Kodex profesionálního chování a etiky. Prosazujeme integritu Rozumíme jí. Hovoříme o ní. Je to náš styl. Magna International

Transkript

1 Kodex profesionálního chování a etiky Prosazujeme integritu Rozumíme jí. Hovoříme o ní. Je to náš styl. Magna International

2 Slovo výkonného ředitele Je povinností každého z nás, abychom se seznámili s Kodexem profesionálního chování a etiky a abychom při své práci jednali vždy čestně a dbali na integritu. Jako výkonný ředitel této skvělé společnosti mohu říci, že jsem velmi hrdý na úspěchy, jichž jsme dosáhli, dlouhodobě budovanou reputaci, a na to, že máme pověst spolehlivého partnera. Vybudovali jsme si výbornou pozici a nyní je nesmírně důležité, abychom ji svým chováním neohrozili. Proto se všichni za všech okolností musíme řídit naším Kodexem profesionálního chování a etiky. Státní orgány po celém světě v poslední době ještě přísněji než dříve dohlížejí na dodržování právních předpisů a při svých šetřeních věnují velkou pozornost automobilovému průmyslu společnost Magna nevyjímaje. Naše společnost naprosto netoleruje jakékoli neetické chování. Stejně nekompromisně se staví také k odvetným opatřením vůči zaměstnancům, kteří v dobré víře ohlásí problém. Jako zaměstnanci společnosti Magna jsme všichni povinni se seznámit s Kodexem profesionálního chování a etiky a při své práci jednat vždy čestně a dbát na integritu. Každý z nás může svým dílem přispět ke společnému úspěchu jednat čestně a poctivě, a pokud si všimne nějaké nepravosti, upozornit na ni. Děkuji vám, že prosazujete integritu a že společnost Magna posouváte stále vpřed. S pozdravem Donald J. Walker Výkonný ředitel

3

4 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

5 Obsah Slovo výkonného ředitele Úvod ke Kodexu profesionálního chování a etiky 2 Význam Kodexu profesionálního chování a etiky pro zaměstnance 5 Prosazování integrity při obchodních jednáních Integrita, férovost a úcta při obchodních jednáních 7 Dodržování předpisů na ochranu hospodářské soutěže 7 Dodržování protikorupčních zákonů 8 Lobbování / politická činnost 9 Prosazování integrity formou transparentního výkaznictví Finanční výkaznictví 12 Nekalé obchodování s cennými papíry 13 Zveřejňování informací 13 Prosazování integrity na pracovišti Životní prostředí a bezpečnost a ochrana zdraví při práci 15 Ochrana osobních údajů 15 Respektování lidských práv 16 Rozmanitost a začlenění 16 Prosazování integrity pomocí správných rozhodnutí Využívání důvěrných informací 19 Investice a příležitosti společnosti 19 Sebezvýhodňování a spolupráce s příbuznými a přáteli 20 Práce mimo společnost 21 Dary, jídlo a pohoštění 21 Prosazování integrity pomocí správné komunikace Obezřetná komunikace 23 Linka Good Business Line 24 Pomoc poradců pro dodržování právních předpisů 25 Slovníček pojmů 26 Pojmy uváděné barevně nebo psané kurzívou jsou vysvětleny ve slovníčku. 1

6 Úvod Všichni si musíme uvědomit, že jsme povinni pracovat v souladu s etickými normami a také politikami naší společnosti. Situace v automobilovém průmyslu je stále složitější a náročnější. Proto je důležité, abychom si všichni uvědomili, že jsme povinni pracovat v souladu s etickými normami a také politikami naší společnosti. Základní hodnoty a obchodní zásady, z nichž vychází naše kultura správného podnikání, shrnují Zaměstnanecká charta a Pracovní zásady, které doplňuje Etický kodex. Tento Kodex slouží jako vodítko, které nám usnadní dodržování našich etických norem. Společnost Magna od všech svých zaměstnanců vyžaduje, aby vždy jednali podle platných zákonů a ctili její základní hodnoty a obchodní zásady. Respektování těchto norem očekává také od dodavatelů, konzultantů, nezávislých smluvních dodavatelů, zprostředkovatelů a dalších zástupců, s nimiž spolupracuje. Zaměstnanci, kteří tento Kodex poruší, budou potrestáni disciplinárním postihem, jímž může být i propuštění. Třetím stranám v případě porušení Kodexu hrozí ukončení spolupráce se společností. Tato pravidla určují, jakým způsobem máme: jednat s ostatními na pracovišti; plnit své povinnosti týkající se ochrany životního prostředí; jednat s konkurenty; jednat s veřejnými činiteli a chránit důvěrné informace společnosti Magna a jejích zákazníků. Každý z nás je povinen jednat čestně, dbát na integritu a v každé situaci se řídit etickými zásadami. Etické chování je nedílnou součástí naší práce. Tým společnosti Magna pro záležitosti dodržování předpisů neúnavně připravuje potřebná školení a zajišťuje podporu, abychom v rámci plnění těchto svých povinností měli co nejlepší podmínky. Tento dokument funguje jako užitečný zdroj shrnující povinnosti, které jako zaměstnanci společnosti Magna máme. Věnuje se klíčovým tématům, jako je zajištění souladu s místními a mezinárodními zákony. 2 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

