POSKYTOVÁNÍ ÚVĚRŮ DRUŽSTVŮM Z PROSTŘEDKŮ FDÚ

Transkript

1 VNITŘNÍ PŘEDPIS SVAZU ČESKÝCH A MORAVSKÝCH VÝROBNÍCH DRUŽSTEV Druh dokumentu: POKYN PŘEDSEDY Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: POSKYTOVÁNÍ ÚVĚRŮ DRUŽSTVŮM Z Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: Ing. Soňa van Deelenová generální ředitelka a ředitelka odboru správy FDÚ Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: JUDr. Zdeněk Čáp ředitel odboru legislativněprávního Datum: Schválil: Funkce: Podpis: JUDr. Rostislav Dvořák předseda Změna č.1: datum Garant: Ověřil Schválil: Změna č.2: datum Garant: Ověřil Schválil:

2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY Zkratky Pojmy... 5 Část II ÚČEL... 5 Část III ZÁVAZNOST... 5 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Právní předpisy Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty Přílohy Související šablony a formuláře... 6 Část V PREZENTACE ÚVĚROVÝCH PRODUKTŮ Prezentace úvěrových produktů obecně Způsoby prezentace úvěrových produktů... 6 Část VI ŽÁDOST Prvotní kontakt s družstvem a reakce na projevený zájem Žádost a její přijetí Prvotní kontrola žádosti... 8 Část VII HODNOCENÍ ŽÁDOSTI Kontrola a hodnocení žádosti Kontroly na místě Průběh hodnocení žádosti Zpracování Posouzení žádosti Vyjádření ředitele odboru FDÚ k Posouzení žádosti... 9 Část VIII ROZHODOVÁNÍ O ŽÁDOSTI Rozhodování o žádosti... 9 Část IX SMLUVNÍ DOKUMENTACE Úvěrová složka Zpracování smluvní dokumentace Specifika způsobu zajištění Změny smluvních podmínek Uložení smluvní dokumentace Část X UVOLNĚNÍ PROSTŘEDKŮ Uvolnění prostředků Příkaz k uvolnění prostředků Část XI SLEDOVÁNÍ ÚVĚROVÉHO PŘÍPADU Dodržení účelovosti Kontrola splácení úvěru Sledování výsledků činnosti družstva a zajištění Kontroly na místě Část XII ŘÍZENÍ RIZIK Vznik rizikového úvěrového případu Jednání s družstvem Řešení rizikového úvěrového případu Ukončení rizikového případu... 15

3 Část XIII UKONČENÍ ÚVĚROVÉHO PŘÍPADU Postup při řádném ukončení úvěrového případu Vypořádání dokumentace Část XIV ÚČTOVÁNÍ ÚVĚROVÝCH PŘÍPADŮ Postupy účtování Příkaz k uvolnění prostředků Účtování nízkých dlužných pohledávek Pravidelné vyhodnocení a přenosy dat Záloha účetních dat Část XV HODNOCENÍ ÚVĚROVÝCH PŘÍPADŮ Sledování úvěrových případů Vyhodnocení úvěrových případů Část XVI EVIDENCE PÍSEMNOSTÍ Ukládání dokumentů Archivace písemností... 17

4 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář

5 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky FDÚ Fond dlouhodobého úvěru IP Informační přehled představenstvo představenstvo Svazu českých a moravských výrobních družstev úvěrová rada úvěrová rada představenstva svaz Svaz českých a moravských výrobních družstev předseda předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev seznam seznam úvěrových případů směrnice Směrnice upravující podmínky hospodaření s prostředky Fondu dlouhodobého úvěru odbor FDÚ odbor správy Fondu dlouhodobého úvěru Průvodní list Průvodní list k úvěru /úvěrové složce/ (SF-/01) Posouzení žádosti Posouzení žádosti o úvěr z prostředků FDÚ členského družstva (SF-PT- 05/02) centrální evidence centrální evidence smluvní dokumentace odboru FDÚ sdílený adresář sdílený adresář serveru odboru FDÚ smlouva smlouva o úvěru RRRR aktuální rok 1.2 Pojmy družstvo VDI úvěrový pracovník úvěrový případ úvěrová dokumentace smluvní dokumentace úvěrová složka rozhodovací místo žádost výrobní či jiné družstvo, které je členem Svazu českých a moravských výrobních družstev výrobní či jiné družstvo zaměstnávající více než 50% osob se zdravotním postižením, které je členem Svazu českých a moravských výrobních družstev zaměstnanec obchodní úvěrový pracovník v odboru FDÚ spravující jednotlivé úvěrové případy soubor činností v rámci služby poskytované odborem FDÚ, identifikovaný evidenčním číslem žádosti resp. po uzavření smlouvy jejím číslem veškeré písemnosti mající vztah k úvěrovému případu veškeré písemnosti mající vztah k úvěrovému případu a vypracované odborem FDÚ po schválení žádosti složka, ve které je vedena úvěrová dokumentace osoba či orgán oprávněný dle přílohy č. 3 směrnice FDÚ rozhodnout o poskytnutí úvěru Žádost o poskytnutí úvěru viz šablony SF-NP-18/01 až 13 kromě SF-NP- 18/06 a 12 Část II ÚČEL Tento pokyn předsedy určuje pravidla pro proces související s poskytováním úvěrů z prostředků FDÚ s cílem jeho standardizace a zvýšení efektivity. Část III ZÁVAZNOST Tento pokyn předsedy je závazný pro zaměstnance podílející se na činnostech v tomto pokynu popsaných.

