Příručka uživatele HELPDESK GEOVAP

Transkript

1 HELPDESK GEOVAP verze

2 OBSAH 1 REGISTRACE DO HELPDESK PŘIHLÁŠENÍ A ODHLÁŠENÍ ZÁKLADNÍ OBRAZOVKA HELPDESK PŘEHLED HLÁŠENÍ ZALOŽENÍ NOVÉHO HLÁŠENÍ ZOBRAZENÍ/EDITACE VYBRANÉHO HLÁŠENÍ HROMADNÉ ZPRÁVY...4

3 1 Registrace do HelpDesk Služba je přístupná na adrese Každý účastník se musí nejdříve registrovat kliknutím na tlačítko v horní liště aplikace. Zobrazí se registrační formulář, který je po vyplnění a stisku tlačítka Odeslat automaticky odeslán správci HelpDesk. Správce následně přidělí účastníkovi přístupové kódy a oprávnění a zašle mu zpět informační mail s přístupovými kódy. Do pole Zpráva pro HelpDesk je třeba uvést minimálně projekt (aplikační sw) a jeho subprojekty (moduly), ke kterým požadujete přístup. 2 Přihlášení a odhlášení Po spuštění HelpDesk je třeba zadat přidělené Login a Heslo, systémem nejsou rozlišována velká a malá písmena GEOVAP, spol. s r.o.

4 Přihlašovací Login do HelpDesk je svázáno s projekty a subprojekty, ke kterým má účastník přístup. Jeden účastník může mít za jednu organizaci přístup do více projektů a subprojektů. Projekt je jeden sw celek (obvykle jedna smlouva na aplikační sw), subprojekt je jeho samostatná část, např. určitý sw modul. Specifickým subprojektem je obvykle Správa projektu, kam jsou vkládána hlášení týkající se projektu obecně (např. připomínky ke smlouvě apod.). Každý účastník subprojektu má přiřazenu svou roli - pracovník poskytující technickou podporu přes HelpDesk. Uživatel (tj. zákazník) nebo Řešitel (tj. Po ukončení práce v HelpDesk je doporučeno se odhlásit od aplikace kliknutím na červený křížek v pravé horní části obrazovky. 3 Základní obrazovka HelpDesk Po přihlášení účastníka je zobrazena základní informační obrazovka HelpDesk. V horní liště je možné vybrat požadovanou činnost, obvykle nebo. 4 Přehled hlášení Přehled hlášení je základní informační obrazovka HelpDesk. Zobrazí se okno obsahující vlevo strukturu zpřístupněných Projektů/Subprojektů podle organizací, které se projektu účastní. V závorce vedle názvu subprojektu je uveden počet otevřených hlášení, ve kterých je přihlášený účastník uveden jako aktuální uživatel nebo řešitel / počet všech otevřených hlášení). Každý obchodní partner využívající HelpDesk má přiřazen minimálně jeden projekt rozdělený dále na dílčí subprojekty, ke kterým mají přístup jednotliví uživatelé obchodního partnera. Po kliknutí na konkrétní subprojekt je v pravé části zobrazen seznam všech otevřených hlášení zvoleného subprojektu bez ohledu na to, zda je v nich uveden přihlášený účastník jako uživatel nebo řešitel. Hlášení je základní záznam se zadáním konkrétního požadavku, problému apod. a k němu je sledována veškerá komunikace oprávněných účastníků s možností vkládání souborů. Seznam hlášení lze setřídit vždy podle jednoho sloupce kliknutím na záhlaví sloupce. Název tříděného sloupce je podtržen. Sloupce kromě ID (identifikační číslo záznamu) jsou tříděny sestupně. Standardně je seznam tříděn dle ID. V dolní liště jsou zobrazena ovládací tlačítka umožňující: založit nové hlášení výběr způsobu zobrazení seznamu existujících hlášení ; standardně jsou zobrazena pouze otevřená hlášení, tj. všechna hlášení vyjma těch, která mají nastaven Status na Uzavřený. nastavení filtru v zobrazeném seznamu hlášení dle obsahu jednotlivých údajů (sloupců) ; v prvním poli lze vybrat sloupec, dle kterého bude provedeno filtrování, do druhého pole je třeba zadat hledaný text a zapnout či vypnout filtr. Zobrazí se hlášení obsahující hledaný text kdekoliv ve zvoleném sloupci. Kliknutím do řádku s vybraným hlášením je zobrazení přepnuto do detailu hlášení GEOVAP, spol. s r.o.

