ALOKACE menu Rezervace

Transkript

1 ALOKACE menu Rezervace Tato funkce v Rezervaci umožňuje alokovat (vyčlenit z volné kapacity) smluvní kapacity pokojů podle jednotlivých náborů (cestovních kanceláří). Pro zvolený nábor zadáváme datum od - do a počet alokovaných pokojů. Pokud chceme některou alokaci zrušit, zadáme příslušné datum a počet, který se rovná nule. Při vlastní rezervaci máme možnost automatické kontroly čerpání kapacit pro zadaný nábor. V menu Rezervace Náhledy a tisky Stav rezervace se můžeme podívat (vytisknout) jaké jsou Alokace podle náborů a jejich čerpání. Abychom mohli Alokace v menu Rezervace zadat, musíme nejprve alokace u příslušných náborů definovat v menu Číselníky Typy náborů. Údaj Uvolnění alokace-den/měsíc říká, kdy se Denní závěrkou mají uvolnit nevyčerpané alokace. O jejich uvolnění z celkového stavu se tiskne protokol, který je součástí Denní závěrky. Mohou nastat tyto varianty: den/měsíc = 0/0 žádné automatické uvolnění se neprovede den/měsíc = x/0 storno alokací se provádí pravidelně x-tý den dopředu (měsíc = 0), postupně po jednom dni den/měsíc = x/y storno se provede ve zvolený den (x) na následující (y-tý) měsíc. Např. 10/1 říká, že 10-tého se má uvolnit na celý následující měsíc Údaj Garance% udává, kolik procent smluvních kapacit cestovní kancelář garantuje. V menu Práce s hostem Statistiky Měsíční statistika podle náboru je pak vidět, jaká byla v předchozích měsících alokace, její realizace a jak je plněna garance. ARANŽMÁ Aranžmá je myšlena skupina položek, které se většinou hostům účtují jednou sumou, ale jako vstup do účetnictví musí být rozúčtována na jednotlivé rastry (např. Vánoční aranžmá, parkovné apod.). zadávání aranžmá: 3. Číselníky Aranžmá (ostatní služby): Aranžmá - číselník, kterým se definují jednotlivé typy aranžmá: kód aranžmá.kód číselníku název česky název v jazykové mutaci název německy název v jazykové mutaci název anglicky. název v jazykové mutaci název francouzsky název v jazykové mutaci

2 rastr odtěžování..... rastr, na který se budou aranžmá natěžovat, pokud má být interpretováno jako jedna položka ubytování v aranžmá (A/N).... zda ubytování je součástí aranžmá na účtu jednotlivě (A/N). A=na účet hosta se budou tížit jednotlivé rastry (viz. níže)... N = vše bude na účet tíženo jednou sumou na Rastr odtěžování (viz. výše) měna v jaké měně jsou částky účtovány rastr/částka seznam rastrů a cen, které tvoří aranžmá (ubytování je uvedeno samostatně). 2. Technický pokoj TARAN: Aby došlo pro účetnictví k automatickému odtížení z rastru Aranžmá na jednotlivé rastry, musí být založen a ubytován technický pokoj TARAN. S tímto pokojem se dále nic nedělá (podobně jako TSNID). 3. Rezervace, Příjem hosta a skupiny: Přiby lo nové pole Aranžmá, kde zadáváte (pokud je) kód Aranžmá. Podle tohoto kódu se pak účtuje v Denní závěrce částka (částky) na pokoje a skupiny. 4. Zatížení účtu: Jednotlivý účet lze místo na rastr tížit na Aranžmá (klávesa F3). 5. Při placení účtu předem se aranžmá chová shodně jako ubytování. 6. Hosté Tisky, náhledy: Obsahují přehled kódů aranžmá u jednotlivých pokojů. ARCHIVACE DAT Systém archivace umožňuje pamatovat si zpět Vámi zvolený počet Denních závěrek, Seznam odjetých hostů a Vystavené účty. Kolik Denních závěrek a jak dlouho si údaje o hostech a účtech chceme uchovat zadáváme v menu Ostatní funkce Parametry programu. Náhledy a tisky z archivních souborů jsou v menu Ostatní funkce Archivní soubory. Denní závěrky si vybíráme podle data závěrky. V seznamu odjetých hostů můžeme vyhledávat podle různých údajů (jméno, pokoj, odjezd atd.). Archivní data je možno kopírovat na disketu.

3 AUTOMATICKÉ ZATĚŽOVÁNÍ ÚČTU Provádí se při Denní závěrce. Na účet každého pokoje se připíše položka za ubytování vypočtená ze Základní ceny, % a Korunové slevy/přirážky podle údajů ve větě hosta. Zatěžuje se na hlavního hosta za pokoj jako celek, nedělí se na spolubydlící (to lze udělat až při Vystavení účtu). BANKA HOSTŮ menu BANKA HOSTŮ Banka hostů uchovává osobní údaje o hostovi a jeho pobytech v hotelu. Zda uchovat hosta v Bance hostů volíme v obrazovce příjmu (viz. Příjem hosta) v poli "Banka". Údaje o hostovi z Banky máme k dispozici při Rezervaci a při Příjmu (viz. Rezervace Příjem z banky). Aktualizace banky hostem se provede v Denní závěrce v den odjezdu hosta. Hosta do banky můžeme zadat také ručně (menu Banka hostů Aktualizace banky hostů) nebo jej Opravit (Stornovat). Pokud chceme údaje v Bance hostů aktualizovat (menu Reorganizace banky), můžeme si buď hosty označit, sehrát na disketu, vymazat hosty vzhledem k datu posledního pobytu nebo k celkovému počtu pobytů. Při Příjmu hosta se po vyplnění jména provede automatická kontrola, zda tento host není již v bance, a pokud je, nastaví se na toto jméno ve výběru z Banky hostů. Je zde i možnost tisku z Banky hostů a to dle jména, významu nebo data narození. ČÍSLO REZERVACE, SKUPINY, ÚČTU Je nejvýše pěticiferné, přiřazuje ho počítač automaticky tak, že nikdy nejsou např. dvě rezervace nebo účty se stejným číslem. Počítač tak rozliší rezervace na stejné jméno nebo např. účet hosta bydlícího od účtu hosta již odjetého ze stejného pokoje. Platí, že později pořízená rezervace má vždy vyšší číslo než dřívější, ale řada čísel nemusí být souvislá. Číslo účtu je stejné pro všechny hosty jednoho pokoje - mají společný účet. Číslo účtu skupiny se rovná číslu skupiny, které dostala při rezervaci. Členové skupiny mají jak svůj individuální, tak i skupinový účet. DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY Veškeré částky, kterými se zatěžuje účet hosta, jsou zadávány včetně daně z přidané hodnoty. Tedy i náhledy na účet hosta obsahují daň a částka odpovídá částce k placení. Při každém zatížení účtu, opravě i stornu se automaticky propočítá daň podle % (procenta) zadaného u jednotlivých Rastrů natěžování (viz. menu Číselníky Rastry natěžování). Obecně mohou mít různé Rastry natěžování rozdílnou daň a některé (např. příjmy z banky, dotace pokladny apod.) mají daň nulovou. Na vytištěném hotelovém účtu je uvedena částka představující daň pro jednotlivé daňové sazby. Při zadávání Položek pokladny (menu Pokladna Položky pokladny) se nabídne možnost zadat konkrétní částku odpovídající dani (např. pro tržby středisek). Sestava Tržby-pokladna a Načítaná pokladna-tržby (následně výstup do účetnictví FIN*Ú) obsahují stranu, na které je rekapitulace daní podle Rastru natěžování a Způsobu placení. Hodnoty daně z přidané hodnoty se rovněž přenášejí do fakturace (FIN*FA). DEPOZIT Hostovi můžeme deponovat na účet peníze. Provedeme to stejně jako zatížení účtu, Rastr natěžování je pro tento účel výhradně DE (Depozit). Zatěžuje se kladným číslem. Při vyúčtování tato položka vystupuje jako záporná, tj. odečítá se od ostatních. Lze ji opravovat i stornovat jako každou jinou položku. Depozit lze provádět pouze v Kč.

