Odběrový manuál (Výtah z laboratorní příručky) Cytologická a bioptická laboratoř MUDr. Pavla Formánka

Transkript

1 Odběrový manuál (Výtah z laboratorní příručky) Cytologická a bioptická laboratoř MUDr. Pavla Formánka

2 1 Obsah 1 Obsah Úvod Informace o laboratoři Základní informace Zaměření laboratoře a spektrum nabízených služeb Smluvní laboratoře: Poradenské služby laboratoře Soupis nabízených vyšetření Organizace laboratoře Odběr primárních vzorků...6 ODBĚROVÝ MANUÁL VˇYTAH Z LABORATORNÍ PŘÍRUČKY Žádanky (Průvodní listy k vyšetření) Žádanka k histologickému materiálu Žádanka ke klinické cytologii Žádanka ke gynekologickému cytologickému vyšetření Ústní požadavky Urgentní vyšetření Odběry a fixace vzorků Bioptické vzorky Odběr Fixace Specifické požadavky pro odběr a fixaci: Označení vzorku Vzorky pro gynekologickou cytologii Odběr vzorku Fixace vzorku Označení Možné chyby a jejich řešení Zvláštní požadavky Doprava materiálu Příprava pacienta Odesílání vzorků na imunohistochemii a vyšší pracoviště Informace o nedokončených vyšetřeních Nedodané kontrolní vyšetření Nedodané histologické nálezy Vydávání výsledků...13

3 10.1 Formy vydávání výsledků Změny výsledků a nálezů Doba vyšetření od dodání materiálu k vydání výsledku Hlášení výsledků Dodatečná vyšetření Vydávání spotřebního materiálu laboratoří Úvod Tato laboratorní příručka je určena pro všechny, kdo potřebují informace o naší laboratoři. Obsahuje všechny informace potřebné pro snadnou spolupráci s naší laboratoří.. V případě jakýchkoliv dotazů se můžete kdykoliv obrátit na kontakty uvedené v této příručce.. Příručka je sestavena v souladu s požadavky normy ČSN EN ISO Zdravotnické laboratoře zvláštní požadavky na jakost a způsobilost. Laboratoř je od roku 2009 certifikována podle normy ISO 9001:2008. V roce 2010 byla zahájena příprava na akreditaci laboratoře podle normy ISO 15189: Informace o laboratoři 3.1 Základní informace Cytologická a bioptická laboratoř MUDr. Formánka je nestátní zdravotnické zařízení.. Sídlo laboratoře: A. Gavlase 14a/262, Ostrava Dubina Majitel: MUDr. Pavel Formánek IČO: Kontaktní osoby: MUDr. Pavel Formánek Telefon: , Provozní doba: Po Pá, Specifikou služeb poskytovaných cytologickou a bioptickou laboratoří MUDr. Formánka je rutinní používání ověřených metod přípravy a barvení vzorků a následné vyhodnocování vzorků vysoce kvalifikovanými pracovníky. Příprava a barvení vzorků jsou v maximální možné míře automatizovány. 3.2 Zaměření laboratoře a spektrum nabízených služeb Laboratoř provádí zpracování a mikroskopická vyšetření měkkých a tvrdých tkání a cytologická vyšetření včetně gynekologické cytologie. Laboratoř je zapojena do screeningového programu v gynekologické cytologii. Laboratoř neprovádí peroperační histologii ani nepracuje se zmraženými primárními vzorky.

