Manuál úspěšného žadatele a příjemce v OP LZZ. prioritní osa 4 Veřejná správa a veřejné služby. Část třetí Veřejné zakázky OP LZZ

Transkript

1 Manuál úspěšného žadatele a příjemce v OP LZZ prioritní osa 4 Veřejná správa a veřejné služby Část třetí Veřejné zakázky OP LZZ

2 Obsah: ÚVOD VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ ČLENĚNÍ ZAKÁZEK KOMBINACE POŢADAVKŮ NA ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK SPRÁVNÉ POSTUPY PRO JEDNOTLIVÉ DRUHY ZAKÁZEK NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK PORUŠENÍ PRAVIDEL ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK A JEJICH DŮSLEDKY PŘÍLOHY PŘÍLOHA Č. 1: VZOROVÁ ZADÁVACÍ DOKUMENTACE PŘÍLOHA Č. 2: VZOROVÁ VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDEK PŘÍLOHA Č. 3: VZOROVÉ JMENOVÁNÍ HODNOTÍCÍ KOMISE PŘÍLOHA Č. 4: VZOROVÝ SEZNAM DORUČENÝCH NABÍDEK PŘÍLOHA Č. 5: VZOROVÉ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ O NEPODJATOSTI A MLČENLIVOSTI PŘÍLOHA Č. 6: VZOROVÝ PROTOKOL O OTEVÍRÁNÍ NABÍDEK PŘÍLOHA Č. 7: VZOROVÝ ZÁPIS Z POSOUZENÍ A HODNOCENÍ NABÍDEK PŘÍLOHA Č. 8: VZOROVÉ ROZHODNUTÍ ZADAVATELE O VÝBĚRU VÍTĚZNÉHO UCHAZEČE PŘÍLOHA Č. 9: VZOROVÉ OZNÁMENÍ O UZAVŘENÍ SMLOUVY PŘÍLOHA Č. 10: VZOROVÝ KRYCÍ LIST NABÍDKY PŘÍLOHA Č. 11: VZOROVÉ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ O SPLNĚNÍ ZÁKLADNÍCH KVALIFIKAČNÍCH PŘEDPOKLADŮ PŘÍLOHA Č. 12: VZOROVÉ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ PRO PROKÁZÁNÍ EKONOMICKÝCH A FINANČNÍCH KVALIFIKAČNÍCH PŘEDPOKLADŮ VÝŠE OBRATU PŘÍLOHA Č. 13: VZOR PŘEHLEDU VÝZNAMNÝCH ZAKÁZEK PŘÍLOHA Č. 14: VZOR MODELOVÉ STRUKTURY PROFESNÍHO ŢIVOTOPISU PŘÍLOHA Č. 15: VZOR ČESTNÉHO PROHLÁŠENÍ ČLENA TÝMU O BEZÚHONNOSTI A PRAVDIVOSTI INFORMACÍ V ŢIVOTOPISE PŘÍLOHA Č. 16: DOHODA O ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘÍLOHA Č. 17: SMLOUVA O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

3 Úvod Odbor strukturálních fondů MV (dále jen OSF) se na základě dosavadních zkušeností rozhodl zpracovat publikaci Manuál úspěšného žadatele a příjemce v OP LZZ (dále jen Manuál ). Manuál má celkem tři části, které na sebe navazují, dají se však použít i samostatně dle fáze, ve které se nachází Váš projekt. Manuál se dělí na tyto části: Úspěšná projektová žádost, Úspěšná realizace projektu, Veřejné zakázky OP LZZ. Našim cílem bylo zpracovat prakticky laděný Manuál, který bude doplňovat programovou dokumentaci, dokumentaci k výzvám a Desatero OP LZZ. V textu se snažíme uvést příklady dobré i špatné praxe, dát vám zcela praktické rady a tipy, poskytnout vzory dokumentů a formulářů, a to jak správně, tak i chybně vyplněných. Věříme, že se pro vás tato publikace stane užitečným pomocníkem při zvládání jednotlivých kroků při realizaci vašeho projektu. Publikaci budeme průběžně aktualizovat ať už na základě našich poznatků či vašich připomínek a námětů. Ve třetí části Manuálu, kterou právě držíte v ruce, se dozvíte o hlavních krocích, které je potřeba zvládnout, aby výběrová řízení, která budete v rámci projektu realizovat, byla úspěšná. Tato část je určena zejména pro projektové manažery a další osoby, které se v rámci projektu podílejí na realizaci výběrových řízení na dodavatele. Závěrem je nutné zdůraznit, že v případě tohoto Manuálu se nejedná o závazný předpis ale o pouhé vodítko, jehož cílem je usnadnit žadatelům/příjemcům proces zadávání zakázek. Pamatujte, že přílohy této části Manuálu jsou pouze vodítkem, v žádném případě neslouží jako závazné vzory. Vás, jakožto realizátory projektů a zadavatele veřejných zakázek, rozhodně nezbavují povinnosti dodržet všechny závazné předpisy. Současně musíte dbát na dodržení povinné publicity OP LZZ. 3

4 1 Výběrová řízení Tato kapitola Manuálu je z hlediska úspěšného žadatele velmi důležitá. Zadávání zakázek je jednou z hlavních problémových oblastí při realizaci projektu s velmi významnou vazbou na způsobilost nákladů projektu nebo dokonce způsobilost projektu jako takového, a to i s ohledem na napojení řady oprávněných žadatelů a konečných příjemců na veřejné rozpočty včetně státního rozpočtu. Úvodem k zadávání veřejných zakázek i je nutné poznamenat, že všechny předpisy závazně upravující oblast výběrových řízení jsou prostoupeny tzv. základními zásadami platnými pro vedení zadávacích řízení a zadavatel je povinen je vždy respektovat ii. Ačkoli se může zdát, že tyto zásady jsou čistě formální záležitostí, už pouhý fakt, že Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen ÚOHS ) jako orgán dohledu nad zadávání veřejných zakázek iii posuzuje správnost postupů v zadávacích řízeních právě na základě dodržení těchto zásad, je dostatečným důvodem pro jejich zohlednění při jakémkoli kroku v procesu zadávání zakázek. Hlavními zásadami jsou: - Zásada transparentnosti - Zásada rovného zacházení - Zásada zákazu diskriminace Kapitola je logicky členěna do několika částí podkapitol: 1) Definice pojmů 2) Členění zakázek 3) Kombinace požadavků na zadávání zakázek 4) Správné postupy pro jednotlivé druhy zakázek 5) Nejčastější chyby při zadávání zakázek 6) Porušení pravidel zadávání zakázek a jejich důsledky 4

