Blue Book. Shrnutí zásad společnosti Pfizer týkajících se obchodního chování

Transkript

1 Blue Book Shrnutí zásad společnosti Pfizer týkajících se obchodního chování

2 Bezúhonné jednání nám pomáhá získat důvěru a úctu lidí, kterým sloužíme.

3 Vážení kolegové, My všichni, kdo jsme součástí společnosti Pfizer, máme povinnost znát a chápat důležité právní a etické otázky ovlivňující naše podnikání a za každých okolností jednat bezúhonně. Bezúhonnost znamená více než jen dodržování zákona. Je jednou ze základních hodnot společnosti Pfizer. Je odrazem naší identity jako společnosti i jako jednotlivců. Bezúhonné jednání nám pomáhá získat důvěru a úctu lidí, kterým sloužíme. Tento kodex chování (známý jako Blue Book ) a jeho doprovodné webové stránky jsou základním zdrojem informací pro všechny pracovníky. Poskytují přehled zásad společnosti Pfizer týkajících se obchodního chování a určují osoby, které vám zodpoví veškeré dotazy ohledně problematiky dodržování předpisů. Žádám vás, abyste se s dokumentem Blue Book seznámili a web si uložili v prohlížeči jako zdroj, který vám pomůže zajistit dodržování veškerých zásad a postupů, jimž vaše práce podléhá. Ujišťuji vás, že všichni vedoucí pracovníci společnosti Pfizer jsou vám k dispozici pro řešení potenciálních problémů týkajících se praktik společnosti či některého z pracovníků. Pokud požádáte o radu, poukážete na potenciální problém nebo nahlásíte nesprávné jednání, tato skutečnost nemůže být a nebude použita proti vám. Naše zásady otevřených dveří a zákazu odvety jsou zavedeny proto, abychom podpořili a ochránili pracovníky, kteří poukážou na potenciální problém. Náš závazek dělat správnou věc, což znamená dodržování ducha i litery zákonů upravujících naše odvětví, nám dává konkurenční výhodu. Bezúhonné jednání vyžaduje, aby každý z nás plně přijal tento závazek za svůj. Odpovědnost spočívá na nás všech na mně, na vás, na nás všech. Ian Read předseda představenstva a generální ředitel Na mně.

4 Hodnoty společnosti Pfizer Spolupráce Vedení Komunita Zaměření na zákazníka Inovace Výkon Kvalita Úcta k lidem Bezúhonnost 1

5 Obsah 1 2 Výkonnost při zachování bezúhonnosti Trh Náš závazek...4 Na kom spočívá odpovědnost?...5 Naše standardy...6 Naše povinnosti...7 Poukazování na potenciální problémy v oblasti dodržování předpisů...8 Program dodržování předpisů společnosti Pfizer...10 Zákaz odvety...12 Ochrana důvěrných informací...12 Úřad ombudsmana...13 Náš závazek Zákony upravující zdravotní péči a regulační požadavky Propagační aktivity a styk se zdravotnickými odborníky Bezúhonný marketing Monitoring bezpečnosti, účinnosti a kvality našich produktů Antimonopolní zákony a zákony o hospodářské soutěži Boj proti úplatkářství a korupci Obchodní zpravodajské informace Globální dodržování předpisů v oblasti obchodu

6 3 4 5 Naše společnost a naši akcionáři Naši pracovníci Naše komunita a veřejnost Náš závazek Patenty, ochranné známky a autorská práva Účetnictví a vedení záznamů Správa záznamů a informací Přípustné využití firemních počítačů a zdrojů Sociální média Důvěrné a chráněné informace Ochrana osobních údajů Interní informace Střet zájmů...32 Náš závazek...34 Zásady zákazu odvety...35 Rovné pracovní příležitosti...35 Diskriminace a obtěžování...36 Hlášení diskriminace a obtěžování...37 Užívání drog a alkoholu...37 Náš závazek Podpora komunity Ochrana lidských subjektů při klinickém výzkumu Dobré životní podmínky zvířat Ochrana životního prostředí, zdraví a bezpečnosti Dotazy médií, analytiků, investorů a veřejnosti Politická aktivita Vládní vyšetřování: Žádosti o informace a návštěvy zařízení

7 1 Výkonnost při zachování bezúhonnosti Náš závazek Společnost Pfizer spoléhá na to, že budete vždy jednat bezúhonně, a budete tak potvrzovat naši dobrou pověst a vysoké standardy. Seznamte se se standardy a žijte podle nich. Budeme-li znát, chápat a dodržovat hodnoty společnosti Pfizer, její zásady a platné zákony, každý z nás se může stát vzorem. Seznamte se se zákony a ptejte se. Předpokládá se, že jste obeznámeni se zákony a zásadami, jimž vaše role podléhá. Pokud máte dotazy, zeptejte se svého nadřízeného nebo se obraťte na právní oddělení či divizi Compliance. Poukazujte na potenciální problémy. Pokud si myslíte, že někdo možná porušuje zákon či zásady, informujte svého nadřízeného, personální oddělení nebo divizi Compliance. Vedení společnosti Pfizer usiluje o to, aby byly dodržovány standardy společnosti a aby veškeré potenciální problémy byly řešeny. Odveta proti kolegovi, který vyhledá radu, poukáže na potenciální problém nebo nahlásí nesprávné jednání, je přísně zakázána. Vždy jednejte bezúhonně. Za žádných okolností nesmíte porušit zákon či zásady, ani byste neměli mít pocit, že jste k takovému jednání motivováni či nuceni a to ani v případě, že byste tím zvýšili zisk nebo pomohli splnit výkonnostní cíl. 4

8 Výkonnost při zachování bezúhonnosti Dodržování předpisů: na kom spočívá odpovědnost? Na mně. Na vás. Na nás. Na mně. Od nás všech se očekává, že přijmeme dodržování předpisů za své a že budeme jednat bezúhonně a právě to máme na mysli, když říkáme, že odpovědnost spočívá na mně, na vás, na nás. Váš osobní závazek jednat bezúhonně je nezbytným předpokladem úspěchu společnosti Pfizer. Jednat čestně znamená stanovit správné priority, plnit přijaté závazky a zároveň dodržovat hodnoty a standardy společnosti Pfizer. K tomu je třeba: převzít odpovědnost a vyžadovat ji od ostatních, poukazovat na potenciální problémy a ptát se, dělat správná rozhodnutí, přestože mohou být obtížná a dodržovat vysoké standardy společnosti Pfizer při všem, co děláme, a všude, kde působíme. Ve společnosti Pfizer neznamená výkonnost při zachování bezúhonnosti jen činnost definuje naši osobnost. Otázky a odpovědi Kde naleznu firemní zásady a postupy společnosti Pfizer? Na webových stránkách PolicySource Vaší odpovědností je vědět, jak se na vás vztahují zásady a postupy společnosti Pfizer, a řídit se jimi. Případné dotazy a problémy projednejte se svým nadřízeným, nebo požádejte o radu právní oddělení či divizi Compliance. Kde naleznu zásady a postupy týkající se konkrétně mého obchodního útvaru, umístění nebo divize? Požádejte o radu svého nadřízeného nebo některého člena právního oddělení či divize Compliance. 5

