MĚSTO HODONÍN PŘEDKLÁDÁ: PŘEDNÁŠEJÍCÍ: NÁVRH USNESENÍ: Bod číslo: projednání: konané dne: Vnitřní předpis Systém finanční kontroly.

Transkript

1 viz MĚSTO HODONÍN Masarykovo nám. 1, Hodonín S004P0194J20 Bod číslo: n projednání: konané dne: 47. schůze rady města Obsah zprávy: Vnitřní předpis Systém finanční kontroly Důvod projednávání: organizační a legislativní změny a přechod na elektronické schvalování (podepisování) účetních dokladů a smluv Finanční dopad ±: 0, Kč/rok Standardní postup (ano/ne): ANO VYPRACOVAL: Ing. Marián Maňák odbor EaF PŘEDKLÁDÁ: PŘEDNÁŠEJÍCÍ: Mgr. Ladislav Ambrozek místotarosta Ing. Marián Maňák vedoucí odboru odbor EaF NÁVRH USNESENÍ: Rada města schvaluje vnitřní předpis č. doplnit/ Systém finanční kontroly dle přílohy v předloženém znění příloha č. 1.

2 V příloze Vám předkládám ke schválení Vnitřní předpis Systém finanční kontroly. Jedná se o úpravu stávajícího předpisu formou vydání nového předpisu. Důvody pro tuto změnu jsou tři, a to organizační změny na MěU, přechod na elektronické schvalování účetních dokladů s využitím elektronické podpisové knihy v informačním systému GINIS a zrušení zákona o státní kontrole č. 552/1991 Sb. a jeho nahrazení zákonem č. 255/2012 Sb., kontrolní řád. Výhodou elektronického schvalování je zrušení tzv. papírových košilek kjednotlivým dokladům a také zjednodušení práce pro jednotlivé příkazce operací, kteří již nemusí provádět schvalování účetních dokladů v jednotlivých modulech (KDF, KOF, POU), ale veškeré doklady podepisují v aplikaci EPK (elektronická podpisová kniha). Povinnost zavést a udržovat kontrolní systém a stanovit povinnosti a práva jednotlivým osobám stanovuje starostovi obce odst. 1. a 2., 25 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Změny jsou vyznačeny podbarvením.

3 i ČVÚO c MĚSTO HODONÍN Masarykovo nám.l Vnitřní předpis Evidenční číslo: doplnit/2017 Účinnost od: Vypracoval Zkontroloval Schválil Vydal Ing. Marian Maňák EaF Mgr. Petr Spazier OP Rada města Ing. Jarmila Horská tajemnice Datum a podpis: Datum a podpis: Datum a podpis: Datum a podpis: Systém finanční kontroly Obsah; Oddíl I Úvod... ČI. 1 Legislativní rámec... ČI. 2 Účel směrnice... ČI. 3 Oblast platnosti... Oddíl II Vymezení základních pojmů... ČI. 4 Základní pojmy... Oddíl III Veřejnosprávní kontrola... ČI. 5 Výkon veřejnosprávní kontroly... ČI. 6 Povinnosti vedoucích zaměstnanců při provádění veřejnosprávních kontrol ČI. 7 Povinnosti odboru ekonomiky a financí... ČI. 8 Procesní pravidla veřej nosprávní kontroly... Oddíl IV Řídící kontrola... ČI. 9 Výkon řídící kontroly... ČI. 10 Povinnosti vedoucích zaměstnanců při řídící kontrole... ČI. 1 1 Předběžná řídící kontrola... ČI. 12 Příkazce operace... ČI. 13 Správce rozpočtu... ČI. 14 Hlavní účetní... ČI. 1 5 Průběžná a následná řídící kontrola... Oddíl V Interní audit... ČI. 16 Výkon interního auditu... ČI. 17 Základní úkoly interního auditu... ČI. 18 Procesní pravidla interního auditu Oddíl VI... ČI. 19 Závěrečná ustanovení

4 Přílohy: č. 1 Pověření k veřej nosprávní kontrole (auditu) č. 2 Oznámení o zahájení veřej nosprávní kontroly (auditu) č. 3 Pověření příkazců operací, správce rozpočtu a hlavních účetních č. 4 Přehled provádění předběžné řídící kontroly č. 5 Číselník odborů a organizačních složek č. 6 Stanovení příkazců operací u hospodářské činnosti Obsahuje 20 stran textu a pfiloh 6

5 zákonem zákonem zákonem Oddíl I Úvod ČI. 1 Legislativní rámec 1. 1 Systém finanční kontroly a z něho vyplývající činnosti jsou upraveny následujícími předpisy: č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, v platném znění, prováděcí vyhláškou MF č. 416/2004 Sb., v platném znění, č. 255/2012 Sb., kontrolní řád, v platném znění zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, v platném znění, č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění, zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění, organizačním řádem, a dalšími vnitřními předpisy. ČI. 2 Účel směrnice 2.1 Účelem vnitřního předpisu o systému finanční kontroly Města Hodonín je aplikovat zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě (dále jen zákon) včetně jeho prováděcí vyhlášky MF č. 416/2004 Sb. (dále jen vyhláška) a stanovit jednotné kontrolní metody a postupy finanční kontroly a interního auditu, včetně konkrétní odpovědnosti vedoucích zaměstnanců. 2.2 Cílem tohoto vnitřního předpisuje vytvořit podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů orgánů města. 2.3 Kontrolní systém je nedílnou součástí systému řízení. Získává objektivní informace o tom, zda jednotlivé odbory a jimi metodicky řízené organizační složky postupují v souladu s obecně závaznými právními normami a vnitřními předpisy a zda uskutečňují operace hospodárně, efektivně a účelně. ČI. 3 Oblast platnosti 3.1 Tento vnitřní předpis byl schválen Radou Města Hodonín dne usnesením č. doplnit a je závazný pro Městský úřad Hodonín, Městskou policii a organizační složky zřízené Městem Hodonín. Osoby, které na základě mandátních smluv jakýmkoliv způsobem zpracovávají (byť jen dílčím způsobem) účetnictví města jsou povinny při vedení účetnictví dodržovat povinnosti a postupy stanovené tímto předpisem. 3.2 Vnitřní předpis je závazný pro veškeré příjmy a výdaje města. Tedy nejen na rozpočtové příjmy a výdaje, ale také na příjmy a výdaje v rámci hospodářské činnosti města.

6 3.3 Interní audit je u jednotlivých příspěvkových organizací města, v souladu s 29, odst. 5 zákona, nahrazen výkonem veřej no správní kontroly. 3.4 Vnitřní předpis nabývá účinnosti dne Oddíl II Vymezení základních pojmů ČI. 4 Základní pojmy Orgán veřejné správy Orgánem veřejné správy ve smyslu zákona se rozumí Město Hodonín. Vedoucí orgánu Vedoucím orgánu veřejné správy (Města Hodonín) rozumí starosta. se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu Veřejné prostředky Veřejnými prostředky jsou veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty ve vlastnictví města. Veřejná finanční podpora Veřejnou finanční podporou se rozumí poskytování dotací, příspěvků, návratných finančních výpomocí a dalších prostředků z rozpočtu města. Správnost finanční a majetkové operace Správností finanční a majetkové operace se rozumí její soulad správními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností. Hospodárnost Hospodárností je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů, kdy při co nejnižším vynaložení těchto prostředků je dosaženo odpovídající kvality plněných úkolů. Účelnost Účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Efektivnost Efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků. Vedoucí zaměstnanec Vedoucí zaměstnanec je tajemník, vedoucí odboru, vedoucí oddělení, vedoucí (ředitel) organizační složky, ředitel Městské policie.

