VYSOKÉ UČENÍ TECHNICKÉ V BRNĚ MOŽNOSI VYUŽITÍ EKONOMICKÉHO INFORMAČNÍHO SYSTÉMU VE SPOLEČNOSTI R.S. AQUATECH CZ, S. R. O.

Transkript

1 VYSOKÉ UČENÍ TECHNICKÉ V BRNĚ BRNO UNIVERSITY OF TECHNOLOGY FAKULTA PODNIKATELSKÁ Ústav managementu FACULTY OF BUSINESS AND MANAGEMENT INSTITUTE OF MANAGEMENT MOŽNOSI VYUŽITÍ EKONOMICKÉHO INFORMAČNÍHO SYSTÉMU VE SPOLEČNOSTI R.S. AQUATECH CZ, S. R. O. POSSIBILITIES OF THE ECONOMIC INFORMATION SYSTEM IN R.S. AQUATECH CZ, S. R. O. BAKALÁŘSKÁ PRÁCE BACHELOR S THESIS AUTOR PRÁCE AUTHOR VEDOUCÍ PRÁCE SUPERVISOR Marek Dmytryszyn Ing. Marie Jakubcová, Ph.D. BRNO

2 2

3 3

4 Abstrakt Tato bakalářská práce se zabývá analýzou a návrhem změn způsobu vedení účetnictví v podniku. Popisuje základní teoretické poznatky o účetnictví a informačních systémech. Analyzuje aktuální stav v podniku R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. a v návrhové části je práce zaměřena na možnost zavedení ekonomického informačního systému. Abstract This bachelor thesis deals with the analysis and design changes in the way of bookkeeping in company. Describes the basic theoretical knowledge of accounting and information systems. It analyzes the current situation in the company R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. and design part of thesis is focused on the possibility of implementation economic information system. Klíčová slova Účetnictví, informační systém, ekonomický informační systém, zavedení. Key words Accounting, information system, economic information system, implementation. 4

5 Bibliografická citace DMYTRYSZYN, M. Možnosti využití ekonomického informačního systému v R.S. AQUATECH CZ, s. r. o.. Brno: Vysoké učení technické v Brně, Fakulta podnikatelská, s. Vedoucí bakalářské práce Ing. Marie Jakubcová, Ph.D.. 5

6 Čestné prohlášení Prohlašuji, že předložená bakalářská práce je původní a zpracoval jsem ji samostatně. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná, že jsem v práci neporušil autorská práva (ve smyslu Zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským). V Brně dne 31. května Marek Dmytryszyn 6

7 Poděkování Tímto bych chtěl poděkovat vedoucí mé bakalářské práce Ing. Marii Jakubcové, Ph.D. za odborné vedení a cenné rady, které mi poskytla při zpracování mé práce. Dále děkuji společnosti R.S. AQUATECH CZ, s. r. o., která mi poskytla informace a materiály důležité pro zpracování této práce. 7

8 Obsah Úvod Cíle práce Teoretická východiska práce Účetnictví Legislativní úprava účetnictví v České republice Historie účetnictví Podstata a význam účetnictví Vymezení účetních jednotek a základní povinnosti při vedení účetnictví Rozsah vedení účetnictví Účetní knihy Účetní záznamy a doklady Úschova účetních písemností Podnikové informační systémy Data a informace Systém Podstata informačních systémů Životní cyklus informačních systémů Systém krabicový nebo na zakázku Metody a techniky hodnocení informačních systémů Formy pracovněprávních vztahů Pracovní poměr Dohoda o provedení práce Dohoda o pracovní činnosti

9 3 Analytická část Představení společnosti Právní forma Předmět podnikání Produkty Služby Obchodní situace Zaměstnanci Aktuální účetní informační systém Vedení účetnictví externí firmou Tvorba dokladů Tvorba kopií a zálohování Vyžadování informací Řešení vzniklých problémů Dovoz dokladů a náklady na jejich dopravu Celkové náklady na vedení účetnictví Požadované funkční vlastnosti potencionálního IS SWOT analýza Návrh na zavedení ekonomického IS Možnosti řešení ekonomického informačního systému Vhodné ekonomické informační systémy Money S Varianty kompletů Ceník Podpora a aktualizace Školení

10 4.4 POHODA Varianty systému Ceník Podpora a aktualizace Školení ABRA G Moduly systému Ceník Podpora a aktualizace Školení Porovnání ekonomických informačních systémů Money S3 Premium POHODA 2013 Premium ABRA G Ekonomické porovnání dle metody TCO Výběr vhodného pracovněprávního vztahu nového zaměstnance Výhody interního způsobu vedení účetnictví Porovnání způsobů vedení účetnictví Návrh na zavedení a realizace Závěr Seznam literatury Seznam obrázků Seznam tabulek Seznam zkratek Seznam příloh

11 Úvod Vstoupili jsme do věku informací. Každý den se na nás ze všech stran valí nepřeberné množství dat, kterými jsme přehlceni a jen těžko se v nich orientujeme. Tato skutečnost vedla k vytvoření informačních systémů, které nám pomáhají informace zpracovávat, třídit a efektivně využívat. Jedním typem informačních systémů jsou účetní a ekonomické systémy. Jejich vznik umožnil účetním oprostit se od práce se stohy listů, dokladů a faktur, přičemž je tento pokrok posadil před počítače, kde bylo účetnictví zpracováno přehledně a efektivně. Díky tomuto přelomu ve zpracování dat nutných pro vedení účetnictví, vznikla spousta firem, jejichž podnikatelským záměrem je vedení účetnictví ostatním podnikům či živnostníkům. Většina malých, nově založených, podniků a živnostníků využívá služeb těchto firem a to z důvodů velkých nákladu na pořízení vlastního účetního a ekonomického systému a zaměstnání účetní. Ovšem s růstem podniku se objevuje snaha vést si účetnictví vlastní činností a tím mít veškerá data, doklady a dokumenty pod kontrolou a při ruce. Jedním z takových podniků, který má v plánu přejít na interní způsob vedení účetnictví je R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. a právě touto problematikou se zabývá tato bakalářská práce. 11

12 1 Cíle práce Cílem bakalářské práce je posoudit a komparovat možnosti vedení účetnictví společnosti R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. a na základě zjištěných skutečností navrhnout pro společnost tu výhodnější možnost a identifikovat její přínosy. Akcent práce je zaměřen na ekonomické informační systémy. 12

