Moduly. Pokračování prezentace. Aleš Šantora Josef Bureš ICZ a.s. 31. října Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná

Transkript

1 Moduly Aleš Šantora Josef Bureš ICZ a.s. 31. října 2013 Pokračování prezentace Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 1

2 ROZŠIŘUJE MOŢNOSTI ŠETŘÍ Jaké nabízíme moduly? ICZ VEZA USNESENÍ ÚKOLY SMLOUVY ELEKTRONICKÁ ÚŘEDNÍ DESKA CZECHPOINT A CZECHPOINT@OFFICE AUTOMAT DATOVÝCH ZPRÁV AUTOMAT DATOVÝCH ZPRÁV SKENOVÁNÍ A TISK ČÁROVÝCH KÓDŮ E-PODATELNA UNISPIS KATASTRY STATISTIKY STATISTIKA OVÝCH RAZÍTEK REGISTRATURY ELEKTRONICKÝ PODPIS MODUL DŮVĚRYHODNOSTI KONVERZE DO VÝSTUPNÍHO FORMÁTU ŠETŘÍ EFEKTIVNĚJŠÍ Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 2

3 USNESENÍ Modul automatizuje zpracování materiálů pro jednání rady a zastupitelstva. Řídí vypracování návrhu usnesení, připomínkování návrhu, schválení, uzavření a zveřejnění. Oběh dokumentů mezi jednotlivými pracovními stoly je zajišťován obdobným způsobem jako pohyb ostatních písemností v e-spis. O všech krocích zpracování dokumentu se vedou záznamy v historii, je tedy možno zpětně určit kdo a kdy s dokumentem pracoval. Zpracování vstupů a výstupů z porady je rozděleno na několik etap: Příprava materiálů Předání organizátorovi jednání Zpracování materiálů Tvorba výsledného usnesení Publikování usnesení Generování úkolů z usnesení Modul je vhodné integrovat s: Modulem Úkoly Modulem Registratury Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 3

4 ÚKOLY Modul umožňuje evidenci a řízení úkolů a přidělování podřízených úkolů v rámci definované organizační struktury organizace. Modul zaznamenává informace o úkolu, jako je zadavatel, nositel, datum vzniku, termíny, vlastní zadání úkolu. Splněné úkoly zůstávají v systému do uplynutí skartační lhůty. Modul poskytuje tyto funkčnosti: Zaevidování úkolu a automatické přidělení evidenčního čísla Generování úkolů z usnesení, smlouvy, Zadávání úkolů cílovým zpracovatelům a sledování plnění V případě potřeby delegování úkolů na další uživatele Vyhledávání úkolů a generování informačních sestav Automatické sledování a upozornění na zadané termíny Modul je vhodné integrovat s: Modulem Usnesení Modulem Smlouvy Modulem Registratury Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 4

5 SMLOUVY Modul podporuje administrativní procesy spojené s vytvářením, zpracováním a evidencí smluv uzavíraných zákazníkem. Modul umožňuje evidenci došlých i vzniklých smluv s možností připojovat elektronická těla těchto dokumentů, vedení samostatných číselných řad pro smlouvy, řízení připomínkování, schvalování, hlídání termínů, kontrolu úkolů, tvorby sestav, Modul pokrývá následující události typické pro životní cyklus smluv: Vznik a evidenci smluv Připomínkování smluv Schvalování smluv Úkoly plynoucí ze smluv Dodatky ke smlouvě Ukončení smluv Kontrolu stavu smluv Modul je vhodné integrovat s: Modulem Úkoly Modulem Usnesení Modulem Registratury Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 5

6 CzechPOINT Modul umožňuje automatickou evidenci žádostí o výpis příslušné agendy a následný výpis přímo v ESS. Záznam v ESS získá veškeré potřebné atributy vyžadované platnou legislativou: ČJ, spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu + přílohu ve formátu zfo (nativní formát aplikace 602XML Filler) Integrace ESS s CzechPOINT se vztahuje na veškeré agendy poskytované CP: CzechPOINT&Office Výpis z katastru nemovitostí Výpis z obchodního rejstříku Výpis z živnostenského rejstříku Výpis z rejstříku trestů Výpis z bodového hodnocení řidiče Výpis z insolvenčního rejstříku Vydání ověřeného výstupu ze Seznamu kvalifikovaných dodavatelů Podání do registru účastníků provozu modulu autovraků ISOH Modul umožňuje evidenci autorizované konverze z moci úřední v ESS včetně atributů Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 6

7 SKENOVÁNÍ A TISK Č.K. Modul umožňuje tisk štítků s čárovým kódem, který nahrazuje otisk podacího razítka a v případě skenování dokumentu i automatizované rozdělení naskenované dávky a uložení pořízeného obrazu dokumentu k zaevidovanému záznamu ve spisové službě. Vytištěný štítek (v závislosti na nastavení) obsahuje především tyto údaje: Komplexní skenovací pracoviště zahrnuje: Tiskárnu čárového kódu Čtečku čárového kódu Označení původce Datum doručení Číslo jednací Počet listů Počet příloh Příklady štítků s čárovým kódem Skener + vytěžovací SW Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 7