5 1.1 Definice pojmů Cílem této kapitoly je vymezení všech důležitých definic a pojmů tak, aby v rámci výkladu nemohlo dojít k nejasnostem nebo pochybnostem. Definice pojmů budou zpracovány tak, aby byly v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách (dále jen jako zákon nebo ZVZ ) a Metodickým pokynem pro zadávání zakázek OP LZZ (dále jen Pokyn ). S ohledem na skutečnost, že zadávání veřejných zakázek se týkají i interní právní normy konečných příjemců (např. směrnice pro zadávání veřejných zakázek apod.), bude pro tyto používán obecný pojem interní předpisy. Přehled jednotlivých pojmů není uveden v abecedním pořadí, ale z hlediska logického vymezení. Zákon o veřejných zakázkách (dále jen zákon nebo ZVZ) zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů iv. Tento zákon upravuje všechny postupy v rámci zadávacích řízení popsaných v tomto zákoně a dohled nad dodržováním těchto postupů. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu pod rámec zákona nespadá, tyto postupy se řídí buď Metodickým pokynem, nebo jsou čistě v gesci zadavatele veřejné zakázky za předpokladu dodržení základních zásad. Metodický pokyn pro zadávání zakázek OP LZZ D9 (dále jen Pokyn) je text, který navazuje na Příručku pro žadatele D1 a Příručku pro příjemce finanční podpory z OP LZZ D2 a který je vydáván a aktualizován Řídícím orgánem OP LZZ (Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR). Tento Pokyn závazně upravuje postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z OP LZZ, na které se nevztahuje zákon. Jedná se o: zadávání zakázek osobami, které nenaplňují znaky zadavatele veřejné zakázky podle zákona, a tudíž nemusí zadávat podle postupů v zákoně definovaných, nebo zadávání zakázek osobami, které sice jsou zadavateli podle zákona, nicméně zadávají tzv. veřejné zakázky malého rozsahu, které nespadají pod režim zákona. 5

6 V současnosti je Pokyn aktuální ve verzi1.4 ze dne Aktuálnost verzí a Metodický pokyn ke stažení je k nalezení na adrese: Zadavatel veřejné zakázky Otázka, zda je konkrétní osoba tzv. zadavatelem podle zákona, je zásadní pro určení dalších postupů v rámci zadávání, neboť pokud nesplňuje definici zadavatele, nemusí taková osoba zadávat zakázky podle zákona. Zákon hovoří o třech druzích zadavatelů: 1. Veřejným zadavatelem podle 2 odst. 2 zákona jsou: Česká republika Organizační složky státu Státní příspěvkové organizace Územní samosprávné celky Příspěvkové organizace zřízené územním samosprávným celkem Veřejnoprávní právnické osoby (podle zákona tzv. jiné právnické osoby) 2. Dotovaným zadavatelem podle 2 odst. 3 zákona může být jakákoli fyzická či právnická osoba, která zadává veřejnou zakázku popsanou v zákoně v 3. Sektorovým zadavatelem podle 2 odst. 6 zákona může být opět jakákoli fyzická či právnická osoba, která vykonává tzv. relevantní činnost uvedenou v zákoně vi Pokud zadavatel nespadá ani do jedné z výše uvedených skupin, není povinen se při zadávání zakázek řídit zákonem. V takovém případě je nutné brát v potaz charakter zadávané zakázky, např. pokud jde o zakázku v rámci projektu, musí se její zadavatel řídit Pokynem pro zadávání zakázek OP LZZ. Také samotná skutečnost, že osoba naplňuje znaky zadavatele veřejné zakázky, neznamená, že dané zadávací řízení spadá automaticky pod režim zákona. Další určujícím předpokladem je, zda se vůbec jedná o veřejnou zakázku a následně hodnota této veřejné zakázky. Cena hodnota zakázky pro účely tohoto Manuálu je předpokládaná cena za plnění zakázky bez DPH, která se stanoví podle charakteru jednotlivých zakázek takto: 1 Příjemce u grantového projektu se řídí verzí pokynu, jakou má uvedenou v Rozhodnutí o přidělení dotace, oproti tomu příjemce u individuálního projektu se řídí aktuální verzí. 6

7 předpokládaná výše celkového peněžitého závazku zadavatele za dobu účinnosti smlouvy, má-li být smlouva uzavřena na dobu určitou (nejčastější případ), skutečná cena uhrazená během předcházejících 12 měsíců, upravená o změny, které lze očekávat během následujících 12 a více měsíců v případě opakujících se nebo trvajících dodávek nebo služeb, součet předpokládaných hodnot jednotlivých dodávek, které mají být pořízeny během následujících 12 a více měsíců v případě opakujících se nebo trvajících dodávek nebo služeb. Zadavatel je vždy povinen určit předpokládanou hodnotu zakázky, viz dále. Zadávací řízení nebo též výběrové řízení je postup, který je upraven buď zákonem, nebo jinými závaznými postupy (Pokyn, interní předpisy), jehož cílem je výběr nejvhodnějšího dodavatele plnění, které zadavatel poptává. Rozlišujeme dva základní druhy zadávacích řízení: 1. zadávací řízení podle zákona a 2. zadávací řízení mimo režim zákona např. zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. V zákoně upravená zadávací řízení můžeme rozlišit na tyto druhy vii : otevřené řízení, zjednodušené podlimitní řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, soutěžní dialog. Zákon dále upravuje i tzv. soutěž o návrh, nicméně jde o samostatný institut, nikoli další druh zadávacího řízení. Zjednodušeně se jedná o institut, jehož pomocí zadavatel poptává určité kreativní návrhy. To, jaký druh zadávacího řízení bude v konkrétním případě použit, určuje hodnota veřejné zakázky či okolnosti jejího zadávání. Zadavatel se může rozhodnout, zda dobrovolně nepovede zadávací řízení v přísnějším režimu (např. jeho veřejná zakázka by mohla být zadávána ve zjednodušeném podlimitním řízení, zadavatel se však rozhodne pro řízení otevřené, nebo veřejná zakázka je zakázkou malého rozsahu, zadavatel ji ale může zadávat v řízení v režimu zákona). 7

8 Pro určení režimu zadávacího řízení platí tento postup: Zadavatel podle zákona ano ANO Veřejná zakázka ano Druh veřejné zakázky NE Zadávací řízení mimo režim zákona Veřejná zakázka VZMR malého rozsahu Předpokládaná hodnota veřejné zakázky podlimitní či nadlimitní veřejná zakázka Zadávací řízení v režimu zákona Druh zadávacího řízení 1.1 Členění zakázek Cílem této kapitoly bude vymezení členění zakázek z různých hledisek včetně jejich kombinace: - Členění zakázek dle jejich předmětu - Členění zakázek dle jejich předpokládané hodnoty - Členění zakázek dle typu zadavatele Členění zakázek dle jejich předmětu: Veřejné zakázky můžeme členit podle jejich předmětu viii na: zakázky na dodávky, jejichž předmětem je pořízení věci zboží, včetně koupě zboží na splátky (leasing), nájmu zboží nebo nájmu zboží s právem následné koupě a rovněž zakázka, jejímž předmětem je kromě dodání zboží také poskytnutí služby spočívající v umístění, montáži a uvedení tohoto zboží do provozu, pokud tyto 8

