RPM INTERNATIONAL INC. A JEJÍ DCEŘINÉ SPOLEČNOSTI A PROVOZNÍ SPOLEČNOSTI PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SAFE HARBOR. ÚČINNÉ OD: 12.

Transkript

1 RPM INTERNATIONAL INC. A JEJÍ DCEŘINÉ SPOLEČNOSTI A PROVOZNÍ SPOLEČNOSTI PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SAFE HARBOR ÚČINNÉ OD: 12. srpna 2015 Toto prohlášení stanoví principy dodržované společností RPM International Inc. a jejími provozními společnostmi, dceřinými společnostmi, divizemi nebo skupinami sídlícími ve Spojených státech amerických (dále jen společnost RPM ) ve vztahu k převodům osobních údajů zaměstnanců (data o lidských zdrojích) a převodu osobních údajů prodejců a zákazníků do Spojených států amerických z míst v členských státech Evropského hospodářského prostoru (dále jen EHP ). Společnost RPM dodržuje program US-EU Safe Harbor Framework a program Safe Harbor Framework USA-Švýcarsko dle ustanovení Ministerstva obchodu USA ohledně shromažďování, používání a uchovávání osobních údajů z členských zemí Evropské unie a Švýcarska. Společnost RPM potvrdila, že dodržuje principy ochrany osobních údajů programu Safe Harbor, pokud jde o oznamování, volbu, další přenos, zabezpečení, integritu dat, přístup a uplatňování. Podrobnější informace o programu Safe Harbor a certifikaci společnosti RPM najdete na stránkách Pojmy používané v prohlášení: Osobní údaje zaměstnance znamenají údaje týkající se identifikovaného nebo identifikovatelného zaměstnance společnosti RPM, které jsou uchovávány ve formě elektronického záznamu nebo v jakémkoliv relevantním systému evidence. Definice zahrnuje informace, které lze po přiřazení k zaměstnanci použít k jeho identifikaci (například: adresa, telefonní číslo, pohlaví, datum narození, mzdové záznamy, telefonní a telekomunikační záznamy, hodnocení výkonu). Anonymní informace používané k statistickým, historickým a vědeckým či jiným účelům jsou z této definice vyloučeny. Osobní údaje prodejce znamenají údaje týkající se identifikovaného nebo identifikovatelného prodejce či identifikovaného či identifikovatelného zaměstnance či pobočky prodejce RPM, které jsou vedeny ve formě elektronického záznamu nebo v jakémkoliv relevantním systému evidence. Definice zahrnuje údaje, které lze po přiřazení k prodejci nebo zaměstnanci či pobočce prodejce použít k jeho identifikaci (například: obchodní adresa, ová adresa, telefonní číslo, pohlaví, datum narození). Anonymní informace používané k statistickým, historickým a vědeckým či jiným účelům jsou z této definice vyloučeny. Osobní údaje zákazníka znamenají údaje týkající se identifikovaného nebo identifikovatelného zákazníka či identifikovaného či identifikovatelného zaměstnance či pobočky zákazníka RPM, které jsou vedeny ve formě elektronického záznamu nebo v jakémkoliv relevantním systému evidence. Definice zahrnuje údaje, které lze po přiřazení k zákazníkovi nebo zaměstnanci či pobočce zákazníka použít k jeho identifikaci (například: obchodní adresa, ová adresa, telefonní číslo, pohlaví, datum narození). Anonymní informace používané k statistickým, historickým a vědeckým či jiným účelům jsou z této definice vyloučeny. { DOC;1 }COI v1

