y^'.líl_illz^.ród..'"'"" ke Smlouvě o užívání sdílených služeb, ev. č /2016/KON Smluvní strany

Transkript

1 : >.0R.Av..KONU.a.a..á RKAÍ -KRAJSKÝ ÚŘAD ' = í-=;..j. f, MÍ.OÍ.;VV (DODATKU) -"4 ff\ ICOÁJ KUnSP88QI@QT Dodatek č. 1 y^'.líl_illz^.ród..'"'"" ke Smlouvě o užívání sdílených služeb, ev. č /2016/KON 1. Moravskoslezský kraj se sídlem:. října 117, Ostrava zastoupen:. Ing. Ivo prof Vondrákem, CSc. IC: DIC: bankovní spojení: číslo účtu: dále jen poskytovatel* Smluvní strany CZ Česká spořitelna, a. s / Bífovecká nemocníce, a.s. se sídlem:. listopadu17 538, Bílovec zastoupen:. Vratislavou Bc Krnáčovou, předsedou představenstva Ing. Tomášem Stejskalem, místopředsedou představenstva IC: DIČ: bankovní spojení: číslo účtu: dále jen uživatel" Základní ustanovení 1, Smluvní strany uzavřely mezi sebou dne Smlouvu oužívání sdílených služeb, ev. č /2016/KON (dále jen smlouva"), jejímž předmětem je bezplatné užívání sdílených ICT služeb uživatelem. 2. Zdůvodu zájmu smluvních stran orozšíření obsahu služeb, které je uživatel na základě smlouvy oprávněn užívat, se smluvní strany dohodly na následujících změnách smlouvy. Změna smlouvy 1. Příloha č. 1 smlouvy Pravidla poskytování a užívání sdílených ICT služeb pro obchodní společnosti založené Moravskoslezským krajem" se nahrazuje novým zněním, které je jako příloha Č. 1 nedílnou součástí tohoto dodatku. 2. Smlouva se doplňuje o nový článek IV, který zní: Zpracovánía ochrana osobních údajů

2 1. Účelem tohoto ustanovení je zajištění ochrany osobních údajů při využívání Identity Managementu, elektronické spisové služby e-spis LITE a Krajské digitální spisovny ICZ DESA (dále též informačních systémů") uživatelem. 2. Ujednáními tohoto ustanovení se upravují vztahy mezi uživatelem jako správcem (správcem osobních údajů) a poskytovatelem jako zpracovatelem (zpracovatelem osobních údajů), zejména se pak vymezuje rozsah osobních údajů, které budou zpracovávány, účel, pro který budou osobní údaje zpracovávány, a podmínky a záruky zpracovatele z hlediska technického a organizačního zabezpečení ochrany osobních údajů. 3. Rozsah zpracovávaných osobních údajů, účel a způsob jejich zpracování; A. Identity Management (Správa uživatelů) A, 1 Zpracovatel zpracovává osobní údaje nezbytné kautentizaci a autorizaci zaměstnanců správce a správě jejich uživatelských účtů (jméno, příjmení, , telefon, uživatelské jméno, heslo, rozsah přístupových oprávněni). A.2 Účelem zpracování je zajištění přístupu zaměstnanců správce ke sdíleným ICT službám uvedeným v příloze č. 1 této smlouvy. AJSprávce osobních údajů určuje pro zpracovatele osobních údajů tento způsob zpracování: a. uchovávání, b. zálohování, c. využití údajů při správě uživatelských účtů. B, Hostovaná elektronická spisová služba B.l Zpracovatel zpracovává osobní údaje, jež jsou předmětem spisové služby správce, v rozsahu definovaném zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve zněnípozdějších předpisů. B,2 Účelem zpracování je zajištění důvěryhodné správy elektronických dokumentů, jež jsou předmětem spisové služby správce. B.3Správce osobních údajů určuje pro zpracovatele osobních údajů tento způsob zpracování: a. uchovávání, b. zálohování, c. vyhledávání na žádost správce. C Krajská digitální spisovna CJ Zpracovatel zpracovává osobní údaje, jež jsou předmětem spisové služby, v rozsahu definovaném zákonem č. 499/2004 Sb,, o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, obsažené v uzavřených dokumentech a spisech. C.2 Účelem zpracování je využití garantovaného úložiště pro uložení uzavřených spisů a dokumentů z elektronické spisové služby správce, které u dokumentů zajistí věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu, čitelnost a správu souvisejících metadat C.3Správce osobních údajů určuje pro zpracovatele osobních údajů tento způsob zpracování: a. uchovávání, o-

