FAQ - nejčastěji kladené otázky k výzvě IOP č. 06 Rozvoj služeb egovernmentu v obcích (Technologická centra ORP)

Transkript

1 FAQ - nejčastěji kladené otázky k výzvě IOP č. 06 Rozvoj služeb egovernmentu v obcích (Technologická centra ORP) (pozn. níže uvedené otázky obdržel odbor strukturálních fondu MV ČR. Odpovědi na ně pak byly sestaveny týmem složeným ze zástupců OSF MV ČR) 1. V textu výzvy u popisu části II je uvedeno, že může jít i o upgrade stávající elektronické spisové služby, splňující požadavky dané zákonem V tom samém dokumentu na str. 4 je ve výdajích, které nesmějí být hrazeny z dotace je na prvním místě uveden upgrade stávající spisové služby. Jak tomu máme rozumět? Je rozdíl, který žadatel a co bude upgradovat (aktualizovat / rozšiřovat). Oprávněným žadatele je v rámci celé výzvy ORP. ORP může pořídit zcela nový systém spisové služby nebo upgradovat stávající systém. To jsou způsobilé výdaje (viz str. 3 výzvy, bod 12. / II.). Nezpůsobilé výdaje = upgradu spisových služeb u obcí s pověřeným obecním úřadem nebo obcí základního typu. Pro žadatele = ORP nejsou jako způsobilé výdaje nákupy jednotlivých upgradů pro obce ve svém spádovém území! (viz str. 3 výzvy, bod 12./ II.). 2. Je možné ve výzvě 06 žádat o upgrade stávající spisové služby, když má město spisovou službu zavedenou? Z Vašeho dotazu nelze jednoznačně odvodit, zda pokládáte otázku za žadatele (tj. ORP, které jediné může být oprávněným žadatelem v rámci této výzvy) nebo za obec, která bude žádat ORP o umožnění přístupu k elektronické spisové službě. V prvním případě ORP může žádat o dotaci na upgrade své spisové služby. Druhá eventualita je uvedena ve výzvě i v Příručce pro žadatele a příjemce, kde jsou vyjmenovány nezpůsobilé výdaje pro výzvu - patří mezi ně "upgrade stávající elektronické spisové služby obcí s pověřeným obecním úřadem, obcí základního typu a jimi zřizovaných organizací" (viz výzva 06 - str. 4, Příručka pro žadatele a příjemce - str. 16). Z toho vyplývá, že upgrade spisové služby obce není možné uplatnit mezi způsobilými výdaji. 3. Výzva umožňuje podat jen 1 projekt na 1 část nebo kombinaci částí. Znamená to tedy, že ORP může žádat o dotaci na pořízení nebo upgrade spisové služby ORP dle části II. a o dotaci na SW v souvislosti s vnitřní integrací úřadu OP dle části III., aniž by zřizovala TC ORP (1) a pořizovala spisovou službu pro potřeby obcí ve správním obvodu žadatele (2)? (1) ANO, toto je možné. Současně je nutné si uvědomit, že povinné funkce TC směřují přímo k podpoře spisové služby dle části II. Výzvy. ORP může v rámci TC provozovat i další nepovinné služby nebo např. hostovat systém pro část III. (2) ORP může podle výše uvedené odpovědi pořídit v rámci jednoho konkrétního projektu jen spisovou službu. DOPORUČENÍ: Nepořizovat TC dle výzvy by byla pro žadatele do budoucna velká nevýhoda. 4. V textu výzvy se uvádí, že obec s rozšířenou působností může podat na tuto výzvu jeden projekt nebo podává na každou z částí I. III. této výzvy samostatný projekt nebo podá projekt, v němž bude obsažena kombinace jednotlivých částí. Zajímalo by mě, jestli v případě podání např. 3 samostatných projektů na každou část zvlášť nebudeme nějak Strana 1 z 12

2 znevýhodněni oproti podání jednoho komplexního projektu (např. jestli naše 3 projekty nebudou v hodnocení soutěžit a konkurovat si navzájem)? Počet předložených žádostí nemá vliv na konkurenci projektů navzájem každý z předložených projektů prochází stejným hodnotícím procesem. 5. Ve výzvě se ve společných ustanoveních na str. 4 píše: Pro každou ORP je možné pořídit v rámci této výzvy předmět každé části výzvy nejvýše jednou (s výjimkou...). Znamená to, že když ORP v rámci části III. této výzvy pořídí nový SW pro vedení finanční agendy úřadu (účetnictví, výkaznictví, fakturace, poplatky, banka, pokladna apod.) a tento SW má vlastnost multiičo, může soubor agend poskytovat v rámci TC ORP i zřizovaným organizacím a obcím? Každá agenda je pořízena a nainstalována pouze jednou, avšak vlastnost agendy umožňuje práci více organizací. Ustanovení předmět každé části výzvy nejvýše jednou je nutné chápat, jako že ORP může podat v rámci výzvy maximálně 3 projekty. Tzn. Maximálně 1 projekt na část I. nebo na část II. nebo na část III. Nebo může podat jen jeden projekt, který bude zahrnovat části výzvy I. + II. + III, nebo jiné kombinace. Pro Vámi uváděné poskytování multilicencí není žádné omezení. Žadatel/příjemce musí výstupy vlastnit. Jejich další poskytování (sdílení / multilicence) a další souvislosti např. s autorskými právy k ICT systémům jsou plně v kompetenci žadatele. 