9 činnosti nejsou základním účelem zakázky, avšak jsou nezbytné ke splnění zakázky na dodávky. Zakázky na stavební práce, kterými je provedení stavebních prací a s nimi související projektová nebo inženýrská činnost, nebo zhotovení stavby, která je výsledkem stavebních nebo montážních prací, případně i související projektové či inženýrské činnosti, a která je jako celek schopna plnit samostatnou ekonomickou nebo technickou funkci. Zakázkou na stavební práce je též veřejná zakázka, jejímž předmětem je vedle stavebních prací rovněž poskytnutí dodávek či služeb nezbytných k provedení předmětu veřejné zakázky dodavatelem. Za veřejnou zakázku na stavební práce se považují rovněž stavební práce pořizované s využitím zprostředkovatelských nebo podobných služeb, které zadavateli poskytuje jiná osoba. Zakázky na služby, což je spádová kategorie pro všechny zakázky, které nejsou zakázkami na dodávky nebo stavební práce. Zejména se jedná o tyto zakázky: poradenství a s tím spojené služby, právní služby, informační služby, počítačové zpracování dat a s tím spojené služby, účetnictví a audit, znalecké služby, průzkum trhu a veřejného mínění, vydavatelské a tiskařské služby, vzdělávací a profesní služby, zprostředkovatelské služby, obstaravatelské služby, poštovní služby, finanční služby, telekomunikační služby, reklamní služby. Veřejnou zakázkou na služby je též veřejná zakázka, jejímž předmětem je kromě poskytnutí služeb rovněž: poskytnutí dodávky, pokud předpokládaná hodnota poskytovaných služeb je vyšší než předpokládaná hodnota poskytované dodávky, nebo 9

10 provedení stavebních prací, pokud tyto stavební práce nejsou základním účelem veřejné zakázky, avšak jejich provedení je nezbytné ke splnění veřejné zakázky na služby. Členění zakázek dle jejich předpokládané hodnoty: Veřejné zakázky podle jejich předpokládané hodnoty ix můžeme zjednodušeně členit takto x : 1. Veřejné zakázky malého rozsahu: veřejné zakázky na dodávky a služby: jejich předpokládaná hodnota nedosáhne výše ,- Kč bez DPH, veřejné zakázky na stavební práce: jejich předpokládaná hodnota nedosáhne výše ,- Kč bez DPH. 2. Podlimitní veřejné zakázky: veřejné zakázky na dodávky a služby: jejich předpokládaná hodnota nedosáhne výše ,- Kč bez DPH, ,- Kč bez DPH nebo ,- Kč bez DPH (viz níže), veřejné zakázky na stavební práce: jejich předpokládaná hodnota nedosáhne výše ,- Kč. 3. Nadlimitní veřejné zakázky: veřejné zakázky v hodnotě nad uvedené limity. O zjednodušené dělení se jedná proto, že nelze bez dalšího prohlásit, že určitá zakázka je, či není např. podlimitní, neboť vedle její hodnoty je nutné také zohlednit typ zadavatele, který tuto veřejnou zakázku zadává. Pokyn se zabývá zadávacími řízeními pro veřejné zakázky malého rozsahu a v rámci této kategorie rozlišuje různé postupy pro zadávání: zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou do ,- Kč bez DPH, zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou od ,- Kč do ,- Kč bez DPH, 10

11 zakázky malého rozsahu s předpokládanou hodnotou od ,- Kč do ,- Kč bez DPH. Členění zakázek dle jejich zadavatele: Pro různé kategorie zadavatelů a pro různé druhy veřejných zakázek jsou dané limity nastaveny různě. Toto se týká pouze veřejných zakázek na dodávky a na služby. U veřejných zakázek na stavební práce je limit jednotný. Podrobně viz následující tabulky: Veřejné zakázky na dodávky: Zadavatel Finanční limit, od kterého se jedná o nadlimitní veřejnou zakázku Česká republika organizační složky státu státní příspěvkové organizace územní samosprávné celky příspěvkové organizace zřízené ÚSC veřejnoprávní právnické osoby sektorový zadavatel Veřejné zakázky na služby: V případě služeb rozhoduje vedle typu zadavatele i druh služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky. Finanční limit, od kterého se jedná o nadlimitní Zadavatel Druh zadávaných služeb zakázku služby v příloze č. 2 k zákonu Česká republika určité služby v příloze č. 1 k zákonu (kategorie 5 a 8) ostatní služby organizační složky státu služby v příloze č. 2 k zákonu

12 Zadavatel Druh zadávaných služeb Finanční limit, od kterého se jedná o nadlimitní zakázku státní organizace příspěvkové určité služby v příloze č. 1 k zákonu (kategorie 5 a 8) ostatní služby služby v příloze č. 2 k zákonu určité služby v příloze č. 1 k zákonu (kategorie 5 a 8) ostatní služby územní samosprávné celky nerelevantní příspěvkové organizace zřízené ÚSC nerelevantní veřejnoprávní právnické osoby nerelevantní dotovaný zadavatel nerelevantní sektorový dodavatel nerelevantní Pokud se hodnota vaší veřejné zakázky blíží limitu (např. jde o hodnotu ,- Kč bez DPH), doporučujeme zadávat veřejnou zakázku v přísnějším režimu, v tomto případě tedy nikoli mimo režim zákona, ale podle některého z druhů zadávacích řízení uvedených v zákoně. Může se totiž stát, že např. v podlimitním řízení překročí nejnižší nabídková cena daný limit a vysoutěžená zakázka bude mít hodnotu např. nadlimitní zakázky. Tato skutečnost by byla důvodem pro zrušení celého řízení. 12

13 1.2 Kombinace požadavků na zadávání zakázek Cílem této podkapitoly bude vysvětlení nutnosti dodržovat kombinované požadavky na zadávání zakázek ve třech úrovních: - Požadavky ZVZ - Požadavky Pokynu - Požadavky dle interních předpisů zadavatele příjemce Kombinaci požadavků lze demonstrovat i graficky: Požadavky ZVZ Požadavky Pokyny OP LZZ Veřejná zakázka v rámci projektu spolufinancovaného z OP LZZ Požadavky Interních předpisů příjemce Pokud zadavatel zadává veřejnou zakázku v režimu zákona, je povinen držet se postupů stanovených v jeho jednotlivých ustanoveních. Jak zákon, tak i Pokyn nastavují vždy pouze minimální požadavky na jednotlivé úkony, zadavatel si vždy může stanovit podmínky přísnější. Zákon ani Pokyn nikdy nevylučují použití zadavatelových přísnějších interních pravidel pro zadávání veřejných zakázek. V případě nedodržení podmínek Pokynu či dokonce zákona se 13