3 b. zálohování, c. vyhledávání na žádost správce. 4. Práva a povinnosti smluvních stran: 4.1 Na základě této smlouvy pověřuje správce osobních údajů zpracovatele osobních údajů ke zpracování osobních údajů potřebnému ktomu, aby mohl využívat informační systémy. 4.2 Zpracovatel osobních údajů tyto údaje zpracovává na prostředcích výpočetní techniky. 4.3Zpracovatel zajistí, aby jeho zaměstnanci při zpracování osobních údajů postupovali v souladu s platnými vnitřními předpisy zpracovatele upravujícími nakládání s osobními údaji. 4.4Zpracovatel zajistí, že systém správy uživatelů (Identity Management) umožní jednoznačnou identifikaci přístupu každého uživatele k informačním systémům, v nichž budou zpracovávány osobní údaje, a činností, které vykonal. 4.5Zpracovatel zajistí, že přístup k informačním systémům, v nichž budou zpracovávány osobní údaje, bude chráněn uživatelským jménem, heslem, popř. digitálním certifikátem (přístupové údaje). 4.6Zpracovatel zajistí informovanost svých zaměstnanců, podílejících se na zpracování osobních údajů, že přístupové údaje je nutno chránit, nesdělovat jiným osobám, uchovávat tak, aby nebyly jiným osobám přístupné, a při podezření na únik hesla heslo neprodleně změnit 4.7Zpracovatel zajistí integritu uchovávaných osobních údajů pomocí pravidelného zálohování." 3. Dosavadní čl. IV smlouvy se nově označuje jako čl. V. Závěrečná ustanovení 1. Tento dodatek nabývá platnosti a účinnosti dnem jeho podpisu oběma smluvními stranami. 2. Tento dodatek je vyhotoven ve 3 stejnopisech s platností originálu, z nichž dva obdrží poskytovatel a jeden uživatel. 3. Poskytovatel prohlašuje, že informační systémy uvedené v tomto dodatku jsou výstupy projektů realizovaných Moravskoslezským krajem, a to konkrétně projektu Elektronická spisová služba Moravskoslezského kraje (I. část výzvy)", registrační číslo CZ.1.06/2.1.00/ , spolufinancovaného z Integrovaného operačního programu, prioritní osa 2 Zavádění ICT v územní veřejné správě, oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě a projektu E-Government Moravskoslezského kraje (II. - VI. část výzvy)", registrační číslo CZ.1.06/2.1.00/ , spolufinancovaného z Integrovaného operačního programu, prioritní osa 2 Zavádění ICT v územní veřejné správě, oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě.

4 4. Nedílnou součást í tohoto dodatku je Příloha č. 1- Pravidl a poskytování a užívání sdílených ICT služeb pro obchodní společnosti založené Moravskoslezským krajem. V Ostravě dne: g g j i 2017 V.y.í.ÍT.?.!_?r. 0s\ dne: j 2,12.2Í16 za poskytovatele za uživatele prof. Ing. Ivo Vondrák, CSc. hejtman kraje Bc. Vratislava Krnáíová přecueda pl tavjnslva fiiii.veci.e_ nem.,.> as 1? listopadu 53. a/'i.l ' Bílovec ic- sesssase DÍČ r:za; 'asssb *^ínp.tr-n"í'«!tiifsibl mfstópf: "snstva Doložka platnosti právního jednání dle ust, 23 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení). ve znění pozdějších předpisů: Předmět smlouvy byl schválen o K-T. = ; usnesením rady kraje č.. i ze áne.č/.s.fá.ifa..... S osr,. Zdeňka Waiiszová

