Legislativa - co se děje v oblasti spisové služby u nás a EU

Transkript

1 Legislativa - co se děje v oblasti spisové služby u nás a EU Karel Škrle, ICZ a. s

2 Historie se opakuje 2

3 Digitální dokument se pere o svá práva Rovnoprávnost dokumentů v analogové a digitální podobě občanský zákoník (písemná forma jednání i elektronicky) dokument zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění (uchovávání dokumentů, domněnka pravosti elektronického dokumentu) daňový doklad č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále novela zákona o DPH ) v platném znění U dokumentu/doklad dokladu musí být od okamžiku jeho vzniku/vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost.

4 Písemnou formu má i digitální dokument Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. ( 562 odst. 1 NOZ) písemnost i dokument v digitální podobě K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat. ( 561 odst. 1 NOZ)

5 Stávající problémy Nejednotnost legislativních předpisů v přístupu k dokumentům v digitální podobě elektronická zdravotnická dokumentace Terminologie dokument, písemnost, listina, datová zpráva používání různých pojmů mnohdy s různým zabarvením a významem Nedořešená elektronická identifikace Dokumenty vers data kdy z dat vzniká dokument, vymezení správy dat a jejich uložení ukládání dat GIS, registry 5

6 Stávající problémy Správa dokumentů i AIS spravují dokumenty Manažer dokumentů, zaměření na procesy - certifikace správy dokumentů Uchovávání dokumentů zajištění důvěryhodnosti dokumentů důvěryhodnost dokumentu/úložiště neexistence digitálního archivu nejsou praktické zkušenosti s kvalitou metadat a předávaných dokumentů bude nás čekat opět převod do analogové formy dokumenty se hromadí nebezpečí praktické nereálnosti převodu do výstupního formátu/analogové formy 6

7 Hledání cesty k řešení Legislativní úpravy oblasti správy dokumentů v ČR a EU archivnictví a spisová služba, elektronický podpis, autorizovaná konverze a ISDS eidas Standardizace ISO (MSR), (ERMS), (OAIS) ETSI - AdES Odborná sdružení IRMS ITC Unie CNZ 7

8 ČR Od roku 2012 nic nového Stávající předpisy zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů; vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen spisová vyhláška ); zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění; vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek v platném znění. zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, v platném znění; národní standard pro elektronické systémy spisové služby (viz Věstník MV částka 64/2012). 8

9 ČR shrnutí změn od Skončila platnost přechodných ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.) Uvést spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. Převádět po uzavření spisu dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení do analogové podoby Důležité změny novely zákona o archivnictví a spisové službě Změny prováděcích předpisů (nová vyhláška č. 259/2012 Sb., která nahrazuje i předpisy týkající se el. podatelny) Důležitost spisového řádu původce upravuje konkrétní postupy vedení spisové služby. Úkoly Národního archivu v oblasti správy digitálních archiválií (digitální archiv) 9

10 EU - eidas Nařízení EU o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách první návrh zbyl zveřejněn Komisí EU v červnu 2012 do konce roku 2013 litevské předsednictvo chce zkonsolidovat finální text pro předložení evropskému parlamentu schválení ještě během funkčního období evropského parlamentu (do června 2014) V platnosti od předpokládá se odklad účinnosti o 1-2 roky Jedná se o nařízení (regulation) ne směrnici (directive) a tedy bude platit okamžitě pro všechny členské státy 10

11 eidas Hlavní cíl Umožnit používat elektronický podpis pro přeshraniční transakce a plně využít elektronickou identifikaci na jednotném digitálním trhu Používat elektronický podpis a souvisejících on-line důvěryhodných služeb tak, že se zajistí fungování těchto služeb přes hranice a jejich právní postavení bude rovnocenné tradičním postupům vyžadujícím dokumenty v listinné podobě Harmonizace elektronický podpis elektronický dokument Vzájemné uznávání elektronická identifikace služby doručování 11

12 eidas Dva hlavní okruhy elektronická identifikace důvěryhodné služby ( služby vytvářející důvěru ) elektronický podpis elektronická pečeť (značka) elektronické časové razítko elektronický dokument elektronické doručování ověřování webových stránek Technologicky neutrální Základní požadavky doplněné odkazy na příslušné standardy 12

13 Dopady eidas Digitální dokument je rovnocenný analogovému při dodržení požadavků autenticity a integrity při opatření kvalifikovaným podpisem nebo značkou (pečetí) Elektronický podpis rovnocenný ručnímu Kvalifikovaný elektronický podpis nelze členskými státy požadovat vyšší úroveň než je zde definována 13

14 Dopady eidas Vzájemné uznávání a umožnění využívání Elektronické identifikace Elektronického doručování Certifikované kvalifikované služby a prostředky vytváření a ověřování elektronických podpisů, pečetí, časových razítek udržování (preservation) podpisů, pečetí a razítek 14

15 Pracovní skupina Archivnictví ICT Unie o.s. Hlavní cíl odstranění přetrvávajících právních nejistot v oblasti správy a dlouhodobého ukládání důvěryhodného (legislativně platného) dokumentu. Hlavní kroky definovat důvěryhodný dokument nalézt mezery při správa a dlouhodobého ukládání důvěryhodných dokumentů, které nejsou legislativně podchyceny a navrhnout legislativní úpravy navrhnout formát důkazního materiálu Respektovat legislativní podmínky ČR a EU a využít souvisejících standardů 15

16 CNZ, o.s. Konference CNZ konference Digitální důvěra - Evropa a my Práce na Národním standardu ESSS spolupráce členů sdružení, zástupců archivní správy, archivů a dodavatelů spisových služeb na úpravách NSESSS zjednodušení NSESSS zaměření na základní požadavky, které by systémy spisové služby měly splňovat úpravy komunikačních schémat - aby si spisové služby včetně agendových informačních systémů rozuměly a aby bylo možné připravit se na přenos do digitálního archivu 16

17 IRMS, o.s. Snaha o odborný růst a vzdělávání v oblasti správy dokumentů certifikace Records Manager odborné semináře Překlady standardů správy dokumentů Slovník termínů správy dokumentů 17

18 Standardy pro správu dokumentů Strategická úroveň Řada ISO Informace a dokumentace Systémy správy dokumentů ISO 30300:2011 Základní principy a slovník ISO 30301:2011 Požadavky ISO Pokyny pro implementaci ISO Požadavky na orgány provádějící audit a certifikace ISO Návod k hodnocení systému Operativní úroveň ISO :2001 Informace a dokumentace Správa dokumentů Všeobecná část ISO :2001 Informace a dokumentace Správa dokumentů Návod k použití Realizační úroveň Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb ( vychází z MoReq2 18

19 Standardy pro správu dokumentů ISO lze provést certifikaci správy dokumentů Potřebná dokumentace Stanovení politiky a cílů správy dokumentů Dokumentované postupy správy dokumentů (zpravidla již existují jako spisový řád) Procesní mapy Postupy řízení kvality Certifikační schéma interní audity vlastní audit zaměstnanci organizace certifikační audity nezávislou certifikační organizací 19

20 Děkuji za vaši pozornost Karel Škrle ICZ a.s. Aplikační řešení 20