9 Otázky a odpovědi Jak je vynucováno dodržování standardů společnosti Pfizer? Vynucování je v kompetenci ředitele pro dodržování předpisů a řízení rizik a divize Compliance. Jakékoli porušení zákona či zásad společnosti může mít za následek disciplinární opatření, včetně ukončení pracovního poměru, a to zejména pokud: vědomě a úmyslně porušíte zákon nebo zásady, přikážete jiné osobě, aby porušila zákon nebo zásady, nebudete spolupracovat při vyšetřování možného porušení vedeného společností, podniknete odvetné kroky proti kolegovi za to, že nahlásil potenciální problém nebo porušení, nebo nebudete efektivně sledovat činnost podřízených. Naše standardy Jako pracovník společnosti Pfizer sdílíte výsadu a odpovědnost potvrzovat dobrou pověst společnosti. Děláte to pokaždé, když jednáte eticky a v souladu se zákonem. Přestože takové chování může být zcela přirozené, existuje řada situací, kdy může být obtížné učinit správné rozhodnutí. Toto shrnutí zásad společnosti Pfizer týkajících se obchodního chování ( Blue Book ) je průvodcem složitým systémem platných zákonů, dodržování předpisů a hlavních zásad a postupů společnosti, které upravují etické a zákonné podnikání. Standardy popsané v dokumentu Blue Book platí ve všech zemích, v nichž působíme. Všichni pracovníci podléhají zákonům a předpisům země, ve které pracují. Naše mateřská společnost Pfizer Inc. je americkou společností, a proto i jednání mimo území Spojených států amerických může podléhat zákonům USA například protikorupčním zákonům. Pokud si nejste jisti, jakým zákonům a předpisům vaše činnost podléhá, poraďte se se svým nadřízeným nebo se obraťte na právní oddělení či divizi Compliance. Společnost Pfizer také vyžaduje vysoké standardy od svých dodavatelů a krátkodobých zaměstnanců. Od dodavatelů a krátkodobých zaměstnanců se očekává, že budou dodržovat veškeré zákony a za určitých okolností také zásady vztahující se k činnostem realizovaným pro společnost Pfizer. Jaké jsou mé povinnosti, pokud jde o standardy popsané v tomto dokumentu Blue Book? Jste povinni znát a řídit se veškerými zákony a zásadami, kterým vaše role a vaše povinnosti podléhají. Pokud tak neučiníte, může proti vám být uplatněno disciplinární opatření, včetně ukončení pracovního poměru. Dále jste povinni v případě potřeby vyhledat radu, oznámit potenciální problém a nahlásit porušení platných zákonů a zásad společnosti. 6

10 Výkonnost při zachování bezúhonnosti Naše povinnosti Bezúhonnost je jádrem naší firemní identity a dobré pověsti a my všichni máme povinnost jednat bezúhonně ve všem, co děláme. Jsme také povinni poukazovat na potenciální rizika pro společnost v ideálním případě ještě dříve, než se z rizik stanou skutečné problémy. Máte-li důvod se domnívat, že některý z pracovníků porušil nebo porušuje zákon či zásady společnosti Pfizer, je vaší povinností tuto skutečnost ihned oznámit svému nadřízenému, jinému řídícímu pracovníkovi, personálnímu oddělení nebo divizi Compliance. Společnost Pfizer používá zásady otevřených dveří, zásady zákazu odvety a zásady ochrany důvěrných informací, které chrání pracovníky. Odveta proti kolegovi, který v dobré víře vyhledá radu, poukáže na potenciální problém nebo nahlásí nesprávné jednání, je přísně zakázána. Kdykoli jste na pochybách, je nejlepší na potenciální problém upozornit. Nedodržování předpisů může společnost Pfizer, zákazníky, pacienty, investory a pracovníky vystavit vážným rizikům. Poukážete-li na potenciální problém, dáte tím vedoucím pracovníkům možnost tento problém vyřešit a chránit společnost. Následující tabulka ukazuje některé z možných důsledků nedodržování předpisů. Důsledky pro společnost Pfizer mohou zahrnovat Důsledky pro pracovníka mohou zahrnovat Důsledky pro pacienty, zákazníky a veřejnost mohou zahrnovat Důsledky pro investory mohou zahrnovat Trestní stíhání, pokuty a další sankce za nevhodné jednání pracovníků Oznámení vládním orgánům Ztráta obchodních příležitostí Poškození dobrého jména, podnikání a vztahů se zákazníky společnosti Pfizer či obchodních příležitostí Trestní stíhání, pokuty, trest odnětí svobody či další tresty za nevhodné jednání Disciplinární opatření včetně ukončení pracovního poměru Poškození dobré pověsti dané osoby Vážné zranění či onemocnění Oslabení bezpečnosti či účinnosti produktů Riziko pro životní prostředí Vyšší ceny léků Ztráta dobré víry a důvěry při jednání se společností Pfizer Ztráta důvěry ve společnost Pfizer a její produkty Ztráta hodnoty investic Poškození dobré pověsti společnosti Pfizer a jejího dobrého řízení 7

11 Poukazování na potenciální problémy v oblasti dodržování předpisů Ve společnosti Pfizer je k dispozici řada způsobů, jimiž lze hlásit problémy v oblasti dodržování předpisů. Patří k nim váš nadřízený (prostřednictvím zásad otevřených dveří), personální oddělení a divize Compliance. Zásady otevřených dveří Základem našeho programu dodržování předpisů je otevřenost, přístupnost a diskuse v rámci komunity společnosti Pfizer. Většinu problémů lze vyřešit místně ještě předtím, než se stanou problémem také pro pracovníky, společnost nebo veřejnost. Zásady otevřených dveří podporují pracovníky, aby přicházeli s nápady, upozorňovali na potenciální problémy a vznášeli dotazy zejména v oblasti práva a etiky, ale také s ohledem na kvalitu práce a pracovního prostředí. Všichni nadřízení jsou povinni tyto zásady podporovat tím, že budou mít vždy otevřené dveře pro pracovníky, kteří se na ně rozhodnou obrátit. Přestože doufáme, že pracovníci mohou se svými nadřízenými s důvěrou jednat o jakékoli záležitosti, může nastat situace, kdy pracovníci raději zvolí jiný způsob řešení problému. V takových případech můžete hovořit s dalšími osobami, k nimž patří zejména: nejbližší vyšší nadřízený, vedoucí provozního útvaru, Závazek k bezúhonnosti Od sebe samých i od druhých vyžadujeme nejvyšší etické standardy, aby naše produkty i procesy měly nejvyšší kvalitu. libovolný nadřízený nebo řídící pracovník, personální oddělení a divize Compliance. Personální oddělení Pracovníci z personálního oddělení jsou připraveni vyslechnout veškeré vaše připomínky. V rámci personálního oddělení můžete oslovit místního zástupce personálního oddělení, firemní skupinu pro lidské zdroje nebo skupinu pro zaměstnanecké vztahy. 8