5 5 Založení nového hlášení Nové hlášení může založit uživatel i řešitel subprojektu. Založení nového hlášení se provádí na základní obrazovce Přehled hlášení kliknutím na tlačítko. Otevře se vkládací formulář. Nově založené hlášení obsahuje následující údaje: ID hlášení (nezobrazuje se, doplní systém až při uložení hlášení) Uživatel (označení uživatele, vyplní systém při založení hlášení podle údajů z přihlášení do HelpDesk) Řešitel (označení řešitele /obvykle pracovník GEOVAP/, systém umožní při založení hlášení vybrat řešitele subprojektu z řešitelů přiřazených zákazníkovi/projektu/subprojektu) Status (aktuální stav řešení hlášení; systém předvyplní při založení hlášení Nový, v průběhu řešení hlášení lze status měnit v rámci přidělených oprávnění dle pevného číselníku (Přijat k řešení, Rozpracovaný, Testovaný, Schvalovaný, Vyřešený, Pozastavený, Uzavřený, ) Klasifikace (z pevného číselníku Chyba, Reklamace, Neoprávněná reklamace, Požadavek, Dotaz, Jiné, ) Způsob řešení (systém předvyplní při založení hlášení Předáno k řešení, v průběhu řešení hlášení lze status měnit dle pevného číselníku a oprávnění (Opraveno, Vyřešeno, Neopraveno, Bezpředmětné, Duplicitní, Odmítnuto ) Priorita (stupeň priority dle pevného číselníku) Hlásit změny všem (A/N; A = zapnout zasílání informací o průběhu řešení na y všech řešitelů a uživatelů majících přístup do daného subprojektu zákazníka; standardně je nastaveno na N = informační mail zasílán pouze tomu, na koho je hlášení směrováno, tj. řešiteli nebo uživateli nastavenému po založení nového hlášení nebo po uložení změn v hlášení a současně hlavnímu řešiteli daného projektu u zákazníka, je-li v systému zadán. Tomu, kdo hlášení či změnu vytvořil, není informační zasílán. Předmět (krátký popis předmětu hlášení, nelze jej následně změnit) Zpráva (nepovinný údaj, max. 500 znaků, vlastní obsah hlášení, komentář, oznámení apod.) Soubor (možnost připojení jednoho datového souboru obdobným způsobem jako v ových klientech; pokud je třeba vložit více souborů je vhodné je zkomprimovat do jediného nebo je postupně vložit ve více editačních krocích). Datum a čas založení hlášení (nezobrazuje se, doplní systém při uložení hlášení) Datum a čas poslední změny hlášení (nezobrazuje se, doplní systém při uložení hlášení). Nově založené hlášení bude vloženo do systému po kliknutí na tlačítko zobrazen detail vytvořeného hlášení v editačním režimu. Po kliknutí na tlačítko zobrazení vráceno na Přehled hlášení.. Poté je je GEOVAP, spol. s r.o.

6 6 Zobrazení/editace vybraného hlášení Libovolné hlášení si může zobrazit či editovat libovolný uživatel či řešitel, který má k němu přístup, i když není aktuálně uveden v záhlaví zprávy jako uživatel či řešitel, tj. může se vložit svou zprávou včetně možné přílohy do probíhající komunikace u daného hlášení. Na základní obrazovce Přehled hlášení je třeba kliknout na jakýkoliv text v požadované hlavičce hlášení a otevře se detail hlášení s přehledem všech připojených záznamů k danému hlášení (záznamy ve spodní části detailu v oddílu Historie) viz předchozí obrázek. Po kliknutí na tlačítko případných editačních úprav. je zobrazení vráceno na Přehled hlášení bez uložení Po kliknutí na tlačítko jsou uloženy editační změny a připojené poznámky a soubory a pak je zobrazení vráceno na Přehled hlášení. Připojené záznamy v oddílu Historie vznikají při každém uložení hlášení: po vložení nového záznamu v případě, že došlo ke změně údajů v hlavičce hlášení, vložení poznámky nebo připojení souboru V režimu prohlížení lze prohlížet připojené přílohy včetně jejich uložení do PC uživatele či do jiného uživatelského úložiště. 7 Hromadné zprávy Tato sekce slouží řešitelům jednotlivých subprojektů k vytváření hromadných zpráv zasílaných mailem vybraným uživatelům, např. zpráv o uvolnění nové verze SW. Uživatelé si dle přístupových oprávnění mohou prohlížet přehled těchto zpráv GEOVAP, spol. s r.o.