INFORMATIKA pro LÁZEŇSTVÍ. Ing. Petr Janík

Transkript

1 ULGAT/L0015 přednáška č janik@vosahs.cz konzultační hodiny: středa od 9:45-11:15 (předem napsat o konkrétním problému, který chcete konzultovat) 26. března 2009

2 Obsah přednášky 1 2 Schéma Objekty 3 4

3 Mefisto produkty MEFISTO - softwarové produkty Mefisto HOTEL (pro střední a menší hotely) Mefisto GRAND (pro velké hotely) Mefisto GOURMET (správa restaurací) Mefisto SPA (ubytovací zařízení s lázeňským provozem) Mefisto Campus (správa velkých ubytovacích kapacit)

4 MEFISTO - software Mefisto produkty MEFISTO ACADEMY (pro akademickou sféru, školní zařízení) český produkt Delphi + databáze Firebird Reference: ATOM Ostrava, IMPERIAL Karlovy Vary...

5 Mefisto - struktura Mefisto produkty

6 Mefisto - struktura Mefisto produkty Mefisto je software určený jak pro provozní pracovníky (recepční, číšníci, sestry), tak pro management a zázemí (počínaje účetní a konče ředitelem). Mefisto řeší základní oblasti hotelového provozu: recepci, směnárnu, pokladní systém, skladové hospodářství, rezervace doplňkových služeb. Mefisto řeší základní oblasti lázeňského provozu: práce sester, lékařů, plánování procedur, zpracování laboratorních výsledků.

7 Mefisto - struktura Mefisto produkty REC řízení provozu recepce rezervace ubytování, rezervace doplňkových služeb hotelová pokladna, směnárna, fakturace banka hostů, konfigurace systému, technologická rozhraní POS pokladní systém určený především pro restaurační provozy práce s účty v režimu rychlé i pomalé transakce různé typy plateb objednávky do výrobních středisek přímá návaznost na REC a FBS otevřená třívrstvá architektura - různé typy prodejních terminálů

12 Mefisto - struktura Mefisto produkty FBS pro restaurační provozy detailní druhová evidence zboží kalkulace jídel a nápojů evidence všech nestandardních skladových pohybů (manka, přebytky, atd.) on-line napojení na pokladní systém (POS) kontrolní analýzy pro detailní sledování hospodaření Rezervace prostor, směnárna Časování procedur,lékař atd.

17 Základní schéma Základní objekty Informační systémy - přednáška č Schéma Objekty 3 4

18 - základní schéma Základní schéma Základní objekty

19 - základní objekty Základní schéma Základní objekty

20 Základní schéma Základní objekty Informační systémy - přednáška č Schéma Objekty 3 4

21 - i Základní schéma Základní objekty i mohou být různého typu - hoteloví hosté, cestovní kanceláře,firmy, klienti doplňkových hotelových služeb, atd. Všichni klienti mají společné atributy (jméno, adresa,poznámka,...). Ve vztahu k pobytům klient může mít svou rezervaci, může být ubytován na jednom nebo více pokojích Ve vztahu k pokladně klient může mít libovolné množství hotelových účtů. Pokud např. dojde k namarkování položek v POS, jsou položky nasměrovány na daného klienta, ten předá požadavek pokladně a ta zajistí nalezení hotelového účtu.

22 - Pobyty Základní schéma Základní objekty Pobyty Pobyty v sobě sdružují informace o rezervacích nebo o realizovaných pobytech. Pobyt je popsán především datem příjezdu a odjezdu a číslem pokoje. Jeden klient může mít více pobytů. Pokladna Pokladna soustřed uje informace jak o realizovaných (zkonzumovaných) službách, tak o všech přijatých platbách. Jednotlivé údaje jsou soustředěny do hotelových účtů a pokladních deníků.