7 Příkazce operace Výkonem funkcí příkazem operací jsou starostou města v oblasti příjmů rozpočtu města pověřeni určení vedoucí odborů a zástupkyně vedoucího odboru ekonomiky a financí. V oblasti výdajů rozpočtu města jsou starostou města výkonem funkcí příkazců operací pověření ti vedoucí odborů, kteří mají přidělenou část výdajů rozpoětu města a zástupkyně vedoucího odboru ekonomiky a financí v rámci schváleného rozpočtu města (viz příloha č. 3), a to každý z nich v rámci své výdajové části rozpočtu města. Výkonem funkcí příkazců operací jsou starostou města v oblasti příjmů a výdajů hospodářské činnosti města pověřeni vedoucí odborů uvedení v příloze č. 6. Příkazcem operace je také starosta a tajemník, a to ke konkrétním rozpočtovým akcím (ORG), určeným usnesením rady města. Správce rozpočtu Výkonem funkce je starostou města pověřen vedoucí odboru ekonomiky a financí. V případě jeho nepřítomnosti jej v této funkci zastupuje zástupce vedoucího odboru ekonomiky a financí anebo určená pracovnice účtárny odboru ekonomiky a financí (viz příloha č. 3). Hlavní účetní Výkonem funkcí hlavních účetních jsou starostou města pověřeny osoby uvedené jako hlavní účetní v příloze č. 3. Interní audit Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumání a vyhodnocení operací a vnitřního kontrolního systému zajišťované pracovníky útvaru interního auditu. Finanční kontrola Finanční kontrolou se rozumí jak kontrola vlastního hospodaření, tak i příspěvkových organizací a organizačních složek. hospodaření zřízených Veřejnosprávní kontrola Veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola hospodaření s veřejnými prostředky prováděná u příjemců veřejné podpory z rozpočtu města nebo u žadatelů o tuto podporu. Řídící kontrola Řídící kontrolou se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci v rámci své řídící působnosti vymezené v organizačním řádu při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací. Oddíl III Veřejnosprávní kontrola v Cl. 5 Výkon veřejnosprávní kontroly 5.1 Veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola hospodaření s veřejnými prostředky prováděná u příjemců veřejné podpory z rozpočtu města nebo u žadatelů o tuto podporu. 5.2 Vedoucí zaměstnanci zabezpečují výkon předběžné a průběžné veřejnosprávní kontroly v jimi řízených příspěvkových organizacích v rámci své působnosti stanovené organizačním řádem a u příjemců veřejné podpory z rozpočtu města nebo u žadatelů o tuto podporu. Vedoucí odboru

8 předběžná kontrolovat posuzovat, 14 ekonomiky a financí zabezpečuje výkon předběžné, průběžné a následné veřejnosprávní kontroly v ekonomické oblasti u všech příspěvkových organizací města a u příjemců veřejné podpory z rozpočtu města nebo u žadatelů o tuto podporu. ČI. 6 Povinnosti vedoucích zaměstnanců při provádění veřejnosprávních kontrol 6.1 Vedoucí zaměstnanci jsou povinni zejména: a) soustavně kontrolovat plnění stanovených a rozhodujících úkolů v oblasti svého působení, b) porovnávat dosahované výsledky s výsledky minulých období a se stanovenými cíli, c) provádět kontrolu dodržování vnitřních předpisů a kontrolu správnosti, věrohodnosti a průkaznosti vykazovaných údajů v oblasti své působnosti, d) na vyžádání jiného vedoucího zaměstnance uvolnit odborné podřízené pracovníky na kontrolní akce (pokud tím nebude narušen chod odboru), kteří se při výkonu této kontrolní činnosti řídí pokyny tohoto vedoucího zaměstnance, e) poskytovat jinému vedoucímu zaměstnanci případně přizvaným pověřeným osobám dle 16 zákona finanční kontrole potřebné věrohodné informace a odborné konzultace, f) využívat poznatky z kontrolní činnosti ke zvyšování celkové úrovně řídící a metodické práce v rámci své působnosti, g) v případě zjištěných nedostatků neprodleně sjednat nápravu a přijmout účinná opatření, která zabrání jejich opakování, včetně vyvození důsledků vůči podřízeným pracovníkům osobně odpovědným za jejich vznik, h) o zjištěných nedostatcích a o přijatých opatřeních neprodleně informovat starostu, i) zpracovávat roční plány veřejnosprávních kontrol u řízených příspěvkových organizací a ostatních příjemců veřejné podpory nebo u žadatelů o tuto podporu, 6.2 K základním úkolům předběžné veřejnosprávní kontroly prováděné vedoucími zaměstnanci patří: podklady předložené kontrolovanými osobami pro připravované operace před jejich uskutečněním, kontrola se soustřeďuje do období před přijetím rozhodnutí nebo uzavřením smlouvy, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům veřejné správy a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, veřejnosprávní kontrola je prováděna obdobně dle čl. 1 1 této směrnice. 6.3 K základním úkolům průběžné veřejnosprávní kontroly prováděné vedoucími zaměstnanci patří: a) prověřovat zda kontrolované osoby dodržují stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací, b) prověřovat zda tyto osoby přizpůsobují uskutečňování operací při ekonomických, právních a provozních změnách a jiných podmínek novým rizikům, c) prověřovat zda kontrolované osoby provádějí včas a přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavedených operacích a automatických informačních systémech a zda zajišťují včasnou přípravu stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv. 6.4 Při provádění následné veřejnosprávní kontroly, při které se následně po vyúčtování operací prověřuje, zkoumá a vyhodnocuje u vybraného vzorku těchto operací zda:

9 a) údaje o hospodaření s veřejnými prostředky věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb veřejných prostředků a že tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro uskutečnění příjmů, výdajů a nakládání s veřejnými prostředky, b) přezkoumávané operace jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími přijatými v rámci řízení a splňují kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, c) jsou kontrolovanými osobami plněna opatření přijatá příslušnými orgány veřejné správy včetně opatření k odstranění, zmírnění nebo předcházení rizik. Dále je obsahem následné kontroly prověřování přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému. ČI. 7 Povinnosti odboru ekonomiky a financí 7.1 K základním úkolům odboru ekonomiky a financí v rámci provádění veřejnoprávních kontrol patří: a) zpracovávat návrhy střednědobého a ročního plánu veřejnoprávních kontrol, plány schvaluje starosta, b) provádět a organizovat vlastní kontrolní akce na základě schválených plánů uvedených v bodu a), na základě vyžádání starosty provádět další kontrolní akce mimo schválený plán, c) navrhovat uložení pokut třetím osobám za neplnění povinností vyplývajících ze zákona o finanční kontrole ( 20 21) a zákona ě. 255/2012 Sb., kontrolní řád, v rámci veřejnoprávních kontrol, d) v rámci kontrolního systému spolupracovat s jednotlivými odbory městského úřadu, e) zpracovávat a předávat starostovi výsledné materiály z kontrolních akcí, zejména protokoly z kontrol s doporučením k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků, předcházení a zmírnění rizik a ke zdokonalování vnitřního kontrolního systému, f) kontrolovat plnění navržených opatření, g) předávat internímu auditu informace z oblasti veřejnoprávních kontrol nutné ke zpracování roční zprávy o výsledcích finančních kontrol dle zákona a vyhlášky k finanční kontrole. ČI. 8 Procesní pravidla veřejnosprávní kontroly 8.1 Město Hodonín při kontrole zjišťuje, jak kontrolovaná osoba plní povinnosti, které jí vyplývají z jiných právních předpisů nebo které jí byly uloženy na základě těchto předpisů. 8.2 Město Hodonín může provádět před zahájením kontroly úkony, jejichž účelem je opatření podkladů pro posouzení, zda zahájit kontrolu. O těchto úkonech pořídí záznam. Navazuj eli na tyto úkony kontrola, mohou sloužit skutečnosti takto získané jako podklad pro kontrolní zjištění. 8.3 Kontrolu vykonává fyzická osoba, kterou kontrolní orgán k tomu pověřil (dále jen kontroluj ící ). Pověření ke kontrole vydává starosta města. Jeli při jednotlivé kontrole kontrolujících více, určí starosta města jednoho z nich vedoucím kontrolní skupiny.