12 Výkonnost při zachování bezúhonnosti Přímá linka pro otázky dodržování předpisů Telefonická přímá linka pro otázky dodržování předpisů a její webový nástroj pro podávání hlášení poskytují přístup k firemním zdrojům při řešení záležitostí, které nelze uspokojivě vyřešit na místě, a zároveň nabízejí způsob, jak anonymně nahlásit problém nebo získat informace či rady. Poskytnuté informace jsou nahlášeny divizi Compliance společnosti Pfizer, která přijme vhodná opatření. Můžete také získat informace o tom, jak společnost danou situaci vyřešila. Přímá linka pro otázky dodržování předpisů je ve většině zemí dostupná telefonicky a prostřednictvím webového nástroje pro podávání hlášení 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, 365 dní v roce a její obsluhu zajišťují speciálně vyškolení zástupci z externí společnosti. Její dostupnost a podmínky použití mohou být ovlivněny místními zákony na ochranu osobních údajů. V některých zemích lze například přímou linku pro otázky dodržování předpisů použít pouze k nahlášení závažných potenciálních problémů týkajících se vrcholového vedení. V některých zemích nelze přímou linku pro otázky dodržování předpisů použít ke sdělování anonymních obvinění. Přímá linka společnosti Pfizer pro otázky dodržování předpisů: Webové nahlašování: Informace týkající se dostupnosti a podmínek použití přímé linky ve vašem umístění naleznete na webových stránkách pro otázky dodržování předpisů na adrese Divize Compliance Chcete-li nahlásit potenciální problém nebo vznést dotaz, můžete se obrátit přímo na divizi Compliance: em: corporate.compliance@pfizer.com poštou: 235 East 42nd Street (150/02/05), New York, NY USA telefonicky: zabezpečeným faxem: osobně: 150 East 42nd Street, 2nd floor, New York, NY USA 9

13 Otázky a odpovědi Kde mohu získat další informace? Vaším hlavním zdrojem informací a kontaktů v oblasti dodržování předpisů jsou webové stránky pro otázky dodržování předpisů Dále mohou být k dispozici divizní či místní funkce pro dodržování předpisů, které vám pomohou s případnými dotazy a problémy. Program dodržování předpisů společnosti Pfizer Účelem programu dodržování předpisů společnosti Pfizer je zajistit podporu zákonného a etického jednání napříč celou společností. Ředitel pro Compliance a řízení rizik je zodpovědný za dohled nad programem dodržování předpisů společnosti Pfizer, včetně programů sledování a vlastního hodnocení týkajících se právních a regulačních povinností společnosti. Zajišťuje široké uplatňování a důsledný výklad našich standardů a je podřízen generálnímu řediteli. Divize Compliance ve spolupráci s ředitelem pro Compliance a řízení rizik zajišťuje každodenní dodržování zákonů, předpisů a zásad a postupů společnosti. Odstupňovaná struktura výborů pro dodržování předpisů společnosti Pfizer podporuje dohled vedení prostřednictvím výkonného výboru pro Compliance, firemního výboru pro Compliance a výborů jednotlivých útvarů a divizí. Toto uspořádání vhodně doplňuje naši vestavěnou organizaci dodržování předpisů na úrovni divizí a obchodních útvarů. Další podporu dodržování předpisů poskytují skupiny a jednotlivci napříč celou společností, a to v právní či personální oblasti či v oblasti bezpečnosti a monitoringu, firemního auditu, financí, firemního řízení atd. 10

14 Výkonnost při zachování bezúhonnosti Divize Compliance nese prostřednictvím ředitele pro dodržování předpisů a řízení rizik výlučnou odpovědnost za vyšetřování postoupených problémů dodržování předpisů závažná potenciální, domnělá nebo skutečná porušení zákona či zásad. Divize Compliance může při šetření těchto záležitostí požádat o pomoc další jednotlivce nebo skupiny. Bez výslovného souhlasu divize Compliance však nesmí být šetření zahájeno. Divize Compliance je odpovědná za zajištění dodržování povinností společnosti (včetně potřebných školení, výkaznictví a auditů) vyplývajících z dohody o firemní bezúhonnosti (Corporate Integrity Agreement CIA) s úřadem generálního inspektora ministerstva zdravotnictví USA (OIG). Společnost Pfizer uzavřela dohodu CIA v roce 2009 a vyplacením částky 2,3 miliardy USA urovnala občanskoprávní a trestněprávní obvinění týkající se propagačních aktivit pro neschválené indikace. Klíčový pojem: Postoupené problémy dodržování předpisů (PPDP) Otázky a odpovědi Jestliže divizi Compliance nahlásím potenciální problém, mohu očekávat odpověď? Ano. Divize Compliance si klade za cíl rychle reagovat na veškeré dotazy a nahlášené potenciální problémy. Vyžaduje-li vámi nahlášený problém šetření, divize Compliance provede vyšetřování, a pokud je to možné a vhodné, bude vás pravidelně informovat o jeho postupu. Podrobné informace však budou z důvodu ochrany důvěrných informací poskytnuty pouze osobám, které je potřebují znát. PPDP jsou závažná potenciální, domnělá nebo skutečná porušení platných právních předpisů či zásad společnosti, které je nutné nahlásit divizi Compliance k vyšetření. To, zda je určitá záležitost závažná, je dáno konkrétními skutečnostmi dané situace. Faktory, k nimž je třeba přihlédnout, zahrnují zejména: Bylo jednání úmyslné nebo bylo součástí postupu? Představovalo jednání trestný čin? Byl do záležitosti zapojen nadřízený? Ohrozilo jednání zdraví či bezpečnost pracovníků nebo veřejnosti? Jaké jsou možné důsledky včetně finančních, provozních, právních a PR dopadů? Jaký je celkový rozsah a závažnost porušení? Jakého charakteru je daný zákon, předpis, zásada či postup? Je porušení předmětem vyšetřování ze strany vládního či regulačního subjektu? Pokud si nejste jisti, zda určitá záležitost představuje PPDP, zeptejte se některého člena divize Compliance. 11

