TECHNICKÁ SPECIFIKACE ERP SYSTÉMU

Transkript

1 Příloha č. 1 výzvy k podání nabídky, prokázání splnění kvalifikace a zadávací dokumentace veřejné zakázky malého rozsahu č. VZMR/07/2014 POŘÍZENÍ ERP SYSTÉMU TECHNICKÁ SPECIFIKACE ERP SYSTÉMU

2 Obsah 1. Analýza a návrh řešení Požadavky na ERP, licence Obecné funkční požadavky Spisová služba Objednávkový systém Účetnictví Evidence majetku Prodej a fakturace Controlling, analýza Nákup, zásoby Servis, doprava Instalace Implementace Školení Záruka a servisní podmínky Integrační požadavky Systémové požadavky Realizační požadavky Seznam zkratek... 12

3 Popis požadavků na ERP systém 1. Analýza a návrh řešení Cílem dodávky analýzy je provedení následujících činností, které budou zpracovány do podoby implementačního projektu: Popis procesů ů zadavatele na základě analýzy současného č stavu Návrh pracovních postupů zadavatele, vycházející z popisu procesů a použití aplikačního software Specifikace uživatelských rolí Návrh konfigurace systémové infrastruktury pro provoz dodávaného IS v prostředí IS Zdravotnické záchranné služby Liberec, obsahující popis architektury IS a specifikaci prvků Návrh specifikací úprav standardního aplikačního software Návrh integračních vazeb na ostatní aplikační software, ostatní databáze a technologie Návrh způsobu migrace dat do nového aplikačního software: dodavatel musí zajistit v rámci zakázky plnohodnotnou migraci potřebných dat ze systému Vema a Gordic Stanovení etap a kroků ů při zavádění systému, Přesný ř časový harmonogram všech prací Analýzu vypracuje dodavatel (ve spolupráci se zadavatelem) a předloží zadavateli ke schválení. Na základě ě výsledků ů analýzy bude provedeno nasazení systému, upřesněna ř ě struktura uživatelů ů a rozsah požadované funkcionality včetně č ě rozsahu integračních vazeb. 2. Požadavky na ERP, licence Systém musí komplexně ě řešit procesy v organizaci, s cílem jejich zjednodušení a zrychlení prostřednictvím elektronizace. Předmětem ř dodávky budou trvalé licence pro všechny níže uvedené oblasti v odpovídajícím počtu č pro úspěšné nasazení a provozování daného ERP. Požadované licence se vztahují na všechny dodávané SW komponenty. Zadavatel požaduje pokrytí potřeb minimálně ě pro počty č uživatelů ů v jednotlivých oblastech, dodávaný systém musí být realizován v minimálním rozsahu definovaném viz. tabulky níže.

4 Agenda Počty uživatelů *) Spisová služba 2 Objednávkový systém 10 **) Servis, doprava 5 Faktury přijaté 4 Faktury vydané 4 Pokladna 3 Banka 3 Controlling, analýzy 1 Účetnictví 3 Majetek 2 Sklady 3 Firemní aktivity (CRM,workflow) 10 *) jedná se o počty uživatelů, současně přihlášených do systému **) do systému žádanek objednávek budou přistupovat kromě stabilních uživatelů i externí uživatelé prostřednictvím webové aplikace 2.1 Obecné funkční požadavky 1 Plný soulad s legislativou České republiky ve všech implementovaných částech IS 2 IS včetně uživatelské příručky v českém jazyce 3 Kontrolní mechanismy - bilanční kontinuita, konzistence dat 4 Elektronizace schvalovacích procesů, soulad se z.č. 320/2001 Sb. 5 Exporty dat z IS do formátů xls, doc, pdf Exporty dat z IS do xml formátu (statutární výkazy; DPH - přiznání, další pomocné 6 evidence dle ZDPH) Číselníky dodavatelů/odběratelů pro všechny moduly IS s možností zadat více adres, 7 bankovních účtů, obvyklých evidečních údajů 8 Podpora EDI (IS DOC) komunikace 9 Podpora čárových kódů (moduly sklady, majetek) 10 Automatické účtování - účetní kontace 11 Funkce kopírování dokladů 12 Možnost analýz napříč celým IS 13 Možnost tvorby vlastních sestav a reportů 14 Tisk dokladů v požadované grafické úpravě 15 Integrované plnohodnotné vývojové prostředí 16 Možnost dovývoje vlastními kapacitami 4 11