6 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy zákon směnečný a šekový občanský zákoník 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty NP-01 Jednací a volební řád představenstva NP-02 Organizační řád NP-05 Pracovní řád NP-08 Statut úvěrové rady představenstva NP-10 Podpisový řád NP-11 Spisový, skartační a archivní řád NP-16 Směrnice upravující podmínky hospodaření s prostředky RF VDI NP-18 Směrnice upravující podmínky hospodaření s prostředky FDÚ PT-07 Informační technologie 4.3 Přílohy PR-/01 Seznam záznamů 4.4 Související šablony a formuláře SF-/01 SF-/02 SF-/03 SF-/04 SF-/05 Průvodní list k úvěru /úvěrové složce/ Posouzení žádosti o úvěr z prostředků FDÚ členského družstva Posouzení žádosti o změnu podmínek smlouvy o úvěru Příkaz k uvolnění úvěrových prostředků Protokol o likvidaci směnky Část V PREZENTACE ÚVĚROVÝCH PRODUKTŮ 5.1 Prezentace úvěrových produktů obecně Na základě vyhodnocení poskytnutých úvěrů za minulé období, hodnocení výsledků využití prostředků FDÚ a plánovaného objemu prostředků na poskytnutí úvěrů v následujícím období (viz. schválený rozpočet svazu) a z toho vyplývající potřeby motivovat zájem družstev o nové úvěry, rozhodne ředitel odboru FDÚ o způsobech prezentace pro dané období. Rozhodnutí pro dané období a zároveň vyhodnocení účinnosti způsobu prezentace za minulé období je uvedeno v zápisech z porady odboru FDÚ. 5.2 Způsoby prezentace úvěrových produktů Způsoby prezentace: IP, regionální porady předsedů družstev a valná shromáždění svazu, ové informace a nabídky, návštěvy družstev a jednání s jejich představiteli, vzdělávací akce pro družstva.

7 Ředitel odboru FDÚ zajistí informovanost družstev o všech změnách podmínek poskytování úvěrů a nových produktech vždy po jejich schválení představenstvem, a to neprodleně v nejbližším možném termínu formou publikace v IP. Část VI ŽÁDOST 6.1 Prvotní kontakt s družstvem a reakce na projevený zájem Určený zaměstnanec v odboru FDÚ vede evidenci, do které zapisuje dle dispozic ředitele odboru FDÚ úvěrové pracovníky a jim přidělená družstva. Evidence je k dispozici na sdíleném adresáři FDU EVIDENCE PRIDELENA_DRUZSTVA. Veškeré dále uvedené činnosti ve vztahu k přidělenému družstvu zajišťuje úvěrový pracovník dle příslušnosti uvedené v evidenci Při kontaktu družstva uvedeného v evidenci týkající se nové žádosti o úvěr, určený úvěrový pracovník a) zjistí od družstva informace týkající se požadovaného účelu úvěru, výše úvěru, data čerpání a doby splatnosti a zaznamená požadavek družstva do souboru AVIZA (FDÚ EVIDENCE AVIZA), b) informuje ředitele odboru FDÚ Na základě vyhodnocení předaných a dostupných informací rozhodne ředitel odboru FDÚ variantně o dalším postupu: a) určený úvěrový pracovník je povinen zaslat družstvu neprodleně v tištěné či elektronické podobě odpovídající typ šablony žádosti o úvěr podle směrnice ve znění uvedeném ve sdíleném adresáři, včetně přehledu příloh, popř. přehled dalších specifických požadavků a odeslání zaznamená do souboru AVIZA, b) na základě vyhodnocení předaných informací a dalších dostupných informací oznámí družstvu nesplnění základních předpokladů pro poskytnutí úvěru a navrhne další postup a provede o tomto záznam do souboru AVIZA Na základě prvního kontaktu družstva neuvedeného v evidenci, které má zájem o poskytnutí úvěru, kontaktovaný zaměstnanec v odboru FDÚ a) zjistí od družstva informace týkající se požadovaného účelu úvěru, výše úvěru, data čerpání a doby splatnosti, b) předběžně informuje družstvo o možnosti získání úvěru z prostředků FDÚ dle směrnice, c) zaznamená získané informace do sdíleného adresáře FDU EVIDENCE AVIZA, d) informuje ředitele odboru FDÚ. Ředitel odboru FDÚ rozhodne o alternativách dalšího postupu: a) určí družstvu úvěrového pracovníka, který je povinen zaslat družstvu neprodleně v tištěné či elektronické podobě odpovídající typ šablony žádosti o úvěr podle směrnice ve znění uvedeném ve sdíleném adresáři, včetně přehledu příloh, popř. přehled dalších specifických požadavků a odeslání zaznamená do souboru AVIZA, b) na základě vyhodnocení předaných informací a dalších dostupných informací oznámí družstvu nesplnění základních předpokladů pro poskytnutí úvěru, navrhne další postup a zaznamená výsledek rozhodnutí do souboru AVIZA Určený úvěrový pracovník vytvoří po přijetí žádosti na základě šablony Průvodní list (viz. SF- /01),a to v elektronické podobě, a tento soubor pojmenuje ve shodě s evidenčním číslem žádosti a uloží ho do sdíleného adresáře FDU UVERY jmenopracovnika nazevdruzstva evidencnicislozadosti. Úvěrový pracovník je povinen do tohoto souboru zapisovat další průběh úvěrového případu. Současně úvěrový pracovník založí úvěrovou složku, do které ukládá všechny došlé písemnosti, pořadově je čísluje a zaznamenává do souboru evidencnicislozadosti.