10 8.4 Pověření ke kontrole má formu písemného pověření k jednotlivé kontrole (příloha ě. 1), nebo průkazu, stanovíli tak právní předpis. 8.5 Pověřená osoba zahajuje kontrolu z moci úřední. Kontrola je zahájena prvním kontrolním úkonem, jímž je: a) předložení pověření ke kontrole kontrolované osobě nebo jiné osobě, která kontrolované osobě dodává nebo dodala zboží nebo ho od ní odebrala či odebírá, koná nebo konala pro ni práce, anebo jí poskytuje nebo poskytovala služby nebo její služby využívala či využívá, případně se na této činnosti podílí nebo podílela (dále jen povinná osoba ), jež je přítomna na místě kontroly, b) doručení oznámení o zahájení kontroly kontrolované osobě; součástí oznámení musí být pověření ke kontrole, anebo seznam kontrolujících, nebo c) kontrolované osobě nebo povinné osobě, jež je přítomna na místě kontroly, pokud je provedení první z kontrolních úkonů bezprostředně předcházejících předložení pověření ke kontrole takových kontrolních úkonů k výkonu kontroly třeba. Jeli kontrola zahájena podle písm. a) nebo c) bez přítomnosti kontrolované osoby, informuje kontrolující kontrolovanou osobu o zahájení kontroly dodatečně. 8.6 Město Hodonín může k účasti na kontrole v zájmu dosažení jejího účelu přizvat fyzickou osobu (dále jen přizvaná osoba ) Této osobě je vystaveno pověření a je poučena o svých právech a povinnostech při účasti na kontrole. Práva a povinnosti kontrolované osoby a povinné osoby vůči přizvané osobě se řídí přiměřeně ustanoveními zákona č. 255/2012 Sb., kontrolní řád o právech a povinnostech kontrolované osoby a povinné osoby vůči kontrolujícímu. 8.7 Kontrolující je v souvislosti s výkonem kontroly oprávněn vstupovat do staveb, dopravních prostředků, na pozemky a do dalších prostor s výjimkou obydlí, jež vlastní nebo užívá kontrolovaná osoba anebo jinak přímo souvisí s výkonem a předmětem kontroly, jeli to nezbytné k výkonu kontroly. Do obydlí je kontrolující oprávněn vstoupit jen tehdy, jeli obydlí užívané k podnikání nebo provozování jiné hospodářské činnosti nebo v případě, kdy se mají prostřednictvím kontroly odstranit pochybnosti o tom, zdaje obydlí užívané k těmto účelům a nelzeli dosáhnout splnění účelu kontroly jinak. Vlastníci nebo uživatelé těchto prostor jsou povinni kontrolujícímu vstup umožnit. 8.8 Kontrolující je v souvislosti s výkonem kontroly dále oprávněn: a) požadovat prokázání totožnosti fyzické osoby, jež je přítomna na místě kontroly, jdeli o osobu, která plní úkoly kontrolované osoby, nebo osobu, která může přispět ke splnění účelu kontroly, b) provádět kontrolní nákupy, odebírat vzorky, provádět potřebná měření, sledování, prohlídky a zkoušky, c) požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí vztahujících se k předmětu kontroly nebo k činnosti kontrolované osoby (dále jen podklady"); v odůvodněných případech může kontrolující zajišťovat originální podklady, d) pořizovat obrazové nebo zvukové záznamy, e) v míře nezbytné pro průběh kontroly užívat technických prostředků kontrolované osoby, a to po předchozím projednání s kontrolovanou osobou, f) vyžadovat od kontrolované osoby a povinné osoby další součinnost potřebnou k výkonu kontroly. 8.9 Kontrolující je v souvislosti s výkonem kontroly povinen:

11 a) zjistit stav věci v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu kontroly a v závislosti na povaze kontroly doložit kontrolní zjištění potřebnými podklady, b) šetřit práva a oprávněné zájmy kontrolované osoby, povinné osoby a třetí osoby, c) předložit kontrolované osobě nebo povinné osobě pověření ke kontrole, a požádáli o to kontrolovaná osoba nebo povinná osoba, též další dokument, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole, d) vydat potvrzení o zajištěných originálních podkladech, a pominouli důvody jejich zajištění, neprodleně je vrátit, e) nebráníli to splnění účelu nebo provedení kontroly, f) umožnit kontrolované osobě účastnit se kontrolních úkonů při výkonu kontroly na místě, vyhotovit protokol o kontrole a doručit jeho stejnopis kontrolované osobě Kontrolující nebo přizvaná osoba má povinnost zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděla v souvislosti s kontrolou nebo s úkony předcházejícími kontrole, a nezneužívat takto získaných informací. Povinnost mlčenlivosti kontrolujícího nebo přizvané osoby trvá i po skončení jejich pracovněprávního nebo jiného vztahu. Kontrolujícího nebo přizvanou osobu může povinnosti mlčenlivosti zprostit ten, v jehož zájmu tuto povinnost kontrolující nebo přizvaná osoba má, anebo ve veřejném zájmu nadřízená osoba kontrolujícího Kontrolovaná osoba je oprávněna: a) požadovat po kontrolujícím předložení pověření ke kontrole a dalšího dokumentu, který dokládá, že se jedná o osobu uvedenou v pověření ke kontrole, b) namítat podjatost kontrolujícího nebo přizvané osoby, c) seznámit se s obsahem protokolu o kontrole, d) podávat námitky proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu o kontrole Kontrolovaná osoba je povinna vytvořit podmínky pro výkon kontroly, umožnit kontrolujícímu výkon jeho oprávnění stanovených tímto zákonem a poskytovat k tomu potřebnou součinnost a podat ve lhůtě určené kontrolujícím písemnou zprávu o odstranění nebo prevenci nedostatků zjištěných kontrolou, pokud o to kontrolující požádá. Povinná osoba je povinna poskytnout kontrolujícímu součinnost potřebnou k výkonu kontroly, nelzeli tuto součinnost zajistit prostřednictvím kontrolované osoby Protokol o kontrole obsahuje skutečnosti vztahující se k vykonané kontrole. Vždy však obsahuje alespoň: a) označení kontrolního orgánu a kontrolujícího, b) označení ustanovení právního předpisu vymezujícího pravomoc kontrolního orgánu k výkonu kontroly, c) označení přizvané osoby, včetně důvodu jejího přizvání, d) označení kontrolované osoby, e) označení předmětu kontroly, f) kontrolní úkon, jímž byla kontrola zahájena, a den, kdy byl tento kontrolní úkon proveden, g) poslední kontrolní úkon předcházející vyhotovení protokolu o kontrole a den, kdy byl tento kontrolní úkon proveden, h) kontrolní zjištění, obsahující zjištěný stav věci s uvedením nedostatků a označení právních předpisů, které byly porušeny, včetně uvedení podkladů, z kterých tato kontrolní zjištění vycházejí, i) poučení o možnosti podat proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu o kontrole námitky s uvedením lhůty pro jejich podání a komu se podávají,