5 2.2 Spisová služba 1 Jednotné zpracování dokumentů (vnější i vnitřní pošta) 2 Řízení oběhu dokumentů (elektronicky) vč. kontroly deadline 3 Skupinové workflow 4 Dlouhodobý archiv 5 Časová razítka vč. elektronického podpisu 6 Řízení přístupů do archivu 7 Vazba na modul fakturace 2.3 Objednávkový systém 1 Elektronické zpracování žádanek, poptávek, objednávek 2 Tvorba objednávky ze žádanky možnost editace schvalovatelem 3 Možnost využití číselníků (pozitivních listů) při tvorbě žádanky 4 Možnost využití workflow Možnost dohledání vazby žádanka_objednávka_faktura, vazby do všech souvisejících 5 modulů Evidence, schvalovací procesy v souladu se z. č. 320/2001 Sb. (auditní stopa, elektronický 6 podpis) 2.4 Účetnictví 1 Finanční účetnictví v plném rozsahu 2 Manažerské účetnictví - víceúrovňové členění (např. střediska, činnosti, zakázky...) 3 Členění činností - hlavní, vedlejší (hospodářské) - i ve statutárních výkazech 4 Statutární výkazy - export dat přizpůsobený SW zřizovatele 5 PAP (vyhláška č. 434/2010 Sb. ), kontrolní mechanismy 6 Výsledovky v členění - nákladové okruhy střediska, zakázky 7 Cizoměnové účtování 8 Správa pokladny - on-line vazba na účetnictví 9 Přenosy dat z/do bankovních aplikací 10 Možnost hromadného účtování bankovního výpisu (např. mzdy) 11 Automatické párování plateb s doklady dle VS, SS a dalších podkladů 12 Zpracování evidence a vykazování DPH včetně práce s koeficientem pro krácení odpočtu daně, automatizované odúčtování neuplatněné DPH na účty základu daně 13 Automatické účtování o DPH při účtování dokladu 14 Podpora DPDPH a pomocné daňové evidence 15 Kontrola spolehlivosti plátce DPH 16 Kontrola bankovního účtu plátce DPH 5 11

6 17 Možnost vytřídění dokladů s rozdílným DUP, DUZP 18 Statistické výkazy závazků a pohledávek možnost nastavení hladin prodlení 19 Uživatelsky volitelné zaokrouhlování částek 20 Povolení účtování v rozmezí data i prováděných operací nezávisle a pro různé uživatele 21 Automatizované zpracování časového rozlišení (platební kalendáře) 22 Oboustranný účetní zápis (strana MD, DAL) 23 Možnost definice a tisku kontrolních sestav, včetně vybraných dat dle zadaných kriterií 24 Podpora měsíční účetní závěrky a možnost otevřít uzavřený měsíc (uživatelsky) 25 Možnost rozúčtování režií na střediska dle předdefinovaných poměrů 26 Možnost zobrazení ekonomických dat bez omezení období 27 Evidence půjček FKSP 28 Jedno- i víceřádkové doklady kontrola salda za každý účtovaný doklad 29 Elektronický import denních kurzů 30 Automatické počítání kurzových rozdílů 2.5 Evidence majetku 1 Evidence majetku - dlouhodobý, drobný dlouhodobý, operativní evidence 2 Výpočet a účtování odpisů účetní (vč. výkonových), daňové (vč. daňových odpisů DNM) 3 Umístění majetku - střediska, místnosti, odpovědné osoby, dtto inventurní soupisy 4 Třídy majetku (např. zdravotnická, výpočetní technika) Evidence souboru majetku pod jedním evidenčním číslem, ale s jednotlivými výrobními 5 čísly položek, včetně údajů o každé položce 6 Evidování a účtování technického zhodnocení 7 Možnost automaticky účtovat odpisy na více nákladových středisek dle definovaných klíčů Automatické generování odpisů všech nebo vybraných majetků ke zvolenému datu se 8 zaúčtováním do účetnictví 9 Definice způsobu výpočtu odpisů uživatelem Definice předkontací pro různé operace s majetkem (zařazení, technické zhodnocení, 10 odpisy, vyřazení) 11 Hromadné zařazení, vyřazení a změna umístění majetku 12 Podpora výpočtu transferového podílu, možnost zadání čísla dotačního programu 13 Podpora čárových kódů v evidenci majetku 14 Převod současných "PID" kódů majetku v rámci implementace 2.6 Prodej a fakturace 1 Kontrola duplicity VS Faktury za zdravotní péči - zdravotní pojišťovny, ostatní plátci (možnost nastavení 2 korunového vyjádření hodnoty bodu) 3 Evidence záloh, párování s daňovými doklady 4 Evidence zápočtů včetně účtování, vyrovnávání saldokontních položek a tisku dokladů 5 Předdefinované texty do faktur 6 11