8 Žádost a její přijetí Určený zaměstnanec zapíše doručenou žádost, která může být přijata pouze v písemné podobě, do knihy došlé pošty. Žádosti přidělí evidenční číslo, které je shodné se spisovou značkou (přidělenou družstvu podle podrobnějšího členění spisových značek odboru FDÚ ve smyslu bodu NP-11 Spisový, skartační a archivní řád) a zapíše na žádost datum jejího přijetí Určený zaměstnanec následně předá tuto žádost určenému úvěrovému pracovníkovi dle evidence odboru FDÚ. Není-li družstvo v evidenci odboru FDÚ, předá žádost úvěrovému pracovníkovi dle rozhodnutí ředitele odboru FDÚ. 6.3 Prvotní kontrola žádosti Úvěrový pracovník založí přijatou žádost do úvěrové složky a její přijetí včetně data zapíše do Průvodního listu, kam zaznamenává průběh úvěrového případu a přehled dokumentace uložené v úvěrové složce Úvěrový pracovník provede kontrolu žádosti po formální stránce, zejména: a) z hlediska úplnosti a správnosti údajů družstva, zejména prověří údaje dle výpisu z obchodního rejstříku a zda se družstvo nenachází v likvidaci nebo v konkurzu, b) ověří, zda družstvo splňuje podmínku trvání členství dle bodu směrnice, c) ověří, zda žádost byla podepsána osobou/osobami oprávněnými podepisovat za družstvo, d) ověří úplnost a aktuálnost doručených příloh stanovených v přehledu příloh k žádosti a dalších dokumentů nutných k posouzení žádosti Úvěrový pracovník vyzve družstvo k odstranění formálních nedostatků nebo k doplnění žádosti v případě, že žádost je neúplná nebo formálně nesprávná. Ve výzvě (forma dopisu, u či faxu, v případě drobných nedostatků telefonicky) specifikuje, co konkrétně v žádosti chybí nebo v čem je formálně nesprávná Úvěrový pracovník provede záznam o provedení kontroly dle bodu do Průvodního listu. Část VII HODNOCENÍ ŽÁDOSTI 7.1 Kontrola a hodnocení žádosti Úvěrový pracovník je povinen přijatou žádost zkontrolovat po věcné stránce, zejména: a) vazby mezi žádostí a jejími přílohami (zejména shodnost uváděných údajů), b) plnění povinností družstva vyplývajících z členství ve svazu, c) vzájemné vazby mezi účetními výkazy družstva, d) vzájemné vazby mezi účetními výkazy a přílohami k žádosti. Výsledek této kontroly zapíše do Průvodního listu Úvěrový pracovník dále žádost vyhodnotí dle šablony Posouzení žádosti (viz. bod 7.4). 7.2 Kontroly na místě Za účelem ověření skutečností uvedených družstvem v žádosti, včetně případného ověření stavu nemovitostí nabízených do zástavy, je možno provést kontrolu na místě. Kontrolu na místě lze provádět dle potřeby, a to zejména v případě, není-li úvěrový pracovník obeznámen s aktuální situací družstva.

9 Úvěrový pracovník před zahájením kontroly navrhne ve spolupráci s družstvem termín kontroly, vymezí oblasti, na které se bude zaměřovat a případně vznese požadavek na účast dalších zaměstnanců svazu či externích spolupracovníků. Termín, rozsah kontroly a požadavky na účast dalších osob schvaluje před provedením kontroly ředitel odboru FDÚ, který je oprávněn rozhodnout o dalších oblastech kontroly, případně o dalších podmínkách jejího provedení Kontrolu na místě je úvěrový pracovník povinen provést také v případě zásadních rozporů mezi údaji poskytnutými družstvem či v případě, že uvedené údaje vedou k podezření, že by mohlo být ohroženo splácení úvěru. Kontroly se týkají především prověřování údajů uvedených v žádosti, a to zejména problematiky výsledků hospodaření družstva, nabízeného zajištění a celkové reálnosti podnikatelského záměru Úvěrový pracovník či jiný určený zaměstnanec v odboru FDÚ z provedené kontroly sepíše zprávu o výsledku kontroly, kterou předloží řediteli odboru FDÚ. Úvěrový pracovník zapíše do Průvodního listu provedení kontroly a založí zprávu o výsledku kontroly do úvěrové složky. 7.3 Průběh hodnocení žádosti Úvěrový pracovník průběžně informuje ředitele odboru FDÚ o hodnocení žádosti a zároveň poskytuje další potřebné informace V případě zjištění nestandardních situací je úvěrový pracovník povinen hlásit neprodleně tuto skutečnost řediteli odboru FDÚ a zaznamená je do Průvodního listu. Ředitel odboru FDÚ rozhodne o dalším postupu. 7.4 Zpracování Posouzení žádosti Úvěrový pracovník vypracuje písemné Posouzení žádosti. V Posouzení žádosti zpracuje úvěrový pracovník i návrh základních úvěrových podmínek (účel úvěru, výši, termín čerpání, splácení a zajištění), které v případě schválení budou obsaženy ve smlouvě Úvěrový pracovník vypracované Posouzení žádosti potvrdí svým podpisem a datem zpracování a předloží jej řediteli odboru FDÚ k vyjádření. 7.5 Vyjádření ředitele odboru FDÚ k Posouzení žádosti Ředitel odboru FDÚ předložené Posouzení žádosti přezkoumá, vyjádří písemně své stanovisko a postoupí ho příslušnému rozhodovacímu místu k rozhodnutí. Pokud ředitel odboru FDÚ má výhrady ke zpracovanému Posouzení žádosti, vrátí ho úvěrovému pracovníkovi s požadavkem na prověření či doplnění informací. Bez vyjádření ředitele odboru FDÚ nelze zpracované Posouzení žádosti postoupit k dalšímu rozhodnutí. Část VIII ROZHODOVÁNÍ O ŽÁDOSTI 8.1 Rozhodování o žádosti O nakládání s prostředky FDÚ rozhoduje představenstvo, v případech určených PR-NP-18/04 směrnice je oprávněn rozhodovat předseda. Tímto ustanovením se řídí také rozhodování o změně smlouvy nebo změně smlouvy o různých typech zajištění závazku družstva Posouzení žádosti, jehož součástí je návrh základních úvěrových podmínek, předloží ředitel odboru FDÚ k rozhodnutí rozhodovacímu místu stanoveným způsobem (např. jednacím a volebním řádem představenstva, plánem práce představenstva, atd.).