6. Ve výzvě se v části II. na str. 3 uvádí: Přístup k elektronické spisové službě může být zajištěn jak na Technologickém centru žadatele, tak i na vlastní technologii obce, která o zajištění přístupu projevila zájem. Znamená to, že TC ORP vybere jednu spisovou službu, kterou bude poskytovat z TC ORP formou hostingu obcím a organizacím? Může obec získat SSL od jiného dodavatele, kterého označila ve svém vyjádření zájmu a bude ji provozovat na své technologii? Systém spisové služby může v rámci projektu pořizovat jen obec s rozšířenou působností (ORP) sama či po dohodě s obcemi ze spádového území. Další obce ze spádového území ORP NEMOHOU v rámci projektu žádný systém spisové služby nebo upgrade pořizovat (nakupovat). Jakýkoliv nákup v rámci projektu zajišťuje žadatel = ORP, ale samozřejmě po dohodě s obcemi ve svém správním obvodu. DOPORUČENÍ: Lze jednoznačně doporučit provozovat systém spisové služby na vlastní technologii ORP (v rámci zřízeného technologického centra) a pro obce se správním obvodu žadatele si nechat zřídit hostovanou spisovou službu od ORP. Pro obce ve správním obvodu je tato varianta nejvýhodnější. 7. Jestliže bude obec provozovat SSL na své technologii, má povinnost předávat dokumenty do negarantovaného úložiště na TC ORP, je-li toto zřízeno? Nebo postačí, když zajistí předání dokumentů na TC K, až bude toto zřízeno a budou dána pravidla pro předávání dokumentů? Viz kap na str. 7 nebo kap na str. 12 dokumentu TC obce s rozšířenou působností. Je nezbytné postupovat v navržené hierarchii předávání spisů mezi úložišti viz obrázek na straně 8, Přílohy č. 12 Příručky pro žadatele a příjemce. 8. Na webových stránkách byly v prvních dnech vyhlášení přílohy č. 12 a 13 Příručky pro žadatele a příjemce, kde bylo uvedeno, že způsobilými výdaji jsou i mzdové výdaje. Přitom ve Výzvě i samotné Příručce pro žadatele a příjemce jsou mzdové výdaje uvedeny jako nezpůsobilé. Jak to tedy je? Strana 2 z 12

3 Platí informace, které jsou ve Výzvě. Ta je dále popsána a rozvedena v Příručce pro žadatele a příjemce. Uvedený nesoulad vznikl nahráváním špatných verzí souborů dokumentace výzvy webové stránky. Za způsobenou krátkodobou nejasnost se OSF omlouvá. 9. Jaké jsou minimální výdaje na projekt. Jsou to 2 mil. Kč vč. DPH? Hranice minimálních výdajů není ve výzvě stanovena. Způsobilé výdaje projektu (bod 12) ve výzvě 06 jsou rozděleny do tří částí, označených římskými číslicemi. U každé z částí je napsána maximální velikost dotace na příslušnou část projektu, takže je možné se v nich poměrně jednoznačně zorientovat. 10. Jsou výdaje spojené se zpracováním žádosti o dotaci (nejen se studií proveditelnosti, ale i samotné sestavení žádosti vč. vyplnění Benefitu) způsobilé? Uvažujeme totiž, jestli zpracování žádosti zadat zcela externí firmě, nebo si žádost zpracujeme sami a zadáme jen studii proveditelnosti. Mezi způsobilé výdaje (viz text výzvy a Příručka pro žadatele a příjemce) patří také výdaje na projektovou dokumentaci, do nichž lze zahrnout kromě zpracování studie proveditelnosti také zpracování žádosti v IS Benefit7 - ovšem pouze v případě, že je toto zpracování provedeno externím zpracovatelem a je součástí výdajů na služby, způsobilé jsou ovšem pouze do 5 % celkových způsobilých výdajů projektu. Jakékoliv osobní náklady v rámci této výzvy jsou nezpůsobilými výdaji. 11. Pokud bychom zadali monitoring a finanční řízení projektu externě, je možné jej zařadit do způsobilých výdajů? Monitoring a finanční řízení lze zadat i externě, financování a případné uvedení mezi způsobilými výdaji je možné řešit obdobně jako u zpracování žádosti. 12. Pokud bychom si žádost zpracovali vlastními silami, jsou mzdové náklady na členy týmu uznatelné? Jakékoliv osobní náklady v rámci této výzvy jsou nezpůsobilými výdaji. 13. Lze ohodnocení pracovní síly pro udržení dohledu nad TC po 12 hodin denně zahrnout do oprávněných nákladů? Lze, ovšem pouze v případě, že je toto zpracování provedeno externím zpracovatelem, vzešlým z výběrového řízení, a je součástí výdajů na služby. Jakékoliv osobní náklady v rámci této výzvy jsou nezpůsobilými výdaji. 14. V příručce pro žadatele a příjemce, bod je uvedeno, že příjemce dotace musí nabídnout uvedené služby a jako druhá odrážka je uvedeno Elektronická spisová služba, pro vlastní ORP, jí zřízené a založené organizace (povinná služba). Do které části projektu je možné zahrnout náklady na elektronickou spisovou službu pro zřízené a založené organizace a jaký je stanoven limit uznatelných nákladů na zřízenou a založenou organizaci? Náklady na elektronickou spisovou službu pro organizace, zřízené a založené ORP, lze zapracovat v projektu pod část II. výzvy. Limit uznatelných nákladů pro organizace není stanoven, nutné je však Strana 3 z 12