5 Příloha č. i ke Smlouvě o užívání sdílených služeb - Pravidla poskytování a užívání sdílených ICT služeb pro obchodní společností založené Moravskoslezským krajem 1 Úvodní ustanovení Vymezení pojmb Licenční podmínky Podmínky poskytování služby 3 5 Podmínky užívání služeb.,...,. 4 6 Sdílené ICT služby Správa uživatelů..., Portál kraje Serv ce Desk Katalog služeb Metodika a informace Rejstřík organizací Právní informační systém Usnesení Nákupní portál Rejstřík smluv a veřejných zakázek Hostovaná elektronická spisová služba Krajská digitální spisovna...12

6 (1) Pravidla pro provozování a užívání služeb poskytovaných Moravskoslezským krajem (dále jen krajem" a pravidla") jsou souhrnem ustanovení pro provozování a užívání sdílených ICT služeb organizacemi, viz čl. 2 odst. 2 těchto pravidel. (2) Pro organizace a jejich uživatele sdílených služeb jsou tato pravidla závazná. (1) Kraj - Moravskoslezský kraj (2) Organizace - obchodní společnosti založené krajem (3) KÚ MSK - Krajský úřad Moravskoslezského kraje (4) TCK - technologické centrum (5) IT - informační technologie (6) ICT - Information and Communication Technologies, označení pro informační a komunikační technologie (7) Sdílená ICT služba - poskytování softwarových aplikací organizacím za účelem podpory výkonu jejich činností. (8) Poskytovatel - subjekt zodpovědný za návrh a funkcionalitu ICT služby. Řeší metodickou podporu, změny ve struktuře služby a reaguje na změny potřeb organizace. V tomto případě je poskytovatelem Moravskoslezský kraj. (9) Provozovatel - subjekt, který zodpovídá za provoz, dostupnost a správnou funkčnost ICT služby po technické stránce a zabezpečuje její technickou podporu. (10) Uživatel - zaměstnanec organizace, kterému je vytvořen v systému správy uživatelů účet, jsou o něm vedeny identifikační a kontaktní údaje a jsou mu přidělovány role a oprávnění do služeb a aplikací poskytovaných krajem. (11) Lokální administrátor - je role, která uživatele opravňuje ke správě uživatelů a jejich oprávnění v rámci organizace - zakládání nových uživatelů, aktualizace jejich údajů, přidělování a odebírání rolí a oprávnění uživatelům a v případě potřeby zablokování uživatelského účtu. (12) Krajský administrátor - je role uživatele kraje, která v IDM zakládá a spravuje organizace a jejich lokální administrátory. Má přehled o všech uživatelích v IDM a v případě výpadku lokálního administrátora je schopný ho zastoupit. (13) Identity Management (IDM) - centrální správa uživatelů, která umožňuje a jednoznačně identifikuje přístup každého uživatele ke svěřeným aplikacím, službám a tedy i jejich jednoznačnou odpovědnost za činnosti, které použitím těchto služeb, aplikací vykoná.

7 (14) Portál uživatele (PUMA) - je aplikační rozhraní, pomocí kterého lokální administrátor organizace spravuje uživatelské účty a oprávnění uživatelů své organizace. Ostatní uživatelé v této aplikaci mají zpřístupněny informace o svém uživatelském účtu a mohou měnit přístupové heslo. (15) Portál kraje (dále jen portál") - webová aplikace, která je rozcestníkem do aplikaci poskytovaných krajem a centrálním místem pro komunikaci a spolupráci mezi krajem a organizacemi. (16) Systém jednotného přihlášení - je systém, který zabezpečuje ověření uživatele a předání uživatelských oprávnění k aplikacím, zařazeným do tohoto systému. Systém také zajišťuje to, že uživatel se při přechodu mezi jednotlivými aplikacemi zařazenými do systému jednotného přihlášení nemusí znovu autentifikovat. (1) Kraj ve smyslu ustanovení 12 autorského zákona tímto poskytuje organizacím licence k aplikacím (dále jen licence"), přičemž licence jsou poskytnuty bezúplatně. (2) Organizace je oprávněna užít licenci pouze za účelem plnění úkolfi, ke kterým byla založena a ke komunikaci s krajem. Organizace nesmí licenci užít ke komerčním účelům a není oprávněna poskytovat aplikaci a licenci k dalšímu užití třetím osobám. (3) Celkový počet licencí je omezený, z toho důvodu mohou být počty uživatelů organizací vstupujících do jednotlivých aplikací řízeny. (1) Kraj jako poskytovatel se zavazuje zabezpečit provoz poskytovaných služeb v tomto rozsahu: a) Služby jsou dostupné v pracovní dny od 6:30 do 18:30. b) Mimo časový interval dostupnosti služeb budou ve většině případů služby dostupné za standardních podmínek, ale jsou možné plánované technologické odstávky, servisní zásahy a podobně. Nedostupnost mimo časový interval v bodě a) se nepovažuje za závadu. c) Plánované odstávky k údržbě systému nebo řešení havarijních stavů budou hlášeny prostřednictvím portálu (aplikace Aktuality), v případě nedostupnosti portálu, em na lokální administrátory. (2) Uživatelská podpora je poskytována v pracovní dny: v pondělí a středu od 9:00 do 17:00, v úterý a čtvrtek od 9:00 do 14:30, v pátek od 9:00-13:00. (3) Zálohování a servisní zásahy: a) Kraj bude zabezpečovat zálohy systému a vložených dat.

