e-fakturace VE ŠKODA AUTO A.S. Luděk Koliáš

Transkript

1 e-fakturace VE ŠKODA AUTO A.S. Luděk Koliáš 23. sympozium EDI

2 Elektronická fakturace Pohled do historie zpracování faktury Tři základní modely zpracování faktur Selfbilling + EDI komunikace Standardní EDI komunikace OCR systém + elektronické schvalovací workflow Aktuální situace Kroky k úspěchu Zhodnocení elektronického přenosu faktur a další vývoj 2

3 Historie využití technologií zpracování ských faktur 19xx 1993 Faktury zpracovány pomocí výpočetního systému Aritma -> děrné štítky, data zpracována na sálovém počítači, výstupem tiskové sestavy 1992 implementace systému SAP R (do 2010) Data z faktur manuálně pořízena do finančního modulu systému SAP -> tato metoda postupně nahrazována elektronickými agendami zpracování faktur EDI komunikace s prvními partnery v rámci koncernu VW ve formě datových zpráv struktury Global Invoice VDA Elektronický archiv zásadní milník pro systémem vystavené vydané faktury od tohoto okamžiku výhradně elektronická archivace 3

4 Historie využití technologií zpracování ských faktur Selfbilling + EDI > na základě dat o dodávce zboží z logistického systému předaných do finančního systému SAP vystavena faktura ve jménu e a ve formě datových zpráv struktury Global Invoice (VDA 4908, později VDA 4938) elektronicky zaslána i Skenery + OCR systém + elektronické workflow -> přijaté papírové faktury naskenovány PDF soubor uložen k elektronické archivaci, věcné uznání faktury s využitím elektronického workflow. Data z digitalizovaného dokladu faktury pomocí OCR systému vytěžena k automatickému zaúčtování do účetnictví EDI komunikace > zasílání faktur em do Škody Auto ve formě datových zpráv struktury Global Invoice (VDA 4908, VDA 4938) WEB-EDI -> zasílání faktur ve formátu Global Invoice prostřednictvím WEB rozhraní 4

5 Rekapitulace využití el. systémů Přijaté faktury El. přenos fakturačních dat EDI od ů uvnitř koncernu ( od r ) Elektronický archiv.. ( od r ) Selfbilling EDI / WEB EDI.... ( od r ) OCR systém na materiálových fakturách bez workflow.. ( od r ) OCR systém (ostatní) + interní el. workflow pro uznání faktur ( od r ) El. přenos dat EDI / WEB - EDI od externího e. ( od r ) Vydané faktury Výstup dle možností zákazníka ( EDI data, PDF soubor, nebo papír ) Elektronický archiv Interní zpracování výhradně elektronicky 5

6 EDI EDI webedi e-faktura pro Selfbilling kontextový diagram (B2S) Škoda vnitřní síť Dodávka zboží SAP / KDF / ESF Škoda DMZ pdf + data in-house INVOIC SME EDI konvertor EDI OFTP1/2 dokument pdf data xml dokument pdf archiv čitelné doklady data xml websbi archiv Global INVOIC EDIFACT Global INVOIC archiv LOGy EDIFACT Global INVOIC 6 CONFIDENTIAL

7 EDI EDI webedi interní formulář e-faktura kontextový diagram (S2B) SAP / KDF / ESF Škoda vnitřní síť Škoda DMZ Dodávka zboží in-house INVOIC SAP XI Adapter Engine SME data OCR EDI konvertor EDI OFTP1/2 dokument pdf formulář, data txt, ISDoc, xml,... dokument pdf dokument pdf archiv čitelné doklady pdf EDIFACT Global INVOIC webfakt archiv Global INVOIC EDIFACT Global INVOIC archiv LOGy EDIFACT Global INVOIC 7 CONFIDENTIAL

8 OCR systém + elektronické schvalovací workflow Faktura od e papír nebo PDF soubor 8

9 Pár číselných údajů za rok 2016 Počet přijatých faktur za měsíc : Počet vydaných faktur za měsíc : Počet ů : Výroba : Ostatní : Počet odběratelů : faktur za den / správa 670 ů / na 1 pracovníka 9

10 Faktury dle metody přenosu EDI data / WebEDI Selfbilling data / WebEDI PDF (mail + WebFakt) Pošta

11 Faktury dle metody přenosu % faktur za výrobní materiál EDI data / WebEDI Selfbilling data / WebEDI PDF (mail + WebFakt) Pošta

12 Faktury dle metody přenosu % faktur za výrobní materiál % z celku EDI data / WebEDI Selfbilling data / WebEDI PDF (mail + WebFakt) Pošta

13 Dodavatelé dle metody přenosu EDI data / WebEDI Selfbilling data / WebEDI PDF (mail + WebFakt) Pošta

14 Kroky k úspěšnému projektu e-fakturace Rozhodnutí pro elektronickou fakturaci vlastní motivace Obchodní partneři akceptace, metody přesvědčování Rizikomanagement legislativa, průkazní nástroje, auditní stopa Interní zázemí systémy, komunikační kanály, datová uložiště, související procesy Ekonomické aspekty náklady, úspory, vlastní vývoj, nákup služby Sociální dopady dopady na personál, pracovní podmínky, proces změny Státní správa / Konzultace s autoritami finanční úřad, oblastní archiv 14

15 Dává v podmínkách Škody Auto e-fakturace smysl? Rychlost odeslání a doručení dokladu Souhlasné stavy účetních knih ( Kontrolní hlášení ) obou partnerů Předvídatelnost finančních toků Včasné řešení kolizních stavů (reklamace, chybné doklady ) Digitalizace souvisejících procesů účtování, schvalování, výkaznictví, archivace Materiálové faktury automaticky schvalovány objednávka x příjem x faktura Nemateriálové faktury - rychlost a adresnost schvalovacího workflow Doklad je všem oprávněným osobám kdykoliv a ihned v náhledu k dispozici Minimalizace možnosti ztráty dokladu Pouze elektronická archivace Papírové doklady po převodu do digitální formy lze skartovat dříve než za deset let Úspora personálních kapacit Nová úroveň spolupráce mezi útvary nákupu a účetnictví..... U daňových dokladů v elektronické podobě lze věrohodnost jejich původu a neporušenost jejich obsahu dokládat za pomoci kontrolních mechanismů procesů -> auditní stopou 15

16 A jak dál? Pokračování stávající akvizice Nový partner fakturuje pouze elektronicky Technologie pro partnery s malým počtem faktur e - Fakturace při dodávkách dopravních služeb Komunikační a informační portál pro obchodní partnery e - Commerce B2C (fakturace na konečné zákazníky) 16

17 DĚKUJI ZA POZORNOST