13 2 Teoretická východiska práce Tato kapitola poskytuje teoretický základ potřebný k pochopení problematiky, kterou se bakalářská práce zabývá. V této části je tedy prostor věnován účetnictví, podnikovým informačním systémům a formám pracovněprávních vztahů. Informace potřebné k vytvoření této kapitoly jsou čerpány z odborné literatury a důvěryhodných webových stránek. 2.1 Účetnictví Účetnictví je po několik století zdokonalovaný nástroj řízení, který tvoří systém s jednoduchou a pochopitelnou logikou. V dnešní době neslouží jen jako nástroj evidence, ale je nástrojem ekonomické kontroly a řízení podniku. Jeho účelem je sledovat stav a pohyb hospodářských prostředků a zjišťovat výsledek hospodaření. (Brada, 2007) Účetnictví podnikatelských subjektů v České republice je upraveno zákonem o účetnictví a v některých hlediscích také obchodním zákoníkem. Na tyto dva základní kameny pak navazuje několik dalších zákonů a norem. (Ryneš, 2012) Legislativní úprava účetnictví v České republice Ryneš (2012, s. 11) popisuje legislativní úpravu účetnictví takto "Účetnictví podnikatelských subjektů v České republice je upraveno soustavou předpisů na úrovni zákonů a norem, které navazují na jiné věcně právní předpisy a zákony. Tyto normy ve svém komplexu vytvářejí účetní systém. Základním kamenem účetního systému České republiky je zákon o účetnictví a v některých aspektech také obchodní zákoník. Dále na tyto dva základní pilíře navazuje celá řada dalších zákonů a norem, které jsou věcným základem pro účetnictví." Zákon o účetnictví Zákon č. 563/1991 Sb., tedy zákon o účetnictví je základním předpisem upravující podvojné účetnictví podnikatelů na území České republiky. 13

14 Stručný obsah zákona o účetnictví dle Ryneše (2012, s. 12): a) "definuje účetní jednotky (osoby, které podléhají zákonu o účetnictví) a soustavu podvojného účetnictví, b) definuje předmět účetnictví a účetní období, c) stanoví základní povinnosti při vedení účetnictví a při používání účetních metod (oceňování, odpisování apod.) včetně pokut za nedodržování povinností stanovených zákonem o účetnictví, d) definuje účetní knihy a jejich otevírání a uzavírání, účetní doklady, směrnou účtovou osnovu a rozvrh, archivaci účetních záznamů, inventarizace, e) definuje účetní závěrku (individuální i konsolidovanou) a stanoví základní požadavky na její obsah a prezentaci včetně výroční zprávy a povinnosti auditu účetní závěrky, f) stanoví pravidla pro oceňování jak v průběhu účetního období, tak i k rozvahovému dni, g) upravuje způsob vydávání další účetní metodiky, např. vydávání prováděcích vyhlášek k zákonu o účetnictví, vydávání Českých účetních standardů nebo používání mezinárodních účetních standardů." Prováděcí vyhláška k podvojnému účetnictví pro podnikatele Některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví jsou prováděny vyhláškou Ministerstva financí č. 500/2002 Sb. Dle Ryneše (2012, s. 14) tato vyhláška upravuje zejména: a) "rozsah a jednotlivé části individuální i konsolidované účetní závěrky pro podnikatele, b) obsahové vymezení položek individuálních účetních závěrek a formát jednotlivých účetních výkazů (rozvaha a výkaz zisků a ztrát), c) uspořádání a označování položek individuální i konsolidované účetní závěrky, d) směrnou účtovou osnovu, e) účetní metody a jejich použití včetně konsolidačních metod." 14

15 České účetní standardy K zajištění souladu při používání účetních metod, vydalo Ministerstvo financí České účetní standardy. Tyto standardy popisují účetní metody a postupy účtování. Jejich obsah nesmí být v rozporu se zákonem o účetnictví či jinými právními předpisy. O vydání účetních standardů se informuje skrze Finanční zpravodaj a ministerstvo vede registr vydaných standardů. (Ryneš, 2012) Obchodní zákoník a zákon o přeměnách Dalším základním kamenem upravující účetnictví na území České republiky je obchodní zákoník. Tento zákoník upravuje mnohé oblasti účetnictví a při studiu účetního práva je potřeba brát na něj zřetel. Část zákoníku věnující se pouze účetnictví podnikatelů tvoří Hlava IV. (Ryneš, 2012) Historie účetnictví Přesné datum vzniku účetnictví není známo, ovšem poprvé bylo písemně popsáno v knize italského mnicha Luca Pacioliho a to roku Předpokládá se však, že se účetnictví na území italských městských států využívalo a vyvíjelo již dvě století před zmíněným rokem. (Skálová, 2012) Původní cíle a funkce účetnictví: 1) Mezi dva hlavní důvody vedoucí ke vzniku účetnictví, byly bezpochyby rozšíření a podpora paměti obchodníka. 2) Dále poskytovalo spolehlivé informace o podnikatelské zdatnosti a výdělečných schopnostech podniku. 3) A také při rozhodování a řízení podniku bylo účetnictví velmi užitečné. Na základě zaznamenaných údajů z minulosti se obchodník rozhodoval o budoucích obchodech a investicích. (Skálová, 2012) Účetnictví tedy vzniklo z praktické potřeby obchodníků a řemeslníku. Bylo využíváno jako nástroj ke zjištění informací o průběhu hospodaření majitele podniku a jeho prvotní zaměření bylo čistě pro potřeby obchodníků a řemeslníků. Postupně však docházelo k situacím, kdy měli zájem o informace z účetnictví i jiné subjekty, například soud při vedení sporů. Zejména pak při uznávání a ochraně práv věřitele před dlužníkem a dlužníka před věřitelem. (Skálová, 2012) 15

16 V současné době účetnictví plní tyto funkce: 1) Poskytuje informace o hospodaření firmy Informuje, zda firma hospodaří se ziskem či ztrátou. 2) Může sloužit jako důkazní prostředek při vedení sporů Používá se u sporů vyplívajících ze vztahů mezi věřitelem a dlužníkem. 3) Poskytuje informace pro rozhodování a řízení podniku Pomáhá o rozhodování o budoucích investicích, obchodech, rozšíření nebo naopak likvidaci podniku. 4) Zjištění informací pro účely daňové Důležité pro stanovení základu daně a tím i daňové povinnosti podniku. 5) Údaje v účetnictví umožňují kontrolu stavu majetku a hospodaření s ním Tato funkce je charakteristická pro akciové společnosti, kdy se odborné vedení společnosti (profesionální tým odborníků) odděluje od akcionářů, tedy vlastníků společnosti. Díky této funkci si vlastníci kontrolují, jak vedení firmy spravuje a zhodnocuje jejich majetek. (Štohl, 2006) Podstata a význam účetnictví Podstatou účetnictví je písemné zaznamenávání informací o hospodářských jevech podniku v peněžních jednotkách. Štohl (2006, s. 3) k tomu dodává "Účetnictví svými písemnými záznamy rozšiřuje paměť podnikatele, neboť není možné, aby při velkém rozsahu činnosti si všechny informace pamatoval. V účetnictví se eviduje například nákup materiálu, zboží, strojů, prodej výrobků, služeb, vznik pohledávek a závazků vůči obchodním partnerům, zaměstnancům, finančním orgánům, peněžním ústavům apod.". Účetnictví musí poskytovat informace o: a) stavu a pohybu majetku a závazků Díky tomu má podnikatel přehled o stavu např. peněžních prostředků, tedy ví, komu dluží, nebo naopak kdo dluží jemu. b) nákladech, výnosech a zjištění výsledku hospodaření Je potřeba znát výší vložených prostředků do podnikání a také dosažených výsledků. Na základě toho se podnikatel rozhoduje, zda se mu podnikatelská činnost vyplatí a bude ji nadále provozovat. (Štohl, 2006) 16