8 b) Minimálně jednou týdně bude prováděna plná záloha dat c) V průběhu týdne bude prováděno přírůstkové zálohování. (4) Uživatelská a metodická podpora a) Uživatelská podpora bude zabezpečována krajem prostřednictvím služby Service Desk. b) Metodické materiály a uživatelské příručky ke službám budou standardně vystavovány na portálu v aplikaci Metodika a informace", v části Dokumentace k aplikacím". vr r _r (1) Organizace je povinna používat služby v souladu s metodikami vystavenými na portále v aplikaci Metodika a informace". (2) Za úkon, který bude proveden v rámci služeb a aplikací poskytovaných krajem, bude zodpovídat osoba (zaměstnanec organizace), pod jehož uživatelským účtem bude činnost vykonána. (3) Lokální administrátor a) Lokálním administrátorem je vždy ředitel organizace. b) Ředitel je oprávněn požádat o přiřazení role lokálního administrátora dalším zaměstnancům organizace. Roli na žádost ředitele přidělí zaměstnanci krajský administrátor správy uživatelů. Žádost a údaje o novém lokálním administrátorovi ředitel nahlásí na kraj prostřednictvím aplikace Service Desk nebo datovou zprávou. c) Ředitel organizace je povinen zabezpečit aktuálnost údajů vedených o uživatelích dané organizace ve správě uživatelů a to prostřednictvím lokálního administrátora organizace. (4) Pravidla a povinnosti správy uživatelských účtů organizace: a) Uživatelský účet musí být vázán na konkrétní osobu, které je přiděleno uživatelské jméno. b) Uživatelské jméno musí začínat prefixem msk ". Doporučená struktura je mskjmeno.prijmeni", například msk_karel.horsky". V případně konfliktu sjiž existujícím účtem (íogin name musí být v rámci IDM jedinečný) doporučujeme pracovat například se zkratkou jména msk_k,horsky", mskjcar,horsky" a podobně. (5) Lokální administrátor musí zajistit aktualizaci údajů o uživatelích organizace, především těchto údajů: jméno, příjmení, , telefon. (6) Lokální administrátor je povinen, podle vnitřních postupů organizace - například na pokyn ředitele, udržovat zařazení uživatelů organizace do odpovídajících rolí. (7) Lokální administrátor je povinen neprodleně zablokovat uživatelský účet zaměstnance, se kterým je rozvázán pracovní poměr.