14 zadavatel tedy nemůže odvolávat na vlastní interní předpisy a naopak, vždy je tedy nutné kombinovat postupy, které stanoví všechny tyto předpisy, které jsou pro konkrétného zadavatele závazné. Vždy je tedy potřeba, aby zadavatel respektoval veškeré povinnosti, které jsou mu uloženy jeho interními předpisy. Tato kombinace je nejvíce patrná při zadávání v režimu zákona zde musí vedle zákona zadavatel dodržovat i požadavky Pokynu a své interní předpisy tedy všechny typy pro něj závazných předpisů. Zadávání zakázek v režimu zákona Zadávání v režimu zákona je buď povinností zadavatele, nebo i jeho dobrovolnou volbou. Zadavatel dodržuje povinné postupy konkrétního druhu zadávacího řízení tak, jak je stanoví zákon. Vždy však musí reflektovat i povinnosti, které mu vznikají díky tomu, že jeho zakázka je hrazena z dotací. Konkrétně se jedná o tyto povinnosti nad rámec zákona: Zadavatel řádně zdokumentuje stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Zadavatel vedle Výzvy k podání nabídek resp. Oznámení o zahájení výběrového řízení xi musí oznámit zahájení zadávacího řízení i na webových stránkách Totéž platí i o výsledku řízení. Zadavatel je povinen dodržet pravidla publicity dle manuálu pro publicitu a to na všech podkladech, které tvoří dokumentaci zadávacího řízení. Zadavatel musí zajistit, aby ve smlouvě s dodavatelem, která bude na základě zadávacího řízení uzavřena, byly stanoveny veškeré povinnosti, které požaduje operační program, tedy např. povinnost dodavatele umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákon č. 235/2004 Sb., o DPH). Pokud má zadavatel interními předpisy stanoveny další povinnosti, které musí při vedení zadávacího řízení dodržet, je povinen: Nad rámec zákona a Pokynu dodržet všechna pro něj přísnější ustanovení tak, aby jeho postupy vedly k co nejširší transparentnosti zadávacího řízení a k plnému dodržení ostatních základních zásad. 14

15 Zkombinovat všechny postupy tak, aby zadávací řízení bylo v souladu se všemi pro zadavatele závaznými předpisy. Zadávání zakázek v režimu Pokynu V situaci, kdy zadavatel nemá povinnost zadávat zakázku podle zákona (jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu nebo zadavatel nespadá do kategorie zadavatelů vymezených v 2 zákona), řídí se pouze Pokynem, respektive Pokynem a interními předpisy, pokud je má. I zde platí to samé, co bylo uvedeno výše o souladu interních předpisů s ostatními předpisy. Zadávání zakázek s aplikací interních předpisů příjemce Při zadávání zakázek spolufinancovaných z OP LZZ nikdy nemůže dojít k situaci, kdy by zadavatel postupoval výhradně podle vlastních interních předpisů vždy bude mít povinnost řídit se také Postupy. Aplikování interních předpisů příjemce nemůže být v rozporu s Pokyny nebo zákonem, ale může nastavit podmínky přísnější pro zadavatele, než stanoví Pokyny, nebo výhodnější pro uchazeče, zejména co se týče délky lhůt, způsobu zveřejnění apod. Lze však jen doporučit, aby zadavatel při zadávacím řízení nahlížel do zákona a sladil obsah dokumentů s požadavky, které zákon stanoví. Vyhne se tak jakýmkoli nejasnostem. 1.3 Správné postupy pro jednotlivé druhy zakázek Cílem této kapitoly bude vysvětlení správných postupů pro jednotlivé druhy zakázek (jak z hlediska jejich předpokládané hodnoty, tak i druhu zakázky), kdy členění bude v souladu s členěním dle Pokynu i ZVZ. Podkapitola je rozdělena na dvě části: Společné postupy bez ohledu na velikost zakázky. Postupy specifické pro jednotlivé druhy zakázek. Postupy zadávání společné pro všechny druhy veřejných zakázek Bez ohledu na velikost zakázky je zadavatel povinen vždy a bez dalšího dodržovat základní zásady zadávacího řízení, které jsou podrobně popsány v Pokynu. 15

16 Pokud při některém úkonu v rámci zadávacího řízení získáte pochybnosti o jeho správnosti, vždy jej uvažujte v kontextu naplnění výše uvedených zásad. V případě, že si nejste jisti, zda je s nimi takový úkon v souladu, zvolte vždy jiný postup. Zadavatel by měl vždy usilovat o to, aby veškeré jeho kroky a postupy byly řádně dokumentovány. Veškerá dokumentace, která byla vytvořena v souvislosti se zadáním zakázky, bude předkládána při kontrolách zadávacího řízení a také při první žádosti o platbu. Navíc tím, že bude vše dokladováno, se předejde možným průtahům s platbami dotací. Při výzvě k předložení podkladů zadávacího řízení by tedy zadavatel měl předložit všechny doklady, které k veřejné zakázce má od prvotního záznamu o stanovení předpokládané hodnoty po doklad o zveřejnění výsledku zadávacího řízení, a tam, kde se jednalo o odesílání určitých dokumentů (např. Výzvy k podání nabídek), zadavatel musí předložit i všechny doručeny, předávací protokoly atd. Dále je nutné si uvědomit, že zadavatel musí zabránit jakémukoli protiprávnímu jednání v souvislosti se zadáváním. Tím se rozumí jednak tzv. inside trading situace, kdy by zakázky byly zadávány v rámci zadavatele (např. vlastním zaměstnancům nebo rodinným příslušníkům). V souvislosti se zadávacími řízeními také často hrozí snahy o korupční jednání ze strany dodavatelů. V obou případech se jedná o skutkové podstaty trestných činů a zadavateli by tedy hrozil postih nejen v rámci otázky uznatelnosti nákladů a v rámci správního práva, ale také postih trestní. Obecně lze říci, že postup, který se při zadávacím řízení uplatní vždy, sestává z následujících kroků: 1. Vymezení předmětu zakázky (dodávky, služby, stavební práce) 2. Vymezení předpokládané hodnoty zakázky 3. Vymezení obchodních, platebních a dodacích podmínek 4. Stanovení poţadavků na zpracování nabídkové ceny 5. Zveřejnění zakázky 6. Hodnocení nabídek 7. Zrušení zadávacího řízení Ad 2) Vymezení předpokládané hodnoty zakázky Vymezení předpokládané hodnoty veřejné zakázky je krok, který by nikdy neměl být opominut. Je samozřejmé, že zadavatel určí, jakou přibližnou cenu bude zakázka mít, nicméně je nutné, aby tento krok zdokumentoval, což je povinnost, kterou zadavateli ukládá 16

