SLUŽBY SOUBORNÉHO KATALOGU ČR V ROCE 2005

Transkript

1 SLUŽBY SOUBORNÉHO KATALOGU ČR V ROCE 2005 Danuše Vyorálková Zdenka Manoušková, Národní knihovna ČR Souborný katalog ČR obsahuje přibližně 2 mil. záznamů zahraničních i českých monografií, speciálních dokumentů a seriálů uložených ve fondech knihoven České republiky a kromě své základní funkce shromažďování záznamů o dokumentech českých a moravských knihoven do jedné databáze nabízí také řadu služeb. Elektronickou cestou dodává do souborného katalogu záznamy monografií a speciálních dokumentů 62 knihoven, jejichž seznam je vystaven na webových stránkách souborného katalogu. Se souborným katalogem však spolupracuje podstatně větší počet knihoven. Některé knihovny stále zasílají záznamy v podobě katalogizačních lístků, které jsou buď vřazovány do katalogů CEZL (s vročením do roku 2000) nebo převáděny do elektronické podoby (vročení po roce 2000). Informace o odběru periodik, zejména zahraničních, pak pravidelně aktualizuje téměř 400 knihoven. 152

2 Kde lze souborný katalog najít, jak nejlépe v souborném katalogu vyhledávat? Nejjednodušší vstup představují stránky souborného katalogu kde v levém sloupku je nabídka Vyhledávání a pod ní přímé vstupy: Celá báze nebo Monografie a speciální dokumenty a Seriály. Pokud někdo využívá stránky Národní knihovny ČR, pak lze použit nabídku z hlavní stránky : Katalogy a databáze Elektronické katalogy Souborný katalog ČR. Uživatel vstoupí do celé báze, kterou si může v nabídce Dílčí báze rozdělit na Monografie a speciální dokumenty a na Seriály. V základním vyhledávání lze hledat podle autora, názvu, roku vydání, ISBN/ISMN/ISSN a nakladatele, s možností zadat kombinaci různých slov (kde systém vyhledá slova,uložená ve vyhledávacích polích). Vyhledané záznamy obsahují za návěštím Ve fondu údaje o vlastnících dokumentu. U monografií a speciálních dokumentů je to sigla (povinný údaj při zasílání záznamů), která jednoznačně identifikuje vlastníka (a to i když tento mění názvy, adresy apod.). Pokud knihovny dodávají k záznamům i signatury, usnadňují tak výpůjční službě (i MVS) vyhledání dokumentu ve fondu. 153

3 U seriálů je navíc i informace o tom, které roky knihovna ve svém fondu uchovává a rok uvedený v závorce odpovídá roku, kdy byly údaje naposledy aktualizovány. Ve standardním zobrazení je sigla aktivní, to znamená, že při kliknutí na tento údaj se zobrazí informace o vlastníkovi dokumentu (název, adresa, kontakty, URL adresa, případně informace vztahující se k MVS). 154

4 V některých záznamech se sigla opakuje, a to za návěštím Lokální záznam. Přes tuto siglu se uživatel dostane na vyhledaný záznam v bázi vlastníka, tedy přímo do báze knihovny, která dokument vlastní. Zde pak může získat podrobnější informace o dokumentu (zda je na místě a lze si jej vypůjčit, která čísla v hledaném ročníku knihovna skutečně má a u odebíraných titulů, které číslo už knihovna získala nebo na něj ještě čeká apod.). O zpracování záznamů monografií a speciální dokumentů bylo napsáno výše. Záznamy seriálů do souborného katalogu ČR zasílají některé knihovny elektronicky (NK ČR, Moravská zemská knihovna, Vědecká knihovna Olomouc, řada vysokoškolských knihoven aj.). Většinu jich však zpracuje správce báze buď využitím jiných sekundárních zdrojů, stažením z jiných knihoven, případně ručním zpracováním. To se týká jak aktuálně odebíraných titulů, tak záznamů, které byly zpracovávány v rámci retrokonverze lístkových katalogů CEZL. 155

5 V oblasti seriálů jsou díky retrokoverzi v bázi Souborného katalogu ČR záznamy periodik od 16. století do současnosti. Při zpracování retrokonverze šlo o pouhý převod údajů z lístkového katalogu do elektronické podoby. U odebíraných titulů měly knihovny možnost při běžné roční aktualizaci případně údaje opravit, protože seznamy titulů zasílané k aktualizaci obsahovaly všechny údaje o odběru. 156