10 Jde-li o úvěr přesahující částku 3 mil. Kč (s výjimkou Refinančního úvěru na doplnění vlastních prostředků), je rozhodovací místo povinno zajistit stanovisko úvěrové rady. Rozhodovací místo může úvěrovou radu požádat o stanovisko i v jiných úvěrových případech. Stanovisko úvěrové rady má pro rozhodovací místo ve všech případech pouze doporučující charakter. Úvěrová rada i rozhodovací místo mají oprávnění požádat ředitele odboru FDÚ o doplňující informace týkající se úvěrového případu. Jednání úvěrové rady se řídí Statutem úvěrové rady představenstva (viz. NP-08) Při rozhodování o žádosti se rozhodovací místo řídí ustanoveními směrnice Rozhodovací místo vydá své rozhodnutí formou usnesení představenstva nebo rozhodnutím předsedy uvedeném na Posouzení žádosti. V případě, že o žádosti rozhoduje předseda, postoupí Posouzení žádosti se svým konečným vyjádřením řediteli odboru FDÚ. Rozhodnutí o úvěru je vydáno zpravidla do 30 dnů poté, kdy byla úplná žádost včetně příloh doručena odboru FDÚ Ředitel odboru FDÚ uloží příslušnému úvěrovému pracovníkovi, aby informoval družstvo o výsledku rozhodnutí o žádosti. V případě zamítnutí žádosti příslušný úvěrový pracovník sdělí toto rozhodnutí družstvu nejpozději do 15 dnů ode dne přijetí tohoto rozhodnutí, a to formou dopisu předsedy (viz SF-NP-11/07). V případě schválení úvěru přistoupí úvěrový pracovník k vypracování smluvní dokumentace dle části IX a vyzve družstvo nejpozději do 30 dnů ode dne rozhodnutí k uzavření smlouvy a navazujících smluv Průběh rozhodování o žádosti zapíše příslušný úvěrový pracovník do Průvodního listu a založí dokumentaci o rozhodnutí o úvěru do úvěrové složky Po rozhodnutí o žádosti přesune příslušný úvěrový pracovník původní soubor Průvodního listu označený evidenčním číslem žádosti do složky ARCHIV umístěné: FDU UVERY jmenopracovnika nazevdruzstva ARCHIV. V případě schválení žádosti uloží navíc příslušný úvěrový pracovník Průvodní list pod označením odpovídajícím číslu úvěrové smlouvy do FDU UVERY jmenopracovnika nazevdruzstva čísloúvěrovésmlouvy, přičemž místo lomítka a pomlčky se použije podtržítko. Číslo úvěrové smlouvy získá příslušný úvěrový pracovník od určeného zaměstnance svazu v odboru FDÚ, jež vede centrální evidenci. Část IX SMLUVNÍ DOKUMENTACE 9.1 Úvěrová složka Veškeré písemnosti mající vztah k úvěrovému případu ukládá úvěrový pracovník do úvěrové složky a zaznamenává ji do Průvodního listu. V případě, kdy se dokumentace vztahuje k více úvěrovým případům, je tato dokumentace soustředěna a uložena dle rozhodnutí úvěrového pracovníka. Místo uložení této dokumentace je zaznamenáno v Průvodním listu. Průběh úvěrového případu je časově zaznamenáván rovněž do Průvodního listu. 9.2 Zpracování smluvní dokumentace Za vypracování smlouvy a související smluvní dokumentace ve stanoveném termínu odpovídá příslušný úvěrový pracovník, a to v souladu s rozhodnutím rozhodovacího místa, právními předpisy a směrnicí. Použije k tomu vždy vzory smluv na sdíleném adresáři FDÚ VZORY Ředitel odboru FDÚ odpovídá za správu a aktualizaci vzorů smluv v elektronické podobě a za jejich právní přezkoumání jednou ročně, případně dle aktuální potřeby (např. změna právních předpisů, změna směrnice apod.). O přezkoumání i změně vzorů smluv je povinen zajistit záznam.