15 Otázky a odpovědi Byl jsem svědkem nesprávného jednání, ale kvůli obavám z odvety se jej bojím nahlásit. Jak mě společnost ochrání? Jestliže čestně a v dobré víře nahlásíte potenciální problém, společnost přijme potřebná opatření, aby vás ochránila před odvetou. Konkrétní podniknuté kroky se budou případ od případu lišit. Mohou zahrnovat disciplinární postup vůči komukoli, kdo podnikne odvetná opatření, průběžné sledování situace a další opatření na vaši ochranu. Zákaz odvety Odveta proti kolegovi, který v dobré víře vyhledá radu, poukáže na potenciální problém nebo nahlásí nesprávné jednání, je přísně zakázána. Skutečnost, že některý z pracovníků upozornil na potenciální problém nebo poskytnul informace při šetření, nemůže být důvodem pro odepření výhod, výpověď, převedení na méně důležitou práci, suspendování, výhrůžky, obtěžování či diskriminaci. Jestliže jakákoli osoba, bez ohledu na její roli ve společnosti Pfizer, sáhne k odvetě proti kolegovi, který pravdivě a v dobré víře nahlásil potenciální přestupek, společnost Pfizer přijme příslušná opatření a to i pokud se později ukáže, že se pracovník při úvodním nahlášení záležitosti mýlil. Pokud však jakákoli osoba záměrně nahlásí nepravdivé informace, společnost bude reagovat odpovídajícím způsobem. Pokud jste přesvědčeni, že jste se vy nebo některý z vašich kolegů stali terčem odvety za upozornění učiněné v dobré víře, ihned se obraťte na divizi Compliance nebo na skupinu pro zaměstnanecké vztahy v rámci personálního oddělení. Můžete volat přímou linku pro otázky dodržování předpisů nebo použít webový nástroj pro podávání hlášení, a to pokud je k dispozici a pokud to umožňuje zákon. Ochrana důvěrných informací Je velmi důležité, abyste se při zapojení do programu dodržování předpisů společnosti cítili bezpečně. Ochrana důvěrných informací patří mezi hlavní priority kdykoli využijete libovolný prvek programu dodržování předpisů, bude vynaloženo maximální úsilí na ochranu vaší totožnosti. V některých případech však nemusí být možné zachovat utajení vaší totožnosti v důsledku povahy šetření, požadavků spojených s realizací důsledného šetření či jistých zákonných požadavků. Pokud je k dispozici a umožňuje-li to zákon, pracovníci mající obavy ohledně ochrany důvěrných informací mohou na přímou linku společnosti Pfizer pro otázky dodržování předpisů zavolat anonymně. Pracovníci mohou při upozorňování na potenciální problémy v oblasti dodržování předpisů také požádat o pomoc úřad ombudsmana. Jestliže jste součástí vyšetřování v oblasti dodržování předpisů (například jako svědek nebo stěžovatel), nesmíte o vyšetřování hovořit s nikým kromě vyšetřovatelů dodržování předpisů, kteří dané vyšetřování vedou, a to ani se svým nadřízeným či dalšími osobami, které o vyšetřování podle vašeho názoru vědí. 12

16 Výkonnost při zachování bezúhonnosti Úřad ombudsmana Úřad ombudsmana poskytuje neformální místo, kde mohou všichni pracovníci společnosti Pfizer hovořit důvěrně a mimo záznam. Ombudsman je nezávislý a nezaujatý. Není zastáncem žádné strany, ale obhájcem spravedlivého procesu. Úřad ombudsmana nenahrazuje, ale doplňuje ostatní zdroje pro řešení problémů, jako jsou vedení, personální oddělení či divize Compliance. Pokud chtějí pracovníci podat formální stížnost, upozornit společnost na uplatnění nároku, nebo zdokumentovat problém, musí využít některý z jiných způsobů hlášení potenciálních problémů společnosti Pfizer, které jsou popsány v tomto dokumentu Blue Book. Ombudsman poskytuje pomoc a radí jak objektivně a spravedlivě přistupovat k pracovním problémům a řešit je, avšak veškeré podniknuté kroky závisejí na daném pracovníkovi s výjimkou vzácných případů, kdy ombudsman zjistí, že hrozí bezprostřední nebezpečí vážné újmy nebo kdy daný problém zahrnuje pravděpodobné porušení zákonů upravujících federální programy zdravotní péče USA nebo požadavků FDA. V takovém případě ombudsman daného pracovníka o této skutečnosti informuje. Úřad ombudsmana funguje v souladu s etickým kodexem a standardy praxe Mezinárodní asociace ombudsmanů ( které ztělesňují čtyři klíčové principy: nezávislost, nestrannost a nezaujatost, neformálnost a důvěrnost. Pracovníci mohou využít úřad ombudsmana, když: nevědí, kam se v určité záležitosti obrátit, nevědí, jak na určitou záležitost upozornit, nejsou si jisti, zda byli svědky neetického jednání nebo porušení zákona či zásad, potřebují pomoc při hledání možností řešení konfliktů na pracovišti, hledají nestrannou autoritu, která jim pomůže nalézt a vyhodnotit možnosti jak na určitou záležitost upozornit a řešit ji nebo chtějí mimo záznam hovořit s nestranným odborníkem, který je velmi dobře obeznámen se zásadami a postupy společnosti Pfizer, a až poté učinit formální kroky. Pracovníci mohou důvěrně kontaktovat úřad ombudsmana na čísle PFE OMBD ( ) nebo na adrese ombudsman@pfizer.com. Další informace o této kanceláři získáte na webu 13

17 2 Trh Náš závazek Společnost Pfizer bude na trhu soutěžit zákonným a etickým způsobem. V rámci vztahů se zdravotnickými odborníky, pacienty, spotřebiteli, nemocnicemi, akademickými pracovníky, vládou, regulačními orgány, obchodními partnery, zákazníky, dodavateli a prodejci budeme jednat odpovědně. Svým zákazníkům budeme poskytovat inovativní produkty a při veškerém obchodním jednání budeme čestní a spravedliví. Budeme: dodržovat veškeré zákony upravují zdravotní péči a regulační požadavky, informovat zdravotnické odborníky, spotřebitele a veřejnost o bezpečnostních informacích a zkušenostech týkajících se našich produktů, provádět marketing produktů a jednat se zdravotnickými odborníky čestně a v souladu se zákony a předpisy, monitorovat bezpečnost, účinnost a kvalitu našich produktů, dodržovat veškeré antimonopolní zákony a zákony o hospodářské soutěži, eticky a v dobré víře jednat se státními úředníky a obchodními partnery, řádně shromažďovat obchodní zpravodajské informace a dodržovat celní zákony a zákony proti bojkotu. Nebudeme: nabízet ani provádět nezákonné platby státním úředníkům nebo obchodním partnerům, a to ani přímo, ani prostřednictvím zprostředkovatelů nebo nabízet ani přijímat nevhodné cennosti včetně darů a pohoštění. 14

