefonicky, učiní o tom zaměstnanec útvaru určený jeho vyřízením záznam v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů. Jde-li o dokument v analogové podobě, učiní o způsobu vyřízení záznam také na dokumentu nebo jeho obalu, případně k dokumentu připojí samostatný záznam, z něhož musí být zřejmé, kdy, s kým, jak a s jakým výsledkem byla věc projednána; záznam podepíše a označí datem vyřízení. (4) Je-li dokument vyřízen společně s jiným dokumentem, uvede se tato skutečnost v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů. Čl Tvorba spisu a jeho označování (1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojují ve spis. Dokumenty v listinné podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat. Každý spis musí mít přidělenu spisovou značku. (2) Spis se tvoří spojováním dokumentů. Nový dokument je v den jeho doručení nebo vzniku opatřen jednoznačným identifikátorem, případně podacím razítkem. Poté se zaeviduje, čímž je mu přiděleno číslo jednací. Pokud zaměstnanec odboru úřadu, jemuž byl dokument přidělen k vyřízení, zjistí, že v téže záležitosti byl již dříve zaevidován jiný dokument, nebo byl v téže věci založen spis, který dosud nebyl vyřízen a uzavřen, postupuje takto: Byl-li v téže věci věci založen již dříve spis, nový dokument vloží do spisu, čímž připojí nový dokument k předcházejícím dokumentům ve spisu. Každý dokument má své jedinečné číslo jednací, přidělené mu v essl nebo v samostatné evidenci dokumentů. Spojování dokumentů je ukončeno připojením posledního dokumentu, jímž je spis zpravidla vyřízen. Součástí spisu je vždy soupis všech dokumentů vložených do spisu s uvedením jejich čísel jednacích nebo evidenčních čísel ze samostatné evidence dokumentů. 15

16 (3) Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další dokumenty, které se vztahují k dané věci. Jeho přílohou jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a je-li spis veden v analogové podobě, rovněž záznamy na elektronických médiích. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy a jejich čísel jednacích. (4) Dokumenty ve spisu jsou uspořádány chronologicky, a to buďto vzestupně, tj. v jeho spodní části je uložen dokument nejstarší, tzv. iniciační, kdežto nahoře dokument nejmladší, nebo sestupně, tj. od nejstaršího dokumentu (iniciačního v horní části až po nejmladší dokument ve spodní části). V odůvodněných případech lze dokumenty ve spisu uspořádat podle jejich logických vazeb. (5) Spis se označuje stručným a výstižným názvem věci, ke které se vztahuje. Čl Přidělování spisového znaku, skartačního znaku a skartační lhůty (1) Spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, případně rok zařazení dokumentu do skartačního řízení, přiděluje dokumentu vždy zaměstnanec úřadu určený jeho vyřízením a to zařazením dokumentu do spisu. (2) Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta se přidělí dokumentu podle spisového a skartačního plánu úřadu (příloha č. 1), platného v době vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. (3) Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu, popřípadě rok jeho zařazení do skartačního řízení, se vždy poznamenají v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů. Čl Podepisování dokumentů. Užívání razítek (1) Oprávnění k podepisování dokumentů stanoví vnitřní předpis zejména organizační řád úřadu, případně jednotlivá zmocnění k podepisování dokumentů, vydaná úřadem pro zaměstnance úřadu. (2) Dokument musí obsahovat vždy titul (má-li ho podepisující zaměstnanec), jméno a příjmení (nezkrácené), případně jména (nezkrácená), příjmení, případně titul za příjmením, funkci a podpis zaměstnance oprávněného dokument podepsat. Je-li dokument odesílán v digitální podobě, zaměstnanec oprávněný dokument podepsat k němu vždy připojí zaručený elektronický podpis. Před odesláním se právně závazné dokumenty opatří časovým razítkem. (3) Je-li dokument podepsán dvěma zaměstnanci, pak vlevo se podepisuje zaměstnanec zařazený do vyšší funkce, vpravo pracovník v nižší funkci. Jestliže je na dokumentu více podpisů, umisťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou. Jestliže jsou zaměstnanci 16