4 DETAILY menu REZERVACE Při zadání Rezervace jednotlivce, skupiny, popř. Rezervace služeb je možné vyplnit zvláštní formulář Detaily k hostovi (libovolný text, blíže popisující podmínky dané rezervace, případně program skupiny, termíny akcí zajišťované pro danou rezervaci apod.).tento detail lze kdykoliv vytisknout pomocí funkce Tisky a náhledy v menu Rezervace. DNEŠNÍ ODJEZDY Zjistíme náhledem nebo tiskem v menu Práce s hostem pomocí funkce Náhledy a tisky-výběr podle data odjezdu. Rovněž ve Štaflích a Náhledech na pokoje (menu Pokoje). DNEŠNÍ PŘÍJEZDY Rychlý náhled je v každém menu pod funkcí Přehled rezervace, podrobně je zjistíme nebo vytiskneme v menu Rezervace pomocí funkce Tisky a náhledy. Pokud nás zajímá informace o hostech bydlících, dnes přijetých, zvolíme menu Práce s hostem Náhledy a tisky Příjezdy bydlící hosté (ceny). Tato sestava je vhodná pro kontrolu zadaných cen ubytování. DUPLIKACE ÚDAJŮ PŘI REZERVACI Duplikování můžeme zvolit při Rezervaci jednotlivce. Při duplikaci se přenesou údaje z předchozí rezervace do další, a to nám šetří práci v případě, že předchozí rezervace měla stejné nebo podobné údaje. ERROR LIST menu OSTATNÍ FUNKCE Obsahuje seznam všech chyb, které se vyskytly v programu nebo datech. Slouží programátorovi k jejich identifikaci a odstranění. Lze si je prohlédnout nebo vytisknout a lze také zobrazit stav poslední obrazovky. FUNKČNÍ KLÁVESY F2-Nová rezervace CTRL+F2-Oprava rezervace ALT+F2-Rezervace - Náhledy a tisky F3-Příjem hosta bez rezervace SHIFT+F3-Příjem hosta s rezervací

5 CTRL+F3-Oprava hosta ALT+F3-Hosté - Tisky a náhledy F4-Zatížení účtu SHIFT+F4-Položkový náhled ALT+F4-Pokladna - Náhledy a tisky F5-Směnárna Nákup F8-Úklid pokoje CTRL+F8-Blokování pokoje ALT+F8-Pokoje - Náhledy a tisky F9-Doplňkový prodej CTRL+F9-Telefonní ústředna SHIFT+F9-Magnetické zámky F7-Obsazenost podle typů SHIFT+F7-Čerpání alokací ALT+F7-Celkový stav obsazenosti CTRL+F7-Jmenný přehled F12 - Memo a zprávy F1-Nápověda F & B PLÁN V menu Číselníky číselník F&B kódy. Máme zde možnost definovat kódy (5 znaků) pro menu jídel, nápoje a

6 střediska. V Rezervaci a Příjmu hosta a skupin je nový údaj F&B. Pokud zadáme A=ano (volba A/N) rozsvítí se nám tabulka, kde můžeme pro jednotlivé dny vyplnit údaje týkající se počtu osob, menu jídel, nápoje, střediska a 15-ti místnou poznámku. Pokud zadáme datum mimo pobyt, počítač nás upozorní, ale můžeme pokračovat. Pokud chceme některou položku zrušit, tak pomocí klávesy Delete vymažeme Datum. V menu Náhledy a tisky (Rezervace, Hosté) lze plán F&B tisknout za zvolené období setříděné podle Data nebo Střediska a buď všechny údaje nebo pouze dodatečné změny. Vždy je nutné vyplnit Středisko. HELP pomocí klávesy F1 Celý Help je uložený v počítači. Kdykoliv stiskneme funkční klávesu F1, objeví se Vám seznam hesel, ze kterého si můžeme vybírat buď pomocí šipek (nahoru, dolů) nebo stiskem prvního písmena hesla. Výběr zadaného hesla zadáme klávesou Enter. Prohlížení Helpu ukončíme pomocí klávesy Esc. ČÍSELNÍKY V tomto menu můžeme pracovat se všemi údaji týkající se hotelu, kromě Matrice pokojů - s tou se pracuje v menu Pokoje a některými dalšími údaji (např. směnárenské poplatky, počáteční zůstatek, parametry pro rezervaci a další), které jsou v menu Pomocné funkce Parametry programu. Jsou zde tyto údaje: Seznam uživatelů - viz. Uživatelské přístupy (hesla a jména obsluhy a přístupy k jednotlivým funkcím) Seznam zemí Tabulky kurzů měn Seznam šekovníků (pro Směnárnu) Seznam kreditních karet (u každé kreditní společnosti lze zadat limit a počítač automaticky upozorní na jeho překročení) Typy náborů (cestovní kanceláře, pro rezervaci a příjem hosta) Seznam služeb Význam hosta Typy pokojů Základní ceny (viz. Základní ceny) Atributy pokojů (bližší popis pokoje) Procentní a Korunové slevy a přirážky Způsoby placení (viz. Způsoby placení) Aranžmá (ost. Služby) Rastry natěžování účtu (rozlišení položek účtu, střediska) Kód změn cen ubytování Kód provizí (pro provize dávané cestovním kancelářím) Jejich základní definice se provádí při definici HORES - u uživatele, jejich údržba je v plné kompetenci uživatele. Všechny lze tisknout, opravovat nebo rušit staré a přidávat nové věty jednotlivých katalogů. Doporučujeme, při vyplňování Číselníků dávat ty údaje, které se vyskytují nejčastěji, jako první (např. u

7 Seznamu zemí, u Typu pokojů) zrychluje to práci počítače. Při změně nebo rušení těchto údajů je nutné si uvědomit, že nemůžeme zrušit nebo změnit údaj, který se vyskytuje např. u některého hosta nebo v rezervaci (např. máme rezervace na určitý typ pokoje a tento typ bychom vymazali z typu pokojů v Číselnících), tím by se narušili logické vztahy v datech a program by nemohl správně pracovat. Přidat údaj do Číselníků můžeme bez obav. KONTROLNÍ SOUBORY menu OSTATNÍ FUNKCE Jsou zde evidovány různé činnosti obsluhy systému, např. veškeré opravy v menu Číselníky, Opravy a storna rezervací, Opravy a stěhování hostů, změny v Matricích pokojů a další. Je zde i evidence tisku Náhled účtu-tisk a je evidován i každý účet hostovi vystavený včetně jeho typu/průběžný, odjezd hosta /. Tyto evidence se nepromazávají, ale je možnost je z tohoto menu aktualizovat (pouze administrátor). Lze však vymazat údaje pouze starší než 2 měsíce. KREDITNÍ KARTY Při Rezervaci (Příjmu hosta), pokud zadáme předpokládané placení C (kreditní karta), můžeme u hosta zapsat i číslo Kreditní karty, které se pak nabízí při placení účtu. Současně se Vám číslo zapíše k hostovi do Banky hostů a do Archivních souborů. V menu Číselníky-Zcizené kreditní karty můžeme nahrát z diskety Stop list vybraných organizací (tj. banky). Při placení účtu (resp. v Položkách pokladny) se pak provádí automaticky kontrola na tento Stop list. Tisk Sumáře kreditních karet je v menu Pokladna. V případě chybného kódu kreditní karty je možno ho v Sumáři kreditních karet opravit. KURZY MĚN menu ČÍSELNÍKY Kurzy měn pro Směnárnu jsou uvedeny v Číselnících, a to pro devizy i valuty. Je zde kromě jiných údajů i datum platnosti. Kurzy musíme aktualizovat, počítač nedovolí provést směnu pokud kurz již neplatí (změna data platnosti). Funkce Aktualizace kurzovních lístku umožňuje rychlou a přehlednou aktualizaci kurzu, včetně změny jeho data platnosti. NAČÍTANÁ POKLADNA - TRŽBY menu POKLADNA TISKY, NÁHLEDY Denní součty položek Pokladní knihy podle Rastrů natěžování a způsobů placení si počítač při Denní závěrce zaznamenává a udržuje je 61 závěrek dozadu. Kdykoliv si můžeme vytisknout (prohlédnout) volbou Načítaná pokladnatržby sumaci (dekádu) těchto položek od-do libovolného data a to 61 dní dozadu. Jednotlivé Rastry natěžování jsou v sestavě ještě součtovány podle skupin uvedených v Rastrech natěžování. Účetních skupin můžeme zvolit až devět (viz. Rastr natěžování). Načítanou dekádu (měsíc) můžeme přenést do účetnictví (FIN*Ú) pomocí diskety nebo přímo v síti (viz. menu Pomocné funkce Vazby přes disketu). Pozor! Obsahuje i "Korunovou pokladnu", tj. za zvolené období je vidět Počáteční stav hotovosti, Příjmy, Výdaje a Konečný zůstatek hotovosti. Rozpis jednotlivých dní je pak v Načítaná