18 Trh Zákony upravují zdravotní péči a regulační požadavky Společnost Pfizer podléhá celé řadě pravidel a předpisů, jejichž cílem je zajistit ochranu pacientů a spotřebitelů, zvyšovat kvalitu léků a zdravotnických služeb a eliminovat podvody a nevhodné ovlivňování lékařských rozhodnutí. Společnost Pfizer se řídí veškerými zákony a regulačními požadavky, které upravují vývoj, výrobu, distribuci, marketing, uzavírání vládních zakázek, prodej a propagaci našich produktů. Vzhledem k tomu, že Pfizer je globální společností, zákony a regulační požadavky jedné země se mohou vztahovat na činnosti prováděné v jiné zemi. Společnost Pfizer musí například při svém působení mimo USA dodržovat celou řadu požadavků Úřadu pro potraviny a léčiva Spojených států amerických (FDA). V případě, že se místní zákony a regulační požadavky liší od zákonů a regulačních požadavků USA, obecně platí (s několika málo výjimkami), že se použije přísnější soubor zákonů a regulačních požadavků. Pokud máte dotazy ohledně toho, které zákony, předpisy, zásady nebo standardy odvětví se na vaši práci vztahují, obraťte se na některého člena právního oddělení či divize Compliance. Další informace týkající se programu společnosti Pfizer pro dodržování zákonů Spojených států amerických upravujících zdravotní péči najdete v části Zdroje webových stránek divize Compliance společnosti Pfizer na adrese nebo na webu PolicySource na adrese Musíte být obeznámeni se standardy, kterým váš podnik a vaše role podléhají. Dodržováním zásad společnosti Pfizer zajistíte dodržení veškerých zákonů a předpisů týkajících se realizace našeho podnikání. Čestné sdělování informací o výrobku Důvěra je významnou součástí našeho podnikání. Zdravotničtí odborníci důvěřují našemu výzkumu a našim výsledkům. Zákazníci důvěřují kvalitě našich produktů. Akcionáři mají důvěru, že budeme nadále budovat hodnotu pro akcionáře. A právě proto přijala společnost Pfizer závazek poskytovat pacientům, spotřebitelům, zdravotnickým odborníkům a regulačním orgánům na celém světě včasné a poctivé informace o produktech tak, aby tyto zainteresované subjekty informovala o použití, bezpečnosti, kontraindikacích a vedlejších účincích našich produktů. 15

19 Propagační aktivity a styk se zdravotnickými odborníky Regulace reklamy a propagace produktů přímo ovlivňuje naše vztahy se zákazníky. Všichni pracovníci musí dodržovat zásady společnosti Pfizer upravující propagační aktivity a styk se zdravotnickými odborníky, které se na jejich obchodní útvar vztahují, a zajistit tak dodržování zákonů a předpisů. Veškeré propagační materiály a sdělení musejí být přesné, nezavádějící a v souladu se všemi platnými lékařskými, právními a regulačními standardy včetně případných platných standardů upravujících zdůvodňování, vědeckou přísnost a spravedlivou rovnováhu. Přísná pravidla upravují nejen naše propagační aktivity, ale také naše vzdělávací a obchodní vztahy se zdravotnickými odborníky včetně našeho styku s lékaři, zdravotními sestrami, lékárníky a dalšími osobami, které podávají, předepisují, nakupují nebo doporučují léky dostupné na lékařský předpis. Veškerý styk se zdravotnickými odborníky se musí řídit platnými: zákony, předpisy a dalšími standardy odvětví, kodexy národních a regionálních odvětvových sdružení, Závazek ke kvalitě Kvalita je hluboce zakořeněná v práci našich zaměstnanců i ve všech našich hodnotách. Naším cílem je poskytovat kvalitní zdravotní péči po celém světě. Naše obchodní postupy a procesy jsou navrženy tak, abychom dosahovali kvalitních výsledků překračujících očekávání všech našich akcionářů. zásadami a postupy společnosti Pfizer včetně: globálními zásadami společnosti Pfizer upravujícími styk se zdravotnickými odborníky, globálními zásadami společnosti Pfizer Consumer Healthcare upravující, o styk se zdravotnickými odborníky, globálními veterinárními zásadami společnosti Pfizer Animal Health. 16

20 Trh Bezúhonný marketing Společnost Pfizer přijala závazek ke spravedlivé hospodářské soutěži jako součást firemního jednání. Dodržujeme veškeré zákony, kterým naše marketingové aktivity podléhají. Podle těchto zákonů je v rámci obchodních styků zakázáno používat metody nekalé soutěže a nekalé či klamavé jednání a postupy, jako jsou například: nepravdivá či zavádějící reklama a jakákoli jiná forma poskytnutí zkreslených informací v souvislosti s prodejem, uplácení zaměstnanců konkurence nebo zákazníků a zdravotnických odborníků a nespravedlivé poznámky ohledně výrobků konkurence. Pracovníci na prodejních, marketingových, lékařských a regulačních pozicích musí být obeznámeni se zásadami a postupy společnosti Pfizer v oblasti značení, propagačních programů, vzorků produktů a dalších relevantních témat. Pokud máte dotazy ohledně toho, které zásady, postupy, zákony, předpisy nebo standardy odvětví se na vaši práci vztahují, obraťte se na některého člena právního oddělení či divize Compliance. Závazek k výkonu Usilujeme o neustálé zlepšování výkonnosti, pečlivé měření výsledků a zajištění toho, aby za žádných okolností nedocházelo k ohrožení bezúhonnosti a úcty k lidem. 17

21 Monitoring bezpečnosti, účinnosti a kvality našich produktů Závazek k zaměření na zákazníka Jsme hluboce odhodláni uspokojovat potřeby svých zákazníků a neustále věnujeme pozornost jejich spokojenosti. Otázky a odpovědi Na večírku se váš soused zmíní, že jeho manželka vyzkoušela určitý konkrétní produkt společnosti Pfizer a poté ji rozbolela hlava. Musíte to oznámit společnosti? Ano. Bez ohledu na to, jak jste se o dané události dozvěděli, jaká je závažnost této události a zda tato událost dle vašeho názoru byla vedlejším účinkem produktu společnosti Pfizer, je vaší etickou a právní povinností oznámit tyto informace příslušné bezpečnostní skupině, a to do 24 hodin od jejich zjištění. My všichni, kdo jsme součástí společnosti Pfizer, považujeme bezpečnost pacientů za nejdůležitější prioritu. Pochopení bezpečnostního profilu produktu a jeho kvalitativních a výkonových charakteristik má zásadní důležitost. Tyto složky jsou podrobně monitorovány v průběhu klinických studií. Bezpečnostní profil a výkonové charakteristiky produktu je však možné uceleněji poznat až poté, co je daný produkt uveden na trh a používán v reálných podmínkách. Čím více informací o svých produktech máme, tím lépe. Pracovníci, dodavatelé a krátkodobí zaměstnanci společnosti Pfizer proto musejí sdílet odpovědnost za hlášení veškerých problémů, které se týkají bezpečnosti, kvality a výkonu produktů společnosti Pfizer. Určité případy, které mohou vést ke zvýšenému riziku nežádoucí události, je nutné hlásit bez ohledu na to, zda nežádoucí událost nastala či nenastala. Patří sem chyby týkající se léků, jako je nesprávné předepisování, a dále situace, kdy během těhotenství či kojení dojde k vystavení plodu nebo dítěte produktům společnosti Pfizer. Máme zákonnou povinnost tyto situace a stížnosti na kvalitu produktů sledovat a hlásit je regulačním orgánům. O problémech týkajících se produktů se můžeme dozvědět mnoha různými způsoby prostřednictvím telefonátů, dopisů, faxů, ů, webů a vyplněných formulářů odpovědi od marketingových programů sponzorovaných společností Pfizer a dále při schůzkách a neformálních rozhovorech v práci, nebo dokonce ve společenském prostředí. Jakékoli informace o problému týkajícím se produktu musejí být oznámeny do 24 hodin od jejich zjištění. Pracovníci společnosti Pfizer v USA oznamují veškeré problémy týkající se produktů telefonicky na čísle Všichni ostatní pracovníci společnosti Pfizer kontaktují své místní bezpečnostní skupiny nebo požádají svého nadřízeného o informace ohledně odpovídajícího způsobu oznámení. Další informace najdete v části Hlášení farmakovigilance na intranetu společnosti Pfizer. 18