17 Pokyn. Záznam o stanovení předpokládané hodnoty bude zadavatel vždy předkládat při kontrole veřejné zakázky. Předpokládanou hodnotu stanoví zadavatel pomocí informací o cenách zakázek s obdobným plněním. Pokud takovými informacemi nedisponuje, provede průzkum trhu. Při průzkumu trhu nesmí zadavatel sdělovat informace rozhodné pro zadání zakázky, kterými by mohl zvýhodnit dotazované vůči dalším potenciálním účastníkům zadávacího řízení (tedy nesmí jim např. poskytnout zadávací podklady). Dotazy musí být formulován dostatečně obecně. Při stanovení předpokládané hodnoty musí zadavatel dbát těchto pravidel: Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby záměrně snížil předpokládanou hodnotu veřejné zakázky pod limit rozhodný pro postup při zadávání. Důvodem je skutečnost, že zakázky s nižší hodnotou jsou zadávány postupy jednoduššími (tzv. zásada proporcionality), tedy pro zadavatele příznivějšími. Problematika dělení předmětu veřejných zakázek za tímto účelem je ze strany kontrolních orgánů vskutku bedlivě sledována. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá v průběhu účetního období pořídit. Ideální řešení v případě pochybností, zda můžete veřejnou zakázku rozdělit na více částí, je rozdělení veřejné zakázky na části v rámci jediného výběrového řízení obdobně jako v 98 zákona. Prakticky jde o to, že probíhá jedno zadávací řízení, v němž je zadávána jedna veřejná zakázka, přičemž zadavatel definuje její jednotlivé části. Uchazeči pak mohou podat nabídku na všechny části, či jen na některé. Tento postup není diskriminační. Příklad k doporučení: V zadávací dokumentaci může být uvedeno: Zadavatel stanoví, že předmět veřejné zakázky je rozdělen na tyto části:. Uchazeči mohou podat nabídku na každou část samostatně i na všechny části dohromady. Zadavatel musí v zadávací dokumentaci uvést cenu, nikoli cenový limit, např. předpokládaná cena veřejné zakázky je stanovena do ,- Kč bez DPH. Takový postup by byl hrubým porušením pravidel zadávání veřejných zakázek a přímo směřuje k úvahám o záměrném dělení předmětu veřejné zakázky za účelem dosažení režimu příznivějšího pro zadavatele. 17

18 Zadavatelé jsou však oprávněni stanovit, že předpokládaná hodnota zakázky je současně hodnotou maximální pro stanovení nabídkových cen. Dokonce může jít zadavatel tak daleko, že nabídky, které budou obsahovat vyšší nabídkovou cenu, než jaká je předpokládaná hodnota veřejné zakázky, budou vyloučeny. Ad 3) Vymezení obchodních, platebních a dodacích podmínek Zadavatel je vždy povinen v zadávací dokumentaci stanovit obchodní podmínky, na základě kterých bude probíhat plnění zakázky. Může tak učinit dvěma způsoby: V zadávací dokumentaci vymezí základní obchodní podmínky (platební, dodací, sankční atd.) s tím, že uchazeč v rámci své nabídky předloží vlastní návrh smlouvy, v němž povinně začlení tyto podmínky stanovené zadavatelem. Tato cesta je pro zadavatele pohodlnější v tom smyslu, že nemusí vytvářet návrh smlouvy, nicméně je zde riziko, že uchazeč do smlouvy včlení i ustanovení, která budou pro zadavatele nevýhodná. Určitým rizikem je také skutečnost, že pokud si zadavatel v zadávacích podkladech vyhradí, že v případě nedodržení všech obchodních podmínek v návrhu smlouvy bude uchazeč vyloučen, může dojít k tomu, že v řízení nezbude žádná nabídka (neboť pochybení uchazečů při tvorbě smluv jsou častým problémem) a řízení bude muset být zrušeno a vyhlášeno znovu. Zadavatel může k zadávací dokumentaci přiložit vlastní návrh smlouvy, ve kterém budou veškeré obchodní podmínky uvedeny. Tento způsob pro něj znamená větší právní jistotu, ale je náročnější, neboť zadavatel nemusí znát všechny nuance obchodních závazků a může některé skutečnosti opomenout. Ať už se zadavatel rozhodne pro kteroukoli cestu, vždy by měl dbát na to, aby uvedl alespoň tyto obchodní podmínky: - Dodací podmínky - Platební podmínky - Sankční ujednání - Podmínky ukončení smlouvy - Podmínky stanovené Pokynem: Povinnost dodavatele umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákon č. 235/2004 Sb., o DPH). Povinnost uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací Projektu, včetně účetních dokladů v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do 18

19 konce roku 2021, a pokud je v českých právních předpisech stanovena lhůta delší než v evropských předpisech, musí být pro úschovu použita delší lhůta. Každý originální účetní doklad musí obsahovat informaci, že se jedná o projekt Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a musí být označen číslem projektu. Poskytovatel plnění je povinen do konce roku 2021 za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících z podmínek programu OP LZZ poskytovat požadované informace a dokumentaci zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů (OSF MV ČR, MMR, Ministerstva financí, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, příslušného finančního úřadu a dalších oprávněných orgánů státní správy) a je povinen vytvořit výše uvedeným osobám podmínky k provedení kontroly, vztahující se k realizaci Projektu a poskytnout jim při provádění kontroly součinnost. Poskytovatel plnění je povinen provádět informační a propagační opatření na základě Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006, kde je mimo jiné stanovena odpovědnost příjemců, pokud jde o informační a propagační opatření pro veřejnost. Poskytovatel plnění je povinen zajistit, aby povinnosti ve vztahu k Projektu do konce roku 2021 plnili také partneři a dodavatelé podílející se na projektu. Ad 4) Stanovení požadavků na zpracování nabídkové ceny Zadavatel by si měl uvědomit, jakým způsobem bude hodnotit nabídky, tedy jakým způsobem stanovit požadavky na zpracování nabídkové ceny tak, aby nabídky byly vzájemně porovnatelné. Jako nejtransparentnější a nejpohodlnější způsob pro obě strany (uchazeče i hodnotící komisi) se jeví cesta, kdy zadavatel přiloží k zadávací dokumentaci slepý výkaz požadovaného plnění s uvedením výměr či počty kusů a uchazeči do něj pouze doplní své jednotkové ceny a cenu celkovou. Tento způsob však není vždy možný, např. u služeb. Zde musí zadavatel co nejprecizněji definovat předmět veřejné zakázky. Uchazeči pak uvádějí cenu za celé plnění či cenu za jednu člověkohodinu či člověkoden poskytování služeb. V případě, kdy zadavatel není schopen předmět veřejné zakázky definovat tak, aby uchazeči na jeho základě mohli určit nabídkovou cenu (např. se jedná o poskytování služeb, nicméně zadavatel nemá představu o tom, kolik služeb bude čerpat), je vhodné veřejnou zakázku zadat pomocí uzavření rámcové smlouvy s jediným uchazečem. Na základě takové rámcové smlouvy jsou pak objednávána konkrétní plnění do vyčerpání limitu, který zadavatel určil. I zde však platí, že zadavatel musí postupovat transparentně, a v zadávacích podkladech je tedy nutné vymezit předmět zakázky a jeho předpokládaný rozsah co nejprecizněji. 19