4 vzít na vědomí, že závazná je maximální velikost dotace pro ORP (v níž budou náklady na organizace zahrnuty) - jedná se tedy o částku max. do výše 1 mil. Kč. 15. V rámci TC umožníme povinnou službu elektronická spisová služba, pro ORP a jí zřízené a založené organizace a zjistíme zájem ze strany zřízených a založených organizací. Je nějaký minimální počet organizací, které tuto službu musí využívat? Jak postupovat v případě, že o tuto službu bude pouze minimální či vůbec žádný zájem ze strany zřízených a založených organizací? Ve výzvě 06 a v přílohách s ní souvisejících není uváděn žádný minimální počet organizací, zřizovaných jednotlivými ORP (část I. výzvy), ani počty obcí ve správním obvodu žadatele (část II. výzvy). Jediným omezením je skutečnost, že v žádosti nesmějí být mezi zřizované organizace zahrnuty organizace zakládané dle obchodního zákoníku. V případě neprojevení zájmu ze strany organizací zřizovaných ORP žadatel tyto organizace do žádosti nezahrne. 16. Lze do projektu, do části vnitřní integrace úřadu zahrnout vizualizaci pracovních stanic ORP (tzv. VDI)? Vizualizaci pracovních stanic do části III. výzvy - Vnitřní integrace úřadu obce s rozšířenou působností lze do projektu zahrnout, musí však být v souladu s přílohou Vnitřní integrace úřadu, bod 6. Funkční a procesní modul (část 6.1. Modul - Systém řízení organizace). 17. Povinnou přílohou žádosti má být výpis z usnesení rady nebo zastupitelstva města o schválení projektu a Podmínek. Má se tím na mysli schválení již finalizované žádosti a Podmínek? Bude stačit schválení rady města, nebo je nutné zastupitelstvo? Statutární orgán města může usnesením schválit podání projektové žádosti před vlastní finalizací + Podmínky právního aktu, jejichž text je přílohou výzvy. Pokud je ve výzvě uvedeno, že povinnou přílohou je výpis z usnesení Rady nebo Zastupitelstva, je na rozhodnutí (a případně interních směrnicích) žadatele, který z těchto orgánů žádost a Podmínky schválí. 18. Pokud některé obce správního obvodu ORP projeví zájem o hostovanou elektronickou spisovou službu a některé naopak o samostatnou lokální spisovku, pokud bude vše zpracováno v rámci jednoho projektu, který podává ORP, je možné vypsat jediné výběrové řízení, z něhož vzejde dodavatel jak hostované tak samostatné spisovky? Nebo mají být vypsaná dvě výběrová řízení, zvlášť na dodavatele hostované a zvlášť na dodavatele lokální spisovky? Je vůbec možné v rámci jednoho projektu vypisovat více výběrových řízení, čímž by došlo ke snížení předpokládané hodnoty zakázky a změně typu zadávacího řízení? Je nutné zvážit, zda technické řešení obou spisových služeb jsou schopni poskytnout stejní dodavatelé ve stejném čase - tzn. pokud obě předpokládané zadávací dokumentace by byly z technického (věcného), časového a místního hlediska ve velké míře shodné, doporučujeme zadat jako jedno výběrové řízení s 1 zadávací dokumentací. (Předpokládáme, že by se jednalo spíše o 1 výběrové řízení, ale vzhledem k tomu, že neznáme a nerozumíme technickým specifikacím lokálních a hostovaných spisových služeb, nejsme schopni správnost této odpovědi jednoznačně zaručit.) 19. Jaké kritérium určuje, dokdy mají obce ve správním obvodu ORP projevit zájem o zřízení elektronické spisové služby? Co když obce projeví zájem "pozdě", po podání projektu? Nerozbourají tím celý projekt? Co je zárukou, aby se to nestalo? Strana 4 z 12