17 Tyto informace jsou účetní jednotkou vnášeny do účetnictví tzv. podvojnými zápisy a to v období, s nímž časově a věcně souvisí. Toto období se označuje jako účetní období, kterým je nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců. Může jím být kalendářní rok nebo rok hospodářský. Rok hospodářský na rozdíl od kalendářního roku začíná pouze prvním dnem jiného měsíce, než je leden. (Zákon o účetnictví, 2013) Vymezení účetních jednotek a základní povinnosti při vedení účetnictví Účetní jednotka, kterou se může stát fyzická či právnická osoba, má povinnost řídit se zákonem o účetnictví a účtovat podvojnými zápisy o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví. Povinnosti vedení účetnictví tedy platí pro účetní jednotky vymezené v 1 zákona o účetnictví, mezi které patří i právnické osoby, které mají sídlo na území České republiky. (Zákon o účetnictví, 2013) Účetní jednotky mají povinnost vést účetnictví: Správně Toho je docíleno, pokud je účetnictví vedeno v souladu se základními předpisy upravující účetnictví (zákon o účetnictví, České účetní standardy a další předpisy upravující účetnictví přímo či nepřímo). (Ryneš, 2012) Úplně a přehledně Tato povinnost je splněna, jestliže účetní jednotka zaúčtovala v účetním období veškeré účetní případy, které s ním věcně a časově souvisí. Dále pak musí sestavit účetní závěrku (případně i konsolidovanou), vyhotovit výroční zprávu včetně všech vyžadovaných zveřejnění. Tyto skutečnosti musí být schopna doložit na základě účetních záznamů, které jsou přehledně uspořádané. (Müllerová, 2009) Průkazně Účetnictví je vedeno průkazně, jestliže účetní jednotka provedla inventarizaci a účtování je doloženo průkaznými účetními záznamy (doklady). (Ryneš, 2012) Srozumitelně Podmínky srozumitelnosti jsou splněny, jakmile lze spolehlivě určit obsah účetního případu, který byl předmětem účetního záznamu vzniklého na základě průkazného 17

18 účetního dokladu, dále musí být zabezpečena průkazná vazba mezi účetním dokladem a účetním záznamem. Jestliže dojde k seskupování účetních záznamů, je třeba mít možnost jednoznačně určit vazbu mezi danou částí účetního dokladu a provedeným účetním záznamem. (Müllerová, 2009) Trvale Schopnost účetní jednotky ukládat a archivovat účetní záznamy v zákonem předepsaných lhůtách a dále zajištění této schopnosti i do budoucna. (Ryneš, 2012) Rozsah vedení účetnictví Účetní jednotky mohou vést účetnictví v plném nebo ve zjednodušeném rozsahu. Plný rozsah vedení účetnictví Účetní jednotky vedou účetnictví v plném rozsahu, pokud jim zákon o účetnictví či jiný právní předpis, upravující jejich činnost, neumožní vést účetnictví v rozsahu zjednodušeném. Tyto jednotky jsou povinny respektovat všechna ustanovení zákona o účetnictví a navazujících právních předpisů. Účetní jednotky emitující cenné papíry registrované na veřejném trhu v rámci EU účtují a sestavují účetní závěrku v souladu s Mezinárodními standardy účetního výkaznictví a neřídí se tedy ustanoveními zákona o účetnictví a navazujících právních předpisů, které se týkají účtování a sestavování účetní závěrky. (Müllerová, 2009) Zjednodušený rozsah vedení účetnictví Tento způsob mohou využívat z právnických osob a zahraničních osob podnikajících na území České republiky pouze: občanská sdružení, obecně prospěšné společnosti, církevní právnické osoby, honební společenstva, nadační fondy, společenství vlastníků jednotek, bytová družstva, nemající povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem a družstva, která jsou založena výhradně za účelem zajišťovaní hospodářských, sociálních anebo jiných potřeb svých členů, příspěvkové organizace, u nichž o tom rozhodne jejich zřizovatel, ostatní účetní jednotky stanovené zákonem 18

19 Dále zjednodušené účetnictví mohou vést z fyzických osob ty, které nemají povinnost ověření účetní závěrky auditorem. Účetní jednotky, kterým je dovoleno vést zjednodušené účetnictví, mohou vést i účetnictví v plném rozsahu, ovšem kombinace obou způsobů není možná. Přechody mezi těmito dvěma způsoby je třeba uskutečnit vždy pouze k prvnímu dni účetního období. (Müllerová, 2009) Ryneš (2012, s. 48) uvádí možnosti zjednodušení tohoto způsobu: a) "možnost sestavení účtového rozvrhu na úrovni účtových skupin, tzn. každá účtová skupina je zastoupena jedním účtem; teoreticky je tento postup možný, avšak při praktickém sestavování účtového rozvrhu bude tato možnost mít pouze minimální využití zejména v oblasti nákladových a výnosových účtů, b) možnost spojit účtování v deníku s účtováním v hlavní knize, c) nebudou účtovat o rezervách a opravných položkách s výjimkou rezerv a opravných položek podle zvláštního zákona, d) možnost nepoužití analytických účtů a podrozvahových účtů, e) nepoužití ustanovení o ocenění reálnou hodnotou či ocenění ekvivalencí." Účetní knihy Při vedení účetnictví v plném rozsahu jsou účetními jednotkami používány níže uvedené účetní knihy: a) Deník V něm jsou účetní zápisy uspořádány z hlediska časového, tedy chronologicky. Tímto deníkem se prokazuje zaúčtování všech účetních případů v daném účetním období. b) Hlavní kniha V této knize jsou účetní zápisy uspořádány podle jednotlivých účtů, tedy z hlediska věcného. Syntetické účty podle účtového rozvrhu, které zahrnuje tato kniha, musí obsahovat minimálně informace o počátečních zůstatcích účtů v den otevření hlavní knihy, souhrnné obraty strany MD a Dal účtů, alespoň za kalendářní měsíc a konečné zůstatky účtů ke dni sestavujícímu účetní závěrku. c) Knihy analytických účtů Zde se podrobně rozvádějí účetní zápisy z hlavní knihy. 19