11 Úvěrový pracovník označí připravenou smluvní dokumentaci parafou, a to na každé straně jednoho vyhotovení smlouvy o úvěru, smlouvy o zřízení zástavního práva, smlouvy o zajištění závazku a jejich dodatků,případně jiného typu smlouvy. Parafa úvěrového pracovníka osvědčuje věcnou správnost a úplnost údajů uvedených ve smlouvách ve vazbě na schválené podmínky a na příslušný vzor smlouvy. Takto označenou smlouvu předá úvěrový pracovník spolu s rozhodnutím rozhodovacího místa k přezkoumání právníkovi. Právník osvědčuje parafou, že smlouva nemá právní vady. Smlouvy opatřené parafami předloží úvěrový pracovník spolu s rozhodnutím rozhodovacího místa řediteli odboru FDÚ k celkovému přezkoumání. Ředitel odboru FDÚ připojí parafu a zajistí předání předsedovi k podpisu. V případě, že bude smlouvu nejprve podepisovat družstvo, předá předtím ředitel odboru FDÚ smlouvy příslušnému úvěrovému pracovníkovi k zajištění podpisu ze strany družstva. Vyhotovení smluvní dokumentace určené k předání družstvu opatří navíc parafou na každé straně příslušný úvěrový pracovník Úvěrový pracovník dohodne termín podpisu příslušné smluvní dokumentace osobami oprávněnými podepisovat za družstvo a je podpisu osobně přítomen. Není-li podpis osob podpisující za družstvo úředně ověřován, ověří úvěrový pracovník totožnost těchto osob dle platného občanského průkazu či cestovního pasu. O způsobu ověření osob oprávněných podepisovat za družstvo provede záznam do Průvodního listu. Dodatky ke smlouvě o úvěru je možno zasílat k podpisu družstvu poštou, vždy však bez podpisu předsedy, přičemž podpisy osob oprávněných podepisovat za družstvo musejí být úředně ověřeny nebo osoby podepisující dodatek musejí být totožné s osobami, které podepsaly původní smlouvu. V takovém případě úvěrový pracovník následně zkontroluje a porovná podpisy těchto osob s podpisy na původní smlouvě a provede o tomto záznam do Průvodního listu Smlouvu o úvěru a další související smlouvy vyhotoví úvěrový pracovník ve čtyřech vyhotoveních (1x pro družstvo, 1x k založení do úvěrové složky, 1x pro účetní evidenci odboru FDÚ a 1x k založení do centrální evidence, kam se zakládá parafované vyhotovení). Smlouvu o zřízení zástavního práva k nemovitosti vyhotoví úvěrový pracovník v osmi vyhotoveních (1x pro družstvo, 1x k založení do úvěrové složky, 1x pro účetní evidenci odboru FDÚ, 4x pro katastrální úřad a 1x k založení do centrální evidence, kam se zakládá parafované vyhotovení). U vyhotovení smluv o zřízení zástavního práva k nemovitosti určených pro katastrální úřad zajistí úvěrový pracovník úřední ověření podpisů obou smluvních stran. 9.3 Specifika způsobu zajištění Úvěrový pracovník odešle nejpozději do 5 dnů od podpisu poslední smluvní strany podepsanou smlouvu o zřízení zástavního práva k nemovitosti spolu s návrhem na vklad zástavního práva na příslušné pracoviště katastrálního úřadu V případě zajištění úvěru movitou zástavou zajistí úvěrový pracovník sepsání zástavní smlouvy u notáře formou notářského zápisu s tím, že notář následně vloží zástavu do Rejstříku zástav vedeného Notářskou komorou ČR. V případě zajištění úvěru automobilem zajistí úvěrový pracovník sepsání zástavní smlouvy a dojedná následně postup evidence zástavy. Poté zajistí pro odbor správy FDÚ fotokopii technického průkazu se zapsaným zástavním právem ve prospěch svazu Při zajištění bianko směnkou osoba/osoby oprávněné jednat za družstvo vypisují směnku bez vyplnění částky a data splatnosti a na příslušném formuláři SEVT. Úvěrový pracovník poskytne družstvu údaje o bankovním účtu svazu a variabilním symbolu dle dispozic účetní odboru FDÚ a současně zajistí podpis smlouvy o zajištění závazku ve čtyřech vyhotoveních. Družstvem vyplněnou a podepsanou směnku (originál) předá úvěrový pracovník na základě Potvrzení o převzetí směnky účetní odboru FDÚ, pověřené evidencí směnek. Kopii směnky uloží úvěrový pracovník do úvěrové složky. Originály směnek ukládá pověřená účetní odboru FDÚ v bezpečnostní schránce banky a vede jejich evidenci (např. údaje o převzetí, vložení do schránky, vyzvednutí ze schránky a předání úvěrovému pracovníkovi, atd.). Za přítomnosti

12 úvěrového pracovníka vloží směnku do obálky, zalepí a přelep obálky potvrdí svým podpisem jak pověřená účetní odboru FDÚ, tak úvěrový pracovník. Na obálku zapíše základní údaje z převzaté směnky, tj. obchodní firmu družstva, IČO, variabilní symbol směnky a číslo obálky (pořadové číslo v evidenci směnek). Vyzvednutí směnky provádí pověřená účetní odboru FDÚ dle pokynu úvěrového pracovníka, s tím že směnku vyzvedne z bezpečnostní schránky a předá ji proti podpisu úvěrovému pracovníkovi Ostatní typy zajištění a další individuální požadavky vyplývající z potřeby zajištění úvěru se sjednávají individuálně po předchozím projednání s ředitelem odboru FDÚ. 9.4 Změny smluvních podmínek Veškeré žádosti o změnu smluvních podmínek ze strany družstva jsou příslušným úvěrovým pracovníkem posouzeny. V případě žádosti o změnu smluvních podmínek, která by znamenala zvýšení rizika pro svaz nebo to vyplývá z povahy věci, je vyžadována písemná forma žádosti. Úvěrový pracovník zpracuje v tomto případě Posouzení žádosti o změnu podmínek smlouvy o úvěru (viz. SF-/03) a postoupí ho řediteli odboru FDÚ. Dále se posupuje analogicky podle části VII a VIII Na základě rozhodnutí rozhodovacího místa úvěrový pracovník vyhotoví dodatek k příslušné smlouvě dle příslušného vzoru umístěného na sdíleném adresáři FDÚ VZORY nebo oznámí dopisem předsedy družstvu zamítnutí jeho žádosti o změnu smluvních podmínek Úvěrový pracovník připraví dodatek k příslušné smlouvě ve stejném počtu vyhotovení jako u původní smlouvy a dále postupuje analogicky jako u původní smlouvy. 9.5 Uložení smluvní dokumentace Úvěrový pracovník předá účetní odboru FDÚ jedno originální vyhotovení smluvní dokumentace k uložení v centrální evidenci. Datum předání originálů smluvní dokumentace a jméno přebírající osoby uvede úvěrový pracovník na Příkazu k uvolnění prostředků (viz. SF-/04) a současně zaznamená do Průvodního listu. Přebírající pracovník potvrdí převzetí originálů smluvní dokumentace a jejich registraci v centrální evidenci podpisem na Příkazu k uvolnění prostředků (viz. SF-/04). Úvěrový pracovník uloží další vyhotovení smluvní dokumentace do úvěrové složky spolu s Příkazem k uvolnění prostředků (viz. SF-/04). Úvěrový pracovník po obdržení smlouvy o zřízení zástavního práva k nemovitosti s vyznačením vkladu zástavního práva katastrálním úřadem založí tuto smlouvu do úvěrové složky a vyznačí tuto skutečnost do Průvodního listu. Část X UVOLNĚNÍ PROSTŘEDKŮ 10.1 Uvolnění prostředků Úvěrový pracovník je povinen předat pověřené účetní Příkaz k uvolnění prostředků (viz. SF-PT- 05/04) řádně a včas tak, aby bylo možno ve stanoveném termínu převést prostředky na bankovní účet určený družstvem ve smlouvě. Podmínkou pro uvolnění prostředků je řádné uzavření smluvních dokumentů, jejich uložení v centrální evidenci a splnění podmínek stanovených ve smluvní dokumentaci.