6 Na požádání jsme knihovnám zasílali i seznam titulů s ukončeným odběrem. Po dokončení retrokonverze chceme ve spolupráci s knihovnami verifikovat údaje u všech titulů uložených v bázi. A jak probíhá aktualizace odběru periodik? Do loňského roku jsme zasílali knihovnám soupisy odebíraných titulů, do kterých knihovny zapracovaly změny a připsaly nové tituly. Tyto údaje pak správce báze zapracoval do záznamů v bázi. Od roku 2003 mají knihovny další možnost, jak aktivně spolupracovat se souborným katalogem, a to díky zpřístupnění on-line formuláře. Jednoduchou cestou tak mohou knihovny samy aktualizovat údaje o odběru. Ke spolupráci je potřeba pouze přístup na internet a odpovídající verze exploreru (nejnižší vhodná je 6.0). Pokud má knihovna o tuto formu spolupráce zájem, přidělí jí správce báze heslo a knihovnu zaškolí. Snažíme zaškolit knihovníky v jejich knihovně. Výhodou je nejen navázání bližších kontaktů mezi souborným katalogem a knihovnami, ale knihovník má při aktualizaci možnost porovnat údaje o odběru zapsané v bázi s fyzickým fondem. Při sporných bibliografických údajích v záznamu lze rovněž využít fond knihovny a tím poskytnout konzultace i k bibliografickému zpracování. Knihovník získá větší jistotu i při řešení případných prvotních technických potížích při práci s formulářem. A jak vypadá práce s formulářem v praxi? Podrobnější informace knihovny najdou na webových stránkách na adrese Opravit údaje lze ve vyhledaném záznamu, pomocí nabídky Služby pro knihovny/aktualizovat záznam. Otevře se přihlašovací formulář, kde knihovna vyplní svoji siglu a heslo.knihovna se tak dostane jen ke svým údajům, nově může připsat jen údaje o fondu přihlášené knihovny. Po zalogování se otevře formulář, kde jsou vyplněny údaje uložené v poli 910 a týkající se odběru přihlášené knihovny. Knihovna pak tyto 157

7 údaje (kromě roků odběru lze připsat signaturu, signaturu studovny, poznámky, údaje o době uchovávání) opraví a uloží. Opravené a uložené údaje jsou ihned k dispozici uživatelům. Jak je vidět z ukázky, do formuláře se už nezapisuje ani sigla, ani rok aktualizace, to udělá program sám Pokud knihovna doplní správně dohodnutý údaj do pole identifikační číslo, získá tak propojení do lokálního katalogu i u starších záznamů. Tímto způsobem knihovna může údaje o odběru aktualizovat v průběhu roku, údaje v souborném katalogu mají více odpovídají skutečnému stavu fondů knihoven. Knihovny mohou přispět i ke zkvalitnění bibliografických údajů v záznamech. Při aktualizaci odběru porovnávají údaje uvedené v záznamu s vlastním fondem a mohou správce báze upozornit na nepřesnosti, chyby nebo doplnit chybějící údaje. Ty však nelze zapracovat do báze přímo, ale nahlásit správci, který pak tyto údaje do báze zapracuje. V současné době je do této formy spolupráce aktivně zapojeno již 70 knihoven. Některé knihovny, které nemohou zasílat záznamy elektronicky, touto cestou připsalo v průběhu roku 2004 svojí siglu k záznamům českých periodik, aniž by musely vytvářet soupis pro správce báze. Zároveň upozornily na některé nesrovnalosti. U českých periodik pak ve spolupráci 158