7 Platí Kodex profesionálního chování a etiky také pro mne? Ano. Kodex profesionálního chování a etiky platí pro všechny zaměstnance společnosti Magna International Inc. a všech jejích provozních skupin, divizí, společných podniků a dalších provozů po celém světě. Platí také pro všechny naše ředitele, vedoucí pracovníky společnosti Magna a pro všechny, kdo jednají jejím jménem, například konzultanty, nezávislé smluvní dodavatele, zprostředkovatele a další zástupce. Co mi hrozí, pokud Kodex poruším? Hodnoty popsané v Kodexu profesionálního chování a etiky jsou naší prioritou a jakékoli jejich nerespektování přísně posoudíme. Porušení Kodexu se trestá disciplinárním postihem. Konkrétní typ postihu se volí podle závažnosti přestupku. Ve vážných případech se může přikročit i k důvodnému ukončení pracovního poměru. Stejné důsledky hrozí i dodavatelům, konzultantům, nezávislým smluvním dodavatelům, zprostředkovatelům a dalším zástupcům společnosti, kteří poruší etické normy, jež jsou závazné pro naše zaměstnance. Velmi vážné přestupky třetích stran mohou být důvodem k ukončení spolupráce. Nezapomínejte na to, že některé části Kodexu pouze připomínají požadavky platných zákonů. Porušení Kodexu tedy může být v některých případech zároveň porušením zákona. A za to můžete být potrestáni pokutou nebo trestem odnětí svobody. jak jednáme se zaměstnanci jak se chováme na pracovišti základní zásady a hodnoty Kodex profesionálního chování a etiky Prosazujeme integritu Rozumíme jí. Hovoříme o ní. Je to náš styl. Otázky a příklady uváděné v tomto dokumentu slouží pouze pro ilustraci. Nepopisují skutečné události a jejich účelem není obsáhnout všechny případy, dokonce ani nejzávažnější případy, které mohou v souvislosti s Kodexem profesionálního chování a etiky nastat. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 3

8 4 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

9 Význam Kodexu pro zaměstnance Integrita závisí na našich rozhodnutích Život je plný rozhodnutí, přičemž mnoho z nich učiníme během vteřiny každý den. Některá rozhodnutí jsou ale důležitější než jiná. A rozhodnutí, která děláme při své práci pro společnost Magna, mají dopad jak na společnost, tak na nás samotné. V krátkosti řečeno integrita závisí na našich rozhodnutích. Společnost Magna má Kodex profesionálního chování a etiky, o který se při rozhodování můžeme opřít, abychom na pracovišti vždy mohli zvolit optimální postup. Kodex je závazný pro VŠECHNY zaměstnance společnosti Magna po celém světě, včetně zaměstnanců celopodnikového vedení a vedení skupin a zaměstnanců výrobních divizí a společných podniků. Společnost Magna od všech zaměstnanců požaduje, aby si její Kodex profesionálního chování a etiky přečetli, aby mu porozuměli a aby za všech okolností jednali eticky a čestně. Správné rozhodování a dodržování zákonů a nařízení, jež se na naši činnost vztahují, je nezbytným předpokladem našeho úspěchu v současnosti i v budoucnu. Co můžete udělat vy Společnost Magna se spoléhá na to, že jí v celé organizaci pomůžete prosazovat integritu. Žádá vás proto, abyste: se seznámili s Kodexem profesionálního chování a etiky a souvisejícími politikami; se ozvali, pokud budete mít podezření na porušení Kodexu profesionálního chování a etiky nebo budete chtít zodpovědět otázky týkající se Kodexu; v každodenní praxi uplatňovali hlavní zásady, které Kodex profesionálního chování a etiky definuje. Právě to totiž máme na mysli, když říkáme: Rozumíme jí. Hovoříme o ní. Je to náš styl. Úspěch společnosti Magna závisí na aktivním přístupu a etickém jednání všech jejích zaměstnanců. Povinnosti nejvyššího vedení / top manažerů / vedoucích pracovníků Od členů nejvyššího vedení, top manažerů a vedoucích pracovníků se jako od nejvyšších představitelů očekává, že si nastaví nejvyšší etické standardy pro sebe a půjdou svým týmům příkladem. Dále se od nich očekává, že budou pečliví a bdělí, že si budou všímat možných přestupků proti Kodexu a všechna svá podezření včas ohlásí. Musí také vytvářet prostředí, v němž se zaměstnanci nebudou obávat upozornit na možné porušení předpisů. Jít příkladem je z hlediska nastolení a důsledného uplatňování standardů chování popsaných v tomto Kodexu naprosto klíčové. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 5

10 Prosazování integrity při obchodních jednáních Integrita, férovost a úcta při obchodních jednáních 7 Dodržování předpisů na ochranu hospodářské soutěže 7 Dodržování protikorupčních zákonů 8 Lobbování a politická činnost 9 6 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