5 Kritérium pro termín projevení zájmu ze strany obcí není nikde stanoveno. Pokud bude mít ORP zájem podat projekt za co nejvíce obcí ve správním obvodu, musí starosty obcí aktivizovat sama tak, aby do doby podání finalizované žádosti na CRR měla od všech starostů jednoznačná vyjádření, zda mají nebo nemají o danou službu zájem. V případě, že některá z obcí projeví zájem až po podání žádosti, má ORP možnost projekt stáhnout a danou obec zahrnout do projektu nového. 20. Jak by mělo vypadat "Projevení zájmu dané obce" o přístup k elektronické spisové službě nebo o využití hostované spisové služby umístěné na ORP? Může se jednat o vyplněný "dotazník" podepsaný statutárním zástupcem obce, případně o vzorový dopis, který by poskytlo obcím ORP? Nebo by se mělo jednat o jiný způsob projevení zájmu? K Vašemu dotazu si Vás dovolíme odkázat na text výzvy č. 06. V části II. je specifikováno, že Projevem vyjádření zájmu dané obce se rozumí písemné rozhodnutí příslušných orgánů obce doručené prokazatelně žadateli s uvedením typu provozovaného informačního systému, se kterým má být elektronická spisová služba provázána a kompatibilní, popřípadě s uvedením požadavku na provoz elektronické spisové služby v hostovaném režimu. Průkazným a jednoznačným dokumentem v tomto případě by bylo usnesení Zastupitelstva/Rady obce nebo výpis z usnesení Zastupitelstva/Rady o schválení podání žádosti obci s rozšířenou působností na zajištění daných - a v usnesení konkretizovaných - služeb. Samotná žádost nemá pevně stanovený formát. Může se tedy jednat o dotazník, nebo vzorový dopis, poskytnutý obcím ORP. (Nezapomeňte, prosím, na maximální velikost dotace pro obec určitého typu, která je ve výzvě uváděna.) 21. V případě zřízení technolog. centra je povinnost TC a bezpečnost: vnější ochrana budovy vlastníkem nebo bezpečnostní služba 24 h denně a 7 dní v týdnu, MěÚ jako úložiště dat je zabezpečen bezpečnostním systémem uvnitř budovy s napojením na Policii ČR, během dne je zde vrátný, v noci bychom nechali budovu střežit Městskou policií, která by budovu musela obejít 10x za noc (na základě dohody s Městskou policií). Stačilo by vyřešit vnější ochranou budovy takto? Vnější ochranu budovy lze dostatečně zabezpečit způsobem, který je popsán. 22. Je možné v rámci části III výzvy - Vnitřní integrace úřadu ORP pořídit pouze workflow včetně elektronických formulářů, které přispěje k optimálnímu fungování úřadu? V rámci části III výzvy 06 by nemělo být problémem pořízení pouze workflow, protože tato aktivita je součástí výzvy. 23. Ve výzvě je uvedeno, že projevem vyjádření zájmu o přístup k elektronické spisové službě obcí ve správním obvodu žadatele je písemné rozhodnutí příslušných orgánů obce doručené žadateli. Znamená to, že původně uzavřené dohody o partnerství (typový vzor z MVČR viz předchozí, již zrušená výzva) nejsou platné a budou se muset dokládat nově, nebo lze pro tyto účely použít již uzavřené dohody? Dohody o partnerství skutečně platily pro již uzavřenou výzvu 04 (ve výzvě 06 není oblast řešena tímto způsobem a původní dohody nejsou pro novou žádost relevantní) - pro administraci žádosti je však lze použít. Důležité je, aby žadatel měl k dispozici např. usnesení zastupitelstva obce se schválením, že obec požádá ORP o zajištění přístupu k elektronické spisové službě apod. (Jestliže Dohodu o partnerství schvalovalo Zastupitelstvo, lze toto považovat za projevení zájmu.) Pro zprostředkující subjekt (CRR, OSF) je doložením zájmu obce její uvedení v seznamu obcí ve studii proveditelnosti dle výzvy a Příručky pro žadatele a příjemce. Strana 5 z 12

6 24. V základním dokumentu výzvy je v části Společná ustanovení uvedeno: V případě předložení projektu, který zahrnuje více částí této výzvy, se maximální velikost celkového projektu sečítá. Lze chápat význam této věty tak, že bude-li se projekt vztahovat k naplnění všech 3 částí výzvy, posuzuje se celá částka Kč najednou? Příklad: Úřad ORP již má spisovou službu a do projektu zahrne jen upgrade ESS za cenu nižší než Kč. Lze zbývající částku použít pro navýšení části I. nebo části III. výzvy, resp. obou částí tak, aby součet požadovaných dotací všech tří částí byl maximálně ve výši, kterou umožňuje výzva? Pokud by se projekt vztahoval ke všem třem částem výzvy, částka by byla posuzována najednou. Nelze však částku, neuplatněnou v jedné části projektu, uplatnit v části další, neboť na každou z částí výzvy je určena maximální velikost dotace, kterou projekt nemůže překročit. Žadatel je oprávněn v žádosti a projektu uvést nárok pouze na způsobilé výdaje, které se k dané části výzvy vztahují (nelze tedy uvažovat v intencích toho, že by se např. v části II. jednalo o částku zbývající ). 