Manuál pro výdejny. 1) Přihlášení do aplikace 2. 2) Naskladnění zásilek. 3. 3) Příjem odložené zásilky Geis. 4. 4) Výdej zásilky.

Transkript

1 Manuál pro výdejny Popis pracovního procesu přijímání a vydávání zásilek na výdejních místech Geis Point společnosti e-shop partner s.r.o. (dále jen ESP ) Obsah 1) Přihlášení do aplikace 2 2) Naskladnění zásilek. 3 3) Příjem odložené zásilky Geis. 4 4) Výdej zásilky. 5 5) Zobrazení uzávěrky. 6 6) Remise vrácení zásilky.. 7 7) Zobrazení stavu zásilky. 8 8) Důležité provozní informace. 10 Následující text názorně popisuje pracovní proces příjmu balíku od společnosti ESP, jeho výdej, odeslání vratky a ostatní náležitosti. Stránka 1 / 10

2 1) Přihlášení do aplikace K tomuto účelu jsme vytvořili administrativní rozhraní pod adresou: vydejna.e-shoppartner.cz POZOR! Při prvním spuštění můžete být dotázáni, zda se jedná o důvěryhodné zabezpečení. Odpovězte vždy ano. Po načtení stránky Vás uvítá přihlašovací dialog: Zadejte přihlašovací jméno a heslo, které vám bylo přiděleno. Při potížích s přihlašováním kontaktujte zákaznický servis ESP na telefonu: nebo u: podpora@e-shoppartner.cz Kompatibilita: Naše aplikace je kompatibilní s následujícími internetovými prohlížeči: - Internet Explorer 7,8,9 - Mozilla Firefox - Google Chrome Při použití jiného prohlížeče negarantujeme správnou funkčnost aplikace! Stránka 2 / 10

3 2) Naskladnění zásilek (zásilky dodané MPK) Ve vertikálním menu klepněte na tlačítko Naskladnění zásilek Do textového pole zadejte číslo dokladu souhrnné zásilky (expediční list v igelitové košilce na balíku). Potvrďte stisknutím tlačítka Naskladnit O naskladnění budete informováni potvrzující hláškou. V opačném případě budete vyzváni o další pokus. Pozn: Naskladnění je nutné udělat hned při přijetí zásilky. Naskladnění vyvolá odeslání informačních ů a SMS zákazníkům. Po naskladnění si můžete ověřit v záložce stav zásilky zda jste přijali všechny balíky na dokladu. V případě jakéhokoliv problému při naskladnění kontaktujte zákaznický servis ESP na telefonu: nebo u: podpora@e-shoppartner.cz DŮLEŽITÉ: Naskladnění zásilky je nutné zajistit ihned po přijetí zásilky od přepravce či jejího vyzvednutí z předávacího prostoru (ve výjimečných případech do 4 hodin od převzetí). Naskladnění vyvolá odeslání informačních ů a SMS zákazníkům o připravenosti zásilky k vyzvednutí. Stránka 3 / 10

4 3) Příjem odložené zásilky (zásilky dodané Geis) Jedná se o zásilky, které vám v průběhu otevírací doby může přivézt Geis Parcel CZ. Tyto zásilky se naskladňují pomocí tlačítka Příjem odložené zásilky Ve vertikálním menu klepněte na tlačítko Příjem odložené zásilky Do textového pole zadejte číslo zásilky uvedené na balíčku Geis (pod čárovým kódem zásilky, viz. příklad níže: ) a potvrďte stisknutím tlačítka Naskladnit POZOR nezadává se kontrolní malá číslice štítek Geis zásilky na dobírku štítek Geis zásilky hrazené předem Potvrďte stisknutím tlačítka Naskladnit O naskladnění budete informováni potvrzující hláškou. V opačném případě budete vyzváni o další pokus. Na odložených Geis zásilkách není uváděna případná cena k uhrazení (dobírka). K zásilkám na dobírku (na štítku označeny COD vám řidič Geis musí předat samostatný doklad na kterém je uvedena hodnota dobírky. Nestalo-li se tak, kontaktujte zákaznický servis ESP na telefonu: nebo u: podpora@e-shoppartner.cz Hodnotu dobírky, stejně tak kontrolu naskladnění je možné zjistit ihned po naskladnění zásilky, a to přes tlačítko Stav zásilky. V případě jakéhokoliv problému při naskladnění kontaktujte zákaznický servis ESP na telefonu: nebo u: podpora@e-shoppartner.cz Stránka 4 / 10

