SYSTÉM POSKYTOVÁNÍ A SLEDOVÁNÍ DOTACÍ

Transkript

1 SYSTÉM POSKYTOVÁNÍ A SLEDOVÁNÍ DOTACÍ Závěrečný výstup projektu Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadě Plzeňského kraje reg.č. CZ.1.04/4.1.00/

2 Manažerský souhrn Dokument je zaměřený na popis základních požadavků na další nastavení systému pro správu a poskytování dotací z rozpočtu Plzeňského kraje. Struktura dokumentu vychází ze souboru požadované dokumentace zadávací dokumentací a seskupuje jí do jednoho dokumentu. Základním východiskem pro konstrukci dokumentu jsou požadavky na upřesnění funkčnosti systému, který bude zafixován ve fázi výběru dodavatele IS a jeho následné implementace. V této fázi může dojít k finalizaci veškeré ostatní dokumentace, která by měla sloužit nejen pro potřeby ukotvení systému v interní dokumentaci, ale i ve vazbě na metodickou podporu při celkové správě systému. V první části dokumentu jsou uvedeny globální cíle systému (včetně popisu a termínů jejich dosažení), které jsou doplněny o cíle dílčí. Mezi globální cíle patří: Zvýšit transparentnost systému Zjednodušit administraci dotačního titulu Standardizovat procesy Cílit rozvoj jednotlivých oblastí V další kapitole je pak popsána struktura věcného zaměření zadávací dokumentace, která odpovídá specifikaci oponované ve tříkolovém připomínkovacím řízení ze strany jednotlivých zaměstnanců KÚPK. Obsahem zadávací dokumentace je především specifikace požadavků na strukturu dokumentace a popis procesu administrace a správy jak dotačního titulu, tak dotace. Předposlední kapitola obsahuje popis jednotné struktury žádosti o dotaci a prvků systému pro jeho administrativu ve vazbě na povinnost/dobrovolnost položek v systému. Každý z dotačních titulů bude muset obsahovat povinnou složku informace a následně bude na zvážení každého administrátora, zda zařadí další položky. Součástí kapitoly je rovněž popis základní osnovy dokumentace pro vytvoření dotačního titulu požadavky na optimální strukturu dokumentace a informace v ní obsažené. V závěrečné části dokumentu je uveden postup dalších kroků v rámci implementace systému pro správu dotací včetně rámcového popisu harmonogramu implementace IS pro poskytování a správu dotací. Harmonogram implementace IS bude upřesněn po vysoutěžení dodavatele. Systém poskytování a sledování dotací 2

3 Vize a cíle Globální cíle systému v oblasti poskytování dotací z rozpočtu PK Cíl Zvýšit transparentnost systému Zjednodušit administraci dotačního titulu Standardizovat procesy Cílit rozvoj jednotlivých oblastí Způsob jeho dosažení Zavedení komplexní evidence došlých žádostí o dotaci a kompletní elektronizace procesu poskytování dotací včetně povinnosti evidence mimoprogramových dotací Bude dosaženo prostřednictvím unifikace systému a zároveň prostřednictvím 100% elektronizace administrace žádostí o dotaci. V úvodní fázi je možné, že dojde ke zvýšení složitosti systému ve vazbě na pomoc žadatelům při vyplňování žádosti o dotaci prostřednictvím prostředí pro jejich sběr. Díky jednotnému systému řízení vzniku a aktualizace dotačních titulů a stejně tak i díky jasnému vymezení odpovědnosti jednotlivých zapojených článků dojde k unifikaci systému, což umožní nejen lepší mobilitu a zastupitelnost, ale i jasnou a jednotnou strukturu manažerských výstupů. Zde je klíčové začít stanovovat zaměření a rozsah dotačního titulu formou převedení rozvojových priorit kraje do úrovně vybraných dotačních titulů. Cílový stav a způsob jeho ověření Kompletně elektronizovaný systém pro poskytování a správu dotací včetně definice auditního záznamu po celém procesu. Cíle bude tedy dosaženo ve chvíli, kdy bude 100% informační povinnost (všechny žádosti budou evidovány). Cílový stav je úspora času na administraci na úrovni cca 20 % z celkové doby v současnosti alokované na tuto činnost. Cíle bude dosaženo v době, kdy bude 100 % dotací administrováno prostřednictvím jednotného systému. Cíle bude dosaženo v případě, dojde li k vytvoření regionální strategie a z ní bude vycházet relevantní počet dotačních titulů. Pro stanovení dosažení cíle stačí pouze 50% úroveň vazby strategie a dotačního titulu. Horizont dosažení cíle měsíc.rok Systém poskytování a sledování dotací 3

4 Dílčí cíle definované pro zavedení jednotného systému pro poskytování a správu dotací Níže uvedený text je výtahem z analytické fáze, která z velké části pokryla zaměření návrhové části systému pro poskytování a správu dotací. 1) Centrální koordinace systému poskytování dotací a lokální distribuce a řízení dotací (všechny druhy): a. osvěta informovanost o systému poskytování dotací a o dotačních titulech směrem k žadatelům a informovanost o průběhu procesu směrem k interním zaměstnancům, b. řízení strategie definice směřování dotačních titulů a případná revize podporovaných oblastí dle potřeb kraje, c. správa dat statistická a analytická funkce přehledy o žádostech, žadatelích, vyplacených částkách atp., d. metodická podpora interní výklad interních metodik směřovaných na řízení procesů vznik dotačního titulu, řízení dotačního titulu a celková koordinace systému poskytování dotací. 2) Plošné zavedení elektronického sběru žádostí o dotaci pro všechny žadatele: a. mimoprogramové a mimoprogramové pravidelné minimální formulář, ale s nutností žádat vždy prostřednictvím systému, Tento formulář by měl odpovídat minimální struktuře dat požadovaných v KEVIS ze strany žadatele. b. programové co nejvíce unifikovaný formulář s minimálním množstvím dat a u složitějších programů doplňování příloh. c. definice struktury dat a reportů. 3) Doplnění a revize veškeré interní dokumentace půjde o doplnění té, která je uvedena výše, a jsou dvě varianty, jak systém ukotvit. První je vytvoření zvláštní směrnice nebo manuálu, což bude spíše reálné, nebo zapracování postupů v rámci organizačního řádu. 4) Jasné definování rolí podpůrných odborů vzhledem ke skutečnosti, že do procesu vstupují i jiné odbory, které odpovídají za dílčí nastavení systému, je nutné s nimi pracovat a uzpůsobit jejich potřeby reálným potřebám. Klíčové je sledování administrace dotace primárně ve vazbě na rozpočet. Systém poskytování a sledování dotací 4