25. Kdo může být pověřenou osobou při zadávání zakázek? Pověřenou osobou může být buď zaměstnanec zadavatele, nebo osoba, která není ve vztahu k zadavateli v zaměstnaneckém poměru, tedy např. externí poradce apod. V Závazných postupech pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU není konkrétně uvedeno (v bodu 7.2), jakou osobu má povinnost zadavatel písemně pověřit pro hodnocení nabídek. Tudíž závisí v tomto případě pouze na zadavateli, koho pro hodnocení nabídek pověří (ať už osobu z úřadu či "externího" hodnotitele). Jen upozorňuji, že zadavatel tuto osobu musí písemně pověřit či zplnomocnit a že právní úkony vyhrazené pověřené osoby nemůže vykonávat přímo zadavatel (bod Závazných postupů). Dále tato pověřená osoba musí podepsat čestné prohlášení o nepodjatosti a mlčenlivosti. Dále upozorňujeme, že hodnocení nabídek provádí pověřená osoba zadavatele (tzn. bez ustanovení hodnotící komise) pouze k bodu zakázky malého rozsahu 2. kategorie. U zakázek s vyšším finančním limitem musí již být ustanovena hodnotící komise. 26. Je možné založit udržitelnost projektu například následovně? Způsobilými výdaji je pořízení spisové služby pro obce ve správním obvodu ORP a související náklady na činnosti definované studií proveditelnosti (např. publicita projektu, služby související s realizací, ). Ve smlouvě ORP a dodavatele bude definována záruka, že po dobu 5 let od ukončení realizace projektu budou nové verze aplikace, aktualizované příručky a HelpDesk poskytovány zdarma. Nebo je toto považováno za prodlouženou záruku a tedy nezpůsobilý výdaj? Záruka definována dle zákona je na dva roky a je poskytována zdarma. Záruka nad rámec zákona je nezpůsobilá viz Příručka pro žadatele a příjemce. Udržitelnost projektu však neznamená pořizování aktualizací, ale je třeba zajistit, aby výstupy projektu sloužily svému účelu (tedy nejméně 5 let). Pakliže je nezbytné, aby příjemce dotace za tímto účelem vynakládal finanční prostředky, musí je zajistit z vlastních zdrojů. 27. Jestliže obec ORP nebude předkládat projekt, mohou obce ve správním obvodu této ORP využít právo partnerství a být součástí projektu u sousední ORP v rámci kraje? - jak tomu bylo možné v předcházející výzvě 04? Výzva 04 se týkala technologických center krajů a ORP. Výzva 06 je vyhlášena pro obce s rozšířenou působností a pro zajištění služeb ve správním obvodu obce s rozšířenou působností, tj. tam, kde obec ze správního hlediska skutečně spadá. Strana 6 z 12

7 28. Je možné udělat dohodu 2 ORP s cílem sdružit prostředky a realizovat společné TC? Výzva 06 stanoví, že žadatelem o finanční podporu jsou obce s rozšířenou působností, nikoliv sdružení obcí. (Žadatel je v případě předložení projektu sám povinen naplňovat ustanovení a povinnosti dané výzvou - viz např. způsobilé výdaje, mezi něž patří náklady na zajištění přístupu k elektronické spisové službě žadatele, jím zřizovaných organizací, obcí ve správním obvodu žadatele a jím zřizovaných organizací. Vzhledem k faktu, že jedno ORP nemůže být zřizovatelem dalšího a přihlédneme-li k faktu, že v rámci realizace projektu bude zabezpečovat aktivity pro vlastní potřebu ORP + potřeby obcí ve správním obvodu a organizací zřizovaných ORP i obcemi ve správním obvodu ORP, lze předpokládat, že pro tyto účely i tak plně využije maximální možnou velikost dotace na projekt pro jednotlivé části výzvy. 29. Může ORP poskytnout služby (hostovanou spisovou službu, technologické centrum) obci v sousedním správním obvodu? Výzva 06 je vyhlášena pro obce s rozšířenou působností a pro zajištění služeb ve správním obvodu obce s rozšířenou působností, tj. tam, kde obec ze správního hlediska skutečně spadá. 30. Jaká je časová dotace administrace žádosti? Proces administrace žádosti od přijetí po vydání právního aktu trvá minimálně 2 měsíce. 31. Jak je to s uznatelností DPH? Poskytované služby jsou pro externí dodavatele komerční aktivitou! A jsou-li plátci DPH, budou ji také účtovat a fakturovat. Nicméně orgán veřejné správy (příjemce dotace) není ve vztahu ke SR a dotaci plátcem DPH (neuplatňuje odpočet DPH vůči SR), proto předložené faktury za dodané služby a dodávky vykazuje včetně DPH jako způsobilé výdaje. 32. Pokud ORP řádně vysoutěží spisovou službu A, ale obce by chtěly spisovou službu B, má ORP povinnost ji zajistit? ORP nemá povinnost zajistit obcím jinou spisovou službu než tu, která byla vysoutěžena. 33. Je uznatelným výdajem projektová dokumentace na diesel agregát, elektroinstalaci, záložní zdroje a klimatizaci serveroven? Projektové dokumentace, odborné studie, posudky a analýzy lze uplatnit jako způsobilý výdaj do 5 % celkových způsobilých výdajů projektu (výzva ani Příručka pro žadatele a příjemce neřeší, čeho se konkrétně projektová dokumentace týká, její vyhotovení však musí být nezbytné pro realizaci projektu). 34. Účetní systém lze hradit z této dotace? V roce 2010 budeme platit poslední investiční splátku za pořízení. Systém pořízen 12/2008 v návaznosti na plátcovství DPH od lze hradit rozšíření licencí pro SW v roce 2010? doplnění modulů, majetek včetně odpisů, pohledávek a jejich odpisů (v návaznosti na novelu o účetnictví) Mzdový a personální systém Strana 7 z 12