2 Citlivé údaje zaměstnance jsou osobní údaje zaměstnance, které představují lékařské záznamy zaměstnance nebo identifikují jeho rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské či filozofické přesvědčení, členství v odborových organizacích nebo sexuální život. Zástupce znamená jakoukoliv třetí osobu, která používá osobní údaje zaměstnanců poskytnuté společností RPM k plnění úkolů jménem společnosti RPM a dle jejích pokynů. PŮSOBNOST Toto prohlášení se vztahuje na veškeré osobní údaje zaměstnanců, prodejců či zákazníků v držení společnosti RPM a přenášené v libovolném formátu (včetně elektronického, tištěného či ústního) do Spojených států amerických z míst v rámci EHP ať již telekomunikačními linkami, počítačovými linkami, či v tištěné verzi a bez ohledu na to, zda je poskytnou zaměstnanci, prodejci nebo zákazníci, zda je vytvoří společnost RPM a její provozní společnosti nebo budou zástupcům či třetím osobám poskytnuty jinak. SHROMAŽĎOVÁNÍ, POUŽITÍ A UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ Společnost RPM shromažďuje, používá a uchovává osobní údaje zaměstnanců, prodejců a zákazníků pouze v případě, že jsou takové údaje nezbytné a přiměřené pro zákonné podnikání a pro zákonné účely. Pokud společnost RPM shromažďuje osobní údaje zaměstnanců, prodejců či zákazníků přímo od jednotlivců v EHP, vynasnaží se je informovat o účelech, pro něž jsou tyto jejich osobní údaje shromažďovány a používány, o typech třetích osob jiných než zástupců, kterým společnost RPM takové informace sděluje, a o volbách a prostředcích, které společnost RPM nabízí k omezení jejich použití a sdělování. Společnost RPM se vynasnaží poskytnout prohlášení v jasném a srozumitelném znění osobám, když jsou poprvé požádány o poskytnutí těchto údajů společnosti RPM, nebo co nejdříve poté a v každém případě dříve, než společnost RPM takové údaje použije k jiným účelům, než pro které byly původně shromážděny. Pokud společnost RPM získá osobní údaje zaměstnance, prodejce nebo zákazníka od svých dceřiných společností, poboček, zástupců nebo jiných subjektů v EHP, bude takové údaje používat v souladu s prohlášeními, která takové subjekty poskytují, a dle voleb jednotlivců, kterých se tyto údaje týkají. Osobní údaje jednotlivých zaměstnanců, prodejců a zákazníků budou používány a sdíleny s divizemi, dceřinými společnostmi, pobočkami a zástupci společnosti RPM (např. IT a dalšími odbornými či neodbornými službami, sponzory a správci programů výhod atd.), příslušnými vládními organizacemi a orgány a třetími osobami dle možností či požadavků zákona, nařízení nebo soudního příkazu. Použití osobních údajů o zaměstnancích mohou zahrnovat: komunikaci a oznámení mezi managementem a zaměstnanci, vedení životopisů vedoucích pracovníků a zaměstnanců, CV a pojištění odpovědnosti vedoucích pracovníků a ředitelů, { DOC;1 }COI v1-2 -

3 podobných informací, kontaktní údaje pro případy nouze, celkový fyzický počet a demografii zaměstnanců firmy, kariérní rozvoj a postup, plánování personálního obsazení, plánování nástupnictví, odměny a zaměstnanecké výhody, poskytnutí a správu zaměstnaneckých benefitů a programů zaměstnaneckých výhod, odměny a uznání, náhrady cestovních nákladů a výdajů včetně správy cestovních a/nebo kreditních karet, školení, přeložení, daňové výkaznictví a srážky daní, správu mezd včetně srážek, příspěvků atd., pracovněprávní vztahy, včetně postupů při řešení stížností, pomoc při přihlášení, práci s počítačem a webovými stránkami, měření hodnocení rizik a jejich zmírňování, zakládání bankovních účtů dceřiných společností, plánování a poskytování zdravotnických služeb, včetně testování užívání drog, zpracování náhrad pro zaměstnance nebo podobných zdravotních a bezpečnostních programů, osobní bezpečnost, včetně kontroly přístupu a zabezpečení počítačových a jiných systémů, vypracování hlášení a statistické analýzy, související osobní transakce, vypracování hlášení dle zákonů a nařízení a dalších požadavků, včetně podávání zpráv a administrace ohledně pracovního prostředí a ochrany zdraví a bezpečnosti na pracovišti, víza, licence a další povolení související s prací, dovozní a vývozní kontroly, interní a externí vyšetřování, včetně kontroly obchodní praxe, monitorování internetu, intranetu, u a další elektronické komunikace, uplatňování zákonů a dalších dotazů vládních orgánů, obchodní plány včetně provádění fúzí, akvizic a rozdělení a registrace/zapsání informací o jednateli a členech představenstva u různých vládních orgánů. K použitím osobních údajů prodejce nebo zákazníka mohou patřit: marketing produktů, školení, zpracování záručních a pojistných nároků, pomoc při přihlášení, práci s počítačem účetnictví, správa a vypracování hlášení o dodavatelské síti, fakturace a platby, zákaznický servis a pomoc s produktem, měření hodnocení rizik a jejich zmírňování. { DOC;1 }COI v1-3 -