17 zařazeni funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud dokument podepisují zástupci dvou úřadů, vpravo je podpis zaměstnance úřadu, který dokument vyhotovil. (4) Na stejnopisu se podpis může nahradit textem vlastní rukou nebo zkratkou v. r. u příjmení oprávněné úřední osoby a textem Za správnost vyhotovení: s uvedením jména, příjmení a podpisu zaměstnance odpovídajícího za vyhotovení stejnopisu. (5) Razítko s vyobrazením malého státního znaku 3 ( dále jen úřední razítko) užívají pouze oprávnění zaměstnanci úřadu na rozhodnutích a jiných listinách osvědčujících důležité skutečnosti, vydávaných při výkonu státní správy, který jim byl svěřen zákonem nebo na základě zákona; úřední razítko nelze používat v běžném korespondenčním styku. Má-li být opatřen otiskem úředního razítka dokument v digitální podobě, v místě určeném pro jeho otisk se uvede text otisk úředního razítka. Tento postup se využije zejména při vyhotovování rozhodnutí v digitální podobě podle správního řádu 4. (6) Otiskem razítka s textem město Brandýs nad Labem-Stará Boleslav se označují všechny dokumenty vyhotovované orgány obce a týkající se samostatné působnosti obce a zvláštních orgánů obce vykonávajících státní správu v přenesené působnosti. 5 (7) Otiskem razítka s textem Městský úřad Brandýs nad Labem-Stará Boleslav se označují všechny dokumenty vzniklé z činnosti orgánů obce vykonávající státní správu v přenesené působnosti. (8) Pro běžnou a obchodní korespondenci a pro interní potřeby úřadu se dále používají razítka hranatá bez malého státního znaku s příslušným textem, která nejsou razítky úředními (např. podací razítko, doložka vypravení, doložka správnosti, dále jen ostatní razítka ) (9) Otisk hranatého razítka se umisťuje nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrýval. Otisk úředního razítka se umisťuje doprostřed pod textový sloupec (není-li místo pro razítko předtištěno). (10) Otisk úředního razítka i ostatních razítek je jednobarevný, a to především modrý, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak. (11) K zajištění ochrany před zneužitím vede určený zaměstnanec oddělení organizačně správního samostatnou evidenci všech úředních razítek. Evidence obsahuje vždy otisk úředního razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který je převzal, je oprávněn s ním disponovat a povinen ho chránit před zneužitím, 3 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky 4 69 odst. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů 5 Komise pro projednávání přestupků a zřízené komise RM 17

18 datum převzetí razítka, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence, podpis přebírajícího zaměstnance, případně údaj o datu ztráty razítka (zjištěném nebo předpokládaném). Úřední razítka a ostatní razítka stejného typu se stejným textem se rozlišují jedinečnými pořadovými čísly, která musí být při otisku razítka čitelná. (12) O ztrátě úředního razítka je třeba bezodkladně uvědomit určeného zaměstnance oddělení organizačně správního, který o tom uvědomí Ministerstvo vnitra ČR, odbor všeobecné správy. V oznámení o ztrátě razítka se uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá. Ministerstvo vnitra ČR uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí a dále způsobem umožňujícím dálkový přístup. (13) Pokud se nalezne úřední razítko, které bylo pokládáno za ztracené a jehož ztráta byla zveřejněna, předepsaným způsobem se zničí. (14) Zaměstnanec úřadu je při ukončení pracovního poměru, dlouhodobé nepřítomnosti (mateřská dovolená, nemocenská apod.) nebo při přechodu na jiný útvar úřadu povinen odevzdat úřední razítka a ostatní razítka, která převzal, vedoucímu příslušného útvaru. (15) Odbor informatiky vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je úřad držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy a časová razítka, a to dle evidence poskytovatelů těchto služeb. Čl. 15 vyhotovování dokumentů (1) Dokumenty se vyhotovují podle požadavku normy ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory. Určuje způsob psaní interpunkčních znamének, zkratek a čísel, stanoví postupy při zvýrazňování a členění textů, zásady formálního uspořádání textového sloupce, obsahuje požadavky na psaní adres určených příjemcům v České republice i v zahraničí a podává návod pro úpravu dopisů, ů a pro vypracování tabulek. (2) Zaměstnanci úřadu používají jednotný hlavičkový papír úřadu s předtištěnými údaji. Vzory užívaných hlavičkových papírů jsou uloženy v elektronickém systému spisové služby a vychází z jednotného vizuálního stylu úřadu. Vzhled nového vzoru, případně zásadní úpravy stávajícího vzoru, musí schválit vedoucí oddělení vnějších vztahů a informací. (3) Všechny úřední dokumenty se označují záhlavím s názvem a sídlem úřadu, přičemž název a sídlo úřadu se uvádí v prvním pádě. (4) Dokument na hlavičkovém papíru se záhlavím 6 dle bodu 3 obsahuje kromě dalších náležitostí vždy: 6 11 zák. č. 128/2000 Sb; o obcích (obecní zřízení) 18

19 - přesnou a úplnou adresu odesílatele, popř. adresáta, - číslo jednací dokumentu, příp. evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, - číslo jednací odesílatele, pokud se jedná o odpověď na doručený dokument, - datum podpisu (vyhotovení) dokumentu, - jméno a příjmení zaměstnance, který dokument vyřizuje, - jméno, příjmení, funkce a podpis zaměstnance pověřeného podpisem, - počet listů příloh, popř. počet a druh příloh v nelistinné podobě (5) Každá příloha dokumentu musí být označena číslem jednacím, k němuž náleží (např. textem Příloha č. k č.j... ). Z označení musí být zřejmé a nezaměnitelné, k jakému dokumentu se příloha vztahuje. Výjimku tvoří přílohy u nichž by toto označení bylo nemožné (např. složenky apod.) (6) Dokumenty v listinné podobě, u nichž je to potřebné (např. smlouvy), se vyhotovují tak, aby nebylo možno oddělit nebo vyměnit jednotlivé listy. Dokument se proto v levém horním rohu sešije kancelářskou sešívačkou, hřbet dokumentu a kancelářská sponka se z obou stran přelepí samolepícím štítkem a rozhraní štítku a dokumentu se opatří podpisem zaměstnance, který dokument vyhotovil, příp. může být doplněno i razítko orgánu, který dokument vyhotovil. (7) Pokud je doručováno v elektronické podobě rozhodnutí podle zvláštních zákonů (správní řád, občanský soudní řád, aj.), vyhotoví úřední osoba odpovědná za listinné vyhotovení rozhodnutí, jeho elektronickou verzi s tím, že na místě otisku úředního razítka vyjádří tuto skutečnost slovy otisk úředního razítka. K dokumentu připojí osoba oprávněná jej podepsat uznávaný elektronický podpis a kvalifikované časové razítko. (8) Pokud má příjemce dokumentu v elektronické podobě používat tento dokument v budoucnu se všemi právními důsledky, musí být tento dokument před odesláním opatřen uznávaným elektronickým podpisem a musí obsahovat kvalifikované časové razítko. (9) Pokud není dokument v elektronické podobě ve