8 tržba-pokladna Přehled odvodu. NAČÍTANÁ FAKTURACE menu POKLADNA TISKY, NÁHLEDY Denní závěrkou se veškerá Fakturace i hotovostní placení načítá do měsíčního souboru a lze ji kdykoliv pro libovolné období měsíce vytisknout. Vždy je v počítači 61 dní (Denních závěrek) zpět. Je možno vytisknout přehled všech druhů fakturace nebo vybrat jednu část podle Způsobu placení, případně podle Typu náboru. Lze ji přenášet do subsystému fakturace FIN*FA (přes disketu nebo přímo v síti - viz. menu Pomocné funkce Vazby přes disketu). Každé položce počítač přiřadí jednoznačné číslo. NAČTENÍ ZÁLOŽNÍCH DAT menu OSTATNÍ FUNKCE Tuto funkci používáme v mimořádném případě! Kdyby došlo k závadě počítače a ke ztrátě dat. Změny v datech, které byly provedeny od posledního vytvoření záložních dat, se tím ovšem ztratí a je nutno znovu provést (např. přijmout všechny hosty, kteří od té doby přijeli apod.). Obsluha Načtení dat je stejná jako při Vytvoření záložních dat. Tuto funkci může provést pouze administrátor. Doporučujeme tuto činnost nejdříve konzultovat s pracovníkem naší firmy. NÁHLED ÚČTU-KOPIE/TISK menu POKLADNA V této funkci je možnost tisku náhledu na hotelový účet s výběrem jednotlivých položek jako u vystavování hotelového účtu. NEREALIZOVANÉ REZERVACE Rezervace se ruší automaticky Denní závěrkou v den příjezdu bez ohledu na to, zda je vyčerpána (tj. bylo z ní provedeno ubytování a počet pokojů klesl na nulu) nebo ne. O rušení nevyčerpaných rezervací (tj. nepřijetých hostů) se automaticky tiskne protokol při Denní závěrce. NEÚČTOVANÉ UBYTOVÁNÍ Ubytování nemusí být účtováno (to určuje Účtovat=A/N ) v údajích o hostovi. Položky neúčtovaného ubytování se nedostanou na účet. Suma položek je v menu Pokladna Tisky a náhledy v sestavě Pokladna Tržby pod neúčtovaným ubytováním. NEVYROVNANÝ ÚČET Zůstává v počítači spolu s odjetým hostem, kterému patří. Jde-li o účet skupinový, zůstává v počítači spolu s hosty skupiny, kteří mají nějakou skupinovou položku, dokud není účet vyrovnán (viz. Zůstatky na účtech hostů).

9 ODJETÝ HOST Odjetý host, pokud má vyrovnaný účet, se vymaže z počítače druhou Denní závěrkou (tj. druhý den v noci). Jeho položky se vymažou první Denní závěrkou. Dokud je v počítači, ve výběrech a přehledech Bydlících hostů, je odlišen červenou barvou od Bydlících hostů. Lze ho opravovat, zatěžovat mu účet, nelze ho přestěhovat. Pokud nemá účet vyrovnaný, z počítače se nevymaže. ODJEZD HOSTA menu POKLADNA VYSTAVENÍ ÚČTU Hostovi vystavíme účet (viz. Placení účtu) a po volbě Uvolnění pokoje se všichni hosté z pokoje odjedou a dále jsou vedeni jako Odjetí hosté až do Denní závěrky následujícího dne, kdy (pokud mají zaplacen účet) se vymažou ze seznamu hostů zcela. Pozn.: účet hosta lze ovšem vystavit i bez odjezdu/tzv.průběžný účet/, popř. odjet hosta, aniž by účet platil (viz. Odjezd hosta bez zaplacení účtu). ODJEZD HOSTA BEZ ZAPLACENÍ ÚČTU menu POKLADNA Je možný. Postupujeme stejným způsobem jako při odjezdu hosta (v menu Pokladna Vystavení účtu). Zvolíme výběr položek a všechny položky označíme jako Všechny neplatit.účet se nevystaví, ale můžeme hosta odjet, tj. uvolnit pokoj. Při následném případném Obnovení pobytu hosta se obnoví i jeho hotelový účet a všechny jeho položky. ODJEZD SKUPINY menu POKLADNA Stav individuálních účtů členů skupiny a stav účtu skupiny rychle zjistíme funkcí Odjezd/náhled skupiny. Vystavíme účet skupiny funkcí Vystavení účtu a též postupně individuální účty jednotlivým členům, pokud nějaké mají. Současně můžeme, ale nemusíme, uvolnit pokoj. Funkcí Odjezd skupiny pak můžeme najednou uvolnit všechny pokoje skupiny kromě těch, kde není vyrovnán účet. Hosté se stanou odjetými. Není rozhodující, zda nejprve vystavíme účet skupiny a pak odjedeme členy nebo naopak. Rovněž funkce Hromadný odjezd uvolní všechny pokoje skupiny, a to bez ohledu na to, zda pokoj má vyrovnaný účet. Nezaplacené položky jednotlivých pokojů se automaticky přesunou na první pokoj skupiny a i tento pokoj se uvolní. Číslo tohoto pokoje je uvedeno na konci protokolu o odjezdu skupiny. OBNOVENÍ POBYTU HOSTA menu PRÁCE S HOSTEM Hostovi, který odjel a je ještě v počítači (tj. buď nemá vyrovnaný účet nebo ještě neuplynul druhý den po odjezdu) je možno touto funkcí rychle obnovit pobyt. Postup je velmi podobný Příjmu hosta z rezervace, ale údaje se neberou z Rezervace, nýbrž z předchozího pobytu. Číslo účtu hosta zůstává stejné jako při předchozím pobytu (zůstávají na něm předchozí položky), pokoj volíme jako při Příjmu hosta. Obnovení pobytu se vždy týká všech spolubydlících. Host pokračuje ve svém účtu. OPRAVA HOSTA menu PRÁCE S HOSTEM