5 Zadávací dokumentace pro výběr SW na elektronizaci dotací Cílem této kapitoly je zpracování podkladu pro zadání dodávky SW s cílem elektronizovat dotace a to jak s odkazem na jejich sběr, tak administraci. V další části kapitoly je uveden doslovný přepis zadávací dokumentace respektive její věcné náplně. Předmětem výběrového řízení je vytvoření systému pro správu dotačních titulů vyhlašovaných Plzeňském krajem a pro sběr žádostí v rámci těchto dotačních titulů včetně žádostí o dotace mimoprogramové. Dodavatel zajistí realizaci následujících kroků: - Koordinaci doplnění analýzy IS souvisejících s implementací IS pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem. - Koordinaci doplnění dalších vstupů pro potřeby vytvoření architektury IS (struktura dat, struktura šablon, reportů atp.). - Zpracování implementačního dokumentu s cílem popsat konečnou technickou specifikaci řešení. - Implementaci systému pro správu dotací Plzeňského kraje. - Vytvoření uživatelské příručky pro žadatele a zpracování videopříručky pro vyplnění žádosti o dotaci. - Vytvoření uživatelské příručky pro administrátora a správce dotací (dotační tituly i mimoprogramové dotace). - Proškolení administrátorů IS pro správu dotací Plzeňského kraje - 3 osoby z řad zaměstnanců Plzeňského kraje. - Proškolení správců IS pro správu dotací Plzeňského kraje 40 osob na straně poskytovatele. - Koordinaci pilotního testování IS pro správu dotací Plzeňského kraje včetně jeho evaluace. - Aktivně se účastní na předvedení systému na celkem 10 seminářích pro různé další cílové skupiny. - Aktualizace IS pro správu dotací Plzeňského kraje. Výstupem z realizace výše uvedených aktivit bude implementovaný IS pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem. Harmonogram realizace zakázky Činnosti Termín dokončení Koordinaci doplnění analýzy IS souvisejících s implementací IS pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem Koordinaci doplnění dalších vstupů pro potřeby vytvoření architektury IS (struktura dat, struktura šablon, reportů atp.) Zpracování implementačního dokumentu s cílem popsat konečnou technickou specifikaci řešení Implementaci systému pro správu dotací poskytnutých z rozpočtu Plzeňského kraje Vytvoření uživatelské příručky pro žadatele Systém poskytování a sledování dotací 5

6 Činnosti Termín dokončení Vytvoření uživatelské příručky pro administrátora a správce dotace Proškolení administrátorů IS pro správu dotací Plzeňského kraje - 3 osoby z řad zaměstnanců Plzeňského kraje Proškolení správců IS pro správu dotací Plzeňského kraje 40 osob na straně poskytovatele Koordinaci pilotního testování IS pro správu dotací Plzeňského kraje včetně jeho evaluace Aktualizace IS pro správu dotací Plzeňského kraje Cíle a důvody pro implementaci SW na správu dotačních titulů Mezi cíle implementace IS pro správu dotací patří eliminace následujících nedostatků: Duplicita zadávání dat existence více systémů, kam se zadávají informace (spisová služba, evidence usnesení, evidence smluv, ekonomický SW, datový sklad, KEVIS ten pouze dočasně a interní databáze odborů). Není přehled o struktuře a výši dotací napříč i přes skutečnost, že jsou žádosti a následně poskytnuté dotace zadávány do minimálně čtyř systémů, neexistuje přehled, který by viděli ti, co jej potřebují. Nedostatečný přehled se promítá primárně do těchto úrovní: o Finanční možnost překročení limitu v rámci zákona o krajích a kompetencích rada/zastupitelstvo (kompetence - rada schvaluje do ,- Kč, zastupitelstvo schvaluje nad ,- Kč). o Finanční vazba na schvalování žádosti o dotace v některých dotačních titulech jsou hodnoceny dle výše a četnosti přidělení dotace mezi lety (spravedlivé rozdělení dle výše finančních prostředku poskytnutých jednomu žadateli). Toto však je hodnoceno izolovaně pouze v rámci jednoho dotačního titulu, což je zavádějící, a nabourává tak stanovování priorit. o Finanční neexistuje přehled pro plánování rozpočtových výdajů. o Finanční neexistuje průběžné řízení výdajů a sledování čerpání rozpočtu a zároveň je velmi upozaděna statistická úroveň. o Duplicita duplicita tematického zaměření žádosti od jednoho žadatele. Zde by mohlo dojít ke schválení stejné nebo podobné investiční/neinvestiční akce jednoho žadatele z více zdrojů. o De-minimis struktura veřejné podpory a výjimek není možné efektivně dohledat, jestli žadatel již někdy podobnou podporu z kraje obdržel. o De-minimis statistická úroveň není možné vést operativně a stále aktuálně databáze, proto pomůže jednotná a centrální evidence. Nesystémovost neprovázanost s dalšími systémy, a to jak procesními, tak IT. Zde se jedná primárně o sledování finanční náročnosti systému a identifikaci odpovědnosti. Neexistence centrálních evidencí: o žadatelé není nikde přehled o všech žadatelích, což ovlivňuje komplexnost systému a strukturu základních informací pro hodnocení žádostí a pro další statistiky pro potřeby řízení systému, o příjemci mnohdy není patrné kdo, kolik a kdy obdržel. Toto ztěžuje systém v mnoha oblastech. Potřeba cílení rozvoje krajských organizací odbory, které se podílejí na výkonu zřizovatelské funkce (dále také zřizovatelské odbory) nemají vždy přehled o dotacích, které Systém poskytování a sledování dotací 6