20 d) Knihy podrozvahových účtů Zde se uvádějí účetní zápisy, které se neuvádějí v hlavní knize a knihách analytických účtů. (Ryneš, 2012) Účetní záznamy a doklady Dle 4 odst. 10 zákona o účetnictví se účetními záznamy rozumí data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení. Prostřednictvím těchto záznamů jsou tedy zachyceny veškeré informace spojené s pohybem a stavem aktiv, vlastního kapitálu, závazků, dále pak evidují náklady, výnosy a dosahování výsledku hospodaření. (Ryneš, 2012) Účetní záznamy mohou zaznamenávat jak nejzákladnější (elementární), tak sumarizované skutečnosti, které vycházejí z prvotních záznamů a tvoří souhrnný účetní záznam, který nese celkovou informaci. Souhrnnými účetními záznamy jsou zejména účetní doklady. (Ryneš, 2012) Účetní záznam jako základní prvek účetnictví musí splňovat podmínky dané zákonem, aby mohl záznam vystupovat v tomto smyslu, musí se jednat o průkazný účetní záznam: a) jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam má prokazovat, b) jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů, c) který se týká výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky a k němuž je připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné za obsah. (Ryneš, 2012) Účetní záznam může mít tři formy zaznamenání obsahu (informace) a to: a) listinnou formu (listiny), b) technickou formu (disky, CD-ROM, optické disky, diskety atd.), c) smíšenou formu (kombinace dvou předešlých). Listinnou formou se rozumí účetní záznam sepsaný vlastnoručně či psacím strojem na papíře, nebo záznam vytvořený tiskařskými, reprografickými technikami, anebo tiskovém výstupním zařízení výpočetní techniky, za předpokladu, že bude čitelný pro fyzickou osobu. Za technickou formu se považuje záznam provedený 20

21 elektronickým, optickým či jiným způsobem, který nespadá pod listinnou formu. Podmínkou této formy je možnost převedení záznamu do listinné formy. (Ryneš, 2012) Účetní doklad, jakožto základní kámen průkaznosti celého účetnictví a jeho výstupů, musí splňovat podmínky průkaznosti stejně jako účetní záznam, současně však musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníků, c) peněžní částku, nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádřené množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, f) podpisový záznam osoby zodpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. (Ryneš, 2012) Úschova účetních písemností 31 zákona o účetnictví stanovuje povinnosti při úschově účetních záznamů. Každá kategorie účetních záznamů má dle své důležitosti stanovenu lhůtu archivace. Zákon o účetnictví tedy ukládá účetním jednotkám uschovávat dokumenty jako: a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, c) účetní záznamy, kterými se dokládá forma vedení účetnictví (technická, listinná či smíšená), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. (Ryneš, 2012) Účetnictví lze považovat jako celek a to dle 4 (14) zákona o účetnictví za informační systém. 21

22 2.2 Podnikové informační systémy Již z názvu této bakalářské práce je patrné, že se bude zabývat informačními systémy (IS), které se, jak je výše uvedeno a mimo jiné, využívají k vedení účetnictví, což je podstatné pro tuto práci. Je tedy nezbytné si v této části vysvětlit základní pojmy vztahující se k IS. Dále pak se tato kapitola věnuje samotné podstatě informačních systému a jejich životnímu cyklu Data a informace V dnešní době se lze setkat s nepřeberným množstvím interpretací pojmu informace, ovšem v nejobecnějším slova smyslu se informací chápe údaj o reálném prostředí, o jeho stavu a procesech v něm probíhajících (Bébr, Doucek, 2005). V užším ekonomickém pojetí lze sledovat tyto výklady informace: a) ve všeobecném významu se chápe jako zpráva, sdělení, b) distribuované působení na společnost a její jedince masmédia (rozhlas, TV, tisk, reklama aj.) c) v obecném kybernetickém významu se jedná o řízení a sdělování v živých organismech, strojích a to včetně ekonomických systémů. (Gála, Pour, Toman, 2006) Hlavním předmětem operací v informatice jsou data, slouží jako zdroj pro přípravu a zpracování informací. Tyto data mohou být různě organizovaná a strukturovaná. (Gála, Pour, Toman, 2006) Díky bohaté nabídce nejrůznějších definic a pro zachování možnosti pracovat s těmito termíny se většinou odborníci shodnou na tom, že údaj je formalizovaná charakteristika nějakého jevu či děje, data jsou údaje ve formě zpracovatelné informačními technologiemi a informace jsou funkčně a cílově interpretovaná data. (Bébr, Doucek, 2005) Systém Obecně se systém chápe jako komplex prvků nacházejících se ve vzájemné interakci, který je charakterizován cílovým chováním. (Gála, Pour, Toman, 2006) 22

23 Pojem systém popisují Bébr a Doucek (2005, s. 45) těmito slovy: "Systém je účelově definovaná množina prvků a vazeb mezi nimi. Je důležité si uvědomit, že jako systém vymezujeme určitou část reality (nebo část naší představy o současné či budoucí realitě nebo i část nějaké myšlenkové konstrukce)." Rozsah systému je pak Bébrem a Douckem (2005, s. 45) vysvětlen jako "část reality či fikce, kterou jsme se rozhodli zkoumat nebo řešit. Jakýkoliv systém může být částí (subsystémem) šíře vymezeného systému, kterýkoliv prvek systému můžeme považovat při bližším zkoumání za systém. Tomu říkáme úroveň pohledu." Podstata informačních systémů Definice pojmu systém byla popsána výše, z této interpretace pak vycházejí Bébr a Doucek (2005, s. 45) kdy popisují informační systém jako systém, jehož: "vazby mezi prvky systému a vazby s okolím (vstupy a výstupy systému) se realizují předáváním dat a informací". Pod touto definicí si většina populace představí řadu počítačů spojených nekonečnými kabely, chrlící informace na uživatele. Ovšem do informačních systémů jsou zařazeny i noviny, televizní informace, divadlo, knihovnu aj., v tomto ohledu však panuje obecný názor, že informace z těchto zdrojů bývají většinou zmanipulované či zkreslené, kdežto informace z počítačových informačních systémů jsou pravdivé a nezmanipulované, vždyť počítače jsou matematické stroje a nedělají chyby. Jenže opomíjí se fakt, že informace z těchto systémů se vytvářejí z dat, které dodává lidský svět a navíc i samotné počítače jsou programovány a řízeny lidmi. Z toho vyplývá, že pokud jsou to lidé solidní, čestní a řádní, je systém dobrý a užitečný. Bohužel ne vždy tomu tak bývá. (Bébr, Doucek, 2005) K tomuto problému se Bébr s Douckem (2005, s. 44) staví takto: "Pokud je informační systém dobře vymyšlen a pokud je svěřen do dobrých rukou, stává se vynikající pomůckou při různých (i velmi náročných) činnostech. Jde o to, aby byl opravdu jen pomůckou a nestal se božstvem, kterému se přinášejí oběti, a které bezohledně vládne uživatelům i okolí." Informační systémy se využívají v podnicích, úřadech, institucích a organizacích. Tyto systémy jsou tzv. interní (podnikové), pokud jsou realizovaný prostřednictví internetu, 23