7 6 Uživatelské modifikace textu faktury, cizojazyčné verze textů 7 Možnost evidovat v jednom dokladu více adres (fakturační, dodací) 8 Možnost úhrady jiným způsobem než bankou a pokladnou, např. zápočtem Okamžité rozbory vztahů odběratel/dodavatel (neuhrazené pohledávky/závazky, 9 související doklady), saldokonto aktuální, saldokonto k zadanému datu 10 Automatizované vytváření a rozesílání upomínek (vazba na ) 11 Možnost vyjmout určité doklady z upomínání nebo penalizace 12 Automatizovaný výpočet a generování penále, úroků z prodlení a smluvní pokut, možnost nastavení příslušného procenta 13 Automatizovaná tvorba opravných položek (ČÚS 706) 2.7 Controlling, analýza 1 Vedení manažerského účetnictví jako nadstavby nad finančním účetnictvím 2 Správa plánů (verze), plány na jednotlivá střediska (útvary) 3 Sledování a vyhodnocení plánu vs. skutečnost 4 Možnost převzetí dat do plánu z minulých období 5 Možnost definice vlastních pohledů a ukazatelů s možností exportu do MS Excel 6 Možnosti datových vstupů z jiných IS Kalkulace a určování nákladovosti např. nákladová hodnota bodu (i z podkladů 7 vložených nebo importovaných z jiných IS) 2.8 Nákup, zásoby 1 Vazba na objednávkový systém 2 Sledování zásob a skladových pohybů 3 Možnost archivace objednávek, interních žádanek Evidence minimální zásoby, maximální zásoby, množství přiobjednání pro využití v 4 automatizovaném plánování nákupu 5 Definice rámcových objednávek, které jsou postupně plněny 6 Aktuální informace o hodnotě skladu (v jednotkách množství i v Kč) 7 Omezení uživatele na práci s definovanými sklady, typy pohybů zboží 8 Možnost definování neúčetních skladů 9 Vazba ceník, organizace (možnost kontroly tendrových cen, doby platnosti cen) 10 Možnost hromadných operací s doklady 11 Možnost dodatečné evidence souvisejících nákladů pořízení a jejich přiřazení k již naskladněnému zboží 12 Sledování výrobních čísel/šarží, sledování expirace 13 Možnost evidence doplňujících údajů 14 Podpora FIFO, průměrných cen 7 11