7 jsou poskytovány zřizovaným organizacím ve fázi jejich příslibu. Mnohdy není možnost ovlivnit jejich cílení v souladu se strategií rozvoje oblasti. Veřejnosprávní kontrola ve vazbě na kapacity, plánování a komplexnost. Zároveň dochází ke kompetenčním problémům. Vymezení personálních a dalších nákladů na řízení systému poskytování dotací není jasně stanovena výše úvazku zaměstnance na systém poskytování dotací. Stejně tak absentuje možnost sledovat další související výdaje, které jdou na systém poskytování dotací Plzeňského kraje. Nejednotnost propagace dotačních možností stejně jako nejsou nastavena pravidla pro potřeby vypisování dotačních titulů, tak není dostatečně ukotven proces jejich komunikace směrem k cílové skupině. Chyby v administraci dotací neexistuje možnost penalizovat nebo ovlivňovat ty příjemce, kteří se opakovaně dopouštějí chyb při administraci dotace napříč dotacemi a dotačními tituly. Neustálé opakování jednorázových zjišťování i několikrát ročně problémem je, že dochází k neustálému opakování sběru dat napříč odbory, což zabírá čas jednotlivým zaměstnancům. Každá drobnější akce dle zvyklostí zabere cca 3 dny a mnohdy maskuje nečinnost v jiných oblastech. Klíčové je eliminovat tuto skutečnost ve vazbě na zvýšení produktivity práce. Jedná se především o data o poskytnutých dotacích ve struktuře informací, které jsou v rámci systému plánovány jako povinné položky. Existence systému pro žádání o dotace v oblasti lesnictví a doplňkově včelařství existuje již systém, který je vhodně upraven pro oblast administrace dotací se zaměřením na lesnictví. Bez jeho existence by mohlo dojít k zesložitění procesu sběru žádostí v této oblasti příliš náročný systém. Je otázkou, zda jej nepoužívat jako přílohu ke standardizované žádosti. Systém umí generovat i celou řadu šablon pro administraci dotací. Problémem je, že není online, ale instaluje se a exporty se zasílají jako žádosti technicky je zastaralý. Potřeba propojení systému s evidencí ÚOHS podpora de-minimis. Nedostatky v oblasti interní kontroly mimo špatně řízenou veřejnosprávní kontrolu mohou stávající nedostatky v systému způsobit i porušení interních kontrolních mechanizmů a hlavně může dojít k porušení právních předpisů, proto je potřeba posílit bezpečnost systému i ve vazbě na jeho průběžné vyhodnocování. Internídokumentace na straně kraje Na straně zadavatele existují v současné době následující interní dokumenty upravující problematiku poskytování dotací z rozpočtu Plzeňského kraje: SMĚRNICE S 5/2010 O KONTROLNÍ ČINNOSTI upravuje všechny druhy kontroly zaměřené primárně na hospodaření s prostředky Plzeňského kraje. Jednací řád Rady Plzeňského kraje upravuje schvalovací procesy a způsob komunikace. Jednací řád zastupitelstva kraje a výborů zastupitelstva kraje upravuje schvalovací procesy a způsob komunikace. Plán kontrolní a metodické činnosti prováděné na obecních a městských úřadech v 1. pololetí roku 2011 definuje kontrolované subjekty, předmět kontroly, časové období provádění kontrol a určuje kontrolovaný odbor PRAVIDLA ZVEŘEJŇOVÁNÍ DOKUMENTŮ NA PORTÁLU PLZEŇSKÉHO KRAJE. SMĚRNICE S 2/2010 o poskytování veřejných podpor a podpor de minimis. Směrnice S 1/2004 o tvorbě vnitřních předpisů Krajského úřadu Plzeňského kraje. Směrnice S 2/2011 Oběh účetních dokladů. Organizační řád Krajského úřadu Plzeňského kraje Ř 1/2011 vymezuje působnost jednotlivých odborů při administraci dotací. Systém poskytování a sledování dotací 7

8 Výše uvedené dokumenty dostane dodavatel k dispozici. Druhy poskytovaných dotací Forma podávání žádostí o dotaci: Dotace programové jsou vázány na jmenovitý dotační titul a jsou pro ně stanovena jasná pravidla, a co je důležité, i finanční limit. Je k nim stanoven jasný garant atp. Dotace mimoprogramové jedná se o mimořádné dotace, které jsou poskytovány rovněž z rozpočtu Plzeňského kraje. Nemají jasný finanční limit pouze vazba na celkovou strukturu rozpočtu. Jsou poskytovány na základě jakékoli formy žádosti, postup není nikterak standardizován. Vzhledem ke skutečnosti, že mnohdy není u tohoto druhu dotací zpracována žádost s předstihem, je nutné umožnit v systému manuální editaci zadání informace o podání žádosti a realizaci kroků zpětně z úrovně administrátora dotace. Dotace mimoprogramové opakované jedná se o dotace, které jsou poskytovány opakovaně stejnému žadateli za podobných podmínek jako běžné mimoprogramové dotace. Mimoprogramové dotace budou v systému zařazeny pod programem - mimoprogramové dotace jednou kolonkou. Dotace mimoprogramové bez žádosti o dotaci jedná se o dotace, které jsou poskytnuty bez žádosti jako takové a to pouze na základě schválení částky v rozpočtu, nebo přímým schválením ZPK/RPK. Tyto dotace budou do systému případně dodávány manuálně. Více informací ke struktuře poskytovaných dotací je uvedeno v příloze č. XX zadávací dokumentace Analýza stávajícího rozsahu a způsobu poskytování a sledování dotací, grantů a darů Plzeňským krajem. Struktura odborů vstupujících do administrace dotací Cílem této kapitoly je popsat strukturu odborů, které se podílí na poskytování dotací Plzeňského kraje a identifikace počtu osob, které se systémem přichází do styku. Tabulka: Struktura odborů vstupujících do administrace dotací: Doplňkový podíl Odbor Hlavní podíl dotace dotace Zapojení Odbory administrující dotace Odbor kanceláře hejtmana mimoprogramové dotace x Administrace Odbor krizového řízení mimoprogramové dotace programové dotace Administrace Koordinátor projektu Bezpečný kraj programové dotace x Administrace Odbor regionálního rozvoje programové dotace mimoprogramové dotace Administrace Odbor kultury, památkové mimoprogramové péče a cestovního ruchu programové dotace dotace Administrace Odbor sociálních věcí programové dotace mimoprogramové dotace Administrace Odbor školství programové dotace mimoprogramové dotace Administrace Systém poskytování a sledování dotací 8

9 Doplňkový podíl Odbor Hlavní podíl dotace dotace Zapojení Odbor zdravotnictví mimoprogramové dotace programové dotace Administrace Odbor životního prostředí programové dotace mimoprogramové dotace Administrace Odbor dopravy mimoprogramové dotace programové dotace Administrace Odbor informatiky programové dotace x Administrace Odbory podpůrné Odbor ekonomický x x Finanční řízení Vedení některých Odbor kanceláře hejtmana x x podpůrných registrů Odbor informatiky x x Podpora v rámci IS Odbor kontroly, dozoru a stížností x x Obrázek: Organizační uspořádání jednotlivých článků systému řízení dotací Spolupráce veřejnosprávních kontrolách při Tým pro řízení vize Volené orgány v čele s hejtmanem kraje Organizační jednotka - Řízení strategie a rozvoj kraje, součást Dotační tituly Odbor ekonomický Odbor kontroly, dozoru a stížností Odbor administrující dotace Odbor administrující dotace Odbor administrující dotace Odbor informatiky Podpůrný tým Výkonný tým Výše uvedené schéma znázorňuje velmi jednoduše skutečnost, že cílem nastavení systému musí být jedna koordinační jednotka, která bude mít na starosti nejen metodickou podporu jednotlivým zaměstnancům administrujícím dotace (tato koordinační jednotka je alokována na úrovni odboru ekonomického), ale i úroveň statistickou a rozvojovou, kdy musí reportovat směrem k vedení kraje o průběhu naplňování cílů stanovených pro oblast dotační politiky. Pro tyto účely potřebuje přímo komunikovat s podpůrnými odbory, které mají toto koordinačně v kompetenci. Odvětvové odbory mající v současné době na starosti administraci dotací neztratí svou roli pro oblast řízení poskytování konkrétních dotačních titulů, odbor ekonomický posílí důraz na finanční řízení dotací a tvorbu střednědobých koncepcí, odbor informatiky zajistí provoz a správu implementovaného IS, odbor kontroly zvýší úroveň spolupráce při veřejnoprávních kontrolách. Systém poskytování a sledování dotací 9