22 Trh Antimonopolní zákony a zákony o hospodářské soutěži Antimonopolní zákony a zákony o hospodářské soutěži chrání svobodné podnikání. Přestože jsou tyto zákony složité a lze je jen obtížně shrnout, vždy zakazují dohody mezi společností Pfizer a jejími konkurenty ovlivňující ceny, podmínky prodeje či spravedlivou hospodářskou soutěž. Pokud jste zodpovědní za oblasti podnikání, které těmto zákonům podléhají, musíte být obeznámeni jak s těmito zákony a jejich důsledky, tak se způsobem jejich uplatnění v zemi, v níž působíte. Společnost Pfizer zakazuje: jednání a kontakty s konkurenty ohledně cen, nákladů či podmínek prodeje, jednání a kontakty s dodavateli a zákazníky vedoucí k nespravedlivým omezením obchodu nebo vyloučení konkurentů z trhu, dohody s konkurenty týkající se rozdělení trhů či zákazníků a dohody s jinými stranami vedoucí k bojkotu zákazníků nebo dodavatelů. Otázky a odpovědi Moje sousedka pracuje pro konkurenční společnost. Je v pořádku, pokud s ní budu hovořit o tom, jak její společnost přistupuje ke společnostem poskytujícím služby řízené péče? Ne. Veškerá témata, která nesmí být projednávána na obchodním jednání (protože by tím došlo k porušení zákona), nesmějí být z téhož důvodu projednávána ani při společenských příležitostech. Mnoho zemí má antimonopolní zákony a zákony o hospodářské soutěži, i když tyto zákony se mezi jednotlivými zeměmi výrazně liší. Zákony o hospodářské soutěži mohou být například v některých zemích přísnější než ve Spojených státech amerických a mohou upravovat zejména: dohody o rozdělení trhu, rabaty a slevy pro zákazníky, licence k patentům, autorským právům a obchodním známkám, územní omezení opětovných prodejců a cenovou politiku obecně. Tyto zákony jsou složité. Dříve, než začnete jednat, musíte požádat o radu právní oddělení. Schůze obchodních sdružení a další odvětvová setkání slouží legitimním a užitečným účelům. Tato setkání však představují určitá rizika, neboť zde dochází ke kontaktu mezi konkurenty, kteří by mohli projednávat záležitosti společného významu a potenciálně překročit hranici představující porušení povinností vyplývajících ze zákonů o hospodářské soutěži. Dokonce i vtipy na nevhodné téma (např. marketingová či cenová strategie) mohou být nesprávně pochopeny a nahlášeny. Pokud bude rozhovor směřovat k jakémukoli tématu poškozujícímu hospodářskou soutěž, musíte odmítnout o dané věci hovořit a rozhovoru se neúčastnit. 19

23 Boj proti úplatkářství a korupci Společnost Pfizer dlouhodobě uplatňuje zásady, které zaměstnancům společnosti Pfizer i veškerým dalším osobám jednajícím jejím jménem zakazují nabízet, předávat, vyžadovat, přijímat či přebírat úplatky. Státní úředníci Žádný pracovník ani jakákoli jiná osoba, která jedná jménem společnosti Pfizer, nesmí nikdy uskutečnit platbu nebo poskytnout prospěch, jehož účelem je nevhodně ovlivnit nebo který byť jen zdánlivě nevhodně ovlivňuje státního úředníka nebo vede k získání nespravedlivé obchodní výhody. Otázky a odpovědi V čem se zákon Spojeného království o úplatkářství liší od zákona USA o zahraničních korupčních praktikách? Zákon Spojeného království o úplatkářství je širší. Zakazuje nejen uplácení státních úředníků, ale také úplatkářství v komerční sféře a přijímání úplatků. Společnosti působící ve Spojeném království mohou být navíc pohnány k objektivní odpovědnosti za to, že nezabránily korupci ze strany osob s nimi spojených, ledaže tyto společnosti mohou prokázat, že měly zavedeny odpovídající postupy k předcházení a odhalování takového jednání. Většina zemí, v nichž podnikáme, má zákony zakazující uskutečnit, nabízet či přislíbit státnímu úředníkovi jakoukoli platbu nebo jinou hodnotu (přímo či nepřímo), pokud má tato platba ovlivnit úřední jednání či rozhodnutí o poskytnutí či zachování obchodních příležitostí. V případě USA platí, že americké společnosti podnikající v zahraničí podléhají zákonu Spojených států amerických o zahraničních korupčních praktikách (FCPA). Na základě zákona FCPA je pro zaměstnance amerických společností v jiných zemích nezákonné přímo či nepřímo poskytnout jakoukoli hodnotu státnímu úředníkovi, kandidátovi na veřejný úřad, politické straně nebo představiteli politické strany za účelem získání neoprávněné obchodní výhody. Podle zákona FCPA je dále nezákonné nepřesně zaznamenávat transakce. Jako americká společnost musí Pfizer Inc., veškeré její dceřiné společnosti a všichni pracovníci dodržovat zákon FCPA a místní protikorupční zákony a zákony proti úplatkářství. K otázkám úplatkářství a korupce musíme přistupovat obzvláště citlivě, neboť vlády jsou často jak regulátorem našich produktů, tak významným zákazníkem. Často také využíváme služeb zdravotnických odborníků a vědců, z nichž mnozí jsou zaměstnanci veřejných institucí a mohou být považováni za státní úředníky. 20