8 2.9 Servis, doprava Možnost evidence důležitých údajů u vybraného majetku (zákonné servisní prohlídky, 1 emise, STK..) 2 Členění vozidel podle typů (sanitní, referenční ) Karta vozidla (s možností zadat důležité údaje o vozidle), propojená s kartou (kartami) 3 majetku 4 Možnost přiřazení fotodokumentace ke kartě vozidla Automatické upozorňování na termíny (servisní prohlídky, STK, platnost tankovacích 5 karet..) 6 Automatizovaný výpočet silniční daně 7 Sledování nákladů na provoz vozidla (fixní, variabilní náklady) 8 Evidence škodních událostí 9 Systém hlášení závad (návaznost na objednávkový systém) 10 Elektronický import údajů o čerpání PHM 3. Instalace Předmětem instalace je provedení a dodávka následující prací a prvků: dodávka instalační příručky, zahrnující specifikaci parametrů systémové infrastruktury (webových služeb, databázových služeb atd.) a parametrů dodávaného aplikační vybavení, dodávka provozní příručky, zahrnující specifikaci činností a úkonů, jež jsou nutné zajistit pro bezproblémový chod systému (reindexace DB, kontrola logů, monitoring výkonu apod.), instalace aplikačních částí IS, test funkčnosti systému v prostředí zadavatele. 4. Implementace Následující oddíl specifikuje činnosti, jež jsou nutné pro realizaci ekonomického systému. Součástí implementace bude především: podpora při řešení organizačního zajištění fungování ekonomického systému, parametrizace ekonomického systému, asistence při migraci dat v rozsahu číselníků, počátečních stavů, otevřených položek, asistence při zpracování účetní závěrky a DPH za období , 8 11

9 verifikace implementovaného řešení a proces jeho akceptace, dokumentace. 5. Školení Předmětem dodávky je zajištění školení v následujícím rozsahu: poskytnutí uživatelských příruček a příruček pro správce, vyškolení správců aplikace v počtu 3 osob, vyškolení klíčových uživatelů v počtu 20 osob. 6. Záruka a servisní podpora Zadavatel požaduje záruční dobu minimálně v délce 6 měsíců. Záruční doba začíná podpisem předávací protokolu o předání a převzetí díla. Zadavatel dále požaduje servisní (systémovou) podporu na dobu 3 let provozu ERP systému v následujícím rozsahu: a) poskytování servisní (systémové) podpory v režimu 5 pracovních dní v týdnu s pracovní dobou od 8:00 do 16:30, b) pravidelná údržba systému a legislativní upgrade zajišťující jeho plnou funkcionalitu a aktuálnost, c) konzultační podpora k ERP systému konzultace možných příčin problémů, důsledků zadavatelem zvažovaného úkonu a jeho vlivu na informační systém zadavatele, dále telefonické poradenství a další služby po telefonu (např. rada po telefonu, zjištění informací o hardwaru nebo softwaru nebo jinou službu proveditelnou po telefonu nebo u). d) vedení a aktualizace kompletní technické a uživatelské dokumentace v rozsahu systému definovaného touto technickou specifikací. Zadavatel dále vyžaduje dělení reakční doby a doby vyřešení v rámci záruční doby i doby poskytování servisní (systémové) podpory na níže uvedené kategorie servisních případů: o o Kategorie I. - Situace, kdy ERP systém nebo část ERP systému není zcela funkční, neumožňuje práci uživatelů se systémem a nelze používat pro podporu procesů ZZS LK. Vztahuje se na případy, kdy je systém zcela nefunkční z důvodů na straně ERP systému nebo jeho části, na niž je poskytovatel povinen poskytovat servisní služby. Kategorie II. - Situace, kdy ERP systém nebo část ERP systému je částečně funkční, umožňuje částečné poskytování služeb, po přechodnou dobu se sníženým komfortem uživatelů, případně provizorním způsobem z důvodů na straně ERP systému nebo jeho části, na niž je poskytovatel povinen poskytovat servisní služby. o Kategorie III. - Nedostatky a vady drobného rozsahu, které nebrání užívání ERP systému nebo jeho části, nicméně nejsou v souladu s předaným a dokumentovaným stavem ERP systému nebo jeho části. 9 11