4 V případě potřeby zajišťuje laboratoř ve smluvní laboratoři imunohistochemická vyšetření, případně vzorky předává k potvrzení nebo dovyšetření vyššímu pracovišti Smluvní laboratoře: MUDr. Vladimír Benčík cytologická a bioptická laboratoř 3.3 Poradenské služby laboratoře Veškeré poradenství v rámci laboratoře zajišťuje vedoucí laboratoře, při jeho nepřítomnosti zajišťuje poradenství jeho zástupce. 3.4 Soupis nabízených vyšetření Laboratoř provádí tato vyšetření: - histologická vyšetření rutinní - imunohistochemie (prostřednictvím smluvní laboratoře) - melanomy - nádory mléčné žlázy - vzorky nejasné etiologie - klinické negynekologické cytologie pouze nátěry. - gynekologické cytologie 4 Organizace laboratoře Laboratoř je rozdělena na laboratoř bioptickou (zahrnuje i klinické cytologie) a laboratoř gynekologické cytologie. Bioptickou a cytologickou diagnostiku v rámci bioptické části laboratoře provádí: MUDr. Pavel Formánek ( II. atestace ) MUDr. Miloš Horecký ( II. atestace ) V části gynekologické cytologie provádí diagnostiku: MUDr. Pavel Formánek ( II. atestace ) MUDr. Miloš Horecký ( II. atestace ) Oba lékaři jsou též oprávněni uvolňovat výsledky a poskytovat konzultace. Gynekologický screening provádí dvě laborantka s kurzem pro gynekologickou cytodiagnostiku

5 5 Odběr primárních vzorků Tato kapitola plní funkci příručky pro odběr vzorků. Cílem této příručky není vysvětlovat klinickým lékařům, jak mají provádět výkony, které spadají plně do jejich kompetence, ale popisuje, jak má vypadat optimální vzorek z pohledu laboratoře a jak má být se vzorkem zacházeno, má-li být laboratoří dobře hodnotitelný. 5.1 Žádanky (Průvodní listy k vyšetření) Žádanka k histologickému materiálu S každým materiálem na histologické vyšetření musí do laboratoře dojít řádně vyplněná žádanka. Za řádně vyplněnou je považována žádanka, která má vyplněny všechny rubriky. Uvedení času odběru není pro kvalitu vyšetření důležité. Vždy musí být uvedeno jméno lékaře, který provedl odběr vzorku. Pokud tomu tak není, bude vyžadováno jeho doplnění telefonicky. V případě, že datum odběru není uvedeno v předepsané rubrice, považuje se za ně datum uvedené jako datum vystavení žádanky Žádanka ke klinické cytologii Používá se stejná žádanka a platí stejné zásady jako pro bioptické vzorky Žádanka ke gynekologickému cytologickému vyšetření S každým odběrem ke gynekologickému cytologickému vyšetření musí být do laboratoře doručena řádně vyplněná žádanka (viz Příloha 2). Za řádně vyplněnou je považována žádanka, která má vyplněné všechny rubriky. Na žádance ke screeningovému vyšetření musí být navíc vyplněny údaje podle požadavků Programu screeningu karcinom děložního hrdla, tj: - Přítomnost hrotnatých kondylomů - Užití prostředků s gestagenním účinkem - Předchozí konizace nebo hysterektomie - IUD in situ - Laktace - Gravidita - Očkování proti HPV ( rok a typ vakcíny) - Poštovní směrovací číslo bydliště pacientky Jako doplňující údaje je vhodné uvést : - datum poslední menstruace ( případně údaj o menopauze ) - lokalizace stěru, - hormonální léčba

6 V případě, že datum odběru není uvedeno v předepsané rubrice, považuje se za ně datum uvedené jako datum vystavení žádanky. Neuvedení času odběru neovlivní kvalitu vyšetření Ústní požadavky Pokud odesílající pracoviště vznese ústní požadavek na doplnění nebo rozšíření vyšetření nebo na doplnění žádanky, je o tom proveden záznam do WIN ZIS a na žádanku. Vždy je vyžadováno zaslání nové žádanky zahrnující i ústně doplněné údaje. 6 Urgentní vyšetření Při sortimentu vyšetření nabízeném laboratoří a používaném způsobu zpracování vzorků znamená urgentní vyšetření přednostní odečtení obarveného preparátu a sdělení výsledků žádajícímu pracovišti telefonicky ihned po odečtení. Požadavek na urgentní vyšetření označí odesílající pracoviště červeným nápisem STATIM na žádance. Informace o tomto požadavku je vložena do poznámkového pole laboratorního informačního systému a tam je uvedena i informace o telefonickém předání výsledků (kdo a kdy informoval) 7 Odběry a fixace vzorků 7.1 Bioptické vzorky Odběr Tkáně odebraná při operačním výkonu musí být do laboratoře zaslána celá. U větších vzorků je vhodné provést označení patologické léze (např. stehem) Fixace Odebraná tkáň musí být ihned fixována v 10% formaldehydu. Při fixaci je nutno dodržet následující zásady: - Tkáň musí být ve fixační tekutině zcela potopena a tekutinou zcela obklopena, to znamená, že nejprve je nutné do nádoby nalít tekutinu a teprve potom do ní vložit tkáň.. - Malé a vícečetné biopsie (žaludku, střeva, čípku) je možno orientovat na papírky.