20 Ad 5) Zveřejnění zakázky V souladu s principem proporcionality je uchazeč povinen přiměřeně k hodnotě veřejné zakázky zajistit uveřejnění zahájení jejího zadávání. Obecně platí, že čím je hodnota veřejné zakázky vyšší, tím vyšší jsou také požadavky na uveřejňování. V každém případě však platí, že zadavatel uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení na stránkách (u zakázek s hodnotou ,- Kč bez DPH a vyšší). Postup uveřejňování: 1. Jako první krok je nutná registrace zadavatele do systému ( 2. Po registraci a přihlášení do systému zadavatel v sekci Zadávací řízení zvolí možnost Přidat zadávací řízení, následně zvolí formulář pro vkládání zadávacích řízení. 3. V tomto elektronickém formuláři zadavatel online vyplní všechna relevantní pole a před Uložením do systému sem nahraje zadávací podklady. 4. Poté, co je formulář uložen, je potřeba vyplnit Výzvu k podání nabídek. 5. Tuto Výzvu zadavatel vyplní, podepíše a oskenuje. 6. V elektronické formě ji odešle na adresu esfzakazky@mpsv.cz. 7. Na pak zadavateli přijde zpráva potvrzující uveřejnění. Obecně platí, že k uveřejnění dojde týž den, kdy zadavatel formuláře uložil a odeslal, pokud se tak stalo do 10:00. Pokud ne, uveřejnění zpravidla proběhne následující pracovní den. Na tento harmonogram však nelze spoléhat, proto vždy ke lhůtám, které v rámci formulářů vypisujete, připočítejte minimálně 3 dny navíc jde o lhůtu, kterou má portál formálně k dispozici pro zveřejňování. Zadavatel je také vždy povinen uveřejnit výsledek zadávacího řízení. Opět je pro všechny veřejné zakázky v hodnotě ,- Kč bez DPH a vyšší povinné zveřejnění na stránkách Postup je následující: 1. Zadavatel se přihlásí do systému. 2. Vybere to zveřejněné zadávací řízení, ke kterému hodlá vkládat výsledky. 3. Zvolí tlačítko. 4. Do elektronického formuláře vloží výsledky podle pokynů. Ad 6) Hodnocení nabídek Kromě zakázek s předpokládanou hodnotou do ,- Kč bude vždy nutné provést hodnocení nabídek, které uchazeči podali do zadávacího řízení. 20

21 Toto hodnocení provádí buď jediná pověřená osoba (u zakázek s hodnotou ,- Kč do ,- Kč) či tzv. hodnotící komise. Hodnocení probíhá podle předem stanovených hodnotících kriterií, které zadavatel uvede v zadávací dokumentaci. Rozlišujeme tato dvě základní hodnotící kriteria: a) Nejnižší nabídková cena b) Ekonomická výhodnost nabídky Pokud je hodnotícím kriteriem pouze nejnižší nabídková cena, je na zadavateli, zdali bude hodnotit cenu bez, či včetně DPH (pokud tak neučiní, hodnotí se automaticky cena bez DPH). Hodnotící komise pak určí pořadí nabídek podle výše jejich nabídkové ceny a vítěznou nabídkou bude ta, jejíž uchazeč nabídl nejnižší nabídkovou cenu. Toto řešení je vhodné např. u jednodušších staveb či veřejných zakázek na dodávky. Pokud zadavatel zvolí druhou možnost, tedy tzv. ekonomickou výhodnost nabídky, musí definovat tzv. dílčí hodnotící kriteria, z nichž jedním musí být vždy cena. Ostatní dílčí kriteria si určí zadavatel sám podle konkrétních potřeb, může se jednat o kvalitu metodologie poskytovaných služeb, nabízenou výši smluvní pokuty, délku záruční doby atd. Těmto dílčím hodnotícím kriteriím zadavatel určí váhu, tedy důležitost v rámci hodnocení, součet těchto vah musí být vždy 100. Doporučujeme stanovit váhu dílčího hodnotícího kriteria cena alespoň 50 %. V rámci těchto dílčích kriterií mohou být stanovena tzv. subkriteria. Způsob hodnocení u nejnižší nabídkové ceny je jasný pořadí záleží pouze na nabízené ceně. V případě ekonomické výhodnosti bude postup složitější. Zadavatel musí vždy přesně definovat, co a jakým způsobem bude u jednotlivých kriterií hodnoceno tedy jaké skutečnosti bude hodnotící komise brát jako relevantní, za co budou přiřazovány kladné body a co bude hodnoceno záporně. Příklad: Hodnotící komise provede hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií uvedených v zadávací dokumentaci. Zadavatel zvolil jako základní hodnotící kritérium ekonomickou výhodnost nabídky. Nabídky budou posuzovány podle dílčích hodnotících kriterií, kterými jsou: 1. Výše nabídkové ceny za jednu hodinu poskytování služby s váhou 60 % 2. Metodologie realizace zakázky s váhou 40 % 21

22 V rámci dílčího hodnotícího kriteria ad 2) byla stanovena tato subkriteria: 2a) Popis metodologie a přístupu k plnění aktivit veřejné zakázky s váhou 30 % 2b) Výše nabízené smluvní pokuty s váhou 30 % 2c) Délka nabízené záruční doby s váhou 40 % V rámci subkriteria ad 2a) bude hodnoceno zejména: V rámci subkriteria ad 2b) bude hodnocena výše nabízené smluvní pokuty stanovená jako nabízená výše smluvní pokuty v Kč za jeden den prodlení. Zadavatel stanoví, že nejvyšší přípustná smluvní pokuta činí ,- Kč/den. V rámci subkriteria ad 2c) bude hodnocena délka nabízené záruční doby stanovená v měsících. Zadavatel stanoví, že nejdelší možná záruční lhůta činí 120 měsíců. Je vhodné, aby zadavatel určil maximální hranice, neboť uchazeči by mohli nabízet nereálná plnění (např. smluvní pokuta ve výši Kč za den prodlení), aby zkreslili výsledek hodnocení ve svůj prospěch. Způsob hodnocení nabídek Hodnotící kritérium, u nějž je nejvýhodnější minimální hodnota (dílčí hodnotící kriterium ad 1)) se hodnotí tak, že nejnižší hodnotě je přiřazeno 100 bodů. Ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne použitím tohoto vzorce: Nejvýhodnější nabídka 100 x Hodnocená nabídka Hodnotící kriterium, u nějž je nejvýhodnější maximální hodnota (subkriteria 2b) a 2c)) se hodnotí tak, že nejvyšší hodnotě je přiřazeno 100 bodů. Ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru: hodnocená nabídka / nejvýhodnější nabídka. Lze použít vzorec: Hodnocená nabídka 100 x Nejvýhodnější nabídka 22