9 (8) Lokální administrátoři jsou povinni předávat informace o provozu sdílených služeb zaměstnancům organizace. (9) Ochrana přístupových údajů a) Za přístupové údaje se považuje uživatelské jméno a heslo, případně digitální certifikát. b) Uživatel je povinen chránit své přístupové údaje ke službám poskytovaným krajem. Nesmí je sdělovat jiným osobám, ani je nesmí uchovávat tak, aby mohly být jiným osobám přístupné. c) Při jakémkoliv podezření na únik hesla je uživatel povinen neprodleně heslo změnit. d) Heslo si uživatel může změnit operativně prostřednictvím Portálu uživatele, nebo se může obrátit na lokálního administrátora organizace. (10) Přihlašování do aplikací a) Do poskytovaných aplikací se mohou přihlásit jen uživatelé, kteří jsou zavedení v IDM kraje a mají přiřazeny lokálním administrátorem organizace vybrané role. Tyto role jim umožňují přístup do aplikací, které potřebují k vykonávání svých pracovních povinností, b) Pro snadný přístup k aplikacím je možno využít portál, který nabízí odkazy do všech poskytovaných aplikací. (11) Hlášení problémů a) Uživatelé jsou povinni všechny své požadavky oznamovat prostřednictvím aplikace Service Desk, která je přístupná na portálu. b) Pokud je z jakéhokoli důvodu Service Desk nedostupný, je uživatel oprávněn zaslat požadavek na ovou adresu servicedesk@msk.cz nebo volat na kontaktní číslo tel: (1) Správa uživatelů je komplex informačních systémů a technologií, pomocí kterých jsou pořizovány a udržovány informace o uživatelích, jsou jim přidělovány role a oprávnění, pomocí kterých je zabezpečena jejich autentizace a autorizace v dalších poskytovaných informačních službách a aplikacích. Krajští administrátoři - uživatelé, kteří spravují uživatelské účty a organizace v aplikaci Portál uživatele (PUMA)".

10 Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, členové zastupitelstva kraje, členové komisí a výborů. Lokální administrátoři - uživatelé, kteří spravují uživatelské účty své organizace. Zakládají nové uživatele, aktualizují jejich údaje, přidělují a odebírají role a oprávnění uživatelům a v případě potřeby blokují uživatelské účty. K tomu jako nástroj využívají aplikaci Portál uživatele (PUMA)". Uživatelé organizací - zaměstnanci organizací využívající sdílených služeb. K aktualizaci svých údajů a změně přístupového hesla využívají aplikaci Portál uživatele (PUMA)". (3) Přihlášení do aplikace je možné na webové adrese portálu v menu Aplikace". (4) Uživatelská příručka je k dispozici v aplikaci Metodika a informace, v části Dokumentace k aplikacím, Portál uživatele (PUMA) Portál kraje (1) Portál kraje je nástroj ke komunikaci a spolupráci mezi krajem a organizací. Je rozcestníkem do aplikací, které poskytuje kraj organizacím a místem zobrazení aktualit. Uživatelé, kteří mají pověření k vystavování aktuálních informací na Portál kraje. Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, členové zastupitelstva kraje, členové komisí a výborů mají právo pro čtení. Uživatelé organizací, kteří mají právo přístupu na Portál kraje. (3) Přihlášení do aplikace je možné na webové adrese Service Desk (1) Modul Service Desk je součástí komplexní služby uživatelské podpory Service Desk. 3e centrálním místem pro sběr a vyřizování požadavků a tvoří základ systému řízení TT služeb. Modul Service Desk je součástí systému FaMa+.

11 Správci a řešitelé sdílených služeb, kteří řeší požadavky zadané uživateli do Servíce Desku. Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, členové zastupitelstva kraje, členové komisí a výborů, kteří mají právo zadávat požadavky do Service Desku. Uživatelé organizací, kteří mají právo zadávat požadavky do Service Desku. (3) Přihlášení do aplikace je možné na webové adrese portálu v menu Aplikace". (4) Uživatelská příručka je k dispozici v aplikaci Metodika a informace, v části Dokumentace k aplikacím, Service Desk. 6.4 Katalog služeb (i) Katalog služeb je webová aplikace k vedení katalogu služeb. Obsahuje seznam všech služeb, které kraj poskytuje organizacím. U každé služby jsou informace: a) Popis služby b) Rozsah služby c) Doba vyřešení požadavku na službu d) Doba podpory a doba dostupnosti služby e) Kdo prvotně řeší požadavky na službu f) Typy požadavků na službu «Uživatelé, kteří mají oprávnění editovat katalog služeb (aktualizují katalog služeb). Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, členové zastupitelstva kraje, členové komisí a výborů, kteří mají právo zadávat požadavky do Service Desku. Uživatelé z organizací, kteří jsou oprávněni přistupovat na Portál kraje. (3) Přihlášení do aplikace je možné na webové adrese portálu v menu Aplikace".

