Příručka pro administraci a provozování úřední desky

Transkript

1 Příručka pro administraci a provozování úřední desky Úvod a seznámení s moduly UDA a UDE jsou dva úzce spolupracující moduly určené pro komunikaci organizace s veřejností. Města a obce mohou s jejich pomocí pohodlně vyvěšovat elektronické dokumenty na internet, jak jim to od nařizuje zákon. Dalším použitím je nasazení modulů jako části informačního systému v organizaci, kdy můžeme s jejich pomocí informovat zaměstnance o probíhajících změnách, vyhláškách, a podobně. Samozřemností je úzká integrace s informačním systémem GINIS, kdy veškerá administrace je řízená standardními nástroji - veškerá hlavní konfigurace je řízena nástrojem GINIS ADM01. Modul UDE Plný název tohoto modulu je úřední deska - je to modul se zaměřením na co největší jednoduchost a kompatibilitu s různými platformami. S pomocí tohoto modulu si klient nebo zaměstnanec může prohlížet různé typy vyvěšených dokumentů(pdf, DOC,...) Jak již bylo řečeno, tento modul se znaží být co nejvíce intuitivní, aby i laická veřejnost mohla s modulem rychle pracovat. Modul UDE nabízí: Platfomní nezávislost na použitém prohlížeči Vzhledově přizpůsobitelná dané organizaci Snadnost ovládání - počet ovládacích prvků je omezen na nutné minimum Dokumenty jsou přehledně uspořádány do složek. Fulltextové vyhledávání pomocí Windows Indexing Services

2 Modul UDA Je centrum modulů UDA/UDE. Uživatelem tohoto modulu je typicky úředník, nebo zaměstnanec zodpovědný na vyvěšování dokumentů. Ten pak specifikuje, jaký dokument a s jakou platností bude vyvěšen. K dokumentu lze připojit poznámky a komentáře. Lze specifikovat různý stav dokumentu(pro schválení, schválen...) více nám napoví obrázek Ilustrace 2: Stavy dokumentů v UDE

3 Modul UDA nabízí: Povoluje přístup pouze oprávněným uživatelům. Proto je její konfigurace prováděna standardní konfigurací informačního systému GINIS v souladu s nasazenou politikou přístupu v organizaci. Schvalování požadavků - UDA nabízí i tok dokumentů uvnitř organizace, kdy máme rozdělené role: nadřízený požadavky schvaluje a podřizený je zanáší do informačního systému. Editace požadavků - můžeme měnit dobu vyvěšení, téma, nadpisy, přílohy a podobně. Vkládání elektronických dokumentů nezaevidovaných v GINIS (vrstva SSL) - občas se vyskytne požadavek, kdy není žádoucí nějaký dokument zanášet do informačního systému. Příkladem může být upozornění o probíhající opravě v objektu. Ilustrace 3: Modul administrace úřední desky

4 Architektura modulů UDA/UDE Ilustrace 4: Architektura modulů a jejich spolupráce s GINIS

5 Administrace K správné funkci je potřeba mít: Založené elektronické úložiště v modulu ADM pro tento server Založený nový katalog v indexovací službě serveru (tento požadavek není povinný, pokud nechceme mít fulltextové vyhledvání Anonymní přístup k fázi GWAUDE01 pomocí autorizační služby (v případě instalace aplikace UDE pro zveřejňování dokumentů vně organizace) Vytvoření elektronického úložiště pro modul UDA/UDE Nejprve si spustíme modul ADM. Poté zvolíme položku v menu Subjekty/Workflow/Servery pro úložiště el. dokumentů a založíme nový řádek. Ilustrace 5: Založení nového serveru pro úložiště elektronických dokumentů

6 Poté vyplníme požadované údaje (v tomto příkladě si založíme elektronicé úložiště na disku C:, v adresáři UDA_ULOZISTE) Poznámky: v modulu ADM byla v některých verzích chyba, která vyžadovala zadání jména a hesla. adresář UDA_ULOZISTE si musíme vytvořit na disku sami a nastavit mu příslušná práva pro zápis. Po uložení našich změn do databáze klikneme na menu Vazby/Disky serveru. Popis přiřazení disků k úložišti je na další stránce. Ilustrace 6: Vyplnění údajů pro elektronické úložište

7 Zaloříme nový disk serveru a vyplníme kartu podle vzoru na obrázku: (ovšem, pokud zakládáme úložiště na FTP, konfigurace se bude lišit) Ilustrace 7: Přiřazení disku k elektronickému úložišti

8 Dalším důležitým krokem je konfigurace skupiny elektronického úložiště: klikneme na položku v menu Subjekty/Workflow/Skupiny úložišť el. dokumentů Ilustrace 8: Skupiny úložišť el. dokumentů Nyní buď založíme, nebo modifikujeme nějakou skupinu. Důležité je, abychom této skupině nastavili příznak úřední deasky a publikačního úložiště. Ilustrace 9: Detail skupiny elektronického úložiště V databázi musí být alespoň jedno úložiště s tímto příznakem

9 Posledním důležitým krokem je naadministrování složek pro publikaci: Klikneme na položku v menu Vazby/Složky pro zveřejňování dokumentů. a založíme si novou složku(například s názvem Složka1) Ilustrace 10: Založení nové složky DŮLEŽITÉ: pro správnou fuknci modulů UDA/UDE musí být nakonfigurována alespoň jedna složka. Tím by měla být základní administrace modulů hotová.