10 Použije se pro opravu údajů hosta, případně pro nahlédnutí na údaje hosta. Při opravě lze měnit všechny údaje kromě data příjezdu, čísla a názvu skupiny, čísla a typu pokoje. Je-li host hlavním, objeví se nám základní obrazovka a můžeme pak opravit i spolubydlící. OPRAVA POLOŽKY ÚČTU menu POKLADNA Jedná-li se o individuální účet, vybereme hosta podle čísla pokoje nebo jména. Jde-li o skupinový účet, vybereme skupinu. Nabídnou se nám k Opravě/stornu všechny položky zadaného účtu a vybereme si příslušnou položku. Další postup je stejný jako při zatěžování účtu. Je vhodné vyplnit údaj Poznámka k označení důvodu storna nebo opravy. Nelze ovšem opravovat Typ položky (skupinovou nebo individuální a obráceně ani číslo účtu, k tomu slouží funkce Přesun mezi účty). Zrušení položky provádíme zásadně funkcí Storno, nelze provést opravou na nulu. Počítač stornuje položku tak, že vytvoří druhou se stejnými údaji a se stejně velkou zápornou částkou, zaznamená i okamžik a kód obsluhy, která opravu nebo storno provedla. Při Opravě se nejprve automaticky položka stornuje a vytvoří další s novou částkou. OPRAVA REZERVACE menu REZERVACE Použije se pro opravu Rezervace jednotlivce nebo skupiny, případně pro nahlédnutí do konkrétní rezervace. Při opravě lze měnit všechny údaje kromě názvu skupiny a čísla rezervace. Název skupiny se mění funkcí Přejmenování skupiny v menu Rezervace. OPRAVA ZPŮSOBU PLACENÍ Pokud omylem zadáme při vystavování účtu chybný způsob placení, provedeme opravu takto: uděláme Storno vystaveného účtu (viz. Storno vystaveného účtu) a účet vystavíme znovu. Pokud se změna týkala Směny valut a deviz musíme provést příslušné opravy ještě ve Směnárně Storno odpočtu. Tyto opravy je nutné provést před spuštěním Denní závěrky za příslušný den. Po Denní závěrce nelze tímto způsobem provést. PLACENÍ ÚČTU menu POKLADNA VYSTAVENÍ ÚČTU Účet lze platit kdykoliv nebo při odjezdu (počítač nás upozorní na předčasný nebo pozdní odjezd). Zobrazí se celková částka na účtu rozdělená na ubytování a ostatní položky. Můžeme si vybrat, zda budeme platit celý účet najednou nebo z něho vybereme jen některé položky (nebo jen jejich části viz. Rozdělení účtu). Vystavený účet se vždy tiskne. Je možno zvolit jednu ze čtyř jazykových mutací názvu položek účtu. Samotná částka může být placena několika různými způsoby současně (např. část hotově, kreditní kartou nebo přes směnárnu). Při tisku účtu lze volit Uvolnění pokoje, a pak hosté uvolní pokoj a dále jsou vedeni jako odjetí hosté až do Denní závěrky následujícího dne, kdy (pokud mají zaplacen účet) se vymažou zcela. Pokud zvolíme Průběžný účet, host bydlí beze změny dále. Volba Ubytování předem viz. Ubytování placené předem, touto volbou se ruší tížení ubytování i dalších stálých služeb.

11 Placení účtu je propojeno přímo se Směnárnou. Při volbě způsobu placení=p (Směnárna) se provede směna (viz. Směnárna). Parametricky se dá stanovit, zda se odpočty zapisují do valutové knihy Směnárna služby nebo Směnárna nákup (viz. Soubor parametrů). Při Vystavování účtu (1. obrazovka) máme možnost, pro vlastní tisk účtu, změnit údaje v hlavičce účtu (jméno, adresa, atd.) a typ účtu/položkový-rastrový/. Každý účet má své automaticky přidělené pořadové číslo v rámci hosta i v rámci celého systému. POLOŽKY POKLADNY menu POKLADNA Tato funkce slouží k doplnění všech položek a plateb (podle Rastru natěžování a Způsobu placení), které se netýkají účtu hosta (např. drobný prodej, tržby, ostatní střediska, atd.). Tyto položky je možno kdykoliv vytisknout ve volbě Tisky a náhledy. Denní závěrkou se údaje nulují. Při každém doplnění je možno tisknout Příjmový doklad s pořadovým číslem. POKLADNA-TRŽBY menu POKLADNA TISKY A NÁHLEDY Volba Tržby-pokladna tiskne úplnou informaci o stavu recepční korunové pokladny. Promítají se zde položky z účtu hosta, zaplacené účty, směnárna a ostatní položky pokladny. Při Denní závěrce je požadováno zadání počátečního zůstatku na následující den a dopočítá se odvod tržeb. Nabízený počáteční zůstatek může být dvojí - podle zadaného parametru (viz. Soubor parametru) nebo pokud je v Parametrech programu v menu Pomocné funkce zadána nulová Pokladní hotovost, je nabízen počáteční zůstatek předchozího dne, v opačném případě se nabízí rozdíl pokladní hotovosti a Směnárny. Pokud chceme zadat zůstatek jiný, můžeme jej změnit, a to až do hodnoty celkové hotovosti Pokladny. POLICEJNÍ PŘIHLÁŠKY DOTISK menu HOSTÉ Dotiskem se vytisknou všechny přihlášky se zvoleným datem příjezdu bez ohledu na to, zda již byly tištěny. POLICEJNÍ PŘIHLÁŠKY OPRAVA menu HOSTÉ Policejní přihlášky zůstávají v paměti počítače po celou dobu pobytu hosta a je možno je libovolně měnit. Při opravách se údaje zpětně promítají do věty hosta (s výjimkou data pobytu). Při výběru policejních přihlášek jsou hvězdičkou a odlišnou barvou označeny přihlášky, které již byly vytištěny. POLICEJNÍ PŘIHLÁŠKY SBĚR menu HOSTÉ Pro sběr dat se nabízí Bydlící hosté, kterým ještě přihláška nebyla dělána. Údaje, které jsou již u hosta uvedeny lze měnit. U polí Účel pobytu, Povolání a Hraniční přechod můžete použít zkratku místo vypsání celého textu. Údaje, které zapíšete do Policejní přihlášky se zpětně promítnou do údajů o hostovi (s výjimkou data pobytu). Do pole Tisk A (ano) nebo N (ne) dáváme A (ano) pouze pro ty přihlášky, které chceme mít tištěny.

12 POLICEJNÍ PŘIHLÁŠKY TISK menu HOSTÉ Tisknou se zadáním tisk A (ano) pouze nové, nevytištěné přihlášky a ty, které byly opravovány. Po vystavení se přihlášky označí jako již tištěny a jsou pro další tisk nepřístupny. Opakovat tisk lze pouze funkcí Dotisk (menu hosté Policejní přihlášky Dotisk) nebo je uvolnit k tisku případnou opravou. Vždy nejprve všechny Policejní přihlášky vyplníme, a pak teprve vytiskneme. Je také možné tisk přihlášek všech cizinců ve formě "vízových policejních přihlášek." POTVRZENÉ / NEPOTVRZENÉ REZERVACE V nové rezervaci a opravách (jednotlivci, skupiny) najdeme pole Potvrdit do dne. Zde zadáváme datum shodný s datem příjezdu pro Potvrzenou nebo datum, do kdy má být rezervace potvrzena zpět pro Nepotvrzenou rezervaci. V samostatné funkci Rezervace Nepotvrzené rezervace máme možnost vybrat si libovolnou rezervaci nepotvrzenou ke zvolenému dni, opravit datum potvrzení pro potvrzení nebo ji máte možnost stornovat. Tyto operace lze samozřejmě dělat přímo Opravou nebo Stornem rezervace. Dále se zde máme možnost podívat na celkový stav obsazenosti od zadaného data a srovnat si v těchto dnech počet potvrzených a nepotvrzených rezervací. Ve funkci Rezervace Tisky a náhledy máte možnost si vytisknout (náhled) seznam všech nepotvrzených rezervací ke zvolenému dni. Je možno nastavit parametr pro automatická storna nepotvrzených rezervací v Denní závěrce (s tiskem protokolu). Také lze nastavit zda údaj v Rezervaci je povinný (musí být něco vyplněno). POTVRZENÍ REZERVACE TISK menu REZERVACE Po zapsání nové rezervace (jednotlivci, skupiny) máme možnost vytisknout Potvrzení rezervace. Automaticky se nabídne vyplněná obrazovka, kterou lze libovolně doplnit, případně zobrazené údaje změnit. Tyto změny se v Rezervaci neprojevují, jsou platné pouze pro právě zpracovávané Potvrzení rezervace. Potvrzení rezervace je možno rovněž vytisknout kdykoliv pro již existující rezervaci pomocí funkce Rezervace Tisky a náhledy Potvrzení rezervace. PŘEDPLATBY 2. V Číselníky/Rastry natěžování - založit nový rastr např. PP - Předplatba (DPH = 0%). Tento rastr je třeba zapsat do parametrického souboru. 2. Proforma faktury: Jsou součástí programu pro Potvrzení rezervace (viz. Rezervace nebo Pokladna Předplatby). Vytvořením proforma faktury se tato zaeviduje (číslo proforma faktury odpovídá číslu rezervace, případně skupiny). Je možno mít zaevidovanou pro každou rezervaci pouze jednu proforma fakturu. Každá nová přepíše předchozí. Pokud je proforma faktura v cizí měně, provádí se přepočet na Kč podle platného kurzu valut. 3. Platby za proforma fakturu:

13 Viz. Pokladna Předplatby Platby. Zadáte způsob placení a částku, která byla zaplacena. Pokud je platba valutou/devizou je třeba provést směnárnou výměnu na koruny a pak pracovat s korunami. Plateb na jednu proforoma fakturu může být více. Zadání platby se automaticky promítne na rastr předplatby a příslušný způsob placení do Položek pokladny. Storno se provádí zadáním stejné záporné částky. 4. Ubytování skupiny, hosta z rezervace s předplatbou: Pokud byla částka uhrazena, automaticky se promítne na rastr předplatby na účet skupiny, resp. hosta (záporná hodnota) po jeho ubytování. 5. Předplatba/Náhledy a tisky: Stav faktur a plateb v závislosti na datum splatnosti proforma faktur. Přehled o platbách a vystavených účtech s předplatbou je součástí sestav Tržby-pokladna a Načítané tržby-pokladna. PŘEHLED OPRAV A STOREN ÚČTŮ menu POKLADNA Počítač odlišuje položky, u kterých bylo provedeno storno nebo oprava (viz. Oprava položky účtu). Celkový přehled získáme tiskem sestavy Protokol oprav a storen pomocí funkce Tisky a náhledy v menu Pokladna. U jednotlivého účtu též Položkovým náhledem, kde jsou všechny položky i zaplacené částky za dobu existence účtu. Počítač stornuje položku tak, že vytvoří druhou se stejnými údaji a se stejně velkou zápornou částkou. Při opravě nejprve položku stornuje a pak vytvoří novou, již opravenou. PŘESUN MEZI ÚČTY menu POKLADNA Položky na účtech lze přesouvat mezi jednotlivými účty, lze přesunout i individuální položku na skupinový účet nebo obráceně. V rámci jednoho pokoje (jednoho účtu) položky mezi spolubydlícími nelze přesouvat a tuto problematiku řešíme při placení účtu. Položky můžeme přesunout na jiný účet jednotlivě nebo jako celek všechny najednou (i celý účet skupiny) na jednotlivce nebo skupinu. PŘESTĚHOVÁNÍ HOSTA menu HOSTÉ Nabídnou se nám volby Stěhování celého pokoje (viz. Přestěhování celého pokoje), Stěhování spolubydlícího, Příjezd a Odjezd spolubydlícího (musí být alespoň dva hosté na pokoji). Libovolného hosta můžeme stěhovat na pokoj stejného nebo jiného typu a můžeme měnit zároveň i cenu pokoje. Můžeme zde nového hosta přidat na již obsazený pokoj nebo opačně spolubydlící/spolubydlícího/ z tohoto pokoje odjet. Nelze přistěhovat hosta z jedné skupiny na pokoj hosta jiné skupiny. Pozor!! při stěhování se neprovádí nic s účtem hosta. Přesuny účtu musíte provádět dodatečně v menu Pokladna-Přesun mezi účty. PŘESTĚHOVÁNÍ POKOJE menu HOSTÉ

14 Pokoj, který chceme přestěhovat vybereme podle čísla pokoje nebo podle hlavního hosta. Volba nového pokoje je stejná jako při Příjmu hosta včetně automatického nabízení pokojů. U nového pokoje je možno změnit Základní cenu a Slevu/přirážku. Přestěhují-li se všichni hosté na pokoji, všechny jejich údaje kromě čísla pokoje zůstanou stejné (tj. číslo účtu se nemění). Starý pokoj se uvolní. PŘIHLÁŠENÍ/ODHLÁŠENÍ OBSLUHY Aby údaje v počítači byly chráněny, počítač vyžaduje při práci s ním uvedení hesla obsluhy (heslo=nejvýše 6 znaků). Prostřednictvím hesla počítač autorizuje jednotlivé činnosti, tj. přiřadí jim jméno obsluhy, která operaci provedla, datum a čas operace. Doporučujeme při ukončení práce se odhlásit, aby nikdo nemohl pracovat pod Vaším heslem. Definice přístupu viz. Číselníky-Uživatelé-Uživatelské přístupy. PŘÍJEM HOSTA BEZ REZERVACE menu HOSTÉ Pokud nevyplníme číslo pokoje, pak se po vyplnění Typu pokoje a Data odjezdu automaticky nabízejí volné pokoje zadaného typu /pravý klik vyvolává nabídku/. Datum příjezdu nevyplňujeme, je vždy rovno aktuálnímu datu. Datum odjezdu může být i rovno Datum příjezdu (pro případ pozdního příjezdu). Po těchto údajích se provede kontrola obsazení pokoje se zobrazením údajů o pokoji. Pokud je pokoj Neuklizen, Obsazen, ve stavu Technické závady nebo Blokován pro jinou rezervaci počítač nás dále "nepustí", popř. u Blokovaného pokoje nás na tuto skutečnost upozorní. Pokud má pokoj závislé pokoje, tj. například několik sousedních pokojů tvoří apartmá, kontrolují se a případně obsazují i tyto pokoje (viz. Závislé pokoje). Jméno hosta, které vyplníme jako první je jméno hlavního hosta je umístěno pod číslem 0. Údaje o spolubydlících vyplňujeme postupně pod čísla 1 až 5 a lze je duplikovat od hosta hlavního a poté editovat a upravovat. PŘÍJEM HOSTA S REZERVACÍ menu PRÁCE S HOSTEM Nabízejí se nám pouze hosté (individualisté), kteří mají Rezervaci na dnešní den. Údaje z Rezervace se přenesou na obrazovku hlavního hosta a nemusíme je vyplňovat, jen doplníme případně občanství spolubydlících nebo některé údaje opravíme. Proto je výhodné mít Rezervace (pokud to lze) rozpracované už na jednotlivé typy pokojů, příjem je pak velmi rychlý. Jinak platí vše uvedené u Příjmu hosta bez rezervace. U rezervace, ze které jsme čerpali do příjmu, se automaticky sníží počet pokojů a osob o jednu (pokud už není roven nule). I po vyčerpání rezervace (tj. počet pokojů=0) lze dále ubytovat. čerpáte-li z rezervace s počtem pokojů nula, počítač Vás upozorní hlášením Vyčerpaná rezervace. PŘÍJEM HOSTA Z BANKY menu PRÁCE S HOSTEM Pokud vyplníme jméno (stačí jeho část) a toto je obsaženo v Bance hostů, automaticky se nám nabídne výběr z Banky hostů. Parametry programu se dá tato funkce potlačit. Objeví se nám nabídka Banky hostů. PŘÍJEM SKUPINY BEZ REZERVACE menu PRÁCE S HOSTEM