12 6. 5 Metodika a informace (1) Aplikace slouží k vystavování a prohlížení předpisů, uživatelských příruček, metodik a obecných informací pro organizace. Uživatelé, kteří mají pověření a oprávnění k vystavování dokumentů do aplikace. Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, členové zastupitelstva kraje, členové komisí a výborů mají oprávnění ke čtení. Uživatelé z organizací, kteří jsou oprávněni přistupovat na Portál kraje a do aplikace Metodika a informace. (3) Přihlášení do aplikace je možné na webové adrese portálu v menu Informace" Rejstřík organizací (1) Rejstřík organizací je aktuální seznam organizací kraje s jejich základními údaji. «Uživatelé, kteří mají pověření a oprávnění k vystavování dokumentů a aktualizaci údajů v aplikaci.» Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, členové zastupitelstva kraje, členové komisí a výborů mají oprávnění ke čtení. Uživatelé z organizací, kteří jsou oprávněni přistupovat na Portál kraje a do aplikace Rejstřík organizací. (4) Přihlášení do aplikace je možné na webové adrese portálu v menu Informace" Právní informační systém (1) Právní informační systém představuje komplexní systém pokrývající problematiku národní legislativy a legislativy EU. Jeho součástí je judikatura, komentáře a literatura ke stanoviskům,

13 k právním předpisům i výklady. Je možné využívat rovněž vzory smluv a podání, včetně aktuálně potřebných rekodifikačních vzorů dle nového občanského zákoníku. Právní informační systém je zajišťován prostřednictvím webové aplikace CODEXIS ONLINE. jsou zaměstnanci organizace, kteří mají právo přístupu na Portál kraje. (3) Přihlášení do aplikace je možné přes portál na webové adrese v menu Aplikace". 6.8 iusnesení (1) Aplikace iusnesení (od společnosti Pilscom, s.r.o.) je určena pro tvorbu a zpracování materiálů pro radu kraje a zastupitelstvo kraje až do doby jejich projednání. Eviduje vzniklá usnesení a rovněž jednání, kde byla usnesení schválena.» Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, Členové zastupitelstva kraje, členové rady kraje, hejtman, náměstci hejtmana, členové komisí a výborů. Uživatelé z organizací, kteří jsou oprávněni přistupovat na Portál kraje a do aplikace iusnesení. (3) Přihlášení do aplikace je možné přes portál na webové adrese v menu Aplikace". (4) Uživatelská příručka je součástí aplikace Nákupní portál (1) Nákupní portál je webovou aplikací, která je součástí komplexního systému nákupů kraje, jeho příspěvkových organizací a obchodních společností. Hlavní funkcí Nákupního portálu je nákup zboží z katalogu. Provozovatelem je odbor podpory korporátního řízení a kontroly. Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, kteří mají přidělenou roli k užívání aplikace. Uživatelé z organizací, kteří mají přidělenu roli v Nákupním portálu.

14 (3) Přihlášení do aplikace je možné přes portál na webové adrese v menu Aplikace". (4) Detailní popis jednotlivých funkcí Nákupního portálu je uveden v Manuálu objednatele v aplikaci Nákupní portál (záložka E-leaming} nebo v aplikaci Metodika a informace, v části Sdružené nákupy, Postupy, manuály a informace. Obchodní a dodací podmínky naleznete v záložce Dokumenty v aplikaci Nákupní portál Rejstřík smluv a veřejných zakázek (1) Aplikace je určena pro evidenci smluv a veřejných zakázek organizací Moravskoslezského kraje. Aplikaci tvoří moduly Smlouvy, Veřejné zakázky, Smluvní strany. a) Modul Smlouvy slouží k evidenci jednotlivých smluv a jejich dodatků. b) Modul Veřejné zakázky je určen k evidenci jednotlivých VZ a všech jejích součástí (přílohy, smlouvy). c) Modul Smluvní strany umožňuje evidovat subjekty, které lze přiřadit ke smlouvám. Interní zaměstnanci kraje zařazení do krajského úřadu, kteří mají přidělenou roli k užívání aplikace. Uživatelé z organizace, kteří mají právo přístupu na Portál kraje a do aplikace Rejstřík smluv a veřejných zakázek. (3) Uživatelská příručka je součástí aplikace. (4) Přihlášení do aplikace je možné přes portál na webové adrese v menu Aplikace" Hostovaná elektronická spisová služba (1) Hostovaná elektronická spisová služba je systém specializovaný na podporu evidence, zpracování a oběhu dokumentů jak listinných tak i elektronických a je zajišťována aplikací e-spis LITE. (2) Uživatelé siužby c) Ze strany organizací Administrátor spisové siužby - nastavuje přístupy a role pro uživatele hostované spisové služby. 10