23 Dílčí hodnotící kritérium, u nějž nelze vyjádřit výslednou hodnotu číselně (dílčí hodnotící kriterium 2a)), se hodnotí tak, že hodnotící komise sestaví pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce 100 bodů a ostatním nabídkám takový počet bodů, který odpovídá míře splnění kritéria v poměru k nejvhodnější nabídce. Hodnotící komise vždy slovně odůvodní přiřazení bodové hodnoty. 1. Bodová hodnota subkriteria, vypočtená podle výše popsaného způsobu, bude násobena vahou subkriteria. 2. Takto získané body za subkriteria se sečtou a získá se bodové ohodnocení v rámci celého dílčího hodnotícího kriteria ad 2). 3. Tento celkový počet bodů za celé dílčí hodnotící kriterium se vynásobí vahou tohoto dílčího kriteria. 4. Taktéž body v rámci dílčího hodnotícího kriteria ad 1) se vynásobí vahou dílčího hodnotícího kriteria. 5. Takto získané body za obě dílčí hodnotící kriteria se sečtou a je dán výsledný počet bodů pro určení konečného pořadí nabídek tak, že nejvýhodnější je nabídka, která získá nejvyšší celkový počet bodů. 6. V případě rovnosti bodových hodnot dvou či více nabídek rozhoduje o celkovém pořadí nabídek pořadí v kritériu nabídková cena (pouze příklad, zadavatel si může určit jinak). Samotné hodnocení nabídek však není jedinou náplní činnosti komise. Můžeme rozeznat tyto fáze: Otevírání obálek s nabídkami pro tuto činnost může zadavatel ustanovit samostatnou komisi. Jedná se o činnosti spojené s kontrolou formální úplnosti nabídek, tedy jen potvrzení, zda je nabídka zpracována v českém jazyce, obsahuje všechny požadované dokumenty a tyto dokumenty jsou podepsány uchazečem, či jinou osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. V této fázi není posuzován obsah podkladů předložených v nabídce. Posuzování nabídek provádí hodnotící komise (či pověřená osoba). Zde se již zkoumá obsah nabídky, zdali splňuje požadavky, které byly stanoveny v zadávací dokumentaci. Hodnocení nabídek proces popsaný výše. Hodnocení je pro různé druhy zakázek rozdílné, nicméně určité dokumenty, které je nutné z hodnocení pořídit, jsou pro všechny zakázky společné: Jmenování členů a náhradníků hodnotící komise / pověření osoby. 23

24 Seznam doručených nabídek. Čestná prohlášení osob podílejících se na hodnocení o nestrannosti a mlčenlivosti. Zápis / Protokol o otevírání obálek. Ad 7) Zrušení zadávacího řízení Zadavatel se může dostat do situace, kdy bude muset probíhající výběrové řízení zrušit ať už vinou objektivních skutečností či z důvodů na jeho straně. Ať už je důvodem zrušení cokoli, lze tento úkon provést pouze do okamžiku uzavření smlouvy. Můžeme rozlišit situace, kdy je možné a kdy nutné výběrové řízení zrušit důvody jsou uvedeny v Pokynu a v zákoně, mohou být obsaženy i v interních předpisech. Platí, že při kontrole průběhu zadávacího řízení bude muset zadavatel sdělit kontrolním orgánům důvod zrušení řízení. Zadavatel je povinen o zrušení výběrového řízení neprodleně informovat všechny uchazeče, kteří nebyli dosud vyřazeni a u zakázek s hodnotou nad ,- Kč bez DPH je nutné tuto skutečnost uveřejnit na Postupy platné pro jednotlivé druhy zakázek Určujícím prvkem pro to, jaké postupy se pro zadávání zakázky uplatní, je předpokládaná hodnota veřejné zakázky. Podrobněji již nebudou rozebírány okruhy, které byly vymezeny jako společné pro zadávání všech typů zakázek. 1. Veřejná zakázka malého rozsahu s předpokládanou hodnotou do ,- Kč Uchazeč musí být schopen předložit: u drobných nákupů přímo v obchodech, které nepřesahují hodnotu 5.000,- Kč: - stvrzenku o nákupu s náležitostmi účetního dokladu dle zákona č. 563/1991 Sb, o účetnictví nebo - paragon z obchodu a výdajový platební doklad zadavatele, u ostatních nákupů s hodnotou do ,- Kč: - výzvu k podání cenové nabídky či objednávku, - doklad o odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí dodavatelem atd.), - písemnou smlouvu s dodavatelem/potvrzenou objednávku. 24

25 2. Veřejná zakázka malého rozsahu s předpokládanou hodnotou od ,- Kč do ,- Kč Uchazeč musí být schopen předložit: - výzvu k podání nabídek, - doklad o jejím odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí dodavatelem atd.), - nabídky uchazečů, - jmenování osoby, která provede posuzování a hodnocení nabídek či jmenování hodnotící komise, - čestné prohlášení o nepodjatosti a mlčenlivosti osoby/osob, které se podílely na posuzování a hodnocení nabídek, - zápis z posuzování a hodnocení nabídek, - případné oznámení o vyloučení uchazeče, výzvy k doplnění nabídek atd. včetně dokladů o jejich odeslání, - vyrozumění o výsledku výběrového řízení, - doklad o jeho odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí dodavatelem atd.), - písemnou smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, - oznámení o výsledku výběrového řízení, - doklad o odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí dodavatelem atd.) Veřejná zakázka malého rozsahu s předpokládanou hodnotou od ,- Kč do ,- Kč Uchazeč musí být schopen předložit: - výzvu k podání nabídek, pokud se rozhodne vyzvat dodavatele, - doklad o jejím odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí dodavatelem atd.), - doklad o jejím uveřejnění na např. tzv. printscreen, - nabídky uchazečů, - jmenování hodnotící komise, - čestné prohlášení o nepodjatosti a mlčenlivosti osoby/osob, které se podílely na posuzování a hodnocení nabídek, 2 Není v rámci zakázek tohoto typu striktně vyžadováno, ale doporučuje se dokladovat z hlediska průkaznosti případných námitek uchazečů. 25

26 - zápis z posuzování a hodnocení nabídek, - případné oznámení o vyloučení uchazeče, výzvy k doplnění nabídek atd. včetně dokladů o jejich odeslání, - písemnou smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, - oznámení o výsledku výběrového řízení, - doklad o jeho odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí dodavatelem atd.), - doklad o jeho uveřejnění na 4. Veřejná zakázka s předpokládanou hodnotou od ,- Kč bez DPH jedná se o situace, kdy zadavatel není zadavatelem dle zákona Uchazeč musí být schopen předložit: - výzvu k podání nabídek, -doklad o jejím odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí dodavatelem atd.), - doklad o jejím uveřejnění na - nabídky uchazečů, - jmenování hodnotící komise, - pozvánku na první jednání komise adresovanou poskytovateli dotace, - doklad o jejím odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí atd.), - čestné prohlášení o nepodjatosti a mlčenlivosti osoby/osob, které se podílely na posuzování a hodnocení nabídek, - zápis z posuzování a hodnocení nabídek, - písemnou smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, - oznámení o výsledku výběrového řízení, - doklad o jeho odeslání (potvrzení pošty o doporučeném odeslání, elektronickou doručenku v případě komunikace em, potvrzení o převzetí dodavatelem atd.), - doklad o jeho uveřejnění na 5. Veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou nad ,- Kč bez DPH zadávané zadavatelem dle zákona V těchto případech je zadavatel povinen zvolit některý z druhu výběrových řízení, které uvádí zákon. 26