10 Struktura práv v rámci informačního systému pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem Správce Odbor informatiky (část podpůrného týmu): - Správa aplikace podpora uživatele - Práva k IS doplňování a úprava položek a jednotlivých částí systému Analytik/Metodik Řízení strategie a dotací - Analytická role o Generování sestav možnost komplexního filtrování - Kontrolní role o Kontrola komplexnosti dat o Nastavení vzájemných kontrolních mechanismů vazba na zajištění prevence pochybení systému (správa seznamu hříšníků ) - Metodická role o Jednotná metodika řízení dotačních programů o Správa požadavků na funkčnost systému dotace : - Vyhlášení dotačního titulu - Žádost - Administrace - Vyúčtování - Komunikace o HelpDesk mail o FAQ dle dotačních titulů - Reporty k dotačním titulům ve správě - Kontrolní mechanismus - Přístup do přehledu všech žadatelů a příjemců v ostatních dotačních titulech možnost generovat dle filtru sestavy ve vazbě na požadovanou informaci, bez možnosti editace. Další subjekty zapojené v rámci administrace žádosti o dotaci (např. Hasičský záchranný sbor) - Administrace - Žádost - Vyúčtování - Komunikace o HelpDesk mail o FAQ dle dotačních titulů /Příjemce: - Žádost - Vyúčtování - Komunikace HelpDesk - Hlášení stavu žadatel vidí co se s jeho žádostí aktuálně děje. Systém poskytování a sledování dotací 10

11 Struktura plánovaných informací v IS pro poskytování a správu dotací a darů poskytovaných Plzeňským krajem Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat OBECNÉ Pořadové číslo vazba na rozpočet a číselníky Katastr Identifikátor zahraničního subjektu IČ Číslo bankovního účtu Rodné číslo Sídlo/adresa trvalého bydliště Adresa pro doručení Kontaktní osoba žadatele Jméno statutárního zástupce Další kontakty na žadatele Typ organizace Plátce DPH (uplatňuje odpočet) Obsahem by mělo být číslo dotačního titulu, pořadí žádosti a znak pro dotaci Číselník dotací se natahuje z rozpočtu. Struktura číselníku: - Dotační titul - Pořadí žádosti - Znak v rozpočtu Druhy číslování: - Dotace řádné - Dotace mimořádné Systém Název žadatele u právnické osoby dle ARES u fyzické osoby jméno a příjmení. U právnické osoby bude načteno z ARES. Systém rovněž umožní ruční vstup na změnu názvu, když nesouhlasí s ARESem (neaktuálnost ARESU) Systém/ Provázání na katastr (památkáři), dotace mají vazbu na nemovitost a je potřeba vědět všechny majitele dané nemovitosti, musí být i všichni vyjmenováni v usnesení, dotace potom bude poskytnuta jen na jeden BÚ (ve smlouvě hlavní žadatel + spoluvlastníci) Systém/ Vzhledem ke skutečnosti, že dochází k poskytování dotací i subjektům, které nemají sídlo nebo bydliště na území PK ani ČR, je nutné počítat i s tímto identifikátorem. Tento identifikátor bude zadáván manuálně. Pouze u právnické osoby a OSVČ Další identifikátory pro forestu, sociální služby Načtení čísla účtu ze seznamu smluvních partnerů, možnost ruční editace při chybném zadání, nebo při neregistrovaném uživateli Systém/ Fyzická osoba, je klíčové zajistit soulad s ochranou osobních údajů Sídlo u právnické osoby a adresa u fyzické osoby. U právnické osoby bude načteno z ARES. Vyplňuje se pouze v případě odlišné adresy od adresy sídla/bydliště Jméno, Příjmení, , mobil Jméno Příjmení, , mobil telefon, fax, číslo datové schránky Výběr dle právní subjektivity - bude načteno z RES V případě není-li DPH uznatelným výdajem - výběr v menu Systém/žadatel Systém Závaznost/účel informací Povinné/Registrace Nepovinné/Registrace Povinné/Registrace Povinné/Registrace Povinné/Registrace Povinné/Registrace Nepovinné/Registrace Systém poskytování a sledování dotací 11

12 Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat Název akce Vyplňuje se název projektu Investiční/neinvestiční/kombinace Rozlišení u kombinovaných podle objemu financí zvolí, které typy se žadateli Typ dotace nabídnou k zaškrtnutí (inv,neinv.kombi) Název dotačního titulu - výběr z menu. Mimoprogramové dotace budou vedeny jako dotační titul mimoprogramové dotace Dotační titul Systém Členění dotačního titulu na podprogramy Podprogramy výběr z menu Systém Místo realizace projektu Nepovinná položka Povinnost vyplnit definuje vyhlašovatel Problém u sledová např. putovních akcí. Místo, místo konání Rozdělení dopadů provede po ověření Vazba na část obce administrátor podle potřeby Vazba 1/n Lokalita, kam má projekt dopad - kraj, region Místo dopadu atp. Rejstříkové číslo, jiná identifikace ORP Okres Natahovat z katastru nemovitostí/natahovat z programu památky. Území ORP, kde bude projekt realizován, dle místa realizace Území okresu, kde bude projekt realizován, dle místa realizace / Systém Systém Číslo jednací Přenos dat ze spisové služby Složení komise s kontakty Navrhovací komise Přenos dat z evidence usnesení generování čísla vyhlášeného dotačního programu Provázání na číslo usnesení. Číslo usnesení RPK/ZPK Kontaktní osoba za dotační titul Vazba na evidenci zaměstnanců Informace se tahají ze systému KÚ zvolí se jen jméno nebo jiný identifikátor zbytek kontaktu se natáhne automaticky. Systém /Systém Účel dotace popis projektu Podrobný popis projektu Popis osob/subjektů pro něž je projekt určen. Definovaný číselník skupin, ze kterého si žadatel Cílová skupina vybere. TERMÍNY Datum/období sběru žádostí Informace pro žadatele od kdy do kdy bude probíhat odevzdávání žádostí Přenos dat ze spisové služby, nebo automaticky načtený údaj při přenosu ze systému - vazba na Systém Datum doručení žádosti přímé podání prostřednictvím zaváděného IS. Datum doporučení v komisi Zápis Závaznost/účel informací Nepovinné/Registrace Povinné/Registrace Systém poskytování a sledování dotací 12