výstupním datovém formátu podle požadavků 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. (formát PDF/A), převede dokument do tohoto tvaru. Pokud je pro tvorbu dokumentu využit elektronický systém spisové služby, je převod dokumentů do elektronické podoby potřebného formátu zajištěn prostředky tohoto essl. Čl. 16 Podoba vyhotovovaných dokumentů (1) Při vyhotovování dokumentu musí zaměstnanec útvaru, jemuž byl přidělen k vyřízení, rozhodnout o jeho finální podobě, tj. bude-li vyhotoven v listinné nebo elektronické podobě. Při rozhodování musí postupovat podle způsobu odesílání dokumentu a jeho charakteru s přihlédnutím k povinnosti úřadu přednostně doručovat prostřednictvím informačního systému datových schránek. 19

20 (2) Vyhotovuje-li se dokument v elektronické podobě, pojmenování souboru musí vystihovat obsah dokumentu. Pokud to je možné, uvede se ve tvaru číslo jednací_věc. Název souboru mohou tvořit pouze písmena, číslice a znak _. Čl Odesílání dokumentů (1) Odesílání dokumentů mimo úřad zajišťují podatelny. Elektronickou podatelnou jsou odesílány dokumenty v digitální podobě prostřednictvím informačního systému datových schránek. Na ovou adresu odesílatele odesílá dokumenty zpracovatel. Podatelny úřadu zabezpečují odesílání dokumentů v analogové podobě. (2) O způsobu odesílání dokumentů rozhoduje zaměstnanec určený jeho vyřízením podle charakteru odesílaného dokumentu a podle adresáta (např. orgán veřejné moci, právnická nebo fyzická osoba, jiný subjekt, který je držitelem datové schránky). Před rozhodnutím o konečné formě zpracování dokumentu je tedy nutné stanovit, kam a jakým způsobem má být odeslán. (3) Při odesílání dokumentů musí zaměstnanec úřadu vždy nejprve zjistit, nemá-li adresát zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku. Umožňuje-li to povaha dokumentu a adresát je držitelem zpřístupněné datové schránky, dokument se odesílá vždy prostřednictvím datové schránky, přičemž odesílatel ještě rozhodne, zda zvolí obecné doručení dokumentu do datové schránky nebo doručení datové zprávy do vlastních rukou. (4) Dokumenty lze předat osobně nebo v odůvodněných případech také odesílat faxem. (5) Soukromé dopisy zaměstnanců úřadu se prostřednictvím podatelny úřadu zásadně neodesílají. (6) V elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů se vždy poznamená datum a způsob odeslání dokumentu. Čl Interní korespondence (1) Interní korespondencí se rozumí zasílání dokumentů mezi jednotlivými útvary úřadu. (2) Všechny dokumenty se evidují v elektronickém systému spisové služby. (3) Dokumenty evidované v elektronickém systému spisové služby se zasílají výhradně v digitální podobě prostřednictvím elektronického systému spisové služby, pokud to povaha dokumentu umožňuje. Výjimku tvoří dokumenty, které je nutno předávat v analogové podobě (např. příkazy k úhradě, platové výměry atd.). Tyto dokumenty se předávají přímo mezi útvary popřípadě prostřednictvím přihrádek příslušných útvarů umístěných na podatelně a předávání interní kurýrní službou. 20

21 Čl Ukládání spisů do spisovny (1) Spisy se po uzavření ukládají do spisoven. (2) Spisy v digitální podobě se ukládají do elektronické spisovny (součást Spisové služby IS VERA Radnice), spisy v analogové podobě ve spisovnách úřadu. (3) Spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu, který je v příloze č. 1 tohoto spisového řádu. Ukládání spisů v digitální podobě (4) Spisy v digitální podobě se ukládají v národním digitálním archivu a předávají se do něj k uložení prostřednictvím centrální spisovny. (5) Spisy v digitální podobě se před uložením vždy zkontrolují, jsou-li úplné. Kontrolu úplnosti provádí zaměstnanec úřadu, který