23 - schema Základní schéma Základní objekty

24 Informační systémy - přednáška č Schéma Objekty 3 4

25 y jsou nazývány všechny subjekty, které mají nějaký vztah k hotelu. Jedná se především o hotelové hosty (jak fyzické osoby, tak skupiny), firmy, cestovní kanceláře, klienty doplňkových služeb. Všichni klienti mají svou kartu, která obsahuje údaje základní a atributy hotelových hostů

26 Prodejní kód Prodejní kódy slouží pouze pro statistické zpracování informací o rezervacích a pobytech. Podle používání může obsahovat např. jednotlivé segmenty trhu (obchodníci, turisté, lázenští hosté,...) nebo způsob rezervace (telefon, fax, , internet) Význam klienta -je číselník, v kterém se definují jednotlivé skupiny významu hotelových hostů. U každého významu se zadávájí následující údaje: V.I.P. - zda se jedná o V.I.P. hosta Jednotlivec/Skupina - zda se jedná o individuálního hosta nebo skupinu Voucher - zda se jedná o klienta na voucher (neplatí si sám ubytování)

27 Kategorie klienta Jednotlivé kategorie označují individuální turisty, firemní klienty, klienty cestovních kanceláří Typy kategorií jsou: Individuální host Lázeňský pacient Cestovní kancelář Firma Zdarma, služební

28 Informační systémy - přednáška č Schéma Objekty 3 4

29 je archiv, do něhož jsou zařazováni hoteloví hosté. V okamžiku, kdy host bydlí, má založenou kartu klienta. V případě využití vazby do Banky hostů je možno při zadávání rezervace najít klienta v bance hostů, a načíst již jednou zadané údaje. Pomocí vazby do banky hostů je možno získat informace o všech již proběhlých nebo plánovaných pobytech klienta, a tím mu například rezervovat vždy stejný pokoj.

30

31 Pobyty Pobyt Pobyt je základním pojmem používaným ve vztahu k obsazení jednotlivých pokojů. Každý pobyt má svůj počátek (datum příjezdu), konec (datum odjezdu), pokoj (případně typ pokoje), počet obsazovaných lůžek a cenu. Rezervace V případě pobytu, který bude teprve realizován, mluvíme o rezervaci. Opce Pokud má rezervace zadán opční termín (termín, do kdy je nutno rezervaci potvrdit) mluvíme o opci.

32 Pobyty Neusazené rezervace V případě zadávání rezervace, kdy již nejsou volné pokoje, je pobyt zařazen mezi tzv. neusazené rezervace. Tato situace nastává v případě přebukování hotelu. Čekačky Čekačkami naopak nazýváme rezervace, kdy host pouze zjišt uje, zda je v hotelu volno a rezervaci provedl nezávazně. Takovéto rezervace je vhodné umístit ručně do seznamu neusazených rezervací, aby nebyly blokovány konkrétní pokoje (je pouze snížen celkový počet volných pokojů).

33 Check-in Check-in je operace, kterou pro zadanou rezervaci řekneme, že daný host přijel. Z rezervace se tím stává pobyt označující bydlícího hosta. Check-out je operace, kdy host odjíždí. Před provedením samotného Check-outu je nutné vyrovnat všechny pohledávky hosta (zaplatit hotelové účty). Check-outem se z bydlícího hosta stává host odjetý. Částečný Check-out je operace a stav pokoje, kdy daný host ješttě nevyrovnal všechny své pohledávky vůči hotelu a přesto již není uvytován (např. je možno tuto operaci využít při postupném odjíždění členů skupiny, kdy jsou jednotlivé pokoje označovány jako částečný Check-out, Check-out a finální vyúčtování je provedeno až nakonec).

34 Bydlící host Bydlící host je host, jehož pobyt byl označen operací Check-in a pobyt zasahuje do aktuálního dne. Bydlící host může konzumovat hotelové služby. Hotelový den bývá časově posunut tak, aby hosté, kteří přijedou nebo konzumují služby po půlnoci, patřili ještě do dne předchozího. Zlom hotelového dne bývá většinou při provedení ranní uzávěrky recepce (čas, kdy již skončil noční provoz restaurací). Systém Mefisto má pro případ nespuštění uzávěrky přednastaven zlom hotelového dne na 5:00.