8 lze jej uhradit z dotace? Na jak dlouho musí být sepsána údržba? Na 3 roky? Platba bude provedena v roce Atestace informačních systémů je možno hradit? Databázový server je možno hradit rozšíření licence na databázový server pro 2 procesory? Poštovní server je možno pořídit / hradit z dotace? V plánu je pro rok Předpokládáme, že dodavatelé systémů vzešli nebo vzejdou z výběrových řízení, dané systémy by bylo možné zahrnout do části III. výzvy Vnitřní integrace úřadu (upozorňujeme na maximální velikost dotace na projekt). 35. Jaké jsou parametry pro etapizaci projektu Příručka pro žadatele a příjemce neuvádí žádné závazné je např. minimální délka etapy 3 měsíce? je hranice pro maximální délku etapy? jaká je maximální délka celého projektu? Minimální, ani maximální délka etapy není stanovena lze pouze doporučit, aby při plánování četnosti a délky etap žadatel vzal v úvahu, že po ukončení každé etapy bude povinen do 20 dnů předkládat Monitorovací zprávu. Obdobně je to i v případě délky projektu (je však nutné dodržet pravidlo n+2). 36. Pokud žadatel realizoval výběrová řízení před podáním žádosti, má být dokumentace k těmto VŘ součástí žádosti nebo bude přeložena až v rámci první monitorovací zprávy? Zprostředkující subjekt je povinen zkontrolovat již ukončená VŘ před vydáním právního aktu. Jestliže v době administrace projektu žadatel ukončí další výběrová řízení před vydáním právního aktu, je povinen v co nejkratším termínu dodat ke kontrole i tuto dokumentaci. Dokumentaci ostatních výběrových řízení, která jsou ukončena po vydání právního aktu, dodává žadatel s monitorovací zprávou. 37. V přílohách žádosti není nutné dokládat Analýzu aktuálního stavu vnitřního chodu úřadu ve vazbě na využití ICT - ta je podkladem pro vytvoření studie proveditelnosti, proto se chci zeptat, zda ji máme připravit a poté doložit do žádosti? Analýza současné/aktuální situace je součástí studie proveditelnosti (viz Příloha č. 1 Příručky pro žadatele a příjemce - Vzorové osnovy studie proveditelnosti), takže bude v žádosti doložena v rámci povinné přílohy - studie proveditelnosti. 38. Je požadováno zpracování analýzy nákladů a přínosů (CBA)? pokud ano dle jaké osnovy/struktury a metodiky? pokud ne jak si MV představuje zpracování kapitoly 12 Studie proveditelnosti? Příloha P01 PPŽP - Osnova studie proveditelnosti obsahuje jako samostatnou kapitolu Ekonomickou analýzu v následující struktuře: ekonomické vyhodnocení projektu pomocí o sociálně ekonomické analýzy nákladů a užitku (NPV, IRR, Doba návratnosti, Index rentability) o citlivostní analýzy o doporučení vybrané varianty o závěry ekonomické analýzy Strana 8 z 12

9 Samostatná CBA (Cost Benefit Analysis) není nezbytnou součástí Studie proveditelnosti. V případě, že se jedná o projektový záměr bez předpokládaných generovaných příjmů, jsou výpočty beze smyslu označeny jako nerelevantní. Viz Dotaz se týká třetí části výzvy Vnitřní integrace úřadu. V rámci této třetí části bychom chtěli pořídit několik softwarových aplikací a nyní jsme přemýšleli o výběrovém řízení na zhotovitele. Dle metodického pokynu k této výzvě bychom měli všechny aplikace soutěžit jako jednu zakázku. Nevím však, nakolik je pravděpodobné, že nám všechny požadované aplikace dodá jedna firma. Mohli byste mi prosím poradit, jak v tomto případě postupovat? Aplikace samozřejmě nenazveme konkrétně, pouze definujeme kritéria, která by měla tyto aplikace splňovat. V tomto případě bychom vám doporučovali postupovat dle 98 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, tedy tak, že bude zadána jedna zakázka, nicméně ta bude rozdělena na části. Dodavatelům pak můžete umožnit, aby se zúčastnili buď všech částí, nebo pouze některých. 