11 Integrita, férovost a úcta při obchodních jednáních Při své práci vycházíme z filozofie, že odpovědnost za úspěch společnosti Magna nesou všichni řadoví zaměstnanci stejně jako vedoucí pracovníci. Chceme-li, aby se společnosti opravdu dařilo, musíme všichni dbát na integritu. Jinými slovy, musíme ctít literu i ducha zákonů, které se na naši práci vztahují, řídit se tímto Kodexem a plnit své závazky. S ostatními zaměstnanci, zákazníky, dodavateli a dalšími zainteresovanými skupinami musíme jednat čestně a férově. Dále je nesmírně důležité, abychom respektovali všechny, kdo mají jiný názor a pohled na věc, přistupovali citlivě a s úctou ke kulturám a zvykům zemí, v nichž působíme, a snažili se zvážit náš vliv na komunity a prostředí, kde pracujeme. Dodržování předpisů na ochranu hospodářské soutěže S konkurenty soupeříme aktivně a s odhodláním, vždy však ctíme pravidla volné a spravedlivé soutěže. Zaměstnanci společnosti Magna proto musí dodržovat všechny platné předpisy na ochranu hospodářské soutěže. Je naprosto vyloučené, abychom se účastnili jakýchkoli aktivit, které by s těmito předpisy byly v rozporu, například dohod s konkurenty o cenách, slevách či podmínkách prodeje, omezování výroby, rozdělení trhů, dohod o předkládání nabídek do soutěží nebo bojkotování konkrétních zákazníků či dodavatelů. Podrobnější informace o plnění tohoto závazku jsou k dispozici v Antimonopolní a konkurenční politice. Otázka: Na šanghajském autosalonu jsem náhodou potkal bývalého kolegu z oddělení prodeje, který teď pracuje pro konkurenční firmu. Při obědě se mě zeptal, jestli bychom nemohli vymyslet společnou strategii pro jednání s jedním náročným novým zákazníkem. Řekl jsem mu, že mu dám vědět. Co jsem měl udělat? Odpověď: Neformální oběd s bývalým kolegou může být naprosto v pořádku, jakékoli pokusy o domlouvání společné strategie s konkurentem jsou ovšem přísně zakázány. V situaci, jako je tato, byste měli okamžitě ukončit rozhovor o společné strategii a sdělit svému společníkovi, že o tématu nechcete hovořit. Potom byste o všem měli co nejdříve informovat svého nadřízeného nebo poradce pro dodržování právních předpisů. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 7

12 Dodržování protikorupčních zákonů Nikdy nenabízíme ani nepřijímáme úplatky ani nezákonné provize, a to přímo ani prostřednictvím třetích stran. Pokud uvažujeme o poskytnutí nebo přijetí něčeho hodnotného, vždy se musíme zamyslet nad tím, jestli by takový krok mohl mít vliv na něčí obchodní rozhodnutí nebo vyvolat dojem, že takový vliv má. Dále musíme dbát na to, aby se pořizovaly přesné a úplné záznamy o veškerých platbách. Tato pravidla platí vždy, ale jsou obzvlášť přísná v případech, které se týkají veřejných činitelů. Závazek naší společnosti dodržovat protikorupční zákony se vztahuje na všechny naše provozy bez výjimky bez ohledu na místní kulturní zvyklosti a na to, co říkají místní zákony. Respektování našich pravidel vyžadujeme také od třetích stran, které jednají naším jménem. Bližší informace o našem závazku podnikat bez uplácení najdete v Politice pro záležitosti úplatků a nenáležitých plateb. Otázka: V mé zemi je běžné, že se státním úředníkům platí menší částka (obvykle do 100 dolarů), aby úřední úkony vyřídili rychleji. Dovolují Kodex a dlaší politiky takové platby? Odpověď: Ne. Náš Kodex i Politika pro záležitosti úplatků a nenáležitých plateb platby tohoto typu zakazují. Platby, které popisujete, se označují jako platby za usnadnění nebo všimné. V některých zemích jsou legální a běžné, ale v mnoha jiných zemích jsou nezákonné. Otázka: Veřejná činitelka, která má na starosti kontrolu dodržování bezpečnostních předpisů, mi předala životopis svého synovce a požádala mě, jestli bych mu ve svém oddělení nenabídl místo, pokud je nějaké volné. Životopis jsem si prošel a mladík má opravdu vynikající praxi a doporučení. Jak mám nyní postupovat? Odpověď: Okamžitě o žádosti informujte svého nadřízeného nebo poradce pro dodržování právních předpisů. Je-li synovec veřejné činitelky vhodným kandidátem na volnou pozici, je nutné s ním jednat stejně jako s ostatními vhodnými kandidáty. V případě žádostí, jako je tato, je třeba postupovat maximálně opatrně, abychom se neprohřešili proti zákonu ani našim hodnotám a abychom zároveň nepřišli o dobré vztahy s partnery. 8 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

13 Lobbování a politická činnost Zákony týkající se lobbování a podpory politických subjektů jsou často velmi složité a v jednotlivých místech, kde naše společnost působí, se mnohdy výrazně liší. V souvislosti s lobbováním a politickou činností, včetně podpory a financování činnosti různých subjektů, proto vždy musíme postupovat velmi obezřetně. Nikdy jménem společnosti Magna nelobbujte u pracovníků na jakékoli úrovni státní správy a nepřispívejte na politickou činnost (finančními dary, zbožím ani službami), pokud k tomu nemáte písemné svolení zástupce hlavní kanceláře, který je oficiálně pověřen řešením těchto záležitostí. Podrobnější informace získáte od poradce pro dodržování právních předpisů nebo členů týmu pro jednání se státní správou, případně na stránce věnované jednání se státní správou na portálu MagNET. Otázka: Městská rada otálí se schválením projektu na výstavbu nového závodu společnosti Magna. Já náhodou dobře znám jednu členku rady a ráda bych ji pozvala na kávu a vysvětlila jí, proč by náš projekt měla podpořit. Mohu to udělat? Odpověď: Ne. Šlo by o schůzku s voleným veřejným činitelem za účelem ovlivnění rozhodování ve veřejné záležitosti, kterou by místní zákony s největší pravděpodobností hodnotily jako lobbování. A k tomu nikdy nesmíme přistoupit, pokud k tomu nemáme písemné svolení zástupce hlavní kanceláře, který je oficiálně pověřen řešením těchto záležitostí. Při své práci vycházíme z filozofie, že odpovědnost za úspěch společnosti Magna nesou všichni řadoví zaměstnanci stejně jako vedoucí pracovníci. Chceme-li, aby se společnosti opravdu dařilo, musíme všichni dbát na integritu. Jinými slovy, musíme ctít literu i ducha zákonů, které se na naši práci vztahují, řídit se tímto Kodexem a plnit své závazky. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 9