12 j) datum vyhotovení, k) podpis kontrolujícího Protokol o kontrole se vyhotoví ve lhůtě 30 dnů ode dne provedení posledního kontrolního úkonu, ve zvláště složitých případech do 60 dnů. Stejnopis protokolu o kontrole doručí kontrolní orgán kontrolované osobě Námitky proti kontrolnímu zjištění uvedenému v protokolu o kontrole může kontrolovaná osoba podat kontrolnímu orgánu ve lhůtě 1 5 dnů ode dne doručení protokolu o kontrole, neníli stanovena v protokolu o kontrole lhůta delší. Námitky se podávají písemně, musí z nich být zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, a musí obsahovat odůvodnění nesouhlasu s tímto kontrolním zjištěním Nevyhovíli námitkám vedoucí kontrolní skupiny nebo kontrolující ve lhůtě 7 dnů ode dne jejich doručení, vyřídí je nadřízená osoba kontrolujícího ve lhůtě 30 dnů ode dne jejich doručení tak, že jim vyhoví, částečně vyhoví, nebo je zamítne. Ve zvlášť složitém případu se lhůta pro vyřízení námitek nadřízenou osobou kontrolujícího prodlužuje o 30 dnů. O tomto prodloužení lhůty nadřízená osoba kontrolujícího kontrolovanou osobu předem vyrozumí Námitky, z nichž není zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, nebo námitky, u nichž chybí odůvodnění, nadřízená osoba kontrolujícího zamítne jako nedůvodné. Nadřízená osoba kontrolujícího zamítne také námitky podané opožděně nebo neoprávněnou osobou Jestliže je do vyřízení námitek zahájeno s kontrolovanou osobou správní řízení o uložení sankce nebo opatření k nápravě v přímé souvislosti se skutečností obsaženou v protokolu o kontrole, lze se souhlasem nadřízené osoby kontrolujícího námitky vyřídit v rámci tohoto správního řízení; jeli ke správnímu řízení příslušný jiný správní orgán než kontrolní orgán, který kontrolu vykonal, lze se souhlasem nadřízené osoby kontrolujícího námitky předat tomuto správnímu orgánu. O předání námitek kontrolní orgán kontrolovanou osobu vyrozumí. Jestliže je však správní řízení zahájeno v přímé souvislosti pouze s některými skutečnostmi obsaženými v protokolu o kontrole, které lze od ostatních skutečností v daném protokolu o kontrole oddělit, postupuje se podle věty první pouze ohledně námitek, které se týkají skutečností, k nimž je správní řízení zahájeno. Vyřízení námitek se uvede v odůvodnění rozhodnutí vydaného v rámci tohoto správního řízem Kontrola je ukončena a) marným uplynutím lhůty pro podání námitek nebo vzdáním se práva podat námitky, dnem doručení vyřízení námitek kontrolované osobě, nebo b) c) dnem, ve kterém byly námitky předány k vyřízení správnímu orgánu Nesprávnosti v protokolu o kontrole opraví kontrolní orgán z moci úřední formou dodatku k protokolu o kontrole, jehož stejnopis se doručí kontrolované osobě a přiloží k protokolu o kontrole. Jeli to na základě podaných námitek nebo k opravě zjištěných nesprávností v protokolu o kontrole zapotřebí, provede kontrolující došetření věci. Výsledek došetření věci se zaznamená v dodatku k protokolu o kontrole, jehož stejnopis se doručí kontrolované osobě a přiloží k protokolu o kontrole. Oddíl IV Řídící kontrola

13 14 ČI. 9 Výkon řídící kontroly 9.1 Řídící kontrola je jeden ze dvou prvků vnitřní finanční kontroly a člení se na kontrolu předběžnou, průběžnou a následnou. Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem vedoucích zaměstnanců v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v organizačním řádu, případně v tomto předpisu. 9.2 Všichni vedoucí zaměstnanci mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému. Vedoucí zaměstnanci zabezpečují výkon vnitřní kontroly formou předběžné, průběžné a následné kontroly, a to i v organizačních jednotkách, jejichž řízení spadá do jejich kompetence. ČI. 10 Povinnosti vedoucích zaměstnanců při řídící kontrole Vedoucí zaměstnanci jsou zejména povinni: a) řídit se při provádění kontrolní činnosti zákonem o finanční kontrole, jeho prováděcí vyhláškou a dalšími platnými právními předpisy a vnitřními předpisy, které upravují provádění řídící kontroly, b) přesvědčovat se o plnění svých příkazů a opatření, zda byly řádně, včas a beze zbytku realizovány, v případě potřeby je jejich povinností vlastní příkazy a opatření doplňovat a aktualizovat, c) organizovat a provádět kontrolu tak, aby byly včas odhalovány případné nedostatky, zjištěny jejich příčiny a vymezena osobní odpovědnost pracovníků za vznik nebo trvání d) nedostatků, hlásit starostovi neprodleně závažné nedostatky, které zjistili, zejména porušení vnitřních předpisů, které nelze považovat za běžné nedopatření nebo k němu došlo úmyslně, starostovi nebo tajemníkovi hlásit také nedostatky, jejichž odstranění není v pravomoci vedoucího pracovníka, který je zjistil, e) písemně oznámit starostovi každé zjištěné nakládání s veřejnými prostředky, které je nehospodámé, neefektivní, neúčelné nebo jev rozporu s právními předpisy, f) na základě výsledků své kontrolní činnosti přijímat opatření k omezení výskytu zjišťovaných nedostatků, g) zpracovat roční plán průběžných a následných řídících kontrol v rámci své působnosti (odboru), h) provést písemný záznam o provedené průběžné či následné kontrole, která byla vedoucímu zaměstnanci nařízena nebo byla provedena v souladu se zpracovaným ročním plánem průběžných a následných kontrol v jeho působnosti, i) zabezpečit, aby se stejní podřízení pracovníci nepodíleli na přípravě, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek, j) vedoucí zaměstnanci nemohou dát příkaz k provedení operace bez předběžné kontroly zajištěné příslušnými určenými osobami (příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlavním účetním) v souladu s čl. 1 1 této směrnice 10.2 Přenesením odpovědnosti za provádění kontroly na podřízené pracovníky se vedoucí zaměstnanci nezbavují odpovědnosti za včasnost a oprávněnost kontroly ve své působnosti a za využívání jejich výsledků v řízení.

14 při při při při před ČI. 11 Předběžná řídící kontrola 11.1 Nejdůležitější etapou řídící kontroly je předběžná kontrola operací, tj. kontrola provedená před učiněním právního úkonu orgánu veřejné správy, kterým vzniká nárok tomuto orgánu na veřejný příjem, anebo závazek k veřejnému výdaji a předběžná kontrola operací po vzniku nároku nebo závazku. Cílem předběžné řídící kontroly je posílit odpovědnost řídících pracovníků a vytvořit podmínky pro prevenci před výskytem nehospodámých nebo neoprávněných operací Schvalovací postupy hlavních činitelů předběžné řídící kontroly (příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní) probíhají ve dvou fázích: a) první fáze učiněním právního úkonu, kterým vzniká nárok na veřejný příjem nebo jiné plnění (dále jen nárok), která je zajišťována příkazcem operace anebo před učiněním právního úkonu, kterým vzniká závazek k veřejnému výdaji nebo jinému plnění (dále jen závazek), která je zajišťována příkazcem operace a správcem rozpočtu, b) druhá fáze po vzniku nároku, která je zajišťována příkazcem operace a hlavním účetním, anebo po vzniku závazku, která je zajišťována taktéž příkazcem operace a hlavním účetním Předběžnou řídící kontrolu provádí a potvrzuje v souladu s přílohou č. 4: správě veřejných příjmů před vznikem nároku ve své působnosti příkazce operace, a to svým písemným podpisem na stanoveném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v elektronické podpisové knize (dále jen,,epk ) v IS GINIS, správě veřejných příjmů po vzniku nároku ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní, a to svým písemným podpisem na stanoveném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v EPK v IS GINIS, správě veřejných výdajů před vznikem závazku ve své působnosti příkazce operace a správce rozpočtu, a to svým písemným podpisem na stanoveném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v EPK v IS GINIS, správě veřejných výdajů po vzniku závazku příkazce operace a hlavní účetní, a to svým písemným podpisem na stanoveném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v EPK v IS GINIS Příslušný doklad o provedení předběžné řídící kontroly po vzniku závazku či nároku nebude, v případě provádění kontroly v EPK IS GINIS, tištěn, ale je uložen v IS GINIS v příslušném V případě provádění této kontroly v písemné podobě, musí být modulu (KDF, KOF a POU). doklad o této kontrole uložen spolu s prvotním (fakturou, podkladem pro platbu apod.) na odboru ekonomiky a financí, který také odpovídá za jeho archivaci. Při archivaci dokladů je postupováno v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění a Spisovým a skartačním řádem. ČI. 12 Příkazce operace 12.1 Příkazce operace prověří a potvrdí, v souladu s vnitřním předpisem Evidence, kontrola a ukládání smluv a objednávek, svým elektronickým podpisem v EPK při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku provedení předběžné řídící kontroly:

15 právních kritérií postupu dodržení dodržení a) nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů, b) správnost operace ve vztahu k dodržení: předpisů a opatření přijatých v mezích těchto právních předpisů, stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek, c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, d) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady Příkazce operace prověří a potvrdí, v souladu s vnitřním předpisem Evidence, kontrola a ukládání smluv a objednávek, svým elektronickým podpisem v EPK při správě veřejných příjmů před vznikem nároku provedení předběžné řídící kontroly: a) soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli, b) správnost operace zejména ve vztahu k: právních předpisů a opatření přijatých v mezích těchto právních předpisů, kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, d) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady Příkazce operace prověří a potvrdí svým písemným podpisem na příslušném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v EPK při správě veřejných příjmů po vzniku nároku: a) správnost určení dlužníka b) výše a splatnost vzniklého nároku Příkazce operace prověří a potvrdí svým písemným podpisem na příslušném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v EPK při řízení veřejných výdajů po vzniku závazku a) správnost určení věřitele b) výše a splatnost vzniklého závazku. c) soulad jeho výše s individuálním nebo limitovaným příslibem Po dobu nepřítomnosti příkazce operace vykonává tuto funkci příslušný zástupce příkazce operace. Jeli příkazcem operace starosta, vykonává tuto funkci první místostarosta. Jeli příkazcem operace tajemník, vykonává tuto funkci zástupce tajemníka. v Cl. 13 Správce rozpočtu 13.1 Po prověření operace příkazcem operace, při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku, provádí další kontrolu správce rozpočtu Správce rozpočtu, svým písemným podpisem na stanoveném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v EPK v IS GINIS, potvrdí, že operaci schválil a zajistil: a) ověření zda operace byla schválena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění a zda jeho podpis odpovídá podpisovému vzoru, b) ověření, že operace je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty, uzavřenými smlouvami apod., c) dodržení zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění, d) prověření oprávněnosti výdaje ve vztahu ke schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby,

16 e) ověření souladu s rozpočtovým výhledem, f) posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období Shledáli správce rozpočtu na připravované operaci nedostatky, pozastaví ji a formou písemné poznámky na stanoveném dokladu nebo v EPK o tom vyrozumí příkazce operace. Vyrozumění musí obsahovat důvody pozastavení, případně další doklady o oprávněnosti jeho stanoviska. Pokud správce rozpočtu stanoví pro operaci v souladu s právním předpisem nebo přijatými opatřeními omezující podmínky uvede je písemně. Operaci nelze bez odstranění nedostatků uskutečnit Po dobu nepřítomnosti správce rozpočtu vykonává tuto funkci jeho zástupce (zástupce vedoucího odboru ekonomiky a financí). Zástupce správce rozpočtu je oprávněn, v případě nepřítomnosti správce rozpočtu, schvalovat veškeré operace v pravomoci správce rozpočtu s výjimkou operací z rozpočtu odboru EaF Neshledáli správce rozpočtu nedostatky, potvrdí, svým písemným podpisem na stanoveném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v EPK v IS GINIS, pokyn k připravované operaci. Podpis správce rozpočtu je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí v navržené výši konkrétnímu věřiteli U pravidelně se opakujících plateb, které jsou uskutečňovány pouze na základě schváleného rozpočtu města, jako jsou provozní příspěvky příspěvkovým organizacím, členské příspěvky DSO apod. je možné k provedení předběžné kontroly před vznikem závazku využít tzv. individuální příslib (IP) vis GINIS v modulu SML. Veškeré tyto individuální přísliby jsou vystavovány a schvalovány v IS GINIS v modulu SML. Příkazce operace postupuje při vystavení individuálního příslibu stejně jako u limitovaného příslibu (viz čl. 13.7) v souladu s přílohou č. 4. Potvrzení provedení kontroly individuálního příslibu příkazcem operace je provedeno elektronickým podpisem v EPK. Příkazce operace poté předá návrh individuálního příslibu v IS GINIS v modulu SML správci rozpočtu. Správce rozpočtu provede kontrolu individuálního příslibu, provede případné změny, případně vrátí individuální příslib k přepracování zpět příkazci operace. V případě, že je individuální příslib v pořádku schválí jej elektronickým podpisem v EPK. Správce rozpočtu poté předá schválený individuální příslib v IS GINIS v modulu SML zpět příkazci operace. Všechny schválené individuální přísliby v IS GINIS v modulu SML jsou přístupné také hlavnímu účetnímu, čímž je splněna povinnost předávat mu kopie těchto příslibů K provedení předběžné kontroly před vznikem závazku u hotovostních výdajů a bezhotovostních výdajů, které nejsou uskutečňovány na základě uzavřených smluv a objednávek (typicky platy a s nimi související odvody, stravné, cestovné, výdaje ze sociálního fondu apod.), může příkazce operace využít tzv. limitovaný příslib (LP) v IS GINIS v modulu SML. Veškeré limitované přísliby jsou vystavovány a schvalovány v IS GINIS v modulu SML. Příkazce operace postupuje při vystavení limitovaného příslibu v souladu s přílohou č. 4. Potvrzení provedení kontroly limitovaného příslibu příkazcem operace je provedeno elektronickým podpisem v EPK. Příkazce operace poté předá návrh limitovaného příslibu v IS GINIS v modulu SML správci rozpočtu. Správce rozpočtu provede kontrolu limitovaného příslibu, provede případné změny, případně vrátí limitovaný příslib k přepracování zpět příkazci operace. V případě, že je limitovaný příslib v pořádku schválí jej elektronickým podpisem v EPK. Správce rozpočtu poté předá schválený limitovaný příslib vis GINIS v modulu SML zpět příkazci operace. Všechny schválené limitované přísliby v IS GINIS

17 v modulu SML jsou přístupné také hlavnímu účetnímu, čímž je splněna povinnost předávat mu kopie těchto limitovaných příslibů. ČI. 14 Hlavní účetní 14.1 Hlavní účetní zajistí při správě veřejných příjmů po vzniku nároku: a) ověření správnosti dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku s údaji v pokynu, b) ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a jeho ověření s podpisovým vzorem, c) ověření skutečností týkajících se uskutečnění operací jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví orgánu veřejné správy, souvisejících účetních rizik, které se mohou vyskytnout a přijetí opatření k jejich vyloučení či zmírnění Provedení této kontroly potvrdí svým písemným podpisem na příslušném dokladu nebo svým elektronickým podpisem vepk (u vystavených faktur v modulu KOF a u vystavených poukazů v modulu POU) Hlavní účetní zajistí při správě veřejných výdajů po vzniku závazku: a) ověření správnosti věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku s údaji v pokynu, b) ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a jeho ověření s podpisovým vzorem, c) ověří, zda se jedná o operaci s individuálním nebo limitovaným příslibem a soulad s tímto příslibem, d) ověření skutečností týkajících se uskutečnění operací jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví orgánu veřejné správy, Provedení této kontroly potvrdí svým písemným podpisem na příslušném dokladu nebo svým elektronickým podpisem v EPK (u došlých faktur v modulu KDF a u vystavených poukazů v modulu POU) Shledáli hlavní účetní nedostatky v dokladech, pozastaví operaci a písemně na příslušném dokladu nebo formou poznámky v EPK o tom vyrozumí příkazce operace. V případě operace v rámci individuálního nebo limitovaného příslibu vyrozumí stejným způsobem také správce rozpočtu. Vyrozumění musí obsahovat důvody pozastavení, případně další doklady o oprávněnosti stanoviska. Operaci nelze bez odstranění nedostatků uskutečnit Zjistíli hlavní účetní, že při přípravě operace nebyla vykonána předběžná kontrola správcem rozpočtu, oznámí to písemně starostovi. ČI. 15 Průběžná a následná řídící kontrola 15.1 Průběžnou a následnou řídící kontrolu zabezpečují vedoucí zaměstnanci nebo jimi pověření zaměstnanci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky Každý příkazce operace odpovídá za zpracování ročního plánu průběžné a následné kontroly ve své působnosti a za jeho plnění. Plán musí obsahovat seznam oblastí, v nichž bude kontrola probíhat, kdo bude kontrolu provádět a jak často bude kontrola probíhat.