7 - Větší orgány (např. děloha) je kvůli rychlejšímu průniku formaldehydu nutno naříznout. - Tkáně a orgány je nutno ukládat do dostatečně velkých nádob, nikdy nesmějí být do nádoby vmáčknuty násilím. - Nádoby se vzorky je je nutno pečlivě uzavřít, aby při dopravě nedošlo k vylití formaldehydu a znehodnocení vzorku. - Vzorky se skladují a přepravují při běžné teplotě Specifické požadavky pro odběr a fixaci: Biopsie prsu Vzorek musí být celistvý, nejlépe v jednom kuse, bez naříznutí, aby bylo možno se přesně vyjádřit k okrajům excize. Při rozdělení vzorku na více částí, musíbýt části označeny tak, aby byla patrná jejich vzájemná souvislost. U tkáně po předchozí punkci by mělo být označeno místo původního výkonu. Lymfatické uzliny Periferní lymfatické uzliny nesmí být zhmožděny ani rozděleny na části. Uzlinu je nutné ihned vložit do formaldehydu nesmí oschnout povrch uzliny. Resekát střeva Rozstříhnout, zbavit zbytků stolice a ložit do fixační tekutiny Označení vzorku Nádoba s materiálem musí být označena tak, aby ji bylo možné jednoznačně přiřadit k průvodce. Laboratoř akceptuje toto označení : - jménem a příjmením pacienta nebo - rodným číslem pacienta nebo - datem narození Laboratoř postupuje podle směrnice Laboratorní činnost. Neshodu v kvalitě nebo identifikaci zaznamená a podle její povahy buď vzorek vyšetří s upozorněním na jeho nízkou kvalitu nebo vyšetření odmítne. O problémech vždy informuje odesílající pracoviště. 7.2 Vzorky pro gynekologickou cytologii Odběr vzorku Odběr se provádí kartáčkem (brush) nebo vatovou štětičkou, případně Ayreho špátlí. Stěr musí obsahovat v dostatečném množství buňky dlaždicových epitelií exocervixu. Stěr lze považovat za uspokojivý i při nepřítomnosti žlazových epitelií.

8 7.2.2 Fixace vzorku Materiál musí být rovnoměrně rozetřen otáčením kartáčku ve směru podélné osy podložního skla tak, aby bylo v celém rozsahu pokryté nátěrem. Při roztírání nesmí být použit nadměrný tlak na sklo. Poté musí být sklo okamžitě postříkáno fixačním roztokem ve spreji a nechá se zaschnout. Zafixovaný a správně označený vzorek se následně uloží do přepravní krabičky Označení Sklo i průvodka musí být označeny shodně, zpravidla jménem pacientky či číselným kódem. Laboratoř akceptuje také označení: - jménem a příjmením pacienta nebo - rodným číslem pacienta Možné chyby a jejich řešení 1. Špatná (pozdní) fixace výrazně zhorší kvalitu preparátu. 2. Kontaminace čistého skla či nátěru (desinfekce, deodorant...) vedoucí k cytolýze buněk. 3. Chybný odběr gynekologem nedostatečný počet ektocervikálních epitelií, nadbytečná příměs erytrocytů způsobená nešetrným odběrem, hlen maskující buňky, zhmoždění epitelí tlakem při nátěru. 4. Chybně vyplněná žádanka neúplné údaje 5. Chybně (nedostatečně) označené sklo V těchto případech laboratoř neshodu zaznamená a podle její povahy buď vzorek vyšetří s upozorněním na jeho nízkou kvalitu, nebo vyšetření odmítne. Odmítne vždy, když nelze vzorek identifikovat ve vztahu k žádance Zvláštní požadavky Zvláštní požadavky na odběr lokalizace: Je žádoucí odebrat tzv. transformační zónu Zvláštní požadavky na odběr doba: Nejlépe v prvé polovině menstruačního cyklu Zvláštní požadavky na vzorek prostředí: Fixovaný vzorek ani čisté sklo nesmí přijít do styku s chemikáliemi