15 Nelze přímo provést. Musíme skupině nejprve udělat rezervaci a potom ji přijmeme jako skupinu s rezervací (viz. Příjem skupiny s rezervací). PŘÍJEM SKUPINY S REZERVACÍ menu PRÁCE S HOSTEM Nabízí se nám jen skupiny, ve kterých je alespoň jedna dílčí rezervace na dnešní den! Po výběru skupiny si vybereme z jednotlivých rezervací skupiny (pokud jich máme více) - zde už se nabízí všechny, bez ohledu na datum příjezdu. Po volbě se na obrazovku přenesou údaje z Rezervace skupiny. V Rezervaci se postupně snižuje počet pokojů a až se vyčerpá, nabídne se opět výběr jednotlivých rezervací skupiny. I z vyčerpané Rezervace lze dále ubytovat. Jinak je vše stejné jako při Příjmu individuálního hosta, jen se navíc zobrazuje jméno a číslo skupiny, které ale nemůžeme změnit. Pokud se nemá tížit ubytování jednotlivých členů na skupinový účet, změní se pole Společné ubytování na N (ne). Rychlý příjem skupiny umožňuje rychlé obsazení pokojů skupinou. Zadává se pouze číslo pokoje (popř. Cena a počet osob). Do jména se automaticky zapisuje jméno skupiny, pozdější Opravou hosta lze na pokoje zapsat i konkrétní jména hostů skupiny. Pokud máme zapsaný Rooming list a Vyblokované pokoje (viz. Blokování pokojů) provádíme Příjem skupiny z Rooming listu. Nabídne se nám Jméno hosta a číslo vyblokovaného pokoje. Označíme si pokoje, které chceme přijmout a tyto se následně ubytují (skupinu můžeme přijímat postupně). PŘÍJEZD HOSTA PO DENNÍ ZÁVĚRCE menu PRÁCE S HOSTEM Hosta přijmeme obvyklým způsobem, ale protože již Denní závěrka proběhla, musíme mu ubytování/ případně i ostatní stálé placené služby/ za tuto noc zatížit ručně (tj. Zatížení účtu hosta Rastr=UB-ubytování). PŘÍJEZD HOSTA PŘED DATEM PŘÍJEZDU V REZERVACI U individuálního hosta buď opravíme datum příjezdu v Rezervaci na dnešní nebo hosta přijmeme jako hosta bez rezervace a jeho rezervaci následně stornujeme. Jde-li o skupinu, musíme postupovat jen prvním způsobem. PŘESUN HOSTA Z/DO SKUPINY menu HOSTÉ Vybereme příslušného hosta - nabízí se pouze hlavní host. Dále volíme, zda chceme hosta vyjmou ze skupiny (tj. bude z něho individualista) nebo přiřadit k jiné skupiny. Počítač provede určenou činnost vždy se všemi spolubydlícími. Pokud je host jediným hostem (přesněji pokojem) skupiny a má být vyjmut, počítač to oznámí a vyjmutí neprovede. Proto, chceme-li některého člena skupiny ponechat, nejdříve jej vyjmeme ze skupiny, a pak provedeme Odjezd skupiny. PŘÍRŮSTKY NA ÚČTECH Přírůstky od poslední Denní závěrky souhrnně pro celý hotel zjistíme náhledem/tiskem sestavy Přírůstky na účtech hostů pomocí funkce Tisky a náhledy v menu Pokladna. Můžeme si vybrat tisk po jednotlivých položkách nebo sumarizované podle Rastrů natěžování (v tomto tisku je rastr Ubytování ještě rozdělen na Základní ceny, % a Korunové slevy/přirážky). Uvádí se i neúčtované ubytování. Celkový součet je také v protokolu Denní závěrky, který se tiskne

16 vždy při Denní závěrce. PRODLOUŽENÍ POBYTU menu HOSTÉ Provedeme opravou hosta. Není bezpodmínečně nutné, ale pak v Náhledech (tiscích) na bydlící hosty vystupují původní data odjezdu a je zkreslen Stav obsazenosti. Neprodloužené pobyty a Dnešní odjezdy jsou ve Štaflích v menu Pokoje označeny hvězdičkou a dále v rychlém náhledu na Stav pokojů hlášením Dnešní odjezd. PROVIZE menu POKLADNA V menu Pokladna-Provize je možno vytisknout (i náhled) přehled Provizí pro jednotlivé nábory. Každou položku můžeme označit kódem v jakém stavu se platba nachází (otevřená platba, placeno, apod.). Status provize se definuje v menu Číselníky. Do seznamu Provizí se však dostanou pouze ty Nábory, které mají Provize=A (ano) (menu Číselníky Typy náborů) a další údaje týkající se Provize. RASTR NATĚŽOVÁNÍ ÚČTU menu ČÍSELNÍKY Položky na účtu jsou blíže rozděleny podle Typu=Rastru natěžování (Rastr natěžování většinou odpovídá středisku), který se zavede v Katalozích, číselnících (např. Ubytování, Restaurace, apod.). Dále se u každého Rastru natěžování udávají jazykové mutace názvu, údaje pro rozlišení účetní skupiny a údaj (vyplněný H-hotově nebo mezera) určující hotovostní pohyb položky (Depozit, Výlohy v hotovosti, apod.). Některé tisky a náhledy na účty jsou sumarizovány podle Rastrů natěžování. Rastr Ubytování je ještě rozdělen při jeho zatěžování na Základní cenu a % a Korunovou slevu/přirážku. REZERVACE JEDNOTLIVCE menu REZERVACE Nejprve zodpovíme na dotaz zda Duplikovat, tj. přenést údaje z předchozí rezervace do další (to nám šetří práci v případě, že předchozí rezervace měla stejné nebo podobné údaje) či Neduplikovat (úplně nová rezervace). Datum odjezdu musí být větší než Datum příjezdu. Rezervaci lze dělat až na tři roky dopředu. Po zadání typu a počtu pokojů se zobrazí počty volných pokojů na rezervované období pro zvolený typ pokoje, případně budeme upozorněni, že v daném termínu je na rezervaci stop stav. Na vyplnění údajů, které nesmí být prázdné, nás počítač postupně po potvrzení navede. Číslo rezervace definuje počítač sám a nemůžeme ho změnit (viz. Číslo rezervace, skupiny, účtu). Položky Nábor, Občanství, Placení, Servis, Význam, Typ ceny, Základní cena, % a Korunová sleva/přirážka a Kód jsou kontrolovány podle Číselníků a můžeme si u nich vyvolat nápovědu. Nový Nábor lze založit i při rezervaci. Údaj Základní cena vyplní počítač podle typu pokoje a náboru, % slevu/přirážku podle Náboru. Obojí lze samozřejmě následně přepsat. Údaj Sleva/přirážka se zadává pro slevu zápornou částkou. Kód je kód důvodu slevy nebo přirážky k ceně pokoje.. Ke každé rezervaci si můžeme vytisknout Potvrzení rezervace, které lze i dodatečně dotisknout (Náhledy a tisky Tisk potvrzení rezervace). REZERVACE SKUPINY menu REZERVACE