40. Existuje nějaký obecný vzor Projektového záměru (kapitola 2.1 Příručky pro žadatele a příjemce)? Obecný vzor projektového záměru neexistuje. Na webových stránkách MV je mezi přílohami výzvy dostupná osnova Studie proveditelnosti. Projektová žádost musí být generována prostřednictvím IS Benefit, tedy forma žádosti je pevně dána. 41. Na školení k výzvě byly zmíněny rozpory mezi textem výzvy a dokumentem TC ORP koncept a východiska (příloha 12 PPŽP). O jaké rozpory se jedná a podle kterého z dokumentů máme postupovat? Nejde o rozpory v úplném slova smyslu. Jedná se o to, že dokument TC ORP byl původně součástí výzvy 04, která byla určena nejen pro ORP, ale také pro kraje (v dokumentu pro výzvu 06 však zůstal i text týkající se krajů, ovšem pouze informativně - závazné jsou části, týkající se ORP). Nejdůležitějšími dokumenty pro projekt jsou vždy výzva sama a Příručka pro žadatele a příjemce. 42. Do jaké míry musí být studie proveditelnosti v souladu se SP kraje? Výzva pro kraje byla samostatně vyhlášena dne V rámci výzvy 06 musí Studie proveditelnosti splňovat požadavky, které se týkají ORP. Nicméně pokud existuje SP kraje a předpokládá se, že bude využita /realizována, je dobré vzhledem k budoucím aktivitám, aby obě SP nebyly v rozporu. 43. Vzorový projekt pro vnitřní integraci úřadu zmiňuje pojem Analýza aktuálního stavu vnitřního chodu úřadu ve vazbě na využívání ICT. Kde jinde se o této analýze píše, resp. lze ji pojmout jako součást SP? Analýzu aktuálního stavu vnitřního chodu úřadu lze sice pojmout jako součást Studie proveditelnosti, je však nutné mít na paměti, že projekt bude hodnocen podle hodnotících kritérií (uvedených v Příručce pro žadatele a příjemce) a bude přihlíženo k tomu, zda je konkrétní, věcně i formálně správný atd. Pokud bude žadatel do projektové žádosti zahrnovat pouze část II. výzvy, lze doporučit, aby Analýza byla ve Studii proveditelnosti jednoznačně vymezena. Pokud bude žadatel předkládat projekt, jehož součástí bude více částí výzvy, bylo by vhodnější, aby Analýza byla samostatnou přílohou, opět s uvedením, že se konkrétně týká části II. výzvy a jí odpovídajících kapitol ve Studii proveditelnosti. Strana 9 z 12

10 44. Musí být stejná spisová služba (dále jen SpSl) na úřadě ORP a obci v rámci ORP, za předpokladu, že se bude hostovat na ORP? (příklad: obec s matrikou chce hostovat na TC ORP, ale chce jinou SpSl než má ORP) ORP nemá povinnost zajistit obcím jinou spisovou službu než tu, která byla vysoutěžena v rámci výběrového řízení, zahrnutého do projektové žádosti. 45. Většina ORP již SpSl má. To znamená, že tyto peníze jsou pro ně již nedostupné? Výzva č. 06 není určena pouze pro zřízení nebo upgrade spisové služby ORP, ale také pro zřízení technologického centra a vnitřní integrace úřadu ORP. Část II. výzvy, která se týká pořízení spisové služby, je navíc stanovena také pro řešení spisové služby obcí ve správním obvodu dané ORP. V žádosti je však nutno jednoznačně uvést, na kterou z částí výzvy ORP dané prostředky žádá, co za ně bude pořízeno a pro koho. 46. Obec již hostuje (od října) na ORP. O dotaci se bude žádat až teď. Lze požadovat peníze i zpětně? Výdaje v rámci projektu (dle textu výzvy i Příručky pro žadatele a příjemce) je možné uplatnit od Je však nutno dodržet stanovená pravidla pro VŘ / VZ. 47. Kdo žádá o dotaci na část II. výzvy (SpSl) pro obce v případě, že sama ORP nebude pořizovat SpSl a obce chtějí mít svoji SpSl u sebe a nechtějí hostovat na ORP? Oprávněným žadatelem v rámci této výzvy je pouze ORP. 48. Co se stane z hlediska udržitelnosti (5 let), když některá obec v průběhu vypoví službu a z projektu vystoupí? Jedná se o porušení pravidel, na které byla vydána dotace? V případě, že by po dobu udržitelnosti projektu některá z obcí z projektu ORP vystoupila, jednalo by se skutečně o porušení pravidel dotace (viz vzor Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace - příloha výzvy č V takovémto případě by byly příjemci kráceny způsobilé výdaje a byl by vyzván k vrácení části dotace. Setrvání v projektu po dobu jeho udržitelnosti lze ošetřit např. interně - smluvně mezi ORP a obcí. Doporučujeme v případě, že se situace tímto způsobem vyvine aby příjemce před jejím vznikem zaslal oznámení o změně v projektu. 49. Lze hostovat SpSl i v jiné ORP? Výzva 06 je vyhlášena pro obce s rozšířenou působností a pro zajištění služeb ve správním obvodu obce s rozšířenou působností, tj. pouze tam, kde obec ze správního hlediska skutečně spadá. 50. V části II. výzvy 06 je uvedeno: Výdaje na pořízení elektronické spisové služby musí souviset s pořizováním a rozšiřováním informačních systémů za použití informačních a komunikačních technologií. Je možné v rámci části II. výzvy pořízení el. spis. služby pořídit i hardware a to v případě, že podávám žádost i na I. část výzvy? Ano - v rámci části II. lze pořídit i hardware, neboť ve výzvě i v Příručce pro žadatele a příjemce se uvádí, že vybrané technické a systémové řešení musí umožnit Navíc je pořízení dlouhodobého hmotného majetku způsobilým výdajem. Strana 10 z 12