14 10 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

15 Prosazování integrity formou transparentního výkaznictví Finanční výkaznictví 12 Nekalé obchodování s cennými papíry 13 Zveřejňování informací 13 Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 11

16 Finanční výkaznictví Důvěryhodnost společnosti Magna do značné míry závisí na přesnosti našich finančních výkazů. Proto musíme respektovat všechny zákony, jež se k finančnímu výkaznictví vztahují. Naše finanční záznamy musí být naprosto přesné. Kontrolní mechanismy máme nastaveny tak, aby pomáhaly zaručit přesnost a včasné zpracování výkazů. Společnost nebude tolerovat žádné kroky, jimiž by se někdo tyto kontrolní mechanismy pokusil obejít ve snaze pořídit falešné nebo zavádějící záznamy, ať už sám, nebo prostřednictvím někoho dalšího. Takové jednání by bylo závažným porušením Kodexu a také by mohlo být hodnoceno jako trestný čin. Otázka: Pracuji v účetním oddělení a nedávno se ke mně dostal větší počet faktur od dodavatelů. Nadřízená mne požádala, abych je zaevidoval až v příštím čtvrtletí. Prý díky tomu budeme mít lepší finanční výsledky a cenu akcií. Mám ji poslechnout? Odpověď: Ne. Nepřesné datování nebo opožděné vykazování nákladů by znamenalo nadhodnocení příjmů za aktuální čtvrtletí a mohlo by ovlivnit naše finanční výsledky. Kdybyste všechny finanční údaje nezapsal přesně, i kdyby ve snaze pomoci společnosti Magna, porušil byste Kodex a všeobecně uznávané účetní principy. Pokud to po vás vaše nadřízená žádá, měl byste odmítnout. Pokud vás celá záležitost znepokojila nebo na vás nadřízená nepřestane naléhat, musíte vše okamžitě ohlásit pracovníkům finančního oddělení z hlavní kanceláře či kanceláře skupiny nebo poradci pro dodržování právních předpisů. Případ můžete ohlásit také prostřednictvím linky Good Business Line. 12 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

17 Nekalé obchodování s cennými papíry Naši zaměstnanci mohou v souvislosti s prací čas od času získat přístup k důvěrným informacím o společnosti Magna a jejích dodavatelích, konkurentech, zákaznících či obchodních partnerech. Tyto interní informace by zaměstnancům, kteří by se je rozhodli využít při investování, mohly dát nečestnou výhodu oproti ostatním investorům. Nakupování a prodávání cenných papírů, například akcií či dluhopisů, na základě interních informací je nelegální a postihy za něj mohou být velmi přísné. Pokud proto máte k dispozici interní informace o společnosti Magna, případně jiné společnosti, nesmíte do této společnosti investovat, dokud dané informace nebudou zveřejněny a investoři nebudou mít možnost je vyhodnotit. Zaměstnanci dále interní informace nesmí sdílet s kolegy ani s lidmi mimo společnost Magna, kteří k těmto informacím nemají oprávnění. Tento zákaz se vztahuje také na sdílení interních informací s příbuznými a blízkými přáteli. Ještě přísnější pravidla platí pro ředitele a vedoucí pracovníky společnosti Magna a další osoby, jejichž seznam je uveden v Politice o obchodování zasvěcených osob a výkaznictví. Tyto osoby mají v některých obdobích zcela zakázáno nakupovat a prodávat cenné papíry společnosti Magna. Podrobné pokyny, jak se nedopustit obchodování zasvěcených osob a nedovoleného zveřejňování informací, uvádí Politika o obchodování zasvěcených osob a výkaznictví. Zveřejňování informací Otázka: Z interních výkazů vím, že společnosti Magna výrazně stouply tržby a že v tomto čtvrtletí dosáhneme vyššího zisku, než jaký předpokládali obchodní analytici. Mohu své sestře poradit, aby si koupila akcie společnosti Magna, ještě než zveřejníme čtvrtletní příjmy? Odpověď: Ne. Využívání interních informací pro vlastní obohacení nebo obohacení jiných osob, včetně rodinných příslušníků a přátel, je v rozporu s naším Kodexem i se zákonem. Společnost Magna má jako veřejná akciová společnost povinnost ve svých veřejných dokumentech uvádět kompletní, přesné a aktuální informace. K plnění této své povinnosti přistupuje velmi odpovědně a snaží se plnit požadavky všech platných zákonů, jež se týkají veřejného informování o obchodní, provozní a finanční situaci. Požadavky zákonů jsou složité, a tak společnost Magna zřídila komisi pro zveřejňování informací, v níž zasedají vysoce postavení členové vedení. Všichni zaměstnanci, kteří jsou oprávněni komunikovat s médii či investory nebo veřejnosti jakýmkoli způsobem zprostředkovávat informace, musí jednat v souladu s platnými zákony o cenných papírech a naší Politikou o zveřejňování informací. Bližší podrobnosti najdete v Politice o zveřejňování informací. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 13

18 Prosazování integrity na pracovišti Životní prostředí a bezpečnost a ochrana zdraví při práci 15 Ochrana osobních údajů 15 Respektování lidských práv 16 Rozmanitost a začlenění MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