24 Trh Osoby a subjekty z komerční sféry Společnost Pfizer také zakazuje komerční úplatkářství. Komerční úplatkářství je obecně chápáno jako předání či nabízení jakékoli hodnoty jednotlivci či společnosti nebo přijetí takové hodnoty od jednotlivce či společnosti výměnou za nevhodné obchodní jednání. Společnost Pfizer zakazuje všem pracovníkům, prostředníkům a jiným zástupcům přímo či nepřímo se podílet na jakékoli formě úplatkářství. Zákon proti úplatkářství V USA platí zákon proti úplatkářství, který zakazuje nabízet jakoukoli hodnotu se záměrem ovlivnit určitou osobu při doporučování, předepisování či nákupu zdravotnických výrobků a služeb, které jsou hrazeny federálním programem zdravotní péče. Tento zákon si klade za cíl zajistit, aby doporučení poskytovatelů zdravotní péče ohledně léčby nebyla ovlivněna motivy osobního zisku či obohacení. Obdobné zákony existují v rámci právních předpisů jednotlivých států i zemí po celém světě. Lobbování Společnost Pfizer je ve Spojených státech amerických registrována jako federální lobbista. Z tohoto titulu je všem pracovníkům společnosti Pfizer federálními zákony zakázáno poskytnout jakoukoli hodnotu některému členu nebo pracovníku Sněmovny reprezentantů USA nebo Senátu USA a jsou výrazně omezeny možnosti společnosti Pfizer hradit cestovní výlohy členů nebo pracovníků Sněmovny reprezentantů a Senátu USA. Těmito omezeními se musí řídit všichni pracovníci společnosti Pfizer, bez ohledu na umístění. Otázky a odpovědi V rámci svého zaměstnání u společnosti Pfizer cestuji po celém světě a vím, že běžné obchodní postupy jsou chápány nejrůznějšími způsoby. Co je v jedné zemi považováno za běžnou zdvořilost, může být v jiné považováno za úplatek. Co to pro mě znamená? Nesmíte poskytnout žádnou platbu ani prospěch jakéhokoli druhu za účelem získání neoprávněné obchodní výhody. Vždy musíte dodržovat zásady a postupy společnosti Pfizer v oblasti boje proti korupci a úplatkářství, globální zásady společnosti Pfizer upravující styky se zdravotnickými odborníky (GPIHP), GPIHP společnosti Pfizer Consumer Healthcare, globální veterinární zásady společnosti Pfizer Animal Health a veškeré další relevantní zásady, postupy a zákony. Pokud potřebujete radu, obraťte se na právní oddělení nebo divizi Compliance. Další informace naleznete v části Zdroje na webových stránkách divize Compliance na adrese Nezapomeňte se také seznámit s případnými místními či divizními zásadami, které se vztahují k vaší roli. 21

25 Otázky a odpovědi Můj nadřízený chce, abych zjistil, jaká kritéria pro vyloučení pacientů z náboru uplatňuje konkurenční společnost v rámci klinických testů. Tyto informace nejsou veřejně dostupné. Mohu předstírat, že jsem pacient se zájmem o nábor, zavolat klinické výzkumné pracoviště konkurenční společnosti a zeptat se na několik otázek? Ne. Poskytnutí nepravdivých informací zamlčení skutečnosti, že jste zaměstnanci společnosti Pfizer, nebo vydávání se za někoho jiného představuje neetický způsob jak získat přístup k důvěrným informacím konkurence. Jde o porušení zásad společnosti Pfizer a hodnoty bezúhonnosti. Dříve, než začnete provádět primární terénní výzkum obchodních zpravodajských informací, se poraďte s právním oddělením nebo s oddělením obchodních zpravodajských informací a ujistěte se, zda je vaše strategie zákonná a etická. Oddělení obchodních zpravodajských informací vám může pomoci určit vhodné možnosti výzkumu. Obchodní zpravodajské informace V dnešním podnikatelském prostředí máme přístup k velkému množství informací o jiných společnostech, jejich produktech a službách, přičemž některé z těchto informací jsou neveřejné. Smíte bez omezení shromažďovat zpravodajské informace o společnostech z veřejných zdrojů, k nimž patří jejich webové stránky, publikované články, cenové bulletiny, reklamy, brožury, veřejné prezentace a rozhovory se zákazníky. Můžete také uzavřít smlouvu o shromažďování obchodních informací s externím dodavatelem, avšak pouze prostřednictvím procesu výběru a uzavření smlouvy spravovaného funkcí obchodního zpravodajství společnosti Pfizer. Obchodní informace o jiných společnostech mohou být shromažďovány a využívány pouze způsobem, který je etický a neporušuje žádné zákony ani povinnosti týkající se ochrany důvěrných informací. Při shromažďování informací nesmíte nikdy použít nezákonné nebo neetické prostředky, jako jsou uvedení v omyl, poskytnutí nepravdivých informací, krádež, špionáž či úplatkářství, ani nesmíte o použití takových prostředků požádat třetí stranu. Pokud budete v této oblasti potřebovat pomoc, obraťte se na funkci obchodních zpravodajských informací. 22

26 Trh Globální dodržování předpisů v oblasti obchodu My všichni jsme odpovědní za dodržování zákonů na regulaci obchodu, které jsou složité a mohou se rychle měnit v souvislosti s tím, jak se vlády přizpůsobují novým politickým a bezpečnostním faktorům. Porušení zákonů na regulaci obchodu mohou vést ke značným pokutám a penalizacím uplatněným vůči společnosti Pfizer i všem zúčastněným osobám. V řadě zemí existují zákony na regulaci obchodu, které upravují dovoz, vývoz a průvoz určitých regulovaných produktů, softwaru a technologií, a dále výkon určitých regulovaných služeb. Řada zákonů na regulaci obchodu navíc omezuje investice, transakce a obchodní aktivity společnosti Pfizer ve vztahu k určitým zemím, subjektům či jednotlivcům. Některé země, v nichž společnost Pfizer podniká, uplatňují restriktivní obchodní postupy nebo provádějí bojkot jiných zemí či skupin. Společnost Pfizer se nesmí podílet na dohodách, poskytovat jakékoli informace ani podniknout jakékoliv kroky, které by představovaly podporu těchto restriktivních obchodních postupů či bojkotů, ledaže to dovolují zákony USA. Pracovníci, kteří přímo nebo nepřímo pracují s některou z výše uvedených zemí nebo pracují v oblastech, jako jsou mezinárodní provoz, logistika, finance, plánování schůzek a regulační či právní záležitosti, musejí být obeznámeni se zásadami společnosti Pfizer týkajícími se globálního dodržování zákonů v oblasti obchodu a se souvisejícími postupy. Zejména platí, že veškeré aktivity týkající se určitých vymezených zemí musejí být přezkoumány divizí Compliance nebo právním oddělením, aby byl zajištěn soulad se zákony na regulaci obchodu. Seznam těchto zemí je k dispozici v části Globální dodržování zákonů v oblasti obchodu na webových stránkách divize Compliance. S jakýmikoli dotazy nebo potenciálními problémy v oblasti výše uvedených zákonů na regulaci obchodu jakož i se zjištěnými porušeními se obracejte na divizi Compliance nebo na právní oddělení. Otázky a odpovědi Sestavuji tým mezinárodních pracovníků, se kterými chci spolupracovat na výzkumu nové vakcíny. Musím zvážit, jak tuto práci ovlivní globální dodržování zákonů v oblasti obchodu? Ano, musíte, a to před tím, než bude občanu jiné země než USA poskytnut přístup k technologii pocházející z USA bez ohledu na to, kde na světě k tomuto přístupu dojde. To platí i v případě, že daný pracovník působí v USA na základě víza nebo pracovního povolení, nebo je zde na krátkodobé služební cestě. Potřebujete-li další informace, navštivte část Globální dodržování zákonů v oblasti obchodu na webových stránkách divize Compliance nebo se obraťte na divizi Compliance. 23