18 vzniku předání dodržování plnění včasnosti 15.3 O každé provedené kontrole je povinen kontrolující učinit prokazatelný písemný záznam. Záznam musí obsahovat datum provedení kontroly, oblast kontroly, výsledek, kdo kontrolu provedl a jeho podpisový záznam Průběžná kontrola je zaměřena na probíhající operace a jejím úkolem je zjišťovat zda operace probíhají v souladu se stanoveným cílem, případně včas přijímat regulační opatření k zajištění podmínek tak, aby cíle bylo dosaženo Následná kontrola operací je zpravidla prováděna nepřímou formou rozborové činnosti a analýzou finančních výkazů, hlášení a zpráv, kdy je zajišťována zpětná vazba řídících výkonných struktur pro účely přijímání rychlých a účinných operativních opatření k zajištění optimálního výsledku Zjistíli odpovědní zaměstnanci, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodámě, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně starostovi, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků Při výkonu průběžné a následné kontroly se uplatní operační, revizní a hodnotící kontrolní postupy, které zajišťují prověření, zda operace od předání podkladů k realizaci hlavním účetním až do jejího konečného vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními orgánů města, přijatými v rámci těchto předpisů Operačními postupy se zajistí průběžná kontrola úplnosti a přesnosti průběhu operací. Operační postupy slouží ke sledování a případnému usměrňování jednotlivých provozních a finančních funkcí, z nich vyplývajících činností a jejich návazností v procesu přímého uskutečňování operace, a to od: nároku nebo závazku až do okamžiku ukončení prováděných prací, splnění dodávky zboží nebo služeb v množství a kvalitě, nutné ke konečnému vypořádání tohoto nároku nebo závazku, podkladů k jejímu uskutečnění hlavním účetním až do okamžiku vyúčtování celkové částky zaplacených veřejných příjmů k uspokojení celkové pohledávky, vyplývající z nároku města nebo celkové částky zaplacených veřejných výdajů, vyplývající ze závazku města a pokladního splnění a zaúčtování veškerých příjmů nebo plateb, nutných k uspokojení pohledávky nebo závazku evidovaných v účetnictví vedeném městem Neníli výběr veřejných příjmů uskutečněn, nebo jeli uskutečněn v neúplné výši do termínu jeho splatnosti, hlavní účetní vyrozumí o tom bez zbytečného odkladu příkazce operace k přijetí opatření směřujících ke splnění povinnosti dlužníka Operačními postupy se zajistí průběžné nebo periodické prověření: vnitřních předpisů pro oddělený výkon činností v procesu přímého uskutečňování operací a jejich zpracování v účetnictví za účelem minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik (viz bod č ), stanovených opatření k zajištění ochrany a bezpečnosti osob a veřejných prostředků při hospodaření a nakládání s těmito prostředky včetně jejich ochrany před poškozením, zničením, ztrátou, odcizením nebo zneužitím, a přesnosti provádění záznamů o všech uskutečňovaných operacích a kontrolách v zavedených informačních systémech města,

19 fungování plnění posuzování porovnávání analyzování zavedeného systému uvnitř města pro včasné předávání informací příslušným vedoucím zaměstnancům, vyžaduj eli to potřeba k usměrnění procesu přímého uskutečňování operace nebo činností, například při vzniku nových rizik spojených se změnou ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek, opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků, zejména těch, jejichž cílem je včas odhalovat a znemožňovat uskutečňování nehospodámých, neefektivních a neúčelných operací nebo operací, které jsou v rozporu s právními předpisy Hodnotící postupy zahrnují systematicky uspořádané úkony ke třídění a vyhodnocování zjištění o skutečnostech, shromážděných a dokumentovaných zpravidla operačními a revizními postupy při řídící kontrole nebo veřej no správní kontrole. Uplatní se vždy při: údajů o uskutečněných operacích, které jsou obsaženy v zavedených informačních systémech, ve stanovených finančních, statistických a jiných výkazech, hlášeních a zprávách, těchto údajů se schválenými veřejnými příjmy a veřejnými výdaji, dosažených výsledků ve vztahu k plnění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů města a k potřebám jeho hospodaření v dalším období Revizní postupy se uplatní při následné řídící kontrole správnosti vybraných operací. Zahrnují úkony k prověřování, zkoumám a vyhodnocování všech údajů v zavedených evidencích a automatizovaných informačních systémech města nebo příjemce veřejné finanční podpory, jehož činnost nebo splnění účelu a stanovených podmínek užití této podpory je kontrolována Revizními postupy se u vzorku vybraných operací prověří a vyhodnotí skutečnosti rozhodné pro hospodaření s veřejnými prostředky při zajišťování stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy Za účelem minimalizace možných rizik jsou činnosti při uskutečňování operací odděleny od činností při zpracování těchto operací v účetní evidenci. Toto pravidlo musí být dodrženo zejména při: a) provádění pravidelné kontroly hospodaření a ověřování souladu se schváleným rozpočtem, b) zajišťování bezhotovostního styku, kontrola se zaměří na ochranu majetku před neoprávněnými zásahy, c) nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a s ceninami, kontrola se zaměří na evidenci, inventarizaci, řešení a vypořádání inventarizačních rozdílů, ochranu a zabezpečení majetku při manipulaci, přesunu a úschově, d) prověřování souladu výdaje s doklady o příjmu zboží nebo služeb, kontrola se zaměří na fyzickou kontrolu nakoupeného zboží a služeb a ověření těchto skutečností s příslušnou dokumentací, a zda při nákupu byly dodrženy požadavky hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, e) vyřizování reklamací, kde se kontrola zaměří do oblastí, zda jsou reklamace uplatňovány nebo vyřizovány včas, zda jsou zdokumentovány, zaevidovány a předány k vyřízení f) odpovědným osobám apod., plnění závazků, kde se kontrola zaměřuje na dodržování splatnosti u splatných závazků, zda nedochází k poškozování věřitele, přednostní úhradou jiných závazků, zda nehrozí sankce z neplnění závazků, zda jsou správně vyúčtovány zálohy apod., g) správa pohledávek a jejich vymáhání, předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházení vzniku nedobytných

20 h) pohledávek smluvními podmínkami, korespondence s dlužníky při vymáhání pohledávek, předávání kompletních podkladů k soudnímu vymáhání, vymáhání příslušenství pohledávek, využití možnosti započtení pohledávek nebo jejich zobchodování, úroveň informovanosti příslušných pracovníků o dlužnících apod., prověřování stavu, pohybu a využívání zásob včetně jejich evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o nich, při inventarizaci, zabezpečení ochrany majetku, i) prověřování stavu, využívání, udržování a způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a vypořádávání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku v souladu s právními předpisy, kontrola se zaměří i na způsob ocenění majetku v účetnictví, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, provádění oprav a udržování majetku, provedená technická zhodnocení majetku apod., j) zpracování mezd a platů včetně daňové agendy, agendy sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění a jejich evidence, kontrola se zaměří na zabezpečení ochrany k) osobních údajů, vedení příslušné pracovněprávní, daňové evidence, plnění termínů pro podávání přehledů, hlášení a vyúčtování, správnost daní a odvodů, včetně vedení kompletní osobní dokumentace apod., zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví, kontrola se zaměří na porovnání dokladů s údaji v účetní evidenci, při dodržení věcné a časové souvislosti jednotlivých účetních případů. Oddíl V Interní audit ČI. 16 Výkon interního auditu 16.1 Interní audit je funkčně nezávislý útvar organizačně oddělený od vnitřních řídících výkonných struktur. Je přímo podřízen starostovi Zaměstnanci útvaru interního auditu mají při své činnosti úplný, volný a neomezený přístup ke všem činnostem orgánů města, dokumentům, majetku a personálu Interní audit zahrnuje zejména: a) finanční audity, které ověřují, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním, b) audity systému, které prověřují a hodnotí systémy zajištění příjmů města, včetně vymáhání pohledávek, financování jeho činnosti a zajištění správy veřejných prostředků, c) audity výkonu, které zkoumají výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a účelnost operací i přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému. ČI. 17 Základní úkoly interního auditu 17.1 K základním úkolům interního auditu patří zejména: a) zpracovávat návrhy střednědobého a ročního plánu jednotlivých auditů, plány schvaluje starosta, b) vypracovávat auditní postupy a programy konkrétních auditů,