9 Zvláštní požadavky na vzorek teplota: Fixovaný vzorek se uchovává a transportuje při pokojové teplotě Likvidace odběrového materiálu: Odběrový materiál se likviduje jako biologicky kontaminovaný materiál. Za likvidaci odpovídá odebírající. 8 Doprava materiálu Vzorky jsou na do laboratoře dopravovány ze zdravotnických zařízení pouze svozovou službou laboratoře. Materiál musí být umístěn podle výše uvedených zásad do uzavřených nádob nebo v transportních krabičkách. Uzavřené nádoby vkládá přepravní služby do transportních boxů, které mají tepelně izolační vlastnosti. Pro transport není předepsáno sledování teploty, ani nejsou vymezeny teplotní meze. Správně fixovaným vzorkům běžné rozmezí teplot nevadí. Svoz biologického materiálu je zajišťován svozovou službou laboratoře podle harmonogramy odsouhlaseného jednotlivými odesílajícími pracovišti. Požadavky na svoz mimo harmonogram jsou posuzovány individuálně vedoucím laboratoře. Svozová služba zároveň zajišťuje i rozvoz požadovaného spotřebního materiálu podle požadavků jednotlivých odběrových míst (formaldehyd, skla, fixační spreje) 9 Příprava pacienta Laboratoř nemá žádné na připravenost pacienta žádné speciální požadavky. Za odběry je zodpovědný lékař, který je provádí a který má k této činnosti kvalifikaci.

10 9.1 Odesílání vzorků na imunohistochemii a vyšší pracoviště Vzorky se na imunohistochemické vyšetření odesílají na základě rozhodnutí lékaře. Jde zejména o: - melanomy - nádory mléčné žlázy - vzorky s nejasnou etiologií Na vyšetření se odesílá parafinový blok nebo více parafinových bloků a jedno sklo na každý odeslaný blok a kopie průvodky. Zpět se vrací imunologický nález a parafinové bloky. Sklíčka barvená na imunohistochemii si ponechává imunohistochemická laboratoř. Záznam o odeslání je veden v knize Půjčování vzorků a skel. Na vyšší pracoviště je vždy odesílán parafinový lok, resp bloky s žádankou a průvodním dopisem. Záznam o odeslání je proveden v LIS. 9.2 Informace o nedokončených vyšetřeních Nedodané kontrolní vyšetření Každé tři měsíce je počítačem generován přehled pacientů u nichž mělo být provedeno následné histologické nebo cytologické vyšetření avšak do laboratoře nebyly dodány vzorky nebo výsledky. Tyto přehledy jsou rozesílány na odesílající pracoviště Nedodané histologické nálezy Každé tři měsíce je počítačem generován přehled pacientů u nebyl na základě gynekologické cytologie dodán histologický nález nebo bioptický vzorek. Tyto přehledy jsou rozesílány na odesílající pracoviště.

