Laboratorní příručka

Transkript

1 Typ dokumentu: Příručka Zpracoval/datum/podpis: Přezkoumal/datum/podpis: Schválil/datum/podpis: Číslo verze: 02 Číslo výtisku: 01 Platnost od: Verze: 02 Změna č. ze dne: 1/7

2 Obsah 1. Úvod Informace o laboratoři Základní informace o laboratoři Zaměření laboratoře, nabízené služby Úroveň a stav akreditace laboratoře Organizace laboratoře Manuál pro odběry vzorků gynekologické cytologie Základní informace Žádanka ke gynekologickému cytologickému vyšetření Odběr a fixace vzorku pro gynekologickou cytologii Doprava vzorků Preanalytický proces v laboratoři Příjem žádanek a skel se stěry gynekologické cytologie Řešení problémů při příjmu žádanek a skel se stěry Export výsledků, komunikace s laboratoří Export výsledku vyšetření Elektronický přenos zpráv Intervaly od data příjmu materiálu do doby exportu výsledků Komunikace s laboratoří Změny nálezů Poskytování zdravotnického materiálu pro gynekologické ambulance cytologickou laboratoří...7 Verze: 02 Změna č. ze dne: 2/7

3 1. Úvod Cílem dokumentu je informovat lékaře a žadatele o laboratorní vyšetření o nabídce našich služeb a poskytnout gynekologickým ambulancím potřebné informace o laboratorním vyšetření stěrů gynekologické cytologie, které jsou nutné pro docílení správného výsledku vyšetření a jeho vyhodnocení v diagnostickém i léčebném procesu. 2. Informace o laboratoři 2.1 Základní informace o laboratoři CYTOLCARE s.r.o. je cytologická laboratoř zaměřená na gynekologická cytologická vyšetření. V čele společnosti stojí jednatel. Identifikační údaje CYTOLCARE s.r.o.: Název organizace: CYTOLCARE s.r.o. Adresa: Nad Lánem 3, Olomouc, IČO: Telefon: alimcytol@seznam.cz Statutní zástupce: jednatel Odborná vedoucí lékařka: Provozní doba: Po Pá Zaměření laboratoře, nabízené služby CYTOLCARE s.r.o. nabízí pro gynekologické ambulance vyšetřování gynekologických cytologií (vyšetření stěrů z cervixu, vaginální sliznice a vulvy). Provoz je zajištěn v pracovní dny od 6.00 do hod. 2.3 Úroveň a stav akreditace laboratoře CYTOLCARE s.r.o. je pracoviště s akreditací MZd ČR pro screening karcinomu děložního hrdla. Smluvní vztah CYTOLCARE s.r.o. a Institutu biostatistiky a analýz MU Brno umožňuje sběr statisticky významných dat získaných při realizaci programu screeningu karcinomu děložního hrdla. CYTOLCARE s.r.o. je od roku 2011 držitelem osvědčení o akreditace v souladu s požadavky mezinárodní normy ISO Organizace laboratoře Laboratoř je rozdělena na dva pracovní úseky (úsek laboratorní a úsek administrativní). Oba úseky řídí vedoucí lékařka. Verze: 02 Změna č. ze dne: 3/7

4 3. Manuál pro odběry vzorků gynekologické cytologie 3.1 Základní informace Kapitola obsahuje pokyny týkající se správného odběru, fixace a zacházení s materiálem pro gynekologicko cytologické vyšetření. Pokyny jsou důležité nejen pro pracovníky cytologické laboratoře, ale zejména pro odesílajícího lékaře (žadatele vyšetření) a další zdravotnické pracovníky odpovědné za odběr, fixaci a označení materiálu. 3.2 Žádanka ke gynekologickému cytologickému vyšetření S každým odebraným materiálem ke gynekologickému cytologickému vyšetření musí do laboratoře dojít řádně vyplněná žádanka. Ústní požadavky na vyšetření CYTOLCARE s.r.o. neakceptuje. Žádanka obsahuje povinné, povinně podmíněné a nepovinné údaje. Do žádanek je třeba vyplnit všechny dostupné údaje o pacientce pro usnadnění diagnostického rozhodování. Povinné údaje: příjmení a jméno pacientky rodné číslo, (u cizinců identifikační číslo přidělené pojišťovnou), datum narození pacientky, pokud není jednoznačně určeno číslem pojištěnce kód zdravotní pojišťovny jednoznačná identifikace žadatele o vyšetření (podpis a razítko, které musí obsahovat jméno odesílajícího lékaře, IČP, IČZ, odbornost, telefon) číslo nebo jiné označení preparátu přidělené žadatelem vyšetření lokalizace odběru datum odběru Povinně podmíněné: předchozí cytologické event. histologické vyšetření (pokud je známo) PSČ místa pobytu pacientky v ČR Nepovinné: PM IUD HAK HRT aktinoterapie, chemoterapie gravidita prodělané diagnostické a terapeutické operační výkony ve vyšetřované oblasti veškeré údaje o skutečnostech, které mohou mít vliv na výsledek vyšetření Verze: 02 Změna: ze dne: 4/7