19 Různorodost našich zaměstnanců je zdrojem síly naší nadnárodní společnosti. Proto si vážíme a ceníme všech lidí, kteří k nám přicházejí z různých prostředí a přinášejí různé dovednosti a možnosti. Životní prostředí a bezpečnost a ochrana zdraví při práci Společnosti Magna velmi záleží na tom, aby její zaměstnanci pracovali v čistém a bezpečném prostředí. Usiluje o to, aby všechny její provozy co do ochrany zdraví a bezpečnosti na pracovišti a ochrany životního prostředí patřily k nejlepším v oboru. Proto plníme požadavky všech zákonů a nařízení o zdraví, bezpečnosti a ochraně životního prostředí a snažíme se je překonávat. Abychom se v tomto ohledu mohli stále zlepšovat, sledujeme a analyzujeme situaci ve všech provozech. Náš závazek pečovat o zdraví a bezpečnost na pracovišti a životní prostředí definují Zaměstnanecká charta a Pracovní zásady. Podrobněji jej vysvětluje Politika bezpečnosti a ochrany zdraví a životního prostředí. Ochrana osobních údajů Ctíme soukromí našich zaměstnanců a děláme vše pro to, abychom ochránili jejich osobní údaje. Osobní údaje shromažďujeme, používáme a sdělujeme pouze pro legální obchodní účely či účely spojené se zaměstnáním, nebo pokud to vyžaduje zákon. Uplatňujeme také přiměřená opatření, abychom shromážděné osobní údaje ochránili a zachovali v tajnosti. Otázka: Pracuji na personálním oddělení jedné z divizí. Nedávno mě jistá marketingová společnost požádala o adresy bydliště všech našich zaměstnanců s tím, že jim chce rozeslat důležité informace o nové lékařské klinice. Pro naše zaměstnance by takové informace nejspíš byly užitečné, ale já jsem společnosti adresy neposkytla. Udělala jsem dobře? Odpověď: Ano, udělala. Adresy bydliště našich zaměstnanců jsou osobní údaje, které se smí sdělovat pouze pro legální obchodní účely či účely spojené se zaměstnáním nebo pokud to vyžaduje zákon. Propagace služby, o kterou v tomto případě jde, není legitimním důvodem k prozrazení osobních údajů. Pokud byste informace zaměstnanců prozradila, porušila byste Kodex a možná také místní zákony o ochraně osobních údajů. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 15

20 Respektování lidských práv Naše společnosti klade velký důraz na respektování lidských práv svých zaměstnanců a dalších zainteresovaných skupin. Snaží se jednat v souladu se všemi zákony a nařízeními o ochraně lidských práv, jež se na ni vztahují. Svým zaměstnancům nabízí férové pracovní podmínky a ve svém dodavatelském řetězci netoleruje využívání dětské nebo nucené práce. Od dodavatelů a ostatních subjektů, s nimiž spolupracuje, dále očekává, že budou jednat eticky a podle platných zákonů. Otázka: Mám podezření, že jeden z našich dodavatelů zaměstnává nezletilé dělníky. Co mám dělat? Odpověď: Máte-li podezření, že některý z dodavatelů využívá dětskou práci, neprodleně to ohlaste svému nadřízenému nebo poradci pro dodržování právních předpisů. Otázka: Zvažuji, že bych jednu ze zaměstnankyň naší kanceláře ve městě Troy v Michiganu povýšil a pověřil jednáním s našimi severoamerickými dodavateli. Pro tu pozici má všechny požadované předpoklady, ale nevím, jestli by dodavatele neznepokojovalo její tělesné postižení. Byl by to legitimní důvod pro to, abych místo ní povýšil někoho jiného? Odpověď: Ne. Naše společnost se snaží všem zaměstnancům nabízet stejné možnosti kariérního postupu a nikoho nediskriminuje na základě zákonem chráněných charakteristik, jako je tělesné postižení. Pokud má zaměstnankyně pro danou pozici předpoklady, povýšení jí kvůli tělesnému postižení upřít nesmíte. Rozmanitost a začlenění Různorodost našich zaměstnanců je zdrojem síly naší nadnárodní společnosti. Proto si vážíme a ceníme všech lidí, kteří k nám přicházejí z různých prostředí a přinášejí různé dovednosti a perspektivy. Řídíme se veškerými platnými zákony práce a zaměstnanosti, tedy i těmi, které zakazují diskriminaci a obtěžování a nařizují přiměřené přizpůsobení podmínek zvláštním potřebám zaměstnanců. Všem nabízíme rovné příležitosti pro získání zaměstnání a kariérní postup a nikoho nediskriminujeme na základě jeho pohlaví, rasy, etnického původu, náboženského vyznání, postižení ani jiné zákonem chráněné osobní charakteristiky. 16 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

21 Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 17

22 Prosazování integrity pomocí správných rozhodnutí Využívání důvěrných informací 19 Investice a příležitosti společnosti 19 Sebezvýhodňování a spolupráce s příbuznými a přáteli 20 Práce mimo společnost 21 Dary, jídlo a pohoštění MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