27 Vzorové zadávací podklady (Zadávací dokumentace a Výzva k podání nabídek) jsou uvedeny v příloze č. 11 a 12. Vzorové formuláře se zohledněním na specifické požadavky OP LZZ jsou uvedeny v příloze č. 13 až Nejčastější chyby při zadávání zakázek Cílem této kapitoly je vymezení nejčastějších chyb při zadávání zakázek v jednotlivých oblastech a fázích zadávání veřejných zakázek. V této podkapitole budou uvedeny nejčastější chyby při zadávání veřejných zakázek v následujícím členění: 1) Systémové nedostatky chyby a nedostatky, které se objevují průřezově bez ohledu na velikost nebo druh zakázky 2) Chyby při zpracování zadávací dokumentace s následujícím podrobným členěním: a. Vymezení předmětu zakázky. b. Stanovení předpokládané hodnoty zakázky. c. Nastavení kvalifikačních předpokladů zejména pak s akcentem na technické kvalifikační předpoklady. d. Nastavení hodnotících kritérií. e. Specifikace nabídkové ceny. f. Nastavení dodacích, obchodních a platebních podmínek. g. Vymezení časového rámce zadávacího řízení, stanovení lhůt. 3) Způsob zveřejnění zakázky s členěním: a. Obecné chyby a nedostatky při zveřejnění zakázky a oslovení potenciálních dodavatelů. b. Specifické chyby a nedostatky při zveřejnění zakázky a oslovení potenciálních dodavatelů dle požadavků příslušného operačního programu. 4) Průběh lhůty pro podání nabídek. 5) Otevírání obálek, posouzení nabídek. 6) Hodnocení nabídek s členěním: a. Formální nedostatky při hodnocení nabídek. b. Nesprávné postupy při hodnocení nabídek, zejména dle kvalitativních hodnotících kritérií a neobjektivnost hodnocení. c. Nedodržení postupů a požadavků stanovených pravidly OP LZZ. 7) Nedodržení podmínek stanovených OP LZZ zejména v oblasti publicity. 27

28 8) Rozhodnutí o výběru, jiná rozhodnutí zadavatele. 9) Oznámení výsledků zadávacího řízení 10) Uzavření smlouvy. U každé z uvedených chyb pak budou uvedeny návrhy řešení, případně variantní řešení, kde existuje. Ad 1) Systémové nedostatky Obecně lze říci, že těmito systémovými nedostatky jsou pochybení týkající se všech činností spjatých se zadáváním veřejných zakázek. Řešením je dodržování základních zásad výběrových řízení, jak už bylo několikrát zmíněno. Ad 2) Chyby při zpracování zadávací dokumentace a) Vymezení předmětu veřejné zakázky Zde často dochází ke dvěma krajním postupům příliš obecné vymezení předmětu nebo vymezení příliš konkrétní. První postup znamená porušení zásady transparentnosti, neboť uchazeči nemají jistotu o tom, co bude budoucím plněním a hlavně, jakým způsobem stanovit nabídkovou cenu. Dochází tak k podání neporovnatelných nabídek a jediným legálním způsobem, jak se s touto situací vyrovnat, je zrušení celého řízení. Druhá situace pak znamená porušení zásady nediskriminace. Jde o to, že zadavatel uvede v zadávacích podkladech obchodní názvy (např. konkrétní značky stavebních materiálů), což je opět hrubým porušením základní zásady zásady nediskriminace. Zadavatel tedy musí dbát na to, aby zvolil postup právě mezi těmito dvěma krajními póly. Zadavatel nesmí uvádět konkrétní hodnoty (např. výkon, rozměry), pokud není takový postup odůvodněný předmětem zakázky. Řešením je stanovení krajních limitů (např. výkon minimálně xx, rozměry maximálně xx atd.). Pokud je nutné v zadávacích podkladech uvést obchodní názvy, vždy se musí jednat o výjimečný případ, který je objektivně odůvodnitelný a zadavatel musí uvést, že se jedná pouze o minimální požadavek a uchazeči jsou oprávněni nabídnout plnění srovnatelné či lepší kvality. b) Stanovení předpokládané hodnoty zakázky. Pro správnou realizaci zadávacího řízení je nutné, aby předpokládaná hodnota zakázky byla stanovena na základě určitých objektivních skutečností a nikoli pouze na pocitu zadavatele, že požadované služby, stavební práce či dodávky je možné pořídit za cenu, která je dle jeho názoru pro něj výhodná. 28

29 Další značnou chybou je uvažování o předpokládané hodnotě pouze z hlediska režimu, v jakém zadavatel hodlá zakázku zadávat např. předpokládanou hodnotu by stanovil jako ,- Kč bez DPH ve snaze zadávat svou zakázku coby veřejnou zakázku malého rozsahu mimo režim zákonu dle snadnějších podmínek. Takový postup je zakázán a vede k neplatnosti výběrového řízení. Jak správně stanovit předpokládanou hodnotu naleznete v kapitole Vymezení předpokládané hodnoty zakázky. c) Vymezení kvalifikačních předpokladů Zadavatel musí přesně stanovit, jakou kvalifikaci má uchazeč splnit. Vždy to bude alespoň čestné prohlášení o bezdlužnosti vůči příslušnému finančnímu úřadu a příslušnému úřadu sociálního zabezpečení. U zakázek s předpokládanou hodnotou od Kč do Kč navíc výpis z obchodního rejstříku nebo jiný obdobný doklad o právní subjektivitě a doklad o oprávnění k podnikání. U zakázek nad ,- Kč bez DPH musí jít o tzv. základní a profesní kvalifikační předpoklady podle zákona 53 a 54 zákona. Zadavatel musí vždy stanovit, jakým způsobem (předložením prostých či ověřených kopií, či originálů dokladů) a v jakém rozsahu mají uchazeči kvalifikaci splnit. Zadavatel může dále požadovat prokázání tzv. ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů (vypovídají o ekonomické síle uchazečů a o jejich pojištění škody) a technických kvalifikačních předpokladů (vypovídají o schopnostech uchazeče v minulosti již plnil obdobné zakázky, má určitý tým pracovníků atd.). Rozsah kvalifikace Zadavatel musí stanovit, v jakém minimálním rozsahu mají uchazeči kvalifikaci prokazovat, což se týká situace, kdy zadavatel požaduje splnění tzv. ekonomických a finančních a technických kvalifikačních předpokladů. Tyto limity musí být stanoveny vzhledem k předpokládané hodnotě veřejné zakázky a maximální výše by měla činit dvojnásobek až čtyřnásobek předpokládané hodnoty veřejné zakázky. V případě, že zadavatel použije limity nepřiměřené předpokládané hodnotě veřejné zakázky, bude muset být schopen tento postup odůvodnit objektivními příčinami při kontrole veřejné zakázky. Např.: Zadavatel požaduje, aby uchazeč předložil pojistnou smlouvu (případně pojistný certifikát), jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě s tím, že minimální výše pojistného plnění činí ,- Kč na jednu pojistnou událost (hodnota veřejné zakázky přitom činí např ,- Kč bez DPH). 29