27 3 Naše společnost a naši akcionáři Náš závazek Společnost Pfizer se zavázala usilovat o dosažení zdravých cílů v oblasti růstu a zisku a zároveň zachovávat bezúhonnost ve všech svých aktivitách. Budeme pracovat v nejlepším zájmu společnosti a akcionářů, budeme podnikat a jednat čestně a při využívání svých aktiv a prostředků vynaložíme maximální péči. Zajistíme ochranu nejlepších zájmů společnosti a akcionářů tím, že budeme: chránit patenty, ochranné známky a další duševní vlastnictví, vést přesné a úplné účetnictví a záznamy a využívat účinný systém interních kontrol finančního výkaznictví, uchovávat záznamy společnosti v souladu s našimi povinnostmi, vhodně využívat zdroje společnosti a zajišťovat bezpečnost informačních systémů, zařízení a sítí, zodpovědně využívat sociální média, chránit důvěrné, chráněné a osobní informace, včetně osobních informací zdravotní povahy, nikdy neposkytneme interní informace ani nebudeme na jejich základě obchodovat a předcházet střetu zájmů. 24

28 Naše společnost a naši akcionáři Patenty, ochranné známky a autorská práva Ochrana duševního vlastnictví společnosti Pfizer má nezastupitelný význam pro zachování konkurenční výhody společnosti. Duševní vlastnictví společnosti Pfizer zahrnuje její patenty, ochranné známky, obchodní tajemství a autorská práva a dále též vědecké a technické poznatky, know-how a zkušenosti získané v rámci činnosti společnosti. Očekává se, že budete podporovat vznik, ochranu, zachování a uplatňování práv duševního vlastnictví společnosti Pfizer a že budete tato práva využívat odpovědným způsobem. Musíte také respektovat duševní vlastnictví jiných subjektů. Neoprávněné používání, odcizení nebo zneužití práv duševního vlastnictví třetích stran může mít za následek značné pokuty, soudní spory a trestněprávní postihy směřující proti společnosti i proti vám. Účetnictví a vedení záznamů Přesné obchodní záznamy jsou nezbytné pro vedení společnosti a pro zachování a ochranu důvěry investorů. Společnosti Pfizer také pomáhají při plnění povinnosti poskytovat úplné, přesné a včasné finanční a jiné informace veřejnosti a vládám po celém světě. Veškeré účetní knihy, záznamy a účty společnosti Pfizer musí úplně a věrně odrážet její obchodní transakce. Patří sem účetní závěrka a dále pracovní výkazy, doklady, účtenky, faktury, vyúčtování výdajů, mzdové záznamy a záznamy zaměstnaneckých výhod, hodnocení výkonnosti a další důležitá data společnosti. Otázky a odpovědi Pokud je něco v určité zemi chráněno ochrannou známkou, patentem nebo autorskými právy, je to chráněno i v jiných zemích? Nemusí tomu tak být. Skupina průmyslového vlastnictví v rámci právního oddělení sleduje stav aktiv společnosti z pohledu ochranných známek, patentů a autorských práv. Potřebujete-li zjistit, zda je určitá položka v konkrétní zemi chráněna, obraťte se na skupinu duševního vlastnictví a požádejte o vyhledání aktuálního stavu. Hlášení účetních podvodů Pokud se dozvíte o jakýchkoli nezaznamenaných finančních prostředcích či majetku nebo nepravdivých či nepravých zápisech v účetních knihách a záznamech společnosti, jste povinni to nahlásit. Pokud se dozvíte o účetním podvodu nebo máte-li podezření, že k takovému podvodu dochází, ihned se obraťte na divizi Compliance nebo oddělení firemního auditu a tuto skutečnost nahlaste. 25

29 Správa záznamů a informací Společnost Pfizer má zavedeny zásady a postupy pro správu záznamů a informací, které zajišťují uchovávání, ukládání a případně ničení firemních záznamů dle potřeb společnosti Pfizer a v souladu s platnými právními, regulačními, ekologickými, daňovými, pracovními a obchodními požadavky. Podrobný plán uchovávání firemních záznamů společnosti Pfizer poskytuje konkrétní informace o příslušných lhůtách uchovávání záznamů. Při určování lhůty, po kterou je nutné uchovávat záznamy, musíte vycházet z tohoto plánu, z konkrétních požadavků vašeho podniku a umístění a dále z příslušných firemních zásad a postupů. Otázky a odpovědi Kdy mám likvidovat dokumenty? Nejprve je nutné zjistit, zda dokumenty nepodléhají právnímu zadržení nebo zadržení z důvodu daňové kontroly. Pokud ano, veškeré likvidační činnosti musí být ihned přerušeny. Poté pomocí plánu uchovávání firemních záznamů společnosti Pfizer zjistěte, jak dlouho má být daný dokument uchováván. Pokud dokument nepodléhá žádnému právnímu zadržení ani zadržení z důvodu daňové kontroly a zároveň byla překročena případná lhůta uchovávání stanovená v plánu uchovávání firemních záznamů, můžete dokument zlikvidovat. V důsledku požadavků třetích stran (např. vládních regulačních orgánů), soudních sporů a jiných šetření může být nutné uchovávat záznamy déle, než jaká je běžná doba jejich uchovávání. Naší zásadou je uchovávat veškeré záznamy ohledně jakéhokoli sporu či vládního vyšetřování týkajícího se společnosti Pfizer. Pokud obdržíte požadavek na právní zadržení nebo zadržení z důvodu daňové kontroly, nesmíte měnit ani ničit žádné relevantní informace. Potřebujete-li zjistit, které záznamy je nezbytné zachovat, potřebné informace naleznete v seznamu právních zadržení společnosti Pfizer nebo se obraťte na právní oddělení. Zdroje informací ohledně správy záznamů společnosti Pfizer, včetně seznamu právních zadržení, naleznete na adrese Potřebujete-li další pomoc, obraťte se na skupinu erim na adrese recordsmanagement@pfizer.com. Klíčový pojem: Obchodní záznamy Obchodní záznamy jsou veškeré zaznamenané informace zachycené na jakémkoli médiu, které odrážejí okolnosti, události, aktivity, transakce a výsledky vytvořené nebo udržované v rámci podnikání pro společnost Pfizer nebo které slouží jako doklad o splnění obchodní či zákonné povinnosti společnosti Pfizer. Tyto záznamy mohou být fyzické nebo elektronické. Jako příklad médií obsahujících obchodní záznamy lze uvést papírové dokumenty (včetně ručně psaných poznámek), audio a videozáznamy či počítačové informace jako y a počítačové soubory. 26