35 Zlom hotelového dne

36 Stav pokojů

37

38 Stav pokojů

39 Platby Platby definují způsoby zaplacení konzumovaných služeb. Každá platba má určen svůj typ, kterým je dán způsob jejího chování a dalšího zpracování. Základními typy plateb jsou: hotovost, hotovost v cizí měně, kreditní karta, šek, faktura, na dům, TIP, bezhotovostní převod, atd.

40 Platby Na dům je zvláštní typ platby využívaný především při konzumaci v rámci tzv. reprefondů. Předpokládá se, že tyto platby (celá konzumace) jsou na vrub hotelu ve vztahu ke konkrétní osobě (osobě s možností čerpat reprefond). Platby typu "na dům" nejsou zahrnuty do některých účetních výstupů. Na pokoj: tomto případě nedochází k fyzickému zaplacení účtů, ale pouze k přesunu namarkovaných služeb z jednoho účtu na jiný. Typickým příkladem je namarkování účtu v POS a přenesení jeho položek na hotelový účet hosta bydlícího na konkrétním pokoji.

41 Účet

42 Hotelový účet Informace o konzumovaných hotelových službách a o provedených platbách jsou shromažd ovány na hotelových účtech. Hotelový účet má část skládající se z položek (služeb) a část s platbami. Aby bylo možno hotelový účet uzavřít, musí se suma položek rovnat sumě plateb. Neaktivní - účet založený v okamžiku pořizování rezervace je zatím prázdný (lze na něj již markovat služby). Aktivní - otevřený účet, na nějž lze markovat služby a platby. Uzavřený - účet, který byl zaplacen a vystaven klientovi; tento účet nelze editovat.

43 Ceníky a ceny za ubytování Modul REC umožňuje vytvořit systém ceníků, které jsou využity pro automatické určení ceny, nebo zadávat ceny ručně. (ceny jsou vždy včetně DPH) Období - Základem je určení platnosti ceníků v čase. K tomu slouží definice období. Období je určeno svým názvem (např. Letní sezóna) a intervaly dnů platnosti. Intervaly dnů lze mimo platnosti od - do omezit také na jednotlivé dny v týdnu (např. pro různé ceníky ve všední dny a o víkendu).

44 Ceníky a ceny za ubytování Ceníky - Ceník obsahuje pro každé období jeho platnosti seznam cen. Tento seznam je tvořen v řádkách typy pokojů, ve sloupcích způsobem obsazení pokoje. Nese informaci o zahrnutých položkách (snídaně, taxy). Přiřazení ceníků kategoriím klientů - Nakonec je nutné přiřadit ceníky jednotlivým kategoriím klientů a tím určit jejich dostupnost jednotlivým hotelovým hostům

45 Mefisto - struktura

46 Ovládání

47 Mapa hotelu Základem práce s pobyty je zadávání jednotlivých pobytů (rezervace, bydlící hosté), zobrazování pobytů po pokojích (Mapa hotelu) nebo souhrnně (Stav rezervace) a provádění operací souvisejících s pobyty hostů (Check-in, Check-out). Součástí práce s pobyty je také jejich konečné vyúčtování hotelovým hostům (Hotelová pokladna, Hotelové účty). Mapa hotelu přehledně zobrazuje všechny jednotlivé zadané pobyty. V jednotlivých řádkách jsou zobrazeny pokoje, ve sloupcích pak dny. Listování mapou do minulosti i budoucnosti není žádným způsobem omezeno.

48 Mapa hotelu

49 Co nás čeká příště? Opět hotelový systém MEPHISTO moduly POS a F and B Děkuji za pozornost.