17 Nejprve volíme, zda budeme zapisovat rezervaci pro novou skupinu či zda chceme doplnit již existující či duplikovat. Znamená to mimo jiné, že nemusíme rezervaci jedné skupiny provést najednou, ale můžeme práci přerušit, přejít na jinou činnost a pak se vrátit a navázat na již existující rezervaci skupiny. Dále platí vše jako při rezervaci jednotlivce, navíc je nutno vyplnit jméno skupiny. Číslo skupiny opět dosazuje sám počítač a nelze ho změnit (viz. číslo rezervace, skupiny, účtu). Navíc je zde údaj Společné ubytování, který definuje, zda se má při Denní závěrce (viz. Společné ubytování) automaticky zatížit položkou ubytování individuální účet hosta nebo účet skupiny. Má-li skupina více rezervací, mohou mít i jiné příjezdy i odjezdy! V rychlém náhledu a při výběru skupin se potom jako příjezd zobrazí nejbližší příjezd a jako odjezd nejzazší. Při zadávání Rezervace si můžeme vyvolat obrazovku pro popis Detailů skupiny. REZERVACE SLUŽEB menu REZERVACE Tato funkce umožňuje rezervovat služby a zařízení (salonek, sauna, kadeřník, apod.) podle dne a hodiny. Služby se definují v menu Katalogy, číselníky Seznam služeb. Rezervace služeb můžeme opravovat, stornovat a tisknout si (možno i náhled) jejich přehled a obsazenost. Rezervaci je možno zadat za období od-do podle vybraných dní v týdnu. Dále je možný tisk grafu "Stav rezervace" podle dní. ROOMING LIST menu REZERVACE Při zadávání, opravách či jiných operacích s Rezervacemi lze vyplnit Seznam hostů-rooming list (menu Rezervace-funkce Rooming list). V příjmu je pak možné vybírat ze zadaného seznamu a příjem tak podstatně urychlit. V Přehledu rezervací lze rezervaci vyhledat i přiřadit jen dle jednoho (hlavního jména, které jsme zapsali jako první) jména z Rooming listu. Stejně tak všechny Tisky a náhledy vycházejí ze znalosti seznamu hostů a ty jsou ve všech sestavách u příslušných rezervací uváděny. ROZDĚLENÍ ÚČTU menu POKLADNA VYSTAVENÍ ÚČTU Účet lze rozdělit na několik účtů spolubydlících nebo lze vystavit několik účtů pro jednoho hosta případně i s různým způsobem placení. Celková částka účtu může být placena několika různými způsoby současně (např. část hotově a část kreditní kartou). Pro výběr položek máme různé možnosti - vybrat buď pouze ubytování nebo ostatní položky, resp. vybrat zadané rastry. Nezáleží přitom na tom, na koho byly položky zatěžovány (např. automaticky zatěžované ubytování při Denní závěrce je vždy na hlavního hosta). SMĚNÁRNA menu POKLADNA Je rozdělena na dva druhy: Směnárna služby a Směnárna nákup. Při jednotlivé směně lze směnit až čtyři druhy měn a kombinovat Valuty s Devizami. Kurzy měn pro Směnárnu jsou i s datem platnosti uvedeny v menu Číselníky (viz. Kurzy měn). Počítač nedovolí provést směnu jestliže je kurzovní lístek již neplatný. Směnu můžeme provést i pro nebydlícího hosta. Můžeme zadat Jméno a číslo pasu. U bydlících hostů se údaje berou přímo z údajů o hostovi. U deviz (šeků) uvádíme navíc i druh šeku (podle údajů v menu Katalogy, číselníky) a čísla šeků. Odpočet se vždy tiskne s uvedením čísla odpočtu, které udržuje počítač ve dvou souvislých řadách. Řada začínající číslicí 3 je

18 Směnárna služby a řada začínající číslicí 4 je Směnárna nákup. Jednotlivý odpočet lze stornovat, pouze však do denní závěrky. Počítač udržuje dvě Valutové knihy. Tisknout je lze funkcí Tisky a náhledy v menu Pokladna, dále zde lze tisknout Seznam šeků a Soupis valut a deviz. Je zde také nabídka "Současný stav", která odpovídá přijatým valutám a devizám od poslední uzávěrky Směnárny a nabídka "Načítané za měsíc", která tiskne přijaté valuty a devizy přijaté od měsíce do měsíce. Dále tu najdeme Odvody a zůstatky měn, které je nutno čtvrtletně zasílat ČNB podle vyhlášky, údaje se pamatují 1 rok zpět. Pro odvody do banky se tiskne Sběrný účetní doklad (pro každou valutovou knihu zvlášť). Uzavření Směnárny, které nuluje všechny valutové knihy, se může provést pouze jako součást Denní závěrky (viz. Závěrka). Při uzavření Směnárny se vždy v Denní závěrce tisknou Odvody do banky a Valutové knihy (viz. Závěrkové tisky) bez ohledu na to, zda se uzavírá Směnárnu či ne. Tisknou se vždy pouze směnárenské odpočty ten den realizované (denně je tedy uzavírána valutová kniha). Pozn.: Vystavení účtu je propojeno přímo se Směnárnou, při volbě Způsobu placení P -Směnárna se provede směna (typ je podle údaje Souboru parametru viz. Soubor parametru). SNÍDANĚ Snídaně je možno řešit několika způsoby: snídaně je součástí ceny ubytování. Uvádí se jako součást základní ceny pokoje. Zde se také definuje počet lůžek, pro který je tato cena definována. Existuje možnost automatického odtěžování hodnoty snídaní z ubytování (obsazený Technický pokoj TSNID). snídaně se účtuje zvlášť (ručně nebo Aranžma). Veškeré Statistiky a Prognózy mají částku za ubytování uvedenou bez snídaně a bez DPH. SPOLEČNÉ UBYTOVÁNÍ Je údaj u skupinových hostů. Je-li vyplněn A (ano), což je nejčastější případ, počítačem automaticky dosazovaný, zatěžuje se automaticky při Denní závěrce cena za ubytování na skupinový účet, v opačném případě na individuální. Toto je vhodné např. pro účastníky konferencí apod., kteří si ubytování platí individuálně, ale vystupují jako skupina. SOUBOR PARAMETRŮ menu OSTATNÍ FUNKCE Obsahuje další parametry specifické pro daný hotel a technické zařízení. Je možno provádět náhled na tyto parametry a některé z nich má možnost pouze administrátor měnit. Jedná se hlavně o tyto parametry:

19 SPOLUBYDLÍCÍ parametry směnárenské činnosti (nákup, služby) hotovost pokladny sledovaný Způsob placení v sestavě Tržby-pokladna (Kreditní karta, Faktura) kontrola Alokací v rezervaci výběry skupin podle jména sestava Zůstatky na účtech (detailní, sumarizovaná) Kód země pro tuzemce Na pokoji může být ubytováno maximálně 6 hostů, jeden je vždy jako hlavní (u položek účtu je označen číslem 0), ostatní jsou vedeni jako spolubydlící (označeni čísly 1 až 5-odpovídá pořadí na obrazovce spolubydlících při Příjmu nebo Opravě hosta). Všichni hosté na pokoji mají stejné údaje, kromě Občanství, Adresy, Telefonu, Pasu, Data narození a Významu. Mají též stejné číslo účtu, ale položky jsou v počítači ještě rozlišeny výše uvedeným číslem spolubydlícího, takže účet lze při placení rozdělit na jednotlivce. ŠTAFLE menu POKOJE Je základní tištěný doklad nazvaný Stav pokojů o aktuálním stavu pokojů celého hotelu včetně údajů o hostech na nich bydlících s označením Dnešních odjezdů (hvězdička před číslem pokoje). Vytiskneme je pomocí funkce Tisk štaflí v menu Pokoje (Podrobné štafle). Funkce Formulář vytiskne pouze předtisk Štaflí s obsazenými a volnými pokoji, který odpovídá běžným Štaflím, které se používají v hotelu. STATISTIKY menu HOSTÉ Tyto Statistiky ukazují informace o ubytovaných hostech. Kromě podrobných ubytovacích statistik hotelu podle řady ukazatelů (příjezd, pokoj, lůžko, národnost, průměrná cena, apod.) jsou zde Statistiky podle náboru (cestovní kancelář), Měsíční, Čtvrtletní a Roční statistický výkaz (ve formě požadovaného formuláře). Statistika dle náboru dále ukazuje plnění smluvních kapacit (Alokací). Dále je zde Denní statistika, která ukazuje okamžitý stav hotelu a předpokládanou obsazenost v daném okamžiku. Manager statistika dělá analýzu obsazenosti v daném dni, načítané v měsíci a roce podle řady ukazatelů. Je jak pro celý hotel, tak v členění pro jednotlivé nábory. Vybrané statistiky doplňují statistiky podle Typu pokoje, Významu hosta a pokud je v parametrickém souboru uvolněno zadání Typu hosta a Typu prodeje (segment trhu), také podle těchto kódů. Pozor! Tržba za ubytování je v těchto statistikách bez DPH a pokud je součástí ceny snídaně s automatickým odtěžováním (viz. Snídaně),pak i bez této snídaně. STAV POKOJE Pokoj může být v některém z těchto 5-ti stavů: Obsazen, Volný a uklizen, Volný a neuklizen, Blokován, Technická závada. Do stavu Volný a neuklizen se dostane automaticky při odjezdu hosta. Neobsazený pokoj můžeme převést do stavu Volný a uklizen, Blokován nebo Technická závada pomocí funkce Nastavení stavu pokoje v menu