10 Administrace fulltextového vyhledávání Modul UDE umí fulltextové vyhledávání ve vyvěšených dokumentech s využitím Microsoft Index Services. Popíšeme si zde kroky, které jsou potřeba ke zprovoznění fulltexového vyhledávání. Administrace je prováděna převážně s použitím Microsoft nástrojů zde je hrubý popis v bodech, které si rozebereme podrobněji. (pro detailní popis je k dispozici dokument společnosti Microsoft na v agličtině) Administrace indexovaného katalogu Spuštění indexační služby Nastavení modulu UDE na indexované úložiště Administrace indexovaného katalogu Ilustrace 11: Administrace indexovaného katalogu

11 Klikneme pravým tlačítkem naa vybranou položku a zvolíme si vytvoření nového indexovaného katalogu. Ilustrace 12: Vytvoření nového indexovaného katalogu Jméno katalogu. Doporučujeme jej nazvat ve vazbě k databázi, např. d356m6 Jméno adresáře, ve kterém jsou umístěny pomocné soubory Microsoft Indexing Service

12 Nyní musíme do katalogu vložit adresáře, které chceme indexovat: Ilustrace 13: Vložení adresáře do katalogu

13 Spuštění indexační služby Je přímočaré. Indexační službu je ale potřeba restartovat po každé změně v konfiguraci indexovaných katalogů. Po chvíli proběhne indexace souborů v adresářích. Ilustrace 14: Spuštění indexační služby Vynucený start indexace Protože indexování katalogu probíhá v okamžicích, kdy není počítač vytížen a pouze v některých intervalech, může být při odlaďování konfigurace nápomocná tato informace: Ilustrace 15: Vynucený start indexace

14 Nastavení modulu UDE na indexované úložiště Musíme editovat soubor web.config pro modul UDE <?xml version="1.0"?> <configuration> <configsections> <section name="gordic" type="gordic.support.parameters.gcfgsectionhandler, Gordic.Support.Parameters"/> </configsections> <Gordic> <Ginis> <GWAUDE01> <Check-browser>false</Check-browser> <Gin-presence-required>false</Gin-presence-required> </GWAUDE01> </Ginis> </Gordic> <system.web> <pages validaterequest="false"/> <compilation defaultlanguage="c#" debug="true"/> <customerrors mode="remoteonly"/> <authentication mode="windows"/> <authorization> <allow users="*"/> </authorization> <trace enabled="false" requestlimit="1000" pageoutput="false" tracemode="sortbytime" localonly="false"/> <sessionstate mode="inproc" stateconnectionstring="tcpip= :42424" sqlconnectionstring="data source= ;trusted_connection=yes" cookieless="false" timeout="30"/> <globalization requestencoding="utf-8" responseencoding="utf-8" culture="cs-cz"/> <xhtmlconformance mode="legacy"/></system.web> <appsettings>  <add key="defaultcssstylefile" value="css/styles.css"/>  <add key="indexconstring" value="provider=msidxs;data Source=UDA"/>  <add key="uloroot" value="c:\temp\ginisele"/>  <add key="fullprv" value="true"/>  <add key="idulz" value=""/> <add key="documentsrow" value="15"/> </appsettings> </configuration> Název nakonfigurovaného katalogu. Proto jsme upozorňovali na vhodnost použití názvu podle verze databáze (d356m6)

15 Požadavky na HW/SW Server Jsou shodné s aktuální verzí informačního systému GINIS. Pro detailnější informace prosím nahlédněte do compatibility listu. V současné době zhruba odpovídá následující konfiguraci: Windows Server 2000 a vyšší Nainstalovaný IIS server ASP.NET 2.0 OLE DB ovladač Klient Pro UDE je to jakýkoliv prohlížeč podporující JavaScript a CSS styly Pro UDA je to prohlížeč IE, minimálně verze 6.0

16 Obsah Příručka pro administraci a provozování úřední desky...1 Úvod a seznámení s moduly...1 Modul UDE...1 Modul UDA...2 Architektura modulů UDA/UDE...4 Administrace...5 Vytvoření elektronického úložiště pro modul UDA/UDE...5 Administrace fulltextového vyhledávání...10 Administrace indexovaného katalogu...10 Spuštění indexační služby...13 Vynucený start indexace...13 Nastavení modulu UDE na indexované úložiště...14 Požadavky na HW/SW...15 Server...15 Klient...15

17 Seznam ilustrací Ilustrace 1: Modul UDE - úvodní obrazovka...1 Ilustrace 2: Stavy dokumentů v UDE...2 Ilustrace 3: Modul administrace úřední desky...3 Ilustrace 4: Architektura modulů a jejich spolupráce s GINIS...4 Ilustrace 5: Založení nového serveru pro úložiště elektronických dokumentů...5 Ilustrace 6: Vyplnění údajů pro elektronické úložište...6 Ilustrace 7: Přiřazení disku k elektronickému úložišti...7 Ilustrace 8: Skupiny úložišť el. dokumentů...8 Ilustrace 9: Detail skupiny elektronického úložiště...8 Ilustrace 10: Založení nové složky...9 Ilustrace 11: Administrace indexovaného katalogu...10 Ilustrace 12: Vytvoření nového indexovaného katalogu...11 Ilustrace 13: Vložení adresáře do katalogu...12 Ilustrace 14: Spuštění indexační služby...13 Ilustrace 15: Vynucený start indexace...13