23 Využívání důvěrných informací Důvěrné informace, k nimž patří mimo jiné obchodní tajemství a chráněné informace o naší společnosti a jejích zákaznících a dodavatelích, jsou stejně jako ostatní majetek důležitým vlastnictvím naší společnosti a my jsme povinni je chránit. Pokud to nevyžaduje zákon nebo nejde o schválený obchodní účel, nesmíme je sdělit nikomu mimo společnost Magna. Otázka: Jak mohu důvěrné informace společnosti Magna pomoci chránit? Odpověď: Existuje celá řada opatření, jejichž dodržováním můžete pomoci chránit důvěrné informace společnosti Magna. Při práci s důvěrnými záznamy a informacemi byste měli být velmi opatrní. Nikdy na delší dobu nenechávejte bez dozoru svá elektronická zařízení, zejména na cestách nebo na obchodních akcích. Dále byste se měli vyvarovat hovorů o obchodních záležitostech společnosti Magna na veřejných místech, například v plných výtazích nebo v letadlech. Investice a příležitosti společnosti Jako zaměstnanci společnosti Magna se musíme vyhýbat situacím, kdy by se naše osobní zájmy mohly dostat do střetu se zájmy společnosti Magna, a také situacím, které by mohly vyvolat dojem takového střetu zájmů. Jestliže se například díky své pozici ve společnosti nebo díky majetku či informacím společnosti dozvíte o slibné obchodní příležitosti, nesmíte ji využít pro svůj osobní prospěch. Pro své osobní obohacení nesmíte využívat ani jakékoli zdroje společnosti Magna. Kromě toho se nesmíte podílet na žádných aktivitách, kterými byste společnosti Magna mohli nějak konkurovat. Důvěrné informace jsou důležitým vlastnictvím společnosti a my jsme povinni je chránit. Otázka: Pracuji jako vývojář a v rámci své práce jsem navrhl novou konstrukci převodovky, která by podle všeho mohla zajímat některé naše zákazníky z automobilového průmyslu. Konstrukci jsem vymyslel sám, takže ji zákazníkům mohu přímo nabídnout, že? Odpověď: Ne, tím byste porušil Kodex. Veškeré duševní vlastnictví, které vytvoříte v rámci zaměstnání, patří společnosti Magna. Nová konstrukce, kterou jste vytvořil v průběhu práce pro společnost Magna a s použitím jejích zdrojů, společnosti navíc přináší cennou obchodní příležitost. Vy ji nemůžete využít pro svůj osobní prospěch, aniž byste si k tomu vyžádal souhlas společnosti. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 19

24 Sebezvýhodňování a spolupráce s příbuznými a přáteli Jako zaměstnanci nesmíme dopustit, aby naše osobní zájmy a vztahy jakkoli narušovaly a ovlivňovaly naši práci. Proto není vhodné, aby kdokoli z nás pracoval jako vedoucí svých příbuzných či blízkých přátel nebo aby byl jejich přímým nadřízeným či podřízeným. Dále není vhodné, abychom své příbuzné či blízké přátele přijímali do zaměstnání a hodnotili, přidělovali jim finanční prostředky, ani abychom s příbuznými a blízkými přáteli nebo se společnostmi či organizacemi, v nichž mají oni nebo my sami významný podíl, sjednávali zakázky nebo navazovali jiné obchodní vztahy. V praxi to znamená, že pokud hrozí, že by pozice nebo zájmy vašeho příbuzného nebo blízkého přítele, případně významný podíl, který máte vy sami nebo vaši příbuzní či blízcí přátelé v jiné společnosti nebo organizaci, mohly ovlivnit vaše rozhodování nebo vyvolat dojem, že vaše rozhodování ovlivňují, musíte o tom informovat někoho z vedoucích pracovníků. A potom musíte respektovat jakýkoli postup, který vedoucí zvolí, aby zajistili, že veškerá jednání a rozhodování proběhnou čestně a transparentně. Otázka: Pracuji jako nákupčí v oddělení nákupu. Moje manželka nedávno nastoupila na místo vedoucí prodejního oddělení u jednoho z našich dodavatelů. Je to problém? Odpověď: Ano. Je pravděpodobné, že nová pozice vaší manželky bude ovlivňovat vaše rozhodování v obchodních záležitostech nebo že ostatní nabydou dojmu, že vaše rozhodování ovlivňuje. Proto byste o situaci měl informovat svého nadřízeného. Vedení ji pak posoudí a přijme vhodná opatření. Bude to ku prospěchu společnosti Magna i vás a vaší ženy, protože jinak byste mohli být obviněni z nepatřičného jednání. 20 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

