Elektronický archiv jako nadstavba DMS

Transkript

1 Elektronický archiv jako nadstavba DMS Jak a k čemu může být užitečný Petr Dolejší, Senior Business Consultant

2 Jak nakládáme s dokumenty Papírové dokumenty (podatelna) Elektronické dokumenty SAP EVIS, PM DMS/ECM/eSS/ IS IS Důvěryhodný elektronický archiv

3 Životní cyklus digitálního dokumentu IS, ERP DMS Archiv Vytváření Odesílání/ příjem Schvalování Zpřístupnění Archivace, skartace

4 Proč mít důvěryhodný elektronický archiv Hlavní důvody Práce s důvěryhodnými digitálními dokumenty zajištění důvěry v původ dokumentů a jejich právní validity Zrovnoprávnění elektronických a papírových dokumentů v okolním světě vznik úředních listin primárně v elektronické podobě (ISDS, soudy, ) Plná elektronizace všech firemních procesů a obchodní komunikace včetně digitalizace či konverze Integrace na okolní IS včetně podpory dálkového přístupu

5 Důvěryhodný digitální dokument Dokument je důvěryhodný, pokud se jedná o originální (autentický, původní) dokument, nebo jeho odvození z originálního dokumentu lze jednoznačně určit původ dokumentu lze jednoznačně ověřit, že nedošlo k porušení integrity dokumentu v případě konvertované verze lze doložit shodu s originálem je zaručena jeho čitelnost lze jednoznačně prokázat existenci dokumentu v čase

6 Vznik důvěryhodných dokumentů Uplatnění elektronického podpisu a časového razítka Integrita Identifikace Nepopiratelnost Fixace v čase

7 Formáty dlouhodobé archivace Založené na normách ETSI formáty AdES (XAdES, PAdES, CAdES) XAdES B-Level XAdES T-Level XAdES LT-Level XAdES LTA-Level Opakované přerazítkování Certifikační cesty CRL listy / OCSP

8 INTEGRACE DMS A ELEKTRONICKÉ ARCHIVACE

9 Integrace DMS a elektronické archivace Všechny cesty vedou do archivu DMS jako jediná brána k dokumentům DMS řídí potřebné procesy archivace jako podřízený pasivní nebo proaktivní modul Archiv jako samostatný systém komplexní správa archivačních procesů nezávislý provoz na okolních systémech Integrované řešení DMS, archivu a garantovaného úložiště

10 Archiv jako pasivní modul DMS IS IS DMS procesy

11 Archiv jako proaktivní modul DMS IS IS DMS procesy API

12 Archiv jako samostatný systém IS IS IS DMS procesy API INTERNET služba v cloudu

13 Integrované řešení DMS, archivu a garant. úložiště DMS Garantované úložiště

14 Externí reference v rámci formátu XAdES ECM, ERP, garantované úložiště <Reference URI=."> hash </Reference> <Reference URI=."> hash </Reference>.. <Reference URI=."> hash </Reference> XAdES B-Level XAdES T-Level XAdES LT-Level XAdES LTA-Level Opakované přerazítkování Certifikační cesty CRL listy / OCSP

15 Archivace dokumentů Ověření certifikátů Orazítkování Zpřístupnění dokumentu Přijetí dokumentu k archivaci Vytvoření archivního balíčku Archivace Skartace

16 Technické standardy ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems Open archival information system (OAIS) Reference model ETSI TS V1.4.2 ( ) XML Advanced Electronic Signatures (XAdES) ETSI TS V2.2.1 ( ) CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES) ETSI TR V1.1.1 ( ) PDF Advanced Electronic Signatures (PAdES)

17 Legislativa Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi Rozhodnutí Evropské komise č. K(2009) 7806 opatření pro usnadnění postupů s využitím el. prostředků (uznatelnost certifikátů) Rozhodnutí Evropské komise č. K(2011) 1081 minimální požadavky na přeshraniční zpracování dokumentů elektronicky podepsaných (vhodné formáty dat) Schvalované nařízení Evropského parlamentu a Rady o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce

18 Výhody OBELISK Archive a integrace s DMS Důvěra v původ, hodnotu a zdroj informací nejen pro DMS Sdílení důvěry s okolím organizace napříč celou EU Nasazení archivace jako doplněk k současným procesům Spolupráce a využívání technologií tzv. garantovaných úložišť Možnost konzumovat archiv jako službu v cloudu

19 Digitalizace a el. archivace dokumentů Odborný seminář 15. dubna 2014 Administrativní centrum Budějovická alej Antala Staška 77, Praha 4 Cílem semináře je blíže představit řešení pro digitalizaci a archivaci elektronických dokumentů Více informací a registrace účasti na

20 Děkuji za pozornost Petr Dolejší