5 4) Výdej zásilky Klepněte na tlačítko Výdej zásilky Do textového pole zadejte číslo balíku jednotlivé zásilky pro zákazníka (týká se obou způsobů dodání, tzn. přes MPK i odložené zásilky Geis) Zadání můžete provést buď ručně, nebo snímačem čárového kódu kurzor musí být v textovém poli. Číslo zásilky zákazníkovi posíláme vždy SMS a em při naskladnění balíku na výdejnu. Pokud zákazník číslo zásilky nezná, lze jej zjistit v záložce stav zásilky (bod 6.), nebo na dokladu od zásilky. Potvrďte stisknutím OK. DŮLEŽITÉ: Před samotným výdejem zásilky je nezbytné zkontrolovat totožnost zákazníka (pohledovou kontrolou dokladu totožnosti, abychom měli jistotu, že zásilka je vydávána tomu, komu je určena V případě dobírky zinkasovat příslušnou hodnotu zásilky Každé předání / vydání zásilky si nechat zákazníkem potvrdit do Doručovací knihy Po zaplacení a vydání zboží neprodleně označit zásilku jako vydanou (ve výjimečném případě nejpozději v ten den, kdy zákazník zboží odebral). Stránka 5 / 10

6 5) Zobrazení uzávěrky Pro přehled všech vydaných zásilek v daném období stiskněte v horizontálním menu tlačítko Uzávěrka Zde je potřeba zvolit časové rozmezí, v jakém vydané zásilky zobrazit. Pokud neprovedete žádnou úpravu, budou zobrazeny vydané zásilky v aktuálním dnu. Pokračujte stisknutím tlačítka Zobrazit uzávěrku : Pozn: Stisknutím tlačítka Zobrazit uzávěrku dojde pouze k zobrazení přehledu vydaných zásilek. Systém sám tržby nijak neuzavírá. Tip: Pokud neděláte uzávěrku pravidelně každý večer, doporučujeme si vždy poznamenat, v jakém rozmezí jste uzávěrku dělali. Předejdete tak případným nejasnostem při další uzávěrce. Stránka 6 / 10

7 6) Remise - vrácení nevyzvednuté zásilky K vrácení zásilky musí dojít na výzvu ESP po vypršení předepsané lhůty, ve které si zákazník může zboží vyzvednout. Stiskněte tlačítko Vrácení zásilky ve vertikálním menu: Do textového pole vyplňte číslo jednotlivé zásilky, které chcete vrátit. Zadání můžete provést buď ručně, nebo snímačem čárového kódu kurzor musí být v textovém poli. Potvrďte stisknutím OK. Stránka 7 / 10

8 7) Zobrazení stavu zásilky Pro zobrazení stavu zásilky, jejíž číslo znáte, případně vyvolání seznamu všech naskladněných a doposud nevydaných zásilek stiskněte tlačítko Stav zásilky Do textového pole vyplňte číslo jednotlivé zásilky (pokud ho znáte) a stiskněte OK. Zadání můžete provést buď ručně, nebo snímačem čárového kódu kurzor musí být v textovém poli. Pokud nezadáte žádnou hodnotu, budou zobrazeny všechny zásilky. V tabulce pak vidíte Jména zákazníků, čísla zásilek, datum přijetí, cenu zásilky, stav zásilky a stav problému (přijato, v řešení, vyřešeno) Stránka 8 / 10