8 Souborný katalog ČR Národní knihovna ČR Česká agentura ISSN pak došlo k odstraněním některých nepřesností, chyb a nesrovnalostí. Podle statistiky od ledna do začátku července knihovny upravily pomocí formuláře přibližně 6000 záznamů. Přestože tuto službu zatím knihovny využívají především pro aktualizaci periodik, lze touto cestou připisovat i sigly a signatury u všech druhů dokumentů. V květnu 2005 byla uživatelům nabídnuta nová služba souborného katalogu zasílání žádanky MVS v prostředí Souborného katalogu ČR. Souborný katalog umožňuje realizovat požadavek na vypůjčení dokumentu nebo získání jeho kopie (MVS) a rozšiřuje tak možnosti a varianty poskytování meziknihovních služeb. MVS v prostředí souborného katalogu usnadňuje komunikaci mezi zapojenými knihovnami, urychluje předávání požadavku na výpůjčku či na zhotovení kopie dokumentů, umožňuje vytvoření konkrétní objednávky. Služba odesílání objednávek MVS ze Souborného katalogu ČR je bezplatná, konkrétní podmínky při realizování MVS si spolupracující knihovny dohodnou sami. Ceny za poskytnutí výpůjčky nebo kopie stanovuje vždy knihovna, které byla objednávka MVS zaslána a která objednávku vyřizuje. Podrobné informace o službě jsou dostupné na webové adrese: Online (interaktivní) formulář pro vytvoření objednávky MVS lze otevřít pouze z konkrétního zobrazeného záznamu v Souborném katalogu ČR. Možnost odeslat objednávku má pouze knihovna, které správce souborného katalogu přidělil heslo, umožňující přístup k této službě. Objednávka se odesílá em jako příloha. Odeslána je na adresu požádané knihovny a v kopii na adresu žádající knihovny. Spuštění nové služby MVS ze SK ČR předcházelo její testování. Na konci roku 2004 bylo osloveno 24 knihoven, které nám poskytly potřebné údaje: 1) ovou adresu, na kterou je možné objednávky zasílat 2) kódování češtiny, ve kterém mají být objednávky zasílány 3) informace, zda poskytují MVS zdarma či za úhradu 4) pokud poskytují MVS za úhradu url adresu, na které má uživatel možnost prohlédnout ceník služeb, včetně MVS, pokud je tato informace na www stránkách knihovny k dispozici. Získané údaje byly zapsány do příslušného pole záznamu o knihovně v bázi ADR Adresář knihoven a informačních institucí v ČR, který je propojen se Souborným katalogem ČR. Knihovnám pak bylo přiděleno heslo a umožněn přístup ke službě. Testování služby probíhalo v březnu a dubnu letošního roku. Pro testování byly vybírány záznamy české produkce s diakritickými znaménky z fondu Národní knihovny, aby bylo možné 159

9 ověřit, zda se zobrazuje diakritika v kopii objednávky správně. V několika případech nám knihovny nahlásily jiné kódování češtiny a proto se jim kopie objednávek zobrazovaly s chybnou diakritikou. Po změně kódování již byly kopie objednávek bez chyb. Jiné problémy se v průběhu testování služby neobjevily. Formulář pro vytvoření objednávky lze otevřít jen z konkrétního záznamu v bázi SKC, přes odkaz Služby pro knihovny / Požadavek MVS se objeví obrazovka pro přihlášení uživatele do systému. Po zalogování - vyplněním kolonky pro siglu a heslo se otevře první část formuláře objednávky MVS. Tato část formuláře je již při otevření vyplněna. Vyplněné údaje, uvedené v objednávce, jsou převzaty jednak ze záznamu v SKC jednak z příslušných tabulek: 1) údaje o odesílateli jsou převzaty v návaznosti na přihlášení do systému (uvedení hesla) z příslušné tabulky 2) údaje o objednaném díle jsou převzaty z bibliografického záznamu tak jak je uveden v SKC 3) údaje o příjemci jsou převzaty z příslušné tabulky v návaznosti na výběr knihovny, které je objednávka zaslána. Druhou část vyplňuje ten, kdo objednávku zadává. Označí zda se jedná o výpůjčku či požadavek na zhotovení kopie, upřesní bibliografické údaje (autor, název části; strany), vybere z nabídky knihovnu, které svou objednávku zasílá a doplní další požadované údaje. Po odeslání objednávky obdrží em kopii odeslané objednávky. Přihlášení do systému Sigla: Heslo: Objednávka MVS - Souborný katalog ČR 160

10 Autor: Kořán, Ivo, Další autor: * Název: Lochmanové : 5 generací malířské rodiny a tradice čes. malířství Svazek: * Vydání: Místo vydání: Nakladatel: Písek Vlastivědné muzeum Rok vydání: 1966 ISBN: Signatura: Další část 161

11 Požadavek: Autor části: * Výpůjčka Kopie Název části: * Strany: * Poznámka: Odeslat na adresu knihovny: Požadavek platí do (datum ve tvaru RRRRMMDD): Maximální částka, kterou je uživatel ochoten zaplatit (v Kč): Kontaktní adresa ( ): Jméno uživatele: Číslo objednávky: Od 1. května 2005 byla služba MVS v prostředí SK ČR pomocí online formuláře spuštěna. Informace o nové službě byla zveřejněna v diskusní konferenci Knihovna, také na stránkách CASLIN Souborný katalog ČR byla zvýrazněna jako novinka. Dále při zaškolování pracovníků na využívání online formuláře pro aktualizaci odběru periodik pro souborný katalog je knihovnám rovněž nabízená služba MVS ze SK ČR. Do letních měsíců byla služba MVS v prostředí SK ČR nabídnuta 44 institucím, aktivně se zapojilo do služby 32 knihoven, z toho pouze 3 knihovny budou MVS jen využívat, ostatní instituce budou také přijímat a vyřizovat objednávky. Knihovnám, které projeví zájem o službu MVS ze SK ČR, a které nám zašlou potřebné údaje na adresu Eva.Svobodová@nkp.cz, je přiděleno přístupové heslo ke službě. Pro první odzkoušení služby doporučujeme knihovnám odeslat testovací objednávku. Pro tento účel byl v bázi SKC 162

