Téma: Ing. Miroslav ŠIRL nezávislý konzultant

Transkript

1 Téma: Ing. Miroslav ŠIRL nezávislý konzultant

2 Agenda: Proč elektronické dokumenty? Jak řešit otázku jejich archivace? Co je to důvěryhodné uložení? Jaký je současný stav ukládání el. dokumentů? Jak by to mělo být? A jak toho dosáhneme?

3 Elektronické dokumenty a ISDS? ISDS je systém, který je určen k doručování datových zpráv/dokumentů, Tedy elektronických dokumentů

4 K čemu dojde používáním ISDS Enormě naroste elektronická komunikace mezi dotčenými subjekty Enormě se zvýší počet přijatých popř. i odeslaných elektronických dokumentů (datových zpráv), ke kterým nebude existovat listinný ekvivalent Důležité informace přicházející prostřednictvím datových schránek budou pouze v elektronické podobě.

5 Elektronický dokument Vývoj použití materiálů pro uložení informací Od destiček přes papyrus a papír k elektronickým dokumentům Forma: komfort versus trvanlivost Elektronický dokument Vysoký komfort Malá trvanlivost Poprvé k přečtení informace nestačí lidské smysly Pro dlouhodobé použití řada rizik

6 Organizace musí důvěryhodně spravovat veškeré dokumenty, které se k ní dostávají z vnějšku, či vznikají její vlastní činností. Kromě toho, že jí tuto povinnost ukládají legislativní předpisy, je to pro ni důležité i z hlediska minimalizace rizik. K odpovědné správě elektronických dokumentů přicházejících či odcházejících prostřednictvím datových schránek mi však nestačí pouze bezpečný a průkazný ISDS. Potřebují důvěryhodné a bezpečné návazné procesy.

7 Varianta A všechny dokumenty bude uživatel nadále spravovat v listinné podobě, tedy elektronické dokumenty bude konvertovat do listinné podoby Uživatelé, u kterých je četnost přicházejících či odcházejících prostřednictvím datových schránek velmi malá Autorizovaná konverze 30,-Kč za stranu Varianta B uživatel bude i u sebe pracovat s elektronickými dokumenty

8 Function 1 Function 1 Jak archivovat el. dokumenty? Elektronický dokument A. Důvěryhodná papírová kopie B. Důvěryhodný el. archiv (právně závazná)

9 Dlouhodobé důvěryhodné úložiště Základem péče o uložené elektronické dokumenty je řešení, které vám zajistí, že vám budou vaše dokumenty k dispozici po celou dobu svého životního cyklu tedy kdykoliv je budete potřebovat. úspora nákladů omezí se potřeba konverze, archivace papírových dokumentů kontrola manipulace s uloženými informacemi garance bezpečnosti a integrity uložených informací zaručení autenticity uložených informací (neměnnost obsahu a schopnost poznat co je elektronický originál), zaručení trvalé čitelnosti (dlouhodobá čitelnost informací/dokumentu v požadovaném formátu), přístupová práva, audit událostí, zálohování a obnova vytváření důvěryhodných kopií dokumentů

10 Současný stav ukládání el. dokumentů Většina aplikací dnes generuje el. dokumenty a rovněž metadata o procesech jak dokument vznikl. Každá organizace má a musí mít pravidla jak pracovat s dokumenty /papír i elektronické/ Každá IT aplikace dnes však ukládá jak dokumenty tak příslušná data většinou přímo v aplikaci. Tedy i všechna pravidla jsou implementována přímo v aplikaci /změna pravidel změna v aplikaci/ Aplikace přicházejí a odcházejí - Dokumenty zůstávají /velmi pracné obměny aplikací/

11 Cílový stav uložení elektronických dokumentů Jednotlivé aplikace informačního systému Dlouhodobé uložení NA Operativní uložení

12 Důvěryhodné uložení el. dokumentů Důvěryhodné úložiště má poskytnout důvěryhodné prostředí pro práci s elektronickými dokumenty založené na objektivních dokazovacích postupech. Dále má zajistit právní nezpochybnitelnost uložených dokumentů

13 Důvěryhodné úložiště elektronických dokumentů - ED Plná reprodukovatelnost obsahu (schopnost representovat obsah ED ve formě srozumitelné lidskému uživateli, tak aby ji byl schopen mu porozumět a využít ho) Integrita obsahu (schopnost prokázat, ţe obsah nebyl změněn a je dostupný v takové podobě, v jaké byl vytvořen a/nebo uložen) Autentičnost (schopnost, prokázat, že ED byl vytvořen a/nebo uloţen danou entitou, často je integrita vnímána jakou součást autentičnosti v širším smyslu

14 Jak toho dosáhneme? Jasná architektura a strategie podpory dlouhodobého uložení Jasné mechanismy k prokázání, že tento dokument existoval v daném čase K prokázání autenticity slouží tzv důkazní záznam Technika, školení, předpisy, kontrola, audit, certifikace

15 Uchování el. dokumentů Podpora autenticity Uchovávací strategie Správa médií Bezpečné uloţení Popis - Metadata Příjem Výběr Autenticita (Authenticity) Vyjádření (Renderability) Ţivotaschopnost (Viability) Integrita (Integrity) Identita (Identity) Dosaţitelnost (Availability) Pochopitelnost (Understandability) Metadata sémantické informace, doplňující informace

16 Jak toho dosáhneme? Vybudujeme si důvěryhodné úložiště v rámci naší IT infrastruktury Využijeme nabídku služeb komerčních důvěryhodných úložišť Pro i proti Cena / výkon Splnění požadavků Bezpečnost SLA Záruky, audit,

17 Důležitost důvěryhodných kopií Teze Důvěryhodné úloţiště důvěryhodné výstupy (elektronicky/papír): zaručení autenticity obsahu dokumentu(neměnnost obsahu a schopnost vazby na elektronický originál) i mimo důvěryhodné úložiště zajištění identity dokumentu ( tedy popisná metadata, mimo jiné kdy dokument vznikl, autor, aplikace, důvod, atd. popřípadě elektronický podpis či značka)

18 Žádná organizace nemůže fungovat bez důležitých informací a musí si vyhodnotit a ujasnit riziko spojené se správou těchto informací..bez earchivace nemohou existovat a rozvíjet se žádné další eaktivity. Děkuji za pozornost! Ing. Miroslav ŠIRL miroslav.sirl@atlas.cz