13 Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat Datum schválení v RPK/ZPK Přenos informace z evidence usnesení REALIZACE Začátek - plán Konec - plán Začátek - skutečnost Konec - skutečnost Etapy Termíny vyúčtování Pouze u etapových a víceletých dotací, kdy je potřeba evidovat primárně náklady a vyúčtování ve více obdobích. Termíny, kdy má žadatel podat vyúčtování - systém bude generovat upozornění na žadatele a na poskytovatele o nutnosti provedení vyúčtování v předstihu cca 1 měsíc. Systém bude umožňovat nastavení různého časového rozptylu tj. stanovení více termínů. Možnost nastavit kolik dní předem poslat - různé k jednotlivým žádostem Možnost dopsat k upozornění žadatele poznámku poskytovatele. Závaznost/účel informací Povinné/Smlouva ROZPOČET Celkové náklady položkový - Plán, v průběhu administrace žádosti se mění, v žádosti rozpočtované náklady, ke smlouvě skutečné vysoutěžené Celkové náklady položkový - Skutečnost, v průběhu administrace žádosti se mění, v žádosti rozpočtované náklady, ke smlouvě skutečné vysoutěžené Požadovaná výše dotace - celková Částka schválená v RPK/ZPK celková Konečná výše dotace Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, což bude třeba prodiskutovat, co je tím myšleno. Na souvislé akce jedna částka, pokud na více různých věcí potom položky. Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, což bude třeba prodiskutovat, co je tím myšleno. Na souvislé akce jedna částka, pokud na více různých věcí potom položky. Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu a s uznatelnými náklady. Musí být možnost procentuálního přepočtu dle dotačního titulu. Funkcionalita generování položek rozpočtu z úrovně administrátora dotačního titulu a i z úrovně žadatele. Pro administrátora bude nutné zajistit soulad se standardní skladbou rozpočtu, znamená to v této fázi vygenerování rozpočtového opatření (v současnosti zpracovává OE) nebo žádosti o rozpočtové opatření či rozpočtovou změnu (v současnosti zpracovává SOR). Musí být možnost plošného přepočtu dle případného krácení dotace. Vzhledem ke skutečnosti, že v průběhu čerpání dotace dochází k průběžným změnám rozpočtu, tak je klíčové zajistit, aby v systému byla Systém/žadatel Povinné/Smlouva Povinné/Smlouva Systém poskytování a sledování dotací 13

14 Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat zohledněna konečná částka dotace. Datum podpisu smlouvy Datum splatnosti Datum vyplacení dotace Vyplacená částka Skutečně čerpaná částka Částka vratky - celkem Vazba na ekonomický systém na základě pokynu od referenta automaticky ze systému poskytovatel Systém Datum vratky pošle avízo, kdy pošle vratku na KU Příjemce Bude přenesena informace ze strany Vratka dotace ekonomického IS Vyúčtování dotace požadováno - Vyúčtování dotace skutečné Cílem je identifikace možnosti čerpání finančních prostředků na dotčenou akci z jiných zdrojů, než jsou zdroje v rámci dotčeného titulu, v kterém Možnosti získání jiných žádá. Jiné zdroje financování na projekt Zde budou uvedeny jiné veřejné zdroje požadované na projekt o zdroj o výše o účel Výše veřejné podpory dle režimu De-minimis - nárokovaná /systém Výše veřejné podpory dle režimu De-minimis - poskytnutá /Systém Výše veřejné podpory dle režimu De-minimis - již poskytnutá (v jiném titulu, jiný poskytovatel atp.) Poznámka APLIKACE PRO ŘÍZENÍ KONTROL: Plán Záznam Plnění opatření PŘÍLOHY EXPORT ŠABLON Kontrolní list schvalování Usnesení Interní aplikace pro řízení kontrol s možností upozornění a generování oznámení o kontrole. Zavedení záznamu o provedené kontrole s možností generovat kontrolní protokol Generování záznamu o kontrole struktura ve vazbě na Směrnici o kontrolní činnosti. Zavedení záznamu o provedených opravných opatřeních s možností generovat zprávu o provedených opatřeních Všechny vstupní šablony budou totožné pro veškeré dotační tituly s možností editace přímo / Systém/ Příjemce Systém Systém Závaznost/účel informací Povinné/Smlouva Povinné/Smlouva Povinné/Platební poukaz Povinné/Ekonomický systém Povinné/Smlouva Systém poskytování a sledování dotací 14

15 Ukazatel Popis Zdroj pořízení dat Platební poukaz v systému (vazba na specifika konkrétního dotačního titulu), aby mohlo docházet k jejich Systém Oznámení o schválení plošnému generování dle jednotlivých žadatelů. Systém Požadavek na doplnění žádosti Systém Smlouva Systém Závaznost/účel informací Oznámení o kontrole Systém Pověření ke kontrole Kontrolní list veřejnosprávní kontrola Systém Systém Systém poskytování a sledování dotací 15

16 Integrace IS pro správu dotací Vazba integrace IS pro správu dotací poskytovaných Plzeňským krajem na ostatní informační systémy Ověření: epusa, SSO, EOS Sw zpracování dotací Rozpočet PK Schválení, vypsání programu iusnesení Portál PK Vyplnění žádosti Evidence smluvních partnerů ARES (Centrální rejstříky) Odeslání žádosti Spisová služba (Athena) Vyhodnocení žádosti Deminimis Příloha k iusnesení iusnesení CEDR Datové tržiště Schválení žádosti Athena Info o schválení dotace Fo re st a Vytvoření smluv Evidence smluv Agendio Podepsání smluv Vyplacení dotace Platební poukazy ERP Deminimis Kontrola, vypořádání Spisová služba (Athena) Číselníky PAMÁTKY (REJSTŘÍKOVÉ ČÍSLA PAM) Registr poskytovatelů MPSV EOS Údaje o pracovnících Katastr nemovitostí Systém poskytování a sledování dotací 16

17 Krok Vazba na IS Výstup Poznámka Zavedení administrátora dotačního titulu Správa přístupů na úrovni administrátora Zavedení dotačního titulu Založení účtu žadatele (zavedení uživatele) - právnická osoba Založení účtu žadatele (zavedení uživatele) - fyzická osoba Založení žádosti o dotaci Ověření uživatele (ztráta hesla atp.) Vyplnění žádosti Odeslání žádosti - ověření žadatele EOS - údaje o pracovnících EOS - údaje o pracovnících Šablony pro dotační tituly ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos Evidence smluvních partnerů, Virtuos ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos Systém pro poskytování dotací ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos ARES, Evidence smluvních Přístupová práva k IS pro zaměstnance úřadu Zavedení nového zaměstnance do systému, nebo aktualizace při ztrátě hesla atp. Unifikovaný formát dotačního titulu, který si uzpůsobí konkrétní administrátor svým potřebám Registrovaný žadatel Registrovaný uživatel Založená žádost ověřenému žadateli. U ověřeného žadatele bude možné kopírovat jednotlivé žádosti. U neregistrovaného to nepůjde a každý bude muset vyplňovat znovu. Aktualizovaný účet Načtené základní údaje o žadateli registrovaný v systému Je nutné umožnit využití přístupových práv nastavených na úrovni krajského úřadu, aby nemusel mít zaměstnanec další přihlašovací údaje v novém systému. Cílem je, aby se skladovaly šablony a daly se aktualizovat dle potřeby. Základní sada však musí být stejná. Cílem je, aby se žadatel zaregistroval pouze jednou a následně pouze aktualizoval údaje. Nebude se týkat všech fyzických osob, ale pouze těch registrovaných. Cílem je opětovně ověřit aktuálnost údajů pro registraci. Musí se jednat o funkčnost samotného IS. Systém poskytování a sledování dotací 17