9 8) Důležité provozní informace Příjem: - Výdejna převezme od dopravce jednotlivé či souhrnné zásilky. Pokud je balík zásilky poškozený a je zde riziko, že by mohl být jeho obsah porušený nebo nekompletní, informuje výdejna zákaznický servis ESP na telefonu: nebo u: podpora@e-shoppartner.cz. Zákaznický servis ESP se spojí se zákazníkem, pro kterého zásilka není v pořádku, s tím, aby SMS, která mu dorazí, neakceptoval, na výdejnu nechodil a domluví s ním náhradní řešení. - V případě souhrnné zásilky provede výdejna nejprve fyzickou kontrolu obsahu souhrnné zásilky, zejména kontrolu, zda souhlasí počet jednotlivých zásilek s průvodním dokladem souhrnné zásilky, a to ještě před příjmem zboží do systému. Pokud je vše v pořádku, přijme celou dodávku do systému, pokud je část zásilky poškozená, informuje výdejna zákaznický servis ESP na telefonu: nebo u: podpora@e-shoppartner.cz. Zákaznický servis ESP se spojí se zákazníkem, pro kterého zásilka není v pořádku, s tím, aby SMS, která mu dorazí, neakceptoval, na výdejnu nechodil a domluví s ním náhradní řešení. - U odložených zásilek Geis použijte tlačítko nahlášení problematické zásilky (viz bod 8)a teprve poté provede naskladnění. Výdejna v žádném případě nekontroluje obsah jednotlivých zásilek, jednotlivé zásilky musí zůstat v obalu. - Naskladnění zásilky je nutné zajistit ihned po přijetí zásilky od přepravce či jejího vyzvednutí z předávacího prostoru (ve výjimečných případech do 4 hodin od převzetí). Naskladnění vyvolá odeslání informačních ů a SMS zákazníkům o připravenosti zásilky k vyzvednutí - Systém následně vygeneruje a odešle SMS zákazníkům s informací, že zboží je pro ně připraveno k odběru. - Dojde-li k doručení nadlimitní (rozměrově, váhově) odložené zásilky Geis (limity viz. informujte neprodleně zákaznický servis ESP na telefonu: nebo u: podpora@e-shoppartner.cz Výdej: - Výdejna před vydáním jednotlivé zásilky obsah této zásilky nekontroluje, nesmí porušit původní obal jednotlivé zásilky. Zákazník musí odebrat celou, kompletní zakázku, kterou si objednal, výdejna nemůže a nesmí vydat jenom část - Pokud na místě při předávání zákazníkovi je zjištěn poškozený obal, zboží nevydávat, neinkasovat peníze, informovat zákaznický servis, který zákazníkovi zajistí dodávku nového zboží. Výdejna není povinna kontrolovat obsah zásilky, tu si kontroluje až zákazník po jejím převzetí. - Na vyžádání zákazníka poskytnout pokladní doklad s uvedenou hodnotou inkasované dobírky. - Výdejna neřeší reklamace, pokud zákazník zboží převzal, podepsal a zaplatil, veškeré další vzniklé problémy či reklamace musí řešit s konkrétním e-shopem, u kterého si zboží zákazník objednal. Stránka 9 / 10

10 Vrácení zboží: - Pokud zákazník zboží nevyzvedne do lhůty k vydání (zpravidla do 14 dnů od dne dodání na výdejnu), obdrží výdejna od ESP výzvu k vrácení zboží (čísla zakázek, které má připravit k vrácení). - Výdejna v systému označí všechny tyto zakázky (tlačítko Remise - vrácení zásilky) a připraví zásilky k vyzvednutí OZ MPK. - Pozor! Neoznačovat jako vrácené zásilky, které chyběly nebo byly jinak problémové, toto vždy nejdříve řešit se zákaznickým servisem na telefonu: nebo u: podpora@e-shoppartner.cz Stránka 10 / 10