13 Příkaz k uvolnění prostředků Úvěrový pracovník po podpisu příslušné smluvní dokumentace a jejím předání do centrální evidence doplní Příkaz k uvolnění prostředků (viz. SF-/04), v němž dá pokyn účetní odboru FDÚ k uvolnění peněžních prostředků. Záznam o uvolnění peněžních prostředků podepíše a označí datem úvěrový pracovník, který tento příkaz vydává a účetní, která tento příkaz přijímá. Účetní na základě smlouvy o úvěru a záznamu v Příkazu k uvolnění prostředků (viz. SF-/04) vystaví příkaz k úhradě pro převod peněžních prostředků ve prospěch účtu určeného družstvem ve smlouvě. Příkaz k úhradě pro převod peněžních prostředků je autorizován v souladu s podpisovými oprávněními k bankovnímu účtu odboru FDÚ. Účetní odboru FDÚ následně předá kopii bankovního výpisu deklarující provedený bankovní převod peněžních prostředků úvěrovému pracovníkovi k uložení do úvěrové složky. Úvěrový pracovník poté provede závěrečnou kontrolu provedeného převodu srovnáním údajů smlouvy, Příkazu k uvolnění prostředků (viz. SF-/04) a předloženého bankovního výpisu. Měsíční kontrolu převodů finančních prostředků z účtů odboru FDÚ provádí ředitel odboru FDÚ. Účetní předloží vždy k poslednímu dni kalendářního měsíce řediteli odboru FDÚ originály bankovních výpisů, týkajících se konkrétního úvěrového případu, za příslušný kalendářní měsíc. Záznam o kontrole provede ředitel odboru FDÚ svým podpisem u každého dotčeného úvěrového případu. Část XI SLEDOVÁNÍ ÚVĚROVÉHO PŘÍPADU 11.1 Dodržení účelovosti Účel úvěru je podstatnou náležitostí úvěrového vztahu. Úvěrový pracovník kontroluje výši a účel použití peněžních prostředků, které družstvo v rámci tohoto vztahu čerpá. Kontrola spočívá v prověřování dokladů, které je družstvo povinno v termínech stanovených smlouvou předkládat. Způsob dokládání účelového užití poskytnutých peněžních prostředků je určen odlišně podle typu úvěru V případě nedodržení těchto povinností ze strany družstva úvěrový pracovník navrhne pro družstvo sankce plynoucí ze smlouvy a tuto skutečnost projedná s ředitelem odboru FDÚ s tím, že dále postupuje podle smlouvy a pokynů ředitele odboru FDÚ. Úvěrový pracovník v takovém případě vyzve družstvo k plnění sankcí či přímo k vrácení poskytnutých peněžních prostředků Kontrola splácení úvěru Splácení úvěru včetně úroků kontroluje účetní odboru FDÚ nejméně jedenkrát měsíčně. V případě zjištění prodlení s placením informuje ihned příslušného úvěrového pracovníka. Určená účetní odboru FDÚ vyhotovuje měsíčně přehledy družstev v prodlení s placením a ukládá je na sdíleném adresáři. O stavu plnění svých závazků jsou jednotlivá družstva informována měsíčními výpisy, které jim účetní odboru FDÚ zasílá poštou V případě jakéhokoliv prodlení s placením upomíná úvěrový pracovník družstvo telefonicky, případně na jeho pokyn účetní odboru FDÚ písemně, a to podle vzoru upomínek v účetním programu. Úvěrový pracovník zároveň komunikuje s družstvem a hodnotí rizikovost návratnosti poskytnutých peněžních prostředků. Účetní odboru FDÚ čtvrtletně vypočte výši úroků z prodlení, výpočet zašle družstvu a sleduje jejich zaplacení. Opatření provedená v případě prodlení s placením zaznamenává úvěrový pracovník do Průvodního listu V případě zjištění prodlení splátek úvěru či úroků delšího než tři měsíce, postupuje úvěrový pracovník ve spolupráci s účetní odboru FDÚ dle ustanovení části XII.