18 Krok Vazba na IS Výstup Poznámka partnerů, epusa, Virtuos Odeslání žádosti - forma odeslání Načtení dokladu o právní subjektivitě Hodnocení přijatelnosti Ověření dotační historie žadatele na úrovni PK Hlášení de-minimis Komunikace s žadatelem/příjemcem Příprava smluv Evidence smluv Tvorba usnesení Evidence usnesení Spisová služba ARES, Evidence smluvních partnerů, epusa, Virtuos Registr deminimis Datový sklad, registr v rámci IS správa dotací IS Správa dotací Spisová služba IS Správa dotací Evidence smluv Agendio I-usnesení I-usnesení Žádost zaregistrovaná prostřednictvím spisové služby Doklad o právní subjektivitě v systému pro hodnocení žádosti Ověření skutečnosti, zda žadatel nečerpal deminimis přes stanovený limit. Ověřený a solidní žadatel Přenos schválené výše veřejné podpory do národního registru Vyrozumění žadatele o schválení žádosti Generování elektronické smlouvy Zaevidovaná smlouva Zpracované usnesení a zaevidování formuláře do systému Přenos čísla usnesení do IS Správa dotací Žádost bude zaregistrována po odeslání ze systému pro správu dotací v uzlu spisové služby. Je nutné vnímat skutečnost, že forma odeslání může být rovněž přímá prostřednictvím administrátora dotačního titulu, tedy neprojde přímo spisovou službou, ale bude nutné tam žádost zaregistrovat. Cílem je zamezit poskytování dotací nesvědomitým žadatelům, kteří nezvládají administraci. Systém poskytování a sledování dotací 18

19 Krok Vazba na IS Výstup Poznámka Zaúčtování dotace Ekonomika Zaúčtovaný nárok na dotaci Proplacení dotace Platební poukazy Proplacená záloha na dotaci/proplacená dotace Publicita dotačního titulu Publicita schválených projektů Korespondence s příjemci - řízená Korespondence s příjemci - automatická Generování čísla nemovitosti Vazba na web PK Vazba na web PK Spisová služba Katastr nemovitostí, Památky Přenesená informace o vyhlášení dotačního titulu na web kraje Přenesená informace o schválení žádostí na web kraje Komunikace prostřednictvím IS Správa dotací zaevidovaná ve spisové službě. Systém musí umožnit přiřadit každému dokumentu spisový a skartační znak dle jeho charakteru. Upozorňování příjemců na termíny, úkoly, změny stavu projektů atp. Tato upozornění na základě předdefinovaných položek generuje sám systém. Ověřená nemovitost dle rejstříku Cílem je ověřit relevanci zadaného čísla nemovitosti. Systém poskytování a sledování dotací 19

20 Aplikace Funkcionalita aplikace Požadovaná součinnost Určení Rozhraní Užití Evidence organizační evidence organizační struktury, WS struktury uživatelů a jejich oprávnění předání informací o uživatelích mající nastaven přístup do aplikace, jejich pracovní zařazení a kontaktní údaje epusa.cz portál územních samospráv aktuální evidence územních samospráv, jejich statutární zástupce, kontakty a seznam osob mající přístup do systému evirtuos.cz systém, který poskytuje služby zajištující větší kvalitu komunikace občanů s úřady samosprávy a to jak v oblasti čistě samosprávné, tak i v oblasti přeneseného výkonu státní správy. ověřené informace o subjektu či občanovi, kontakty uživatelé domény plzenskykraj ověření, autorizace samospráva WS ověření, autorizace registrovaný žadatel WS ověření, autorizace Modul, který je požadován v rámci dodávky jednorázové přihlášení bez ověřování umožní podat žádost, informace o stavu podání obdrží na s příslušným bezpečnostním kódem, který bude vždy vyžadován pro zjištění stavu podání. Bezpečnostní kód se vždy vztahuje pouze k jednomu podání. Pokud žadatel podá dvě či více podání, musí se na každé podání zeptat zvlášť a zadat pokaždé vygenerovaný bezpečnostní kód bez součinnosti neregistrovaný žadatel ověření Rozpočet PK Portál PK systém, spravující finanční rozpočet PK portál Plzeňského kraje vazba na jednotlivé finanční kapitoly, čerpání a disponibilitu přenos informací o vyhlášení dotace a jeho stavu zadavatel WS cashflow zadavatel, žadatel WS informace o dotačních Systém poskytování a sledování dotací 20

21 Aplikace Funkcionalita aplikace Požadovaná součinnost Určení Rozhraní Užití titulech Evidence smluvních partnerů centrální databáze všech subjektů, s kterými PK má jakýkoli vztah přebírání stávajících záznamů, aktualizace a zakládání nových subjektů Spisová služba (AtehanA) elektronická spisová služba přenos veškeré komunikace do spisové služby včetně dokumentů iusnesení elektronické zpracování usnesení PK vazba na všechna usnesení mající vztah k jednotlivým dotačním programům, tvorba příloh k usnesením ARES - Administrativní registr ekonomických subjektů systém, který umožňuje vyhledávání nad ekonomickými subjekty registrovanými v České republice. Zprostředkovává zobrazení údajů vedených v jednotlivých registrech státní správy, ze kterých čerpá data (tzv. zdrojové registry). systém WS databáze žadatelů systém WS evidence spisů k dané problematice systém, zadavatel URL, WS vazba dotace - usnesení ověřování a převzetí údajů žadatele systém WS kontrola dat Centrální registr podpor malého rozsahu (de minimis) zrychlení administrace poskytování podpory malého rozsahu, neboť odpadnou dosavadní formální kroky předcházející samotnému poskytnutí podpory de minimis konkrétnímu příjemci. Zásadně se také zvýší právní informovanost a právní jistota poskytovatelů i příjemců podpory de minimis předávání a převzetí dat dle platné legislativy systém WS přenos dat Systém poskytování a sledování dotací 21