11 51. V části Výdaje, které nesmějí být hrazeny z dotace je jako nezpůsobilý výdaj uvedena položka Upgrade stávající elektronické spisové služby obcí s pověřeným obecním úřadem obcí základního typu a jimi zřizovaných organizací. V případě, že vyjmenované subjekty již mají spisovou službu, ale ta např. nevyhovuje legislativě (vazba na datové schránky) a potřebují tedy nutně provést upgrade je tento výdaj opravdu nezpůsobilý? Ano - pro tuto výzvu je skutečně upgrade stávající spisové služby obce nezpůsobilým výdajem. 52. Musí město uzavírat partnerské smlouvy k elektronické spisové službě také s městskými obvody? (městské obvody statutárního města nemají vlastní IČ, nemají vlastní právní subjektivitu, jsou organizačními složkami města) NE městské části mohou být zahrnuty do projektu ve II. části výzvy. Limit způsobilých výdajů na essl ORP ve výši max Kč se v tomto případě vztahuje i na městské části. V této souvislosti musí městská část zájem o uvedenou službu projevit obdobným způsobem, jako obce vůči ORP. 53. Změnilo se něco v podmínkách pro studii proveditelnosti? Je stále povinná? Plánuje se nějaká změna? Studie proveditelnosti je povinnou přílohou projektové žádosti, pro její vytvoření viz příloha Studie proveditelnosti osnova. Na webových stránkách MV je v současné době u odkazu výzvy 06 zveřejněna informace pro žadatele doplnění ke Studii proveditelnosti: Prosím o informaci, zda bude na současnou výzvu č. 6 IOP navazovat výzva, která bude řešit komplexněji oblast bezpečnosti ICT obcí (zejména ve vztahu k budovaným technologickým centrům). V současnosti zvažujeme s naším klientem (obcí s rozšířenou působností) projektový záměr v oblasti bezpečnosti budovaného technologického centra. Znění připravovaných výzev jsou součástí permanentních jednání s řídícím orgánem IOP. V současné době probíhá připomínkový proces k dalším výzvám, týkajícím se oblasti intervence 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě. Termín jejich vyhlášení dosud nebyl stanoven. Sledujte proto, prosím, webové stránky MV - EU - Strukturální fondy kde jsou v odkazech Výzvy IOP, Aktuality a Integrovaný operační program zveřejňovány aktuální informace. 55. Je maximální velikost dotace na projekt u jednotlivých částí výzvy v bodu 12. Výzvy uvedena vždy již v celkové výši, nebo se jedná o 85% podíl ERDF? U částek uvedených v bodu 12 u jednotlivých částí výzvy se jedná o výši dotace z ERDF, a tedy o 85% celkových způsobilých výdajů projektu. 56. Může se zpracovatel studie proveditelnosti (resp. egovernment strategie či jiných dokumentů sloužících jako nezbytný podklad pro realizaci projektu) vzešlý jako vítěz z VŘ na její zpracování zároveň zúčastnit následného VŘ na dodavatele samotného řešení? Samozřejmě s faktem, že zadávací dokumentace na dodavatele reflektuje závěry studie proveditelnosti? Strana 11 z 12

12 Ze zákona ani z jiné metodiky nevyplývá zákaz, aby se zpracovatel studie proveditelnosti apod. účastnil VŘ na samotnou realizaci technického řešení. Taková situace však přináší určitá rizika z hlediska dodržení 6 zákona č. 137/2006 Sb. Tedy dodržení zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Zadavatel by musel zaručit, že všichni uchazeči budou mít stejné podmínky a stejné informace a že zpracovatel studie proveditelnosti nebude žádným způsobem zvýhodněn. Tzn., že zadavatel by musel zejména poskytnout kompletní podklady, které měl k dispozici zpracovatel studie proveditelnosti, i všem ostatním účastníkům a samozřejmě by jim musel také poskytnout kompletní výsledek práce zpracovatele studie. Princip rovného zacházení by se měl odrážet také v hodnotících kritériích, resp. v metodě a popisu hodnocení ze strany zadavatele a samotného průběhu hodnocení nabídek popis a zdůvodnění hodnocení a přidělení jednotlivých bodů jednotlivým nabídkám. Poznámka: Z pohledu zadavatele představuje tato situace ještě riziko v tom, že účastní-li se zpracovatel studie i následného VŘ, tak zadavatel nemusí získat nejlepší možné řešení, neboť zpracovatel píše studii tak říkajíc sobě na tělo, tedy tak, aby v následném VŘ zvítězil on sám. Strana 12 z 12