14 Sledování výsledků činnosti družstva a zajištění Družstvo je povinno předkládat v termínech uvedených ve smlouvě účetní výkazy. V případě nedodržení těchto povinností ze strany družstva úvěrový pracovník upomíná jejich předložení, popřípadě navrhuje řediteli odboru FDÚ pro družstvo sankce plynoucí ze smlouvy Úvěrový pracovník vyhodnocuje údaje předkládaných výkazů, podle situace jedná s družstvem nebo přímo navrhuje postup na uplatnění sankcí dle smlouvy o úvěru (smluvní pokuty, dozajištění, atd.). Ředitel odboru FDÚ rozhodne o uplatnění smluvní pokuty a jiných sankcí nebo o změně smluvních podmínek. Termíny předkládání účetních výkazů a výsledky jejich vyhodnocení úvěrový pracovník zapisuje do Průvodního listu. Současně jsou vyhodnocovány další informace o družstvu (změny majetkových poměrů, změny ve složení orgánů družstva atd.). Úvěrový pracovník podle potřeby průběžně kontroluje právní stav zastavené nemovitosti (převody v listu vlastnictví, nové zástavy v listu vlastnictví atd.) a faktický stav nemovitostí (rozdělení nebo sloučení nemovitostí, hrozící zbourání zastavené stavby atd.). Při řešení problémů v této oblasti spolupracuje úvěrový pracovník v případě potřeby též s příslušnými odborníky pro danou oblast (právník, daňový poradce, specialista na nemovitosti apod.) Úvěrový pracovník sleduje plnění povinností družstva i ve vztahu k ostatním útvarům svazu, a to na základě jejich podkladů. Výsledky sledování a případná možná rizika zaznamená do Průvodního listu a projedná s ředitelem odboru FDÚ návrh na další postup (zvýšení kontrolních mechanismů, nepovolení požadavku na odklad splátek apod.). Další postup schválený ředitelem odboru FDÚ zaznamená do Průvodního listu Kontroly na místě Jedním ze způsobů sledování úvěrového případu je i provádění kontrol na místě. Pro provedení těchto kontrol se úvěrový pracovník řídí postupy stanovenými v kapitole 7.2. Část XII ŘÍZENÍ RIZIK 12.1 Vznik rizikového úvěrového případu Z hlediska platební neschopnosti družstva se případ obecně pokládá za rizikový, je-li družstvo v prodlení se splátkou úvěru nebo úroků po dobu delší než tři měsíce. Toto vymezení není zcela vyčerpávající, protože rizikovost je vždy hodnocena v souvislosti s výší splatných závazků družstva a příčinami jejich vzniku. Úvěrový případ se může stát rizikovým také např. z důvodů změny orgánů družstva, změny majetkových poměrů, zhoršení ekonomické situace (ztrátovost, pokles tržeb, růst pohledávek a závazků), zhoršení kvality zajištění, živelná a přírodní katastrofa atd. Skutečnost, zda případ je rizikový, zjišťuje úvěrový pracovník průběžně při sledování úvěrového případu a první signály rizikovosti zaznamenává do Průvodního listu Jednání s družstvem Úvěrový pracovník, který zjistí první signály rizikovosti úvěrového případu informuje o těchto skutečnostech ředitele oboru FDÚ, který rozhodne o dalším postupu, např. o vyvolání jednání s družstvem, případně informuje předsedu. Jednání se zástupci družstva jsou vždy přítomni minimálně dva zástupci odboru FDÚ, z nichž je zpravidla jeden právník. Z jednání pořídí příslušný úvěrový pracovník zápis, ve kterém popíše zejména rizikovou situaci, vyčíslí splatnou pohledávku družstva, uvede projednaný a dohodnutý způsob řešení. Úvěrový pracovník zajistí podepsání zápisu zúčastněnými osobami (případně vyznačí odmítnutí podpisu) pokud možno tak, aby mohl být tento zápis případně použit jako uznání závazku družstva.

15 Řešení rizikového úvěrového případu Úvěrový pracovník průběžně kontroluje plnění závěrů z jednání s družstvem a informuje ředitele odboru FDÚ. Dojde-li ke změně skutečností týkajících se úvěrového případu, úvěrový pracovník upřesní závěry z jednání (např. dalším zápisem). Zjistí-li úvěrový pracovník, že závěry z jednání družstvo neplní, navrhuje řediteli odboru FDÚ opatření a ten rozhodne o dalším postupu (např. soudní vymáhání atd.). O návrhu na příslušná opatření informuje ředitel odboru FDÚ předsedu, případně představenstvo. Dle potřeby požádá ředitel odboru FDÚ také o stanovisko k úvěrovému případu legislativní komisi představenstva. Řešení případu je průběžně konzultováno s příslušnými právníky, kteří vypracovávají podání k soudu. Průběh řešení rizikového případu zaznamenává úvěrový pracovník do Průvodního listu Ukončení rizikového případu K ukončení rizikového úvěrového případu dochází odstraněním rizikové situace, a to zpravidla zaplacením dlužné částky nebo zánikem družstva. Část XIII UKONČENÍ ÚVĚROVÉHO PŘÍPADU 13.1 Postup při řádném ukončení úvěrového případu Úvěrový případ je řádně ukončen plným splacením poskytnutého úvěru, včetně úroků a dalšího příslušenství v termínech sjednaných smluvní dokumentací. Po splnění závazků družstva úvěrový pracovník zajistí výmaz zástavního práva movitých i nemovitých zástav, popřípadě protokolární likvidaci směnky podle šablony Protokol o likvidaci směnky (viz. SF-/05) Vypořádání dokumentace Úvěrový pracovník uzavře případ zápisem na Průvodním listě. Současně tento vytiskne, podepíše a uloží do úvěrové složky. Současně příslušný soubor Průvodní list přesune do archivu ( FDU UVERY jmenopracovnika nazevdruzstva ARCHIV). Část XIV ÚČTOVÁNÍ ÚVĚROVÝCH PŘÍPADŮ 14.1 Postupy účtování Po předání smlouvy do centrální evidence smluv zaeviduje účetní odboru FDÚ úvěrový případ prvotním zápisem do účetnictví FDÚ. Účetní odboru FDÚ účtují o účetních případech dle účetního rozvrhu, který pro každé účetní období schvaluje ředitel odboru FDÚ. O pohledávkách za jednotlivými družstvy se vede analytická evidence v členění podle jednotlivých družstev a právního důvodu jejich vzniku Příkaz k uvolnění prostředků V souladu s Příkazem k uvolnění prostředků (viz. SF-/04) a příslušnou smlouvou provede účetní odboru FDÚ převod prostředků ve prospěch bankovního účtu určeného družstvem ve smlouvě dle postupu uvedeného v části X. Určená účetní odboru FDÚ před odesláním příkazu k úhradě zajistí kontrolu údajů uvedených na příkaze jiným zaměstnancem svazu v odboru FDÚ, který kontrolu potvrdí podpisem.