5 3.3 Odběr a fixace vzorku pro gynekologickou cytologii Odběr vzorku Odběr cytologického vzorku provádí ošetřující lékař gynekolog. Dostatečně reprezentativní a hodnotitelný stěr musí obsahovat buňky ektocervixu a endocervixu (dlaždicové a žlazové epitele). Odběr se provádí odběrovým kartáčkem (brush), vatovou štětičkou, nebo špátlí. Zdravotnický materiál potřebný k odběru (mikroskopická skla, odběrové kartáčky event. špátle) přiváží svozová služba na základě požadavků gynekologické ambulance Fixace Odebraný vzorek je rozetřen odebírajícím lékařem po celém podložním skle tak, aby bylo v celém rozsahu rovnoměrně pokryté nátěrem. Ihned po odběru je stěr fixován speciálním fixačním roztokem ve spreji a nechá se zaschnout. Správně označený a fixovaný nátěr je nutné uložit tak, aby nedošlo k žádnému dalšímu kontaktu s jinou chemikálií (dezinfekční roztoky, osvěžovače vzduchu, apod.), jejíž přítomnost na skle by mohla ovlivnit zpracování stěru v laboratoři. K tomu je nezbytné využít uzavíratelné plastové transportní krabičky na mikroskopická skla (dodává cytologická laboratoř pro transport materiálu). Takto uložený cytologický stěr je v ambulanci uchováván za běžné pokojové teploty, optimální doba pro jeho zpracování je do dvou týdnů od odběru. Fixační roztoky ve spray na základě požadavku gynekologické ambulance přiváží svozová služba. Cytologický stěr je při zpracování v laboratoři překryt Solakrylem a krycím sklem a po úplném vyšetření uložen v laboratoři Označení Sklo i žádanka musí být označeny shodně (stejné číslo nebo označení na skle i žádance, přidělené odebírajícím gynekologem žadatelem vyšetření). Pokud je shoda v označení, je materiál zpracován, pokud shoda není, jsou sklo i žádanka odloženy do nekompletních vyšetření, laborantka provede záznam a telefonicky informuje odesílajícího lékaře a žádá o doplnění nebo upřesnění informací (viz 4.3. Postupy při nesprávní identifikaci skla nebo cytologické průvodky) Chyby při odběru vzorku a) Chybný odběr vzorku gynekologem - pokud v cytologickém stěru chybí dlaždicové nebo cylindrické buňky, nátěr je málo buněčný, s přebytkem krve nebo zánětlivé příměsi stává se vzorek nereprezentativní a jeho odečet je limitovaný. b) Špatná fixace stěru - vzorek musí být fixován okamžitě po odběru, aby nedošlo k deformaci buněčných jader. c) Znečištění čistého skla či nátěru - podložní sklo pro odběr cytologického vzorku musí být čisté. Příměs jiné chemické látky používané v gynekologické ambulanci může způsobit změnu ph vedoucí k cytolýze buněk a snížené schopnosti obarvení stěru. Verze: 02 Změna: ze dne: 5/7