21 c) provádět a organizovat vlastní audity na základě schválených plánů uvedených v bodu a), na základě vyžádání starosty provádět další kontrolní akce mimo schválený plán, d) zpracovávat a vést auditorské spisy, e) v rámci kontrolního systému spolupracovat s jednotlivými odbory městského úřadu, f) zpracovávat a předávat starostovi výsledné materiály z kontrolních akcí, zejména zprávy z provedených auditů s doporučením k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků, předcházení a zmírnění rizik a ke zdokonalování vnitřního kontrolního systému, g) kontrolovat plnění navržených opatření, h) zpracovávat roční zprávu s údaji a informacemi o výsledcích finančních kontrol dle zákona a vyhlášky k finanční kontrole, i) zajišťovat konzultační činnost a vyjadřovat připomínky k vnitřním předpisům před jejich vydáním Pracovníci útvaru interního auditu mají právo účastnit se zahájení kontrolních akcí prováděných vnějšími orgány, účastnit se projednávání výsledků těchto kontrol a obdržet kopie zápisů z těchto kontrol. v CL 18 Procesní pravidla interního auditu 18.1 Audit je vykonáván na základě písemného pověření vydaného starostou (příloha č. 1). Tímto pověřením jsou zaměstnanci interního auditu povinni se prokázat vedoucímu zaměstnanci auditovaného útvaru Příslušný vedoucí zaměstnanec je zpravidla předem informován o připravovaném auditu u jeho útvaru formou oznamovacího dopisu (příloha č. 2) Zaměstnanci útvaru interního auditu jsou oprávněni: a) vyžadovat informace o veškerých skutečnostech souvisejících se zkoumanou činností, b) vstupovat na jednotlivá pracoviště, nahlížet do písemných podkladů, databází automatizovaných informačních systémů, pořizovat jejich kopie výpisy, c) odebrat v odůvodněných případech originály dokladů proti potvrzení o jejich převzetí d) vyžadovat ústní nebo písemná vysvětlení zaměstnanců auditovaného útvaru Průběh auditu a auditní zpráva a) audit je zahájen předložením písemného pověření k provedení auditu, b) o zjištěních z vykonávaného auditu se pořizuje písemná zpráva, ve které se uvede zejména jeho cíl, evidenční číslo, auditovaný útvar, vymezení auditované činnosti, termín, jména auditorů vykonávajících audit, jméno zpracovatele zprávy, datum vypracování, počet výtisků, stran, příloh a rozdělovník, c) zpráva se člení na obsah zprávy, úvod, předmět auditu, zjištění, doporučení a návrh opatření, závěr a vyjádření vedoucího zaměstnance auditovaného útvaru, d) před předáním zprávy starostovi projedná pracovník útvaru interního auditu zjištění z auditu a návrh opatření s vedoucím zaměstnancem auditovaného útvaru a umožní mu vyjádřit se k této zprávě, o projednání zprávy se vyhotovuje záznam o projednání, jež tvoří přílohu této zprávy, 1 výtisk zprávy je po projednání předán tomuto vedoucímu zaměstnanci a její kopie na vědomí tajemníkovi, e) teprve poté je zpráva předána starostovi s doporučením k přijetí opatření, f) veškeré podklady k provedení auditu a zpracovaná dokumentace k auditu je vedena v auditorském spisu.

22 18.5 Vedoucí auditovaného útvaru je povinen přijmout opatření k odstranění nedostatků a k realizaci doporučení bez zbytečného odkladu, nevyj ádřilli ve svém stanovisku ke zprávě nesouhlas s těmito opatřeními. Pokud ve vyjádření ke zprávě uvedl, že s některými navrhovanými opatřeními nesouhlasí, rozhodne o jejich přijetí starosta O přijetí opatření podá vedoucí auditovaného útvaru ve stanoveném termínu útvaru interního auditu písemnou informaci jakým způsobem a kdy byly či budou nedostatky odstraněny Zjistíli pracovník útvaru interního auditu, že nebyla přijata příslušná opatření k nápravě nedostatků, je povinen na toto zjištění písemně upozornit starostu Pracovník útvaru interního auditu vytvoří systém umožňující prověřovat opatření přijatá k odstranění zjištěných nedostatků a zabezpečí archivování veškerých dokumentů z vykonaných auditů. Oddíl VI ČI. 19 Závěrečná ustanovení Tento vnitřní předpis podléhá aktualizaci dle vnitřních (organizačních) a vnějších (legislativních) změn. Tento vnitřní předpis ruší vnitřní předpis č. 14/2008 včetně všech dodatků. Za aktuálnost odpovídá vedoucí oddělení interního auditu. Návrhy na novelizaci směrnice předkládají zaměstnanci prostřednictvím vedoucích odborů. Nedílnou součástí této směrnice jsou přílohy. Vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem Mgr. Milan Lúčka starosta Ing. Jarmila Horská tajemnice MěÚ

23 MĚSTO HODONÍN Masarykovo nám. 1, Hodonín Odbor (oddělení) Příloha č. 1 Č.j : kontrolovaný subjekt Pověření Na základě ustanovení zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě pověřujijméno, příjmení a č. služebního průkazu aby v době od do vykonal veřej nosprávní kontrolu nebo interní audit jehož účelem je (charakterizovat cíl dle zákona o finanční kontrole) u (kontrolovaný subjekt) Žádám, aby pověřeným zaměstnancům byly poskytnuty veškeré požadované doklady a všechny informace o skutečnostech souvisejících s kontrolovanou (auditovanou) činností a byly jim vytvořeny odpovídající materiální a technické podmínky pro vykonání auditu. V Hodoníně dne podpis starosta razítko KB Hodonín: č.ú /0100 1Č: Tel. ústředna: , , Fax: prijmeni.jmeno@muhodonin.cz

24 MĚSTO HODONÍN Masarykovo nám. 1, Hodonín V 1 VÁŠ DOPIS ZN: ZE DNE : NAŠE ZNAČKA: r ~~i VYŘIZUJE : TEL: FAX.: .: J DATUM: Oznámení o zahájení veřejnosprávní kontroly nebo auditu podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. Odbor XXX nebo útvar interního auditu města Hodonín zahajuje dne podle zákona o finanční kontrole veřejnosprávní kontrolu nebo interní audit u: (kontrolovaný subjekt) to zejména: Kontrolovaný subjekt je povinen předložit veškeré podklady, týkající se předmětu kontroly, a Další doklady mohou být vyžádány v průběhu kontroly. podpis vedoucí oddělení (odboru) razítko KB Hodonín: č.ú /0100 IČ: Tel. spojovatelka: l/l

25 Pověření dle zákona č. 320/2001 Sb. Příloha č. 3 List: 1 V souladu s 25 a následujícími zákona č. 320/2001 Sb. v platném znění pověřuji výkonem funkcí příkazců operací, správce rozpočtu a hlavní účetní následující zaměstnance: Funkce Jméno a příjmení Podpis Příkazci operací: Starosta Mgr. Milan Lúčka zástupce JUDr. Vítězslav Krabička Tajemník Odbor kanceláře starosty Ing. Jarmila Horská Mgr. Zlatuše Vlašicová zástupce Bc. Kamila Váchová, DiS. Odbor EaF Ing. Hana Bernhardtová zástupce Ing. Jana Viktorinová Odbor rozvoje města Ing. Dalibor Novák zástupce Bc. Tomáš Konečný Odbor laú Ing. Jaroslav Hortvík zástupce Ing. Martina Janíkové Odbor životního prostředí Ing. Jarmila Kotrlová zástupce Leona Taptičová Odbor sociálních věcí a školství Bc. Michaela Klepáčová zástupce Mgr. Martina Prokopová Odbor majetkový Mgr. Eva Holá zástupce Ing. Silvie Staňková Odbor právní Mgr. Petr Spazier zástupce Mgr. David Brychta Městská policie Mgr. Jindřich Vašíček zástupce Městská knihovna zástupce Ing. Roman Knesl Mgr. Hana Šimonové Magda Švejcarové