16 Účtování nízkých dlužných pohledávek Nízké dlužné pohledávky svazu vzniklé z titulu úvěrů poskytnutých z prostředků FDÚ do výše 500,- Kč včetně nejsou, v návaznosti na usnesení představenstva č.740 ze dne , v každém jednotlivém případě vymáhány. Jednotlivým případem se rozumí každá jednotlivá splátka stanovená ve smlouvě o úvěru, a to jak jistiny, tak i úroků a úroků z prodlení ze splátek a z úroků, a to ke každému datu splatnosti. Nevymáhaná dlužná částka je vždy účetní odboru FDÚ po skončení účetního období odepsána jako daňově neúčinný náklad na účet 548- manka a škody, tedy do nákladů hrazených ze zisku po zdanění Pravidelné vyhodnocení a přenosy dat Účetní odboru FDÚ provádí měsíční vyhodnocení platební morálky družstev a předává jej úvěrovým pracovníkům. Čtvrtletně jsou prováděny výpočty úroků z prodlení. Měsíčně jsou zasílány výpisy z účtu jednotlivých družstev o stavu splácení úvěru Účetní data odboru FDÚ jsou měsíčně převáděny do centrálního účetnictví svazu Z centrálního účetnictví je výkaz zisků a ztrát hospodaření odboru FDÚ spolu s podklady o rozúčtování vnitropodnikových nákladů a požadavkem na převod příslušné výše finančních prostředků v rámci vnitropodnikového hospodaření svazu. Tyto výkazy předkládá účetní odboru FDÚ řediteli odboru FDÚ jako podklad pro vyhodnocení dosažených výsledků daného období Účetní odboru FDÚ pravidelně zpracovává podklady pro roční rozpočet hospodaření FDÚ. Měsíčně zpracovává informace o stavu FDÚ pro představenstvo Záloha účetních dat Zálohu účetních dat v elektronické podobě provádí účetní odboru FDÚ vždy nejméně 2x měsíčně na CD či jiný nosič dat. Takto zálohovaná data ukládá do bezpečnostní schránky v bance. Tím nejsou dotčena ustanovení kapitoly 5.15 PT-07 Informační technologie. Část XV HODNOCENÍ ÚVĚROVÝCH PŘÍPADŮ 15.1 Sledování úvěrových případů Zaměstnanci svazu v odboru FDÚ soustavně sledují průběh jednotlivých úvěrových případů a projednávají a hodnotí výsledky odboru na poradách odboru FDÚ. Podkladem jsou mimo jiné podněty družstev, volených orgánů svazu, legislativní komise představenstva a dále i statistické výstupy z účetní evidence odboru FDÚ zpracovávané dle potřeby Vyhodnocení úvěrových případů Výsledkem sledování jsou souhrnné materiály předkládané periodicky představenstvu formou vyhodnocení pohledávek FDÚ po lhůtě splatnosti, přehled konkurzních případů a vyhodnocení účinnosti směrnice FDÚ. Pro informaci družstev jsou zpracovávány podklady pro regionální porady předsedů družstev a písemné podkladové materiály pro valné shromáždění svazu.

17 Část XVI EVIDENCE PÍSEMNOSTÍ 16.1 Ukládání dokumentů Úvěrový pracovník ukládá úvěrovou dokumentaci do úvěrové složky, ostatní dokumentaci zakládá dle věcného charakteru a dle typu tak, aby byla zachována její přehlednost a identifikace. K ukládání dokumentace má pro tyto účely vyhrazeny prostory a je odpovědný za zabezpečení maximální ochrany těchto dokumentů proti poškození, znehodnocení či ztrátě Do centrální evidence smluv odboru FDÚ má přístup pouze určená účetní odboru FDÚ, popřípadě ředitel odboru FDÚ. Originály smluv ukládá do zamykatelného boxu. Klíč má k dispozici pouze určená účetní odboru FDÚ. Do evidence o uložené dokumentaci zaznamenává určená účetní odboru FDÚ veškeré pohyby dokumentů (uložení, vyzvednutí) včetně jejich identifikace Záloha a ukládání dat v elektronické podobě je řízeno pokynem předsedy PT-07 Informační technologie Archivace písemností Po ukončení úvěrového případu může být provedena archivace písemností dle Spisového, skartačního a archivního řádu (viz. NP-11).