22 Aplikace Funkcionalita aplikace Požadovaná součinnost Určení Rozhraní Užití Evidence smluv (Agendio) evidence smluv a všech jejich zadání, auktualizaci a přenos dokumentů. systém, WS přenos dat, náležitostí Vazba na uzavřené smlouvy zadavatel vytvoření Platební poukazy Datové tržiště IS CEDR (Centrální evidence dotací z rozpočtu) systém pro elektronické zpracování platebních poukazů s vazbou na rozpočet a ERP systém umožňující různé pohledy nad uloženými daty je komplexem informačních systémů a slouží jako podpůrný nástroj pro sledování, evidenci, vyhodnocení a kontrolu dotací a návratných finančních výpomocí (NFV) poskytovaných ze státního rozpočtu (SR), prostředků EU a dalších finančních mechanismů. Skládá se z několika částí, které jsou podle svého určení provozovány u poskytovatelů dotací a NFV (resorty, agentury), v centru zpracování na Ministerstvu financí (MF) a na Ústředním finančním a daňovém ředitelství (ÚFDŘ), finančních ředitelstvích a okresních finančních úřadech po schválení žádosti vytvoření platebního poukazu, evidence stavu poukazu a datum úhrady či vratky přenos dat o všech žádostech o dotaci až po jejich uzavření předávání a převzetí dat dle platné legislativy systém, zadavatel WS, URL smluv založení PP a informace o jeho stavu systém WS, DB přenos dat systém WS přenos dat Systém poskytování a sledování dotací 22

23 Aplikace Funkcionalita aplikace Požadovaná součinnost Určení Rozhraní Užití Registr poskytovatelů MPSV Na základě zákona č.108/2006 Sb., o sociálních službách, s účinností od je zřízen Registr poskytovatelů sociálních služeb. Smyslem tohoto zákona je chránit práva a oprávněné zájmy lidí, kteří jsou oslabeni v jejich prosazování, a to z různých důvodů jako je věk, zdravotní postižení, nedostatečně podnětné sociální prostředí, krizová životní situace a mnoho dalších příčin. Zákon vymezuje vedle práv a povinností jednotlivců také práva a povinnosti obcí, krajů, státu a samozřejmě také poskytovatelů sociálních služeb. V zákoně je také upravena oblast týkající se podmínek výkonu sociální práce, a to ve všech společenských systémech, kde sociální pracovníci působí. evidovat "Identifikátor" dotace, který přiděluje systém MPSV systém??? přenos dat Památky systém evidující památky, zóny, území či pásma. Součástí jsou veškerá dokumentace, fotodokumentace, dotace, zápisy atd. vazba na rejstříková čísla památek systém WS vazba dotace - památka Systém poskytování a sledování dotací 23

24 Aplikace Funkcionalita aplikace Požadovaná součinnost Určení Rozhraní Užití Katastr nemovitostí údaje týkající se vlastnictví parcel, staveb a jednotek (bytů nebo nebytových prostor), evidovaných v katastru nemovitostí a dále informace o stavu řízení založených na katastrálním pracovišti pro účely zápisu vlastnických a jiných práv oprávněných subjektů k nemovitostem v České republice vazba na jednotlivé parcely, byty, stavby atd., ke kterým se žádost o dotaci vztahuje žadatel, zadavatel, systém WS, URL Foresta - Dotace, Informační systém dotací MZe prostředek pro podporu realizace dotační (subvenční) politiky Ministerstva zemědělství ČR, zahrnující kompletní administraci žádostí od okamžiku jejich přijetí na příslušném pracovišti, přes podporu celého rozhodovacího procesu včetně mnohostranných podpůrných a kontrolních procesů, až po kompletní realizaci finančních toků včetně závěrečného zúčtování vůči státnímu rozpočtu vazba mezi systémem pro zpracování dotací a systémem Foresta Dotace, ve kterém se díky přílohám zpracovávají složitým výpočtem jednotlivé žádosti systém, zadavatel WS vazba dotace - KN podpůrné informace pro vypořádání žádosti o datace Systém poskytování a sledování dotací 24

25 Vymezení odpovědnosti v rámci procesu správy dotací Činnost Zpracování koncepce dotačního titulu nebo aktualizace stávajícího Schválení koncepce dotačního titulu nebo aktualizace stávajícího Odpovědnost rada kraje Zpracování podkladů pro přípravu/aktualizaci dotačního titulu Konečná kontrola dotačního titulu po formální stránce náležitosti dle interní dokumentace + kontrola ISO koordinátor pro poskytování dotací Schválení dotačního titulu/schválení aktualizace Vypsání dotačního titulu - uveřejnění na web kraje Příjem žádostí do dotačního titulu Konzultační podpora pro žadatele Ukončení příjmu žádostí o dotaci Přijatá žádost o dotaci včetně registrace v systému Hodnocení přijatelnosti podané žádosti Věcné hodnocení podané žádosti Vyřazení nepřijatelné žádosti Vytvoření seznamu přijatelných žádostí rada kraje Zpracování podkladů pro rozhodnutí o schválení žádostí Jednání Komise dotačního programu - zpracování podkladů pro jednání RPK Komise Rozhodnutí volených orgánů o přidělení dotací (RPK, ZPK) Volené orgány kraje Vytvoření seznamu schválených dotací Publikace seznamu schválených dotací na web kraje: příjemce dotace, výše dotace, název akce systém Zpracování oznámení o schválení dotace včetně případné výzvy k doplnění podkladů Doplnění podkladů k žádosti Příprava smlouvy s příjemcem Podpis smlouvy s příjemcem Usnesením RPK/ZPK pověřená osoba Zaevidování smlouvy s příjemcem V případě podpory De minimis - Sken podepsané smlouvy poskytovatelem předán + OKDS Systém poskytování a sledování dotací 25

26 Činnost na OKDS k zápisu do Centrálního registru Vydání poukazu Proplacení dotace Vytvoření oznámení o kontrole Vytvoření pověření ke kontrole Realizace místního šetření Realizace finanční kontroly Realizace následné kontroly Evidence výstupů z kontroly Doručení vyúčtování dotace Evidence nápravných opatření Vyúčtování dotace Proplacení dotace/proplacení zbytku dotace Řízení o vrácení dotace Nařízení odvodu Vyměření penále Vratka dotace (vrácení neoprávněně čerpané dotace) Informace o vrácení dotace (nebo části) Vytvoření plánu kontrol Provedení kontroly dotace Vytvoření oznámení o kontrole Evidence výstupů z kontroly Evidence nápravných opatření Řízení o vrácení dotace Nařízení odvodu Vyměření penále Žádost o odpuštění penále/odvodu Schválení odpuštění penále/odvodu Schválení odvodu a penále Řízení o prominutí odvodu a penále Vrácení neoprávněně čerpané dotace Vymáhání pohledávek Odpovědnost finanční odbor, OKDS odbor kontroly podatelna OE + OKDS žadatel rada kraje rada kraje ekonomický odbor Systém poskytování a sledování dotací 26