20 Pokoje. Ubytovat lze jen na Volný a uklizený pokoj. STAV REZERVACE Rychlý náhled na obsazenost hotelu podle typu pokojů můžeme kdykoli otevřením obraz Obsazenost podle typů nebo klávesou F7. Uvádí se počet ještě volných pokojů, červenou barvou jsou odlišeny "přebukované" dny. Podrobně zjistíme ve Stavu alokací obsazenost (čerpání alokací) podle Náboru. Podobný stav zjistíme náhledem nebo tiskem Stavu rezervace ve funkci Náhledy a tisky v menu Rezervace. Kromě volných kapacit podle typu pokoje po jednotlivých dnech měsíce je zde procentní obsazenost, Obsazenost skupinami a jednotlivci, Alokace (pokud jsou zadané) a Vyřazené pokoje. V menu Rezervace-Tisky a náhledy-čerpání alokací se ukazuje, jaký je Stav rezervace podle jednotlivých náborů. Jednotlivé rezervace na určité období nebo podle data příjezdu lze zjistit stejnou funkcí - volbou Výběr podle data příjezdu nebo Výběr podle pobytu/významu. Zde je také možno zjistit volbou Výběr podle data vzniku náhledem nebo tiskem rezervace pořízené v určitý den. Sestava Storna rezervace ukazuje všechny rezervace stornované na zvolené období. Stornované rezervace se v počítači uchovávají ještě dva měsíce po jejich předpokládaném odjezdu. Prognóza obsazenosti obsahuje předpokládanou obsazenost buď v měsíci podle dnů nebo v roce podle měsíců rozčleněnou podle řady ukazatelů. STAV ÚČTU menu POKLADNA Stav účtu rychle zjistíme Náhledem na účet. Můžeme si vybrat Náhled na účet jednotlivce, a to výběrem podle jména, pokoje,data odjezdu nebo čísla účtu nebo Náhled na účet skupiny. Rastrový náhled je součtovaný podle rastrů (např. za ubytování, restauraci apod.). Lze i tisknout stav účtu s uvedením všech nebo vybraných položek pomocí funkce Náhled účtu/kopie-tisk. V tomto případě se můžeme rozhodnout, zda chceme tisknout pouze nezaplacené položky nebo všechny. Tato funkce nám umožní také vytisknout kopii již vystaveného účtu. Ve všech případech se zobrazuje celý účet pokoje, tj. všech spolubydlících a jeho součet. Jiný pohled na účet dá funkce Položkový náhled. Je to podrobný náhled s uvedením každé položky včetně položek vzniklých opravou a stornem (viz. Oprava/storno položky účtu) a položek zaplacených a placených částek. Jsou zde zachyceny všechny operace, které se s účtem prováděly od jeho vzniku. Je zde uvedení i přiřazení položek ke spolubydlícím číslem od 0 do 5 (viz. Spolubydlící hosté). U členů skupiny lze získat náhled na stav individuálních účtů členů skupiny (přesněji pokojů) pomocí funkce Odjezd skupiny/náhled. STORNO HOSTA Nelze provést, bydlícího hosta můžeme z pokoje pouze odjet přes vystavení účtu.(viz. Odjezd hosta). STORNO REZERVACE menu REZERVACE Použije se pro zrušení rezervace jednotlivce nebo skupiny. U skupiny zruší naráz všechny dílčí rezervace vybrané skupiny. Při stornu máme možnost zapsat do poznámky důvod storna. Všechna storna (z Denní závěrky i ručně provedené) jsou v počítači až 2 měsíce ode dne předpokládaného odjezdu stornované rezervace. Jsou ve výběrech rozlišeny jinou barvou. V menu Rezervace Náhledy a tisky je možno tisknout seznam stornovaných rezervací za zadané dny. Stornovanou rezervaci lze obnovit (viz. Rezervace Obnovení storna).

21 STORNO POLOŽKY ÚČTU Postup viz. Oprava položky účtu. STORNO VYSTAVENÉHO ÚČTU menu POKLADNA Tato funkce umožňuje vrátit vystavený účet do původního stavu Nezaplacen. Na účtu se tiskne i jeho pořadové číslo. Toto číslo je i v sestavě Zaplacené účty. Pokud chceme účet zrušit, po výběru pokoje vybereme konkrétní účet dle data vystavení a pořadového čísla. Jednotlivé položky jsou opět nezaplaceny. Pozor! pokud host platil valutami, musíme ještě Stornovat odpočet ve Směnárně. Lze stornovat pouze účty vystavené od poslední Denní závěrky. Storna účtů se zapisují do Protokolu oprav a storen. TECHNICKÁ ZÁVADA NA POKOJI menu POKOJE Při vyřazení do Technické závady (vyřazení z prodeje) se zadává doba od - do a text důvodu. Podle těchto údajů se pokoj Denní závěrkou označí jako Technická závada Pokoj v Technické závadě snižuje volnou kapacitu v uvedených dnech. Je možno tisknout sestavu (náhled) pokojů s plánovaným vyřazením (menu Pokoje Vyřazené pokoje Technická závada). Další viz. Stav pokoje. TECHNICKÝ POKOJ Aby host, který v hotelu nebydlí, mohl mít účet, jsou zavedeny Technické pokoje (fiktivní), na které takového hosta ubytujeme jako na každý jiný pokoj. Cena Technického pokoje je nulová. Tím založíme hostovi účet a můžeme ho normálně zatěžovat. Technický pokoj musí mít v Matrici pokojů menu Pokoje v Typu pokoje a v Poschodí vyplněno TP (Technický pokoj). TISK ÚČTU menu POKLADNA Jde-li jen o náhled (viz. Stav účtu), jinak se účet tiskne vždy při placení účtu, až je nebo není spojeno s odjezdem hosta. UBYTOVÁNÍ PLACENÉ PŘEDEM menu POKLADNA Host může platit následující noci předem. Provedeme to takto - ručně dotížíme hostovi ubytování (viz. Zatížení účtu hosta), při vystavení účtu volíme Ubytování předem. Tím se pokoj označí tak, že na něho není při Denní závěrce zatěžováno ubytování. "Předplacené ubytování"- takto označen zůstává pokoj, pokud host neodjede nebo pokud při dalším vystavení účtu nezvolíme volbu Průběžný účet. V Denní závěrce se netíží ani Aranžma.