24 nazývají se Intranet. Typickým znakem interních systému je produkce informací pouze pro potřebu podniku. Součástí tohoto systému je manažerský informační systém, který slouží k podpoře řízení a správy podniku na jeho různých úrovních. (Bébr, Doucek, 2012) Obrázek č. 1: Vymezení interního informačního systému (Upraveno dle: Bébr, Doucek, s. 58) Existují i tzv. veřejné informační systémy, které jsou zdrojem externích informací pro interní systémy. Typickým znakem je produkce informací pro potřebu jiných subjektů, slouží tedy právnickým nebo i fyzickým osobám. Systém není určen pouze pro jeden určitý podnik. (Bébr, Doucek, 2012) 24

25 Obrázek č. 2: Vymezení veřejného informačního systému (Upraveno dle: Bébr, Doucek, s. 50) Životní cyklus informačních systémů Myslet si, že zavedením nového informačního systému bylo vykonáno vše podstatné, by bylo velice nerozumné. Podnikové IS mají z obecnějšího pohledu svůj určitý životní cyklus, který lze z hlediska podniku rozčlenit do následujících čtyř základních fází (Basl, Blažíček, 2008).: Výběr IS nalezení systému odpovídající požadavkům podniku Implementace IS samotné zavedení systému, nastavení, školení personálu Provoz IS udržování chodu systému a odstraňování vzniklých chyb Inovace IS analýza potřeb pro změny IS, upgrade systému či přechod na jiný Každá z těchto etap má svůj definovatelný začátek a konec. V některých situacích mohou mít na tyto milníky dodavatel a uživatel odlišný názor. Největším důvodem rozdílnosti názoru je skutečnost, že ve většině případů je ukončení jedné etapy a začátek druhé spojen s fakturováním a platbou za provedené služby. (Basl, Blažíček, 2008) 25

26 2.2.5 Systém krabicový nebo na zakázku Podnik si při pořizování programového vybavení IS může vybrat mezi dvěma způsoby řešení. Jedním z nich je tzv. krabicový software. Toto řešení pokrývá potřeby mnoha různých uživatelů, je poměrně rychlé a levné. Do jisté míry umožňuje customizace, respektive úpravy do uživatelem požadované podoby (barvy, klávesové zkratky, pracovní postupy, předpisy a normy apod.) Zdá se to jako výborné řešení, avšak neexistuje na světě software, který by vyhovoval všem lidem, a jak už to bývá, někteří si žádají větší změny a přizpůsobení systému podle svých potřeb. Avšak i pro tyto náročné uživatele existuje řešení a to je tzv. software na zakázku. Tento způsob je ovšem velice nákladný a zdlouhavý. Využívá se tedy, pokud na trhu není žádné vhodné krabicové řešení. Jsou to na příklad některé veřejné systémy státní správy. Jako další nevýhodu, lze také vnímat závislost na dodavateli, jelikož může nastat situace, kdy podnik bude potřebovat nějaké úpravy systému a dodavatel již nebude k dispozici (zbankrotuje), v tomto případě by bylo nutné naprogramovat vše znovu, což znamená další náklady. Dále se musí vzít v potaz, že při tvorbě systému na zakázku dochází k úzké spolupráci mezi dodavatelem a zákazníkem, který mnohdy musí odhalit své důvěrné a citlivé informace o činnostech k zajištění bezproblémovému chodu systému, což nemusí všem vyhovovat. (Bébr, Doucek, 2005) Obecně platí, že u interních systémů se často používá krabicový software, naopak u systémů veřejných pak většinou software na zakázku. Toto tvrzení je však velmi zjednodušující a nemůže být bráno jako dogma. (Bébr, Doucek, 2005) Metody a techniky hodnocení informačních systémů Existuje několik metod a technik jak měřit efektivnost informačních systémů v podnicích. Výzkum provedený v roce 2006 mezi dodavateli podnikových IS na českém trhu poukázal na oblíbenost následujících metod (Basl, Blažíček, 2008): TCO Total Cost of Ownership (celkové náklady vlastnictví), tato metoda se soustřeďuje na vyhodnocení nákladů skrze ceny a technické parametry, často ale bez ohledu na obchodní procesy podniku. Metoda může být přínosná při kontrole a plánování výdajů za IT. 26

27 ROI Return on Investment (návratnost investice), metoda která měří příjmy v porovnání s náklady potřebnými k jejich dosažení. V případě ICT projektů je někdy obtížné přesně ocenit a definovat všechny náklady a přínosy. BSC Balanced Scorecard, oblíbená a osvědčená metoda, která je postavena na přímém propojení obchodní strategie a následného finančního přínosu. Spojuje čtyři oblasti: finance, spokojenost zákazníka, stav interních procesů, schopnost provádět inovace. EVA Economic Value Added (ekonomická přidaná hodnota), účinná metoda k vyhodnocení dopadů IT na obecné úrovni tzv. top level pohled. Výzkum poukázal na oblíbenost metod TCO a ROI, tyto metody jsou užívány v 66 % případech hodnocení (TCO 33 %, ROI 33 %) (Basl, Blažíček, 2008). 2.3 Formy pracovněprávních vztahů Vzhledem k tomu, že se tato bakalářská práce v analytické a návrhové části zabývá pracovněprávními vztahy, je vhodné si o nich něco v následujících řádcích také říci, byť tato problematika úzce nesouvisí s výše popsanými informačními systémy. Pracovněprávní vztahy jsou v České republice upraveny zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.). Existují tři formy a jednou z nich je klasický pracovní poměr, další dvě jsou tzv. zvláštní formy pracovněprávního vztahu a jedná se o dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti. Každá forma má svá specifika, která jsou níže popsána Pracovní poměr Pracovní poměr se zakládá pracovní smlouvou, která musí být písemně vyhotovena, mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem a vzniká dnem, který byl sjednán v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce. Od této smlouvy může zaměstnavatel odstoupit jen do té doby, než zaměstnanec nastoupí do práce. Důvodem odstoupení může být nenastoupení zaměstnance do práce ve sjednaný den. V pracovní smlouvě se může sjednat zkušební doba v trvání max. tří měsíců, přičemž v této době můžou pracovní poměr písemně zrušit obě strany a to i bez udání důvodů. Ze vzniku pracovního poměru 27