27 Jednotný formulář pro vypisování výzev Vzhledem ke skutečnosti, že každý z dotačních titulů je velmi specifický, bylo za dobu realizace tohoto projektu rozhodnuto, že komplexní unifikace dotačních titulů není žádoucí a ani možná. Vzhledem k těmto důvodům je dokumentace k jednotlivým dotačním titulům popsána velmi obecně a bylo definováno pouze několik hlavních oblastí, které mohou být společné pro více nebo všechny dotační tituly, ale jedná se pouze o základní okruh informací. Zbytek dat a informací bude nadále zpracováván a vykazován individuálně, ale za podmínek zachování maximální jednoduchosti, transparentnosti a jednotného grafického vzhledu. Konečná fixace dokumentace může být provedena až v implementační fázi, tedy poté, co dojde k zavedení IS pro správu a poskytování dotací. Kontrolní list pro poskytování a správu dotací Kontrolní list slouží pro vypsání dotačního titulu ve vazbě na strukturu žádostí o dotaci tento list bude součásti samotného IS pro poskytování a správu dotací. Cílem kontrolního listu je distribuce možnosti předdefinovat si strukturu požadovaných informací v rámci dotačního titulu. Ukazatel Závaznost/účel informací Zařazení do IS ANO/NE/AUTOMATICKÉ OBECNÉ Pořadové číslo vazba na rozpočet a číselníky Katastr IČ Číslo bankovního účtu Rodné číslo Sídlo/adresa trvalého bydliště Adresa pro doručení Kontaktní osoba žadatele Jméno statutárního zástupce Další kontakty na žadatele Typ organizace Plátce DPH (uplatňuje odpočet) Název akce Popis účelu dotace Typ dotace Dotační titul Podprogramy Vazba na část obce Místo dopadu Rejstříkové číslo, jiná identifikace Povinné/Registrace Nepovinné/Registrace Povinné/Registrace Povinné/Registrace Povinné/Registrace Povinné/Registrace Nepovinné/Registrace Systém poskytování a sledování dotací 27

28 Ukazatel ORP Okres Číslo jednací Navrhovací komise Číslo usnesení RPK/ZPK Kontaktní osoba za dotační titul Účel dotace popis projektu Cílová skupina TERMÍNY Datum/období sběru žádostí Datum doručení žádosti Datum projednání v komisi Datum schválení v RPK/ZPK REALIZACE Začátek plán Konec plán Začátek skutečnost Konec skutečnost Etapy Termíny vyúčtování ROZPOČET Celkové náklady položkový - Plán, v průběhu administrace žádosti se mění, v žádosti rozpočtované náklady, ke smlouvě skutečné vysoutěžené. Požadovaná výše dotace celková Částka schválená v RPK/ZPK celková Celkové náklady položkový - Skutečnost, v průběhu administrace žádosti se mění, v žádosti rozpočtované náklady, ke smlouvě skutečné vysoutěžené. Konečná výše dotace Částka vratky celkem Datum podpisu smlouvy Datum splatnosti platebního poukazu Datum vyplacení dotace Vyplacená částka Skutečně čerpaná částka Datum vratky Vratka dotace Vyúčtování dotace požadováno - Vyúčtování dotace skutečné Možnosti získání jiných zdrojů financování Jiné zdroje financování na projekt Závaznost/účel informací Zařazení do IS ANO/NE/AUTOMATICKÉ Nepovinné/Registrace Povinné/Registrace Nepovinné/Smlouva Nepovinné/Smlouva Povinné/Smlouva Systém poskytování a sledování dotací 28

29 Ukazatel o o o zdroj výše účel Výše veřejné podpory dle režimu Deminimis nárokovaná Výše veřejné podpory dle režimu Deminimis poskytnutá Výše veřejné podpory dle režimu Deminimis - již poskytnutá (v jiném titulu, jiný poskytovatel atp.) Poznámka APLIKACE PRO ŘÍZENÍ KONTROL: Plán Záznam Plnění opatření PŘÍLOHY EXPORT ŠABLON Kontrolní list schvalování Usnesení Platební poukaz Oznámení o schválení Požadavek na doplnění žádosti Smlouva Oznámení o kontrole Pověření ke kontrole Kontrolní list veřejnosprávní kontrola Závaznost/účel informací Zařazení do IS ANO/NE/AUTOMATICKÉ Ano s možností editovat Ano s možností editovat Ano s možností editovat Ano s možností editovat Ano s možností editovat Ano s možností editovat Ano s možností editovat Ano s možností editovat Ano s možností editovat Struktura prováděcího dokumentu k dotačnímu titulu Cílem této kapitoly je zpracování obsahové stránky dokumentu, jehož cílem je stanovit pravidla pro závaznou strukturu prováděcí dokumentace, která opět může ve vazbě na individuální požadavky konkrétního dotačního programu naznat změn. Kapitola dotačního titulu Zaměření dotačního titulu Specifikace obsahu Cílem kapitoly je popis účelu dotačního titulu včetně vymezení podporovaných aktivit a poskytovaných finančních prostředků. Obsahem může být jak místní, tak obsahové vymezení určení dotačního titulu. Požadavky na strukturu dotačního titulu Povinné Systém poskytování a sledování dotací 29

30 Kapitola dotačního titulu Všeobecné a specifické podmínky pro poskytnutí dotace od Plzeňského kraje Financování a struktura nákladů včetně formy podpory Žádost o poskytnutí dotace z rozpočtu Plzeňského kraje Požadované přílohy Posuzování projektů Způsob poskytování a proplácení dotace Kontrola Povinnosti příjemce Šablony dokumentace Specifikace obsahu Obsahem kapitoly je vymezení podmínek, které musí akce, která bude předmětem žádosti o dotaci, splňovat v členění na všeobecné podmínky a specifické podmínky, pokud existují. Obsahem kapitoly je popis možné struktury rozpočtu projektu a specifikace všech souvisejících finančních toků. Součástí kapitoly bude rovněž vyjádření absolutní částky, kterou mohou žadatelé získat. Zde je popsána struktura požadovaných informací v rámci žádosti o dotaci. V podstatě se jedná o šablonu žádosti o dotaci včetně popisu účelu dané informace a případného návodu na identifikaci rozsahu požadovaných dat. Zde se jedná o soupis všech příloh požadovaných k žádosti o dotaci, včetně případných odkazů na šablony, které budou tvořit přílohu dotačního titulu. Cílem kapitoly je popis způsobu hodnocení žádostí o dotaci a popis klíče pro výběr žádosti k financování. Cílem kapitoly je specifikace postupu financování projektu a způsobu vyplácení finančních prostředků směrem k žadateli. Cílem kapitoly je popis veškerých kontrolních mechanismů, které se váží na žadatele kontrola zda žadatel dodržel a dodržuje podmínky dotace. Jedná se o kapitolu, která specifikuje povinnosti příjemce v době realizace a udržitelnosti projektu. Nevěnuje se pak oblasti kontrol, jelikož té je věnována samostatná kapitola. Cílem je dát v relevantních případech žadateli k dispozici maximum možných formulářů, které unifikují a zjednoduší jeho žádání a následně i administraci, jelikož dojde k unifikaci dat. Požadavky na strukturu dotačního titulu Všeobecné - povinné; Specifické - nepovinné Povinné Povinné Nepovinné Povinné Povinné Povinné Povinné Nepovinné Systém poskytování a sledování dotací 30