12 upraven záznam test-mvs, který se posílá na adresu knihovny SKC001, objednávku obdrží správce souborného katalogu a kopii žádající knihovna. Je-li kopie objednávky doručena se správnou diakritikou, knihovna může začít službu MVS ze SK ČR pomocí online formuláře využívat. Nová služba MVS v SKC přispívá k zefektivnění, zrychlení a zkvalitnění meziknihovních výpůjčních služeb a služeb dodávání dokumentů v knihovnách ČR. Několikrát byl zmíněn v souvislosti se souborným katalogem a jeho službami adresář. Báze Adresář knihoven a institucí ČR je budována v oddělení souborných katalogů ve spolupráci s odborem knihovnictví, který je garantem za oblast veřejných knihoven. V bázi jsou uloženy údaje o téměř 2000 živých knihovnách. Celá báze obsahuje cca 3000 záznamů přidělených sigel (tedy informace i o knihovnách a institucích zrušených, sloučených s jinými, případně tzv. nezvěstných). V Adresáři knihoven a institucí ČR jsou zařazeny ústřední odborné knihovny, vysokoškolské knihovny, specializované knihovny (zdravotnické a lékařské, zemědělské, knihovny muzeí a galerií apod.), vědecké knihovny, knihovny ústavů Akademie věd ČR, krajské knihovny a profesionální veřejné knihovny. Podkladem pro zařazení knihovny do báze je zájem knihovny spolupracovat se Souborným katalogem ČR, využívání MVS a u veřejných knihoven jde především o tzv. profesionální knihovny. Siglu přiděluje pracovník souborného katalogu. Jde o jednoznačný identifikační znak, který zůstává knihovně i při různých změnách názvů a transformacích, pokud si tato knihovna ponechává svůj původní fond. Vysledovat putování fondu při různých transformacích umožňují údaje uváděné v záznamech pod návěštím Neplatné údaje. Každý záznam obsahuje základní údaje o knihovně: kromě přidělené sigly je tu název, adresa, kontakty (telefon, fax, ), u velkých knihoven odkaz na poskytované služby, informace o registraci na MK ČR. Pomocí odkazu v záznamu se uživatel dostane na hlavní webovou stránku knihovny, pokud knihovna dodala potřebné informace (nebo je správce báze zjistil), je v záznamu i odkaz přímo do katalogu knihovny. 163

13 Nově záznamy zejména ústředních /regionálních knihoven nabízí i odkaz na budované regionální/specializované adresáře. Uživatel tak snadno získá i aktuální informace o knihovnách v daném regionu. Aktivní je pouze záznam ve standardním formátu, ostatní formáty zobrazení nejsou sice aktivní, poskytují však další informace o knihovně, které ve standardním zobrazení chybí. Aktualizace údajů tak velkého množství knihoven vyžaduje značný čas, péči a trpělivost. Ne vždy se podaří všechny změny zachytit. Proto se snažíme nabádat knihovny k tomu, aby v případě změn se ozvaly samy. Chápeme, že je obtížné myslet na všechna propojení, proto jsme ve spolupráci s oddělením automatizace Národní knihovny ČR připravily obdobný formulář, jako pro aktualizaci periodik, abychom zvýšili aktuálnost adresáře. 164

14 Stejně jako v bázi SKC tak budou moci knihovníci aktivně spolupracovat na budování adresáře a zajistí jeho větší aktuálnost. Na závěr bych se chtěla zmínit o webových stránkách Souborného katalogu ČR, které umožňují nejen vstup do bází, ale poskytují řadu informací spojených s jeho budováním. Na adrese je v levé části umístěn vstup do celé báze, samostatně do Monografií a speciálních dokumentů a do báze Seriály, stejně jako do báze Adresář knihoven a institucí ČR tak, jak je uvedeno v úvodu tohoto příspěvku. Kromě adresáře budovaného v rámci souborného katalogu je tu i odkaz na ostatní adresáře knihoven přes portál o českých knihovnách. V horní části obrazovky v pravém rohu je pak přes ikony vstup do bází Národní knihovny a samostatně do báze Národních autorit a na samostatnou stránku věnovanou projektu CASLIN. Na stránce jsou pak informace o možnostech spolupráce se Souborným katalogem ČR, požadavky minimálního záznamu, seznam účastníků zasílajících záznamy v elektronické podobě, prezentace, zápisy z jednání, informace o posledním semináři CASLIN a řada dalších informací. 165