28 vyplývají povinnosti jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance, které jsou popsány v 38 zákoníku práce. (Zákoník práce, 2013) Pracovní smlouva musí obsahovat níže uvedené údaje jinak je neplatná: určení zaměstnavatele určení zaměstnance druh práce den nástupu do práce místo výkonu práce Ostatní informace jako údaje o mzdě a platu, údaje o týdenní pracovní době a jejím rozvržení, údaje o délce dovolené atd. nemusí být ve smlouvě uvedeny, ale do měsíce od vzniku pracovního poměru musí být doplněny. (Zákoník práce, 2013) Výpověď z pracovního poměru musí být písemná, přičemž zaměstnanec nemusí udávat důvody, naopak zaměstnavatel může dát zaměstnanci výpověď jen z důvodu výslovně stanoveného v 52 zákoníku práce. Zákoník práce definuje čtyři způsoby ukončení pracovního poměru: dohodou výpovědí okamžitým zrušením zrušením ve zkušební době Dále pracovní poměr končí uplynutím doby v případě poměru na dobu určitou nebo smrtí zaměstnance. Obecně je týdenní pracovní doba zákonem stanovena na 40 hodin. Délka jedné směny nesmí přesáhnout 12 hodin a pracovník mladší 18ti let nesmí pracovat více jak 8 hodin. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci nejdéle po šesti hodinách nepřetržité práce pracovní přestávku na jídlo a oddech nejméně v délce 30 minut, mladistvým po čtyřech a půl hodinách, ovšem tyto poskytnuté přestávky se nezapočítávají do pracovní doby. (Zákoník práce, 2013) 28

29 Práci přesčas může zaměstnavatel zaměstnanci nařídit jen z vážných provozních důvodů, a to i na dobu nepřetržitého odpočinku mezi dvěma směnami, avšak nařízená práce přesčas nesmí u zaměstnance činit více než 8 hodin v jednotlivých týdnech a 150 hodin v kalendářním roce. (Zákoník práce, 20133) Dohoda o provedení práce 75 zákoníku práce se staví k dohodě o provedení práci takto: " Rozsah práce, na který se dohoda o provedení práce uzavírá, nesmí být větší než 300 hodin v kalendářním roce. Do rozsahu práce se započítává také doba práce konaná zaměstnancem pro zaměstnavatele v témže kalendářním roce na základě jiné dohody o provedení práce. V dohodě o provedení práce musí být uvedena doba, na kterou se tato dohoda uzavírá." Dohoda o provedení práce musí být vyhotovena písemně a to ve dvou vyhotoveních. Vzhledem k tomu, že by zaměstnavatel měl upřednostňovat klasický pracovní poměr, tak je tento způsob vhodný pro brigádníky. Z odměny do ,- Kč včetně se nesráží zdravotní pojištění ani sociální zabezpečení. Sociální zabezpečení a zdravotní pojištění zaměstnavatel do této výše neplatí, tzn., že brigádník nemá nárok na nemocenskou. Tento pracovněprávní vztah zaniká provedením práce. (Zákoník práce, 2013) Dohoda o pracovní činnosti Dohoda o pracovní činnosti je v 76 zákoníku práce popsána takto: " (1) Dohodu o pracovní činnosti může zaměstnavatel s fyzickou osobou uzavřít, i když rozsah práce nebude přesahovat v témže kalendářním roce 300 hodin. (2) Na základě dohody o pracovní činnosti není možné vykonávat práci v rozsahu překračujícím v průměru polovinu stanovené týdenní pracovní doby. (3) Dodržování sjednaného a nejvýše přípustného rozsahu poloviny stanovené týdenní pracovní doby se posuzuje za celou dobu, na kterou byla dohoda o pracovní činnosti uzavřena, nejdéle však za období 52 týdnů. (4) V dohodě o pracovní činnosti musí být uvedeny sjednané práce, sjednaný rozsah pracovní doby a doba, na kterou se dohoda uzavírá. 29

30 (5) Není-li sjednán způsob zrušení dohody o pracovní činnosti, je možné ji zrušit dohodou smluvních stran ke sjednanému dni; jednostranně může být zrušena z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s 15denní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně. Okamžité zrušení dohody o pracovní činnosti může být však sjednáno jen pro případy, kdy je možné okamžitě zrušit pracovní poměr." I dohoda o pracovní činnosti musí být vyhotovena písemně a ve dvou vyhotoveních. Lze sjednat nárok na dovolenou. Odměna za dohodu o pracovní činnosti podléhá v plném rozsahu jak dani z příjmů, tak zdravotnímu pojištění i sociálnímu zabezpečení. Sociální zabezpečení a zdravotní pojištění platí zaměstnavatel, nárok na nemocenskou vzniká hned první den (Zákoník práce, 2013). 30

31 3 Analytická část Tato část bakalářské práce se věnuje představení společnosti R.S AQUATECH CZ, s. r. o., dále se zabývá analýzou aktuálního způsobu vedení účetnictví a v neposlední řadě SWOT analýzou zkoumaného podniku. 3.1 Představení společnosti Praktická část práce svoji pozornost soustřeďuje na společnost R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. založenou koncem roku Tato společnost se zaměřuje na prodej a montáž přístrojů na elektronickou úpravu vody. V roce 2001 se podnik dostal k významným průmyslovým zakázkám a zhruba polovina instalací byla provedena do rodinných domů a bytových domů. K přístrojům na úpravu vody dále společnost prodává doplňky technologicky nutné nebo dle přání zákazníka (filtry na mechanické nečistoty, odkalovače, vodoměry s konektorem na průtokoměr, příruby, varná kolena atd.). (R.S. AQUATECH CZ (Profil), 2013) V roce 2002 vstoupil R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. na trh s obaly. Začali prodávat paletové nástavce na EUR palety, kterých se v současné době prodá cca 100 tis. ks ročně. K tomu podnik přiřadil i obchod s dalšími obalovými materiály např. kartonové krabice, PVC, pytle a hadice, síťovina, různé fólie atd. (R.S. AQUATECH CZ (Profil), 2013) V roce 2003 se společnost začala prezentovat jako servisní společnost pro obalové hospodářství a snaží se zajišťovat kompletní služby pro daného zákazníka v oblasti balení jeho produktů. (R.S. AQUATECH CZ (Profil), 2013) K celkovému růstu společnosti a získávání nových zákazníků také přispělo v r získání certifikátu ISO , který vnesl do organizace společnosti významné změny. V roce 2004 podnik rozšířil činnost o kooperační spolupráci na výrobcích, které se balí do jimi vyráběných obalů, takže zajišťují např. třískové obrábění hliníkových či litinových částí. Dále společnost rozšířila obchod s paletovými nástavci o výkup, opravy a prodej použitých nástavců a EUR palet. (R.S. AQUATECH CZ (Profil), 2013) 31