11 10Vydávání výsledků 10.1 Formy vydávání výsledků Výsledky jsou odesílány podle dohody s odesílajícím pracovištěm buď poštou nebo řidičem při sběru vzorků nebo jsou předávány přes zabezpečenou elektronickou poštovní schránku LIS, případně jsou předávány telefonicky. Při telefonickém předání vždy následuje i předání listinné formy výsledku poštou nebo řidičem. Výsledky z imunohistochemického vyšetření a z vyššího pracoviště jsou přepsány do LIS (imunohistochemie celá, vyšší pracoviště pouze nález a závěr). Odesílající pracoviště pak dostává jak zprávu z laboratoře obsahující přepsané nálezy, tak kopie zpráv zaslaných ze smluvních laboratoří. K uvolnění výsledků je oprávněn pouze vedoucí laboratoře, v jeho nepřítomnosti lékař, který jej zastupuje. S ohledem na nutnost lékařské interpretace výsledku vyšetření závislé i na klinickém obrazu pacieta se pacientům výsledky zásadně nesdělují! 10.2 Změny výsledků a nálezů V případě změny výsledku na základě dodatečných zjištění je neprodleně informováno odesílající pracoviště (odpovídá vedoucí laboratoře) a zároveň je odeslán výsledek nového vyšetření doplněný duplikátem původního vyšetření označeným NEPLATNÉ. Záznam o této skutečnosti je proveden do knihy neshod Doba vyšetření od dodání materiálu k vydání výsledku Výsledky vyšetření většiny histologických vyšetření, vyšetření klinické cytologie a gynekologického screeningu je laboratoř schopna zabezpečit do 72 hodin od převzetí materiálu. Při odeslání vzorku na imunohistochemické vyšetření se doba vyšetření prodlužuje o 7 dnů, při odeslání vzorku na vyšší pracoviště se doba provedení úplného vyšetření prodlužuje na neurčito. U vzorků u nichž je nutné provádět před vlastním vyšetřením dekalcifikaci rovněž nelze určit maximální dobu potřebnou pro vyšetření. Tato doba se odvíjí od velikosti vzorku a míry jeho kalcifikace. Pokud se vyšetření z nějakých důvodů opozdí nad uvedené limity, je žadatel o vyšetření informován o důvodu zpoždění. O této skutečnosti je pořízen záznam v poznámkovém poli laboratorního informačního systému Hlášení výsledků Laboratoř provádí hlášení diagnóz, u nichž by mohlo vzniknout ohrožení pacienta z prodlení. Hlášení provádí lékař bioptické laboratoře a diagnózu sděluje telefonicky ošetřujícímu lékaři nebo oddělení, kde je pacient hospitalizován.

12 Záznam o hlášení se provádí na přední stranu průvodky, kde je uveden: - čas a datum hlášení - jméno kontaktované osoby - diagnóza Pokud je telefonicky vyžádáno sdělení výsledku, pak platí následující pravidla - totožnost volajícího je nutno ověřit zpětným voláním - malignity hlásí pouze lékař - výše popsaným způsobem je pořízen záznam - sdělená informace musí být příjemcem opakována pro ověření, zda byla správně pochopena 10.5 Dodatečná vyšetření Žadatel o vyšetření může požadovat dodatečná vyšetření, je-li to možné pro daný typ vyšetření. V tomto případě jsou dodatečné požadavky dopsány na žádanku s uvedením dovyšetření a identifikace pracovníka. Výsledky jsou vloženy do WinZis jako dodatečné sdělení. Časové omezení je 5 let (doba uchovávání parafinového bloku, resp. skla s cytologickým nátěrem) 11Vydávání spotřebního materiálu laboratoří Laboratoř poskytuje svým zákazníkům vybavení k odběru biologického materiálu. Tento materiál je rozvážen svozovou službou laboratoře. Jedná se o: - fixační tekutinu 10% formaldehyd, - fixační roztoky - transportní krabičky pro gynekologickou a klinickou cytologii - nádoby a zkumavky na materiál pro histologická vyšetření - žádanky na histologická a cytologická vyšetření - žádanky ke gynekologicko-cytologickému vyšetření - brushe (kartáčky) na odběr materiálu pro gynekologickou cytologii - podložní skla pro cytologie a gynekologickou cytologii