8 UNISPIS Modul slouží k oboustranné integraci elektronické spisové služby se spisovou službou IS RŽP a od verze 3 zajišťuje i kompletní přenos digitálního obsahu dokumentů. Modul umožňuje využívání nových způsobů vypravení, které standardně obsluhuje spisová služba úřadu, například vypravení přes elektronickou podatelnu, vyvěšení na úřední desku, a současně předává informace např. o doručení dokumentů z ESS do IS RŽP. Oboustranná integrace mezi spisovou službou a RŽP vychází z premisy, že ESS je centrální bod při evidenci dokumentů u původce a IS RŽP se podílí na evidenci dokumentů - Rozhraní umožňuje: Aktivní výměnu dat a dokumentů mezi ESS a IS RŽP v on-line i off-line režimu v závislosti na naléhavosti informací, které tyto informační systémy sdílí. Využívat k evidenci dokumentů jednotnou řadu čísel jednacích, které IS RŽP získává v reálném čase ze spisové služby. Přenášet další události v asynchronních dávkách tak, aby případná aktuální nedostupnost některého ze systémů nepřinášela uživatelům další problémy. Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 8

9 KATASTRY Evidence katastrů a parcel přináší možnost zakládání, úpravu a rušení katastrálních údajů k dokumentu. K profilu doručeného i vlastního dokumentu a k profilu smlouvy nebo spisu lze evidovat údaje o katastru a parcelách. O katastrální údaje je doplněno i vyhledávání a definice dynamických složek. Přehled oblastí - rozšíření zobrazení o pole "Katastr": Evidence podání v Podatelně Založení vlastního nebo doručeného dokumentu Založení odpovědi na doručený dokument Založení nového spisu Publikování usnesení Založení smlouvy nebo dodatku smlouvy Vyhledávání dokumentů podle katastrů a parcel Modul je možné samostatně spustit s: ESS e-spis Modulem Smlouvy Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 9

10 STATISTIKA ESS eviduje řadu údajů o dokumentech zpracovávaných organizací a modul Statistika umožňuje z těchto údajů vytvářet manažerské přehledy v návaznosti na oprávnění konkrétního uživatele. Vytvářet statistické přehledy mohou uživatelé s rolí správce modulu a prohlížet výstupy mohu uživatelé, kterým správce statický přehled zpřístupní. Modul Statistika vytváří přehledy ze šesti základních zdrojů údajů údaje o: Vyřizování Dokumentech nebo spisech Vypraveních Doručených dokumentech Převzatých dokumentech Předaných dokumentech Akcích s dokumenty STATISTIKA OVÝCH RAZÍTEK Modul poskytuje přehledný výstup použitých kvalifikovaných časových razítek za určené časové období. Ve statickém výstupu je uveden počet časových razítek, která byla vydána na pracovišti podle účelu, respektive podle typu akce. Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 10

11 REGISTRATURY Modul umožňuje uživatelům vytvářet strukturované pohledy na dokumenty (doručené i vlastní) a spisy pocházející z činnosti organizace. Zařazením dokumentu nebo spisu do registratury získá uživatel snadnější přístup k dokumentu prostřednictvím věcného členění, přičemž dokument či spis je možné začlenit do více registratur současně. Modul umožňuje nastavení speciálních přístupových práv pro jednotlivé úrovně registratur tak, aby uživatelé podle zvolené úrovně mohli nahlížet, nebo upravovat dokumenty a spisy, ke kterým jinak nemají přístupová práva. Z pohledu přístupových práv ke správě registratur jsou registratury členěny na: Registratury veřejné / jejich strukturu a obsah spravuje určený správce registratury. Ostatní uživatelé přistupují k obsahu podle správcem daného oprávnění. Registratury privátní / jejich strukturu a obsah spravuje konkrétní uživatel a ostatní k němu nemají přístup. Modul je vhodné integrovat s: Modulem Úkoly Modulem Usnesení Modulem Smlouvy Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 11

12 ELEKTRONICKÝ PODPIS Modul zahrnuje aplikační podporu podepisování elektronických příloh z prostředí spisové služby (včetně zasílaných pomocí systému datových schránek), kde z povahy dokumentu vyplývá nutnost tyto elektronické přílohy podepisovat kvalifikovaným elektronickým podpisem daného úředníka. DŮVĚRYHODNOST Modul slouží k ukládání elektronických dokumentů pro potřeby spisové služby tak, aby byla v dlouhodobém časovém horizontu zachována jejich průkaznost a důvěryhodnost z pohledu platnosti obsahu, popřípadě přiřazených elektronických podpisů. Jedná se o nástavbový modul nad již existujícím integrovaným DMS. Jedná se o nástavbový modul nad již existujícím integrovaným DMS. KONVERZE DO VÝSTUPNÍHO FORMÁTU Modul zabezpečuje konverzi elektronických příloh do definovaného jednotného výstupního formátu PDF/A. Modul je určen pro přípravu příloh před případným podepsáním a elektronickým odesláním (ISDS, , datový nosič). Modul je určen pro přípravu příloh před případným podepsáním a elektronickým odesláním (ISDS, , datový nosič). Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 12

13 Děkujeme za Vaši pozornost Aleš Šantora Josef Bureš ICZ a.s., 31. října 2013 Aleš Šantora tel: / ales.santora@i.cz Dokument: Obchodní prezentace Důvěrnost: Veřejná 13