32 V roce 2007 podnik založil novou divizi REWORK, která poskytuje na zakázku kontrolu, měření a drobné opravy výrobků. (R.S. AQUATECH CZ (Profil), 2013) Právní forma R.S. AQUATECH CZ s.r.o. je společností s ručením omezeným, tedy kapitálovou obchodní společnosti a právnickou osobou. V České republice je tato forma nejrozšířenější. Tato společnost byla založena dvěma společníky a vznikla zápisem do obchodního rejstříku dne Základní kapitál společnosti ve výši Kč je splacen v celé své výši Předmět podnikání Dle obchodního rejstříku společnost podniká v oblastech: vodoinstalatérství, topenářství truhlářství, podlahářství obráběčství výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona slévárenství, modelářství zprostředkování zaměstnání Produkty V této části je představen a stručně popsán prodávaný sortiment společnosti R.S. AQUATECH CZ. Nabízené produkty lze rozdělit do tří skupin: Paletové nástavce a palety Dřevěný program (dřevěná dlažba, plotové dílce) Úprava vody 32

33 Paletové nástavce Tento produkt je vhodný pro uskladnění a přepravu zboží na EURO paletách, díky jeho použití se zvětší úložná plocha palety. Dokáže plně nahradit plechové a plastové boxy, či papírové krabice. Paletový nástavec je složen se čtyř kusů smrkových bočnic, které jsou spojeny čtyřmi speciálními kovovými pozinkovanými panty. (R.S. AQUATECH CZ (Paletové nástavce a palety), 2013) EURO palety Je to velmi detailně normovaná dřevěná plochá paleta s plochou 0,96 m² a s mírami 1200x800x144 mm. Váha palety se pohybuje mezi 20 až 24 kg, záleží na vlhkosti dřeva. Je spojená 78 speciálními hřebíky. Přípustná nosnost této palety je 1500 kg. (R.S. AQUATECH CZ (Paletové nástavce a palety), 2013) Dřevěné dlažby Jedná se o velmi užívaný a známý stavební materiál, který má výborné tepelně izolační vlastnosti a výborně tlumí hluk. Dlažba je vyrobena z tvrdých dřevin a to z dubu nebo akátu, které dobře odolávají vlhkosti. Tento produkt je nabízen v různých tvarech (osmihran, šestihran, trojúhelník, kostka, mozaika). (R.S. AQUATECH CZ (Dlažby), 2013) Plotové dílce Tyto dílce jsou vyrobeny z šestihranných a osmihranných profilů v materiálu smrk, borovice nebo modřín. Jsou velmi zajímavé svou konstrukcí a nestandardním vzhledem. Použití masivních profilů zajišťuje jejich dlouho životnost. Je možná impregnace či nátěr lazurou. (R.S. AQUATECH CZ (Plotové dílce), 2013) Přístroje na úpravu vody Tyto přístroje slouží k fyzikální úpravě vody. Tato technologie se využívá v mnoha aplikacích ve velmi širokém rozsahu oborů, počínajíc ochranou před tvorbou nánosů na teplovýměných plochách výměníků tepla a kotlů, přes úpravu vody pro různé čistící zařízení, až po úpravu vody chladících okruhů. (R.S. AQUATECH CZ (Úprava vody), 2013) Ukázky produktů je možné vidět v příloze č

34 3.1.4 Služby Poskytované služby zajišťuje divize REWORK, která může nabídnout tyto práce (R.S. AQUATECH CZ (Služby), 2013): 100% vizuální kontrola - přebírání, třídění, značení, uložení - zabalení dle balicího předpisu Jednoduchá apretace Měření posuvným měřidlem Kontrola hloubkoměrem a úchylkoměrem Kontrola lupou (vyhodnocení porezity) Kontrola mikrotrhlin na obrobených plochách Měření rovnosti odlitku Kontrola kalibry - válečkové a závitové Strojní práce (ražení, zvrtávání, soustružení, frézování, závitování, apod.) Obchodní situace R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. není co se do velikosti nabízeného sortimentu či množstvím poskytovaných služeb týče žádným velikánem a proto na žádném trhu na kterém působí, nehraje prim. Ovšem svojí poctivou prací a zajímavými cenami si získala řadu klíčových zákazníků, mezi které patří: Kovolit, a. s. společnost datující svojí historii od roku 1921 disponuje třemi divizemi: slévárnou, kovárnou a nářaďovnou. V roce 2000 zde byla vybudována obrobna vybavená moderními CNC obráběcími centry. Quaprotek Manufacturing, k. s. mezinárodní společnost zabývající se výrobou hliníkových tlakových odlitků dodávaných do automobilového průmyslu. Fischer Automotive Systems, s. r. o. výroba dílů do automobilového průmyslu AGROSTROJ Pelhřimov, a. s. zabývající se výrobou zemědělských strojů Tito klíčoví zákazníci jsou pro menší podnik velice důležití, což se potvrdilo během ekonomické krize, kterou společnost R.S. AQUATECH CZ s.r.o. právě díky těmto 34

35 zákazníkům přežila bez úhony, ba naopak v této době dochází k rozrůstání divize REWORK, která je zákazníky využívána v hojné míře Zaměstnanci Společnost zaměstnává 26 zaměstnanců na hlavní pracovní poměr a dále 7 zaměstnanců na dohodu o provedení práce, ve většině případů se jedná o studenty. Počet osob zaměstnaných na dohodu o provedení práce během roku značně kolísá, což je způsobeno buď přebytkem, nebo naopak nedostatkem práce. Ze všech zaměstnanců, které R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. v současnosti zaměstnává, nemá nikdo dostatečné kvalifikace k vedení účetnictví a obsluze informačního systému. Proto v případě zavedení ekonomického informačního systému v tomto podniku, bude třeba najmout nového pracovníka s potřebnou kvalifikací. (Střelka, Rozsypal, 2013b) 3.2 Aktuální účetní informační systém Tato subkapitola je zaměřena na analýzu aktuálního účetního informačního systému ve zkoumaném podniku a kalkulací nákladů na vedení účetnictví Vedení účetnictví externí firmou V této chvíli R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. využívá služeb společnosti J & M, s. r. o., která se zabývá vedením účetnictví a účetním poradenstvím. Ceny, které si tato společnost účtuje za svoje služby na měsíc, jsou přehledně shrnuty v následující tabulce. (Střelka, Rozsypal, 2013c) Tabulka č. 1: Ceník společnosti J & M, s. r. o. Popis položky Zaúčtování dokladu Za zaměstnance (Vlastní zpracování) Cena 25 Kč 200 Kč 35