25 Práce mimo společnost Aby naše práce byla pro společnost Magna přínosná, musíme jí během pracovní doby věnovat všechen svůj čas a plnou pozornost. Proto nesmíme přijímat žádné externí závazky, kvůli kterým bychom se v zaměstnání nemohli plně soustředit na své povinnosti. Bez porady s nadřízeným a získání potřebných svolení je také zakázáno přijímat jakékoli placené i neplacené pozice, které by mohly být příčinou střetu zájmů se společností Magna nebo vyvolávat takový dojem. Dary, jídlo a pohoštění Naše vztahy s obchodními partnery se vždy musí opírat o integritu a zdravý obchodní úsudek. V souvislosti s poskytováním a přijímáním darů či pohoštění proto musíme být obezřetní, abychom skutečně ani zdánlivě neporušili svou povinnost jednat férově a činit rozhodnutí, která jsou pro společnost Magna prospěšná. Obchodní dar či pohoštění je v rámci obchodních vztahů se zákazníky a dodavateli možné poskytnout či přijmout, jestliže je přiměřený, občasný a nemá velkou hodnotu. Veškeré poskytované dary a pohoštění se musí přesně a transparentně zaznamenat do výkazů výdajů a účetních knih a záznamů společnosti Magna. Zvlášť opatrně je nutné postupovat při jednání s veřejnými činiteli. Veřejným činitelům se dary a pohoštění smí nabízet pouze za předpokladu, že to písemně schválí konkrétní pověřené osoby ze společnosti Magna. Podrobnosti o tom, čí souhlas je zapotřebí, a také další informace o darech a pohoštění najdete v Politice pro dary a pohoštění. Otázka: Jeden z našich dodavatelů mi nabídl, že mi zajistí dopravu a vstupenku na zápas mého oblíbeného týmu na šampionátu. Mohu to dělat dál? Odpověď: Ne. Při rozhodování v obchodních záležitostech musíme hledět pouze na jediné na zájmy společnosti Magna. Pokud byste přijal nabízený nákladný dar, mohlo by to vyvolat dojem, že dárce budete v budoucnu upřednostňovat při výběru dodavatelů. Přijmout smíte pouze obchodní dary a pohoštění, které jsou přiměřené, občasné a nemají velkou hodnotu. Jestliže si v konkrétní situaci nebudete vědět rady, konzultujte postup s generálním ředitelem nebo poradcem pro dodržování právních předpisů. Otázka: Státní auditor, který v naší divizi za ta léta, co zde pracuji, několikrát prováděl ekologický audit, příští měsíc očekává narození potomka. Rád bych mu při té příležitosti dal jako dárek láhev whisky. Neporuším tím pravidla? Odpověď: Poskytování darů a pohoštění veřejným činitelům vyžaduje zvláštní opatrnost. Možné je to pouze v případě, že to schválí pověřená osoba. Promluvte si o tom s generálním ředitelem nebo poradcem pro dodržování právních předpisů. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 21

26 Prosazování integrity pomocí správné komunikace Obezřetná komunikace 23 Linka Good Business Line MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

27 Obezřetná komunikace Naše písemná a ústní vyjádření v zaměstnání i mimo něj musí být v souladu s naším závazkem dbát na integritu a se standardy, jejichž dodržování se od nás očekává. Abyste nepoškodili dobrou pověst společnosti Magna ani svoji vlastní, věnujte přípravě písemných vyjádření náležitou pozornost a mějte na paměti, že jednoho dne mohou být zveřejněna. Mimo pracovní dobu jste samozřejmě naprosto oprávněni využívat svobodu slova a s použitím vlastních počítačových systémů komunikovat prostřednictvím internetu. Přesto však buďte opatrní a nikdy v sociálních médiích nezveřejňujete materiály, které by jakkoli očerňovaly naši společnost, znevažovaly její dodavatele či zákazníky, prozrazovaly obchodní tajemství nebo porušovaly autorská práva či práva k patentům společnosti Magna. Dále si pamatujte, že pokud vás někdo, například reportér zpravodajského média, odborník či investor, požádá o rozhovor nebo vyjádření k záležitostem, jež souvisejí se společností Magna, jste povinni ho odkázat na pověřeného mluvčího společnosti a zdržet se jakéhokoli komentáře. Užitečné informace ke komunikaci v rámci společnosti Magna najdete v Politice obezřetné komunikace, Globální politice využívání u, internetu a sociálních médií a také Politice o komunikaci prostřednictvím externích médií. Otázka: Jednou za čas ventiluji frustraci z jednání s jedním naším dodavatelem na Facebooku, kde mám 250 přátel. Dělám to ve svém volném čase a profil mám nastavený jako soukromý, takže moje názory na dodavatele vidí pouze moji přátelé a příbuzní. Mohu to dělat dál? Odpověď: Ne. Nelze zaručit, že příspěvky zveřejněné v sociálních médiích zůstanou soukromé. Dodavatele společnosti Magna rozhodně nesmíte kritizovat v žádném veřejném fóru. Pokud vám na dodavateli vadí něco, co je v rozporu s Kodexem, musíte to ohlásit někomu z nadřízených, poradci pro dodržování právních předpisů nebo prostřednictvím linky Good Business Line. Při řešení jiných potíží je nejvhodnější využít princip otevřených dveří společnosti Magna. Otázka: V článku v jednom online deníku jsem si všimla nepřesných informací o nejnovějších finančních výsledcích společnosti Magna. Ráda bych na webovou stránku deníku napsala komentář, ve kterém bych věci uvedla na pravou míru. Mám to udělat? Odpověď: Ne. O nepřesnosti ale co nejdříve informujte někoho z oddělení podnikové komunikace nebo vztahů s investory. Pokud byste zveřejnila vyjádření o obchodní činnosti společnosti Magna, vystupovala byste jako samozvaná mluvčí společnosti. Naše písemná a ústní vyjádření v zaměstnání i mimo něj musí být v souladu s naším závazkem dbát na integritu a se standardy, jejichž dodržování se od nás očekává. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 23