10 Reakční dobou se v rámci této Výzvy rozumí doba uvedená v celých hodinách do zahájení činnosti uchazečem na identifikaci a odstranění problému případně zahájení realizace na základě vytvoření požadavku zadavatele a registrace tohoto požadavku uchazečem. Servisní zásah lze zahájit buď vzdálenou správou, nebo příjezdem pracovníka uchazeče na místo. Dobou vyřešení servisního případu se rozumí doba uvedená v celých hodinách, ve které dojde k vyřešení případu ze strany uchazeče a předání zadavateli k ověření vyřešení. Doba potřebná na ověření vyřešení ze strany zadavatele není započítávána do Doby vyřešení. Vyřešením je chápáno i snížení úrovně incidentu v daném čase a tím prodloužení doby pro řešení v souladu s nižší úrovní servisního případu 7. Integrační požadavky Zadavatel výslovně preferuje komplexní a jednotný informační systém, který obsahuje veškeré poptávané agendy. Dodavatel se zavazuje poskytnout rozhraní na všechny části IS, kterými jsou: Vazba IS VEMA Obsah vazby Přenos mezd do účetnictví 8. Systémové požadavky Součástí dodávky musí být plnohodnotné vývojové prostředí systému pro vytváření zákaznických úprav zadavatelem. Dodávaný systém musí podporovat lokální a síťový tisk všech běžně používaných písemností (objednávky, poptávky, výdejky, faktury, atd.) a to na všechny standardně dodávané a používané tiskové zařízení. Systém musí být provozován nad robustním, spolehlivým a bezpečným databázovým systémem, který je kompatibilní s jazykem SQL. Systém umožní na aplikační úrovni monitorovat vybrané klíčové transakce systému a povede jejich historii (kdo, kdy, co), která bude přístupná jak pro administrátora systému, tak pro vybrané uživatele. Jedná se o funkcionalitu auditního modulu. Systém bude na aplikační úrovni poskytovat Administrativní funkce pro celý systém, které umožní tvorbu uživatelských profilů, řízení konfigurace systému, kontrolu integrity dat a údržbu a další administrativní funkce požadované při implementaci systému. Systém musí na aplikační úrovni disponovat archivačními funkcemi. Objednatel předpokládá využití centrálního zálohovacího systému Klientská část musí podporovat multiprofilový režim takový režim, kdy lze uložit individuální uživatelské nastavení aplikace, Klientská část musí být kompatibilní s následujícími platformami: MS Windows XP a vyšší. Kompatibilitou se rozumí takový stav, kdy dodávané klientské aplikační vybavení bez žádných funkčních omezení poběží na dané platformě

11 Systém bude podporovat seskupování jednotlivých uživatelů do jedné nebo více uživatelských skupin, která budou mít individuálně definovatelná přístupová práva. Systém bude poskytovat mechanizmus řízení přístupu, který umožní na aplikační úrovni stanovit unikátní přístupová práva individuálním uživatelům a skupinám uživatelů pro přístup. 9. Realizační požadavky Dodavatel garantuje spuštění plnohodnotného provozu systému v oblastech objednávkový systém, fakturace, sklady, banka, účetnictví v požadované funkcionalitě, proškolenými uživateli, na cílové infrastruktuře nejpozději do , do data spuštění zbývajících oblastí. Dílo bude předáno podpisem předávacího protokolu o předání a převzetí díla. Dodavatel bude práce organizovat takovým způsobem, aby se po dobu implementace nenarušil chod stávajícího informačního systému. Celá implementace bude zaměřena na minimalizaci času souběžného provozu obou systémů

12 10. Seznam zkratek ERP DUP DUZP IS SW SZM OPP PAP VS DNM ČÚS PHM FIFO Slovní vyjádření zkratek enterprise resource planing datum účetního případu datum uskutečněné zdanitelného plnění informační systém software sklad zdravotnického materiálu ochranné pracovní pomůcky pomocný analytický přehled variabilní symbol dlouhodobý nehmotný majetek české účetní standardy pohonné hmoty first in first out 12 11