36 V níže uvedené tabulce je uvedeno průměrné měsíční množství faktur, vystavených a přijatých, řádků na bankovním účtu a počet zaměstnanců (včetně brigádníků). Tyto průměrné hodnoty vychází z dat za rok Dále tabulka obsahuje kalkulaci nákladů na měsíční vedení účetnictví u výše zmíněné účetní společnosti. (Střelka, Rozsypal, 2013c) Tabulka č. 2: Kalkulace průměrných měsíčních nákladů na vedení účetnictví Průměrné měsíční množství Cena za jednotku Cena celkem Faktura vystavená Kč Kč Faktura přijatá Kč Kč Řádek na b.ú Kč Kč Zaměstnanec Kč Kč CELKEM (Vlastní zpracování) Kč Z této tabulky vyplývá, že jeden měsíc vedení účetnictví externí firmou J & M, s. r. o. stojí společnost R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. průměrně Kč Tvorba dokladů Aktuálně společnost využívá k vystavování faktur a pracovních výkazů program Microsoft Office Excel 2007 od společnosti Microsoft Corporation. V tomto programu má firma přednastavenou šablonu faktury i pracovního výkazu, kterou poté podle potřeby upraví a vytiskne. (Střelka, Rozsypal, 2013c) Tvorba kopií a zálohování Společnost tvorbu kopií dokladů nevyžaduje, veškeré doklady se po zaúčtování účetní firmou vrací zpět do zkoumaného podniku. Tyto doklady obsahují podpisový záznam osoby odpovědné za jejich zaúčtování a interní číslo dokladu. Zálohování celého účetnictví je prováděnou elektronickou formou. Tuto zálohu vytváří účetní firma a to jednou týdně. Soubor obsahující zálohu účetnictví je předán na CD nebo flash disku jednateli společnosti, který ho uchovává na sídle firmy. (Střelka, Rozsypal, 2013c) 36

37 3.2.4 Vyžadování informací Jednatelé požadují po účetní firmě, aby jim jednou týdně zasílala výkaz zisku a ztráty a rozvahu. Na základě těchto dokumentů si jednatelé kontrolují, jestli plní roční finanční plán, který si stanovili. Tyto dokumenty jsou zasílány na jednatelů. (Střelka, Rozsypal, 2013c) Dále při každé návštěvě účetní firmy si jednatelé vyžádají informace o neuhrazených pohledávkách a závazcích, tyto informace jsou přehledně vytištěny na papíře. R.S. AQUATECH CZ si stanovil maximální částku neuhrazených pohledávek na Kč, jakmile je tato hranice překročena, má účetní firma povinnost okamžitě o této skutečnosti informovat. (Střelka, Rozsypal, 2013c) Po zaúčtování mezd účetní firma vystaví výplatní pásky, podklady pro zaplacení daně, zdravotního pojištění, sociálního zabezpečení a oznámení o platbě sociální správě a všem zdravotním pojišťovnám. Tyto dokumenty jsou jednatelům předány při nejbližší návštěvě. (Střelka, Rozsypal, 2013c) Řešení vzniklých problémů Minimálně jednou za týden je zjištěna nesrovnalost v dokladech. Při zjištění této skutečnosti je snaha vyřešit vzniklý problém telefonicky, ovšem v drtivé většině případů je potřeba osobní schůzky, jednatelé tedy musí přijet na sídlo účetní firmy. (Střelka, Rozsypal, 2013c) Dovoz dokladů a náklady na jejich dopravu V tomto objemu vytvořených dokladů jsou do účetní firmy dopravovány dvakrát týdně. I s neplánovanou návštěvou, která je zapříčiněna vzniklým problémem, musí jednatelé v průměru třikrát týdně navštívit účetní firmu. Vzdálenost mezi sídlem zkoumaného podniku a sídlem účetní firmy činí 13 km, cesta tam i zpět 26 km. Dle cestovních náhrad a vnitropodnikové směrnice společnosti náklady na 1 km činí 6 Kč. Při dvanácti návštěvách za měsíc jsou měsíční náklady na dopravu Kč Celkové náklady na vedení účetnictví Celkové náklady na vedení účetnictví činí Kč. Tato částka obsahuje náklady na vedení účetnictví u společnosti J & M, s. r. o. a náklady na dopravu. 37

38 3.3 Požadované funkční vlastnosti potencionálního IS Jestliže se jednatelé společnosti rozhodnou pro investování do vlastního ekonomického informačního systému a přestanou využívat služeb společnosti J & M, s. r. o.. Je nutné, aby zvolený informační systém co nejlépe odpovídal jejich požadavkům a přáním. Na základě osobní konzultace s oběma jednateli jsou níže sepsány požadavky na potencionální ekonomický informační systém. (Střelka, Rozsypal, 2013a) Požadavky: Renomovaný dodavatel zákazníky prověřený dodavatel s dobrým jménem a postavením na trhu. Kompatibilita s Windows 7 bezproblémová instalace a provoz ekonomického informačního systému na PC s operačním systémem Windows 7. Přehledné rozhraní uživatelsky přátelské prostředí ekonomického informačního systému a intuitivní ovládání. Technická podpora v případě vzniku problému s užíváním ekonomického informačního systému, možnost využití odborných rad od výrobce. Možnosti školení výrobcem vedené kurzy zaměřené na obsluhu ekonomického informačního systému. Legislativní aktualizace aktualizace systému dle aktuálně platných zákonů a předpisů. Moduly ekonomický informační systém musí obsahovat níže uvedené moduly. o Podvojné účetnictví o Majetek o Mzdy o Objednávky o Skladové hospodářství o Adresář o Fakturace o Finance (pokladna, banka, interní doklady) o Kniha jízd 38

39 3.4 SWOT analýza Tato analýza umožňuje identifikovat interní prostředí společnosti, tedy silné a slabé stránky (faktory působící v rámci podniku). Dále identifikuje faktory působící zvenčí do podniku a z podniku ven, tedy příležitosti a hrozby. SWOT analýza společnosti R.S. AQUATECH CZ, s. r. o. je přehledně shrnuta v následující tabulce. Tabulka č. 3: SWOT analýza společnosti SWOT analýza Silné stránky Slabé stránky Dobré jméno Silní obchodní partneři Dlouholetá zkušenost v oboru Flexibilita pracovních skupin Nedostačující motivace zaměstnanců Vysoká fluktuace Nízká odbornost zaměstnanců Závislost na účetní firmě Časté chyby v účetnictví Příležitosti Rozšíření sortimentu zboží a služeb Rozšíření zákaznické sítě Hrozby Vstup dalších konkurentů na trh Snížení poptávky ze stran zákazníků Zavedení ekonomické informačního systému (Vlastní zpracování) V slabých stránkách byla identifikována závislost na účetní firmě a časté chyby v účetnictví. Závislost na účetní firmě je evidentní, jelikož v současné době nemá zkoumaná společnost ekonomický informační systém a kvalifikovaného pracovníka, tudíž musí využívat služeb účetní společnosti. Tato skutečnost je spojena s náklady jak za služby poskytované účetní firmou, tak s náklady na dopravu. Chyby, které se minimálně jednou týdně vyskytnou ve vedení účetnictví, jsou spojeny se ztrátou času, který je nutný vynaložit na vyřešení těchto vzniklých problému, a s dodatečnými 39