spis vyřizoval a uzavřel. (6) Spisy v digitální podobě musí být vloženy nejpozději před jejich vyřízením, resp. uzavřením v datových formátech požadovaných podle čl. 20 vyhlášky. Ukládání spisů v analogové podobě (7) Spisy v analogové podobě se po uzavření ukládají ve spisovnách úřadu. (8) Jestliže jsou vyřízené spisy v analogové podobě nadále potřebné k výkonu činnosti útvarů úřadu, ukládají se v příručních registraturách zpracovatelů, za které odpovídají zpracovatelé. (9) V případě, že je zaměstnanec ve své funkci nahrazen dočasně či trvale jiným zaměstnancem (např. odchod na mateřskou nebo do důchodu), je povinen všechny své neuzavřené spisy předat fyzicky svému nástupci nebo není-li to možné vedoucímu odboru, na kterého přechází veškerá práva a povinnosti podle spisového a skartačního řádu. (10) Před předáním spisů v analogové podobě do spisovny jsou zpracovatelé na jednotlivých útvarech úřadu povinni připravit je k předání tak, aby byly spisy úplné, přehledně uspořádané, zbavené duplicit a na štítcích archivních krabic řádně označené. Provedou kontrolu úplnosti dokumentů (zejména jejich příloh) a spisů. Každý spis musí obsahovat soupis spisu (soupis všech svých součástí, včetně příloh a čísel jednacích). Zaměstnanec určený vyřízením dokumentu nebo spisu odpovídá za jeho úplnost. (11) Archivní krabice, v níž jsou spisy uloženy, musí být před odevzdáním řádně označeny: a) názvem organizace b) názvem odboru c) pořadovým číslem krabice 21

22 d) spisovým a skartačním znakem e) skartační lhůtou f) číslem a názvem spisu g) časovým rozsahem (12) Spisy jsou předávány k uložení do spisovny úřadu na základě předávacího protokolu pořízeného z elektronického systému spisové služby v jednom vyhotovení. Protokol obsahuje seznam předávaných spisů. Správce spisovny spisy zkontroluje (provede namátkovou kontrolu obsahu archivní krabice) a potvrdí podpisem jejich převzetí. Vytvoří kopii předávacího protokolu, kterou předá zpracovateli. (13) Případné nesrovnalosti mezi předávacím protokolem a skutečným obsahem ukládací jednotky, zjištěné při předávání do spisovny, musí zpracovatel neprodleně odstranit. V opačném případě nebudou spisy do spisovny přijaty k uložení. (14) Ve spisovně jsou dokumenty uloženy po dobu trvání jejich skartační lhůty. Jejich správné uložení a zabezpečení proti poškození a ztrátám zajišťuje správce spisovny. Přístup do spisovny má pouze tento správce, ostatní zaměstnanci jen v jeho přítomnosti a s jeho souhlasem. Smíšené (hybridní) spisy (15) Smíšené spisy, tj. spisy, jejichž část je v digitální a část v analogové podobě, se ukládají tak, že dokumenty spisu v digitální podobě se ukládají v elektronické spisovně městského úřadu a dokumenty spisu v analogové podobě se ukládají ve spisovně úřadu. Obě části spisu přitom musí obsahovat soupis všech dokumentů spisu a jejich jednoznačné označení, zdali jsou v digitální nebo analogové podobě. Čl Výpůjčky dokumentů ze spisovny (1) Žadatelé mohou nahlížet pouze do dokumentů svého útvaru, nahlížení do dokumentů jiného útvaru je vázáno na souhlas vedoucího příslušného útvaru. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované informace, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem. (2) Nahlížení do dokumentů v digitální podobě žadatelům je umožněno prostřednictvím centrální spisovny, která zabezpečuje rovněž evidenci přístupů (zapůjčování a nahlížení do dokumentů). Žadateli se zobrazí požadovaný dokument nebo spis. Pokud není možné předložit mu k nahlížení celý dokument nebo spis, je možné ho vytisknout (vytvořit neautorizovanou konverzi do listinné podoby), znečitelnit pasáže, s nimiž se žadatel nesmí seznámit, a poté ho předložit. 22