6 3.4 Doprava vzorků Dopravu vzorků zajišťuje společnost CYTOLCARE s.r.o. smluvně u společnosti Laboratoře Mikrochem a.s. Svozová služba přijíždí do laboratoře CYTOLCARE s.r.o. denně a do gynekologických ambulancí pravidelně na základě dohodnutých termínů a zajišťuje svoz cytologických vzorků, doručení písemných výsledků a dodání potřebného zdravotnického materiálu. Doprava vzorků nevyžaduje mimořádné podmínky transportu. č.1 Veškeré požadavky na termíny svozu cytologických vzorků, doručení výsledků je možné dohodnout telefonicky v rámci pracovní doby laboratoře (pracovní dny od 6.00 do hod) 4. Preanalytický proces v laboratoři 4.1 Příjem žádanek a skel se stěry gynekologické cytologie Laborantka na příjmovém pracovišti provede: přiřazení skla s cytologickým stěrem k žádance dle povinných identifikačních znaků (viz kap. 3.2). Vždy musí být souhlas minimálně v jednom identifikačním znaku přiděleném odebírajícím lékařem (např. souhlas čísla skla a žádanky) kontrolu náležitostí žádanek (viz kap. 3.2) označení skel a žádanek shodným pořadovým číslem 4.2 Řešení problémů při příjmu žádanek a skel se stěry Je-li dodáno rozbité sklo v několika částech, nelze je obarvit a odečíst, materiál není přijat ke zpracování. Žadatel o vyšetření je telefonicky informován a vzorek i s žádankou je mu v rámci svozu vrácen do gynekologické ambulance. Je-li sklo poškozené, ale zpracovatelné lze je orientačně obarvit a odečíst. Žadatel o vyšetření je písemně informován o limitovaném odečtu skla. Je-li dodáno sklo s cytologickým nátěrem bez žádanky, laborantka na základě telefonické domluvy s odebírajícím gynekologem vyplní náhradní žádanku. Současně požádá o zaslání originální žádanky s razítkem, kterou následně připojí k duplikátu, pro nezbytnost přímého dokladu o vyžádané péči. Pokud telefonicky nelze zjistit identifikaci pacientky, je sklo do gynekologické ambulance vráceno. Je-li dodána žádanka bez skla s cytologickým stěrem, laborantka kontaktuje telefonicky s touto informací žadatele vyšetření. Gynekolog má možnost sklo se stěrem dodat v rámci dalšího svozu. Pokud tuto možnost nevyužije, je mu žádanka vrácena do gynekologické ambulance. V případě duplicitního označení žádanek nebo skel s cytologickým stěrem, laborantka telefonicky informuje žadatele vyšetření o chybě a laboratoř následně tato skla a žádanky vrací, protože nelze provést přesnou identifikaci pacientky. Při nesprávném vyplnění žádanky, kdy chybí některé povinné údaje (např. IČZ odesílajícího lékaře, kód zdravotní pojišťovny) je materiál přijat ke zpracování a tyto nesrovnalosti řeší administrativní úsek laboratoře. Sklo se stěrem je v laboratoři odloženo do doby vyjasnění povinných údajů. Verze: 02 Změna č. 1 ze dne: /7

7 5. Export výsledků, komunikace s laboratoří 5.1 Export výsledku vyšetření CYTOLCARE s.r.o. používá pro vydávání výsledků tisk výsledků vyšetření a jeho distribuci svozovou službou. Výsledná zpráva je vytištěna a představuje kompletní vyplnění údajů odpovídajících žádance, dodané z gynekologické ambulance. Původní žádanka dodaná žadatelem vyšetření je archivována v laboratoři jako doklad o vyžádané péči. Doba archivace je 10 let. 5.2 Elektronický přenos zpráv Zájemcům je laboratoří zprostředkován elektronický přenos výsledků pomocí programu IntelliPAT. Informace jsou oprávněným žadatelům o vyšetření k dispozici následující den po odečtení stěru v laboratoři. Laboratoř má smluvně zajištěnu ochranu přenášených dat u poskytovatele informačních technologií, registrovaného u Úřadu pro ochranu osobních údajů. č.1 Příjemci elektronických zpráv obdrží v rámci svozu vytištěnou výslednou zprávu s výsledkem vyšetření. 5.3 Intervaly od data příjmu materiálu do doby exportu výsledků Výsledek vyšetření je zaslán zpět žadateli o vyšetření zpravidla v rámci svozu po uplynutí jednoho týdne. Oficiální časový limit (dle standardní klasifikace Bethesda 2001) je maximálně 3 týdny od data odběru. 5.4 Komunikace s laboratoří Žadatelé vyšetření mají možnost obrátit se na vedoucí lékařku laboratoře s dotazem k dodaným nálezům či dotazem na další postup při nepříznivých výsledcích vyšetření. Informace o výsledku vyšetření jiným osobám, než žadateli vyšetření, pracovníci laboratoře nepodávají. Laboratoř rovněž přijímá podněty a návrhy na úpravu či formu spolupráce (termíny svozů, změnu formy dodání výsledků apod.) Laboratoř uchovává žádanky s výsledky vyšetření po dobu 10 let a skla s cytologickými nátěry po dobu 5 let. V databázi informačního systému jsou výsledky vyšetření uchovány na dobu neomezenou. Gynekologové - klienti laboratoře mají možnost využít této databáze a doplnit si své informace. 5.5 Změny nálezů Pokud by u žadatele vyšetření došlo k pochybnostem o důvěryhodnosti výsledku vyšetření, laboratoř provede revizi vyšetření. Podnět k revizi může žadatel podat i telefonicky. Následně vždy obdrží písemnou zprávu, která jeho pochybnost potvrdí nebo vyvrátí. K revizi laboratoř využívá vždy jinou odbornou osobu než tu, která prvotně vyšetřovala dotyčný vzorek. 5.6 Poskytování zdravotnického materiálu pro gynekologické ambulance cytologickou laboratoří CYTOLCARE s.r.o. zajišťuje pro gynekologické ambulance zdravotnický materiál nutný k odběru, fixaci a transportu cytologických stěrů. Zdravotnický materiál dodává svozovou službou dle dohodnutých termínů a dle požadavků jednotlivých ambulancí. Verze: 02 Změna: 1 ze dne: /7