4 a webovými stránkami, VOLBA Společnost RPM se vynasnaží poskytnout jednotlivcům možnost volby (zrušení), zda mohou být jejich osobní údaje zaměstnance, prodejce nebo zákazníka (a) poskytnuty nezávislé třetí osobě jiné než zástupci nebo (b) použity pro jiné účely než ty, pro něž byly původně shromážděny či pro které byl později poskytnut souhlas. Společnost RPM je oprávněna příležitostně informovat zaměstnance, prodejce a zákazníky o nabídkách dostupných od vybraných nezávislých třetích osob, které nejsou zástupci, společnost RPM se nicméně vynasnaží zajistit, aby nebyly osobní údaje zaměstnanců, prodejců a zákazníky předávány takovým osobám bez souhlasu zaměstnance. V případě citlivých osobních údajů se společnost RPM vynasnaží poskytnout jednotlivcům příležitost souhlasně a výslovně poskytnout souhlas (rozhodnout se pro) před (a) poskytnutím informací nezávislé třetí osobě jiné než zástupci nebo (b) použitím pro jiné účely než ty, pro něž byly původně shromážděny či pro které byl později poskytnut souhlas. Jednotlivci, kteří se rozhodnou pro poskytnutí souhlasu, budou informováni o procesu, který bude na základě uplatnění práva volby následovat. INTEGRITA DAT Společnost RPM bude využívat osobní údaje zaměstnanců, prodejců a zákazníků pouze způsoby odpovídajícími účelům, pro které byly shromážděny nebo pro které byl následně získán souhlas. Společnost RPM podnikne přiměřené kroky na zajištění, aby byly osobní údaje relevantní pro jejich zamýšlené použití, aby byly přesné, úplné a aktuální. PŘEVODY NA ZÁSTUPCE Společnost RPM se vynasnaží získat od svých zástupců ujištění, že osobní údaje zaměstnanců, prodejců a zákazníků budou chránit v souladu s tímto prohlášením. Pokud se společnost RPM dozví, že zástupce osobní údaje zaměstnanců, prodejců nebo zákazníků používá nebo poskytuje způsobem v rozporu s tímto prohlášením, vynasnaží se společnost RPM podniknout přiměřené kroky, aby zabránila nebo zastavila takové používání nebo poskytování. PŘÍSTUP A OPRAVY Na požádání poskytne společnost RPM jednotlivcům přiměřený přístup k jejich osobním údajům zaměstnanců, prodejců nebo zákazníků. Společnost RPM navíc přijme rozumné kroky, které jednotlivcům umožní opravit, doplnit nebo odstranit informace, které se ukážou jako nepřesné nebo neúplné. { DOC;1 }COI v1-4 -

5 BEZPEČNOST Společnost RPM vynaloží maximální úsilí, aby zajistila bezpečnost a integritu osobních údajů zaměstnanců, prodejců a zákazníků bez ohledu na to, zda je poskytnou zaměstnanci, vytvoří je společnost RPM a její provozní společnosti, nebo budou jinak poskytnuty zástupcům či třetím osobám. Společnost RPM přijme přiměřená opatření na ochranu osobních údajů v jejím držení před ztrátou, zneužitím a neoprávněným přístupem, poskytnutím, pozměněním či zničením. Osobní údaje zaměstnanců jsou v rámci společnosti RPM poskytovány pouze těm osobám, které je potřebují z obchodních důvodů znát. UPLATŇOVÁNÍ Společnost RPM se snaží zajistit realizaci zajišťovacích kontrol ve formě pravidelných auditů nebo průzkumů v oblasti lidských zdrojů, nákupu a vedoucích zákaznických služeb a ostatních osob, které spravují osobní údaje zaměstnanců, prodejců nebo zákazníků. Toto slouží pro ověření dodržování tohoto prohlášení a na podporu každoroční certifikace souladu s programem Safe Harbor Ministerstva obchodu USA. Na každého zaměstnance, který se dopustí porušení tohoto prohlášení, se vztahují disciplinární kroky, až to až po ukončení pracovního poměru (včetně). KONTAKTNÍ ÚDAJE A ŘEŠENÍ SPORŮ Veškeré otázky nebo obavy týkající se tohoto prohlášení a jeho aplikace je třeba zasílat hlavnímu právníkovi společnosti RPM na níže uvedenou adresu. Společnost RPM prošetří a pokusí se vyřešit otázky, stížnosti a spory v souladu s principy obsaženými v tomto prohlášení. V případě stížností, které společnost RPM nedokáže vyřešit, bude společnost RPM na řešení sporů spolupracovat s evropskými orgány pro ochranu údajů. Společnost RPM bude dodržovat konkrétní kroky nařízené orgány pro ochranu údajů v rámci principů programu Safe Harbor. Otázky nebo komentáře ohledně tohoto prohlášení lze zasílat hlavnímu právníkovi společnosti RPM, Edwardu W. Moorovi, běžnou poštou nebo em na následující adresy: RPM International Inc. k rukám: Edwarda W. Moora, hlavního právníka 2628 Pearl Road, P.O. Box 777 Medina, Ohio emoore@rpminc.com ZMĚNY TOHOTO PROHLÁŠENÍ Toto prohlášení může být případně změněno tak, aby odpovídalo principům programu Safe Harbor. Ohledně takových změn bude vydáno odpovídající veřejné oznámení. { DOC;1 }COI v1-5 -