26 hotovostní hotovostní mzdy mzdy Odbor dopravních a správních agend zástupce Obecní živnostenský úřad zástupce Obecný stavební úřad zástupce Ing. František Štěpánek Bc. Stanislav Lustig Ing. Tomáš Balák Ing. Stanislav Balán Ing. Monika Hrubá Ing. Martin Formánek Správce rozpočtu: Správce rozpočtu Zástupce správce rozpočtu operace odboru EaF) Zástupce správce rozpočtu operace odboru EaF) (mimo (pro Ing. Marián Maňák Ing. Hana Bernhardtová Jitka Hutínová Hlavní účetní: Hlavní účetní Hlavní účetní Hlavní účetní Hlavní účetní Hlavní účetní Hlavní účetní Dana Lejskové Marie Trnečková Lenka Švandelková Věra Ambrosová Jana Viktorinová Dagmar Vojtíšková Hlavní účetní Hlavní účetní Hlavní účetní Hlavní účetní Jitka Hutínová Jana Tihlaříková Ing. Pavla Drdlová Věra Rachunková Hlavní účetní Hlavní účetní Hlavní účetní Hlavní účetní Útvar interního auditu operace operace a CP a CP Ladislava Zamecová Pavla Trávníčková Ivana Petřeková Dana Svobodová Ing. Kateřina Malátová V Hodoníně dne: Mgr. Milan Lúčka starosta města

27 individuální Přehled provádění předběžné řídící kontroly u výdajů Příloha č. 4 List: 1 Provádění předběžné řídící kontroly při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku Provádí se v EPK IS GINIS při schvalování dokladů v modulu SML nebo na příslušném dokladu Kontrolu provádí příkazce operace (PO) a správce rozpočtu (SR) Připravovaná operace Kontrola probíhá PO SR HÚ příkazce operace správce rozpočtu hlavní účetní SMLOUVY, OBJEDNÁVKY Předběžná řídící kontrola je u smluv a objednávek prováděna dle vnitřního předpisu o evidenci, kontrole a ukládání smluv a objednávek. formou EPK v SML PO SR vedoucí příslušného odboru vedoucí odboru EaF CESTOVNÉ Předběžná řídící kontrola je u cestovních náhrad prováděna dle PO vedoucí příslušného odboru schválením CP vnitřního předpisu pro uplatňování cestovních náhrad na cestovním příkaze SR vedoucí odboru EaF limitovaným příslibem PRACOVNĚPRÁVNÍ SMLOUVY A DOHODY a s tím související platové výměry při schválení pracovní PO tajemník, ředitel MěP schválením smlouvy apod. smlouvy, dohody, výměru SR vedoucí odboru EaF limitovaným příslibem NÁKUPY HOTOVOSTNÍ PO vedoucí přísl. odboru limitovaným příslibem schválením LP v EPK SR vedoucí odboru EaF limitovaným příslibem SKOLENI A VZDĚLÁVÁNI žádanka o školení PO tajemník na žádance o školení SR vedoucí odboru EaF limitovaným příslibem OSTATNÍ Příspěvky vlastním PO příslib v SML GINIS schválením IP v EPK PO SR ZVO EaF vedoucí odboru EaF

28 ZVO mzdová příslušný mzdová příslušný příslušná příslušný příslušná příslušný příslušná Přehled provádění předběžné řídící kontroly u výdajů Příloha č. 4 List: 2 Předběžná řídící kontrola při řízení veřejných výdajů po vzniku závazku Kontrolu provádí příkazce operace (PO) a hlavní účetní (HÚ) Druh operace Forma předběžné kontroly Kdo kontrolu provádí Zúčtování mezd a platů včetně pojistného Cestovné Hotovostní výdaje Faktury Ostatní bezhotovostní výdaje ROZPOČTOVÝ PROCES Návrh rozpočtu Projednávání návrhu rozpočtu Rozpočtová opatření schválením sestavy rozúčtování mezd z IS VEMA na cestovním příkaze formou EPK v modulu POU formou EPK v modulu KDF formou EPK v modulu KDF upraveno rozpočtovými pravidly města upraveno rozpočtovými pravidly města upraveno rozpočtovými pravidly města PO HÚ PO HÚ PO HÚ PO HÚ PO HÚ EaF účetní EaF vedoucí odboru účetní EaF ved. odboru účetní EaF vedoucí odboru účetní EaF vedoucí odboru účetní EaF provádí příslušní zaměstnanci dle rozpočtových pravidel města provádí příslušní zaměstnanci dle rozpočtových pravidel města provádí příslušní zaměstnanci dle rozpočtových pravidel města

29 Přehled provádění předběžné řídící kontroly u příjmů Příloha č. 4 List 3 Provádění předběžné řídící kontroly při řízení příjmů před vznikem nároku na příjem Provádí se v EPK IS GINIS při schvalování dokladů v modulu SML nebo na příslušném dokladu Kontrolu provádí příslušný příkazce operace (PO) Druh příjmu Podklad Způsob provedení kontroly za služby, materiál, odprodej majetku apod. pokuty ve správním řízení blokové pokuty správní poplatky objednávka, žádost odběratele, kupujícího smlouva rozhodnutí blok rozhodnutí ostatní kontrolu provádí PO v rámci potvrzení objednávky či kladné odpovědi na žádost svým podpisem kontrola je prováděna v EPK v rámci kontroly v modulu SML kontrolu provede PO v rámci zpracovávání rozhodnutí a její provedení potvrzuje podpisem rozhodnutí kontrolu provádí PO nebojím pověřená osoba v rámci rozhodování o uložení pokuty a její provedení potvrzuje podpisem kopie bloku kontrolu provede PO v rámci zpracovávání rozhodnutí a její provedení potvrzuje podpisem rozhodnutí kontrolu provede PO nebojím pověřená osoba rámci zpracování dané žádosti náklady řízení místní poplatky dotace ostatní příjmy rozhodnutí obecně závazná vyhláška žádost o dotaci příslušný doklad kontrolu provede PO v rámci zpracovávání rozhodnutí a její provedení potvrdí podpisem rozhodnutí kontrolu provádí PO před předložením návrhu OZV ke schválení zastupitelstvu města a její provedení potvrdí podpisem košilky na ZM kontrolu provádí PO před předložením návrhu žádosti o dotaci na schválení RM (ZM) a její provedení potvrdí podpisem košilky na RM kontrolu provádí PO a její provedení potvrdí podpisem košilky na RM

30 příslušný příslušná příslušná příslušná příslušná příslušný příslušná vedoucí příslušná vedoucí příslušná příslušný příslušná Přehled provádění předběžné řídící kontroly u příjmů Příloha č. 4 List 4 Předběžná řídící kontrola při řízení příjmů po vzniku nároku na příjem Kontrolu provádí příslušný příkazce operace (PO) a hlavní účetní (HÚ) Druh příjmu Forma předběžné kontroly Kdo kontrolu provádí za služby, materiál, odprodej majetku apod. pokuty ve správním řízení blokové pokuty správní poplatky náklady řízení místní poplatky dotace ostatní příjmy formou EPK v modulu KOF při úhradě pokuty na místě v hotovosti a při jejím zaúčtování při úhradě pokuty převodem a při jejím zaúčtování při úhradě správního poplatku a při jeho zaúčtování při předání rozhodnutí k vymáhání a při zaúčtování pohledávky při předpisu MP a jeho zaúčtování při obdržení rozhodnutí o přidělení dotace a zaúčtování pohledávky příslušný doklad PO HÚ vedoucí odboru účetní EaF PO nebojím pověřená osoba při úhradě HÚ účetní EaF PO nebo jim pověřená osoba při vydání rozhod nutí nebo bloku HÚ účetní EaF PO nebo jim pověřená osoba při úhradě HÚ PO HÚ PO HÚ PO HÚ PO účetní EaF vedoucí odboru účetní EaF odboru EaF účetní EaF odboru ORM účetní EaF vedoucí odboru HÚ účetní EaF