28 Linka Good Business Line Porušení tohoto Kodexu nebo souvisejících politik můžete vždy ohlásit svému nadřízenému nebo poradci pro dodržování právních předpisů. Využít můžete také linku Good Business Line společnosti Magna. Hlášení můžete podat online na adrese nebo na bezplatné telefonní lince své země. Služba je zajišťována nezávislou externí společností a k dispozici je 24 hodin denně, 365 dní v roce. Pokud to nezakazuje zákon (o tom budete případně informováni před podáním hlášení), můžete hlášení podat anonymně. Uvádějte však prosím co nejvíce podrobností, abychom záležitost mohli opravdu důkladně prošetřit. Podat hlášení, v němž chcete v dobré víře upozornit na porušení Kodexu profesionálního chování a etiky, byste se neměli obávat. Společnost zakazuje jakákoli odvetná opatření vůči zaměstnancům, kteří v dobré víře a upřímném přesvědčení ohlásí problém. Odvetná opatření mohou mít různou formu. Může jít například o trest, propuštění, přeřazení na nižší pozici, suspendování, výhrůžky či obtěžování. Společnost nebude tolerovat žádná odvetná opatření proti oznamovatelům, kteří ohlásí věc, o níž jsou přesvědčeni, že je v rozporu s Kodexem profesionálního chování a etiky. Podrobnější informace k tomuto tématu najdete v Politice vztahující se k odvetným opatřením. Otázka: Myslím si, že můj vedoucí možná porušuje Kodex. Bojím se ale, že když to ohlásím, ohrozím tím svoji pozici ve společnosti. Poskytne mi společnost Magna ochranu, když můj vedoucí zjistí, že jsem jeho chování ohlásil? Odpověď: Ano. Politika vztahující se k odvetným opatřením vašemu vedoucímu nedovoluje, aby proti vám podnikal jakékoli odvetné kroky, a chrání všechny zaměstnance, kteří stejně jako vy v dobré víře upozorní na porušování Kodexu. Otázka: Co následuje, když ohlásím přestupek prostřednictvím linky Good Business Line? Odpověď: Když prostřednictvím linky Good Business Line přijmeme hlášení, provedeme důkladné šetření a určíme, jestli skutečně došlo k porušení Kodexu. K vyšetřování přistupujeme velmi odpovědně a v případě potřeby zveme na pomoc experty. Každé hlášení o porušení Kodexu nejprve zhodnotí správci linky Good Business Line (ředitel pro dodržování předpisů, viceprezident pro řízení rizik a alespoň jeden člen hlavního právního oddělení společnosti). Správci rozhodnou, jestli je nezbytné vyšetřování a jestli ho povede hlavní kancelář nebo proběhne na úrovni skupiny. Případné vyšetřování uskuteční speciálně určený vyšetřovací tým. Ten pak své závěry a také doporučení ohledně nápravných a disciplinárních kroků sdělí správcům linky Good Business Line. 24 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

29 Pomoc poradců pro dodržování právních předpisů Máte-li jakékoli otázky nebo zájem o bližší informace o našem Kodexu profesionálního chování a etiky, obraťte se na poradce pro dodržování právních předpisů společnosti Magna. Seznam těchto poradců najdete na webu magna.com a na stránce Ethics & Legal Compliance na portálu MagNET. Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 25

30 Slovníček pojmů Úplatek: Poskytnutí nebo nabídnutí něčeho hodnotného, z čeho bude mít příjemce osobní prospěch, s cílem získat obchodní nebo jinou výhodu. Za úplatek se považují také drobné částky jež se někdy označují jako platby za usnadnění nebo všimné placené veřejným činitelům na nízké úrovni hierarchie za běžné úkony, na jejichž provedení má uplácející osoba tak jako tak nárok.. Dodržování předpisů: Ctění litery a ducha zákonů, tohoto Kodexu a všech politik společnosti Magna. V dobré víře: S čestným záměrem a upřímným přesvědčením. Veřejný činitel: Úředník nebo zaměstnanec vlády, ministerstva či úřadu, veřejné mezinárodní organizace nebo jakákoli osoba jednající z titulu jakékoli veřejné funkce jménem vlády, ministerstva či veřejné mezinárodní organizace nebo jakákoli jiná osoba, která je za veřejného činitele považována podle postupů společnosti Magna. Interní informace: Informace, které nejsou známy investorům ani veřejnosti a které by, pokud by jim známy byly, výrazně změnily jejich pohled na hodnotu společnosti nebo jejích akcií či dluhopisů. Příkladem mohou být informace o významné akvizici nebo fúzi, o změně v nejvyšším vedení, o významném sporu nebo o rozepřích se zaměstnanci. Nezákonná provize: Typ úplatku, kdy se určitá již vyplacená nebo splatná částka vrací jako osobní odměna osobě, která pomohla uskutečnit obchodní transakci. Lobbování: Komunikace s veřejnými činiteli na jakékoli úrovni státní správy, včetně osob zvolených do veřejných funkcí, pracovníků a zaměstnanců státních úřadů, jejímž cílem je něco prosadit, zabránit prosazení něčeho nebo jiným způsobem ovlivnit rozhodovací proces. Příbuzní a blízcí přátelé: Do této kategorie spadají manželé, životní partneři, děti, rodiče, prarodiče, vnoučata, sourozenci, tety, strýcové, neteře, synovci, příbuzní manžela/manželky, nevlastní/adoptivní příbuzní, lidé spříznění pěstounským vztahem, lidé sdílející společnou domácnost a přátelé, s nimiž se daná osoba stýká mimo zaměstnání. Něco hodnotného: Hodnotné věci mohou mít nejrůznější formu. Mimo jiné může jít o peněžní částky, dary, příspěvky na charitu, úhradu vysokých nákladů na cestu a pohoštění, úhradu výdajů na vzdělávání, příslib budoucího zaměstnání nebo akcie společnosti. Třetí strana: Osoba, organizace nebo podnik provozující svou činnost nezávisle na společnosti Magna. 26 MAGNA INTERNATIONAL KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY

31 Datum účinnosti: 1. května 2015 Poslední revize: 1. května 2015 Příští revize: 1. května 2018 Vydalo: Oddělení pro etické chování a dodržování právních předpisů Schválilo: Představenstvo společnosti magna.com Hlášení o možném porušení Kodexu profesionálního chování a etiky společnosti Magna můžete podat prostřednictvím linky Good Business Line na adrese 27

32