15 o Uživatelé služby jsou zaměstnanci organizace, kteří evidují, zpracovávají a vyřizují dokumenty a mají právo přístupu do spisové služby. (3) Přihlášení do aplikace je možné na webové adrese portálu v menu Aplikace". (4) Uživatelská dokumentace je k dispozici v aplikaci Metodika a informace, v části Dokumentace k aplikacím, Elektronická spisová služba e-spis Lite. (5) Pravidla pro užívání služby: d) Organizace se zavazují aplikaci užívat v souladu s platnými právními předpisy, zejména: zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhláškou Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, vyhláškou Ministerstva vnitra č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. e) Elektronická podatelna: Pro obsluhu elektronické podateiny a odchozích ů z aplikace je každé organizaci určen vytvořený na doméně po-msk.cz". je vytvořen ze zkratky organizace a domény. Obsluha u bude realizována pouze prostřednictvím uživatelského rozhraní elektronické podatelny. Pro příjem elektronických podání v aplikaci je nutné používat určený e-maii nebo přesměrovat příchozí poštu na určený . Pro odesílání ů z aplikace je nutné nastavit určený . Pro přihlášení do elektronické podatelny budou využívány certifikáty vydávané zaměstnancům organizací na jméno. f) Zkratka a číslo jednací:» Zkratka organizace je tvořena s přihlédnutím ke zvyklostem v organizaci, ale vždy tak, aby byía jedinečná mezi organizacemi, které službu používají, Organizace jsou povinny používat určenou zkratku, která se projeviv názvu domény určené pro přihlášení do aplikace a u určenému pro obsluhu elektronické podatelny. (6) Metodický pokyn k užívání siužby: g) Organizace je povinna při vedení spisové služby využívat službu hostované spisové služby, a to zejména při: 11

16 evidenci dokumentů došlých - listinných i elektronických (došlých do datové schránky a e-maiiem), evidenci dokumentů vzniklých v organizací - listinných i elektronických, vyřizování a odesílání dokumentů, tvorbu spisů, o vedení podacího deníku, předávky dokumentů do spisovny (viz služba Krajská digitální spisovna). h) Předávku dokumentů do spisovny organizace a současně i do aplikace Krajská digitální spisovna je nutno provádět v dávkách, a to nejvýše 2x ročně Krajská digitální spisovna (1) Krajská digitální spisovna (dále jen KDS") je garantované úložiště uzavřených spisů a dokumentů z elektronických spisových siužeb a je zajišťována aplikací Důvěryhodná elektronická spisovna - ICZ DESA. jsou zaměstnanci organizace pověření vedením spisovny organizace a mají právo přístupu do KDS. (3) Přihlášení do aplikace je možné na webové adrese portálu http5://portal.msk.cz v menu Aplikace". (4) Uživatelská dokumentace je k dispozici v aplikaci Metodika a informace, v části Dokumentace k aplikacím, Krajská digitální spisovna DESA. (5) Pravidla pro užívání služby: i) Organizace se zavazují aplikaci užívat v souladu s platnými právními předpisy, zejména: zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhláškou Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (NSESS). j) Povolené formáty a objem dat: Organizace je povinna zabezpečit, aby formáty ukládaných dat odpovídaly platným právním předpisům. Organizace má k dispozicí datový prostor 30 GB. V případě potřeby navýšení datového prostoru se bude jednat o placenou službu. 12